Wdrożenie modułu Kadry i Płace na wakacjach

Wdrożenie modułu Kadry i Płace na
wakacjach
enova KADRY I PŁACE
(WERSJA 1.0)
JOANNA WALENTEK
Spis treści:
Trzy najważniejsze punkty, które pozwolą nam przeprowadzić wdrożenie Kadr i Płac (w trakcie roku) z
sukcesem………………………………………………………………………………………………………….
2
Proces wdrożenia ……………………………………………………………………………………………….. 3
Załączniki ………………………………………………………………………………………………………… 4
Moduł Kadry i płace
Elastyczna konfiguracja modułu Kadry i Płace oraz możliwość migracji danych z różnych
systemów daje nam możliwość wdrażania tego modułu niezależnie od pory roku.
Wdrożenie kadr i płac na wakacjach może być dobrym wstępem do wdrożenia
pozostałych modułów w późniejszym okresie.
Trzy najważniejsze punkty, które pozwolą nam
wdrożenie Kadr i Płac (w trakcie roku) z sukcesem.
przeprowadzić
1. Ustalenie zakresu prac
Prawidłowe określenie zakresu prac do wykonania daje nam możliwość precyzyjnego
określenia czasu jaki będziemy musieli poświęcić na wdrożenie oraz kosztów jakie
Klient poniesie przy wdrożeniu.
2. Ustalenie harmonogramu prac
Harmonogram prac powinien być przygotowywany razem w Klientem uwzględniając
z nim ograniczenia czasowe Klienta ( sezon urlopowy osób, które mają uczestniczyć
we wdrożeniu) i nasze plany ( bieżąca obsługa innych Klientów).
3. Ustalenie zasad komunikacji z Klientem, czasu reakcji na zgłaszane problemy
Bardzo ważną kwestią na początku wdrożenia jest ustalenie osób decyzyjnych po
stornie Klienta, po stronie firmy wdrożeniowej, jak również, które osoby stanowią
zespół roboczy po obu stronach. Powinny również zostać ustalone zasady
komunikacji.
Najbardziej popularną formą jest:
1.
Przy spotkaniach u Klienta: protokół z wizyty ( przykładowy stanowi załącznik nr
1)
2.
Mail, telefon - przy czym z formalnego punktu widzenia telefon powinien
stanowić tylko wsparacie przy wdrożeniu, ale prace powinny być potwierdzane
pisemnie.
3.
Protokół postępu prac po każdym etapie wdrożenia czyli: protokół
potwierdzający migracje danych, protokół ze szkolenia użytkownika , protokół
odbioru wdrożenia.
Poniżej zaprezentowany jest przykładowy schemat zespołu projektowego
2
Proces wdrożenia
Wdrożenie modułu kadry i płac dzielimy na etapy, dostosowując do indywidualnych
potrzeb Klienta, aby w trakcie prac maksymalnie wykorzystać potencjał
oprogramowania i podnieść efektywność procesów biznesowych Klienta. W zależności
od charakteru projektu wdrożenia nie wszystkie etapy są konieczne do realizacji.
Pełny proces wdrożenia po podpisaniu umowy powinien przedstawiać się
następująco:
ETAP nr I
Analiza wdrożeniowa, przekazanie danych do próbnej migracji
Dobrze przygotowana analiza przedwdrożeniowa stanowi 50% sukcesu
wdrożenia. W analizie powinny zostać opisane dokładne oczekiwania co do systemu,
jak Klient chce mieć zdefiniowaną: strukturę organizacyjną, składniki płacowe, jakie
oczekuje wydruki, punktem żelaznym analizy powinno być też określenie zakresu
migracji danych. Określenie liczby użytkowników i ich uprawnień. Warunki odbioru
systemu.
Do końca lipca zostanie udostępniona przykładowa analiza przedwdrożeniowa. Będzie
dostępna pod mailem: [email protected]
Po każdym etapie powinien następować punkt kontrolny i podsumowanie w formie
protokołu
Na końcu artykułu załączone są przykładowe protokoły postępu prac oraz zakończenia
wdrożenia.
ETAP nr II
3
Konfiguracja systemu
1. Odzwierciedlenie procesów w enovie z analizy konfiguracji
2. Przygotowanie wydruków
Po podpisaniu protokołu analizy przez obie strony powinniśmy przystąpić do
skonfigurowania systemu zgodnie z analizą.
Punkt kontrolny protokół postępu prac
ETAP nr III
Instalacja oprogramowania na serwerze i końcówkach u każdego
Punkt kontrolny protokół postępu prac
ETAP nr IV
Migracja danych – w zależności od dostępności zasobów (etap równoległy z III lub V)
I część :
Dane kadrowe
12 ostatnich wypłat
Weryfikacja migracji przez Klienta
Protokół odbioru migracji część I
II część:
Historia wypłat
Protokół odbioru migracji część II
Migracja danych w module kadrowo- płacowym jest istotnym elementem wdrożenia.
Czasami jest również elementem krytycznym i powodem niepowodzenia wdrożenia.
Warto w analizie przedwdrożeniowej dokładnie określić zakres wdrożenia. Nie
obiecywać „wszystkiego”, bo pod tym słowem Klient może rozumieć zupełnie co innego
niż my. Warto również ustalić z Klientem punkty krytyczne migracji bez, których nie
możemy zacząć pracy produkcyjnej oraz zakres migracji, którą możemy zrobić trochę
później.
Dobrym przykładem mogą być wypłaty pracowników. Jeżeli mamy pracowników
etatowych to nim zacznie się praca produkcyjna powinny być przemigrowane:
podstawowe dane pracownicze, Historia zatrudnienia, wykształcenia, rachunki
bankowe, historia etatu oraz listy płac z 12-tu ostatnich miesięcy. Z migracją
pozostałych danych takich jak wypłaty za wcześniejsze lata, szkolenia BHP, badania
lekarskie możemy poczekać i równolegle prowadzić prace wdrożeniowe.
Kolejną istotnym elementem migracji danych jest kwestia ustalenia formatu danych w
jakim zostaną dostarczone dane przez Klienta. Jako załącznik do niniejszego
dokumentu została przedstawiona lista pytań do Klienta, która pozwala ustalić potrzeby
migracyjne Klienta.
ETAP nr V
Szkolenie użytkowników:
1. Szkolenie z modułu Kadry
2. Szkolenie z modułu Płace
Punkt kontrolny protokół postępu prac
Zgodnie z analizą przedwdrożeniową powinny zostać zdefiniowane dostępy
poszczególnych użytkowników oraz przeprowadzone szkolenia użytkowników.
Etap VI
Start pracy produkcyjnej:
- wprowadzanie danych kadrowych na bieżąco
- weryfikacja migracji danych
- naliczenie pierwszej wypłaty
- poprawki konfiguracyjne
- migracja pozostałych danych
4
asysta w module kadry i płace przy bieżącej pracy
Na tym etapie pojawia się najwięcej problemów. Zazwyczaj następuje tutaj eskalacja
potrzeb, które nie zostały zgłoszone na etapie analizy przedwdrożeniowej. Warto na
tym etapie analizować czy te potrzeby są potrzebami istotnymi z punktu widzenia startu
pracy produkcyjnej, czy też realizacje należy odłożyć na późniejszy termin
wprowadzając korekty na harmonogram. Zdarza się, że pojawiają się potrzeby, które
należy wycenić dodatkowo. Tu wsparciem jest analiza przedwdrożeniowa, gdzie im
bardziej szczegółowy opis potrzeb tym na tym etapie łatwiej współpracować z Klientem.
Protokół odbioru wdrożenia
Etap VII
Asysta powdrożeniowa:
- koniec działań wdrożeniowych :)
Protokół powdrożeniowy
Wraz z przykładową analizą zaprezentowany zostanie harmonogram z prac
wdrożeniowych, gdzie wdrożenie odbyło się w trakcie roku. Harmonogram był
opracowywany w ścisłej współpracy z Klientem, co pozwoliło obu stronom
uświadomić ile mamy pracy przed sobą i jeżeli każda ze stron się opóźni w
jakimś tematem to będzie miało odzwierciedlenie w przesunięciu wdrożenia, co
będzie pociągało za sobą dodatkowe koszty, po obu stronach.
5
Załącznik nr 1. Przykład weryfikacji danych do migracji
Zakres danych
Dane osobowe pracowników
(zawartośd formularza Kadry
Ogólne)
|
Adresy (zawartośd formularza Kadry
|Adresy)
Dane podatkowe
(zawartośd formularza Kadry | Dane
podatkowe)
Dane ubezpieczeniowe
(zawartośd formularza Kadry | Dane
ubezpieczeniowe
Zatrudnienie w poprzednich firmach
(zakładka
Kadry
|
Historia
zatrudnienia)
Rachunki bankowe
(zawartośd formularza Kadry |
Rachunki bankowe)
Rodzina
(zakładka Kadry | Rodzina)
Wykształcenie
(zakładka Kadry | Wykształcenie)
Badania
(zakładka Kadry pozostałe | Badania
lekarskie)
Szkolenia BHP
(zakładka Kadry pozostałe | Szkolenia
BHP)
Uprawnienia
(zakładka
Kadry
pozostałe
|
Uprawniania)
Dane dotyczące zatrudnienia w firmie
(formularz Etat | Ogólne)
Dane dotyczące stałych elementów
wynagrodzenia
(zakładka Etat | Dodatki)
Szczegóły
Kod, Imię, Nazwisko, NIP, PESEL, data
urodzenia, miejsce urodzenia Imię Ojca,
Matki,
Nazwiska
rodowe,
Adres
zameldowania
Adres
zamieszkania
,
adres
korespondencyjny, telefon, e-mail
Urząd skarbowy pracownika, wysokośd
kosztów , wysokośd ulgi
Prawo do renty , emerytury , stopieo
niepełnosprawności
Dane dotyczące historii zatrudnienia poza
firmą
Rachunki bankowe pracownika
Dane członków rodziny (imię, nazwisko,
data urodzenia, podleganie ubezpieczeniu)
Informacje o ukooczonych szkołach i
należnym z tego tytułu stażu do urlopu.
Badania lekarskie pracownika, rodzaj okres
obowiązywania.
Rodzaj i okres obowiązywania szkoleo BHP
Dane dotyczące dodatkowych uprawnieo
Okres zatrudnienia, wydział, stanowisko,
stawka zaszeregowania, wymiar etatu.
Koniczne określenie zakresu.
Migracje wszystkich aktualizacji- pełna
historia.
Migracja tylko jednego zapisu najbardziej
aktualnego.
Nazwa i okres obowiązywania elementu
(np. dodatek funkcyjny, składka PZU itd.)
6
TAK
NIE
Limity nieobecności
(zakładka
Kalendarz
nieobecności)
|
Limity
Nieobecności
(zakładka Kalendarz |Nieobecności)
Umowy cywilnoprawne
(zakładka Umowy | Umowy)
Przynależnośd do fundusz PKZP i ZFM
(zakładka PKZP ZFM |PKZP ZFM
Wypłaty pracownika
(zakładka Płace | Wypłaty)
Podstawy naliczania zwolnieo ZUS
(zakładka Kalendarz | Podstawy
naliczania zwolnieo ZUS)
Nazwa limitu, okres obowiązywania
(np. urlop wypoczynkowy, opieka nad
dzieckiem, urlop dodatkowy ) istotne
określenie
zakresu
czy
migrujemy
poprzedni rok czy tylko bieżący)
Nazwa nieobecności, okres obowiązywania
Umowy zlecenia, o dzieło, okres
obowiązywania, stawka, temat.
Istotne określenie szczegółowego zakresu
migracji ( czy tylko obecnie obowiązujące,
ty wszystkie historyczne)
Data przynależności do funduszy wysokośd
wkładu,
dane
dotyczące
pożyczki
wysokośd, ilośd rat) Dane zawsze
migrujemy jako bilans otwarcia tj wysokośd
pożyczki i ilośd rat na moment startu
systemu)
Wypłaty ( elementy, kwoty, składki,
podatki, kwota do wypłaty). Konieczne
doprecyzowanie zakresu migracji.
Migracja ostatnich 12 miesięcy, lub
migracja ostatniego roku kalendarzowego
(tak by były wszystkie dane do deklaracji
PIT 11) lub migracja całości.
Nie zawsze jest konieczna, czasami
wystarcza migracja wypłat i nieobecności.
7
Załącznik 2
Protokół wykonania prac (wzór)
Miejscowość: …………………………………………………………………… Data: ……………………………………………..
1. Podstawa wykonania prac/usług …………………………………………………………………………………………….
2. Miejsce wykonania prac/usług ………………………………………………………………………………………………..
3. Zakres wykonanych prac/usług:
Dotyczy modułów:
Kadry Płace
☐
ZZL
☐
3.1. Instalacja aktualnej wersji oprogramowania
☐
3.2. Uzgodnienia dodatkowe .☐
………………………………………………………………………………………………………………………………☐
3.3. Przekazanie materiałów
…………………..…………………………………………………………..☐
instalacyjna płyta CD z oprogramowaniem, instrukcja obsługi …………………………….☐
3.4. Odebranie materiałów …………………………………………………………………………………….☐
………………………………………………………………………………………………….……………………………..☐
3.5. Wdrożenia (szkolenia) stanowiskowe …………………………………………………………..☐
3.6. Wprowadzenie przykładowych - rzeczywistych danych ………………….…………..☐
3.7. Inne prace / usługi
…………………………………………………………………………………………..☐
3.8. Zrealizowana liczba godzin pracy ogółem (do rozliczenia - zafakturowania):
……………………………………………………………………..
Protokół przyjęto bez zastrzeżeń
/
zgłoszono zastrzeżenia
………………………………………………………………………………………………………………
..............................................
podpis klienta
.................................................
podpis dostawcy
8
Załącznik nr 3
Protokół Odbioru Wdrożenia (Wzór)
I.
Sporządzony dnia
...................................................w............................................................
w sprawie odbioru wdrożenia ........................................................................
.................................................................................................................
wykonango wg umowy nr................................................................ z
dnia.............................
Skład Komisji
Przedstawiciele................................................................................................
..........................
(dostawca)
1. ................................................................................................................
2. ................................................................................................................
(imię i nazwisko)
(stanowisko)
Przedstawiciele.............................................................................................
( klient)
1. ................................................................................................................
2. ................................................................................................................
(imię i nazwisko)
(stanowisko)
II.
Ustalenia Komisji dotyczące wyników pracy:
1. praca została wykonana zgodnie z umową
2. w stosunku do umowy wskazuje następujące
odchylenia........................................................
...............................................................................................................
III.
Inne wnioski
Komisji...........................................................................................................
Na tym protokół zakończono i podpisano:
Członkowie:
Przedstawiciele klienta
Przedstawiciele dostawcy
................................................
(podpisy)
............................................................
(podpisy)
9