REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZIELONOGÓRSKIEGO OŚRODKA

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZIELONOGÓRSKIEGO OŚRODKA KULTURY W ZIELONEJ GÓRZE
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. Niniejszy Regulamin Organizacyjny określa organizację wewnętrzną Zielonogórskiego Ośrodka
Kultury w Zielonej Górze, zwanego daje ZOK, oraz zakres zadań poszczególnych komórek
organizacyjnych.
Rozdział 2
Struktura organizacyjna ZOK
§ 2. W skład ZOK wchodzą następujące komórki organizacyjne:
1)
Dział Animacji i Upowszechniania Kultury (AU);
2)
Dział Promocji i Organizacji Imprez (PO);
3)
Dział Finansowo-Księgowy (GK);
4)
Dział Administracji i Obsługi (AO);
5)
Filia Centrum Nauki Keplera ( CK);
w skład której wchodzą:
a) Planetarium Wenus (PW);
b) Centrum Przyrodnicze (CP).
Rozdział 3
Zakres działania komórek organizacyjnych ZOK
§ 3. Do zadań Działu Animacji i Upowszechniania Kultury (AU) należy w szczególności:
1)
prognozowanie działalności kulturalnej, roczne planowanie działalności ZOK,
opracowywanie rocznego kalendarza imprez;
2)
analizowanie działalności i określanie form pomocy animatorom życia kulturalnego w
mieście;
3)
analizowanie i programowanie zadań w dziedzinie edukacji kulturalnej dzieci i młodzieży;
4)
wyszukiwanie, opieka i promocja talentów w dziedzinie teatru, muzyki, plastyki, form
literackich;
5)
organizowanie udziału w konkursach krajowych i międzynarodowych;
6)
organizowanie kształcenia i doskonalenia animatorów kultury;
7)
wspieranie działań społecznych i kulturalnych służących rozwojowi amatorskiego ruchu
artystycznego;
8)
rozpoznawanie potrzeb kulturalnych mieszkańców, prowadzenie impresariatu imprez;
Regulamin organizacyjny ZOK
1
9)
organizowanie imprez upowszechniających wartościowy dorobek kultury polskiej;
10)
organizowanie działań służących promowaniu ruchu artystycznego w środowisku, środkach
masowego przekazu, we własnych wydawnictwach;
11)
prowadzenie dokumentacji merytorycznej ZOK;
12)
organizowanie i nadzorowanie działalności grup i zespołów amatorskich działających w
ramach programu edukacji kulturalnej dzieci i młodzieży oraz własnych;
13)
przygotowywanie dokumentów działu do archiwum zakładowego w oparciu o Instrukcję
w sprawie organizacji archiwum zakładowego.
§ 4. Do zadań Działu Promocji i Organizacji Imprez (PO) należy w szczególności:
1)
organizowanie działań promocyjnych, pozyskiwanie patronów medialnych i społecznych;
2)
pozyskiwanie mecenatu dla działalności ZOK;
3)
opracowywanie i prowadzenie strony internetowej ZOK;
4)
prowadzenie działalności wydawniczej w tym wydawanie informatora kulturalnego;
5)
rozpoznawanie potrzeb kulturalnych rynku. Prowadzenie Banku Informacji i Usług oraz
impresariatu. Sprzedaż usług ZOK;
6)
organizowanie imprez upowszechniających wartościowy dorobek kultury polskiej oraz
lokalnych artystów;
7)
prowadzenie całokształtu spraw związanych z organizacją imprez w amfiteatrze i poza nim.
8)
Realizacja ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych;
9)
koordynacja kalendarza imprez ZOK;
10)
organizowanie współpracy międzynarodowej;
11)
realizowanie zadań w sprawie pozyskiwania środków pomocowych;
12)
prowadzenie biura Ogólnopolskiego Festiwalu Piosenki Dziecięcej i Młodzieżowej FUMA;
13)
współorganizacja Dni Zielonej Góry – Winobranie;
14)
wizualne i medialne dokumentowanie działalności merytorycznej ZOK;
15)
przygotowywanie dokumentów działu do archiwum zakładowego w oparciu o Instrukcję
w sprawie organizacji archiwum zakładowego.
§ 5. Do zadań Działu Finansowo – Księgowego (GK) należy w szczególności:
1) zakresie finansów:
a)
przeprowadzanie kontroli operacji gospodarczych;
b)
przeprowadzanie formalnej i rachunkowej kontroli dokumentów stanowiących przedmiot
księgowania;
c)
przeprowadzanie operacji księgowych;
d)
prowadzenie ewidencji i rozliczeń pobranych zaliczek gotówkowych;
e)
sporządzanie wewnętrznej informacji ekonomicznej oraz obowiązującej sprawozdawczości
finansowej;
f)
dokonywanie rozliczeń finansowych;
g)
naliczanie obowiązujących podatków;
Regulamin organizacyjny ZOK
2
h)
prowadzenie ubezpieczeń rodzinnych, wypadkowych oraz współpraca z PZU;
i)
współpraca z Urzędem Skarbowym w zakresie podatkowym;
j)
prowadzenie obowiązującej dokumentacji oraz sporządzanie obowiązującej
sprawozdawczości;
k)
sprawowanie bieżącej kontroli formalno-rachunkowej dokumentów finansoworozliczeniowych oraz druków ścisłego zarachowania;
2) w zakresie księgowości:
a)
prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej operacji gospodarczych i majątku ZOK;
b)
dochodzenie roszczeń wraz z windykacją należności oraz uzgadnianie sald rozrachunków
z kontrahentami;
c)
rozliczanie kosztów;
d)
opracowywanie planów finansowych;
e)
prowadzenie ewidencji analitycznej majątku oraz rozliczanie osób materialnie
odpowiedzialnych;
f)
przechowywanie oraz zabezpieczanie dokumentów księgowych oraz sprawozdawczości
finansowej, przechowywanie dokumentów w archiwum;
g)
prowadzenie tabeli umorzeń oraz przeszacowań środków trwałych;
h)
sporządzanie rocznych sprawozdań zgodnie z instrukcją GUS i ustawą;
i)
prowadzenie obowiązującej sprawozdawczości oraz informacji w zakresie kosztów dla
potrzeb dyrektora ZOK;
j)
dokonywanie wstępnej i bieżącej kontroli dokumentów księgowych;
k)
prowadzenie archiwum zakładowego;
l)
prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi
3) w zakresie kadr i płac:
a)
prowadzenie akt osobowych pracowników;
b)
sporządzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem;
c)
sporządzanie list płac;
d)
rozliczanie delegacji służbowych;
e)
rozliczanie zasiłków
f)
naliczanie i rozliczanie podatku dochodowego od pracowników i innych osób fizycznych;
g)
sporządzanie i wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniach;
h)
naliczanie składek ZUS, prowadzenie rozliczeń ZUS;
i)
prowadzenie dokumentacji rentowej;
j)
prowadzenie ewidencji w zakresie dyscypliny pracy;
k)
prowadzenie spraw osobowych, przygotowywanie decyzji dyrektora dotyczących
przyjmowania, zaszeregowania i zwalniania pracowników.
§ 6. Do zadań Działu Administracji i Obsługi (AO) należy w szczególności:
1)
organizacja i nadzór zabezpieczenia obiektu, ochrona mienia ZOK oraz prawidłowego
użytkowania nieruchomości ZOK;
Regulamin organizacyjny ZOK
3
2)
prowadzenie drobnych remontów i konserwacji oraz wyposażenia sprzętowego;
3)
prowadzenie racjonalnej gospodarki wodą, energią elektryczną i cieplną oraz dokonywanie
kontroli w tym zakresie;
4)
organizowanie pracy portierów i sprzątaczek;
5)
zabezpieczenie pod względem technicznym i obsługowym imprez organizowanych w
obiektach ZOK i poza nim;
6)
utrzymywanie w ciągłej gotowości technicznej samochodów, organizowanie przewozu osób,
sprzętu, materiałów i aparatury;
7)
realizowanie zakupów materiałów, wyposażenia oraz sprzętu technicznego;
8)
opracowywanie rocznych planów wyposażenia ZOK w sprzęt nagłośnieniowy i
oświetleniowy;
9)
prowadzenie wynajmu sprzętu i obsługa imprez własnych i zleconych;
10)
organizowanie prac komisji likwidacyjnej;
11)
wykonywanie cechowania sprzętu, sporządzanie wywieszek oraz dokonywanie ich korekty;
12)
dokonywanie okresowych analiz i ocen stanu BHP i P/POŻ;
13)
organizowanie i nadzór wyposażenia p.poż. ZOK, opracowywanie projektów, zarządzeń i
poleceń w zakresie poprawy bezpieczeństwa i instrukcji p.poż.;
14)
prowadzenie sekretariatu ZOK w oparciu o Instrukcję kancelaryjną;
15)
prowadzenie statystyki;
16)
prowadzenie i obsługa pokoi gościnnych;
17)
organizacja i kontrola usług plakatowych świadczonych przez ZOK na słupach i tablicach
ogłoszeniowych;
18)
wystawiane faktur za wykonane usługi;
19)
przygotowywanie dokumentów działu do archiwum zakładowego w oparciu o Instrukcję
w sprawie organizacji archiwum zakładowego.
§ 7. Do zadań Filii Centrum Nauki Keplera (CN) w skład którego wchodzą Planetarium Wenus
( PW) oraz Centrum Przyrodnicze (CP) należy w szczególności:
1) prognozowanie działalności i roczne planowanie działalności Planetarium Wenus i Centrum
Przyrodniczego opracowywanie rocznego kalendarza imprez;
2) popularyzacja astronomii i nauk przyrodniczych wśród dzieci i młodzieży;
3) organizowanie wystaw i pokazów;
4) organizowanie dla dzieci, młodzieży i nauczycieli przeglądów wystaw, warsztatów, wykładów;
5) kształtowanie i rozwijanie zainteresowań i uzdolnień w śród dzieci i młodzieży w zakresie
astronomii i przyrody;
6) stwarzanie warunków do rozwoju dzieci i młodzieży uzdolnionej w kierunku astronomii i
przyrody;
7) organizowanie zajęć dydaktycznych okazjonalnych, okresowych, stałych, prezentacji
multimedialnych, konkursów;
Regulamin organizacyjny ZOK
4
8) integracja dzieci i młodzieży z różnych środowisk;
9) wymiana doświadczeń i współpraca z placówkami pokrewnymi;
10) prowadzenie obserwacji zjawisk astronomicznych i przyrodniczych;
11) współpraca z innymi instytucjami w szczególności z Uniwersytetem Zielonogórskim;
12) współpraca z Polskim Towarzystwem Miłośników Astronomii;
13) organizowanie działań promocyjnych, pozyskiwanie patronów medialnych i społecznych;
14) opracowywanie i prowadzenie strony internetowej;
15) organizowanie współpracy międzynarodowej;
16) realizowanie zadań w sprawie pozyskiwania środków pomocowych;
17) wizualne i medialne dokumentowanie działalności merytorycznej CN;
18) przygotowywanie dokumentów działu do archiwum zakładowego w oparciu o Instrukcję w
sprawie organizacji archiwum zakładowego;
19) organizacja i nadzór zabezpieczenia obiektu, ochrona mienia PW i CP oraz prawidłowego
użytkowania nieruchomości;
20) organizowanie pracy kadry merytorycznej i gospodarczej.
Rozdział 4
Zasady zarządzania ZOK
§ 7. 1. ZOK zarządza dyrektor.
2. Dyrektora ZOK powołuje i odwołuje Prezydent Miasta Zielona Góra.
§ 8. 1. Do zadań dyrektora należy:
1)
kierowanie ZOK w sprawach działalności administracyjnej, organizacyjnej i gospodarczej, w
tym ustalenie regulaminu organizacyjnego;
2)
reprezentowanie ZOK na zewnątrz;
3)
nadzór nad majątkiem ZOK;
4)
ustalanie planów rzeczowych, finansowych, wniosków inwestycyjnych i sprawozdań oraz
przedstawianie tych dokumentów organom Miasta Zielona Góra, jak również nadzór nad
realizacją ustalonych planów;
5)
stwarzanie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników;
6)
wydawanie zarządzeń, regulaminów i instrukcji wewnętrznych z zastrzeżeniem ust. 2;
7)
wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników ZOK;
8)
organizowanie kontroli wewnętrznej i nadzorowanie jej funkcjonowania;
9)
organizowanie obsługi prawnej ZOK;
10)
rozstrzyganie sporów kompetencyjnych;
11)
prowadzenie kontroli zarządczej.
Regulamin organizacyjny ZOK
5
2. Dyrektor wydaje przepisy wewnętrzne w drodze zarządzeń, w formie regulaminów, instrukcji, pism
okólnych itp.
3. W zależności od potrzeb, dyrektor może tworzyć inne niż ustalone w § 2 działy lub stanowiska pracy
oraz grupy zadaniowe.
§ 9. 1. Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:
1)
kierownik Działu Animacji i Upowszechniania Kultury;
2)
kierownik Działu Promocji i Organizacji Imprez;
3)
główny księgowy;
4)
kierownik Działu Administracji i Obsługi;
5)
kierownik Planetarium Wenus;
6)
kierownik Centrum Przyrodniczego.
§ 10. 1. Organem doradczym dyrektora jest kolegium dyrektorskie, zwane dalej „kolegium”.
2. W skład kolegium wchodzą :
1)
kierownik Działu Animacji i Upowszechniania Kultury;
2)
główny księgowy;
3)
kierownik Działu Administracji i Obsługi;
4)
kierownik Działu Promocji i Organizacji Imprez;
5)
kierownik Planetarium Wenus;
6)
kierownik Centrum Przyrodniczego.
3. Do kompetencji kolegium należy :
1)
proponowanie kierunków działań ZOK oraz filii,
2)
analizowanie wniosków dotyczących organizacji pracy, struktury, spraw kadrowych oraz
wykorzystania budżetu.
§ 11. 1. W czasie nieobecności dyrektora zastępuje go upoważniony odrębnie przez dyrektora
pracownik. Zakres zastępstwa określa upoważnienie.
2. Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora dokonuje kierownik Działu
Animacji i Upowszechniania Kultury, z wyłączeniem czynności związanych z nawiązaniem
i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustaleniem wysokości wynagrodzenia.
§ 12. 1. Główny księgowy:
1)
nadzoruje pracę Działu Finansowo – Księgowego;
2)
upoważniony jest do podejmowania zobowiązań finansowo-prawnych w zakresie planu
finansowego oraz ustaleń Regulaminu Organizacyjnego ZOK;
3)
odpowiada za prowadzenie całokształtu zagadnień rachunkowości, finansów, podatków,
wynagrodzeń, ubezpieczeń, prawidłową gospodarkę środkami majątkowymi;
4)
wykonuje dyspozycje środkami pieniężnymi;
Regulamin organizacyjny ZOK
6
5)
z tytułu nadzoru nad archiwum ZOK, Główny Księgowy odpowiada za grupowanie,
porządkowanie i archiwizowanie akt.
2. Do zadań Głównego Księgowego należy:
1)
opracowywanie planów finansowych ZOK oraz podziału wypracowanych środków;
2)
przygotowywanie do zatwierdzenia przez dyrektora dokumentacji zasad rachunkowości;
3)
organizacja, nadzór, sprawowanie kontroli nad dokumentami księgowymi oraz ich
dekretacja;
4)
bieżąca kontrola stanu środków pieniężnych oraz czuwanie nad zabezpieczeniem płynności
finansowej i korzystania ze źródeł finansowania;
5)
nadzorowanie przebiegu prac, rozliczeń inwentaryzacji, wyceny składników majątkowych i
ustalanie stanu majątku;
6)
czuwanie nad realizacją należności i zobowiązań;
7)
przygotowywanie
decyzji, zarządzeń, instrukcji wewnętrznych w zakresie prawidłowego
funkcjonowania finansów i majątku ZOK;
8)
nadzór ekonomiczny nad zatrudnianiem i wynagrodzeniami pracowników, dbałość o
terminowe wypłaty wynagrodzeń;
9)
monitorowanie kosztów i przychodów ZOK;
10)
organizowanie nadzoru nad archiwum ZOK;
11)
kontrola przestrzegania dyscypliny finansowej, egzekwowanie kalkulacji imprez i ich
rozliczanie;
12)
organizowanie i doskonalenie rachunkowości z uwzględnieniem systemów informatycznych;
13)
opracowywanie miesięcznych analiz realizacji budżetu oraz wniosków wynikających z tych
analiz;
14)
opracowywanie materiałów, informacji i sprawozdawczości w zakresie działalności
finansowo-księgowej ZOK i ich analiza.
§ 13. 1. Kierownicy oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy powołani- zatrudnieni do
określonych zadań, kierują pracą w ramach przysługujących kompetencji i są odpowiedzialni za
ich wykonanie.
2. Pracownicy otrzymują zakres obowiązków na piśmie, równocześnie z zatrudnieniem na dane
stanowisko lub z chwilą powierzenia innego zakresu pracy.
3. Wszelkie zmiany na stanowiskach pracy odbywają się w formie zmiany warunków pracy i płacy.
§ 14. 1. Przychody ZOK przeznacza się na zadania określone w statucie.
2. ZOK może tworzyć z zysku oraz innych środków przekazanych przez osoby prawne i osoby
fizyczne fundusz załogi, z przeznaczeniem na wypłatę nagród indywidualnych oraz inne fundusze.
3. Zasady gospodarowania funduszami, o których mowa w ust. 2, określają regulaminy ZOK.
Regulamin organizacyjny ZOK
7
Rozdział 6
Zasady obiegu dokumentów
§ 15. Wewnętrzne akta normatywne dyrektor wydaje formie:
1)
zarządzenia;
2)
pisma okólnego;
3)
polecenia pokontrolnego;
4)
regulaminu;
5)
instrukcji.
§ 16. 1. Korespondencję, sprawozdania i inne dokumenty wychodzące z ZOK podpisuje dyrektor.
2. Dyrektor może upoważnić kierowników i samodzielne stanowiska pracy do podpisywania pism
i dokumentów wychodzących z ZOK.
3. Upoważnienie do podpisywania dokumentów bankowych udzielane jest w odrębnym trybie.
§ 17. Radca prawny parafuje następujące dokumenty :
1)
kierowane do organów ścigania, sądów i innych organów orzekających;
2)
dotyczące rozwiązania umowy o pracę;
3)
dotyczące stosunków majątkowych ZOK;
4)
dotyczące umorzenia należności lub spisania w straty.
§ 18. 1. Tryb i zasady obiegu korespondencji, pism i innych dokumentów określają odrębne przepisy
wewnętrzne – Instrukcja kancelaryjna.
2. Zasady, tryb postępowania i przekazania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
określa Instrukcja w sprawie organizacji archiwum zakładowego.
Rozdział 7
Postanowienia końcowe
§ 19.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy powszechnie
obowiązujące.
Dyrektor
Regulamin organizacyjny ZOK
8