Z przyjemnością informujemy, że Urząd Gminy Kolbudy, jako jedna
Transkrypt
Z przyjemnością informujemy, że Urząd Gminy Kolbudy, jako jedna
Z przyjemnością informujemy, że Urząd Gminy Kolbudy, jako jedna z 80 jednostek samorządowych w Polsce, zakwalifikował się w 2010 r. do realizacji Projektu CAF 2006. Wspólna Metoda Samooceny CAF jest Projektem wdrażanym przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji współfinansowanym przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PO KL Poddziałanie 5.2.2 „Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny ( CAF ) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenie pracowników i pomoc doradczą”. W dniu 02 lutego 2010 r. Wójt Gminy Kolbudy podpisał umowę z Firmą F5 Konsulting Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, która zapewniła wsparcie w cyklu spotkań konsultacyjnych i szkoleniowych dla pracowników urzędu w ramach realizacji Projektu. Czym jest CAF? Metoda Oceny – CAF 2006 ( ang. Common Assessment Framework) – jest wynikiem zainteresowania systemami jakości, nowoczesnymi technikami zarządzania, w tym modelami samooceny. Proces integracji z Unią Europejską spowodował między innymi zawarcie porozumienia pomiędzy ministrami odpowiadającymi za administrację publiczną w poszczególnych krajach członkowskich UE w sprawie wykorzystania Wspólnej Metody Oceny CAF w jednostkach administracji publicznej. CAF jako narzędzie dla jednostek administracji publicznej mające na celu poprawę zarządzania powstał między innymi po to, aby: - promować system zarządzania jakością w sektorze publicznym w państwach członkowski UE, - wspomagać dzielenie się doświadczeniem i dobrymi praktykami, - wprowadzać działania benchmarkingowe w sektorze publicznym państw członkowskich. Model skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzeniu wymaganych usprawnień zarządczych. Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie pożądanych rezultatów działania Urzędu ( jak i każdej innej organizacji ) zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię, zarządzania zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania partnerstw oraz zasobów i procesów zarządzania zmianą. Umożliwi to systematyczne podnoszenie jakości usług świadczonych przez Urząd Miasta i Gminy w Pelplinie, a tym samym spełnienie rosnących oczekiwań oraz przyczyni się do podejmowania działań usprawniających i proinnowacyjnych. Wspólna Metoda Oceny CAF zawiera dziewięć kryteriów, które odnoszą się do podstawowych obszarów organizacji pracy urzędu podlegających każdorazowo analizie jego funkcjonowania: Kryteria potencjału - przywództwo - strategia i planowanie - pracownicy - partnerstwo i zasoby - procesy Kryteria wyników - wynik działalności w relacjach z obywatelami/klientami - wyniki działalności w relacjach z pracownikami - społeczne wyniki działalności - kluczowe wyniki działalności. W celu wdrożenia Projektu Wójt Gminy Kolbudy Zarządzeniem Nr 172/2010 powołał Koordynatora CAF w Urzędzie Gminy Kolbudy, którym została Pani Izabela Kołodko – p.o. Sekretarz Gminy oraz osobę wspierającą Koordynatora CAF – funkcję tę powierzono Pani Bożenie Lorenc – Inspektorowi ds. kadr i płac. Powołany został również Zespół Samooceny w skład, którego weszło 14 pracowników urzędu. Wdrożenie CAF obejmuje: kompleksowe doradztwo szkolenia dla pracowników z zakresu metody CAF 2006 warsztaty samooceny opracowanie raportów podsumowujących z procesu wdrożenia CAF 2006 wsparcie w procesie implementacji mechanizmów usprawnień, projektów usprawnień zarządczych Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez: identyfikację mocnych stron, identyfikację obszarów do doskonalenia, opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk, możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej z terenu Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej (benchmarking), przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości. I chociaż w metodzie CAF, w dążeniu do stałego doskonalenia, główną uwagę zwraca się na ocenę wyników działania i określenie jej organizacyjnych uwarunkowań, to ostatecznym celem jest wspieranie „dobrego rządzenia". Dziesięć kroków doskonalenia organizacji według metody CAF Faza 1 - Początek drogi z metodą CAF Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny - jednoznaczna decyzja kierownictwa podjęta po konsultacji wewnątrz organizacji - określenie zakresu i podejścia do samooceny - wybór skali ocen - wyznaczenie lidera projektu Krok 2: Upowszechnienie informacji o projekcie samooceny - określenie i realizacja planu komunikacji wzajemnej - stymulowanie zaangażowania personelu w proces samooceny - przepływ informacji w kontaktach z zainteresowanymi stronami w poszczególnych fazach Faza 2 - Proces samooceny Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny - określenie liczebności grupy samooceny - utworzenie grupy samooceny odzwierciedlającej wszystkie istotne aspekty organizacji, zgodnie z przyjętym zestawem kryteriów - wybór przewodniczącego grupy - decyzja o tym, czy członek kierownictwa może uczestniczyć w grupie Krok 4: Organizacja szkoleń - informacja i szkolenie zespołu zarządzającego - informacja i szkolenie grupy samooceny przekazanie listy wszystkich istotnych dokumentów przez kierownika projektu - określenie kluczowych zainteresowanych stron, dostarczanych produktów i usług oraz procesów kluczowych Krok 5: Przeprowadzenie samooceny - podjęcie oceny indywidualnej - wypracowanie konsensusu w grupie - punktacja Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny Faza 3 - Plan doskonalenia / ustalenie priorytetów Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia, na podstawie zaakceptowanego raportu samooceny - ustalenie priorytetów działań doskonalących - zróżnicowanie działań w ramach realistycznie zakreślonych horyzontów czasowych - włączenie planu działania w proces kompleksowego planowania strategicznego Krok 8: Komunikacja informacji o planie doskonalenia Krok 9: Implementacja planu doskonalenia - określenie spójnego podejścia do monitorowania i oceny działań doskonalących, w oparciu o cykl planuj- wykonaj- sprawdź- popraw. - wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za każde działanie doskonalące - stałe korzystanie z odpowiednich narzędzi zarządzania Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF - ewaluacja działań doskonalących w ramach nowej samooceny Korzyści z wdrożenia metody CAF 2006 Usprawnienie systemu zarządzania organizacją w oparciu o FAKTY i rzetelną samoocenę możliwość porównania wyników z kryteriami ustalonymi dla urzędów administracji publicznej w całej Unii Europejskiej Integracja wszystkich istniejących metod zarządzania w organizacji Poznanie mocnych i słabych stron funkcjonowania urzędu, a także dobrych praktyk, które przyczyniają się do rozwoju organizacji Rozwiązanie bieżących problemów urzędu i doskonałe efekty w działaniu Wdrożenie mechanizmów usprawnień, które poprawią wyniki organizacji Wzrost satysfakcji klientów z usług oferowanych przez urząd Podniesienie poziomu zaangażowania pracowników i optymalne wykorzystanie ich wiedzy i umiejętności Kompleksowa metoda zarządzania jakością, rekomendowana przez UE oraz Kancelarię Prezesa Rady Ministrów Materiały: F5 konsulting Sp. z o.o. w Poznaniu