Procedura obsługi Klienta – wydania certyfikatu kwalifikowanego

Certum - Powszechne Centrum Certyfikacji
Asseco Data Systems S.A., ul. Żwirki i Wigury 15, 81-387 Gdynia; Korespondencja: ul. Bajeczna 13, 71-838 Szczecin, Infolinia 0-801 540340
Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ, VIII Wydział Gospodarczy KRS nr 0000421310, NIP: 517-035-94-58, Kapitał zakładowy: 120 002 940 (wpłacony w całości)
Procedura obsługi Klienta
Wydawanie certyfikatów kwalifikowanych ścieżką ekspresową – wydanie w 30 minut
1.
CEL PROCEDURY
Celem niniejszej procedury jest uzupełnienie zasad obsługi Klienta w Punktach Potwierdzania Tożsamości u
Partnerów, którzy zdecydowali się przystąpić do procedury obsługi Klienta ścieżką ekspresową – wydanie w
30 minut.
2.
WYMAGANIA
Do obsłużenia ścieżki ekspresowej – wydanie w 30 minut wymagany jest komplet prawidłowo i bezbłędnie
wypełnionych dokumentów Klienta w Punkcie Potwierdzania Tożsamości u Partnera. Procedura obowiązuje
tylko w tych Punktach Potwierdzania Tożsamości, Partnerów którzy przystąpili do programu ścieżki
ekspresowej poprzez podpisanie Aneksu do Umowy Autoryzującej Partnerski Punkt Potwierdzania
Tożsamości i odebrali podpisane przez każdego Operatora PPT oświadczenie o zapoznaniu się z procedurą
obsługi ścieżki ekspresowej. Ścieżką ekspresową – wydanie w 30 minut objęte będą wyłącznie dokumenty
z pełnej weryfikacji tożsamości wraz z podpisaniem umów Subskrybenckich w imieniu Asseco Data Systems
S.A.
Do obsługi ścieżki ekspresowej wymagane jest oprócz standardowego wyposażenia:
 posiadanie w PPT skanera
 posiadanie przez każdego Operatora PPT podpisu kwalifikowanego,
 czytnik kart,
 oprogramowanie proCertum Smart Sign
3.
ROZPOCZĘCIE
Procedurę inicjuje wypełnienie wniosku i podpisanie umowy przez Klienta w Punkcie Potwierdzenia
Tożsamości.
4.
ZAKOŃCZENIE
Procedurę kończy przekazanie dokumentów do wysyłki do CERTUM.
5.
POSTĘPOWANIE
1.
Operator Punktu Potwierdzania Tożsamości w czasie procedury aktywacji karty informuje Klienta,
że zgodnie z obowiązującymi zasadami wszystkie umowy obsługiwane ścieżką ekspresową –
wydanie w 30 minut nie wymagają dodatkowych opłat.
Ścieżka ekspresowa – wydanie w 30 minut gwarantuje wydanie certyfikatu kwalifikowanego w
terminie 30 minut od momentu wysłania przez Partnera w Punkcie Potwierdzania Tożsamości
zeskanowanych dokumentów z zastrzeżeniem iż:

procedura obowiązuje od godziny 08:00 do godziny 15:00 w dni robocze.
Ścieżka umożliwia wgranie certyfikatu na kartę kryptograficzną przez Operatora w Punkcie
Potwierdzania Tożsamości pod warunkiem że Klient będzie miał dostęp do skrzynki pocztowej na
którą wysyłany jest link.
Certum - Powszechne Centrum Certyfikacji
Asseco Data Systems S.A., ul. Żwirki i Wigury 15, 81-387 Gdynia; Korespondencja: ul. Bajeczna 13, 71-838 Szczecin, Infolinia 0-801 540340
Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ, VIII Wydział Gospodarczy KRS nr 0000421310, NIP: 517-035-94-58, Kapitał zakładowy: 120 002 940 (wpłacony w całości)
Uwaga: Termin wydania certyfikatu kwalifikowanego w 30 minut przestaje obowiązywać w
przypadku jakichkolwiek braków w dokumentach (również dokumentów reprezentującego
podmiotu – KRS, Regon – GUS, CEiDG, wszelkie niezbędne Upoważnienia i Pełnomocnictwa do
reprezentowania podmiotu, itp.), ręcznych poprawkach, literówkach itp.
2.
Aktywacja karty i podpisanie dokumentów odbywa się zgodnie z przyjętymi zasadami obsługi
Klientów.

Operator przy Kliencie oznacza jeden egzemplarz umowy napisem „ekspres” lub „EX” na
pierwszej stronie umowy nie zasłaniając danych dotyczących umowy oraz dopisuje na
dokumentach bieżącą datę i godzinę przyjęcia dokumentów do realizacji.
3.
Operator przekazuje Klientowi drugi egzemplarz umowy.
4.
Operator bezpośrednio po podpisaniu Umowy skanuje komplet dokumentów, tzn. Umowę wraz ze
wszystkimi załącznikami i dokumentami reprezentowanego przez Klienta podmiotu następnie
przechodzi do punktu nr 5.
Uwaga: Podpisanie i podpieczętowane Umowy po stronie Asseco Data Systems jest jednoznaczne
z wzięciem na siebie odpowiedzialności za wszystkie dane zawarte w umowie.
Dokumenty powinny być skanowane zgodnie z ustawieniami skanera:
5.

Ustawienia koloru: czarno-biały

Rozdzielczość skanowania: 300 dpi

Format pliku: pojedynczy plik PDF

Wielkość przesyłki NIE powinna przekraczać 4MB dla jednego klienta
Operator podpisuje swoim certyfikatem kwalifikowanym zeskanowany komplet dokumentów
zgodnie z poniższymi parametrami:

format podpisu XAdES

typ podpisu – podpis zewnętrzny
Podpisanie zeskanowanych dokumentów bezpiecznym
traktowane jako równoznaczne z:
podpisem
elektronicznym
będzie
- posiadaniem i własnoręcznym podpisaniem dokumentów Subskrybenta przez Operatora,
- potwierdzeniem ich za zgodność z oryginałem,
- zobowiązaniem do niezwłocznego przesłania oryginałów dokumentów do CERTUM.
6.
Operator wysyła komplet dokumentów elektronicznych na adres
niezwłocznie po podpisaniu umowy, w tytule wpisując:

słowo „ekspres”

imię i nazwisko Subskrybenta

datę i godzinę jaką wpisał na dokumentach.
[email protected]
Certum - Powszechne Centrum Certyfikacji
Asseco Data Systems S.A., ul. Żwirki i Wigury 15, 81-387 Gdynia; Korespondencja: ul. Bajeczna 13, 71-838 Szczecin, Infolinia 0-801 540340
Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ, VIII Wydział Gospodarczy KRS nr 0000421310, NIP: 517-035-94-58, Kapitał zakładowy: 120 002 940 (wpłacony w całości)
Pocztę elektroniczną należy zaszyfrować certyfikatem niekwalifikowanym (Certum Level IV, numer
seryjny: 0ed4a2421856d8f56c9d26b0da499ae0 do wyszukania w repozytorium na stronie
https://www.certum.pl/certum/cert,wiedza_obsluga_certyfikatow_wyszukiwarka_certyfikatow.xml.
Certyfikat należy pobrać ze strony i zapisać binarnie na dysk. Kiedy certyfikat jest już zapisany na
dysku należy skonfigurować swój program pocztowy. Instrukcje dotyczące konfiguracji programu
pocztowego są dostępne, w zależności od wykorzystywanej aplikacji, na stronie www.certum.pl ->
Wsparcie techniczne -> Certyfikat ID. Po wybraniu odpowiedniej instrukcji należy postępować
według rozdziału „Instalacja certyfikatu innych osób”.
W jednej wiadomości e-mail może być załączony tylko 1 komplet dokumentów.
6.
7.
7.
Operator przygotowuje dokumenty papierowe do wysyłki do CERTUM dopisuje na kopercie z
dokumentami „ścieżka ekspresowa”.
8.
Po wysłaniu zeskanowanych dokumentów na konto
dysku komputera Operatora PPT.
9.
Maksymalny okres oczekiwania na otrzymanie oryginałów dokumentów wynosi 5 dni roboczych od
daty obsłużenia Klienta.
[email protected] należy je usunąć z
POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU NIEDOSTARCZENIA ORYGINAŁÓW DOKUMENTÓW DO
CERTUM PRZEZ OPERATORA PPT.
1.
W przypadku gdy dokumenty Klienta nie dotrą w oryginałach do CERTUM w terminie
5 -ciu dni roboczych od daty przesłania ich zeskanowanych kopii w formie elektronicznej,
CERTUM wysyła przypomnienie w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej z którego
wpłynęło zamówienie oraz adres przypisany do danego partnera. Przypomnienie zawiera
informację o numerze umowy dla której nie zostały dostarczone dokumenty w formie oryginalnej
oraz datę kiedy dana umowa wpłynęła do CERTUM w formie elektronicznej.
2.
W przypadku, gdy oryginalne dokumenty papierowe nie zostaną nadesłane w terminie 5 –ciu dni
roboczych od wysłania elektronicznego przypomnienia CERTUM na koszt Partnera dokonującego
weryfikacji wyśle pracownika Punktu Rejestracji na ponowną weryfikacię podpisanie dokumentów
z Klientem. Koszt jednorazowego wyjazdu pracownika CERTUM to 300 zł + opłata za kilometry
3.
W przypadku braku przesłania oryginałów dokumentów przez danego Operatora Asseco Data
Systems zastrzega sobie możliwość odebrania uprawnień Operatora Punktu Potwierdzania
Tożsamości.
POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU NIEKOMPLETNEJ PRZESYŁKI.
1.
W przypadku gdy CERTUM stwierdzi niekompletność przesłanych przez Operatora dokumentów
Klienta wysyła do Operatora informację z prośbą o uzupełnienie braków. Powiadomienie zostanie
przekazane w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej z którego wpłynęło zamówienie
oraz adres przypisany do danego partnera.
2.
Termin oczekiwania na dosłanie dokumentów wynosi 5 dni roboczych od powiadomienia mailem.
3.
Jeżeli w terminie 5–ciu dni roboczych braki nie zostaną uzupełnione, CERTUM skontaktuje się z
Klientem samodzielnie i poprosi o ich uzupełnienie.
4.
Za brak reakcji Operatora Partner zostanie obciążony karą w wysokości 25 zł.
5.
W przypadku trzykrotnego stwierdzenia braków w dokumentach nadesłanych przez danego
Operatora, Asseco Data Systems zastrzega sobie możliwość odebrania uprawnień Operatora
Punktu Potwierdzania Tożsamości.
Certum - Powszechne Centrum Certyfikacji
Asseco Data Systems S.A., ul. Żwirki i Wigury 15, 81-387 Gdynia; Korespondencja: ul. Bajeczna 13, 71-838 Szczecin, Infolinia 0-801 540340
Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ, VIII Wydział Gospodarczy KRS nr 0000421310, NIP: 517-035-94-58, Kapitał zakładowy: 120 002 940 (wpłacony w całości)
8.
POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU ZAGINIĘCIA/ NIEOTRZYMANIA PRZESYŁKI PRZEZ CERTUM
POMIMO UDOKUMENTOWANEGO JEJ WYSŁANIA.
1.
W przypadku stwierdzenia zaginięcia przesyłki u Operatora pocztowego/Kuriera Partner
przeprowadzi ponowną weryfikację/podpisanie dokumentów z Klientem i dostarczy komplet
dokumentów do CERTUM. Koszty ponownej wysyłki zostaną pokryte przez CERTUM.