Protokół z kontroli przeprowadzonej w DOMU POMOCY

Protokół z kontroli przeprowadzonej
w DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ w ROKITNIE 38
Kontrolę w dniach 7,8 oraz 21 lutego 2006r. r. przeprowadził zespół kontrolny
w składzie:
1. Przewodnicząca
2. Członek
3. Członek
- Donata Zarzycka Naczelnik Wydziału
Finansów
- Andrzej Wański
Sekretarz Powiatu
- Anna Spychała
Podinspektor w Wydz. Finansów
Kontrolą objęto:
- realizację procedur kontroli finansowej wykonywanej przez kierownika
jednostki;
- sprawdzenie ustalonych obowiązków pracowniczych w zakresie gospodarki
finansowej;
- prawidłowość gromadzenia i przeznaczania dochodów własnych;
- przestrzeganie procedur wydatkowania środków finansowych ujętych w
planie finansowym jednostki organizacyjnej, ( co najmniej 5% wydatków)
- sprawdzenie wykonania inwentaryzacji.
Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali:
- Dyrektor Domu Pomocy Społecznej- Lech Kopyść
- Główna księgowa
- Janina Pietrzak – Wilska
I. Realizacja procedur kontroli finansowej wykonywana przez kierownika
jednostki.
Dyrektor w celu zapewnienia prawidłowej realizacji procedur kontroli
finansowej:
1. ustalił zakresy czynności umożliwiające sprawną działalność merytoryczną,
2. analizuje zasadność dokonywanych zakupów, usług, usług remontowych
oraz innych działań wymagających ponoszenia kosztów poprzez ich
porównywanie z obowiązującymi standardami domów pomocy społecznej
(kontrola celowości, gospodarności, legalności).
3. wszelkie wydatki konsultuje z główną księgową celem ustalenia zgodności z
planem finansowym i wielkością posiadanych środków ;
4. bieżący nadzór nad prawidłowym wydatkowaniem środków sprawuje
również poprzez zatwierdzanie wydatków do wypłaty.
1
II. Sprawdzenie ustalonych obowiązków pracowniczych w zakresie
gospodarki finansowej.
Kontrolą objęto zakresy obowiązków pracowników księgowości .
Stwierdzono, że wszystkie pracownice tego pionu tj.:
Główna Księgowa, zastępca Głównej Księgowej, Kasjer-księgowa posiadają
przydział czynności.
Przydziały czynności podpisane są jedynie przez osoby, którym te obowiązki
powierzono. Brak jest podpisu strony powierzającej określone czynności.
Przydział czynności dla Głównej Księgowej przyjęty przez nią 16.11.2005 r.
nie spełniał wymogów art. 35 ustawy z 26 listopada 1998r. o finansach
publicznych (Dz.U Nr 15, poz.148 z późn. zmian.), jak też nie spełnia
wymogów wynikających z obecnie obowiązującego art.45 ust.1. ustawy z 30
czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz.2104)
cyt. „ Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym
dalej „głównym księgowym” jest pracownik, któremu kierownik jednostki
powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
1] prowadzenia rachunkowości jednostki;
2] wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;
3] dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i
finansowych z planem finansowym;
4] dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.”
Wskazuje się jednocześnie, że w myśl art.44.ust.1ww. ustawy cyt. „ Kierownik
jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej „kierownikiem jednostki”,
jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie
określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej.
ust.2 Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie
gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te
osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego
upoważnienia albo wskazaniem w regulaminie organizacyjnym jednostki”
III. Prawidłowość gromadzenia i przeznaczania dochodów własnych.
Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie 38 Zarządzeniem Nr 8 z dnia
31 marca 2005r. powołując się na art.18 a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada
1998r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 15 poz.148 z późn. zmian.) oraz w
oparciu o Uchwałę Nr XXIX/222/05 Rady Powiatu z dnia 30 marca 2005r.
utworzył rachunek dochodów własnych.
Wykonanie planów finansowych dochodów własnych i wydatków nimi
sfinansowanych na 31.12.2005r. w dziale 852 rozdziale 85202 wyniosło:
(dane w pełnych złotych)
2
Dochody:
paragraf
plan
0830
0840
0920
0960
0970
RAZEM
14.540
5.676
2.026
800
1.900
24.942
wykonanie
13.856
5.305
2.666
800
1.908
24.535
Wydatki:
paragraf
plan
4170
4210
4300
RAZEM
830
22.512
1.600
24.942
wykonanie
830
22.605
1.100
24.535
Darowizny
Jednostka w 2005 r. otrzymała dwie darowizny:
− pierwsza w wysokości 500,00 zł otrzymana w WB 79 z dnia 31.05.2005 z
przeznaczeniem na koncert integracyjny organizowany przez Dyrektora
DPS
− druga w wysokości 300,00 zł otrzymana w WB 215 z dnia 08.12.2005 z
Gminnej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
jako wsparcie finansowania uroczystości Mikołajkowej dla mieszkańców
DPS-u
Plan finansowy na darowiznę w wysokości 500zł i jej wydatkowanie
wprowadzono dnia 15.06.2005 r. natomiast plan finansowy na kwotę 300zł i jej
wydatkowanie wprowadzono dnia 12.12.2005 r.
Wydatkowanie darowizny na kwotę 500,00 zł.
Darowizna na kwotę 500zł była wydatkowana jak niżej:
Rach.um o dzieło
240 oprawa muzyczna koncertu
integracyjnego
zakupy :
Fra 3/06/2005
65 kawa
Fra 1128-2445-003-0140 53 napoje
Fra FAS/1054/2005
60 jabłka
Fra 11232/05
82 (rachunek na kwotę-146,21 za cukierki,
500 śmietanka, jabłka)
3
Wydatkowanie darowizny na kwotę 300 zł.
Dnia 06.12.2005 r. pobrano czekiem kwotę 300 zł i wydatkowano ją na
zorganizowanie zabawy „Mikołajkowej” dla mieszkańców DPS - zakupiono
artykuły żywnościowe tj. czekolady, cukierki, herbatniki, pierniki, biszkopty,
pałeczki kremowe ( Fra 5040/05 z dnia 05.12.2005 r. PH-U MIREX M-cz)
Kwota 300 zł została wydatkowana wcześniej niż faktycznie wpłynęła
darowizna na konto, ponieważ pismem z dnia 08.11.2005 r. poinformowano
Pana Dyrektora DPS iż Gminna Komisja Profilaktyki i Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych na posiedzeniu w dniu 04.11.2005 r. pozytywnie
przychyliła się do wniosku Dyrektora, dotyczącego wsparcia finansowego z
okazji Mikołajek i przeznaczyła na ten cel 300 zł.
Dnia 06.12.2005 r. DPS wystawił notę księgową nr 6/2005 obciążającą
Komisję d/s Profilaktyki na podstawie której została przekazana kwota 300 zł.
Dochody własne i wydatki nimi sfinansowane utworzone w oparciu o
uchwałę Rady Powiatu Nr XXIX/222/05 z dnia 30.03.2005r.
Jednostka zrealizowała w 2005r.dochody własne w łącznej kwocie -23.591zł w
tym:
- wpływy z tytułu opłat za mieszkanie wyniosły-13.856
- wpływy ze sprzedaży posiłków-3.903,
- wpływy ze sprzedaży produktów rolnych-1.302
- wpływy ze sprzedaży zbędnej papy-100,
- odsetki od środków na rachunkach bankowych-2.666
w tym:
a/ odsetki od środków na rachunku dochodów budżetowych-499
b/ odsetki od środków na rachunku wydatków-1.945
c/ odsetki od środków na rachunków dochodów własnych- 222
- pozostałe dochody- 1.765
Wydatki sfinansowane z ww. dochodów:
- wynagrodzenia bezosobowe 590zł:
a/ uprawa działki -350zł,
b/ obsługa Koncertu Integracyjnego-240zł,
- zakupy materiałów i wyposażenia 22.345zł:
a/ zakup węgla i drewna-21.035zł
b/ zakup materiałów na zajęcia do warsztatów-469zł,
c/zakup materiałów do ogródka ( haczki, środki ochrony roślin, sadzeniaki,
nasiona)-389zł,
d/ materiały na Koncert Integracyjny-452zł,
4
-pozostałe usługi 800:
a/ usługi gastronomiczne –Koncert Integracyjny-230zł,
b/ usługi transportowe-150zł,
c/ opłata za spotkania integracyjne-102zł,
d/ opłata za wycieczkę mieszkańców-300zł,
e/ koszty bankowe-18zł.
Jednostka uzyskała również dochody własne z opłaty za udostępnienie
dokumentacji przetargowej 143,zł i kwotę tą wydatkowała na jeden z ww.
celów.
Kwota 143 zł uzyskana z opłat za udostępnienie dokumentacji przetargowej
winna być wykorzystana na sfinansowanie wydatków bieżących i
inwestycyjnych związanych z uzyskaniem tychże dochodów.
Stan środków pieniężnych na rachunków
31.12.2005r.-0zł
Należności dochodów własnych-35zł
Zobowiązania -0zł
dochodów
własnych
na
Należy stwierdzić, że jednostka poza kwotę 143 zł uzyskaną z opłat za
udostępnienie dokumentacji przetargowej, którą winna wykorzystać na
sfinansowanie wydatków bieżących i inwestycyjnych związanych z
uzyskaniem tychże dochodów prawidłowo wydatkowała pozostałe środki.
Głównej Księgowej udzielono instruktażu w zakresie ewidencji analitycznej
prowadzonej dla dochodów własnych.
IV. Przestrzeganie procedur wydatkowania środków finansowych ujętych
w planie finansowym jednostki organizacyjnej, (co najmniej 5%
wydatków).
Zamówienia publiczna.
Kontrolę przeprowadzono metodą badania dokumentów postępowania o
zamówienia publiczne w obecności Dyrektora Pana Lecha Kopyścia,
Kierownika Adm. Pana Tadeusza Jankowskiego. Wyjaśnień udzielała Główna
Księgowa Pani Janina Pietrzak-Wilska.
Stwierdzam, że zalecenia pokontrolne zawarte w notatce służbowej z
13.05.2005r. są realizowane. Dom Pomocy Społecznej prowadził jedno
postępowanie w sprawie wyłonienia wykonawcy budowy szybu i montażu
dźwigu osobowego. Postępowanie zostało przeprowadzone zgodnie z
przepisami zamówień publicznych.
5
Wybrany został wykonawca , który przedstawił ofertę najkorzystniejszą.
Roboty objęte zamówieniem jeszcze trwały.
W trakcie przeprowadzonego postępowania stwierdziłem konieczność
uzupełnienia regulaminu postępowania o udzielenie zamówień publicznych o
zapis umożliwiający prowadzenie postępowań nie objętych planem rocznym.
Wydatkowanie środków.
Kontrolą objęto wydatkowanie środków w miesiącu styczniu 2006r.
Wykonanie wydatków za m-c I/2006r. przedstawia się następująco:
Dział 851 rozdział 85156 paragraf
plan
wykonanie
4130
2.200
147
Dział 852 rozdział 85202 paragraf
3020
4010
4040
4110
4120
4170
4210
4220
4230
4260
4270
4280
4300
4410
4430
4440
4480
4500
6050
RAZEM
plan
1.500
1.212.200
99.000
227.300
31.400
13.420
135.011
173.100
7.200
50.000
11.800
1.220
81.390
350
6.000
56.900
5.000
50
26.646
2.139.487
wykonanie
0
95.804
0
16.902
2.336
410
14.969
8.596
392
4.765
0
140
6.361
0
1.448
0
970
44
14.081
167.218
Na dzień 31.01.2006 r. jednostka nie posiadała zobowiązań wymagalnych.
Podczas przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie
danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w
sprawozdawczości w zakresie wykonywania wydatków (analityka do konta
130). Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i wynikały z przyjętego
planu finansowego przez jednostkę.
Stwierdzono, że dokumenty źródłowe przedłożone za m-c styczeń do kontroli
zawierały opisy merytoryczne oraz podpisy osób upoważnionych do kontroli
6
merytorycznej zgodnie z załącznikiem Nr 6 do Zarządzenia Nr 3 z dnia 17
stycznia 2005r. Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie 38 w sprawie
instrukcji procedur kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych.
Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno –
rachunkową upoważnionych ww. Zarządzeniem – Załącznik Nr 5.
Z dokumentów wynika, w jakim trybie zamówień publicznych dokonywano
wydatków.
Dowody księgowe skutkujące wydatkowaniem środków były zatwierdzone do
wypłaty przez osoby wskazane w Załączniku 7 ww. Zarządzenia.
Wszyscy pracownicy jednostki uczestniczący w procesie obiegu dokumentów
potwierdzili swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i ścisłego
przestrzegania zasad określonych w Instrukcji procedur kontroli, obiegu i
archiwizowania dokumentów księgowych.
Kontrola objęto polecenie księgowania w zakresie rozliczenia płac za m-c I/06.
Wypłata wynagrodzeń nastąpiła 25.01.2006r, w tym też miesiącu jednostka
dokonała przelewu podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłat za mc I/06 jak też przelała składki ZUS i na Funduszu Pracy za ten m-c.
Sprawdzono zgodność sporządzonej deklaracji ZUS ( DRA ) z kwotą
przelanych składek ZUS i Funduszu Pracy, nieprawidłowości nie stwierdzono.
Udzielono instruktażu w zakresie ewidencji księgowej dot. rozliczenia płac.
W zakresie wydatków inwestycyjnych jednostka w m-c styczniu dokonała
zapłaty za:
F-rę VAT Nr U000010/06/01-01 z 23.01.2006r.-montaż dźwigu-9.801,20zł
F-rę VAT Nr U000009/06/01-01 z 23.01.2006r.-roboty towarzyszące4.280,00zł
Zobowiązania (niewymagalne) -12.565,00zł F-ra VAT Nr 000008/06/01-01 z
23.01.2006r.-budowa szybu.
Protokół odbioru ww. robót z 30.01.2006r.
V. Sprawdzenie wykonania inwentaryzacji.
Zarządzeniem Dyrektora nr 17 z dnia 01.12.2005 r. wyznaczono trzy osobowy
zespół spisowy celem przeprowadzenia spisu z natury w pomieszczeniach:
magazyn żywnościowy i chemiczny oraz gotówki w kasie i druków ścisłego
zarachowania. Inwentaryzację przeprowadzono wg stanu na dzień 31.12.2005
r.
Do przeprowadzenia spisu został wyznaczony następujący zespół spisowy:
• Przewodniczący
Piekarska Ilona
• Członek
Jakubowska Magdalena
• Członek
Szafrańska Elżbieta
Dnia 12.12.2005 r. odbyło się przeszkolenie członków komisji
inwentaryzacyjnej, z którego sporządzono protokół. Członkom zespołu
spisowego udzielono informacji o zasadach przeprowadzenia spisu z natury
składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu jednostki.
7
Przewodniczącemu zespołu spisowego zostały wydane arkusze spisowe o nr
5-13.
Zespół spisowy po dokonaniu spisu z natury w określonych pomieszczeniach
sporządził sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji. W wyniku
szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń: magazynach i administracji,
stwierdził, że wszystkie składniki podlegające inwentaryzacji zostały ujęte w
spisie. Po całkowitym rozliczeniu inwentaryzowanych składników majątkowych
nie stwierdzono żadnych różnic inwentaryzacyjnych.
W dniu 31.12.2005 r. zespół spisowy sporządził protokół z przeprowadzenia
inwentaryzacji gotówki w kasie oraz druków ścisłego.
Na każdym arkuszu spisu z natury znajdują się podpisy osoby materialnie
odpowiedzialnej.
Na dzień 31.12.2005 r. zostały dokonane weryfikacje aktywów i pasywów.
Stan aktywów i pasywów po weryfikacji jest zgodny ze stanem przed
weryfikacją.
Weryfikacji aktywów i pasywów dokonał zespół weryfikacyjny w składzie:
• Główny Księgowy
Pietrzak - Wilska Janina
• Zastępca Gł. Księgowego Ilczuk Elżbieta
• Kasjer
Cyplik Wanda
Przebieg inwentaryzacji był zgodny z posiadaną instrukcją
Protokół z kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z
których jeden otrzymuje kontrolowany.
Protokół po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń.
Rokitno, dnia 6 marca 2006 r.
Dyrektor Domu Pomocy
Społecznej w Rokitnie 38
Główna Księgowa
Zespół kontrolujący
Lech Kopyść
Janina
Pietrzak-Wilska
Donata Zarzycka
Andrzej Wański
Anna Spychała
8