Sytuacja - Elevato Software

System Elevato Software przyspiesza i usprawnia realizację projektów
rekrutacyjnych w Carpenter Consulting
"Elevato Software jest dla nas doskonałym narzędziem, które pozwoliło skrócić czas
poświęcany na administrowanie procesami rekrutacji. Nasze projekty prowadzone są
sprawniej, a konsultanci mają więcej czasu na merytoryczne zadania związane
z przygotowaniem procesu oraz analizą i selekcją aplikacji."
Monika Ciesielska, Prezes Carpenter Consulting Sp. z o.o.
Carpenter Consulting jest firmą ekspercką w obszarze
oceny kompetencji kadry zarządzającej wyższego
i średniego szczebla oraz specjalistów. Oferowane usługi
obejmują rekrutację kadry wyższego i średniego szczebla
zarządzania
oraz
pracowników
na
stanowiska
specjalistyczne w oparciu o poszukiwania bezpośrednie,
a także indywidualne i grupowe sesje Assessment i Development Centre, audyt kompetencji, ocenę
360, badanie opinii pracowniczych oraz outplacement. Firma posiada duże doświadczenie
w prowadzeniu projektów doradztwa personalnego międzynarodowych korporacji, m.in. dla: Deutsche
Bank, Volvo, Danone, Żywiec Zdrój, Play, Continental, Orbis czy Grupy Veolia.
Sytuacja
Carpenter Consulting realizuje równocześnie 30-40 projektów rekrutacyjnych. Konsultanci intensywnie
badają rynek w poszukiwaniu kandydatów o wskazanym przez klienta profilu oraz przeszukują
firmową bazę danych. W ten sposób powstają listy osób, które potencjalnie spełniają postawione
w profilu wymagania. Dodatkowo są one uzupełniane dzięki zgłoszeniom kandydatów,
odpowiadających na ogłoszenia zamieszczane na firmowej stronie www i portalach internetowych.
Następnie precyzyjnie wyselekcjonowana grupa osób zapraszana jest na spotkania bezpośrednie. To
także wyzwanie. W ciągu tygodnia trzeba zaplanować nawet kilkadziesiąt spotkań. Po zakończeniu
serii rozmów klientowi przedstawiani są najlepsi kandydaci wraz ze szczegółowym opisem
i uzasadnieniem. Proces nie kończy się jednak z chwilą zatrudnienia wybranego ostatecznie
kandydata. Carpenter Consulting udziela na swoje usługi gwarancji, zgodnie z którą w przypadku
odejścia pracownika z firmy w ustalonym okresie, rekrutacja zostanie wznowiona. Dlatego komplet
informacji związanych z projektem musi być przechowywany.
W ramach prowadzonych poszukiwań kandydatów, do firmy trafia od kilkudziesięciu do kilkuset CV
tygodniowo. Dokumenty papierowe, różne formaty plików, konieczność samodzielnego tworzenia
i zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi, wykorzystywanymi na rożnych etapach procesu rekrutacji,
ręczne przepisywanie danych do bazy kandydatów, a także sam dostęp do gromadzonych na
lokalnych komputerach informacji – wszystko to w znacznym stopniu utrudniało i spowalniało pracę
konsultantów realizujących projekty. Jednocześnie kierownictwo firmy nie miało szybkiego wglądu
w bieżące projekty. „Ocena aktualnej sytuacji i monitorowanie realizacji projektów wymagały czasu
i pewnego wysiłku. Dlatego poszukiwaliśmy systemu, który pozwoliłby na daleko idącą automatyzację
procesów, uwolniłby konsultantów od uciążliwych obowiązków, a przy tym ułatwiłby zarządzanie
organizacją” – opowiada Monika Ciesielska, prezes Carpenter Consulting Sp. z o.o.
Aby przekonać się, jak system Elevato Software usprawni pracę działu HR w Twojej firmie,
napisz do nas lub zadzwoń: 32 728 1600.
Rozwiązanie
Od kwietnia 2011 roku Carpenter Consulting korzysta z systemu Elevato Software, który wspiera
wszystkie procesy biznesowe związane z rekrutacją. Oprogramowanie – dostępne za pośrednictwem
standardowej przeglądarki internetowej – pozwala na tworzenie dopasowanych formularzy aplikacji
publikowanych online, poprzez które kandydaci samodzielnie wprowadzają dane i załączają dokumenty
aplikacyjne. System umożliwia budowanie, zarządzanie i przeszukiwanie bazy kandydatów,
eksportowanie gromadzonych CV do formatu PDF oraz automatyzowanie powiadomień i odpowiedzi
zarówno dla kandydatów, jak i konsultantów. Wbudowane narzędzia ułatwiają selekcję kandydatów
spełniających założone wymagania, a terminarz spotkań pozwala na sprawne przygotowanie
harmonogramu i uniknięcie nakładania się spotkań w salach konferencyjnych. Mechanizmy
automatycznego raportowania dostarczają dane dotyczące spotkań z kandydatami i statusu projektów
rekrutacyjnych. Ponadto Elevato Software zostało zintegrowane z oprogramowaniem pocztowym
Microsoft Outlook, dzięki czemu napływające do skrzynek pocztowych zgłoszenia trafiają bezpośrednio
do systemu.
Obecnie w bazie Carpenter Consulting znajdują się informacje o ponad 11 tys. kandydatów.
„Wszystkie informacje i pliki trafiają do bazy danych Elevato Software, bez względu na to, czy
kandydaci wypełniają formularze na stronie www, czy wysyłają CV pocztą elektroniczną. Tam też
wprowadzane są wszystkie dodatkowe informacje związane z prowadzoną rekrutacją – terminy
spotkań, statusy, notatki. Dzięki temu mamy szybki dostęp do kompletu informacji na temat
prowadzonych projektów z dowolnego miejsca” – mówi Monika Ciesielska.
Moduł Rekrutacja, wykorzystywany przez Carpenter Consulting, nie wyczerpuje wszystkich
możliwości platformy Elevato Software. Została ona zaprojektowana jako kompleksowe narzędzie
wspierające procesy związane z zarządzaniem kadrami w firmach (patrz ramka). „System wyposażony
jest ponadto w moduł ocen pracowniczych służący do prowadzenia m.in. ocen okresowych i 360°,
moduł szkoleniowy – obsługujący optymalny dobór szkoleń zgodnie z celami i potrzebami firmy oraz
samego pracownika, moduł umożliwiający zbudowanie i wykorzystywanie w procesach HR
elektronicznej kartoteki pracowników, a także narzędzia i biblioteki dokumentów wspierające
i przyspieszające wykonywanie zadań związanych z zarządzaniem kadrami” – wyjaśnia Krzysztof
Ogniewski z firmy 44GROUP Sp. z o.o., która rozwija Elevato Software.
Korzyści
System przede wszystkim usprawnia realizację projektów rekrutacyjnych i zapewnia codzienną
kontrolę nad prowadzonymi działaniami. Platforma jest szybka i dostępna dla wszystkich pracowników
nie tylko z biura. Logując się przez przeglądarkę internetową do systemu Elevato Software, użytkownik
dysponuje kompletem informacji potrzebnych do wykonania zadania. Aktualizacja danych, zmiana
statusu od razu widoczna jest dla innych pracowników Carpenter Consulting. Użytkownicy zwracają
także uwagę na intuicyjny interfejs. Rozpoczęcie pracy z systemem nie wymagało prowadzenia
żadnych specjalnych szkoleń. Co niezwykle ważne, platforma Elevato Software zapewnia wysoki
poziom bezpieczeństwa. Chroniony jest nie tylko dostęp do systemu, ale także wszystkie zgromadzone
na serwerze dane.
Trudno oszacować, ile dokładnie czasu udaje się oszczędzić dzięki Elevato Software. Monika
Ciesielska ocenia, że system pozwala każdemu z pracowników odzyskać nawet jeden dzień
w miesiącu, który wcześniej tracony był m.in. na wprowadzanie danych. Osiągnięty w ten sposób
wzrost produktywności oznacza dla firmy wymierne korzyści. „Dzięki Elevato Software o wiele szybciej
i sprawniej możemy także przeszukiwać naszą bazę kandydatów. Pomagają w tym filtry i słowa
kluczowe, które wyszukiwane są także w treści poszczególnych dokumentów, co wpływa na
przyspieszenie procesów” – dodaje Monika Ciesielska.
Z punktu widzenia zarządzających firmą system ułatwia także organizowanie pracy. System organizacji
zadań pozwala na zarządzanie pracą wielu konsultantów. Umożliwia on wskazywanie zadań, które
mają być zrealizowane w określonym czasie. Mechanizmy raportowania dostarczają aktualnych
informacji o przebiegu procesów i zbliżających się terminach.
Aby przekonać się, jak system Elevato Software usprawni pracę działu HR w Twojej firmie,
napisz do nas lub zadzwoń: 32 728 1600.
Nowy wymiar HR
System Elevato Software to innowacyjna platforma wspomagająca zarządzanie procesami HR.
Pozwala zwiększać i rozwijać potencjał pracowników, a także wspomaga podejmowanie kluczowych
decyzji związanych z zasobami ludzkimi i strategią firmy. Usprawnia procesy HR dotyczące rekrutacji,
oceny pracowników oraz szkoleń. Specjalna edycja Elevato Software Rekrutacja dla Specjalistów HR
zawiera dodatkowe funkcjonalności przeznaczone dla użytkowników agencji doboru kadr - m.in.
zarządzanie klientami, przyporządkowywanie projektów rekrutacyjnych do klienta oraz raporty
dotyczące spotkań z klientami.
Aby przekonać się, jak system Elevato Software usprawni pracę działu HR w Twojej firmie,
napisz do nas lub zadzwoń: 32 728 1600.