Regulamin postępowania ofertowego

Regulamin postępowania ofertowego
na wyłonienie Dzierżawcy pomieszczeń użytkowych, znajdujących się w Centrum
Kongresowo- Szkoleniowym ul. Mickiewicza w Szczecinku, o łącznej powierzchni
użytkowej 382 m2, z przeznaczeniem na prowadzenie działalności gospodarczej –
restauracji wraz z zapleczem kuchennym.
§1.
Organizator :
Postępowanie ofertowe jest organizowane przez Dyrektora SAPIK w Szczecinku.
Miejsce przeprowadzenia postępowania - siedziba SAPIK ul. Wyszyńskiego 65 w sali konferencyjnej /pierwsze piętro budynku/.
§2.
Forma :
Postępowanie ofertowe na wyłonienie dzierżawcy odbędzie się na podstawie:
• oferty pisemne
§3.
Termin:
1. Oferty pisemne można składać w sekretariacie SAPIK w Szczecinku od dnia
13.05.2013r. od godziny 12:00.
2. Otwarcie ofert na dzierżawę pomieszczeń użytkowych, znajdujących się
w Centrum Kongresowo- Szkoleniowym ul. Mickiewicza w Szczecinku odbędzie się
w SAPIK w Szczecinku w dniu 24.05.2013r. o godzinie 10:00.
§4.
Wykluczenie osób z uczestnictwa w Postępowaniu ofertowym:
Osoby, które nie złożą kompletu dokumentów oraz
posiadają zaległości
w płatnościach wobec ZUS, Urzędu Skarbowego nie mogą brać udziału
w postępowaniu.
§5.
Warunki uczestnictwa w postępowaniu:
Warunkiem przystąpienia do postępowania jest:
1) Złożenie oferty na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego
regulaminu;
2) Złożenie wszystkich wymaganych załączników - dokumentów;
3) Oferent składa ofertę wraz z załącznikami w zamkniętej kopercie, ostemplowanej
bądź podpisanej w miejscu zaklejenia. Oferta winna być złożona w zaklejonej
kopercie opisanej „Nazwa Oferenta” i „Tytuł Postępowania”.
4) Strony oferty oraz strony załączników powinny być ponumerowane i podpisane.
§6.
Oferta:
1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
1) Imię i nazwisko oraz adres oferenta lub firmę oraz siedzibę, jeżeli oferentem jest
osoba prawna lub inny podmiot, adres do korespondencji i telefon kontaktowy,
2) Numer NIP/REGON,
3) Datę sporządzenia oferty,
4) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się ze stanem technicznym pomieszczeń
przeznaczonych pod dzierżawę oraz regulaminem Postępowania ofertowego
i przyjęciem tych warunków bez zastrzeżeń,
5) oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem dokumentu
potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej,
6) Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oferenta
w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Postępowania ofertowego, przy
zachowaniu zasady jawności postępowania;
7) Podpis oferenta lub osób upoważnionych do występowania w imieniu oferenta na
ofercie i załącznikach; w przypadku podpisania dokumentów przez pełnomocnika
oferenta należy do oferty dołączyć pełnomocnictwo.
8) Wszystkie miejsca, w których oferent naniósł zmiany winny być parafowane przez
osobę podpisującą ofertę.
9) Ofertę wraz z pełną dokumentacją oferent składa w zamkniętej kopercie.
10) Oferent może wycofać ofertę wyłącznie przed upływem terminu składania ofert.
11) Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę zawierającą jedną jednoznacznie
opisaną propozycję. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich
ofert złożonych przez danego oferenta chyba, że przed upływem terminu składania
ofert oferent złoży pisemne oświadczenie o wycofaniu wcześniejszej oferty.
Wówczas otwarciu podlega jedynie oferta, która nie została wycofana.
12) Wzór oferty stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu. Za ważną uznaje
się jedynie ofertę złożoną na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego
regulaminu. Oferent może wypełnić druk ręcznie lub korzystając z komputera.
Zmiana treści wzoru oferty na dzierżawę pomieszczeń użytkowych, znajdujących się
w Centrum Kongresowo- Szkoleniowym ul. Mickiewicza w Szczecinku skutkuje
odrzuceniem oferty.
13) Do oferty należy załączyć następujące dokumenty:
oświadczenie oferenta o akceptacji warunków określonych w ogłoszeniu,
regulaminie procedury ofertowej i projekcie umowy dzierżawy ww.
pomieszczeń użytkowych,
umowę spółki lub statut, w przypadku osób prawnych,
zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i ZUS o nie zaleganiu z płatnościami
(nie starsze niż 3m-ce.) lub oświadczenia o braku zaległości w ww. opłatach
wraz z pisemnym zobowiązaniem się dostarczenia zaświadczeń przed
podpisaniem umowy,
kopię dowodu osobistego oferenta- założyciela lub osób wchodzących w skład
organu zarządzającego oferenta,
oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem pełnomocnictwa
udzielonego w formie pisemnej w przypadku umocowania pełnomocnika do
zawarcia umowy,
Wzór formularza oferty zostanie udostępniony w sekretariacie SAPIK i na stronie
internetowej: www.sapik.pl
§7.
Odrzucenie ofert :
1. Oferta zostanie odrzucona jeżeli oferent nie złoży wymaganej kompletnej
dokumentacji.
2. Oferty odrzucone nie będą poddane ocenie.
3. Z tytułu odrzucenia ofert oferentom nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko
Wydzierżawiającemu.
§8.
Kryteria oceny ofert:
Przy wyborze ofert Wydzierżawiający będzie się kierował złożeniem przez oferenta
kompletu dokumentów oraz w 40% zaproponowaną przez oferenta ceną a w 60%
przedstawioną przez oferenta koncepcją działalności na terenie wydzierżawionych
pomieszczeń.
§9.
Związanie z ofertą:
Oferent jest związany ofertą w ciągu 15 dni od dnia otwarcia ofert.
§10.
Dzierżawa pomieszczeń:
Dzierżawa pomieszczeń użytkowych, znajdujących się w Centrum
Kongresowo- Szkoleniowym ul. Mickiewicza w Szczecinku, o łącznej powierzchni
użytkowej 382 m2, z przeznaczeniem na prowadzenie działalności gospodarczej –
restauracji wraz z zapleczem kuchennym:
Przedmiotem dzierżawy są pomieszczenia użytkowe, znajdujące się
w Centrum Kongresowo- Szkoleniowym ul. Mickiewicza w Szczecinku,
o łącznej powierzchni użytkowej 382 m2, w tym:
a/ pomieszczenia kondygnacji piwnicznej o łącznej powierzchni -207m2:
sala klubowa – o powierzchni 79,5m2 wraz z wyposażeniem /3 stoły
z 49 miejscami siedzącymi, stół bilardowy, oraz kontuar baru/ - opis
na podstawie projektu dokumentacji technicznej
magazynek baru – 3,3m2,
wc damskie – 8m2 wraz z instalacją i wyposażeniem sanitariatu,
wc męskie – 8,2m2 wraz z instalacją sanitarną i wyposażeniem
sanitariatu,
kuchnia z zapleczem i zmywalnią – 87,6m2 wraz z wyposażeniem
/projekt budowlany branży technologia kuchenna/,
pomieszczenie socjalne personelu – 20,5m2.
b/ pomieszczenia kondygnacji parterowej o łącznej powierzchni -175m2:
restauracja – o powierzchni 72,7m2 wraz z wyposażeniem / dla 66 osób,
stoły + miejsca siedzące, / opis na podstawie projektu dokumentacji
technicznej,
rozdzielnia kuchni – o powierzchni 16,7m2 w tym dźwigi towarowe: tj.
1 na czyste i 1 na brudne naczynia,
taras ogrodowy restauracji – o powierzchni 85,6m2 wyposażony w stoły
i miejsca siedzące dla 45 osób, Taras ogrodowy opracowany został
jako taras gruntowy nieznacznie wyniesiony ponad teren na około 30
cm, wykończony ceramiczną cegłą brukową nawiązującą kolorystycznie
do gotyckiego ceglanego lica na elewacji południowej zamku.
Dzierżawione pomieszczenia wyposażone są w podłączenia niezbędnych
mediów tj. wodę, energię elektryczną, wentylację, system odprowadzania ścieków
oraz odpowiednie oświetlenie, posiada również bezprzewodową telefonię, łącze
internetowe wi-fi, system monitoringu oraz system sygnalizacji pożaru /SAP/.
Ww. pomieszczenia wyposażono w system klap dymowych oraz okien
dolotowych wyzwalanych zarówno ręcznie jak i automatycznie.
Ustalona w drodze postępowania ofertowego wysokość stawki czynszu za
dzierżawione pomieszczenia, obowiązywać będzie przez rok trwania umowy.
2. Czas trwania dzierżawy restauracji wynosi 1 rok z możliwością przedłużenia jej na
lata następne.
3. Przedmiot procedury ofertowej zostanie przekazany Dzierżawcy w sposób
określony w umowie.
4. Projekt umowy dzierżawy ww. pomieszczeń stanowi załącznik nr 5 do niniejszego
regulaminu.
§11.
Ważność procedury:
1. Postępowanie ofertowe może odbyć się chociażby wpłynęła tylko jedna oferta
spełniająca wymogi i warunki określone w ogłoszeniu i regulaminie.
2. Postępowanie ofertowe uważa się za zakończone wynikiem negatywnym jeżeli
nie wpłynęła ani jedna oferta lub jeżeli komisja proceduralna stwierdziła, że żadna
oferta nie spełnia warunków procedury ofertowej.
§12.
Protesty i odwołania:
1.
Uczestnik
postępowania
może
zaskarżyć
czynności
związane
z przeprowadzeniem postępowania do Dyrektora SAPIK w Szczecinku w terminie
2 dni roboczych od dnia zamknięcia postępowania - ogłoszenia jego wyniku .
2. Dyrektor rozpatruje skargę w terminie 5 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do
czasu rozpatrzenia skargi czynności związane z wydzierżawieniem pomieszczeń
ulegają wstrzymaniu.
3. W przypadku nie zaskarżenia w wyznaczonym terminie czynności związanych
z przeprowadzeniem postępowania albo w razie uznania skargi za niezasadną
Dyrektor SAPIK w Szczecinku podaje do publicznej wiadomości, wywieszając na
tablicy ogłoszeń oraz na stronie www. sapik.pl, informacje, o wyniku postępowania.
4. Komunikat Dyrektora o wyniku postępowania zostanie umieszczony na okres 7 dni
na stronie internetowej www.sapik.pl oraz wywieszony na tablicy ogłoszeń,
niezwłocznie po rozpatrzeniu ewentualnych skarg.
§14.
Umowa:
Umowę dzierżawy z oferentem, który wygrał postępowanie, zawiera Dyrektor SAPIK
w Szczecinku w oparciu o Statut Firmy.
§15.
Prawa organizatora:
Dyrektor SAPIK w Szczecinku może unieważnić postępowanie ofertowe na każdym
jego etapie i bez ponoszenia odpowiedzialności wobec oferentów. Wszystkie koszty
i ryzyko związane z przygotowaniem i przedłożeniem oferty, niezależnie od wyniku
postępowania ponosi oferent.
§ 16.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – lokalizacja Centrum Kongresowo-Szkoleniowego wraz z terenem do
niego przylegającym,
Załącznik nr 2 – szkic budynku Centrum Kongresowo-Szkoleniowego,
Załącznik nr 3 – projekt pomieszczeń przeznaczonych pod dzierżawę / piwnic,
parter/,
Załącznik nr 4 - Formularz Ofertowy,
Załącznik nr 5 – Wzór umowy.