REGULAMIN ORGANIZACYJNY UNIWERSYTETU

Transkrypt

REGULAMIN ORGANIZACYJNY UNIWERSYTETU
IM. ADAMA MICKIEWICZA W POZNANIU
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1. Administracja Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, zwanego dalej
„Uniwersytetem” dzieli się na:
1) administrację centralną;
2) administrację wydziałową;
3) administrację pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu.
2. Jednostkami organizacyjnymi administracji są: działy, biura, samodzielne sekcje, sekcje,
zespoły, inspektoraty, dziekanaty, sekretariaty, kancelarie, samodzielne stanowiska pracy,
zakłady, warsztaty oraz administracje obiektów Uniwersytetu.
3. Jednostki organizacyjne administracji tworzy, przekształca i znosi rektor, na wniosek
kanclerza.
4. Rektor może utworzyć inną jednostkę organizacyjną administracji niż określona w ust. 2.
§2
1. Administracją Uniwersytetu kieruje kanclerz w zakresie określonym przez Statut oraz
niniejszy Regulamin.
2. Pracownicy administracji wydziałowej i administracji pozostałych jednostek
organizacyjnych Uniwersytetu podlegają ponadto nadzorowi kierownika tej jednostki
w zakresie powierzonych im obowiązków pracowniczych
3. Kierownicy, o których mowa w ust. 2, określają w szczególności zakres zadań podległych
im pracowników administracji i obsługi, organizują i nadzorują ich pracę oraz występują
do kanclerza, w zakresie udzielonego mu pełnomocnictwa, z wnioskami w sprawie
nawiązania, zmiany oraz rozwiązania stosunku pracy z tymi pracownikami, wnioskami w
sprawie awansowania, nagradzania i karania podległych im pracowników oraz wnioskami
o skierowanie pracowników na szkolenia, studia i inne formy kształcenia.
4. Nadzór nad administracją Uniwersytetu sprawuje rektor.
§3
1. Do podstawowych zadań jednostek organizacyjnych administracji należy w szczególności:
1) przygotowywanie wniosków, opinii i projektów dokumentów;
2) opracowywanie materiałów i informacji dla władz Uniwersytetu;
3) opracowywanie założeń oraz projektów aktów normatywnych, decyzji, umów
i porozumień;
4) realizacja, nadzór i kontrola wykonywania zadań zawartych w aktach normatywnych,
umowach, porozumieniach, decyzjach, poleceniach i wystąpieniach;
5) sprawozdawczość z zakresu zadań jednostki;
6) przygotowywanie i przekazywanie akt jednostki do archiwum;
7) rozpatrywanie i załatwianie podań, skarg i wniosków, z uwzględnieniem zależności
służbowej;
8) wykonywanie zadań zleconych przez prorektorów, kanclerza lub jego zastępców oraz
kierowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w zakresie działania danej
2.
3.
4.
5.
6.
jednostki przewidzianym w Statucie oraz w niniejszym Regulaminie i innych aktach
normatywnych obowiązujących w Uniwersytecie.
Jednostka organizacyjna administracji, której zlecono załatwienie określonej sprawy,
odpowiedzialna jest za pełną realizację zlecenia oraz udzielenie informacji o sposobie
i terminie załatwienia sprawy. Jeżeli należyta realizacja zlecenia wymaga współpracy
z innymi jednostkami organizacyjnymi administracji, jednostka przyjmująca zlecenie we
własnym zakresie podejmuje i organizuje tę współpracę, którą nadzoruje kierownik
jednostki przyjmującej zlecenie.
Jednostka organizacyjna administracji, która odebrała zlecenie nie mieszczące się
w zakresie spraw należących do jej właściwości, obowiązana jest przekazać zlecenie
jednostce właściwej do załatwienia sprawy, która udziela informacji o sposobie i terminie
załatwienia sprawy.
Przy wykonywaniu zadań jednostki organizacyjne administracji zobowiązane są do
ścisłego współdziałania, uzgodnień i konsultacji oraz udostępniania materiałów i danych
niezbędnych do wykonania zadania.
Jednostki organizacyjne administracji wydziałowej i administracji pozostałych jednostek
organizacyjnych Uniwersytetu wykonują zadania zgodnie z zaleceniami właściwych
merytorycznie jednostek organizacyjnych administracji centralnej.
Za realizację zadań jednostki organizacyjnej administracji odpowiada jej kierownik,
w szczególności za:
1) prawidłowe i terminowe wykonanie zadań;
2) sprawną organizację pracy;
3) określenie zakresów czynności podległych pracowników;
4) zabezpieczenie tajemnicy państwowej i służbowej;
5) przestrzeganie przepisów BHP i ochrony przeciwpożarowej;
6) zabezpieczenie mienia Uniwersytetu;
7) zapewnienie współpracy i współdziałania z innymi jednostkami organizacyjnymi
administracji;
8) prowadzenie ewidencji czasu pracy podległych pracowników;
9) prowadzenie zbioru wewnętrznych i zewnętrznych aktów prawnych dotyczących
działalności jednostki;
10) stosowanie odpowiednich przepisów prawa, a w szczególności przepisów ustawy o
finansach publicznych, ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy Prawo o
szkolnictwie wyższym oraz ustawy Kodeks pracy.
7. Podczas nieobecności kierownika jednostki organizacyjnej administracji zastępuje go
zastępca albo wyznaczony pracownik.
§4
1. Jednostki organizacyjne administracji realizują swoje zadania przy pomocy zatrudnionych
w nich pracowników na stanowiskach administracyjnych i obsługi.
2. Etatyzację na stanowiskach, o których mowa w ust. 1 ustala kanclerz, na wniosek
kierownika danej jednostki lub z własnej inicjatywy, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Etatyzację w jednostkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy,
o których mowa w § 14 ust. 1 – 6, ustala kanclerz po uprzednim uzgodnieniu
odpowiednio z rektorem albo właściwym prorektorem.
§5
Do obowiązków pracownika administracji Uniwersytetu należy w szczególności:
1) przestrzeganie powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz postanowień
Statutu i innych aktów normatywnych Uniwersytetu;
2) przestrzeganie tajemnicy służbowej;
3) rzetelne wykonywanie zadań określonych dla danego stanowiska, a w szczególności
przestrzeganie terminów realizacji zadań;
2
4) wykazywanie inicjatywy w celu pełnego i prawidłowego wykonania powierzonych
zadań;
5) znajomość i stosowanie przepisów dotyczących wykonywanych zadań;
6) współpraca z innymi pracownikami przy realizacji zadań;
7) dbanie o powierzone mienie, czystość i estetykę miejsca pracy.
II. ZASADY KIEROWANIA ADMINISTRACJĄ UNIWERSYTETU
§6
1. Kanclerz jest przełożonym wszystkich pracowników administracji i obsługi Uniwersytetu
w zakresie wynikającym z pełnomocnictwa udzielonego przez rektora, chyba że przepisy
szczególne stanowią inaczej.
2. W zakresie pełnomocnictwa, o którym mowa w ust. 1, kanclerz jest umocowany do
nawiązywania, zmieniania i rozwiązywania stosunku pracy z pracownikami administracji
i obsługi, a także do przyznawania tym pracownikom nagród i wyróżnień oraz
wymierzania kar za naruszenie porządku i dyscypliny pracy, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4.
3. Dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy, o których mowa w ust. 2, może nastąpić
w odniesieniu do kierownika jednostki organizacyjnej administracji lub samodzielnego
stanowiska pracy, wymienionych w § 14 ust. 1 - 6, po uprzednim uzgodnieniu z rektorem,
w odniesieniu do kierownika jednostki organizacyjnej administracji wydziałowej po
uprzednim uzgodnieniu z dziekanem a w odniesieniu do kierownika jednostki
organizacyjnej administracji pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu po
uprzednim uzgodnieniu z kierownikiem tej jednostki.
4. Kanclerz działa przy pomocy zastępców:
1) do spraw administracyjno – gospodarczych;
2) do spraw technicznych;
3) do spraw inwestycji;
4) kwestora, który pełni też funkcję głównego księgowego.
§7
1. Do zadań kanclerza, poza zadaniami wskazanymi w Statucie, należy:
1) kontrola planowego i terminowego wykonania zadań gospodarczo-finansowych
Uniwersytetu;
2) współpraca z dziekanami oraz kierownikami pozostałych jednostek organizacyjnych
w sprawach administracyjno-gospodarczych;
3) ustalanie zakresów obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych
administracji i samodzielnych stanowisk pracy, z odpowiednim zastosowaniem
§ 6 ust. 3 oraz z zastrzeżeniem § 8 ust. 1 pkt 2);
4) realizacja decyzji rektora w sprawach finansowych;
5) dysponowanie funduszem bezosobowym na cele ogólnouniwersyteckie;
6) gospodarowanie osobowym funduszem płac pracowników administracji i obsługi;
7) opracowywanie i opiniowanie projektów aktów normatywnych związanych
z funkcjonowaniem administracji Uniwersytetu;
8) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Uniwersytetu w zakresie obsługi procesu
dydaktycznego i badawczego przez utrzymywanie sprawnej infrastruktury technicznej
oraz realizację niezbędnych dostaw i usług;
9) wykonywanie czynności dotyczących likwidacji środków trwałych oraz rozliczanie
osób odpowiedzialnych materialnie z tytułu niedoboru;
10) doskonalenie pracy administracji poprzez zapewnienie odpowiednich warunków pracy
i pomoc w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych;
11) przeprowadzanie ocen okresowych pracowników administracji, co najmniej raz na
pięć lat, na zasadach określonych przez rektora;
12) opracowanie systemu awansu zawodowego pracowników administracji i obsługi;
3
13) współpraca z samorządem studentów i samorządem doktorantów w zakresie realizacji
zabezpieczenia ich potrzeb socjalnych, bytowych i kulturalnych;
14) kierowanie pracowników, na wniosek bezpośredniego przełożonego, na szkolenia,
studia i inne formy kształcenia;
15) ustalanie dni wolnych od pracy dla pracowników niebędących nauczycielami;
16) wykonywanie innych zadań zleconych przez rektora.
2. Kanclerz podlega rektorowi i przed nim odpowiada za swoją działalność.
3. Kanclerz współdziała z prorektorami w zakresie zadań wyznaczonych przez rektora.
4. Kanclerz podejmuje działania kierując się zasadami legalności, rzetelności, celowości i
gospodarności oraz przepisami obowiązującego prawa.
§8
1. Do podstawowych zadań zastępców kanclerza należy w szczególności:
1) realizacja zadań wyznaczonych przez kanclerza, kontrola ich wykonania oraz analiza
rozwiązań organizacyjnych, technicznych, formalno-prawnych i ekonomicznych
w kontekście poprawy jakości i efektywności pracy;
2) ustalanie zakresów obowiązków kierowników podległych jednostek organizacyjnych
administracji;
3) nadzorowanie pracy podległych jednostek organizacyjnych administracji,
w szczególności w zakresie prawidłowego stosowania przepisów prawa;
4) wyznaczanie i realizacja strategii w zakresie zarządzania powierzonym obszarem
działania;
5) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zobowiązań finansowych;
6) współdziałanie z prorektorami i dziekanami oraz kierownikami pozostałych jednostek
organizacyjnych;
7) wykonywanie innych zadań zleconych przez kanclerza.
2. Zastępcy kanclerza ponoszą odpowiedzialność w zakresie spraw wynikających
z powierzonych im zadań.
§9
Do zadań zastępcy kanclerza do spraw administracyjno-gospodarczych należy:
1) nadzór nad gospodarką materiałowo-magazynową;
2) nadzór nad gospodarką transportową;
3) nadzór nad działalnością administracyjno-gospodarczą Uniwersytetu;
4) nadzór nad inwentaryzacją majątku;
5) organizacja i zapewnienie realizacji usług i dostaw wykonywanych przez podmioty
zewnętrzne;
6) współpraca z właściwymi prorektorami w zakresie nadzoru nad prawidłowym
wykorzystaniem środków funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów
oraz w sprawach dotyczących domów i stołówek studenckich oraz obsługi
administracyjnej i przyznawania świadczeń pomocy materialnej dla studentów
i doktorantów.
§ 10
Do zadań zastępcy kanclerza do spraw technicznych należy:
1) nadzór nad opracowywaniem planów w zakresie potrzeb remontowych Uniwersytetu
i ich terminową realizacją;
2) podejmowanie decyzji dotyczących zagadnień technicznych, ekonomicznych
i prawnych związanych z utrzymaniem sprawności technicznej obiektów;
3) nadzór nad opracowaniem dokumentacji projektowej i przygotowaniem terenu;
4
4) nadzór nad realizacją robót remontowych, modernizacyjnych i budowlanych, zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa, z wyłączeniem inwestycji objętych programem
wieloletnim Uniwersytetu;
5) organizacja i zapewnienie realizacji usług, dostaw i robót budowlanych
wykonywanych przez podmioty zewnętrzne.
§ 11
Do zadań zastępcy kanclerza do spraw inwestycji należy:
1) podejmowanie decyzji dotyczących inwestycji objętych programem wieloletnim
Uniwersytetu w zakresie zagadnień technicznych, ekonomicznych i prawnych
związanych z przygotowaniem terenu, opracowaniem dokumentacji projektowej
i realizacją robót budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
2) organizacja i zapewnienie realizacji usług, dostaw i robót budowlanych
wykonywanych przez podmioty zewnętrzne.
§ 12
1.Do zadań kwestora należy:
1) opracowywanie projektu planu rzeczowo-finansowego Uniwersytetu;
2) nadzór nad realizacją planu rzeczowo-finansowego Uniwersytetu;
3) sprawozdawczość finansowa określona odrębnymi przepisami;
4) ustalanie i aktualizacja dokumentacji opisującej politykę rachunkowości
w Uniwersytecie;
5) nadzór nad realizacją polityki finansowej Uniwersytetu;
6) analiza i prowadzenie gospodarki finansowej Uniwersytetu.
2. Zadania kwestora jako głównego księgowego regulują odrębne przepisy.
§ 13
1. Kwestor realizuje zadania przy pomocy zastępców.
2. Zakresy obowiązków zastępców ustala kwestor po uprzednim uzgodnieniu z kanclerzem.
III. STRUKTURA ORGANIZACYJNA ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU
§ 14
Według zakresów wykonywanych zadań ustala się następującą strukturę organizacyjną
administracji Uniwersytetu:
1. Rektorowi bezpośrednio podlegają:
1) Biuro Rektora;
2) Zespół Radców Prawnych;
3) Kancelaria tajna;
4) Samodzielne stanowisko ds. analiz ekonomiczno-finansowych;
5) Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego;
6) Samodzielne stanowisko ds. obronnych i obrony cywilnej;
7) Samodzielne stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych;
8) Samodzielne stanowisko ds. ochrony przeciwpożarowej;
9) Samodzielne stanowisko ds. rewizji.
2. Prorektorowi ds. kadry i rozwoju uczelni bezpośrednio podlegają:
1) Dział Kadr i Organizacji;
5
2) Dział Socjalny;
3) Inspektorat BHP.
3. Prorektorowi ds. nauki i współpracy międzynarodowej bezpośrednio podlegają:
1) Dział Nauki i Programów Krajowych;
2) Dział Głównego Inżyniera ds. Aparatury Naukowej i Zaopatrzenia Laboratoryjnego;
3) Dział Współpracy z Zagranicą.
4. Prorektorowi ds. programów europejskich i współpracy z gospodarką bezpośrednio
podlegają:
1) Dział Programów Europejskich;
2) Biuro ds. Realizacji Projektu Międzyuczelniane Centrum NanoBioMedyczne;
3) Biuro Informacji i Promocji;
4) Biuro Promocji Zawodowej Studentów i Absolwentów UAM ( Biuro Karier );
5) Samodzielne stanowisko ds. uczelnianego systemu informacyjnego.
5. Prorektorowi ds. kształcenia bezpośrednio podlegają:
1) Biuro Rady ds. Jakości Kształcenia;
2) Samodzielna sekcja ds. studiów doktoranckich.
6. Prorektorowi ds. studenckich bezpośrednio podlega Dział Nauczania.
7. Jednostki organizacyjne administracji, wymienione w ust. 2 - 6, niezależnie od swego
podporządkowania, wykonują również zadania powierzone bezpośrednio przez innych
prorektorów, jeżeli realizacja tych zadań wynika z zakresu obowiązków danego prorektora.
8. Kanclerzowi bezpośrednio podlegają:
1) Sekretariat Kanclerza;
2) Dział Zamówień Publicznych;
3) Kancelaria Główna;
4) Samodzielne stanowisko ds. nieruchomości;
5) Samodzielne stanowisko ds. ochrony obiektów uniwersyteckich;
6) Zakład Graficzny;
7) Administracja Domu Nauczyciela Akademickiego;
8) Administracje ośrodków wypoczynkowych i domów pracy twórczej:
a) Akademicka baza noclegowa „Bacówka” w Jamnej,
b) Dom wypoczynkowy w Zakopanem,
c) Dom Pracy Twórczej w Ciążeniu,
d) Dom Pracy Twórczej i Wypoczynku w Obrzycku,
e) Ośrodek sanatoryjno-wypoczynkowy w Kołobrzegu,
f) Zespół Pałacowo-Parkowy w Gułtowach.
9 . Zastępcy kanclerza ds. administracyjno – gospodarczych bezpośrednio podlegają:
1) Dział Administracyjno-Gospodarczy;
2) Dział Zaopatrzenia;
3) Samodzielna sekcja inwentaryzacji;
4) Sekcje administracyjno-gospodarcze:
a) Collegium Biologicum,
b) Collegium Chemicum,
c) Collegium Geologicum i Collegium Geographicum im. Profesora Stanisława
Pawłowskiego,
d) Collegium Historicum,
e) Collegium im. Hipolita Cegielskiego,
f) Collegium Iuridicum Novum,
6
g) Collegium Maius,
h) Collegium Mathematicum i budynek dydaktyczny Wydziału Nauk
Politycznych i Dziennikarstwa,
i) Collegium Minus, Collegium Iuridicum i obiekt przy ulicy Słowackiego,
j) Collegium Novum,
k) Collegium Physicum,
l) budynek dydaktyczny przy ulicy Drzymały,
m) budynek dydaktyczny przy ulicy Międzychodzkiej,
n) budynek dydaktyczny Wydziału Teologicznego,
o) budynek dydaktyczny- Obserwatorium Astronomiczne,
p) Biblioteka Uniwersytecka,
q) zespół budynków dydaktycznych Wydziału Nauk Społecznych i Wydziału
Studiów Edukacyjnych,
r) sekcje administracyjno-gospodarcze w zamiejscowych jednostkach
organizacyjnych Uniwersytetu:
- zespół budynków dydaktycznych Wydziału Pedagogiczno-Artystycznego w
Kaliszu,
- zespół budynków dydaktycznych w Słubicach,
- budynek dydaktyczny Collegium Europaeum Gnesnense im. Jana Pawła II,
- budynek dydaktyczny w Kościanie,
- budynek dydaktyczny w Pile,
- budynek dydaktyczny w Śremie;
5) Administracje domów i osiedli studenckich :
a) Dom Akademicki przy ulicy Nieszawskiej,
b) Dom studencki „ Babilon ”,
c) Dom studencki „ Hanka ”,
d) Dom studencki „ Jowita ”,
e) Domy studenckie w Gnieźnie,
f) Domy studenckie w Kaliszu,
g) Osiedle studenckie „ Jagienka i Zbyszko ”,
h) Osiedle studenckie w Słubicach;
6) Administracje obiektów sportowych:
a) Pływalnia Uniwersytecka,
b) Sala sportowa przy ulicy Młyńskiej,
c) Sala sportowa przy ulicy Umultowskiej.
10. Zastępcy kanclerza ds. technicznych bezpośrednio podlegają:
1) Dział Techniczny;
2) Warsztaty Konserwacyjno-Naprawcze.
11. Zastępcy kanclerza ds. inwestycji bezpośrednio podlega Dział Inwestycji.
12. Zastępcy kanclerza-kwestorowi bezpośrednio podlegają:
1) Dział Ewidencji Majątku;
2) Dział Finansowy;
3) Dział Księgowości i Kosztów;
4) Dział Płac i Stypendiów.
13. Dziekanowi bezpośrednio podlega administracja wydziałowa, w tym dziekanat.
14.Kierownikowi jednostki organizacyjnej administracji pozostałych jednostek
organizacyjnych Uniwersytetu bezpośrednio podlega administracja tej jednostki.
7
IV. ZAKRESY DZIAŁANIA JEDNOSTEK ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU
§ 15
1. Dział Administracyjno-Gospodarczy:
1) organizowanie i koordynowanie pracy kierowników sekcji administracyjnogospodarczych;
2) prowadzenie
spraw
związanych
z
ubezpieczeniem
mienia
i likwidacją szkód majątkowych;
3) przygotowywanie projektów umów najmu, dzierżawy, użyczenia lokali i
powierzchni oraz wystawienie faktur na podstawie zawartych umów;
4) administrowanie lokalami mieszkalnymi;
5) zabezpieczenie obsługi centrali telefonicznej, analiza kosztów i kontrola rozliczeń
połączeń telefonicznych, prowadzenie ewidencji użytkowników telefonów;
6) organizowanie przewozów osobowych i towarowych pojazdami własnymi
i wynajętymi według potrzeb jednostek organizacyjnych;
7) prowadzenie gospodarki środkami transportowymi oraz paliwami;
8) prowadzenie
spraw
związanych
z
zamawianiem,
rozliczaniem
i rejestracją kosztów przejazdów komunikacją miejską;
9) wyposażanie, w porozumieniu z samodzielnym stanowiskiem ds. ochrony
przeciwpożarowej, obiektów w sprzęt ochrony przeciwpożarowej i znaki
ewakuacyjne;
10) przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia na usługi w zakresie utrzymania
czystości w obiektach, dozoru i ochrony mienia, przewozu osób, prania,
dezynsekcji i deratyzacji, dostawy paliwa oraz rozliczanie kosztów tych usług
i dostaw;
11) ustalanie rejonów sprzątania oraz norm zużycia środków czystości oraz innych
środków wykorzystywanych do utrzymania czystości w obiektach;
12) przygotowywanie projektów umów dotyczących wykorzystywania do celów
służbowych samochodów nie będących własnością Uniwersytetu oraz rozliczanie
kosztów z tym związanych;
13) sprawdzanie zgodności faktur z zawartymi umowami na dostawę mediów do
obiektów, w tym energii elektrycznej, wody oraz wywozu nieczystości;
14) techniczne zabezpieczenie uroczystości organizowanych przez władze
Uniwersytetu;
15) opracowywanie i ewidencja protokołów z postępowania likwidacyjnego
składników trwałych, z wyłączeniem aparatury naukowej, oraz druków ścisłego
zarachowania.
2. Dział Ewidencji Majątku:
1) prowadzenie ewidencji rzeczowych składników majątkowych;
2) prowadzenie ewidencji analitycznej inwestycji budowlanych;
3) prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych i wyposażenia;
4) rozliczanie amortyzacji;
5) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej materiałów stanowiących
własność Uniwersytetu;
6) kontrola dokumentów dotyczących obrotu rzeczowymi składnikami majątkowymi;
7) kontrola i uzgadnianie ewidencji składników majątkowych poszczególnych
jednostek organizacyjnych;
8) prowadzenie ewidencji rachunków z tytułu nadwyżek i niedoborów;
9) sporządzanie rozdzielników kosztów dotyczących zużycia materiałów
z magazynu;
10) sporządzanie sprawozdań z realizacji inwestycji oraz stanu majątku trwałego
Uniwersytetu.
8
3. Dział Finansowy:
1) prowadzenie gospodarki kasowej i bankowej Uniwersytetu w zakresie wpłat
i wypłat w obrocie gotówkowym i bezgotówkowym w PLN i walutach obcych,
współpraca z bankami, zabezpieczenie obrotu gotówkowego i pomieszczeń
kasowych;
2) prowadzenie spraw związanych z obsługą lokat terminowych;
3) udzielanie jednostkom organizacyjnym informacji o środkach finansowych
zgromadzonych na ich kontach;
4) kontrola
formalno-rachunkowa
dokumentów
stanowiących
podstawę
do dokonywania płatności zagranicznych, zwrotu nadpłaconych należności,
zwrotu wadium i zabezpieczeń należytego wykonania umów oraz krajowych
delegacji służbowych;
5) ewidencja udzielanych zaliczek oraz egzekwowanie ich terminowego rozliczania;
6) wystawianie faktur i not księgowych
dotyczących należności
z tytułu dochodów i zwrotu wydatków w oparciu o dokumentację źródłową
dostarczaną przez właściwe jednostki organizacyjne;
7) wzywanie dłużników do zapłaty wierzytelności;
8) dokonywanie czynności związanych z rozliczaniem podatku VAT;
9) przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów finansowych;
10) ewidencja druków ścisłego zarachowania związanych z gospodarką finansową
oraz kontrola gospodarki tymi drukami.
4. Dział Głównego Inżyniera ds. Aparatury Naukowej i Zaopatrzenia Laboratoryjnego:
1) wykonywanie decyzji podejmowanych przez właściwego prorektora;
2) zaopatrywanie Uniwersytetu w aparaturę, odczynniki, gazy i szkło do celów
naukowych i dydaktycznych, zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania;
3) organizacja napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych aparatury;
4) opracowywanie dokumentacji finansowo-księgowej związanej z zakupami
i naprawami aparatury w zakresie niezbędnym do rozliczeń i księgowania;
5) inicjowanie działania Komisji Likwidacyjnej w zakresie aparatury i udział
w jej pracach;
6) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, ścisła
współpraca z Działem Zamówień Publicznych.
5. Dział Inwestycji:
1) prowadzenie, w oparciu o obowiązujące przepisy, inwestycji objętych programem
2) przygotowywanie dokumentacji do ubiegania się o środki finansowe;
3) prowadzenie nadzoru inwestorskiego;
4) sprawdzanie kosztorysów i rozliczanie inwestycji objętych programem
5) dokonywanie odbiorów wykonywanych obiektów;
6) bieżąca kontrola stanu zaawansowania rzeczowego i finansowego robót;
7) prowadzenie sprawozdawczości finansowej inwestycji objętych programem
8) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych.
6. Dział Kadr i Organizacji:
2) obsługa administracyjna spraw związanych z nawiązywaniem, zmianą
i rozwiązywaniem stosunku pracy, prowadzenie akt osobowych i komputerowej
ewidencji osobowej;
3) prowadzenie spraw związanych z awansowaniem pracowników;
4) prowadzenie spraw związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczenia społecznego
pracowników i ich rodzin;
9
5) prowadzenie spraw związanych z regulacjami wynagrodzeń i innymi
świadczeniami wynikającymi ze stosunku pracy (odprawy rentowe, emerytalne,
pośmiertne);
6) przygotowywanie wniosków o odznaczenia i nagrody Rektora oraz Ministra Nauki
i Szkolnictwa Wyższego;
7) prowadzenie dokumentacji stypendiów doktorskich i habilitacyjnych oraz urlopów
naukowych;
8) obsługa administracyjna spraw związanych z oceną okresową pracowników;
9) ewidencja stopni i tytułów naukowych uzyskiwanych przez pracowników;
10) dokonywanie analizy stanu i struktury zatrudnienia, ewidencja etatów;
11) przechowywanie dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy;
12) bieżąca kontrola czasu pracy pracowników administracji centralnej;
13) obsługa administracyjna urlopów pracowniczych;
14) obsługa administracyjna spraw związanych z odpowiedzialnością porządkową
i dyscyplinarną pracowników;
15) opracowywanie sprawozdań wewnętrznych i zewnętrznych dotyczących stanu
zatrudnienia;
16) planowanie, ustalanie i rozliczanie funduszu nagród;
17) załatwianie spraw związanych z alternatywnymi formami zatrudnienia (staże
absolwenckie, zastępcza służba wojskowa, praktyki, wolontariat);
18) ewidencja wewnętrznych aktów normatywnych;
19) ewidencja jednostek organizacyjnych;
20) obsługa administracyjna wniosków o przyznanie emerytury lub renty;
21) wystawianie legitymacji służbowych, ubezpieczeniowych, identyfikatorów oraz
innych dokumentów poświadczających zatrudnienie.
7. Dział Księgowości i Kosztów:
1) prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej w zakresie księgowości
finansowej oraz ewidencji rozliczania kosztów;
2) uzgadnianie kosztów oraz okresowe rozliczanie kosztów pośrednich na wszystkie
rodzaje działalności;
3) opracowywanie na wniosek uprawnionych osób informacji ekonomicznych
o wykorzystaniu środków do celów planistycznych, aplikacyjnych oraz
sprawozdawczych;
4) archiwizowanie i zabezpieczanie dokumentów księgowych;
5) prowadzenie, we współpracy z Działem Ewidencji Majątku, ewidencji
pozabilansowej rzeczowych składników majątku nabytych lub wytworzonych
w toku realizacji działalności badawczej.
8. Dział Nauczania:
2) obsługa bieżąca studentów studiów wyższych stacjonarnych i niestacjonarnych
oraz uczestników studiów podyplomowych związana z tokiem studiów;
3) prowadzenie spraw studentów cudzoziemców;
4) koordynacja prac związanych z rekrutacją na I rok studiów wyższych stacjonarnych
i niestacjonarnych, w tym obsługa uczelnianej komisji rekrutacyjnej;
5) obsługa administracyjna komisji dyscyplinarnej dla studentów I i II instancji;
6) załatwianie spraw związanych z działalnością kół naukowych i organizacji
studenckich;
7) organizacja inauguracji roku akademickiego dla studentów I roku;
8) załatwianie spraw dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego studentów;
9) ustalanie terminarza oraz rezerwacja uroczystości absolutoryjnych;
10) prowadzenie całokształtu zadań związanych z uwierzytelnianiem dyplomów
ukończenia studiów wyższych stacjonarnych i niestacjonarnych oraz świadectw
ukończenia studiów podyplomowych;
10
11) prowadzenie spraw administracyjnych związanych z koordynacją praktyk
pedagogicznych, zawodowych i ćwiczeń terenowych;
12) nadzór merytoryczny nad drukami ścisłego zarachowania, w tym dyplomami
ukończenia studiów wyższych wraz z odpisami, świadectwami ukończenia studiów
podyplomowych, legitymacjami i indeksami;
13) sprawdzanie pod względem rachunkowym i merytorycznym umów
cywilnoprawnych płatnych z działalności dydaktycznej i dochodów własnych
Uniwersytetu;
14) przygotowywanie poleceń wypłat z tytułu godzin ponadwymiarowych;
15) obsługa administracyjna pełnomocnika rektora ds. pomocy materialnej oraz
obsługa uczelnianej komisji ekonomicznej w zakresie przyznawania świadczeń
pomocy materialnej, prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem miejsc w
domach studenckich, koordynacja prac związanych z przyznawaniem stypendiów
Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego za osiągnięcia w nauce i wybitne
osiągnięcia sportowe;
16) obsługa administracyjna funduszu na działalność socjalno-kulturalną studentów;
17) prowadzenie sekretariatu Parlamentu Samorządu Studentów UAM;
18) obsługa administracyjna Klubu Uczelnianego AZS UAM oraz współpraca ze
Studium Wychowania Fizycznego i Sportu oraz Organizacją Środowiskową AZS
Poznań;
19) koordynacja działalności Ośrodka Teatralnego „Maski”;
20) obsługa administracyjna Poradni Psychologicznej dla Studentów UAM.
9. Dział Nauki i Programów Krajowych:
2) administracyjna obsługa całokształtu działalności naukowo-badawczej (wnioski,
umowy, kontrola realizacji oraz sprawozdawczość z zakresu badań finansowanych
przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Fundację na rzecz Nauki
Polskiej oraz inne jednostki administracji państwowej i samorządowej);
3) przygotowywanie dokumentacji i projektów umów o wykonanie prac badawczych
zlecanych przez podmioty krajowe i zagraniczne;
4) obsługa
administracyjna
interdyscyplinarnych
projektów
badawczych
o charakterze międzyuczelnianym;
5) opracowywanie projektów umów krajowych o współpracy naukowo– badawczej
i ich ewidencja;
6) prowadzenie centralnego rejestru nadanych stopni doktora i doktora
habilitowanego;
7) ewidencja zjazdów, sympozjów i konferencji naukowych;
8) ewidencja publikacji naukowych Uniwersytetu;
9) sporządzanie wniosków o nagrody Prezesa Rady Ministrów, stypendia, nagrody
i inne formy wspierania działalności badawczej przez Fundację na Rzecz Nauki
Polskiej oraz dotacje przyznawane przez inne fundacje i fundusze krajowe;
10) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie organizacji konferencji
naukowych.
10. Dział Płac i Stypendiów:
1) naliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy oraz
wynagrodzeń bezosobowych;
2) księgowanie list płac oraz uzgadnianie kont finansowych;
3) dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń;
4) dokonywanie przelewów wynagrodzeń i stypendiów na właściwe konta bankowe;
5) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi w zakresie naliczania
i odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych oraz sporządzanie
rocznych rozliczeń PIT;
11
6) naliczanie, sporządzanie deklaracji DRA, RMUA i przekazywanie składek na
ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy;
7) wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzeń Rp7 stanowiących podstawę
do naliczenia wysokości emerytury lub renty oraz informowanie ZUS o wysokości
dochodów osiąganych przez zatrudnionych w Uniwersytecie emerytów
i rencistów;
8) prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń osobowych;
9) przechowywanie i zabezpieczanie list płac.
11. Dział Programów Europejskich:
2) doradztwo i konsultacja pomysłów i wniosków dotyczących projektów
badawczych, dydaktycznych oraz infrastrukturalnych współfinansowanych ze
środków europejskich (m.in. z funduszy strukturalnych, 7 Programu Ramowego),
a także pomoc w uzyskaniu wymaganych załączników;
3) informowanie o możliwościach finansowania projektów badawczych,
dydaktycznych i infrastrukturalnych ze środków europejskich oraz o aktualnych
konkursach, zasadach, szkoleniach;
4) udostępnianie dokumentacji konkursowej, aktualnych wytycznych programu;
5) rejestracja i przyjmowanie zgłoszeń planowanych projektów oraz prowadzenie
zestawień i statystyk dotyczących składanych wniosków i prowadzonych
projektów;
6) organizowanie konsultacji indywidualnych z ekspertami, w tym z Krajowego
i Regionalnego Punktu Kontaktowego Programów Ramowych UE;
7) współpraca z instytucjami prowadzącymi nabór wniosków o dofinansowanie
projektów oraz inną działalność z zakresu programów europejskich;
8) załatwianie spraw dotyczących obiegu dokumentów związanych z realizacją
umów cywilnoprawnych zawartych w ramach projektów europejskich;
9) przechowywanie kopii umów o dofinansowanie projektów oraz sporządzonych
aneksów, kolejnych wersji wniosków aplikacyjnych, protokołów pokontrolnych
oraz korespondencji z Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą.
12. Dział Socjalny:
2) prowadzenie spraw związanych z przydziałem miejsc dla pracowników
i doktorantów w domach studenckich i Domu Nauczyciela Akademickiego;
3) obsługa pracowników oraz emerytów i rencistów w zakresie korzystania z usług
i świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
4) organizowanie różnych form wypoczynku dla pracowników i ich rodzin;
5) organizowanie imprez okolicznościowych dla emerytów i rencistów;
6) sprawowanie bieżącej kontroli nad działalnością ośrodków wypoczynkowych;
7) prowadzenie bazy danych emerytów i rencistów uprawnionych do korzystania
z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
13. Dział Techniczny:
1) ustalanie danych do planu remontów obiektów, przygotowywanie planu i jego
realizacja;
2) nadzór nad remontami, w tym sprawdzanie kosztorysów i odbiór robót;
3) prowadzenie dokumentacji technicznej obiektów i sprawowanie nadzoru
technicznego w rozumieniu przepisów prawa budowlanego;
4) prowadzenie całokształtu zagadnień gospodarki energetycznej i ciepłowniczej;
5) zabezpieczanie łączności telefonicznej i jej konserwacja;
6) bieżąca kontrola wydatków na remonty;
7) prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji budowlanych,
z wyłączeniem prac objętych programem wieloletnim Uniwersytetu;
12
8) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych;
9) prowadzenie nadzoru inwestorskiego;
10) sprawdzanie kosztorysów i rozliczanie inwestycji, z wyłączeniem inwestycji
objętych programem wieloletnim Uniwersytetu;
11) dokonywanie odbiorów wykonywanych obiektów;
12) bieżąca kontrola stanu zaawansowania rzeczowego i finansowego robót;
13) prowadzenie sprawozdawczości finansowej inwestycji, z wyłączeniem inwestycji
objętych programem wieloletnim Uniwersytetu;
14) sprawowanie, we współpracy z Działem Administracyjno-Gospodarczym,
kierownikami domów i osiedli studenckich oraz innych obiektów, nadzoru nad
pracami konserwatorów urządzeń technicznych w obiektach.
14. Dział Współpracy z Zagranicą:
2) inicjowanie współpracy z zagranicą oraz informowanie społeczności akademickiej
o nowych ofertach, projektach mobilności studentów i naukowców, stypendiach
i propozycjach nadesłanych do Uniwersytetu;
3) inicjowanie współpracy w zakresie strategii internacjonalizacji badań i kształcenia
na Uniwersytecie;
4) aktywna działalność w zakresie pozyskiwania środków finansowych w ramach
organizacji kształcenia cudzoziemców / AMU-PIE /;
5) kompleksowa obsługa wyjazdów służbowych za granicę;
6) organizowanie obsługi związanej z przyjmowaniem pracowników cudzoziemców
oraz uczestników studiów doktoranckich cudzoziemców;
7) prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową w ramach umów
międzyuczelnianych (wymiana osobowa, wizyty, wymiana programowa);
8) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w przygotowaniu przyjazdów gości
z zagranicy;
9) kompletowanie materiałów do planów współpracy oraz archiwizacja umów
i porozumień z ośrodkami zagranicznymi;
10) kompleksowa obsługa studentów i pracowników w ramach „Lifelong learning
programme ERASMUS”.
15. Dział Zamówień Publicznych:
1) prowadzenie centralnego rejestru zamówień Uniwersytetu;
2) przyjmowanie wniosków o udzielenie zamówienia;
3) sprawdzanie wniosków o udzielenie zamówienia pod względem zgodności
z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności weryfikacja
trybu udzielenia zamówienia;
4) uczestnictwo w opracowaniu projektu specyfikacji istotnych warunków
zamówienia;
5) uczestnictwo w pracach komisji przetargowych;
6) udostępnianie wykonawcom specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz
prowadzenie ich rejestru, przyjmowanie i rejestrowanie ofert;
7) publikacja ogłoszeń w sprawach zamówień oraz specyfikacji istotnych warunków
zamówienia w zakresie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych;
8) obsługa formalno-prawna postępowań o udzielenie zamówienia;
9) opracowanie projektu umowy lub istotnych postanowień umowy w sprawie
zamówienia;
10) prowadzenie korespondencji w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia;
11) opracowanie projektu decyzji o powołaniu komisji przetargowej;
12) wydawanie dyspozycji zwrotu wadium;
13) doradztwo w zakresie stosowania przepisów z zakresu zamówień publicznych.
13
16. Dział Zaopatrzenia:
1) realizacja zamówień na materiały i surowce niezbędne dla zapewnienia sprawności
eksploatacyjnej obiektów, bieżącej konserwacji i remontów;
2) zakup, magazynowanie i dystrybucja materiałów biurowych, administracyjnych,
odzieży roboczej i ochronnej, środków higieny osobistej i czystościowych oraz
środków do działalności naukowo – dydaktycznej;
3) prowadzenie ewidencji i rozliczeń materiałowych;
4) prowadzenie dokumentacji magazynowej;
5) zamawianie pieczątek służbowych, ich ewidencja i wydawanie;
17. Biuro ds. Realizacji Projektu Międzyuczelniane Centrum NanoBioMedyczne
wykonuje zadania w ramach tego projektu.
18. Biuro Informacji i Promocji:
2) inicjowanie, projektowanie i prowadzenie działań marketingowych promujących
ofertę dydaktyczną, naukową, kulturalną i sportową Uniwersytetu wśród
kandydatów na studia I i II stopnia oraz studiów doktoranckich i podyplomowych;
3) aktywne tworzenie dobrego wizerunku Uniwersytetu na zewnątrz poprzez
organizację przedsięwzięć o charakterze popularno-naukowym, współplanowanie i
realizacja prac nad przygotowaniem cyklicznych wydarzeń i przedsięwzięć o
charakterze promocyjnym, otwartych dla społeczności Uniwersytetu, miasta
Poznania i województwa wielkopolskiego;
4) przygotowywanie materiałów promocyjnych, medialnych kampanii reklamowych
w prasie, Internecie, radiu i telewizji oraz na nośnikach outdoor;
5) planowanie i realizacja obecności oferty Uniwersytetu na targach edukacyjnych w
Polsce i za granicą;
6) prowadzenie działań budujących i wzmacniających markę Uniwersytetu na rynku,
w ramach programu „Ambasador UAM”, „Akademicki Poznań” i „Study In
Poznań”;
7) zamawianie i dystrybucja materiałów promocyjnych na potrzeby jednostek
Uniwersytetu i innych podmiotów;
8) wykonywanie prac zleconych przez Biuro Rektora oraz pomoc w obsłudze imprez
akademickich.
19. Biuro Promocji Zawodowej Studentów i Absolwentów UAM (Biuro Karier):
2) prowadzenie różnorodnych form aktywnego poszukiwania ofert pracy dla
studentów i absolwentów Uniwersytetu poprzez nawiązywanie kontaktów
z przedsiębiorcami;
3) prowadzenie monitoringu prasowego i internetowego ofert pracy;
4) gromadzenie informacji o kursach językowych i studiach podyplomowych;
5) prowadzenie rozmów doradczych, ankietowanie studentów i absolwentów,
prowadzenie szkoleń i seminariów związanych z rynkiem pracy;
6) prowadzenie baz danych studentów i absolwentów poszukujących pracy oraz baz
danych pracodawców i opracowywanie informatora o firmach;
7) prowadzenie spraw związanych z wolontariatem;
8) organizowanie targów pracy oraz Festiwalu Nauki i Sztuki;
9) przygotowywanie prezentacji firm zainteresowanych współpracą w zakresie
poszukiwania potencjalnych pracowników;
10) opieka nad praktykami nie będącymi praktykami programowymi.
14
20. Biuro Rady ds. Jakości Kształcenia:
2) obsługa działalności Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia;
3) obsługa strony internetowej – informowanie o bieżącej działalności jednostek
wymienionych w strukturze Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością
Kształcenia;
4) rejestracja przepisów i wytycznych dotyczących budowy Europejskiego Obszaru
Szkolnictwa Wyższego;
5) gromadzenie i przetwarzanie informacji oraz wspomaganie działań odpowiednich
koordynatorów związanych z wdrażaniem na Uniwersytecie postanowień Procesu
Bolońskiego;
6) prowadzenie ankietyzacji;
7) gromadzenie i przetwarzanie, we współpracy z Biurem Karier, danych
dotyczących monitoringu absolwentów i opinii pracodawców;
8) organizacja konferencji, spotkań, szkoleń.
21. Biuro Rektora:
1) obsługa organizacyjna i administracyjna rektora, prorektorów, senatu, komisji
senackich i rektorskich oraz zespołów powoływanych przez rektora;
2) obsługa kancelaryjna i prowadzenie sekretariatów rektora i prorektorów;
3) przygotowywanie sprawozdań rektora z działalności Uniwersytetu, materiałów do
rankingów, analiz i prezentacji;
4) organizacja i obsługa konferencji, komisji, posiedzeń innych gremiów oraz
spotkań i uroczystości organizowanych przez rektora lub prorektorów;
5) przygotowywanie i opracowywanie materiałów na posiedzenia senatu;
6) współorganizacja posiedzeń nadzwyczajnych senatu oraz uroczystości nadania
doktoratów honoris causa;
7) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pełnomocnictw udzielonych
przez rektora;
8) prowadzenie ewidencji odznaczeń, tytułów, godności i innych wyróżnień
przyznawanych przez Uniwersytet;
9) uwierzytelnianie przez kierownika Biura odpisów dokumentów i poświadczanie
własnoręczności podpisów w wewnętrznym obiegu dokumentów;
10) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu w zakresie
obsługi rektora i prorektorów.
22. Samodzielna sekcja inwentaryzacji:
1) opracowywanie planów i realizacja inwentaryzacji ciągłej oraz przeprowadzanie
inwentaryzacji doraźnych;
2) przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego i przedstawianie wniosków
uczelnianej komisji inwentaryzacyjnej;
3) opracowywanie wniosków dotyczących usprawnienia ewidencji majątku oraz
ochrony mienia;
4) współpraca z Działem Ewidencji Majątku.
23. Samodzielna sekcja ds. studiów doktoranckich:
2) obsługa administracyjna stypendiów doktoranckich;
3) obsługa administracyjna posiedzeń komisji dyscyplinarnej dla doktorantów I i II
instancji oraz uczelnianej komisji rekrutacyjnej i uczelnianej komisji
ekonomicznej doktorantów;
4) załatwianie spraw dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego doktorantów.
15
24. Sekcje administracyjno-gospodarcze:
1) dbałość o oszczędne i racjonalne zużycie energii elektrycznej, cieplnej, wody
i materiałów eksploatacyjnych;
2) utrzymywanie obiektów w pełnej sprawności poprzez ogrzewanie
i dostarczanie wody, konserwację urządzeń i wyposażenia, usuwanie skutków
awarii, dbałość o planowanie i wykonywanie remontów oraz niezbędnych dostaw
i usług;
3) gospodarka sprzętem, środkami utrzymania czystości i innymi materiałami;
4) utrzymanie porządku i czystości na terenie i w otoczeniu obiektu;
5) sporządzanie dokumentacji płacowej dla zatrudnionych w obiekcie pracowników.
25. Zespół Radców Prawnych:
1) opiniowanie pod względem prawnym projektów umów, zarządzeń, regulaminów
i instrukcji o charakterze normatywnym;
2) udzielanie pisemnych lub ustnych opinii prawnych na żądanie organów
Uniwersytetu, kanclerza, zastępców kanclerza lub kierowników jednostek
organizacyjnych;
3) informowanie rektora o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie
działalności Uniwersytetu oraz o uchybieniach w zakresie przestrzegania prawa;
4) wykonywanie obsługi prawnej w zakresie określonym w ustawie o radcach
prawnych.
26. Inspektorat BHP:
2) kontrolowanie przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy
oraz przeprowadzanie przeglądów warunków pracy i nauki;
3) organizowanie szkoleń okresowych i wstępnych dla pracowników w dziedzinie
bezpieczeństwa i higieny pracy;
4) ocenianie i dokumentowanie ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną
pracą oraz informowanie o środkach profilaktycznych podjętych w celu
zmniejszenia ryzyka;
5) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz ich
dokumentowanie;
6) prowadzenie dokumentacji wypadków w drodze do i z pracy oraz chorób
zawodowych;
7) analizowanie przyczyn wypadków przy pracy i chorób zawodowych w celu
ich ograniczenia;
8) udział w odbiorach technicznych obiektów remontowanych lub nowo powstałych;
9) kontrolowanie stosowania przez pracowników środków ochrony indywidualnej,
odzieży i obuwia roboczego oraz aktualizowanie norm przydziału środków
ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego;
10) kontrolowanie przeprowadzanych badań profilaktycznych pracowników oraz
organizowanie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia
w środowisku pracy;
11) współpraca ze Społeczną Inspekcją Pracy oraz organizacjami związkowymi;
12) współpraca z państwowymi organami kontroli i nadzoru nad warunkami pracy;
13) doradztwo z zakresie organizacji stanowisk pracy oraz przestrzegania przepisów
i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
14) wykonywanie innych zadań służby bhp wynikających z odrębnych przepisów .
27. Sekretariat Kanclerza:
1) przyjmowanie, rozdział i prowadzenie bieżącej korespondencji wpływającej do
kanclerza i jego zastępców oraz przygotowywanie korespondencji, z wyłączeniem
spraw należących do właściwości innych jednostek organizacyjnych administracji;
2) prowadzenie rejestru interesantów;
16
3) prowadzenie ewidencji terminów zebrań, narad, spotkań, udział w ich
przygotowaniu i protokołowanie;
4) przygotowywanie wyjazdów służbowych kanclerza i jego zastępców;
5) prowadzenie terminarza czynności kanclerza i jego zastępców;
6) prowadzenie podręcznego zbioru przepisów.
28. Kancelaria Główna:
1) odbiór, wysyłanie i rozdział poczty wewnętrznej i zewnętrznej;
2) nadawanie listów krajowych i zagranicznych, ekspediowanie listów kurierskich,
nadawanie telegramów;
3) rozsyłanie okólników, komunikatów i zarządzeń.
29. Kancelaria Tajna
wykonuje zadania wynikające z przepisów o kancelariach tajnych.
30. Samodzielne stanowisko ds. analiz ekonomiczno-finansowych:
1) przygotowywanie i aktualizacja prognozy równowagi finansowej Uniwersytetu;
2) bieżąca analiza płynności finansowej Uniwersytetu;
3) analiza obszarów powstawania kosztów oraz ustalanie optymalnego poziomu
wydatków;
4) nadzorowanie spójności informacji finansowej wewnątrz Uniwersytetu;
5) udział w opracowaniu projektu planu rzeczowo-finansowego Uniwersytetu.
31. Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego
wykonuje zadania wynikające z ustawy o finansach publicznych i aktów wykonawczych.
32. Samodzielne stanowisko ds. nieruchomości:
1) przygotowywanie projektów umów najmu, dzierżawy, użyczenia nieruchomości
gruntowych;
2) kompletowanie dokumentacji związanej ze stanem prawnym nieruchomości;
3) przygotowywanie dokumentacji związanej z nabyciem lub zbyciem prawa
własności lub ograniczonych praw rzeczowych;
4) prowadzenie spraw związanych z rewindykacją nieruchomości;
5) prowadzenie spraw w zakresie regulacji stanu prawnego nieruchomości.
33. Samodzielne stanowisko ds. obronnych i obrony cywilnej:
1) prowadzenie spraw obronnych Uniwersytetu;
2) realizacja zadań organizacyjnych, szkoleniowych i innych mających na celu
przygotowanie obrony cywilnej do wykonywania zadań obronno-ratowniczych
przewidzianych na czas zagrożenia bezpieczeństwa państwa;
3) prowadzenie magazynu sprzętu ochrony cywilnej.
34. Samodzielne stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych:
1) ochrona informacji niejawnych;
2) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych;
3) szkolenie pracowników w zakresie informacji niejawnych;
4) kierowanie pracą Kancelarii Tajnej, organizowanie obiegu dokumentów
o charakterze poufnym i tajnym;
5) inicjowanie i organizowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie
zabezpieczenia tajemnicy państwowej i służbowej oraz kontrolowanie
przestrzegania obowiązujących w tym zakresie przepisów;
6) przeprowadzanie okresowej kontroli ewidencji materiałów i obiegu dokumentów
niejawnych.
17
35. Samodzielne stanowisko ds. ochrony obiektów uniwersyteckich:
1) nadzór i kontrola zabezpieczenia obiektów zgodnie z opracowanym planem
ochrony;
2) współdziałanie z jednostkami policji w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa
obiektów.
36. Samodzielne stanowisko ds. ochrony przeciwpożarowej:
1) organizowanie ochrony przeciwpożarowej w jednostkach organizacyjnych
Uniwersytetu, w tym opiniowanie potrzeb w zakresie środków i urządzeń
gaśniczych oraz urządzeń i instalacji alarmowej sygnalizacyjnej, wdrażanie
postępu technicznego w zakresie ochrony przeciwpożarowej, opiniowanie
projektów modernizacji i remontów pomieszczeń i urządzeń instalacji w zakresie
ochrony przeciwpożarowej, opiniowanie instrukcji technologicznych, ruchowych z
uwzględnieniem wymogów ochrony przeciwpożarowej;
2) współdziałanie z właściwymi terenowo jednostkami Państwowej Straży Pożarnej
w zakresie zapewnienia właściwych warunków ochrony przeciwpożarowej;
3) udział w dochodzeniach przeciwpożarowych, analizowanie przyczyn powstawania
pożarów oraz występowanie z wnioskami mającymi na celu przeciwdziałanie
zagrożeniu pożarowemu;
4) prowadzenie ewidencji i statystyki pożarów i strat;
5) udział w prowadzeniu szkoleń informacyjnych w zakresie ochrony
przeciwpożarowej dla pracowników, studentów i doktorantów.
37. Samodzielne stanowisko ds. rewizji:
1) prowadzenie planowanych i doraźnych rewizji (kontroli) w jednostkach
organizacyjnych
w
zakresie
działalności
gospodarczej,
finansowej
i organizacyjnej;
2) instruowanie pracowników kontrolowanych jednostek w zakresie obowiązujących
przepisów ogólnych i wewnętrznych w aspekcie zagadnień związanych
z przedmiotem kontroli ( rewizji );
3) zabezpieczanie dowodów rzeczowych w przypadku wykrycia nadużyć oraz
sporządzanie projektów wniosków do organów ścigania;
4) współpraca z organami kontroli zewnętrznej przeprowadzającymi kontrolę
w Uniwersytecie.
38. Samodzielne stanowisko ds. uczelnianego systemu informacyjnego:
1) koordynacja prac zespołu do spraw strony WWW w Centrum Informatycznym;
2) koordynacja prac korespondentów uczelnianego systemu informacyjnego;
3) realizacja internetowych kampanii reklamowych na serwisie WWW Uniwersytetu;
4) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie serwisu WWW.
39. Zakład Graficzny:
1) wykonywanie usług małej poligrafii i kserograficznych;
2) druk materiałów, ustalanie harmonogramu druku, cen i wysokości nakładów;
3) prowadzenie analitycznej ewidencji kosztów w układzie kalkulacyjnym oraz ścisła
współpraca z Działem Księgowości i Kosztów.
40. Warsztaty Konserwacyjno-Naprawcze:
1) wykonywanie prac remontowych na zlecenie Działu Technicznego;
2) świadczenie usług w zakresie wykonania nietypowego sprzętu, wyposażenia
i urządzeń dla jednostek organizacyjnych na zlecenie Działu Technicznego;
3) prowadzenie analitycznej ewidencji kosztów w układzie kalkulacyjnym oraz
współdziałanie
w
zakresie
rozliczeń
z
Działem
Księgowości
i Kosztów;
4) świadczenie usług zewnętrznych za zgodą zastępcy kanclerza ds. technicznych.
18
41. Administracje domów i osiedli studenckich:
2) utrzymywanie obiektów w pełnej sprawności poprzez ogrzewanie i dostarczanie
ciepłej wody, konserwację urządzeń i wyposażenia, usuwanie skutków awarii,
dbałość o planowanie i wykonywanie remontów i niezbędnych dostaw i usług;
4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zakwaterowaniem studentów
i osób niebędących studentami;
5) prowadzenie ksiąg meldunkowych, przyjmowanie i ewidencjonowanie opłat,
ustalanie odszkodowań za zniszczone mienie, nadzór nad przestrzeganiem przez
mieszkańców postanowień regulaminu domu studenckiego;
6) kierowanie do właściwego prorektora wniosków o pozbawienie miejsca w domu
studenckim za nieprzestrzeganie regulaminu domu studenckiego;
7) utrzymywanie czystości i sprawności eksploatacyjnej obiektu i wyposażenia,
gospodarka opałem i innymi materiałami;
8) sporządzanie dokumentacji płacowej dla zatrudnionych w obiekcie pracowników;
9) określanie potrzeb remontowych, dbałość o planowanie i wykonywanie remontów;
10) planowanie potrzeb w zakresie wyposażenia w sprzęt, meble, pościel i materiały
czystościowe;
11) ścisła współpraca z Działem Nauczania, dziekanami oraz radą mieszkańców domu
studenckiego.
42. Administracja Domu Nauczyciela Akademickiego:
1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zakwaterowaniem nauczycieli
akademickich;
2) prowadzenie ksiąg meldunkowych, przyjmowanie i ewidencjonowanie opłat;
3) nadzór nad przestrzeganiem przez mieszkańców postanowień regulaminu Domu
Nauczyciela Akademickiego;
4) utrzymywanie czystości i sprawności eksploatacyjnej obiektu.
43. Administracje obiektów sportowych:
1) ścisła współpraca z kierownictwem Studium Wychowania Fizycznego i Sportu;
2) wykonywanie zadań zleconych przez kierownika Studium Wychowania
Fizycznego i Sportu w zakresie zajęć sportowych;
4) utrzymywanie obiektów w pełnej sprawności poprzez ogrzewanie i dostarczanie
wody, konserwację urządzeń i wyposażenia, usuwanie skutków awarii, dbałość
o planowanie i wykonywanie remontów i niezbędnych dostaw i usług;
6) utrzymywanie czystości i sprawności eksploatacyjnej obiektu i wyposażenia;
7) nadzór nad przestrzeganiem przez użytkowników obiektu postanowień regulaminu
obiektu.
44. Administracje ośrodków wypoczynkowych i domów pracy twórczej:
1) tworzenie pracownikom optymalnych warunków dla realizacji prawa do
wypoczynku;
2) zapewnienie warunków dla doskonalenia zawodowego pracowników
przebywających w domach pracy twórczej;
3) obsługa administracyjna szkoleń, posiedzeń i innych spotkań organizowanych w
domach pracy twórczej.
§ 16
19
1. Do zakresu działania administracji wydziałowej należy:
1) prowadzenie spraw związanych z tokiem studiów wyższych i studiów
doktoranckich realizowanych przez wydział;
2) opracowywanie rozkładów zajęć dydaktycznych, sesji egzaminacyjnej i zjazdów
dydaktycznych;
3) prowadzenie ewidencji studentów wydziału i dokumentacji studiów;
4) prowadzenie dokumentacji z zakresu procesu nauczania;
5) prowadzenie spraw studenckich w zakresie stypendiów i innych świadczeń
materialnych;
6) przygotowywanie wniosków dotyczących spraw osobowych pracowników
wydziału;
7) prowadzenie dokumentacji z zakresu rozwoju kadry naukowej (przewody
doktorskie, habilitacyjne, nadawanie tytułów naukowych i honorowych);
8) przygotowywanie projektów umów w sprawie prowadzenia zajęć dydaktycznych
zleconych oraz prowadzenie ewidencji tych zajęć;
9) prowadzenie zbiorczej sprawozdawczości z zakresu badań naukowych wydziału;
10) koordynowanie działalności jednostek wydziałowych oraz prowadzenie
zbiorczych planów i sprawozdawczości tych jednostek;
11) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy pracowników wydziału oraz
spraw związanych z planowaniem urlopów i ich realizacją, sporządzanie list
obecności i kontrola obecności pracowników nie będących nauczycielami
akademickimi;
12) wykonywanie obsługi sekretarskiej dziekana, prodziekanów i rady wydziału;
13) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu pracy dziekanatu;
2. Zakres zadań administracji wydziałowej w sekretariatach określa dziekan, na wniosek
kierownika właściwej jednostki organizacyjnej wydziału.
§ 17
Do zakresu działania administracji pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu
należy obsługa działalności naukowej i dydaktycznej tych jednostek.
V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 18
Sposób i tryb wykonywania poszczególnych czynności w zakresie administracji Uniwersytetu
szczegółowo regulują:
1) instrukcja kancelaryjna;
2) instrukcja o sporządzaniu, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych;
3) instrukcja w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych;
4) regulamin zamówień publicznych;
5) regulamin ocen pracowników administracji;
6) regulamin pracy.
§ 19
Schemat struktury organizacyjnej
do niniejszego Regulaminu.
administracji
Uniwersytetu
stanowi
załącznik
20
SPIS TREŚCI
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE .......................................................................................... 1
II. ZASADY KIEROWANIA ADMINISTRACJĄ UNIWERSYTETU .............................. 3
III. STRUKTURA ORGANIZACYJNA ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU .............. 5
IV. ZAKRESY DZIAŁANIA JEDNOSTEK ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU......... 8
1. Dział Administracyjno-Gospodarczy: ........................................................................ 8
2. Dział Ewidencji Majątku: ............................................................................................ 8
3. Dział Finansowy: .......................................................................................................... 9
4. Dział Głównego Inżyniera ds. Aparatury Naukowej i Zaopatrzenia
Laboratoryjnego: ............................................................................................................. 9
5. Dział Inwestycji: ........................................................................................................... 9
6. Dział Kadr i Organizacji: ............................................................................................ 9
7. Dział Księgowości i Kosztów: .................................................................................... 10
8. Dział Nauczania: ......................................................................................................... 10
9. Dział Nauki i Programów Krajowych: ..................................................................... 11
10. Dział Płac i Stypendiów: .......................................................................................... 11
11. Dział Programów Europejskich:............................................................................. 12
12. Dział Socjalny: .......................................................................................................... 12
13. Dział Techniczny: ..................................................................................................... 12
14. Dział Współpracy z Zagranicą: ............................................................................... 13
15. Dział Zamówień Publicznych: ................................................................................. 13
16. Dział Zaopatrzenia: .................................................................................................. 14
17. Biuro ds. Realizacji Projektu Międzyuczelniane Centrum NanoBioMedyczne . 14
18. Biuro Informacji i Promocji: .................................................................................. 14
19. Biuro Promocji Zawodowej Studentów i Absolwentów UAM (Biuro Karier): . 14
20. Biuro Rady ds. Jakości Kształcenia: ...................................................................... 15
21. Biuro Rektora: .......................................................................................................... 15
22. Samodzielna sekcja inwentaryzacji: ....................................................................... 15
23. Samodzielna sekcja ds. studiów doktoranckich: ................................................... 15
24. Sekcje administracyjno-gospodarcze: .................................................................... 16
25. Zespół Radców Prawnych: ...................................................................................... 16
26. Inspektorat BHP: ..................................................................................................... 16
27. Sekretariat Kanclerza: ............................................................................................. 16
28. Kancelaria Główna: ................................................................................................. 17
29. Kancelaria Tajna ...................................................................................................... 17
30. Samodzielne stanowisko ds. analiz ekonomiczno-finansowych: .......................... 17
31. Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego .............................................. 17
32. Samodzielne stanowisko ds. nieruchomości: ......................................................... 17
33. Samodzielne stanowisko ds. obronnych i obrony cywilnej: ................................. 17
34. Samodzielne stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych: ............................. 17
35. Samodzielne stanowisko ds. ochrony obiektów uniwersyteckich: ....................... 18
36. Samodzielne stanowisko ds. ochrony przeciwpożarowej: .................................... 18
37. Samodzielne stanowisko ds. rewizji:....................................................................... 18
38. Samodzielne stanowisko ds. uczelnianego systemu informacyjnego: .................. 18
39. Zakład Graficzny: .................................................................................................... 18
40. Warsztaty Konserwacyjno-Naprawcze: ................................................................. 18
41. Administracje domów i osiedli studenckich: ......................................................... 19
42. Administracja Domu Nauczyciela Akademickiego:.............................................. 19
43. Administracje obiektów sportowych: ..................................................................... 19
44. Administracje ośrodków wypoczynkowych i domów pracy twórczej: ............... 19
V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE .................................................................................. 20
21

REGULAMIN ORGANIZACYJNY UNIWERSYTETU

Transkrypt

Podobne dokumenty

Zmiana formy płatności - Bydgoska Szkoła Wyższa

PODANIE – O ZMIANĘ FORMY PŁATNOŚCI ZA STUDIA Poznań

Stała Rektorska Komisja Remontowa

Kompetencje Rektora 1) kieruje działalnością uczelni i reprezentuje

137.0203.10.2016 Komunikat nr 10 Zastępcy Kanclerza

KONKURS NA STANOWISKO KANCLERZA UJ Wymagane

Struktura organizacyjna Banku

Pobierz schemat organizacyjny - Centralne Muzeum Włókiennictwa

Łukasz Łannik

ewidencja anulowanych sprzedaży z kasy fiskalnej