oszacowanie wartości zamówienia

OSZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA
W celu przeprowadzenia oszacowania wartości przyszłego zamówienia, Polska Agencja
Rozwoju Przedsiębiorczości zwraca się z prośbą o dokonanie szacunkowej wyceny
na usługę zabudowy i obsługi stoiska PARP oraz wykonania materiałów reklamowych
na potrzeby udziału w Targach Innotech w Kielcach, zgodnie z poniższymi wytycznymi.
Na zakres planowanego zamówienia składają się następujące zadania:
1. Zabudowa powierzchni wystawienniczej o powierzchni 300m2.
2. Zapewnienie kompleksowej obsługi 17 stoisk informacyjnych na powierzchni
wystawienniczej 300m2.
3. Zapewnienie kompleksowej obsługi spotkania informacyjnego w sali konferencyjnej dla maksymalnie 60 osób.
4. Wykonanie materiałów reklamowych.
Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu szacowania
1. Zabudowa powierzchni wystawienniczej (300m2) obejmująca montaż, demontaż oraz
ubezpieczenie niezbędnych elementów do zabudowy 15 stoisk informacyjnych
(modułowych) oraz 2 stoisk informacyjnych PARP i Funduszu Pożyczkowego Wspierania
Innowacji (FPWI), pomieszczenia gospodarczego, magazynu wraz z elementami
wyposażenia dodatkowego.
1.1. Wyposażenie dodatkowe powierzchni wystawienniczej :
1.1.1. Wykładzina targowa pod całym stoiskiem (300m2) w kolorze szarym.
1.1.2. Instalacja elektryczna o mocy 230V z osprzętem: min. 1 punkt świetlny i min.
1 gniazdo elektryczne na każde 2,25 m2.
1.1.3. Ścianki wewnętrzne i zewnętrzne w kolorze białym z płyty z atestem
trudnopalności (grafika zostanie uzgodniona z Zamawiającym po zawarciu
umowy).
1.1.4. Wyposażenie dodatkowe na stoisku PARP: lada, 1 kosz na śmieci, 2 wysokie
krzesła (hokery), stolik, 3 krzesła, punkty oświetleniowe- halogeny, gniazda
str. 1
elektryczne, monitor 50-calowy z podłączeniem do laptopa, laptop. Wszystkie
krzesła mają być w tym samym kolorze i rodzaju (zgodnie z wizualizacją
dostarczoną przez Zamawiającego – wizualizacja PARP oraz programu PO IG).
1.1.5. Wyposażenie dodatkowe na stoisku FPWI: lada, 1 kosz na śmieci, 2 wysokie
krzesła (hokery), stolik, 3 krzesła, punkty oświetleniowe - halogeny, gniazda
elektryczne, monitor 50-calowy z podłączeniem do laptopa, laptop. Wszystkie
krzesła mają być w tym samym kolorze i rodzaju (zgodnie z wizualizacją
dostarczoną przez Zamawiającego – wizualizacja PARP oraz programu PO IG).
1.1.6. Wyposażenie dodatkowe na każdym stoisku modułowym: stolik, 1 kosz na
śmieci, 3 krzesła, punkty oświetleniowe- halogeny, gniazda elektryczne.
Wszystkie krzesła mają być w tym samym kolorze i rodzaju (zgodnie
z wizualizacją dostarczoną przez Zamawiającego – wizualizacja PARP oraz
programu PO IG).
1.1.7. Fryz czołowy na każdym stoisku informacyjnym (modułowym) w zadruku
w pełnym kolorze z nazwą i grafiką (zgodnie z wizualizacją dostarczoną przez
Zamawiającego – wizualizacja PARP oraz programu PO IG).
1.1.8. Fryz
czołowy
na
2
stoiskach
informacyjnych:
PARP
i
FPWI
w zadruku w pełnym kolorze z nazwą i grafiką (zgodnie z wizualizacją
dostarczoną przez Zamawiającego – wizualizacja PARP oraz programu PO IG).
1.2. Wykonawca
ma
również
przedstawić
projekt
zaaranżowania
powierzchni
wystawienniczej wraz z wizualizacją, uwzględniając jej wymiary oraz położenie
w Hali wystawienniczej (Zamawiający przedstawi rysunek poglądowy).
1.3. Wykonawca zapewni obsługę techniczną stoisk wystawienniczych podczas trwania
targów tj.: 1 specjalista ds. elektryki i oświetlenia oraz 1 specjalista ds. stoisk
i zabudowy w dniach 16-17 października 2014 r.
str. 2
2. Zapewnienie kompleksowej obsługi stoisk informacyjnych
2.1. Zapewnienie odpowiednich zasobów technicznych. Obsługa techniczna obejmie
w szczególności montaż, podłączenie do instalacji elektrycznej oraz zapewnienie
obsługi sprawności wszystkich urządzeń, w tym elektrycznych i elektronicznych,
znajdujących się w wyposażeniu stoisk, zapewnienie kompletności elementów
wyposażenia
stoisk
(w
tym
materiałów
eksploatacyjnych,
przedłużaczy,
rozgałęziaczy etc.), a także niezwłoczne usuwanie, we współpracy z pracownikami
organizatora Targów, wszelkich wad i usterek wyposażenia oraz zabudowy przez
cały czas trwania targów. Pomoc w przenoszeniu materiałów informacyjnych
(publikacji, ulotek) i układaniu ich na stoiskach informacyjnych.
2.2. Zapewnienie usług min. 2 osób (hostess/hostów) w charakterze personelu
pomocniczego na stoiskach wystawienniczych w godzinach 10-18 w dniach 16-17
października 2014 r.
2.3. Wyposażenie pomieszczenia gospodarczego oraz magazynu.
2.3.1. Wyposażenie magazynu w regały przeznaczone głównie na publikacje
i materiały reklamowe oraz wieszaki.
2.3.2. Kompleksowe wyposażenie pomieszczenia gospodarczego w regały/szafki
i wieszaki, stolik, 4 krzesła oraz sprzęt AGD tj. czajnik elektryczny, ekspres do
kawy, naczynia wielokrotnego użytku lub jednorazowe dla minimum 150 osób,
w tym: filiżanki i spodki do kawy i herbaty, wysokie szklanki do napojów
zimnych, talerzyki płaskie, cukiernice, widelce, noże, łyżeczki, naczynia na
przekąski, tace i półmiski, serwetki, ręczniki papierowe oraz worki na śmieci.
Podłączenie do wody, w tym montaż zlewozmywaku i termy zapewnione przez
Wynajmującego powierzchnię targową.
2.3.3. Ubezpieczenie powyższego.
2.4. Zagwarantowanie obsługi cateringowej na Targach Innotech w Kielcach w dniach 1617 października 2014 r. dla maksymalnie 50 osób znajdujących się na stoiskach
wystawienniczych, w tym: przygotowywanie i podawanie napojów, wykładanie
ciastek, zbieranie i wyrzucanie brudnych naczyń jednorazowego użytku oraz dbanie
str. 3
o porządek na stoiskach, w tym porządkowania prezentowanych publikacji
i materiałów informacyjnych.
2.4.1. Zapewnienie produktów gastronomicznych tj.: kawy (parzonej z ekspresu),
herbaty (w torebkach, czarnej, zielonej, owocowej), cukru w jednorazowych
opakowaniach, śmietanki do kawy, soków (100%, minimum dwa rodzaje), wody
mineralnej (niegazowanej i gazowanej), ciastek (minimum trzy rodzaje, np.:
ciastka kruche, wafle), mini-przekąsek (minimum cztery rodzaje, np. paluszki,
kanapki
z przynajmniej trzema dodatkami) oraz owoców w koszach
(w szczególności jabłek) na wszystkich stoiskach wystawienniczych.
3. Zapewnienie kompleksowej obsługi spotkania informacyjnego w sali konferencyjnej
( nr E1) dla maksymalnie 60 osób.
3.1. Wyposażenie techniczne sali konferencyjnej tj.: 2 mikrofony, laptop, obsługa
techniczna (dostępna co najmniej na godzinę przed spotkaniem oraz w czasie jego
trwania.
3.2. Zapewnienie obsługi recepcyjnej ok. 30 minut przed rozpoczęciem spotkania oraz
w czasie jego trwania spotkania tj. w godzinach 10-17.
3.3. Przeprowadzenie rekrutacji uczestników:
3.3.1. Przygotowanie i wysłanie zaproszeń do uczestników (wskazanych przez
Zamawiającego).
3.3.2. Przygotowanie listy uczestników.
3.3.3. Zebranie podpisów uczestników spotkania lub ich wizytówek.
3.4. Zagwarantowanie obsługi cateringowej (poczęstunek) na spotkaniu informacyjnym
dla maksymalnie 100 osób w godzinach 9-18.
3.5. Zapewnienie materiałów konferencyjnych (drukowane materiały z prezentacjami dla
uczestników, identyfikatory oraz oznakowanie sali).
str. 4
3.6. Transmisja on-line spotkania informacyjnego wraz z pozycjonowaniem na portalach
o tematyce gospodarczej i funduszowej oraz montaż materiału i przekazanie
Zamawiającemu.
3.7. Zapewnienie odpowiedniego oznakowania sali konferencyjnej, zarówno przed
wejściem, jak i na sali.
4. Wykonanie materiałów reklamowych
4.1. Pendrive o pojemności 4GB z długopisem i wskaźnikiem w jednym – 300 sztuk.
4.2. Praktyczny i przyjazny środowisku notes zawierający 200 dużych kartek
samoprzylepnych, 25 żółtych karteczek średniej wielkości i po 25 małych karteczek
w 5 różnych kolorach, a także długopis. Rozmiar: 12,3 x 13,8 x 1,6 cm – 100 sztuk.
4.3. Plecak na laptopa i dokumenty o wymiarach: 37x13x28 cm; wykończenie: minimum
dwie oddzielnie zamykane przegródki na dokumenty, przegródki na długopisy,
dodatkowe małe kieszonki na drobiazgi, plecak usztywniany specjalną podwójną
wkładką z możliwością umieszczenia w niej laptopa – w dwóch opcjach: 100 i 300
sztuk.
4.4. Wszystkie materiały reklamowe mają zawierać logotypy (nadruk) PO IG oraz Unia
Europejska.
Proszę o przesłanie kwoty oszacowania dla każdego z zadań z osobna.
W przypadku pytań proszę o kontakt na adres e-mail: [email protected]
Termin nadsyłania oszacowania mija w dniu 18 sierpnia 2014 r. o godzinie 12:00
Oszacowanie proszę przesłać na adres e-mail: [email protected]
str. 5