Trudne partnerstwa - Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa

STUDIUM PRZYPADKU
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera
Trudne partnerstwa
Sebastian Kopiec
Dzielnicowy Ośrodek Kultury im. Jana Brzechwy działający na terenie miasta Jastrzębie Zdrój w
województwie śląskim został założony przez grupę społeczników oraz sympatyków kultury i
miasta. Na początku swojej działalności nie posiadał własnej siedziby, mieścił się w lokalu Urzędu
Miasta, jednak po interwencji zawiązanych władz ośrodka uzyskał własne pomieszczenia, które
dawały możliwości pracy nad bieżącymi działaniami ośrodka, jak również nad planowanymi
projektami. Każdego roku organizacja stwarza możliwość mieszkańcom miasta uczestnictwa w
kilkunastu imprezach o różnej skali, tematyce i zasięgu. Ośrodek prowadzi dwa kluby malucha, w
których działania skierowane są stricte do najmłodszych mieszkańców miasta m.in. czytanie bajek,
wierszy, wspólne zajęcia plastyczne, teatralne itp. Plus jeden klub seniora, dla mieszkańców
powyżej 55 roku życia, gdzie oferta domu kultury nastawiona jest na wartości społeczne,
kulturowe, którymi kierują się starsi mieszkańcy miasta. Ośrodek daje im co najważniejsze
możliwość spotkań, poczucia wspólnoty, brak poczucia odizolowania od życia społecznego.
Organizacja od początku swojej działalności co roku stara się pozyskiwać środki na działalność
bieżącą oraz nowe projekty, które są inicjatywą działaczy. Część budżetu finansuje budżet miasta
Jastrzębie Zdrój z funduszu przeznaczonego na kulturę, jednak wysokość dotacji pozwala na
opłacanie czynszu i kosztów mediów pomieszczeń oraz na bardzo skromne imprezy tematyczne dla
klubu malucha. Część finansów pochodzi od osób prywatnych, którzy wpłacają pojedyncze sumy
na konto ośrodka kultury. Jednak wpłaty są niesystematyczne, różnej wielkości w każdym roku.
Dlatego władze ośrodka nie bazują na wpłatach od osób fizycznych, dbając o zapewnienie
płynności finansowej ośrodka kultury oraz zmniejsza tym samym ryzyko niepowodzenia nowych
przedsięwzięć, które absorbują dużą część całościowego budżetu. Dbając o budżet swojego ośrodka
pracownicy wnioskują o środki z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz stara się
swoje działania realizować w partnerstwach tj. dołączając do większych imprez, aby
optymalizować koszty np. wynajmu powierzchni stadionowych.
W 2011 roku Dzielnicowy Ośrodek Kultury został zaproszony przez Urząd Miasta do
współorganizowania jednej z największych rozrywkowych imprez w mieście tj. Dni Miasta
Jastrzębia Zdroju, które odbywają się od 20 lat pod koniec czerwca na stadionie miejskim obok
urzędu. Każdego roku impreza cieszy się niesłabnącym zainteresowaniem mieszkańców miasta
oraz okolicznych miejscowości plus prasy lokalnej, przedsiębiorców oraz miłośników koncertów.
Wydarzenie trwa 2 dni tj. sobota i niedziela, składa się z koncertów, wystąpień kabaretów, imprez i
zawodów sportowych, widowisk kulturalnych oraz głównego koncertu wraz z pokazem sztucznych
ogni.
Do bliskiej współpracy w partnerstwie z Urzędem Miasta i innymi współorganizatorami ośrodek
wytypował dwójkę swoich doświadczonych pracowników, którzy od lat pracowali przy
wydarzeniach kulturalnych i promocyjnych miasta. Ania i Tomek to działacze z pasją, dla których
priorytetem jest ośrodek i mieszkańcy miasta. Każde z nich łączy prace w ośrodku ze stałymi
obowiązkami zawodowymi. Ania ponadto opiekuje się swoimi dziećmi, zatem ma ograniczony czas
na spotkanie z zespołem i działania poza domem. Z uwagi na swoje ograniczenia czasowe deleguje
część swoich zadań na Tomka, który do tej pory nie miał żadnych problemów z większą ilością
obowiązków. Także reprezentował czasem Anię na spotkaniach zewnętrznych, mając zgodę Ani na
oddawanie za nią głosów w różnego rodzaju debatach i głosowaniach. Podział kompetencji
pomiędzy nimi także wydawał się od początku przejrzysty. Ania odpowiadała za kwestie finansowe
udział w projekcie, Tomek za logistykę, marketing. Każde z nich miało mieć na uwadze
szczegółowy harmonogram Dni Miasta, tak aby Ośrodek miał zaplanowany czas na swoje występy
oraz zorganizowanie czytanie bajek dla dzieci. Zależało organizatorom na godzinach
popołudniowych, gdyż właśnie w tym czasie dzieci oraz osoby starsze biorą udział w wydarzeniach
na terenie miasta. Inne godziny wiązały się z mniejszą frekwencją i nie wykorzystaniem szansy
jakie dawała impreza na promocję Ośrodka wśród mieszkańców.
Od samego początku przygotowania do realizacji przedsięwzięcia były trudniejsze niż w
poprzednich latach. Rozszerzenie wydarzenia o większą liczbę organizatorów spowodowało
konieczność zwiększenia planowanych działań przy jednoczesnym zachowaniu tego samego
budżetu. Ponadto pogodzenie wymagań dotyczących planowanego czasu dla każdego ze
współorganizatorów graniczyło z cudem. Urzędnicy zaplanowali kolejne sesje bez odpowiednio
wcześniejszego uprzedzenia pozostałych współorganizatorów, którzy mieli przez to mniejsze szanse
uczestniczyć w głosowaniu na ostatecznym harmonogramem wydarzenia. Dodatkowo część
współorganizatorów zaczęło zgłaszać uwagi do proponowanego programu Dni Jastrzębia. Każda
zmiana wymuszała zarówno modyfikacje w całościowym budżecie oraz wpływała na planowaną
agendę imprezy.
Urząd Miasta podczas fazy planowania wydarzenia wyznaczał spotkania w czasie stałych godzin
pracy Ani i Tomka, zatem z powodu swoich obowiązków zawodowych nie mogli uczestniczyć w
każdej sesji. Końcowe debaty nad harmonogramem wydarzenia odbyły się pod koniec grudnia 2010
r. w dniu kiedy Ania była poza miastem, w delegacji służbowej. Tomek wziął udział w końcowych
ustaleniach, jednak nie udało mu się wynegocjować najkorzystniejszych pasm czasowych w
harmonogramie dla miłośników Ośrodka. Tym samym zamiast godziny 14:00 na czytanie bajek dla
dzieci dostają godzinę 18:00. Plus program dla seniorów zostanie przeprowadzony po 19:00, kiedy
większość osób, będzie już z powrotem w domu. Tomek długo przekonywał pozostałych
współorganizatorów swoimi argumentami merytorycznymi i logistycznymi, jednak z uwagi na
większą ilość interesariuszy, którzy zaplanowali swoje mini projekty na dwa dni imprezy musiał
pójść na kompromis. Tomek po spotkaniu był zadowolony z tego co udało się mu się ustalić.
Rezerwacja godzin była ostateczna i można było ruszać z odpowiednimi przygotowaniami oraz
promocją wśród mieszkańców.
Następnego dnia obyło się spotkanie w Ośrodku, gdzie Tomek i Ania mieli przestawić przebieg
sesji w Urzędzie oraz ostateczny harmonogram pozostałym działaczom. Po prezentacji Tomka
niektórzy nie kryli niezadowolenia, nawet Ania była nie umiała zaakceptować godziny 18:00 dla
programu dla dzieci. Tomek zaczął się bronić, wybuchł mały konflikt w grupie. Ania uważała, że na
pewno można było wynegocjować lepsze warunki dla Ośrodka. Tomek po długiej debacie
stwierdził podsumowując, że nikogo innego nie było na miejscu i nie mają pojęcia jak przebiegały
negocjacje. Plus podkreślił, że pewnie można by było więcej zdziałać, gdyby Ania pojawiła się na
sesji. Uważał do końca, że nie ma sobie nic do zarzucenia. Finalnie działacze musieli się pogodzić z
ostatecznym harmonogramem Dni Miasta Jastrzębie Zdrój, jednak poczucie niedosytu pozostało.
Każde z nich zaczęło się zastanawiać nad kolejnym rokiem, co zrobić aby w następnych
partnerstwach mieć mocniejszy głos w głosowaniach, większą siłę negocjacji, lepsze argumenty
oraz docelowo uzyskać zaplanowane cele.
Harmonogram Dni Miasta Jastrzębie Zdroju 2011:
18 czerwca 2011 r. – sobota
14:30 Stadion Miejski – uroczyste wręczenie sztandarów dla Komendy Miejskiej Policji w JastrzębiuZdroju oraz Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Jastrzębiu-Zdroju.
15:30 MBP – zbiórka uczestników korowodu obok Miejskiej Biblioteki Publicznej przy ul.
Wielkopolskiej 1A.
15:40 MBP – wymarsz korowodu
16:20 Stadion Miejski – wejście korowodu na płytę stadionu
- Powitanie Korowodu Mieszkańców
17:00 Kabaret Młodych Panów
18:00 Czytanie bajek dla dzieci
19:00 Program dla Seniorów
20:00 Koncert Kombi
21:00 Koncert zespołu De Mono
- Pokaz laserów
19 czerwca 2011 r. – niedziela
Start godzina 17:00, Stadion Miejski
17:30 Występ Rewii Tanecznej Klips i Teatru Tańca Revolta
18:00 Koncert zespołu Czerwone Gitary
19:00 Występ Rewii Tanecznej Klips i Teatru Tańca Revolta
19:30 Występ kabaretu Jurki
20:00 Koncert Andrzeja Piasecznego z zespołem