Lasy Państwowe wdrażają System Informowania

Case Study
Lasy Państwowe wdrażają
System Informowania Kierownictwa
Projekt
Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe każdego miesiąca otrzymuje dane dotyczące gospodarki leśnej
z ponad 400 nadleśnictw na terenie kraju. Ogromna ilość
danych przetwarzanych w znacznym stopniu ręcznie powodowała poważne obciążenia osobowe, a jednocześnie była
czasochłonna i nie pozbawiona błędów. Dane z nadleśnictw
przesyłane do regionalnych dyrekcji, a dalej do dyrekcji
generalnej były w toku procesu wielokrotnie przepisywane,
co groziło powstawaniem zafałszowań. Dyrekcja Lasów Państwowych podjęła decyzję o wdrożeniu rozwiązania umożliwiającego prowadzenie spójnej sprawozdawczości, a jednocześnie dającego dostęp do analiz i raportów tworzonych
w oparciu o zintegrowane dane z poszczególnych jednostek
organizacyjnych. Zdecydowano się na wybór Systemu Informowania Kierownictwa Lasów Państwowych opracowanego
przez Talex.
Wdro¿enie
Lasy Państwowe sprawują nadzór nad lasami będącymi własnością Skarbu Państwa realizując gospodarkę leśną oraz
zarządzając gruntami i innymi nieruchomościami oraz ruchomościami związanymi z gospodarką leśną. Istniejące od 80
lat Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe ma
za zadanie zachować istniejące zasoby leśne kraju w stanie
umożliwiającym wypełnianie przez nie licznych funkcji ekologicznych, społecznych i gospodarczych. PGL LP zatrudnia
ponad 26 tys. osób, a kolejnych kilkadziesiąt tysięcy pracuje
w tzw. zakładach usług leśnych, wykonując prace hodowlane
i pozyskując drewno.
Zaproponowane przez Talex rozwiązanie zakładało stworzenie Centralnego Magazynu Danych, do którego miały
trafiać dane z nadleśnictw. Dane te byłyby standaryzowane,
czyszczone i agregowane, a następnie udostępniane użytkownikom w postaci raportów i analiz. Takie rozwiązanie
stworzyłoby możliwość generowania sprawozdań automatycznie, na podstawie danych pochodzących z baz źródłowych z poszczególnych jednostek organizacyjnych.
Prace wdrożeniowe podzielić można na 2 główne etapy.
W pierwszym, Talex przystąpił do budowy Centralnego
Magazynu Danych, do którego trafiały dane ze wszystkich
nadleśnictw. Dane przesyłane przez nadleśnictwa podłączone do sieci WAN Lasów Państwowych, bądź wykorzystujące połączenia modemowe, pobierane były automatycznie
poprzez oprogramowanie zainstalowane na komputerach
lokalnych. Następnie, przy wykorzystaniu opracowanych
mechanizmów czyszczenia i weryfikacji, dane poddawane były wstępnej analizie poprawności poszczególnych pół
zasilanych wierszy. Przetworzone dane były agregowne
i kierowane do bazy danych. Procesy zasilające odbywały
się w zaplanowanych odstępach czasu w sposób całkowicie
zautomatyzowany.
Dane z Centralnego Magazynu poddawane były analizie przy
wykorzystaniu środowiska Business Objects, które pozwala
zamienić skomplikowaną strukturę bazy danych na czytelne
i zrozumiałe dla analityków definicje (tzw. świat obiektów),
np. „nazwa nadleśnictwa”, „budżet”, „wykonanie”. Używanie
odpowiedniej kombinacji obiektów daje w efekcie dokument
zawierający informacje odpowiadające zakresem wykorzystywanym pojęciom biznesowym. W efekcie, raporty tworzone
są poprzez budowanie dokumentów z gotowych elementów
– światów obiektów biznesowych, co można przyrównać do
składania budowli z gotowych klocków.
Na etapie wdrożenia środowiska przygotowano wzorce analiz i raportów. Dokumenty te udostępniono poszczególnym
użytkownikom lub grupom. Środowisko umożliwia udostępnienie wybranych dokumentów w katalogu dokumentów
wspólnych lub wysłanie ich bezpośrednio określonym użytkownikom i grupom użytkowników. Predefiniowany dokument w zakresie formy może być udostępniany użytkownikom
z innym zakresem danych w zależności od zdefiniowanych
uprawnień na zakres informacji (pojęć biznesowych światów
obiektów np. udostępnienie wartości budżetów z ograniczeniem dostępu na zakres budżetów), zakres analizowanych
danych (np. dla określonych nadleśnictw) oraz w zależności
od innych uprawnień i ograniczeń, np. na czas odświeżania
dokumentu (realizacji zapytania SQL) lub ilości pobieranych
danych (ilości wierszy zapytania z bazy danych). Dystrybucja raportów odbywa się za pośrednictwem portalu informacyjnego InfoTal. Prawa dostępu do raportów mogą być
definiowanie indywidualnie dla poszczególnych użytkowników, bądź dla określonych grup, np. regionalnych dyrekcji LP.
InfoTal działa w oparciu o przeglądarkę internetową, dzięki
czemu użytkownicy zainteresowani raportem nie potrzebują
instalować dodatkowego oprogramowania klienckiego, by
móc korzystać z Systemu Informowania Kierownictwa.
Wraz z zakończeniem pierwszego etapu wdrożenia rozpoczęto proces szkoleń pracowników LP z zakresu wykorzystania Systemu Informowania Kierownictwa. Jednocześnie
podjęto decyzję o rozpoczęciu drugiego etapu wiążącego się
z dalszym zwiększeniem liczby użytkowników SIK LP. Grupę
analityków dysponujących dostępem do narzędzi Business
Objects pozwalających na definiowanie nowych raportów
i analiz, zwiększono do 70 osób, a użytkowników końcowych
systemu – do 2300 osób.
Korzyœci
Wdrożenie Systemu Informowania Kierownictwa Lasów Państwowych pozwoliło opracować korporacyjną platformę
raportowania i analiz dla wszystkich jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych. System pozwolił na wprowadzenie standardów w zakresie raportowania, a dzięki wdrożonym
mechanizmom automatycznego pobierania i czyszczenia
danych, uzyskany obraz jest mniej podatny na błędy użytkowników. Uzyskano w ten sposób ujednolicony widok na
raporty na wszystkich poziomach organizacyjnych.
Istotną zaletą wdrożonego systemu jest ogromna oszczędność roboczogodzin przy tworzeniu raportów. Dzięki pełnemu zautomatyzowaniu procesu pobierania danych z systemów dziedzinowych, oraz procesu przetwarzania danych,
a także zdefiniowanym wzorcom raportów, tworzenie
zestawień na bieżące potrzeby odbywa się całkowicie automatycznie, bez konieczności angażowania kogokolwiek.
Zamiast wielu godzin potrzebnych na ręczne przygotowanie
zestawień na szczeblu nadleśnictw, a następnie przesłanie
ich do regionalnych dyrekcji i dyrekcji generalnej, SIK pozwala na pozyskanie aktualnych danych na bieżąco. Dzięki temu
możliwe było skrócenie czasu tworzenia sprawozdań z cyklu
miesięcznego na tryb pro-forma, w którym raporty aktualizowane codziennie dostępne są jeszcze przed zakończeniem
bieżącego miesiąca obrachunkowego. Dodatkowo, wykorzystanie środowiska świata obiektów Business Objects dało
możliwość tworzenia dowolnych raportów ad hoc. Co ważne,
tworzenie takich raportów nie wymaga angażowania osób
z działów IT.
System Informowania Kierownictwa dał jeszcze jedną, istotną
korzyść – umożliwił wdrożenie nowej, bardziej szczegółowej
formy sprawozdawczości wyłącznie na podstawie danych
z systemów źródłowych.
W planach na przyszłość wskazuje się na dalsze rozwijanie systemu SIK poprzez rozszerzenie liczby użytkowników
zarówno na poziomie analityków, jak i odbiorców raportów
w portalu InfoTal.
Uruchomiony system pozwala na bieżącą analizę danych
o działalności jednostek podrzędnych – nadleśnictw –
w zakresie: sprawozdań finansowych, sprzedaży i pozyskiwania drewna, planów i kontroli ich bieżącego wykonania,
należności, aktualnych stanów magazynowych, czy danych
dotyczących infrastruktury.
Centralny Magazyn Danych obejmuje łącznie ponad 1,5 TB
danych, które przetwarzane są w trybie ciągłym i udostępniane użytkownikom za pośrednictwem portala InfoTal. Rozwiązanie funkcjonuje w modelu outsourcingu, gdzie centralne serwery i macierze znajdują się w data center Talex SA,
a oprogramowanie wymagane przez system udostępniane
jest w formule ASP.
Talex SA
ul. Karpia 27 d
61-619 Poznañ
tel. (61) 827 55 00
fax (61) 827 55 99
dzia³ handlowy
[email protected]
www.talex.pl
[email protected]