Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
PNK- IV.1611.2.2014
Łódź, 3 lipca 2014 r.
Pan insp. Dariusz Banachowicz
Komendant Wojewódzki Policji w Łodzi
ul. Lutomierska 108/112
91-408 Łódź
Wystąpienie Pokontrolne
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie1 oraz art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r.
o kontroli w administracji rządowej2 w dniach 17-25 marca 2014 r. przeprowadzona została
kontrola Komendanta Wojewódzkiego Policji3 w Łodzi, ul. Lutomierska 108/112, 91-408 Łódź,
której zakresem było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 marca 2013 r.
do 28 lutego 2014 r. W toku kontroli nie badano prawidłowości załatwienia skarg i wniosków
pod względem merytorycznym.
Kontrolę przeprowadzili:
1) Piotr Pietrzak – Inspektor Wojewódzki, kierownik zespołu kontrolerów (upoważnienie
nr 17/2014);
2) Przemysław Kościołek – Inspektor Wojewódzki, członek zespołu kontrolerów
(upoważnienie nr 18/2014).
Mając na uwadze dokonane ustalenia skontrolowaną działalność należy ocenić pozytywnie
mimo stwierdzonych nieprawidłowości.
1 Dz.U. Nr 31, poz. 206 ze zm.
2 Dz.U. Nr 185, poz. 1092
3 Dalej również „Komendant”
1
Wypełnianie wymagań organizacyjnych
Funkcję Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi pełni insp. Dariusz Banachowicz.
1. Jednostka jest przygotowana organizacyjnie do przyjmowania i rozpatrywania skarg
i wniosków. Wewnętrzne kwestie objęte kontrolą zostały uwzględnione w Regulaminie
Organizacyjnym Komendy Wojewódzkiej Policji w Łodzi z dnia 19 października 2007 r. 4 oraz
w obowiązujących od 13 października 2013 r. Procedurach przyjmowania, rozpatrywania
i załatwiania skarg i wniosków w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Łodzi.5
Jak wynika z Regulaminu i decyzji Komendanta w sprawie upoważnienia do podpisywania
zawiadomień o sposobie załatwienia skarg, wniosków i petycji przedmiotowe pisma
rozpatrywane
są
w
Wydziałach:
Kontroli,
Prewencji,
Ruchu
Drogowego,
Dochodzeniowo-Śledczym, Laboratorium Kryminalistycznym, Kadr i Szkolenia, Kryminalnym,
Konwojowym, Postępowań Administracyjnych, do Walki z Przestępczością Gospodarczą
oraz w Oddziale Prewencji Policji w Łodzi.
Nadzór i kontrola realizacji zadań w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania
skarg, wniosków i listów dotyczących działania Policji przez jednostki organizacyjne Policji
w województwie łódzkim należy do zadań Wydziału Kontroli KWP w Łodzi, 6 którym kieruje
Naczelnik Wydziału mł. insp. Witold Kozłowski.
W Wydziale funkcjonuje Zespół Skarg i Wniosków, którego prace koordynuje
podinsp. Barbara Młynarczyk - nieetatowy koordynator. Nadzór służbowy nad czynnościami
wykonywanymi w Zespole sprawuje Zastępca Naczelnika Wydziału podinsp. Tomasz
Tyszkiewicz.
2. Celem podniesienia jakości rozpatrywania skarg Zespół Skarg i Wniosków 7
zorganizował szkolenie dla pracowników Komendy, które prowadzili m.in. funkcjonariusz
Wydziału Skarg i Wniosków Biura Kontroli Komendy Głównej Policji oraz pracownik naukowy
Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.
3. Informacje dotyczące przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków
oraz o komórkach organizacyjnych przyjmujących i rozpatrujących skargi i wnioski
są wywieszone w Komendzie w widocznym, ogólnodostępnym miejscu. W ich treści wskazano,
iż interesanci w sprawach skarg i wniosków przyjmowani są przez Komendanta we wtorki
4 nadany przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi mł. insp. Lecha Biernata,
działającego w porozumieniu z Komendantem Głównym
Policji insp. Tadeuszem Budzikiem, ze zmianami, dalej „Regulamin”
5 Wprowadzone Decyzją NR 384/2013 Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi, dalej „Procedury”
6 Dalej „Wydział”
7 Wynika z Zakresu działania Wydziału Kontroli Komendy Wojewódzkiej Policji w Łodzi z dnia 14.12.2010 r. nadanego przez Komendanta
Wojewódzkiego Policji w Łodzi, insp. mgr Marka Działoszyńskiego
2
w godzinach 15-17, a pracownicy Zespołu przyjmują interesantów w dni powszednie w godzinach
9-15. Powyższe świadczy, że zostały spełnione wymogi określone w art. 253 §§ 1-4 ustawy
z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego8 oraz § 3 ust. 2 rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania
skarg i wniosków9.
4. W ramach przygotowania organizacyjnego należy podkreślić zapewnienie w Komendzie
usytuowanego na parterze odrębnego pomieszczenia przeznaczonego do przyjmowania osób
w sprawach skarg i wniosków, do którego dostęp nie wymaga uzyskiwania specjalnej przepustki.
Powyższe ułatwia również składanie skarg i wniosków przez osoby niepełnosprawne. Opisane
działanie stanowi jeden z aspektów zapewnienia realizacji zasady wyrażonej w art. 225 Kpa.
Zaangażowanie pracowników Komendy w proces przyjmowania skarg i wniosków niewątpliwie
przyczynia się do eliminacji niewłaściwych praktyk i poprawy funkcjonowania administracji,
a w szczególności Policji.
Jako dobrą praktykę należy ocenić również przygotowanie i stosowanie formularza
Protokołu przyjęcia ustnej skargi (wniosku).
5. Przedłożony do kontroli rejestr skarg i wniosków zawierał informacje, które pozwalają
ustalić datę wpływu i przedmiot skargi, dane skarżącego, datę i sposób rozstrzygnięcia.
Dokumentacja gromadzona jest w sposób zgodny z określonym w art. 254 Kpa, tj. ułatwiający
kontrolę przebiegu i terminowości załatwiania poszczególnych skarg i wniosków.
Powyższe pozwala stwierdzić, że kontrolowana jednostka jest bardzo dobrze przygotowana
organizacyjnie do wykonywania kontrolowanych zadań. Nadzór, o którym mowa w pkt 1,
sprawowany był rzetelnie, o czym świadczą opisane w dalszej części dokumentu ustalenia,
w tym dotyczące podejmowanych działań sygnalizacyjnych i korygujących na rzecz zapewnienia
prawidłowego procedowania skarg i wniosków.
Kwalifikacja i klasyfikacja skarg i wniosków
Informacje
o
liczbie
spraw
odnotowanych
w
rejestrze
skarg
i
wniosków
KWP przedstawione są w poniższej tabeli.
Okres
1 marca – 31 grudnia 2013 r.
1 stycznia – 28 lutego 2014 r.
822
183
Liczba skarg
i wniosków
Badaniu poddano 31 spraw w zakresie prawidłowości,
8 j.t. Dz. U. z 2013 r. Nr 267, dalej
9 Dz. U z 2002 r., Nr 5, poz. 46
„Kpa”
3
rzetelności i terminowości
załatwienia oraz 13 w zakresie prawidłowości i terminowości przekazania.
Prawidłowość i terminowość załatwiania skarg
1. Odpowiedzi udzielono na 30 z 31 zbadanych skarg. W 1 przypadku, w związku
z ponowieniem skargi bez wskazania nowych okoliczności organ, zgodnie z art. 239 Kpa,
podtrzymał swoje stanowisko z odpowiednią adnotacją w aktach sprawy, bez zawiadamiania
skarżącego.
2.
Podnoszone
w
pismach
zarzuty
dotyczyły
głównie
czynności
służbowych
podejmowanych przez funkcjonariuszy Policji garnizonu łódzkiego. W toku kontroli stwierdzono,
iż wszystkie załatwiane w Zespole skargi zostały rozpatrzone zgodnie z przepisami Kodeksu
postępowania administracyjnego. Przestrzegana była właściwość, a kompletne pod względem
formalnym zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi kierowano do skarżących dochowując
terminu wynikającego z art. 237 § 1 Kpa lub wyznaczonego w myśl art. 36 Kpa w związku
z art. 237 § 4 Kpa. Należy w tym miejscu podkreślić, iż każdorazowo z postępowania
wyjaśniającego sporządzano sprawozdanie obejmujące szczegółowy opis stanu faktycznego,
podejmowanych czynności, ocenę zgromadzonych dowodów oraz projekt rozstrzygnięcia wraz
z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. Opisany sposób dokumentowania postępowania
zapewnia przejrzystość przebiegu załatwiania skarg, a tym samym ułatwia kontrolę, o której mowa
w art. 254 Kpa.
3. Sposób procedowania spraw przez inne komórki organizacyjne Komendy, z powodów
wskazanych powyżej, należy ocenić pozytywnie, z zastrzeżeniem, iż:
1) w
1
sprawie
Administracyjnych
(3,22%)
załatwionej
naruszona
została
przez
Naczelnika
zasada
Wydziału
pierwszeństwa
Postępowań
postępowania
jurysdykcyjnego przed skargowym. Pomimo, iż skarga została wniesiona przez stronę
toczącego
się
postępowania
administracyjnego,
do
wnoszącego
skierowano
zawiadomienie, o którym mowa w art. 238 Kpa. Powyższym działaniem naruszono
art. 234 pkt 1 Kpa, co stanowi nieprawidłowość. W tym miejscu podkreślić należy,
że w Wydziale Kontroli, do którego wpłynęło pismo, właściwie oceniono jego charakter,
w konsekwencji czego Naczelnik Wydziału Kontroli zasygnalizował Naczelnikowi
Wydziału Postępowań Administracyjnych, że przesyła korespondencję z uwagi na zawarte
w jej treści zastrzeżenia do postępowania w sprawie wydania licencji pracownika
zabezpieczenia technicznego – celem nadania stosownego biegu10;
2) odpowiedzi na skargę, opisaną w pkt 1, procedowaną w trybie określonym w Dziale
VIII Kpa, udzielono z 10-dniowym naruszeniem terminu wynikającego z art. 237 § 1 Kpa,
w myśl którego organ zobowiązany jest załatwić skargę niezwłocznie, jednak nie później
10 Akta kontroli, str. 678
4
niż w ciągu miesiąca, a w razie niezałatwienia sprawy w ww. terminie organ winien
zawiadomić skarżącego, zgodnie z art. 36 Kpa, o przyczynach zwłoki i nowym terminie
załatwienia sprawy. Wskazane naruszenie terminu należy uznać za nieprawidłowość;
3) w 3 sprawach (9,67%) stwierdzono naruszenia związane z formalną poprawnością
zawiadomień o sposobie załatwienia skargi, polegające na:
a) nieoznaczeniu organu, od którego pochodzi. Naczelnik WRD i Naczelnik Laboratorium
Kryminalistycznego wyjaśnili11, iż opisane braki występują jedynie na egzemplarzach
przechowywanych w aktach sprawy, zaś pisma przesłane interesantom zawierały
właściwe elementy. Natomiast Zastępca Dowódcy OPP wyjaśnił powyższe omyłką 12.
W toku kontroli nie można było ustalić, jaką formę posiadało pismo, skierowane
do adresata.
Odnosząc się do powyższego wskazać należy, iż przechowywany
w aktach sprawy egzemplarz pisma nie powinien różnić się w formie od przesłanego
skarżącemu.
W niektórych zawiadomieniach o sposobie załatwienia skargi w nagłówku pism wskazywano
komórkę organizacyjną Komendy, natomiast oznaczenie organu zawierała jedynie treść pieczęci
przy podpisie osoby udzielającej odpowiedzi z upoważnienia Komendanta. W orzecznictwie
administracyjnym podniesiono, że nieprawidłową praktyką jest, by urząd i jego pracownicy
zastępowali właściwy organ administracji publicznej i sprawiali wrażenie, że nawet komórka
organizacyjna urzędu pełni rolę quasi organu,13
b) niezamieszczeniu pouczenia o treści art. 239 Kpa (1 przypadek). Udzielający wyjaśnień
Zastępca Naczelnika Laboratorium Kryminalistycznego wskazał jako przyczynę
(…) niedopatrzenie osoby opracowującej zawiadomienie wynikające z braku
jednolitego wzoru udzielanych odpowiedzi.14 Brak, wymaganego na podstawie
art. 238 Kpa, elementu stanowi nieprawidłowość. Naruszenie zostało, w ramach
sprawowanego
nadzoru,
zauważone
przez
pracowników
Wydziału
Kontroli,
w następstwie czego Naczelnikowi Laboratorium Kryminalistycznego przekazany
został, obecnie stosowany, wzór odmownej odpowiedzi na skargę, zawierający
wszystkie wymagane elementy.
Prawidłowość i terminowość przekazania skarg.
W toku kontroli badaniu poddano również sposób postępowania z pismami zawierającymi
zarzuty, do rozpatrzenia których Komendant nie był właściwy.
11 Akta kontroli, str. 706 i str. 714
12 Akta kontroli, str. 716
13 Wyrok WSA w Lublinie z 14 lutego 2012 r., sygn. Akt III SA/Lu 728/11
14 Akta kontroli, str. 706
5
Spośród 13 zbadanych spraw 6 pism nie stanowiło skargi ani wniosku w rozumieniu Działu
VIII Kpa, były to bowiem:
a) odwołanie od mandatu karnego do sądu powszechnego,
b) skarga złożona za pośrednictwem Komendanta do sądu administracyjnego,
c) 3 odpowiedzi udzielone Komendzie Głównej Policji w sprawach skargowych,
d) raport funkcjonariusza zawierający uwagi dotyczące sposobu wykonywania czynności
przez Policjantów.
W powyżej wskazanych sprawach w rejestrze zamieszczono stosowne wzmianki
określające charakter pism. W każdym z przypadków przekazanie (pisma/informacji) nastąpiło
w terminach określonych w przepisach odrębnych (pkt a i pkt b), albo wskazanych w pismach
KGP (pkt c).
W pozostałych przypadkach skargi zostały przekazane prokuraturze, co w związku
z treścią art. 240 Kpa należy uznać za działanie prawidłowe. Przekazanie nastąpiło bez zbędnej
zwłoki, a wnoszący pisma zostali poinformowani o dokonaniu powyższej czynności.
Ponadto, w 2 sprawach kopie skarg przesłane zostały do wiadomości innych organów,
tj. Biura Spraw Wewnętrznych KGP i Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych, w związku
z zawartymi w ich treści informacjami mogącymi mieć znaczenie dla podejmowanych przez
te organy działań.
Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, wnoszę o wdrożenie, w ramach kontroli
funkcjonalnej,
przez
kierowników
komórek
organizacyjnych,
w
których
stwierdzono
nieprawidłowości, działań mających na celu zapewnienie:
− poszanowania zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym;
− przestrzegania terminów załatwiania skarg i wniosków;
− zapewnienia formalnej poprawności i kompletności odpowiedzi na skargi.
Na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej, proszę o udzielenie
informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach
ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości
w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Od przedmiotowego
wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze (art. 48 ustawy o kontroli
w administracji rządowej).
WOJEWODA ŁÓDZKI
Jolanta Chełmińska
6