docpobierz - Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie
download 
Reklamacja Transkrypt
pobierz - Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie
Lublin, dnia 8 grudnia 2016 r. FC-IX.431.28.6.2016 Pani Katarzyna Bryda Wójt Gminy Krzczonów Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015, poz. 525 z późn. zm.), art. 175 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4, art. 16 ust. 1-4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w dniach od 5 września 2016 r. do 29 września 2016 r. przeprowadzona została kontrola w kierowanym przez Panią Urzędzie Gminy Krzczonów, ul. Spokojna 7, 23-110 Krzczonów. I. Dane identyfikacyjne kontroli: Kontrolę przeprowadziła: Jolanta Łacek, starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli Wydziału Finansów i Certyfikacji Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie, na podstawie pisemnego upoważnienia z dnia 26 sierpnia 2016 r. Nr 22/2016 wydanego z upoważnienia Wojewody Lubelskiego przez Dyrektora Wydziału Finansów i Certyfikacji Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie. Zakres kontroli: Prawidłowość wydatkowania środków z dotacji celowych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz prawidłowość pobierania i odprowadzania dochodów budżetowych z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej w 2015 roku. II. Ocena kontrolowanej działalności: Wykonywanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniam pozytywnie z uchybieniami. Ocenę pozytywną uzasadnia prawidłowe i terminowe sporządzenie planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej, wykorzystanie dotacji zgodnie z przeznaczeniem, dokumentowanie wydatków rzetelnymi dowodami księgowymi, terminowe i prawidłowe sporządzenie zbiorczych sprawozdań budżetowych. Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia dotyczyły: nieustalenia planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej w formie zarządzenia, nieterminowego odprowadzenia dochodów budżetowych pobranych w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej w kwocie 29,45 zł, nieokreślenia w zakresach czynności pracowników ani innej dokumentacji, jaka część etatu związana jest z realizacją zadań zleconych, podania w rozliczeniu dotacji celowej na zadania z zakresu administracji w dziale 750, rozdziale 75011, paragrafie 2010 innej liczby czynności niż wynikająca z dokumentacji źródłowej, raportów i statystyk, sporządzenia sprawozdań jednostkowych Rb-27ZZ niezgodnie z instrukcją, niedostosowania ewidencji księgowej do potrzeb sporządzania sprawozdań budżetowych, wykazania w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ danych niezgodnych z ewidencją księgową w kwocie 62,00 zł III. Opis ustalonego stanu faktycznego: Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pani Katarzyna Bryda – Wójt Gminy Krzczonów wybrana na to stanowisko w dniu 16 listopada 2014 r. w wyborach bezpośrednich na wójta, burmistrza i prezydenta miasta. Skarbnikiem Gminy Krzczonów od 1 marca 2007 r. jest Pani Anna Ponieważ powołana na to stanowisko uchwałą Nr IV/21/2007 Rady Gminy Krzczonów z dnia 21 lutego 2007 r. w sprawie powołania Skarbnika Gminy. [kopia zaświadczenia i uchwały: akta kontroli str. 19-20] 1. Plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej. Budżet na rok 2015 Gminy Krzczonów przyjęty został uchwałą III/12/2015 Rady Gminy Krzczonów z dnia 26 stycznia 2015 r. w sprawie uchwały budżetowej na rok 2015. Kwoty przyjętych w budżecie Gminy Krzczonów dochodów z tytułu dotacji celowych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone gminie ustawami oraz wydatki finansowane z tych dotacji były zgodne z wielkościami określonymi w piśmie Wojewody Lubelskiego z dnia 23 października 2014 r. znak FC-I.3110.24.2014. [kopia uchwały z wybranymi załącznikami : akta kontroli str. 21-29] Dotacje na zadania z zakresu administracji rządowej przeznaczone zostały na: - administrację publiczną (Dział 750) – kwota 43.746 zł, - pomoc społeczną (Dział 852) – kwota 1.241.900 zł. Układ wykonawczy budżetu gminy przyjęty został przez Wójta Gminy Krzczonów Zarządzeniem Nr 1/2015 Wójta Gminy Krzczonów z dnia 27 stycznia 2015 w sprawie wykonania uchwały budżetowej Gminy Krzczonów na 2015 rok. Plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych j.s.t. odrębnymi ustawami dla Urzędu Gminy Krzczonów na rok 2015 został podpisany przez wójta Gminy Krzczonów w dniu 27 stycznia 2015 r., tj. w terminie określonym w art. 249 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Plan finansowy nie został natomiast ustalony zarządzeniem wójta. [kopia zarządzenia wraz z załącznikami: akta kontroli str. 30-56] [kopia planu finansowego wydatków: akta kontroli str. 57] Plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej sporządzono: 2 - w kwotach zgodnych z wielkościami przyjętymi w budżecie gminy i informacją przekazaną przez Wojewodę Lubelskiego, - z zastosowaniem prawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów z tytułu dotacji celowych i wydatków finansowanych z tych dotacji, - z zastosowaniem prawidłowej klasyfikacji dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa, wskazującej na źródło powstania dochodów. Kwoty dotacji na zadania z zakresu administracji rządowej w trakcie 2015 r. i wielkość ponoszonych na ten cel wydatków w budżecie Gminy Krzczonów zostały : 1) zwiększone o kwotę 665.444,18 zł, w tym: - w rozdziale 01095 o kwotę 588.409,30 zł, - w rozdziale 75011 o kwotę 2.651,16 zł, - w rozdziale 80101 o kwotę 15.093,96 zł, - w rozdziale 80110 o kwotę 9.024,76 zł, - w rozdziale 85212 o kwotę 45.000 zł, - w rozdziale 85213 o kwotę 4.600 zł, - w rozdziale 85215 o kwotę 165 zł - w rozdziale 85295 o kwotę 500 zł, 2) zmniejszone o kwotę 1.765 zł, w tym:, - w rozdziale 85212 o kwotę 1.600 zł, - w rozdziale 85215 o kwotę 165 zł Łącznie w roku 2015 kwoty dotacji na zadania zlecone z zakresu administracji rządowej z przeznaczeniem dla Gminy Krzczonów wzrosły o 663.679,18 zł, tj. o 53,17 %. [zestawienie zmian: akta kontroli str. 58] Plan wydatków na zadania z zakresu administracji rządowej na koniec 2015 roku wyniósł kwotę 1.949.325, 18 zł, w tym: - rozdział 01095 – kwota 588.409,30 zł, - rozdział 75011 – kwota 46.397,16 zł, - rozdział 80101 – kwota 15.093,96 zł - rozdział 80110 – kwota 9.024,76 zł, - rozdział 85212 – kwota 1.279.400 zł, - rozdział 85213 – kwota 10.500 zł, - rozdział 85295 – kwota 500 zł. Plan dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej podlegających przekazaniu do budżetu państwa ustalony został na kwotę 7.000 zł, i nie uległ zmianie w trakcie 2015 roku. Dochody zostały zaplanowane w rozdziale 85212 w paragrafie 0980 „Wpływy z tytułu zwrotów wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego”. [kopie planu wydatków i planu dochodów na 31.12.2015 r.: akta kontroli str. 59-62] 2. Realizacja dochodów i terminowość ich odprowadzania. 2.1. Realizacja dochodów. 3 W sprawozdaniu Rb-27 ZZ za IV kwartały 2015 r. Gmina Krzczonów wykazała dochody wykonane związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej w łącznej kwocie 6.078,65 zł, co stanowi 85,95 % planu. Dochody zrealizowane zostały w: - rozdziale 75011 w kwocie 62 zł, jako dochód nieplanowany, - rozdziale 85212 w kwocie 6.016,65 zł, co stanowi 85,07 % planu. Jednostką bezpośrednio realizującą zadanie w zakresie dochodów sklasyfikowanych w dziale 852 był Ośrodek Pomocy Społecznej w Krzczonowie, a dla dochodów ujętych w dziale 750 Urząd Gminy Krzczonów. [kopia sprawozdania zbiorczego Rb-27ZZ za 2015 r.: akta kontroli str.63-68] Dochody w kwocie 4.571,78 zł wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-27ZZ jako przekazane na rachunek dochodów Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie, pozostała kwota 1.506,87 zł jako dochód potrącony na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, stosownie do art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 513 z późn. zm.), art. 27 ust. 4 i ust. 5 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2015 r., poz. 859 z późn. zm.) oraz art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późn. zm.). Gmina Krzczonów przekazała pobrane dochody należne budżetowi państwa do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie w wysokości wynikającej z ewidencji księgowej. [wydruki z ewidencji księgowej konto 224: akta kontroli str. 69-71] Kontrolą objęto prawidłowość pobierania dochodów przez Gminę Krzczonów z tytułu udostępniania danych z ewidencji ludności, ze zbioru PESEL, z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców, rejestru PESEL. W roku 2015 do Urzędu Gminy Krzczonów wpłynęły 219 wniosków o udostępnienie danych. Trzy wnioski, dla których Urząd Gminy Krzczonów był organem właściwym, złożone zostały przez podmioty zobowiązane do wniesienia opłaty, w tym jeden z wnioskodawców wniósł opłatę w roku 2014. Urząd Gminy Krzczonów, w kontrolowanym okresie zrealizował dochody w rozdziale 75011 § 0690 w łącznej kwocie 62 zł. Z pobranych dochodów w wysokości 62 zł kwota 58,90 zł odprowadzona została na rachunek Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie. [wydruk z ewidencji księgowej konto 224: akta kontroli str. 72] [tabelaryczne zestawienie liczby wniosków: akta kontroli str. 182-184] 2.2.Terminowość odprowadzania dochodów. W trakcie 2015 roku Gmina Krzczonów przekazywała dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, pobrane przez OPS w Krzczonowie i Urząd Gminy Krzczonów, na rachunek bankowy Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie w terminach określonych w art. 255 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych, z wyjątkiem 1 przypadku, tj. dochody, które wpłynęły na rachunek bankowy Gminy Krzczonów w dniu 31.07.2015 r. odprowadzone zostały na rachunek dochodów Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie w dniu 25 sierpnia, tj. 9 dni po terminie wynikającym z art. 255 ustawy o finansach publicznych. Gmina 4 Krzczonów odprowadziła pobrane dochody należne budżetowi państwa, zakwalifikowane w dziale 852, rozdziale 85212 w kwocie 4.512,88 zł oraz w dziale 750, rozdziale 75011, paragrafie 0690 w kwocie 58,90 zł, z czego kwota 29,45 zł została odprowadzona z opóźnieniem wynoszącym 9 dni. [wyjaśnienie Skarbnika Gminy: akta kontroli str. 73] 3. Realizacja wydatków. W roku 2015 Gmina Krzczonów wydatkowała kwotę 1.947.242,94 zł na realizację zadań z zakresu administracji rządowej z zaplanowanych 1.949.325,18 zł, tj. 99,99% planu. Wydatki poniesione zostały na realizację zadań w zakresie: - zwrotu podatku akcyzowego producentom rolnym - dział 010 – kwota 588.409,30 zł z zaplanowanej kwoty 588.409,30 zł, tj. 100% planu, - wynagrodzeń pracowników realizujących zadania z zakresu administracji rządowej dział 750 - kwota 45.171,46 zł z zaplanowanej kwoty 46.397,16, tj. 97,36% planu, - oświaty dział 801 - kwota 23.878,80 zł z zaplanowanej kwoty 24.118,72 zł, tj. 99 % planu, - pomocy społecznej - dział 852 – kwota 1.289.783,38 zł z zaplanowanej kwoty 1.290.400 zł, tj. 99,99% planu. [kopia zbiorczego sprawozdania Rb-50, wydruki z ewidencji księgowej: akta kontroli str. 74-81] Wydatki sklasyfikowane w dziale 852 ponoszone były przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Krzczonowie, a w dziale 801 przez placówki oświatowe. Wydatki sklasyfikowane w dziale 010, 750 ponoszone były przez Urząd Gminy Krzczonów. Badaniem objęto wydatki realizowane w ramach planu finansowego Urzędu Gminy Krzczonów na łączną kwotę 633.580,76 zł, co stanowi 32,54 % całości wydatków na zadania z zakresu administracji rządowej poniesionych przez Gminę Krzczonów w roku 2015 i 100% wydatków w ramach planu wydatków Urzędu Gminy Krzczonów. 3.1. Wydatki z tytułu zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. W roku 2015 Wójt Gminy Krzczonów wydał 937 decyzji ustalających kwotę zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, w tym na podstawie wniosków złożonych w okresie: - od 1 lutego do 28 lutego 2015 r. - 546 decyzji, na łączną kwotę 389.146,91 zł, - od 1 sierpnia do 31 sierpnia 2015 r. - 391decyzji, na łączną kwotę 187.724,95 zł. Szczegółowym badaniem objęto decyzje wydane dla 20 producentów rolnych (28 decyzji) na łączną kwotę 71.815,73 zł, co stanowi 12,45 % wydatków poniesionych na wypłatę zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego w roku 2015. Na podstawie kontroli losowo wybranych 28 decyzji i stanowiących podstawę ich wydania wniosków stwierdzono, że: - wnioski zostały złożone przez producentów rolnych w ustawowym terminie, 5 - do wniosków załączone zostały faktury VAT albo ich kopie, stanowiące dowód zakupu oleju napędowego w okresie 6 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku, - faktury zostały opatrzone przez upoważnionego pracownika urzędu gminy wymaganą adnotacją, - decyzje zostały wydane w ustawowym terminie, - w skontrolowanych decyzjach roczny limit przysługującego zwrotu i przysługujący producentom rolnym zwrot zostały określone prawidłowo. [zestawienie decyzji: akta kontroli str. 82] Decyzje wydawane były przez dwóch podinspektorów z Referatu FinansowoBudżetowego, działających z upoważnienia Wójta Gminy Krzczonów na podstawie § 1 pkt 5 zarządzenia nr 4/2015 Wójta Gminy Krzczonów z dnia 4 lutego 2015 r. w sprawie upoważnienia pracowników do wydawania i podpisywania decyzji administracyjnych, postanowień oraz upomnień w imieniu wójta. [kopia zarządzenia: akta kontroli str. 83] Wnioski o uruchomienie dotacji, okresowe i roczne rozliczenie dotacji oraz okresowe i roczne sprawozdanie rzeczowo-finansowe złożone zostały w terminach przewidzianych w § 2 ust. 3 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 sierpnia 2006 r. w sprawie przekazywania gminom dotacji celowej na postępowanie w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej i jego wypłatę (Dz. U. z 2013 r., poz. 1339). Dane wykazane w rozliczeniach okresowych i rocznym są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. [kopia wniosków, sprawozdań i rozliczeń: akta kontroli str. 84 -93] Dotacja na wypłatę zwrotu podatku akcyzowego oraz koszty związane z postępowaniem w sprawie zwrotu podatku i jego wypłatą wpłynęła na rachunek Urzędu Gminy Krzczonów w kwotach wynikających ze złożonych wniosków w dwóch terminach: 28 kwietnia 2015 r. kwota 396.929,85 zł oraz 27 października 2015 r. kwota 191.479,45 zł. [wydruk z ewidencji księgowej konto 130: akta kontroli str.94] Urząd Gminy Krzczonów dokonał wypłat na rzecz producentów rolnych w kwotach wynikających z wydanych decyzji administracyjnych w dniu 29 kwietnia 2015 r. oraz 29 października 2015 r., tj. w terminie określonym w art. 7 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz.U. z 2015 r., poz. 1340). [wydruki wybranych(pierwszej i ostatniej) stron wyciągu bankowego: akta kontroli str.95-98] W rocznym rozliczeniu dotacji celowej oraz sprawozdaniu Rb-50 Gmina Krzczonów wykazała kwotę 11.537,44 zł, jako kwotę wydatków poniesionych na pokrycie kosztów postępowania w sprawie zwrotu podatku, tj. 2 % limitu określonego w art. 8 ust. 5 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. [kopia rocznego rozliczenia: akta kontroli str. 99-101] W oparciu o zapisy w ewidencji księgowej oraz przedłożone w toku kontroli dowody księgowe ustalono, że Gmina Krzczonów poniosła wydatki na: 6 - wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia dla dwóch osób zajmujących się przyjmowaniem wniosków, prowadzeniem rejestru wpływających wniosków, prowadzenia postępowania w sprawie zwrotu producentom rolnym podatku akcyzowego, sporządzania list wypłat w kwocie 6.000 zł, - opłacenie składek ZUS i FP w kwocie 1.104,90 zł, - zakup materiałów biurowych w kwocie 3.682,54 zł, - pozostałe usługi (usługi pocztowe i usługi ksero) w kwocie 750 zł. Poniesione wydatki związane były z realizowanym zadaniem. Składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconego wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia zostały odprowadzane terminowo. [wydruk z ewidencji księgowej konto 130 i zestawienie faktur: akta kontroli str. 102105] 3.2. Wydatki na administrację publiczną. Wydatki sklasyfikowane w rozdziale 75011 poniesione zostały na wynagrodzenia i pochodne pracowników realizujących zadania z zakresu administracji rządowej, tj. zadania z zakresu spraw obywatelskich, zadania pozostałe oraz sporządzenie spisu osób uprawnionych do głosowania w wyborach do rad powiatowych izb rolniczych. Badaniem objęto całość poniesionych wydatków, które wg sprawozdania o wydatkach Rb-50 oraz ewidencji księgowej wyniosły 45.171,46 zł, tj. 97,36 % planu po zmianach. Kwota niewykorzystanej w roku 2015 dotacji w wysokości 1.225,70 zł została zwrócona na rachunek Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie w terminie określonym w art. 168 ustawy o finansach publicznych. [wydruki z ewidencji księgowej, wydruk dokumentu elektronicznego: akta kontroli str.106-109] W 2015 roku na realizację zadań z zakresu administracji rządowej Urząd Gminy Krzczonów wydatkował kwotę 45.171,46 zł, z czego kwota 21.877,60 zł dotyczyła zadań z zakresu spraw obywatelskich, kwota 22.850,70 zł spraw pozostałych zaś kwota 443,16 dotyczyła wynagrodzenia za sporządzenie spisu osób uprawnionych do głosowania w wyborach do rad powiatowych izb rolniczych. Wydatki poniesione zostały na wynagrodzenia i pochodne osób realizujących zadania z zakresu administracji rządowej. [kopia rozliczenia dotacji: akta kontroli str. 110-116] Na podstawie zakresów czynności ustalono, że zadania z zakresu administracji rządowej w części dotyczącej spraw obywatelskich i zadań pozostałych realizowane były w Urzędzie Gminy Krzczonów w roku 2015 przez 3 pracowników. W zakresach czynności pracowników realizujących zadania z zakresu administracji rządowej, ani w innych dokumentach wewnętrznych Urzędu Gminy Krzczonów nie sprecyzowano, jaka część etatu przypada na realizowane zadania z zakresu administracji rządowej. Na podstawie analizy zakresów czynności tych pracowników stwierdzono, że wykonywali oni również zadania własne gminy. Wielkość dotacji na realizację zadań z zakresu spraw obywatelskich i poniesionych wydatków określona została jako iloczyn liczby zrealizowanych czynności, mediany czasu realizacji poszczególnych rodzajów czynności i stawki za jedną roboczogodzinę. 7 W toku kontroli dokonano porównania wykazanej przez gminę w rozliczeniu liczby czynności z dokumentacją źródłową, raportami i własnymi rejestrami Urzędu Gminy Krzczonów. Weryfikacja liczby czynności wykazanych przez Gminę Krzczonów w rozliczeniu wykorzystania dotacji celowej w dziale 750, rozdziale 75011, paragrafie 2010 za 2015 r. – sprawy obywatelskie wykazała rozbieżności pomiędzy liczbą czynności wykazaną w sprawozdaniu z rozliczenia dotacji celowej, a liczbą czynności ustaloną w toku kontroli, znajdującą potwierdzenie w dokumentacji źródłowej, raportach i statystykach. Uwzględniając ustaloną w toku kontroli liczbę zrealizowanych czynności i przyjętą medianę czasu realizacji poszczególnych rodzajów czynności, łączna czasochłonność zrealizowanych zadań w zakresie spraw obywatelskich w 2015 r. wyniosła o 5,04 godz. więcej niż wykazana przez gminę w rozliczeniu dotacji, tj.: 958,56 godz. zamiast wykazanych w rozliczeniu 954,52 godz. Tym samym wartość zrealizowanych zadań, wyrażona iloczynem czasochłonności i stawki za roboczogodzinę, uległa zwiększeniu z kwoty 21.877,60 zł do kwoty 21.993,12 zł tj. o 115,52 zł. Przyjmując ustaloną w toku kontroli liczbę czynności dotacja należna Gminie Krzczonów powinna wynieść 21.993,12 zł, a nie jak wykazała gmina w rozliczeniu dotacji za rok 2015 – 21.877,60 zł. [tabela dot. weryfikacji liczby czynności wykazanych w rozliczenia dotacji celowej na zadania z zakresu spraw obywatelskich: akta kontroli str. 117-120] [raporty, statystyki,: akta kontroli str. 121-178] [wyjaśnienie wójta Gminy Krzczonów: akta kontroli str. 179-181] [zestawienie: udostępnienie danych: akta kontroli str. 182-184] W toku kontroli dokonano weryfikacji liczby wykonanych czynności wykazanej w rozliczeniu dotacji na finansowanie pozostałych zadań w dziale 750, rozdziale 75011 z dokumentacją źródłową, raportami i własnymi rejestrami Urzędu Gminy w Krzczonowie. Przeprowadzona weryfikacja potwierdziła liczbę czynności wykazaną w rozliczeniu dotacji celowej w odniesieniu do sześciu rodzajów czynności, w odniesieniu do ośmiu rodzajów czynności Gmina Krzczonów zaniżyła liczbę czynności, a odnośnie jednego rodzaju czynności zawyżyła wykazaną liczbę czynności. Zgodnie z rozliczeniem przedstawionym przez gminę pozostałe sprawy z zakresu administracji rządowej realizowane były przez: 1. Zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego pełniącego czynności kierownika referatu w wymiarze 1 etatu, w tym: ustawa Kodeks rodzinny i opiekuńczy – 0,2 etatu oraz czynności z zakresu ustawy o powszechnym obowiązku obrony w wymiarze 0,1 etatu, 2. Inspektora ds. rolnictwa i ochrony środowiska; czynności z zakresu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej w wymiarze 0,25 etatu. [tabela dot. weryfikacji czynności wykazanych przez gminę, oświadczenie kierownik USC: akta kontroli str. 185] [wyjaśnienia Wójta Gminy Krzczonów: akta kontroli str. 186] Ponadto w dziale 750, rozdziale 75011 w 2015 roku Gmina Krzczonów wydatkowała środki w kwocie 443,16 zł z tytułu zawartej umowy zlecenia za sporządzenie spisu osób uprawnionych do głosowania w wyborach do izb rolniczych. 8 Wynagrodzenia pracowników realizujących zadania z zakresu administracji rządowej ujmowane były na listach płac pracowników Urzędu Gminy Krzczonów. Kwoty dotyczące zadań z zakresu administracji rządowej były przeksięgowywane dowodami wewnętrznymi – PK – z wydatków własnych. Na podstawie przedłożonej kontroli dokumentacji związanej z wypłatą wynagrodzeń stwierdzono, że ww. dowody PK dotyczyły wynagrodzenia jednego pracownika, który realizował zadania zlecone gminie zarówno w zakresie spraw obywatelskich jak i pozostałych spraw z zakresu administracji rządowej. Na podstawie list płac za miesiące marzec, wrzesień i grudzień 2015 r. oraz ewidencji księgowej ustalono, że wynagrodzenia wypłacane w prawidłowej wysokości i terminowo. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy oraz podatek dochodowy od wypłat zostały odprowadzone terminowo. [wydruki z ewidencji księgowej: akta kontroli str. 187-189] 4. Ewidencja księgowa zadań z zakresu administracji rządowej. Ewidencja księgowa prowadzona była przez kontrolowaną jednostkę w programie finansowo-księgowym MIKROBIT Księgowość Finansowa FK wersja 7.0. W planie kont wprowadzonym zarządzeniem 70/2010 Wójta Gminy Krzczonów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości wyodrębnione zostały konta analityczne dla dochodów z zakresu administracji rządowej oraz wydatków zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Wydatki Urzędu Gminy Krzczonów z zakresu administracji rządowej ewidencjonowane były na analitycznym koncie 130-JZ z oznaczeniem klasyfikacji budżetowej wydatków. Dochody z tytułu dotacji celowych ewidencjonowane były na koncie 130-JD z oznaczeniem klasyfikacji budżetowej. W Urzędzie Gminy Krzczonów dochody związane z realizacją zadań zleconych (75011) były ewidencjonowane na koncie 130-JD w części należnej jednostce samorządu terytorialnego, w części należnej budżetowi państwa rozliczenie dochodów ewidencjonowano na koncie 224 organu. Na koniec roku przeksięgowano ww. dochody na konto 130-JD. Zastosowany sposób ewidencji nie był więc dostosowany do potrzeb sporządzania sprawozdania Rb-27ZZ. Z wyjaśnienia jakie złożyła w tej sprawie Skarbnik Gminy Krzczonów oraz z przyjętej polityki rachunkowości wynika, że przyczyną zaistniałej sytuacji był błędny sposób przyjęcia ewidencjonowania tych dochodów. Stosowany sposób ewidencji dochodów wykonanych oraz rozliczeń z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa, nie był dostosowany do potrzeb sporządzanej sprawozdawczości budżetowej, co narusza § 15 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek 9 budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. Nr 289). [wydruk z ewidencji księgowej: akta kontroli str.190] [wyjaśnienie Skarbnik Gminy Krzczonów: akta kontroli str. 191] Rozrachunki z Lubelskim Urzędem Wojewódzkim z tytułu dochodów z zakresu administracji rządowej prowadzone były za pośrednictwem konta 224 z analityką dla funduszu alimentacyjnego, odsetek, zaliczki alimentacyjnej, udostępnienia danych osobowych. Skontrolowane dowody księgowe stanowiące podstawę ujęcia kosztów realizacji zadań z zakresu administracji rządowej w ewidencji księgowej spełniały wymagania dowodu księgowego, o którym mowa w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330). 5. Sprawozdawczość budżetowa. Sprawozdania zbiorcze Rb-27ZZ i Rb-50 o dotacjach i wydatkach za poszczególne kwartały 2015 r. oraz sprawozdania Rb-ZN za cztery kwartały 2015 r. sporządzone zostały terminowo i przekazane w terminach przewidzianych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1773). [zestawienie: akta kontroli str.192] W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ sporządzonym przez Urząd Gminy Krzczonów za III i IV kwartał 2015 r. wykazano dochody potrącone przez jednostkę samorządu terytorialnego, a dochody przekazane w kwocie przekazanej do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie, co jest niezgodne z § 6 ust. 1 pkt 4 i 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. [wyjaśnienie Skarbnika Gminy: akta kontroli str. 73] Sprawozdanie jednostkowe Rb-50 o wydatkach za cztery kwartały 2015 r. oraz sprawozdania jednostkowe Rb-ZN za poszczególne kwartały 2015 r. sporządzone zostały zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawozdanie jednostkowe Rb-27ZZ w zakresie dochodów wykonanych sporządzone było na podstawie ewidencji konta 224, a nie ewidencji analitycznej do konta rachunek bieżący jednostki budżetowej oraz do kasy jednostki i zapłaconych kartą płatniczą. Ewidencja dochodów wykonanych nie wynikała więc z obrotów na koncie 130-JD. Dochody dotyczące Urzędu Gminy Krzczonów (5%) księgowane były w jednostce na koncie 130-JD, w klasyfikacji 750-75011-2360. Powyższe stanowi naruszenie § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz § 6 ust. 1 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Od 2016 r. dochody z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej w dziale 750, rozdziale 75011 ewidencjonowane są zgodnie załącznikiem nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. [kopie wybranych sprawozdań jednostkowych: akta kontroli str.193-229] 10 Sprawozdanie zbiorcze Rb-50 o wydatkach za poszczególne kwartały 2015 r. sporządzone zostało zgodnie z danymi wynikającymi ze sprawozdań jednostkowych sporządzonych przez OPS w Krzczonowie, placówki oświatowe i Urząd Gminy Krzczonów. Kwota planu w sprawozdaniu Rb-50 wykazana została w wysokości przyznanych dotacji na zadania z zakresu administracji rządowej przez Wojewodę Lubelskiego. Sprawozdanie zbiorcze Rb-27ZZ za poszczególne kwartały 2015 r. sporządzone zostało w szczegółowości sprawozdań jednostkowych OPS w Krzczonowie i Urzędu Gminy Krzczonów oraz ewidencji księgowej dla budżetu Gminy Krzczonów. [kopia sprawozdań zbiorczych i sprawozdań jednostkowych jednostek wykonujących zadania: akta kontroli str. 230-282] IV. Wnioski i zalecenia pokontrolne: Przedstawiając powyższe ustalenia, w celu wyeliminowania stwierdzonych w toku kontroli uchybień, zaleca się: 1) sporządzanie planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej w formie zarządzenia, 2) terminowe odprowadzanie dochodów budżetowych pobranych w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, 3) określenie w zakresach czynności lub innej dokumentacji, jaka część etatu związana jest z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, 4) sporządzanie rozliczeń dotacji celowej na zadania z zakresu administracji rządowej w dziale 750, rozdziale 75011, paragrafie 2010 na podstawie dokumentacji źródłowej, raportów i statystyk, 5) sporządzanie sprawozdania Rb-27ZZ zgodnie z instrukcją, 6) dostosowanie ewidencji księgowej do potrzeb sporządzania sprawozdań budżetowych, 7) wykazywanie w sprawozdaniach jednostkowych danych zgodnych z ewidencją księgową. V. Pozostałe informacje i pouczenia: W związku z przedstawionymi zaleceniami oczekuję od Pani w terminie 15 dni od dnia otrzymania wystąpienia informacji o wykonaniu zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Jednocześnie informuję, że od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Informację, o której mowa powyżej należy przekazać na adres: Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie Wydział Finansów i Certyfikacji ul. Spokojna 4 20-914 Lublin Z up. Wojewody Lubelskiego /-/ Beata Niemczyk Dyrektor Wydziału Finansów i Certyfikacji /podpisano elektronicznie/ 11 Potwierdzam zgodność kopii wydruku z dokumentem elektronicznym: Identyfikator dokumentu 1187158.2581386.2370691 Nazwa dokumentu wystąpienie pokontrolne - Gmina Krzczonów..pdf Tytuł dokumentu wystąpienie pokontrolne - Gmina Krzczonów..doc Sygnatura dokumentu FC-IX.431.28.2016 Data dokumentu 2016-12-08 Skrót dokumentu FD7871571C622A9D72E7DC62B51F34365FA33B9E Wersja dokumentu 1.4 Data podpisu 2016-12-08 15:23:35 Podpisane przez Beata Niemczyk dyrektor wydziału EZD 3.17.1457.1936.6022 Data wydruku: 2017-01-09 Autor wydruku: Weinberger Joanna (starszy inspektor)
