Wynajem sali wraz z zapewnieniem wyżywienia (serwis kawowy

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wynajem sali wraz z zapewnieniem wyżywienia (serwis kawowy, usługa restauracyjna),
w ramach organizowanych spotkań (maksymalnie siedmiu), dla grupy od 15 do 20 uczestników,
w terminie od października 2012 r. do grudnia 2013 r., w hotelu o kategorii co najmniej
trzygwiazdkowej, zlokalizowanym w Warszawie, w okolicach 5 km od lotniska im. Chopina.
Usługa świadczona w ramach projektu PO KL, poddziałanie 6.1.1.
Termin pierwszego z cyklu spotkań: 12 października 2012 r.
Uprzejmie proszę o przedstawienie (zgodnie z poniższą specyfikacją) szczegółowej oferty na
wynajem sali konferencyjnej wraz z zapewnieniem wyżywienia (serwis kawowy, usługa
restauracyjna), w ramach organizowanych maksymalnie siedmiu spotkań, dla grupy od 15 do 20
uczestników. Spotkania będą odbywać się w terminie od października 2012 r. do grudnia 2013 r.
Pierwsze spotkanie planowane jest na dzień 12 października br.
WYNAJEM SALI:
1. Wynajem sali konferencyjnej mieszczącej od 15 do 20 osób wg poniższych wymagań:
a. Powierzchnia sali 58 m² do 75 m²,
b. Ustawienie stołów w sali: jeden stół okrągły, owalny lub w ostateczności ustawienie
stołów w kształcie litery U,
c. Wyposażenie sali: flipchart zawierający blok z białymi kartkami, komplet kolorowych
markerów, ekran,
d. Dodatkowe: sala klimatyzowana i w razie konieczności ogrzewana, słoneczna
z możliwością zaciemnienia, dobre oświetlenie, stolik pod projektor, możliwość
korzystania z co najmniej 3 kontaktów elektrycznych w sali, przedłużacz, bliskość toalet,
wieszaki na odzież wierzchnią w sali/szatnia, w razie potrzeby zapewnienie dostępu do
bezpłatnych usług ksero (do 50 stron formatu A4) i innych usług biurowych, lokalizacja
sali w cichej części obiektu z dala od głośnych imprez.
WYŻYWIENIE:
1. Serwis kawowy (ciągły) dostępny podczas w trakcie trwania spotkania, w sali
wg poniższych wymagań:
a. W ramach serwisu kawowego dla każdej osoby:
• gorące napoje (świeżo parzona kawa i herbata ekspresowa, owocowa),
śmietanka do kawy bez ograniczeń, cukier w saszetkach bez ograniczeń, cytryna
w plastrach bez ograniczeń,
• napoje zimne (soki owocowe 100%, 2 rodzaje), 3 kartony dwulitrowe, łącznie 6
litrów,
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
•
wybór ciast w trzech rodzajach po 3 ciasta na osobę w ilości 70g/osobę każdy
rodzaj ciasta, kruche ciastka różnego rodzaju (wybór spośród minimum sześciu
rodzajów, np.: małe nadziewane rogaliki, babeczki z owocami, ciastka w polewie
czekoladowej lub inne propozycje z wyłączeniem herbatników) – w ilości
minimum 6 szt./osobę,
• słone paluszki serwowane w 8 wysokich szklankach,
• przekąski: różne rodzaje tartinek lub małych kanapeczek w ilości 6 szt./osobę,
• świeże, dojrzałe, umyte, obrane i pokrojone owoce podane w estetyczny sposób:
winogrona białe w kiściach - 3 kg, winogrona czerwone w kiściach – 2 kg, ananas
z wydrążonym trzpieniem pokrojony w plastry - 2 kg, całe banany - 20 szt.,
brzoskwinie - 20 szt., nektarynki – 20 szt.
b. Sposób serwowania:
• kawa serwowana do ceramicznych filiżanek z ekspresu ciśnieniowego lub
termosów gastronomicznych z kranem,
• woda do zaparzenia herbaty serwowana do ceramicznych filiżanek z termosów
gastronomicznych z kranem,
• soki serwowane w jednakowych dzbankach z przeźroczystego szkła,
• zapewnienia kompleksowego sprzętu gastronomicznego dla tego typu usługi,
w tym termosy gastronomiczne z kranem (dyspensery), zastawę
niejednorazowego użytku: naczynia fajansowe do kawy i herbaty, talerzyki
i talerze, szklanki do soków, oraz sztućce (widelczyki, noże do pokrojenia
owoców) wszystko czyste, nieuszkodzone i wysterylizowane. Naczynia, talerze,
talerzyki, szklanki, sztućce muszą stanowić komplet,
• zapewnienie w trakcie poczęstunku kawowego serwetek papierowych
jednowarstwowych stołowych,
• przerwa kawowa w tym samym pomieszczeniu na oddzielnym stoliku.
2. Zapewnienie usługi restauracyjnej w postaci lunchu o umówionej godzinie wg poniższych
wymagań:
a. Rezerwacja jednego dużego stołu, w wydzielonej przestrzeni hotelowej restauracji dla
niepalących (godzina lunchu do ustalenia na miejscu po przyjeździe). Sala restauracyjna
zlokalizowana w tym samym budynku co wynajęta sala konferencyjna.
b. Dwudaniowy zestaw lunchowy składający się z:
• zupy
• drugie danie na gorąco: jarskie lub mięsne (w zależności od wyboru)
• ciepłe dodatki do dania na gorąco
• sałatka/surówka
• woda/sok (w zależności od wyboru) 0,4-0,5 l na osobę
• deser, kawa/herbata
UWAGA: proszę o przedstawienie 7 różnych propozycji menu do wyboru (na każde ze
spotkań) z podaniem gramatur dań wchodzących w skład zestawu. Każda z propozycji
dwudaniowego menu wraz z deserem powinna zawierać możliwość wyboru dania na
gorąco: mięsnego lub jarskiego.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Po sprawdzeniu ofert wykonanie zadania zostanie powierzone Wykonawcy na podstawie umowy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego zapytania bez podania przyczyny.
Powyższą informację proszę przedstawić do dnia 10 października 2012 r. (środa) godz. 9.00. na adres
email: [email protected] , [email protected] lub pisemnie na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego
Departament Polityki Regionalnej i Przestrzennej
ul. Piastowska 14
45-082 Opole