Proces zarządzania zmianą w Focus

POLITYKA ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW
POLITYKA FIRMY
Założenia polityki
1. Provident Polska S.A. uznaje swoją odpowiedzialność za zarządzanie wywieranymi przez siebie
wpływami pośrednimi i dąży do uwzględnienia wpływów etycznych, społecznych oraz związanych
z ochroną środowiska, które wynikają z podejmowanych decyzji zakupowych.
2. Niniejsza polityka ma na celu zapewnienie, że wszystkie aspekty biznesowe Spółki oraz związane z
nimi działania administracyjne są podejmowane w sposób, który w możliwym do osiągnięcia stopniu
minimalizuje wszelkie czynności lub procesy szkodliwe etycznie, społecznie lub dla środowiska.
Chcemy również zwiększyć pozytywny wpływ wywierany przez Spółkę tam, gdzie jest to możliwe.
3. Niniejsza polityka określa oczekiwania oraz kluczowe
odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw.
zobowiązania
Spółki
w
zakresie
Zarządzanie łańcuchem dostaw
1.
Strategia odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw zostanie wcielona w procesy
biznesowe. Powinna ona być stosowana/ interpretowana wraz z Polityką Ekologiczną.
2.
Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami etyki i ochrony środowiska stanowi
minimalny wymóg. Spółka w miarę możliwości powinna dążyć do ustalania sobie coraz to bardziej
ambitnych celów.
3.
Komitet Sterujący ds. Odpowiedzialności Biznesu opracowuje strategię łańcucha dostaw oraz
przedstawia rekomendacje Zarządowi.
4.
Komitet Sterujący ds. Odpowiedzialności Biznesu jest odpowiedzialny za opracowanie
szczegółowych polityk i procedur odnoszących się do kwestii etycznych, społecznych i związanych
z ochroną środowiska. Do obowiązków Komitetu Sterującego ds. Odpowiedzialności Biznesu należy
również ustanowienie i przeprowadzenie działań związanych z zapewnieniem zgodności, w tym
monitorowanie odpowiednich parametrów, założeń i celów społecznych oraz działań związanych z
ochroną środowiska.
5.
Provident Polska S.A. ustanowi cele oraz będzie informować o postępach we współpracy ze swoimi
dostawcami w ramach raportu dotyczącego odpowiedzialności biznesu.
6.
Polityki, procedury oraz procesy podlegają niezależnej, zewnętrznej weryfikacji.
Ogólny zakres polityki
1.
Przy podejmowaniu decyzji odnośnie wyboru dostawców lub zaopatrywania się w produkty lub
usługi należy uwzględniać kwestie społeczne, etyczne oraz związane z ochroną środowiska.
2.
W ramach procesu przetargowego należy prosić dostawców o uzupełnienie Kwestionariusza dla
Kontrahentów (zał. 2), aby poznać ich podejście oraz sposób zarządzania kwestiami związanymi
z ochroną środowiska oraz kwestiami społecznymi w ich łańcuchu dostaw.
3.
Wszyscy dostawcy muszą spełniać odpowiednie lokalne i krajowe wymogi prawne w zakresie
ochrony środowiska, zatrudnienia oraz BHP. Bez względu na obowiązujące prawo lokalne Spółka
oczekuje od swoich dostawców, aby stosowali się do intencji i postanowień ośmiu głównych
konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy obejmujących kwestie związane ze swobodą
zrzeszania się, pracą dzieci, pracą przymusową oraz równouprawnieniem (patrz zał. 1 ‘Wytyczne
odnośnie odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw’).
wersja 1
19 lipca 2010
POLITYKA ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW
POLITYKA FIRMY
4.
Spółka oczekuje, aby dostawcy posiadali odpowiednie procedury społeczne, etyczne oraz z zakresu
ochrony środowiska. W przeciwnym razie Spółka zaangażuje ich w pracę nad opracowaniem
odpowiedniej i efektywnej polityki oraz zapewnienie, że jest ona stosowana.
5.
Za pośrednictwem wewnętrznego systemu zarządzania należy uwzględniać w sposób priorytetowy
tych dostawców, którzy zdaniem opinii Spółki odznaczają się większym ryzykiem i pracować z nimi,
aby zapewnić wdrożenie przez nich mechanizmów umożliwiających lepsze zarządzanie
standardami pracy, BHP oraz związanymi z ochroną środowiska w ich działalności.
6.
W przypadku dostawców zaopatrujących się w znaczącym stopniu w krajach o wysokim ryzyku
związanym z występowaniem sytuacji wątpliwych społecznie, etnicznie lub szkodliwych dla
środowiska, Spółka oczekuje również wdrożenia odpowiednich środków do zarządzania własną
bazą dostawców.
7.
Spółka będzie starać się pracować z dostawcami, którzy zdaniem opinii Spółki stanowią wzór do
naśladowania, jeżeli chodzi o zastosowanie standardów etycznych i czynią postępy w zakresie
reagowania na wywierane przez siebie wpływy społeczne i środowiskowe.
8.
Spółka zapewnia, że dostawcy i Pracownicy są świadomi zobowiązań Spółki w zakresie poprawy
wywieranych przez nią wpływów społecznych i środowiskowych.
9.
Spółka będzie wspierać Pracowników zapewniających zgodność z niniejszą polityką i jeżeli będzie
to konieczne, umożliwiać im uczestnictwo w odpowiednich szkoleniach.
Role i obowiązki
Zarząd Provident Polska
Komitet Sterujący ds.
Odpowiedzialności Biznesu
Kierownik Działu Public Relations
•
•
Monitorowanie wdrożenia
strategii odpowiedzialnego
zarządzania łańcuchem dostaw
•
•
Podejmowanie działań w miarę
potrzeby (patrz ZAŁĄCZNIK WYTYCZNE ODNOŚNIE
ODPOWIEDZIALNEGO
ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM
DOSTAW).
Koordynacja pracy Komitetu
Sterującego ds.
Odpowiedzialności Biznesu
podczas opracowywania
strategii odpowiedzialnego
zarządzania łańcuchem dostaw
oraz w miarę potrzeby
przedstawianie rekomendacji
•
Podejmowanie działań w miarę
potrzeby (patrz ZAŁĄCZNIK WYTYCZNE ODNOŚNIE
ODPOWIEDZIALNEGO
ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM
DOSTAW).
Zapewnienie zgodności z
zasadami określonymi w
polityce.
wersja 1
19 lipca 2010
2
POLITYKA ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW
POLITYKA FIRMY
ZAŁĄCZNIK 1: WYTYCZNE
ŁAŃCUCHEM DOSTAW
DOTYCZĄCE
ODPOWIEDZIALNEGO
ZARZĄDZANIA
Co rozumiemy poprzez kwestie etyczne, społeczne i środowiskowe?
W odniesieniu do łańcucha dostaw kwestie te dotyczą czterech głównych obszarów:
•
•
•
•
bezpieczeństwo i higiena pracy;
standardy pracy i zatrudnienia (z uwzględnieniem takich spraw jak: godziny pracy, wynagrodzenie,
różnorodność w miejscu pracy, dyskryminacja, praca dzieci, zlecenia/ praca tymczasowa oraz
poszanowanie praw człowieka);
etyczne praktyki biznesowe (korupcja, łapówkarstwo, zgłaszanie nieprawidłowości, etc.);
kwestie środowiskowe (wpływ procesu produkcji, użytkowania oraz zutylizowania dostarczonego
produktu lub świadczonej usługi na powietrze, glebę oraz zasoby wodne Ziemi).
Na co powinniśmy zwracać uwagę u naszych dostawców?
Wszyscy dostawcy powinni wykazywać świadomość powyższych kwestii. Nie wszyscy jednak będą
dysponować zarówno procesami, jak i politykami odnoszącymi się do każdego z wyżej wymienionych
aspektów. Każdy dostawca powinien natomiast posiadać polityki regulujące sprawy z obszaru
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz standardów pracy i zatrudnienia.
Więksi dostawcy, którzy czerpią swoje komponenty, materiały lub personel z zagranicy (np. sprzęt IT,
technologię mobilną lub korzystają z usług świadczonych poza granicami kraju) powinni dysponować
politykami regulującymi wszystkie cztery obszary ze względu na to, iż wystąpienie ryzyka lub nadużycia
w ich łańcuchach dostaw jest większe. Te firmy powinny także na bieżąco raportować postępy
poczynione w tym obszarze.
Stosując metodę dialogu Provident Polska S.A. będzie zachęcać swoich dostawców do:
A. Ochrona środowiska
Opracowania i wdrożenia Systemu Zarządzania Ochroną Środowiska.
W przypadku, gdy wdrożony został System Zarządzania Ochroną Środowiska należy udzielić informacji
odnośnie sposobu, w jaki dostawca może przyczynić się do zmniejszenia wpływu wywieranego przez
Provident Polska S.A. na środowisko.
W przypadku braku Systemu Zarządzania Ochroną Środowiska należy opracować i wdrożyć procedury
kontroli ochrony środowiska w ramach prowadzonej działalności.
Należy ocenić i wdrożyć środki mające na celu zmniejszenie wpływu produktów na środowisko. Poniżej
przedstawione są przykłady kluczowych obszarów, które dostawca powinien uwzględnić:
•
•
•
•
•
•
•
Zawartość niebezpiecznych materiałów w produkcie.
Zużycie energii i wody podczas produkcji danego towaru lub dostarczania usługi.
Odpady, w szczególności odpady niebezpieczne wytworzone podczas procesu produkcji towaru
lub dostarczania usługi.
Odnawialność wszelkich surowców lub zasobów wykorzystywanych do produkcji towaru.
Ilość przetworzonego materiału w produkcie.
Potencjał produktu do ponownego przetworzenia po jego zużyciu.
Ilość materiału opakowaniowego, który nie może zostać ponownie przetworzony.
B. Uwzględnianie kwestii etycznych/ społecznych
Wykazanie zrozumienia obecnych lub możliwych wpływów etycznych/ społecznych w łańcuchu dostaw
oraz uwzględnienie zarządzania tymi wpływami w politykach odnośnie łańcucha dostaw. Dostawca
powinien uwzględnić następujące kluczowe obszary (jeżeli dotyczy): prawa pracowników, takie jak
prawo do zrzeszania się i tworzenia związków zawodowych, praca dzieci/ przymusowa, dyskryminacja,
równe szanse/ wynagrodzenie oraz BHP.
wersja 1
19 lipca 2010
3
POLITYKA ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW
POLITYKA FIRMY
ZAŁĄCZNIK 2
KWESTIONARIUSZ DLA KONTRAHENTÓW
ŁAŃCUCH DOSTAW W PROVIDENT POLSKA S.A. (IPF)
Prosimy uzupełnić brakujące części kwestionariusza i potwierdzić, że załączone informacje są poprawne.
Dane Kontrahenta
Nazwa firmy:
Kontrahent dostarczający:
Czas trwania umowy z Provident Polska S.A.:
Rodzaj firmy (spółka akcyjna, spółka cywilna,
spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, itd.):
Wielkość firmy – obroty i liczba pracowników:
Obszary geograficzne, w których prowadzona
jest działalność:
Liczba lokalizacji (jeśli dotyczy):
Liczba dostawców (jeśli dotyczy):
Czy w procesie realizacji kontraktu biorą udział
dodatkowi kontrahenci? Proszę sprecyzować:
Czy firma jest członkiem jakiegoś stowarzyszenia
przemysłu? Proszę sprecyzować:
Czy w firmie można elektronicznie dystrybuować
i akceptować oferty przetargowe oraz faktury?
□ Tak
Twoja obecna ocena kontrahenta:
A;
□ Nie
B;
C;
Nie dotyczy:
CZĘŚĆ 1: ODPOWIEDZIALNOŚĆ BIZNESU – ogólny zarys i zarządzanie
Polityki
P1.
□
□
□
□
Czy Twoja firma dysponuje politykami / zasadami społecznymi, etycznymi i ekologicznymi (SEE)?
Społeczne (z uwzględnieniem obszaru BHP, godzin pracy, różnorodności, dyskryminacji, członkowstwa
w związku zawodowym, etc.)
Etyczne/ Inne: (rozważania natury etycznej na takie tematy, jak przekupstwo i korupcja?)
Ekologiczne
Żadnych nie stwierdzono
Wszelkie inne komentarze (proszę wymienić tytuły wszystkich dostępnych polityk i załączyć ich egzemplarze)
………………………………………………………………………………………………………………………………………
Zarządzanie
P2.(a) Czy któryś kierownik wyższego szczebla, dyrektor lub członek zarządu Twojej firmy jest
odpowiedzialny za zarządzanie kwestiami społecznymi, etycznymi i ekologicznymi (SEE)?
□
□
□
□
□
Tak – odpowiedzialność za wszystkie kwestie SEE
Tak – ale odpowiedzialność jedynie za kwestie społeczne
Tak – ale odpowiedzialność jedynie za kwestie etyczne
Tak – ale odpowiedzialność jedynie za kwestie ekologiczne
Żadna z wymienionych osób nie jest odpowiedzialna za kwestie SEE
Wszelkie inne komentarze (proszę wymienić tytuły wszystkich dostępnych polityk i załączyć ich egzemplarze)
……………………………………………………………………………………………………………………..…………….…
wersja 1
19 lipca 2010
4
POLITYKA ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW
POLITYKA FIRMY
P2.(b) Jeśli na poprzednie pytanie odpowiedziałeś „tak”, proszę podać imię i nazwisko oraz dane
kontaktowe osoby/ osób, które miałeś na myśli:
Imię i nazwisko
Stanowisko
Telefon
E-mail
Wszelkie inne komentarze:
…………………………………………………………………………………………………….……………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………….……………….
System zarządzania
P3.
□
□
□
□
Czy w Twojej firmie istnieje podlegający audytowi System Zarządzania (SZ)?
Nie, stosowany jest formalny system zarządzania
Tak, w trakcie wdrożenia/ częściowy
Tak, ukończony (jeśli tak, proszę przedstawić kopię certyfikatu)
Tak, posiada certyfikat zewnętrzny (proszę określić rodzaj certyfikatu i załączyć jego poświadczoną kopię,
np. zgodne ze standardem EMAS/ ISO14001/ ISO9001/ OHSAS18001, etc.)
Wszelkie inne komentarze:
…………………………………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………………………
Kontrahenci Twojej firmy
P4. Czy Twoja firma stosuje program ukierunkowany na kwestie SEE w ramach łańcucha dostaw od
kontrahentów?
□
□
□
□
Nie
Tak, program wymaga od dostawców wykazania się zaangażowaniem w odpowiedzialne zarządzanie
kwestiami SEE – i dotyczy mniej niż 50% kontrahentów.
Tak, program wymaga od dostawców wykazania się zaangażowaniem w odpowiedzialne zarządzanie
kwestiami SEE – oferuje pomoc i zachęca dostawców do wdrożenia tych idei, dotyczy mniej niż 50%
kontrahentów.
Tak, program wymaga od dostawców wykazania się zaangażowaniem w odpowiedzialne zarządzanie
kwestiami SEE – oferuje pomoc i zachęca kontrahentów do wdrażania tych idei, dotyczy ponad 50%
kontrahentów.
Wszelkie inne komentarze (proszę zamieścić dodatkowe informacje przedstawiające sposób, w jaki Twoja firma i
jej kontrahenci zajmują się kwestiami SEE):
………………………………………………………………………………………………………………………….….…….
…………………………………………………………………………………………………………..……………………….
wersja 1
19 lipca 2010
5
POLITYKA ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW
POLITYKA FIRMY
CZĘŚĆ 2: KWESTIE SPOŁECZNE, ETYCZNE I EKOLOGICZNE
Spółka International Personal Finance dąży do współpracy z kontrahentami, którzy w jej opinii stanowią przykład
poszanowania standardów etycznych oraz manifestują aktywną postawę względem społecznego i ekologicznego
wpływu swojej działalności.
Chcielibyśmy dowiedzieć się więcej na temat zgodności Polityki Państwa Firmy z krajowymi przepisami i
wymogami prawnymi dotyczącymi ochrony środowiska, zatrudnienia, regulacji BHP oraz, tam gdzie to stosowne, w
jaki sposób Państwa Firma przestrzega międzynarodowych zasad i standardów związanych z takimi obszarami jak
przynależność do związków zawodowych, zachowanie bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy, różnorodność i
równość szans, itd.
W świetle zmian, które wprowadziliśmy do Polityki Odpowiedzialnego Zarządzania Łańcuchem Dostaw (RSCM),
uwzględniających aspekty społeczne i etyczne, chcielibyśmy dowiedzieć się, jak nasi kontrahenci zarządzają ww.
obszarami. Zdajemy sobie sprawę, że interpretacja zastosowania w praktyce i wagi tego rodzaju polityk i procedur
jest kwestią indywidualnej oceny i że często trudno jest udokumentować zgodność z przepisami czy standardami.
W związku z tym staramy się dowiedzieć, w jaki sposób Państwa Firma podchodzi do tych kwestii i do
ewentualnych trudności, którym musi stawić czoła.
Polityka
P5. Prosimy zaznaczyć, które z poniższych kwestii zostały zidentyfikowane przez Państwa Firmę jako
potencjalne ryzyka dla jej działalności. Prosimy zaznaczyć również, czy Państwa Firma wdrożyła
procedury lub procesy, aby przeciwdziałać tym kwestiom (T – tak, N – nie, BI – brak informacji, ND –
nie dotyczy). Prosimy też o załączenie dokumentacji świadczącej o istnieniu takich procedur/
procesów. W przypadku odpowiedzi N/D, prosimy wyjaśnić, dlaczego dana kwestia Państwa nie
dotyczy.
KWESTIE
SEE
KWESTIA
Społeczne
1. Praca dzieci
Społeczne
2. Praca niewolnicza
Społeczne
3. BHP
Społeczne
4. Przynależność do
związków zawodowych
Społeczne
5. Dyskryminacja
Społeczne
6. Praktyki dyscyplinarne
Społeczne
7. Godziny pracy i praca w
nadgodzinach
Społeczne
8. Płace/ wynagrodzenia
Etyczne
9. Etyka w biznesie
OBSZAR
RYZYKA
WDROŻONA
POLITYKA
(T/ N/ BI/ ND)
WDROŻONY
PROCES
ZARZĄDCZY (np.
Audyt
Wewnętrzny)
UWAGI
Ekologiczne 10. Ochrona środowiska
P6. Spółka IPF angażuje się we wdrażanie rozwiązań mających na celu osiągnięcie pełnej zgodności z
przepisami Polityki Odpowiedzialnego Zarządzania Łańcuchem Dostaw (RSCM). W związku z Państwa
działalnością, w ramach której świadczą Państwo usługi/ dostarczają towary do naszej Firmy, prosimy
wskazać najpoważniejsze problemy, jakich możecie Państwo doświadczyć/ doświadczyliście/ obecnie
doświadczacie w spełnianiu wymagań i realizacji założeń wytyczonych przez naszą Politykę oraz podać
szczegóły ewentualnych podejmowanych/ planowanych działań.
wersja 1
19 lipca 2010
6
POLITYKA ODPOWIEDZIALNEGO ZARZĄDZANIA ŁAŃCUCHEM DOSTAW
POLITYKA FIRMY
Działalność Państwa Firmy
Nazwa rozdziału/ sekcji
Rodzaj problemu
Podejmowane/ planowane
P7. Poniżej prosimy umieścić wszelkie dodatkowe komentarze, uwagi lub wskazać nam, jak możemy
wesprzeć Państwa Firmę w realizacji założeń określonych w naszej Polityce Odpowiedzialnego
Zarządzania Łańcuchem Dostaw.
Bardzo dziękujemy za czas poświęcony na wypełnienie powyższego kwestionariusza. Prosimy o wydrukowanie
i podpisanie kwestionariusza oraz przesłanie go pod adres wskazany w liście przewodnim.
Imię i nazwisko przedstawiciela Provident Polska SA:
Podpis:
Imię i nazwisko przedstawiciela Kontrahenta:
Podpis:
wersja 1
19 lipca 2010
7