salony relay i inmedio z microsoft dynamics ax

MICROSOFT DYNAMICS
SUCCESS CASE
SALONY RELAY I INMEDIO Z MICROSOFT
DYNAMICS AX
HDS Polska, sieć ponad 400 salonów prasowych i kawiarni Relay, Inmedio, Voyage cafe
wykorzystuje system Microsoft Dynamics AX. Rozwiązanie zostało dodatkowo wzbogacone
o funkcje oprogramowania Retail Columbus, które specjalnie opracowano dla firm
zajmujących się sprzedażą detaliczną i dystrybucją.
Projekt był wyjątkowy. HDS Polska jest firmą branży
nie tylko wydajny i elastyczny ze względu na wysoką
FMCG, którą charakteryzuje ciągły i dynamiczny
dynamikę rozwoju HDS Polska, ale też kompatybilny z
przepływ produktów między dostawcą a konsumentem.
innymi oprogramowaniami. – Nie ma bowiem na rynku
W niewielkich spółkach, posiadających kilka punktów
systemu ERP, który byłby w stanie objąć wszystkie procesy
sprzedaży, zapanowanie nad wszystkimi dziennymi
charakterystyczne dla branży FMCG. Zarówno systemy
operacjami jest względnie proste. Takich operacji każdego
z rodziny SAP, Oracle, Microsoft Business Solution, jak
miesiąca HDS Polska wykonuje setki tysięcy. Ponad 400
i oferowane przez polskich producentów wymagają
salonów Relay i Inmedio, które zlokalizowane są m.in. na
dodatkowych funkcji, udostępnionych w wertykalnych
lotniskach, dworcach kolejowych i warszawskim metrze, a
rozwiązaniach. W HDS Polska system Microsoft Dynamics
więc w niezwykle ruchliwych miejscach, odwiedzają miliony
AX wzbogaciliśmy więc o własne rozwiązania, które
osób. Kupują m.in. prasę, kosmetyki, artykuły spożywcze,
umożliwiło m.in. połączenie ERP z systemami POS
baterie, bilety , wypełniają też kupony lotto. Asortyment
używanymi przez HDS Polska - wyjaśnia Artur Stypiński,
jest niezwykle różnorodny i rozchodzi się w gigantycznych
Project manager Columbus Polska, odpowiedzialny za
nakładach. System informatyczny, który miał wspomóc
projekt dla HDS Polska.
zarządzanie tak dużą liczbą danych, musiał więc być
Mogę śmiało powiedzieć,
że wdrożenie zakończyło
się sukcesem. Wdrożony
system spełnia większość
naszych oczekiwań w
obszarach działalności firmy,
które do tej pory są nim
objęte. Dzięki doskonałej
współpracy z konsultantami
Columbus Polska wkrótce
rozszerzymy system o nowe
funcjonalności”
N Grzegorz Drozd, Project Manager HDS Polska
WYZWANIA
Kontrola miała rozpoczynać się już na etapie składania
obsługującymi kasy fiskalne.
Zanim rozpoczęto wdrożenie systemu Microsoft Dynamics
i przyjmowania zamówień u dostawców (np. czy cena
HDS Polska początkowo zakładał, że procesy te powinny
AX, procesy biznesowe w HDS Polska (i to nie wszystkie)
wystawiona na fakturze zgadza się z przesłaną ofertą?),
być wspomagane przez system ERP z rodziny SAP albo
wspomagane były przez kilka, nie zintegrowanych ze sobą,
monitorowaniu dziennej sprzedaży (czy i który punkt
Oracle. Ale po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej
systemów informatycznych. Każdy z nich wspomagał
sprzedaży potrzebuje pilnej dostawy wybranych
okazało się, że ich implementacja byłaby kosztowniejsza
jednak tylko wąski obszar firmy i dane należało ręcznie
produktów?), a kończyć na rozliczaniu utargu (czy
i bardziej czasochłonna niż wdrożenie systemu Microsoft
wprowadzać z jednego systemu do drugiego. Operacje
menedżer salonu odprowadził pod koniec dnia cały utarg?).
Dynamics AX. Standardowe funkcje AX musiały być
te były nie tylko czasochłonne i kapitałochłonne, ale też
Powierzenie systemowi monitoringu i kontroli pozwoliłoby
jednak rozbudowane i dostosowane do specyfiki
obarczone ryzykiem popełnienia błędu przy transferowaniu
odciążyć pracowników HDS, którzy teraz - zamiast
firmy HDS i branży FMCG. W tym celu Columbus Polska
danych zapisanych w arkuszach Excel do innej bazy.
skupiać się np. na każdorazowym weryfikowaniu faktur
zaimplementowała na w HDS wertykalne rozwiązanie do
Gdy w 1997 r. HDS pojawił się na polskim rynku i zakupił
– koncentrowaliby się na wynikach gigantycznej masy
zarządzania dystrybucją i sprzedażą detaliczną.
dwie pierwsze, lokalne spółki specjalizujące się w
przetworzonych dokumentów. Tym samym nie tylko do
Microsoft Dynamics AX został następnie zintegrowany
dystrybucji prasy w Gdańsku i Łodzi, takie rozwiązanie było
minimum ograniczono by ryzyko popełnienia błędów.
za pomocą interfejsów (przygotowanych także przez
Klient: HDS Polska
dostateczne. Ale szybko stało się jasne, że tylko na krótką
Web: www.hds.pl
chwilę. Już rok później HDS przejął kolejne 68 lokalnych
Kraj: Polska
spółek i dziś liczy ponad 400 punktów sprzedaży w
informatycznego wraz z rozwiązaniem wertykalnym
którzy współpracują z HDS. Pozostałe, końcowe systemy
Branża: Handel Detaliczny
najbardziej ruchliwych miejscach. Każdego dnia odwiedzają
przeznaczonym dla handlu detalicznego byłoby to
to tzw. POS’y (Point Of Sales) obsługujące kasy fiskalne w
je dziesiątki tysięcy kupujących.
niemożliwe. Można by wprawdzie zatrudnić kolejne
salonach i kafeteriach Relay oraz Inmedio.
PROFIL KLIENTA
Wraz z szybkim rozwojem sieci HDS Polska, która chce
osoby, które zostałyby oddelegowane do nowych zadań,
Pod koniec dnia z każdego salonu transferowane są do
HDS to międzynarodowa grupa kolportażu prasy,
co miesiąc otwierać kolejne nowe punkty sprzedaży,
ale taka taktyka generowałaby dodatkowe koszta w
centralnej bazy informacje o tym, co, gdzie, w jakiej liczbie
działająca w 15 krajach. W Polsce sieć tworzy ponad
coraz pilniejsza stawała się potrzeba wdrożenia jednego,
firmie i potęgowałaby ryzyko popełnienia błędów,
oraz w jakim tempie jest sprzedawane. Firma może więc
400 znanych salonów Relay (największa na świecie
zintegrowanego systemu informatycznego, Każdego dnia
rosnących wraz z wyższą liczbą pracowników"
monitorować i reagować na wahania popytu w czasie
sieć sprzedaży detalicznej prasy) oraz Inmedio. Oprócz
konsumenci kupują w salonach Relay i Inmedio prasę, bilety
Artur Stypiński, Project manager Columbus Polska
rzeczywistym.
prasy oferta obejmuje m.in. książki, bilety autobusowe,
autobusowe, napoje, a nawet kosmetyki czy chociażby
zakłady lotto, a także artykuły spożywcze, produkty
baterie do multimedialnych odtwarzaczy muzyki.
multimedialne. Salony HDS lokalizowane są głównie
na lotniskach, dworcach kolejowych i autobusowych,
Przy takiej masie operacji ryzyko popełnienia błędu
Columbus Polska) z zewnętrznymi systemami. Część z
Bez jednego, zintegrowanego systemu
nich stanowią różnorodne oprogramowania u dostawców,
Ale oprócz raportów sprzedaży, całkowicie
ROZWIĄZANIE
zautomatyzowano m.in. rozliczanie kosztów, księgowanie
Zarząd HDS Polska, który delegował do projektu niezwykle
wyciągów bankowych, płatności, a także weryfikację
kompetentny i zdeterminowany zespół, miał jasną wizję.
wszystkich przychodzących i wychodzących dokumentów,
galeriach handlowych oraz na stacjach warszawskiego
np. przy ręcznym księgowaniu lub naliczaniu marży jest
System miał być nie tylko wystarczająco wydajny, by
np. faktur wystawianych przez dostawców, czy raportów
metra.
bardzo duże. HDS nie mógł sobie na to pozwolić, dlatego
przetwarzał miesięcznie setki tysięcy operacji, ale też
potwierdzających wydanie produktu z magazynu do
oczekiwał od nowego systemu prowadzenia skrupulatnej
skrupulatny w kontroli wszystkich operacji związanych z
konkretnego salonu.
OPROGRAMOWANIE
kontroli każdego procesu"
dystrybucją i handlem detalicznym oraz, co równie ważne,
Microsoft Dynamics AX
Artur Stypiński, Project manager Columbus Polska
kompatybilny z zewnętrznymi oprogramowaniami, m.in.
WIĘCEJ INFORMACJI?
Aby dowiedzieć się więcej o Columbus, naszych
usługach i Klientach zapraszamy na naszą stronę
www.columbusglobal.com/retail
KORZYŚCI
- Kompatybilność z zewnętrznymi oprogramowaniami, m.in.
Rozwiązanie, które zostało oparte na platformie jednego,
obsługującymi kasy fiskalne
zintegrowanego systemu informatycznego Microsoft
- Możliwość monitorowania i szybkiego reagowania na
Dynamics AX wraz z rozszerzeniem funkcjonalnym firmy
wahania popytu w czasie rzeczywistym
Columbus Polska okazało się na tyle praktyczne, że Grupa
- Automatyzacja m.in. rozliczania kosztów, księgowania
HDS rozważa decyzję, by wykonać jego roll out w innych
wyciągów bankowych, płatności
krajach. Rekomendacją są efekty wdrożenia w polskim
- Weryfikację wszystkich przychodzących i wychodzących
oddziale. Setki tysięcy operacji, które wykonuje każdy
dokumentów
z ponad 400 salonów, są rejestrowane i kontrolowane
na centralnym poziomie w czasie rzeczywistym. Ryzyko
Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX było
popełnienia błędów, które wcześniej mogłyby wystąpić
dla nas sprawą kluczową, ale jednocześnie też ogromnym
podczas ręcznego wprowadzania danych, teraz zostało
wyzwaniem dla całej firmy. W początkowej fazie, w
ograniczone do minimum. Wszystkie procesy (m.in.
projekt aktywnie włączyli się kluczowi użytkownicy
raportowanie zarządcze) odbywają się automatycznie.
systemu, a następnie do prac dołączyli również
Menedżerowie HDS Polska mogą więc wyłącznie
użytkownicy końcowi. Nie zaburzyło to jednak
skoncentrować się na wynikach ogromnej liczby danych.
funkcjonowania firmy dzięki zaangażowaniu
Ich analizą zajmuje się bowiem jeden, centralny system
konsultantów Columbus Polska.
– wydajny, elastyczny, kompatybilny z zewnętrznymi
Mogę śmiało powiedzieć, że wdrożenie zakończyło się
oprogramowaniami i kontrolujący każde zadanie wykonane
sukcesem. Wdrożony system spełnia większość naszych
przez ajenta (wydanie z magazynu sklepowego i sprzedanie
oczekiwań w obszarach działalności firmy, które do
choćby jednego produktu jest automatycznie rejestrowane
tej pory są nim objęte. Dzięki doskonałej współpracy z
w centrali).
konsultantami Columbus Polska wkrótce rozszerzymy
Korzysci z wdrożenia systemu:
system o nowe funcjonalności”
- Wzrost wydajności
Grzegorz Drozd, Project Manager HDS Polska
- Skrupulatność w kontroli wszystkich operacji związanych
z dystrybucją i handlem detalicznym
Partnerzy:
O COLUMBUS:
Obecnie Columbus zatrudnia ponad 1 000 ekspertów, pracujących w 41 biurach
w 21 krajach. Dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu i 6 tysiącom udanych
przykładów współpracy przy wdrożeniach Microsoft uznaje firmę Columbus za
czołowego, ogólnoświatowego partnera i przyznał firmie Columbus praktycznie
wszystkie możliwe nagrody i certyfikaty.
„Columbus“ jest częścią zarejestrowanego znaku handlowego „Columbus IT“’