Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
Łódź, dnia 30 czerwca 2016 r.
SO-III.431.14.2016
Pan
Alojzy Włodarczyk
Wójt Gminy Gorzkowice
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 525 ze zm.),
art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej
(Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 14 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r.
o zmianie imienia i nazwiska (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r., poz. 10) zespół kontrolerów
w składzie: Bożena Fabiszewska – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw
Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca
funkcję kierownika zespołu kontrolerów i Ewa Alex – starszy inspektor wojewódzki
w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego
w Łodzi,
pełniąca
funkcję
członka
zespołu
kontrolerów,
przeprowadził
kontrolę
prawidłowości realizacji zadań z zakresu zmiany imienia i nazwiska w Urzędzie Stanu
Cywilnego w Gorzkowicach, ul. Szkolna 3, 97-350 Gorzkowice. Kierownikiem jednostki
kontrolowanej jest Wójt Gminy Gorzkowice – Pan Alojzy Włodarczyk.
Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 25 maja 2016 r.
Kontrola objęła swym zakresem wykonywanie zadań z zakresu zmiany imienia
i nazwiska w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. W kontrolowanym
okresie obowiązywała wskazana na wstępie ustawa o zmianie imienia i nazwiska, jednakże
należy podkreślić, że z dniem 1 marca 2015 r. ustawa ta została znowelizowana
(postępowania w sprawach nr USC.5355.1.2014,
USC.5355.2.2014, USC.5355.1.2015
ul. Piotrkowska 103, 90 – 425 Łódź
Tel. (042) 664-17-66; Fax (042) 664-17-64
www.paszporty.lodzkie.eu; [email protected]
2
prowadzono według ustawy sprzed nowelizacji, odnośnie sprawy nr USC.5355.2.2015 –
wniosek przyjęto przed dniem 1 marca 2015 r., decyzję wydano po tej dacie, natomiast
postępowanie w sprawie nr USC.5355.3.2015 toczyło się według przepisów znowelizowanej
ustawy o zmianie imienia i nazwiska).
Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sposób prowadzenia postępowań
administracyjnych w sprawach o zmianę imienia i nazwiska oraz sprawdzenie terminowości
przekazywania informacji o zmianie imienia i nazwiska.
W kontrolowanym okresie wydano 5 decyzji administracyjnych. Kontroli poddano
wszystkie sprawy.
Ocena
merytorycznych
przesłanek
rozstrzygnięć
nie
wchodziła
w
zakres
kontrolowanych zagadnień, a jedynie ocena spełnienia wymogów proceduralnych,
wynikających zarówno z ustawy o zmianie imienia i nazwiska, jak i ustawy z dnia
14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r.,
poz. 23).
We wszystkich skontrolowanych sprawach wnioski o zmianę imienia lub nazwiska
były składane osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorzkowicach i dotyczyły osób
posiadających obywatelstwo polskie.
Zgodnie z przepisem art. 11 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska (w wersji
sprzed nowelizacji) wnioski zawierały: dane osoby, której zmiana dotyczy (imię lub imiona,
nazwisko i nazwisko rodowe, adres zamieszkania, numer PESEL), imię lub nazwisko,
na które miała nastąpić zmiana oraz uzasadnienie. W sprawie nr USC.5355.3.2015 wniosek
zawierał ponadto oświadczenie wnioskodawcy, że w tej samej sprawie nie złożył wcześniej
wniosku do innego kierownika urzędu stanu cywilnego lub nie została już wydana decyzja
odmowna.
W zbadanych sprawach organ rozpoznający sprawy zawiadamiał strony o wszczęciu
postępowania administracyjnego i możliwości wypowiedzenia się, przed wydaniem decyzji,
co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, wyznaczając
siedmiodniowy termin od dnia otrzymania zawiadomienia.
We
wszystkich
skontrolowanych
sprawach
decyzje
administracyjne
podjęte
w sprawach zmiany imienia lub nazwiska doręczono w sposób zgodny z przepisami
art. 39 - 49 Kpa.
Wszystkie zbadane decyzje wydano w przewidzianym w Kodeksie postępowania
administracyjnego terminie, uwzględniając zasadę szybkości postępowania, wynikającą
z art. 12 § 1 Kpa.
3
W skontrolowanych sprawach decyzje administracyjne zawierają wszystkie elementy
określone w przepisie art. 107 § 1 Kpa. Jednakże, w czterech przypadkach, na skutek błędu
pisarskiego, jedynie w części zawierającej podstawę prawną decyzji, powołano przepis
art. 4 ust. 1 pkt 2 (zmiana imienia lub nazwiska na używane przez wnioskodawcę) zamiast
przepisu art. 4 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Powyższe nie ma ujemnego
wpływu
na
ocenę
kompletności
zbadanych
decyzji
administracyjnych,
zwłaszcza
że z uzasadnień ww. decyzji wynika, że jako podstawa zmiany imienia lub nazwiska
była rozważana ogólna przesłanka ważnych powodów, wymieniona w przepisie art. 4 ust. 1
ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
W sprawach nr USC.5355.1.2014, USC.5355.2.2014 i USC.5355.1.2015 informacje
o zmianie imienia i nazwiska były każdorazowo niezwłocznie przekazywane organom
wskazanym w ww. ustawie o zmianie imienia i nazwiska w brzmieniu przed nowelizacją
(kierownikowi urzędu stanu cywilnego miejsca sporządzenia aktu urodzenia wnioskodawcy jeden przypadek, kierownikowi miejsca sporządzenia aktu małżeństwa wnioskodawcy - dwa
przypadki, organowi gminy prowadzącemu ewidencję ludności, właściwemu ze względu
na miejsce pobytu stałego wnioskodawcy – trzy przypadki, organowi, który wydał dowód
osobisty – dwa przypadki). Natomiast, w sprawach nr USC.5355.2.2015 i USC.5355.3.2015
wymagane przepisem art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy dnia 24 września 2010 r. o ewidencji
ludności (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r., poz. 722) informacje o zmianie imienia lub nazwiska
zostały
zarejestrowane
w
Systemie
Rejestrów
Państwowych.
Odnośnie
sprawy
nr USC.5355.2.2015 organ kontrolujący nie może ocenić prawidłowości daty wprowadzenia
do systemu informacji o zmianie imienia i nazwiska, gdyż była ona następstwem zmiany płci
wnioskodawcy i wiązała się ze zmianą nr PESEL (w rejestrze brak informacji o dacie
wprowadzenia zmiany). W sprawie nr USC.5355.3.2015 zmiana była naniesiona z datą
wydania decyzji. Tymczasem, wykonanie decyzji o zmianie imienia lub nazwiska, polegające
na dołączeniu wzmianki dodatkowej do aktu (aktów) stanu cywilnego wnioskodawcy
(ewentualnie aktów urodzenia jego małoletnich dzieci) i aktualizacja rejestrów państwowych
winna nastąpić po jej doręczeniu, niezależnie od tego, iż jest ona nieostateczna (rygor
natychmiastowej wykonalności wynika wprost z przepisu art. 12 ust. 2 ustawy o zmianie
imienia i nazwiska). Powyższe nie oznacza jednak, iż decyzja podlega wykonaniu
już z chwilą jej wydania, a więc jeszcze przed wprowadzeniem decyzji do obrotu prawnego.
Przyczyną
opisanej
nieprawidłowości
jest
nieznajomość
przepisów
dotyczących
wykonywania decyzji administracyjnych, a skutkiem – naruszenie przepisu art. 110 Kpa,
który stanowi, iż organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest nią związany
od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej. Osobą
4
odpowiedzialną za ww. nieprawidłowość jest Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
w Gorzkowicach.
Wobec powyższych ustaleń działalność Kierownika i Zastępcy Kierownika Urzędu
Stanu Cywilnego w Gorzkowicach w kontrolowanym okresie oceniono pozytywnie
z nieprawidłowością.
W związku z dokonanymi ustaleniami, zalecam Kierownikowi i Zastępcy Kierownika
Urzędu Stanu Cywilnego w Gorzkowicach ścisłe przestrzeganie przepisu art. 110 Kpa
przy wykonywaniu decyzji administracyjnych z zakresu zmiany imienia lub nazwiska.
Wobec powyższego, proszę o poinformowanie mnie, w nieprzekraczalnym terminie
trzydziestu dni, od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, o sposobie
wykorzystania powyższych zaleceń.
Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO
Krystyna Godala
Z-CA DYREKTORA WYDZIAŁU
SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW