raport o bezpieczeństwie w łańcuchu dostaw

RAPORT | BEZPIECZEŃSTWO W ŁAŃCUCHU DOSTAW
ZEGARMISTRZOWSKA
PRECYZJA
Łańcuch dostaw to skomplikowany system
zależności. Planowana od miesięcy operacja może nie dojść do skutku z powodu
pozornej błahostki, do której doszło
tysiące kilometrów od centrali firmy.
TEKST: Marcin Złoch
W
prostych łańcuchach dostaw
procesy magazynowania, konfekcjonowa-
przekierowanie przesyłek z ruchu lotniczego
p omię dz y uc zes tnik ami
nia, sortowania. Działy operacyjne czuwają
na drogowy – twierdzi Tomasz Pruss.
występują jedynie relacje
nad prawidłowością i optymalizacją ruchu
t ypu je den do jedne go.
paczek w sieci, przewidywaniem skutków
Oznacza to, iż każdy uczestnik łańcucha
wywołanych błędami. Dział IT dba o bez-
W tak złożonym procesie jak transport, spe-
jest powiązany logistycznie w ramach danej
pieczeństwo i wydajną oraz stabilną pracę
dycja i logistyka zidentyfikowanie wszystkich
struktury tylko z jednym dostawcą i jednym
systemów informatycznych. Bezpieczeń-
potencjalnych zagrożeń oraz wdrożenie procesu
odbiorcą. W bardziej skomplikowanych orga-
stwo monitoruje procesy i chroni mienie,
zarządzania nimi jest niezbędnym i kluczowym
nizacjach łańcuchy takie przekształcają się
a komórki komunikacyjne dbają o efektywną
elementem kierowania przedsiębiorstwem.
w sieciowe łańcuchy dostaw (ang. supply
komunikację z klientem i dobre imię firmy.
– Naszym zdaniem każda branża jest nara-
chain networks), w których każde ogniwo
Oczywiście wszystko to obciążone jest moż-
żona na zagrożenia, które mogą zakłócić lub
może być połączone z kilkoma dostawcami
liwością popełnienia błędu. Jesteśmy tylko
nawet przerwać działalność przedsiębiorstwa.
i odbiorcami. To skomplikowane struktury
ludźmi… – zauważa Tomasz Pruss, kierownik
Taką świadomość posiadają również klienci
z wieloma zależnościami. W codziennej prak-
ds. administracji systemów informatycznych
firm logistycznych, dlatego stawiają coraz
tyce pojawiają się zagrożenia i ryzyka. Może
DPD Polska.
wyższe wymagania w tym zakresie. Klauzule
Co mi grozi
ich być wiele. Pod pojęciem ryzyka łańcucha
Ryzyka procesu logistycznego mogą
dotyczące zachowania ciągłości dostaw są
dostaw kryje się zarówno nieodpowiednia
być spowodowane przez czynnik ludzki,
coraz częściej nieodłącznym elementem
strategia, błędnie skonfigurowane systemy
ale powstają również na skutek działania sił
umów z odbiorcami naszej oferty. Często
logistyczne, jak i błędy decyzyjne. Źródłem
wyższych, np. warunków pogodowych.
też firmy korzystające z outsourcingu usług
ryzyk dla branży kurierskiej są m.in. luki
– W Polsce najwyraźniej obserwujemy
logistycznych włączają swoich partnerów do
w ogniwach całego łańcuch dostaw, słaba
skutki złych warunków atmosferycznych, które
własnego systemu zarządzania ryzykiem –
infrastruktura i brak pokrycia obszaru ope-
w okresie zimowym czy podczas powodzi
zauważa Monika Appolt-Bubacz, menedżer
racyjnego siecią połączeń, nieodpowiednie
skutecznie unieruchamiają ruch na drogach.
ds. jakości i ubezpieczeń, Grupa Raben.
kanały dystrybucji paczek. Wywołane błędami
Zdarzenia losowe (awarie, wypadki) powodują
Przeprowadzenie procesu identyfikacji
opóźnienia w jednym ogniwie dostaw mają
opóźnienia doręczeń do klienta ostatecz-
i opisu ryzyk musi objąć swoim zakresem
znamienny wpływ na kolejne, powodując
nego. Dobrą ilustracją dla wpływu natury
zarówno czynniki wewnętrzne, tj. ryzyka
niczym klocki domina, ciąg nieprawidłowości
na branżę był wybuch wulkanu na Islandii,
związane z kadrą pracowników, procesami
do końca procesu logistycznego.
całkowicie paraliżujący powietrzny ruch nad
operacyjnymi czy systemami IT, jak i czynniki
– Branża opiera swoje działanie na pracy
Europą. Zamknięcie przestrzeni powietrznej
zewnętrzne, do których możemy zaliczyć dzia-
rąk ludzkich. Doręczenie do odbiorcy osta-
spowodowało ogromne utrudnienia dla
łania zewnętrznych podmiotów oraz zmiany
tec znego zależ y w głównej mier ze od
wszystkich firm oferujących ekspresowe prze-
w otoczeniu przedsiębiorstwa, np: dostawcy –
kuriera, który oddaje paczkę w ręce klienta.
syłki lotnicze. W DPD Polska zniwelowaliśmy
zerwanie kontraktu, niesatysfakcjonująca
Pracownicy magazynowi uważnie śledzą
negatywne skutki tego stanu rzeczy poprzez
jakość komponentów, brak terminowości
34
LOGISTYKA A JAKOŚĆ | NR 5 | WRZESIEŃ-PAŹDZIERNIK 2011
BEZPIECZEŃSTWO W ŁAŃCUCHU DOSTAW | RAPORT
dostaw, klienci – zmiany wymagań dotyczących obsługi, konkurenci – zmiany w branży
WYBRANE RODZAJE RYZYKA W ŁAŃCUCHU DOSTAW
czy działaniach podejmowanych przez konkurentów, kierowcy/pracownicy – wypadek na
drodze z udziałem kierowcy, zniszczenie mienia,
błędy w obsłudze magazynowej itp.
RODZAJ RYZYKA
CZYNNIKI SPRZYJAJĄCE ZREALIZOWANIU SIĘ RYZYKA
Zakłócenia
§
§
§
§
§
Opóźnienia
§ bliskie maksymalnemu wykorzystanie mocy produkcyjnych
dostawców
§ nieelastyczność źródeł dostaw
§ niska jakość procesów w firmie dostawcy
§ złożone procesy zarządzania transportem (przekraczanie
granic, różne środki transportu)
Awarie
systemów IT
§ awaria w infrastrukturze informatycznej
§ integracja systemów lub intensywna współpraca między
systemami
§ handel elektroniczny (e-commerce)
Błędne prognozy
§ nieadekwatne prognozy, nieuwzględniające długich czasów
dostawy, sezonowości, dużej różnorodności asortymentu,
krótkich cykli życia produktu, niewielkiej bazy klientów
Utrata własności
intelektualnej
§ pionowa integracja łańcucha dostaw
§ outsourcing na skalę globalną i funkcjonowanie na globalnych rynkach
Rosnące koszty
komponentów
§ zmiany kursów walutowych
§ udział kluczowego komponentu lub surowca pozyskiwanego
z pojedynczego źródła
§ stopień wykorzystania mocy produkcyjnych
§ proporcja między kontraktami długo- i krótkoterminowymi
Niepewność otrzymania należności
§ liczba klientów
§ potencjał finansowy (financial strength) klientów
Nieodpowiednie
wielkości zapasów
§
§
§
§
Nieadekwatne
moce produkcyjne
§ koszt związany z niewykorzystaniem mocy produkcyjnych
§ elastyczność mocy produkcyjnych
– Reasumując, każda decyzja firmy związana
z bieżącą działalnością lub rozszerzeniem
zasięgu jej działania czy wdrożeniem nowych
usług niesie z sobą różnego rodzaju szanse
i zagrożenia, na które świadoma organizacja
jest przygotowana i potrafi je wykorzystać,
odpowiednio zarządzając danym procesem bądź projektem – przekonuje Monika
Appolt-Bubacz.
Wiem, co robię
Zdaniem Rafała Szumskiego, dyrektora ds.
wsparcia operacyjnego DHL Express, mając na
uwadze zagrożenia, za którymi stoją działania
osób zajmujących się logistyką i transportem,
na pewno jednym z ważniejszych elementów
jest umiejętne i świadome przygotowanie
się do świadczenia samej usługi transportu.
Niewłaściwe planowanie bądź nieuwzględniające długookresowych planów, np. odpowiedniej liczby środków transportu, może być
powodem zastoju wywołanym luką w bazie
transportowej, dokładnie wtedy, gdy środki
te są niezbędne do zrealizowania usługi. Właściwe prognozowanie i planowanie potrzeb
transportowych stanowią jedną z najważniejszych aktywności poprzedzających samą
fizyczną realizację transportu. Ta aktywność
powinna być realizowana w ramach bardzo
ścisłej i wzajemnej współpracy z klientami.
Dobre relacje z klientem oraz precyzyjnie
opracowane forecasty biznesowe klienta są
podstawą do wcześniejszego przygotowania
się do nich, chociażby pod kątem opracowa-
katastrofy naturalne
spory między pracownikami a pracodawcą
bankructwo dostawcy
wojna, terroryzm
zależność od jednego źródła dostaw
tempo starzenia się produktów
koszty utrzymywania zapasów
wartość produktu
niepewność podaży i popytu
Źródło: S. Chopra, M.S. Sodhi, Managing Risk To Avoid Supply-Chain Breakdown,
„MIT Sloan Management Review”
nia i realizacji wcześniejszego planu naboru
środków transportowych.
plany klienta bądź plan biznesowy, co prze-
zagrożenia, których wcześniej nie było. Rosnący
– Na jakie ryzyko może być narażony łań-
łoży się na zapotrzebowanie np. na mniejszą
poziom konkurencji oraz narastające niebez-
cuch dostaw w sytuacji, gdy brakuje dialogu
liczbę środków transportowych. Jednak dzięki
pieczeństwo w postaci terroryzmu coraz
z klientem? Otóż, w pewnych okresach roku
bieżącej codziennej pracy z klientem i dobrym
częściej znajdują się na liście nowych zagro-
zapotrzebowanie na środki transportu zna-
relacjom będzie można dowiedzieć się o tym
żeń. Do tego dochodzą awarie powszechnie
cząco wzrasta, dotyczy to przede wszystkim
z wyprzedzeniem w celu skorygowania swoich
już używanych w sektorze TSL systemów
firm, które z odpowiednim wyprzedzeniem
planów – twierdzi Rafał Szumski.
informatycznych.
do tego się przygotowały i wcześniej zaczęły
Czy zagrożenia zmieniają się? Dziś ryzyko
– Z całą pewnością należy stwierdzić, że
rozbudowywanie bazy. Oczywiście istnieje
w łańcuchu dostaw jest większe niż na przy-
zagrożenia zmieniają się, gdyż wiele zagro-
ryzyko, że w międzyczasie ulegną zmianie
kład 10 lat temu. Dochodzą bowiem nowe
żeń zależy od globalnej sytuacji na rynku.
WRZESIEŃ-PAŹDZIERNIK 2011 | NR 5 | LOGISTYKA A JAKOŚĆ
35
RAPORT | BEZPIECZEŃSTWO W ŁAŃCUCHU DOSTAW
i otoczenia. Możliwość wykorzystania coraz
ograniczenia lub wyeliminowania określonego
nowocześniejszych narzędzi oraz systemów
niebezpieczeństwa.
(np. IT) pozwala minimalizować prawdopodo-
– Aby móc skalkulować owo ryzyko, należy
bieństwo wystąpienia negatywnego zdarzenia
posiąść pełną wiedzę o procesach zachodzących
lub łagodzić skutki zagrożenia. Wdrożenie
w otoczeniu przedsiębiorstwa i w jego wnętrzu.
nowych technologii implikuje szanse, ale
Wtedy dopiero możliwe jest podejmowanie
i niezdefiniowane do tej pory niebezpieczeń-
świadomych działań w dążeniu do eliminacji
stwa. Brak świadomości ryzyka w rozumieniu
zagrożeń w działalności. Oszacowanie prawdo-
zarówno pozytywnym, jak i negatywnym,
podobieństwa ich wystąpienia i potencjalnego
niesie z sobą ogromne zagrożenie – zauważa
skutku pozwala przygotować procedury pre-
Monika Appolt-Bubacz.
wencyjne. Dodatkowo organizacja świadoma
ewentualnych zagrożeń opracowuje alternatywne
TANIEJ ZAMÓWIĆ LOT, NIŻ
WSTRZYMAĆ PRODUKCJĘ
Aleksandra Stasiak
biuro prasowe
TNT Express
TNT Express specjalizuje się w obsłudze
segmentów: motoryzacyjnego, zaawansowanych technologii oraz medycznofarmaceutycznego – stąd też najlepiej zna
specyfikę i oczekiwania klientów z tych
branż. Przykładowo, firmy z branży motoryzacyjnej interesuje płynne aranżowanie
dostaw dla systemu produkcji w modelu
JiT (just in time) i JiS (just in sequence).
Sytuacja, w której proces ten zostaje zaburzony, może powodować wstrzymanie
linii produkcyjnej, a to generuje ogromne
koszty. Niekiedy firmy motoryzacyjne korzystają za pośrednictwem TNT z awaryjnych
dostaw – często specjalnie aranżowane na
te potrzeby czartery finalnie są bardziej
opłacalne niż wstrzymanie produkcji.
Natomiast w przypadku dostaw dla szpitali
i firm prowadzących badania kliniczne, straty
wynikające z niedostarczenia ich niezwykle
specyficznych przesyłek organicznych (np.
fragmentów tkanek) lub ich wadliwego
dostarczenia, wielokrotnie przekraczałyby
koszt usługi. Niekiedy zawartość byłaby
niemożliwa do odtworzenia – tak dzieje się
np. w przypadku preparatów laboratoryjnych
będących efektem wielomiesięcznych prac
całych zespołów badawczych.
Zapobieganie
plany działania, a wprowadzenie idei ryzyka do
Zarządzanie ryzykiem jest jednym z klu-
świadomości funkcjonowania przedsiębior-
czowych elementów kierowania przedsię-
stwa – jego pracowników – pozwala oswoić
biorstwem. Prowadzi bowiem do dostrzeżenia
ich z myślą o możliwości wystąpienia zdarzeń
zagrożeń i szans, gwarantując stabilny rozwój
i przygotować do działania, gdy rzeczywiście
firmy. Związane jest również z określeniem
wystąpią – twierdzi Monika Appolt-Bubacz.
skutków, które mogą mieć wpływ na działal-
Cenną nauką jest wyciąganie wniosków
ność i wyniki finansowe firmy oraz opracowa-
z przeszłości i zapobieganie im. Nie wyeliminuje
nie planów działań i procedur postępowania
to wszystkich zagrożeń, ale na pewno wpłynie
w sytuacjach kryzysowych.
na ograniczenie sytuacji podobnych do tych
– Mamy świadomość, że żadna organizacja
z przeszłości.
nie jest w stanie w pełni kontrolować swo-
– Wdrożenie planowania krótko- i długotermi-
jego otoczenia. Może jednak przewidzieć
nowego w związku z zapotrzebowaniem na środki
prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń
transportu już z dużą dokładnością w pierwszej
oraz ich skutek. To z kolei można zmierzyć lub
połowie roku może nam powiedzieć, w jakiej
opisać i w ten sposób odpowiednio przygo-
liczbie tych środków potrzebować będziemy
tować się do ich następstw. Dlatego Grupa
pod koniec roku. Kolejnym przykładem zapo-
Raben jest przygotowana na wystąpienie
biegania ryzykom w łańcuchu dostaw może być
wielu sytuacji. Mamy opracowane stosowne
aktywne wykorzystanie GPS do monitorowania
procedury i plany awaryjne. Jesteśmy bowiem
i pozycjonowania pojazdów realizujących trans-
świadomi faktu, że nieskalkulowane ryzyko –
port. Przy ich ograniczonej dostępności dobrze
sytuacja kryzysowa, która wystąpi u operatora
jest jednak posiadać wiedzę na temat tego, co
logistycznego, może prowadzić do negatyw-
dzieje się z pojazdem i kiedy będzie gotowy do
nych skutków u jego klientów. Dbamy o to,
realizacji następnego transportu. 10 lat temu
aby być wiarygodnym i rzetelnym dostawcą
wykorzystanie technologii pozycjonowania
usług logistycznych. Jakość naszych działań
pojazdów nie było aż tak dobrze rozwinięte jak
jest związana z jakością bezpieczeństwa pro-
dzisiaj. Na początku w dużej mierze ograniczało
duktów naszych klientów – twierdzi Monika
się do ustalenia pozycji bądź zabezpieczenia
Appolt-Bubacz.
pojazdu przed napadem. W ostatnich latach
Stare powiedzenie mówi: „lepiej zapobiegać
technologie te rozwinęły się. Dzisiaj stanowią
Natomiast wśród nich są też takie, które poja-
niż leczyć”. W jaki sposób można zapobiegać
podstawę bieżącego efektywnego planowania
wiły się wiele lat temu, ale po wprowadzeniu
ryzykom, aby zwiększyć bezpieczeństwo łań-
wykorzystania pojazdu, uwzględniając jego
działań prewencyjnych, prawdopodobień-
cucha dostaw? Według Moniki Appolt-Bubacz
bieżącą pozycję, przewidywane zakończenie
stwa ich zaistnienia zmalało. Zagrożenie
niezwykle ważne w zapobieganiu sytuacjom
realizacji transportu i tym samym możliwość
takie może pojawić się w nowej formie lub
kryzysowym, mogącym wpłynąć negatywnie
użycia go do kolejnego zadania. Oczywiście
wykorzystując złagodzenie działań prewen-
na bezpieczeństwo łańcucha dostaw, jest
cały ten proces wspomagają lepiej rozwinięte
cyjnych. Dlatego tak ważne jest dokonywanie
poznanie wszystkich czynników, oddziału-
narzędzia informatyczne, wspierające proces
ciągłego przeglądu ryzyk i dostosowywanie
jących na typ i wielkość ryzyka. To pomaga
online planowania i prognozowania – przeko-
działań do aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa
w podejmowaniu działań zmierzających do
nuje Rafał Szumski.
36
LOGISTYKA A JAKOŚĆ | NR 5 | WRZESIEŃ-PAŹDZIERNIK 2011
reklama
Systemowo
W tym miejscu pojawiają się pytania: jak stworzyć kompleksowy
system zarządzania ryzykiem w łańcuchu dostaw i efektywnie wykorzystywać narzędzia i techniki ograniczania zagrożeń pojawiających
się w tym obszarze? Jak taki system powinien wyglądać, z czego się
składać?
– Nie istnieje jeden model idealnie odpowiadający wszystkim.
Łańcuch transportowy prosty w zdefiniowaniu składa się z bardzo
różnych ogniw. Dlatego też na każdą specyfikę biznesową, specyfikę
klienta należy spojrzeć trochę w indywidualny sposób. Różni klienci
mogą mieć różne potrzeby w swoim łańcuchu dostaw – zauważa
Rafał Szumski.
Monika Appolt-Bubacz wymienia kilka głównych obszarów najważniejszych dla uniknięcia ryzyk i niebezpieczeństw zagrażających
łańcuchowi dostaw. Według niej ważna jest identyfikacja potencjalnych
zagrożeń, opis ryzyka, administrowanie i monitorowanie ryzyk oraz
planowanie ciągłości działania.
– Aby stworzyć skuteczny system zarządzania ryzykiem w łańcuchu
dostaw, należy przede wszystkim zidentyfikować potencjalne zagrożenia i szanse oraz być świadomym potencjalnego niebezpieczeństwa.
Opis ryzyka pod kątem potencjalnego skutku, prawdopodobieństwa,
przyczyn ryzyka, czynników wpływających na ryzyko oraz zakresu ich
oddziaływania pozwala opracować działania prewencyjne i scenariusze
zachowania w sytuacji urzeczywistnienia ryzyka. Bardzo ważnym elementem systemu zarządzania ryzykiem jest bieżące administrowanie
i monitorowanie ryzyk oraz zdefiniowanych i wdrożonych procedur
działania. Odpowiednio opracowany system informatyczny, który został
dostosowany do struktury przedsiębiorstwa i kultury organizacyjnej,
pozwala na efektywne zarządzanie ryzykami, procedurami mitygującymi oraz raportowaniem wdrożenia uzgodnionych planów działań.
Kolejnym istotnym elementem zarządzania ryzykiem jest planowanie
ciągłości działania. Tylko dobrze przygotowany oraz rozpisany plan
aktywności w sytuacji trudnej pozwala na szybką reakcję i niezwłoczne
podjęcie stosownych kroków, a tym samym ograniczenie skutku zdarzenia – przekonuje Monika Appolt-Bubacz.
Idąc z duchem czasu, coraz więcej operacji logistycznych podlega
procesowi informatyzacji. Ma to swoje zalety. Manualne rozwiązania
sprzed lat zostają zastępowane procesami automatycznymi, co pozwala
na eliminację błędów ludzkich. Dodatkowo skala działalności dużej firmy
kurierskiej jest dziś tak wielka, że bez systemów informatycznych nie
można już operować. Rosnąca rola narzędzi komunikacyjnych i coraz
większa potrzeba uzyskiwania szybkich informacji zwrotnych są dziś
zupełnie naturalne (w tzw. kurierce są to m.in. systemy Track&Trace,
systemy awizacji przesyłek, SMS). Z drugiej jednak strony rozwiązania
IT narażone są na awarie, błędy systemowe czy działanie hakerów. Dziś
bolączką są więc możliwe błędy maszyn.
– O ile na warunki pogodowe wpływu nie mamy, o tyle coraz lepiej
zabezpieczamy systemy operacyjne i informatyczne. Skutecznymi metodami mogą być choćby redundancja łączy i sprzętu, zapasowe ośrodki
przetwarzania danych czy narzędzia i procedury gwarantujące bezpieczeństwo danych w systemach – przekonuje Tomasz Pruss. n
WRZESIEŃ-PAŹDZIERNIK 2011 | NR 5 | LOGISTYKA A JAKOŚĆ
37