amber dp.in.4

AMBER DP.IN.4
Instrukcja Zarządzania Dokumentacją Projektu
© 2009 Eurotek Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone
Historia zmian dokumentu:
Data
Wersja
2009-04-15 1.0
Osoba
Opis
Tomasz Kalmanowicz Utworzenie struktury dokumentu.
Zamówienie/Umowa
ON.3421-10/09
Numer:
Kompleksowe przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej dla projektu pn.
Tytuł:
„Wzmocnienie roli szlaku bursztynowego i innych szlaków tematycznych w
zintegrowanym produkcie turystycznym województwa łódzkiego”
Właściciel dokumentu: Kierownik Projektu
Odbiorcy dokumentu: Komitet Sterujący
Zgodne z metodyką PRINCE2
Spis treści
1. System dokumentacji projektu.........................................................................................................2
1.1. Dokumentacja przedprojektowa...............................................................................................2
1.2. Dokumentacja zarządcza projektu............................................................................................2
1.3. Dokumentacja specjalistyczna..................................................................................................2
2. Teczka projektu................................................................................................................................2
3. Teczka etapów..................................................................................................................................3
4. Teczka jakości..................................................................................................................................3
5. Dokumentacja specjalistyczna..........................................................................................................4
6. Sprawdzenie prawidłowości i kompletności Dokumentacji Projektu..............................................4
7. Spis schematów graficznych.............................................................................................................4
7.1. Sch.03 - System dokumentacji..................................................................................................4
7.2. Sch.03 - Teczka dokumentacji przedprojektowej.....................................................................4
1
AMBER DP.IN.4 - Instrukcja Zarządzania Dokumentacją Projektu
1. System dokumentacji projektu
Podczas przygotowania oraz realizacji projektów dotyczących Systemów FINN należy tworzyć oraz
przechowywać dokumentację zgodnie z regułami niniejszej instrukcji.
Do zrozumienia całej struktury zarządzania dokumentacją projektu przydatny jest schemat graficzny
Sch.3. System dokumentacji.
1.1. Dokumentacja przedprojektowa
Dokumentacja powstała podczas przedprojektowego procesu Przygotowanie Projektu (PP) jest
zbierana i przechowywana w Teczce przygotowania projektu. Określamy ją mianem
Dokumentacji przedprojektowej.
1. W przypadku kiedy nie nastąpi decyzja o inicjowaniu projektu, co w konsekwencji
prowadzić może do zaniechania projektu, zebrana dokumentacja ma charakter archiwalny
i może w przyszłości być wykorzystywana do przygotowania lub realizacji innych
podobnych projektów.
2. W przypadku kiedy nastąpi decyzja o inicjowaniu projektu, niektóre elementy dokumentacji
przedprojektowej przenosimy do właściwych teczek Dokumentacji zarządczej projektu.
W szczególności teczka przygotowania projektu zawiera dokumenty takie jak: SIWZ, Umowa,
Zlecenie Przygotowania Projektu, Założenia Projektu, Formuła Realizacji Projektu.
Do zrozumienia struktury zarządzania omawianej dokumentacji projektu przydatny jest schemat
graficzny Sch.3.1 Teczka dokumentacji przedprojektowej.
1.2. Dokumentacja zarządcza projektu
Zgodnie z Podręcznikiem PRINCE2:
Struktura zarządzania dokumentacją w celu przechowywania dokumentów zarządczych wyróżnia
trzy podstawowe teczki dokumentacji:
1. Teczkę Projektu,
2. Teczkę Etapów (podzieloną na podteczki, osobne dla każdego etapu),
3. Teczkę Jakości.
1.3. Dokumentacja specjalistyczna
Dokumentacja specjalistyczna zależy od zakresy danego projektu i powinna być dedykowana
w każdym projekcie.
W szczególności teczka dokumentacji specjalistycznej zawiera: wszelkie dokumenty dotyczące
produktów oraz korespondencję specjalistyczną (z dostawcami, wykonawcami).
W przypadku projektów opartych o typowe produkty systemów informatycznych FINN należy
wykorzystywać zalecaną przez autora oprogramowania strukturę zarządzania dokumentacją
specjalistyczną.
2. Teczka projektu
Zgodnie z Podręcznikiem PRINCE2 zaleca się prowadzenie omawianej teczki dokumentacji
zarządczej w podziale na niżej opisane sekcje.
1. Dokument Inicjujący Projekt - Oryginał zatwierdzonego Dokumentu Inicjującego Projekt.
2. Organizacja - Schemat organizacji projektu oraz podpisane zakresy obowiązków.
3. Plany - Powinny być tu włączone wszystkie opracowane wersje Planu Projektu, a nie tylko
ta jedna, które została zatwierdzona jako część Dokumentu Inicjującego Projekt. Wszystkie
składniki poszczególnych wersji (takie jak Diagramy Struktury Produktów, Diagramy
2
AMBER DP.IN.4 - Instrukcja Zarządzania Dokumentacją Projektu
4.
5.
6.
7.
Następstwa Produktów) powinny być przechowywane z precyzyjnym podaniem daty
wytworzenia, numeru wersji oraz powodów wytworzenia, takich jak zmiana założeń,
zakresu, rezultaty etapu lub dostępność zasobów. Plan Projektu powinien być uaktualniany
przynajmniej przy końcu każdego etapu.
Uzasadnienie Biznesowe - Wersje Uzasadnienia Biznesowego, uaktualnione przy końcu
każdego etapu lub kiedy są tworzone Plany Nadzwyczajne.
Rejestr Ryzyka - Uaktualnione szczegóły wszystkich zidentyfikowanych zagrożeń, ich status
oraz sposoby przeciwdziałania.
Elementy sterowania - Kopie zezwolenia na zainicjowanie i zamknięcie projektu oraz
dokumenty takie jak: Zlecenie Przygotowania Projektu, Założenia Projektu, zatwierdzenia
etapów przez Komitet Sterujący oraz Rejestr Doświadczeń. W czasie procesu Zamykanie
Projektu (ZP) tu właśnie umieszczone zostaną: Plan Przeglądu Poprojektowego, Raport o
Doświadczeniach, Zalecenia Działań Następczych i Raport Końcowy Projektu.
Plan Komunikacji - Opracowany w ramach Inicjowania Projektu (IP) i aktualizowany w
razie potrzeby poprzez włączenie nowych zainteresowanych stron.
3. Teczka etapów
Zgodnie z Podręcznikiem PRINCE2 zaleca się prowadzenie omawianej teczki dokumentacji
zarządczej w podziale na niżej opisane sekcje.
Dla każdego etapu projektu powinien istnieć taki odrębny zbiór dokumentacji.
1. Organizacja - Organizacja etapu, szczegóły dotyczące członków zespołów. Powinny tu być
odzwierciedlone wszystkie przydziały zadań, osiągnięcia oraz oceny realizacji prac
dokonane przez Kierownika Projektu lub Kierownika Zespołu.
2. Plany - Uaktualniane w miarę potrzeb kopie Planów Etapu, Planów Zespołów (jeśli są
stosowane) oraz Plany Nadzwyczajne.
3. Elementy sterowania - Kopie zgód na wykonanie Grup Zadań, Raporty z Punktów
Kontrolnych, Raporty Okresowe, Raporty o Istotnych Odchyleniach, oceny końcowe etapu
oraz wszelkie przeprowadzone oceny nadzwyczajne.
4. Dziennik - Notatnik Kierownika Projektu, zawierający wydarzenia, problemy, pytania,
odpowiedzi, nieformalne dyskusje z członkami Komitetu Sterującego oraz działania
podejmowane w ramach etapu.
5. Korespondencja - Kopie korespondencji zarządczej lub innych pism związanych z etapem.
4. Teczka jakości
Zgodnie z Podręcznikiem PRINCE2 :
Celem dokumentacji jakości jest umożliwienie dokonania w dowolnym momencie audytu jakości
wykonanych prac oraz potwierdzenia przestrzegania standardów jakości. Istnieje jeden zbiór
dokumentacji jakości, gromadzony przez cały czas trwania projektu, i nie jest on dzielony pomiędzy
etapy. Teczka jakości zawiera niżej opisane składniki.
1. Oczekiwania jakościowe klienta
2. Kryteria Akceptacji
3. Plan Jakości Projektu - Powinien tu być umieszczony oryginalny Plan Jakości Projektu
oraz wszelkie jego następne wersje.
4. Plan Zarządzania Konfiguracją
3
AMBER DP.IN.4 - Instrukcja Zarządzania Dokumentacją Projektu
5. Zapisy Obiektów Konfiguracji - Pierwotnie powinien się tu znaleźć przynajmniej Opis
Produktu dla każdego produktu projektu, dla którego przewiduje się przegląd jakości. W
miarę uzyskiwania kolejnych informacji, może powstać pełny, zgodny z wymogami
Dodatku A, Zapis Obiektu Konfiguracji dla każdego produktu.
5. Dokumentacja specjalistyczna
Celem dokumentacji specjalistycznej jest: umożliwienie wytworzenia właściwych produktów,
prawidłowa ich eksploatacja, możliwość ewentualnego rozwoju w przyszłości, ułatwienie
wykonania wdrożenia, założonego zakresu szkoleń oraz dokonania w dowolnym momencie audytu
jakości wykonanych prac i potwierdzenia przestrzegania standardów jakości.
Istnieje jeden zbiór dokumentacji specjalistycznej, gromadzony przez cały czas trwania projektu,
i nie jest on dzielony pomiędzy etapy.
6. Sprawdzenie prawidłowości i kompletności Dokumentacji Projektu
Tabela pytań ułatwiających sprawdzenie prawidłowości i kompletności działań dotyczących
prowadzenie Dokumentacji Projektu zgodnie z Podręcznikiem PRINCE2
L.p. Pytanie
T/N
1
Czy istnieje rozpoznawalny system dokumentacji?
2
Czy jego struktura jest udokumentowana i dostępna?
3
Czy obejmuje on produkty zarządcze i specjalistyczne?
4
Czy może przechowywać wiele wersji, np. planów?
5
Czy system dokumentacji zachowuje ścieżkę rewizyjną?
6
Czy łatwo jest znaleźć potrzebne obiekty w systemie dokumentacji?
7
Czy jest utrzymywana aktualność dokumentacji?
8
Czy obowiązki dotyczące gromadzenia dokumentacji są jasno określone w zakresach
obowiązków?
7. Spis schematów graficznych
7.1. Sch.03 - System dokumentacji
7.2. Sch.03 - Teczka dokumentacji przedprojektowej
Koniec
4