PROTOKÓŁ Z kontroli realizacji projektu nr EG/2006

PROTOKÓŁ
Z kontroli realizacji projektu nr EG/2006/003/16 pn. „Interaktywny przewodnik po mieście Dzierżoniowie"
w ramach PIW INTERREG III A Czechy - Polska w Gminie Miejskiej Dzierżoniów, z siedzibą przy Ul.
Rynekl,58-200 Dzierżoniów, w zakresie prawidłowości rzeczowej jego realizacji oraz kwalifikowalności
wydatków.
Jednostka kontrolowana została poinformowana o przeprowadzeniu kontroli z realizacji projektu pismem
z dnia 28 maja br. Kontrola została zaplanowana na 5 czerwca 2007 r., jednak ze względu na
przeprowadzaną w Stowarzyszeniu Gmin Polskich Euroregionu Glacensis kontrolę przez Urząd Kontroli
Skarbowej i konieczność obecności w czasie tej kontroli pracowników Stowarzyszenia wyznaczonych do
przeprowadzenia kontroli u beneficjenta mikroprojektu, kontrola w Gminie Dzierżoniów odbyła się 8
czerwca 2007 roku. Zmiana terminu została z beneficjentem ustalona telefonicznie.
Przeprowadzona kontrola stanowi realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa
wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej oraz z odpowiednich
pfzepisow prawa krajowego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- Rozporządzenie Komisji (WE) NR 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiające szczegółowe zasady
wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczącego zarządzania i systemów kontroli
pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych (Dz. U. L 63 z 3.03.2001, s. 21)
- § 11 w związku z § 13 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w
sprawie tryb, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju
oraz trybu rozliczeń (Dz. U. Nr 216 poz. 2206 ze zm.)
- § 15 Umowy o dofinansowanie Mikroprojektu w ramach Programu INTERREG III A Czechy - Polska nr
EG/INT/2006/003/16/51 zawartej 23.08. 2006 roku
I.
DANE WSTĘPNE
Kontrola została przeprowadzona przez:
1. Bernadetę Tambor - Dyrektora Biura Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Glacensis
2. Natalię Gancarz - Specjalistę ds. kontaktów i projektów euroregionalnych.
Na podstawie upoważnienia Prezesa Zarządu Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Glacensis z
dnia 28 maja 2007 roku.
Osobą udzielającą wyjaśnień oraz udostępniającą dokumentację była:
Pani Barbara Szczepaniak
II.
OPIS STANU FAKTYCZNEGO
PRZEPROWADZONEJ KONTROLI
I
PRAWNEGO
STWIERDZONEGO
W
TRAKCIE
Przedmiotem kontroli była realizacja projektu nr EG/2006/003/16 pn. „Interaktywny przewodnik po mieście
Dzierżoniowie" , który obejmował opracowanie i wdrożeniu w formie witryny internetowej interaktywnego
wirtualnego przewodnika po mieście Dzierżoniowie i umieszczeniu jego na stronie internetowej Urzędu
Miasta w Dzierżoniowie
Umowę o dofinansowanie Mikroprojektu w ramach Programu INTERREG III A Czechy - Polska nr
EG/INT/2006/003/16 podpisano 23 sierpnia 2006 roku. 19 października 2006 r. podpisano Aneks nr I do
Umowy. Zgodnie z ww. Aneksem d Umowy całkowita wartość projektu wynosi 63640 PLN, w tym
dofinansowanie ze środków EFRR 43389,75 tj. 68,18% wydatków kwalifikowanych.
III.
RZECZOWA REALIZACJA PROJEKTU
Na podstawie analizy karty projektu złożonego w biurze Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu
Glacensis stwierdzono, że beneficjent wykonał studium wykonalności oraz dokumentację projektową.
W czasie kontroli analizie poddano następujące dokumenty:
• ogłoszenie o przetargu z dn. 21.07.2006
• specyfikacja istotnych warunków zamówienia BA.341/3/2006 wraz załącznikami
• protokół postępowania o udzielenia zamówienia z dn. 8.08.2006
• oferty wykonawców
• Ogłoszenie o wyniku postępowania z dn. 18.08.2006
• Umowa nr BA.342/3/2006
• protokoły obioru
• ogłoszenia prasowe
• faktury wystawione przez wykonawców oraz przelewy i wyciągi bankowe
• protokoły odbioru
• materiały promocyjne
^ ,
W ramach realizacji projektu został opracowany „Interaktywny przewodnik po mieście Dzierżoniowie",
który zgodnie z założeniami projektu obejmuje 100 panoram fotograficznych, 10 animacji flash, 1
wektorową mapę miasta oraz graficzny system redakcyjny formatu GRS-Lite, który zarządza całością
aplikacji.
W wyniku realizacji projektu opracowano i wydano drukiem folder (w językach: polskim i czeskim)
podsumowujący projekt. Folder został przekazany do miasta partnerskiego Lanskroun w Czechach w
ilości 1 500 sztuk. Pozostała część rozdysponowywana jest wśród mieszkańców Dzierżoniowa i okolic.
Folder jest dostępny w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miasta, Gminnym Centrum Informacji, Miejskiej
Bibliotece Publicznej, Centrum Informacji Turystycznej.
Po przeprowadzonej weryfikacji dokumentów kontrolujący stwierdzili, że projekt pod EG/2006/003/16 pn.
„Interaktywny przewodnik po mieście Dzierżoniowie" został zrealizowany prawidłowo.
Na realizacje projektu wydatkowano kwotę 59960,56 zł, z czego dofinansowanie ze środków EFRR
wynosi 43389,75 zł.
Wszystkie produkty powstałe w efekcie realizacji projektu zostały opatrzone logo UE, PIW INTERREG III
oraz informacją o współfinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz
ze środków budżetu państwa. Przeprowadzona została kampania informacyjno-promocyjna w postaci
informacji na stronie internetowej oraz artykułów w prasie o zasięgu krajowym, wojewódzkim i lokalnym.
Każdy artykuł promocyjny informował o realizacji projektu oraz o współfinansowaniu ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu INTERREG IIIA Czechy - Polska.
Zamieszczone były loga Programu INTERREG III A Czechy - Polska i Unii Europejskiej.
Wszystkie płatności potwierdzone zostały w wyciągach z systemu księgowo - finansowego.
Określone we Wniosku o przyznanie dofinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego (EFRR) wskaźniki:
• Interaktywna strona internetowa -1 szt zrealizowano w 100%
• W tym: panoramy fotograficzne -100 szt. zrealizowano w 100%
• Animacje flash - 1 0 szt. zrealizowano w 100%
• Wektorowa mapa miasta-1 szt, zrealizowano w 100%
W części dotyczącej finansowej realizacji projektu stwierdzono, co następuje:
1. poniesione wydatki udokumentowane są fakturami i wyciągami bankowymi,
2. dokumenty finansowo - księgowe są przechowywane w odrębnym segregatorze,
3. wydatki dotyczące projektu zostały zaewidencjonowane w systemie finansowo -księgowym na
wyodrębnionych kontach księgowych
4. dokumenty beneficjenta są tożsame z kopiami dokumentów załączonymi do wniosku o płatność
5. wydatki w kwocie 99516,98 PLN uznano za kwalifikowalne
6. Gmina Dzierżoniów dokonywała przelewów z rachunku bankowego podanego w Umowie
IV WNIOSKI I USTALENIA KOŃCOWE
W wyniku przeprowadzonej kontroli realizacji mikroprojektu nr EG/2006/003/16 pn. „Interaktywny
przewodnik po mieście Dzierżoniowie" nr Umowy EG/INT/2006/003/16/51 zawartej 23.08.2006 roku
Aneks nr I z dnia 19 października 2006 r. stwierdzono, że projekt został zrealizowany prawidłowo.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których każda zawiera 3
zaparafowane strony, po dwa:
1. Gmina Dzierżoniów
2. Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Glacensis
Kontrolowany:
Kontrolujący: