Zawarcie umowy cywilnoprawnej (Pop-09)

URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
ZAWARCIE UMOWY
CYWILNOPRAWNEJ
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Pop-09
1
1
ZAWARCIE UMOWY CYWILNOPRAWNEJ
TYTUŁ PROCEDURY:
Opracował:
Imię i nazwisko:
Pełnomocnik ds. Jakości
Elżbieta Klisz
Wydał:
Imię i nazwisko:
Data wydania:
Burmistrz Miasta
Leszek Orpel
17.03.2006 r.
PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA: 17.03.2006 r.
EGZEMPLARZ NR:
Podpis:
Podpis:
URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
ZAWARCIE UMOWY
CYWILNOPRAWNEJ
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Pop-09
1
2
KARTA ZMIAN
Nr
Zmiany
Data
wprowadzenia
zmiany
Rodzaj wprowadzonej zmiany
Podpis osoby
zatwierdzającej
zmiany
Podpis osoby
przyjmującej
zmiany(właściciela
procedury)
1
2
3
4
5
URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
ZAWARCIE UMOWY
CYWILNOPRAWNEJ
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Pop-09
1
3
1. CEL I ZAKRES
1.1. Cel
Celem niniejszej procedury jest określenie zasad sporządzania umów.
1.2. Zakres
Procedura obejmuje wszystkie umowy sporządzane w Urzędzie Miasta Jedlina-Zdrój.
2. PODSTAWA I DEFINICJE
2.1. Podstawa
1. Norma PN-EN ISO 9001:2001
2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.04.19.177 z
późn.zm.).
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm).
4. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy
i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 2005 r., Nr 31, poz. 266 z późn. zm.).
5. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2004 r., Nr 261,
poz. 2603 z późn. zm.).
3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
3.1.Pracownik
merytoryczny
jest
odpowiedzialny
za
przygotowanie
“Wniosku
o przeprowadzenie i udzielenie zamówienia publicznego”.
3.2.Kierownicy referatów/pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy, które przygotowują
umowę, są odpowiedzialni za jej poprawność pod względem merytorycznym.
3.3. Radca Prawny jest odpowiedzialny za zgodność umowy pod względem formalno-prawnym.
3.4.Skarbnik jest odpowiedzialny za zabezpieczenie w budżecie Gminy środków potrzebnych na
realizację przedmiotu umowy, jeżeli umowa ta rodzi zobowiązania finansowe ze strony
Gminy.
4. OPIS POSTĘPOWANIA
4.1. Umowy cywilnoprawne zawierane są na wniosek klienta lub w celu realizacji zadań gminy
dotyczących: dostaw, usług i robót budowlanych, najmu, dzierżawy nieruchomości gminnych.
Dla realizacji zadań wynikających z budżetu merytoryczny pracownik sporządza wniosek o
udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. nr 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
ZAWARCIE UMOWY
CYWILNOPRAWNEJ
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Pop-09
1
4
Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) lub wniosek o udzielenie
zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) i przekazuje go do akceptacji przełożonemu, który
wydał takie polecenie oraz Burmistrzowi Miasta.
4.2. Pracownik BOK-u dokonuje rejestracji wniosku. Następnie Sekretarz Miasta, a w razie jego
nieobecności Burmistrz Miasta lub Zastępca Burmistrza dektretuje wniosek do właściwego
merytorycznie pracownika.
4.3. Pracownik referatu merytorycznie odpowiedzialnego za przygotowanie projektu umowy
dokonuje przeglądu wniosku i sporządza projekt umowy.
4.4. Kierownik referatu lub pracownik na samodzielnym stanowisku pracy sprawdza projekt
umowy pod względem merytorycznym.
4.5. Jeśli projekt umowy jest poprawny, pracownik jest zobowiązany skonsultować jego treść
z Radcą Prawnym pod względem formalno-prawnym.
4.6. W przypadu udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetagowym projekt umowy
stanowi załącznik do Specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ).
4.7. W przypadku zamówienia o wartości poniżej 2 000 zł nie jest wymagana umowa. Jeżeli
jednak zostanie uznane za pożądane sporządzenie umowy, wówczas zastosowanie mają punkty 4.1.
do 4.5.
4.8. W przypadku wprowadzonych zmian w projekcie umowy należy przesłać poprawiony projekt
umowy wszystkim zainteresownym stronom, które pobrały specyfikacje.
4.9. Po wyłonieniu wykonawcy pracownik merytoryczny dokonuje zapisu “Sporządził” na
umowie, kierownik sprawdza treść umowy pod względem merytorycznym Umowę podpisuje
Burmistrz Miasta, a w ramach posiadanych upoważnień Zastępca Burmistrza, kontrasygnuje
Skarbnik Miasta oraz podpisują strony umowy (wykonawca, dostawca, najemca, dzierżawca).
4.11. Umowę na dostawę, usługi i roboty budowlane należy sporządzić w czterech
jednobrzmiących egzemplarzach przy czym:
a) jeden egzemplarz zostaje po podpisaniu przekazany stronie umowy,
b) jeden egzemplarz zostaje przekazany na Samodzielne stanowisko ds. Zamówień
Publicznych, Zaopatrzenia i Obsługi Urzędu (ZPZ), gdzie Pracownik nadaje umowie
kolejny numer i wpisuje ją do Rejestru umów dla zamówień publicznych zawartych na
podstawie art. 4 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych lub do Rejestru umów dla
URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
ZAWARCIE UMOWY
CYWILNOPRAWNEJ
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Pop-09
1
5
zamówień publicznych udzielanych w trybach przetargowych,
c) jeden egzemplarz zostaje przekazany do Referatu Finansów i Budżetu (FN),
d) jeden egzemplarz zostaje przekazany Pracownikowi merytorycznemu, który złożył
wniosek o udzielenie zamówienia publicznego.
4.12. Jeżeli przedmiotem umowy jest najem, dzierżawa umowę należy sporządzić w dwóch
jednobrzmiących egzemplarzach przy czym:
a) jeden egzemplarz zostaje po podpisaniu przekazany stronie umowy,
b) drugi egzemplarz pozostaje w aktach pracownika merytorycznego.
4.12. Pracownik merytoryczny numeruje umowę zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
4.13. Umowy, które nie dotyczą spraw szczególnie skomplikowanych i nie rodzą zobowiązań
finansowych ze strony Gminy, nie wymagają konsultacji i kontrasygnaty Skarbnika oraz konsultacji
z Radcą Prawnym.
5. ZAPISY
5.1. Wniosek klienta lub wniosek przygotowany zgodnie z procedurą Pop-06 lub Pop-07
Pracownik BOK-u rejestruje w Centralnym rejestrze korespondencji.
5.2. Sekretarz,
lub w razie nieobecności Burmistzr Miasta lub Zastępca dekretuje wniosek do
referatu merytorycznie odpowiedzialnego za przygotowanie projektu umowy – zapis w formie
parafy z datą.
5.3. Pracownik
merytoryczny dokonuje zapisu dokumentującego rejestrację wniosku wg kolejności
zgłoszeń w systemie bezdziennikowym opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt:
- w przypadku, gdy wniosek rozpoczyna nową sprawę, pracownik przed przystąpieniem do
załatwienia rejestruje ją w spisie spraw jako nową sprawę i wpisuje znak sprawy w obrębie
pieczęci odciśniętej na wniosku,
- w przypadku, gdy wniosek dotyczy sprawy już wszczętej, pracownik dołącza pismo do akt
sprawy i wpisuje znak tej sprawy w obrębie pieczęci odciśniętej na wniosku.
5.4.Pracownik potwierdza przegląd wniosku zapisem “stwierdzam kompletność wniosku” lub
“stwierdzam brak: (należy określić rodzaj braków)” wraz z parafą i datą przeglądu.
5.5. Pracownik
merytoryczny podpisuje przygotowany projekt umowy pierwszą literą imienia
i nazwiskiem wraz z zapisem “Sporządził”.
5.6. Kierownik
referatu akceptuje projekt umowy pod względem merytorycznym w formie parafy
URZĄD MIASTA
JEDLINA - ZDRÓJ
ZAWARCIE UMOWY
CYWILNOPRAWNEJ
INDEKS
EDYCJA
STRONA
Pop-09
1
6
wraz z zapisem “Sprawdził” na egzemplarzu, który pozostaje w komórce merytorycznej.
5.7. Radca
Prawny akceptuje projekt umowy pod względem formalo-prawnym parafą
z pieczęcią.
5.8. Przewodniczący
Komisji Przetargowej oraz Burmistrz Miasta akceptują Specyfikację wraz
z załącznikami – zapis w formie parafy na pierwszej stronie SIWZ.
5.9. Pracownik
merytoryczny podpisuje umowę pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz
z zapisem “Sporządził”.
5.10.Kierownik
referatu akceptuje umowę pod względem merytorycznym w formie parafy wraz
z zapisem “Sprawdził” na egzemplarzu, który pozostaje w komórce merytorycznej.
5.11.Umowę
podpisuje z lewej strony Burmistrz Miasta, a w ramach posiadanych upoważnień
Zastępca Burmistrza, kontrasygnuje Skarbnik Miasta, a z prawej podpisują strony umowy
(wykonawca, dostawca, najemca, dzierżawca) - zapis w formie parafy z pieczęcią.