NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY

NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY WE WNIOSKACH OFERTOWYCH
składanych w ramach otwartego konkursu ofert
na wspieranie realizacji zadań w zakresie promocji, upowszechniania i rozwoju turystyki w
Województwie Zachodniopomorskim
l.p.
Najczęściej popełniane błędy formalne:
1. brak skreśleń w miejscach wskazanych przez
ustawodawcę - dotyczy całego druku oferty
aktualnego
2. Brak
rejestracyjnego
odpisu
dokumentu
na
kserokopiach
dokumentów
3. brak
potwierdzenia „za zgodność z oryginałem”
potwierdzone za zgodność kserokopie
4. dokumentów podpisane przez niewłaściwe
osoby.
5. brak dat na potwierdzeniach za zgodność z
oryginałem
6. brak sprawozdania merytorycznego
7. brak sprawozdań finansowych
brak
umów,
porozumień
partnerskich,
8. pomimo, Ŝe we wniosku wskazywani są
partnerzy
Jak być powinno
wzór oferty (począwszy od strony tytułowej, a
skończywszy na ostatniej) zawiera wiele
miejsc,
gdzie
naleŜy
dokonać
odpowiednich skreśleń, np.:
− organizacja
pozarządowa/
podmiot/
jednostka organizacyjna
− powierzenie/
wspieranie
realizacji
zadania
− pobieranie/ niepopieranie opłat od
adresatów zadania, itp.
kaŜde takie miejsce musi być odpowiednio
zaznaczone – skreślone to co nie dotyczy
Wraz z ofertą konkursową musi być złoŜony
odpis
z
KRS
lub
innej
ewidencji,
sporządzony nie wcześniej niŜ 6 miesięcy
przed datą złoŜenia wniosku
wszystkie dokumenty przedkładane w formie
kserokopii muszą być na kaŜdej stronie
potwierdzone „za zgodność z oryginałem”
Osobą uprawnioną do potwierdzania „za
zgodność z oryginałem” jest wyłącznie
osoba uprawniona do reprezentowana
podmiotu,
zgodnie
z
dokumentami
rejestracyjnymi
KaŜda kserokopia dokumentu oprócz podpisu
uprawnionej osoby musi zawierać datę
potwierdzenia za zgodność
Sprawozdanie
merytoryczne
jest
podsumowaniem
rocznej
działalności
organizacji – informacją o działalności
statutowej
stowarzyszenia,
zakładanych
celach, podejmowanych działaniach, ocenie
realizacji
wytyczonych
kierunków.
Sprawozdanie merytoryczne sporządza się z
reguły równocześnie ze sprawozdaniem
finansowym na koniec roku.
KaŜda organizacja pozarządowa zgodnie z
Rozporządzeniem Ministra Finansów w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości
dla
niektórych
jednostek
niebędących
spółkami
handlowymi,
nieprowadzących
działalności gospodarczej z dnia 15 listopada 2001
r. (Dz. U. Nr. 137, poz. 1539) zobowiązana jest do
prowadzenia
pełnej
księgowości
oraz
sporządzania na koniec roku sprawozdania
finansowego, na które składają się: bilans,
rachunek wyników (zysków i strat) oraz
informacja dodatkowa. Do oferty konkursowej
konieczne jest złoŜenie wszystkich trzech
elementów sprawozdania finansowego.
JeŜeli w części V pkt 1 oferty, wymieniani są
partnerzy biorący udział w realizacji zadania,
to wraz z ofertą konieczne jest dołączenie
umów partnerskich lub oświadczeń o
współrealizacji projektu przez wszystkich
wymienionych w ofercie partnerów.
Osobami upowaŜnionymi do podpisania oferty
oraz oświadczeń są osoby wskazane do
Oferta i oświadczenia podpisane są przez reprezentacji podmiotu, zgodnie z zapisami w
9. niewłaściwe osoby, złoŜone podpisy są KRS-ie. Podpisy muszą pozwalać na
identyfikację tych osób – podpis czytelny z
nieczytelne, bez wskazania funkcji
podaniem funkcji, albo pieczątka imienna z
funkcją i podpis.
Ostatnia
strona
wniosku
zawiera
oświadczenie podmiotu, gdzie naleŜy wpisać
10. Brak wskazania daty związania ofertą
datę związania złoŜoną ofertą. Tutaj powinna
być wpisana data, która w Państwa opinii
gwarantuje realizację zadania.
W oświadczeniu tym naleŜy dokonać
właściwych skreśleń określających, czy
oferent ubiegał/nie ubiegał się bądź ubiega/
11. Brak skreśleń w oświadczeniu 1
nie ubiega się o wsparcie realizacji
wnioskowanego
zadania
ze
środków
budŜetowych Województwa. Oświadczenie
bez skreśleń nie ma Ŝadnej wartości.
Brak któregokolwiek warunku wskazanego w powyŜszym zestawieniu jest powodem odrzucenia
wniosku z przyczyn formalnych.
l.p.
Najczęściej popełniane błędy
merytoryczne
Jak być powinno
brak analizy własnej działalności statutowej
1. pod względem zgodności z tematyką
konkursu
brak wskazania zbieŜności zadania ze
2. Strategią Rozwoju Turystyki w Województwie
Zachodniopomorskim do roku 2015
3.
brak wskazania znaczenia realizacji zadania
dla promocji regionu
brak
uzasadnienia
4. współfinansowania zadania
Województwa
konieczności
z budŜetu
5.
Brak lub słaba informacja o adresatach
zadania
6.
słaby, niedbały opis imprezy i rezultatów
realizacji zadania
7.
brak
dokładniejszych
realizatorach zadania
informacji
o
Zgodnie z art. 11 ustawy o działalności
poŜytku publicznego i o wolontariacie w
konkursie mogą uczestniczyć podmioty
prowadzące działalność statutową w danej
dziedzinie. Oznacza to, Ŝe cele statutowe
oferenta muszą być spójne z tematyką
konkursu.
Zgłoszone do konkursu zadania powinny
realizować zapisy Strategii Rozwoju Turystyki
w Województwie Zachodniopomorskim do
roku 2015 – jest to jedno z podstawowych
kryteriów w ocenie merytorycznej wniosku.
Konieczne
jest
wskazanie
zbieŜności
realizacji zadania z obszarem priorytetowym,
celem operacyjnym
i działaniami ze
wskazanego dokumentu strategicznego wraz
z uzasadnieniem.
Jednym z istotnych kryteriów oceny jest
wskazanie znaczenia realizacji zadania dla
promocji regionu, jakie znaczenie dla
Województwa ma realizacja tego zadania,
Kryterium oceny. Dlaczego, wg Państwa to
zadanie powinno być współfinansowane ze
środków Województwa. NaleŜy uzasadnić.
WaŜną
informacją
jest
opis
grupy
docelowej. We wniosku powinna zostać
zawarta informacja, kim będą uczestnicy
projektu i jaka jest przewidywana ich ilość.
KaŜdemu
zaproponowanemu
zadaniu
powinien przyświecać cel. Informacja na ten
temat wraz z opisem zakładanych do
realizacji celów powinna zostać starannie
opisana we wniosku ofertowym.
Bardzo waŜna dla komisji opiniującej wniosek
jest informacja o realizatorach zadania,
poniewaŜ upewnia o skuteczności i realności
wykonania zadania. JeŜeli oferent ma słabe
doświadczenie – waŜne jest wykazane
doświadczenie partnerów.