pobierz - ministerstwo rozwoju

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja jednego 1-dniowego szkolenia z zakresu
zarządzania projektami dla przedstawicieli Komitetu Monitorującego Program Operacyjny
Polska Cyfrowa.
I. Informacje o Programie Polska Cyfrowa (POPC)
Instytucja Zarządzająca Programem Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 (IZ POPC) odpowiada za
sprawną realizację Programu – zarówno w ujęciu całościowym, jak i na poziomie poszczególnych
priorytetów. Do głównych zadań Instytucji Zarządzającej należy m.in. przygotowywanie propozycji
kryteriów wyboru projektów do dofinansowania, wydawanie wytycznych, zaleceń i podręczników oraz
zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji Programu.
Zadania IZ POPC wykonuje Departament Rozwoju Cyfrowego w Ministerstwie Rozwoju.
Z kolei Komitet Monitorujący (KM POPC) działa jako niezależny organ pełniący funkcje doradczoopiniodawcze, powoływany jest przez Instytucję Zarządzającą Programem Polska Cyfrowa
(IZ POPC). W jego skład wchodzą przedstawiciele strony rządowej, samorządowej oraz organizacji
spoza administracji (w tym świata nauki, partnerzy społeczni i gospodarczy oraz organizacji
pozarządowych). W posiedzeniach Komitetu Monitorującego mogą uczestniczyć w charakterze
obserwatorów reprezentanci innych instytucji, w tym również Komisji Europejskiej.
Celem Programu Polska Cyfrowa (POPC) jest wzmocnienie cyfrowych fundamentów społecznego
i gospodarczego rozwoju kraju oraz pełnego wykorzystania możliwości, jakie dają mieszkańcom
technologie cyfrowe. Polska Cyfrowa skupia się wyłącznie na obszarze cyfryzacji i technologii
informacyjno-komunikacyjnych.
Szczegółowe informacje nt. Programu i KM POPC znajdują się na stronie internetowej pod adresem:
http://www.polskacyfrowa.gov.pl.
II. Cel szkolenia
Celem szkolenia jest podniesienie wiedzy w zakresie zagadnień związanych z zarządzaniem
projektami w ramach POPC, tj.: prowadzeniem projektów, procesem planowania oraz kontroli
realizacji projektów. Wiedza niezbędna jest przedstawicielom KM POPC ze względu na zadania, jakie
pełnią członkowie/zastępcy członków. Zadania te określono w Wytycznych w zakresie komitetów
monitorujących na lata 2014-2020 i dotyczą m.in.:







systematycznego przeglądu wdrażania Programu w kontekście realizacji celów pośrednich
i końcowych,
rozpatrywania wszelkich kwestii mających wpływ na wykonanie POPC,
wydawania opinii na temat zmian Programu proponowanych przez Instytucję Zarządzającą
POPC,
podejmowania działań mających na celu promowanie zasad horyzontalnych,
rozpatrywania wytycznych programowych dla POPC,
analizowania postępów w realizacji planu ewaluacji oraz wyników ewaluacji dotyczących
POPC,
monitorowania postępów w realizacji Strategii komunikacji POPC.
Realizując zadania członkowie KM POPC zatwierdzają także:
 metodykę i kryteria wyboru projektów,
 roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania POPC,
 propozycje IZ POPC dotyczące zmian Programu.
III. Program i metody szkolenia
1. Wykonawca przedstawi w ofercie propozycję programu szkolenia wraz z informacją o metodach
jego realizacji (metody pracy). Program szkolenia musi obejmować następujące zagadnienia/bloki
tematyczne:
 wstęp do zarządzania projektami – definicja, cechy projektu, organizacja a projekty,
kompetencje prowadzącego projekt, odbiorcy projektu założenia i ograniczenia projektu;
1


procesy zarządzania projektami – grupa procesów rozpoczęcia i realizacji projektu;
obszar wiedzy o zarządzaniu projektami – integracja projektu, zakres, czas, koszty
w projekcie, jakość w projekcie;
 planowanie projektu – zakres, budżet, bilansowanie zasobów, definiowanie produktów
projektu;
 monitorowanie i realizacja projektu – jak osiągnąć zaplanowane rezultaty, zarządzanie
zmianami, monitoring realizacji projektu, ocena i monitorowanie wykonania zakresu projektu,
zarządzanie zagadnieniami i zmianami w projekcie;
 zarządzanie ryzykiem – definicja ryzyk i implikacje dla projektu, identyfikacja ryzyka oraz
strategie zarządzania ryzykiem, wycena ryzyk;
 rozliczanie i zamykanie projektu – weryfikacja zakresu i akceptacja, zamknięcie
administracyjne, przekazanie wyciągniętych wniosków do przyszłych projektów, rozliczanie
projektu i przedstawienie osiągniętych rezultatów.
2. Zakres szkolenia powinien odnosić się do przykładów projektów realizowanych w ramach POPC,
tj. dotyczących dostępu do szybkiego internetu, e-usług publicznych oraz cyfrowych kompetencji
społeczeństwa.
3. Szkolenie musi łączyć elementy warsztatowe z wykorzystaniem praktycznych ćwiczeń,
pozwalających na utrwalenie wiedzy zdobytej podczas zajęć.
IV. Trener
Wykonawca przedstawi CV trenera, w tym jego wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe
(zgodnie z pkt. X. 2 SOPZ).
V. Uczestnicy szkolenia
1. Grupa maksymalnie 50 osób (członkowie i zastępcy Komitetu Monitorującego Program Polska
Cyfrowa). Uczestnicy o zróżnicowanym poziomie wiedzy i doświadczeniu.
2. Zamawiający może zmniejszyć liczbę uczestników szkolenia, informując o tym Wykonawcę
najpóźniej na 2 dni robocze przed rozpoczęciem szkolenia. Zgłoszenie zmniejszenia liczby
uczestników szkolenia dokonane po ww. terminie nie zostanie uwzględnione przy ustalaniu
rzeczywistej liczby uczestników szkolenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania
szkolenia w przypadku zbyt małej liczby uczestników (mniej niż 15 osób).
VI. Organizacja szkolenia
1. Szkolenie zostanie zorganizowane w jednym z terminów: 24, 29, 31 marca lub 7 kwietnia 2016 r.
2. Szczegółowy termin szkolenia zostanie ustalony z Zamawiającym po podpisaniu Umowy.
3. Miejsce – sala szkoleniowa zapewniona przez Zamawiającego: Sala szkoleniowa wraz
z niezbędną infrastrukturą na terenie Ministerstwa Rozwoju.
4. Godziny szkolenia: 8:30-16:00.
Jedna godzina szkoleniowa wynosi 60 min. Przy tworzeniu agendy należy uwzględnić dwie
15-minutowe przerwy kawowe i jedną 45-minutową przerwę obiadową.
5. Poniżej przybliżony harmonogram szkolenia:
Harmonogram szkolenia
08.30 – 08.45 rejestracja uczestników szkolenia
08.45 – 10.15 szkolenie
10.15 – 10.30 przerwa kawowa
10.30 – 12.00 szkolenie
12.00 – 12.45 przerwa obiadowa
12.45 – 14.15 szkolenie
14.15 – 14.30 przerwa kawowa
14.30 – 16.00 szkolenie
2
VII. Wykonawca szkolenia będzie zobowiązany do:
1. Merytorycznego przygotowania i wydrukowania, po akceptacji Zamawiającego, materiałów
szkoleniowych dla wszystkich uczestników szkolenia w oparciu o zakres szkolenia określony
w pkt. III.1 SOPZ. W skład materiałów szkoleniowych wchodzą m.in:
 prezentacja/e,
 agenda szkolenia przygotowana w oparciu o zagadnienia programowe w pkt. III.1,
 ankieta ewaluacyjna (elektroniczna wersja przekazana przez Zamawiającego).
Materiały należy przygotować w zwartej i trwałej formie np. termobindowanie.
2. Przekazania materiałów szkoleniowych do akceptacji Zamawiającego w terminie najpóźniej 4 dni
przed szkoleniem na adres e-mail: [email protected], a ich ostateczne wersje mają być
dostępne podczas szkolenia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przekazania dodatkowych
informacji/dokumentów mogących mieć wpływ na przygotowanie materiałów szkoleniowych.
3. Przekazania Zamawiającemu jednego egzemplarza materiałów szkoleniowych, o których mowa
w pkt. VII.1 SOPZ.
4. Przeprowadzenia zajęć zgodnie z programem szkolenia.
5. Rozdania i zebrania ankiety ewaluacyjnej oraz zapewnienia zwrotu ankiet na poziome min. 80%.
Ankiety należy przekazać Zamawiającemu razem z raportem podsumowującym szkolenie.
6. Przygotowania i wręczenia imiennych certyfikatów ze szkolenia z wyszczególnionym tematem
i terminem szkolenia oraz nazwiskiem prowadzącego szkolenie. Wzór certyfikatu musi być
zaakceptowany przez Zamawiającego. Kopie certyfikatów należy przekazać Zamawiającemu
razem z raportem podsumowującym szkolenie (jako załącznik).
7. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przekazania Zamawiającemu listy obecności
uczestników szkolenia (jako załącznik do raportu podsumowującego szkolenie).
8. Zapewnienia możliwości konsultowania z prowadzącym tematów omawianych podczas szkolenia
m.in. podczas przerw oraz opieki merytorycznej nad uczestnikami szkolenia w okresie 7 dni po
zakończeniu szkolenia za pomocą poczty elektronicznej, na adres e-mail podany przez
Wykonawcę (udzielanie odpowiedzi drogą elektroniczną na pytania lub wątpliwości uczestników
powstałe podczas szkolenia).
9. Przygotowania raportu podsumowującego szkolenie, w terminie do 7 dni roboczych po
zakończeniu szkolenia, w uzgodnieniu z Zamawiającym. Wykonawca przedstawi raport
podsumowujący w oparciu o ankiety wymienione w pkt. VII. 6 SOPZ. Ponadto raport zostanie
opracowany m.in. w oparciu o wyniki testów, o których mowa w pkt. VII. 5 SOPZ. Wykonawca
przekaże raport ze szkolenia Zamawiającemu wraz z załącznikami w trwałej formie (np.
termobindowane) oraz w formie elektronicznej na adres e-mail: [email protected].
Ostateczna akceptacja raportu przez Zamawiającego musi nastąpić do 10 dni roboczych po
zakończeniu szkolenia.
VIII. Informacje o finansowaniu szkolenia
1. Szkolenie jest finansowane w 100% ze środków publicznych, w tym współfinansowane ze
środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020,
zwany dalej POPC 2014-2020.
2. Zamawiający oświadcza, że wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane ze środków Unii
Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Polska
Cyfrowa na lata 2014-2020.
IX. Koszty
W ofercie należy zawrzeć całościową kwotę realizacji zamówienia w podziale na koszty netto i brutto
oraz koszt netto i brutto dla jednego uczestnika.
X. Warunki udziału w zamówieniu
O udział w zamówieniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. Posiadają minimum 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej, w tym
zrealizowały co najmniej pięć usług polegających na zorganizowaniu i przeprowadzeniu
5 szkoleń z zakresu zarządzania projektami dla minimum 15 uczestników (należy
udokumentować w formie referencji lub innych dokumentów potwierdzających doświadczenie
– należy przekazać wraz z ofertą).
2. Dysponują trenerem, który posiada minimum 2-letnie doświadczenie w realizacji szkoleń oraz
w ciągu ostatnich 2 lat przeprowadził minimum 5 szkoleń z zakresu zarządzania projektami
(należy udokumentować w formie referencji lub innych dokumentów potwierdzających
doświadczenie – należy przekazać wraz z ofertą).
3. Na potwierdzenie powyższych wymagań do oferty należy również dołączyć:
3
a) CV trenera (pkt X. 2 SOPZ),
b) Wypełnić formularz ofertowy zgodny z Załącznikiem nr 1 do SOPZ.
XI. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy
1. Oferty, które wpłyną po terminie, nie będą rozpatrywane.
2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do
skontaktowania się z wybranymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania treści ofert.
3. Zamawiający zawiera umowy na podstawie wzorów umów stosowanych w Ministerstwie Rozwoju.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania rozeznania rynku bez podania przyczyny.
6. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
7. Zaproszenie do składania ofert nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu
przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie oznacza zobowiązania Ministerstwa do
przyjęcia którejkolwiek z ofert.
8. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji zadania bez wyboru którejkolwiek ze
złożonych ofert.
9. Zamawiający zastrzega, że oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu przepisów
Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako
tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta zostanie odrzucona.
10. Wykonawca, przygotowując m.in.: materiały szkoleniowe, listę obecności, raport oraz imienne
certyfikaty potwierdzające udział w szkoleniu, musi uwzględnić oznakowanie zgodne
z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie
informacji i promocji z 9 lipca 2015 r., który dostępny jest na stronie internetowej Zamawiającego
pod
adresem:
https://www.polskacyfrowa.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/podrecznikwnioskodawcy-i-beneficjenta-programow-polityki-spojnosci-2014-2020-w-zakresie-informacji-ipromocji/.
XII. Kryteria oceny ofert
1. Nadsyłane oferty będą oceniane wg poniższych kryteriów:
a) Cena: 60%,
b) Doświadczenie Wykonawcy: 20%,
c) Doświadczenie trenera: 20%.
2. Sposób dokonania wyceny wg kryterium „Cena” (C):
Cena brutto oferty najtańszej
Gdzie: C = 60 X-----------------------------------------------Cena brutto oferty badanej
Za kryterium „Cena” można maksymalnie uzyskać 60 punktów.
3. Sposób dokonania oceny wg kryterium „Doświadczenie trenera i Wykonawcy” (D):
Maksymalna liczba punktów
lp.
Oceniane elementy
1.
Doświadczenie Wykonawcy w prowadzeniu działalności szkoleniowej.
W ciągu ostatnich 2 lat Wykonawca zrealizował 5
dodatkowych usług ponad minimum wskazane w pkt.
X.1 (warunek udziału w zamówieniu) polegających na
zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkoleń z zakresu
zarządzania projektami dla minimum 15 uczestników.
Przyznane zostaną po 4 punkty za każde szkolenie,
jednak całkowita liczba punktów nie przekroczy 20.
20
4
2.
Doświadczenie trenera w realizacji szkoleń z zakresu zarządzania projektami.
Trener, który w ciągu ostatnich 2 lat przeprowadził 5
dodatkowych szkoleń ponad minimum wskazane
w pkt. X.2 (warunek udziału w zamówieniu) z zakresu
zarządzania projektami. Przyznane zostaną po 4
punkty za każde szkolenie, jednak całkowita liczba
punktów nie przekroczy 20.
20
4. Za kryterium „Doświadczenie trenera i Wykonawcy” można uzyskać w sumie maksymalnie 40
punktów. Przy ocenie oferty Zamawiający nie przyznaje ocen cząstkowych.
5. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (C+D) zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą.
Łączna możliwa do uzyskania liczba punktów to 100. Przy ocenie oferty Zamawiający nie
przyznaje ocen cząstkowych.
6. Na potwierdzenie powyższych wymagań do oferty należy również dołączyć:
c) CV trenera,
d) Wypełnić formularz ofertowy zgodny z Załącznikiem nr 1 do SOPZ.
XIII. Termin i forma składania ofert
Ofertę zawierającą wymagane załączniki należy przesyłać w wersji elektronicznej do 7 marca br.
(do końca dnia) na adres e-mail: [email protected].
XIV. Przydatne dokumenty
Wykonawca powinien zapoznać się z:




Programem
Polska
Cyfrowa
(POPC):
http://www.polskacyfrowa.gov.pl/strony/oprogramie/dokumenty/program-polska-cyfrowa-2014-2020/;
dokumentami programowymi: http://www.polskacyfrowa.gov.pl/strony/oprogramie/dokumenty/#;
ogólnymi informacjami na temat POPC: http://www.polskacyfrowa.gov.pl;
podstawowymi informacjami na temat KM POPC: http://www.polskacyfrowa.gov.pl/strony/oprogramie/instytucje/komitet-monitorujacy/.
XV. Kontakt
W sprawach dotyczących realizacji zamówienia osobą do kontaktu jest Pani Maja WańczyckaGawdzik, e-mail: [email protected], tel.; 22 273 75 13.
XVI. Załączniki
1.
2.
3.
Formularz ofertowy;
CV trenera;
Projekt umowy.
5