pobierz - Centralny Ośrodek Informatyki

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 55
Dyrektora Centralnego Ośrodka Informatyki z dnia 29.09.2016 r.
Regulamin organizacyjny
Spis treści
Podstawowe definicje ................................................................................................................ 2
Rozdział 1. Postanowienia ogólne ............................................................................................ 3
Rozdział 2. Struktura organizacyjna COI .................................................................................. 4
Rozdział 3. Zasady kierowania pracą COI i zadania Kadry menadżerskiej ............................ 5
Rozdział 4. Szczegółowy podział struktury organizacyjnej COI............................................ 12
Rozdział 5. Szczegółowy zakres działania Pionu ds. Rozwoju i Zarządzania Projektami ... 14
Rozdział 6. Szczegółowy zakres działania Pionu ds. Rozwoju Oprogramowania
i Utrzymania Systemów ........................................................................................................... 20
Rozdział 7. Szczegółowy zakres działania Departamentu Bezpieczeństwa ......................... 33
Rozdział 8. Szczegółowy zakres działania Departamentu Finansów i Administracji ........... 38
Rozdział 9. Szczegółowy zakres działania komórek organizacyjnych Zespołu Biuro
Dyrekcji, Zespołu Prawnego, Zespołu Komunikacji .............................................................. 42
Rozdział 10. Zasady podpisywania pism i dokumentów oraz udzielania pełnomocnictw .. 45
Rozdział 11. Postanowienia końcowe ..................................................................................... 45
1
Podstawowe definicje
COI
Centralny Ośrodek Informatyki z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Suwak 3,
02-676 Warszawa, wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego
Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy
w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod
numerem KRS 0000372110, NIP 725-203-68-63, REGON 100999489;
Projekt
zadanie lub przedsięwzięcie realizowane przez COI, w skończonym czasie
i budżecie, o złożonym charakterze i szczególnym znaczeniu, mające
doprowadzić
do
realizacji
założonego
celu,
mające
charakter
interdyscyplinarny lub wykraczający poza zakres działania pojedynczych
komórek organizacyjnych w ramach struktury organizacyjnej COI, w stopniu
uzasadniającym
powołanie
specjalnych
struktur
projektowych
odpowiedzialnych za zarządzanie takimi zadaniami lub przedsięwzięciami;
Kadra menadżerska
Zastępcy Dyrektora, Dyrektorzy Pionów, Dyrektorzy Departamentów,
Główny Księgowy, Kierownicy Zespołów, Zastępcy Kierowników Zespołów,
Kierownicy Projektów, Kierownicy Sekcji;
Minister
Minister wykonujący wobec COI funkcję organu założycielskiego;
Prawo
zamówień Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (t.j., Dz. U. z
publicznych
2015 r., poz. 2164 z późn. zm.);
Regulamin
niniejszy Regulamin organizacyjny Centralnego Ośrodka Informatyki;
Ustawa
o
ochronie Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j., Dz.U.
danych osobowych
Ustawa
o
z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.);
ochronie Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z
informacji niejawnych
2010 r., Nr 182, poz. 1228 z późn. zm.);
Ustawa o finansach Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j., Dz. U. z 2016
publicznych
r., poz. 1167 z późn. zm.);
Ustawa
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j., Dz. U. z 2016 r.,
o rachunkowości
poz. 1047 z późn. zm.).
2
Rozdział 1. Postanowienia ogólne
1.COI jest instytucją gospodarki budżetowej utworzoną na podstawie art. 23 Ustawy o finansach
publicznych.
2.COI działa na podstawie:
1) Statutu COI;
2) niniejszego Regulaminu;
3) zarządzeń, decyzji, wytycznych i poleceń Ministra wykonującego funkcję organu
założycielskiego COI w rozumieniu przepisów Ustawy o finansach publicznych;
4) innych obowiązujących przepisów prawa, w szczególności Ustawy o finansach
publicznych.
3.COI realizuje zadania w zakresie e-usług, informatyzacji, telekomunikacji i teleinformatyki oraz
zarządzania informacją. Szczegółowy opis przedmiotu działalności COI znajduje się w Statucie COI.
4.Regulamin określa:
1) strukturę organizacyjną COI;
2) zakres działań poszczególnych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk COI;
3) uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność osób wchodzących w skład Kadry
menadżerskiej oraz na samodzielnych stanowiskach.
3
Rozdział 2. Struktura organizacyjna COI
1. Strukturę organizacyjną COI określa schemat organizacyjny, stanowiący Załącznik nr 1 do
Regulaminu.
2. W COI istnieje liniowa struktura organizacyjna obejmująca:
1) Piony;
2) Departamenty;
3) Zespoły;
4) Sekcje;
5) Samodzielne stanowiska.
3. Zakres podstawowych zadań komórek organizacyjnych regulują postanowienia niniejszego
Regulaminu.
4. Równolegle do liniowej struktury organizacyjnej w COI funkcjonuje struktura macierzowa,
powołana w celu zarządzania Projektami zgodnie z regulacjami wewnętrznymi COI oraz
poleceniami przełożonych.
5. Pracownicy COI, wykonujący swoje zadania, podlegają bezpośrednim przełożonym na zasadach
wynikających z przepisów prawa pracy oraz regulacji wewnętrznych COI.
6. Polecenia służbowe pracownikom COI wydają Dyrektor oraz Kadra menadżerska, odpowiednio do
swojego zakresu działania.
4
Rozdział 3. Zasady kierowania pracą COI i zadania Kadry menadżerskiej
A Dyrektor
1. Działalnością COI kieruje Dyrektor przy pomocy Zastępców Dyrektora.
2. Dyrektor odpowiada za całokształt spraw związanych z działalnością COI działając przez swoich
Zastępców lub przez Kadrę menadżerską. Dyrektor kieruje i sprawuje nadzór nad strategiczną
i operacyjną działalnością COI, wykonując zadania kierownika jednostki finansów publicznych,
wynikających w szczególności z przepisów Ustawy o finansach publicznych oraz kierownika
jednostki, wynikających z przepisów Ustawy o rachunkowości.
3. Do zadań Dyrektora należy w szczególności:
1) zarządzanie działalnością COI;
2) reprezentowanie COI na zewnątrz;
3) dokonywanie czynności określonych w Statucie COI, niniejszym Regulaminie oraz innych
regulacjach wewnętrznych;
4) określanie zasad funkcjonowania COI poprzez opracowanie i ustalenie Regulaminu oraz
innych regulacji wewnętrznych niezbędnych dla sprawnego funkcjonowania i właściwej
realizacji zadań przez COI;
5) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy komórkami organizacyjnymi;
6) sprawowanie nadzoru nad Kadrą menadżerską i pracownikami COI.
4. Dyrektor jako kierownik jednostki organizacyjnej w rozumieniu Kodeksu pracy lub upoważniona
przez niego osoba w zakresie udzielonego jej upoważnienia jest uprawniony do dokonywania
czynności w zakresie prawa pracy.
5. Dyrektor może upoważnić na piśmie Zastępcę Dyrektora lub innych pracowników COI do
dokonywania czynności faktycznych i prawnych leżących w jego kompetencji.
6. W razie nieobecności Dyrektora, COI kieruje, wykonując wszystkie uprawnienia i obowiązki
Dyrektora, upoważniony przez niego na piśmie Zastępca Dyrektora lub inny pracownik COI.
B Kadra menadżerska
1. Osoby należące do Kadry menadżerskiej:
1) kierują powierzonym im zakresem spraw oraz działalnością podległych im komórek
organizacyjnych lub doraźnie tworzonych zespołów projektowych lub zadaniowych;
2) posiadają samodzielność w realizacji zadań w ramach i w zakresie posiadanych
umocowań;
5
3) wykonują zadania samodzielnie lub przy pomocy podległych pracowników;
4) określają organizację wewnętrzną podlegających im komórek organizacyjnych oraz
podział pracy pomiędzy pracowników podległych komórek organizacyjnych.
2. Na czas swojej nieobecności w pracy osoba należąca do Kadry menadżerskiej w uzgodnieniu
z bezpośrednim przełożonym wskazuje pracownika w ramach podległej komórki organizacyjnej,
który na czas nieobecności będzie ponosić odpowiedzialność za funkcjonowanie komórki
organizacyjnej.
C Zastępca Dyrektora
1. W wykonywaniu zadań określonych w punkcie A powyżej Dyrektora wspierają Zastępcy
Dyrektora.
2. Dyrektor określa obszary kompetencji i odpowiedzialność Zastępcy Dyrektora, w szczególności
może upoważnić na piśmie Zastępcę Dyrektora do wykonywania czynności faktycznych
i prawnych leżących w jego kompetencji.
3. W zakresie w jakim postanowienia niniejszego Regulaminu odnoszą się do Dyrektora, stosuje się
je odpowiednio również do Zastępcy Dyrektora, z uwzględnieniem powierzonego mu zakresu
kompetencji i odpowiedzialności.
D Dyrektor Pionu
1. Dyrektor Pionu podlega służbowo Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora, zgodnie z określonymi
przez Dyrektora zakresami kompetencji i odpowiedzialności. Dyrektor Pionu kieruje Pionem
według zasady jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności za wyniki pracy Pionu, a do
jego zadań należy, w szczególności:
1) koordynowanie prac i bezpośrednie nadzorowanie podległych mu Departamentów
i Zespołów;
2) wyznaczanie i realizacja celów strategicznych w zakresie odpowiedzialności podległych
Departamentów i Zespołów;
3) nadzór
nad
opracowaniem
i
realizacją
planów
budżetowych
podległych
Departamentów i Zespołów;
4) nadzór i weryfikacja działalności podległych komórek organizacyjnych oraz pracy
bezpośrednio i pośrednio podległych pracowników;
5) nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników przepisów prawa oraz
regulacji wewnętrznych, w szczególności regulacji w zakresie ochrony informacji;
6
6) reprezentowanie COI w granicach posiadanych pełnomocnictw lub w zakresie
wynikającym z przydzielanych zadań;
7) zapewnienie komunikacji w ramach strategicznych kierunków funkcjonowania COI;
8) dbanie o rozwój pracowników oraz zapewnienie zasobów personalnych pod kątem
celów i potrzeb działalności COI oraz wnioskowanie w sprawach osobowych i płacowych
dotyczących podległych pracowników;
9) przedstawianie przełożonym informacji w sprawach związanych z działalnością
kierowanych komórek organizacyjnych, w tym informacji o występujących problemach
i zamierzonych pracach.
E Dyrektor Departamentu
1. Dyrektor Departamentu podlega służbowo Dyrektorowi Pionu, z zastrzeżeniem Dyrektora
Departamentu Bezpieczeństwa, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi, oraz Dyrektora
Departamentu Finansów i Administracji, który podlega Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora,
zgodnie z określonymi przez Dyrektora zakresami kompetencji i odpowiedzialności.
2. Dyrektor Departamentu kieruje Departamentem według zasady jednoosobowego kierownictwa
i odpowiedzialności za wyniki pracy Departamentu.
3. Oprócz zadań i obowiązków wynikających z zakresu działania kierowanego Departamentu
i indywidualnego zakresu czynności, do zadań Dyrektora Departamentu należy w szczególności:
1) koordynowanie prac i bezpośrednie nadzorowanie podległego Departamentu;
2) realizacja celów operacyjnych COI w zakresie odpowiedzialności podległego
Departamentu;
3) nadzór nad przygotowaniem i realizacją planów budżetowych i wydatkowych, w tym
dla Projektów za których realizację jest odpowiedzialny oraz współpraca w zakresie
postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
4) opracowywanie projektów regulacji wewnętrznych z zakresu realizowanych zadań;
5) nadzór i weryfikacja działalności podległych komórek organizacyjnych oraz pracy
bezpośrednio i pośrednio podległych pracowników;
6) nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników przepisów prawa oraz
regulacji wewnętrznych, w szczególności regulacji w zakresie ochrony informacji;
7) reprezentowanie COI w granicach posiadanych pełnomocnictw lub w zakresie
wynikającym z przydzielanych zadań;
8)
zapewnienie komunikacji w ramach realizowanych projektów i prowadzonych działań
operacyjnych;
7
9) podejmowanie działań na rzecz budowania zaangażowania pracowników w realizowane
projekty oraz dbałość o utrzymanie właściwej atmosfery pracy;
10) dbanie o rozwój pracowników oraz zapewnienie zasobów personalnych pod kątem
celów i potrzeb działalności COI oraz wnioskowanie w sprawach osobowych i płacowych
dotyczących podległych pracowników;
11) przedstawianie przełożonym informacji w sprawach związanych z działalnością
kierowanego Departamentu, w tym informacji o występujących problemach
i zamierzonych pracach;
12) nadzór nad realizacją Projektów, za których realizację są odpowiedzialni.
F Główny Księgowy
1. Główny Księgowy kieruje Zespołem Rachunkowości i podlega bezpośrednio Dyrektorowi
Departamentu Finansów i Administracji.
2. Główny Księgowy realizuje swoje uprawnienia i obowiązki zgodnie z przepisami Ustawy
o finansach publicznych, Ustawy o rachunkowości, innych obowiązujących przepisów prawa oraz
niniejszego Regulaminu.
3. Z uwzględnieniem ust. 2 powyżej, uprawienia i obowiązki Głównego Księgowego obejmują
w szczególności:
1) kierowanie pracami Zespołu Rachunkowości;
2) prowadzenie rachunkowości COI;
3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
4) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem finansowym;
5) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych;
6) żądanie od Kadry menadżerskiej odpowiedzialnej za inne komórki organizacyjne w COI
udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również
udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji
i wyjaśnień;
7) wnioskowanie do Dyrektora o określenie trybu, zgodnie z którym mają być
wykonywane przez inne komórki organizacyjne COI prace niezbędne do zapewnienia
prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów
i sprawozdawczości finansowej.
8
4. Główny Księgowy wykonuje uprawnienia i obowiązki Kierownika Zespołu wobec Zespołu
Rachunkowości.
G Kierownik Zespołu
1. Zgodnie ze strukturą organizacyjną Kierownik Zespołu podlega służbowo odpowiedniemu
Dyrektorowi Pionu lub Dyrektorowi Departamentu, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Kierownik Zespołu Prawnego, Kierownik Zespołu Biuro Dyrekcji oraz Kierownik Zespołu
Komunikacji podlegają służbowo Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora, zgodnie z określonymi
przez Dyrektora zakresami kompetencji i odpowiedzialności.
3. Kierownik
Zespołu
kieruje
Zespołem
według
zasady
jednoosobowego
kierownictwa
i odpowiedzialności za wyniki pracy Zespołu.
4. Oprócz zadań i obowiązków wynikających z zakresu działania kierowanego Zespołu
i indywidualnego zakresu czynności, do zadań Kierownika Zespołu należy w szczególności:
1) organizowanie i podział pracy w kierowanym Zespole w celu zapewnienia właściwej
i terminowej realizacji powierzonych zadań;
2) nadzór merytoryczny i formalny nad realizowanymi przez Zespół zadaniami oraz pracą
członków Zespołu;
3) współdziałanie w opracowywaniu okresowych planów i programów w zakresie
podległego Zespołu;
4) zapewnienie należytej współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi COI;
5) przedstawianie przełożonym informacji w sprawach związanych z działalnością
kierowanego Zespołu, w tym informacji o występujących problemach i zamierzonych
pracach;
6) zapewnienie komunikacji w zespole, w tym dostarczanie wiedzy o zagadnieniach
istotnych z punktu widzenia funkcjonowania COI;
7) wprowadzanie nowo przyjętych pracowników w przydzielone im zadania oraz
udzielanie wyjaśnień dotyczących ich obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności;
8) wnioskowanie w sprawach osobowych i płacowych podległych pracowników.
5. W wykonywaniu zadań Kierownika Zespołu może wspierać Zastępca Kierownika Zespołu.
H Kierownik Sekcji
1. Kierownik Sekcji utworzonej w strukturze Zespołu podlega służbowo Kierownikowi Zespołu,
w ramach którego utworzono Sekcję.
9
2. Kierownik Sekcji kieruje Sekcją według zasady jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności
za wyniki pracy Sekcji.
3. Oprócz zadań i obowiązków wynikających z zakresu działania kierowanej Sekcji i indywidualnego
zakresu czynności, do zadań Kierownika Sekcji należy w szczególności:
1) organizowanie i podział pracy w kierowanej Sekcji w celu zapewnienia właściwej
i terminowej realizacji powierzonych zadań;
2) nadzór merytoryczny i formalny nad realizowanymi przez Sekcję zadaniami oraz pracą
członków Sekcji;
3) przedstawiania Kierownikowi Zespołu informacji w sprawach związanych z działalnością
kierowanej Sekcji, w tym informacji o występujących problemach i zamierzonych
pracach.
I
Kierownik Projektu
1. Na czas trwania Projektu, Dyrektor Departamentu Zarządzania Projektami wyznacza Kierownika
Projektu zgodnie z regulacjami wewnętrznymi COI.
2. Kierownicy Projektów współpracują z Kadrą menadżerską w zakresie gospodarowania
alokowanymi do projektów zasobami.
3. Kierownik Projektu podlega Dyrektorowi Departamentu właściwemu do stanowiska, na którym
jest zatrudniony.
4. Kierownik Projektu odpowiada za:
1) realizację Projektu zgodnie z zakresem, harmonogramem oraz budżetem;
2) podpisywanie dokumentów formalnych Projektu zgodnie z uprawnieniami ustalonymi
w Projekcie;
3) organizację Projektu w tym:
a) zagwarantowanie dostępności odpowiednich zasobów;
b) zapewnienie na czas Projektu infrastruktury niezbędnej do realizacji
Projektu;
4) nadzór nad realizacją Projektu – monitorowanie i kontrolę kosztów, zakresu,
priorytetów Projektu i podejmowanie odpowiednich działań korygujących;
5) bieżącą wymianę informacji na temat przebiegu Projektu oraz zapewnienie
prawidłowego przepływu informacji pomiędzy interesariuszami w Projekcie;
6) zarządzanie zmianą w Projekcie;
7) zarządzanie komunikacją w Projekcie - koordynowanie komunikacji pomiędzy
Zamawiającym, Wykonawcą a osobami trzecimi;
10
8) zarządzanie Ryzykiem w Projekcie - identyfikowanie ryzyk i problemów oraz
podejmowanie działań ograniczających ryzyko i rozwiązujących problemy;
9) identyfikację Problemów i Ryzyka w Projekcie lub poza Projektem mających wpływ na
Projekt;
10) raportowanie stanu Projektu oraz najważniejszych problemów i ryzyk Projektu;
11) zapewnienie realizacji zobowiązań w ramach realizacji Projektu.
11
Rozdział 4. Szczegółowy podział struktury organizacyjnej COI
1. W strukturze organizacyjnej COI tworzy się:
1) Pion ds. Rozwoju i Zarządzania Projektami:
a) Departament Zarządzania Projektami:
a) Zespół Zarządzania Projektami,
b) Zespół Sprzedaży i Wdrożeń Produktów Własnych,
1. Sekcja Handlowa,
2. Sekcja Obsługi Klienta,
b) Departament Analiz i Doradztwa IT:
a)
Zespół Doradców IT,
b)
Zespół User Experience,
c)
Zespół Udostępniania Danych,
1.
Sekcje,
2) Pion ds. Rozwoju Oprogramowania i Utrzymania Systemów:
a) Departament Rozwoju Oprogramowania:
a)
Zespół Analiz Biznesowych,
b)
Zespół Analiz Systemowych,
c)
Zespół Rejestrów Centralnych,
d)
Zespół E- Usług,
1. Sekcja PZ,
e)
Zespół Zarządzania Wydawaniem Systemów,
1. Sekcja Testów,
b) Departament Utrzymania Systemów:
a)
Zespół Administratorów Aplikacji,
b)
Zespół Administratorów Systemów,
1. Sekcja I
c)
Zespół Wsparcia IT,
d)
Zespół Service Desk,
e)
Zespół Utrzymania Systemów,
c) Zespół Architektury,
d) Zespół Analiz Operacyjnych,
3) Departament Bezpieczeństwa:
a) Zespół Bezpieczeństwa Systemowego,
12
b) Zespół Bezpieczeństwa Technicznego,
c) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
d) Samodzielne stanowisko ds. BHP i P.POŻ.
e) Zespół Kontroli Wewnętrznej i Audytu.
4) Departament Finansów i Administracji:
a) Zespół Personalny,
b) Zespół Kontrolingu Strategicznego,
c) Zespół Rachunkowości,
d) Zespół Zakupów,
e) Zespół Administracji,
5) Zespół Biuro Dyrekcji,
6) Zespół Prawny,
7) Zespół Komunikacji.
13
Rozdział 5. Szczegółowy zakres działania Pionu ds. Rozwoju i Zarządzania
Projektami
A
Departament Zarządzania Projektami
1. Departamentem Zarządzania Projektami kieruje Dyrektor Departamentu Zarządzania Projektami.
2. Do głównych zadań Departamentu Zarządzania Projektami należy:
1) zarządzanie
inicjatywami
projektowymi,
w
tym
także
wiążącymi
się
z wykorzystywaniem środków z funduszy europejskich,
2) zarządzanie Projektami i portfelem projektów (programami),
3) koordynacja działań COI w związku z realizacją Projektów,
4) tworzenie metodyk i standardów w zakresie zarządzania projektami,
5) prowadzenie dokumentacji Projektów,
6) współpraca z podmiotami zewnętrznymi, w ramach Projektów,
7) nadzór nad jakością produktów wytwarzanych w ramach Projektów.
A1
Zespół Zarządzania Projektami
1. Zespołem Zarządzania Projektami kieruje Dyrektor Departamentu Zarządzania Projektami.
2. Do zadań Zespołu Zarządzania Projektami należy:
1) kreowanie i zarządzanie inicjatywami projektowymi (dobór i selekcja Projektów),
2) aktywny udział w procesie pozyskiwania nowych Projektów,
3) zarządzanie pracami w ramach Projektów,
4) kierowanie pracami projektowymi (obsługa zarządcza) – definiowanie zakresu Projektu,
opracowanie budżetu i harmonogramu Projektu, monitorowanie przebiegu prac,
zarządzanie komunikacją, ryzykiem, zmianą i jakością w Projekcie,
5) pozyskiwanie zasobów do Projektów,
6) nadzór nad zasobami alokowanymi do Projektu,
7) współpraca w ramach realizacji Projektów z innymi komórkami organizacyjnymi COI
oraz podmiotami zewnętrznymi,
8) prowadzenie dokumentacji zarządczej Projektów,
9) zbieranie i propagowanie dobrych praktyk projektowych,
10) doskonalenie metodyki projektowej w organizacji w oparciu o doświadczenia
z realizowanych Projektów,
14
11) niezależna od zespołów wytwórczych weryfikacja jakości wytwarzanych produktów
w ramach Projektów (dokumentacja wytwórcza, użytkownika itp.),
12) weryfikacja jakości dokumentacji projektowej,
13) przygotowanie zaleceń dotyczących poprawy jakości wytwarzanych produktów,
14) bieżące dostarczanie i opracowywanie danych na potrzeby zarządcze i operacyjne
Departamentu,
15) współpraca z Zespołem Zakupów przy przygotowywaniu i prowadzeniu technicznej
dokumentacji przetargowej na potrzeby prowadzonych Projektów,
16) śledzenie zależności projektowych oraz koordynacja dokumentacji wdrożeniowej
Projektów,
17) przygotowywanie dokumentacji mającej na celu pozyskanie środków finansowych
z funduszy europejskich na realizację projektów realizowanych przez COI,
18) przygotowywanie planów budżetów dla poszczególnych Projektów oraz prowadzenie
bieżącego monitoringu wydatków i sprawozdawczości z ich wykonania we współpracy
z Zespołem Kontrolingu Strategicznego,
19) monitorowanie trwałości rezultatów projektów, których beneficjentem / wykonawcą
jest COI,
20) monitorowanie realizacji zadań COI określonych w porozumieniach zawartych przez COI
z instytucją pośredniczącą, instytucją zarządzającą lub instytucją wdrażającą programy
operacyjne,
21) przygotowywanie, we współpracy z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi COI,
projektów
dokumentacji
przetargowej
dotyczącej
zakupów
inwestycyjnych
i usługowych związanych z realizacją projektów dofinansowywanych z budżetu Unii
Europejskiej,
22) współpraca z komórkami organizacyjnymi COI właściwymi w sprawach audytu i kontroli
wewnętrznej w zakresie opracowywania rocznych planów kontroli w zakresie realizacji
projektów dofinansowywanych z budżetu Unii Europejskiej,
23) przechowywanie dokumentacji dotyczącej projektów zrealizowanych.
A2
Zespół Sprzedaży i Wdrożeń Produktów Własnych
1. Zespołem Sprzedaży i Wdrożeń Produktów Własnych kieruje Kierownik Zespołu, który nadzoruje
i koordynuje pracę Sekcji Handlowej i Sekcji Obsługi Klienta przy pomocy Kierowników Sekcji.
A2.1 Sekcja Handlowa
1.
Sekcją Handlową kieruje Kierownik Sekcji.
15
2.
Do zadań Sekcji Handlowej należy w szczególności:
1) prowadzenie sprzedaży produktów oraz usług COI,
2) opracowanie, wdrażanie i kontrolowanie działań sprzedażowych,
3) prowadzenie działań mających na celu pozyskanie klientów oraz partnerów
biznesowych,
4) rozwijanie i utrzymanie długofalowych relacji z klientami COI,
5) monitorowanie, zbieranie i analiza potrzeb klientów,
6) przekazywanie potrzeb klientów osobom odpowiedzialnym za rozwój produktów i usług
COI,
7) monitorowanie potrzeb rynku i analizowanie konkurencji.
A2.2 Sekcja Obsługi Klienta
1. Sekcją Obsługi Klienta kieruje Kierownik Sekcji.
2. Do Zadań Sekcji Obsługi Klienta należy w szczególności:
1) wsparcie wdrożenia produktów i usług COI,
2) obsługa serwisowa klientów COI,
3) monitorowanie potrzeb rynku i analizowanie konkurencji,
4) przygotowywanie raportów i zestawień na potrzeby Dyrektora i Kadry menadżerskiej.
B
Departament Analiz i Doradztwa IT
1. Departamentem Analiz i Doradztwa IT kieruje Dyrektor Departamentu Analiz i Doradztwa IT.
2. Do głównych zadań Departamentu Analiz i Doradztwa IT należy:
1) doradztwo i konsultacje w zakresie usług dostarczanych przez COI,
2) współpraca z Ministrem w ramach zlecanych zadań z zakresu doradztwa,
3) współpraca z podmiotami zewnętrznymi w ramach zlecanych zadań, m.in. w zakresie
oceny projektów dofinansowanych z budżetu Unii Europejskiej.
B1
Zespół Doradców IT
1. Zespołem Doradców IT kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Doradców IT należy doradztwo i konsultacje z zakresu IT na rzecz COI i jego
klientów, w szczególności:
1) doradztwo w zakresie nowych rozwiązań/systemów,
2) realizacja konsultacji i doradztwa na rzecz klientów COI,
3) opracowywanie analiz IT, w tym do nowych lub istniejących systemów, produktów,
rozwiązań,
16
4) dostarczanie opinii, ekspertyz, analiz,
5) wspieranie projektów IT na różnych etapach realizacji tj. od definiowania inicjatywy
poprzez przygotowywanie projektów do ich rozliczeń i zakończenia,
6)
wykonywanie zadań związanych z realizacją projektów dofinansowanych z budżetu Unii
Europejskiej mających na celu tworzenie lub rozwój e-usług publicznych, usług
wewnątrzadministracyjnych niezbędnych dla świadczenia usług publicznych oraz
cyfryzację procesów niezbędnych do ich prawidłowego i sprawnego funkcjonowania
administracji publicznej, tj. w ramach działań 2.1 oraz 2.2. Programu Operacyjnego
„Polska Cyfrowa”, w tym:
a. przygotowywanie opinii dotyczących planowanych projektów;
b. monitorowanie, ewaluacja, rozpatrywanie protestów oraz kontrola i audyt
projektów,
7)
przygotowywanie dokumentacji mającej na celu pozyskanie środków finansowych
z funduszy europejskich na realizację projektów pomocy technicznej,
8)
monitorowanie trwałości rezultatów projektów pomocy technicznej,
9) współpraca z instytucjami zarządzającymi, pośredniczącymi oraz wdrażającymi
w ramach realizacji projektów dofinansowanych z budżetu Unii Europejskiej,
10) reprezentowanie COI w pracach grup roboczych, tworzonych w szczególności przy
centralnych
organach
administracji
rządowej,
oraz
w
spotkaniach
międzyinstytucjonalnych dedykowanych wdrażaniu programów operacyjnych,
11) współpraca z komórkami organizacyjnymi COI właściwymi w sprawach audytu i kontroli
wewnętrznej w zakresie opracowywania rocznych planów kontroli w zakresie realizacji
projektów pomocy technicznej,
12) przechowywanie dokumentacji dotyczącej projektów pomocy technicznej,
13) współpraca z Zespołem Kontrolingu Strategicznego w zakresie sposobu finansowania,
ewidencji i rozliczeń prowadzonych projektów, w szczególności dotyczących pomocy
technicznej.
B2
Zespół User Experience
1. Zespołem User Experience kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu User Experience należy w szczególności:
1) kreowanie i rozwijanie e-usług w oparciu o systemy informatyczne i rejestry tworzone
i/lub rozwijane przez COI,
17
2) określanie, rozwijanie, doskonalenie użyteczności (usability) tworzonych i rozwijanych
systemów oraz programów informatycznych, serwisów i usług,
3) opracowywanie założeń Projektów dotyczących tworzenia nowych usług oraz
dotyczących polepszania user experience,
4) tworzenie interfejsów (GUI) aplikacji i stron internetowych,
5) planowanie, zlecanie i prowadzenie badań użytkowników oraz analiza wskaźników
użyteczności aplikacji i serwisów internetowych oraz kreowanie na tej podstawie
koncepcji nowych produktów i usług,
6) badanie potrzeb użytkowników i kreowanie na tej podstawie koncepcji nowych
produktów i usług oraz optymalizację produktów realizowanych Projektów,
7) analiza dotychczasowych rozwiązań pod kątem użyteczności,
8) nadzór merytoryczny nad Projektami, aby produkty były projektowane i tworzone
z myślą o użytkownikach.
B3
Zespół Udostępniania Danych
1. Zespołem Udostępniania Danych kieruje Kierownik Zespołu, który nadzoruje i koordynuje pracę
Sekcji przy pomocy Kierowników Sekcji.
2. Do zadań Sekcji, będących w strukturze Zespołu Udostępniania Danych należy:
1) obsługa kancelaryjna wniosków o udostępnienie danych lub informacji z CEPiK w formie
papierowej i elektronicznej,
2) dokonywanie oceny formalnoprawnej wniosków:
a.
prowadzenie postępowań wyjaśniających i administracyjnych, dotyczących
braków formalnoprawnych do wniosków kierowanych do CEPiK, w tym
sporządzanie wezwań i zawiadomień, zgodnie z Kodeksem postępowania
administracyjnego,
b.
prowadzenie uzgodnień z Zespołem Prawnym w zakresie treści projektów
wezwań i zawiadomień sporządzanych w toku prowadzonych postępowań,
c.
występowanie o wykładnie i opinie prawne w obsługiwanych sprawach,
d.
przekazywanie do administratora danych, spraw wymagających wydania
postanowienia lub decyzji administracyjnych,
3) udostępnianie danych lub informacji z CEPiK w formie papierowej i elektronicznej:
a. rejestrowanie wniosków w CEPiK oraz przeprowadzanie kategoryzacji
odpowiedzi,
18
b. definiowanie zakresu udostępnienia danych lub informacji spełniających
kryteria określone we wniosku,
c. przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski z uwzględnieniem
przepisów prawa,
d. wysyłanie odpowiedzi do wnioskodawcy,
e. udostępnianie danych poprzez ePUAP w postaci pliku PDF pobranego z CEPiK.
4) obsługa kancelaryjna korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w szczególności
wezwań, zawiadomień, odpowiedzi na wezwania, korespondencji przesłanej niezgodnie
z właściwością, zwrotów do wnioskodawcy itp.,
5) archiwizowanie w postaci plików PDF danych udostępnianych z CEPiK,
6) kompletowanie, przechowywanie i przygotowywanie do archiwizacji, dokumentów
związanych z udostępnianiem danych z CEPiK,
7) przekazywanie wniosków o udostępnienie danych statystycznych, danych dla celów
komercyjnych lub badawczych do wyznaczonego konsultanta COI,
8) odnotowywanie niezgodności danych w systemie informatycznym CEPiK,
9) wyjaśnianie niezgodności odnotowanych w systemie informatycznym CEPiK,
10) przyjmowanie interesantów oraz telefoniczne udzielanie wyjaśnień,
11) przygotowywanie miesięcznych sprawozdań z obsługi wniosków, analiz, statystyk,
12) współpraca z administratorem danych oraz innymi zespołami COI w zakresie
niezbędnym do realizacji zadań.
19
Rozdział 6. Szczegółowy zakres działania Pionu ds. Rozwoju Oprogramowania
i Utrzymania Systemów
A Departament Rozwoju Oprogramowania
1. Departamentem
Rozwoju
Oprogramowania
kieruje
Dyrektor
Departamentu
Rozwoju
Oprogramowania.
2. Do zadań Departamentu Rozwoju Oprogramowania należy:
1) zarządzanie produkcją oprogramowania, w tym:
a.
dostarczanie rozwiązań IT w ramach procesu produkcji oprogramowania,
b.
zarządzanie inicjatywami zgodnie z przyjętym portfelem projektów,
c.
definiowanie zakresu, szacowanie budżetu, określanie czasu realizacji,
d.
przygotowywanie analiz wykonalności,
e.
planowanie i ustalanie przebiegów procesów wytwarzania oprogramowania
w oparciu o harmonogramy zadań projektowych,
f.
testowanie wewnętrzne oraz nadzór nad testami z użytkownikami,
g.
przygotowanie
wdrożenia
rozwiązań
IT
spełniających
wymagania
funkcjonalne i niefunkcjonalne,
2) realizacja procesu produkcji oprogramowania w projektach informatycznych, w tym:
a.
gromadzenie wymagań,
b.
opracowywanie analiz systemowych,
c.
projektowanie rozwiązań IT,
d.
budowa i implementacja oprogramowania w ramach procesu produkcji COI
lub z wykorzystaniem zewnętrznych partnerów informatycznych,
3) zarządzanie procesami produkcji oprogramowania, w szczególności:
a.
zarządzanie konfiguracją,
b.
zarządzanie zmianą,
c.
zarządzanie zgłoszonymi nieprawidłowościami w działaniu oprogramowania
i ich usuwanie – utrzymanie aplikacji,
d.
wsparcie dla eksploatacji systemów,
e.
zarządzanie katalogiem usług IT w zakresie analizy, testów i produkcji
oprogramowania,
4) przygotowanie analiz biznesowych dla budowanych rozwiązań i komponentów IT ,
5) modernizacja systemów IT.
20
A1
Zespół Analiz Biznesowych
1. Zespołem Analiz Biznesowych kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Analiz Biznesowych należy doradztwo i konsultacje z zakresu IT na rzecz COI
i jego klientów, w szczególności:
1) opracowywanie analiz biznesowych IT w ramach rozwoju nowych rozwiązań oferowanych przez
COI,
2) opracowywanie analiz biznesowych IT w ramach modernizacji i rozwoju eksploatowanych
i utrzymywanych przez COI systemów, produktów, rozwiązań, itp.,
3) opracowanie analiz biznesowych IT i projektowanie rozwiązań dla niejawnych elementów
systemów,
4) prowadzenie procesu analizy biznesowej IT w ramach projektów realizowanych przez COI
poprzez:
a. definiowanie/ustalenie
funkcjonalności
całości
rozwiązania
oraz poszczególnych
składowych (modułów),
b. analiza
wymagań
funkcjonalnych
systemów
w
warstwie
aplikacji,
danych
i mechanizmów integracyjnych,
c. projektowanie procesów biznesowych realizujących wymagania klienta,
d. transfer wiedzy procesowo-funkcjonalnej do zespołów wykonawczych,
5) wspieranie projektów IT w zakresie analizy biznesowej IT we wszystkich fazach modernizacji
systemów/rozwiązań tj. od definicji produktów projektu do ich wdrożenia w środowisku
produkcyjnym, w tym:
a. wsparcie
Zespołu
Analityków
Systemowych
w
definiowaniu
wymagań
niefunkcjonalnych, projektowanych rozwiązań, definiowaniu ryzyk funkcjonalnych
i tworzeniu analizy systemowej IT,
b. wsparcie Zespołu Testów w czasie projektowania i przeprowadzania wszystkich
rodzajów testów zdefiniowanych w projekcie,
6) wyznaczanie standardów wytwarzania biznesowej dokumentacji analitycznej, implementacja
dobrych praktyk i wzorców w procesie analizy biznesowej IT,
7) realizacja funkcji doradczej w zakresie funkcjonalnym aplikacji dla klienta w zakresie zagadnień
dotyczących obsługiwanych systemów,
8) zgłaszanie inicjatyw w zakresie optymalizacji istniejących rozwiązań lub w zakresie nowych,
innowacyjnych i nowatorskich projektów,
21
9) wsparcie Zespołu User Experience w zgłaszaniu propozycji tworzenia i/lub wycofywania usług,
w szczególności wynikających z uwarunkowań procesowych wdrażanych i rozwijanych
systemów,
10) weryfikacja zgodności wytwarzanych produktów z odpowiednimi dokumentami analizy
biznesowej IT,
11) weryfikacja jakości wytwarzanych produktów pod kątem funkcjonalnym.
A2
Zespół Analiz Systemowych
1. Zespołem Analiz Systemowych kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Analiz Systemowych należą konsultacje z zakresu IT na rzecz COI i jego
klientów, w szczególności:
1) opracowywanie analiz systemowych IT w ramach rozwoju nowych rozwiązań oferowanych
przez COI,
2) opracowywanie
analiz
systemowych
IT
w
ramach
modernizacji
eksploatowanych
i utrzymywanych przez COI systemów, produktów, rozwiązań, itp.,
3) opracowanie analiz systemowych IT i projektowanie rozwiązań dla niejawnych elementów
systemów,
4) identyfikowanie ryzyk funkcjonalnych, niefunkcjonalnych i problemów spodziewanych na
etapach projektowania, implementacji oraz działania produkcyjnego,
5) identyfikowanie
wymagań
niefunkcjonalnych
modernizowanych
systemów/rozwiązań
w warstwie aplikacji, danych i mechanizmów integracyjnych,
6) projektowanie modernizowanych systemów oraz ich poszczególnych składowych przy realizacji
wszelkich działań mających na celu utrzymanie w mocy wytycznych architektonicznych,
7) wspieranie projektów IT w zakresie analizy systemowej IT we wszystkich fazach modernizacji
systemów/rozwiązań tj. od definicji produktów projektu do ich wdrożenia w środowisku
produkcyjnym, w tym:
a. wsparcie Zespołu Analiz Biznesowych w definiowaniu wymagań funkcjonalnych
projektowanych rozwiązań i tworzeniu analizy biznesowej IT,
b. wsparcie Zespołu Testów w czasie projektowania i przeprowadzania wszystkich
rodzajów testów zdefiniowanych w projekcie,
8) wsparcie eksploatacyjne w zakresie rozwiązań/systemów w warstwie aplikacji, danych,
infrastruktury techniczno-systemowej na rzecz klientów COI,
9) wyznaczanie standardów wytwarzania systemowej dokumentacji analitycznej, implementacja
dobrych praktyk i wzorców w procesie analizy systemowej IT,
22
10) transfer wiedzy systemowo-funkcjonalnej do zespołów wykonawczych,
11) funkcje doradcze w zakresie systemowych cech aplikacji i wsparcia systemów raportowych,
12) weryfikacja zgodności wytwarzanych produktów z odpowiednimi dokumentami analizy
systemowej IT,
13) weryfikacja jakości wykonanych produktów pod kątem realizacji założeń analizy systemowej IT.
A3
Zespół Rejestrów Centralnych
1. Zespołem Rejestrów Centralnych kieruje Kierownik Zespołu.
2. Zespół może być dzielony na Sekcje w zależności od przyjętych do realizacji zadań i projektów
rozwojowych.
3. Zespół dedykowany do rozwoju i utrzymania systemów rejestrów centralnych (centralnych baz
danych i interfejsów umożliwiających do nich dostęp),
4. Rozwiązania rejestrów centralnych dedykowane są dla administracji państwowej w celu realizacji
zadań ustawowych i zadań zleconych.
5. Do zadań Zespołu Rejestrów Centralnych należy realizacja procesu wytwarzania nowych
rozwiązań i modernizacji systemów IT, w szczególności:
1) wytwarzanie nowych wersji oprogramowania zgodnie z etapami procesu wytwórczego,
2) modernizacja składowych rozwiązania IT we wszystkich warstwach składowych,
3) prowadzenie testów jednostkowych (modułowych) wytwarzanych produktów,
4) implementacja zmodernizowanego rozwiązania – zintegrowanie poszczególnych
składowych, przy wykorzystaniu zasad spełniających zachowanie metodologii spójnej
integracji (Continous Integration) w procesie wytwórczym,
5) przygotowywanie pakietów instalacyjnych modernizowanego rozwiązania/systemu,
6) wersjonowanie kodu oprogramowania,
7) tworzenie
i
utrzymywanie
dokumentacji
tworzonego/modernizowanego
rozwiązania/systemu,
8) wspieranie projektów modernizacji istniejących rozwiązań IT, we wszystkich fazach
realizacji tj. od definicji produktów projektu do ich wdrożenia w środowisku
produkcyjnym,
9) zgłaszanie inicjatyw projektowych w zakresie modernizacji istniejących rozwiązań lub
w zakresie nowych, innowacyjnych i nowatorskich projektów,
10) wsparcie architektów rozwiązań, architektów korporacyjnych i analityków systemowych
w obszarze opracowywania planów tworzenia/modernizacji systemów IT w warstwie
aplikacji, danych, integracji.
23
A4
Zespół E-Usług
1. Zespołem E-Usług kieruje Kierownik Zespołu.
2. Zespół E-Usług może być dzielony na Sekcje w zależności od przyjętych do realizacji zadań
i projektów rozwojowych. Do zadań Sekcji PZ należy rozwój profilu zaufanego.
3. Zespół E-Usług został dedykowany do rozwoju i utrzymania platform, usług i systemów opartych o
elektroniczne usługi.
4. Rozwiązania oparte o E-Usługi służą świadczeniu ogólnodostępnych usług elektronicznych.
5. Do zadań Zespołu E – Usług należy realizacja procesu wytwarzania nowych rozwiązań
i modernizacji systemów IT, w szczególności:
1) wytwarzanie nowych wersji oprogramowania zgodnie z etapami procesu wytwórczego,
2) modernizacja składowych rozwiązania IT we wszystkich warstwach składowych,
3) prowadzenie testów jednostkowych (modułowych) wytwarzanych produktów,
4) implementacja zmodernizowanego rozwiązania – zintegrowanie poszczególnych
składowych, przy wykorzystaniu zasad spełniających zachowanie metodologii spójnej
integracji (Continous Integration) w procesie wytwórczym,
5) przygotowywanie pakietów instalacyjnych modernizowanego rozwiązania/systemu,
6) wersjonowanie kodu oprogramowania,
7) tworzenie
i
utrzymywanie
dokumentacji
tworzonego/modernizowanego
rozwiązania/systemu,
8) wspieranie projektów modernizacji istniejących rozwiązań IT, we wszystkich fazach
realizacji tj. od definicji produktów projektu do ich wdrożenia w środowisku
produkcyjnym,
9) zgłaszanie inicjatyw projektowych w zakresie modernizacji istniejących rozwiązań lub w
zakresie nowych, innowacyjnych i nowatorskich projektów,
10) wsparcie architektów rozwiązań, architektów korporacyjnych i analityków systemowych
w obszarze opracowywania planów tworzenia/modernizacji systemów IT w warstwie
aplikacji, danych, integracji.
A5
Zespół Zarządzania Wydaniem Systemów
1. Zespołem Zarządzania Wydaniem Systemów kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Zarządzanie Wydaniem Systemów należy:
1) planowanie i tworzenie harmonogramów wdrożeń i wydań,
2) kontrolowanie wydaniami i wdrożeniami,
3) prowadzenie pełnej dokumentacji każdego wydania i wdrożenia,
24
4) opisywanie
i
uzgadnianie
planów
zarządzania
wdrożeniami
z
odbiorcami
standardy
środowiska
i interesariuszami,
5) zapewnienie integralności i spójności kolejnych wydań,
6) autoryzowanie wdrożenia / przekazania / wycofania wydania.
3. Sekcja Testów:
1) projektowanie testów ręcznych i automatycznych,
2) testowanie i weryfikacja wdrażanych wydań,
3) testowanie wydań,
4) przekazanie formalne do wdrożenia i eksploatacji,
5) tworzenie przeglądów powdrożeniowych.
4. Zespół
Zarządzania
Wydaniem
określa
również
i
nadzoruje
programistycznego, metody wytwórcze i określa użytkowane narzędzia. Przyjęte rozwiązania
uzgadnia z Kierownikiem Zespołu Rejestrów Centralnych i Zespołu E-Usługi.
5. Zespół Zarządzania Wydaniem odpowiada za realizację procesu obsługi błędów aplikacji we
współpracy z Kierownikami Zespołów Rejestrów Centralnych i E-Usług, którzy są zobowiązani do
zapewnienia odpowiednich kompetencji aby zapewnić efektywną realizację procesu.
B
Departament Utrzymania Systemów
1. Departament Utrzymania Systemów kieruje Dyrektor Departamentu Eksploatacji Systemów.
2. Do zadań Departamentu Utrzymania Systemów należy:
1) zapewnienie wsparcia użytkownikom systemów oraz usług informatycznych, w tym:
a.
obsługa zgłoszeń użytkowników wewnętrznych COI,
b.
obsługa zgłoszeń użytkowników i klientów zewnętrznych COI,
c.
eskalacja zgłoszeń użytkowników i klientów do odpowiednich grup wsparcia
wewnętrznego i/lub zewnętrznego,
2) utrzymanie i eksploatacja systemów oraz usług informatycznych, w tym:
a.
utrzymanie i eksploatacja systemów oraz usług informatycznych w oparciu
o katalog usług, zgodnie z ustalonymi i zaakceptowanymi warunkami SLA,
b.
utrzymanie i eksploatacja infrastruktury teleinformatycznej, wspierającej
funkcjonowanie
systemów
i
usług
informatycznych,
gwarantującej
dotrzymanie uzgodnionych warunków SLA,
c.
udział w definiowaniu oraz realizacji procesów IT, wspierających zarządzanie
poziomem systemów i usług informatycznych,
25
d.
przejmowanie
systemów
oraz
usług
informatycznych
do utrzymania
i eksploatacji,
3) rozliczanie i raportowanie poziomu świadczonych usług informatycznych, w tym:
a.
przygotowywanie
i
uzgadnianie
cyklicznych
raportów
z
poziomu
świadczonych usług,
b.
przygotowywanie
cyklicznych
raportów
z
obsługi
incydentów
oraz
problemów zgłaszanych w ramach utrzymywanych i eksploatowanych
systemów i usług informatycznych,
4) zapewnienie wsparcia IT w COI, w tym:
a.
opracowanie standardów oraz rekomendacji w zakresie środowiska pracy
biurowej (m.in. sprzęt i oprogramowanie biurowe),
b.
zapewnienie środowiska pracy biurowej dla pracowników COI,
c.
opracowanie standardów oraz rekomendacji w zakresie systemów i usług
informatycznych wspierających i usprawniających wewnętrzne procesy
realizowane w COI,
d.
zapewnienie
systemów
i
usług
informatycznych
wspierających
i usprawniających wewnętrzne procesy realizowane w COI,
5) projektowanie i realizacja rozwiązań technicznych oraz infrastruktury sprzętowej
systemów teleinformatycznych,
6) zarządzanie procesami utrzymania systemów teleinformatycznych,
7) zapewnienie lokalnego wsparcia i serwisu IT,
8) zarządzanie gospodarką magazynową.
B1
Zespół Administratorów Aplikacji
1. Zespołem Administratorów Aplikacji kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Administratorów Aplikacji należy serwis wdrożonych produkcyjnie aplikacji
i oprogramowania w celu zapewnienia zgodnie z SLA ciągłości działania i optymalizacji
utrzymywanych przez COI aplikacji, w tym:
1) przejmowanie aplikacji do utrzymania,
2) usuwanie awarii i skutków ich wystąpienia w aplikacjach,
3) optymalizacja wdrożonych aplikacji poprzez ustawianie ich konfiguracji i parametrów,
4) automatyzacja
i
optymalizacja
i oprogramowania,
26
procesów
obsługi
wdrożonych
aplikacji
5) wsparcie Zespołu Analityków Biznesowych IT w zakresie specyfikacji wymagań dla
nowych systemów IT w kontekście przyszłego wdrożenia i utrzymania,
6) wsparcie wdrażania aplikacji,
7) wsparcie i obsługa zgłoszeń w odpowiednich liniach wsparcia w zakresie rozwiązywania
problemów,
8) opracowanie, weryfikowanie i aktualizacja procedur technicznych i dokumentacji
aplikacji,
9) opracowywanie i utrzymanie narzędzi do monitorowania aplikacji,
10) przygotowywanie zmian w aplikacji (zarządzanie zmianą),
11) opracowanie rozwiązań usprawniających administrację i działanie aplikacji,
12) utrzymanie i pogłębianie wiedzy na temat rozwiązań zastosowanych w aplikacjach,
13) współpraca
z
innymi
Zespołami
podczas
wdrażania
nowych
rozwiązań
oraz przejmowania aplikacji do utrzymania,
14) udział w przygotowaniu oraz aktualizacji planów budżetowych i wydatków w zakresie
odpowiedzialności Zespołu,
15) pomyślne wdrożenie wydania usług do środowiska produkcyjne,
16) dotrzymywanie ustalonych wskaźników efektywności i skuteczności.
B2
Zespół Administratorów Systemów
1. Zespołem Administratorów Systemów kieruje Kierownik Zespołu.
2. Zespół Administratorów Systemów może być dzielony na Sekcje w zależności od przyjętych do
realizacji zadań i projektów rozwojowych. Do zadań Sekcji I należy utrzymywanie systemów
podwyższonego poziomu bezpieczeństwa.
3. Do zadań Zespołu Administratorów Systemów należy utrzymanie i eksploatacja infrastruktury
i systemów w celu zapewnienia zgodnie z OLA/SLA ciągłości działania i optymalizacji
utrzymywanej przez COI infrastruktury i systemów, niezbędnych do działania utrzymywanych
przez COI aplikacji, w tym m.in:
1) obsługa zgłoszeń przekazywanych przez pierwszą linię wsparcia,
2) opracowanie, weryfikowanie i aktualizacja procedur technicznych i dokumentacji
systemu,
3) konfiguracja i strojenie infrastruktury teleinformatycznej,
4) opracowywanie i utrzymanie narzędzi do monitorowania wydajności infrastruktury
teleinformatycznej,
5) przygotowywanie zmian w konfiguracji infrastruktury teleinformatycznej,
27
6) opracowanie rozwiązań usprawniających administrację i działanie systemu,
7) obsługa wdrożeń w obszarze aplikacji i infrastruktury,
8) utrzymanie i pogłębianie wiedzy na temat rozwiązań zastosowanych w systemach,
9) projektowanie i realizacja rozwiązań technicznych oraz infrastruktury sprzętowej
systemów teleinformatycznych,
10) dotrzymywanie ustalonych wskaźników efektywności i skuteczności.
B3
Zespół Wsparcia IT
1. Zespołem Wsparcia IT kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Wsparcia IT należy w szczególności:
1) wyznaczanie standardów w zakresie systemów i usług informatycznych wspierających
i usprawniających wewnętrzne procesy realizowane w COI,
2) projektowanie, wdrażanie oraz utrzymywanie rozwiązań w zakresie systemów i usług
informatycznych wspierających i usprawniających wewnętrzne procesy realizowane
w COI,
3) wyznaczanie standardów w zakresie środowiska pracy biurowej (m.in. sprzęt
i oprogramowanie biurowe),
4) wdrażanie oraz utrzymywanie rozwiązań w zakresie środowiska pracy biurowej,
5) udzielanie pracownikom COI wsparcia technicznego i serwisowego przy eksploatacji
biurowego sprzętu i oprogramowania komputerowego,
6) zapewnienie ciągłości obsługi informatycznej COI poprzez realizację działań
naprawczych i prac w procesach eksploatacji biurowego sprzętu i oprogramowania
komputerowego,
7) wykonywanie inwentaryzacji zasobów informatycznych w COI (sprzęt, licencje, itp.),
prowadzenie rejestrów zasobów informatycznych COI,
8) nadzór nad posiadanym przez COI sprzętem komputerowym i oprogramowaniem,
9) koordynacja zamówień i zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania we
współpracy z Zespołem Zakupów,
10) udział w przygotowaniu oraz aktualizacji planów budżetowych i wydatków w zakresie
odpowiedzialności Zespołu,
11) realizacja zadań z zakresu wdrożenia i serwisu lokalnych systemów oraz lokalnej
infrastruktury teleinformatycznej dla podmiotów zewnętrznych, w tym w szczególności
dokonywanie napraw, usuwanie usterek, instalacja, konfiguracja i wymiana urządzeń,
28
12) analiza i raportowanie stanu lokalnych systemów oraz lokalnej infrastruktury
teleinformatycznej,
13) opiniowanie w zakresie spełniania warunków technicznych przez uprawnione podmioty
ubiegające się o zgodę na dostęp, z wykorzystaniem urządzeń teletransmisji, do danych
lub informacji z CEPiK,
14) zarządzanie gospodarką magazynową.
B4
Zespół Service Desk
1. Zespołem Service Desk kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Service Desk należy obsługa procesu zarządzania incydentami i wnioskami,
a w szczególności:
1) zapewnienie i prowadzenie pierwszej linii wsparcia w postaci pojedynczego punktu
kontaktu dla użytkowników będących odbiorcami usług informatycznych,
2) obsługa zgłoszeń użytkowników będących odbiorcami usług informatycznych, w tym:
a.
przyjmowanie oraz rejestrowanie zgłoszeń w odpowiednim rejestrze,
b.
identyfikacja, kategoryzacja i priorytetyzacja zgłoszeń,
c.
przekazywanie zgłoszeń do odpowiednich grup wsparcia i/lub kolejnych linii
wsparcia,
3) informowanie użytkowników o statusie zgłoszeń,
4) koordynowanie działań grup i linii Wsparcia,
5) monitorowanie i nadzór nad terminowością realizacji zgłoszeń,
6) zamykanie zgłoszeń i powiadamianie użytkownika,
7) prowadzenie i utrzymywanie bazy wiedzy stosowanych rozwiązań,
8) udział w przygotowaniu oraz aktualizacji planów budżetowych i wydatków w zakresie
odpowiedzialności Zespołu,
9) przygotowywanie cyklicznych raportów z obsługi incydentów oraz problemów
zgłaszanych w ramach utrzymywanych i eksploatowanych systemów i usług
informatycznych.
B5
Zespół Utrzymania Systemów
1. Zespołem Utrzymania Systemów kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Utrzymania Systemów należy w szczególności:
1) obserwacja wydajności systemów i aplikacji, ocena miar i zbieranie danych dot.
zdarzeń,
29
2) zarządzanie zdarzeniami i ostrzeżeniami,
3) przekazywanie incydentów i awarii do odpowiednich grup wsparcia i/lub kolejnych linii
wsparcia, w zakresie systemów i aplikacji,
4) monitorowanie poprawności działania utrzymywanych i eksploatowanych systemów
oraz usług informatycznych w oparciu o przygotowane narzędzia,
5) monitorowanie wydajności infrastruktury teleinformatycznej w oparciu o przygotowane
narzędzia,
6) realizacja
okresowych
czynności
eksploatacyjnych
zgodnie
z
obowiązującymi
procedurami i instrukcjami,
7) wydawanie, unieważnianie, zawieszanie lub odwieszanie certyfikatów,
8) obsługa kopii zapasowych i odtwarzania elementów infrastruktury teleinformatycznej,
9) wdrażanie zmian w konfiguracji infrastruktury teleinformatycznej, na podstawie
zgłoszonych do Zespołu zleceń, oraz w ramach procesu zarządzania zmianą,
10) przygotowywanie
zestawień
na
temat
funkcjonowania
utrzymywanych
i eksploatowanych systemów oraz usług informatycznych,
11) raportowanie o stanie utrzymywanych i eksploatowanych systemów oraz usług
informatycznych,
12) realizacja nałożonych zobowiązań wynikających z podpisanych umów SLA,
13) udział w tworzeniu procedur eksploatacyjnych (operacyjnych) i instrukcji technicznych,
14) wsparcie procesu zarządzania ciągłością poprzez tworzenie i testowanie procedur
ciągłości,
15) udział w przygotowaniu oraz aktualizacji planów budżetowych i wydatków w zakresie
odpowiedzialności Zespołu.
C
Zespół Architektury
1. Zespołem Architektury kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Architektury należy w szczególności:
1) projektowanie nowych usług,
2) wdrażanie i monitorowanie niezawodności przyjętych rozwiązań architektonicznych,
3) wytyczanie kierunków rozwoju i tworzenia aplikacji,
4) utrzymywanie standardów aplikacji w zakresie nowych technologii, zarządzania oraz
bezpieczeństwa systemów,
5) projektowanie architektury rozwiązania bazującej na strategii architektury oraz
standardach technologicznych,
30
6) zapewnienie spójności architektonicznej w ramach planowanych i wdrażanych
systemów i aplikacji,
7) opracowywanie opisów i modeli struktur, wytycznych i wzorców dla projektowanych
rozwiązań (systemów i aplikacji),
8) sprawowanie kontroli w zakresie spójności rozwiązań ze strategią architektury oraz
zgodności ze standardami technologicznymi,
9) identyfikowanie technicznych ryzyk i problemów spodziewanych na etapach
projektowania, implementacji oraz działania produkcyjnego systemów i aplikacji,
10) nadzór nad fazą projektowania i realizacją wszelkich działań mających na celu
utrzymanie w mocy wytycznych architektonicznych,
11) wspieranie projektów we wszystkich fazach realizacji tj. od definicji produktów projektu
do ich wdrożenia w środowisku produkcyjnym w zakresie architektury i standardów IT,
12) prowadzenie analiz funkcjonalnych systemów przy współpracy z innymi Zespołami,
13) planowanie i nadzorowanie wdrożeń nowoczesnych technologii automatyzujących
procesy implementacji zmian w środowisku produkcyjnym.
D
Zespół Analiz Operacyjnych
1. Zespołem Analiz Operacyjnych kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Analiz Operacyjnych należy w szczególności:
1) zapewnienie komunikacji pomiędzy Departamentem Rozwoju Oprogramowania
i Departamentem Utrzymania Systemów,
2) Service Level Management poprzez:
a. identyfikację i definicję usług,
b. zarządzanie utrzymywanym katalogiem usług,
c. zarządzanie licencjami,
d. zarządzanie dostawcami,
e. zarządzanie komponentami usług i ich konfiguracją,
f.
zarządzenie relacjami z klientem.
3) zarządzanie i definiowanie SLA/OLA,
4) nadzór nad realizacją umów na rozwój i utrzymanie systemów i aplikacji,
5) rozliczanie i raportowanie usług utrzymaniowych i rozwojowych poprzez:
a. przekazywanie raportów z poziomu świadczonych usług IT,
b. przygotowywanie i uzgadnianie cyklicznych raportów z poziomu
świadczonych usług,
31
c. zarządzanie narzędziami raportowania i sprawozdawczości dla procesu
utrzymania,
d. koordynacja w zakresie cyklicznego raportowania wyników dotyczących
działań utrzymaniowych oraz monitorowanie efektywności wskaźników
operacyjnych utrzymania.
6) nadzór nad realizacją budżetów w obszarze rozwoju i utrzymania,
7) współpraca z Zespołem Kontrolingu Strategicznego w zakresie planowania i realizacji
budżetów w obszarze rozwoju i utrzymania,
8) zarządzanie potencjałem wykonawczym,
9) zarządzanie ciągłością działania (we współpracy z Departamentem Bezpieczeństwa),
10) zarządzanie wiedzą,
11) zarządzanie dostępnością zasobów (technologicznych i osobowych),
12) weryfikacja zdolności (m.in. procesy, organizacja, wiedza, zarządzanie) i zasobów (m.in.
ludzie, infrastruktura, narzędzia),
13) zapewnienie efektywności i skuteczności przyjętych do realizacji i utrzymania
rozwiązań,
14) planowanie zmian w usłudze i zarządzanie usługami,
15) rozpoznawanie trendów i zmian,
16) opracowywanie i standaryzacja procesów w zakresie utrzymywania i rozwoju,
17) wypracowanie metod pomiaru i metryk (w zakresie postępu, zgodności, sprawności
i skuteczności).
32
Rozdział 7. Szczegółowy zakres działania Departamentu Bezpieczeństwa
1. Departamentem Bezpieczeństwa kieruje Dyrektor Departamentu Bezpieczeństwa.
2. Dyrektor Departamentu Bezpieczeństwa pełni funkcję Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
do którego zadań należy przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych oraz
prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych zgodnie
z Ustawą o ochronie danych osobowych.
3. Wykonywanie przez Dyrektora Departamentu Bezpieczeństwa innych obowiązków niż tych
określonych w ust. 2 powyżej nie może naruszać prawidłowego wykonywania zadań
Administratora Bezpieczeństwa Informacji określonych w Ustawie o ochronie danych osobowych.
4. Do głównych zadań Departamentu Bezpieczeństwa należą:
1) zapewnianie bezpieczeństwa systemów informatycznych rozwijanych i utrzymywanych
przez COI oraz ciągłości procesów państwa opartych o zasoby utrzymywane przez COI,
2) zapewnianie bezpieczeństwa zasobów informacyjnych i kapitału intelektualnego COI,
3) zapewnianie zgodności działania COI z przepisami o przetwarzaniu i ochronie
informacji, w tym zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz
Ustawy o ochronie danych osobowych,
4) zapewnianie bezpieczeństwa fizycznego COI,
5) realizacja zadań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy w COI,
6) zarządzanie incydentami bezpieczeństwa, współpraca z podmiotami zewnętrznymi
w tym zakresie,
7) budowa
i
podnoszenie
poziomu
świadomości
w
zakresie
bezpieczeństwa,
w szczególności cyberbezpieczeństwa,
8) współpraca z Ministrem w ramach zlecanych zadań z zakresu cyberbezpieczeństwa,
w tym realizacja przedsięwzięć związanych z bezpieczeństwem informatycznym oraz
strategią cyberbezpieczeństwa państwa.
A Zespół Bezpieczeństwa Systemowego
1. Zespołem Bezpieczeństwa Systemowego kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zakresu działania Zespołu należy:
1) opracowywanie i przeglądy strategii, polityki bezpieczeństwa COI, przepisów
wewnętrznych
bezpieczeństwa,
współpraca
dokumentów dotyczących bezpieczeństwa,
33
z
Ministrem
w
opracowywaniu
2) definiowanie i wdrażanie standardów bezpieczeństwa w zakresie proceduralnym oraz
technologicznym, w tym procedury obsługi incydentów i funkcjonowania sztabu
kryzysowego,
3) identyfikacja, analiza i ocena ryzyka oraz opracowywanie i wdrażanie koncepcji
rozwiązań systemowych w zakresie zarządzania ryzykiem dotyczącym bezpieczeństwa
COI,
4) analiza przepisów prawa, w tym regulacji krajowych i unijnych w zakresie
bezpieczeństwa oraz ich wpływie na architekturę systemów informatycznych COI
i państwa,
5) stworzenie i utrzymanie systemu zarządzania ciągłością działania COI, w tym
współpraca z jednostkami organizacyjnymi COI oraz Ministrem oraz innymi jednostkami
w zakresie identyfikacji i zarządzania procesami krytycznymi oraz sporządzania
i weryfikacji listy aplikacji krytycznych,
6) analiza i rejestrowanie przyczyn awarii na podstawie raportów i weryfikacja działań
zapobiegawczych pod kątem wpływu na realizowane w COI procesy,
7) opiniowanie umów zawieranych przez COI w zakresie bezpieczeństwa,
8) zapewnianie
bezpieczeństwa
w
zakresie
przetwarzania
i
obiegu
informacji
podlegających ochronie, w tym: informacji niejawnych oraz informacji stanowiących
tajemnicę COI,
9) zapewnianie przetwarzania danych osobowych w COI zgodnie z przepisami Ustawy
o ochronie danych osobowych,
10) realizacja zadań związanych z obsługą BHP, pozwalająca na zapewnienie warunków
bezpieczeństwa i higieny pracy w COI,
11) realizacja zadań związanych z ochroną przeciwpożarową,
12) zarządzanie systemem uprawnień w systemie informatycznym COI,
13) współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie bezpieczeństwa COI, w tym
z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości w zakresie ujawnionych działań
przestępczych; realizacja postępowań wyjaśniających,
14) prowadzenie czynności kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa zasobów chronionych
COI wewnątrz organizacji oraz w podmiotach zewnętrznych świadczących usługi na
rzecz COI w uzgodnieniu z Zespołem Kontroli Wewnętrznej i Audytu.
B Zespół Bezpieczeństwa Technicznego
1. Zespołem Bezpieczeństwa Technicznego kieruje Kierownik Zespołu.
34
2. Do zakresu działania Zespołu należy:
1) ocena poziomu bezpieczeństwa oraz wydawanie rekomendacji dla elementów systemu
informatycznego COI, m.in. realizacja i nadzór realizacji audytów bezpieczeństwa;
opiniowanie i wyrażanie zgód do stosowania w systemie informatycznym COI narzędzi
i technologii informatycznych,
2) opracowywanie
standardów
bezpiecznej
konfiguracji
komponentów
systemu
informatycznego COI oraz przygotowywanie i uzgadnianie instrukcji utwardzania
komponentów systemu informatycznego COI,
3) przygotowanie i utrzymanie biblioteki standardów technicznych w zakresie
bezpieczeństwa informatycznego dla COI,
4) nadzór nad monitorowaniem zasobów systemu informatycznego COI pod kątem
wykrywania działań mogących negatywnie wpłynąć na bezpieczeństwo systemu
informatycznego COI,
5) analiza, projektowanie reguł wykrywania incydentów w systemie informatycznym COI;
zarządzanie incydentami naruszeń bezpieczeństwa systemu informatycznego COI,
realizacja zadań z zakresu informatyki śledczej w przypadku zaistnienia incydentu
bezpieczeństwa informatycznego,
6) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi COI, Ministrem, organami Państwa
oraz podmiotami zewnętrznymi w zakresie zarządzania incydentami i ochrony przed
atakami na infrastrukturę teleinformatyczną COI, pozyskiwanie i gromadzenie
zewnętrznych informacji istotnych dla bezpieczeństwa COI,
7) realizacja projektów w zakresie bezpieczeństwa systemu informatycznego COI oraz
zadań zleconych przez Ministra dotyczących bezpieczeństwa,
8) ocena zgodności projektów realizowanych przez COI z polityką bezpieczeństwa COI oraz
ich opiniowanie; zapewnienie bezpieczeństwem danych i informacji elektronicznych
w projektach strategicznych COI,
9) nadzorowanie działań związanych z utrzymaniem ciągłości działania infrastruktury
informatycznej COI w zakresie aplikacji i narzędzi bezpieczeństwa eksploatowanych
w Pionie,
10) współpraca z Ministrem oraz Departamentem Analiz i Doradztwa IT w zakresie analizy,
audytów i wydawania opinii dotyczących rozwiązań ITC w zakresie zleconym przez
Ministra,
11) zapewnienie bezpieczeństwa technicznego COI, w tym: infrastruktury zabezpieczeń
technicznych, dostępu fizycznego, ochrony osób i mienia, ochrony przeciwpożarowej,
35
12) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi COI w zakresie realizowanych zadań
oraz
planowania
wydatków
projektowych,
inwestycyjnych
oraz
kosztów
bezpieczeństwa informatycznego COI.
C Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych
1. W Pionie Bezpieczeństwa wyznaczony jest Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, do
którego zadań należy zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych
zgodnie z Ustawą o ochronie informacji niejawnych.
2. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych jest samodzielnym stanowiskiem w rozumieniu
Regulaminu.
3. W zakresie wykonywania swoich obowiązków określonych w ust. 1 powyżej, Pełnomocnik ds.
ochrony informacji niejawnych podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
4. Pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych mogą być powierzone inne obowiązki, o ile
nie naruszy to prawidłowego wykonywania zadań Pełnomocnika ds. ochrony informacji
niejawnych określonych w Ustawie o ochronie informacji niejawnych.
D Samodzielne stanowisko ds. BHP i ppoż
1. Do zakresu zadań pracownika na samodzielnym stanowisku ds. BHP i ppoż należy w szczególności:
1) realizacja zadań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym
zadań wynikających z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 1997 r., Nr
109, poz. 704 z późn. zm.),
2) realizacja zadań związanych z ppoż, w tym realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia
24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j., Dz. U. z 2016 r., poz. 191) oraz
rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r.
w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych
i terenów (Dz. U. z 2010 r., Nr 109, poz. 719),
2. W zakresie wykonywania swoich obowiązków określonych w ust. 1 powyżej, pracownik na
samodzielnym stanowisku ds. BHP i ppoż podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
E Zespół Kontroli Wewnętrznej i Audytu
1. Zespołem Kontroli Wewnętrznej i Audytu kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do Zespołu Kontroli Wewnętrznej i Audytu należy realizacja wszelkich zadań z zakresu kontroli
wewnętrznej oraz audytu we wszystkich obszarach działalności COI, m.in.
36
1) planowanie, organizowanie i realizacja kontroli wewnętrznej, w tym: opracowywanie,
w uzgodnieniu z Dyrektorem Departamentu planów kontroli w COI oraz sporządzanie
rocznych sprawozdań o funkcjonowaniu i wynikach kontroli,
2) kontrola działań COI w zakresie informatyzacji i teleinformatyki, ze szczególnym
uwzględnieniem standardów i przepisów określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005
roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j., Dz.
U. z 2014 r., poz. 1114 z późn. zm.),
3) współdziałanie z organami uprawnionymi do przeprowadzania kontroli, m.in. Najwyższą
Izbą Kontroli, Ministrem Spraw Wewnętrznych oraz Ministrem Finansów, w zakresie
prowadzonych przez nie kontroli COI, w szczególności poprzez:
a. nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi i audytem,
wymaganych przez zewnętrzne organy kontroli,
b. realizację innych zadań związanych z kontrolą, i audytem, wymaganych
przez zewnętrzne organy kontroli,
4) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, w tym gromadzenie
materiałów pokontrolnych zewnętrznych organów kontroli (protokołów, wystąpień
pokontrolnych, odpowiedzi na zalecenia i wnioski),
5) koordynowanie i dokumentacja audytów prowadzonych na zlecenie COI przez
podmioty zewnętrzne, w tym nadzór nad realizacją rekomendacji audytowych,
6) koordynowanie i załatwianie napływających do COI skarg i wniosków, w tym:
prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków, rejestrowanie, załatwianie przy
współpracy z właściwymi komórkami napływających skarg i wniosków oraz
sporządzanie rocznego sprawozdania ze sposobu załatwiania skarg i wniosków,
7) wdrożenie, koordynowanie i monitorowanie systemu zarządzania ryzykiem,
8) monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej.
37
Rozdział 8. Szczegółowy zakres działania Departamentu Finansów i Administracji
1. Departamentem
Finansów
i
Administracji
kieruje
Dyrektor
Departamentu
Finansów
i Administracji.
2. Do zadań Departamentu Finansów i Administracji należy:
1) prowadzenie rachunkowości i nadzór nad rozliczeniami finansowymi COI,
2) prowadzenie spraw personalnych COI,
3) nadzór administracyjny nad infrastrukturą, powierzchniami użytkowanymi na potrzeby
COI oraz pojazdami użytkowanymi przez pracowników COI,
4) nadzór nad realizacją zamówień na rzecz COI, w tym zamówień udzielanych na
podstawie Prawa zamówień publicznych,
5) przygotowanie, analiza i kontrola planów działalności COI, wyników finansowych,
budżetów oraz prognoz.
A Zespół Personalny
1.Zespołem Personalnym kieruje Kierownik Zespołu.
2.Do zadań Zespołu Personalnego należy w szczególności:
1) planowanie i realizacja strategii firmy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi,
2) wspieranie Dyrektora i kadry managerskiej COI w realizacji strategii personalnej oraz
płacowej,
3) zapewnienie przestrzegania zewnętrznego prawa pracy i innych regulacji,
4) tworzenie i zapewnienie przestrzegania wewnętrznych źródeł prawa pracy,
5) współtworzenie kultury organizacyjnej,
6) dbałość o wizerunek COI jako pracodawcy na rynku pracy,
7) współpraca z Zespołem Komunikacji i Zespołem Biuro Dyrekcji w zakresie komunikacji
wewnętrznej,
8) planowanie, tworzenie i wdrażanie systemów płacowych i motywacyjnych,
9) tworzenie i nadzór nad realizacją polityk HR, w tym wynagrodzeń, systemów
motywacyjnych, rekrutacji i adaptacji, rozwoju i szkoleń pracowników,
10) zapewnienie obsługi spraw kadrowo-płacowych pracowników i współpracowników,
11) przygotowywanie sprawozdań, raportów i zestawień z obszaru zarządzania zasobami
ludzkimi,
12) współpraca z Zespołem Kontrolingu Strategicznego w przygotowaniu budżetu kosztów
pracy oraz kontroli jego wykonania.
38
B Zespół Kontrolingu Strategicznego
1.Zespołem Kontrolingu Strategicznego kieruje Kierownik Zespołu.
2.Do zadań Zespołu Kontrolingu Strategicznego należy w szczególności:
1) nadzorowanie procesów kontroli strategicznej oraz ukształtowanie strategicznego
systemu sprawozdawczości,
2) opracowywanie we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi planów
działalności, budżetów oraz ich aktualizacji,
3) monitorowanie realizacji budżetów, w szczególności analiza źródeł przychodów oraz
miejsc powstawiania kosztów,
4) zarządzanie finansami, przygotowywanie prognoz przepływów pieniężnych,
5) przygotowanie analiz finansowych i raportów,
6) monitorowanie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
7) raportowanie mierników efektywności finansowej i procesowej w porównaniu do
rynku,
8) obsługa procesu zarządzania przez cele,
9) realizacja zadań w zakresie kontroli zarządczej, w tym przygotowywanie planu
działalności i sprawozdania z jego wykonania.
C Zespół Rachunkowości
1.Zespołem Rachunkowości kieruje Główny Księgowy.
2.Do zadań Zespołu Rachunkowości należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz obsługa podatkowa zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa,
2) opracowywanie
przepisów
wewnętrznych
dotyczących
zasad
rachunkowości,
w szczególności polityki rachunkowości,
3) obsługa bankowości elektronicznej i kasowa, w tym wykonywanie przelewów
regulujących zobowiązania wobec pracowników i kontrahentów COI,
4) opracowywanie sprawozdań budżetowych, finansowych i statystycznych,
5) fakturowanie sprzedaży,
6) terminowe regulowanie zobowiązań i egzekwowanie należności od dłużników,
7) uzgadnianie sald z kontrahentami COI,
8) ewidencjonowanie
operacji
gospodarczych
finansowym,
39
i
finansowych
zgodnie
z planem
9) współpraca z Zespołem Kontrolingu Strategicznego w zakresie opracowywania
projektów planów finansowych COI oraz ich aktualizacji,
10) nadzór nad prawidłowym prowadzeniem rejestru środków trwałych, przedmiotów
nietrwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
11) prowadzenie rejestru delegacji.
D Zespół Zakupów
1.Zespołem Zakupów kieruje Kierownik Zespołu.
2.Do zadań Zespołu Zakupów należy w szczególności:
1)
nadzór nad przestrzeganiem Prawa zamówień publicznych w COI,
2)
koordynacja postępowań zakupowych przy współpracy komórek merytorycznych,
3)
sporządzanie i aktualizacja planu zamówień publicznych dla COI,
4)
prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zgodnie z powszechnie
obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień publicznych i regulacjami
wewnętrznymi,
5)
przechowywanie kompletnej dokumentacji dotyczącej postępowań o udzielenie
zamówień publicznych zgodnie z powszechnie obowiązującymi w tym zakresie
przepisami i regulacjami wewnętrznymi,
6)
prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
7)
przygotowywanie sprawozdania rocznego dla Urzędu Zamówień Publicznych.
E Zespół Administracji
1.Zespołem Administracji kieruje Kierownik Zespołu.
2.Do zadań Zespołu Administracji należy w szczególności:
1) obsługa administracyjno-gospodarcza COI, w tym:
a.
prowadzenie
całokształtu
spraw
związanych
z
administrowaniem
i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych pomieszczeń,
b.
prowadzenie ewidencji środków trwałych, przedmiotów nietrwałych
i wartości niematerialnych i prawnych oraz ich inwentaryzacja,
c.
prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia COI,
d.
usuwanie zgłaszanych przez komórki organizacyjne drobnych usterek, w tym
informowanie o nieprawidłowościach i awariach głównych instalacji
i urządzeń administratorów budynków,
40
e.
koordynacja zamówień i zakupów sprzętu i materiałów biurowych dla
prawidłowego funkcjonowania COI we współpracy z Zespołem Zakupów,
f.
obsługa transportowa COI i dbałość o należyty stan techniczny posiadanych
środków transportu,
2) wsparcie w zakresie prac merytorycznych i pomocniczych w realizacji zadań związanych
z prowadzeniem CEPiK.
41
Rozdział 9. Szczegółowy zakres działania komórek organizacyjnych Zespołu Biuro
Dyrekcji, Zespołu Prawnego, Zespołu Komunikacji
A Zespół Biuro Dyrekcji
1. Zespołem Biuro Dyrekcji kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Biuro Dyrekcji należy:
1) obsługa kancelaryjna COI, w tym:
a.
przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie przychodzącej korespondencji
do dekretacji,
b.
przygotowywanie i rejestrowanie korespondencji do wysłania i jej
ekspedycja,
c.
nadzór
nad
przebiegiem
procesów
kancelaryjnych
w
Pionach,
Departamentach i Zespołach, za pomocą elektronicznego systemu obiegu
dokumentacji,
d.
prowadzenie
punktu
przetwarzania
informacji
niejawnych
zgodnie
z przepisami Ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz regulacjami
wewnętrznymi COI,
e.
gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez COI,
f.
nadzór
nad
przechowywaniem
informacji
stanowiących
tajemnicę
przedsiębiorstwa,
2) przygotowywanie regulacji wewnętrznych, w tym:
a.
ścieżki akceptacji dokumentów,
b.
proponowanie usprawnień organizacyjnych,
c.
opracowywanie i aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego,
d.
aktualizacja instrukcji, regulaminów i procedur wewnętrznych oraz ich
publikacja w intranecie,
e.
przygotowywanie zarządzeń i prowadzenie rejestru zarządzeń Dyrektora COI,
3) dbałość o sprawność organizacyjną COI:
a.
obsługa interesantów,
b.
prowadzenie rejestrów związanych z działalnością COI, z wyłączeniem:
centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru kontroli zewnętrznych
i wewnętrznych,
42
c.
przygotowywanie upoważnień dla pracowników COI do załatwiania spraw
w imieniu COI oraz przedkładanie upoważnień do podpisu Dyrektora,
prowadzenie rejestru upoważnień dla pracowników COI,
d.
obsługa spotkań, nadzór nad wykorzystaniem sal konferencyjnych,
4) obsługa Dyrektora, Zastępców Dyrektora, Dyrektorów Pionów oraz Dyrektorów
Departamentów:
a.
koordynacja bieżących zadań Dyrektora, Zastępców Dyrektora, Dyrektorów
Pionów i Dyrektorów Departamentów,
b.
realizacja spraw i zadania zleconych przez Dyrektora, Zastępców Dyrektora,
Dyrektorów Pionów i Dyrektorów Departamentów,
c.
sporządzenie pism, protokołów, notatek służbowych i innych dokumentów
w zakresie ustalonym przez Dyrektora, Zastępców Dyrektora, Dyrektorów
Pionów i Dyrektorów Departamentów.
B Zespół Prawny
1. Zespołem Prawnym kieruje Kierownik Zespołu.
2. Do zadań Zespołu Prawnego należy świadczenie pomocy prawnej zleconej przez komórki
organizacyjne:
1) współpraca z Ministerstwem przy wsparciu dla podmiotów sektora publicznego
w zakresie tworzenia umów IT,
2) wsparcie komórek organizacyjnych przy zgłaszaniu uwag do projektów zmian
legislacyjnych dotyczących przedmiotu działalności COI,
3) sporządzanie analiz prawnych oraz bieżąca obsługa prawna prowadzonych Projektów
oraz realizowanych zadań,
4) uczestnictwo w przygotowywaniu i przeprowadzaniu przetargów, postępowań
zakupowych oraz negocjacji organizowanych przez COI,
5) opracowywanie i opiniowanie projektów umów, pism, aneksów, pełnomocnictw oraz
wewnętrznych aktów normatywnych,
6) współpraca z zewnętrznymi kancelariami prawnymi,
7) zastępstwo prawne i procesowe.
C Zespół Komunikacji
1. Zespołem Komunikacji kieruje Kierownik Zespołu.
43
2. Do zadań Zespołu Komunikacji należy w szczególności:
1) tworzenie i realizacja strategii promocji i komunikacji COI,
2) tworzenie i realizacja strategii komunikacji produktowej i projektowej,
3) prowadzenie działań marketingowych dla COI oraz produktów/usług COI we
współpracy z Pionem Rozwoju i Zarządzania Projektami,
4) prowadzenie i koordynacja szkoleń dla klientów COI we współpracy z Pionem Rozwoju
i Zarządzania Projektami,
5) przygotowywanie raportów i zestawień na potrzeby kierownictwa (kwestie dotyczące
analizy
wizerunkowej
COI,
raportów
i
statystyk
dotyczących
stron
www:
obywatel.gov.pl, coi.gov.pl, analizy dotyczącej konkurencji, zestawień prasowych,
oceny skuteczności komunikacji COI),
6) budowanie pozytywnego wizerunku COI oraz oferowanych przez niego usług,
7) promocja i reklama oferowanych przez COI produktów i usług,
8) zapewnienie
materiałów
promocyjnych
i
marketingowych,
w
szczególności
dokumentów, publikacji, gadżetów, prezentacji, wizualizacji, stron internetowych,
filmów i zdjęć,
9) komunikacja społeczna w internecie i poza nim,
10) prowadzenie/nadzór nad całością zagadnień związanych z komunikacją wewnętrzną
oraz współpraca z Zespołem Personalnym w zakresie komunikacji wewnętrznej,
11) rozwijanie i utrzymywanie relacji z mediami i podmiotami zewnętrznymi oraz
urzędnikami,
12) wsparcie komunikacji z kluczowymi klientami, w tym w szczególności Ministrem,
13) inicjowanie projektów partnerskich COI,
14) organizacja imprez, eventów oraz konferencji,
15) przygotowanie prezentacji na wystąpienia Kadry menadżerskiej na konferencjach
i oficjalnych wystąpieniach,
16) projektowanie graficzne na potrzeby COI.
44
Rozdział 10. Zasady podpisywania pism i dokumentów oraz udzielania
pełnomocnictw
1. Czynności kancelaryjne oraz zasady podpisywania pism reguluje odrębna Instrukcja Kancelaryjna
COI.
2. Obieg dokumentów COI jest wspomagany przez system elektroniczny.
3. Pełnomocnictwo upoważnia do działania w zakresie w nim określonym przez czas trwania
wskazany w pełnomocnictwie (upoważnieniu) lub na czas wykonywania określonej w nim
czynności.
4. Po wygaśnięciu pełnomocnictwa, pełnomocnik jest zobowiązany do zwrotu dokumentu
pełnomocnictwa bez uprzedniego wezwania COI.
5. Kopie udzielonych pełnomocnictw przechowywane są przez Zespół Biuro Dyrekcji, który prowadzi
rejestr pełnomocnictw.
Rozdział 11. Postanowienia końcowe
1. Obowiązki COI, jako zakładu pracy oraz szczegółowy zakres zadań i obowiązków pracowników
określa niniejszy Regulamin, Regulamin Pracy, inne uregulowania wewnętrzne (regulaminy,
polityki, procedury, instrukcje itp.), umowa o pracę i powiązane dokumenty oraz indywidualne
zakresy zadań pracowników.
2. Wiążąca interpretacja postanowień Regulaminu oraz udzielanie związanych z tym wyjaśnień
należy wyłącznie do Dyrektora.
3. Za udostępnienie Regulaminu pracownikom odpowiada Zespół Personalny.
4. Zmiana postanowień Regulaminu następuje w trybie przewidzianym dla jego wydania.
45
Zał. Nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego COI