Zakres czynnoœci podstawowych komórek

1
Załącznik nr 1
ZAKRES PODSTAWOWYCH CZYNNOŚCI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
Zarząd Spółdzielni
Zarząd Spółdzielni działa w oparciu o Regulamin Zarządu S.M. „Kolejarz” uchwalony
przez
Radę
Nadzorczą,
który
szczegółowo
określa
zasady
pracy,
uprawnienia
i obowiązku Zarządu oraz ustala podział czynności i odpowiedzialności poszczególnych
członków Zarządu.
I. KOMÓRKI ORGANIZACYJNE PODLEGAJĄCE PREZESOWI ZARZĄDU
Dział członkowsko mieszkaniowy
Do obowiązków działu w szczególności naleŜy:
–
kompletownie dokumentacji stanowiącej podstawę do przyjmowania członków
i ustania członkostwa i przedkłada ją odpowiednim organom w celu podjęcia
uchwał,
–
sporządzanie umów na ustanowienie spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu,
–
załatwianie spraw dotyczących zamiany mieszkań,
–
przedkładanie Zarządowi lub Radzie Nadzorczej podań członków Spółdzielni wymagających ich decyzji i informowanie członków o podjętych decyzjach,
–
przedkładanie Walnemu Zgromadzeniu do rozpatrzenia odwołań członków od
uchwał Rady nadzorczej dotyczących pozbawienia członkostwa,
–
prowadzenie rejestru członków i ksiąg wieczystych,
–
organizowanie przetargów na lokale wolne w sensie prawnym,
–
organizowanie i obsługa komisji problemowej Rady Nadzorczej rozpatrującej zaległości członków w opłatach za lokale,
–
załatwienie spraw związanych z przekształceniem tytułów prawnych do lokali,
–
przyjmowanie interesantów w sprawach członkowsko – mieszkaniowych,
–
uczestniczenie w posiedzeniach organów samorządowych Spółdzielni rozpatrujących
sprawy członkowsko – mieszkaniowe.
–
opracowywanie
sprawozdań,
udziela
informacji
w
sprawach
członkowsko-
mieszkaniowych, wydawanie potrzebnych dokumentów i zaświadczeń,
–
opracowywanie projektów regulaminów i instrukcji uzgadnianie ich z radcą prawnym i bezpośrednim przełoŜonym i przedkładanie do zatwierdzenia odpowiednim organom samorządowym Spółdzielni.
–
bieŜące aktualizowanie regulaminów i instrukcji,
–
prowadzenie i przechowanie akt członkowskich.
2
Dział samorządowy i administracyjno - gospodarczy
Dział wykonuje wszystkie czynności związane z prowadzeniem spraw samorządowych,
organizacyjnych, socjalnych i administracyjno-gospodarczych, a w szczególności:
l. Prowadzi sekretariat Zarządu Spółdzielni, w tym:
–
przygotowuje posiedzenia Zarządu, zawiadamia zainteresowanych o terminie,
miejscu i porządku posiedzenia, sporządza protokoły z posiedzeń Zarządu,
–
przekazuje uchwały i decyzje Zarządu, zainteresowanym komórkom do realizacji,
–
prowadzi ewidencję uchwał i decyzji Zarządu, składa Zarządowi określone informacje z realizacji uchwał i decyzji,
–
prowadzi obsługę narad i spotkań organizowanych przez Zarząd Spółdzielni, sporządza protokoły lub notatki i przekazuje zainteresowanym, ustalenia w nich zawarte,
2. Prowadzi sekretariat Rady Nadzorczej Spółdzielni, w tym:
–
przygotowuje posiedzenia plenum, prezydium o Komisji Rewizyjnej Rady, ustala
z przewodniczącym Rady terminy posiedzeń, porządek i miejsce, o czym powiadamia członków Rady, Zarządu i inne osoby .Sporządza protokoły z tych posiedzeń,
–
przekazuje, do realizacji, uchwały i decyzje Rady zainteresowanym komórkom
organizacyjnym Spółdzielni,
–
prowadzi ewidencję uchwał i decyzji Rady, składa Radzie i Zarządowi okresowe
informacje o realizacji uchwał i decyzji Rady,
–
współpracuje z przewodniczącym Rady, przekazuje korespondencje wpływającą
do Rady i ustala termin jej rozpatrzenia przez Radę, następnie korespondencje
przekazuje odpowiedniej komórce w celu przygotowania materiałów potrzebnych
do rozpatrzenia
3. Organizuje Walne Zebranie członków w sposób określony w statucie Spółdzielni,
w tym:
–
ustala porządek obrad, termin, miejsce i powiadamia członków i inne osoby,
które winne wziąć udział w zebraniu, sporządza protokoły z zebrań,
–
prowadzi ewidencję uchwał i wniosków, przekazuje je odpowiednim organom
samorządowym do realizacji, składa Zarządowi i Radzie informacje
z
realizacji
uchwał i wniosków,
–
współpracuje z Radą Nadzorczą w zakresie sporządzenia sprawozdań rocznych
z jej działalności oraz planuje ilości posiedzeń i związanych z tym kosztów.
4. Prowadzi ewidencje skarg i wniosków związanych z działalnością Spółdzielni.
3
5. Prowadzi zagadnienia dotyczące organizacji Spółdzielni, w tym:
–
opracowuje strukturę organizacyjną Spółdzielni,
–
gromadzi materiały dotyczące zmian organizacji pracy komórek org., zakresów
czynności, usprawniania metod pracy itp. przedkłada je do rozpatrzenia Zarządowi Spółdzielni, a po podjęciu decyzji przez Zarząd, wprowadza je w Ŝycie,
–
czuwa nad zgodnością tekstów i form pieczęci, szyldów, blankietów firmowych,
itp. z obowiązującymi nazwami, formą, zajmowanymi stanowiskami, obowiązującymi przepisami, prowadzi ewidencję wzorów, wydawanych pracownikom, pieczęci i rozlicza z ich posiadania, dokonuje kasacji nieaktualnych pieczęci,
–
wykonuje,
przy
współpracy
z
radcą
prawnym,
czynności
związane
z opracowaniem i zarejestrowaniem w Sądzie statutu Spółdzielni i zmian
w statucie, jak teŜ zmian w składzie Zarządu i Rady Spółdzielni,
–
gromadzi, przechowuje i zabezpiecza:
protokoły z posiedzeń Zarządu, Rady Spółdzielni i Walnego Zgromadzenia,
uchwały regulaminy i instrukcje obowiązujące w Spółdzielni.
6. Prowadzi działalność socjalną wśród pracowników Spółdzielni i ich rodzin, w tym:
– opracowuje regulaminy funduszu socjalnego i mieszkaniowego
– sporządza roczne plany rzeczowo-finansowe działalności socjalnej,
– zbiera informacje o potrzebach socjalnych pracowników, emerytów i rencistów
w danym roku i udziela im pomocy w miarę moŜliwości finansowych określonych
w rocznym planie i na zasadach określonych w regulaminie.
7. Prowadzi zagadnienia administracyjno-gospodarcze, maszynopisanie i sekretariat,
w tym:
–
zleca i nadzoruje remonty i konserwację lokali biurowych i gospodarczych,
sprzętu biurowego i urządzeń technicznych, utrzymuje czystość i porządek
w pomieszczeniach biurowych,
–
zaopatruje komórki org. w sprzęt, urządzenia, meble, maszyny biurowe, materiały biurowe, materiały i sprzęt do utrzymania czystości, itp.
–
prowadzi ewidencję środków trwałych i przedmiotów niskiej wartości,
–
zabezpiecza pomieszczenia przed włamaniem i kradzieŜą, oraz przestrzeganiem
przez pracowników dyscypliny w tym zakresie, - załatwia sprawy związane
z archiwowaniem akt,
–
zabezpiecza prawidłową pracę centrali telefonicznej i telefonów końcowych, dokonuje rozliczeń prywatnych rozmów telefonicznych,
–
przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję przychodzącą i wychodzącą, rozdziela
korespondencję za pokwitowaniem - zgodnie z dekretacją, prowadzi rozliczenie
4
opłat pocztowych,
–
prowadzi kancelarię poufną,
–
zaopatruje pracowników w bilety komunikacji miejskiej, prowadzi w tym zakresie odpowiednią dokumentację i dokonuje rozliczeń,
Stanowisko ds. BHP p.poŜ i obrony cywilnej
Prowadzi całokształt zagadnień związanych z BHP, w sposób określony w Kodeksie pracy i wydanych na jego podstawie przez Radę Ministrów i Ministrów przepisach; prowadzi sprawy p.poŜ. i obrony cywilnej; a w szczególności:
1. w zakresie BHP i p.poŜ.
–
prowadzi szkolenia wstępne i na stanowisku pracy oraz organizuje szkolenia
wszystkich pracowników,
–
kontroluje warunki BHP i p.poŜ. wydaje zalecenia w uzgodnieniu z Zarządem
Spółdzielni i czuwa nad terminową realizacją zaleceń,
–
nadzoruje przestrzeganie przepisów BHP i p.poŜ. oraz warunki pracy pod kątem
zgodności z tymi przepisami,
–
dba o propagandę wizualną na stanowiskach pracy poprzez wywieszanie obowiązujących instrukcji haseł o tematyce BHP i p.poŜ.,
–
czuwa nad wyposaŜeniem pracowników w odzieŜ roboczą i ochroną, sprzęt
ochrony osobistej oraz prowadzi racjonalną gospodarkę w tym zakresie. Zabezpiecza posiłki regeneracyjne i napoje,
–
opracowuje instrukcje w zakresie BHP i p.poŜ.,
–
opracowuje plany poprawy warunków BHP i przedkłada je za Zarządowi Spółdzielni do zatwierdzenia,
–
czuwa nad realizacją zatwierdzonych planów,
–
sporządza sprawozdawczość z zakresu BHP i p.poŜ.,
–
przeprowadza dochodzenia z wypadków przy pracy i sporządza dokumentację
powypadkową.
2. w zakresie obrony cywilnej
–
opracowuje plany, programy, instrukcje i regulaminy w zakresie obrony cywilnej,
–
organizuje szkolenia pracowników,
–
organizuje oddziały o.c. i wyposaŜa je w potrzebny sprzęt,
–
prowadzi kancelarię tajną,
–
współpracuje w tym zakresie z odpowiednimi jednostkami,
–
sporządza sprawozdawczość i informacje,
–
wykonuje wszystkie inne czynności związane z o.c.
5
Stanowisko ds. pracowniczych
Prowadzi całokształt zagadnień dotyczących spraw pracowniczych w szczególności:
– załatwia sprawy związane z angaŜowaniem i zwalnianiem pracowników
–
kompletuje, wymagane przepisami, akta personalne nowoprzyjmowanych pracowników i przedkłada je Zarządowi w celu podjęcia decyzji o zatrudnieniu,
–
przygotowuje i dostarcza, wymagane przepisami, dokumenty personalne zwalnianym
pracownikom,
–
opiniuje, pod kątem zgodności z prawem, wnioski w sprawach, awansowania, karania i zwalniania pracowników,
–
prowadzi i przechowuje akta personalne pracowników – zgodnie z obowiązującymi w
tym zakresie przepisami,
–
zbiera opinie i świadectwa przewidziane przepisami o trybie przyjmowania do pracy
pracowników na stanowiska kierownicze, związane z odpowiedzialnością materialną,
–
wystawia zaświadczenia w sprawach personalnych,
–
załatwia sprawy emerytalne i rentowe pracowników,
–
opracowuje plany urlopów pracowników i nadzoruje ich realizację,
–
sporządza sprawozdawczość i informacje z zakresu prowadzonych spraw.
Sekcja radców prawnych
Radcy prawni wykonują wszystkie czynności związane z obsługą prawną Spółdzielni
a w szczególności:
–
prowadzą ewidencję aktów prawnych i normatywnych dotyczących Spółdzielni oraz
czuwają nad ich wprowadzeniem w Ŝycie przez poszczególne komórki organizacyjne
Spółdzielni,
–
opiniują projekty umów zawieranych pomiędzy Spółdzielnią a jej kontrahentami,
–
opiniują projekty wszystkich aktów normatywnych przedkładanych organom samorządowym Spółdzielni, do uchwalenia,
–
opiniują pod względem prawnym sprawy wynikające ze stosunku pracy,
–
udzielają pracownikom Spółdzielni, porad prawnych w sprawach słuŜbowych,
–
udzielają wykładni przepisów prawnych,
–
opracowują pozwy do sądów we wszystkich sprawach wynikających z działalności
Spółdzielni,
–
prowadzą zastępstwo prawne Spółdzielni przed sądami i innymi instytucjami.
6
Księgowość - Główny księgowy
Obowiązki głównego księgowego i jego zastępcy zostały określone ustawą z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości z późn, zmianami. Główny księgowy i jego zastępca składają oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w
sposób określony w/w cyt. ustawie.
Do obowiązków głównego księgowego w Spółdzielni naleŜy:
l. Prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi zasadami
polegające zwłaszcza na:
–
zorganizowaniu i doskonaleniu systemu obiegu i kontroli dokumentów w sposób
zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych i ochronę mienia Spółdzielni, prawidłowe prowadzenie księgowości, sporządzanie kalkulacji wynikowej
kosztów i sprawozdawczości finansowej,
–
zorganizowaniu i doskonaleniu prowadzenia księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej, w celu zapewnienia
ich rzetelności, prawidłowości z zastosowaniem racjonalnej organizacji pracy i
techniki przetwarzania danych,
–
bieŜącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzeniu kalkulacji
wynikowej kosztów i kosztów sprawozdawczości finansowej w sposób umoŜliwiający:
–
terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,
–
ochronę mienia spółdzielczego i terminowe rozliczanie osób odpowiedzialnych majątkowo za to mienie,
–
–
prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
naleŜytym przechowywaniu i zabezpieczeniu dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych,
–
nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez
poszczególne komórki organizacyjne,
2. Zorganizowanie i doskonalenie systemu wewnętrznej informacji finansowej.
3. Prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z uchwałami Zarządu i obowiązującymi
zasadami, polegające zwłaszcza na:
–
przestrzeganiu zasad rozliczeń pienięŜnych i zapewnieniu naleŜytej ochrony wartości
pienięŜnych,
–
zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów,
7
–
zapewnieniu terminowego ściągania naleŜności i dochodzenia roszczeń spornych
oraz spłaty zobowiązań,
–
–
przestrzeganiu obowiązujących przepisów dotyczących w szczególności:
–
ustalania i opłacania podatków i innych świadczeń o podobnym
–
charakterze,
–
stosowanie cen sprzedaŜy,
–
wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników,
–
pokrywania kosztów i wydatków z właściwych środków,
prawidłowym dysponowaniu środkami pienięŜnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych i korzystaniu z kredytów bankowych.
4. Dokonywanie wstępnej, bieŜącej i następnej kontroli w zakresie powierzonych mu
obowiązków oraz następnej kontroli operacji gospodarczych stanowiących przedmiot
księgowań,
5. Kierowanie pracą podległych pracowników ich instruowanie i szkolenie.
Dział finansowy - Z-ca głównego księgowego
Zastępca głównego księgowego współpracuje z głównym księgowym w zakresie realizacji
obowiązków naleŜących do głównego księgowego oraz nadzoruje i koordynuje pracę
działem finansowym, działem rachunkowym i sekcją ds. ekonomicznych.
Śledzi
zmieniające
się
przepisy
dotyczące
spraw
finansowych,
rachunkowych
i wprowadza je w Ŝycie, instruuje podległych pracowników o sposobie wykonywania poszczególnych prac, dba o terminowe i prawidłowe wykonywanie zagadnień. Bezpośrednio kieruje działem finansowym.
–
sporządza plan kosztów Zarządu i administracji i wnioski w sprawie podziału tych
kosztów na poszczególne rodzaje działalności,
–
prowadzi sprawy związane z finansowaniem działalności Spółdzielni oraz współpracuje w tym zakresie z finansującymi bankami,
–
prowadzi kasę Spółdzielni,
–
nadzoruje przestrzeganie dyscypliny finansowej w szczególności:
–
–
gospodarki kasowej i przepisów w obrocie bezgotówkowym,
–
zamówień i rozliczeń za dostawy, roboty i usługi,
–
prawidłowego finansowania działalności spółdzielni.
przeprowadza rozliczenia z tytułu podatków, ubezpieczeń społecznych oraz funduszów scentralizowanych,
–
sporządza obowiązującą sprawozdawczość finansową,
–
prowadzi sprawy związane ze spłatą kredytów i poŜyczek,
–
kontroluje wnoszenie wkładów mieszkaniowych i budowlanych w ustalonej wysoko-
8
ści i prowadzi rozliczenia członków z tego tytułu,
–
prowadzi bieŜącą i okresową analizę kosztów oraz stanu finansowego,
–
nadzoruje przestrzeganie dyscypliny finansowej a szczególności wydatkowania funduszu płac,
–
sporządza listy płac wynagrodzeń dodatków rodzinnych, zasiłków chorobowych oraz
dokonuje potrąceń z tytułu podatku od wynagrodzeń, naliczeń egzekucyjnych itp.
–
prowadzi kartoteki wypłaconych wynagrodzeń zasiłków chorobowych,
–
sporządza sprawozdania ZUS z dokonanych wypłat z tytułu zasiłków chorobowych i
dodatków rodzinnych,
–
prowadzi całość zagadnień związanych z ubezpieczeniami osobowymi i rzeczowymi,
–
sporządza obowiązującą sprawozdawczość finansową,
–
sporządza rozliczenia zadań inwestycyjnych w zakresie finansowym,
Dział rachunkowy
–
instruuje i kontroluje komórki spółdzielni w zakresie sporządzania dokumentów
stanowiących podstawę księgowania,
–
zbiera wszystkie dokumenty księgowe,
–
kontroluje wtórnie poszczególne dokumenty pod względem formalnym rzeczowym i
rachunkowym oraz kontroluje zgodność i prawidłowość dokumentacji dotyczących
tych samych transakcji gospodarczych,
–
–
–
przygotowuje dokumenty do księgowania, a mianowicie:
–
kwalifikuje (dekretuje) dokumenty,
–
numeruje dokumenty,
księguje dokumenty w urządzeniach księgowych i uzgadnia zapisy miesięczne,
przechowuje księgi, kartoteki i dokumenty księgowe oraz zabezpiecza je przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub zagubieniem,
–
prowadzi ewidencję księgową środków trwałych, przedmiotów o niskiej wartości,
środków trwałych niematerialnych i prawnych
–
nadzoruje pozaksięgową ewidencję środków rzeczowych prowadzoną przez inne komórki organizacyjne,
–
sporządza rozliczenia inwentaryzacyjne i analizuje róŜnice oraz wnioskuje w sprawie
obciąŜeń wynikających z tych rozliczeń,
–
sporządza obrotówki kont analitycznych,
–
sporządza tabele amortyzacji i umorzeń środków trwałych będących w eksploatacji,
–
sporządza obowiązującą sprawozdawczość księgową,
–
dokonuje otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych,
–
prowadzi korespondencję z członkami i innymi kontrahentami w spawach uzgodnie-
9
nia sald i ich regulacji oraz nalicza kary i odsetki za zwłokę w regulowaniu naleŜności.
–
kompletuje przy współudziale właściwej komórki dokumenty celem dochodzenia naleŜności w drodze sądowej,
–
utrzymuje ścisły kontakt z radcą prawnym w sprawach windykacji naleŜności zasądzonych na rzecz Spółdzielni,
–
prowadzi m.in. .specjalną ewidencję wkładów mieszkaniowych i budowlanych oraz
kontroluje wysokość ich zwrotu w przypadkach ustania członkostwa,
–
prowadzi naliczanie opłat za lokale, prowadzi korespondencję z członkami i innymi
kontrahentami w sprawie egzekucji zaległych opłat, przygotowuje materiały dla radcy prawnego lub biura notarialnego,
–
wykonuje inne prace zlecone przez głównego księgowego,
Sekcja ds. ekonomicznych
–
zbiera z poszczególnych komórek organizacyjnych potrzebne dane i opracowuje
roczne plany gospodarcze Spółdzielni,
–
gromadzi materiały i prowadzi bieŜącą analizę kosztów oraz opracowuje kompleksowe okresowe analizy ekonomiczne działalności Spółdzielni,
–
w wyniku analiz opracowuje wnioski zmierzające do poprawy działalności finansowej
Spółdzielni,
–
w oparciu o opracowane i zatwierdzone plany gospodarcze Spółdzielni informuje zainteresowane komórki organizacyjne o obowiązujących wskaźnikach ekonomicznych, cenach za usługi itp. oraz sprawdza wprowadzenie ich w Ŝycie,
–
w oparciu o zatwierdzone plany i uzgodnienia z działem gospodarki zasobami mieszkaniowymi przeprowadza akcję zmiany wysokości opłat za lokale,
–
opracowuje we współdziałaniu z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi roczne
sprawozdania z działalności Spółdzielni,
–
śledzi zmiany cen usług, materiałów, podatków itp. mających wpływ na działalność
Spółdzielni informuje o powyŜszym zainteresowane komórki celem dokonania odpowiednich zmian.
10
II. KOMÓRKI ORGANIZACYJNE PODLEGAJĄCE Z-CY PREZESA DS. GOSPODARKI
ZASOBAMI MIESZKANIOWYMI
Dział eksploatacji zasobami mieszkaniowymi
Prowadzi całokształt spraw związanych z eksploatacją zasobów mieszkaniowych
a w szczególności:
–
przyjmuje do eksploatacji obiekty uzyskane w wyniku procesu inwestycyjnego,
–
przygotowuje projekty umów z przedsiębiorstwami i zakładami na, wywóz nieczystości dostawę wody, energii elektrycznej, gazu, energii cieplnej, konserwacji instalacji
c.o., c.c.w, TV, elektrycznej, konserwacji zasobów, mieszkaniowych, dźwigów, hydroforni, sprzątania terenów osiedlowych itp.
–
przygotowuje projekty umów na wynajem lokali handlowo-usługowych, róŜnego rodzaju pomieszczeń, dzierŜawy terenu, parkingów, wiat itp.
–
przygotowuje projekty umów na montaŜ reklam, szyldów, dzierŜawę masztów, dachów, dostarczanie sygnału TV, itp.
–
w uzasadnionych przypadkach, za akceptacją Zarządu Spółdzielni, rozwiązuje umowy, wprowadza zmiany warunków umownych, o powyŜszym zawiadamia zainteresowane komórki organizacyjne Spółdzielni,
–
organizuje zgodnie z obowiązującymi w Spółdzielni zasadami przetargi na najem lokai, wiat, dzierŜawę terenów, itp. ,
–
dokonuje protokolarnych przekazań i przyjęć lokali uŜytkowych, wiat, terenów itp.
oraz wystawia obciąŜenia za odnowienie lokali, amortyzację urządzeń itp. zgodnie z
zawartymi umowami,
–
załatwia sprawy związane z adaptacją lokali, zmianą sposobu ogrzewania, rezygnacją z dostawy c.o. i c.c.w., montaŜem podgrzewaczy wody itp. i wydaje warunki techniczne dotyczące w/w spraw.
–
opracowuje wskaźniki techniczno-ekonomiczne z zakresu swojej działalności, niezbędne do opracowania rocznego planu gospodarczego Spółdzielni.
–
sporządza kalkulację stawek opłat za lokale uŜytkowe własnościowe i garaŜe,
–
przygotowuje propozycje opłat za lokale, wiaty, dzierŜawę terenów, parkingów i róŜnego rodzaju pomieszczeń, opłat ryczałtowych itp.
–
sprawdza i akceptuje do zapłaty faktury za dostawę energii cieplnej rozliczanej ryczałtowo,
–
wystawia i koryguje wystawione zlecenia na dostawę energii cieplnej na potrzeby c.o.
i c.c.w.
11
–
wystawia faktury wynikające z zakresu prowadzonej działalności,
–
prowadzi w oparciu o źródłową dokumentację, ewidencję zasobów mieszkaniowych
Spółdzielni z podziałem na osiedla i nieruchomości,
–
opracowuje projekty regulaminów, umów, instrukcji w zakresie gzm, uzgadnia je z
radcą prawnym i bezpośrednim przełoŜonym a następnie przedkłada je do uchwalenia.
–
sporządza wymaganą sprawozdawczość i potrzebne informacje,
Administracje osiedli
Prowadzą całokształt spraw związanych z utrzymaniem, na wysokim poziomie, technicznym i estetycznym zasobów mieszkaniowych i terenów osiedlowych, terminowo i
rzetelnie załatwiają wszystkie potrzeby mieszkańców osiedli, załatwienie których naleŜy
do administracji osiedli, a w szczególności:
–
dokonują bieŜących przeglądów zasobów mieszkaniowych i terenów osiedlowych w
celu ustalenia niedociągnięć i spowodowanie szybkiego ich usunięcia,
–
współpracują, nadzorują i egzekwują od zakładów świadczących usługi na rzecz
spółdzielni, prawidłowego i terminowego wywiązywania się z ciąŜących na nich obowiązków,
–
ściśle współpracują przy opracowaniu planu gospodarczego Spółdzielni oraz realizują go w zakresie im przypadającym,
–
utrzymują porządek i czystość w budynkach i terenach osiedlowych,
–
prowadzą ewidencję zuŜycia wody, gazu, energii elektrycznej i cieplnej, w wyznaczonych terminach i w miarę potrzeb dokonują
analizy porównawczej ilości zuŜycia
pomiędzy poprzednimi okresami oraz pomiędzy budynkami, ustalają wnioski i realizują je,
–
dokonują odbiorów obiektów uzyskanych z procesu inwestycyjnego, zasiedlają
mieszkania, uczestniczą w przeglądach gwarancyjnych w/w obiektów.
–
dokonują odbiorów robót remontowych i uczestniczą w przeglądach gwarancyjnych
obiektów, które remontowano,
–
przeprowadzają wspólnie z działem wykonawstwa, okresowe przeglądy zasobów
mieszkaniowych i terenów osiedlowych w oparciu o wyniki przeglądów ustalają roczne plany remontów i wieloletnie harmonogramy robót okresowych,
–
prowadzą ksiąŜki meldunkowe, informują komórkę naliczania opłat o aktualnych
stanach osób zamieszkałych, w miarę potrzeb ustalają dane personalne osób zamieszkałych,
–
zabezpieczają przed utratą ciepła zasoby mieszkaniowe, organizują bieŜące odśnie-
12
Ŝanie i zwalczanie gołoledzi,
–
sprawdzają i akceptują pod względem merytorycznym i rachunkowym faktury za
zuŜycie wody, energii elektrycznej i cieplnej, gazu, wywozu nieczystości, sprzątania
terenów osiedli, robót konserwacyjnych wykonywanych na rzecz osiedli przez zakłady itd.
–
dekorują obiekty z okazji świąt państwowych,
–
współpracują z firmami ubezpieczeniowymi w zakresie zgłaszania powstałych, szkód
i egzekwowania naleŜnych Spółdzielni odszkodowań, współpracują z policją w celu
ustalenia sprawców zniszczeń,
–
sporządzają obowiązującą sprawozdawczość i opracowują potrzebne informacje,
–
sporządzają obowiązującą sprawozdawczość i potrzebne informacje z zakresu swojej
działalności,
III. KOMÓRKI ORGANIZACYJNE PODLEGAJĄCE Z-CY PREZESA DS. TECHNICZNYCH, I
WESTYCYJNYCH I DZIAŁALNOŚCI SPOŁECZNEJ, OŚWIATOWEJ I KULTURALNEJ
Sekcja ds. inwestycyjnych
Prowadzi całokształt spraw związanych z przygotowaniem, realizacją i rozliczeniem robót inwestycyjnych a w szczególności :
–
zgodnie z obowiązującymi przepisami, załatwia tereny pod budownictwo i przejmuje
je w zarząd i uŜytkowanie oraz prowadzi ich ewidencje,
–
organizuje przetargi na wykonanie dokumentacji i budowę obiektów,
–
współpracuje z biurami projektowymi i inwestorem zastępczym,
– uczestniczy w negocjowaniu warunków umownych i zawieraniu umów,
–
czuwa nad realizacją inwestycji w zgodzie z dokumentacją i zawartymi umowami w
tym celu wizytuje budowy i ściśle współpracuje z kierownikiem budowy, inspektorem nadzoru i innymi uczestnikami procesu inwestycyjnego,
–
organizuje odbiory obiektów inwestycyjnych, które spełniają wszelkie wymogi w tym
zakresie i uczestniczy w komisji odbioru,
–
ustala wysokość naleŜnych kar, od wykonawcy za nieterminową i nieprawidłową realizacje obiektów inwestycyjnych,
–
w okresie rękojmi za wady organizuje przeglądy międzygwarancyjne i odbiory pogwarancyjne, egzekwuje terminowe usuwanie usterek i nalicza kary za nieterminowe ich
usunięcie,
–
sprawdza faktury za otrzymane roboty i kwalifikuje je na poszczególne zadania inwestycyjne,
–
sporządza sprawozdawczość i potrzebne informacje z zakresu inwestycji,
–
dokonuje naboru chętnych na budowanie mieszkań i lokali handlowo-usługowych,
przygotowuje umowy i przedkłada je zarządowi Spółdzielni. Załatwia wszystkie
13
sprawy w okresie realizacji inwestycji i rękojmi za wady, wsytępujące pomiędzy:
członkiem, Spółdzielnią i wykonawcą, dotyczące zagadnień inwestycyjnych,
–
opracowuje projekty regulaminów, umów i instrukcji - uzgadnia je z radcą prawnym
i bezpośrednim przełoŜonym a następnie przedkłada je do zatwierdzenia odpowiedniemu organowi samorządowemu Spółdzielni. Na bieŜąco aktualizuje regulaminy i
instrukcje.
Dział wykonawstwa remontów
Prowadzi całokształt spraw związanych z planowaniem i wykonawstwem robót remontowych, a w szczególności:
–
uczestniczy w jesiennych przeglądach zasobów mieszkaniowych organizowanych
przez administracje osiedlowe, których zadaniem jest ustalenie zakresu robót do
wykonania i dokonuje ich wyceny,
–
opracowuje roczny plan remontów i przedkłada go do zaopiniowania Zarządowi
Spółdzielni,
–
przeprowadza przetargi na roboty ujęte w planie remontów,
–
nadzoruje ich wykonanie, organizuje odbiory robót i dokonuje ich rozliczeń ,
–
opracowuje wieloletnie harmonogramy robót cyklicznie wykonywanych i przenosi te
roboty do rocznych planów,
–
sporządza wymaganą, sprawozdawczość i potrzebne informacje,
–
opracowuje projekty regulaminów, umów i instrukcji - uzgadnia je z radcą prawnym
i bezpośrednim przełoŜonym a następnie przedkłada je do zatwierdzenia odpowiedniemu organowi samorządowemu Spółdzielni. Na bieŜąco aktualizuje regulaminy i
instrukcje.
Dział społeczny kulturalny i oświatowy
Kierujący działem jest kierownik największego klubu osiedlowego, któremu podlegają
pozostałe kluby.
Do zadań działu naleŜy inicjowanie aktywności kulturalnej mieszkańców osiedli spółdzielczych poprzez prowadzenie działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej, sportowo rekreacyjnej i opiekuńczo-wychowawczej wśród dzieci, młodzieŜy i osób w wieku
emerytalnym.
Do zadań działu w szczególności naleŜy:
–
rozwijanie bazy potrzebnej do prowadzenia działalności,
–
organizowanie zespołów muzycznych, tanecznych, teatralnych, chórów itp.,
–
rozwijanie róŜnego rodzaju sekcji zainteresowań jak. np. komputerowe, plastyczne,
recytatorskie,
–
organizowanie róŜnego rodzaju imprez kulturalnych, sportowo-rekreacyjnych, roz-
14
rywkowych,
–
organizowanie obozów i półkolonii dla dzieci i młodzieŜy w okresie wakacji i ferii
szkolnych,
–
organizowanie imprez i spotkań dla osób w podeszłym wieku,
–
współpraca z organizacjami i placówkami zajmującymi się podobną problematyką,
–
opracowuje roczne plany rzeczowo-finansowe działalności społecznej, kulturalnej i
oświatowej i odpowiada za ich realizację,
–
czuwa nad pełnym wykorzystaniem środków finansowych w celu niedopuszczenia do
opodatkowania nadwyŜki finansowej,
–
sporządza wymaganą sprawozdawczość i potrzebne informacje,
SEKRETARZ R.N.
PRZEWODNICZĄCY R.N.
mgr Tadeusz Matyjaszek
mgr Zygmunt Kołodziej
TM/AB/