pobierz plik - Podlaski Urząd Wojewódzki

Białystok, 13 stycznia 2015 r.
PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI
w BIAŁYMSTOKU
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
NK-III.1611.5.2014.ACH
Pan
Krzysztof Pilawa
Podlaski Wojewódzki
Lekarz Weterynarii
ul. Zwycięstwa 26 A
15-959 Białystok
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.) oraz art. 6 ust. 4
pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185,
poz. 1092) w dniach od 25.08.2014 r. do 19.11.2014 r. Pani Alina Chrzczonowicz - inspektor
wojewódzki w Wydziale Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku, na podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli nr
1/2014 znak: NK-III.1611.5.2014.ACH z dnia 22.08.2014 r. wydanego z upoważnienia
Wojewody Podlaskiego przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli - z przerwą
w dniach 15.09.2014 r. - 10.10.2014 r., 20.10.2014 r. i 10.11.2014 r. przeprowadziła kontrolę
finansowo–gospodarczą w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Białymstoku (zwanym
dalej „WIW”), ul. Zwycięstwa 26 A, 15-959 Białystok.
Przedmiot kontroli i okres objęty kontrolą: działalność finansowo-gospodarcza za okres 2013
roku.
Wykonywanie zadań w kontrolowanym zakresie ocenia się pozytywnie z zastrzeżeniami.
Pozytywnie oceniono w szczególności: terminowość regulowania zobowiązań, w tym
z tytułów publicznoprawnych; sporządzenie planu wydatków, jego zmiany i wykonanie
w ujęciu rocznym; sprawozdawczość finansową (w zakresie zestawienia zmian w funduszu
1
i rachunku zysków i strat); funkcjonowanie kontroli dowodów księgowych i ich
zatwierdzania; odprowadzanie dochodów budżetowych.
Zastrzeżenia dotyczyły w szczególności: naliczenia należności z tytułu dochodów
czynszu za najem lokalu użytkowego zawyżonej o 0,37 zł; nieprawidłowego kwalifikowania
wydatków i kosztów do podziałek klasyfikacji budżetowej; niezgodnego z przepisami
ustalania wartości początkowej i umarzania składników pozostałego majątku trwałego,
a także sposobu ewidencji składników majątku trwałego; terminu zamieszczenia ogłoszenia
o udzieleniu zamówienia; nieprawidłowego prowadzenia rachunkowości w zakresie ewidencji
księgowej zaangażowania wydatków roku bieżącego, ewidencji na koncie 231, 240 i 401
i zapisów księgowych; nieprawidłowych uregulowań w przepisach wewnętrznych
dotyczących
zasad
rachunkowości;
likwidacji
majątku
trwałego;
przeprowadzenia
i udokumentowania inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald z kontrahentami
i inwentaryzacji składników majątkowych będących własnością innej jednostki oraz
inwentaryzacji metodą spisu z natury własnych składników majątkowych; dokumentowania
gospodarki transportowej, sprawozdawczości budżetowej i finansowej (w zakresie bilansu);
umorzenia należności bez pisemnego poinformowania dłużnika o umorzeniu; nieterminowego
odprowadzania na rachunek bankowy subkonto dochodów budżetowych przyjętych wpłat
należności stanowiących dochód budżetowy pobranych do kasy w oddziale WIW w Łomży;
wydatku zatwierdzonego na kwotę 74,80 zł, który poniesiono w wysokości 74,81 zł;
skorygowania w końcu roku zwiększenia odpisu podstawowego na zatrudnionych
z orzeczeniem znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności; niespełnienia
przez dowody księgowe wymogów art. 21 ustawy o rachunkowości.
W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, że w okresie objętym kontrolą:
Dochody budżetowe
W trakcie kontroli prawidłowości ustalania należności z tytułu dochodów budżetowych,
przeprowadzonej na próbie liczącej 50 dowodów z maja (obejmującej 45 dowodów
z losowego doboru systematycznego i 5 dowodów z doboru celowego) należności
przypisanych wg ewidencji na koncie 221, stwierdzono:

należności z tytułu sprzedaży usług badań laboratoryjnych ustalano zgodnie
z cennikiem stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia nr 20/10 Podlaskiego
Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii (zwanego dalej „PWLW”) z dnia 30 grudnia 2010 r.
w sprawie ustalenia cen umownych za usługi laboratoryjne świadczone przez Zakład Higieny
Weterynaryjnej w Białymstoku;
2

należności z tytułu wpływu z opłat za czynności i badania laboratoryjne wykonywane
przez Inspekcję Weterynaryjną ustalano zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rolnictwa
i
Rozwoju
Wsi
z
dnia
15
grudnia
2006
r.
w
sprawie
sposobu
ustalania
i wysokości opłat za czynności wykonywane przez Inspekcję Weterynaryjną, sposobu
i miejsc pobierania tych opłat oraz sposobu przekazywania informacji w tym zakresie Komisji
Europejskiej (Dz. U. z 2013, poz. 388);

należności z tytułu dochodów dotyczących wpłat czynszu za najem pomieszczeń
i garaży administrowanych przez WIW naliczano w sposób zgodny z postanowieniami umów
z wyjątkiem czynszu naliczonego na podstawie aneksu do umowy najmu lokalu użytkowego
(wynajmowanego przez Północno – Wschodnią Izbę Weterynaryjną), na podstawie której, po
zmianie stawki podatku VAT z 22 na 23 procent, z powodu pomyłki nieprawidłowo
obliczono należność netto zawyżając ją o 0,30 zł i po doliczeniu podatku VAT należność
wynikająca z faktury była zawyżona o 0,37 zł i wynosiła 645,76 zł zamiast 645,39 zł;

należność ujęta w ewidencji konta 221 wynikająca ze sprzedaży składników
majątkowych na złom - była zgodna z kwotą ujętą w wystawionej fakturze sprzedaży (akta
kontroli str. 82-113).
Dochody budżetowe z powyższej próby ujęto na koncie 221 w miesiącu maju we
właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej zgodnie z przepisami rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.) - co stwierdzono na podstawie ujęcia wg paragrafów
w ewidencji, ww. przepisów i wystawionych dowodów (faktur), gdyż dowody księgowe faktury z naliczeniem dochodów nie posiadały dekretacji dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych (ani na dowodzie, ani też nie załączano do nich komputerowego wydruku
dekretu) (akta kontroli str. 82-113).
Dochody budżetowe pobrane do kasy w siedzibie WIW w Białymstoku odprowadzano
do banku w dniu następnym od pobrania gotówki tj. w jednym z terminów ustalonych
zarządzeniem nr 18/2012 Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z dnia 4 września
2012 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej (zwanej dalej „instrukcją kasową”) –
zobowiązującym kasjera do „odprowadzania na rachunek bankowy subkonto dochodów
budżetowych przyjętych wpłat należności, stanowiących dochód budżetowy, w tym samym
dniu lub w dniu następnym”.
Natomiast dochodów budżetowych pobranych do kasy w 2013 r. w oddziale WIW w Łomży,
nie odprowadzano do banku w terminach ustalonych w instrukcji kasowej, gdyż kierownik
3
jednostki pismem z dnia 28 września 2012 r. skierowanym do Zakładu Higieny
Weterynaryjnej (zwanym dalej „ZHW”) w Białymstoku oddział w Łomży wystosował
uszczegółowienie do ww. zarządzenia informując, iż pobrane dochody należy odprowadzać
„co najmniej raz na dekadę z uwagi na koszty prowizji”. W związku z tym sporządzano
raporty kasowe obejmujące około dziewięciu dni i odprowadzano do banku na koniec tych
okresów (tylko w trzech raportach kasowych w 2013 r. dochody odprowadzono dwa razy
w ciągu dekady). Z powodu nieprawidłowej interpretacji pisma powyższy termin
przekroczono trzykrotnie, gdyż sporządzając raporty kasowe w miesiącach styczniu, maju
i październiku sporządzono raporty jedenastodniowe i tak dochody odprowadzono do banku,
co było niezgodne z częstotliwością wskazaną w piśmie PWLW z dnia 28 września 2012 r.
skierowanym do ZHW oddział w Łomży. Jak wynika z wyjaśnień od września 2014 r. ustnie
polecono odprowadzać dochody budżetowe zgodnie z instrukcją kasową, a w listopadzie
2014 r. pismo powyższe anulowano (akta kontroli str. 114-118).
Wg ewidencji księgowej na koncie 130-D dochody budżetowe pobrane na rachunek
bankowy odprowadzano w 2013 r. na odpowiedni rachunek dochodów centralnego rachunku
bieżącego budżetu państwa w terminach określonych w § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu
państwa (Dz. U. Nr 245, poz. 1637 ze zm.).
Należności z tytułu wykonanych badań laboratoryjnych w łącznej kwocie 1457,92 zł
(1 006,50 zł należności główne i 451,42 zł naliczone odsetki), w tym podlegająca kontroli
(zgodnie z programem kontroli) należność główna wynikająca z faktury nr f-2845 z dnia
21.10.2008 r. w kwocie 213,50 zł (plus odsetki ustawowe w wysokości 126,15 zł), umorzone
zostały na wniosek radcy prawnego w dniu 5.07.2013 r. na podstawie i zgodnie z art. 55,
art. 56 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157,
poz. 1240 ze zm.) (zwanej dalej „ustawą o finansach publicznych”) z powodu umorzenia
przez komornika postępowania egzekucyjnego wobec stwierdzenia bezskuteczności
egzekucji. Niemniej z powodu niewłaściwej interpretacji przepisów WIW dokonał umorzenia
należności w formie pisemnej poprzez jednostronne oświadczenie woli, gdyż dłużnik
pisemnie nie został poinformowany o umorzeniu mimo, iż taka forma umorzenia zgodnie
z art. 58 ust. 3 w powiązaniu z art. 58 ust. 2 ww. ustawy odnosi się wyłącznie do należności
umorzonych na podstawie art. 56 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ww. ustawy.
Należność cywilnoprawną z faktury nr 3120/2011/B z dnia 15.11.2011 r. w wysokości
565,80 zł z terminem płatności 29.11.2011 r. dochodzono podejmując stosowne działania:
4
 wysyłając ostateczne wezwanie do zapłaty z dnia 05.07.2012 r. pod rygorem wszczęcia
postępowania sądowego w przypadku nieuregulowania należności w ciągu 7 dni od
daty otrzymania wezwania;
 składając pozew do sądu z dnia 03.08.2012 r. z żądaniem zasądzenia kwoty 565,80 zł
wraz z odsetkami do dnia zapłaty;
 uzyskując nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym z dnia 25.10.2012 r., który
uprawnił się do egzekucji w dniu 19.03.2013 r.;
 kierując w dniu 04.04.2013 r. wniosek o wszczęcie egzekucji do komornika sądowego.
Odsetki od należności przeterminowanych figurujących na koniec roku naliczano
w szczególności:
a) zgodnie § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U.
z 2013 r., poz. 289) (zwanego dalej „ rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości”) nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości
odsetek należnych na koniec tego kwartału. Niemniej zgodnie z obowiązującymi
w WIW zasadami rachunkowości wynikającymi z załącznika nr 1 do zarządzenia nr
19/12 Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z dnia 4 września 2012 r.
„w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości obowiązujących w Wojewódzkim
Inspektoracie Weterynarii w Białymstoku” ze zmianami (zwanej dalej „zasadami
(polityki) rachunkowości”): „nie nalicza się odsetek od należności, jeżeli wysokość
odsetek nie przekraczałaby trzykrotności opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę
Polską” za polecenie przesyłki listowej”. Mimo wprowadzonych uregulowań
wewnętrznych naliczono i zaewidencjonowano odsetki, których wysokości nie
przekraczały ww. kwoty. Przyczyną podaną w wyjaśnieniach WIW było omyłkowe
zaksięgowanie ww. odsetek spowodowane zwiększeniem zakresu obowiązków
pracowników księgowości w związku z brakami kadrowymi;
b) według stawki ustalonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2008 r.
w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz. U. Nr 220, poz. 1434) (akta
kontroli str. 119-131 ).
5
Wydatki
Zgodnie z wymogami § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia
2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych
i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) został sporządzony
i zatwierdzony w dniu 14.02.2013 r. przez Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii
oraz w dniu 20.02.2013 r. przez zastępcę Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii
(skorygowany w zakresie dochodów Powiatowych Inspektoratów Weterynarii zwanych dalej
„PIW”) i przekazany do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - łączny plan finansowy
dochodów (rozdział 01033, rozdział 01034, rozdział 01093) i łączny plan finansowy
wydatków budżetowych (rozdział 01022 i rozdział 01033) na 2013 rok, opracowany na
podstawie pisma Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku z dnia 8.02.2013 r. znak: FB-II.3011.28.2013.BŁ, przekazującego na
podstawie decyzji Wojewody Podlaskiego z dnia 8.02.2013 r. informację o kwotach
dochodów i wydatków (łącznych) ujętych w ustawie budżetowej na 2013 r. Opracowane
zostały również - plany finansowe 14 PIW (przez Powiatowych Lekarzy Weterynarii),
sporządzone na podstawie pisma WIW z informacją o kwotach dochodów i wydatków
dotyczących tych jednostek oraz plan Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii. W ciągu
2013 roku plan finansowy wydatków budżetu państwa WIW w Białymstoku był zmieniany
trzydziestojednokrotnie w rozdziale 01033 i dwudziestoośmiokrotnie w rozdziale 01022
(w tym w poszczególnych paragrafach wydatków pomiędzy WIW i poszczególnymi PIW) zestawienia zmian planu finansowego WIW w 2013 r. stanowią akta kontroli str. 132-135.
Zmiany planu finansowego były udokumentowane, w tym: pismami Wojewody Podlaskiego,
dokonującymi zmian w budżecie na 2013 r. na podstawie decyzji Wojewody Podlaskiego;
pismami Wojewody Podlaskiego dokonującymi zmian na podstawie decyzji Ministra
Finansów w sprawie zmian w budżecie państwa na 2013 r.; decyzjami Podlaskiego
Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii w ramach posiadanych kompetencji.
Stosownie do wymogów art. 52 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) roczne kwoty wydatków
poniesione w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej nie przekroczyły kwot
przewidzianych w planie finansowym na dzień 31 grudnia 2013 r.
Na podstawie próby wybranej do kontroli z miesiąca maja liczącej 150 wydatków
ujętych w ewidencji na kontach 101, 130-W, 135 (na koncie 139 obroty strony Ma były
zerowe) dobranych metodą losowania systematycznego stwierdzono, iż wydatki były pod
względem wysokości zgodne z kwotami wynikającymi z dowodów będących podstawą ich
6
poniesienia,
z
wyjątkiem
wynikającego
z
faktury
nr
WOD/9265/2013
wydatku
zatwierdzonego w § 4260 na kwotę 74,80 zł, który poniesiono w wysokości 74,81 zł (konto
analityczne 130-W-01033-4260-1). Nieprawidłowość powstała z powodu pomyłki przy
księgowaniu i zapłacie, a „wynikała z braku personelu i związanym z tym zwiększeniem
obowiązków” (akta kontroli str. 136-173, 204-207).
Na podstawie ww. próby wybranej do kontroli z miesiąca maja stwierdzono, iż koszty
i wydatki zaewidencjonowane w księgach rachunkowych zatwierdzano do wypłaty,
kwalifikując je zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca
2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów
oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.)
z wyjątkiem:

kosztu i wydatku zatwierdzonego do zapłaty w wysokości niższej o 185,81 zł
w § 4350 – „Zakup usług dostępu do sieci Internet” niż wynikającej
z prawidłowego
wyliczenia, a w § 4370 – „Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych
w stacjonarnej sieci telefonicznej” w wysokości o 185,81 zł wyższej, niż wynikającej
z prawidłowego wyliczenia z powodu mylnego ich zakwalifikowania;

wydatku i kosztu w wysokości 35,67 zł z tytułu zakupu „dostępu do portalu
Eduself.pl” oraz wydatku i kosztu w wysokości 84,87 zł z tytułu zakupu miesięcznego
„dostępu do Portalu Kadrowego” zakwalifikowanych do § 4210 „Zakup materiałów
i wyposażenia” zamiast do § 4300 „Zakup usług pozostałych” z powodu potraktowania ich
jako czasopisma tylko w postaci elektronicznej;

zakwalifikowania wydatku i związanych z nim kosztów zakupu materiałów w łącznej
wysokości 710,00 zł wynikających z kosztorysu powykonawczego będącego załącznikiem do
faktury zadekretowanych w koszty i zatwierdzonych do wypłaty łącznie z kosztami usług
remontowych z § 4270 zamiast z § 4210 z powodu uwzględnienia wyłącznie zapisu
w fakturze;

zakwalifikowania wydatku i związanych z nim kosztów zakupu usług naprawy
instalacji elektrycznej w wysokości 147,60 zł wyszczególnionych w karcie pracy będącej
załącznikiem do faktury z powodu pomyłki zadekretowanych w koszty i zatwierdzonych do
wypłaty z § 4300 zamiast z § 4270;

wydatków i kosztów wynikających z faktury w wysokości 503,98 zł za napełnianie
tonerów z powodu pomyłki zatwierdzonych do zapłaty w całości w kwocie 620,98 zł łącznie
7
z zakupionym tonerem z § 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia”, zamiast do § 4300
„Zakup usług pozostałych”;

kosztów i wydatków wynikających z faktury za napełnianie tonerów, naprawę UPS,
naprawę i konserwację drukarki, które zatwierdzono do zapłaty w wysokości 360,99 zł
w § 4270 – „Zakup usług remontowych”, gdzie 0,99 zł jest częścią kwoty 107,99 zł należnej
usługodawcy za napełnianie tonerów, której pozostałą część zakwalifikowano do § 4210 –
„Zakup materiałów i wyposażenia”;

kosztów i wydatków wynikających z dwóch faktur za dostawę wody w kwocie 5,40 zł
w każdej z nich dotyczących opłaty abonamentowej, jak wynika z wyjaśnień z powodu
nieznajomości interpretacji kwalifikacji ww. wydatku zatwierdzonych do zapłaty z § 4300
zamiast z § 4260;

zakwalifikowania wydatku w wysokości 100,00 zł wynikającego z poniesionych
kosztów związanych z dokonaniem opłaty kancelaryjnej (za wydanie odpisu orzeczenia
z uzasadnieniem) z powodu pomyłki zatwierdzonego do zapłaty z § 4510, mimo iż tego typu
opłaty powinno ujmować się w § 4610;

wydatku w kwocie 168,14 zł wynikającego z listy płac z tytułu wypłaty ryczałtu za
używanie samochodów prywatnych do celów służbowych z powodu przeoczenia
zatwierdzonego do zapłaty bez wskazania paragrafu w jakim należy dokonać wydatku.
Nieprawidłowości te miały wpływ na sposób wykonania planu finansowego jednostki
oraz na sprawozdawczość budżetową w zakresie wydatków wykonanych i zaangażowania
w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej (akta kontroli str. 136-207).
Na podstawie ww. próby wybranej do kontroli z miesiąca maja stwierdzono, iż
poniesione wydatki budżetowe spełniały wymogi art. 44 ust. 2 i ust. 3 pkt 1 ustawy
o finansach publicznych oraz procedur wewnętrznych WIW, dotyczące ich celowości,
oszczędności i legalności, w tym w szczególności:

zwrotów kosztów podróży służbowych dokonywano w wysokościach i na zasadach
określonych
przepisami
rozporządzenia
Ministra
Pracy
i
Polityki
Społecznej
z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej (Dz. U. poz. 167) oraz na zasadach określonych w zarządzeniu nr 21/2012
Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z dnia 30 listopada 2012 r. w sprawie
wprowadzenia instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów
księgowych
i
ksiąg
rachunkowych
w
Wojewódzkim
Inspektoracie
Weterynarii
8
w Białymstoku (zwanej dalej „instrukcją obiegu i kontroli dokumentów księgowych”)
z wyjątkiem poleceń wyjazdów służbowych nr 120/2013, 116/2013, 145/2013 z powodu
przeoczenia przekazanych w terminie późniejszym niż „następnego dnia po podróży” wskazanym w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych jako termin przekazania
ww. dowodów księgowych do księgowości;

zwrotów kosztów używania przez pracowników do celów służbowych pojazdów
niebędących własnością pracodawcy zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury
z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu
kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) i zawartymi na jego
podstawie umowami z pracownikami, niemniej w oświadczeniach złożonych przez
pracowników niezbędnych do złożenia przed zwrotem ww. kosztów brakowało wymaganych
danych dotyczących pojazdów w zakresie pojemności silnika i marki samochodu
wynikających z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, a także w oświadczeniach potrącenia
z ryczałtu za dni nieobecności z powodu stosowania dwóch różnych metod zaokrągleń
wyliczane były niejednolicie tj. w jednym oświadczeniu było ono zaokrąglane do pełnych
dziesiątek groszy, a drugim bez zaokrąglenia. Jak wynika z wyjaśnień pracownicy zostali
pouczeni o prawidłowym wyliczeniu ryczałtu bez stosowania zaokrągleń;

zamówienia publicznego o wartości w przedziale od 6000 do 14 000 euro
dokonywano zgodnie wymogami działu I i III zarządzenia nr 17/11 PWLW z dnia 9 listopada
2011 r. „w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim
Inspektoracie Weterynarii w Białymstoku” dotyczącymi: przygotowania i przeprowadzenia
postępowania zamówienia na podstawie zapotrzebowania, badania rynku i przygotowania
zapytania ofertowego dotyczącego przedmiotu zamówienia oraz wyboru najkorzystniejszej
oferty;

stwierdzono, że dokonane wydatki były poprzedzone wnioskiem o zakup/wykonanie
usługi ze wskazanym przez główną księgową źródłem finansowania, zatwierdzonym przez
kierownika jednostki. Z „Procedur zakupów” zawartych w Procedurach wg „PN-EN ISO
9001:2009 oraz PN-EN ISO/IEC 17020:2006” wynika, iż główny księgowy odpowiada za
wyznaczanie limitów finansowych i analizę zapotrzebowań pod względem zabezpieczenia
środków finansowych, które to wyznaczanie limitów nie było udokumentowane, a powyższa
analiza zapotrzebowań pod względem zabezpieczenia środków finansowych była znacznie
utrudniona, gdyż przeprowadzana była bez wyceny potrzeb zakupowych. Jak wynika
z wyjaśnień na początku roku w związku z faktem, iż środki z planu są niewykorzystane
9
większość zapotrzebowań nie jest wyceniana. Dopiero w ostatnim kwartale roku, kiedy
kończą się środki finansowe, każde zapotrzebowanie jest wyceniane (akta kontroli str. 136171, 180-182, 185-190, 201-207, 208-214).
Wszczęte w dniu 31.01.2013 r. postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego
o szacunkowej wartości zamówienia powyżej 130 000 euro na dostawę szczepionki
przeciwko wściekliźnie do szczepienia lisów rudych wolno żyjących na terenie województwa
podlaskiego przeprowadzono w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z wymogami
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113,
poz. 759 ze zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r.
w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz
form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817) dotyczącymi:

terminu ustalenia wartości szacunkowej zamówienia na kwotę 608 431,19 euro;

kompletności specyfikacji istotnych warunków zamówienia;

przekazania ogłoszenia do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej, które zostało
opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, zamieszczenia ogłoszenia
o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie
internetowej, a także jego kompletności;

terminu składania ofert i związania ofertą;

terminu zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia i jego przekazania
wykonawcy, któremu przekazano specyfikację i umieszczenia zmiany na stronie internetowej
oraz przekazania ogłoszenia dodatkowych informacji do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej;

złożenia przez kierownika zamawiającego i inne osoby wykonujące czynności
w postępowaniu oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.
1 ww. ustawy;

terminu złożenia uzupełnienia dokumentów wskutek wezwania wykonawcy (który
w określonym terminie złożył wymagane przez zamawiającego dokumenty w celu
potwierdzenia
spełniania
przez
oferowane
dostawy
wymagań
określonych
przez
zamawiającego) do złożenia ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie;

wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie kryterium oceny ofert określonego
w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, którym była cena ofertowa 100 %;

niezwłocznego po wyborze najkorzystniejszej oferty jednoczesnego zawiadomienia
wykonawców, którzy złożyli oferty, o: wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę,
10
siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy,
siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom;

niezwłocznego po wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszczenia ww. informacji
o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie
dostępnym w siedzibie zamawiającego;

minimalnego terminu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, liczonego
od dnia przesłania drogą elektroniczną zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty;

udzielenia zamówienia publicznego wykonawcy, który spełnił wymogi udziału
w postępowaniu i złożył najkorzystniejszą ofertę spośród niepodlegających odrzuceniu;

zgodności zakresu świadczenia wykonawcy wynikającego z umowy z jego
zobowiązaniem zawartym w złożonej ofercie;

przekazania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia Urzędowi Publikacji Unii
Europejskiej po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego;

sporządzenia protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego.
Niemniej stwierdzono nieprawidłowość polegającą na braku wskazania w umowie
koordynatora ze strony wykonawcy do wzajemnej współpracy w zakresie całokształtu działań
związanych z wykonywaniem postanowień umowy - wynikającego ze wzoru umowy. Jak
wynika z wyjaśnień błąd wynika z przeoczenia.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie robót dodatkowych
w stosunku do zamówienia podstawowego stanowiącego przedmiot umowy nr WIWAG.273.15.2013 z dnia 23.09.2013 r. przeprowadzono w trybie zamówienia z wolnej ręki na
podstawie art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) zgodnie z wymogami ww. ustawy oraz rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich
może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być
składane (Dz. U. z 2013 r. poz. 231) dotyczącymi: ustalenia szacunkowej wartości
zamówienia na roboty budowlane, przesłanek stosowania wybranego trybu udzielenia
zamówienia (wynikających z protokołów na okoliczność robót dodatkowych sporządzonych
m.in. przez przedstawicieli nadzoru inwestorskiego i zaproszenia do negocjacji oraz
szczegółowo opisanych w protokole i ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia), przekazania
wykonawcy wraz z zaproszeniem do negocjacji informacji niezbędnych do przeprowadzenia
postępowania, przeprowadzenia negocjacji w przedmiocie warunków umowy, złożenia przez
wykonawcę oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, złożenia przez
11
kierownika jednostki i inne osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa
w art. 17 ust. 1 ww. ustawy, sporządzenia protokołu postępowania w trybie zamówienia
z wolnej ręki. Niemniej zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych
nastąpiło w dniu 13.12.2013 r. na podstawie art. 95 ust. 1 ww. ustawy zobowiązującego do
niezwłocznego po zawarciu umowy w sprawie zmówienia publicznego zamieszczenia
ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego w Biuletynie Zamówień Publicznych, które
zamieszczono w powyższym terminie po zawarciu umowy w dniu 24.10.2013 r., gdyż jak
uzasadniono w wyjaśnieniu WIW „nie ma ustawowej definicji terminu „niezwłocznie”
w związku z czym publikacja ogłoszenia 1,5 miesiąca po udzieleniu zamówienia nie
naruszyła regulacji określonej w art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych”.
Postępowanie przeprowadzono stosując się również do „Regulaminu udzielania zamówień
publicznych”, stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 17/11 PWLW z dnia
09 listopada 2011 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, w tym
Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej, stanowiącego załącznik nr 1 do ww. regulaminu
zgodnie z zasadami dotyczącymi:

przeprowadzenia postępowań o udzielenie zmówienia publicznego na podstawie
zapotrzebowań;

powołania komisji przetargowej przez kierownika jednostki w trzy osobowym
składzie, która podejmowała decyzje w obecności co najmniej połowy jej członków;

przekazania przez komisję do zatwierdzenia ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji
istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu i protokołów
postępowania o udzielenie zamówienia, a także ich podpisania przez PWLW.
Odpis podstawowy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2013 r. oraz jego
zwiększenia naliczono przyjmując kwotę odpisu na jednego zatrudnionego oraz kwotę
zwiększenia odpisu podstawowego na zatrudnionych z orzeczeniem znacznego lub
umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, a także zwiększenia Funduszu na każdego
uprawnionego emeryta i rencistę, które wynikały odpowiednio z art. 5 ust. 2, ust. 4 i ust. 5
w powiązaniu z art. 5 b ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) uwzględniając przeciętne planowane
zatrudnienie na poziomie 95 etatów i liczby 86 emerytów i rencistów oraz 1 zatrudnionego
z
orzeczeniem
stopnia
niepełnosprawności.
Równowartość
planowanego
odpisu
podstawowego i zwiększeń, przekazywano przelewami cząstkowymi na rachunek bankowy
12
ZFŚS zachowując terminy jego przekazania określone w art. 6 ust. 2 ww. ustawy (akta
kontroli str. 215-242).
Stosownie do wymogów § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu
naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349)
przyjęta do ustalania odpisu przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba
zatrudnionych została skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby
zatrudnionych, która wyniosła 94,72 etatów. Dokonano w końcu roku również korekty
zwiększenia odpisu podstawowego na zatrudnionych z orzeczeniem znacznego lub
umiarkowanego stopnia niepełnosprawności z liczby 1 do 2 zatrudnionych z orzeczeniem
stopnia niepełnosprawności. Wiedzę o drugiej osobie z orzeczeniem niepełnosprawności
WIW posiadał już w dniu 4 czerwca 2013 r. (dostarczenie orzeczenia przez pracownika
zatrudnionego od kwietnia 2013 r.), a „równowartość dokonanych odpisów i jego zwiększeń
naliczonych zgodnie z art. 5 (…) na dany rok kalendarzowy” - przekazuje się zgodnie z art. 6
ust. 2 ww. ustawy do 30 września (w tym do 31 maja co najmniej 75 % równowartości
odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1-3 tj. bez zwiększeń). Skorygowanie w końcu roku
zwiększenia odpisu podstawowego na zatrudnionych z orzeczeniem znacznego lub
umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie wynikało z § 1 ww. rozporządzenia, gdyż
korekta ta odnosi się wyłącznie do przeliczenia przeciętnej planowanej w danym roku
kalendarzowym liczby zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, a więc
dotyczy odpisu na etat przeliczeniowy, a nie zwiększenia na osobę. Nieprawidłowość
powstała na skutek tego, iż jak m.in. wynika z wyjaśnień „w związku z wyznaczeniem
terminów ustawowych do odprowadzenia odpisu ZFŚS oraz z uwagi na możliwe zmiany
dotyczące liczby zatrudnionych oraz konieczność zaistnienia zwiększeń lub zmniejszeń
odpisu funduszu nie jest możliwe określenie prawidłowej wysokości odpisu w momencie ich
dokonywania”. Kwotę korekty odpisu w wysokości 169,37 zł przekazano z rachunku
bankowego ZFŚS w dniu 26.11.2013 r. na rachunek bieżący jednostki (akta kontroli str. 243248).
Na podstawie ww. próby wybranej do kontroli z miesiąca maja oraz 10 umów
o ustalonej wartości ryczałtowej lub jednostkowej stwierdzono, iż zobowiązania regulowano
zgodnie z wymogami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych w terminach
wynikających
z
dowodów
księgowych
będących
podstawą
poniesienia
wydatku,
a w przypadku ich przekroczenia zgodnie z postanowieniami umowy oraz w wysokościach
zgodnych z kwotami zapisanymi w zawartych umowach z wyjątkiem:
13

dowód księgowy - faktura VAT Nr FV-05747/G0400/01/SFA/P/04/13 z dnia
07.05.2013 r. z terminem płatności 21.05.2013 r. (wpłynęła do WIW w dniu 10.05.2013 r.)
częściowo opłacona po terminie płatności w dniu 07.06.2013 r. w kwocie 96,36 zł, co
spowodowane zostało tym, iż faktura składała się z dwóch stron, a wyliczona kwota brutto
znajdowała się na drugiej stronie;

dowód księgowy faktura Pro forma nr PRO/1546/04/2013 na kwotę 35,67 zł
z terminem płatności 04.05.2013 r. z powodu wpływu do WIW po terminie płatności w dniu
07.05.2013 r. - opłacona w dniu 07.05.2013 r. (akta kontroli str. 136-171, 180-182, 204-207,
249-279).
Naliczone składki wynikające z ewidencji konta 229 na ubezpieczenia społeczne
i Fundusz Pracy, zdrowotne oraz wpłaty na PFRON w WIW w 2013 r. odprowadzane były
odpowiednio w terminach określonych w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października
1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.
i Dz. U. z 2013 r. poz. 1442) i art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach
opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz.
1027 ze zm.) oraz w art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej
i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 ze
zm.).
Środki rzeczowe
Na podstawie próby przyjętej do kontroli obejmującej po 20 składników majątkowych
ujętych w 2013 roku na kontach 011, 020, 013 dobranych w losowym doborze
systematycznym z każdego konta stwierdzono, iż przyjęte w WIW na ewidencję księgową
składniki majątku rzeczowego wyceniano zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm. i Dz. U. z 2013 r. poz.
330 ze zm. zwanej dalej „ustawą o rachunkowości”), a także przyjętymi uregulowaniami
wewnętrznymi zawartymi w zasadach (polityce) rachunkowości i instrukcji obiegu i kontroli
dokumentów księgowych z wyjątkiem:

monitorów komputerowych i jednostek centralnych o wartości poniżej 3500,00 zł
otrzymanych nieodpłatnie na podstawie protokołów zdawczo - odbiorczych ujętych
w ewidencji analitycznej z nadanymi odrębnymi numerami inwentarzowymi bez wskazania
jakie powstały z nich obiekty inwentarzowe, co było niezgodne z art. 3 ust. 1 pkt 15 ww.
ustawy ze względu na ujmowanie w ewidencji pozostałych środków trwałych składników
majątkowych niespełniających podstawowego wymogu środka trwałego jakim jest jego
14
kompletność. Spowodowane zostało to tym, iż w związku z blokadą systemową nie
pozwalającą na powtarzanie się numeru oraz w związku z możliwością przestawienia
komputera lub monitora do innego zestawu, zakładano odrębne kartoteki dla komputera
i monitora, a łączenie zestawu następowało poprzez opcję uwagi, w której wpisywano
nazwisko osoby użytkującej dany komputer i monitor zakładając, iż tworzy się z niego
zestaw. Jak wynika z wyjaśnień aktualnie w trakcie kontroli pogrupowano w zestawy
komputerowe pozostałe środki trwałe w biurze WIW, ZHW Białystok i ZHW Łomża
wprowadzając zmiany w ewidencji i oznakowaniu, a pozostałe zmiany w zakresie utworzenia
zestawów komputerowych dotyczących PIW zostaną wprowadzone w późniejszym czasie;

systemów operacyjnych WINPro 8 otrzymanych nieodpłatnie na podstawie
protokołów zdawczo - odbiorczych ujętych w ewidencji analitycznej w łącznej wartości
początkowej obejmującej kilka licencji stosownie do ilości jaka była przyjmowana w WIW
na poszczególne komórki i wpisaniem w rubryce ilość „1” niezależnie od ilości licencji
(w opisie wpisywano ilość stanowisk), a przyczyną było „niedopytanie” informatyka
o powyższy system i zasady jego licencji i mylne ustalenie, iż posiadają one jedną określoną
licencję czasową. Ujęcie w ewidencji systemów operacyjnych odrębnie bez przypisania do
danego komputera informatyk WIW wyjaśnia tym, iż otrzymane one zostały na zasadzie
inwentaryzacji starych zestawów komputerowych i zainstalowanych w nich systemów
operacyjnych, w których stwierdzono niekompatybilność z domeną EZD oraz tym,
iż systemy operacyjne WINPro 8 otrzymano do wykorzystania odrębnie, w sposób nie
związany z konkretnymi jednostkami komputerowymi, a w okresie objętym kontrolą nie
zainstalowano ich jeszcze w żadnej jednostce komputerowej.
Ponadto nieprawidłowo przyjęto w ewidencji (w zakresie majątku dotyczącego PIW) na
kontach 011, 013 i 020 środki trwałe, pozostałe środki trwałe i wartości niematerialne
i prawne ujęte na tych kontach w momencie ich nieodpłatnego otrzymania przez WIW na
podstawie protokołów zdawczo - odbiorczych z PUW w miesiącu październiku i listopadzie,
(o wartości poniżej 3500 zł również w tych miesiącach umorzono), a które w księgach
inwentarzowych ujęto na podstawie OT i PT w miesiącu grudniu. Wystawiając dowody PK nr
176 z dnia 25.10.2013 r. i PK nr 195/3 z dnia 26.11.2013 r. zadekretowano i ujęto na ww.
kontach zarówno te składniki majątku, które już przyjęto do użytkowania na podstawie OT
i PT jak też te, na które wystawiono dowody OT i PT w miesiącu grudniu i przyjęto na
ewidencję analityczną w księgach inwentarzowych 23.12.2013 r. (majątek dotyczący PIW)
przez co dokonane w księgach rachunkowych zapisy na ww. kontach nie odzwierciedlały
15
stanu rzeczywistego. Nierzetelność ksiąg rachunkowych naruszała przepis art. 24 ust. 2
ustawy o rachunkowości. Nierzetelne też były daty wystawienia ww. dowodów PK nie
odzwierciedlające faktycznego momentu ich powstania, gdyż załączono do nich, a także
wpisano w nich numerację dowodów OT i PT z 23.12.2013 r. Powodem nieprawidłowości
wskazanym w wyjaśnieniach były „poprawki w protokole zdawczo-odbiorczym przekazanym
z PUW oraz uzgodnienia z PUW, kto ma być właścicielem majątku przekazanego”, a także
uzgodnienia w jednostce jaki jest jego podział na zestawy, co dotyczyło głównie powiatów.
Osoba prowadząca ewidencję zaksięgowała operacje przekazania majątku na konto 080
i dokumenty PK „znajdowały się w buforze programu. Po dostarczeniu uzgodnionych
dokumentów OT i PT omyłkowo poprawiła dekret na 011. Wiąże się też z tym data
wystawienia dowodu PK wcześniejsza niż dołączone do niej załączniki OT i PT”. Powyższe
wyjaśnienia świadczą również o nie dokonaniu zapisów w księgach rachunkowych w sposób
trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany - za
miesiące październik i listopad, co narusza uregulowania art. 23 ust. 1 ww. ustawy.
Ewidencja szczegółowa do konta 020 prowadzona była bez wskazania osób
odpowiedzialnych materialnie za powierzony majątek, co było niezgodne z opisem tego
konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości,
a spowodowane zostało tym, jak wynika z wyjaśnień - „ze względu na specyfikę WIW
w Białymstoku oraz podziału na 3 komórki w związku z ewidencją majątku uznano, iż jest
oczywiste, że kierownicy tych komórek odpowiadają za powierzone im składniki majątku, co
potwierdzają podpisami na drukach PT oraz spisach z natury”, a w trakcie kontroli „do
ustawień w ewidencji majątku wprowadzono przy każdej komórce organizacyjnej osobę
odpowiedzialną”. Omyłkowo ujęto też w miesiącu listopadzie na koncie 011-5
„Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty” środki trwałe, które w księgach
inwentarzowych ujęte są w grupie 4 wg KŚT, a któremu w WIW przypisane jest konto 011-4.
A z powodu pomyłki w opisie konta 020 w planie kont do polityki rachunkowości, ujęcie na
koncie 020-0 i 020-1 wskazywało na odwrotne ujęcie wartości niematerialnych powyżej
i poniżej 3500,00 zł.
Przyjęte na stan składniki majątku trwałego (ujęte w księgach inwentarzowych na
podstawie OT i PT) poza wyżej opisanymi o wartości poniżej 3500 zł dotyczącymi PIW
amortyzowano i umarzano zgodnie z zasadami określonymi w polityce rachunkowości (akta
kontroli str. 39-75, 280-309).
16
Likwidację rzeczowych składników majątku ruchomego o łącznej wartości 69 333,12 zł
ujętą w ewidencji księgowej na podstawie LT nr 10/2013 i LN nr 11/2013 (PK nr 92)
przeprowadzono zgodnie z wymogami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja
2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku
ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz. U. Nr 114 poz. 761)
dotyczącymi
m.in.:
sporządzenia
protokołu
„wybrakowania”
składników
majątku
z propozycją dokonania ich „stosownej likwidacji” i zatwierdzenia sposobu ich
zagospodarowania przez kierownika jednostki; przekazania przedsiębiorcy przez komisję
likwidacyjną,
w
rozumieniu
składników
przepisów
rzeczowego
ustawy
o
majątku
ruchomego
odpadach,
stanowiących
udokumentowanego
odpady
protokołem
przyjęcia/przekazania zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego i kartą przekazania
odpadów. Respektowano także zapisy zarządzenia nr 12/06 PWLW z dnia 28.04.2006 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji w sprawie zasad gospodarowania składnikami majątku
w WIW dotyczące: przeprowadzenia likwidacji na podstawie wniosku kierownika komórki
organizacyjnej zobowiązanego do zgłoszenia danego środka trwałego do likwidacji do stałej
komisji ds. wybrakowania (…), który zawierał wymagane dane m.in. numer inwentarzowy,
datę przyjęcia do użytkowania, wartość księgową i umorzenie oraz załączone opinie
techniczne; rozpatrzenia przez ww. komisję kompletnego wniosku i sporządzenia protokołu
wybrakowania oraz przekazania go do akceptacji PWLW, a następnie przekazania do zespołu
AG do realizacji; dokonania czynności likwidacji na podstawie protokołu wybrakowania. Nie
spełniono w szczególności wymogu wynikającego z ww. zarządzenia dotyczącego powołania
komisji likwidacyjnej oraz wymogu dokonania likwidacji w okolicznościach gdy minął rok
od postawienia w stan likwidacji, a poszukiwanie nabywcy danego obiektu stało się
nieskuteczne, gdyż uznano, iż zapis dotyczy „specjalistycznego sprzętu laboratorium
przeznaczonego do odsprzedaży, której nie przeprowadzano w 2013 r.”, a powyższe
zarządzenie zostanie poprawione.
W dokonanej likwidacji stwierdzono nieprawidłowości naruszające wymogi ww.
rozporządzenia dotyczące w szczególności: nie dokonania zakwalifikowania składników
majątku do zbędnych lub zużytych oraz braku określenia (i nie przedstawienia do akceptacji
PWLW) wartości jednostkowych poszczególnych składników majątku ruchomego przez
powołaną przez kierownika jednostki zarządzeniem 7/2013 (poprzez zmianę treści
zarządzenia 17/06) „komisję ds. określenia wartości składników majątkowych”, a także
nie powołania zgodnie z ww. rozporządzeniem komisji likwidacyjnej. Powyższe
nieprawidłowości spowodowane zostały niedoczytaniem i błędną interpretacją przepisów ww.
17
rozporządzenia oraz mylnym uznaniem, iż jeżeli opinie o stanie technicznym sprzętu mówią
o nieopłacalności jego naprawy, to jego wartość jednostkowa jest równa zero, a podpis
kierownika jednostki na druku LT i LN jest jednocześnie powołaniem komisji likwidacyjnej.
Jak wynika z wyjaśnień powyższe błędy zostały poprawione m.in. poprzez wprowadzenie
podczas kontroli nowego zarządzenia nr 12/2014, w którym m.in. powołano komisję do oceny
przydatności rzeczowych składników majątku ruchomego oraz wprowadzono regulamin
działania komisji (akta kontroli str. 310-323).
Na podstawie próby przyjętej do kontroli z miesiąca maja wynoszącej po 10 zapisów
dotyczących przychodów i rozchodów ujętych na koncie 310 wytypowanych metodą
losowego doboru systematycznego stwierdzono, iż wyceniano je zgodnie z zapisem zasad
wyceny aktywów i pasywów zawartych w rozdziale III pkt 1 ppkt 8 zasad (polityce)
rachunkowości – zapasy (materiały) w przypadku ich wystąpienia przyjmowane będą do
ewidencji w rzeczywistych cenach (…) „tj. cena zakupu plus nie podlegający odliczeniu
VAT” (którą z powodu pomyłki nazwano ceną nabycia), a także zgodnie z zasadą
przyjmowania i wydawania zapasów z magazynu „pierwsze weszło - pierwsze wyszło”
wynikającą z instrukcji magazynowej wprowadzonej zarządzeniem nr 11/11 Podlaskiego
Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z dnia 30 maja 2011 r. w sprawie instrukcji
magazynowej (akta kontroli str. 324-335, 338-339).
Zasady dokumentowania i rozliczania użytkowania samochodów służbowych WIW
wprowadzone zostały zarządzeniem nr 25/2012 Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza
Weterynarii z dnia 28 grudnia 2012 r. w sprawie regulaminu gospodarowania środkami
transportowymi. W trakcie obejmującej okres września 2013 r. kontroli prawidłowości
użytkowania posiadanych przez WIW samochodów: Skody ROOMSTER, Skody SUPERBB,
Skody SUPERBB II, CITROENA XSARA PICASSO i VOLKSWAGENA PASSATA
stwierdzono:

zgodnie z rozdziałem VI pkt. 2 ww. zarządzenia wyliczenia prowadzono w oparciu
o normy zużycia paliwa ustalone na podstawie opinii technicznych wydanych przez
„Rzeczoznawstwo Samochodowe i Analiza Zdarzeń Drogowych MOTOEKSPERT
w Białymstoku” zatwierdzonych przez PWLW;

ilość zakupionego paliwa wpisywana w zestawieniach miesięcznych wyjazdów
samochodu służbowego oraz rozliczeniach ilościowych zakupionego paliwa była zgodna
z ilościami zakupionego paliwa wynikającymi z dowodów wydania Flota Polska;
18

w dokumentacji Skody SUPERBB II nieprawidłowo wpisano stan licznika na
początku miesiąca września niezgodnie ze stanem licznika na koniec miesiąca sierpnia co
spowodowało nieprawidłowe wyliczenie ilości faktycznie przejechanych kilometrów
w miesiącu wrześniu - zawyżone o 4 km, a co za tym idzie także nieprawidłowe wyliczenie
zużycia paliwa wg normy, które wpisano w wysokości 131,79 l, a powinno być 131,33 l
i przekroczenie rzeczywistego zużycia paliwa w stosunku do normy o 0,46 l. Ponadto
w zestawieniu miesięcznym wyjazdów samochodu służbowego nieprawidłowo wpisano datę
zakupu 69 l paliwa w dniu 15.09.13 r., którego według dowodu wydania Flota Polska
(i rozliczenia ilościowego zakupionego paliwa) zakup nastąpił dnia 16.09.13 r. – natomiast
w karcie ewidencji wyjazdów samochodu służbowego w dniu tym nie było wyjazdu.
Było to niezgodne z uregulowaniem rozdziału VI pkt 5 ppkt 3 ww. zarządzenia, zgodnie
z którym „dokumenty powinny być prowadzone na bieżąco i rzetelnie, tak aby
odzwierciedlały czas pracy kierowcy, przebieg kilometrów i zużycie paliwa”, a przyczynami
nieprawidłowości m. in. było to, iż z powodu pośpiechu i nieuwagi nie uwzględniono w stanie
licznika na początku miesiąca jedynego wyjazdu o przebiegu 4 km na stację paliw z miesiąca
sierpnia oraz to, że rzeczywiste zużycie paliwa oraz comiesięczne szacowanie oszczędności
i przepałów podaje się „zgrubnie z dokładnością do jednego litra”, a dokładny stan paliwa
sprawdzany jest w ostatnim dniu roku podczas inwentaryzacji;

w dokumentacji Skody ROOMSTER powstała nieprawidłowość z powodu błędnego
zapisu daty wyjazdu z dnia 16.09.13 r. w karcie ewidencji wyjazdów (wpisano
14.09.13 r., a następnie skorygowano). Przeniesienie danych z tej karty (bez uwzględnienia
korekty) na koniec miesiąca zgodnie z rozdziałem VI pkt. 5 ppkt 1 ww. zarządzenia na
zestawienie miesięczne wyjazdów spowodowało nieprawidłowe wykazanie w nim przebiegu
kilometrów w dniach 14 i 16 września odpowiednio 147 i 49, a powinno być 127 i 69;

w
kartach ewidencji wyjazdów samochodów służbowych: CITROEN XSARA
PICASSO w dniach 17.09.13 r. i 27.09.13 r. omyłkowo nieprawidłowo wpisano stany
licznika i na ich podstawie wyliczenia przebiegu kilometrów, a w karcie samochodu
VOLKSWAGEN PASSAT w dniu 16.09.13 r. nieprawidłowo wyliczono przebieg
w kilometrach. Nie miało to wpływu na dane wykazane w zestawieniach miesięcznych
wyjazdów samochodów służbowych, a także na łączną ilość przejechanych w miesiącu
kilometrów liczoną według stanu licznika na początku i końcu miesiąca, a spowodowane
zostało pośpiechem i nieuwagą (akta kontroli str. 340-360).
19
W roku 2013 w WIW zostały przeprowadzone dwie inwentaryzacje: okresowa drogą
spisu z natury oraz roczna wynikająca z przesłanek ustawowych weryfikowania
ewidencyjnych stanów aktywów i pasywów na dzień 31.12.2013 r. W celu dokonania
inwentaryzacji okresowej sprzętu socjalnego w Gawrych Rudzie metodą spisu z natury
zarządzeniem nr 11/2013 PWLW z dnia 05 czerwca 2013 r. w sprawie przeprowadzenia
inwentaryzacji składników majątkowych według stanu na 6 czerwca 2013 r. powołano zespół
spisowy. Zarządzeniem nr 17/2013 PWLW z dnia 27 grudnia 2013 r. w sprawie
inwentaryzacji składników majątku powołano 4 zespoły spisowe do przeprowadzenia
inwentaryzacji składników majątkowych na ostatni dzień roku obrotowego 2013: będących
własnością WIW w zakresie środków pieniężnych w kasie, paliwa w samochodach, druków
ścisłego zarachowania, opakowań zwrotnych oraz zapasów magazynowych oraz do
przeprowadzenia inwentaryzacji obcych (będących własnością innych jednostek) składników
majątkowych powierzonych do używania WIW w Białymstoku. W obu ww. zarządzeniach
wskazano skład stałej komisji inwentaryzacyjnej powołanej zarządzeniem PWLW w 2007 r.
i w szczególności zadania przewodniczącego komisji. Przeprowadzona też została przez
pracowników księgowości inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald z kontrahentami
i uzgodnienia sald z bankami oraz metodą porównania stanów ewidencyjnych z dokumentami
i ich weryfikacji. Na podstawie pism z dnia 31.12.2013 r. PWLW skierowanych do
kierowników Zakładów Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku i oddziału w Łomży,
przeprowadzono także na dzień 31 grudnia inwentaryzację metodą spisu z natury rzeczowych
środków obrotowych, w zakresie ustalenia stanu sprzętu jednorazowego i odczynników nie
zużytych do końca roku w Pracowniach ZHW, których wycena po inwentaryzacji (spisie
z natury pełnych opakowań) pomniejszyła koszty roku 2013 o wartość tego stanu.
Inwentaryzacje aktywów i pasywów zostały przeprowadzone, udokumentowane
i rozliczone zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości w zakresie częstotliwości
i zastosowanych metod.
Niezgodnie z ustawą o rachunkowości przeprowadzono inwentaryzację w drodze
potwierdzenia sald z kontrahentami w zakresie terminowości jej przeprowadzenia, gdyż
wydrukowane w dniu 14.01.2014 r. potwierdzenia sald do kontrahentów wysłano
17.01.2014 r. czym naruszono postanowienia wynikające z art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy,
w którym określone jest uwarunkowanie, iż termin i częstotliwość inwentaryzacji określone
w art. 26 ust 1 uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów
rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono
do 15 dnia następnego roku.
20
Niezgodnie z ustawą o rachunkowości przeprowadzono również inwentaryzację
będących własnością innej jednostki składników majątkowych powierzonych do używania
WIW w Białymstoku o wartości 29 688,50 zł, gdyż nie dopełniono obowiązku
powiadomienia tej jednostki o wynikach spisu, czym naruszono wymóg wynikający z art. 26
ust. 2 ww. ustawy.
Przyczyną powyższych nieprawidłowości były braki kadrowe i spiętrzenie obowiązków
wykonywanych w tym okresie roku.
W zakresie przeprowadzenia i udokumentowania ww. inwentaryzacji stwierdzono
również odstępstwa od zasad wynikających z obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej,
czy zarządzeń PWLW związanych z inwentaryzacją, dotyczące w szczególności: nie
przeprowadzenia przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej kontroli spisu z natury
w obydwu inwentaryzacjach (rocznej i okresowej); udziału w inwentaryzacji w składzie
komisji inwentaryzacyjnej osoby spoza składu działającej w WIW stałej komisji
inwentaryzacyjnej powołanej zarządzeniem 25/07 PWLW (wyszczególnionej imiennie
w zarządzeniu 11/2013) - jak wyjaśnia przewodnicząca komisji spowodowane zostało to
brakiem możliwości „powołania” osób z tej komisji z powodu ich nieobecności, planowanego
audytu czy wykonywaniem badań diagnostycznych; wpisania w sprawozdaniu komisji
inwentaryzacyjnej kwoty nie wynikającej z arkuszy spisowych (nie zsumowania jednego
arkusza) jak wyjaśnia przewodnicząca z powodu błędu rachunkowego; braku złożenia
oświadczenia przez osobę materialnie odpowiedzialną za kasę informującego „że wszystkie
zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte
w ewidencji oraz przekazane są do księgowości” oraz złożeniu oświadczenia z datą
07.01.2013 r. w przypadku inwentaryzacji zapasów w jednym z magazynów przeprowadzonej
w dniu 03.01.2013 r. wskazującą na nie złożenie tego oświadczenia przed rozpoczęciem spisu
(jak wynika z wyjaśnień z powodu pomyłki w dacie na oświadczeniu), a wymóg złożenia
takiego oświadczenia przed rozpoczęciem spisu z natury wynika z pkt III ppkt 13 ww.
instrukcji;
niezgodnego
z
terminem
wskazanym
w
instrukcji
inwentaryzacyjnej
przeprowadzenia weryfikacji sald, gdyż protokół weryfikacji aktywów i pasywów na dzień
31.12.2013 r. jest datowany na dzień 26.03.2014 r., a zgodnie z zapisem pkt II ppkt 5 lit. b
„Inwentaryzacje pozostałych aktywów i pasywów, inwentaryzowanych w drodze uzgodnienia
sald i weryfikacji, należy przeprowadzić w okresie od 1 października każdego roku
obrotowego do 15 stycznia następnego roku obrotowego”. Jak wynika z wyjaśnień nie było
możliwości zrealizowania tego wymogu w praktyce z powodu błędnego zapisu dotyczącego
terminu inwentaryzacji metodą weryfikacji, który zostanie urealniony w przygotowywanym
21
projekcie instrukcji inwentaryzacyjnej. W przypadku inwentaryzacji metodą spisu z natury
rzeczowych środków obrotowych w szczególności: jak wynika z wyjaśnień z powodu braku
uregulowań w instrukcji inwentaryzacyjnej na arkuszach spisowych wystąpiły braki w ich
wypełnianiu np. nie wpisywano osób przeprowadzających spisy i/lub osób odpowiedzialnych
materialnie lub brakowało podpisów ww. osób oraz dat kiedy przeprowadzano
inwentaryzację, czy też wskazano w arkuszu spisowym datę przeprowadzenia inwentaryzacji
13.01.2014 r. tj. datę późniejszą niż wynikającą z terminów wskazanych w pismach PWLW
zobowiązujących
do przeprowadzenia
inwentaryzacji
i przekazania
„wypełnionych
i podpisanych arkuszy spisowych” do księgowości, jak wynika z wyjaśnień - spisanych na
kartkach przez pracownika według stanu na dzień 31 grudnia w terminie, ale z powodu
choroby kierownika przepisanych w dniu 13.01.2014 r. na arkusz spisowy. Stwierdzono,
także, iż inwentaryzację w powyższym zakresie w ZHW Łomża przeprowadził zespół
spisowy powołany przez kierownika jednostki do przeprowadzenia inwentaryzacji kasy,
opakowań zwrotnych i obcych składników majątkowych w oddziale w Łomży, a jak wynika
z wyjaśnień kierownik oddziału poleciła kontynuować inwentaryzację zapasów odczynników
laboratoryjnych z powodu braków kadrowych. Jak wyjaśnia Główna Księgowa w celu
uniknięcia ww. trudności zostanie wprowadzona zarządzeniem procedura w zmienionej
instrukcji inwentaryzacyjnej (akta kontroli str. 361-421).
Księgowość i sprawozdawczość
W obowiązujących w okresie kontroli w WIW zasadach (polityce) rachunkowości
wprowadzonych zarządzeniem nr 19/12 PWLW z dnia 4 września 2012 r. - stosownie do
wymogów art. 10 ustawy o rachunkowości, określono w szczególności: rok obrotowy
i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, metody wyceny aktywów i pasywów oraz
ustalania wyniku finansowego, zakładowy plan kont, wykaz kont księgi głównej, przyjęte
zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich
powiązania z kontami księgi głównej, wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu
przetwarzania danych, system służący ochronie danych i ich zbiorów. Jednakże w trakcie
kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające w szczególności na tym, że:

dostosowanie zasad prowadzenia ewidencji do zasad określonych w rozporządzeniu
zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (Dz. U. z 2012
r. poz. 121) wprowadzono ww. zarządzeniem niezgodnie z terminem wynikającym z § 3
niniejszego rozporządzenia, zgodnie z którym dostosowanie to powinno nastąpić w terminie
6 miesięcy od dnia 16 lutego 2012 r. tj. dnia jego wejścia w życie. Przyczyną
nieprawidłowości, było przebywanie głównej księgowej na urlopie od 10 sierpnia do
22
2 września 2012 r. i przedłożenie kierownikowi jednostki projektu zarządzenia do
zatwierdzenia po powrocie z urlopu;

w opisie co powinien zawierać dowód księgowy, z powodu przeoczenia przy
redagowaniu tekstu w zakresie wymogu dotyczącego zamieszczania podpisu wystawcy
dowodu, nie określono, iż zapis ten nie dotyczy faktur, mimo iż nie jest on w tym zakresie
wymagany i można go zaniechać zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości, a nie był też
przez jednostkę egzekwowany przy kontroli prawidłowości ewidencjonowanych dowodów
księgowych;

wskazanie terminu i częstotliwości inwentaryzowania składników majątkowych: co
4 lata środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych
w budowie, było niezgodne z art. 26 ustawy o rachunkowości, w którym jest uwarunkowanie,
iż częstotliwość ta dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy znajdują się one na terenie strzeżonym;

w metodach wyceny aktywów i pasywów: określono, iż środki trwałe w dniu ich
przyjęcia wycenia się w przypadku zakupu - według ceny zakupu; w wycenie zapasów
(materiałów) „cenę zakupu plus niepodlegający odliczeniu VAT” z powodu pomyłki nazwano
ceną nabycia, co nie było zgodne z opisem wynikającym z art. 28 ustawy o rachunkowości;
w wycenie otrzymanych nieodpłatnie lub w drodze darowizny środków trwałych nie
uściślono zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, iż
w wysokości określonej w decyzji można wyceniać otrzymane na podstawie decyzji środki
trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, a nie jak
ujęto otrzymane od jednostki nadrzędnej lub innych jednostek;

w zakładowym planie kont ujętym w zasadach (polityce) rachunkowości stwierdzono
w szczególności zapisy nie dotyczące jednostki czy niezgodne z rozporządzeniem w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości: w opisie konta 130 zawarto zapis dotyczący rachunku
bieżącego samorządu terytorialnego; w opisie konta 080 nie uwzględniono zmiany opisu
konta z 2012 r.; w opisie klasyfikacji zdarzeń nie uwzględniono konta 223; w opisie konta
310 zawarto opis dotyczący handlu i obiektów gastronomicznych, w opisie konta 860 zawarto
opis nie dotyczący jednostki w zakresie
przekazywania dotacji oraz obowiązkowych
zmniejszeń wyniku finansowego w korespondencji z kontem 870, którego w jednostce nie
ma; wprowadzono nieprawidłową nazwę konta 990, a w jego opisie brak odniesienia do planu
niezrealizowanego;

w opisie udostępniania danych i dokumentów zawarto zapis, iż udostępnianie
dowodów, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów ma miejsce w siedzibie WIW
23
po uzyskaniu pisemnej zgody PWLW (…), co nie jest wymagane z art. 75 ustawy
o rachunkowości oraz nie jest w jednostce stosowane.
Nieprawidłowości w powyższych uregulowaniach wynikają z „błędów pisarskich oraz
drobnych pomyłek przy opracowywaniu polityki rachunkowości”. W wybranej do kontroli
próbie nie stwierdzono skutków powyższych nieprawidłowych zapisów zasad (polityki)
rachunkowości (akta kontroli str. 422-466).
Na podstawie próby wybranej do kontroli z miesiąca maja liczącej 150 zapisów
księgowych i dowodów księgowych będących ich podstawą (140 dobranych metodą
losowania systematycznego, a 10 z doboru celowego) stwierdzono, iż:
1.
księgi rachunkowe spełniały zdefiniowane w art. 24 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości
wymogi ich bieżącego i sprawdzalnego prowadzenia oraz były kompletne w świetle
wymogów powyższej ustawy;
2.
w zakresie przestrzegania wymogów art. 24 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości,
decydujących o możliwości uznania ksiąg rachunkowych za rzetelne i bezbłędne dokonano
następujących ustaleń:

zapisy księgowe w księgach rachunkowych nie spełniały wymogów art. 23 ustawy
o rachunkowości, gdyż stwierdzono w nich nieprawidłowości w zakresie:

nieprawidłowych dat operacji gospodarczych dotyczących faktur zakupu, gdyż
z powodu mylnego zrozumienia przepisu przez zespół finansowo – księgowy jako
datę operacji gospodarczej przyjmowano datę wpływu dowodu do jednostki,
a w najbliższym czasie jak wynika z wyjaśnień, osoby księgujące w „programie”
zostaną zobowiązane do wpisywania właściwej daty operacji z dowodów księgowych;

nieprawidłowej daty operacji gospodarczej i z powodu pomyłki daty dowodu
księgowego ujętych w ewidencji odpowiednio jw. datą wpływu dowodu do jednostki
13.05.2013 r. i omyłkowo wstawioną datą 8.05.2013 r. zamiast jak widnieją
w fakturze VAT 1030/2013/S zarówno data dowodu jak i sprzedaży 7.05.2013 r.;

nieprawidłowych dat dowodów księgowych i operacji gospodarczych
w ewidencji poleceń wyjazdu służbowego, gdzie mylnie wpisywano datę
zatwierdzenia do zapłaty jako powyższe daty. Jak wynika z wyjaśnień po
wprowadzeniu procedur, do ewidencji wprowadzane będą daty dowodu i operacji
gospodarczych wynikające z tych dowodów;

stosowania w ewidencji skrótów ZK i WB nie ujętych w pisemnych
objaśnieniach zawartych w załączniku nr 3 do zasad (polityki) rachunkowości
24
„Skróty/kody operacji gospodarczych w zapisach księgowych” w przypadku WB
z niewidocznymi numerami wyciągów bankowych w dzienniku, co spowodowane
zostało odpowiednio przeoczeniem w ujęciu tych skrótów w ww. załączniku i brakami
kadrowymi
osób
dokonujących
zapisów
oraz
sformatowaniem
wydruku
zakrywającym część zapisu (podjęto rozmowę z firmą obsługującą program w celu
poprawy wydruku);

zaangażowanie wydatków roku bieżącego wynikające z umów ujmowano w ewidencji
dopiero na podstawie faktur i rachunków, mimo iż wg opisu konta 998 w rozporządzeniu
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości faktyczne zaangażowanie wydatków roku
bieżącego w tych przypadkach powstało i powinno być zaewidencjonowane już w chwili
zawarcia umów będących podstawą ponoszenia tych wydatków i to w kwocie równej
wartości umów, jaka przewidziana była do realizacji w całym 2013 roku. Naruszało to nie
tylko przepisy ww. rozporządzenia, ale także przepis art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
z którego wynika obowiązek ujmowania w księgach danego okresu sprawozdawczego
wszystkich zdarzeń, które w nim nastąpiły. Powyższe nieprawidłowości skutkowały
nierzetelnością
ksiąg
rachunkowych
i
danych
wykazywanych
na
ich
podstawie
w sprawozdawczości budżetowej. Jak wynika z wyjaśnień powodem takiego ujęcia
zaangażowania było nieprzekazanie przez kierownika zespołu ds. administracyjnych
zestawienia zawartych umów lub kserokopii obowiązujących umów do kwoty 14 000 euro,
a w najbliższym czasie zostaną stworzone procedury zobowiązujące do bieżącego
przekazywania informacji o zawarciu umów;

zobowiązanie z tytułu wypłacanego ryczałtu w wysokości 250,74 zł za używanie
samochodów prywatnych do celów służbowych, z powodu „podpięcia do mylnego dekretu”
listy płac sporządzanej w WIW na wypłatę ryczałtu, zaewidencjonowano na koncie 231
„Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, co było niezgodne z zasadami funkcjonowania tego
konta zawartymi w załączniku nr 3 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości;

należność od pracownika w wysokości 100,00 zł naliczona z tytułu wynajmu domku
wczasowego z powodu omyłkowego ustawienia w programie zaewidencjonowana na koncie
240, a nie na przewidzianym do tego w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości koncie 234;

rozrachunek z pracownikiem w wysokości 478,00 zł z tytułu przyznanych wczasów
pracowniczych z ZFŚS, który opłacano przelewem w miesiącu przyznania, ujęto w ewidencji
25
z pominięciem konta rozrachunkowego 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
przewidzianym w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, co
stanowiło także naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości obligującego do ujmowania
w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich zdarzeń mających miejsce
w tym okresie sprawozdawczym. Jak wynika z wyjaśnień przyczyną nieprawidłowości było
to, iż rozrachunki tego typu nie są wykazywane w sprawozdaniu budżetowym RB-28 i nie
były wcześniej ujmowane na konto 234;

faktura korygująca na kwotę 111,24 zł zmniejszająca sprzedaż, z powodu mylnej
interpretacji zapisu procedury ujęta na koncie 201 zapisem ujemnym, mimo iż tego rodzaju
klasyfikacji zdarzeń nie ma we wskazanym do stosowania w jednostce w zakładowym planie
kont - opracowaniu „Komentarz do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych
zakładów budżetowych” M. Augustowskiej, wyd. XIII z 2012 r.;

naliczenie dofinansowania do zakupu okularów w wysokości 200,00 zł z powodu
mylnej interpretacji ujęto na niewłaściwe konto 401-01033-4210-6-2 „zużycie materiałów
i energii (…)” oraz odzież roboczą indywidualnie przekazywaną pracownikowi na podstawie
przepisów BHP (będącą rozchodem z magazynu) ujęto w łącznej wysokości 1932,00 zł na
konto 401-01033-4210-6-1 „zużycie materiałów i energii (…)” niewłaściwe w ewidencji
dotyczącej świadczeń na rzecz pracowników - zamiast na konto 405 – „ubezpieczenia
społeczne i inne świadczenia” przewidziane do tego w rozporządzeniu w sprawie
szczególnych
zasad
rachunkowości,
a
co
miało
wpływ
na
dane
wykazywane
w sprawozdaniu finansowym WIW (akta kontroli str. 201-207, 210-212, 333-337, 467-698,
700-705).
Dowody księgowe spełniały wymogi art. 21 ustawy o rachunkowości oraz instrukcji
obiegu i kontroli dokumentów księgowych, z wyjątkiem:
a) dowodów księgowych sprzedaży (wszystkich): faktury naliczenia dochodów, faktury
zwrotu wydatków za media (refakturowanie), faktury sprzedaży z ZFŚS udostępnienia
domku, nie posiadających zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
(dekretacji), a co się z tym wiąże też podpisu osoby odpowiadającej za wskazanie sposobu
ujęcia w księgach;
b) dowodów księgowych (oprócz wyciągów bankowych) w szczególności: faktur zakupu,
delegacji, PK nie posiadających dekretacji na konto 998;
26
c) dowodu księgowego – wyciągu bankowego – który na wydruku dekretacji (sporządzonej
komputerowo) nie posiadał podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania sposobu ujęcia
dowodu w księgach rachunkowych;
d) stosowania nie wynikających z ww. instrukcji dowodów w zakresie list płac z tytułu
wypłacanego ryczałtu za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych czy
z tytułu wypłacanych wczasów turystycznych z ZFŚS;
e) niespełnienia zapisanego w punkcie 8.2 ww. instrukcji wymogu nadania dokumentom
księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane;
f)
niespełnienia zapisanego w punkcie 2.5 ww. instrukcji wymogu zamieszczania podpisów
wystawcy dowodu, który w przypadku faktur zakupu nie jest obligatoryjny zgodnie z art. 21
ust. 1a ww. ustawy.
Przyczynami powyższych nieprawidłowości było zaniechanie numeracji (przez poprzednio
pracującą osobę księgującą), które obecnie polecono przywrócić w celu ujęcia i identyfikacji
oraz odpowiedniej chronologii dowodów w ewidencji księgowej (dzienniku); duża ilość
dowodów do dekretacji, które to dekrety zgodnie z wyjaśnieniami będą drukowane z systemu
i podpisywane lub stawiane na fakturach w formie pieczątki oraz kwalifikowane do ujęcia na
konto 998; przeoczenia m.in. braku uzupełnienia ww. instrukcji o niezbędne zapisy dotyczące
podpisu wystawcy dowodu i list płac w ww. zakresie (akta kontroli str. 107-108, 111, 210212, 201-203, 467-705).
W trakcie kontroli sprawozdania finansowego WIW za 2013 r. dokonano
następujących ustaleń:

kwoty wykazane w bilansie, w kolumnach „stan na koniec roku”, były zgodne
z saldami odpowiednich kont bilansowych z wyjątkiem nieprawidłowości polegających na
ujęciu należności z tytułu dochodów budżetowych w wysokości 47 551,18 zł w pozycji
B. II. 1. „Należności z tytułu dostaw i usług”, zamiast w pozycji B. II. 4. „Pozostałe
należności” oraz zobowiązań z tytułu dochodów budżetowych w wysokości 297,27 zł
w pozycji C. II. 1. „Zobowiązania z tytułu dostaw i usług” zamiast w pozycji C. II. 5
„Pozostałe zobowiązania”. Jak wynika z wyjaśnień przyczyną takiego ujęcia było wzięcie pod
uwagę stanu na początek 2013 r. (w celu porównywalności danych) i to że „badanie
laboratoryjne jest usługą”, natomiast w bilansie za 2014 r. po stronie aktywów i pasywów
powyższe dane zostaną wstawione do odpowiednich rubryk zgodnie powyższymi zasadami;

kwoty wykazane w informacjach uzupełniających były zgodne z saldami
odpowiednich
kont
bilansowych
poza
informacją
dotyczącą
umorzenia
wartości
niematerialnych i prawnych w wysokości 36 336,26 zł, która ujęta była z nieodpowiedniego
27
konta z powodu nieprawidłowego zaewidencjonowania umorzenia na koncie 072 zamiast
071, na którym należy ująć zmniejszenia wartości początkowej (…) wartości niematerialnych
i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez
jednostkę;
-
w zestawieniu zmian w funduszu, w kolumnie „stan na koniec roku bieżącego”,
prawidłowo wykazano kwoty wynikające z zapisów księgowych dokonanych na koncie 800;
-
dane wykazane w rachunku zysków i strat w kolumnie „stan na koniec roku
bieżącego” odzwierciedlały salda końcowe odpowiednich kont (akta kontroli str. 706-717).
Sprawozdania budżetowe miesięczne Rb-23, Rb-27 za miesiące lipiec i listopad
2013 r., roczne Rb-23, Rb-28 zawierały dane zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji
księgowej, w związku z tym spełniały wymogi § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103)
(zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej”).
Natomiast miesięczne sprawozdania Rb-28 za miesiące lipiec i listopad 2013 r., roczne
sprawozdanie Rb-27 oraz kwartalne sprawozdania Rb-70 za I i III kwartał zawierały dane
niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej i w związku z tym nie spełniały
wymogów § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
W miesięcznym sprawozdaniu Rb-28 za okres od początku roku do dnia 31 lipca 2013
roku, w rozdziale 01033 w § 4550 wykazano zaangażowanie w wysokości 11 124,50 zł
mimo, iż w ewidencji księgowej wynosiło ono 10 684,50 zł. Spowodowane to było
wyksięgowaniem zaangażowania „z automatu” faktycznie zaangażowanych środków przy
księgowaniu faktury korygującej i z powodu dużej ilości pracy i okresu urlopowego nie
dokonanie usunięcia tego księgowania, mimo braku wpływu należności wynikającej z ww.
faktury.
W miesięcznym sprawozdaniu Rb-28 za okres od początku roku do dnia 30 listopada
2013 roku, w rozdziale 01033 w § 4410 i w § 4420 wykazano odpowiednio zaangażowanie
w wysokości 28 533,11 zł i 710,99 zł mimo, iż wg ewidencji księgowej wynosiło ono
odpowiednio 28 737,11 zł i 677,82 zł, natomiast w § 4410 wykazano zobowiązania
w wysokości 204,00 zł, mimo, iż w ewidencji księgowej konta 201-01033-4410 widnieje
kwota zobowiązań w wysokości 34,10 zł. Rozbieżności pomiędzy danymi wykazanymi
w sprawozdaniu, a danymi wynikającymi z ewidencji powstały na skutek natężonego okresu
pracy i odpowiednio dwukrotnego zaangażowania faktury z PIW Puławy, braku ujęcia
w księgach zaangażowania wynikającego ze zobowiązania z rozliczenia delegacji
28
zagranicznej i skompensowania się w księgach u danego kontrahenta należności ze
zobowiązaniem oraz wykazanie w sprawozdaniach danych faktycznych, a nie ewidencyjnych
i braku korekt w ewidencji w powyższych sytuacjach.
Kwartalne sprawozdania Rb-70 (jednostkowe) za I i III kwartał zawierały dane
niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, gdyż część wykazanych
w sprawozdaniach kwot zaokrąglono do pełnych złotych, mimo, iż z § 8 ust. 1 pkt 1 ww.
rozporządzenia wynika, iż sprawozdania jednostkowe sporządza się w złotych i groszach
stosownie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
W sprawozdaniu Rb-70 za I i III kwartał w kolumnie 15 wykazano kwotę
275 628,00 zł natomiast w ewidencji księgowej widnieje kwota 275 628,14 zł, ponadto
w sprawozdaniu Rb-70 za I kwartał w kolumnie 14 widnieją kwoty 33 302,00 zł
i 791 754,00 zł natomiast w ewidencji księgowej odpowiednio widnieją kwoty 33 301,66 zł
i 791 753,71 zł. Powodem było „błędne zinterpretowanie
§ 8 ust. 1 pkt 2” ww.
rozporządzenia, traktując sprawozdania Rb-70 WIW jako łączne i zbiorcze. Jak wynika
z wyjaśnień zaokrąglone do pełnych złotych kwoty w ww. sprawozdaniach nie spowodowały
błędów w sprawozdaniach łącznych.
Sprawozdanie budżetowe roczne Rb-27 za okres od początku roku do dnia
31.12.2013 r. zawierało dane niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej
i w związku z tym nie spełniało wymogów § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
W rozdziale 01033 w § 092 w kolumnie 11 „należności pozostałe do zapłaty ogółem”
w kwocie 10 014,25 zł wykazano kwotę w wysokości 21,60 zł, która wynikała z not
odsetkowych, w których ustalono termin ich zapłaty przypadający po dniu sprawozdawczym
tj. po 31.12.2013 r., natomiast zgodnie z § 9 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 37 ww. rozporządzenia
w sprawozdaniu tym wykazuje się należności, których termin płatności przypada na dany rok
budżetowy oraz kwotę w łącznej wysokości 709,90 zł z pominięciem kolumny 12 „zaległości
netto” mimo, iż były to odsetki wymagalne. W rozdziale 01093 w § 092 w kolumnie 11
„należności pozostałe do zapłaty ogółem” w kwocie 950,28 zł wykazano kwotę w wysokości
192,21 zł, które wynikały z not odsetkowych, w których ustalono termin ich zapłaty
przypadający po dniu sprawozdawczym tj. po 31.12.2013 r., co było niezgodne z § 9 ust. 2
pkt 2 załącznika nr 37 ww. rozporządzenia oraz kwotę w łącznej wysokości 117,11 zł
z pominięciem kolumny 12 „zaległości netto” mimo, iż były to odsetki wymagalne. Odsetki
nieprawidłowo wykazane w kolumnie 11 w rozdziale 01033 w § 092 w wysokości 21,60 zł
oraz w rozdziale 01093 w § 092 w wysokości 192,21 zł, które wynikały z not odsetkowych,
29
w których ustalono termin ich zapłaty przypadający po dniu sprawozdawczym tj. po
31.12.2013 r. poprzez sporządzanie sprawozdania w kolumnie 7 „należności” wyłącznie na
zasadzie bilansowania, o którym mowa w § 9 ust. 4 załącznika nr 37 ww. rozporządzenia,
przeniesiono błędy do tej kolumny w powyższej wysokości. Przyczyną powyższych
nieprawidłowości wykazania w sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi
z ewidencji księgowej było przeoczenie dokonania korekty sprawozdania po otrzymaniu
pisma z PUW w zakresie § 092 w odniesieniu do należności, których termin płatności
przypada na kolejny rok budżetowy, oraz błędna interpretacja przepisów. Dane wykazywane
w kolumnie 7 „należności” w powyższy sposób, jak wynika z wyjaśnień spowodowane było
głównie tym, iż ewidencja prowadzona była w taki sposób, iż bez analizy poszczególnych
zapisów na kontach trudno było na jej podstawie sporządzić sprawozdanie, tj. konto 240
w szczególności bez podziału na rodzaje należności jakie należy wykazać w sprawozdaniu
w podziale na paragrafy, ujęte też u konkretnego kontrahenta należności główne łącznie
z odsetkami (prowadzono dodatkowo zestawienia w Excelu), a w należnościach na koncie
221 znajdowały się wpłaty do wyjaśnienia z powodu niewłaściwego ujęcia mylnych wpłat.
Do końca roku zostanie wprowadzona analityka konta 240 w celu dostosowania ewidencji do
sporządzania sprawozdań budżetowych.
Podczas kontroli prawidłowości sporządzenia sprawozdań budżetowych Rb-27
w wydruku „zestawienia obrotów i sald” konta 130-D za okres od 01.01.2013 r. do
30.11.2013 r. i za okres od 01.01.2013 r. do 31.12.2013 r. stwierdzono nieprawidłowość
polegającą na nie zachowaniu zasady czystości obrotów tego konta wynikającą z braku
dokonania ujemnego zapisu technicznego do kwoty w wysokości 3 326,87 zł, błędnie
wpłaconej na konto dochodów budżetowych zamiast na konto wydatków budżetowych, co
jest niezgodne z opisem konta 130 wynikającym z rozporządzenia w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości, a co spowodowało zawyżenie obrotów na tym koncie.
W sprawozdaniach w zakresie operacji finansowych - Rb-N i Rb-Z - sporządzonych
wg stanu na koniec I i III kwartału 2013 r. dane wynikające z ewidencji księgowej wykazano
w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U.
Nr 43, poz. 247).
Niemniej w sprawozdaniach Rb-N sporządzonych na koniec I i III kwartału, jak wynika
z wyjaśnień, z powodu „niezadziałania formuły sumy częściowej”, w kolumnie 4 „sektor
finansów publicznych ogółem” w pozycji N5 i N5.1 nieprawidłowo wykazano kwoty – trzy
zerowe i jedną inną niż wynikającą z prawidłowego wyliczenia sumy kolumn 5, 6, 7 i 8. Nie
30
wpłynęło to na prawidłowość wykazania kwot w tych pozycjach w kolumnie 3 (akta kontroli
str. 718-784).
Kontrola wewnętrzna
Zgodnie z załącznikiem do zarządzenia nr 2/10 PWLW z dnia 04 stycznia 2010 r.
w sprawie wprowadzenia zasad i standardów kontroli zarządczej w Wojewódzkim
Inspektoracie Weterynarii w Białymstoku oraz z załącznikiem nr 2 do zarządzenia nr 23/10
PWLW z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie kontroli zarządczej w Wojewódzkim
Inspektoracie Weterynarii w Białymstoku dokonano w 2013 r. corocznej identyfikacji ryzyk
dotyczących
zadań
realizowanych
w
Wojewódzkim
Inspektoracie
Weterynarii
w Białymstoku, w których wskazano prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyk, istotność ryzyk
oraz ich skutki oraz określono planowane działania w celu ograniczenia ryzyka, mechanizmy
kontrolne i środki zaradcze w celu zmniejszenia danego ryzyka (akta kontroli str. 785-789).
W okresie kontroli w WIW obowiązywała „Instrukcja inwentaryzacji aktywów
i pasywów w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Białymstoku”, która została
wprowadzona do użytku na mocy zarządzenia nr 3/05 Dyrektora Wojewódzkiego
Inspektoratu Weterynarii w Białymstoku z dnia 1 lutego 2005 roku w sprawie instrukcji
inwentaryzacji
aktywów
i
pasywów
w
Wojewódzkim
Inspektoracie
Weterynarii
w Białymstoku. W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające w szczególności
na tym, że wprowadzono następujące uregulowania: nie wymaga pisemnego uzgodnienia
wynikający z ksiąg rachunkowych jednostki stan należności uregulowanych do dnia
sporządzenia bilansu; inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków trwałych
przeprowadza się raz na 4 lata bez uwzględnienia, iż sytuacja ta dotyczy wyłącznie majątku
będącego na terenie strzeżonym; inwentaryzację w drodze weryfikacji należy przeprowadzić
w okresie od 1 października do 15 stycznia następnego roku, co było niezgodne z art. 26
ustawy o rachunkowości. Przyczyną nieprawidłowych zapisów jak wynika z wyjaśnień były
błędy pisarskie i drobne pomyłki przy opracowywaniu instrukcji inwentaryzacyjnej (akta
kontroli str. 790-809).
Wprowadzone
zarządzeniem
nr
7/2012
Podlaskiego
Wojewódzkiego
Lekarza
Weterynarii z dnia 22 lutego 2012 r. w sprawie przyjęcia regulaminu Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych obowiązującego w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii
w Białymstoku uregulowania, ze zmianami dotyczącymi w szczególności nieprawidłowego
zapisu, iż środki z ZFŚS przeznacza się na „sfinansowanie konkretnych zakupów”,
wprowadzonymi zarządzeniem nr 10/2014 z dnia 3 września 2014 r., które zostały
uzgodnione z organizacjami związkowymi, zgodne są z ustawą z dnia 4 marca 1994 r.
31
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) (akta
kontroli str. 810).
W trakcie kontroli ciągłości funkcjonowania i skuteczność mechanizmów kontroli
dowodów dokumentujących wydatki ustalonych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów
księgowych przeprowadzonej na podstawie próby wybranej do kontroli z miesiąca maja
dotyczącej dowodów księgowych będących podstawą zapisów księgowych (140 dobranych
metodą losowania systematycznego, a 10 z doboru celowego) ustalono, iż dowody te
zawierają potwierdzenie sprawdzenia dowodu księgowego pod względem merytorycznym
oraz formalno – rachunkowym i wymagane przy tym daty dokonania kontroli i podpisy osób
dokonujących kontroli, a także zatwierdzenie do wypłaty na kwoty przez nie dokumentowane.
Zgodnie z zarządzeniem nr 18/2012 Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii
z dnia 4 września 2012 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej:
-
nie przekraczano wysokości pogotowia kasowego (wg stanów końcowych raportów
kasowych z 2013 r.) ustalonego przez PWLW w wysokości 2 000 zł wyłącznie do wydatków
budżetowych;
-
przestrzegano wewnętrznie ustalonych zasad sprawowania funkcji kontrolnej nad
gospodarką kasową w zakresie protokolarnego przekazania kasy, w którym m.in. podawano
wyniki przeliczenia wszelkich środków płatniczych znajdujących się w kasie jakie
przekazywane były kasjerowi w związku ze zmianą osoby materialnie odpowiedzialnej;
-
raporty kasowe generowane w systemie Enova podlegały kontroli bieżącej każdego
zamkniętego raportu kasowego - kontroli formalnej i prawnej potwierdzanej na wszystkich
raportach kasowych poprzez złożenie podpisu w rubryce sprawdzono oraz kontroli
merytorycznej przez Głównego Księgowego;
-
sporządzono roczny plan kontroli kasy, w którym przewidziano w każdym kwartale
kontrolę kasy głównej w WIW w Białymstoku oraz jedną w trzecim kwartale roku kontrolę
kasy w ZHW w oddziale w Łomży, mimo, iż instrukcja kasowa przewiduje kontrole w tym
oddziale raz na pół roku. Kontrole okresowe (inwentaryzacje kontrolne) kasy głównej
w WIW zrealizowano w dniach 8.03.2013 r., 17.05.2013 r., 15.07.2013 r. i 4.12.2013 r. oraz
sporządzono z ich kontroli protokoły. Nie przeprowadzono natomiast z powodu braku
możliwości czasowych kontroli kasy w ZHW w oddziale w Łomży;
-
przeprowadzono również kontrolę kasy w trakcie inwentaryzacji przeprowadzonej na
dzień 31.12.2013 r. (akta kontroli str. 811-812).
32
Nadzór nad podległymi jednostkami powiatowymi jak wynika z informacji Głównej
Księgowej (stanowiącej łącznie z załącznikami akta kontroli str. 813-836), sprawowano
w WIW w formie:

kontroli bieżącej dokumentacji sporządzonej w Powiatowych Inspektoratach
Weterynarii w celu potwierdzenia zgodności danych wynikających z ewidencji księgowej
z danymi wykazanymi w szczególności w sprawozdaniach budżetowych i sprawozdaniach
z realizacji planu finansowego. Poszczególni pracownicy WIW w ramach zakresu swoich
obowiązków na bieżąco dokonywali analiz sprawozdań przesłanych przez PIW. W momencie
stwierdzenia błędów lub niejasności prosili o wyjaśnienia, poprawienie sprawozdań lub
przesłanie wydruków z ksiąg;

kontroli doraźnej przeprowadzonej w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii
w Suwałkach w dniu 6.08.2013 r. udokumentowanej sprawozdaniem z kontroli doraźnej
z dnia 13.08.2013 r.;

kontroli dokumentacji sporządzonej w Powiatowych Inspektoratach Weterynarii
w celu potwierdzenia zgodności danych wynikających z ewidencji księgowej z danymi
wykazanymi w sprawozdaniach finansowych. W WIW dokonano kontroli
przeniesienia
danych księgowych z ksiąg rachunkowych do sprawozdań finansowych na podstawie
przesłanych wydruków z programów księgowych i zestawień należności i zobowiązań oraz na
bieżąco dokonano poprawienia sprawozdań finansowych w przypadku niezgodności;

narad z Głównymi Księgowymi Powiatowych Inspektoratów Weterynarii, na których
omawiano m.in. najczęstsze błędy popełniane przez Powiatowe Inspektoraty Weterynarii,
udokumentowanych protokołem z odbytej narady;

przekazywania
informacji
o
nieprawidłowościach
w
dokumentacji
przez
poszczególnych pracowników zespołu finansowo-księgowego w ramach zakresu swoich
obowiązków, w momencie stwierdzenia błędów lub niejasności przesyłania na bieżąco za
pomocą poczty elektronicznej w celu ich poprawienia przez PIW.
Realizacja zaleceń pokontrolnych
W zakresie realizacji wydanych w następstwie przeprowadzonej w 2011 roku kontroli
sprawdzającej zaleceń pokontrolnych:

nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie realizacji zaleceń dotyczących:
dokonywania wydatków publicznych (w zakresie faktur za dostawę ciepła) zgodnie
z terminami wynikającymi z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; prawidłowego
kwalifikowania kosztów napraw i wydatków na ich pokrycie; sporządzania kwartalnych
33
sprawozdań Rb-N zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia w sprawie sprawozdań
jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (w zakresie
pozostałych należności z tytułu dostaw i usług zawyżonych o kwotę należności funduszu
świadczeń socjalnych oraz należności od podmiotów należących do jednostek sektora
finansów publicznych wykazanych w sprawozdaniu w kolumnie 12 - przedsiębiorstwa
niefinansowe, które powinny były być wykazane w przewidzianej dla tej grupy kolumnie 6
sprawozdania); dokonywania w księgach rachunkowych zapisów księgowych spełniających
wymogi art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości zawierających prawidłowe numery faktur
i daty ich wystawienia (poza jedną datą wynikającą z faktury);

stwierdzono
nieprawidłowości
w
zakresie
realizacji
zalecenia
dotyczącego
dokonywania w księgach rachunkowych zapisów księgowych spełniających wymogi art. 23
ust. 2 ustawy o rachunkowości zawierających prawidłowe daty operacji gospodarczych
polegające na tym, iż jako datę operacji gospodarczej przyjmowano datę wpływu dowodu
(faktury) do jednostki;

stwierdzono, iż bezprzedmiotowa była kontrola realizacji zaleceń dotyczących
dokonywania w księgach rachunkowych zapisów księgowych spełniających wymogi art. 23
ust. 2 ustawy o rachunkowości zawierających prawidłowe terminy płatności, gdyż
w stosowanym od 2012 r. programie Enova nie ma w zapisach księgowych w dzienniku takiej
pozycji oraz stosowania się do „Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów
księgowych w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Białymstoku” przy sporządzaniu
miesięcznych rozliczeń zużycia paliwa, które nie zawierały pozycji wynikających z ww.
instrukcji - „zużycie paliwa w miesiącu wg kart” oraz „przekroczenie lub oszczędność”, gdyż
ww. obecnie obowiązująca instrukcja nie zawiera uregulowań w tym zakresie.
Mając na uwadze powyższe oceny i uwagi wnoszę o:
1. Ustalanie należności z tytułu dochodów budżetowych w wystawianych fakturach
w sposób zgodny z postanowieniami umów w zakresie naliczenia czynszu.
2. Przekazywanie na rachunek bankowy dochodów pobranych do kasy ZHW oddział Łomża
w terminach zgodnych z uregulowaniami wewnętrznymi jednostki.
3. Pisemne powiadamianie dłużnika o umorzeniu należności na podstawie art. 56 ust.1 pkt 3
ustawy o finansach publicznych, w celu przyjęcia przez dłużnika zwolnienia z długu.
4. Naliczanie
i
ujmowanie
w
księgach
rachunkowych
odsetek
od
należności
przeterminowanych w wysokości zgodnej z uregulowaniami wewnętrznymi jednostki.
34
5. Dokonywanie wydatków zaewidencjonowanych na koncie 130, w kwotach zgodnych
z dowodami stanowiącymi podstawę ich poniesienia.
6. Prawidłowe
kwalifikowanie
do
podziałek
klasyfikacji
budżetowej
wydatków
i kosztów dotyczących: usług dostępu do sieci Internet, usług telekomunikacyjnych
świadczonych w stacjonarnej sieci telefonicznej, materiałów (rozdzielnie z kosztami usług
remontowych), usług napraw instalacji elektrycznej, napełniania tonerów, opłaty
abonamentowej związanej z dostawą wody, opłaty kancelaryjnej oraz wskazywanie
paragrafu klasyfikacji budżetowej przy zatwierdzaniu do wypłaty wydatków z tytułu
ryczałtu za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych.
7. Terminowe przekazywanie poleceń wyjazdów służbowych do księgowości zgodnie
z uregulowaniami wewnętrznymi jednostki.
8. Zobligowanie pracowników do zamieszczania w składanych przez nich oświadczeniach
o używaniu pojazdu do celów służbowych - danych dotyczących pojemności silnika
i marki samochodu, a także stosowanie jednolitych metod zaokrągleń dotyczących
zmniejszenia kwoty ryczałtu za dni nieobecności pracownika.
9. Wyznaczanie limitów finansowych wynikających z „Procedur zakupów” zawartych
w procedurach ISO przed dokonaniem wydatku.
10. Zawieranie w umowie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego wszystkich danych
wymaganych według jej wzoru w SIWZ.
11. Zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego w Biuletynie Zamówień
Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zmówienia publicznego.
12. Nie dokonywanie w końcu roku korekty zwiększenia odpisu podstawowego na
zatrudnionych z orzeczeniem znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.
13. Dokonywanie wydatków publicznych
w terminach
wynikających
z wcześniej
zaciągniętych zobowiązań stosownie do wymogów art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach
publicznych.
14. Ujmowanie w ewidencji analitycznej (księgi inwentarzowe) dotyczącej nieodpłatnie
otrzymanego majątku trwałego wyłącznie środków trwałych (pozostałych) spełniających
ustawowy wymóg kompletności w świetle ustawy o rachunkowości oraz programów
komputerowych posiadających odrębne licencje w ilości licencji jaka została nieodpłatnie
otrzymana oraz amortyzowanie i umarzanie ich zgodnie z wewnętrznie przyjętymi
zasadami rachunkowości w miesiącu przyjęcia ich do używania (tj. po wystawieniu
OT/PT).
35
15. Gospodarowanie składnikami majątku rzeczowego z uwzględnieniem wymogów
rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi
majątku ruchomego, dotyczących: zakwalifikowania składników majątku do kategorii
zbędnego lub zużytego, ustalania wartości jednostkowej poszczególnych składników
majątkowych uznanych za zbędne lub zużyte, powoływania komisji likwidacyjnej, a także
z
uwzględnieniem
wymogów
uregulowań
wewnętrznych
dotyczących
terminu
dokonywanej likwidacji „obiektów” postawionych w stan likwidacji.
16. Rzetelne prowadzenie dokumentacji służącej do rozliczania użytkowania samochodów
służbowych.
17. Przeprowadzanie zgodnie z ustawą o rachunkowości inwentaryzacji będących własnością
innej jednostki składników majątkowych powierzonych do używania WIW w zakresie
dopełnienia obowiązku powiadomienia tej jednostki o wynikach spisu oraz w drodze
potwierdzenia sald z kontrahentami w zakresie terminowości jej przeprowadzenia, a także
przeprowadzanie inwentaryzacji metodą spisu z natury zgodnie z przepisami instrukcji
inwentaryzacyjnej oraz zarządzeń i pism PWLW związanych z inwentaryzacją.
18. Dokonanie zmian niezgodnych z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości zapisów w polityce rachunkowości.
19. Prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości
oraz
rozporządzenia
w
sprawie
szczególnych
zasad
rachunkowości,
a
także
uregulowaniami wewnętrznymi poprzez:
a) dokonywanie zapisów księgowych zawierających prawidłowe dane dotyczące daty
operacji gospodarczych, daty dowodu księgowego, skrótów lub kodów opisu operacji
wynikających z pisemnych ich objaśnień zawartych w uregulowaniach wewnętrznych
jednostki zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości i uregulowaniami
wewnętrznymi;
b) prowadzenie ewidencji księgowej na koncie 998 zgodnie z wymogami rozporządzenia
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości w zakresie prawnego zaangażowania
wydatków roku bieżącego wynikającego z umów;
c) prowadzenie ewidencji księgowej na koncie rozrachunkowym 234 zobowiązań z tytułu
wypłacanego ryczałtu za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych oraz
przyznanego z ZFŚS dofinansowania do wczasów pracowniczych, a także należności od
pracownika z tytułu wynajmu domku wczasowego;
36
d) prowadzenie ewidencji księgowej na koncie 405 naliczenia dofinansowania dla
pracownika zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze komputerowym oraz
odzieży roboczej indywidualnie przekazywanej na podstawie przepisów BHP;
e) prowadzenie ewidencji księgowej faktur korygujących na koncie 201 zgodnie z zasadami
rachunkowości WIW;
f) prowadzenie prawidłowej ewidencji nieodpłatnie otrzymanego majątku na kontach 011,
013, 020 po jego faktycznym przyjęciu do użytkowania na podstawie OT/PT oraz na
odpowiednim koncie analitycznym do konta 011 oraz ewidencji szczegółowej do konta
020 ze wskazaniem osób odpowiedzialnych materialnie, a także umorzenia wartości
niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych
stosowanych przez jednostkę - na koncie 071;
g) prowadzenie prawidłowej ewidencji dowodów księgowych PK dotyczących nieodpłatnie
otrzymanego majątku poprzez dokonywanie na ich podstawie zapisów w księgach
rachunkowych w sposób trwały;
h) dokonywanie ujemnych zapisów technicznych na koncie 130-D, w celu zachowania
czystości obrotów.
20. Dokonywanie zapisów wyłącznie na podstawie dowodów księgowych spełniających
wymogi art. 21 ustawy o rachunkowości oraz uregulowań wewnętrznych jednostki,
w zakresie:
a) dekretowania dowodów księgowych sprzedaży z podpisem osoby dokonującej dekretacji;
b) dekretowania dowodów księgowych stanowiących podstawę dokonania wydatków na
konto 998;
c) podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia w księgach rachunkowych
na dekretacji wyciągów bankowych;
d) dokonywania zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych wewnętrznych
przewidzianych w uregulowaniach wewnętrznych jednostki w zakresie wypłacanego
ryczałtu za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych oraz z tytułu
wypłacanych wczasów turystycznych z ZFŚS;
e) nadawania dowodom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane
w księgach rachunkowych jednostki;
f)
zamieszczania prawidłowych dat w dowodach księgowych PK, odzwierciedlających
faktyczny ich moment powstania.
21. Właściwe wykazywanie w bilansie należności i zobowiązań z tytułu dochodów
budżetowych zaewidencjonowanych na koncie 221, a także ujmowanie w informacjach
37
uzupełniających umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają
umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę z właściwego
konta.
22. Wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa
zaangażowania i zobowiązań w kwotach zgodnych z tymi, jakie wynikają z ewidencji
księgowej.
23. Prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach rocznych Rb-27 z wykonania planu
dochodów budżetowych należności pozostałych do zapłaty ogółem i zaległości netto
z tytułu odsetek oraz należności na podstawie dostosowanej do tego celu ewidencji
należności budżetowych.
24. Sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-70 w złotych i groszach zgodnie
z rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
25. Prawidłowe obliczanie sum poszczególnych kolumn w sprawozdaniach Rb-N.
26. Dokonanie zmian nieprawidłowych zapisów instrukcji inwentaryzacyjnej poprzez
dostosowanie ich do ustawy o rachunkowości.
27. Przestrzeganie wewnętrznie ustalonych zasad sprawowania funkcji kontrolnej nad
gospodarką kasową w zakresie sporządzania rocznego planu kontroli kasy w ZHW
w oddziale w Łomży i przeprowadzania jej zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi
jednostki.
Informując o powyższym, uprzejmie proszę o podjęcie działań mających na celu
usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości.
Jednocześnie proszę poinformować Wojewodę Podlaskiego, w terminie 30 dni od daty
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego o sposobie wykorzystania ww. uwag
i wniosków oraz o wykonaniu zaleceń, a także o podjętych działaniach lub wskazanie
terminu, w którym działania te zostaną wykonane.
Z up. WOJEWODY PODLASKIEGO
Aneta Kuberska
Dyrektor
Wydziału Nadzoru i Kontroli
38