SYSTEM MEDYCZNY SOLMED

Transkrypt

SYSTEM MEDYCZNY
SOLMED
POMOC DLA SYSTEMU SOLMED
DOKUMENTACJA UŻYTKOWNIKA
MODUŁ APTEKA
wersja 28.00.000
KATOWICE 2007 r.
SYSTEM SOLMED - WPROWADZENIE
SPIS TREŚCI:
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
System SOLMED - wprowadzenie ....................................................................................................................... 1-6
Uruchomienie systemu ..................................................................................................................................... 1-6
Znaczenie wybranych klawiszy ...................................................................................................................... 1-10
Objaśnienia komunikatów o błędach w systemie SOLMED ........................................................................... 1-11
Układ okna ..................................................................................................................................................... 1-11
Filtry systemowe............................................................................................................................................. 1-13
Konfiguracja listy ............................................................................................................................................ 1-14
Zarządzanie profilami ..................................................................................................................................... 1-15
1.7.3
Wprowadzenie nowego profilu.............................................................................................................. 1-17
1.7.4
Zmiana nazwy profilu ............................................................................................................................ 1-17
1.7.5
Usuwanie profilu ................................................................................................................................... 1-18
2
Obsługa modułu Apteka ....................................................................................................................................... 2-1
2.1
Filtr zmiany dostępu ......................................................................................................................................... 2-6
2.2
Edycja uprawnień użytkownika ........................................................................................................................ 2-6
3
Konfiguracja magazynu głównego ...................................................................................................................... 3-1
3.1
Indeks asortymentu .......................................................................................................................................... 3-1
3.1.3
Opis pozycji asortymentu ....................................................................................................................... 3-3
3.1.4
Opis pozycji asortymentu ....................................................................................................................... 3-9
3.1.5
Definicja składników leku robionego ..................................................................................................... 3-14
3.1.6
Zamienniki leku ..................................................................................................................................... 3-16
3.1.7
Standardowe przeliczniki jednostek...................................................................................................... 3-17
3.1.8
Edycja definicji przelicznika standardowego......................................................................................... 3-18
3.1.9
Nowa definicja przelicznika standardowego ......................................................................................... 3-19
3.1.10
Przeliczniki jednostek wybranego leku ................................................................................................. 3-20
3.1.11
Edycja definicji przelicznika .................................................................................................................. 3-22
3.1.12
Nowa definicja przelicznika................................................................................................................... 3-22
3.1.13
Słowniki ................................................................................................................................................ 3-23
3.1.14
Lista słowników ..................................................................................................................................... 3-29
3.1.15
Pozycje słownika .................................................................................................................................. 3-29
3.1.16
Edycja pozycji słownika ........................................................................................................................ 3-30
3.1.17 Nowa pozycja słownika......................................................................................................................... 3-31
3.2
Definicje kartotek ............................................................................................................................................ 3-32
3.2.1
Lista definicji kartotek ........................................................................................................................... 3-32
3.2.2
Definicja kartoteki ................................................................................................................................. 3-34
3.2.3
Nowa definicja kartoteki ........................................................................................................................ 3-36
3.2.4
Nadawanie i usuwanie kodów kreskowych........................................................................................... 3-40
3.3
Kontrahenci .................................................................................................................................................... 3-41
1-2
3.3.1
Dostawcy .............................................................................................................................................. 3-41
3.3.2
Dane dostawcy ..................................................................................................................................... 3-42
3.3.3
Nowy dostawca .................................................................................................................................... 3-43
3.3.4
Wybór dostawcy ................................................................................................................................... 3-45
3.3.5
Darczyńcy ............................................................................................................................................. 3-46
3.3.6
Dane darczyńcy .................................................................................................................................... 3-47
3.3.7
Nowy darczyńca ................................................................................................................................... 3-48
3.3.8
Producenci ............................................................................................................................................ 3-50
3.3.9
Dane producenta .................................................................................................................................. 3-51
3.3.10
Nowy producent .................................................................................................................................... 3-52
3.3.11 Wybór producenta ................................................................................................................................ 3-54
3.4
Interakcje pomiędzy lekami ............................................................................................................................ 3-54
4
Operacje magazynowe - Dostawy i Przyjęcia ..................................................................................................... 4-1
4.1
Dostawy leków ................................................................................................................................................. 4-1
4.2
4.1.1
Dokument dostawy ................................................................................................................................. 4-3
4.1.2
Nowy dokument dostawy ........................................................................................................................ 4-8
4.1.3
Korekta cenowa dostawy ...................................................................................................................... 4-13
4.1.4
Import faktury z dyskietki ...................................................................................................................... 4-16
4.1.5
Lista dokumentów korekt cenowych ..................................................................................................... 4-19
Dary ................................................................................................................................................................ 4-21
4.2.1
Dokument darowizny ............................................................................................................................ 4-23
4.2.2
Nowy dokument darowizny ................................................................................................................... 4-26
4.3
Stan początkowy ............................................................................................................................................ 4-30
5
5.1
5.2
4.3.1
Dokument stanu początkowego ........................................................................................................... 4-32
4.3.2
Nowy dokument stanu początkowego .................................................................................................. 4-36
Operacje magazynowe - Rozchody i Wydania ................................................................................................... 5-1
Ogólne informacje dotyczące operacji rozchodu .............................................................................................. 5-1
Wydania z dostaw ............................................................................................................................................ 5-1
5.2.1
5.3
Dokument wydania z dostaw .................................................................................................................. 5-3
5.2.2
Nowy dokument wydania z dostaw......................................................................................................... 5-7
Wydania zewnętrzne ...................................................................................................................................... 5-12
5.3.1
Dokument wydania zewnętrznego ........................................................................................................ 5-14
5.3.2
Nowy dokument wydania zewnętrznego .............................................................................................. 5-18
5.4
Wydania z darów ............................................................................................................................................ 5-23
5.4.1
Dokument wydania z darów.................................................................................................................. 5-24
5.4.2
Nowy dokument wydania z darów ........................................................................................................ 5-28
5.5
Lista zwrotów do dostawców (darczyńców) ................................................................................................... 5-32
5.5.1
Dokument zwrotu .................................................................................................................................. 5-33
5.6
Potwierdzenie przyjęcia zwrotu z magazynu oddziałowego ........................................................................... 5-36
5.7
Przyjęcia zwrotów z oddziałów ....................................................................................................................... 5-37
5.7.1
Dokument przyjęcia zwrotu z oddziału ................................................................................................. 5-39
5.8
Lista dokumentów korekt rozchodów ............................................................................................................. 5-41
5.8.1
Dane korekty rozchodu ......................................................................................................................... 5-42
5.9
Lista dokumentów strat nadzwyczajnych ....................................................................................................... 5-44
5.9.1
Dokument strat ..................................................................................................................................... 5-46
1-3
5.9.2
Nowy dokument strat nadzwyczajnych ................................................................................................. 5-50
5.10 Lista dokumentów zużycia własnego ............................................................................................................. 5-55
6
5.10.1
Dokument zużycia własnego ................................................................................................................ 5-56
5.10.2
Nowy dokument zużycia własnego ....................................................................................................... 5-60
Operacje magazynowe -Zamówienia................................................................................................................... 6-1
6.1
Zamówienia zewnętrzne................................................................................................................................... 6-1
6.1.1
Dokument zamówienia zewnętrznego .................................................................................................... 6-2
6.2
6.1.2
Nowy dokument zamówienia zewnętrznego........................................................................................... 6-6
Obsługa planowania zamówień...................................................................................................................... 6-10
6.3
6.2.1
Dokument zamówienia planowanego ................................................................................................... 6-14
Zamówienia do magazynu ............................................................................................................................. 6-18
6.3.1
Dokument zamówienia do magazynu ................................................................................................... 6-20
6.3.2
Realizacja zamówienia do magazynu................................................................................................... 6-22
6.4
Dokumenty zamówień planowanych .............................................................................................................. 6-26
6.4.1
Dokument zamówienia planowanego ................................................................................................... 6-27
6.5
Dokumenty zamówień publicznych „Apteka”.................................................................................................. 6-31
7
8
9
6.5.1
Rejestracja oferty .................................................................................................................................. 6-33
6.5.2
Lista ofert dostawców ........................................................................................................................... 6-36
6.5.3
Rozstrzygnięcie przetargu .................................................................................................................... 6-37
6.5.4
Nowy dokument zamówienia publicznego ............................................................................................ 6-40
Operacje magazynowe - Obsługa podań leków ................................................................................................. 7-1
7.1.1
Obsługa podań leków ............................................................................................................................. 7-1
7.1.2
Lista podań leków ................................................................................................................................... 7-2
7.1.3
Przygotowanie porcji .............................................................................................................................. 7-4
7.1.4
Lista dokumentów wydań porcji .............................................................................................................. 7-7
7.1.5
Lista dokumentów zwrotów porcji ........................................................................................................... 7-9
7.1.6
Potwierdzenie wydań ............................................................................................................................ 7-10
Operacje magazynowe - Wymiana międzyapteczna .......................................................................................... 8-1
8.1
Dokumenty przyjęcia wymiany międzyaptecznej ............................................................................................. 8-1
8.1.1
Dane dostawy ......................................................................................................................................... 8-2
8.1.2
Nowy dokument dostawy ........................................................................................................................ 8-7
8.1.3
Dokumenty wydań wymiany międzyaptecznej ..................................................................................... 8-13
8.1.4
Dane wydania wymiany międzyaptecznej ............................................................................................ 8-15
Zarządzanie magazynem - Lista kartotek ........................................................................................................... 9-1
9.1
Lista definicji kartotek ....................................................................................................................................... 9-1
9.2
Definicja kartoteki ............................................................................................................................................. 9-2
9.2.1
Nowa definicja kartoteki .......................................................................................................................... 9-5
9.3
Lista kartotek magazynu .................................................................................................................................. 9-8
9.4
Kartoteka magazynowa .................................................................................................................................. 9-10
9.5
9.4.1
Nowa kartoteka magazynowa............................................................................................................... 9-13
Utworzenie środka recepturowego ................................................................................................................. 9-17
9.5.1
1-4
Protokoły utworzenia środków recepturowych...................................................................................... 9-22
9.6
9.7
9.8
9.9
9.10
9.11
9.12
10
Nadawanie i usuwanie kodów kreskowych .................................................................................................... 9-24
Ilości specyfiku według magazynów............................................................................................................... 9-24
Historia dokumentów przyjęć na oddział ........................................................................................................ 9-26
Historia dostaw ............................................................................................................................................... 9-27
Historia rozchodów ......................................................................................................................................... 9-29
Historia zapotrzebowań .................................................................................................................................. 9-30
Historia ruchu leków ....................................................................................................................................... 9-32
Zarządzanie magazynem - Inwentaryzacja ....................................................................................................... 10-1
10.1 Inwentaryzacja ............................................................................................................................................... 10-1
10.2 Lista dokumentów inwentaryzacyjnych .......................................................................................................... 10-2
10.2.1
Dokument inwentaryzacyjny ................................................................................................................. 10-4
10.2.2
Lista arkuszy inwentaryzacyjnych......................................................................................................... 10-6
10.2.3
Nowy dokument inwentaryzacyjny........................................................................................................ 10-8
10.2.4
Arkusz inwentaryzacyjny .................................................................................................................... 10-11
10.2.5
Arkusze systemowe: ........................................................................................................................... 10-11
10.2.6 Arkusze użytkownika: ......................................................................................................................... 10-12
10.3 Lista dokumentów wyrównujących ............................................................................................................... 10-15
10.3.1
11
Dokument wyrównujący ...................................................................................................................... 10-17
Zarządzanie magazynem - Umowy z kontrahentami ....................................................................................... 11-1
11.1 Umowy z kontrahentami ................................................................................................................................. 11-1
11.2 Lista umów/aneksów do umów z kontrahentami ............................................................................................ 11-1
11.3 Dokument umowy / aneksu ............................................................................................................................ 11-3
11.3.1 Nowy dokument umowy / aneksu ......................................................................................................... 11-6
11.4 Powiązanie pozycji dostawy z umową ......................................................................................................... 11-10
12
Zarządzanie magazynem - Wstrzymanie i wycofywanie leków ...................................................................... 12-1
1-5
1 System SOLMED - wprowadzenie
Producentem systemu SOLMED jest firma ABG SPIN S.A.
W niniejszej dokumentacji przedstawiamy Państwu instrukcję obsługi części „medycznej”
zintegrowanego systemu SOLMED, przeznaczonego do obsługi szpitali, przychodni a także
wydzielonych oddziałów i jednostek diagnostycznych.
System jest zdolny do pracy w dwóch podstawowych trybach:
–
jako system obsługujący i wymagający rejestracji hospitalizacji (zarówno
szpitalnych jak i kart w przychodniach); wszelkie czynności medyczne są wówczas
związane z hospitalizacją;
–
jako system wiążący bezpośrednio wyniki badań i opisy zabiegów z pacjentem. W
tym trybie jest następcą systemów MediByte, produkowanych w latach 1991-1998
przez firmę WiGSoft.
Niektóre opcje systemu mogą być w Państwa instalacji niedostępne – zależy to od zakresu
wykupionej licencji.
Życzymy przyjemnej i wygodnej pracy. Będziemy Państwu wdzięczni za wszelkie sugestie i
uwagi dotyczące naszego systemu. Prosimy je kierować pod adres:
ABG SPIN S.A.
02-017 Warszawa, Al. Jerozolimskie 123 A , tel. (0-22) 607 72 00
fax (0-22) 607 71 00
Oddział katowicki
40-954 Katowice, ul. Wita Stwosza 7, tel. (0-32) 359-52-04
(0-32) 251-15-12
1.1 Uruchomienie systemu
Standardowo zainstalowany system znajduje się w katalogu SOLMED, jednakże skrót
wywołujący program jest umieszczony również na pulpicie. Uruchomienie systemu odbywa
się zgodnie z zasadami systemu Windows – dwukrotne naciśnięcie myszy na ikonie bądź
naciśnięcie myszy jednokrotne i naciśnięcie klawisza [Enter]. Aby system SOLMED
rozpoczynał pracę automatycznie, należy ikonę programu przesunąć do folderu „Autostart”
(opis w dokumentacji systemu Windows).
1-6
Na wstępie pojawia się logo aplikacji z informacją o numerze seryjnym programu i
aktualnej wersji systemu.
Dalsza praca następuje po naciśnięciu przycisku: „Start”.
Następnie należy wprowadzić identyfikator i hasło (litery hasła nie będą się ukazywały na
ekranie) i nacisnąć klawisz [Enter] (wybrać przycisk „OK”).
Możemy w tym miejscu również zmienić nasze hasło - wybierając przycisk „OK + zmiana
hasła”. Czynność ta wymaga dwukrotnego wprowadzenia nowego hasła.
1-7
Aplikacja umożliwia wymuszanie zmiany hasła co okres ustalony przez administratora
systemu. Okres ten ustalany jest w ustawieniach systemowych poprzez opcję „Czas, po
którym użytkownik musi zmienić hasło (w dniach)”.
Domyślna minimalna długość hasła wynosi 5 znaków - jednakże administrator może
zmienić tą wartość. Przy zmianie hasła zastosowano sprawdzanie czy nowowprowadzone
hasło posiada minimalną liczbę znaków, taką, która została określona w ustawieniach
systemowych - „Minimalna długość hasła”. Jeśli długość hasła nie jest zgodna z liczbą
określonych wcześniej znaków, na planszy wyświetlony zostanie właściwy komunikat.
Istnieje mechanizm sprawdzający, czy hasło jest różne od nazwy użytkownika - podane
nazwy muszą być różne.
Uwaga!
Minimalne ustawienia rozdzielczości monitora wymagane do prawidłowego działania
sytemu wynoszą 800x600 punktów.
1-8
Po podaniu właściwego identyfikatora i hasła pojawi się okno z głównym menu systemu
SOLMED.
Główne menu składa się z kilku podstawowych pozycji – zgodnych z ogólnym,
funkcjonalnym podziałem systemu. Dostępność poszczególnych opcji uzależniona jest od
wykupionej licencji, co oznacza, iż niektóre pozycje mogą być niedostępne.
Szpital/poradnia – obsługa przypadków szpitalnych, przyjęć do szpitala, kart pacjentów w
poradni, itp.
Usługi – obsługa jednostek usługowych (zakładów diagnostyki obrazowej, pracowni
rehabilitacyjnych itp.).
Laboratorium - obsługa zleceń i wykonań laboratoryjnych.
Stacja dializ - obsługa stacji dializ.
Kolejki oczekujących - obsługa kolejek oczekujących na usługę medyczną.
Planowanie - tworzenie harmonogramu pracy gabinetów, pracowni i użytkowników.
Finanse - wystawianie i zarządzanie fakturami dla pacjentów.
Apteka – obsługa głównej apteki szpitalnej oraz magazynów oddziałowych i magazynów
przy pracowniach.
Bank Krwi - zarządzanie bankiem krwi.
1-9
Kuchnia - definiowanie i zarządzanie dietami, obsługa kuchni.
Archiwum - szeroko pojęte archiwum dokumentacji medycznej.
S.I.K - informacje przeznaczone dla zarządzających.
Użytkownik - możliwość zmiany użytkownika.
System - grupa funkcji systemowych, zawierających ścieżkę dostępu do Pomocy,
informacji o zmianach, wersji systemu oraz funkcję odświeżania słowników.
Qniec - zakończenie pracy z systemem SOLMED.
Pomocy [F1] - uruchomienie systemu pomocy podręcznej.
W prawym dolny rogu znajduje się ikona z myszką - pozwalająca na zakończenie pracy z
programem SOLMED.
Uwaga!
Przy odpowiedniej konfiguracji użytkownik może od razu otrzymać ekran specyficzny dla
swojej pracy, na przykład ekran zleceń w laboratorium lub listę pacjentów przyjętych dziś
na oddziale kardiologicznym.
1.2 Znaczenie wybranych klawiszy
Podczas pracy z systemem SOLMED część klawiszy (lub ich kombinacji) ma niezmienne
znaczenie.
Poniżej zostanie przedstawiona lista takich klawiszy z objaśnieniem ich funkcjonalności.
Nazwa klawisza
[Tab]
[Shift Tab]
[Insert]
[Del]
[BkSp]
[F1]
[F2]
[Ctrl F2]
[F3]
[Ctrl F3]
[F4]
[F5]
[F6]
[F8]
[F9]
[F10]
1-10
Funkcjonalność
Przejście do kolejnego pola edycyjnego. Kierunek zmian położenia kursora jest zawsze w prawo i w
dół. Z pola ostatniego na ekranie następuje przejście do pola pierwszego.
Przejście do poprzedniego pola edycyjnego. Z pierwszego pola przejście do ostatniego.
Do edycji: zmiana trybu edycji z „nadpisywania” na „rozsuwanie” i odwrotnie.
Podczas edycji: kasowanie znaku pod kursorem, w przypadku informacji w postaci listy – kasowanie
informacji.
Podczas edycji kasowanie znaku przed kursorem.
Tekst pomocy dla bieżącego ekranu.
Dla wskazywanej pozycji listy – przegląd informacji, p. [Ctrl F2].
Dla wskazywanej pozycji listy – edycja informacji, p. [F2].
Wyszukiwanie/filtrowanie (dla listy).
Zapamiętywanie aktualnej postaci listy – szerokości kolumn, ustawień filtru – jako domyślnej dla
bieżącego użytkownika.
(znaczenie zależne od bieżącej funkcji).
(znaczenie zależne od bieżącej funkcji).
Dla ekranu zawierającego listę – dodanie nowej pozycji do listy (np. dla listy pacjentów [F6] oznacza
nową osobę.
Dla ekranu zawierającego listę – polecenie drukowania dotyczące wskazanej pozycji.
Dla ekranu edycyjnego – zatwierdzenie edycji.
Klawisz systemowy Microsoft Windows – oznacza przejście do i z górnego menu.
[F12]
[Ctrl F12]
[Pg Dn]
[PgUp]
[Alt Tab]
[Shift Alt Tab]
[Szary +]
Zakończenie pracy z bieżącym oknem, w przypadku edycji – rezygnacja.
O ile dopuszczalne – powrót do głównego menu.
Przejście do kolejnej strony (podczas edycji – do kolejnej „zakładki”).
Przejście do poprzedniej strony (podczas edycji – do poprzedniej „zakładki”).
Przejście do kolejnej „zakładki”.
Przejście do poprzedniej „zakładki”.
Wybór wartości ze słownika (dla rozwijalnych list) lub podgląd wartości słownikowej na liście (po
wskazaniu odpowiedniej pozycji).
O innych możliwościach podjęcia działania prosimy czytać w rozdziale „Układ okna”.
1.3 Objaśnienia komunikatów o błędach w systemie
SOLMED
System SOLMED wyposażony został w mechanizmy, które nie pozwalają na
wprowadzenie błędnych lub niespójnych danych oraz wykonanie niedozwolonych lub
nielogicznych w danym momencie działań. Wszystko to ma na celu zapewnienie poprawnej
i stabilnej pracy. W przypadku wykrycia nieprawidłowości system wyświetla odpowiednie
komunikaty. Poniżej znajduje się ich lista z objaśnieniami.
Komunikaty mogące pojawić się w czasie pracy z systemem SOLMED.
Zdarza się niekiedy, że sterownik bazy danych przy starcie systemu zgłasza błąd.
Program w takim momencie wyświetla komunikat o nie nawiązanym połączeniu i
automatycznie sam się zamyka. Należy uruchomić program jeszcze raz.
1.4 Układ okna
Okno systemu SOLMED zawsze składa się z trzech podstawowych części.
W górnej części okna znajdują się: nagłówek ekranu, menu i przybornik.
1. Nagłówek okna zawiera nazwę funkcji, dodatkowo również informacje precyzujące
powód wyświetlenia ekranu, np. nazwisko pacjenta, dla którego wyświetlana jest
lista.
2. Menu zawiera opis wszelkich możliwości dostępnych w danym momencie. Sposób
obsługi menu jest zgodny z zasadami pracy systemu Microsoft Windows.
3. Przybornik zawiera przyciski z ikonami, odpowiadające najważniejszym funkcjom
na danym ekranie. Naprowadzenie kursora (myszą) na dowolną ikonę powoduje
wyświetlenie opisu funkcji.
1-11
Dzięki menu i przybornikowi użytkownik ma cztery sposoby na podjęcie działania:
–
Klawiszami: użyć tzw. gorącego klawisza (o ile istnieje – opisany jest przy menu)
lub przejść do menu (klawiszem [F10] lub odpowiednią kombinacją klawisza [Alt] i
podkreślonej litery) i za pomocą strzałek i klawisza [Enter] wybrać odpowiednią
pozycję.
–
Myszką: wybrać ikonę w przyborniku (przy naprowadzeniu wskaźnika nad ikonę
pojawia się opis funkcji) lub wybrać pozycję w menu.
4. W środkowej części okna znajduje się właściwy przedmiot bieżącej operacji – może
to być lista, edycja wyniku badania, opis rozpoznania itp. W przypadku listy w dole
tej części może być wyświetlona informacja o sposobie filtrowania.
5. W dolnej części okna znajduje się informacja o statusie. Obejmuje ona informację o
nazwie okna, aktualnie zameldowanym użytkowniku, nazwie stanowiska oraz
aktualnej dacie i godzinie. Nazwa okna ma znaczenie przy ewentualnej konieczności
czynności serwisowych. Pozwala jednoznacznie określić, w jakim miejscu programu
wystąpiły problemy.
1-12
1.5 Filtry systemowe
W systemie SOLMED istnieje możliwość wyselekcjonowania elementów, które spełniają
określone kryteria.
Funkcja filtrowania dostępna jest z paska menu lub poprzez klawisz F3. Okno może składać
się jednej lub kilku zakładek i daje możliwość określenia, które pozycje z listy mają być
wyświetlane oraz jak mają być posortowane. Poniżej znajduję się opis filtru na przykładzie
listy pacjentów.
Funkcja "Filtr dla listy pacjentów" pozwala na wyselekcjonowanie ze zbioru wszystkich
pacjentów osób spełniających określone warunki.
Lista pacjentów wyświetla dane wszystkich osób znajdujących się w bazie systemu.
Wywołujemy ją np. podczas przyjęcia nowego pacjenta (z poziomu listy oddziałowej - Co
danej...\ Nowe przyjęcie...\ Co dalej...\Szukaj wzorca bez wprowadzenia jakichkolwiek
kryteriów).
Filtrowanie możliwe jest według następujących kryteriów:
- Nazwisko - nazwisko wyszukiwanej osoby.
- Imię - imię wyszukiwanej osoby.
1-13
- Data urodzenia (zakres od - do) - data urodzenia w przedziale czasowym.
- Wiek (zakres od - do) - wiek osoby; można podać przedział od-do.
- Płeć - płeć osoby. Możliwy wybór ze słownika: K-kobieta , M-mężczyzna, N-nieznany
- Oddział NFZ - Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia.
- Zakład Pracy - Zakład pracy wyszukiwanej osoby.
- Uprawnienia - opcja ta pozwala na wybór z rozwijalnej listy jednego z uprawnień, które
przysługują poszukiwanemu pacjentowi np. Honorowy dawca krwi lub Inwalida wojenny.
- PESEL - numer PESEL poszukiwanej osoby.
- Pusty PESEL - pole wyboru pozwalające wybrać pacjentów bez nr PESEL.
- Błędny PESEL - pole wyboru pozwalające na odróżnienie pacjentów z niepoprawnym
numerem PESEL.
- Kod kreskowy - identyfikowania pacjenta za pomocą kodu kreskowego (obsługa kodów
kreskowych uzależniona jest od wpisu Obsługa kodu kreskowego pacjenta w tabeli ISYS.
Dane w tym polu wprowadzane są za pomocą czytnika.
- Kod terytorialny - wybór pozycji z listy kodów terytorialnych systemu SOLMED.
- Uwagi inne - pole na dodatkowe uwagi.
Na planszy umieszczone są następujące przyciski:
- OK [F9] – pozytywne zakończenie ustawiania warunków filtru.
- Rezygnacja [F12] – rezygnacja z operacji.
- Wyczyść – wyczyszczenie wszystkich pól definiujących warunki (oznacza to kryterium:
wszyscy pacjenci).
1.6 Konfiguracja listy
System SOLMED zapewnia użytkownikowi możliwość wyboru informacji, które mają być
widoczne podczas wyświetlana list z danymi.
Opcja ta jest dostępna po wyborze z menu pozycji "Konfiguracja listy". Funkcja ta dostępna
jest w wielu miejscach w systemie, we wszystkich przypadkach dostosowywanie
wyświetlanych kolumn podlega tym samym zasadom.
Przykład listy pacjentów:
1-14
W lewym panelu okna znajdują się wszystkie możliwe do wyświetlenia na liście informacje,
zgrupowane w trzech kategoriach - dane związane z osobą (OSOBY), pobytem na danym
oddziale (PPRZYP-podprzypadki), oraz z całą hospitalizacją (PRZYP-przypadek).
Natomiast w prawym panelu znajdują się informacje, które są aktualnie wyświetlane. Jeśli
użytkownik chce dodać jakieś pole do listy to w prawym panelu należy wskazać pozycję,
która ma być dołączona do listy a następnie wcisnąć przycisk "Dodaj".
Jeśli użytkownik stwierdził, iż dana informacja wyświetlana na liście jest niepotrzebna
należy to pole zaznaczyć w prawym panelu i wcisnąć przycisk "Usuń".
Kolejność wyświetlanych pól w linii danych można zmienić używając klawiszy "Do góry" i
"Na dół", pamiętając, iż pole na samej górze jest wyświetlane na samym początku rekordu.
W polu edycji "Nowy tytuł" użytkownik może wpisać swoją propozycję nazwy, pod jaką
ma się pojawiać dana informacja na liście.
Wciśnięcie przycisku "Zapis" [F9] spowoduje zapisanie nowo wprowadzonych ustawień
listy, natomiast wciśnięcie przycisku "Rezygnacja" [F12] spowoduje wyjście z okna bez
jakichkolwiek zmian.
Przycisk "Ustawienia standardowe" przywraca domyślne ustawienia listy.
1.7 Zarządzanie profilami
Profile są to rozszerzone mechanizmy pozwalające na dostosowanie ustawień aplikacji do
potrzeb konkretnego użytkownika systemu. Mechanizmy te umożliwiają zapamiętanie wielu
ustawień filtra i kolumn dla danej listy.
1-15
Okno „Zarządzanie profilami” ukazuje się po wyborze funkcji „Konfiguracja.../Profile
[Shift+Ctrl+F3]” z poziomu listy założonych kart.
Administrator aplikacji posiada dostęp do dodatkowych opcji umożliwiających
modyfikację ustawień profilu domyślnego oraz do zarządzania profilami innych
użytkowników. Po wciśnięciu przycisku „Profile ogólne” pojawia się okno „Zarządzanie
profilami ogólnymi”. Aby powrócić do poprzedniego okna należy posłużyć się przyciskiem
„Profile własne”.
Zarówno z poziomu „Zarządzania profilami” jak i „Zarządzania profilami ogólnymi”
możliwe są następujące czynności:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1-16
Przełączenie między profilami
Zapisanie bieżących ustawień jako istniejącego profilu
Zapisanie bieżących ustawień jako nowego profilu
Usunięcie profilu
Zmiana nazwy profilu
Przestawienie profilu domyślnego dla użytkownika
1.7.3 Wprowadzenie nowego profilu
Aby dodać kolejny profil należy wcisnąć przycisk „Nowy profil” zostanie wówczas
wyświetlony poniższy formularz umożliwiający wprowadzenie nazwy nowego profilu. Aby
zaakceptować utworzenie nowej pozycji należy wcisnąć przycisk „OK”.
1.7.4 Zmiana nazwy profilu
Aby dokonać zmiany nazwy profilu należy wcisnąć przycisk „Zmień nazwę” zostanie
wówczas wyświetlony poniższy formularz umożliwiający wprowadzenie nowej nazwy
profilu. Aby zaakceptować wprowadzoną zmianę należy wcisnąć przycisk „OK”.
1-17
1.7.5 Usuwanie profilu
Aby skasować wybrany profil należy wcisnąć przycisk „Usuń profil” zostanie wówczas
wyświetlony poniższy formularz umożliwiający kasowanie wybranego profilu. Aby
zaakceptować operację należy wcisnąć przycisk „TAK”.
Przyciski umieszczone na planszy:
Ustaw jako startowy - zapis bieżących ustawień jako profilu uruchamianego wraz ze
startem systemu.
OK [F9] - zapis bieżących ustawień filtra.
Rezygnacja
1-18
[F12]
-
zamknięcie
okna
bez
zapisania
zmian.
2 Obsługa modułu Apteka
Moduł magazynu aptecznego jest pakietem programowym rejestrującym przepływy
(dostawy, rozchody) środków farmaceutycznych i materiałów medycznych wynikających z
zakresu działalności apteki szpitalnej. Po uruchomieniu modułu „Apteka” ukazuje się okno
główne, z którego użytkownik (w zależności od posiadanych uprawnień) ma dostęp do
poszczególnych funkcji modułu.
1. System pozwala zdefiniować dla użytkownika dostęp do jednostki w trybie
„tylko do odczytu” („Konfiguracja systemu SOLMED.../ Struktura.../
Użytkownicy.../ Dla użytkownika.../ Lista praw dostępu.../ Dla pozycji.../ Edycja pole wyboru: „Tylko odczyt”).Dostępność do wszelkich operacji magazynowych,
które są związane z zapisem (wprowadzanie, edycja i anulowanie dokumentów itp.)
jest uwarunkowana tym, czy bieżący dostęp na to pozwala. Jeżeli do danego
magazynu użytkownik ma dostęp „do odczytu” to nawet posiadając uprawnienia do
wspomnianych operacji nie będzie mógł ich wykonać (odpowiednie pozycje menu
nie są dostępne). Operacje nie związane z magazynem (głównie funkcje
konfiguracyjne) nie są tym objęte - tu sprawdzane są tylko odpowiednie
uprawnienia.
2. W module Apteka nie istnieje automatyczne odświeżanie listy kartotek w chwili
powrotu z listy dokumentów. Brak automatycznego odświeżania ma na celu
przyspieszenie tego powrotu. W celu zobaczenia zmian w stanach magazynowych
zachodzi konieczność ręcznego odświeżenia listy kartotek po powrocie z listy
dokumentów.
2-1
3. Całkowity brak dostępu do modułu „Apteki” wynika z braku nadanego
uprawnienia „Obsługa apteki”.
4. Kolejność wyświetlanie kolumn na listach dokumentów Rozchodu, Wydań
oraz Dostaw zależne jest od ustawień zmiennej Kolejność kolumn dla formy:
dostępnej z poziomu konfiguracji systemu.
Dostępne są następujące funkcje menu:
„Co dalej…/Powrót” [F12] – powrót do poprzedniego ekranu (Menu głównego).
„Konfiguracja.../Indeks asortymentu” [Ctrl A] – lista środków farmaceutycznych i
materiałów medycznych związanych z działalnością apteki szpitalnej.
„Konfiguracja.../Definicje kartotek” - lista wszystkich dostępnych w systemie
kartotek leków.
„Konfiguracja.../Interakcje pomiędzy lekami” - lista interakcji zachodzącymi
pomiędzy lekami.
„Konfiguracja.../Lista dostawców” - lista dostawców z którymi nawiązano
współpracę; (funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu głównego).
„Konfiguracja.../Lista darczyńców” - spis darczyńców na rzecz szpitala;(funkcja
dostępna tylko z poziomu magazynu głównego).
„Konfiguracja.../Lista producentów” - spis producentów leków.
Operacje magazynowe.../
Dostępna jest możliwość zmiany kolejności wydruku pozycji dokumentu
dostawy z alfabetycznej na kolejność wprowadzania. Służy do tego zmienna
systemowa „SPOSÓB SORTOWANIA POZYCJI DOKUMENTÓW”.
„Operacje magazynowe.../Dostawy” [Ctrl D] – zarządzanie dostawami leku;
(funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu głównego).
„Operacje magazynowe.../Dary” [Ctrl R] – rejestracja otrzymanych darów; (funkcja
„Operacje magazynowe.../Stan początkowy” [Ctrl P] – określenie istniejącego stanu
początkowego bieżącego magazynu.
2-2
„Operacje magazynowe.../Przyjęcia wewnętrzne” - lista dokumentów leków (z
dostaw lub darów), które zostały wydane z magazynu głównego do bieżącego
magazynu oddziałowego; (funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu
oddziałowego).
„Operacje magazynowe.../Przyjęcia zwrotów z oddziałów” - potwierdzenie przyjęcia
zwrotu (z dostaw lub z darów) z oddziałów; (funkcja dostępna tylko z poziomu
magazynu głównego).
„Operacje magazynowe.../Korekty cenowe” - lista dokumentów w których były
dokonywane korekty cenowe; (funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu
głównego).
rozchodu z alfabetycznej na kolejność wprowadzania. Służy do tego zmienna
„Wydania z dostaw” [Ctrl W] – rejestracja rozchodu asortymentu pochodzącego z
dostaw; (funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu głównego).
„Wydania z darów” – rejestracja rozchodu asortymentu pochodzącego z darów;
„Wydania na pacjenta” - rejestracja rozchodu leków z magazynku oddziałowego;
(funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu oddziałowego).
„Wydania na pacjenta zewnętrznego” - rejestracja rozchodu asortymentu na
zewnątrz szpitala; (funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu głównego).
„Wydania na pacjenta z darów” - rejestracja rozchodu asortymentu pochodzącego z
darów; (funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu głównego).
„Wydania zewnętrzne” - rejestracja rozchodu asortymentu na zewnątrz szpitala;
„Zwroty do dostawcy” - lista dokumentów zwrotów do dostawców; (funkcja
„Zwroty do apteki” - lista dokumentów zwrotów (z dostaw lub z darów) z
magazynku oddziałowego do magazynu głównego; (funkcja dostępna tylko z
poziomu magazynu oddziałowego).
„Straty nadzwyczajne” [Ctrl S] – lista dokumentująca straty nadzwyczajne i ubytki
na magazynie.
2-3
„Zużycie własne” - ewidencja własnego zużycia leków w magazynie.
zamówienia z alfabetycznej na kolejność wprowadzania. Służy do tego zmienna
„Zamówienie zewnętrzne” - rejestracja zamówień do dostawców; (funkcja dostępna
tylko z poziomu magazynu głównego).
„Zamówienia do magazynu” - przegląd zamówień dokonanych do bieżącego
magazynu przez inne magazyny szpitalne; (funkcja dostępna tylko z poziomu
magazynu głównego).
„Zamówienia wewnętrzne magazynu” - rejestracja zamówień z bieżącego magazynu
do magazynu głównego; (funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu
oddziałowego).
„Zamówienia publiczne” - obsługa zamówień publicznych.
„Zamówienia planowane” - obsługa zamówień planowanych.
Protokoły utworzenia środków recepturowych - dokumentowanie wytwarzania
leków robionych; (funkcja dostępna tylko z poziomu magazynu głównego).
Obsługa podań leków z oddziałów.../Lista podań leków - obsługa listy podań leków.
Obsługa dokumentów wymiany międzyaptecznej..../Lista dokumentów dostaw obsługa listy dokumentów dostaw.
Obsługa dokumentów wymiany międzyaptecznej..../Lista dokumentów wydań obsługa listy dokumentów wydań.
Zarządzanie magazynem.../”Lista kartotek” - lista kartotek leków w danym
magazynie (w zależności od ustawień filtra może to być lista karotek aktywnych,
nieaktywnych, kartotek ze stanami niezerowymi, z receptariusza itp...).
2-4
Dane o stanie magazynu przechowywane w kartotekach magazynowych - każda z
nich opisuje jeden lek i zawiera parametry charakterystyczne dla konkretnego
magazynu. Kartoteka leku charakteryzowana jest poprzez: kod leku, jednostkę
ewidencyjną, oraz rozmiar opakowania, tak więc leki o tej samej nazwie, lecz w
innej postaci czy rozmiarach trafią do różnych kartotek.
Zarządzanie magazynem.../”Inwentaryzacja” [Ctrl I] – udokumentowanie aktualnego
stanu magazynowego leków i materiałów.
Zarządzanie magazynem.../”Wartość magazynu” – obliczenie wartości wszystkich
leków i materiałów w magazynie.
Zarządzanie magazynem.../”Generowanie poziomów minimalnych” - funkcja na
podstawie rozchodu w danym okresie generuje poziomy minimalne dla
poszczególnych kartotek.
Zarządzanie magazynem.../”Zamknięcie miesiąca” - funkcja generuje zamknięcie
podanego miesięcznego okresu rozliczeniowego.
Zarządzanie magazynem.../”Wstrzymanie i wycofywanie leków” - funkcja do
masowego wstrzymywanie lub wycofywania leków z obiegu.
„Raporty - możliwość wygenerowania potrzebnych (wcześniej utworzonych wg
potrzeb konkretnego użytkownika) sprawozdań i raportów (menu i ikona nie są
widoczne w przypadku gdy w module nie stworzono żadnego raportu).
„Filtr.../ Zmiana dostępu” [F3] - zmiana dostępu do innego magazynu.
„System.../Pomocy!” [F1] - pomoc podręczna o systemie.
„System…/Pharmindex – wywołanie zewnętrznej aplikacji (przeglądarkowej)
zawierającej opisy leków.
„System.../Informacje o zmianach” - informacje o zmianach w systemie;
(aktualizacja informacji następuje każdorazowo przy wydaniu kolejnej wersji
systemu).
„System.../O Solmedzie” - informacje o bieżącym numerze wersji systemu
SOLMED.
„System.../Wyślij komunikat” - wysyłanie
użytkowników lub do grup użytkowników.
komunikatów
do
wskazanych
2-5
Na wszystkich dokumentach aptecznych poza przyjęciem zewnętrznym oraz
przyjęciem z darów dane sortowane są według następujących pól:
Nazwa,
Dawka,
Jednostka opakowania,
Rozmiar opakowania.
2.1 Filtr zmiany dostępu
Okno filtru zmiany dostępu możemy wywołać z poziomu okna głównego menu modułu
„Apteka” wybierając: „Filtr.../ Zmiana dostępu” lub z klawiatury klawisz [F3].
Funkcja daje możliwość użytkownikowi (o określonych uprawnieniach) do zmiany swojego
bieżącego magazynu na inny widoczny w oknie.
Przyciski znajdujące się na planszy:
OK [F9] - zapis bieżących ustawień filtra - zmiana magazynu.
Rezygnacja [F12] - zamknięcie okna bez zapisania zmian - pozostaje bieżący
magazyn.
2.2 Edycja uprawnień użytkownika
Możliwość wykonywania poszczególnych funkcji w systemie w systemie SOLMED
uzależniona jest od przyznanych uprawnień.
Nadawanie uprawnień dostępne jest z poziomu okna głównego Konfiguracji za pomocą
funkcji: ”Struktura.../Użytkownicy.../Dla Użytkownika .../Lista uprawnień [Ctrl+U]”
2-6
Dla poszczególnych modułów bądź funkcji uprawnienia zostały zgrupowane w kategorie.
Kliknięciem myszki na wskazaną grupę wyświetlamy lub też (jeśli były już wyświetlone)
ukrywamy uprawnienia.
Zmiany stanu z „uprawniony” na „nieuprawniony” (i odwrotnie) dokonuje się przez
„kliknięcie” myszką w daną pozycję. Zielony haczyk oznacza nadane uprawnienie,
czerwony krzyżyk - jego brak.
Dostępne grupy uprawnień:
Apteka
o Anulowanie zamknięcia okresu rozliczeniowego
o Definiowanie składników preparatów
o Definiowanie zamienników
o Dostęp do zestawień
o Edycja dostawców
o Edycja indeksu asortymentu
o Edycja kartotek
o Edycja kodów KS-BLOZ
o Edycja pola „Wartość Faktury” (dla celów kontroli: możliwość
wprowadzania wartości faktury)
o Edycja pola numer dokumentu (pozwala na ręczne numerowanie
dokumentów)
o Edycja przeliczników jednostek
o Edycja zatwierdzonych dostaw i darów
o Edycja zatwierdzonych stanów początkowych
o Edycja zatwierdzonych strat
o Edycja zatwierdzonych wydań
2-7
Edycja zatwierdzonych zamówień zewnętrznych
Edycja zatwierdzonych zapotrzebowań wewnętrznych
Edycja zatwierdzonych zwrotów
Nadawanie kodów kreskowych
Potwierdzenie przyjęć zwrotów porcji z oddziałów
Potwierdzenie wydań porcji na oddziały
Powiązanie pozycji dostawy z umową
Przygotowanie porcji do zleceń
Robienie inwentaryzacji
Tworzenie preparatów
Ustawienia COM portu czytnika kodów BHT-6045D
Wprowadzanie dostaw
Wprowadzanie stanów początkowych
Wprowadzanie strat
Wprowadzanie wydań
Wprowadzanie wydań na pacjenta
Wprowadzanie zamówień zewnętrznych
Wprowadzanie zapotrzebowań wewnętrznych
Wprowadzanie zwrotów
Zamykanie okresu rozliczeniowego
Zatwierdzanie dostaw
Zatwierdzanie przyjęć wewnętrznych
Zatwierdzanie stanów początkowych
Zatwierdzanie strat
Zatwierdzanie wydań
Zatwierdzanie zamówień zewnętrznych
Zatwierdzanie zapotrzebowań wewnętrznych
Zatwierdzanie zwrotów
Konfiguracja
o Analizy
o Definiowanie leków dla zleceń
o Konfiguracja - kontrakty, usługi
o Konfiguracja - różne
o Konfiguracja danych istotnych
o Konfiguracja jednostek
o Konfiguracja magazynów
o Konfiguracja makrodefinicji
o Konfiguracja odcinków
o Konfiguracja sal i łóżek
o Konfiguracja słowników
o Konfiguracja użytkowników
o KREM
o Procedury kosztowe
o Zapis własnych ustawień filtrów
o Zestawy analiz
Lekarz prowadzący (oddział)
o Dane istotne - podgląd
o Dane istotne - wprowadzanie i modyfikacja
o Doniesienia o niepożądanym działaniu leku
o Dostęp do krótkiego opisu wykonania
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
2-8
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Historia choroby
Karty oddziałowe - wprowadzanie i modyfikacja
Łączenie zleceń z hospitalizacją
Obserwacje - podgląd
Obserwacje - wprowadzanie i modyfikacja
Pobrania materiału do badań
Potwierdzanie podania leku
Procedury - podgląd
Procedury - wprowadzanie i modyfikacja
Rozpoznania - podgląd
Rozpoznania - wprowadzanie i modyfikacja
Rozpoznania - zatwierdzanie
Wprowadzanie usług własnych
Wprowadzanie usług zewnętrznych
Zdarzenia specjalnie - (karta inf., wywiad, itp.) - podgląd
Zdarzenia specjalne - (karta inf., wywiad, itp.) - wprowadzanie i
modyfikacja
o Wprowadzanie usług zewnętrznych
o Zlecenia bez weryfikacji
o Zlecenia z weryfikacją
o Zmiana oddziału zlecającego
Ogólne
o Konfiguracja raportów
o konfiguracja systemowa
o Modyfikacja harmonogramu
o Obsługa apteki
o Obsługa kart statystycznych
o Obsługa kuchni
o Obsługa oddziału
o Obsługa statystyki
o Planowanie terminów
o Przeglądanie terminów
o Raporty kasowe
o Tworzenie raportów
o Wysyłanie komunikatów do grup użytkowników
o Wysyłanie komunikatów do wybranych użytkowników
Ruch chorych (szpital)
o Aktualizacja danych zbiorczych
o Anulowanie hospitalizacji/pobytu
o Charakterystyka pacjenta - podgląd
o Charakterystyka pacjenta - wprowadzanie i modyfikacja
o Dane personalne - modyfikacja
o Dane personalne - podgląd
o Dane przyjęcia - modyfikacja
o Dane przyjęcia - podgląd
o Diety - podgląd historii
o Diety - posiłki
o Diety - zlecanie
o Dokumentacja
o Dostęp do VIP-ów
2-9
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Grupa krwi - wprowadzenie i modyfikacja
Historia hospitalizacji
Informacje o porodzie - podgląd
Informacje o porodzie - wprowadzanie i modyfikacja
Informacje podręczne o hospitalizacji
Komunikacja z kasą chorych (RUM)
Komunikacja z Metorgiem
Korekta przyjęcia/przeniesienia
Obsługa nieaktywnych jednostek
Obsługa przepustek
Opis hospitalizacji post factum
Planowanie przyjęcia
Planowanie wypisu
Podanie leku - opis post factum
Przeniesienie
Przyjęcie
Przyjęcie w trybie nagłym
Ustawianie pobytu głównego
Usunięcie hospitalizacji/pobytu
Wypis (administracyjny)
Zamykanie hospitalizacji
Zamykanie hospitalizacji - cofnięcie
Zmiana nru księgi głównej
Zmiana nru księgi oddziałowej
Zmiana nru księgi odmów / porad
Zmiana numeru o dowolną wartość
Ubezpieczenia / rozliczenia
o Edycja historii ubezpieczeń
o Faktury - modyfikacja
o Faktury - podgląd
o Faktury - wystawianie
o Komunikacja z aplikacją Start-Szpital
o Kwalifikacja usług
o Kwalifikacja usług - rozszerzona
o Rozliczenia usług - podgląd
o Rozliczenia usług - wprowadzanie i modyfikacja
o Zmiana ubezpieczenia
Zlecenia / wyniki
o Anulowanie wykonań
o Modyfikacja istniejących wyników (własnych)
o Modyfikacja istniejących wyników (wprowadzonych przez innego
użytkownika)
o Modyfikacja wykonań zakończonych
o Podgląd
istniejących wyników (wprowadzonych przez innego
użytkownika)
o Przesuwanie daty wykonań
o Wprowadzenie nowych wyników
o Wydawanie wyników
o Zakończenie wykonania
o Zatwierdzanie wykonań
2-10
o
o
o
Zmiana nr badania
Zużycie materiałów - podgląd
Zużycie materiałów - wprowadzenie i modyfikacja
Dostępne funkcje menu:
Co dalej…/Zapis [F9] – zapis edytowanych informacji.
Co dalej…/Rezygnacja [F12] – rezygnacja ze zmian.
Kopiowanie od – kopiowanie zestawu uprawnień od wskazanego użytkownika (w
pojawiającym się okienku należy wskazać z rozwijanej listy użytkownika od którego
mają być kopiowane uprawnienia).
System…/Pomocy!
[F1]
–
pomoc
podręczna.
2-11
3 Konfiguracja magazynu głównego
3.1 Indeks asortymentu
Ekran „Indeks asortymentu” pojawia się po wybraniu funkcji „Konfiguracja... /Indeks
asortymentu [Ctrl+A]” z poziomu menu głównego modułu „Apteka”. Indeks zawiera pełną,
obowiązującą listę środków farmaceutycznych i materiałów medycznych. Pozycje indeksu
mogą być różnie filtrowane oraz sortowane w zależności od ustawień filtru.
Na planszy istnieje możliwość szybkiego wyszukania żądanego leku przez umieszczenie w
polu Wyszukiwanie jego nazwy. Przy nieznajomości całej nazwy można wpisać w polu
tekstowym znak procentu ( % ), który umożliwia wyszukanie grupy liter danej nazwy leku.
Przykładowy zapis danych w polu Wyszukiwanie: %nazwa%, %nazwa, nazwa%.
Wyszukiwanie danych można zawęzić zaznaczając jedną z opcji:
- wg nazwy,- wg nazwy międzynarodowej,- wg kodu asortymentu.
Kliknięcie prawym klawiszem myszy w kolumnie zawierającej skróty (np. „Jednostka
podstawowa”) wywołuje odpowiedni słownik z rozwinięciem użytych skrótów.
Na planszy dostępne są następujące funkcje menu:
Co dalej…/Nowa pozycja [F6] – dodanie nowego leku / materiału do indeksu.
Co dalej…/Słowniki – dostęp do słowników skrótów w module APTEKA.
3-1
Co dalej…/Przeliczniki standardowe – definiowanie uniwersalnych przeliczników
jednostek podstawowych leku na ewidencyjne.
Co dalej…/Ustaw poziom uprawnień – możliwość określenia poziomu wymaganych
uprawnień do zlecania leków dla wielu pozycji (poziom NWU oznacza, iż dany lek
może zlecać każdy użytkownik). Mechanizm ten działa na tej samej zasadzie jak
przy zlecaniu z weryfikacją i bez weryfikacji czyli jeżeli użytkownik nie ma
uprawnień do zlecenia danego leku traktowane jest to zlecenie jako
niezweryfikowane czyli nie generują się wykonania.
Co dalej…/Powrót [F12] – powrót do poprzedniego ekranu.
Dla pozycji…/Podgląd [F2] – wgląd w dane (bez możliwości edycji).
Dla pozycji…/Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych dotyczących wybranej pozycji.
Dla pozycji…/Do/Z receptarza [Ctrl+R] – dodanie lub usunięcie wybranego leku z
receptarza.
Dla pozycji…/Definicja składników [Ctrl+S] – możliwość definiowania składników
leku robionego. Opcja dostępna tylko dla pozycji, które w kolumnie „Lek robiony”
posiadają status T - tak.
Dla pozycji…/Przeliczniki jednostek [Ctrl+P] – określanie przelicznika między
jednostką podstawową, a ewidencyjną (magazynową).
Lista.../Filtr [F3] – daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane (np. w
zależności od postaci, rodzaju, producenta leku, itp.), oraz jak mają być posortowane
(np. według kodu, nazwy, postaci, itp.).
Lista.../Odświeżanie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
przydatne np. w przypadku systemów sieciowych, gdzie podobne informacje mogą
być wprowadzane na wielu komputerach naraz; może się zdarzyć, że działanie na
innym komputerze spowoduje zmianę zawartości oglądanej przez nas listy.
Lista.../Wydruk [Ctrl+F8] – wydruk wyświetlonej listy.
Konfiguracja.../Konfiguracja listy – daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które
dane wyświetlać i w jakiej kolejności).
3-2
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl+F3] – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
listy (charakterystycznej dla aktualnie zalogowanego użytkownika).
Konfiguracja.../Profile [Shift+Ctrl+F3] – opcja pozwalająca na dostosowanie
ustawień aplikacji do potrzeb konkretnego użytkownika systemu;
System…/Pomocy! [F1] – pomoc podręczna.
3.1.3 Opis pozycji asortymentu
Okno „Opis pozycji asortymentu” zawiera podstawowe informacje o leku /materiale/
preparacie krwiopochodnym. W zależności od trybu, w jakim okno zostało wywołane,
możliwa jest edycja niektórych istniejących danych lub tylko ich podgląd.
(„Apteka.../ Konfiguracja.../ Indeks asortymentu [Ctrl+A].../ Dla pozycji.../Podgląd [F2] lub
Edycja [Ctrl+F2]”).
Uwaga!
Wprowadzanie zmian w danych dotyczących indeksu asortymentu możliwe jest po
uzyskaniu przez użytkownika stosownego uprawnienia.
Na planszy dostępne są następujące zakładki.
1) Dane podstawowe
Dane wprowadzane są do pól za pomocą klawiatury lub z rozwijanych list.
Dostępne pola:
3-3
Kod - unikalny 8-znakowy kod danego asortymentu.
Kod ATC - kod ATC asortymentu.
Nazwa - nazwa asortymentu.
Dawka - dawka asortymentu (jeżeli pole dawki zostanie pozostawione nie
wypełnione, przy zapisie system wstawi w tym polu widoczny dla użytkownika znak
„-”).
Nazwa międzynarodowa nazwa międzynarodowa.
Jednostka podstawowa - zdefiniowana jednostka podstawowa leku/preparatu.
Jednostka podzielna - pole wyboru podzielności jednostki.
Grupa ... - określamy do jakiej grupy przypisujemy dany asortyment.
Producent - przy pomocy przycisku
wywołujemy listę producentów i z niej
wybieramy odpowiedniego producenta leku (patrz też: Producenci, Nowy
producent). Przy pomocy przycisku
kasujemy wprowadzone dane.
Postać - określamy w jakiej postaci występuje dany asortyment. Jeżeli lek należy do
grupy ścisłego zarachowania to wybieramy odpowiednią pozycję z listy rozwijanej
w polu Grupa ścisłego zarachowania. Zaznaczenie opcji Preparat robiony
pozwoli nam wybrać odpowiedni jego typ z listy Typ preparatu. Ponadto
zaznaczenie pola wyboru Preparat robiony spowoduje oznaczenie tej pozycji na
głównej planszy „Indeks asortymentu” jako „Leku robionego”, a tym samym
zdefiniowania dla niego składników preparatu.
W receptarzu - zaznaczenie opcji spowoduje wprowadzenie leku do receptarza.
Poziom uprawnień- możliwość określenia poziomu wymaganych uprawnień do
zlecania leków dla wielu pozycji (poziom NWU oznacza, iż dany lek może zlecać
każdy użytkownik). Opcja ta powiązana jest ze zleceniami danego leku. Mechanizm
ten działa na tej samej zasadzie jak przy zlecaniu z weryfikacją i bez weryfikacji
czyli jeżeli użytkownik nie ma uprawnień do zlecenia danego leku traktowane jest to
zlecenie jako niezweryfikowane czyli nie generują się wykonania.
Preparat aktywny- aktywacja i dezaktywacja pozycji asortymentu.
Obsługa aktywności ma swoje odbicie w filtrach na listach definicji kartotek i
indeksie asortymentu. Odfiltrowanie pozycji aktywnych znacząco przyspiesza
ładowanie list. Poza tym na listach definicji kartotek i asortymentu pozycje
nieaktywne wyświetlane są kursywą.
2) Status
3-4
Status leku/preparatu pozwala na wprowadzenie następujących informacji:
Okres ważności - termin przydatności leku/preparatu.
Podstawa prawna dopuszczenia do obrotu - wybór danych z listy słownikowej.
Wymagana zgoda na piśmie - pole wyboru dla leków/preparatów wymagających
zgody pacjenta
Status - informacja o bieżącym statusie leku/preparatu. Wybór danych następuje po
wskazaniu pozycji z rozwijanej listy. Dostępne dane:
A: Aktywny W: Wstrzymany z obrotu.
Uwaga!
Bez posiadania przez użytkownika stosownego uprawnienia nadanego przez administratora,
funkcja zmiany statusu leku na „W: Wstrzymany z obrotu” jest zablokowana.
Więcej informacji na temat nadawania uprawnień: Edycja uprawnień użytkownika - Apteka
- Wstrzymywanie leków w obrotu.
Powód wstrzymania - pole tekstowe pozwalające opisać powód wstrzymania
leku/preparatu z obrotu (jeśli to nastąpi)
3) Wskazania i dawkowanie
3-5
Na zakładce „Wskazania i dawkowanie” dostępne są pola z opisem wskazań,
przeciwwskazań oraz opisem dawkowania leku/preparatu.
4) Opis działania
Na zakładce numer 4 znajdują się pola opisu działania, skutków ubocznych oraz działań
niepożądanych leku/preparatu.
3-6
5) Lista odpowiedników
Pola z listą asortymentu oraz pola z listą odpowiedników.
Użytkownik ma również możliwość wyszukiwania danych z listy. W tym celu należy
wpisać w pole Wyszukiwanie dane, zaznaczyć wybrane pole wyboru:
- wg nazwy,- wg nazwy międzynarodowej,- wg kodu asortymentu,
a następnie nacisnąć przycisk Znajdź. Jeśli wyszukiwana pozycja znajduje się w zbiorze
danych, zostanie wyświetlona w polu Materiały.
W polu „Wyszukiwanie” istnieje również możliwość szybkiego wyszukania danych nawet
przy nieznajomości całej nazwy asortymentu. Można w takim przypadku posłużyć się
umieszczeniem w polu tekstowym znaku procentu ( % ), który umożliwia wyszukanie
danych według umieszczonej grupy liter.
6) Kontrola kuracji
3-7
Na zakładce tej znajdują się trzy pola, umożliwiające podanie szczegółowych informacji o
wybranej pozycji asortymentu dotyczących:
Maksymalnej dawki dobowej
Maksymalnej dawki jednorazowej
Maksymalnej długości podawania leku
Opcja ta powiązana jest z funkcją powalającą na zlecanie leków.
Co dalej…/Zapis [F9] - zapis danych.
Co dalej…/Rezygnacja [F12] - rezygnacja z zapisu.
Dla pozycji…/ Dodaj[Ctrl+D] - dodaje elementy do listy odpowiedników.
Dla pozycji…/Usuń [Ctrl+U] - kasuje elementy z listy odpowiedników.
Lista.../ Filtr [F3] – ustawienia parametrów filtru listy.
Lista.../Odświeżenie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
3-8
System.../ Pomocy! [F1] - pomoc podręczna.
3.1.4 Opis pozycji asortymentu
Okno „Opis pozycji asortymentu” zawiera podstawowe informacje o leku /materiale/
preparacie krwiopochodnym. W zależności od trybu, w jakim okno zostało wywołane,
możliwa jest edycja niektórych istniejących danych lub tylko ich podgląd.
Wywołanie planszy z poziomu menu: „Co dalej.../Nowa pozycja [F2]”.
Dostępne są następujące zakładki.
1) Dane podstawowe
Dane wprowadzane są do pól za pomocą klawiatury lub z rozwijanych list.
Dostępne pola:
Kod - unikalny 8-znakowy kod danego asortymentu.
Kod ATC - kod ATC asortymentu.
Nazwa - nazwa asortymentu.
Dawka - dawka asortymentu (jeżeli pole dawki zostanie pozostawione nie
wypełnione, przy zapisie system wstawi w tym polu widoczny dla użytkownika znak
„-”).
Nazwa międzynarodowa nazwa międzynarodowa.
3-9
Jednostka podstawowa - zdefiniowana jednostka podstawowa leku/preparatu.
Jednostka podzielna - pole wyboru podzielności jednostki.
Grupa ... - określamy do jakiej grupy przypisujemy dany asortyment.
Producent - przy pomocy przycisku
wywołujemy listę producentów i z niej
wybieramy odpowiedniego producenta leku (patrz też: Producenci, Nowy
producent). Przy pomocy przycisku
kasujemy wprowadzone dane.
Postać - określamy w jakiej postaci występuje dany asortyment. Jeżeli lek należy do
grupy ścisłego zarachowania to wybieramy odpowiednią pozycję z listy rozwijanej
w polu Grupa ścisłego zarachowania. Zaznaczenie opcji Preparat robiony
pozwoli nam wybrać odpowiedni jego typ z listy Typ preparatu. Ponadto
zaznaczenie pola wyboru Preparat robiony spowoduje oznaczenie tej pozycji na
głównej planszy „Indeks asortymentu” jako „Leku robionego”, a tym samym
zdefiniowania dla niego składników preparatu. W receptarzu - zaznaczenie opcji
spowoduje wprowadzenie leku do receptarza.
Preparat aktywny- aktywacja i dezaktywacja pozycji asortymentu. Obsługa
aktywności ma swoje odbicie w filtrach na listach definicji kartotek i indeksie
asortymentu. Odfiltrowanie pozycji aktywnych znacząco przyspiesza ładowanie list.
Poza tym na listach definicji kartotek i asortymentu pozycje nieaktywne wyświetlane
są kursywą.
2) Status
Status leku/preparatu pozwala na wprowadzenie następujących informacji:
3-10
Okres ważności - termin przydatności leku/preparatu.
Podstawa prawna dopuszczenia do obrotu - wybór danych z listy słownikowej.
Wymagana zgoda na piśmie - pole wyboru dla leków/preparatów wymagających
zgody pacjenta
Status - informacja o bieżącym statusie leku/preparatu. Wybór danych następuje po
wskazaniu pozycji z rozwijanej listy.
Dostępne dane:
A: Aktywny W: Wstrzymany z obrotu.
Uwaga!
Bez posiadania przez użytkownika stosownego uprawnienia nadanego przez administratora,
funkcja zmiany statusu leku na „W: Wstrzymany z obrotu” jest zablokowana.
Więcej informacji na temat nadawania uprawnień: Edycja uprawnień użytkownika - Apteka
- Wstrzymywanie leków w obrotu.
Powód wstrzymania - pole tekstowe pozwalające opisać powód wstrzymania
leku/preparatu z obrotu (jeśli to nastąpi)
3) Wskazania i dawkowanie
Na zakładce „Wskazania i dawkowanie” dostępne są pola z opisem wskazań,
przeciwwskazań oraz opisem dawkowania leku/preparatu.
3-11
4) Opis działania
Na zakładce numer 4 znajdują się pola opisu działania, skutków ubocznych oraz działań
niepożądanych leku/preparatu.
5) Lista odpowiedników
Plansza składa się z dwóch pól: Listy asortymentów oraz Wybranymi odpowiednikami
3-12
Możliwe jest wyszukanie danej pozycji z listy asortymentów przez wpisanie danych w polu
Wyszukiwanie oraz zaznaczenie kryterium wyszukiwania:
- wg nazwy,- wg nazwy międzynarodowej,- wg kodu asortymentu.
przy nieznajomości całej nazwy asortymentu. Można w takim przypadku posłużyć się
Po wciśnięciu przycisku Znajdź szukana pozycja wyświetli się na liście.
„Kliknięcie” prawym klawiszem myszy w kolumnie zawierającej skróty (np. „Jednostka
Aby dodać dany materiał do listy odpowiedników należy go zaznaczyć (poprzez
„kliknięcie” wybranej pozycji w oknie „Materiały”) i wybrać funkcję :
„Z listy... /Dodaj [Ctrl+D]” lub użyć ikony „+” na pasku narzędzi, co spowoduje dopisanie
tej pozycji do listy w oknie „Wybrane zamienniki”.
Aby usunąć dany odpowiednik z listy, należy go zaznaczyć (poprzez „kliknięcie” danej
pozycji w oknie „Wybrane zamienniki”) i wybrać funkcję:
„Listy... /Usuń [Ctrl+U]” lub użyć ikony „-” na pasku narzędzi, co spowoduje usunięcie
pozycji z listy.
Co dalej…/Zapis [F9] - zapis danych.
Co dalej…/Rezygnacja [F12] - rezygnacja z zapisu.
Dla pozycji…/ Dodaj[Ctrl+D] - dodaje elementy do listy odpowiedników.
Dla pozycji…/Usuń [Ctrl+U] - kasuje elementy z listy odpowiedników.
Lista.../ Filtr [F3] – ustawienia parametrów filtru listy.
3-13
3.1.5 Definicja składników leku robionego
Funkcja dostępna jest w menu Apteki - „Konfiguracja.../ Indeks asortymentu [Ctrl+A].../
Dla pozycji.../ Definicja składników [Ctrl+S]”. Opcja dostępna jest tylko w przypadku, gdy
aktualnie wybrany (podświetlony kursorem) jest lek robiony (pozycja w polu „Lek robiony”
„Indeksu asortymentu” powinna posiadać status „T”). Ekran służy do definiowania
składników danego leku.
Uwaga!
Opcja definiowania składników preparatów aktywna jest dla użytkowników, którzy
posiadają odpowiednie uprawnienia nadane przez administratora systemu. Więcej
informacji: Edycja uprawnień administratora - Apteka - Definiowanie składników
preparatów.
Pole „Ilości składników podane na ...” pozwala określić ilość jednostek leku, dla której
dobieramy składniki.
Okno „Materiały” zawiera listę składników pogrupowanych alfabetycznie. Możliwe jest
wyszukanie danego materiału poprzez wpisanie jego nazwy (lub fragmentu). Kliknięcie
prawym klawiszem myszy w kolumnie zawierającej skróty (np. „Jednostka podstawowa”)
wywołuje odpowiedni słownik z rozwinięciem użytych skrótów.
Aby dodać dany materiał do listy składników, należy go zaznaczyć (poprzez kliknięcie na
wybranej pozycji w oknie „Materiały”) i wybrać funkcję :
Z listy... /Dodaj [Ctrl+D] lub skorzystać z przycisku „plusa” znajdującego się pod
głównym paskiem menu.
3-14
Spowoduje to dopisanie wybranej pozycji do listy w oknie „Wybrane składniki”. Następnie
należy odpowiednio wypełnić pole „Ilość składnika”. W celu dodania następnych
składników powtarzamy postępowanie.
Aby usunąć dany składnik z listy, należy go zaznaczyć (poprzez kliknięcie na danej pozycji
w oknie „Wybrane składniki”) i wybrać funkcję :
Z listy... /Usuń [Ctrl+U] lub skorzystać z przycisku „minusa” znajdującego się pod
głównym paskiem menu.
Pozycja zostanie usunięta z listy.
Użytkownik ma również możliwość wyszukiwania materiału z listy danych. W tym celu
należy wpisać w pole Wyszukiwanie dane, zaznaczyć wybrane pole wyboru:
a następnie nacisnąć przycisk Znajdź. Jeśli wyszukiwana pozycja znajduje się w zbirze
danych, zostanie wyświetlona w polu Materiały.
przy nieznajomości całej nazwy materiału. Można w takim przypadku posłużyć się
Co dalej…/Zapis [F9] – zapis danych
Co dalej.../Rezygnacja [F12] – rezygnacja z zapisu
Z listy... /Dodaj [Ctrl+D] - dodanie pozycji z listy materiałów na listę wybranych
składników.
Z listy... /Usuń [Ctrl+U] - usunięcie pozycji z listy wybranych składników;
Lista.../Filtr [F3] – daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane (np. w
zależności od postaci, rodzaju, producenta leku, itp.), oraz jak mają być posortowane
(np. według kodu, nazwy, postaci, itp.).
Lista.../Odświeżanie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Lista.../Wydruk [Ctrl+F8] – wydruk wyświetlonej listy;
3-15
Konfiguracja.../Profile [Shift+Ctrl+ F3] – opcja pozwalająca na dostosowanie
ustawień aplikacji do potrzeb konkretnego użytkownika systemu.
3.1.6 Zamienniki leku
Aby wprowadzić zamiennik leku należy wywołać okno „Zamienniki...”.Do okna z
poziomu menu głównego modułu Apteka przechodzimy poprzez: ”Co dalej.../Indeks
asortymentu.../Dla pozycji.../Zamienniki [Ctrl Z]”Funkcja pozwala na określenie
zamienników (jednego lub wielu) wybranego leku.
Okno „Materiały” zawiera listę składników pogrupowanych alfabetycznie. Możliwe jest
wyszukanie danego materiału poprzez wpisanie jego nazwy (lub fragmentu nazwy).
„Kliknięcie” prawym klawiszem myszy w kolumnie zawierającej skróty (np. „Jednostka
Aby dodać dany materiał do listy zamienników, należy go zaznaczyć (poprzez „kliknięcie”
wybranej pozycji w oknie „Materiały”) i wybrać funkcję :
„Z listy... /Dodaj [Ctrl D]” lub użyć ikony „+” na pasku narzędzi, co spowoduje dopisanie
tej pozycji do listy w oknie „Wybrane zamienniki”.
3-16
Następnie należy odpowiednio wypełnić pole „Przelicznik”, które określa ilość jednostek
zamiennika na jednostkę leku.
Pole „Ten sam lek” pozwala określić podobieństwo pomiędzy wybranym zamiennikiem a
opisywanym lekiem.
Aby usunąć dany zamiennik z listy, należy go zaznaczyć (poprzez „kliknięcie” danej
pozycji w oknie „Wybrane zamienniki”) i wybrać funkcję:
„Listy... /Usuń [Ctrl U]” lub użyć ikony „-” na pasku narzędzi, co spowoduje usunięcie
pozycji z listy.
3.1.7 Standardowe przeliczniki jednostek
Okno „Standardowe przeliczniki jednostek” pojawia się po wybraniu funkcji „Co
dalej.../Przeliczniki standardowe” z poziomu indeksu leków i materiałów. Można tu
zdefiniować standardowe (uniwersalne) przeliczniki, które będą stosowane domyślnie przez
system (np. 1kg = 1000g) zanim użytkownik zdefiniuje przeliczniki specyficzne dla danego
leku.
Jednostka podstawowa leku - najmniejsza, niepodzielna jednostka leku, pod którą jest on
podawany pacjentowi (np. tabletka, mililitr). Jednostka ewidencyjna leku - jednostka
magazynowa (przechowywania) leku (np. fiolka, opakowanie).
„Kliknięcie” prawym klawiszem myszy w kolumnie „Jednostka ewidencyjna” lub
„Jednostka podstawowa” wywołuje odpowiednio słowniki: „QLMJO„ lub „QUSJP„
zawierające definicje użytych skrótów.
3-17
Co dalej…/Nowy przelicznik [F6] – wprowadzenie opisu nowego przelicznika.
Dla pozycji…/Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych wybranego przelicznika.
Lista…/Odświeżanie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Konfiguracja.../Konfiguracja listy - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
Konfiguracja.../Profile [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie
3.1.8 Edycja definicji przelicznika standardowego
Okno „Definicja przelicznika standardowego” określa sposób przeliczania jednostek
podstawowych na ewidencyjne. W zależności od trybu, w jakim okno zostało wywołane,
możliwa jest edycja lub tylko podgląd istniejących danych.
Funkcja dostępna poprzez wybór z menu Apteki: ”Konfiguracja.../Indeks
asortymentu.../Przeliczniki standardowe.../Dla pozycji.../Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl+F2]”
W trybie wprowadzania nowego dostawcy wyszarzone w trybie edycji pola wypełniane są
informacjami, których nie podlegają już modyfikacji.
3-18
Przelicznik stanowi iloczyn podanej wartości i jednostki podstawowej.
Co dalej…/Zapis [F9] – zapis danych.
Co dalej…/Rezygnacja [F12] – rezygnacja z zapisu.
System.../Pomocy! [F1] – pomoc podręczna.
3.1.9 Nowa definicja przelicznika standardowego
Nową definicję przelicznika standardowego wprowadzamy w oknie „Definicja
przelicznika standardowego”. Funkcja ta wywoływana jest z poziomu Apteki po wybraniu
z menu: „Konfiguracja.../Indeks asortymentu.../Co dalej.../Przeliczniki standardowe.../Co
dalej.../Nowy przelicznik [F6]”.
3-19
Co dalej.../Rezygnacja [F12] – rezygnacja z zapisu.
3.1.10
Przeliczniki jednostek wybranego leku
Ekran „Przeliczniki jednostek dla ...” pojawia się po wybraniu funkcji „Dla
pozycji.../Przeliczniki jednostek [Ctrl P]” z poziomu indeksu leków i materiałów, lecz może
być również wywołany z innych miejsc w systemie. Zawiera listę zdefiniowanych
przeliczników, z których każdy określa ilość jednostek podstawowych danego leku w jednej
jednostce ewidencyjnej. Dla jednego leku można zdefiniować więcej niż jeden przelicznik,
gdy jest on np. pakowany i przechowywany na różne sposoby.
Jednostka podstawowa leku - najmniejsza, niepodzielna jednostka leku pod którą jest on
podawany pacjentowi (np. tabletka, mililitr).Jednostka ewidencyjna leku - jednostka
magazynowa (przechowywania) leku (np. fiolka, opakowanie).
3-20
Kliknięcie prawym klawiszem myszy w kolumnie zawierającej skróty (np. „Jednostka
ewidencyjna”) wywołuje odpowiedni słownik z rozwinięciem użytych skrótów.
Co dalej…/Nowy przelicznik [F6] – wprowadzenie opisu nowego przelicznika.
Dla pozycji…/Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych wybranego przelicznika.
Lista…/Odświeżanie – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów, przydatne
np. w przypadku systemów sieciowych, gdzie podobne informacje mogą być
wprowadzane na wielu komputerach naraz; może się zdarzyć, że działanie na innym
komputerze spowoduje zmianę zawartości oglądanej przez nas listy.
Konfiguracja.../Konfiguracja listy - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
Konfiguracja.../Profile [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie
System…/Pomocy! [F1] – pomoc podręczna systemu SOLMED.
3-21
3.1.11
Edycja definicji przelicznika
Okno „Definicja przelicznika” zawiera podstawowe dane dotyczące przelicznika jednostek
danego leku. („Dla pozycji.../Przeliczniki jednostek [Ctrl+P].../Dla pozycji.../Podgląd [F2]
lub Edycja [Ctrl+F2]”).
W zależności od trybu, w jakim okno zostało wywołane, możliwa jest edycja lub tylko
podgląd istniejącego. Jednostka podstawowa jest przypisana do leku - można ją zmienić
jedynie z poziomu indeksu leków i materiałów.
Dostępne są tu następujące funkcje menu :
3.1.12
Nowa definicja przelicznika
Aby stworzyć nowy przelicznik należy wywołać okno „Definicja przelicznika” („Dla
pozycji.../Przeliczniki jednostek [Ctrl P].../Co dalej.../Nowy przelicznik [F6]”), a następnie
wprowadzić odpowiednie dane związane z definiowaniem przelicznika.
3-22
Dostępne są tu następujące funkcje menu:
3.1.13
Słowniki
Stosowanie słowników w systemie SOLMED powoduje większą przejrzystość w obsłudze,
elastyczność działania oraz oszczędność pamięci komputera. Słowniki zawierają definicje
użytych skrótów. Wywoływane są z reguły poprzez „kliknięcie” prawym klawiszem myszy
w odpowiedniej kolumnie (zawierającej skróty). Poniżej przedstawiamy kilka
przykładowych słowników stosowanych w module APTEKA systemu SOLMED:
Słownik QDDSTAT
3-23
- Słownik QDMSTAT
- Słownik QDMTYP
- Słownik QDSTYP
- Słownik QLMJO
3-24
- Słownik QLMOP
- Słownik QTYPR
3-25
- Słownik QUSJP
- Słownik QUSKRAJ
3-26
- Słownik QUSRODZ
3-27
- Słownik QZDSTAT
- Słownik QZMSTAT
- Słownik QZMTYP
Pozycje słowników mogą być inne - w zależności od potrzeb użytkownika. Zmian
zawartości słowników dokonujemy za pomocą funkcji „Co dalej.../Słowniki„ z poziomu
Indeksu asortymentu.
3-28
3.1.14
Lista słowników
Okno „Lista słowników” pojawia się po wybraniu funkcji „Co dalej.../Słowniki” z poziomu
„Indeksu asortymentu”. Lista zawiera słowniki skrótów funkcjonujące w module APTEKA
i uaktywniane prawym klawiszem myszy w określonych kolumnach danych. Dostęp do tych
słowników daje użytkownikowi możliwość ich zmian w razie potrzeby (dodawania, zmian
lub wyłączania określonych pozycji).
Co dalej…/Powrót [F12] - powrót do poprzedniego ekranu.
Dla słownika…/Pozycje [Ctrl P] - lista pozycji wybranego słownika.
System…/Pomocy! [F1] - pomoc podręczna.
3.1.15
Pozycje słownika
Okno „Zawartość słownika ...” zawiera listę pozycji wybranego słownika. Funkcja ta
wywoływana jest z poziomu Apteki po wybraniu z menu: „Konfiguracja.../Indeks
asortymentu.../Co dalej.../Słowniki.../Dla słownika.../Pozycje [Ctrl+P]”.
3-29
Informacje dodatkowe.
Co dalej…/Nowy [F6] – dodanie nowej pozycji do słownika.
Dla pozycji…/Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych dotyczących wybranej pozycji.
Lista.../Aktywne [Ctrl+A] – wyświetlenie tylko aktywnych pozycji słownika.
Lista.../Wszystkie [Ctrl+W] – wyświetlenie zarówno aktywnych jak i nieaktywnych
pozycji słownika.
3.1.16
Edycja pozycji słownika
Okno „Słownik ...” zawiera dane dotyczące pojedynczej pozycji wybranego słownika. W
zależności od trybu, w jakim okno zostało wywołane, możliwa jest edycja pozycji lub tylko
jej podgląd.
3-30
Odznaczenie pola „Pozycja aktywna” powoduje, że pozycja będzie traktowana jako
nieaktywna i nie zostanie wyświetlona w słowniku.
Dostępne są tu następujące funkcje:
3.1.17
Nowa pozycja słownika
Aby dodać nową pozycję do słownika należy z poziomu okna „Lista słowników” wybrać
słownik do którego chcemy dodać pozycję, a następnie wybrać: „Dla słownika.../Pozycje
[Ctrl P].../Co dalej.../Nowy [F6]” do okna „Słownik ...” .Okno zawiera pola „Kod pozycji” i
„Treść pozycji”, które należy uzupełnić.
3-31
Odznaczenie pola „Pozycja aktywna” powoduje, że pozycja będzie traktowana jako
nieaktywna i nie zostanie wyświetlona w słowniku.
Na planszy dostępne są następujące funkcje:
3.2 Definicje kartotek
3.2.1 Lista definicji kartotek
W oknie „Definicje kartotek” wyświetlana jest lista wszystkich dostępnych w systemie
kartotek leków / preparatów. Lista jest stworzona na podstawie spisu leku w formacie KSBLOZ firmy Kamsoft i jest wspólna dla wszystkich zdefiniowanych magazynów. Funkcję
uruchamiamy z poziomu okna głównego modułu „Apteka” poprzez: ”Konfiguracja.../
Definicje kartotek [Ctrl+K]”.
Kartoteka leku charakteryzowana jest poprzez: kod leku, jednostkę ewidencyjną, oraz
rozmiar opakowania; tak więc leki o tej samej nazwie, lecz w innej postaci czy rozmiarach
trafią do różnych kartotek.
3-32
Co dalej…/Nowa kartoteka [F6] - dodanie nowego leku do stanu magazynu.
Co dalej…/Powrót [F12] – powrót do poprzedniego ekranu (Menu głównego).
Dla kartoteki…/Podgląd [F2] – przegląd informacji o zapasach leku z danej
kartoteki, bez możliwości edycji.
Dla kartoteki…/Edycja [Ctrl+F2] – modyfikacja danych bieżącej kartoteki.
Dla kartoteki…/Aktywna / Nie aktywna – ustawienie wskaźnika aktywności
wybranej kartoteki.
Uwaga!
W module Apteka nie istnieje automatyczne odświeżanie listy kartotek w chwili
powrotu z listy dokumentów. Brak automatycznego odświeżania ma na celu
przyspieszenie tego powrotu. W celu przejrzenia zmian konieczne jest ręczne
odświeżenie listy kartotek.
Lista…/Filtr [F3] – daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane (np.
w zależności od postaci, rodzaju, producenta leku, itp.) oraz w jaki sposób mają być
posortowane (np. według kodu, nazwy, postaci, itp.).
być wprowadzane na wielu komputerach jednocześnie. Może się zdarzyć, że
3-33
działanie na innym komputerze spowoduje zmianę zawartości oglądanej przez nas
listy.
Lista…/Wydruk [Ctrl+F8] – wydruk wyświetlonej listy.
Konfiguracja…/ Konfiguracja listy - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które
Konfiguracja…/ Zapis profilu [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
Konfiguracja…/Profile [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie
3.2.2 Definicja kartoteki
Ekran „Definicja kartoteki” zawiera kompleksowe informacje dotyczące parametrów
kartoteki leku/preparatu wspólnych dla wszystkich magazynów. W zależności od trybu, w
jakim okno zostało wywołane, możliwa jest edycja niektórych istniejących danych lub ich
podgląd (bez możliwości edycji). Użytkownik może dokonywać zmian w danych jeżeli
posiada nadane przez administratora odpowiednie uprawnienia. Funkcję uruchamiamy z
poziomu okna głównego modułu „Apteka” poprzez:” Konfiguracja.../ Definicje kartotek
[Ctrl+K].../ Dla kartoteki.../Edycja [Ctrl+F2] lub Podgląd [F2]”.
Dane wprowadzane w oknie:
3-34
Kod asortymentu – pole zawiera numer lub nazwę kodu leku.
Nazwa – pojawia się w nim nazwa leku wybranego w polu „Kod asortymentu”.
Dawka - informacje dotyczące dawki leku.
Opakowanie - informacje dotyczące opakowania leku.
Rozmiar op. (w jedn. ew.) - rozmiar opakowania podawany w jednostkach
ewidencyjnych (ilość jednostek ewidencyjnych w opakowaniu zbiorczym).
Jednostka ewidencyjna - jednostka magazynowa leku (przykładowe wartości to:
ampułka, butelka, fiolka).
Jednostka podstawowa - najmniejsza, niepodzielna jednostka leku podawana
pacjentowi (np. tabletka, mg, ml, szt.).
Rodzaj opakowania - informacja o rodzaju opakowania.
Przelicznik - pole określające ilość jednostek podstawowych w jednostce
ewidencyjnej.
Stawka VAT (PLN) (możliwość edycji) - obowiązująca stawka podatku VAT (na
dany lek).
Domyślny dostawca - informacja o domyślnym dostawcy leku/preparatu.
Magazyn domyślny - informacja o domyślnym magazynie.
Kod kreskowy - pole kodu kreskowego z możliwością jego generowania.
Kod KS-BLOZ (nowy 12-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu.
Kod KS-BLOZ (stary 7-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu.
Uwaga!
Aby użytkownik mógł dokonywać zmian lub wprowadzić nowy kod KS_BLOZ musi mieć
nadane uprawnienie: „Edycja kodów KS-BLOZ” (patrz: Nadawanie uprawnień)Możliwość
wpisywania i edycji kodów została wprowadzona, aby umożliwić uzupełnienie spisu
kartotek o nowe pozycje pojawiające się na rynku, tak, aby były one wczytywane z faktur
na dyskietkach.
Pola wyboru:
Czy używać do produkcji preparatów - domyślnie zaznaczone; odznaczenie
spowoduje, że dany lek nie będzie automatycznie pobierany jako składnik przy
tworzeniu środka recepturowego.
Kartoteka aktywna - domyślnie zaznaczone; odznaczenie spowoduje, że dana
kartoteka będzie miała status kartoteki nieaktywnej.
3-35
Czy opakowanie zwrotne - pole wykorzystywane w przypadku preparatów
krwiopochodnych.
Raz wprowadzona i zapisana kartoteka nie może zostać usunięta z systemu,
jednakże użytkownik w razie potrzeby może poprzez zmianę statusu z „aktywnej”
(domyślnie) na „nie aktywną” spowodować zniknięcie danej kartoteki z ekranu (przy
ustawieniu opcji w filtrze listy dla kartotek na „Aktywne”) lub zmianę formatu
czcionki na Italic (pochyłe) (przy ustawieniu opcji w filtrze listy dla kartotek na
„Wszystkie”). Obsługa aktywności ma swoje odbicie w filtrach na listach definicji
kartotek i indeksie asortymentu - odfiltrowanie pozycji aktywnych znacząco
przyspiesza ładowanie list. Funkcję uruchamiamy z poziomu głównego menu modułu
„Apteka”: ”Konfiguracja.../ Definicje kartotek.../ Dla kartoteki..../ Aktywna / Nie
aktywna”.
Co dalej…/ Zapis [F9] - zapis danych (funkcja niedostępna w trybie podglądu).
Co dalej…/ Nowy indeks asortymentu [Ctrl+N] - dodanie nowego leku / materiału
do indeksu;
W trakcie definiowania nowej kartoteki czasami zachodzi potrzeba
wprowadzenia informacji o nowym asortymencie dotychczas niezdefiniowanym w
systemie. System umożliwia wprowadzenie takich informacji z poziomu nowej
definicji kartoteki. Użytkownik musi mieć nadane uprawnienia do edycji
asortymentu (APIX).
Co dalej…/ Rezygnacja [F12] - rezygnacja z operacji.
Dla kartoteki.../ Dane asortymentu [Ctrl+A] - wywołuje okno z opisem wybranej
pozycji, które zawiera podstawowe informacje o leku / materiale.
Dla kartoteki.../ Wydruk kodu kreskowego - możliwość wydrukowania kodu
kreskowego.
3.2.3 Nowa definicja kartoteki
kartoteki leku wspólnych dla wszystkich magazynów. Aby stworzyć nową kartotekę leku
należy z poziomu okna głównego modułu „Apteka” wywołać:” Konfiguracja.../ Definicje
kartotek [Ctrl+K].../ Co dalej.../Nowa kartoteka [F6]” lub „Operacje magazynowe.../
Dostawy/przyjęcia.../ Dostawy [Ctrl+D].../ Co dalej.../ Nowy dokument... /Co dalej.../Nowa
kartoteka”.
3-36
Kod asortymentu – przycisk
otwiera okno „Wybór pozycji asortymentu”, z
którego wybieramy odpowiednią pozycję.
3-37
W celu ułatwienia użytkownikowi wyboru właściwej pozycji asortymentu w dole planszy
umieszczono pole Wyszukiwanie. Po wprowadzeniu danych, określeniu kryterium
wyszukiwania:
i naciśnięciu przycisku Znajdź szukana pozycja wyświetli się na liście. Aby na liście
znalazły się tylko pozycje aktywne, należy zaznaczyć pole wyboru o nazwie Tylko
aktywne.
1. Przy każdorazowym wejściu wyświetlane są tylko pozycje aktywne.2. Na żądanie
można wyszukać dane wśród pozycji nieaktywnych (pole wyboru: „Pokaż tylko
pozycje aktywne”).3. Pozycje nieaktywne wyświetlane są czcionką pochyłą.4. W
przypadku zakładania kartoteki dla asortymentu nieaktywnego, zostanie on
uaktywniony.
Na głównej planszy Definicji kartotek umieszczono jeszcze pola:
Rozmiar op. (w jedn. ew.) - rozmiar opakowania podawany w jednostkach
ewidencyjnych (ilość jednostek ewidencyjnych w opakowaniu zbiorczym);
3-38
Jednostka ewidencyjna - jednostka magazynowa leku (przykładowe wartości to:
ampułka, butelka, fiolka).
Jednostka podstawowa - najmniejsza, niepodzielna jednostka leku podawana
pacjentowi (np. tabletka, mg, ml, szt.).
Rodzaj opakowania - informacja o rodzaju opakowania
Przelicznik - pole określające ilość jednostek podstawowych w jednostce
ewidencyjnej.
Stawka VAT (PLN) (możliwość edycji) - obowiązująca stawka podatku VAT (na
dany lek).
Kod kreskowy - możliwość wprowadzenia nowego kodu, zmiany kodu lub jego
usunięcia. Aby wprowadzić nowy kod kreskowy można skorzystać z przycisku
umieszczonego po prawej stronie pola Generuj kod. Pole oraz przycisk dostępne są
w sytuacji, gdy użytkownik obsługujący system posiada nadane przez administratora
uprawnienie do obsługi kodów kreskowych. Obsługiwane są następujące typy
kodów: EAN8, EAN13, UPC-A.
Kod KS-BLOZ (nowy 12-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu. Pole
dostępne dla użytkownika, który posiada odpowiednie uprawnienia.
Kod KS-BLOZ (stary 7-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu. Pole
Uwaga:
kartotek o nowe pozycje pojawiające się na rynku, tak aby były one wczytywane z faktur na
dyskietkach.
Pola wyboru:
Czy używać do produkcji preparatów - domyślnie zaznaczone; odznaczenie
spowoduje, że dany lek nie będzie automatycznie pobierany jako składnik przy
tworzeniu środka recepturowego.
Kartoteka aktywna - domyślnie zaznaczone; odznaczenie spowoduje, że dana
kartoteka będzie miała status kartoteki nieaktywnej.
Raz wprowadzona i zapisana kartoteka nie może już zostać usunięta z
systemu, jednakże użytkownik w razie potrzeby może poprzez zmianę statusu z
„aktywnej” (domyślnie) na „nie aktywną” spowodować zniknięcie danej kartoteki z
ekranu (przy ustawieniu opcji w filtrze listy dla kartotek na „Aktywne”) lub zmianę
formatu czcionki na Italic (pochyłe) (przy ustawieniu opcji w filtrze listy dla kartotek
3-39
na „Wszystkie”). Obsługa aktywności ma swoje odbicie w filtrach na listach
definicji kartotek i indeksie asortymentu - odfiltrowanie pozycji aktywnych znacząco
przyspiesza ładowanie list. .Funkcję uruchamiamy z poziomu: głównego menu
modułu Apteka poprzez: ”Konfiguracja.../ Definicje kartotek.../ Dla kartoteki..../
Aktywna / Nie aktywna”.
Co dalej…/ „Zapis” [F9] - zapis danych (funkcja niedostępna w trybie podglądu);
Co dalej…/Nowa pozycja [F6] – dodanie nowego leku / materiału do indeksu;
W trakcie definiowania nowej kartoteki czasami zachodzi potrzeba
wprowadzenia informacji o nowym asortymencie dotychczas niezdefiniowanym w
systemie. System umożliwia wprowadzenie takich informacji z poziomu nowej
definicji kartoteki. Użytkownik musi mieć nadane uprawnienia do edycji
asortymentu (APIX).
Co dalej…/”Rezygnacja” [F12] - rezygnacja z operacji;
Dla kartoteki.../ „Dane asortymentu „ [Ctrl+A] - wywołuje okno z opisem wybranej
pozycji, które zawiera podstawowe informacje o leku / materiale.
System.../ „Pomocy!” [F1] - pomoc podręczna.
3.2.4 Nadawanie i usuwanie kodów kreskowych
W systemie SOLMED istnieje możliwość nadania (lub usunięcia) kodu kreskowego
poszczególnym kartotekom leków i materiałów. Wykorzystanie tej możliwości systemu
pozwoli użytkownikom usprawnić sobie pracę w magazynie aptecznym. Aby użytkownik
miał dostęp do funkcji powinien mieć nadane prawa do „Nadawania kodów kreskowych
(APNK)”.
Funkcję uruchamiamy z poziomu okna „Definicje kartotek” poprzez:
Nadawanie kodu: „Dla kartoteki.../ Kody kreskowe.../Nadaj kod”.
Usuwanie kodu: „Dla kartoteki.../ Kody kreskowe.../Usuń kod”.
Drukowanie kodu: „Dla kartoteki.../ Kody kreskowe.../Drukuj kod”.
Uwaga:
Kody kreskowe możemy drukować jedynie na specjalnych przeznaczonych do tego celu
drukarkach.
3-40
3.3 Kontrahenci
3.3.1 Dostawcy
Okno „Lista dostawców” pojawia się po wybraniu funkcji: „Konfiguracja.../ Lista
dostawców” Liczba i struktura pokazanych informacji zależy od konfiguracji listy.
Domyślnie pokazana jest lista wszystkich dostawców (sposób wyświetlania danych na liście
można zmienić za pomocą ustawień filtra, patrz rozdział: Filtr listy dostawców).
Uwaga!
W systemie SOLMED istnieje możliwość zdefiniowania sposobu wyświetlania listy
dostawców. Sposób ten (wyświetlanie wg kodu lub nazwy dostawcy) zależy od jego
zdefiniowania (domyślnie wg kodu).
Co dalej…/Nowy [F6] – dodanie nowego dostawcy.
Dla pozycji…/Podgląd [F2] – wgląd w dane bez możliwości edycji.
Dla pozycji…/Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych dostawcy, ustawianie jego
aktywności.
3-41
Lista…/Filtr [F3] - możliwość wyszukiwania danych względem wybranych
kryteriów.
Lista…/Odświeżanie [Shift+F3]– ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Lista.../Wydruk [Ctrl+F8]- możliwość wydrukowania listy wraz z danymi
dostawców.
3.3.2 Dane dostawcy
Okno „Dane dostawcy” z poziomu ekranu głównego modułu „Apteka” wywołujemy
poprzez:„Konfiguracja.../Lista dostawców.../Dla pozycji.../Podgląd [F2] lub Edycja
[Ctrl+F2]”.W trybie wprowadzania nowego dostawcy wyszarzone w trybie edycji pola
wypełniane są informacjami, które nie mogą być później modyfikowane. Okno zawiera
podstawowe informacje dotyczące wybranego dostawcy. W zależności od trybu, w jakim
okno zostało wywołane, możliwa jest edycja istniejących danych lub tylko ich podgląd.
3-42
Uwaga!
1) Edytowanie danych dostawców zależy od posiadanych przez użytkownika uprawnień.
2) Wyłączenie opcji Aktywny spowoduje, że dany producent nie zostanie wyświetlony na
liście producentów(przy zaznaczonej funkcji „Pozycje aktywne” - „Lista
dostawców.../Lista...”). Zaznaczenie dostawcy jako nieaktywnego skutkuje również tym, że
nie pojawi się on na listach do wyboru przy tworzeniu nowych dokumentów: dostaw,
darów, wydań na oddziały, zamówień zewnętrznych i wewnętrznych itp.
Przy podglądzie wyżej wymienionych dokumentów oraz na listach, dostawcy nieaktywni są
widoczni aby uniknąć strat w danych.
Co dalej…/Rezygnacja [F12] – rezygnacja z zapisu; powrót do poprzedniej planszy
systemu.
System.../Pomocy! [F1] – pomoc podręczna systemu SOLMED.
3.3.3 Nowy dostawca
Aby wprowadzić do systemu dane o nowym dostawcy należy otworzyć z poziomu menu
ekranu głównego modułu „Apteka” okno „Dane dostawcy” poprzez:„Konfiguracja.../Lista
dostawców.../Co dalej.../Nowy [F6]”.Wprowadzamy w poszczególne okna podstawowe
informacje dotyczące nowego dostawcy.
3-43
Uwaga!
Wyłączenie opcji „Aktywny” spowoduje, że dany producent nie zostanie wyświetlony na
liście producentów(przy zaznaczonej funkcji „Pozycje aktywne” - „Lista
dostawców.../Lista...”).zaznaczenie dostawcy jako nieaktywnego skutkuje również tym, że
nie pojawi się on na listach do wyboru przy tworzeniu nowych dokumentów: dostaw,
Należy pamiętać aby właściwie wprowadzić numer REGON oraz NIP dostawcy. Jeżeli
zostanie on błędnie wprowadzony wówczas wyświetlane jest poniższe ostrzeżenie.
Przy podglądzie wyżej wymienionych dokumentów oraz na listach, dostawcy nieaktywni są
widoczni aby uniknąć strat w danych.
3-44
3.3.4 Wybór dostawcy
Użytkownik może wybrać odpowiedniego dostawcę bezpośrednio z listy albo skorzystać z
wyszukiwarki i w polu „Kod” lub „Nazwa” wprowadzić dane poszukiwanego dostawcy.
Znajdź - rozpoczyna wyszukiwanie producenta.
Wszystkie - polecenie wyświetlenia listy wszystkich wprowadzonych do systemu
producentów.
Rezygnacja [F12] - rezygnacja z wyboru producenta, powrót do poprzedniego okna.
Okno [F9] - zatwierdzenie wprowadzonych danych.
Wyczyść - usunięcie dokonanych ustawień z dokonanych z list rozwijanych (pola:
„Rodzaj”, „Postać”, „Producent”, „Grupa ścisłego zarachowania”).
Profil - opcja ta pozwala na dostosowanie ustawień aplikacji do potrzeb
konkretnego użytkownika systemu.
Zapisz - zapisanie bieżących ustawień filtra.
3-45
3.3.5 Darczyńcy
Okno „Lista darczyńców” pojawia się po wybraniu funkcji: „Konfiguracja.../Lista
darczyńców” z poziomu menu głównego modułu „Apteka”. Ilość i struktura pokazanych
informacji zależy od konfiguracji listy. Domyślnie pokazana jest lista wszystkich
darczyńców (sposób wyświetlania danych można zmienić za pomocą ustawień filtra, patrz
rozdział: Filtr listy darczyńców).
Uwaga!
darczyńców. Sposób ten (wyświetlanie wg kodu lub nazwy darczyńcy) zależy od jego
Co dalej…/Nowy [F6] – dodanie nowego darczyńcy.
Dla pozycji…/Podgląd [F2] – wgląd w dane bez możliwości edycji.
Dla pozycji…/Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych darczyńcy, ustawianie jego
aktywności.
kryteriów.
3-46
dostawców.
3.3.6 Dane darczyńcy
Okno „Dane darczyńcy” wywołujemy z poziomu menu modułu „Apteka”
poprzez:„Konfiguracja.../Lista darczyńców.../Dla pozycji.../Podgląd [F2] lub Edycja
[Ctrl+F2]”.Okno zawiera podstawowe informacje dotyczące wybranego darczyńców. W
zależności od trybu, w jakim okno zostało wywołane, możliwa jest edycja istniejących
danych lub tylko ich podgląd.
3-47
Uwaga!- Wyłączenie opcji Aktywny spowoduje, że dany darczyńca nie zostanie
wyświetlony na liście darczyńców(przy zaznaczonej funkcji „Pozycje aktywne” - „Lista
darczyńców.../Lista...”);- Zaznaczenie darczyńcy jako nieaktywnego skutkuje również tym,
że nie pojawi się on na listach do wyboru przy tworzeniu nowych dokumentów: dostaw,
Przy podglądzie wyżej wymienionych dokumentów oraz na listach, darczyńcy nieaktywni
są widoczni aby uniknąć strat w danych.
3.3.7 Nowy darczyńca
Aby wprowadzić do systemu dane o nowym darczyńcy należy otworzyć z poziomu menu
głównego okno „Dane darczyńcy” poprzez:„Konfiguracja.../ Lista darczyńców.../ Co
dalej.../ Nowy [F6]”.Następnie wprowadzamy w poszczególne okna podstawowe informacje
dotyczące nowego darczyńcy.
3-48
Uwaga!- Wyłączenie opcji Aktywny spowoduje, że dany darczyńca nie zostanie
wyświetlony na liście darczyńców(przy zaznaczonej funkcji „Pozycje aktywne” - „Lista
darczyńców.../Lista...”).- Zaznaczenie darczyńcy jako nieaktywnego skutkuje również tym,
że nie pojawi się on na listach do wyboru przy tworzeniu nowych dokumentów: dostaw,
darów, wydań na oddziały, zamówień zewnętrznych i wewnętrznych itp. Przy podglądzie
wyżej wymienionych dokumentów oraz na listach, darczyńcy nieaktywni są widoczni aby
uniknąć strat w danych.
3-49
3.3.8 Producenci
Okno „Lista producentów” pojawia się po wybraniu funkcji „Konfiguracja.../Lista
producentów” z poziomu menu głównego modułu „Apteka”. Ilość i struktura
wyświetlanych informacji zależy od konfiguracji listy. Domyślnie pokazana jest lista
producentów aktywnych (z którymi szpital aktualnie współpracuje).
Uwaga!
producentów. Sposób ten (wyświetlanie wg kodu lub nazwy producenta) zależy od jego
Co dalej…/Nowy [F6] – dodanie nowego producenta.
Dla pozycji…/Podgląd [F2] – wgląd w dane - bez możliwości edycji.
Dla pozycji…/Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych producenta, ustawianie jego
aktywności.
kryteriów.
3-50
dostawców.
3.3.9 Dane producenta
Okno „Dane producenta” wywołujemy z poziomu menu głównego modułu „Apteka”
poprzez:„Konfiguracja.../ Lista producentów.../ Dla pozycji.../ Podgląd [F2] lub Edycja
[Ctrl+F2]”.Okno zawiera podstawowe informacje dotyczące wybranego producenta. W
zależności od trybu, w jakim okno zostało wywołane, możliwa jest edycja istniejących
danych lub tylko ich podgląd.
3-51
Uwaga!- Wyłączenie opcji „Aktywny” spowoduje, że dany producent nie zostanie
wyświetlony na liście producentów(przy zaznaczonej funkcji „Pozycje aktywne” - „Lista
producentów.../Lista...”);- Zaznaczenie producenta jako nie aktywnego skutkuje również
tym, że nie pojawi się on na listach do wyboru przy tworzeniu nowych dokumentów:
dostaw, darów, wydań na oddziały, zamówień zewnętrznych i wewnętrznych itp.Przy
podglądzie wyżej wymienionych dokumentów oraz na listach, producenci nieaktywni są
widoczni. Możliwe jest dzięki temu wyświetlanie danych z historii dokumentu.
3.3.10
Nowy producent
Aby wprowadzić do systemu dane o nowym producencie należy otworzyć z poziomu menu
głównego modułu „Apteka” okno „Dane producenta” poprzez:„Konfiguracja.../Lista
producentów.../Co dalej.../Nowy [F6]”.Następnie wprowadzamy w poszczególne okna
podstawowe informacje dotyczące nowego producenta.
3-52
Uwaga!- Wyłączenie opcji „Aktywny” spowoduje, że dany producent nie zostanie
wyświetlony na liście producentów(przy zaznaczonej funkcji „Pozycje aktywne” - „Lista
producentów.../Lista...”).- Zaznaczenie producenta jako nieaktywnego skutkuje również
tym, że nie pojawi się on na listach do wyboru przy tworzeniu nowych dokumentów:
dostaw, darów, wydań na oddziały, zamówień zewnętrznych i wewnętrznych itp.Przy
podglądzie wyżej wymienionych dokumentów oraz na listach, producenci nieaktywni są
widoczni. Możliwe jest dzięki temu wyświetlanie danych z historii dokumentu.
3-53
3.3.11
Wybór producenta
Użytkownik może wybrać odpowiedniego producenta bezpośrednio z listy albo skorzystać z
wyszukiwarki i w polu „Kod” lub „Nazwa” wprowadzić dane producenta.
Znajdź - rozpoczyna wyszukiwanie producenta.
Wszystkie - polecenie wyświetlenia listy wszystkich wprowadzonych do systemu
producentów.
Rezygnacja [F12] - rezygnacja z wyboru producenta, powrót do poprzedniego okna.
Okno[F9] - zatwierdzenie wprowadzonych danych.
3.4 Interakcje pomiędzy lekami
Okno "Lista interakcji pomiędzy lekami" ukazuje się po wyborze funkcji
"Konfiguracja.../Interakcje pomiędzy lekami" z poziomu menu głównego apteki. Lista
zawiera wykaz leków wprowadzonych przez użytkownika systemu.
Lista interakcji pomiędzy lekami, jest to formularz z dwoma polami nazw
międzynarodowych. Każda para leków jest unikalna i tworzy informacje o interakcji
pomiędzy lekami. Leki wpisywane są bez dodatkowych ustawień o dawkach, ilościach
maksymalnych, przy których zachodzi interakcja. Należy pamiętać, że pierwsza nazwa
3-54
międzynarodowa w bazie musi być mniejsza niż druga nazwa. Nazwy leków są zawsze
pisane dużymi literami.
Za pomocą przycisku Znajdź użytkownik może wyszukiwać pozycje na liście według
nazwy międzynarodowej.
Przyciski Dodaj oraz Rezygnacja są aktywne tylko podczas wprowadzania nowych
pozycji.
Co dalej.../ Powrót [F12] – powrót do menu głównego;
Co dalej.../ Dodaj interakcję [F6] - pozwala na wprowadzenie danych dotyczących
interakcji pomiędzy nową parą leków;
Dla interakcji.../ Edytuj [Ctrl+D] - edycja nazwy międzynarodowej wskazywanej
pozycji;
Dla interakcji.../ Usuń [Ctrl+U] - kasowanie wybranej pozycji;
System.../
Pomocy!
[F1]
-
pomoc
podręczna;
3-55
4 Operacje magazynowe - Dostawy i Przyjęcia
4.1 Dostawy leków
Ekran „Dokumenty dostaw w ...” pojawia się po wybraniu funkcji: ”Operacje
magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dostawy [Ctrl+D]” z poziomu menu głównego
modułu „Apteka” i zawiera listę dokumentów opisujących dostawy do magazynu głównego.
„Kliknięcie” prawym klawiszem myszy w kolumnie „Status dostawy” wywołuje słownik
„QDMSTAT” zawierający definicje użytych skrótów (dostępne są tu również inne słowniki
w zależności od konfiguracji listy).
Aby ułatwić użytkownikowi wyszukanie nowozarejestrowanych dokumentów dostaw
zastosowano sortowanie według „daty dostawy”. Po wejściu na planszę dokumenty na liście
wyświetlane są od ostatniej daty dostawy do początkowej.
Co dalej…/Nowy dokument [F6]– zarejestrowanie nowej dostawy leków.
Uwaga!
W module Apteka nie istnieje automatyczne odświeżanie listy kartotek w chwili powrotu z
listy dokumentów. Brak automatycznego odświeżania ma na celu przyspieszenie tego
powrotu. W celu zobaczenia zmian w stanach magazynowych zachodzi konieczność
ręcznego odświeżenia listy kartotek po powrocie z listy dokumentów.
4-1
Co dalej.../Powrót [F12] – powrót do poprzedniego ekranu.
Dla dokumentu…/Podgląd [F2] – wgląd w dane (bez możliwości edycji).
Dla dokumentu.../Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych dotyczących wybranego dokumentu
dostawy.
Dla dokumentu.../Powtórzenie – dodanie dokumentu dostawy o identycznej strukturze jak
dokument bieżący.
W celu wygenerowania powtórzenia dokumentu należy:- z poziomu okna „Dokumenty
dostaw w...” wybrać (zaznaczyć) odpowiedni dokument, którego dane chcemy powtórzyć,wybieramy z menu: „Dla dokumentu.../Powtórzenie”,- nadajemy nowy numer faktury i
zapisujemy.
Dla dokumentu.../Anulowanie – anulowanie dokumentu;
W celu anulowania dokumentu należy:- z poziomu okna „Dokumenty dostaw w...” wybrać
(zaznaczyć) odpowiedni dokument, który chcemy anulować,- wybieramy z menu: „Dla
dokumentu.../Anulowanie”,- po potwierdzeniu decyzji anulowania dokument zostanie
anulowany (status AN - pochyła czcionka),- można anulować tylko dokumenty
zatwierdzone - status ZW.
Dla dokumentu.../Zwrot - możliwość stworzenia dokumentu zwrotu dostawy lub jej
elementów.
Dla dokumentu.../Korekta cenowa - możliwość poprawienia błędnie wprowadzonych cen
pozycji wskazanego dokumentu.
Lista…/Filtr [F3] – daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz jak mają
być posortowane.
Lista.../Odświeżenie [Shift F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów, przydatne
np. w przypadku systemów sieciowych, gdzie podobne informacje mogą być wprowadzane
na wielu komputerach naraz; może się zdarzyć, że działanie na innym komputerze
spowoduje zmianę zawartości oglądanej przez nas listy.
Konfiguracja.../Konfiguracja listy – daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
wyświetlać i w jakiej kolejności).
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl+F3] – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji listy
(charakterystycznej dla aktualnie zalogowanego użytkownika).
Konfiguracja.../Profile – opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do potrzeb
4-2
4.1.1 Dokument dostawy
Okno „Dostawa zewnętrzna” zawiera szczegółowe dane o dostawie. W zależności od
trybu, w jakim zostało wywołane służy do modyfikacji lub przeglądania dokumentów
dostawy.
Okno z poziomu menu głównego modułu „Apteka” wywołujemy przez:”Operacje
magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dostawy [Ctrl+D].../ Dla dokumentu.../ Podgląd [F2]
lub Edycja [Ctrl+F2]”.
Uwaga!1) Dokument dostawy, z której przeprowadzono wydanie nie podlega
modyfikacji.2) Wydania można robić tylko z dostawy zatwierdzonej (status ZW).
Okno składa się z następujących zakładek:
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
Funkcje menu wspólne dla obu zakładek:
Co dalej.../ „Nowa kartoteka” - dodanie nowego leku do stanu magazynu;
W trakcie przyjmowania nowej dostawy czasami zachodzi potrzeba wprowadzenia
informacji o nowej kartotece dotychczas niezdefiniowanej w systemie. System
umożliwia wprowadzenie takich informacji z poziomu nowego dokumentu przychodu.
Użytkownik musi mieć nadane uprawnienia do edycji kartotek (APKT).
„Przelicz dokument” [Ctrl+R] - funkcja umożliwia przeliczanie całego dokumentu lub tylko
jego pozycji (Dla pozycji.../Przelicz pozycję).Przeliczenie dokumentu odbędzie się pod
warunkiem, że zostanie wskazana kolumna, która jest podstawą przeliczania dla danego
dokumentu:- [cena netto, cena brutto, wartość netto, wartość brutto] dla dokumentów
dostawy,- [cena, ilość] dla dokumentów rozchodu.
Co dalej.../ „Zapis” [F9] - zapis edytowanych informacji.
Uwaga!
Jeżeli użytkownik posiada uprawnienie „Zatwierdzanie dostaw”, wówczas przy zapisie
nowego dokumentu bądź przy zapisywaniu zmian w istniejącym już dokumencie dostawy
(jeżeli nie został on jeszcze zatwierdzony, czyli nie posiada statusu „ZW”) wyświetlony
zostanie komunikat:
4-3
Po wciśnięciu przycisku „Tak” dokument zostanie zatwierdzony.
Co dalej.../ „Zapis i wydruk pozycji” - zapis edytowanych informacji i wydrukowanie
dokumentu na drukarce.
Co dalej.../ „Rezygnacja” [F12] - rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego okna.
Dla pozycji.../ „Dodaj” [Ctrl+D] - dodanie nowej pozycji na liście (opcja dostępna po
uaktywnieniu zakładki 2)Pozycje.
Dla pozycji.../ „Usuń/Przywróć” [Ctrl+U] - usunięcie bądź przywrócenie wybranej pozycji
na liście.
Dla pozycji.../ „Edycja komórki” [Shift+F2] - możliwość wprowadzenia zmian w wybranej
komórce.
Lista.../ „Filtr” [F3] - filtr dla listy wyboru pozycji.
Konfiguracja.../ „Konfiguracja listy” - możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
Konfiguracja.../”Zapis profilu” [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji listy
Konfiguracja.../”Profile” [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
aplikacji do potrzeb konkretnego użytkownika systemu.
System…/ „Pomocy!” [F1] - pomoc podręczna.
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu dostawy. W trybie edycji
modyfikować można zawartość pól „Data”, „Dostawca”, „Numer faktury”, „Wartość
faktury”, „Wartość dokumentu”, „Reklamacja” oraz „Uwagi”.
Pole „Wartość dokumentu” zostanie zaktualizowane automatycznie po dokonaniu zmian w
zakładce „Pozycje”. W trybie przeglądania danych nie można edytować żadnego pola.
Pole „Data faktury” jest wypełniane podczas utworzenia dokumentu i nie ma możliwości
edycji tego pola.
4-4
Pole Wartość faktury objęte jest osobnym uprawnieniem. Uprawnienia nadawane są przez
administratora. Przy braku tego uprawnienia pole nie jest udostępnione do edycji (tylko
podgląd).
Informacja dla administratora systemu:
System domyśle wyświetla tylko wartości brutto (wartość dokumentu, wartość faktury), ale
po dokonaniu odpowiednich zmian w konfiguracji (patrz: Konfiguracja magazynu
aptecznego - informacje szczegółowe.../ Ustawienia systemowe) system wyświetli wartości
netto i brutto (przykład).
Zakładka 2 – Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości dostarczonego asortymentu.
Widoczne są tutaj okna: „Wybór pozycji” - zawierające listę leków pogrupowanych
alfabetycznie (możliwe jest wyszukanie danego leku poprzez wpisanie jego nazwy), oraz
„Wybrane pozycje” - służące do wprowadzania dostarczonych leków.
4-5
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu dostawy (okno „Wybrane pozycje”),
należy ją zaznaczyć (poprzez kliknięcie danego leku w oknie „Wybór pozycji”) i wybrać
funkcję :”Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku
zadań albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji), co spowoduje dopisanie tej pozycji do
dokumentu dostawy. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych pól („Ilość”, „Cena”,
„VAT”, itd.). Dodanie następnych leków do listy następuje w taki sam sposób.
Wprowadzanie danych w polach Cena(netto/brutto) oraz Wartość(netto/brutto)
uzależnione jest od zmiennej systemowej „Sposób wyliczenia dostaw (CENY/WART)” w
grupie APTEKA. Jeżeli zmienna ustawiona jest z wartością „CENY” wówczas można
wpisywać dane w polach Ceny a pola Wartości są zablokowane. Gdy wprowadzona jest
wartość „WART” wówczas pola Cen są zablokowane a Wartości odblokowane i można
wpisywać dane w polach Wartości a Ceny wyliczają się samoczynnie. Domyślne ustawiona
jest wartość „CENY”.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu dostawy, należy go zaznaczyć (poprzez
kliknięcie w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... / Usuń/Przywróć
[Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku zadań).
Nazwa pozycji zostanie zaznaczona do skasowania (pochylenie czcionki), lecz usunięta
dopiero przy zakończeniu (z zapisem) edycji dokumentu. Ponowne zastosowanie tej funkcji
przywraca ważność zapisu.
Dostępne są tu słowniki z definicjami skrótów wywoływane poprzez kliknięcie prawym
klawiszem myszy w kolumnach zawierających skróty (np. „Jednostka”). Istnieje również
4-6
funkcja konfiguracji listy: („Konfiguracja.../Konfiguracja listy) - możemy określać, które
dane mają być pokazane i w jakiej kolejności.
1. W trybach: „Edycja” i „Nowy dokument” dla dokumentów dostaw, na liście wybranych
pozycji faktury w kolumnie „Wstrzymana” (ostatnia) są pola wyboru odnoszące się do
każdej pozycji. Zaznaczenie powoduje nadanie pozycji statusu „wstrzymana” co oznacza, że
danej pozycji nie można wydać z magazynu (w dokumencie wydania taka pozycja jest
niewidoczna).Status można cofnąć przy ponownej edycji dokumentu dostawy i odznaczeniu
pozycji.
2. W systemie funkcjonuje następujący sposób przeliczania cen i wartości dokumentów
aptecznych przy zapisie:
- dokumenty dostaw (dla zgodności wartości dokumentów z fakturą): na podstawie wartości
pozycji wyliczane ceny;- dokumenty rozchodów i utworzenia leków recepturowych
(wymagana zgodność z cenami wprowadzonymi w dostawach): na podstawie cen pozycji
wyliczane są ich wartości;
3. Aby dokonać edycji pozycji powiązanych z umową należy najpierw anulować
powiązanie.
Zakładka 3 – Uwagi
Na zakładce numer 3 istnieje możliwość edytowania ewentualnych uwag.
4-7
4.1.2 Nowy dokument dostawy
Aby wprowadzić do systemu dane o nowej dostawie należy otworzyć okno „Dostawa
zewnętrzna”. Okno z poziomu menu głównego modułu „Apteka” uruchamiamy
poprzez: ”Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dostawy [Ctrl+D].../ Co
dalej.../Nowy dokument [F6]”.
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
Co dalej.../ „Faktura z dyskietki” - funkcja pozwala na wprowadzenie danych dostawy z
dostarczonej przez dostawcę dyskietki;
Co dalej.../ „Nowa kartoteka” - dodanie nowego leku do stanu magazynu;
W trakcie przyjmowania nowej dostawy czasami zachodzi potrzeba wprowadzenia
informacji o nowej kartotece dotychczas niezdefiniowanej w systemie. System umożliwia
wprowadzenie takich informacji z poziomu nowego dokumentu przychodu. Użytkownik musi
mieć nadane uprawnienia do edycji kartotek (APKT).
jego pozycji (Dla pozycji.../ Przelicz pozycję).Przeliczenie dokumentu odbędzie się pod
dostawy,- [cena, ilość ] dla dokumentów rozchodu.
Co dalej.../ „Zapis i wydruk pozycji” - wydrukowanie dokumentu na drukarce.
Co dalej.../ „Rezygnacja” [F12] - rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego okna.
„Zapis profilu” [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej
4-8
konfiguracji
listy
„Profile” [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do
potrzeb konkretnego użytkownika systemu.
1) Dokument
W zakładce należy wpisać podstawowe dane dotyczące dokumentu dostawy. Należy
uzupełnić następujące pola: „Data”, „Dostawca”, „Numer faktury”, „Wartość faktury”'
„Reklamacja” oraz ewentualnie „Uwagi”.
Uwaga!
Pole „Wartość dokumentu” jest aktualizowane automatycznie po wprowadzeniu pozycji do
dokumentu.
Dla nowego dokumentu ustawiana jest domyślnie data bieżąca.
Pole „Wartość faktury jest objęte już wcześniej osobnym uprawnieniem. Przy braku tego
uprawnienia pole nie jest udostępnione do edycji (możliwy jest tylko podgląd).
4-9
2) Pozycje
funkcję :
„Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku zadań
albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji), co spowoduje dopisanie tej pozycji do
dokumentu dostawy.
Następnie wprowadzamy dane do pozostałych pól („Ilość”, „Cena”, „VAT”, itd.). Dodanie
następnych leków do listy następuje w taki sam sposób.
kliknięcie w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :
„Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku
zadań).
4-10
funkcja konfiguracji listy: („Konfiguracja.../Konfiguracja listy); możemy określać, które
1. W trybach: „Edycja” i „Nowy dokument” dla dokumentów dostaw, na liście wybranych
pozycji faktury w kolumnie „Wstrzymana” (ostatnia) są pola wyboru odnoszące się do
każdej pozycji. Zaznaczenie powoduje nadanie pozycji statusu „wstrzymana” co oznacza, że
danej pozycji nie można wydać z magazynu (w dokumencie wydania taka pozycja jest
niewidoczna).
Status można cofnąć przy ponownej edycji dokumentu dostawy i odznaczeniu pozycji.
2. W systemie funkcjonuje następujący sposób przeliczania cen i wartości dokumentów
aptecznych przy zapisie:
- dokumenty dostaw (dla zgodności wartości dokumentów z fakturą): na podstawie wartości
pozycji wyliczane ceny;- dokumenty rozchodów i utworzenia leków recepturowych
(wymagana zgodność z cenami wprowadzonymi w dostawach): na podstawie cen pozycji
wyliczane są ich wartości.
powiązanie.
4. W polu Nr opakowania istnieje możliwość edytowania danych.
System Solmed pozwala na przeprowadzanie obliczeń ilości w polach form
aptecznych. Kalkulatorek ten umożliwia przeprowadzanie następujących operacji:
- Dodawanie - symbol [+]
- Odejmowanie - symbol [-]
- Mnożenie - symbol [*]
- Dzielenie - symbol [/]
Mechanizm ten funkcjonuje w polach „Ilość” oraz „Ile jedn. op.”.
Aby wykonać jedną z dostępnych operacji arytmetycznych należy wpisać do pola ilość
opakowań np. 22.2000/10.
4-11
W następnej kolejności należy wcisnąć klawisz [Enter]. Wówczas wyliczana jest
odpowiednia wartość. Aktualizowane są również wartości w polach Wartość netto i brutto.
Uwaga!
Działanie kalkulatora uzależnione jest od ustawień zmiennej systemowej Kalkulator
przeliczania ilości na listach detali w grupie APTEKA. Parametr musi być ustawiony z
opcją T. Domyślnie wprowadzona jest opcja N.
3) Uwagi
Pole Uwagi służy do wprowadzania ewentualnych uwag dotyczących dostaw.
Uwaga!
Przy próbie zapisu nowego dokumentu bez wpisanego numeru faktury pojawi się
ostrzeżenie:
4-12
Można kontynuować zapis, a numer faktury dopisać później (patrz: Edycja dokumentu).
Można również „kliknąć” przycisk „Nie”, po czym uzupełnić wpis.
Po wprowadzeniu wymaganych danych i wybraniu opcji zapisu, wyświetlone zostanie okno
z możliwością odręcznego wprowadzenia numeru dokumentu.
Uwaga!
Jeżeli użytkownik nie posiada odpowiednich uprawnień do edycji pola numeru dokumentu,
wówczas numer zostanie nadany przez system automatycznie.
4.1.3 Korekta cenowa dostawy
W systemie SOLMED istnieje możliwość stworzenia dokumentu korekty cenowej dostawy.
Aby dokonać korekty cenowej należy wywołać z poziomu menu głównego modułu
„Apteka” okno „Korekta cenowa dokumentu przyjęcia” poprzez:”Operacje
magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dostawy [Ctrl+D].../ Dla dokumentu.../ Korekta
cenowa”. Zostanie otwarte okno „Korekta cenowa dokumentu przyjęcia”.
1) Dokument
2) Pozycje
4-13
Co dalej…/ „Zapis” [F9] - zapis edytowanych informacji;
Co dalej…/ „Zapis i wydruk pozycji” - wydrukowanie dokumentu na drukarce;
„Rezygnacja [F12]” - rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego okna;
Dla pozycji.../ „Edycja komórki” [Shift+F2] - edycja zaznaczonej komórki;
System…/ „Pomocy!” [F1] - pomoc podręczna;
1) Dokument
W zakładce należy wypełnić pole „Numer faktury korygującej” i ewentualnie „Uwagi”.
Pola: „Wartość korekty (ma być)” i „Wartość faktury korygującej” zostaną wypełnione
automatycznie po dokonaniu korekt w pozycjach dokumentu (zakładka „Pozycje”).
1. Wartość dokumentu korekty jest wyświetlana jako różnica pomiędzy wartością faktury
przed korektą a wartością faktury po korekcie. 2. Jeżeli dla danej dostawy została utworzona
większa ilość korekt to poszczególne korekty można anulować zaczynając od ostatniej. 3.
Aby wykonać korektę cenową pozycji powiązanej z umową należy najpierw anulować
powiązanie, następnie wykonać korektę i ponownie powiązać.
Uwaga!
Dla dokumentu zwrotu ustawiana jest domyślnie data rejestracji dokumentu przyjęcia.
4-14
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości asortymentu w wybranym
dokumencie. Widoczne są tutaj wszystkie pozycje asortymentu zawartego w dokumencie.
Korekty cenowej dokonujemy wpisując w odpowiedniej pozycji właściwą kwotę w
kolumnie „Wart. brutto ma być”
4-15
4.1.4 Import faktury z dyskietki
Uwaga:- Aby dane zapisane na dyskietce dostarczonej przez dostawcę zostały poprawnie
wczytane powinny być w formacie KS-BLOZ firmy Kamsoft.- W systemie SOLMED
można wprowadzać dostawy na nieaktywne kartoteki bez potrzeby wychodzenia z dostawy
i ich uaktywniania. W momencie przyjęcia dostawy, każda przyjmowana kartoteka jest
automatycznie uaktywniana. Aby wprowadzić do systemu nową dostawę wykorzystując
dostarczoną przez dostawcę dyskietkę z danymi dostawy należy uruchomić funkcję
„Faktura z dyskietki”: ”Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dostawy [Ctrl D].../
Co dalej.../ Nowy dokument.../ Co dalej.../ Faktura z dyskietki...”.Pojawi się okno:
Po potwierdzeniu pojawia się okno, w którym wybieramy odpowiedni plik z danymi.
4-16
Po wybraniu pliku i naciśnięciu przycisku „Otwórz” system wczyta dane dostawy z
dyskietki. W przypadku gdy system znajdzie dane dotyczące dostawy kartoteki, gdzie
znajduje się informacja o braku aktywności danego leku w bazie kartotek systemu, pojawi
się okno:
Następne okno informuje nas jaki konkretnie lek nie jest aktywny:
4-17
Pokazane kartoteki można wydrukować „klikając” na funkcję menu: „Drukuj” lub tylko
przejrzeć i zaakceptować przyciskiem „OK”.
Następnie można kontynuować zapis dokumentu. Pojawi się wówczas poniższe ostrzeżenie:
Można zapisać dokument a brakujące kartoteki leków dopisać ręcznie później. Naciskamy
przycisk „Tak”. Pojawia się okno informacyjne:
Potwierdzamy (przycisk „Tak”) i pojawia się okno:
4-18
Sugerowane jest naciśnięcie przycisku „Nie”. Dokument zostanie zapisany jako
niezatwierdzony (nie będzie możliwe dokonywanie rozchodów z tej dostawy).
Ma to na celu zabezpieczenie tego dokumentu do momentu uzupełnienia go o nie wczytane
kartoteki.
Pojawi się okno:
Po potwierdzeniu mamy zapisany ale niezatwierdzony nowy dokument dostawy (status WP
- wprowadzony).
Po wprowadzeniu niewczytanych, pozostałych kartotek (patrz Kartoteka magazynowa)
zapisujemy dokument. Będzie miał status ZW - dostawa zatwierdzona, co umożliwi
dokonywanie rozchodów z tej dostawy.
4.1.5 Lista dokumentów korekt cenowych
Ekran „Dokumenty korekt cenowych w ...” pojawia się po wybraniu funkcji: ”Operacje
magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Korekty cenowe” z poziomu menu głównego modułu
„Apteka” i zawiera listę dokumentów, w których dokonano korekt cenowych.
4-19
Co dalej.../ „Powrót” [F12] - powrót do poprzedniego ekranu.
Dla dokumentu…/ „Podgląd” [F2] - umożliwia przeglądanie poszczególnych dokumentów
korekt cenowych (bez możliwości edycji).
Dla dokumentu…/”Edycja” [Ctrl F2] - umożliwia edycję istniejących dokumentów korekt
(edytować można tylko ostatnią korektę dotyczącą tej samej faktury); patrz również:
Tworzenie dokumentów korekt cenowych.
Dla dokumentu…/”Anulowanie” - anulowanie dokumentu korekty cenowej (anulować
można tylko ostatnią korektę dotyczącą tej samej faktury).
Lista…/ „Filtr” [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz w jaki
sposób mają być posortowane.
Lista…/ „Odświeżenie” [Shift F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
przydatne np. w przypadku systemów sieciowych, gdzie podobne informacje mogą być
Lista…/ „Wydruk” [Ctrl F8] - wydruk listy.
4-20
Konfiguracja.../ „Konfiguracja listy” - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
Konfiguracja.../”Zapis profilu” [Ctrl F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji listy
Konfiguracja.../”Profil” - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do potrzeb
4.2 Dary
Ekran „Dokumenty darowizn w ...” pojawia się po wybraniu funkcji: ”Operacje
magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dary [Ctrl+R]” z poziomu menu głównego modułu
„Apteka” i zawiera listę dokumentów rejestrujących otrzymane darowizny. Zasada
rejestracji darów jest taka sama jak w przypadku rejestracji zwykłych dostaw leków.
Dostępne są następujące funkcje:
Co dalej…/Nowy dokument [F6] – zarejestrowanie nowej darowizny.
4-21
Uwaga! W module Apteka nie istnieje automatyczne odświeżanie listy kartotek w chwili
powrotu z listy dokumentów. Brak automatycznego odświeżania ma na celu przyspieszenie
tego powrotu. W celu zobaczenia zmian w stanach magazynowych zachodzi konieczność
ręcznego odświeżenia listy kartotek po powrocie z listy dokumentów.
Dla dokumentu…/Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych dotyczących wybranego dokumentu
darowizny.
Dla dokumentu.../Powtórzenie – dodanie dokumentu darowizny o identycznej strukturze jak
dokument bieżący.W celu wygenerowania powtórzenia dokumentu należy:- z poziomu okna
„Dokumenty darowizn w...” wybrać (zaznaczyć) odpowiedni dokument, którego dane
chcemy powtórzyć,- wybieramy z menu: „Dla dokumentu.../Powtórzenie”,- nadajemy
nowy numer faktury i zapisujemy;
Dla dokumentu.../Anulowanie – anulowanie dokumentu;
W celu anulowania dokumentu należy:- z poziomu okna „Dokumenty darowizn w...”
wybrać (zaznaczyć) odpowiedni dokument, który chcemy anulować,- wybieramy z menu:
„Dla dokumentu.../Anulowanie”,- po potwierdzeniu decyzji anulowania dokument zostanie
anulowany (status AN - pochyła czcionka),- można anulować tylko dokumenty
zatwierdzone - status ZW.
Dla dokumentu.../Zwrot – zwrot z darów.
Lista…/ Filtr [F3] – daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz jak
mają być posortowane.
4-22
4.2.1 Dokument darowizny
Okno „Dokument darowizny” zawiera szczegółowe dane o otrzymanej darowiźnie. W
zależności od trybu, w jakim zostało wywołane służy do modyfikacji lub przeglądania
dokumentów. Okno z poziomu menu głównego modułu Apteka wywołujemy
przez:(„Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dary [Ctrl+R]/ Dla dokumentu.../
Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl+F2]”).
Uwaga!- Dokument darowizny, z której przeprowadzono wydanie nie podlega
modyfikacji.- Wydania można robić tylko z darowizny zatwierdzonej (status ZW).
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
Funkcje menu wspólne dla zakładek:
Co dalej.../ Nowa kartoteka” - dodanie nowego leku do stanu magazynu.
W trakcie przyjmowania nowej darowizny czasami zachodzi potrzeba wprowadzenia
wprowadzenie takich informacji z poziomu nowego dokumentu przychodu. Użytkownik
musi mieć nadane uprawnienia do edycji kartotek (APKT).
jego pozycji (Dla pozycji.../Przelicz pozycję).Przeliczenie dokumentu odbędzie się pod
„Zapis” [F9] - zapis edytowanych informacji.
„Zapis i wydruk pozycji” - zapis edytowanych informacji i wydrukowanie dokumentu na
drukarce.
„Rezygnacja” [F12] - rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego okna.
Lista.../
„Filtr” [F3] - filtr dla listy wyboru pozycji.
Konfiguracja.../
4-23
„Konfiguracja listy” - możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane wyświetlać i w jakiej
kolejności).
„Zapis profilu” [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej
konfiguracji
listy
System…/
„Pomocy!” [F1] - pomoc podręczna.
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu darowizny. W trybie edycji
modyfikować można zawartość pól „Data”, „Darczyńca”, „Wartość faktury”, „Wartość
dokumentu”, „Reklamacja” oraz „Uwagi”. W trybie przeglądania danych nie można
edytować żadnego pola.
uprawnienia pole nie jest udostępnione do edycji (tylko podgląd).
Informacja dla administratora systemu: System domyśle wyświetla tylko wartości brutto
(wartość dokumentu), ale po dokonaniu odpowiednich zmian w konfiguracji (patrz:
4-24
Konfiguracja magazynu aptecznego - informacje szczegółowe.../ Ustawienia systemowe)
system wyświetli wartości netto i brutto (przykład).
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości darowanego asortymentu.
„Wybrane pozycje” - służące do wprowadzania poszczególnych pozycji.
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu darowizny (okno „Wybrane
pozycje”), należy ją zaznaczyć (poprzez „kliknięcie” danego leku w oknie „Wybór
pozycji”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D]” (lub nacisnąć ikonkę „+”
znajdującą się na pasku zadań albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji) co spowoduje
dopisanie tej pozycji do dokumentu dostawy. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych
pól („Ilość”, „Cena”, „VAT”, itd.). Dodanie następnych leków do listy następuje w taki sam
sposób.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu darowizny, należy go zaznaczyć (poprzez
„kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję:”Dla pozycji... / Usuń/Przywróć
Dostępne są tu słowniki z definicjami skrótów wywoływane poprzez „kliknięcie” prawym
4-25
3) Uwagi
Na planszy istnieje możliwość przeglądania bądź edycji dodatkowych informacji
dotyczących dostaw z darów.
4.2.2 Nowy dokument darowizny
Aby wprowadzić do systemu dane o nowej darowiźnie należy otworzyć okno „Dokument
darowizny”. Okno z poziomu menu ekranu głównego modułu „Apteka” uruchamiamy
poprzez: ”Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dary [Ctrl R].../ Dokumenty
darowizn w .../Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”.
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
Co dalej.../”Nowa kartoteka” - dodanie nowego leku do stanu magazynu;
4-26
W trakcie przyjmowania nowej darowizny czasami zachodzi potrzeba wprowadzenia
wprowadzenie takich informacji z poziomu nowego dokumentu przychodu. Użytkownik
musi mieć nadane uprawnienia do edycji kartotek (APKT).
Co dalej.../”Przelicz dokument” [Ctrl R] - funkcja umożliwia przeliczanie całego
dokumentu lub tylko jego pozycji („Dla pozycji.../Przelicz pozycję”).Przeliczenie
dokumentu odbędzie się pod warunkiem, że zostanie wskazana kolumna, która jest
podstawą przeliczania dla danego dokumentu:- [cena netto, cena brutto, wartość netto,
wartość brutto] dla dokumentów dostawy,- [cena, ilość ] dla dokumentów rozchodu;
Co dalej.../”Zapis [F9]” - zapis edytowanych informacji.
Co dalej.../”Zapis i wydruk pozycji” - wydrukowanie dokumentu na drukarce.
Co dalej.../”Rezygnacja [F12]” - rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego okna.
Konfiguracja.../”Profile [Shift Ctrl F3]” - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
1) Dokument
W zakładce należy wpisać podstawowe dane dotyczące dokumentu darowizny. Należy
uzupełnić następujące pola: „Data”, „Darczyńca”, „Wartość faktury” oraz ewentualnie
„Uwagi”.
Uwaga: Pole „Wartość dokumentu” jest aktualizowane automatycznie po wprowadzeniu
pozycji w dokumencie.Dla nowego dokumentu ustawiana jest domyślnie data bieżąca.
4-27
uprawnienia pole nie jest udostępnione do edycji (tylko podgląd).
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości darowanego asortymentu.
4-28
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu darowizny (okno „Wybrane
pozycji”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+”
dopisanie tej pozycji do dokumentu darowizny.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu darowizny, należy go zaznaczyć (poprzez
„kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... / Usuń/Przywróć
[Ctrl U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku zadań).
Dostępne są tu słowniki z definicjami skrótów wywoływane poprzez „kliknięcie' prawym
3) Uwagi
4-29
Na planszy istnieje możliwość wprowadzenia dodatkowych informacji dotyczących dostaw
z darów.
4.3 Stan początkowy
Okno „Dokumenty wprowadzania stanów początkowych w ...” pojawia się po wybraniu
funkcji z poziomu menu głównego w module „Apteka”:
- dla dostaw:„Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Stan początkowy
[Ctrl+P].” - dla darów:„Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Stan
początkowy darów.”
Funkcja wykorzystywana jest do stworzenia stanu początkowego ilości asortymentu
kartotek leków dla magazynu głównego i magazynków oddziałowych np. na dzień
rozpoczęcia pracy z systemem SOLMED.
Uwaga!
Funkcja używana jest przy rozpoczęciu pracy z nowym systemem, po stworzeniu
dokumentu stanu początkowego i jego zatwierdzeniu powinna zostać wyłączona.
4-30
„QDMSTAT„, który zawiera definicje użytych skrótów (dostępne są tu również inne
słowniki w zależności od konfiguracji listy).
Dostępne są tu następujące funkcje :
Co dalej…/Nowy dokument [F6] – utworzenie nowego dokumentu stanu
początkowego dla bieżącego magazynu.
Dla dokumentu…/Edycja [Ctr+F2] – edycja danych dokumentu.
Dla dokumentu.../Anulowanie – anulowanie dokumentu.
W celu anulowania dokumentu należy:- z poziomu okna „Dokumenty wprowadzenia
stanów początkowych w...” wybrać (zaznaczyć) odpowiedni dokument, który
chcemy anulować,- wybieramy z menu: „Dla dokumentu.../Anulowanie”,- po
potwierdzeniu decyzji anulowania dokument zostanie anulowany (status AN pochyła czcionka),- można anulować tylko dokumenty zatwierdzone - status ZW.
Lista…/ Filtr [F3] – daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz
jak mają być posortowane.
Lista…/Odświeżenie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
4-31
listy (charakterystycznej dla aktualnie zalogowanego użytkownika);
Konfiguracja.../Profil – opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do
Uwaga! System pozwala na dodanie wielu dokumentów stanu początkowego (głównie dla
wygody użytkownika), ponieważ np.: może się okazać, że dużą ilość danych łatwiej jest
pogrupować i wprowadzić za pomocą kilku różnych dokumentów.
4.3.1 Dokument stanu początkowego
Okno „Stan początkowy” zawiera szczegółowe dane o stanie początkowym magazynu. W
zależności od trybu, w jakim zostało wywołane służy do modyfikacji lub przeglądania
dokumentów. Okno otwieramy z poziomu menu głównego modułu „Apteka” poprzez:
[Ctrl+P].../ Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl+F2]”.
- dla darów:„Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Stan początkowy
darów.../ Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl+F2]”.
Uwaga!
1) Dokument stanu początkowego, z której przeprowadzono wydanie nie podlega
modyfikacji.2) Wydania można robić tylko z zatwierdzonego dokumentu stanu
początkowego (status ZW)
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
Uwaga!
W trakcie tworzenia dokumentu stanu początkowego czasami zachodzi potrzeba
wprowadzenia informacji o nowej kartotece dotychczas niezdefiniowanej w systemie.
4-32
System umożliwia wprowadzenie takich informacji z poziomu nowego dokumentu
przychodu. Użytkownik musi mieć nadane uprawnienia do edycji kartotek (APKT).
1) Dokument
Zakładka „Dokument” zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu stanu
początkowego. W trybie edycji modyfikować można tylko zawartość pola: „Data” i
„Uwagi”. Pole „Wartość dokumentu” zostanie zaktualizowane automatycznie po dokonaniu
zmian w zakładce „Pozycje”. W trybie przeglądania danych nie można edytować żadnego
pola.
2) Pozycje
Zakładka „Pozycje” zawiera informacje na temat rodzaju i ilości wprowadzonego
asortymentu. Widoczne są tutaj okna: „Wybór pozycji” - zawierające listę leków
pogrupowanych alfabetycznie (możliwe jest wyszukanie danego leku poprzez wpisanie jego
nazwy), oraz „Wybrane pozycje” - służące do wprowadzania leków.
4-33
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu stanu początkowego (okno „Wybrane
pozycji”) i wybrać funkcję :„Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+”
znajdującą się na pasku zadań albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji), co spowoduje
dopisanie tej pozycji do dokumentu stanu początkowego.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu stanu początkowego, należy go zaznaczyć
(poprzez „kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :„Dla pozycji... /
Usuń/Przywróć [Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku zadań).
3) Uwagi
4-34
Na zakładce „Uwagi” istnieje możliwość przeglądania ewentualnych uwag dotyczących
stanu początkowego dokumentu.
Funkcje menu wspólne dla wszystkich zakładek:
Co dalej.../ „Nowa kartoteka„ - dodanie nowego leku do stanu magazynu.
Co dalej.../ „Zapis” [F9] - zapis edytowanych informacji;
Co dalej.../ „Wydruk pozycji” - zapis edytowanych informacji i wydrukowanie
dokumentu na drukarce;
Co dalej.../ „Rezygnacja” [F12] - rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego
okna;
Lista.../ „Filtr„ [F3] - filtr dla listy wyboru pozycji;
Konfiguracja.../ „Konfiguracja listy„ - możliwość zmiany konfiguracji listy (które
Konfiguracja.../ „Zapis profilu” [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej
konfiguracji listy (charakterystycznej dla aktualnie zalogowanego użytkownika).
Konfiguracja.../ „Profile„ [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie
System…/ „Pomocy!” [F1] - pomoc podręczna systemu SOLMED.
4-35
4.3.2 Nowy dokument stanu początkowego
Aby móc wprowadzić do systemu informacje dotyczące stanu początkowego magazynu
należy wywołać okno „Stan początkowy”. Okno z poziomu menu głównego modułu
„Apteka” uruchamiamy poprzez:
[Ctrl+P].../Co dalej.../ Nowy dokument [F6]” - dla darów:„Operacje magazynowe.../
Dostawy/przyjęcia.../ Stan początkowy darów.../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”.
Okno dzieli się na trzy zakładki:
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
W trakcie tworzenia dokumentu stanu początkowego czasami zachodzi potrzeba
wprowadzenia informacji o nowej kartotece dotychczas niezdefiniowanej w systemie. System
umożliwia wprowadzenie takich informacji z poziomu nowego dokumentu przychodu.
Użytkownik musi mieć nadane uprawnienia do edycji kartotek (APKT).
1) Dokument
W zakładce można skorygować pole: „Data” (Dla nowego dokumentu ustawiana jest
domyślnie data bieżąca) oraz ewentualnie dokonać wpisu w polu: „Uwagi”.Pole „Wartość
dokumentu” zostanie zaktualizowane automatycznie po dokonaniu zmian w zakładce
„Pozycje”.
4-36
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości asortymentu. Widoczne są tutaj
okna: „Wybór pozycji” - zawierające listę leków pogrupowanych alfabetycznie (możliwe
jest wyszukanie danego leku poprzez wpisanie jego nazwy), oraz „Wybrane pozycje” służące do wprowadzania leków.
4-37
Aby dodać daną pozycję magazynową do nowego dokumentu stanu początkowego (okno
„Wybrane pozycje”), należy ją zaznaczyć (poprzez „kliknięcie” danego leku w oknie
„Wybór pozycji”) i wybrać funkcję :„Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę
„+ „ znajdującą się na pasku zadań albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji) co spowoduje
dopisanie tej pozycji do nowego dokumentu stanu początkowego. Następnie wprowadzamy
dane do pozostałych pól („Ilość”, „Cena”, „VAT”, itd.). Dodanie następnych leków do listy
następuje w taki sam sposób.
W celu usunięcia danego leku z nowego dokumentu stanu początkowego, należy go
zaznaczyć (poprzez „kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :„Dla
pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku
zadań).
3) Uwagi
Zakładka „Uwagi” służy do umieszczania różnego rodzaju uwag dotyczących stanu
początkowego dokumentu.
4-38
Co dalej.../ „Nowa kartoteka” - dodanie nowego leku do stanu magazynu.
Co dalej.../ „Zapis [F9]” - zapis wprowadzonych informacji. Jeżeli użytkownik
posiada uprawnienie do zatwierdzania dokumentów stanu początkowego, wówczas
przy zapisie danych wyświetlony zostanie komunikat o możliwości jego
automatycznego zatwierdzenia.
Co dalej.../ „Rezygnacja [F12]” - rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego
okna.
Dla pozycji.../ „Dodaj [Ctrl+D]” - dodanie wybranego leku do listy 'Wybrane
pozycje'.
Dla pozycji.../ „Usuń/Przywróć [Ctrl+U]” - usuniecie bądź przywrócenie wybranego
leku do listy 'Wybrane pozycje'.
Dla pozycji.../ „Edycja komórki [Shift+F2]” - możliwość wprowadzania zmian w
wybranej komórce.
Konfiguracja.../ „Konfiguracja listy” - możliwość zmiany konfiguracji listy (które
4-39
Konfiguracja.../ „Profile” [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie
System…/
4-40
„Pomocy!”
[F1]
-
pomoc
podręczna
systemu
SOLMED.
5 Operacje magazynowe - Rozchody i Wydania
5.1 Ogólne informacje dotyczące operacji rozchodu
1. W systemie funkcjonuje następujący sposób przeliczania cen i wartości
dokumentów aptecznych przy zapisie:
- dokumenty dostaw (dla zgodności wartości dokumentów z fakturą) - na
podstawie wartości pozycji wyliczane ceny;- dokumenty rozchodów i
utworzenia leków recepturowych (wymagana zgodność z cenami
wprowadzonymi w dostawach) - na podstawie cen pozycji wyliczane są ich
wartości.
2. System kontroluje ilości pozostałych opakowań dla danej dostawy, tzn. jeżeli
pozostało z danego opakowania mniej niż jedna jednostka opakowania to system
informuje o tym odpowiednim komunikatem, w którym proponuje dołączyć
pozostałą resztkę do wydania, jako ściągnięcie końcówki opakowania. Kontrola ta
nie obejmuje automatycznej funkcji realizacji zamówień.
5.2 Wydania z dostaw
Okno „Dokumenty wydań z ...” pojawia się po wybraniu funkcji:
- dla dostaw:”Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania z dostaw
[Ctrl+W].” - dla darów :”Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania z
darów.
z poziomu menu głównego modułu „Apteka” i zawiera listę dokumentów opisujących
rozchód leków i materiałów z bieżącego magazynu do jednostek docelowych.
5-1
„Kliknięcie” prawym klawiszem myszy w kolumnie „Status” wywołuje słownik
„QZMSTAT„ zawierający definicje użytych skrótów (dostępne są tu również inne słowniki
Co dalej…/Nowy dokument [F6] – utworzenie nowego dokumentu wydania.
Dla dokumentu…/Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych dotyczących wybranego
dokumentu wydania.
Dla dokumentu…/Anulowanie – anulowanie dokumentu (tylko dla rozchodu nie
zatwierdzonego).
Odświeżenie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
5-2
5.2.1 Dokument wydania z dostaw
Okno „Wydanie z magazynu z dostaw” zawiera szczegółowe informacje o danym
rozchodzie materiałów z magazynu głównego. Pojawia się po wybraniu z poziomu menu
głównego modułu „Apteka” funkcji: ”Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../
Wydania z dostaw.../ Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl F2]”.W zależności od
trybu, w jakim zostało wywołane służy do modyfikacji lub tylko do przeglądania
dokumentu rozchodu.
W oknie znajdują się następujące zakładki:
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu wydania z dostaw. Modyfikować
można zawartość pól „Data”, „Do magazynu”, „Zamawiający” oraz „Uwagi”. W trybie
przeglądania danych nie można edytować żadnego pola. Dla nowego dokumentu ustawiana
jest domyślnie data bieżąca.
5-3
Podczas zmiany daty dokumentu rozchodu w Aptece, przy podaniu niepoprawnej daty
użytkownik zostanie poproszony o podanie daty we właściwym zakresie.
Informacja dla administratora systemu:System domyśle wyświetla tylko wartości brutto
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości wydanego asortymentu. Widoczne
są tutaj okna: „Wybór pozycji” - zawierające listę leków pogrupowanych alfabetycznie
(możliwe jest wyszukanie danego leku poprzez wpisanie jego nazwy), oraz „Wybrane
pozycje” - służące do wprowadzania wydawanych leków.
5-4
W związku z wymogami NFZ dotyczącymi raportowania numeru faktury zakupu
rozliczanego leku, numer faktury zakupu leku zapisywany jest w polu „Nr faktury” na
formularzu wydania na pacjenta oraz rozchodów międzymagazynowych.
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu wydania z dostaw (okno „Wybrane
pozycji”) i wybrać funkcję : Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D] lub nacisnąć ikonkę „+”
znajdującą się na pasku zadań) co spowoduje dopisanie tej pozycji do dokumentu.
Następnie określamy ilość wydanego leku. Dodanie kolejnych leków do listy następuje w
taki sam sposób.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu, należy go zaznaczyć (poprzez „kliknięcie” w
oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję : Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl U] (lub
nacisnąć ikonkę „--” znajdującą się na pasku zadań).
funkcja konfiguracji listy („Konfiguracja.../Konfiguracja listy) - pozwala na określenie,
które dane mają być wyświetlone i w jakiej kolejności.
3) Uwagi
5-5
Zakładka 3 zawiera ewentualne informacje dodatkowe dotyczące dokumentu wydania z
dostaw .
Co dalej.../Wczytanie danych z czytnika kodów BHT-6045D [Ctrl W] - funkcja
służy do wprowadzania danych z czytnika kodów paskowych dotyczących ilości
wydawanych leków z magazynów aptecznych.
Co dalej.../Zapis [F9] – zapis edytowanych informacji.
Co dalej.../Zapis i wydruk pozycji – wydrukowanie dokumentu na drukarce.
Co dalej.../Rezygnacja [F12] – rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego okna.
Lista.../Filtr [F3] - filtr dla listy wyboru pozycji.
Konfiguracja.../Konfiguracja listy – możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl F3] – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
Konfiguracja.../Profile [Shift Ctrl F3] – opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
5-6
Informacje dodatkowe:
W systemie funkcjonuje następujący sposób przeliczania cen i wartości
dokumentów aptecznych przy zapisie:- dokumenty dostaw (dla zgodności wartości
dokumentów z fakturą): na podstawie wartości pozycji wyliczane ceny;- dokumenty
rozchodów i utworzenia leków recepturowych (wymagana zgodność z cenami
wprowadzonymi w dostawach): na podstawie cen pozycji wyliczane są ich wartości.
Możliwość edycji dokumentu istnieje do momentu potwierdzenia jego przyjęcia na
magazynie docelowym.
Co robić w przypadku potrzeby zmian w zatwierdzonym dokumencie wydania (np.
jeśli za dużo wydano na oddział)?Jedynym rozwiązaniem jest zrobić zwrot z
dokumentu „PW”, tzn. wydanie z oddziału na magazyn główny.A później wystawić
(jeśli to jest konieczne) nowy dodatkowy dokument wydania na oddział.
Informacje dla administratorów systemu: Konfiguracja magazynu aptecznego.
Dostępny jest numer faktury zakupu w dokumentach rozchodu i wydań do pacjenta w
polu ZDOPIS. Pozwala to na dokonanie zestawienia zawierającego ten numer.
5.2.2 Nowy dokument wydania z dostaw
Aby wprowadzić do systemu dane o nowym wydaniu należy uruchomić okno „Wydanie z
magazynu z dostaw”. Okno z poziomu menu głównego modułu „Apteka” wywołujemy
wybierając: ”Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania z dostaw [Ctrl W] .../
Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”.
Okno dzieli się na następujące zakładki:
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
W zakładce wpisujemy podstawowe dane dotyczące dokumentu wydania. Należy uzupełnić
następujące pola: „Data”, „Do magazynu”, „Zamawiający”Pole „Wartość dokumentu”
zostanie wypełnione automatycznie w oparciu o pozycje wprowadzone na drugiej
zakładce.Ewentualne Uwagi do dokumentu umieszczamy w okienku poniżej.
5-7
Informacja dla administratora systemu:System domyśle wyświetla tylko wartości brutto
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości wydawanego asortymentu.
„Wybrane pozycje” - służące do wprowadzania wydawanych leków.
Uwaga:W wydaniach na oddziały istnieje możliwość wprowadzenia informacji o ilości leku
w jednostkach opakowania zamiast w całych opakowaniach:- dane o ilości leku w
jednostkach opakowania wprowadzamy w kolumnie: „Ile jedn. op.” na liście pozycji
dokumentu,- podczas wprowadzania danych, pomiędzy tą kolumną oraz kolumną ilości w
opakowaniach na bieżąco przeliczane są wartości, jak również odpowiednio ceny i wartości
pozycji.
Funkcjonalność ta jest dostępna po odpowiednim skonfigurowaniu systemu przez
administratora.
5-8
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu wydania (okno „Wybrane pozycje”),
należy ją zaznaczyć (poprzez „kliknięcie” danego leku w oknie „Wybór pozycji”) i wybrać
funkcję :”Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku
zadań albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji) co spowoduje dopisanie tej pozycji do
dokumentu. Następnie wprowadzamy ilość wydawanego specyfiku.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu wydania, należy go zaznaczyć (poprzez
[Ctrl U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku zadań).Nazwa pozycji zostanie
zaznaczona do skasowania (pochylenie czcionki), lecz usunięta dopiero przy zakończeniu (z
zapisem) edycji dokumentu. Ponowne zastosowanie tej funkcji przywraca ważność zapisu.
Przycisk Zamówienie pozwala na wyświetlenie formularza z opisem leku oraz umożliwia
wprowadzenie ilości zamawianego leku jak również wybór dostawcy. Dane dotyczące
dostawcy pobierane są z umowy z kontrahentami dla danego leku. W przypadku gdy nie ma
umowy na dany lek, wówczas w polu „Dostawca” wyświetlany jest opis
„NIEOKREŚLONY”.
5-9
funkcja konfiguracji listy („Konfiguracja.../Konfiguracja listy) - możemy określać, które
5-10
Uwaga!
3) Uwagi
Na zakładce 3 umieszcza się wszelkie dodatkowe informacje dotyczące wydalń z
magazynów dostaw.
Informacje dodatkowe:
W systemie funkcjonuje następujący sposób przeliczania cen i wartości dokumentów
aptecznych przy zapisie:- dokumenty dostaw (dla zgodności wartości dokumentów z
fakturą): na podstawie wartości pozycji wyliczane ceny;- dokumenty rozchodów i
utworzenia leków recepturowych (wymagana zgodność z cenami wprowadzonymi w
dostawach): na podstawie cen pozycji wyliczane są ich wartości.
5-11
Co dalej…/Zapis [F9] – zapis wprowadzonych informacji.
Co dalej.../Zapis i wydruk pozycji - wydrukowanie dokumentu na drukarce.
Dla pozycji.../ Dodaj [Ctrl+D] - dodanie zaznaczonej pozycji magazynowej do
dokumentu.
Dla pozycji.../ Usuń/Przywróć [Ctrl+U] - usunięcia danego leku z dokumentu
wydania.
Dla pozycji.../ Edycja komórki [Shift+F2] - możliwość edytowania zawartości
poszczególnych komórek.
Dla pozycji.../ Zamówienie - opcja pozwala na wyświetlenie formularza z opisem
leku oraz umożliwia wprowadzenie ilości zamawianego leku jak również wybór
dostawcy. Dane dotyczące dostawcy pobierane są z umowy z kontrahentami dla
danego leku. W przypadku gdy nie ma umowy na dany lek, wówczas w polu
„Dostawca” wyświetlany jest opis „NIEOKREŚLONY”.
Lista.../Filtr[F3] - filtr dla listy wyboru pozycji.
5.3 Wydania zewnętrzne
Okno „Dokumenty wydań z ...” pojawia się po wybraniu z poziomu głównego menu
modułu „Apteka” funkcji:
- dla dostaw:”
zewnętrzne”,
Operacje
magazynowe.../
Rozchody/wydania.../
Wydania
- dla darów:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania zewnętrzne z
darów.”
Funkcja zawiera listę dokumentów opisujących rozchód leków i materiałów z bieżącego
magazynu do odbiorców zewnętrznych.
5-12
Kliknięcie prawym klawiszem myszy w kolumnie „Status” wywołuje słownik
Dla dokumentu…/Edycja [Ctrl F2] – edycja danych dotyczących wybranego
dokumentu wydania
zatwierdzonego).
Lista…/Odświeżenie [Shift F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
5-13
5.3.1 Dokument wydania zewnętrznego
Okno „Wydanie zewnętrzne z dostaw (darów)” zawiera szczegółowe informacje o danym
rozchodzie materiałów z magazynu i pojawia się po wywołaniu z poziomu głównego menu
modułu „Apteka” funkcji:
- dla dostaw:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania
zewnętrzne.../ Dla Dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl F2]” - dla darów:”
Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania zewnętrzne z darów.../ Dla
Dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl F2]”.
W zależności od trybu, w jakim zostało wywołane służy do modyfikacji lub tylko do
przeglądania dokumentów rozchodu.
1) Dokument 2) Pozycje 3) Uwagi
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu rozchodu. Modyfikować można
zawartość pól „Data”, „Do magazynu”, „Zamawiający” oraz „Uwagi”. W trybie
przeglądania danych nie można edytować żadnego pola. Dla nowego dokumentu ustawiana
5-14
2) Pozycje
5-15
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu rozchodu (okno „Wybrane pozycje”),
funkcję : Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D] lub nacisnąć ikonkę + znajdującą się na pasku
zadań) co spowoduje dopisanie tej pozycji do dokumentu. Następnie określamy ilość
wydanego leku. Dodanie kolejnych leków do listy następuje w taki sam sposób.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu rozchodu, należy go zaznaczyć (poprzez
„kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję : Dla pozycji... / Usuń/Przywróć
[Ctrl U] (lub nacisnąć ikonkę -znajdującą się na pasku zadań).Nazwa pozycji zostanie
klawiszem myszy w kolumnach zawierających skróty (np. „Jedncostka”). Istnieje również
3) Uwagi
Na ostatniej zakładce istnieje możliwość umieszczania ewentualnych dodatkowych
informacji dotyczących wydań zewnętrznych z dostaw.
5-16
Co dalej.../Przelicz dokument [Ctrl R] - funkcja umożliwia przeliczanie całego
dokumentu lub tylko jego pozycji (Dla pozycji.../Przelicz pozycję).Przeliczenie
podstawą przeliczania dla danego dokumentu:- [cena netto, cena brutto, wartość
netto, wartość brutto] dla dokumentów dostawy,- [cena, ilość ] dla dokumentów
rozchodu.
Konfiguracja...//Konfiguracja listy – możliwość zmiany konfiguracji listy (które
5-17
5.3.2 Nowy dokument wydania zewnętrznego
Aby wprowadzić do systemu dane o nowym wydaniu na zewnątrz należy uruchomić okno
„Wydanie zewnętrzne z dostaw (darów)”. Okno z poziomu głównego menu modułu
„Apteka” wywołujemy wybierając:
- dla dostaw:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania
zewnętrzne.../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”, - dla darów:” Operacje
magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania zewnętrzne z darów.../ Co dalej.../
Nowy dokument [F6]”
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwaga
1) Dokument
W zakładce wpisujemy datę wydania. Pole „Wartość dokumentu” zostanie wypełnione
automatycznie w oparciu o pozycje wprowadzone na drugiej zakładce.Ewentualne Uwagi
do dokumentu umieszczamy w okienku poniżej.
5-18
System domyśle wyświetla tylko wartości brutto (wartość dokumentu), ale po dokonaniu
odpowiednich zmian w konfiguracji (patrz: Konfiguracja magazynu aptecznego informacje szczegółowe.../ Ustawienia systemowe) system wyświetli wartości netto i brutto
(przykład).
2) Pozycje
5-19
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu wydania (okno „Wybrane pozycje”),
funkcję :”Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku
dokumentu. Następnie wprowadzamy ilość wydawanego specyfiku.
5-20
Uwaga!
3) Uwagi
Na zakładce 3 umieszcza się wszelkie dodatkowe informacje dotyczące wydań z
magazynów dostaw.
5-21
„Co dalej.../Wczytanie danych z czytnika kodów BHT-6045D” [Ctrl W] - funkcja
„Co dalej.../Przelicz dokument” [Ctrl R] - funkcja umożliwia przeliczanie całego
rozchodu;
„Co dalej…/Zapis [F9]” – zapis wprowadzonych informacji.
„Co dalej.../Zapis i wydruk pozycji” - wydrukowanie dokumentu na drukarce.
„Co dalej.../Rezygnacja [F12]” – rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego
okna.
Lista.../Filtr [F3] - filtr dla listy wyboru pozycji;
„Konfiguracja...//Konfiguracja listy „ – możliwość zmiany konfiguracji listy (które
dane wyświetlać i w jakiej kolejności);
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl F3]” – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
5-22
„Konfiguracja.../Profile [Shift Ctrl F3]” – opcja pozwalająca na dostosowanie
ustawień aplikacji do potrzeb konkretnego użytkownika systemu;
„System…/Pomocy! [F1]” – pomoc podręczna.
5.4 Wydania z darów
Okno „Dokumenty wydań z ...” pojawia się po wybraniu funkcji: ”Operacje
magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania z darów” z poziomu menu głównego
modułu „Apteka” i zawiera listę dokumentów opisujących rozchód leków z darów.
„Kliknięcie” prawym klawiszem myszy w kolumnie „Status” wywołuje słownik
dokumentu wydania.
5-23
zatwierdzonego).
Konfiguracja.../Profile – opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do
5.4.1 Dokument wydania z darów
Okno „Wydanie z magazynu z darów” zawiera szczegółowe informacje o danym
rozchodzie materiałów pochodzących z darów i pojawia się po wybraniu funkcji: ”Operacje
magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania z darów/ Dla Dokumentu.../ Podgląd [F2]
lub Edycja [Ctrl+F2] z poziomu menu głównego modułu „Apteka”. W zależności od trybu,
w jakim zostało wywołane służy do modyfikacji lub tylko do przeglądania dokumentów
rozchodu darów.
Jeśli którakolwiek z wybranej pozycji nie spełnia warunków koniecznych do edycji
wyświetlony zostanie komunikat:
W takich sytuacjach możliwa będzie np. edycja jednego z wybranych elementów, np. daty.
1) Dokument
5-24
2) Pozycje
3) Uwagi
Co dalej.../Wczytanie danych z czytnika kodów BHT-6045D [Ctrl+W] - funkcja
Co dalej.../Przelicz dokument [Ctrl+R] - funkcja umożliwia przeliczanie całego
rozchodu.
Co dalej.../Zapis [F9] – zapis edytowanych danych.
Uwaga!Jeżeli użytkownik posiada uprawnienie do zatwierdzania wydań (a wybrany
do edycji dokument nie został jeszcze zatwierdzony), wówczas przy zapisie danych
wyświetlony zostanie komunikat informujący o możliwości automatycznego
zatwierdzenia dokumentu. Po zatwierdzeniu dokument otrzyma status „ZW”
(zatwierdzony).
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu rozchodu. Modyfikować można
zawartość pól „Data”, „Do magazynu” i „Zamawiający”. W trybie przeglądania danych nie
można edytować żadnego pola. Dla nowego dokumentu ustawiana jest domyślnie data
bieżąca.
5-25
2) Pozycje
5-26
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu rozchodu darów (okno: „Wybrane
pozycji”) i wybrać funkcję : Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D] lub nacisnąć ikonkę „+”
Następnie określamy ilość wydanego leku. Dodanie kolejnych leków do listy następuje w
taki sam sposób.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu rozchodu, należy go zaznaczyć (poprzez
„kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję : Dla pozycji... / Usuń/Przywróć
[Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku zadań).Nazwa pozycji zostanie
Uwaga!
Wszelkie dodatkowe informacje umieszczone są na osobnej - trzeciej zakładce 3) „Uwagi”.
Informacje dodatkowe: Możliwość edycji dokumentu istnieje do momentu potwierdzenia
jego przyjęcia na magazynie docelowym.
5-27
5.4.2 Nowy dokument wydania z darów
Aby wprowadzić do systemu dane o nowym wydaniu z darów należy uruchomić okno
„Wydanie z magazynu z dostaw”. Okno z poziomu głównego menu modułu „Apteka”
wywołujemy wybierając: ”Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Wydania z
dostaw [Ctrl+W] .../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”.
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
„Co dalej.../Wczytanie danych z czytnika kodów BHT-6045D” [Ctrl+W] - funkcja
„Co dalej.../Przelicz dokument” [Ctrl R] - funkcja umożliwia przeliczanie całego
rozchodu;
„Co dalej…/Zapis [F9]” – zapis wprowadzonych informacji.
Uwaga!Jeżeli użytkownik posiada uprawnienie do zatwierdzania wydań, wówczas
przy zapisie danych wyświetlony zostanie komunikat informujący o możliwości
automatycznego zatwierdzenia dokumentu. Po zatwierdzeniu dokument otrzyma
status „ZW” (zatwierdzony).
okna;
„Lista.../Filtr [F3]” - filtr dla listy wyboru pozycji.
„Konfiguracja.../Konfiguracja listy„ – możliwość zmiany konfiguracji listy (które
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl+F3]” – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
5-28
„Konfiguracja.../Profile [Shift+Ctrl+F3]” – opcja pozwalająca na dostosowanie
„System…/Pomocy! [F1]” – pomoc podręczna;
Zakładka 1) – Dokument
W zakładce wpisujemy podstawowe dane dotyczące dokumentu wydania z darów. Należy
uzupełnić następujące pola: „Data”, „Do magazynu”, „Zamawiający” Pole „Wartość
dokumentu” zostanie wypełnione automatycznie w oparciu o pozycje wprowadzone na
drugiej zakładce. Ewentualnie uwagi do dokumentu umieścić można w trzeciej zakładce
Uwagi.
Wprowadzając dane do pola o nazwie „Do magazynu”, można skorzystać z danych
umieszczonych na odrębnej liście. W tym celu za pomocą przycisku
wywołujemy listę:
„Wybór magazynu” i z niej wybieramy odpowiedni magazyn. Natomiast za pomocą
przycisku
możliwe jest usuniecie danych z pola.
Zakładka 2) – Pozycje
5-29
Uwaga!
W wydaniach na oddziały istnieje możliwość wprowadzenia informacji o ilości leku w
jednostkach opakowania zamiast w całych opakowaniach:- dane o ilości leku w
pozycji;
administratora.
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu wydania z darów (okno „Wybrane
dopisanie tej pozycji do dokumentu. Następnie wprowadzamy ilość wydawanego
specyfiku.
5-30
Uwaga!
Uwaga!
Wszelkie dodatkowe informacje umieszczone są na osobnej - trzeciej zakładce 3) Uwagi.
5-31
5.5 Lista zwrotów do dostawców (darczyńców)
Okno „Dokumenty zwrotów do dostawców (darczyńców” pojawia się po uruchomieniu
funkcji:
- dla dostaw:”Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zwroty do dostawcy”
- dla darów:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zwroty do darczyńcy”
z poziomu głównego menu modułu „Apteka” i zawiera listę dokumentów opisujących
zwroty.
Na liście możemy przeglądać i edytować dokumenty zwrotów do dostawców
(darczyńców).Dodanie nowego dokumentu odbywa się przy dostawach (darach) w
nawiązaniu do dokumentu, z którego pochodzi zwracany materiał - w tym celu w menu
głównym modułu „Apteka” wybieramy:
- dla dostaw:” Operacje magazynowe.../ Dostawy/przychody.../ Dostawy [Ctrl+D].../
Dla dokumentu.../Zwrot”,
- dla darów:” Operacje magazynowe.../ Dostawy/przychody.../ Dary [Ctrl+R]... / Dla
dokumentu.../Zwrot”.
5-32
dokumentu zwrotu.
Aby użytkownik mógł dokonać edycji zwrotu musi mieć nadane uprawnienia
do edycji zatwierdzonych zwrotów (APWE). Więcej informacji na temat nadania
uprawnienia: Edycja uprawnień użytkownika
zatwierdzonego).
Lista…/Filtr [F3] – daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz
5.5.1 Dokument zwrotu
Okno „Dokumenty zwrotów do dostawcy / darczyńcy” zawiera szczegółowe informacje o
danym zwrocie materiałów z magazynu. Pojawia się po wybraniu
- dla dostawy:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zwroty do
dostawcy.../ Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl+F2]”, - dla daru:”
Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zwroty do darczyńcy.../ Dla
dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl+F2]”.
z poziomu menu głównego modułu Apteka. W zależności od trybu, w jakim zostało
wywołane służy modyfikacji lub przeglądania dokumentów rozchodu.
Aby użytkownik mógł dokonywać edycji istniejącego zwrotu musi mieć nadane przez
administratora systemu uprawnienia do edycji zatwierdzonych zwrotów (APWE).
5-33
W oknie znajdują się dwie zakładki:
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
Funkcje wspólne dla obu zakładek:
rozchodu.
Co dalej…/Zapis i wydruk pozycji – wydrukowanie dokumentu na drukarce.
Co dalej…/Rezygnacja [F12] – rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego okna.
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu zwrotu. Modyfikować można
datę zwrotu, numer faktury korygującej oraz wartość brutto i netto faktury. Wszelkie
informacje dodatkowe umieszczane są w osobnej zakładce 3) Uwagi.W trybie przeglądania
danych nie można edytować żadnego pola.
5-34
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości zwracanego asortymentu. Widoczne
5-35
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu zwrotu (okno „Wybrane pozycje”),
funkcję : Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D] lub nacisnąć ikonkę +znajdującą się na pasku
zadań) co spowoduje dopisanie tej pozycji do dokumentu. Następnie określamy ilość
zwracanego leku. Dodanie kolejnych leków do listy następuje w taki sam sposób.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu zwrotu, należy go zaznaczyć (poprzez
kliknięcie w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję: Dla pozycji... / Usuń/Przywróć
[Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę + znajdującą się na pasku zadań).Nazwa pozycji zostanie
5.6 Potwierdzenie przyjęcia zwrotu z magazynu
oddziałowego
Aby dokonać potwierdzenia przyjęcia zwrotu z magazynu oddziałowego do magazynu
głównego należy z poziomu głównego menu modułu „Apteka” wywołać okno: ”Dokumenty
zwrotów z oddziałów do ...” lub „Dokumenty zwrotów darów z oddziałów do ...” poprzez:”
Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Przyjęcia zwrotów z oddziałów” lub”
Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Przyjęcia zwrotów z oddziałów z darów”.
5-36
Następnie należy wybrać odpowiedni dokument i dokonać potwierdzenia przyjęcia
poprzez:” Dla dokumentu.../ Potwierdzenie przyjęcia .../ Co dalej.../ Zapis [F9]”.
Uwaga:
Należy zwrócić uwagę na datę zapisywanego dokumentu. Domyślnie podpowiada
się data wydania.
Dla funkcji „Przyjęcie wewnętrzne” filtr domyślnie ustawiony jest dla dokumentów
o statusie WP - dostawa wprowadzona (do zatwierdzenia), więc po potwierdzeniu przyjęcia
takiej dostawy dokument zniknie z listy (zmieni status na ZW - dostawa zatwierdzona).
Czytnik kodów kreskowych BHT-6045D
Czytnik kodów kreskowych BHT-6045D służy do wprowadzania danych dotyczących ilości
wydawanych leków z magazynów aptecznych. Instrukcja obsługi czytnika opisana jest w
dołączonej dokumentacji producenta.
Aby wczytać dane z czytnika do systemu SOLMED należy uruchomić funkcję menu:”
Wczytanie danych z czytnika kodów BHT-6045D” [Ctrl W].Po uruchomieniu funkcji
zostanie wywołane okno informujące o rozpoczęciu transmisji danych:
Użytkownik może w każdej chwili przerwać proces „klikając” na przycisk „Przerwij”.Po
zakończeniu transmisji danych zostanie wyświetlona informacje o wczytaniu danych.
W
przypadku
czytnika
wystąpienia
problemów
patrz:
Konfiguracja
Komunikaty o błędach
portu
5.7 Przyjęcia zwrotów z oddziałów
System SOLMED pozwala na podgląd i kontrolę dokumentów zwrotów.
Aby użytkownik mógł potwierdzić przyjęcie zwrotu z oddziału musi mieć nadane
uprawnienie do zatwierdzania zwrotów (APWZ), patrz: nadawanie uprawnień dla
użytkowników.W celu wyświetlenia listy wszystkich zwrotów (z dostaw lub z darów)
dokonanych do bieżącego magazynu głównego należy wybrać funkcję: ”Operacje
magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Przyjęcia zwrotów z oddziałów.../ Przyjęcia zwrotów
z oddziałów (dla dostaw) lub Przyjęcia zwrotów z oddziałów z darów” z poziomu głównego
menu modułu „Apteka”.
5-37
Co dalej.../Powrót [F12] – powrót do poprzedniego ekranu;
Dla dokumentu…/Podgląd [F2] – wgląd w dane (bez możliwości edycji);
Dla dokumentu.../Potwierdzenie przyjęcia – potwierdzenie przyjęcia zwrotu
(dokument po potwierdzeniu zmieni status na ZW - dostawa zatwierdzona).Po
potwierdzeniu przyjęcia zwrot automatycznie zostaje przyjęty na stan magazynu.
Uwaga!Dostęp do funkcji możliwy jest po uzyskaniu przez użytkownika
stosownego uprawnienia do zatwierdzania zwrotów.
Informacje dodatkowe:Dla funkcji „Przyjęcie wewnętrzne” filtr domyślnie
ustawiony jest dla dokumentów o statusie WP - dostawa wprowadzona (do
zatwierdzenia), więc po potwierdzeniu przyjęcia takiej dostawy (zwrotu) dokument
zniknie z listy (zmieni status na ZW - dostawa zatwierdzona).
Lista.../Odświeżenie [Shift F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
5-38
5.7.1 Dokument przyjęcia zwrotu z oddziału
Okno „Zwrot z dostawy” zawiera szczegółowe dane o zwracanym do magazynu głównego
asortymencie.
Okno jest dostępne w trybie podglądu z menu „Kartotek magazynu ...” poprzez:”Operacje
magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Przyjęcia zwrotów z oddziałów.../ Przyjęcia zwrotów
z oddziałów (dla dostaw) lub Przyjęcia zwrotów z oddziałów z darów.../ Dla dokumentu.../
Podgląd [F2]”.
W oknie znajdują się następujące zakładki
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
Funkcje menu wspólne dla wszystkich trzech zakładek:
Co dalej.../Wydruk pozycji – wydrukowanie dokumentu na drukarce.
1) Dokument
Zakładka zawiera informacje o podstawowych danych dotyczących dokumentu zwrotu.
5-39
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości zwracanego asortymentu.
Uwaga! Wszelkie dodatkowe informacje umieszczone są na trzeciej zakładce planszy: 3)
Uwagi.
5-40
5.8 Lista dokumentów korekt rozchodów
W systemie SOLMED istnieje możliwość przeglądania pozycji korekt rozchodów w
magazynie. Okno „Dokumenty korekt rozchodów „ pojawia się po wybraniu funkcji
„Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Korekty rozchodów” z poziomu głównego
menu modułu „Apteka”. Zawiera listę dokumentów korekt rozchodów bieżącego magazynu.
„Kliknięcie” prawym klawiszem myszy w kolumnie „Magazyny, Jednostka docelowa lub
Typ” wywołuje słownik „QDMSTAT„ zawierający definicje użytych skrótów (dostępne są
tu również inne słowniki w zależności od konfiguracji listy). Po przewinięciu paska
dostępne są również kolumny: Typ dok. rozchodu, Num dok. rozchodu, Pozycje dok. oraz
Nazwa magazynu docelowego.
5-41
Lista.../Wydruk [Ctrl+F8] - wydruk listy pozycji spełniających kryteria aktualnych
ustawień filtru.
5.8.1 Dane korekty rozchodu
Okno „Dane korekty rozchodu „ wywoływane jest z poziomu okna Dokumenty korekt
rozchodów z modułu „Apteka” poprzez: ”Rozchody.../Korekty rozchodów.../Dla
dokumentu.../Podgląd [F2] „.
Możliwy jest tylko podgląd danych znajdujących sie na ekranie. Okno zawiera podstawowe
informacje dotyczące wybranej pozycji, podzielone jest na dwie zakładki:
1. Dokumenty
2. Pozycje
Zakładka 1) Dokument
5-42
Zakładka „Dokumenty” zawiera następujące dane:
- Numer dokumentu - numer dokumentu korekty.
- Magazyn - typ magazynu.
- Typ dokumentu - symbol typu dokumenty korekty.
- Data - data utworzenia dokumentu.
- Numer faktury korygowanej - numer faktury korygowanej.
- Wartość dokumentu - wartość dokumentu brutto i netto.
- Wartość faktury - wartość faktury brutto i netto.
Zakładka 2) Pozycje
5-43
W zakładce Pozycje prezentowane są poszczególne składniki dokumentu. Znajdują się tu
m.in. informacje o nazwie leku, dawce. rozmiarze i inne.
5.9 Lista dokumentów strat nadzwyczajnych
Okno „Dokumenty strat w ...” pojawia się po wybraniu funkcji:
- dla dostaw:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Straty nadzwyczajne
[Ctrl+S]”, - dla darów:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Straty
nadzwyczajne z darów”.
z poziomu głównego menu modułu „Apteka”. Zawiera listę datowanych dokumentów,
opisujących poniesione straty.
5-44
„QDMSTAT„ zawierający definicje użytych skrótów (dostępne są tu również inne słowniki
Co dalej…/Nowy
nadzwyczajnych.
dokument
[F6]
–
nowy
dokument
dotyczący
strat
Dla dokumentu…/Edycja [Ctrl+F2] - edycja istniejącego dokumentu strat
nadzwyczajnych.
Dla dokumentu…/Anulowanie – anulowanie dokumentu (tylko dla dostaw nie
zatwierdzonych).
Lista…/Wydruk [Ctrl+F8] – ponowne
5-45
5.9.1 Dokument strat
Okno „Straty” zawiera szczegółowe informacje o poniesionych stratach lub ubytkach stanu
magazynowego. W zależności od trybu, w jakim zostało wywołane, możliwa jest edycja
danych lub tylko ich przeglądanie. Zatwierdzanie uprawnień przez użytkownika możliwe
jest po uzyskaniu przez niego właściwych uprawnień. Okno w trybie edycji jest dostępne z
głównego menu modułu „Apteka” poprzez:
- dla dostaw: Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Straty nadzwyczajne
[Ctrl+S].../ Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl+F2]”, - dla darów:”
Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Straty nadzwyczajne z darów.../ Dla
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
Zakładka 1 – Dokument
Zakładka „Dokument” zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu straty.
Modyfikować można zawartość pól „Data” oraz „Uwagi”. Dla nowego dokumentu
ustawiana jest domyślnie data bieżąca.Pole „Wartość dokumentu” zostanie zaktualizowane
automatycznie po dokonaniu zmian w zakładce „Pozycje”.W trybie przeglądania danych nie
można edytować żadnego pola.
5-46
Zakładka 2 – Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości zniszczonego (utraconego)
asortymentu. Widoczne są tutaj okna: „Wybór pozycji” - zawierające listę leków
pogrupowanych alfabetycznie (możliwe jest wyszukanie danego leku poprzez wpisanie jego
nazwy), oraz „Wybrane pozycje” - służące do wprowadzania danych o stracie.
5-47
Aby dodać wybraną pozycję magazynową do dokumentu strat nadzwyczajnych (okno
„Wybór pozycji”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D]” (lub nacisnąć ikonkę
„+” znajdującą się na pasku zadań albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji) co spowoduje
dopisanie tej pozycji do dokumentu strat. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych pól
(„Ilość”, „Cena”, „VAT”, itd.). Dodanie następnych leków do listy następuje w taki sam
sposób.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu strat nadzwyczajnych, należy go zaznaczyć
(poprzez „kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... /
Usuń/Przywróć [Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku zadań).
5-48
Na ostatniej zakładce umieszczane są informacje dodatkowe, wszelkie uwagi dotyczące
strat nadzwyczajnych.
rozchodu.
Co dalej.../Zapis i wydruk pozycji - zapis edytowanych informacji i wydrukowanie
5-49
5.9.2 Nowy dokument strat nadzwyczajnych
Aby wprowadzić do systemu dane o nowej stracie nadzwyczajnej należy otworzyć okno
„Straty”.
Uwaga!W celu wprowadzania strat, należy posiadać stosowne uprawnienie, które nadawane
jest przez administratora systemu. Okno z poziomu głównego menu modułu „Apteka”
uruchamiamy poprzez:
- dla dostaw:”Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Straty nadzwyczajne
[Ctrl+S].../ Dokumenty strat w .../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”, - dla
darów:”Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Straty nadzwyczajne z
darów.../ Dokumenty strat w .../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
W zakładce należy uzupełnić następujące pola: „Data”, „Wartość dokumentu” oraz
ewentualnie „Uwagi”. Uwaga! Pole „Wartość dokumentu” jest aktualizowane
automatycznie po wprowadzeniu pozycji w dokumencie. Dla nowego dokumentu ustawiana
5-50
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju straconego asortymentu. Widoczne są tutaj
jest wyszukanie danego leku poprzez wpisanie jego nazwy), oraz „Wybrane pozycje” służące do wprowadzania poszczególnych pozycji.
Uwaga! W systemie istnieje możliwość wprowadzenia informacji o ilości leku w
pozycji;
administratora.
5-51
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu (okno „Wybrane pozycje”), należy ją
zaznaczyć (poprzez „kliknięcie” danego leku w oknie „Wybór pozycji”) i wybrać funkcję:”
Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku zadań albo
dwa razy „kliknąć” na danej pozycji) co spowoduje dopisanie tej pozycji do dokumentu
dostawy. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych pól („Ilość”, „Cena”, „VAT”, itd.).
Dodanie następnych leków do listy następuje w taki sam sposób.
oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl+U] (lub
nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku zadań).
5-52
Uwaga!
5-53
rozchodu.
Co dalej…/Zapis [F9] – zapis wprowadzonych informacji. Jeżeli użytkownik będzie
posiadał uprawnienie do zatwierdzania strat, wówczas przy zapisie danych
wyświetlony zostanie komunikat informujący o możliwości automatycznego
zatwierdzenia pozycji.
5-54
5.10
Lista dokumentów zużycia własnego
W systemie SOLMED istnieje możliwość rejestracji „własnego” zużycia leków lub innych
środków w magazynie. Okno „Dokumenty zużycia w ...” pojawia się po wybraniu funkcji:
- dla dostaw:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zużycie własne”, dla darów:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zużycie własne z
darów”.
z poziomu głównego menu modułu „Apteka”. Zawiera listę dokumentów opisujących
zużycie własne bieżącego magazynu.
5-55
Co dalej…/Nowy dokument [F6] – nowy dokument dotyczący zużycia własnego.
Dla dokumentu…/Edycja [Ctrl+F2] - edycja istniejącego dokumentu zużycia
własnego.
Dla dokumentu…/Anulowanie – anulowanie dokumentu (tylko dla dokumentów nie
zatwierdzonych).
5.10.1
Dokument zużycia własnego
Okno „Zużycie własne” zawiera szczegółowe informacje o zużyciu własnym leków i
innych środków w danym magazynie aptecznym. W zależności od trybu, w jakim zostało
wywołane, możliwa jest edycja danych lub tylko ich przeglądanie.
Funkcja dostępna jest z poziomu głównego menu modułu „Apteka”:
- dla darowizn:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zużycie własne.../
Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl+F2]”, - dla darów:” Operacje
magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zużycie własne z darów.../ Dla dokumentu.../
Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl+F2]”.
5-56
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
Zakładka „Dokument” zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu zużycia własnego.
Modyfikować można zawartość pól „Data” oraz „Uwagi”. Dla nowego dokumentu
ustawiana jest domyślnie data bieżąca. Pole „Wartość dokumentu” zostanie zaktualizowane
automatycznie po dokonaniu zmian w zakładce „Pozycje”. W trybie przeglądania danych
nie można edytować żadnego pola.
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości zużytego materiału. Widoczne są
tutaj okna: „Wybór pozycji” - zawierające listę leków pogrupowanych alfabetycznie
pozycje” - służące do wprowadzania danych o zużyciu.
5-57
Aby dodać wybraną pozycję magazynową do dokumentu zużycia własnego (okno
„Wybór pozycji”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D]” (lub nacisnąć ikonkę
„+” znajdującą się na pasku zadań albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji) co spowoduje
dopisanie tej pozycji do dokumentu zużycia. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych
pól („Ilość”, „Cena”, „VAT”, itd.). Dodanie następnych leków do listy następuje w taki sam
sposób.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu zużycia własnego, należy go zaznaczyć
(poprzez „kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... /
Usuń/Przywróć [Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „- znajdującą się na pasku zadań).
3) Uwagi
Na ostatniej zakładce umieszczone są dane dotyczące innych informacji, uwag związanych
z zużyciem własnym.
5-58
rozchodu.
5-59
5.10.2
Nowy dokument zużycia własnego
Aby wprowadzić do systemu dane o nowym własnym zużyciu należy otworzyć okno
„Zużycie własne”. Okno z poziomu głównego menu modułu „Apteka” uruchamiamy
poprzez:
- dla dostaw:” Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zużycie własne.../
Dokumenty zużycia w .../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”, - dla darów:” Operacje
magazynowe.../ Rozchody/wydania.../ Zużycie własne z darów.../ Dokumenty
zużycia w .../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”.
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
W zakładce należy uzupełnić następujące pola: „Data”, „Wartość dokumentu” oraz
ewentualnie „Uwagi”. Dla nowego dokumentu ustawiana jest domyślnie data bieżąca.Pole
„Wartość dokumentu” jest aktualizowane automatycznie po wprowadzeniu pozycji w
dokumencie.
5-60
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju zużytego asortymentu. Widoczne są tutaj
jest wyszukanie danego leku poprzez wpisanie jego nazwy), oraz „Wybrane pozycje” służące do wprowadzania poszczególnych pozycji.
Uwaga!W systemie istnieje możliwość wprowadzenia informacji o ilości leku w
pozycji;
administratora.
5-61
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu zużycia własnego (okno „Wybrane
dopisanie tej pozycji do dokumentu. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych pól
(„Ilość”, „Cena”, „VAT”, itd.). Dodanie następnych leków do listy następuje w taki sam
sposób.
oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl+U] (lub
5-62
Uwaga!
3) Uwagi
Na ostatniej zakładce umieszczone są dane dotyczące innych informacji, uwag związanych
z zużyciem własnym.
5-63
„Co dalej.../Wczytanie danych z czytnika kodów BHT-6045D” [Ctrl+W] - funkcja
„Co dalej.../Przelicz dokument” [Ctrl+R] - funkcja umożliwia przeliczanie całego
rozchodu.
„Co dalej…/Zapis [F9]” – zapis edytowanych informacji.
okna.
„Konfiguracja.../Konfiguracja listy” – możliwość zmiany konfiguracji listy (które
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl+F3]” – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
5-64
„Konfiguracja.../Profile [Shift+Ctrl+F3]” – opcja pozwalająca na dostosowanie
„System…/Pomocy!
[F1]”
–
pomoc
podręczna.
5-65
6 Operacje magazynowe -Zamówienia
6.1 Zamówienia zewnętrzne
Aby zobaczyć listę zamówień zewnętrznych należy wywołać okno „Dokumenty zamówień
zewnętrznych”. W tym celu z poziomu głównego menu modułu „Apteka” wybieramy
funkcję: „Operacje magazynowe.../ Zamówienia.../ Zamówienia zewnętrzne”.
Co dalej…/Nowy dokument [F6] – nowe zamówienie.
Dla dokumentu…/Realizacja [Ctrl+R] - umożliwia realizację zamówienia.
Dla dokumentu.../Edycja [Ctrl+F2] – edycja danych dotyczących wybranego
dokumentu zamówienia.
Dla dokumentu.../Powtórzenie – dodanie dokumentu zamówienia o identycznej
strukturze jak dokument bieżący.
Dla dokumentu.../Anulowanie – anulowanie dokumentu. Po wybraniu opcji
wyświetlony zostanie komunikat:
6-1
Anulowany dokument pozostaje widoczny na liście, otrzymuje jednak status AN
(anulowany).
jak mają być posortowane;
potrzeb konkretnego użytkownika systemu;
System…/Pomocy![F1] – pomoc podręczna.
6.1.1 Dokument zamówienia zewnętrznego
Okno „Zamówienie zewnętrzne” zawiera szczegółowe dane o składanym u dostawcy
zamówieniu. Okno z poziomu głównego menu modułu „Apteka” uruchamiamy
poprzez:„Operacje magazynowe.../ Zamówienia.../ Zamówienia zewnętrzne.../ Dla
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu zamówienia. W trybie edycji
modyfikować można zawartość pól: „Data”, „Do dostawcy”, „Zamawiający”, oraz
elementy wchodzące w skład „Importu docelowego”.
6-2
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości zamawianego asortymentu.
„Wybrane pozycje” - służące do wprowadzania zamawianych leków.
6-3
Po otwarciu zakładki numer 2 w menu dostępne są informacje:
Dla pozycji.../ Dodaj [Ctrl+D] - możliwość dodania pozycji do listy. Dla
pozycji.../Usuń/Przywróć [Ctrl+U] - pozwala na usunięcie bądź przywrócenie
wskazanej pozycji. Dla pozycji.../Edycja komórki [Shift+F2] - możliwość
edytowania wybranej komórki.
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu zamówienia (okno „Wybrane
pozycji”) i wybrać funkcję: Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D] (lub nacisnąć ikonkę „+”
Następnie określamy ilość zamawianego leku. Dodanie kolejnych leków do listy następuje
w taki sam sposób.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu zamówienia, należy go zaznaczyć (poprzez
„kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję: Dla pozycji... /Usuń/Przywróć
[Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „-”znajdującą się na pasku zadań). Nazwa pozycji zostanie
6-4
rozchodu;
Co dalej.../Załaduj pozycje zaplanowane - po wybraniu tej opcji zostanie
wyświetlony formularz z zamówieniami dla danego dostawcy i zamówieniami dla
dostawcy NIEOKREŚLONEGO. Oznacza to że wcześniej przed wejściem w
naczytanie tych zaplanowanych zamówień należy wskazać dostawcę na pierwszej
zakładce. Po zaznaczeniu pól wyboru obok pozycji wybranych leków, naczytują się
one na siatkę odrazu z ilościami. Na dokumencie zamówienia zewnętrznego nie
mam możliwości dodawania tych samych leków więcej niż raz. Jeżeli podczas
wczytywania znajduję się wiele leków takich samych, wówczas ilości są sumowane.
Przy zapisie zamówienia zewnętrznego leki naczytane zmieniają status z
wprowadzonych na zrealizowane ZR.
6-5
6.1.2 Nowy dokument zamówienia zewnętrznego
Aby stworzyć nowy dokument zamówienia zewnętrznego należy z poziomu głównego
menu modułu „Apteka” wywołać okno „Zamówienie zewnętrzne” poprzez: „Operacje
magazynowe.../ Zamówienia.../ Zamówienia zewnętrzne.../ Co dalej.../ Nowy dokument
[F6]”.
1) Dokument
2) Pozycje
6-6
3) Uwagi
modyfikować można zawartość pól „Data”, „Do dostawcy”, „Zamawiający”, oraz elementy
wchodzące w skład pola „Import docelowy”.
6-7
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu zamówienia (okno „Wybrane
pozycji”) i wybrać funkcję:„Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+”
dopisanie tej pozycji do dokumentu. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych pól
(„Ilość”, „Cena”). Dodanie następnych leków do listy następuje w taki sam sposób.
„kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję:„Dla pozycji.../Usuń/Przywróć
6-8
rozchodu.
Co dalej.../Załaduj pozycje zaplanowane - po wybraniu tej opcji zostanie
wyświetlony formularz z zamówieniami dla danego dostawcy i zamówieniami dla
dostawcy NIEOKREŚLONEGO. Oznacza to że wcześniej przed wejściem w
naczytanie tych zaplanowanych zamówień należy wskazać dostawcę na pierwszej
zakładce.
6-9
6.2 Obsługa planowania zamówień
W procesie obsługi planowania zamówień można wyodrębnić trzy etapy:
1. Planowanie zamówienia - dostępny z poziomu dokumentu wydania z dostaw.
2. Tworzenie zamówienia na podstawie planów - dostępny z poziomu dokumentu
zamówienia zewnętrznego.
3. Obsługa zamówień zaplanowanych - z poziomu listy dokumentów Zamówienia
planowane.
Ad1. Planowanie zamówienia Dokument wydania z dostaw dostępny jest z poziomu menu
głównego modułu „Apteka” wybierając: „Operacje magazynowe.../ Rozchody/wydania.../
Wydania z dostaw [Ctrl W] .../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”.Na zakładce 2)Pozycje
dostępny jest przycisk Zamówienie
który odpowiedzialny jest za wyświetlenie formularza z informacjami m.in. o stanie
magazynu kartoteki (minimalnym i optymalnym również), a także o dostawcy, jeśli są
zdefiniowane kontrakty na podstawie zamówień publicznych.
6-10
Wyświetlenie formularza z opisem leku umożliwia wprowadzenie ilości zamawianego leku
jak również wybór dostawcy. Dane dotyczące dostawcy pobierane są z umowy z
kontrahentami dla danego leku. W przypadku gdy nie ma umowy na dany lek, wówczas w
polu „Dostawca” wyświetlany jest opis „NIEOKREŚLONY”.
W celu wyświetlenia listy dokumentów planowanych należy wybrać z poziomu menu
głównego Apteki opcję:„Operacje magazynowe.../Zamówienia.../ Zamówienia planowane”.
Ad2. Tworzenie zamówienia na podstawie planów Okno „Zamówienie zewnętrzne”
zawiera szczegółowe dane o składanym u dostawcy zamówieniu. Okno dostępne jest z
poziomu głównego menu modułu „Apteka” uruchamiamy poprzez:„Operacje
magazynowe.../ Zamówienia.../ Zamówienia zewnętrzne.../ Dla dokumentu.../ Podgląd [F2]
lub Edycja [Ctrl+F2]”.
Z poziomu menu dostępna jest opcja Załaduj pozycje zaplanowane - po wybraniu tej opcji
zostanie wyświetlony formularz z zamówieniami dla danego dostawcy i zamówieniami dla
dostawcy NIEOKREŚLONEGO. Oznacza to że wcześniej przed wejściem w naczytanie
tych zaplanowanych zamówień należy wskazać dostawcę na pierwszej zakładce.
Po zaznaczeniu pól wyboru obok pozycji wybranych leków, naczytują się one na siatkę od
razu z ilościami. Na dokumencie zamówienia zewnętrznego nie mam możliwości
dodawania tych samych leków więcej niż raz. Jeżeli podczas wczytywania znajduję się
wiele leków takich samych, wówczas ilości są sumowane. Przy zapisie zamówienia
zewnętrznego leki naczytane zmieniają status z wprowadzonych na zrealizowane ZR.
6-11
Po wybraniu opcji „Co dalej.../Naczytaj” lub wciśnięciu przycisku
ostrzeżenie systemowe:
zostanie wyświetlone
Po wciśnięciu przycisku TAK zostanie wyświetlona informacja o poprawnym wczytaniu
danych, a następnie wczytane zamówienie pojawi się na siatce zamówienia. Obrazuje to
poniższy rysunek:
Ad.3 Obsługa zamówień zaplanowanych
6-12
Co dalej.../ Powrót [F12] – powrót do poprzedniego ekranu.
Dla dokumentu…/ Podgląd [F2] – wgląd w zapisane dane (bez możliwości edycji).
dokumentu (dostępna tylko dla dokumentów o statusie „WP” (zamówienie
wprowadzone).
Dla dokumentu.../ Anulowanie – anulowanie dokumentu. Wykonanie operacji jest
nieodwracalne, z tego względu po wybraniu opcji wyświetlony zostaje odpowiedni
komunikat. Nie ma również możliwości anulowania zamówienia, gdy istnieją
wcześniej zarejestrowane oferty; w takiej sytuacji wyświetlony zostanie właściwy
komunikat. Status anulowanego dokumentu zostaje ustawiony na „AN”
(zamówienie anulowane).
w jaki sposób mają być posortowane.
Lista.../ Odświeżenie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy według ustalonych
filtrów, przydatne np. w przypadku systemów sieciowych, gdzie podobne informacje
mogą być wprowadzane na wielu komputerach naraz; może się zdarzyć, że działanie
na innym komputerze spowoduje zmianę zawartości oglądanej przez nas listy.
Lista.../ Wydruk [Ctrl+F8] – wydruk dokumentu przetargowego.
6-13
Konfiguracja.../Zapis profilu Ctrl+F3] – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
Konfiguracja.../ Profile – opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do
System… / Pomocy! [F1] – pomoc podręczna.
Uwaga! Informacja o statusie wybranego dokumentu znajduje się w polu status
dokumentu. Po wskazaniu kursorem wybranej pozycji i kliknięciu prawego przycisku
myszki można uzyskać podpowiedź do słownika statusów.
6.2.1 Dokument zamówienia planowanego
Okno „Zamówienie planowane” zawiera szczegółowe dane o składanym u dostawcy
zamówieniu. Okno dostępne jest z poziomu głównego menu modułu „Apteka” uruchamiane
poprzez:„Operacje magazynowe.../ Zamówienia.../ Zamówienia planowane.../ Dla
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu zamówienia.
6-14
2) Pozycje
Widoczne są tutaj tylko informacje o tym czy dany lek jest zrealizowany czy nie. Jeżeli jest
zrealizowany wówczas wyświetlany jest na niebiesko. Dla leku zrealizowanego nie można
zmieniać ilości natomiast dla leku wprowadzonego można zmienić ilość danego leku.
6-15
Dla pozycji.../Usuń/Przywróć [Ctrl+U] - pozwala na usunięcie bądź przywrócenie
wskazanej pozycji.Dla pozycji.../Edycja komórki [Shift+F2] - możliwość
6-16
Na ostatniej zakładce umieszczane są informacje dodatkowe.
wydania.
6-17
6.3 Zamówienia do magazynu
W celu wyświetlenia wszystkich zamówień, złożonych do bieżącego magazynu głównego
wybieramy funkcję „Operacje magazynowe.../ Zamówienia.../ Zamówienia do magazynu „
z poziomu głównego menu modułu „Apteka”.
Uwaga: Zamówienia mogą mieć następujące statusy:- ZR - zrealizowane w całości mają
status. - CZ - zrealizowane częściowo.ZW - niezrealizowane (oczekujące na
realizację).- AN - anulowane.
Dla dokumentu.../Realizacja [Ctrl R] – realizacja złożonego zamówienia w oparciu o
istniejące stany magazynowe.
Dla dokumentu.../Realizacja zbiorcza – realizacja zbiorcza zamówień złożonych
tego samego dnia w oparciu o istniejące stany magazynowe.
W celu realizacji zbiorczej zamówień, należy zaznaczyć właściwe pozycje na liście a
następnie wybrać funkcje „Realizacja zbiorcza” z menu. Zostanie wówczas
wyświetlona informacja dotycząca kontynuowania operacji.
6-18
Jeśli wszystko przebiegnie prawidłowo zostanie wyświetlona lista zatwierdzonych
dokumentów.
Dla dokumentu.../Anulowanie - anulowanie dokumentu zamówienia.
Realizacja zbiorcza zamówień jest możliwa tylko dla zamówień o statusie
„zatwierdzone” oraz wybrane zamówienia muszą należeć do jednego magazynu
zamawiającego.
potrzeb konkretnego użytkownika systemu;
6-19
6.3.1 Dokument zamówienia do magazynu
Okno „Zamówienie do magazynu „ zawiera szczegółowe dane o składanym do magazynu
zamówieniu. Dostępne z poziomu głównego menu modułu „Apteka”:„Operacje
magazynowe.../ Zamówienia.../ Zamówienia wewnętrzne magazynu.../ Dla dokumentu.../
Podgląd [F2]”.
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu zamówienia, w przypadku
zamówień do magazynu możliwy jest ich podgląd.
2) Pozycje
6-20
3) Uwagi
Na ostatniej zakładce umieszczane są ewentualne dodatkowe informacje związane z
zamówieniami.
6-21
netto, wartość brutto] dla dokumentów dostawy,[cena, ilość ] dla dokumentów
rozchodu.
Co dalej…/Zapis [F9] – opcja niedostępna ze względu na tryb podglądu
zamówienia.
Co dalej.../Wydruk pozycji - wydrukowanie dokumentu na drukarce.
Co dalej.../Rezygnacja [F12] – powrót do poprzedniego okna.
Co dalej.../Przygotuj zam. dla kartotek poniżej stanów min. - opcja ta pozwala
generować pozycje dla kartotek, których stan ilościowy na magazynie jest poniżej
minimalnego.
6.3.2 Realizacja zamówienia do magazynu
Okno „Wydanie z magazynu z dostaw” zawiera szczegółowe dane o realizacji złożonego
do magazynu zamówienia.Dostępne z poziomu głównego menu modułu
„Apteka”:„Operacje magazynowe.../ Zamówienia.../ Zamówienia do magazynu.../ Dla
dokumentu.../ Realizacja [Ctrl R] „.
Uwaga:Automatyczna realizacja zamówień dotyczy tylko wydań zapasów z dostaw.
Wydania z zapasów pochodzących z darowizn należy realizować „ręcznie”.
Jeżeli w magazynie docelowym na stanie nie znajduje się kartoteka występująca w
zamówieniu to pojawi się komunikat:
6-22
Uwaga: Zamówienia mogą mieć następujące statusy:- ZR - zrealizowane w całości status. CZ - zrealizowane częściowo status.- ZW - niezrealizowane (oczekujące na realizację).Po
naciśnięciu OK pojawi się okno, pozwalające wydrukować listę niezrealizowanych kartotek
(funkcja menu: „Drukuj”).
Po naciśnięciu „OK” pojawi się okno dokumentu wydania.
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
rozchodu.
6-23
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu zamówienia. Dopuszczalna jest
tylko modyfikacja daty.
2) Pozycje
Widoczne są tutaj okna: „Wybór pozycji” - zawierające listę znajdujących się na magazynie
leków, pogrupowanych alfabetycznie oraz „Wybrane pozycje” - służące do wprowadzania
leków do realizacji.
6-24
Aby dodać daną pozycję magazynową do listy realizowanych (okno „Wybrane pozycje”),
funkcję :„Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku
dokumentu wydania. Następnie wprowadzamy ilość.
„kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :„Dla pozycji... / Usuń/Przywróć
Uwaga!
1. Zatwierdzenie dokumentu wydania spowoduje pojawienie się w odpowiednim
magazynie docelowym dokumentu o statusie WP (dostawa wprowadzona).2.
Wszelkie dodatkowe informacje umieszcza się w polu ostatniej zakładki: 3) Uwagi.
6-25
6.4 Dokumenty zamówień planowanych
dokumentu (dostępna tylko dla dokumentów o statusie „WP” (zamówienie
wprowadzone).
Dla dokumentu.../ Anulowanie – anulowanie dokumentu. Wykonanie operacji jest
nieodwracalne, z tego względu po wybraniu opcji wyświetlony zostaje odpowiedni
komunikat. Nie ma również możliwości anulowania zamówienia, gdy istnieją
wcześniej zarejestrowane oferty; w takiej sytuacji wyświetlony zostanie właściwy
komunikat. Status anulowanego dokumentu zostaje ustawiony na „AN”
Lista.../ Odświeżenie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy według ustalonych
filtrów, przydatne np. w przypadku systemów sieciowych, gdzie podobne informacje
6-26
mogą być wprowadzane na wielu komputerach naraz; może się zdarzyć, że działanie
na innym komputerze spowoduje zmianę zawartości oglądanej przez nas listy.
Uwaga!Informacja o statusie wybranego dokumentu znajduje się w polu status
6.4.1 Dokument zamówienia planowanego
Okno „Zamówienie planowane” zawiera szczegółowe dane o składanym u dostawcy
zamówieniu. Okno dostępne jest z poziomu głównego menu modułu „Apteka” uruchamiane
poprzez:„Operacje magazynowe.../ Zamówienia.../ Zamówienia planowane.../ Dla
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu zamówienia.
6-27
2) Pozycje
Widoczne są tutaj tylko informacje tym czy dany lek jest zrealizowany czy nie. Jeżeli jest
zrealizowany wówczas wyświetlany jest na niebiesko. Dla leku zrealizowanego nie można
zmieniać ilości natomiast dla leku wprowadzonego można zmienić ilość danego leku.
6-28
Dla pozycji.../Usuń/Przywróć [Ctrl+U] - pozwala na usunięcie bądź przywrócenie
wskazanej pozycji. Dla pozycji.../Edycja komórki [Shift+F2] - możliwość
6-29
Na ostatniej zakładce umieszczane są informacje dodatkowe.
wydania.
6-30
6.5 Dokumenty zamówień publicznych „Apteka”
W celu rejestracji dokumentów zamówień publicznych wybieramy opcję:„Zamówienia.../
Zamówienia publiczne” z poziomu głównego menu modułu „Apteka”.
Co dalej…/ Nowy dokument [F6] – wprowadzenie do systemu nowego dokumentu
zamówienia wewnętrznego.
dokumentu zamówienia (dla dokumentów o statusie „ZW” (zatwierdzony). Opcja
zablokowana dla użytkowników, którzy nie posiadają uprawnienia typu Zamówienia
publiczne - modyfikacja zatwierdzonych dokumentów.
Dla dokumentu.../ Rejestracja ofert dostawców – możliwość zarejestrowania ofert
dostawców.
Dla dokumentu.../ Rozstrzygnięcie przetargu – możliwość rozstrzygnięcia przetargu.
Dla dokumentu.../ Brak rozstrzygnięcia – informacje o zamówieniu publicznym,
które nie zostało rozstrzygnięte. Po wyborze opcji wyświelony zostanie komunikat:
6-31
Użytkownik ma możliwość zaakceptowania komunikatu (Tak) - co pozwoli zapisać
informację o braku rozstrzygnięcia danego zamówienia publicznego - lub może
zrezygnować z wykonania czynności (Nie). Aby móc korzystać z tej opcji,
użytkownik musi posiadać nadane uprawnienie typu: „Zamówienia publiczne zatwierdzanie”.
Dla dokumentu.../ Powtórzenie – umożliwia powtórzenie danych o wybranym
zamówieniu. Po wyborze opcji wyświetla się ekran zamówienia publicznego wraz z
uzupełnionymi danymi.
Dla dokumentu.../ Anulowanie – anulowanie dokumentu przetargowego. Wykonanie
operacji jest nieodwracalne, z tego względu po wybraniu opcji wyświetlony zostaje
odpowiedni komunikat. Nie ma również możliwości anulowania zamówienia, gdy
istnieją wcześniej zarejestrowane oferty; w takiej sytuacji wyświetlony zostanie
właściwy komunikat. Status anulowanego dokumentu zostaje ustawiony na „AN”
Lista.../ Odświeżenie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Uwaga!Informacja o statusie wybranego dokumentu znajduje się w polu status
6-32
6.5.1 Rejestracja oferty
W celu rejestracji oferty zamówienia publicznego należy wybrać z poziomu głównego menu
modułu „Apteka” opcję: „Zamówienia.../ Zamówienia publiczne.../ Dla dokumentu.../
Rejestracja ofert dostawców.../ Co dalej.../ Nowa oferta [F6]”. lub „Zamówienia.../
Zamówienia publiczne.../ Dla dokumentu.../ Rejestracja ofert dostawców.../ Dla oferty.../
Edycja [Ctrl+F2]”.
Na planszy dostępne są dwie zakładki:
1) Dokument
Na zakładce umieszczane są podstawowe informacje o dokumencie oferty.
Informacje zawarte na planszy:
6-33
Numer zamówienia - numer zamówienia publicznego. Numer kolejny oferty kolejny numer oferty dla danego zamówienia.Dostawca - informacje o dostawcy.
Możliwy wybór danych ze słownika. Kryteria oceny oferentów - dane dotyczace
kryteriów, które stanowią ocenę danego oferenta. Jeżeli dane zostały spełnione
należy zaznaczyć pole: „Czy kryterium spełnione?”. Zaznaczając pole
„Wymaganie bezwzględne” informujemy, czy spełnienie danego kryterium jest
bezwzględne.
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat pozycji z oferty.
Widoczne są tutaj okna: „Wybór pozycji” - zawierające listę pozycji oferty pogrupowanych
alfabetycznie oraz „Wybrane pozycje”.
Możliwe jest wyszukanie danej pozycji z listy przez wpisanie danych w polu
Wyszukiwanie oraz zaznaczenie kryterium wyszukiwania:
- wg nazwy,- wg kodu asortymentu.,- wg kodu kreskowego opakowania.
Po naciśnięciu przycisku „Znajdź” poszukiwana pozycja zostanie wyświetlona jako
pierwsza na liście.
Aby określić ofertę i móc ją zarejestrować, należy na początku określić listę pozycji z której
nastąpi późniejszy wybór danych. W tym celu należy do pola „Nazwa międzynarodowa”
wprowadzić dane (można skorzystać ze słownika) i nacisnąć przycisk „Pokaż”. Po
określeniu pozycji ofert można wskazać dowolny lek wybrając opcję: „Dla pozycji... /Dodaj
6-34
[Ctrl+D]” (można też nacisnąć ikonkę „ +” znajdującą się na pasku zadań albo dwa razy
„kliknąć” na danej pozycji) co spowoduje dopisanie tej pozycji do dokumentu.
Kolejnym krokiem jest wprowadzenie szczegółowych informacji dotyczących pozycji (np.
dawka, rozmiar, cena itp.).
W celu usunięcia danej pozycji z dokumentu oferty, należy go zaznaczyć (przez
„kliknięcie” w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję:
„Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „ -” znajdującą się na
pasku zadań).
Nazwa pozycji zostanie zaznaczona do skasowania (zaznaczenie pozycji następuje przez
pochylenie czcionki), lecz usunięta dopiero przy zakończeniu (z zapisem) edycji
dokumentu. Ponowne zastosowanie tej funkcji przywraca ważność zapisu.
Na planszy dostępny jest słownik z definicjami skrótów wywoływany przez „kliknięcie'
prawym klawiszem myszy w kolumnie zawierającej skrót „Postać”.
Co dalej…/ Wczytywanie ofert – funkcja daje możliwość importu „z dyskietki”
oferty podczas rejestracji ofert od kontrahentów biorących udział w przetargach
organizowanych przez szpital. Mechanizm importu działa analogicznie do importu
faktur dla dostawy.
Co dalej…/ Zapis [F9] – zapis oferty.
Co dalej.../ Rezygnacja [F12] – rezygnacja z rejestracji; powrót do poprzedniego
okna systemu.
Dla pozycji.../ Dodaj - dodanie nowej pozycji do oferty zamówienia.
Dla pozycji.../ Usuń/Przywóć - podgląd dokumentu oferty zamówienia.
Dla pozycji.../ Edycja komórki - edycja danych wybranej komórki.
6-35
System… /Pomocy! [F1] – pomoc podręczna.
6.5.2 Lista ofert dostawców
W rozstrzygnięcia przetargu należy wybrać z poziomu głównego menu modułu „Apteka”
funkcję: „Zamówienia.../ Zamówienia publiczne.../ Dla dokumentu.../ Rejestracja ofert
dostawców”.
Po wyborze opcji, wyświetlona zostanie plansza:
Co dalej…/Nowa oferta [F9] – rejestracja nowej oferty zamówienia publicznego.
Co dalej.../ Powrót [F12] – rezygnacja z rejestracji; powrót do poprzedniego okna
systemu.
Dla oferty.../ Edycja - edycja dokumentu oferty zamówienia.
Dla oferty.../ Podgląd [F2] - podgląd dokumentu oferty zamówienia.
Dla oferty.../ Anulowanie - anulowanie oferty zamówienia.
Dla oferty.../ Powtórzenie - powtórzenie oferty zamówienia.
6-36
6.5.3 Rozstrzygnięcie przetargu
W celu rozstrzygnięcia przetargu należy wybrać z poziomu głównego menu modułu
„Apteka” funkcję:„Zamówienia.../ Zamówienia publiczne.../ Dla dokumentu.../
Rozstrzygnięcie przetargu”.
Aby móc właściwie obsługiwać tę funkcjonalność konieczne jest posiadanie przez
użytkownika uprawnienia nadanego przez administratora: „Zamówienia publiczne rozstrzygnięcie”. Więcej informacji na temat uprawnień: Edycja uprawnień użytkownika.
Aby możliwe było rozstrzygnięcie przetargu muszą istnieć co najmniej dwie zarejestrowane
oferty.
Po wyborze opcji, wyświetlona zostanie plansza:
6-37
Ekran składa się z następujących części:
Wybór pozycji - na liście wyświetlane są albo wszystkie zarejestrowane pozycje
ofert, albo tylko te pozycje, które spełniają wcześniej określone kryteria. W polu
można uzyskać między innymi informacje dotyczące numeru oferty, kodu i nazwy
dostawcy. Rozstrzygnięcie - zaznaczenie pola „Przeszukaj wszystkie” pozwoli na
wyświetlenie listy wszystkich dostawców. Istnieje również możliwość
„odfiltrowania” wyświetlonych danych przez zaznaczenie pola „Przeszukaj
spełniających”. W górnej części planszy wyświetlone zostaną dane dostawców,
których oferty spełniają wcześniej określone kryteria. Przycisk
umożliwia na wyświetlenie w dolnej części planszy szczegółów dotyczących ofert
dostawców. Warunkiem wyświetlenia danych jest wybranie ofert przez zaznaczenie
w części „Wybór pozycji” pola Wybór. Można wybrać tylko jedną ofertę dla tej
samej pozycji zamówienia. Aby wyszukać informacje o nazwie międzynarodowej
pozycji z dowolnej oferty można w polu „Nazwa międzynarodowa” wprowadzić
dane i nacisnąć przycisk „Wyszukaj”. W polu „Data rozstrzygnięcia (rrrr-mm-dd)”
można faktyczną wprowadzić datę rozstrzygnięcia zamówienia publicznego.
Bezpośrednio po wejściu na planszę podpowiadana jest aktualna data.
Wybrane pozycje - dane wyświetlane są po użyciu przycisku „Wyświetl
szczegóły”. Z lewej strony znajduje się lista:
z danymi ze szczegółów zamówienia - podane są między innymi informacje
dotyczące „Poz/Pak.” - pozycji i pakietu, „Nazwie międzynarodowej”,
„Rozmiarze”, „Dawce”, „Postaci”. Lista prezentuje wszystkie zamówienia
(np. może to być lista wszystkich zamawianych leków), a każda pozycja z
zamówienia posiada po prawej stronie listę wszystkich ofert. W ten sposób
użytkownik ma możliwość porównania ofert i wybrania korzystniejszych
6-38
(patrz ekran: „Rozstrzygnięcie przetargu” - dla pozycji „Chlorhexidine” po
prawej stronie istnieją dwie oferty o tej samej nazwie „Abacil”, takim samym
rozmiarze, takiej samej dawce, ale znacznie różniące się podaną ceną. Po
naciśnięciu przycisku
w polu wybór zostanie bowiem
zaznaczona korzystniejsza cenowo pozycja.)
Z prawej strony umieszczone są:
dane z ofert - podane są między innymi informacje dotyczące „Numeru”,
„Nazwie”, „Rozmiarze”, „Dawce”, „Postaci”, „Ilości”, „Cenie netto”, „Cenie
brutto”, „Wyborze”. W polu „Wybór” zaznaczone zostały te pozycje, które
spełniają wcześniej określone kryteria. Dzięki zestawieniu wszystkich ofert,
użytkownik ma możliwość zweryfikowania danych i podjęcia decyzji
dotyczącej tego, czy akceptuje wcześniej określone kryteria, czy też pojawiła
się oferta korzystniejsza dla rozstrzygnięcia zamówienia publicznego.
Jedynie w sytuacji, gdy wcześniej określono PAKIET (w tym celu na ekranie
„Zamówienie publiczne” należy zaznaczyć pole „Pakiet”), na który składały
się ściśle określone pozycje, nie ma możliwości modyfikowania i zmiany
wyboru ofert.
Co dalej…/ Rozstrzygnięcie [F9] – rozstrzygnięcie dokumentu zamówienia
publicznego. Po użyciu opcji wyświetlony zostanie komunikat:
.
Zaakceptowanie komunikatu umożliwi rozstrzygnięcie zamówienia. Nastąpi powrót
na planszę Zamówień publicznych i jednocześnie zmiana statusu pozycji na „RS” Zamówienie rozstrzygnięte.
Co dalej.../ Rezygnacja [F12] – rezygnacja z rozstrzygnięcia zamówienia; powrót do
poprzedniego ekranu.
Lista.../Zaznacz wszystko - zaznaczenie wszystkich pozycji na liście.
Lista.../Zdejmij zaznaczenie - odwrócenie zaznaczenia pozycji listy.
6-39
6.5.4 Nowy dokument zamówienia publicznego
Okno „Zamówienie publiczne” zawiera szczegółowe dane dotyczące zamówienia
publicznego. Dostępne z poziomu głównego menu modułu „Apteka” przez
wybór: „Zamówienia.../ Zamówienia publiczne.../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]” lub
„Zamówienia.../ Zamówienia publiczne.../ Dla dokumentu.../ Edycja [Ctrl+F2]”.
Uwaga! Wprowadzenie do systemu nowego dokumentu zamówień publicznych możliwe
jest tylko w sytuacji posiadania przez użytkownika odpowiedniego uprawnienia
nadawanego przez administratora systemu. Przykładowe rodzaje uprawnień dla modułu
„Zamówień publicznych „:
Zamówienia publiczne - modyfikacja zatwierdzonych dokumentów. Zamówienia
publiczne - wprowadzanie i modyfikacja.
Więcej informacji na temat nadawania uprawnień: Edycja uprawnień użytkownika.
Po wybraniu opcji „Nowy dokument”, wyświetlona zostanie plansza umożliwiająca
wprowadzenie danych o nowym dokumencie zamówienia publicznego.
Okno zamówienia dzieli się na trzy zakładki:
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
modyfikować można zawartość tylko wybranych pól.
6-40
Na planszy wyświetlono następujące pola:
Magazyn - nazwa magazynu.
Typ dokumentu - typ rejestrowanego dokumentu. Data - data rejestracji dokumentu
zamówienia publicznego. Podpowiadana jest data bieżąca.
Data rozstrzygnięcia - data rozstrzygnięcia zamówienia publicznego.
Zamawiający - informacje o zamawiającym, wybór danych ze słownika.
Publiczny numer zamówienia - publiczny numer zamówienia (z biuletynu
publicznego).Data początku kontraktu - początkowa data kontraktu.
Data zakończenia kontraktu - data zakończenia kontraktu.
Kryteria oceny oferentów - po wybraniu opcji „Dla pozycji.../ Dodaj” w dolnej
części planszy wyświetlone zostanie pole z możliwością określenia kryterium.
Udostępnione są między innymi pola:
Kryterium procentowe ceny - możliwy wybór danych ze słownika, np. CN
- Cena, PK - Preferencje krajowe (oznacza kontrahenta z kraju).Procent procent określający stopień ważności danego kryterium.
Nr pakietu - numer pakietu.
Wymaganie bezwzględne - zaznaczenie pola oznacza, że dane kryterium
jest traktowane priorytetowo.
6-41
Pakiet - w przypadku zaznaczenia pola, w trakcie rozstrzygania zamówienia
publicznego brane pod uwagę będą tylko te oferty, które objęte są pakietem.
2) – Pozycje
Aby dodać daną pozycję do dokumentu zamówienia (okno „Wybrane pozycje”), należy ją
zaznaczyć (przez kliknięcie danej pozycji w oknie „Wybór pozycji”) i wybrać funkcję:„Dla
pozycji... /Dodaj [Ctrl+D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku zadań albo
dwa razy „kliknąć” na danej pozycji) co spowoduje dopisanie tej pozycji do dokumentu
zamówienia. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych pól („Ilość”, „Cena”). Dodanie
kliknięcie w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję:„Dla pozycji... / Usuń/Przywróć
Użytkownik ma możliwość wyszukiwania danych względem wyznaczonych kryteriów. Aby
skorzystać z wyszukiwania należy umieścić dane w polu Wyszukiwanie, następnie wybrać
jeden z parametrów wyszukiwania (wg nazwy, nazwy międzynarodowej, kodu
6-42
asortymentu), po czym nacisnąć przycisk Znajdź. Szukana pozycja wyświetlona zostanie na
liście.
Na planszy istnieje możliwość sortowania względem pakietów zamówień - od najniższego
do najwyższego. W tym celu należy użyć przycisku
Dostępne są na planszy również słowniki z definicjami skrótów wywoływane poprzez
kliknięcie prawym klawiszem myszy w kolumnach zawierających skróty (np. „Postać”).
Istnieje również funkcja konfiguracji listy: („Konfiguracja.../Konfiguracja listy) - możemy
określać, które dane mają być pokazane i w jakiej kolejności.
Uwaga!
3) Uwagi
Zakładka służy do wprowadzania ewentualnych uwag związanych z zamówieniem
publicznym.
6-43
Funkcje menu dostępne na ekranie zamówień publicznych:
Co dalej.../Zapisz [F9] - zapis i wydruk wprowadzonych danych dotyczących
nowego zamówienia.
dokumentu na drukarce;
Co dalej.../Rezygnacja [F12] – rezygnacja z zapisania danych, powrót do
poprzedniego okna.
Dla pozycji.../Dodaj [Ctrl+D] - dodanie nowej pozycji (opcja dostępna dla zakładki
„Dokument”).
Dla pozycji.../Usuń [Ctrl+U] - usunięcie wybranej pozycji (opcja dostępna dla
zakładki „Dokument”).
Dla pozycji.../Edycja komórki [Shift +F2] - możliwość edytowania danych w
wybranej komórce (opcja dostępna dla zakładki „Pozycje”).
Lista.../ Nowa pozycja [F6] - dodanie nowej pozycji (opcja dostępna dla zakładki
„Pozycje”).
Lista.../Filtr [F3] - filtr dla listy wyboru pozycji (opcja dostępna dla zakładki
„Pozycje”).
6-44
System…/Pomocy!
[F1]
–
pomoc
podręczna.
6-45
7 Operacje magazynowe - Obsługa podań
leków
7.1.1 Obsługa podań leków
W związku ze spodziewaną zmianą przepisów dotyczących dystrybucji leków w szpitalach,
została przygotowana nowa funkcjonalność w module „Apteka” pozwalająca na realizację
podań leków na podstawie zleceń przez aptekę główną. Oparta na nim prawidłowa
gospodarka leków przechodzi całkowicie na apteki szpitalne i będzie głównie polegała na
tym, że to apteka będzie odpowiedzialna za przygotowywanie, przechowywanie i
wydawanie leków według dawki dla pacjenta.
Rola magazynków oddziałowych zostanie mocno ograniczona do zapasów leków ratujących
życie. Rola pielęgniarki ograniczy się do podania leku i zaznaczeniu w systemie faktu
zrealizowania zlecenia. Na podstawie listy podań leków na poszczególnych oddziałach na
dany dzień, w aptece głównej będą przygotowywane porcje. Będą one odbierane zbiorczo
przez oddziały, a następnie tam podawane poszczególnym pacjentom wg godzin
wynikających ze zlecenia.
Większość operacji czysto magazynowych (wybór, z której partii (dostawy) przygotować
porcję) oraz decyzji farmakologicznych (jaki podać ew. zamiennik) będzie miała miejsce w
aptece; na oddziale (w większości przypadków) będzie jedynie miało miejsce podanie
pacjentowi przygotowanej porcji.
Wykorzystanie zasobów magazynków oddziałowych będzie miało miejsce jedynie w
sytuacjach wyjątkowych (ratowanie życia), natomiast leczenie „planowe” (na podstawie
zleceń lekarskich) będzie realizowane przez aptekę.
Dopuszczalne jest, aby jednocześnie apteka oraz poszczególne magazyny oddziałowe
dokonywały przygotowywania porcji na poszczególne zlecenia.
Aby móc korzystać z funkcji należy:
1. Włączyć jej obsługę na oddziale („Podania leków realizowane przez aptekę”).2.
Nadać uprawnienia użytkownikom:
a) Przygotowywanie porcji dla zleceń
b) Potwierdzanie wydań porcji na oddziały
c) Potwierdzanie przyjęć zwrotów porcji z oddziałów.
7-1
7.1.2 Lista podań leków
Ekran „Podanie leków z oddziałów” pojawia się po wybraniu funkcji: ”Operacje
magazynowe.../ Obsługa podań leków z oddziałów.../ Lista podań leków” z poziomu menu
głównego modułu „Apteka” i zawiera listę podań leków.
Na liście podań leków wyświetlane są tylko pozycje zlecone.
Co dalej.../”Powrót” [F12] - wyjście do głównego menu modułu „Apteka”.
Dla podania.../”Przygotowanie porcji„ - przygotowanie porcji wg zlecenia z
oddziału.
Dla podania.../Automatyczne przygotowanie porcji - automatyczne przygotowanie
porcji. Jeśli powiązanie leków do zleceń z kartotekami jest w stosunku 1-1 i lek
znajduje się na stanie, wówczas mechanizm pobiera go z kartoteki. Pobierane są
preparaty o najkrótszym terminie ważności i przygotowywany jest wstępny
dokument rozchodu. Po zakończeniu operacji zostanie wyświetla się komunikat
informujący o przygotowanych porcjach.
7-2
Lista…/”Filtr„ [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz
Lista…/”Odświeżenie” [Shift+F3] - ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Lista…/”Wydruk” - umożliwienie wydruku listy podań leków do realizacji w aptece.
Lista…/”Wg wskazanego leku i pacjenta” - możliwość wyświetlenia listy z danymi
wg podanych kryteriów (leku i pacjenta).
Lista.../Zaznacz wszystkie - pozwala na zaznaczenie wszystkich pozycji z listy w
celu automatycznego przygotowanie porcji.
Lista.../Zdejmij wszystkie - opcja ta umożliwia odznaczenie wcześniej zaznaczonych
pozycji na liście.
Konfiguracja.../”Konfiguracja listy„ - daje możliwość zmiany konfiguracji listy
(które dane wyświetlać i w jakiej kolejności).
Konfiguracja.../”Zapis profilu” [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
Konfiguracja.../”Profile„ - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do
7-3
System…/”Pomocy!” [F1] - pomoc podręczna.
Uwaga!
1. W zależności od tego czy wejście na planszę następuje z poziomu magazynu
głównego czy z magazynu oddziałowego, dostępna jest lista podań ze wszystkich
oddziałów (na których taka obsługa została włączona) lub tylko z oddziału
macierzystego dla danego magazynu oddziałowego.2. Status zrealizowania może
przyjmować obecnie następujące wartości:
N-niezrealizowane magazynowo, T-podanie ze zlecenia przez magazyn ( z
listy wykonań ), F-podanie post factum, M-zużycie materiałów do
wykonania (innego niż leki), P-porcja przygotowana, Z-porcja zatwierdzona.
Przykładowo wybranie danych dla statusu Z w celu przygotowania porcji umożliwia
jedynie przeglądanie danych. Sytuacja taka jest sygnalizowana komunikatem:
3. Na liście podań leków widoczne są tylko podania dla pacjentów bieżących.
7.1.3 Przygotowanie porcji
Po wskazaniu na liście konkretnego podania należy z poziomu listy podań wybrać z menu
opcję: „Dla podania../ Przygotowanie porcji”. Zostanie wyświetlony ekran „Przygotowanie
porcji”. Górna lista („Wybór pozycji”) zawiera pozycje dostępne w aptece / na magazynie
oddziałowym.
Uwaga! Aby użytkownik mógł korzystać z funkcji przygotowania porcji, powinien
posiadać uprawnienie „Przygotowanie porcji do zleceń” nadane przez administratora
systemu.
1. Jako realizację danego podania można wybrać kilka pozycji.
2. Ustawienia filtra umożliwiają zawężenie wyboru pozycji. W celu wyszukania
interesującej pozycji z listy należy w polu Wyszukanie wprowadzić dane,
zaznaczyć odpowiednie kryterium wyszukiwania (wg nazwy, wg nazwy
międzynarodowej, wg kodu asortymentu, wg kodu kreskowego opakowania) po
czym nacisnąć przycisk Znajdź. Poszukiwana pozycja wyświetli się na liście.
3. Dopóki nie zostanie potwierdzone wydanie porcji na oddział, można edytować
przygotowaną porcję.
4. Dla podań zrealizowanych możliwy jest tylko podgląd porcji - system poinformuje o
tym odpowiednim komunikatem.
7-4
W związku z wymogami NFZ dotyczącymi raportowania numeru faktury zakupu
rozliczanego leku, numer faktury zakupu leku zapisywany jest w polu „Nr faktury” na
formularzu wydania na pacjenta oraz rozchodów międzymagazynowych.
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu porcji (okno „Wybrane pozycje”),
funkcję :”Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku
zadań albo dwa razy kliknąć na danej pozycji) co spowoduje dopisanie tej pozycji do
dokumentu porcji.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu, należy go zaznaczyć (poprzez kliknięcie w
oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :”Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl+U]” (lub
W przypadku podglądu wykonania lub też wejściu w edycję ale nie dokonaniu zmian i
zapisaniu lub wyjściu przez rezygnację zapisywana jest informacja o tym fakcie do historii
wykonania.
Co dalej.../ „Zapis” [F9] - zapis wprowadzonych informacji.
7-5
Co dalej.../ „Rezygnacja” [F12] - wyjście z okna bez zapisu wprowadzonych
danych;
Dla pozycji.../ „Dodaj” [Ctrl+D] - dodawanie pozycji.
Dla pozycji.../ „Usuń/Przywróć” [Ctrl+U] - usuwanie pozycji i przywracanie
usuniętych pozycji.
Dla pozycji.../ „Edycja komórki” [Shift+F2] - możliwość edycji zaznaczonej
komórki.
Lista.../ „Filtr„ [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz
Konfiguracja.../ „Profile„ [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie
7-6
Uwaga!
7.1.4 Lista dokumentów wydań porcji
Ekran „Dokumenty wydanych porcji” pojawia się po wybraniu funkcji: ”Operacje
magazynowe.../ Obsługa podań leków z oddziałów.../ Lista dokumentów wydań porcji lub
Lista dokumentów wydań porcji z darów” z poziomu menu głównego modułu „Apteka” i
zawiera listę porcji leków zrobionych na podstawie zleceń na oddziałach.
Z poziomu tej listy możliwy jest jedynie podgląd utworzonych dokumentów oraz ich
zatwierdzenie (równoznaczne z potwierdzeniem wydania zestawu porcji na oddział). Do
momentu zatwierdzenia możliwe są modyfikacje dokumentu poprzez edycję
przygotowanych porcji, po zatwierdzeniu żadne zmiany nie są możliwe.
Poszczególne pozycje porcji zostały dołączone do stworzonego „w tle” dokumentu wydania
porcji. Dokumenty takie są tworzone wg następujących zasad:
- osobno powstają dokumenty wydań porcji z darów i z dostaw,- powstają osobne
dokumenty wydań na każdy oddział,- do momentu potwierdzenia wydania na
oddział, kolejne porcje dopisywane są do rozpoczętego na dany oddział dokumentu.
Po potwierdzeniu wydania na dany oddział, przygotowanie kolejnej porcji powoduje
otwarcie nowego dokumentu wydania na ten oddział.
7-7
Co dalej.../ Powrót [F12] - wyjście do głównego menu modułu „Apteka”.
Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] - podgląd dokumentu (możliwość wydruku
dokumentu).
Dla dokumentu.../ Potwierdzenie wydania - zatwierdzenie dokumentu wydania
porcji na oddział.
Lista…/ Filtr [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz
Lista…/ Odświeżenie [Shift+F3] - ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Lista…/ Wydruk [Ctrl+8] - możliwość wydrukowania danych z listy.
Konfiguracja.../ Konfiguracja listy - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które
Konfiguracja.../ Zapis profilu [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
Konfiguracja.../ Profil - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do
7-8
System…/ Pomocy! [F1] - pomoc podręczna.
7.1.5 Lista dokumentów zwrotów porcji
Anulowanie na oddziale podania posiadającego przygotowaną porcję skutkuje powstaniem
zwrotu do magazynu, z którego pochodziła porcja. Wymagane jest potwierdzenie przyjęcia
zwrotu w magazynie, aby porcja wróciła na jego stan.
Ekran „Dokumenty zwrotów wydanych porcji” pojawia się po wybraniu
funkcji: ”Operacje magazynowe.../ Obsługa podań leków z oddziałów.../ Lista dokumentów
zwrotów wydanych porcji lub Lista dokumentów zwrotów wydanych porcji z darów” z
poziomu menu głównego modułu „Apteka” i zawiera listę zwrotów wydanych porcji leków.
Co dalej.../ Powrót [F12] - wyjście do głównego menu modułu „Apteka”.
Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] - podgląd dokumentu (możliwość wydruku
dokumentu).
Dla dokumentu.../ Potwierdzenie przyjęcia - potwierdzenie przyjęcia zwróconej
porcji na magazyn.
Lista…/ Filtr [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz
7-9
Lista…/ Odświeżenie [Shift+F3] - ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Lista…/ Wydruk [Ctrl+8] - możliwość wydrukowania danych z listy.
Konfiguracja.../ Konfiguracja listy - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które
Konfiguracja.../ Zapis profilu [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
Konfiguracja.../ Profile - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do
System…/ Pomocy! [F1] - pomoc podręczna.
7.1.6 Potwierdzenie wydań
Ekran „Przygotowane porcje leków z dostaw ogólnych „ pojawia się po wybraniu funkcji
„Dla dokumentu.../ Potwierdzenie wydania” z poziomu planszy „Dokumenty wydanych
porcji”.
Uwaga!
Opcja potwierdzania wydań udostępniona jest użytkownikom, którzy posiadają nadane
przez administratora odpowiednie uprawnienia.
Na wyświetlonym ekranie zamieszczone są dwie zakładki:
1) Dokument - na zakładce istnieje możliwość przeglądania danych wybranej porcji
oraz dopisania ewentualnych uwag.
2) Pozycje - zakładka zawiera listę pozycji, które składają się na wybraną porcję.
7-10
8 Operacje magazynowe - Wymiana
międzyapteczna
8.1 Dokumenty przyjęcia wymiany międzyaptecznej
Ekran "Dokumenty przyjęcia wymiany międzyaptecznej” pojawia się po wybraniu
funkcji: ”Operacje magazynowe.../ Obsługa dokumentów wymiany międzyaptecznej.../
Lista dokumentów dostawy” z poziomu menu głównego modułu „Apteka” i zawiera listę
dokumentów opisujących dostawy przyjęcia wymiany międzyaptecznej.
Dla dokumentu…/Podgląd [F2] – wgląd w dane (podgląd danych bez możliwości
edycji).
8-1
dokumentu dostawy.
Dla dokumentu.../Anulowanie – anulowanie dokumentu. Anulowanie rozchodu jest
możliwe tylko, gdy nie ma związanego z nim żadnego dokumentu przyjęcia
międzyaptecznego;
W celu anulowania dokumentu należy:- z poziomu okna „Dokumenty przyjęcia
wymiany międzyaptecznej” wybrać (zaznaczyć) odpowiedni dokument, który
potwierdzeniu decyzji anulowania dokument zostanie anulowany (status AN pochyła czcionka),- można anulować tylko dokumenty zatwierdzone - status ZW operacja anulowania jest nieodwracalna.
Lista.../Wydruk [Ctrl+F8] - wydruk listy pozycji znajdujących się w bieżącym oknie.
8.1.1 Dane dostawy
Edycja dokumentu przyjęcia wymiany międzyaptecznej odbywa sie z poziomu okna
„Dokumenty przyjęcia wymiany międzyaptecznej „ po wybraniu z menu opcji: „Dla
dokumentu .../ Edycja”.
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
8-2
1) Dokument
na tej zakładce dostępne są podstawowe dane dotyczące dokumentu dostawy. Można
zmodyfikować następujące pola: „Numer potwierdzenia zewn „, „Data potwierdzenia zewn.
„, „Wartość potwierdzenia zewn.”'.
Uwaga!Pole „Wartość dokumentu” jest aktualizowane automatycznie po wprowadzeniu
pozycji do dokumentu.
2)Pozycje
8-3
funkcję :
„Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl+D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku
zadań albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji), co spowoduje dopisanie tej pozycji
do dokumentu dostawy.
„Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl+U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na
pasku zadań).
8-4
1. W trybach: „Edycja” i „Nowy dokument” dla dokumentów dostaw, na liście
wybranych pozycji faktury w kolumnie „Wstrzymana” (ostatnia) są pola wyboru
odnoszące się do każdej pozycji. Zaznaczenie powoduje nadanie pozycji statusu
„wstrzymana” co oznacza, że danej pozycji nie można wydać z magazynu (w
dokumencie wydania taka pozycja jest niewidoczna).
Status można cofnąć przy ponownej edycji dokumentu dostawy i odznaczeniu
pozycji.
- dokumenty dostaw (dla zgodności wartości dokumentów z fakturą): na
wprowadzonymi w dostawach): na podstawie cen pozycji wyliczane są ich
wartości.
powiązanie.
8-5
Uwaga!
3) Uwagi
Co dalej.../Zapis [F9] - zapis dokumentu.
okna.
Dla pozycji.../ „Dodaj” [Ctrl+D] - dodanie nowej pozycji na liście (opcja dostępna
po uaktywnieniu zakładki 2)Pozycje.
Dla pozycji.../ „Usuń/Przywróć” [Ctrl+U] - usunięcie bądź przywrócenie wybranej
pozycji na liście.
Dla pozycji.../ „Edycja komórki” [Shift+F2] - możliwość wprowadzenia zmian w
wybranej komórce.
Lista.../ „Filtr„ [F3] - filtr dla listy wyboru pozycji.
8-6
„Zapis profilu” [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji listy
„Profile„ [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do
8.1.2 Nowy dokument dostawy
Aby wprowadzić do systemu dane o nowej dostawie należy otworzyć okno „Dostawa
zewnętrzna”. Okno z poziomu menu głównego modułu „Apteka” uruchamiamy
poprzez: ”Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dostawy [Ctrl+D].../ Co
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
Co dalej.../ „Faktura z dyskietki„ - funkcja pozwala na wprowadzenie danych
dostawy z dostarczonej przez dostawcę dyskietki;
Co dalej.../ „Nowa kartoteka„ - dodanie nowego leku do stanu magazynu;
W trakcie przyjmowania nowej dostawy czasami zachodzi potrzeba
wprowadzenia informacji o nowej kartotece dotychczas niezdefiniowanej w systemie.
System umożliwia wprowadzenie takich informacji z poziomu nowego dokumentu
przychodu. Użytkownik musi mieć nadane uprawnienia do edycji kartotek (APKT).
„Przelicz dokument” [Ctrl+R] - funkcja umożliwia przeliczanie całego dokumentu
lub tylko jego pozycji (Dla pozycji.../ Przelicz pozycję).Przeliczenie dokumentu
odbędzie się pod warunkiem, że zostanie wskazana kolumna, która jest podstawą
przeliczania dla danego dokumentu:- [cena netto, cena brutto, wartość netto,
wartość brutto] dla dokumentów dostawy,- [cena, ilość ] dla dokumentów
rozchodu.
8-7
okna.
Lista.../ „Filtr„ [F3] - filtr dla listy wyboru pozycji.
„Profile„ [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do
1) Dokument
W zakładce należy wpisać podstawowe dane dotyczące dokumentu dostawy. Należy
uzupełnić następujące pola: „Data”, „Dostawca”, „Numer faktury”, „Wartość faktury”'
„Reklamacja” oraz ewentualnie „Uwagi”.
Uwaga!
dokumentu.
Dla nowego dokumentu ustawiana jest domyślnie data bieżąca.
8-8
uprawnienia pole nie jest udostępnione do edycji (możliwy jest tylko podgląd).
2) Pozycje
8-9
funkcję :
pasku zadań).
8-10
pozycji.
wartości.
powiązanie.
8-11
Uwaga!
3) Uwagi
Uwaga!
Przy próbie zapisu nowego dokumentu bez wpisanego numeru faktury pojawi się
ostrzeżenie:
Można kontynuować zapis, a numer faktury dopisać później (patrz: Edycja dokumentu).
Można również „kliknąć” przycisk „Nie”, po czym uzupełnić wpis.
Po wprowadzeniu wymaganych danych i wybraniu opcji zapisu, wyświetlone zostanie okno
z możliwością odręcznego wprowadzenia numeru dokumentu.
8-12
Uwaga!
Jeżeli użytkownik nie posiada odpowiednich uprawnień do edycji pola numeru dokumentu,
wówczas numer zostanie nadany przez system automatycznie.
8.1.3 Dokumenty wydań wymiany międzyaptecznej
Ekran „Dokumenty wydań wymiany międzyaptecznej” pojawia się po wybraniu
funkcji: ”Operacje magazynowe.../ Obsługa dokumentów wymiany międzyaptecznej.../
Lista dokumentów wydań „ z poziomu menu głównego modułu „Apteka” i zawiera listę
dokumentów opisujących wydania wymiany międzyaptecznej.
8-13
Co dalej.../Nowy dokument [F6] – przygotowanie nowego dokumentu wydania
wymiany międzyaptecznej.
Dla dokumentu…/Podgląd [F2] – wgląd w dane (podgląd danych bez możliwości
edycji).
dokumentu dostawy.
Dla dokumentu.../Anulowanie – anulowanie dokumentu. Anulowanie rozchodu jest
możliwe tylko, gdy nie ma związanego z nim żadnego dokumentu przyjęcia
międzyaptecznego;
W celu anulowania dokumentu należy:- z poziomu okna „Dokumenty przyjęcia
wymiany międzyaptecznej” wybrać (zaznaczyć) odpowiedni dokument, który
8-14
potwierdzeniu decyzji anulowania dokument zostanie anulowany (status AN pochyła czcionka),- można anulować tylko dokumenty zatwierdzone - status ZW operacja anulowania jest nieodwracalna.
Dla dokumentu... /Dokument przyjęcia międzyaptecznego - nowy dokument
przyjęcia międzyaptecznego
Lista.../Wydruk [Ctrl+F8] - wydruk listy pozycji znajdujących się w bieżącym oknie.
8.1.4 Dane wydania wymiany międzyaptecznej
Edycja dokumentu przyjęcia wymiany międzyaptecznej odbywa sie z poziomu okna
„Dokumenty wydań wymiany międzyaptecznej „ po wybraniu z menu opcji: „Dla
dokumentu .../ Edycja”.
1) Dokument
2) Pozycje
3) Uwagi
1) Dokument
na tej zakładce dostępne są podstawowe dane dotyczące dokumentu dostawy. Można
zmodyfikować następujące pola: „Numer potwierdzenia zewn „, „Data potwierdzenia zewn.
„, „Wartość potwierdzenia zewn.”'.
8-15
Uwaga!
dokumentu.
2) Pozycje
8-16
funkcję :
pasku zadań).
8-17
pozycji.
wartości.
powiązanie.
8-18
Uwaga!
3) Uwagi
Co dalej.../Zapis [F9] - zapis dokumentu.
okna.
Dla pozycji.../ „Dodaj” [Ctrl+D] - dodanie nowej pozycji na liście (opcja dostępna
po uaktywnieniu zakładki 2)Pozycje.
Dla pozycji.../ „Usuń/Przywróć” [Ctrl+U] - usunięcie bądź przywrócenie wybranej
pozycji na liście.
Dla pozycji.../ „Edycja komórki” [Shift+F2] - możliwość wprowadzenia zmian w
wybranej komórce.
8-19
Konfiguracja.../ „Konfiguracja listy” - możliwość zmiany konfiguracji listy (które
Opcje znajdujące się w menu:
Co dalej.../ Zapis [F9] - zapis potwierdzenia wydania porcji leków.
Co dalej.../ Wydruk - wydruk danych z listy.
Co dalej.../ Rezygnacja [F12]- rezygnacja z wykonania czynności; powrót do
poprzedniej planszy systemu.
System.../ Pomocy! [F1] - możliwość skorzystania z pomocy systemu SOLMED.
8-20
9 Zarządzanie magazynem - Lista kartotek
9.1 Lista definicji kartotek
W oknie „Definicje kartotek” wyświetlana jest lista wszystkich dostępnych w systemie
kartotek leków / preparatów. Lista jest stworzona na podstawie spisu leku w formacie KSBLOZ firmy Kamsoft i jest wspólna dla wszystkich zdefiniowanych magazynów. Funkcję
uruchamiamy z poziomu okna głównego modułu „Apteka” poprzez:„Konfiguracja.../
Definicje kartotek [Ctrl+K]”.
Kartoteka leku charakteryzowana jest poprzez: kod leku, jednostkę ewidencyjną, oraz
rozmiar opakowania; tak więc leki o tej samej nazwie, lecz w innej postaci czy rozmiarach
trafią do różnych kartotek.
Co dalej…/Nowa kartoteka [F6] - dodanie nowego leku do stanu magazynu.
Co dalej…/Powrót [F12] – powrót do poprzedniego ekranu (Menu głównego).
Dla kartoteki…/Podgląd [F2] – przegląd informacji o zapasach leku z danej kartoteki, bez
możliwości edycji.
Dla kartoteki…/Edycja [Ctrl+F2] – modyfikacja danych bieżącej kartoteki.
9-1
Dla kartoteki…/Aktywna / Nie aktywna – ustawienie wskaźnika aktywności wybranej
kartoteki.
Uwaga!
W module Apteka nie istnieje automatyczne odświeżanie listy kartotek w chwili powrotu z
listy dokumentów. Brak automatycznego odświeżania ma na celu przyspieszenie tego
powrotu. W celu przejrzenia zmian konieczne jest ręczne odświeżenie listy kartotek.
Lista…/Filtr [F3] – daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane (np. w
zależności od postaci, rodzaju, producenta leku, itp.) oraz w jaki sposób mają być
posortowane (np. według kodu, nazwy, postaci, itp.).
wprowadzane na wielu komputerach jednocześnie. Może się zdarzyć, że działanie na innym
Lista…/Wydruk [Ctrl+F8] – wydruk wyświetlonej listy.
Konfiguracja…/ Konfiguracja listy - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
Konfiguracja…/ Zapis profilu [Ctrl+F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji listy
Konfiguracja…/Profile [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
9.2 Definicja kartoteki
kartoteki leku/preparatu wspólnych dla wszystkich magazynów. W zależności od trybu, w
jakim okno zostało wywołane, możliwa jest edycja niektórych istniejących danych lub ich
podgląd (bez możliwości edycji). Użytkownik może dokonywać zmian w danych jeżeli
posiada nadane przez administratora odpowiednie uprawnienia. Funkcję uruchamiamy z
poziomu okna głównego modułu „Apteka” poprzez:„Konfiguracja.../ Definicje kartotek
[Ctrl+K].../ Dla kartoteki.../Edycja [Ctrl+F2] lub Podgląd [F2]”.
9-2
Kod asortymentu – pole zawiera numer lub nazwę kodu leku. Nazwa – pojawia się w nim
nazwa leku wybranego w polu „Kod asortymentu”.
Rozmiar op. (w jedn. ew.) - rozmiar opakowania podawany w jednostkach ewidencyjnych
(ilość jednostek ewidencyjnych w opakowaniu zbiorczym).
Jednostka ewidencyjna - jednostka magazynowa leku (przykładowe wartości to: ampułka,
butelka, fiolka).
Jednostka podstawowa - najmniejsza, niepodzielna jednostka leku podawana pacjentowi
(np. tabletka, mg, ml, szt.).
Rodzaj opakowania - informacja o rodzaju opakowania.
Przelicznik - pole określające ilość jednostek podstawowych w jednostce ewidencyjnej.
Stawka VAT (PLN) (możliwość edycji) - obowiązująca stawka podatku VAT (na dany
lek).Domyślny dostawca - informacja o domyślnym dostawcy leku/preparatu.
Magazyn domyślny - informacja o domyślnym magazynie.
Kod kreskowy - pole kodu kreskowego z możliwością jego generowania.
Kod KS-BLOZ (nowy 12-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu.
9-3
Kod KS-BLOZ (stary 7-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu.
Uwaga!
kartotek o nowe pozycje pojawiające się na rynku, tak, aby były one wczytywane z faktur
na dyskietkach.
Pola wyboru:
Czy używać do produkcji preparatów - domyślnie zaznaczone; odznaczenie spowoduje,
że dany lek nie będzie automatycznie pobierany jako składnik przy tworzeniu środka
recepturowego.
Kartoteka aktywna - domyślnie zaznaczone; odznaczenie spowoduje, że dana kartoteka
będzie miała status kartoteki nieaktywnej.
Czy opakowanie
krwiopochodnych.
zwrotne
-
pole
wykorzystywane
w
przypadku
preparatów
Raz wprowadzona i zapisana kartoteka nie może zostać usunięta z systemu, jednakże
użytkownik w razie potrzeby może poprzez zmianę statusu z „aktywnej” (domyślnie) na „nie
aktywną” spowodować zniknięcie danej kartoteki z ekranu (przy ustawieniu opcji w filtrze
listy dla kartotek na „Aktywne”) lub zmianę formatu czcionki na Italic (pochyłe) (przy
ustawieniu opcji w filtrze listy dla kartotek na „Wszystkie”). Obsługa aktywności ma swoje
odbicie w filtrach na listach definicji kartotek i indeksie asortymentu - odfiltrowanie pozycji
aktywnych znacząco przyspiesza ładowanie list. Funkcję uruchamiamy z poziomu głównego
menu modułu „Apteka”: „Konfiguracja.../ Definicje kartotek.../ Dla kartoteki..../ Aktywna /
Nie aktywna”.
Co dalej…/ Zapis [F9] - zapis danych (funkcja niedostępna w trybie podglądu).
Co dalej…/ Nowy indeks asortymentu [Ctrl+N] - dodanie nowego leku / materiału do
indeksu;
W trakcie definiowania nowej kartoteki czasami zachodzi potrzeba wprowadzenia
informacji o nowym asortymencie dotychczas niezdefiniowanym w systemie. System
umożliwia wprowadzenie takich informacji z poziomu nowej definicji kartoteki.
Użytkownik musi mieć nadane uprawnienia do edycji asortymentu (APIX).
Co dalej…/ Rezygnacja [F12] - rezygnacja z operacji.
Dla kartoteki.../ Dane asortymentu [Ctrl+A] - wywołuje okno z opisem wybranej pozycji,
które zawiera podstawowe informacje o leku / materiale.
9-4
Dla kartoteki.../ Wydruk kodu kreskowego - możliwość wydrukowania kodu kreskowego.
9.2.1 Nowa definicja kartoteki
kartoteki leku wspólnych dla wszystkich magazynów. Aby stworzyć nową kartotekę leku
należy z poziomu okna głównego modułu „Apteka” wywołać:„Konfiguracja.../ Definicje
kartotek [Ctrl+K].../ Co dalej.../Nowa kartoteka [F6]” lub „Operacje magazynowe.../
Dostawy/przyjęcia.../ Dostawy [Ctrl+D].../ Co dalej.../ Nowy dokument... /Co dalej.../Nowa
kartoteka”.
otwiera okno „Wybór pozycji asortymentu”, z którego
wybieramy odpowiednią pozycję.
9-5
W celu ułatwienia użytkownikowi wyboru właściwej pozycji asortymentu w dole planszy
umieszczono pole Wyszukiwanie. Po wprowadzeniu danych, określeniu kryterium
wyszukiwania:
i naciśnięciu przycisku Znajdź szukana pozycja wyświetli się na liście. Aby na liście
znalazły się tylko pozycje aktywne, należy zaznaczyć pole wyboru o nazwie Tylko
aktywne.
1. Przy każdorazowym wejściu wyświetlane są tylko pozycje aktywne.2. Na żądanie można
wyszukać dane wśród pozycji nieaktywnych (pole wyboru: „Pokaż tylko pozycje
aktywne”).3. Pozycje nieaktywne wyświetlane są czcionką pochyłą.4. W przypadku
zakładania kartoteki dla asortymentu nieaktywnego, zostanie on uaktywniony.
Na głównej planszy Definicji kartotek umieszczono jeszcze pola:
(ilość jednostek ewidencyjnych w opakowaniu zbiorczym);
9-6
butelka, fiolka).
Rodzaj opakowania - informacja o rodzaju opakowania
lek).
Kod kreskowy - możliwość wprowadzenia nowego kodu, zmiany kodu lub jego usunięcia.
Aby wprowadzić nowy kod kreskowy można skorzystać z przycisku umieszczonego po
prawej stronie pola Generuj kod. Pole oraz przycisk dostępne są w sytuacji, gdy
użytkownik obsługujący system posiada nadane przez administratora uprawnienie do
obsługi kodów kreskowych. Obsługiwane są następujące typy kodów: EAN8, EAN13,
UPC-A.
Kod KS-BLOZ (nowy 12-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu. Pole
Kod KS-BLOZ (stary 7-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu. Pole dostępne
dla użytkownika, który posiada odpowiednie uprawnienia.
Uwaga:Aby użytkownik mógł dokonywać zmian lub wprowadzić nowy kod KS_BLOZ
musi mieć nadane uprawnienie: „Edycja kodów KS-BLOZ” (patrz: Nadawanie
uprawnień)Możliwość wpisywania i edycji kodów została wprowadzona, aby umożliwić
uzupełnienie spisu kartotek o nowe pozycje pojawiające się na rynku, tak aby były one
wczytywane z faktur na dyskietkach.
Pola wyboru:
Czy używać do produkcji preparatów - domyślnie zaznaczone; odznaczenie spowoduje,
że dany lek nie będzie automatycznie pobierany jako składnik przy tworzeniu środka
recepturowego.
Kartoteka aktywna - domyślnie zaznaczone; odznaczenie spowoduje, że dana kartoteka
będzie miała status kartoteki nieaktywnej.
Raz wprowadzona i zapisana kartoteka nie może już zostać usunięta z systemu,
jednakże użytkownik w razie potrzeby może poprzez zmianę statusu z „aktywnej”
ustawieniu opcji w filtrze listy dla kartotek na „Aktywne”) lub zmianę formatu czcionki na
Italic (pochyłe) (przy ustawieniu opcji w filtrze listy dla kartotek na „Wszystkie”). Obsługa
aktywności ma swoje odbicie w filtrach na listach definicji kartotek i indeksie asortymentu odfiltrowanie pozycji aktywnych znacząco przyspiesza ładowanie list. .Funkcję
9-7
uruchamiamy z poziomu: głównego menu modułu Apteka poprzez: „Konfiguracja.../
Definicje kartotek.../ Dla kartoteki..../ Aktywna / Nie aktywna”.
Co dalej…/ „Zapis” [F9] - zapis danych (funkcja niedostępna w trybie podglądu);
Co dalej…/Nowa pozycja [F6] – dodanie nowego leku / materiału do indeksu;
W trakcie definiowania nowej kartoteki czasami zachodzi potrzeba wprowadzenia
informacji o nowym asortymencie dotychczas niezdefiniowanym w systemie. System
umożliwia wprowadzenie takich informacji z poziomu nowej definicji kartoteki.
Użytkownik musi mieć nadane uprawnienia do edycji asortymentu (APIX).
Co dalej…/”Rezygnacja” [F12] - rezygnacja z operacji;
Dla kartoteki.../ „Dane asortymentu „ [Ctrl+A] - wywołuje okno z opisem wybranej pozycji,
System.../ „Pomocy!” [F1] - pomoc podręczna.
9.3 Lista kartotek magazynu
Ekran „Kartoteki magazynu ...” zawiera kompleksowe informacje na temat wybranej
kartoteki leku zarejestrowanej w ewidencji danego magazynu. Funkcję wywołujemy z
poziomu okna głównego modułu „Apteka” poprzez:„Zarządzanie magazynem.../Lista
kartotek”.
Dane o stanie magazynu przechowywane są w kartotekach magazynowych - każda z nich
opisuje jeden lek i zawiera parametry charakterystyczne dla konkretnego
magazynu. Kartoteka leku charakteryzowana jest poprzez: kod leku, jednostkę
ewidencyjną, oraz rozmiar opakowania, tak więc leki o tej samej nazwie, lecz w innej
postaci czy rozmiarach trafią do różnych kartotek.
9-8
Aby szybko wyszukać z listy konkretny lek należy w polu „Wyszukiwanie” wpisać jego
nazwę (lub początkowe litery nazwy), wskazać wg jakich kryteriów ma być wyszukiwany
(wg nazwy, wg nazwy międzynarodowej, wg kodu asortymentu, wg kodu kreskowego
opakowania), a następnie nacisnąć przycisk „Znajdź”.
Uwaga!
Nowa kartoteka na stanie magazynowym pojawia się w momencie dostawy - (dostawa może
być przyjęta na kartotekę której definicja już jest w systemie, ale której nie ma jeszcze na
stanie magazynowym) - w takim przypadku dana kartoteka automatycznie zostanie
podciągnięta do stanu magazynowego.
Co dalej…/ „Powrót” [F12] – rezygnacja z operacji;
Dla kartoteki.../ „Parametry magazynowe” - kompleksowe informacje na temat wybranej
kartoteki leku zarejestrowanej w ewidencji danego magazynu;
Dla kartoteki.../ „Ilości specyfiku wg magazynów” - zestawienie danych magazynowych
wybranego leku w różnych magazynach;
Dla kartoteki.../ „Historia dostaw” - zestawienie dokumentów dostaw danej kartoteki (nr
dostawy, ilość dostarczonych opakowań, itp.);
Dla kartoteki.../ „Historia przyjęć na oddział” - zestawienie dokumentów przyjęć na bieżący
oddział danej kartoteki;
9-9
Dla kartoteki.../ „Historia rozchodów” - zestawienie dokumentów rozchodów danej
kartoteki (nr dokumentu wydania, ilość wydanych opakowań, itp.);
Dla kartoteki.../ „Historia zapotrzebowań” - zestawienie dokumentów zamówień danej
kartoteki do magazynu;
Dla kartoteki.../ „Sprawdź całą historię” - sprawdzanie historii ruchu leku.
Lista.../ „Filtr” [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane (np. w
zależności od postaci, rodzaju, producenta leku, itp.), oraz jak mają być posortowane (np.
według kodu, nazwy, postaci, itp.);
Lista.../ „Odświeżanie' [Shift+F3] - ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
komputerze spowoduje zmianę zawartości oglądanej przez nas listy;
Lista.../ „Wydruk” - wydruk wyświetlonej listy;
Uwaga!
Przed rozpoczęciem wydruku pojawia się ostrzeżenie: „Jeżeli nie został zastosowany filtr
zawężający listę, wydruk będzie bardzo długi...”. Z tego powodu zaleca się przed
dokonaniem wydruku zastosować filtr ograniczający ilość danych (patrz niżej) w celu jego
skrócenia.
Konfiguracja.../ „Konfiguracja listy” - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
Konfiguracja.../”Profile” [Shift Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
System…/ Pomocy! [F1] – pomoc podręczna.
9.4 Kartoteka magazynowa
Ekran „Kartoteka magazynowa” zawiera kompleksowe informacje na temat wybranej
kartoteki leku zarejestrowanej w ewidencji danego magazynu. Funkcję wywołujemy z
poziomu „Kartotek magazynu ...” poprzez:„Dla kartoteki.../Parametry magazynowe”
Ekran składa się z dwóch zakładek:
1) Opis kartoteki
9-10
W oknie znajdują się następujące dane:
Kod asortymentu – pole zawiera numer lub nazwę kodu leku.
(ilość jednostek ewidencyjnych w opakowaniu zbiorczym).
butelka, fiolka).
lek).
Kod EAN - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu.
Kod KS-BLOZ (nowy 12-cyfr) - kod KS-BLOZ (nowy).
Kod KS-BLOZ (stary 7-cyfr) - kod KS-BLOZ (stary).
9-11
2) Parametry magazynowe
W oknie znajdują się następujące dane:
Magazyn – pole zawiera nazwę bieżącego magazynu.
Stan magazynu (il.op.) - bieżąca ilość leku na magazynie (podawana w ilości opakowań).
Uwaga!
Pola: „Przelicznik” i „Stan magazynu” widoczne są jedynie podczas edycji lub przeglądania
istniejącej kartoteki
Stan minimalny (il.op.) (możliwość edycji) - minimalny stan danego leku na magazynie (w
obrębie kartoteki), poniżej którego system będzie informował o konieczności uzupełnienia
zapasu. Stan podawany jest w ilości opakowań.
Stan optymalny (il.op.) (możliwość edycji) - taka ilość leku, która nie powoduje zarówno
niepotrzebnej nadmiarowości jak i możliwości nagłego braku leku. Stan podawany jest w
ilości opakowań.
Domyślny dostawca (możliwość edycji) - do pola wprowadzane są dane dotyczące
dostawcy. Po wciśnieciu przycisku
wywołujemy listę dostawców i z niej wybieramy
dane właściwego dostawcy. Natomiast za pomocą przycisku
wprowadzonych do pola danych. Informacje dodatkowe:
9-12
możliwe jest usunięcie
1. Wprowadzanie dostawcy domyślnego jest możliwe zarówno z poziomu definicji kartoteki,
jak i z poziomu jej parametrów magazynowych w kokretnym magazynie. Zmiana dostawcy
domyślnego z poziomu „Definicji kartoteki” jest przenoszona na parametry magazynowe tej
kartoteki we wszystkich magazynach, w których ona występuje. zmiana dostawcy
domyślnego z poziomu „Parametrów magazynowych” zapisywana jest lokalnie dla danej
kartoteki w danym magazynie.2. Nowa kartoteka na stanie magazynowym pojawia się w
momencie dostawy - dostawa może być przyjęta na kartotekę której definicja już jest w
systemie, ale której nie ma jeszcze na stanie magazynowym - w takim przypadku dana
kartoteka automatycznie zostanie podciągnięta do stanu magazynowego.
Cena przetargowa (PLN) (możliwość edycji) - cena za dany lek wynikająca z oferty
przetargowej.
Informacje dodatkowe:Wykorzystując przyciski „Wyliczenie ceny brutto” i „Wyliczenie
ceny netto” możemy wyliczać automatycznie powyższe ceny. Odpowiednie przyciski aktywne
są gdy podany jest VAT i cena netto lub brutto.Funkcje te pomagają w kontroli cen
przetargowych podczas przyjmowania dostaw.
Co dalej…/Zapis [F9] – zapis danych (funkcja niedostępna w trybie podglądu).
Co dalej…/Rezygnacja [F12] – rezygnacja z operacji.
Dla kartoteki.../Dane asortymentu [Ctrl+A] – wywołuje okno z opisem wybranej pozycji,
9.4.1 Nowa kartoteka magazynowa
Chcąc wprowadzić do systemu dane o nowej kartotece wywołujemy ekran „Kartoteka
magazynowa” poprzez wybranie z poziomu okna „Kartoteki magazynu ....” funkcji „Co
dalej.../Nowa kartoteka”.
Ekran składa się z dwóch zakładek:
1) Opis kartoteki
9-13
Dostępne pola:
otwiera okno „Wybór pozycji asortymentu”, z którego
wybieramy
odpowiednią pozycję.
9-14
Pola „Kod” oraz „Nazwa” w oknie „Wybór pozycji asortymentu” służą do szybkiego
wyszukania żądanego leku - wystarczy wpisać odpowiednio żądany kod, lub (oraz) nazwę
(dopuszczalne jest również wpisanie fragmentu kodu lub nazwy). Wypełnienie obu pól
powoduje wyszukiwanie leku spełniającego oba kryteria jednocześnie.
Nazwa – pole tylko do odczytu, pojawia się w nim nazwa leku wybranego w polu „Kod
asortymentu”;
Dawka - informacje dotyczące dawki leku;
(ilość jednostek ewidencyjnych w opakowaniu zbiorczym);
butelka, fiolka);
(np. tabletka, mg, ml, szt.);
Przelicznik - pole określające ilość jednostek podstawowych w jednostce ewidencyjnej;
lek);
Kod EAN - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu;
Kod KS-BLOZ (nowy 12-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu;
Kod KS-BLOZ (stary 7-cyfr) - możliwość wprowadzenia lub zmiany kodu;
Uwaga!Aby użytkownik mógł dokonywać zmian lub wprowadzić nowy kod KS_BLOZ
musi mieć nadane uprawnienie: „Edycja kodów KS-BLOZ” (patrz: Nadawanie
uprawnień)Możliwość wpisywania i edycji kodów została wprowadzona, aby umożliwić
uzupełnienie spisu kartotek o nowe pozycje pojawiające się na rynku, tak aby były one
wczytywane z faktur na dyskietkach.
2) Parametry magazynowe
9-15
Magazyn – pole zawiera nazwę bieżącego magazynu;
Stan magazynu (il.op.) - bieżąca ilość leku na magazynie (podawana w ilości opakowań);
Uwaga:Pola: „Przelicznik” i „Stan magazynu” widoczne są jedynie podczas edycji lub
przeglądania istniejącej kartoteki
Stan minimalny (il.op.) (możliwość edycji) - minimalny stan danego leku na magazynie (w
obrębie kartoteki), poniżej którego system będzie informował o konieczności uzupełnienia
zapasu. Stan podawany jest w ilości opakowań;
Stan optymalny (il.op.) (możliwość edycji) - taka ilość leku, która nie powoduje zarówno
niepotrzebnej nadmiarowości jak i możliwości nagłego braku leku. Stan podawany jest w
ilości opakowań;
Cena przetargowa (PLN) (możliwość edycji) - cena za dany lek wynikająca z oferty
przetargowej;
Domyślny dostawca (możliwość edycji) - funkcja pozwala wybrać dostawcę z rozwijanej
listy;
9-16
Informacje dodatkowe:Raz wprowadzona i zapisana kartoteka nie może zostać usunięta z
systemu, jednakże użytkownik w razie potrzeby może poprzez zmianę statusu z „aktywnej”
ustawieniu opcji w filtrze listy dla kartotek na „Aktywne”) lub zmianę formatu czcionki na
Italic (pochyłe) (przy ustawieniu opcji w filtrze listy dla kartotek na „Wszystkie”).Funkcję
uruchamiamy z poziomu: „Lista kartotek.../Dla kartoteki.../Aktywna / Nieaktywna.
Funkcje dostępne w menu:
Co dalej…/Zapis [F9] – zapis danych;
Co dalej.../Rezygnacja [F12] – rezygnacja z operacji;
Dla kartoteki…/Dane asortymentu [Ctrl A] – wywołuje okno z opisem wybranej
pozycji;
System.../Pomocy! [F1] – pomoc podręczna;
9.5 Utworzenie środka recepturowego
Aby utworzyć w systemie nowy środek recepturowy należy:
1. Stworzyć w indeksie leków pozycję z zaznaczoną opcją „ręcznie robiony” (patrz: „Nowa
pozycja asortymentu”).2. Zdefiniować dla utworzonej pozycji składniki (patrz: „Definicja
składników leku robionego”).3. Utworzyć nową kartotekę dla powyższej pozycji
asortymentu (patrz: „Nowa definicja kartoteki”).4. Z poziomu okna głównego modułu
„Apteka”
wybrać: „Operacje
magazynowe.../
Protokoły
utworzenia
środków
recepturowych.../ Co dalej.../ Nowy dokument [F6]”.
Pojawi się okno: „Utworzenie środka recepturowego”. Funkcja umożliwia tworzenie
środków recepturowych; dostępna jest dla użytkowników, którzy posiadają odpowiednie
uprawnienia nadane przez administratora systemu. W przypadku braku takich uprawnień, po
wyborze funkcji z menu wyświetlony zostaje komunikat:
Okno dzieli się na dwie zakładki:
1) Dokument
2) Pozycje
9-17
„Co dalej.../Pobierz składniki” - funkcja umożliwia automatyczne pobranie wcześniej
zdefiniowanych składników środka recepturowego.
„Co dalej…/Zapis [F9]” - zapis edytowanych informacji.
„Co dalej.../Zapis i wydruk pozycji” - zapis i wydruk informacji dotyczących składników
leku robionego.
„Co dalej.../Rezygnacja [F12]” – rezygnacja ze zmian, powrót do poprzedniego okna.
Dla pozycji.../ Dodaj [Ctrl+D] - dodanie nowej komórki na listę.
Dla pozycji.../ Usuń/Przywróć [Ctrl+U] - usunięcie bądź przywrócenie komórki.
Dla pozycji.../ Edycja komórki [Shift+F2] - edycja wybranej komórki.
„Konfiguracja.../Konfiguracja listy” – możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
„Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl F3]” – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji listy
„Konfiguracja.../Profile [Shift Ctrl F3]” –opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
„System…/Pomocy! [F1]” – pomoc podręczna;
Zakładka 1) – Dokument
W zakładce należy wybrać z listy specyfik (po naciśnięciu
pojawia się wybór kartotek
wszystkich preparatów robionych), który zamierzamy stworzyć oraz podać dane dotyczące
jego ilości. Poniżej zaprezentowano formatkę na której następuje wybór kartoteki.
9-18
Wyszukiwanie danych z listy można zawęzić wprowadzając do pola „Wyszukiwanie”
danych oraz zaznaczając odpowiednie pola wyboru (wyszukiwanie wg nazwy, nazwy
międzynarodowej, kodu asortymentu, kodu kreskowego opakowania). Na liście mogą się
znalźć tylko pozycje o statusie „aktywne” - co uzyskujemy przez zaznaczenie pola „Tylko
aktywne”.
Pola: „Cena specyfiku” i „Wartość specyfiku” zostaną uzupełnione automatycznie po
wybraniu odpowiednich pozycji specyfiku. Kolejnym krokiem jest wprowadzenie danych
dotyczących ilości tworzonego specyfiku.
9-19
Zakładka 2) – Pozycje
W zakładce 2 możemy wybrać poszczególne składniki tworzonego specyfiku. Widoczne są
tutaj okna: „Wybór pozycji” - zawierające listę kartotek leków pogrupowanych
9-20
Użytkownik ma możliwość wyszukiwania danych względem wyznaczonych kryteriów. Aby
skorzystać z wyszukiwania należy umieścić dane w polu Wyszukiwanie, następnie wybrać
jeden z parametrów wyszukiwania (wg nazwy, nazwy międzynarodowej, kodu asortymentu,
kodu kreskowego opakowania), po czym nacisnąć przycisk Znajdź.
Aby dodać daną pozycję magazynową do składu specyfiku (okno „Wybrane pozycje”),
funkcję :„Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku
zadań albo dwa razy „kliknąć” na danej pozycji), co spowoduje dopisanie tej pozycji do
składu specyfiku. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych pól („Ilość”, „Cena”,
„VAT”, itd.). Dodanie następnych leków do listy następuje w taki sam sposób.
Uwaga!
Szybszym sposobem wyboru składników jest użycie wspomnianej wyżej funkcji: „Pobierz
składniki.” („Co dalej.../Pobierz składniki”). Funkcja umożliwia automatyczne pobranie
wcześniej zdefiniowanych składników środka recepturowego. Jeżeli, któregoś ze
składników środka recepturowego nie będzie na stanie magazynu system poinformuje o tym
komunikatem. Istnieje możliwość wydrukowania listy brakujących składników.
W celu usunięcia danego leku ze składu specyfiku, należy go zaznaczyć (poprzez kliknięcie
w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :„Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl U]
(lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku zadań).
9-21
funkcja konfiguracji listy: („Konfiguracja.../Konfiguracja listy.) Możemy wówczas określać,
które dane mają być pokazane i w jakiej kolejności.
Uwaga!
9.5.1 Protokoły utworzenia środków recepturowych
Okno „Protokoły utworzenia środków recepturowych w APTEKA „ wywołujemy
wybierając z menu okna głównego modułu „Apteka” funkcję: „Operacje
magazynowe.../Protokoły utworzenia środków recepturowych”. Okno zawiera listę
wszystkich protokołów utworzenia środków recepturowych stworzonych w magazynie.
Wybór danych do wyświetlenia oraz zmiana ich kolejności jest możliwa za pomocą funkcji
w menu „Konfiguracja listy”.
9-22
Co dalej.../ Nowy dokument [F6] - stworzenie nowego protokołu.
Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] - podgląd wybranego protokołu.
Dla dokumentu.../ Anulowanie - anulowanie wybranego protokołu.
Lista…/ Filtr - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz jak mają być
posortowane.
Odświeżenie [Shift+F3] – ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów, przydatne np. w
przypadku systemów sieciowych, gdzie podobne informacje mogą być wprowadzane na
wielu komputerach naraz; może się zdarzyć, że działanie na innym komputerze spowoduje
zmianę zawartości oglądanej przez nas listy.
Konfiguracja.../ Konfiguracja listy - możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
Konfiguracja.../ Zapis profilu [Ctrl+F3] – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji listy
Konfiguracja.../ Profile [Shift+Ctrl+F3] – opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
System…/ Pomocy! [F1] – pomoc podręczna.
9-23
9.6 Nadawanie i usuwanie kodów kreskowych
W systemie SOLMED istnieje możliwość nadania (lub usunięcia) kodu kreskowego
poszczególnym kartotekom leków i materiałów. Wykorzystanie tej możliwości systemu
pozwoli użytkownikom usprawnić sobie pracę w magazynie aptecznym. Aby użytkownik
miał dostęp do funkcji powinien mieć nadane prawa do „Nadawania kodów kreskowych
(APNK)”.
Funkcję uruchamiamy z poziomu okna „Definicje kartotek” poprzez:
Nadawanie kodu: „Dla kartoteki.../ Kody kreskowe.../Nadaj kod”.
Usuwanie kodu: „Dla kartoteki.../ Kody kreskowe.../Usuń kod”.
Drukowanie kodu: „Dla kartoteki.../ Kody kreskowe.../Drukuj kod”.
Uwaga: Kody kreskowe możemy drukować jedynie na specjalnych przeznaczonych do tego
celu drukarkach.
9.7 Ilości specyfiku według magazynów
Okno „Ilości ... wg magazynów” wywołujemy wybierając funkcję: „Dla kartoteki.../Ilości
specyfiku wg magazynów” z poziomu menu „Kartotek magazynu...”. Okno zawiera listę
magazynów, w których dany lek jest dostępny wraz ze wskazaniem najważniejszych
danych.
Wybór danych do wyświetlenia oraz zmiana ich kolejności jest możliwa za pomocą funkcji
w menu „Konfiguracja listy”.
9-24
Kliknięcie prawym klawiszem myszy w kolumnie „Jednostka ewidencyjna” wywołuje
słownik „QLMJO” zawierający definicje użytych skrótów.
Konfiguracja.../Profile [Shift+Ctrl+F3] – opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
9-25
9.8 Historia dokumentów przyjęć na oddział
Okno „Historia dokumentów przyjęć na oddział” pojawia się po wybraniu funkcji:„Dla
kartoteki.../Historia przyjęć na oddział [Ctrl+O] „ z poziomu menu okna „Kartoteki
magazynu ...”. Zawiera listę dokumentów dostaw oraz podstawowe dane o każdej dostawie
danej kartoteki (np. ilość opakowań, wartość dostawy, itp.).
Ilość i strukturę wyświetlanych informacji można modyfikować za pomocą funkcji
„Konfiguracja listy”.
Uwaga!
Aby otrzymać listę historii przyjęć kartoteki na dany oddział magazynowy należy przed
uruchomieniem funkcji „Historia przyjęć na oddział” wybrać odpowiednią kartotekę z
poziomu okna „Kartoteki magazynu ...”.
Kliknięcie prawym klawiszem myszy w kolumnie „Typ dostawy”, „Status pozycji” bądź
„Jednostka opakowania” wywołuje odpowiednio słowniki: „QDMTYP”, „QDDSTAT” lub
„QLMJO” zawierające definicje użytych skrótów (dostępne są tu również inne słowniki w
zależności od konfiguracji listy).
Co dalej…/Powrót [F12] – powrót do poprzedniego ekranu;
Lista.../Wydruk - funkcja pozwala na wydruk historii dostaw;
9-26
być posortowane;
wyświetlać i w jakiej kolejności);
(charakterystycznej dla aktualnie zalogowanego użytkownika);
konkretnego użytkownika systemu;
System…/Pomocy! [F1] – pomoc podręczna;
9.9 Historia dostaw
Okno „Historia dokumentów dostaw kartoteki” pojawia się po wybraniu funkcji:„Dla
kartoteki.../Historia dostaw” z poziomu menu okna „Kartoteki magazynu ...”. Zawiera listę
dokumentów dostaw oraz podstawowe dane o każdej dostawie danej kartoteki (np. ilość
opakowań, wartość dostawy, itp.).
Uwaga!Aby otrzymać listę dostaw kartoteki należy przed uruchomieniem funkcji „Historia
dostaw” wybrać odpowiednią kartotekę z poziomu okna „Kartoteki magazynu ...”.
9-27
Kliknięcie prawym klawiszem myszy w kolumnie „Typ dostawy”, „Status pozycji” bądź
„Jednostka opakowania” wywołuje odpowiednio słowniki: „QDMTYP”, „QDDSTAT” lub
Lista.../Wydruk - funkcja pozwala na wydruk historii dostaw.
być posortowane.
Konfiguracja.../Profil – opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do potrzeb
9-28
9.10
Historia rozchodów
Okno „Historia dokumentów rozchodów kartoteki” pojawia się po wybraniu
funkcji: „Dla kartoteki.../Historia rozchodów” z poziomu okna „Kartoteki magazynu
...”. Zawiera listę dokumentów wydań danej kartoteki leku oraz podstawowe dane o każdym
wydaniu (np. ilość opakowań, jednostka docelowa, wartość rozchodu, itp.).
Uwaga:Aby otrzymać listę rozchodów kartoteki należy przed uruchomieniem funkcji
„Historia rozchodów” wybrać odpowiednią kartotekę z poziomu okna „Kartoteki magazynu
...”.
„Kliknięcie” prawym klawiszem myszy w kolumnie „Typ dok. rozchodu”, „St. poz.
rozchodu” (status pozycji rozchodu) bądź „Jednostka opakowania” wywołuje odpowiednio
słowniki: QDMTYP”, „QDDSTAT” lub „QLMJO” zawierające definicje użytych skrótów
(dostępne są tu również inne słowniki w zależności od konfiguracji listy).
Co dalej…/Powrót [F12] – powrót do poprzedniego ekranu;
9-29
Lista.../Wydruk - funkcja pozwala na wydruk historii dostaw;
Lista…/Filtr[F3] – daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz jak mają
być posortowane;
spowoduje zmianę zawartości oglądanej przez nas listy;
wyświetlać i w jakiej kolejności);
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl F3] – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji listy
(charakterystycznej dla aktualnie zalogowanego użytkownika);
Konfiguracja.../ Profile – opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji do potrzeb
konkretnego użytkownika systemu;
System…/Pomocy! [F1] – pomoc podręczna;
9.11
Historia zapotrzebowań
Okno „Historia dokumentów zamówień kartoteki” pojawia się po wybraniu funkcji: „Dla
kartoteki.../Historia zapotrzebowań” z poziomu menu „Kartotek magazynu ...”.Zawiera listę
dokumentów zamówień oraz podstawowe dane o każdym zamówieniu (np. ilość opakowań,
wartość dostawy, itp.).
Uwaga:Aby otrzymać listę dokumentów zamówień kartoteki należy przed uruchomieniem
funkcji „Historia zapotrzebowań” wybrać odpowiednią kartotekę z poziomu okna
„Kartoteki magazynu ...”.
9-30
„Kliknięcie” prawym klawiszem myszy w kolumnie „Typ dostawy”, „Status pozycji” bądź
„Jednostka opakowania” wywołuje odpowiednio słowniki: QDMTYP”, „QDDSTAT” lub
Lista.../Wydruk - funkcja pozwala na wydruk historii dostaw.
być posortowane.
spowoduje zmianę zawartości oglądanej przez nas listy.
Konfiguracja.../Zapis profilu [Ctrl F3] – powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji listy
9-31
Zapisz - zapisanie bieżących ustawień filtra.
9.12
Historia ruchu leków
Ekran „Historii ruchu leków” zawiera informacje na temat historii wybranego leku
zarejestrowanego w ewidencji danego magazynu. Funkcję wywołujemy z poziomu okna
głównego modułu „Apteka” poprzez:„Zarządzanie magazynem.../Lista kartotek.../Dla
kartoteki.../Sprawdź całą historię”
Plansza składa się z dwóch części. W pierwszej umieszczone są Dane kartoteki:
Nazwa - nazwa wskazanego leku.
Jedn. op. - jednostka opakowania.
Rozm.opak. - rozmiar opakowania.
Id kartoteki - numer ID kartoteki.
Id leku - numer ID leku.
Dostarczone - ilość dostarczonych leków.
Pozostało - ilość leków, które pozostały.
9-32
Zwrócone - ilość zwróconych leków.
Rozchody - ilości z rozchodów.
Ilość na magazynie - ilość leku pozostałego na magazynie.
W drugiej części planszy znajdują się informacje dotyczące Dostaw i zwrotów
Na planszy znajdują się następujące funkcje menu:
Co dalej.../Powrót [F12] - powrót do poprzedniego okna w systemie.
Pokaż listę rozchodów - użycie opcji spowoduje wyświetlenie listy z zestawieniem
rozchodów. Po wybraniu funkcji na dole planszy wyświetlone zostanie dodatkowe pole
wraz z listą rozchodów:
System.../Pomocy [F1] - możliwość skorzystania z pomocy systemu SOLMED.
9-33
10 Zarządzanie magazynem - Inwentaryzacja
10.1
Inwentaryzacja
W systemie SOLMED inwentaryzację magazynu wykonujemy poprzez uruchomienie z
poziomu ekranu menu głównego modułu „Apteka” funkcji:„Zarządzanie magazynem.../
Inwentaryzacja [Ctrl+I]”.
Zostanie otwarte okno z listą przeprowadzonych inwentaryzacji.
Z poziomu tej listy dostępne są funkcje pozwalające:
Otworzyć nową inwentaryzację.
Dla otwartej inwentaryzacji:
Wygenerować listę arkuszy systemowych (raz, na początku).
Wejść na listę arkuszy w celu ich podglądu, uzupełnienia lub dodanie nowych arkuszy.
Zamknąć inwentaryzację.
Anulować inwentaryzację.
Dla zamkniętej inwentaryzacji:
Podejrzeć listę arkuszy (podgląd arkuszy pokaże już podliczone wartości zarówno wg spisu
jak i wg systemu).
Podejrzeć listę dokumentów wyrównujących.
Obejrzeć i wydrukować raport wyników inwentaryzacji.
Dla dokonania inwentaryzacji przyjęto następujące założenia:
Osobno inwentaryzowane są dary i dostawy.
W danym momencie może być wykonywana tylko jedna inwentaryzacja.
Rozpoczęcie inwentaryzacji blokuje operacje magazynowe na inwentaryzowanym
magazynie do czasu jej zakończenia.
Do chwili zamknięcia inwentaryzacji, możliwe jest jej anulowanie w dowolnym momencie;
w takim przypadku stany magazynowe nie są w żaden sposób modyfikowane.
Po zamknięciu inwentaryzacji system automatycznie tworzy dokumenty wyrównujące ilości
w systemie do ilości spisanych.
Wyniki inwentaryzacji
10-1
Po zamknięciu inwentaryzacji możliwy jest do wykonania raport jej wyników. Raport
zawiera podsumowanie całej inwentaryzacji (wartości obliczone wg systemu i wg spisu)
oraz listę nagłówków arkuszy podliczonych w identyczny sposób. Raport ten w połączeniu
z wydrukami poszczególnych arkuszy i dokumentów wyrównujących powinien zostać
przekazany do księgowości jako wynik inwentaryzacji.
10.2
Lista dokumentów inwentaryzacyjnych
Okno „Lista dokumentów inwentaryzacyjnych” pojawia się po wybraniu z poziomu
głównego
menu
modułu
„Apteka”
funkcji: „Zarządzanie
magazynem.../
Inwentaryzacja[Ctrl+I]”.Okno
zawiera
listę
dokumentów
inwentaryzacyjnych,
wygenerowanych w magazynie.
Nie jest możliwe rozpoczęcie inwentaryzacji, gdy pozostają jakiekolwiek dokumenty o
statusie wprowadzonych.
Co dalej…/”Nowa inwentaryzacja„ [F6] - nowy dokument dotyczący strat nadzwyczajnych.
Co dalej…/”Powrót” [F12] - powrót do poprzedniego ekranu.
10-2
Dla inwentaryzacji…/”Podgląd„ [F2] - podgląd danych zatwierdzonego arkusza
inwentaryzacyjnego.
W zależności od statusu inwentaryzacji (otwarta czy zamknięta), dokumenty są
dostępne do edycji lub nie. Poza tym ulega zmianie również sam widok dokumentów w
trybie podglądu. W trakcie trwania inwentaryzacji wyświetlane są tylko informacje o
ilościach wprowadzonych ze spisu oraz o wartościach obliczonych na tej podstawie. Po
zamknięciu inwentaryzacji, na podglądzie są widoczne dodatkowo ilości, jakie powinny być
wg systemu, oraz wartości wyliczone na tej podstawie.
Dla inwentaryzacji…/”Edycja„
inwentaryzacyjnego.
[Ctrl+F2]
-
edycja
niezatwierdzonego
arkusza
Dla inwentaryzacji…/”Generowanie arkuszy„ [Ctrl+G] - funkcja automatycznie generuje
arkusze inwentaryzacyjne - systemowe.
Dla inwentaryzacji…/”Lista
inwentaryzacyjnych.
arkuszy„
[Ctrl+L]
-
wejście
na
listę
arkuszy
Dla inwentaryzacji…/ „Zamknięcie” [Ctrl+Z] - zamknięcie bieżącej inwentaryzacji.
Dla inwentaryzacji…/ „Podgląd wyników” - raport z wynikami zakończonej inwentaryzacji.
Dla inwentaryzacji…/ „Dokumenty wyrównujące.../Przychodowe lub Rozchodowe - lista
stworzonych przez system dokumentów wyrównujących stan magazynu po inwentaryzacji.
Dla inwentaryzacji…/ „Anulowanie” [Ctrl+A] - anulowanie inwentaryzacji.
Lista…/”Filtr [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz jak
Lista…/”Odświeżenie” [Shift+F3] - ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Konfiguracja.../”Konfiguracja listy„ - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
Konfiguracja.../”Profile„ [Shift+Ctrl+F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
10-3
System wymaga, aby osoba prowadząca inwentaryzację była zdefiniowana w
systemie jako farmaceuta (FAR).
Istnieje możliwość współbieżnego przeprowadzenia operacji inwentaryzacji darów
oraz inwentaryzacji dostaw. Przed rozpoczęciem drugiej inwentaryzacji użytkownik zostanie
poinformowany o fakcie iż jest już rozpoczęta któraś z inwentaryzacji i czy zamierza
kontynuować. Jeżeli są rozpoczęte obie to wówczas jest oczywiste, że nie ma możliwości
rozpoczęcia następnych dopóki nie zakończy lub nie anuluje którąś z rozpoczętych.
Do chwili zamknięcia inwentaryzacji, możliwe jest jej anulowanie w dowolnym
momencie; w takim przypadku stany magazynowe nie są w żaden sposób modyfikowane.
Po zamknięciu inwentaryzacji system automatycznie tworzy dokumenty wyrównujące
ilości w systemie do ilości spisanych.
W dniu zamknięcia okresu przeprowadzenie inwentaryzacji jest niemożliwe.
10.2.1
Dokument inwentaryzacyjny
Nowy dokument inwentaryzacyjny tworzymy z poziomu głównego menu magazynu
„Apteka” poprzez:„Zarządzanie magazynem.../ Inwentaryzacja [Ctrl+I].../ Co dalej.../ Nowa
inwentaryzacja [F6]”.
Podczas rozpoczynania inwentaryzacji prezentowana jest dokładna informacja o
dokumentach niezatwierdzonych potrzebnych do wykonania operacji. Na formularzu
wyświetlane są następujące informacje dotyczące tych dokumentów:
- Typ dokumentu
- Numer dokumentu
- Data dokumentu z podziałem na dokumenty dostaw i rozchodów
10-4
Jeżeli nie ma żadnych dokumentów niezatwierdzonych wówczas pojawi się okno
„Dokument inwentaryzacji dla magazynu”.
Dla nowego dokumentu inwentaryzacyjnego użytkownik musi tylko określić typ
inwentaryzacji:
DR - Inwentaryzacja dostaw. DS - Inwentaryzacja darów.
10-5
oraz osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie inwentaryzacji.
Wszystkie wartości (wg systemu i spisu) zostaną wyświetlone po zamknięciu
inwentaryzacji.
Po stworzeniu dokumentu
inwentaryzacyjne.
inwentaryzacyjnego
należy
wygenerować
arkusze
System wymaga, aby osoba prowadząca inwentaryzację była zdefiniowana w
systemie jako farmaceuta (FAR).
Istnieje możliwość współbieżnego przeprowadzenia operacji inwentaryzacji darów
oraz inwentaryzacji dostaw.Przed rozpoczęciem drugiej inwentaryacji użytkownik zostanie
poinformowany o fakcie iż jest już rozpoczęta któraś z inwentaryzacji i czy zamierza
kontynuować. Jeżeli są rozpoczęte obie to wówczas jest oczywiste, że nie ma możliwości
rozpoczęcia następnych dopóki nie zakończy lub nie anuluje którąś z rozpoczętych.
Do chwili zamknięcia inwentaryzacji, możliwe jest jej anulowanie w dowolnym
momencie; w takim przypadku stany magazynowe nie są w żaden sposób modyfikowane.
Po zamknięciu inwentaryzacji system automatycznie tworzy dokumenty wyrównujące
ilości w systemie do ilości spisanych.
Uwaga!
Istniejący dokument inwentaryzacyjny możemy wyświetlić w trybie podglądu lub edycji,
poprzez:„Zarządzanie magazynem.../ Inwentaryzacja [Ctrl+I].../ Dla inwentaryzacji.../
Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl F2]”.
Co dalej…/ „Zapis” [F9] - utworzenie nowego dokumentu.
Co dalej…/ „Rezygnacja” [F12] - rezygnacja z wprowadzonych danych.
10.2.2
Lista arkuszy inwentaryzacyjnych
Okno „Lista arkuszy inwentaryzacyjnych” pojawia się po wybraniu z poziomu listy
dokumentów inwentaryzacyjnych funkcji „Dla inwentaryzacji.../Lista arkuszy [Ctrl
L]”. Zawiera listę arkuszy inwentaryzacyjnych, wygenerowanych dla danej inwentaryzacji
w magazynie.
10-6
Co dalej…/”Nowy arkusz„ [F6] - nowy dokument dotyczący strat nadzwyczajnych.
Co dalej…/ „Wydruk arkuszy do spisu” - wydruk arkuszy inwentaryzacyjnych
wykorzystywanych do spisu z natury (pusta kolumna „Ilość opakowań”).
Co dalej…/”Wydruk arkuszy po spisie” - wydruk arkuszy inwentaryzacyjnych
wykorzystywanych do spisu z natury.
Co dalej…/”Wydruk arkuszy z wynikami” - wydruk wypełnionych
inwentaryzacyjnych; funkcja uaktywnia się po zatwierdzeniu arkusza.
arkuszy
Dla arkusza…/”Podgląd„
inwentaryzacyjnego.
[F2]
-
podgląd
danych
zatwierdzonego
arkusza
W zależności od statusu inwentaryzacji (otwarta czy zamknięta), arkusze są dostępne
do edycji lub nie. Poza tym ulega zmianie również sam widok arkuszy w trybie podglądu.
W trakcie trwania inwentaryzacji wyświetlane są tylko informacje o ilościach
wprowadzonych ze spisu oraz o wartościach obliczonych na tej podstawie. Po zamknięciu
10-7
inwentaryzacji, na podglądzie są widoczne dodatkowo ilości, jakie powinny być wg
systemu, oraz wartości wyliczone na tej podstawie.
Dla arkusza…/ „Edycja„ [Ctrl F2] - edycja niezatwierdzonego arkusza inwentaryzacyjnego.
Dla arkusza…/ „Anulowanie” [Ctrl A] - anulowanie arkusza inwentaryzacyjnego.
Lista…/ „Filtr [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz jak
Lista…/ „Odświeżenie” [Shift F3] - ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Konfiguracja.../”Konfiguracja listy„ - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
Konfiguracja.../”Profile„ [Shift Ctrl F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
10.2.3
Nowy dokument inwentaryzacyjny
Aby wygenerować w systemie nowy dokument inwentaryzacyjny należy wywołać okno
„Dokument inwentaryzacji dla magazynu ...”Okno z poziomu „Kartoteki magazynu ....”
uruchamiamy poprzez: „Dla magazynu.../Inwentaryzacja.../Co dalej.../Nowy dokument
[F6]”
Po uruchomieniu funkcji pojawia się okno ostrzegawcze:
10-8
Po naciśnięciu przycisku [Tak] pojawia się okno pokazujące stopień zaawansowania
procesu:
Po wygenerowaniu dokumentu pojawi się okno „Dokument inwentaryzacji dla magazynu
...”
1) Dokument
2) Pozycje
10-9
Co dalej.../Przelicz dokument [Ctrl R] - funkcja umożliwia przeliczanie całego dokumentu
lub tylko jego pozycji (Dla pozycji.../Przelicz pozycję).Przeliczenie dokumentu odbędzie się
pod warunkiem, że zostanie wskazana kolumna, która jest podstawą przeliczania dla danego
Co dalej…/Zapis [F9] – zapis edytowanych informacji z możliwością późniejszej edycji
dokumentu.
Co dalej.../Zapis z zakończeniem inwentaryzacji - zapis wprowadzonych informacji bez
możliwości dokonywania korekt (możliwy tylko tryb podglądu).
1) Dokument
W zakładce należy wprowadzić identyfikator przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej
(z listy) oraz ewentualnie wpisać swoje uwagi w polu: „Uwagi”. Uwaga: Numer dokumentu
jest generowany automatycznie przy zapisywaniu dokumentu. Dla nowego dokumentu
ustawiana jest domyślnie data bieżąca.
2) Pozycje
10-10
Zakładka 2 zawiera wygenerowane informacje dotyczące rodzaju i rozmiaru asortymentu.
Osoby dokonujące inwentaryzacji („spisu z natury”) wprowadzają dane dotyczące ilości
opakowań (kolumna: „Ze spisu il. opak.), a system automatycznie wylicza ilość danego
asortymentu w przeliczeniu na jednostki podstawowe (kolumna: „Ze spisu w j. opak.”).
Aby dodać daną pozycję kartoteki do dokumentu inwentaryzacyjnego, należy wybrać
funkcję:„Dla pozycji... /Dodanie kartoteki [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się
na pasku zadań) co spowoduje dopisanie brakującej pozycji do dokumentu
inwentaryzacyjnego.
W celu usunięcia danej kartoteki z dokumentu, należy ją zaznaczyć i wybrać funkcję :„Dla
pozycji... / Usunięcie kartoteki [Ctrl U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku
zadań).
Uwaga:
Aby zapisać dokument należy wprowadzić wszystkie dane dotyczące ilości opakowań
(kolumna: „Ze spisu il. opak.)
10.2.4
Arkusz inwentaryzacyjny
W trakcie inwentaryzacji tworzone są arkusze inwentaryzacyjne, które zawierają spisywane
pozycje. Rozróżniamy dwa typy arkuszy: systemowe i użytkownika.
10.2.5
Arkusze systemowe:
Są to arkusze utworzone przez system według poszczególnych pozycji dostaw znajdujących
się wg systemu na stanie magazynu. Utworzone są raz, na początku inwentaryzacji, nie
10-11
można ich anulować ani usuwać z nich pozycji. Są one dostępne tylko do wprowadzenia
ilości spisanych wg stanu faktycznego magazynu.Arkusze systemowe generujemy z
poziomu listy dokumentów inwentaryzacyjnych poprzez:„Dla inwentaryzacji.../
Generowanie arkuszy [Ctrl G]”.
Ilość pozycji na pojedynczym arkuszu (systemowym) jest definiowana w systemie
(Konfiguracja.../ Ustawienia systemowe) w zależności od potrzeb użytkownika (domyślnie
30 pozycji).
10.2.6
Arkusze użytkownika:
Tworzone są na bieżąco w trakcie trwania inwentaryzacji i umożliwiają wprowadzenie
pozycji, których wg sytemu już nie ma (lub w ogóle nie było) na stanie magazynu. Arkusze
te można anulować, można również w dowolny sposób modyfikować ich zawartość.
Arkusze użytkownika generujemy z poziomu listy dokumentów inwentaryzacyjnych
poprzez:„Dla inwentaryzacji.../ Lista arkuszy [Ctrl L].../ Co dalej.../ Nowy arkusz [F6]”.
W zależności od statusu inwentaryzacji (otwarta czy zamknięta), arkusze są dostępne do
edycji lub nie. Poza tym ulega zmianie również sam widok arkuszy w trybie podglądu. W
trakcie trwania inwentaryzacji wyświetlane są tylko informacje o ilościach wprowadzonych
ze spisu oraz o wartościach obliczonych na tej podstawie. Po zamknięciu inwentaryzacji, na
podglądzie są widoczne dodatkowo ilości, jakie powinny być wg systemu oraz wartości
wyliczone na tej podstawie. Arkusz w trybie podglądu lub edycji wywołujemy z poziomu
listy dokumentów inwentaryzacyjnych poprzez:„Dla inwentaryzacji.../ Lista arkuszy [Ctrl
L].../ Dla arkusza.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl F2]”.
Okno „Arkusz inwentaryzacyjny” dzieli się na dwie zakładki: 1) Arkusz i 2) Pozycje
Co dalej…/ „Zapis” [F9] - zapis edytowanych informacji.
Co dalej…/ „Zapis i wydruk arkusza do spisu” - zapis edytowanych informacji i wydruk
arkuszy wykorzystywanych przy spisie z natury.
Co dalej…/ „Rezygnacja” [F12] - rezygnacja ze zmian, powrót do listy arkuszy.
1) Arkusz
Zakładka „Arkusz” zawiera informacje typu: numer arkusza, typ arkusza (systemowy czy
użytkownika), status arkusza (zatwierdzony, anulowany itp.), wartość arkusza obliczoną dla
ilości spisanych. Po zamknięciu inwentaryzacji również wartość dla ilości wg sytemu.
10-12
2) Pozycje
Pozycje określają spisywane kartoteki, z dokładnością do asortymentu, opakowania, ceny,
serii, daty ważności. Pozycje arkuszy systemowych są generowane automatycznie na
podstawie posiadanych przez system informacji o stanie magazynu. Pozycje arkuszy
użytkownika są dodawane na bieżąco w miarę potrzeb w trakcie trwania inwentaryzacji.
10-13
Użytkownik wprowadza informacje dotyczące ilości pozycji ze spisu z „natury” w kolumnie
„Ilość wg spisu”.
Na podstawie wypełnionych arkuszy, w chwili zamknięcia inwentaryzacji tworzone są
dokumenty wyrównujące, mające na celu doprowadzenie do zgodności stanu w systemie ze
stanem faktycznym magazynu.
Pozycje arkusza związane z wstrzymanymi pozycjami dokumentów wyświetlane są
na liście w kolorze zielonym.
2.
Pozycje te nie mogą być modyfikowane, czyli ilość według spisu musi być równa
ilości systemowej.
1.
10-14
Uwaga!
10.3
Lista dokumentów wyrównujących
Na podstawie wypełnionych arkuszy inwentaryzacyjnych, w chwili zamknięcia
inwentaryzacji tworzone są dokumenty „wyrównujące”, mające na celu doprowadzenie do
zgodności stanu w systemie ze stanem faktycznym magazynu.
Okno „Dokumenty wyrównujące ...” pojawia się po wybraniu z poziomu listy
dokumentów
inwentaryzacyjnych
funkcji:„Dla
inwentaryzacji.../Dokumenty
wyrównujące.../ Przychodowe lub Rozchodowe”. Okno zawiera listę dokumentów
wyrównujących, wygenerowanych w magazynie w czasie zamykania inwentaryzacji.
10-15
Dla dokumentu…/”Podgląd [F2]„ [F2] - podgląd danych zatwierdzonego arkusza
inwentaryzacyjnego.
Lista…/”Filtr [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane oraz jak
Lista…/”Odświeżenie” [Shift F3] - ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Konfiguracja.../”Konfiguracja listy” - daje możliwość zmiany konfiguracji listy (które dane
Konfiguracja.../”Profile” [Shift Ctrl F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień
10-16
10.3.1
Dokument wyrównujący
Dokumenty wyrównujące są tworzone na podstawie pozycji poszczególnych arkuszy na
następującej zasadzie: następuje porównanie ilości wpisanej przez użytkownika jako ilość
zinwentaryzowana z ilością jaka powinna znajdować się w magazynie wg systemu. W
przypadku wykrycia nadmiarów (ilość wpisana jest większa od systemowej) tworzony jest
dokument „przyjęciowy”, w przypadku wykrycia braków (ilość wpisana mniejsza od
systemowej) – dokument „rozchodowy”. Dla arkuszy użytkownika, jako ilość „systemowa”
przyjmowane jest 0.
W zależności od ilości pozycji arkuszy, na których wystąpiły różnice pomiędzy ilościami
systemowymi a spisanymi, powstaje odpowiednia ilość dokumentów (ilość pozycji na
dokumentach wyrównujących jest ustalana w ten sam sposób, co ilość pozycji arkuszy
systemowych).
Poszczególne pozycje dokumentów wyrównujących opiewają na ilość będącą różnicą
pomiędzy ilościami na odpowiednich pozycjach arkuszy, cena również pochodzi z tych
pozycji arkuszy. Po podliczeniu wszystkich pozycji, otrzymywana jest wartość
dokumentów. Dokumenty te są dostępne jedynie do podglądu. Są one tworzone po
zakończeniu inwentaryzacji, od razu uzyskują status zatwierdzonych i modyfikują stany
magazynowe w systemie.
Okno „Dokument wyrównujący ...” składa się z trzech zakładek:
1) Dokument 2) Pozycje 3) Uwagi
1) Dokument
Zakładka „Dokument” zawiera informacje typu: numer dokumentu, nazwa magazynu, typ
dokumentu (przychodowy, rozchodowy), data utworzenia dokumentu, wartość dokumentu.
10-17
2) Pozycje
Pozycje dokumentów wyrównujących są generowane automatycznie na podstawie
posiadanych przez system informacji.
10-18
3) Uwaga
Na zakładce umieszczone są ewentualne informacje dodatkowe dotyczące dokumentów
wyrównujących.
10-19
Co dalej…/ „Wydruk pozycji” - wydruk pozycji znajdujących się w dokumencie
wyrównującym.
Co dalej…/ „Rezygnacja” [F12] - rezygnacja ze zmian, powrót do listy arkuszy.
System…/
10-20
„Pomocy!”
[F1]
-
pomoc
podręczna.
11 Zarządzanie magazynem - Umowy z
kontrahentami
11.1
Umowy z kontrahentami
Funkcja „Umowy z kontrahentami” ułatwia kontrolę realizacji umów na dostawę leków i
materiałów medycznych. Po rozstrzygnięciu przetargu na dostawy szpital, dzięki tej funkcji,
może mieć kontrolę (ilości i cen) nad dostawami, których realizacja jest rozłożona w czasie.
W celu zwiększenia możliwości wykorzystania tej funkcjonalności zastosowano wymóg
„ręcznego” powiązania „pozycji do pozycji” (a nie na przykład automatycznie). Daje to
użytkownikowi możliwość powiązania dostaw produktu w innym opakowaniu niż na
umowie lub tego samego produktu, ale od innego producenta.
Aby kontrola była możliwa należy:
1. Wprowadzić do systemu informacje dotyczące poszczególnych zawartych przez
szpital umów z kontrahentami.
2. Zatwierdzić wprowadzone umowy lub aneksy.
3. Powiązać pozycje dostawy z odpowiednią umową.
Informacje dla administratora:
W celu korzystania z funkcji należy:
- ustawić licencję systemową dla obsługi umów z kontrahentami (jeśli oczywiście
użytkownik taką licencję posiada),- nadać uprawnienia do obsługi kontraktów
(APPU - Powiązanie pozycji dostawy z umową),- wybrać odpowiedni sposób
kontroli cen i wprowadzić go w ustawieniach systemowych (szczegóły).
11.2
Lista umów/aneksów do umów z kontrahentami
Ekran „Lista dokumentów z kontrahentami w ...” pojawia się po wybraniu
funkcji: „Zarządzanie magazynem.../ Umowy z kontrahentami” z poziomu menu głównego
modułu „Apteka” i zawiera listę umów i aneksów z kontrahentami.
11-1
Co dalej.../ „Nowa umowa„ - zarejestrowanie nowej umowy lub nowego aneksu do
umowy już istniejącej.
Co dalej.../ „Powrót” - wyjście z listy umów do głównego menu.
Dla umowy.../ „Podgląd„ [F2] - podgląd zawartości dokumentu.
Dla umowy.../ „Edycja„ [Ctrl+F2] - edycja danych dokumentu.
Dla umowy.../ „Anulowanie” - anulowanie dokumentu umowy / aneksu.
„Zamknięcie dokumentu” - funkcja pozwala „ręcznie” zakończyć realizację
wybranej umowy, nawet wtedy, gdy dostawy nie są w pełni zrealizowane.
Zamknięcie umowy powoduje brak możliwości powiązania jej z pozycjami
dostawy. Zamknięcie umowy jest operacją nieodwracalną.
Dla umowy.../ „Stan realizacji umowy/aneksu” - informacje dotyczące aktualnego
stanu wybranej umowy lub aneksu.
Dla umowy.../ „Przeliczanie ilości już dostarczonych powiązanych z umową” funkcja przeznaczona jest dla sytuacji awaryjnych, kiedy zajdzie potrzeba
odtworzenia ilościowego stanu dostaw powiązanych z umową, w przypadku
wykrycia niezgodności zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.
11-2
Tylko zatwierdzone umowy można powiązywać z dostawami.
Dla umowy.../ „Aneks do umowy” - funkcja pozwala stworzyć nowy aneks do
wybranej umowy.
Dla umowy.../ „Lista aneksów do umowy” - wyświetla listę wszystkich aneksów do
wybranej umowy.
Pozycje, które są już dostarczone w 100% nie pojawiają się na liście wyboru
do powiązania.
„Wydruki.../ „ Wydruk umowy „
Wydruki.../ „ Ilościowego stanu zaawansowania dostaw” .
Wydruki.../ „ Specyfikacji dostaw dla umowy.”
Lista…/ „Filtr” [F3] - daje możliwość wyboru, które dane mają być wyświetlane
oraz jak mają być posortowane.
Lista.../ „Odświeżenie” [Shift F3] - ponowne naczytanie listy wg ustalonych filtrów,
Lista.../ „Wydruk” - wydruk danych z listy.
Konfiguracja.../ „Konfiguracja listy„ - daje możliwość zmiany konfiguracji listy
(które dane wyświetlać i w jakiej kolejności).
Konfiguracja.../ „Zapis profilu” [Ctrl F3] - powoduje zapisanie bieżącej konfiguracji
Konfiguracja.../ „Profile>„ - opcja pozwalająca na dostosowanie ustawień aplikacji
do potrzeb konkretnego użytkownika systemu.
11.3
Dokument umowy / aneksu
Okno „Dokument umowy (aneksu)” zawiera szczegółowe dane o umowie lub aneksie do
umowy. W zależności od trybu, w jakim zostało wywołane służy do modyfikacji lub
przeglądania dokumentów umowy.
Okno z poziomu menu głównego modułu „Apteka” wywołujemy przez:„Zarządzanie
magazynem.../Umowy z kontrahentami.../ Dla dokumentu.../ Podgląd [F2] lub Edycja [Ctrl
F2]”.
11-3
1) Dokument
2) Pozycje
Co dalej.../ „Zapis” [F9] - zapis nowego dokumentu umowy lub aneksu do umowy.
okna.
Dla pozycji... / Dodaj [Ctrl D] - dodawanie pozycji do listy.
Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl U] - usuwanie bądź przywracanie wybranej
pozycji.
Dla pozycji.../ Edycja komórki [Ctrl F2] - możliwość wprowadzania poprawek do
wybranej komórki.
Lista.../Filtr [F3] - możliwość filtrowania danych.
Konfiguracja.../ „Profile„ [Shift Ctrl F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie
1) Dokument
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu dostawy. W trybie edycji
modyfikować można zawartość pól „Numer zewnętrzny umowy”, „Data zawarcia”, „Data
obowiązywania”, oraz „Uwagi”.W trybie przeglądania danych nie można edytować żadnego
pola.
11-4
Pola „Wartość umowy”, „Zrealizowano” oraz „Pozostało do zrealizowania” prezentują
sumaryczną wartość umowy oraz ile już zrealizowano i ile pozostało zostało do
zrealizowania. Jeżeli cena dostawy jest wyższa od ceny umowy wówczas w polu
„Pozostało” pokazywana jest liczba 0. Natomiast pole „Pozostało do zrealizowania”
zmienia nazwę na „Realizacja przekroczona o:” gdzie pokazywana jest warność o jaką
przekroczono cenę.
2) Pozycje
Zakładka 2 zawiera informacje na temat rodzaju i ilości zakontraktowanego asortymentu.
„Wybrane pozycje” - służące do wprowadzania wybranych leków.
11-5
Aby dodać daną pozycję magazynową do dokumentu umowy / aneksu (okno „Wybrane
pozycje”), należy ją zaznaczyć (poprzez kliknięcie danego leku w oknie „Wybór pozycji”) i
wybrać funkcję :„Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na
pasku zadań albo dwa razy kliknąć na danej pozycji) co spowoduje dopisanie tej pozycji do
dokumentu umowy / aneksu.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu umowy / aneksu, należy go zaznaczyć (poprzez
kliknięcie w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :„Dla pozycji... / Usuń/Przywróć
funkcja konfiguracji listy („Konfiguracja.../Konfiguracja listy„)- możemy określać, które
11.3.1
Nowy dokument umowy / aneksu
Aby wprowadzić do systemu dane o nowej umowie lub aneksie do umowy należy otworzyć
okno „Dokument umowy”. Okno z poziomu menu głównego modułu „Apteka”
uruchamiamy poprzez: „Zarządzanie magazynem.../ Umowy z kontrahentami.../ Co
11-6
Okno dzieli się na dwie zakładki:
1) Dokument
2) Pozycje
Co dalej.../ „Zapis” [F9] - zapis nowego dokumentu umowy lub aneksu do umowy.
okna.
Dla pozycji... / Dodaj [Ctrl D] - dodawanie pozycji do listy.
Dla pozycji... / Usuń/Przywróć [Ctrl U] - usuwanie bądź przywracanie wybranej
pozycji.
Dla pozycji.../ Edycja komórki [Ctrl F2] - możliwość wprowadzania poprawek do
wybranej komórki.
Lista.../Filtr [F3] - możliwość filtrowania danych.
Konfiguracja.../ „Profile” [Shift Ctrl F3] - opcja pozwalająca na dostosowanie
1) Dokument
W zakładce należy wpisać podstawowe dane dotyczące dokumentu umowy / aneksu. Należy
wybrać dostawcę i uzupełnić następujące pola: „Numer zewnętrzny umowy”, „Data
zawarcia”, „Data obowiązywania” oraz ewentualnie „Uwagi”. dentyfikator umowy zostanie
nadany przez system automatycznie.
11-7
2) Pozycje
Na tej zakładce wybieramy z dostępnego asortymentu ten, który jest objęty umową.
„Wybrane pozycje” - służące do wprowadzania wybranych leków.
Podczas rejestrowania umowy ceny pozycji nie są kontrolowane i nie są
automatycznie przeliczane z netto na brutto i brutto na netto.
11-8
Na planszy istnieje możliwość wyszukania danych względem wyznaczonych kryteriów.
Aby skorzystać z automatycznego wyszukiwania konkretnych danych należy wprowadzić
dane do pola Wyszukiwanie, zaznaczyć właściwy parametr wyszukiwania (wg nazwy, wg
nazwy międzynarodowej, wg kodu asortymentu, wg kodu kreskowego opakowania), po
czym nacisnąć przycisk Znajdź. Wyszukiwane dane zostaną wyświetlone na liście.
Aby dołączyć daną pozycję do dokumentu umowy (okno „Wybrane pozycje”), należy ją
zaznaczyć (poprzez kliknięcie danej pozycji w oknie „Wybór pozycji”) i wybrać funkcję
:„Dla pozycji... /Dodaj [Ctrl D]” (lub nacisnąć ikonkę „+” znajdującą się na pasku zadań
albo dwa razy kliknąć na danej pozycji) co spowoduje dopisanie tej pozycji do dokumentu
umowy lub aneksu. Następnie wprowadzamy dane do pozostałych pól („Ilość”, „Cena
netto”, itd.). Dodanie następnych leków do listy następuje w taki sam sposób.
W celu usunięcia danego leku z dokumentu umowy lub aneksu, należy go zaznaczyć
(poprzez kliknięcie w oknie „Wybrane pozycje”) i wybrać funkcję :„Dla pozycji... /
Usuń/Przywróć [Ctrl U] (lub nacisnąć ikonkę „-” znajdującą się na pasku zadań).
funkcja konfiguracji listy: („Konfiguracja.../Konfiguracja listy”) - możemy określać, które
11-9
11.4
Powiązanie pozycji dostawy z umową
Aby można było powiązać pozycje dostawy do umowy z kontrahentem muszą być
spełnione warunki:
1. Umowa (aneks) z kontrahentem musi być zatwierdzona. 2. Dostawa musi być
zatwierdzona.
Możliwość powiązania dostawy z umową uzależniona jest od tego czy użytkownik
obsługujący system, posiada nadane przez administratora odpowiednie uprawnienia do
wykonywania tego typu czynności.
W celu powiązania pozycji dostawy z zarejestrowaną w systemie umową należy z poziomu
głównego menu modułu „Apteka” uruchomić okno „Dostawa zewnętrzna” poprzez
funkcję:„Operacje magazynowe.../ Dostawy/przyjęcia.../ Dostawy.../ Dla dokumentu.../
Powiązanie pozycji dostawy z umową”.
Plansza Powiązanie pozycji dostawy z umową składa się z dwóch zakładek:
Na pierwszej zakładce umieszczone są podstawowe informacje dotyczące dokumentu, na
drugiej natomiast istnieje możliwość powiązania dostawy z umową.
11-10
Dołączenie wybranych pozycji następuje poprzez zaznaczenie pola wyboru w zakładce 2 Powiązanie. Wywołana zostanie wówczas poniższa plansza Wybór pozycji z umowy:
Należy zaznaczyć interesującą nas pozycję i poprzez naciśnięcie „OK” lub [F9] dokonać
powiązania pozycji z umową.
11-11
Podczas zapisywania dokumentu system kontroluje i porównuje ceny z dostawy z
cenami na umowie. Jeżeli ceny się nie zgadzają to system wyświetla komunikat z
informacją o numerze pozycji dostawy, której cena nie jest zgodna z umową.
Naciśnięcie przycisku „Rezygnacja” lub [F12] spowoduje wyjście do poprzedniego okna i
rezygnację z wprowadzonych danych.
W przypadku, gdy chcemy powiązać produkt z dostawy do produktu na umowie o
innych parametrach (np. ten sam lek ale inny producent lub inny rozmiar opakowania niż na
umowie, itp.), możemy skorzystać z „ręcznego” wyszukania interesującej nas kartoteki
poprzez funkcję „Szukanie”. Należy wpisać nazwę lub ID szukanej kartoteki i nacisnąć
przycisk „Znajdź”. Po wybraniu produktu w pole ilość opakowań i ilość w jednostkach
opakowań wprowadzamy odpowiednie wielkości. Aplikacja sama przeliczy cenę za
opakowanie na podstawie rozmiaru opakowań, porówna z ceną opakowania na umowie - i
ewentualnie poinformuje odpowiednim komunikatem.
Uwaga!
Anulowania powiązania pozycji z umową dokonujemy poprzez odznaczenie pola wyboru w
polu „Powiązanie”.
Jeśli dochodzi do powiązania ilości większej niż ilość dostarczona wówczas wyświetlany
jest formularz ostrzegawczy informujący o pozycjach z ilością jednostek powiązanych
większą niż ilość jednostek dostarczonych. Na formularzu istnieje możliwość potwierdzenia
lub anulowania przeprowadzanej operacji. Poniżej znajduje się przykładowy formularz
ostrzegawczy:
11-12
Istnieje możliwość powiązania z umową leku, który nie występuje na umowie. System
pozwala na wybranie innych kontraktów niż te związane z aktualnie wybraną pozycją
(kartoteką) dostawy na formularzu do powiązania. Warunkiem jest aby kartoteki kontraktu
miały jednak taką samą postać oraz dawkę a nazwy były międzynarodowe.
Dodatkowo istniej możliwość zmiany sposobu wyliczania realizacji – wykorzystania
jednostek opakowań do wyznaczenia ilości opakowań kartoteki wskazanej na kontrakcie.
Np. jeśli na kontrakcie jest kartoteka o rozmiarze 10 w ilości 10, wówczas można powiązać
5 opakowań o rozmiarze 20. Pozwala to na wyliczenie realizacji jako 100 jednostek
opakowań
czyli
10
opakowań
o
rozmiarze
10.
11-13
12 Zarządzanie magazynem - Wstrzymanie i
wycofywanie leków
Okno „Lista pozycji leków” pojawia się po wybraniu z poziomu menu Apteki:
- „Zarządzanie magazynem.../ Wstrzymanie i wycofywanie leków”
Lista pozycji leków prezentuje pozycje dokumentów przyjęciowych (dary i dostawy). Listę
można filtrować według następujących kryteriów:
- według nazwy handlowej,- według nazwy międzynarodowej, - według kodu
kreskowego, - według numeru dokumentu, - według numeru faktury,- według
statusu pozycji,- według zakresu daty dokumentu,- według numeru serii i dacie
ważności.
Na liście pozycji leków można wykonywać operacje tylko na dokumentach o
określonych statusach tzn.:
- Wstrzymanie jest możliwe tylko dla dokumentów o statusie WP, ZW- Wycofanie
jest możliwe tylko dla dokumentów o statusie WP, ZW oraz dla wstrzymanych WSAnulowanie wstrzymania jest możliwe tylko dla dokumentów o statusie WSAnulowanie wycofania jest możliwe tylko dla dokumentów o statusie WY
Dodatkowo należy pamiętać iż operacja wstrzymania/wycofania powoduje zmianę statusu
pozycji dokumentu na odpowiednio WS/WY. Operacja Cofnięcia modyfikuje status pozycji
dokumentu do statusu nagłówku dokumentu.
12-1
Dla wybranych pozycji…/Wstrzymanie [Ctrl+W] – wstrzymanie zaznaczonej
pozycji.
Dla wybranych pozycji…/Wycofanie [Ctrl+C] – wycofanie zaznaczonej pozycji.
Dla wybranych pozycji…/Anulowanie
wstrzymania leku.
wstrzymania
–
cofnięcie
operacji
Dla wybranych pozycji…/Anulowanie wycofania – cofnięcie operacji wycofania
leku.
kryteriów.
dostawców.
12-2

SYSTEM MEDYCZNY SOLMED

Transkrypt

Podobne dokumenty