Obsługa okresów obrotowych

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU MaxeBiznes
MODUŁ KANCELARIA-Elektroniczny obieg faktury
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
1.1.
Uruchomienie aplikacji
Aplikacja uruchamiana jest przez uruchomienie skrótu umieszczonego na pulpicie ekranu komputera użytkownika.
Aby rozpocząć pracę z aplikacją, należy:
 W polu <Operator> podać nazwę użytkownika przyznaną przez administratora.
 W polu <Hasło> podać hasło przyznane przez administratora.
 Wcisnąć przycisk Akceptuj.
Proces uruchomienia kończy się przedstawieniem okna głównego aplikacji.
Rysunek 1. Okno główne aplikacji
2.
Praca z aplikacją
Moduł Kancelaria służy do rejestrowania dokumentów przychodzących do firmy i kontrolowania ich obiegu.
Wprowadzony dokument jest natychmiast widoczny w całym systemie, nie ma więc potrzeby ponownego
wprowadzania go w innym dziale firmy i w innym module systemu. Wydając dokument odpowiedniej osobie
rejestruje się ten fakt w systemie, dzięki czemu w każdej chwili wiadomo, gdzie fizycznie znajduje się dany
dokument i kto za niego odpowiada.
W module obsługiwane są wszystkie dokumenty zarejestrowane w systemie, które zostaną dodane do obiegu
dokumentów poprzez opcję Dodaj na oknie Wpływ dokumentu lub poprzez odpowiednie opcje na innych oknach
obsługi dokumentów poszczególnych kategorii.
Schemat blokowy elektronicznego obiegu faktury zakupu.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
KANCELARIA OGÓLNA
- rejestracja faktury w systemie MAX (skanowanie?)
- skierowanie faktury do odpowiedniego realizatora
REALIZATOR
- potwierdzenie zakupu z wcześniejszym zamówieniem
- weryfikacja zakupu z ustawą pzp
- skierowanie faktury do jednostki zamawiającej
JEDNOSTKA ZAMAWIAJĄCA
- opis merytoryczny
- zatwierdzenie kosztów
- zatwierdzenie kosztów (do ustalenia)
DZIAŁ NAUKI / BIURO PROJEKTÓW UNIJNYCH
- weryfikacja i zatwierdzenie kosztów zgodnie z kosztorysami/wnioskami
grantów/projektów
(odpowiednio dla 505,506,507 / 508)
KSIĘGOWOŚĆ / FINANSE
- dekretowanie
- weryfikacja pod względem formalnym i rachunkowym
- przygotowanie do zatwierdzenia zapłaty
KWESTOR / KANCLERZ
- ostateczne zatwierdzenie wydatków
KSIĘGOWOŚĆ
- wydruk metryczki
- księgowanie
2.1.
Definiowanie statusów w obiegu dokumentów
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Statusy obiegu dokumentów definiowane są dla każdego typu dokumentu niezależnie.
Statusy obiegu dokumentów dla faktury przedstawia poniższa tabelka:
Rysunek 2. Statusy obiegu dokumentów
Przedstawionej wyżej ścieżce odpowiada zaprezentowany na rysunku 2 rysunku wykaz statusów obiegu
dokumentu zdefiniowany w systemie..
Ważne!
Dokument dodany na oknie Wpływ dokumentu, bezpośrednio po dodaniu (przed
pierwszym wydaniem), jest przypisywany do statusu o najmniejszym numerze
(najmniejszej, alfabetycznie, wartości w polu Status).
Aby uzyskać dostęp do okna Wpływ dokumentów, należy w menu głównym aplikacji wybrać opcję Kancelaria ->
Wpływ dokumentów.
Rysunek 1. Wpływ dokumentów
Dokumenty wprowadzane w kancelarii uporządkowane są w odwrotnym porządku chronologicznym, tzn.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
na pierwszej pozycji jest zawsze dokument wprowadzony jako ostatni. Wyświetlane są wszystkie dokumenty
wprowadzone nie później niż w dniu określonym w polu „Data”. Operator może indywidualnie dla siebie ustalić
liczbę ostatnio wprowadzonych dokumentów, które wyświetlane są na przeglądzie (klikając prawym klawiszem
myszki na jednej z pozycji przeglądu). Może też indywidualnie dla siebie ustalić, które kolumny przeglądu i w jakiej
kolejności mają być pokazywane (prawy klawisz myszki na linii zawierającej tytuły kolumn przeglądu). Z menu
„Raporty” można wykonywać zdefiniowane uprzednio raporty.
W kartotece Wpływ dokumentów istnieje możliwość grupowej obsługi dokumentów (wydanie, przyjęcie,
przypisanie, cofnięcie).
2.1.1. Wprowadzanie dokumentów
Aby dodać nowy dokument należy:

W oknie Wpływ dokumentów wybrać ikonę Dodaj lub z menu Dane wybrać opcję Dodaj.
Rysunek 4. Dodanie dokumentu

Wcisnąć przycisk Zapisz.

Dodać pozycje dokumentu i wcisnąć przycisk Akceptuj.
Wprowadzony dokument otrzymuje status, który dla typu dodawanego dokumentu ma najmniejszą wartość
(alfabetycznie) w polu status. W przykładowej ścieżce podanej we wcześniejszym rozdziale nowo dodane
dokumenty będą otrzymywały status Nowa.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Rysunek 2. Dodany dokument
W dowolnym momencie można poprawić wprowadzony uprzednio dokument.
2.1.2. Wydanie dokumentu
Wprowadzony dokument można wydać do opisu.
Aby wydać dokument należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Wydaj dokument.

Określić następujące dane:

datę wydania dokumentu (domyślnie podpowiadana jest data bieżąca),

status uzyskiwany przez dokument po wykonaniu tej operacji. Status dokumentu jest podpowiadany
zgodnie z definicją statusów obiegu dokumentu dla typu wydawanego dokumentu.

operatora i / lub

jednostkę organizacyjną, której dotyczy dokument (domyślnie podpowiadana jest jednostka organizacyjna,,
do której przypisany jest operator, do którego wydawany jest dokument. Jeśli operator, do którego
wydawany jest dokument, nie jest przypisany do żadnej jednostki, lub ma możliwość wyboru jednostki, do
której się loguje, wówczas jednostka nie jest podpowiadana wg operatora).
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Rysunek 3. Wydanie dokumentu
Nota!

Zaznaczona opcja „Widok publiczny” powoduje, że dokument jest widoczny dla wszystkich, którzy
są zalogowani do jednostki (do której jest dokument) lub jednostek podległych.
Wcisnąć przycisk Akceptuj.
Wydany dokument otrzymuje status zgodny ze zdefiniowaną ścieżką statusu dokumentów.
Nota!
Zaznaczenie opcji „czy wysłać powiadomienie o przypisaniu dokumentu” spowoduje wyświetlenie
odpowiedniego komunikatu u operatora, do którego został przypisany dokument.
Rysunek 4. Komunikat
Użytkownik dostaje też powiadomienie o wydaniu/przypisaniu dokumentu na e-maila.
2.1.3. Przypisanie dokumentu
Dokument wydany do opisu można przypisać do osoby / jednostki, nie zmieniając jego statusu.
Aby przypisać dokument należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury

Z menu Operacje wybrać opcję Przypisz dokument.

Określić następujące dane:

datę wydania dokumentu (domyślnie podpowiadana jest data bieżąca),

operatora i / lub

jednostkę organizacyjną, której dotyczy dokument (domyślnie podpowiadana jest jednostka organizacyjna
przypisana pracownikowi).
Rysunek 5. Przypisanie dokumentu
Wcisnąć przycisk Akceptuj.

Przypisany dokument nie zmieni poprzedniego statusu.
2.1.4. Przyjęcie dokumentu
Wydany wcześniej dokument można przyjąć.
Aby przyjąć dokument, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Przyjmij dokument.

Określić następujące dane:

datę przyjęcia (powrotu) dokumentu (domyślnie podpowiadana jest bieżąca data),

status, który uzyskuje dokument (zwykle jest to jeden ze statusów: odrzucona, zwrócona firmie, opisana,
zaakceptowana).
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Rysunek 6. Przyjęcie dokumentu

Wcisnąć przycisk Akceptuj.
Przyjęty dokument otrzymuje odpowiedni status.
Aby zmienić lub poprawić status dokumentu, wystarczy ponownie wykonać operację Przyjmij dokument, ustalając
nowy status dokumentu. W szczególności w ten właśnie sposób dokonuje się akceptacji faktury, wprowadzając ją
w status „zaakceptowana”.
2.1.5. Cofnięcie dokumentu
Wydany wcześniej dokument można cofnąć w obiegu do statusu i operatora poprzedniego.
Aby cofnąć dokument, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Cofnij dokument.

Obowiązkowo uzupełnić pole „Uwagi”.

Wcisnąć przycisk Akceptuj.
Rysunek 7 Cofnięcie dokumentu
Cofnięcie dokumentu jest realizowane wyłącznie jeśli obieg dokumentów jest realizowany wg operatorów a nie wg
osób odpowiedzialnych.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Operacja cofnięcia dokumentu może być wykonywana kolejno, co spowoduje cofnięcie dokumentu do początku
ścieżki obiegu. Przykładowo, jeśli dokument jest dodany przez operatora a i kolejno wydawany do b, c i d,
to operator d cofając dokument cofnie go do operatora c. Gdy następnie operator c cofnie dokument, to cofnie go
do operatora b.
2.1.6. Wyszukiwanie dokumentów
Jeżeli należy wyszukać jakiś dokument w oknie Wpływ dokumentów (np. po to, aby go przyjąć z opisu lub
zaakceptować), należy posłużyć się filtrem
.
Jeżeli operator chce zobaczyć wszystkie faktury wybranego kontrahenta, to wówczas należy wprowadzić w polu
„Kontrahent” lub wybrać ze słownika symbol wybranej firmy, a następnie wcisnąć przycisk Akceptuj.
Jeżeli operator chce zobaczyć wszystkie faktury o wybranym statusie (np. wszystkie faktury wydane do opisu), to
wówczas w polu „Status” należy go wybrać, po czym, podobnie jak w powyższym przypadku wcisnąć przycisk
Akceptuj.
Oczywiście można połączyć oba filtry, aby uzyskać wszystkie faktury wybranego kontrahenta znajdujące się
w określonym statusie (np. wszystkie faktury od firmy MAX Elektronik będące w statusie Opisana). Należy
wówczas wpisać lub wybrać ze słownika symbol danej firmy, wybrać pożądany status oraz wcisnąć przycisk
Akceptuj.
Aby wyłączyć filtrowanie, należy wyczyścić pola „Kontrahent” i „Status” oraz wcisnąć przycisk Akceptuj.
2.1.7. Historia dokumentu
Aby wyświetlić historię dokumentu, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Historia dokumentu.

W oknie Historia dokumentu wyświetlą się operacje wykonywane na dokumencie.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Rysunek 12. Historia dokumentu
2.1.8. Załączniki dokumentu
Aby wyświetlić załączniki dokumentu, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Załączniki dokumentu.
W oknie Załączniki dokumentu można dodawać, filtrować, pozycjonować, wyświetlać, poprawiać i usuwać
dodane załączniki dokumentu.
W załącznikach multimedialnych jest rejestrowana informacja o operatorze oraz datach i czasie ostatniej
modyfikacji załącznika. Na oknie prezentowana jest nazwa operatora dodającego lub modyfikującego jako ostatni
dany załącznik oraz datę i czas tego dodania/modyfikacji. Ponadto w kolumnie „Def.rap.” prezentowane jest
oznaczenie, czy dodanie wykonane było metodą definiowanych raportów (zaznaczone) czy też nastąpiło wskutek
zmiany na oknie dodania załącznika (niezaznaczone).
Można dodać dowolną liczbę załączników. Załączniki mogą posiadać takie same nazwy (w tym wypadku w
kolumnie „Wersja” nadawana jest kolejna wersja dokumentu).
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Rysunek13. Załączniki dokumentu - widok tabeli
Rysunek 8. Załączniki dokumentu - widok drzewa
2.1.8.1. Dodawanie załącznika
Aby dodać załącznik do dokumentu, należy:
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Załączniki dokumentu.

W oknie Załączniki dokumentu z menu Dane wybrać opcję Dodaj.
Rysunek 9. Dodawanie załączników multimedialnych

W oknie Dodawanie załączników multimedialnych wypełnić pola:
 <Wybór załącznika/ów> - wcisnąć przycisk
wcisnąć przycisk Otwórz.
, wskazać ścieżkę do zapisanego pliku załącznika i
Rysunek 10. Wybór załącznika
 <Symbol> - wcisnąć przycisk
, wskazać rodzaj załącznika i wcisnąć przycisk Wybierz.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Rysunek 11. Rodzaj załącznika multimedialnego
 <Opis> - wprowadzić opis załącznika i wcisnąć przycisk Akceptuj.
Rysunek 12. Dodawanie załączników multimedialnych
Załącznik zostanie dodany.
2.1.9. Wyświetlenie informacji dokumentu
Aby wyświetlić informacje dokumentu, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Wyświetl informacje dokumentu.

W oknie Wyświetlenie informacji o dokumencie wyświetlą się informacje.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Rysunek 13. Informacje o dokumencie
2.1.10. Wyświetlenie powiązań dokumentu
Aby zobaczyć wszystkie powiązania dokumentu w obiegu, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Wyświetl powiązania dokumentu. Ukazany zostanie wtedy sam dokument
wraz ze wszystkimi przelewami, które były do niego wykonane i innymi powiązanymi dokumentami.
Rysunek 14. Wyświetlenie powiązań dokumentu
2.1.11. Zmiana okresu obrotowego
Aby zmienić okres obrotowy dla dokumentu w obiegu, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Zmień okres obrotowy.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Rysunek 15. Zmiana okresu obrotowego

Wcisnąć przycisk
, nowy okres obrotowy i wcisnąć przycisk Wybierz.
Rysunek 16. Wybór okresu obrotowego

W oknie Zmiana okresu obrotowego wcisnąć przycisk Akceptuj.
Nota!
Nie jest możliwe przeniesienie dokumentu do innego okresu obrotowego, gdy dokument jest
w paczce księgowej lub kolejce dokumentów.
2.1.12. Wyświetlenie rozliczeń dokumentu
Aby zobaczyć rozliczenia dokumentu w obiegu, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury

Z menu Operacje wybrać opcję Wyświetl rozliczenia dokumentu. Ukazane zostaną rozliczenia dokumentu,
np. dyspozycje przelewów.
Rysunek 17. Wyświetlenie rozliczeń dokumentu
2.1.13. Wyświetlenie dokumentu
Aby wyświetlić dokument w obiegu, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Operacje wybrać opcję Wyświetl dokument.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury
Rysunek 18. Wyświetlenie dokumentu
2.1.14. Historia dokumentu w obiegu - raport
Aby wywołać raport pokazujący historię dokumentu w obiegu, należy:

W oknie Wpływ dokumentów podświetlić odpowiedni dokument.

Z menu Raporty wybrać opcję Historia dokumentu w obiegu.

W oknie Parametry raportu wyświetlą się operacje wykonywane na dokumencie.
Rysunek 19. Historia dokumentu
2.2.
Raporty
2.2.1. Definiowanie raportów
2.2.2. Wykonywanie raportu
Aby wykonać raport, należy:
 Opcjonalnie wybrać rekord kartoteki, której raport ma dotyczyć.
 Z menu Raporty wybrać odpowiedni raport lub wskazać raport w grupie raportów definiowanych
i wcisnąć przycisk Wykonaj (lub Generuj).
 Opcjonalnie podać wymagane parametry w celu zawężenia zakresu danych i wcisnąć przycisk
Akceptuj.
 Czekać, aż system wygeneruje podgląd wydruku raportu.
 Wybrać sposób dystrybucji raportu.
Podręcznik Użytkownika modułu Kancelaria- elektroniczny obieg faktury