Archiwizacja papierowa i elektroniczna, proces, zasady i przepisy
Transkrypt
Archiwizacja papierowa i elektroniczna, proces, zasady i przepisy
Archiwizacja dokumentów. Proces, zasady i przepisy prawne. Autor: Sławomir Korzecki Warszawa, 23.02.2016 r ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Co to jest archiwizacja? Archiwizacja to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Dokumenty dzielą się na: materiały archiwalne - charakteryzują się wartością historyczną; dotyczą między innymi rozwoju państwa, stosunków z innymi państwami, rozwoju gospodarki, polityki, życia społecznego w tym kultury, nauki, sztuki, a także spraw wyznaniowych, dokumentację niearchiwalną - w odróżnieniu od materiałów archiwalnych, posiada jedynie wartość praktyczną. ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Archiwizacja dokumentów - przebieg procesu Odpowiednio przygotowane i oznaczone dokumenty są przechowywane przez jednostkę organizacyjną przez określony w latach czas, a po upływie obowiązujących okresów materiały archiwalne przekazywane są do archiwum państwowego do przechowywania wieczystego. Pozostałe akta zaklasyfikowane jako nieaktualne lub niepotrzebne materiały niearchiwalne przekazywane są do zniszczenia i stają się zwykłą makulaturą. Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych niepaństwowy zasób archiwalny. ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Klasyfikacja dokumentów Wytwarzana w organizacji dokumentacja klasyfikowana jest według następujących kryteriów podziału: 1) kryterium wartości archiwalnej dokumentacji, 2) kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik, 3) kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich. ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Klasyfikacja dokumentów - pierwsze kryterium Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów praktycznych dokumenty klasyfikuje się nadając im oznaczenie literowe: „A” - kategoria archiwalna dokumentacji obejmująca materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, niepodlegające zniszczeniu i przechowywane wieczyście; „B” - kategoria archiwalna dokumentacji niearchiwalnej ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Klasyfikacja dokumentów - drugie kryterium Drugie kryterium podziału dokumentacji jest zależne od nośnika, na którym dokumentacja została umieszczona. W wielu organizacjach nadal głównym nośnikiem dokumentów jest papier. Nowoczesne trendy, związane miedzy innymi z wdrażaniem systemów workflow, wymuszają jednak elektroniczne utrwalanie dokumentacji. Firmy outsourcingowe zajmujące się archiwizacją dokumentów świadczą m.in. usługi ich digitalizacji. Wszystkie papierowe dokumenty są skanowane i zapisywane na serwerach firmy świadczącej usługi, a właściciel dokumentacji, po zalogowaniu się przez szyfrowane kanały, ma do niej stały dostęp z poziomu przeglądarki internetowej. ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Klasyfikacja dokumentów - trzecie kryterium Zgodnie z trzecim kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich dokumentację dzieli się na: jawną (nie objętą klauzulą tajności) niejawną (nie może być ona udostępniana osobą trzecim), która z kolei dzieli się na dokumentację: • ściśle tajną, • tajną, • poufną, • zastrzeżoną. ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Archiwizacja papierowa Przed przekazaniem dokumentów papierowych do archiwum zakładowego, państwowego lub podnajmowanego, podlegają one właściwemu uporządkowaniu, które przebiega wieloetapowo: 1) opis, ewidencja i zabezpieczenie techniczne dokumentów 2) prawidłowe ułożenie dokumentów w teczkach (chronologicznie i według numerów spraw) 3) wykonanie podziału rzeczowego teczek 4) przekazanie dokumentów do archiwum na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych w ilości czterech egzemplarzy dla materiałów archiwalnych i trzech dla materiałów niearchiwalnych. ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Cele procesu archiwizacji papierowej Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź zagubienia. W przypadku roszczeń klientów zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę reklamacji. Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych usług przez spółkę. Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia. Niszczenie dokumentów. Aspekt prawny - obowiązek niszczenia niektórych dokumentów wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie określonych informacji. Aspekt bezpieczeństwa znaczna część dokumentacji niearchiwalnej zawiera poufne informacje, które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób nieuprawnionych. Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie. ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Archiwizacja elektroniczna Zeskanowane dokumenty, a także dokumenty, które powstały w wersji elektronicznej, powinny być odpowiednio przechowywane i udostępniane. To bardzo ważny aspekt budowy archiwum elektronicznego. Przechowywanie i udostępniania plików polega na zarządzaniu dokumentami, które są chronione kryptograficznie przed niepowołanym dostępem, a jednocześnie ich znalezienie jest natychmiastowe. Również dla dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, istnieją, określone przepisami prawa, zasady ich uporządkowania przy przekazywaniu do archiwów państwowych (głównie: art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej). ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Cele procesu archiwizacji elektronicznej Skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie dokumentów przez pracowników. Optymalizacja wykorzystania powierzchni w magazynie (archiwum papierowym). Minimalizacja kosztów zatrudnienia poprzez wprowadzenie nowoczesnych technologii. ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Najważniejsze akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją: Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 poz. 1446); Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743); Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji (Dz. U. Nr 98, poz. 680); Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206 poz. 1517); Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518); Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206 poz. 1519). ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl Dziękuję za uwagę Sławomir Korzecki 15-7-7 ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected] www.forprogress.com.pl