Korespondencja seryjna

Korespondencja seryjna
(WORD 2003)
Korespondencja seryjna to redagowanie listów do wielu osób. Listy te zawierają podobną treść, róŜnią się tylko
niektórymi elementami, np. adresem odbiorcy. Tworzenie korespondencji seryjnej składa się z kilku etapów:
I. Zredagowanie treści listu
II. Utworzenie bazy danych zawierającej dane o adresatach
III. Wstawienie elementów róŜnych dla poszczególnych listów
IV. Połączenie (scalenie) listu z bazą danych
V. Wydruk lub wysłanie listów faxem bądź pocztą elektroniczną
Wykonując poniŜsze ćwiczenia utwórz pismo zawierające ofertę dla klientów. Oferta będzie
imienna i będzie zawierać krótką informację o firmie oraz zaproszenie na spotkanie
informacyjne. Przewidziane są dwa spotkania, osobno dla kobiet i męŜczyzn.
I. Zredagowanie treści listu
Otwórz edytor Word i napisz treść listu w następujący sposób:
W lewym górnym rogu umieść nazwę firmy wraz z adresem, numerem telefonu oraz adresem emailowym i adresem strony internetowej, przy prawym marginesie nazwę miejscowości oraz
wstaw pole daty:
Firma Handlowo-Usługowa „Zegar”
ul. Konopnickiej 12, 31-274 Kraków
tel.: (+12) 22 33 444, fax: (+12) 66 77 222
e-mail: [email protected], http://zegar.pl ...............................................Kraków, pole_daty
Aby wstawić pole daty, zamiast którego wydrukowana zostanie aktualna data odczytana z komputera, naleŜy:
• umieścić kursor w miejscu, gdzie chcemy wstawić pole,
• wybrać z menu Wstaw, Data i godzina,
• w wyświetlonym okienku wybrać język polski oraz format daty,
• włączyć opcję Aktualizuj automatycznie, dzięki czemu podczas wydruku data zostanie zaktualizowana,
• kliknąć OK.
PoniŜej wpisz treść listu (nic w nim nie zmieniaj):
Firma Handlowo-Usługowa „Zegar” ma przyjemność poinformować aaa, iŜ dnia bbb
roku otworzyła punkt sprzedaŜy zegarów. Zapraszamy aaa na spotkanie, na którym
zaprezentujemy nasze produkty. Spotkanie odbędzie się dnia ccc o godzinie ddd w
siedzibie naszej firmy. KaŜda osoba, która zaszczyci nas swoją obecnością otrzyma
miły upominek.
Serdecznie zapraszamy.
Prezes Zarządu FHU “Zegar”
Mikołaj Konopczyński
II. Utworzenie bazy danych zawierającej dane o adresatach
1. Wybierz z menu: Narzędzia Listy i dokumenty wysyłkowe Korespondencja seryjna
(po prawej stronie powinno wyświetlić się okienko kreatora korespondencji seryjnej – na dole
okienka znajdują się przyciski: Następny i Poprzedni, które naleŜy klikać, gdy chcemy
przejść na następnego/poprzedniego kroku)
2. W 1.kroku moŜna wybrać typ dokumentu jaki chcemy utworzyć - w naszym przypadku
wybierz: Listy
3. W 2.kroku moŜna wybrać w jaki sposób przygotujemy dokument - w naszym przypadku
wybierz: UŜyj bieŜącego dokumentu
4. W 3.kroku moŜna wybrać adresatów, do których będą wysyłane listy. Lista adresatów moŜe
juŜ być wcześniej utworzona (UŜyj istniejącej listy), moŜna wykorzystać bazę kontaktów w
5.
6.
7.
8.
9.
programie Outlook (Wybierz kontakty Outlook), albo moŜna ją utworzyć samemu (Wpisz
nową listę) - w naszym przypadku wybierz: Wpisz nową listę, a następnie kliknij Utwórz…
Aby zmieniać listę pól, kliknij Dostosuj…
Spośród Nazw pól pozostaw tylko: Imię, Nazwisko, Kod pocztowy, Miasto. Pozostałe usuń
(aby usunąć pole, naleŜy kliknąć jego nazwę, a następnie kliknąć przycisk Usuń)
Dodaj dwa pola: Ulica i Płeć (aby dodać pole, naleŜy kliknąć Dodaj… , następnie wpisać
nazwę pola). Po zrobieniu modyfikacji listy kliknij <OK>
MoŜna takŜe zmieniać nazwy pól lub przenosić je w górę lub w dół na liście.
W okienku Nowa lista adresów wprowadź odpowiednie dane dla 6 osób: dla trzech kobiet i
trzech męŜczyzn. Jako płeć wpisuj duŜe K oznaczające kobietę lub M – męŜczyznę. Po
wypełnieniu danych jednej osoby kliknij Nowa pozycja i wpisz dane następnej osoby. Po
wpisaniu wszystkich danych kliknij Zakończ, a następnie zapisz utworzoną listę na Pulpicie i
nadaj mu nazwę Lista
III. Wstawianie elementów róŜnych dla poszczególnych listów
Pomiędzy adresem firmy a treścią listu wstawimy pola zawierające dane o adresatach.
Ustaw kursor pod adresem i przed treścią listu, wstaw kilka wierszy i wykonaj poniŜsze operacje:
– na pasku narzędzi kliknij przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej, kliknij pole Imię i
przyciśnij Enter,
– obok, w ten sam sposób wstaw pole Nazwisko (pamiętaj o oddzieleniu imienia i nazwiska
spacją), poniŜej Ulica, poniŜej KodPocztowy i obok Miasto.
W pierwszym wierszu adresu odbiorcy listu umieścimy napis Szanowny Pan bądź Szanowna
Pani zaleŜnie od tego, czy list będzie kierowany do męŜczyzny, czy do kobiety. Skorzystamy z
pola programu Word, który umoŜliwia wstawienie wybranego tekstu zaleŜnie od spełnienia
określonego warunku. Podobnie zamienimy występujące w treści listu napisy aaa, bbb, ... na
odpowiednie pola.
1. Nad imieniem i nazwiskiem adresata wstaw pusty wiersz, kliknij przycisk Wstaw pole
programu Word i wybierz Jeśli...to...inaczej...,
a. jako Nazwa pola wybierz Płeć, jako Porównanie wybierz Równe, jako Porównaj z wpisz
K,
b. poniŜej, jako Wstaw ten tekst, wpisz Szanowna Pani, niŜej, jako W przeciwnym razie
wstaw ten tekst wpisz Szanowny Pan
c. kliknij OK.
2. W treści listu dwukrotnie występuje napis aaa. W jego miejsce ma zostać wydrukowany tekst
Pana bądź Panią. Korzystając ze wskazówek zawartych w poprzednim punkcie, w miejsce
napisów aaa wstaw odpowiednie pola.
3. W treści listu w miejsce napisu bbb wstaw datę dzisiejszą (nie pole daty!).
4. Wiedząc, Ŝe spotkanie dla kobiet odbędzie się 27 kwietnia o godzinie 17.00, a dla męŜczyzn
30 kwietnia o godzinie 18.30, wstaw odpowiednie pola warunkowe w miejsce napisów ccc i
ddd w treści listu.
IV. Połączenie listu z bazą danych
Dokument jest gotowy. Aby zobaczyć dane zamiast nazw pól, naleŜy kliknąć przycisk
PokaŜ
scalone dane na pasku narzędzi oraz skorzystać z przycisków pozwalających na wyświetlenie
następnego bądź poprzedniego rekordu.
Aby utworzyć dokument gotowy do wydruku, naleŜy kliknąć przycisk Scal w nowy dokument.
Powstanie nowy plik zawierający tyle stron, ile rekordów znajduje się w pliku zawierającym dane
o adresatach. Plik ten moŜna następnie zapisać na dysku bądź wydrukować.
1. Dokonaj scalenia pliku korespondencji seryjnej i zapisz wynik w katalogu Moje dokumenty.