Ekwiwalent za pranie fartuchów ochronnych nie

echo
www.roedl.pl
Rzeczpospolita z 20.11.2014
Ekwiwalent za pranie fartuchów ochronnych nie zawsze ze zwolnieniem
Pracodawca, który musi zapewnić pracownikom czyszczenie odzieży roboczej, najczęściej zwraca im poniesione na
ten cel wydatki. Lepiej, jeśli kwoty te wypłaca na podstawie rachunków z pralni niż w wysokości ryczałtowej.
W związku z obowiązkiem zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na pracodawcy
ciąży wiele obowiązków określonych w dziale X kodeksu pracy (dalej: k.p.) – Bezpieczeństwo i higiena pracy.
Pracodawca obowiązany jest m.in. dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające
wymagania określone w Polskich Normach. Obowiązek ten dotyczy sytuacji, gdy odzież własna pracownika może ulec
zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także ze względu na wymagania technologiczne czy sanitarne (art. 2377 § 1
k.p.).
Ustawodawca wymaga także od pracodawcy zapewnienia prania odzieży roboczej, a jeżeli nie może on tego zapewnić, to
zgodnie z art. 2379 § 3 k.p. czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez
pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Kiedy preferencja
Wypłacany pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej spełnia zasadniczo przesłanki uznania go za przychód
pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11
ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na
podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub
przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Ekwiwalentem, o którym mowa w tym przepisie, jest
również zwrot pracownikowi kosztów z tytułu prania odzieży roboczej. Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w
Katowicach z 31 marca 2014 r. (IBPBII/1/415-1155/13/MK), przepisy ustawy o PIT nie stawiają szczególnych wymogów
dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu od opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, aby
prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
Nie tylko wynikające z dokumentów
Istotne jest natomiast, aby wypłacane pracownikowi kwoty były rekompensatą poniesionych przez niego kosztów. Trzeba
podkreślić, że art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT nie wymaga, aby pracodawca zwracał udokumentowane wydatki
ponoszone przez pracowników. Określenie „ekwiwalent" oznacza bowiem rzecz zastępującą inną rzecz o równej
wartości, odpowiednik, równoważnik. Wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być zatem ustalona
także w inny sposób niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika, np. ryczałtowo.
Na dwa sposoby
Wysokość ryczałtu (ekwiwalentu) może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika. Pojawia
się jednak pytanie, jak ustalić jego wysokość.
Ustalenie wysokości ekwiwalentu może nastąpić w dwojaki sposób:
I sposób
Wysokość zwrotu może być ustalona na podstawie średniego kosztu prania jednej sztuki odzieży, na podstawie trzech lub
więcej ofert otrzymanych z pralni działających w okolicy, ustalonego dla porównywalnego rodzaju odzieży. Wartość ta
powinna być okresowo aktualizowana.
II sposób
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]
Wysokość zwrotu może być ustalona na podstawie przeciętnej ceny energii oraz cen proszków, z uwzględnieniem
przewidywanej ilości wody oraz energii niezbędnej do prania. Także ta wartość powinna być okresowo aktualizowana.
Dopuszczenie obu tych sposobów zostało wprost potwierdzone w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 10
stycznia 2014 r. (IPPB4/415-706/13-2/JK4). Organ dopuścił aktualizację wartości ekwiwalentu w obu wariantach co dwa
lata.
Stanowisko to nie jest jednak akceptowane przez wszystkie organy podatkowe. Zdarzają się interpretacje indywidualne
niekorzystne dla pracodawcy, w których podnosi się argument, że ryczałtowe określenie wartości ekwiwalentu (np. raz na
dwa lata) nie odzwierciedla faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów, a tym samym nie podlega zwolnieniu
przedmiotowemu. Jak stwierdziła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 10 października 2012 r. (IPPB4/415574/12-4/JK), jedynie równowartość faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów będzie korzystać ze zwolnienia
od podatku dochodowego w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, w związku z art. 2379 § 3 k.p. Organ ten
zakwestionował możliwość uznania za ekwiwalent korzystający ze zwolnienia z opodatkowania PIT stałego,
ryczałtowego świadczenia pieniężnego wypłacanego pracownikowi. Takie podejście wydaje się jednak zbyt
rygorystyczne.
Jak liczyć składki ZUS
Analogiczne wymogi odnoszą się do zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Jak czytamy w decyzji nr 62 gdańskiego oddziału ZUS z 3 marca 2014 r. (DI/100000/43/57/2014), wysokość zwrotu
kosztów trzeba uzależnić od faktycznie ponoszonych wydatków. Tym samym także na płaszczyźnie składek ZUS stałe i
ustalone na określony czas (ryczałtowe) kwoty ekwiwalentu nie odzwierciedlają faktycznie poniesionych przez
pracownika kosztów, podlegających zwolnieniu z oskładkowania (tak również Oddział ZUS w Lublinie w interpretacji z
11 kwietnia 2013 r., WPI/200000/451/381/2013). Zdaniem tych organów, aby wartość przyznanego pracownikowi
ekwiwalentu korzystała z wyłączenia z zakresu podstawy oskładkowania, ekwiwalent musi być wypłacany zgodnie z
przepisami kodeksu pracy, w tym przypadku art. 2379 § 3, tj. w wysokości odzwierciedlającej faktycznie poniesione
przez pracownika koszty prania odzieży roboczej.
Wydaje się zatem, że bezpieczniejszą formą rozliczenia ponoszonych przez pracownika wydatków za pranie odzieży
roboczej jest zwrot pracownikowi wydatków faktycznie przez niego poniesionych i udokumentowanych (np. faktury,
rachunki z pralni). To wymusza jednak oddawanie przez pracownika odzieży roboczej do pralni. Gdyby bowiem odzież
roboczą pracownik czyścił we własnym zakresie (np. prał ją w domu), pojawią się trudności z właściwym
udokumentowaniem wydatku.
Autorką jest Anna Główka, radca prawny Warszawa, Rödl & Partner
http://www.roedl.com/pl/pl/
Źródło: http://archiwum.rp.pl/artykul/1260724-Ekwiwalent-za-pranie-fartuchow-ochronnych-nie-zawsze-zezwolnieniem.html#.V3DhW_5f3Dc
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]