Profesjonalna sekretarka - w w w . p r o f e s j o n a l i s t a . n e t . p l

PROFESJONALISTA Firma Szkoleniowo-Konsultingowa
tel.: (0-52) 56-25-800; (0-52) 56-25-801 fax. (0-52) 56-25-808; (0-52) 56-25-807
Siedziba: ul. Chopina 51; 86 – 100 Świecie Biuro: ul. Klasztorna 13A; 86 – 100 Świecie
NIP 559-140-64-39 Regon 093049465 Konto PKO BP S.A. 30 1020 5040 0000 6302 0097 8692
Profesjonalna sekretarka
Z profesjonalną sekretarką jest jak z żoną - jest szyją, która kręci głową szefa. Profesjonalna
sekretarka musi wiedzied: co, jak, gdzie, na kiedy. Często niedoceniana, bohaterka kawałów i
stereotypów jest obecnie bardzo poszukiwanym "towarem" na rynku pracy.
Celem szkolenia jest:
przygotowanie kadry sekretarsko-asystenckiej do pracy związanej z funkcjami recepcyjnymi
i
administracyjno-organizacyjnymi. Wymaga to znajomości zagadnieo z zakresu komunikacji
interpersonalnej, kultury współdziałania z szefem i innymi współpracownikami oraz wielu
umiejętności organizacyjno-technicznych.
Uczestnikami warsztatów powinny byd osoby pełniące już funkcje z tego zakresu. W trakcie
warsztatów przedstawione będą nowoczesne techniki zarządzania firmą, zarządzania sobą oraz
elementy negocjacji, savoir-vivru i współpracy z otoczeniem firmy. Warsztatowa forma zajęd
przejawiała się będzie m.in. w dużej ilości dwiczeo, analizowaniu przykładów i opracowywaniu
własnych sposobów postępowania.
Po szkoleniu uczestniczka:

będzie potrafiła zaprezentowad swój profesjonalizm wyglądem i sposobem bycia,

pozna zasady stylistyczne oraz formalne redagowania pism i zaproszeo, także w formie
elektronicznej;

pozna sposoby eleganckiego serwowania napojów i poczęstunku w trakcie narad,
konferencji, przyjmowania gości itp.;

dowie się, jak radzid sobie z trudnymi sytuacjami w kontakcie telefonicznym i bezpośrednim z
klientem;

pozna zasady dotyczące przyjmowania i zwracania się do gości, na różnych stanowiskach,
także gości z zagranicy;

będzie potrafiła dyplomatycznie odmówid umówienia spotkania bezpośrednio i telefonicznie;

pozna zasady etykiety towarzyskiej.
Ramowy plan szkolenia:
1. Rola i funkcje sekretarki.
2. Savoir-vivre w pracy:

Precedencja towarzyska w pracy i w samochodzie służbowym;

Powitanie, przedstawianie i tytułowanie gości, także honorowych;

Prowadzenie rozmów telefonicznych – podstawowe wytyczne;

Etykieta na spotkaniach i przyjęciach służbowych poza biurem.
Metody: Symulacja spotkania, z powitaniem, przedstawieniem i tytułowaniem
gości oraz symulacje wzorcowych rozmów telefonicznych.
3. Profesjonalny wizerunek sekretarki:

Elementy stroju sekretarki w odniesieniu do różnych okazji;

Makijaż, fryzura i dodatki - subtelna elegancja;

Prezencja i sposoby zachowania w nietypowych sytuacjach.
Metody: Porady indywidualne i pokazy makijażu z udziałem uczestniczek
prowadzone przez profesjonalną wizażystkę!
4. Elegancka korespondencja:

Zasady dotyczące wizytówek oraz zaproszeo;

Rodzaje i formy redagowania krótkich pism;

Netykieta, czyli etykieta w Internecie.
Metody: Redagowanie przez uczestniczki w sposób wzorcowy różnych typów
korespondencji.
5. Sztuka podejmowania gości:

Kwiaty i prezenty – dawanie i przyjmowanie;

Palenie, używanie telefonów komórkowych i inne nietypowe sytuacje;

Sposoby eleganckiego serwowania napojów i poczęstunku przy różnych okazjach.
Metody: Dyskusje grupowe oraz dwiczenia w podawaniu napojów i poczęstunku w
sytuacjach typowych oraz niestandardowych.
6. Dyplomatyczna komunikacja z klientami:

Umiejętnośd prowadzenia niezobowiązujących rozmów z gośdmi;

Sztuka dyplomatycznego odmawiania umówienia spotkania - osobiście i przez
telefon;

Radzenie sobie z trudnymi sytuacjami w kontakcie telefonicznym i bezpośrednim
z klientem.
Metody: Trening umiejętności odmawiania umówienia spotkania oraz dwiczenia
w radzeniu sobie z trudnymi sytuacjami w kontakcie z klientem.
Czas trwania:
2 dni szkoleniowe – po min. 6 godziny Dziennie.
Korzyści dla organizacji:

Prawidłowe odzwierciedlenie rangi Urzędu;

Budowanie właściwych relacji z klientami i przełożonymi;

Umiejętnośd „chronienia” przełożonego przed niechcianymi klientami;

Prezentowanie zachowao i umiejętności profesjonalnego podejmowania gości;

Dyplomatyczne postępowanie w sytuacji reprezentowania Urzędu.
Metody:
Szkolenie jest oparte na treningu umiejętności z wykorzystaniem poznanych technik i narzędzi w
oparciu o:

Gry i ćwiczenia symulacyjne
i zachowao uczestników;

Studium przypadku umożliwiające analizowanie i rozwiązywanie trudnych sytuacji
dotyczących specyfiki zawodowej uczestników szkolenia;

Mini wykłady, podczas których jest przekazywana wiedza teoretyczna dotycząca
omawianych zagadnieo; uzupełniają i porządkują posiadaną wiedzę;

Dyskusje mające na celu wymianę doświadczeo oraz rozwiązywanie problemów;

Odgrywanie ról umożliwiające indywidualną analizę i korektę zachowao uczestników;

Kurs wizażu prowadzony przez profesjonalistę w celu dopasowania wizerunku do
indywidualnych cech uczestniczek.
wpływające na kształtowanie pożądanych postaw
Nastawienie na uczenie w działaniu w oparciu o doświadczenie pozwala kształtowad wśród
uczestników naszych szkoleo przede wszystkim umiejętności – będące praktycznym zastosowaniem
wiedzy oraz ograniczyd do minimum teorię (w postaci mini-wykładów do 20% czasu szkolenia), która
ma byd zapleczem do skutecznego działania.
Dlaczego warto uczestniczyć w tym szkoleniu?
Ponieważ - poznanie zasad etykiety sprzyja naszemu lepszemu samopoczuciu. Znając i wcielając w
życie poznane zasady możemy poczud się swobodniej, możemy podnieśd jakośd naszych kontaktów
międzyludzkich i służbowych. Któż z nas nie doświadczył bowiem sytuacji, kiedy mimo całego
naszego zaangażowania i starao działo się tak, że nie wiedzieliśmy jak się zachowad w nowej sytuacji i
co zrobid z nowopoznanymi ludźmi? Albo też zwyczajnie nie mieliśmy świadomości naszego
nieodpowiedniego zachowania, stroju? Jest niezwykle ważne, aby nie tylko poznad zasady rządzące
etykietą, ale również stosować je. Dlaczego? Bo to sprzyja rozwojowi nas samych, wzmocnieniu nas,
lepszemu samopoczuciu w sytuacjach zawodowych.
Trener i autor programu:
Maria Płuciennik – psycholog, trener i praktyk biznesu, specjalista ds. Assessment/Development
Center, trener trenerów, kotrener treningu interpersonalnego w oparciu o proces grupowy.
Posiada uprawnienia do rekomendacji I i II stopnia Polskiego Towarzystwa Psychologicznego
trenera umiejętności psychospołecznych i treningu interpersonalnego oraz superwizora treningu
interpersonalnego. Trener zatwierdzony przez Wojewódzkie Urzędy Pracy w Łodzi i Warszawie oraz
Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości.
Prowadzi wykłady oraz wystąpienia w ramach ogólnopolskich konferencji z zakresu
zarządzania zasobami ludzkimi. Publikuje dla E-consulting Agencja Marketingowa oraz Beck Info
Biznes.
Od siedmiu lat specjalizuje się w:
:: prowadzeniu szkoleo z zakresu:
- podnoszenia skuteczności osobistej (m.in. obsługa klienta, negocjacje, autoprezentacja i
wystąpienia publiczne, radzenie sobie z trudnymi sytuacjami interpersonalnymi).
- nowoczesnych rozwiązao HR (m.in. motywowanie, rekrutacja i selekcja, AC/DC, zarządzanie
talentami, zarządzanie przez kompetencje),
:: konstruowaniu i przeprowadzaniu ośrodków oceny i rozwoju (AC/DC);
:: prowadzeniu coachingu menedżerskiego i kadry kierowniczej.
Projekty i szkolenia zrealizowane dla m.in.:.Adecco Poland, Cadbury , DELL Polska, Gatta, Hoop
Polska, HSBC Bank Polski, ILS – Hutchinson, ING Bank Śląski, KGHM, Michelin Polska, Ministerstwo
Gospodarki, Ministerstwo Skarbu Paostwa, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, NBP,
Oracle, Panasonic Polska, Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych, PBP Orbis, Peugeot
Polska, Real Development, Starostwo Powiatowe w Legionowie, , Strabag, Stomil Sanok, Timken
Polska, Urząd m.st. Warszawy, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, WIFI Austria-Polska,
Wojewódzki Specjalistyczny Szpital im. dr Wł. Biegaoskiego, Wrigley Polska, Velux, Zibi.
w w w . p r o f e s j o n a l i s t a . n e t . p l