„Hotele versus meeting plannerzy” już za nami Na początku październ

14 października 2010 r.
Informacja Prasowa
Warsztaty „Hotele versus meeting plannerzy” już za nami
Na początku października 2010 roku podczas targów WorldHotel odbyły się warsztaty
pod nazwą „Hotele versus meeting plannerzy. Współpraca gwarancją sukcesu”.
Organizatorami wydarzenia był portal MeetingPlanner.pl oraz Event Managers Club
zrzeszający organizatorów i zleceniodawców eventów z całej Polski.
Spotkanie skierowanie było do organizatorów spotkań firmowych oraz przedstawicieli hoteli
odpowiedzialnych za obsługę wydarzeń. Celem warsztatów było polepszenie współpracy, wzajemnej
komunikacji i poznanie wzajemnych potrzeb. Wydarzenie było doskonałą okazją, nie tylko do
nawiązania nowych kontaktów, ale również zidentyfikowania problemów, które pojawiają się na linii
działania hotel - meeting planner.
Warsztaty utrzymane były w konwencji fast date - każdy uczestnik ze strony hotelu miał możliwość
15-minutowego spotkania ze zleceniodawcą korporacyjnym lub przedstawicielem agencji
eventowej.
- Nasz portal jest platformą współpracy pomiędzy zleceniodawcami a usługodawcami rynku
spotkań. Ale nie zapominamy, że świat wirtualny musi służyć światu rzeczywistemu. Stąd pomysł
na formułę spotkania sprzyjającą nawiązywaniu bezpośrednich kontaktów. To nowoczesna
konwencja, którą chcemy kontynuować w przyszłości. Choć niewątpliwie bardziej skomplikowana
pod względem organizacyjnym niż standardowe spotkania, daje za to bardziej satysfakcjonujące
i konkretne efekty - powiedział Piotr Cieślak, Dyrektor Zarządzający portalu MeetingPlanner.pl.
Wśród zaproszonych prelegentów byli: Piotr Niewiadomski - Współwłaściciel Fabryki Adrenaliny;
Jarosław Sądej, Dyrektor Zarządzający Jet Events; Magdalena Wrzesińska z Departamentu
Marketingu w Aviva Polska; Piotr Lenczewski, Sales Manager w Hotelu Radisson BLU w
Warszawie.
Pierwsza cześć dyskusji panelowej poświęcona była tematowi Sezonowości w hotelach, która
dotyczy nie tylko miesięcy, ale również i dni. Pojęcie to odnosi się również do rytmu pracy w
korporacjach, w których w czasie luźniejszych miesięcy meeting plannerzy mają więcej czasu na
zapoznanie się z ofertami hoteli. Ze strony organizatorów wydarzeń pojawiły się głosy dotyczące
uzależnienia od wymagań klientów docelowych czy sponsorów projektów.
Kolejnym punktem była dyskusja dotycząca Polityki cenowej hoteli. Meeting plannerzy zwracali
uwagę również na problemy związane ze zbyt małą elastycznością hoteli w zakresie negocjowania
cen zawartych w pakietach, zbytnią standardowość pakietów konferencyjnych, brak przejrzystości
ofert i ukrywanie rzeczywistych kosztów przez stronę hotelową. Meeeting Plannerzy oczekują od
hoteli również zagwarantowania lepszych warunków cenowych, gdyż agencja może powrócić do
hotelu z nowym zleceniem, częściej niż inny klient.
W części dotyczącej Usprawnienia współpracy hotel - meeting planner pojawiły się sugestie,
głównie ze strony organizatorów wydarzeń, które dotyczyły polepszenia komunikacji. Jak się
okazało meeting plannerzy oczekują od hotelu: oferty będącej odpowiedzią na zapytanie,
indywidualnej opieki klienta, otrzymywania ofert w podobnym formacie. Wśród poruszanych
problemów była kwestia zbyt dużego skomplikowania umów i długość procedur.
Podsumowując etap dyskusji, Piotr Cieślak stwierdził, że najważniejszymi cechami udanej
współpracy na linii meeting planner - hotel wydają się wzajemne zaufanie i dobra komunikacja. Poprzez takie spotkania jak dzisiejsze chcemy łączyć i poznawać obie strony - powiedział.
W trakcie warsztatów uczestnicy wrzucali do specjalnej "Skrzyni pomysłów" propozycje dotyczące
usprawnienia współpracy na linii hotel - meeting planner. Wśród najciekawszych propozycji znalazły
się: zwiększenie promocji oferty hotelowej w Internecie; zgromadzenie, w jednym miejscu na
portalu, danych dotyczących dostępności hoteli w określonym terminie i zarazem spełniających
wymagania meeting plannerów; wypracowanie, w toku wzajemnej dyskusji, listy przydatnych obu
stronom informacji, wraz niezbędnymi uzasadnieniami.
Formuła fast date spotkała się z dużym zainteresowaniem uczestników. Organizatorzy wybierając
konwencję spotkań indywidualnych, wzbogaconą dyskusją panelową starali się wyjść naprzeciw
potrzebom branży, która świetnie odnalazła się w tej nowoczesnej formule.
Kontakt:
Agata Siekierska
Meeting Planner Sp. z o. o.
ul. Przejazd 6/75, 02-654 Warszawa
tel. (22) 378 38 53
e-mail: [email protected]
2