DWA OBLICZA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

DWA OBLICZA AUDYTU
WEWNĘTRZNEGO
Barbara Gumińska
Kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego
Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu
„Nic nie jest tak trudne do rozpoczęcia,
niebezpieczne do przeprowadzenia i nie
gwarantuje powodzenia, jak wprowadzenie
nowego porządku rzeczy” (Machiawelli),
a l e
„Doskonałe organizacje, nie wierzą
w doskonałość - wierzą jedynie w ciągły
postęp i ciągłą zmianę”
(T. Peters, Throwing on Chaos).
2
Stałe dążenie do polepszania wyników oraz
dynamiczne zmiany na rynku, zmusiły podmioty
do optymalnego wykorzystania zasobów,
kontroli procesów i zarządzania ryzykiem.
Daje to szerokie możliwości zatrudnienia dla
specjalistów, którzy zajmują się obszarami
wpływającymi na wartość firmy, a takimi sa
audytorzy wewnętrzni.
Tak wygląda zwykle początek pracy
audytora w każdej jednostce
4



Audyt wewnętrzny przeprowadza się w różnych
otoczeniach prawnych i kulturowych, w instytucjach
o odmiennych celach, wielkościach oraz strukturach.
Mogą go wykonywać zarówno pracownicy jednostki, jak
również osoby spoza niej. Wymienione różnice
wpływają na praktykę audytu w danym środowisku.
Nowoczesny audyt wewnętrzny musi być narzędziem
użytecznym dla kierownictwa, pozwalającym zrozumieć
funkcjonowanie
instytucji
dzięki
identyfikacji
najważniejszych problemów.
Dlatego istotne jest zapewnienie wysokiej jakości
audytu, profesjonalizmu oraz obiektywizmu audytorów.
5
Geneza audytu wewnętrznego









Audyt wewnętrzny - obok systemów:
zarządzania jakością,
planowania strategicznego,
narzędzi monitorowania i ewaluacji,
wieloletniego planowania finansowego,
zarządzania ryzykiem,
kontroli zarządczej,
controlingu,
narzędzi pomiaru dokonań,
rachunku kosztów
powinien stanowić jeden z głównych elementów nowoczesnego
zarządzania.
Wszystkie wymienione elementy zarządzania jednostką powinny stanowić
spójny system poddany ocenie audytu wewnętrznego. Jednakowe
powinno być m.in. podejście do definiowania celów, zadań, wskaźników
produktu, wskaźników rezultatu czy oddziaływania.
6


Istotna zmiana roli audytu nastąpiła na początku XX
wieku.
W tym okresie coraz częściej powstawały wielkie,
międzynarodowe korporacje, które chciały zmniejszyć
swoją zależność od zewnętrznych biegłych rewidentów.
Zaczęły one zatrudniać własnych audytorów, którzy
mieli weryfikować poprawność zapisów księgowych
i zgodność procedur księgowych z przepisami, a także
testować skuteczność mechanizmów kontrolnych
w zakresie księgowości.
Większość
spośród
rekrutowanych
audytorów
wywodziła się ze środowiska biegłych rewidentów,
i również z tego względu prace audytu wewnętrznego
były zdominowane przez aspekt księgowy.
7
To Stany Zjednoczone Ameryki Północnej jako
pierwsze dostrzegły pogłębiający się problem oszustw
finansowych i gospodarczych inicjowanych przez
menedżerów dużych korporacji.
W
uzasadnieniu
konieczności
potrzeby
wprowadzenia rygorystycznego systemu kar podawano
m.in., że system kontroli wewnętrznej oparty na
podziale obowiązków może okazać się nieskuteczny,
zwłaszcza, gdy dochodzi do zmowy kilku osób.
Upoważnienia
do
podejmowania
decyzji,
czy
dysponowania zasobami mogą być nadużywane,
a kierownictwo może omijać procedury kontroli, które
samo w tym celu ustanowiło.
8
Pojęcie audytu wewnętrznego w sektorze prywatnym
Pod pojęciem audytu wewnętrznego kryją się wchodzące w skład
systemu kontroli wewnętrznej procesy sprawdzania i oceniania,
a ważnym jego celem staje się zapewnienie bezstronnej
i praktycznej porady dla kierownictwa spółki w zakresie
doskonalenia mechanizmów obowiązującego w jednostce
systemu.
Audyt wewnętrzny jest definiowany jako „proces wykonywany
przez pracowników jednostki w celu osiągnięcia określonych
celów”.
Definicja ta jest definicją sensu largo, zawiera bowiem w sobie
wszystkie elementy kontrolowania spółek, ułatwiając jednocześnie
bezpośrednie skoncentrowanie się na celach nadrzędnych.
Na audyt wewnętrzny składa się pięć połączonych ze sobą
czynników, właściwych sposobowi zarządzania przedsiębiorstwem
przez jego kierownictwo.
9



Składniki owe są ze sobą immanentnie powiązane
i stanowią kryteria wyznaczania efektywności systemu.
Audyt wewnętrzny jest procesem, który wykonywany
jest przez radę nadzorczą jednostki, zarząd i innych
pracowników, stworzonym, aby zapewnić; w rozsądnym
stopniu, że osiągnięte zostaną cele w następujących
kategoriach:
zgodność z aktami prawnymi i przepisami;
efektywność i wydajność operacji.
wiarygodność sprawozdań finansowych;
10
Koncepcje audytu wewnętrznego
Definicja ta zawiera w swoich ramach kilka fundamentalnych
koncepcji, a mianowicie:
a) audyt wewnętrzny jest procesem ciągłym. Jest środkiem do
osiągnięcia celu, a nie celem samym w sobie.
b) system kontroli wewnętrznej jest realizowany na każdym
szczeblu organizacji
c) od audytu wewnętrznego można oczekiwać przedstawienia
organom głównym spółki, tj. zarządowi i radzie nadzorczej, jedynie
rozsądnej pewności, nie zaś pewności absolutnej.
d) audyt wewnętrzny posiada narzędzia do osiągania celów
w jednej lub kilku osobnych, lecz zachodzących na siebie
kategoriach.
11
Audytor buduje drogę do osiągania sukcesów
12
Procesy realizowane w spółce, które dokonywane są za
pośrednictwem komórek organizacyjnych lub stanowisk
pracy, zarządzane są za pomocą podstawowych
procesów zarządczych: planowania, wykonywania
i monitorowania.
Audyt wewnętrzny zatem jest częścią tych procesów
i jest z nimi zintegrowany. Umożliwia i ułatwia im
funkcjonowanie i monitoruje ich istotność i przebieg.
„Jest on narzędziem stosowanym przez zarząd, nie
zaś substytutem zarządzania”.
13
Audyt wewnętrzny nie jest procesem seryjnym,
w którym tylko jeden element wpływa na następny.
Jest to wielokierunkowy proces, w którym niemal każdy
element może i będzie wpływał na inne.
Środowisko audytu stwarza atmosferę, w której ludzie
prowadzą swą działalność i wykonują swoje obowiązki
kontrolne.
Służy ono za podstawę wszystkich innych elementów.
w tym środowisku, natomiast zarząd dokonuje
oszacowania ryzyka związanego
z realizacją
określonych celów.
Nowoczesny system audytu wewnętrznego powinien
zostać ustanowiony i wdrożony na każdym poziome
zarządzania
Wprowadza
ład
organizacyjny14
i efektywizuje procesy.
Takie powinny być efekty pracy audytora
15
System powinien być oparty przede wszystkim na
umiejętności identyfikacji i zarządzania właściwymi dla
danego poziomowi ryzykami, których występowanie
mogłoby uniemożliwić w jakikolwiek sposób sprawne
osiąganie zaplanowanych celów.
Nowoczesny audyt wewnętrzny związany jest przede
wszystkim z funkcją doradczą i kontrolną, związaną
z zarządzaniem ryzykiem – ocenia, czy proces
zarządzania nim jest odpowiednio zaprojektowany
i działa efektywnie i skutecznie, przynosząc wartość
dodaną.
16
Był chaos, choć wydawałoby się, że jest
porządek
17
Model kontroli wewnętrznej COSO- pierwowzór
audytu wewnętrznego
18
W biznesie nie ma jednolitej definicji dla audytu wewnętrznego.
Dla większości popularną definicją jest - audyt wewnętrzny, który
wspiera biznes poprzez ocenę w jakim stopniu spółka osiąga:
Oszczędność - uzyskuje potrzebne zasoby za jak najniższą cenę
Efektywność - użycie w najkorzystniejszy sposób uzyskanych
zasobów, w najlepszych z możliwych miejscach,
Skuteczność - osiągnięcie założonych celów.
Audyt wewnętrzny musi być na tyle kompetentny, aby prawidłowo
doradzać spółce w kwestiach osiąganiu zysku, efektywności, oraz
skuteczności jej działań.
Jednocześnie musi prawidłowo raportować do Zarządu wartość
dodaną z przeprowadzonych przeglądów.
19
„Dolaryzacja” – Metoda raportowania do Zarządu


Przy „dolaryzacji” raportów - istotne jest wyliczenie:
wartości bezpośredniej, która jest do zaoszczędzenia/odzyskania
przez spółkę w wyniku przeprowadzonych prac;
w biznesie, audyt wewnętrzny, przeprowadza analizę każdej
strategii kontrolnej pod względem zysku, efektywności oraz
skuteczności.
Np. zadając sobie pytanie: Czy koszt kontroli, audytu > wartość
procesu narażonego na ryzyko? (kontrola, czy audyt może nie być
konieczna).
Jedynie działy audytu wewnętrznego, które są w stanie określić
bezpośrednią oraz pośrednią wartość, jaką organizacja
„oszczędza” lub ma możliwość oszczędzić, będą traktowane jako
centra generowania przychodów, a nie jako centra powstawania
kosztów.
20
Nowoczesny audyt wewnętrzny
Podejście Obecnie
Podejście Wcześniej




Tradycyjne podejście
„silosowe” (brak współpracy
między jednostkami)
Rola ograniczona do oceny
zgodności z procedurami
Reaktywne podejście do
ryzyk i nieefektywności
Funkcja audytu
wewnętrznego nieefektywna
i kosztowna





Skupienie na celach Spółki
Ciągła ocena ryzyka
Proaktywne( z udziałem
audytowanego) podejście do
ryzyk i nieefektywności
działania
Uwaga kierownictwa
skupiona jest na efektywności
i skuteczności działania AW.
Odpowiedzialność rozłożona
od najwyższego szczebla
(top-down )
21
Cechy i umiejętności kluczowe dla bycia
audytorem wewnętrznym










Indywidualne m.in.
Obecność-profesjonalny wizerunek
Zdolności przywódcze
Zdolności przekonywania i negocjowania
Zarządzanie nowymi wyzwaniami
Zarządzanie czasem
Ocena ryzyka
Znajomość branży
Znajomość finansów
Znajomość księgowości
Znajomość IT
22
Zespołowe







Budowanie i utrzymywanie relacji
Radzenie sobie z trudnymi zachowaniami
Zdolności komunikacyjne
Radzenie sobie ze zmianami
Efektywne dzielenie się wiedzą
Efektywna praca zespołowa
Zarządzanie projektami
23



Tylko poprzez prawidłowo zdefiniowany i funkcjonujący
dział audytu wewnętrznego możliwe jest, aby:
spółka w pełni korzystała z wszystkich korzyści, które
dział jest jej wstanie dostarczyć
audyt wewnętrzny został odebrany jako centrum
generowania przychodów,
Rada Nadzorcza prawidłowo oceniała procesy kontroli
wewnętrznej oraz procesy zarządzania ryzykiem
w spółce i aby każdy udziałowiec czuł się bezpiecznie .
24
Reasumując
Obecne
czasy
wymagają
od
zarządzających
przedsiębiorstwami elastyczności działania i bycia
przygotowanym na każdą ewentualność.
Dzięki sprawnemu systemowi zarządzania ryzykiem
korporacyjnym jesteśmy w stanie przygotować się na
potencjalne zagrożenia, wdrażać programy obronne, czy
wykorzystywać szanse.
Myśląc zawczasu o ryzyku nadużyć, znaczenie zyskują
przede wszystkim działania prewencyjne.
W tym może pomóc nam audyt wewnętrzny!
25
Audyt wewnętrzny w sektorze publicznym




Podstawy prawne
Cele i zadania
Definicja audytu
wewnętrznego
Rola, zakres i rodzaje
audytu wewnętrznego
26



Kwestie audytu wewnętrznego stanowiły przedmiot negocjacji
akcesyjnych z UE w ramach rozdziału 28. „Kontrola finansowa”.
Komisja Europejska uważała za niezbędne prawne uregulowanie
kwestii wewnętrznej kontroli finansowej i audytu wewnętrznego.
Dotyczyły one m.in.: opracowania i wdrożenia właściwych
systemów zarządzania finansowego i kontroli w jednostkach
sektora finansów publicznych, konieczności wprowadzenia do
administracji publicznej audytu wewnętrznego jako narzędzia
oceny i doradztwa dla kierowników tych jednostek.
Ministerstwo Finansów zostało zobowiązane do wprowadzenia
przepisów dotyczących kontroli finansowej, niezależności
funkcjonalnej komórek przeprowadzających audyt wewnętrzny
oraz wprowadzających powszechnie obowiązujące w tym zakresie
międzynarodowe standardy do ustawy o finansach publicznych.
27
Audyt wewnętrzny
(wg. Instytutu Audytorów Wewnętrznych - IIA)
Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną,
obiektywnie zapewniającą i doradczą, której celem
jest przysporzenie wartości i usprawnienie działań
organizacji.
Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez
systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny
i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania
ryzykiem, kontroli i procesów nadzoru właścicielskiego
(governance)
.
28
Definicja audytu wewnętrznego zawarta w ustawie
o finansach publicznych (art. 272 ust. 1 i 2)
Art.272 Audytem wewnętrznym jest :
1.
2.
działalnością niezależna i obiektywną, której celem
jest wspieranie ministra kierującego działem lub
kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez
systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz
czynności doradcze;
ocena, o której mowa w ust. 1, dotyczy
w
szczególności
adekwatności,
skuteczności
i efektywności kontroli zarządczej w dziale
administracji rządowej lub jednostce.
29
Fundamentalne znaczenie dla audytu wewnętrznego mają
następujące zakresy działania [Rozporządzenie z dnia 1 lutego
2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu
wewnętrznego]:
zadania zapewniające – zespół działań podejmowanych w celu
dostarczenia obiektywnej oraz niezależnej oceny;
czynności doradcze – działania o charakterze i zakresie
uzgodnionym z kierownikiem danej jednostki, których celem jest w
szczególności usprawnienie funkcjonowania podmiotu. Mogą być
one wykonywane, gdy ich zakres a także cel nie naruszają zasady
niezależności oraz obiektywizmu audytora;
czynności sprawdzające – wykonuje się aby zweryfikować, czy
dokonano wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub, czy
wprowadzano usprawnienia dla jej funkcjonowania a dokonanych
na podstawie opinia audytora
w sprawie adekwatności,
skuteczności i efektywności kontroli
zarządczej.
30
W celu zapewnienia kompleksowości oceny, audyt wewnętrzny
tworzy tzw. „wszechświat audytu”, czyli listę wszystkich obszarów
audytu,
obejmującą
swym
zasięgiem,
całość
działań
podejmowanych przez instytucję.
Jednak zasoby audytu wewnętrznego są zawsze ograniczone
i w jednym roku nie da się zbadać wszystkiego, co dzieje się
w organizacji.
Z tego też względu dla wszystkich obszarów audytowych
przeprowadzana jest analiza ryzyka, na podstawie której, do planu
audytu na dany rok, wybierane są zagadnienia najbardziej
ryzykowne, bądź te, których usprawnienie może przynieść instytucji
największe korzyści.
W ten sposób tworzy się roczny plan audytu wewnętrznego.
31
Celem audytu wewnętrznego jest udzielenie
kierownikowi jednostki rozsądnego stopnia pewności,
że:



cele postawione przed organizacją są wykonywane efektywnie,
skutecznie i zgodnie z prawem,
zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie
obowiązującego lub przyjęte przez kierownictwo są wdrażane
i przestrzegane,
mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej
i kontroli zarządczej są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego
działania jednostki.
32
Rola audytu wewnętrznego polega na
wykrywaniu ,szacowaniu, analizowaniu,
kategoryzowaniu
potencjalnych ryzyk ,
mogących się pojawić w ramach działalności jednostki
oraz na badaniu i ocenianiu skuteczności procedury
kontroli zarządczej;
czynności te mają na celu wyeliminowanie lub ograniczanie
zdefiniowanych ryzyk.
33
A jak należy rozumieć i poszukiwać
ryzyko?
Ryzyko to
prawdopodobieństwo, że zdarzenie
lub czynności (działanie) bądź jej
brak mogą mieć negatywny
wpływ na organizację
Ryzyko wg IIA - niepewność
związana z wystąpieniem
zdarzeń, które mogą mieć wpływ
na osiągnięcie zamierzonych
celów
Ryzyko jest mierzone
w kategoriach następstw
i prawdopodobieństwa
wystąpienia
34
Jednostki zobowiązane ustawo do prowadzenia audytu
wewnętrznego
Jednostki wymienione w art. 274 Ustawy o Finansach Publicznych :
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Ministerstwa.

Urzędy wojewódzkie.

Izby celne.

Izby skarbowe.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w tym w zarządzanych przez niego
funduszach.

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, w tym w funduszach
zarządzanych przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia
Społecznego.

Narodowy Fundusz Zdrowia.
brak jednostek : Kancelaria: Sejmu, Senatu, Prezydenta Rzeczypospolitej
Polskiej, Trybunał Konstytucyjny, Najwyższa Izby Kontroli, Sąd Najwyższy,
Naczelny Sąd Administracyjny oraz Wojewódzkie Sądy Administracyjne

35






państwowe jednostki budżetowe, jeżeli kwota ujętych w planie
finansowym jednostki budżetowej dochodów i przychodów lub kwota
wydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40 mln zł;
uczelnie publiczne, jeżeli kwota ujętych w planie rzeczowo-finansowym
przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł;
samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, które nie zostały
utworzone przez jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli kwota ujętych
w planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość
40.000 tys. zł;
agencje wykonawcze, jeżeli kwota ujętych w planie finansoworzeczowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł;
państwowe fundusze celowe, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym
przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł.
Audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach samorządu
terytorialnego, jeżeli ujęta w uchwale budżetowej jednostki samorządu
terytorialnego kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatków
i rozchodów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł.
36
Wymagane kwalifikacje audytora wewnętrznego
Art. 286. ustawy o finansach publicznych
1. Audytorem wewnętrznym może być osoba, która:
1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub
innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów
międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego,
przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej;
2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni
praw
3) nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne
przestępstwo skarbowe;
4) posiada wyższe wykształcenie;
5) posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzania audytu
wewnętrznego:
37
a) jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified
Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information
Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified
Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification
in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services
Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub
b) złożyła, w latach 2003–2006, z wynikiem pozytywnym
egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją
Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub
c) uprawnienia biegłego rewidenta, lub
d) dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego
i
legitymuje
się
dyplomem
ukończenia
studiów
podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym
przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była
uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia
naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.
38
Zawód audytora wewnętrznego — mimo wymogu
posiadania bardzo dobrej znajomości regulacji
prawnych i konkretnej branży — wciąż wydaje się być
bardzo atrakcyjnym.
Ciągły rozwój, poszerzanie wiedzy, jak i dynamicznie
zmieniająca się sytuacja gospodarczo-społeczna
sprawiają, że praca nie staje się monotonna i nudna.
W związku z ciągle małą podażą wykwalifikowanych
specjalistów, zarobki nie należą do niskich —
szczególnie w sektorze prywatnym.
Dlatego warto przy wyborze ścieżki zawodowej
rozważyć tę profesję.
Życząc samych sukcesów
Dziękuję Państwu
za przybycie i uwagę
40
DWA OBLICZA AUDYTU
WEWNĘTRZNEGO
Barbara Gumińska
Kierownik Zespołu Audytu Wewnętrznego
Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu