Prace do wykonania w ramach optymalizacji wysyłki –

Prace do wykonania w ramach optymalizacji wysyłki –

Prace do wykonania przez WOK
w ramach wysyłki zaproszeń
GENERACJA WYSYŁKI
System jest przygotowany do generacji zaproszeń w trybie tygodniowym dla ośrodków
stacjonarnych i trybie jednodniowym dla ośrodków mobilnych.
Obejmuje wysyłkę zbiorczą (na wszystkich świadczeniodawców) oraz na pojedynczego
świadczeniodawcę.
W ramach wysyłki na pojedynczego świadczeniodawcę istnieje możliwość generacji
zaproszeń dla położnych POZ realizujących badania cytologiczne. Dla takich
świadczeniodawców nie podpina się populacji - zaproszenia generują się automatycznie
na osoby z listy położnej POZ tego świadczeniodawcy.
I. Ustawienie parametrów wysyłki
Uwaga! Parametry można zmieniać przed każdą generacją wysyłki.
1. Menu PARAMETRY, opcja CYTOLOGIA lub MAMMOGRAFIA
2. Ekran ‘Cytologia/ mammografia - edycja parametrów’ - wybór z list rozwijalnych:
a. Wersja wydruku zaproszenia - lista rozwijalna - domyślnie ustawiona ostatnia
wersja
b. Jakie dane na zaproszeniu
 WSZYSTKIE (wydruk całego zaproszenia)
 ZMIENNE (wydruk tylko danych adresowych)
c. Po wyborze opcji WSZYSTKIE – pola tekstowe:
 Numery telefonów WOK
 Strona WWW WOK
 Adres e-mail WOK
 Imię i nazwisko kierownika WOK
 Godziny pracy WOK - od do - wybór godzin i minut z list rozwijalnych
d. Czy data nadania na zaproszeniu
 NIE (wydruk zaproszeń bez wiersza ‘Nadano dnia…’)
 TAK - DATA SYSTEMOWA (wydruk zaproszeń z wierszem ‘Nadano
dnia’, przy czym data = dacie generacji)
UWAGA! Aby rozpocząć generację kolejnej wysyłki zaproszeń, poprzednia musi być
zakończona/ usunięta. Jeżeli wyświetla się komunikat, że istnieje niezakończona wysyłka,
należy przeszukać ekran generacji wysyłki zbiorczej (pkt. II instrukcji) oraz ekran
generacji wysyłki na pojedynczego świadczeniodawcę (pkt. III instrukcji) - również za
poprzedni rok!
II. Generacja wysyłki - zbiorcza
Uwaga! Nie dotyczy cytologii w POZ
1. Menu CYTOLOGIA lub MAMMOGRAFIA, opcja WYSYŁKA ZAPROSZEŃ,
pozycja ZESTAWIENIE WYSYŁEK
2. Ekran ‘Wysyłka zaproszeń - cytologia/ mammografia - wyszukiwanie’, łącze
‘Wybór osób’
3. Ekran ‘Generacja zaproszeń - CYTOLOGIA’:
a. Tydzień - wybór z listy dostępnych tygodni
b. Liczba zaproszeń do wysłania - maksymalna liczba, jaka jest zaplanowana
do wysyłki w danym tygodniu
Generacja wysyłki uruchamiana jest za pomocą przycisku
4. Ekran ‘Generacja zaproszeń - MAMMOGRAFIA’:
a. Tryb udzielania świadczeń - wybór z listy rozwijalnej
 STACJONARNY
 MAMMOBUSY
b. Tydzień - wybór z listy dostępnych tygodni
c. Data - w formacie rrrr-mm-dd, można też wybrać z kalendarza za pomocą
przycisku
(opcja dla trybu MAMMOBUSY)
d. Liczba zaproszeń do wysłania - maksymalna liczba, jaka jest zaplanowana
do wysyłki w danym tygodniu (opcja dla trybu STACJONARNY)
e. Generacja wysyłki uruchamiana jest za pomocą przycisku
5. Ekran ‘Generacja zaproszeń - cytologia/ mammografia’ - przy tygodniu, na który
generowana jest wysyłka, pojawiają się odpowiednie przyciski funkcyjne.
Uwaga! Poszczególne kroki generacji wysyłki nie odbywają się on-line, tylko są
umieszczane w kolejce zadań na serwerze. Na wyniki trzeba cierpliwie poczekać
odświeżając ekran przyciskiem
. W trakcie oczekiwania na wyniki
przy wybranym rekordzie dostępny jest jedynie przycisk
umożliwiający podgląd
wysyłki.
a. Po zakończeniu wyboru osób obok przycisku
pojawiają się przyciski
i
 Przycisk
- w podglądzie wysyłki widoczne są teraz ilości znalezionych
przez system zaproszeń zbiorczo i w podziale na świadczeniodawców
 Przycisk
- możliwość usunięcia wyboru osób, jeżeli stosunek ilości
zaproszeń do wysłania i wysłanych jest niezadowalający – potwierdzenie
przyciskiem
 Przycisk
- generacja pliku zaproszeń, jeżeli stosunek ilości zaproszeń
do wysłania i wysłanych jest satysfakcjonujący –potwierdzenie przyciskiem
- operacja nieodwracalna!
Uwaga! Ze względu na spójność danych przycisk
dostępny jest tylko
w dniu, w którym dokonano wyboru osób. Następnego dnia nie można
kontynuować generacji wysyłki - można ją tylko usunąć - przycisk
.
Wysyłkę należy zacząć od początku ponownym wyborem osób.
b. Po zakończeniu generacji pliku obok przycisku
pojawia się przycisk
 Przycisk
- finalizacja/ zatwierdzenie generacji pliku umożliwiające
dokonanie wydruku - potwierdzenie przyciskiem
c. Po zakończeniu finalizacji obok przycisku
pojawia się przycisk
 Przycisk
- pobieranie pliku zip z danymi do wydruku zaproszeń
Uwaga! Zip zawiera plik PDF z wygenerowanymi zaproszeniami oraz plik
xls zawierający listę numerów zaproszeń wygenerowanych w danej wysyłce.
III. Generacja wysyłki - na pojedynczego świadczeniodawcę
Uwaga! Dotyczy również cytologii POZ
1. Menu CYTOLOGIA lub MAMMOGRAFIA, opcja WYSYŁKA ZAPROSZEŃ,
pozycja PLAN WYSYŁKI
2. Ekran ‘Tygodniowy plan wysyłki zaproszeń - cytologia/ mammografia’ wyszukiwanie’:
a. Wybór określonego tygodnia z filtru 'Tydzień' i naciśnięcie przycisku
b. Obok tygodniowego planu określonego świadczeniodawcy znajduje się przycisk
- wybór osób - do rozpoczęcia generacji wysyłki
3. Ekran ‘Plan wysyłki - generacja zaproszeń - cytologia/ mammografia’:
a. Zakres świadczeń (tylko dla cytologii) - POZ/AOS (domyślnie ustawione
zgodnie z umową)
b. Generacja wysyłki uruchamiana jest za pomocą przycisku
4. ‘Ekran ‘Tygodniowy plan wysyłki zaproszeń - cytologia/ mammografia’ – przy
planie, na który generowana jest wysyłka, pojawiają się odpowiednie przyciski
funkcyjne.
Uwaga! Poszczególne kroki generacji wysyłki nie odbywają się on-line, tylko są
umieszczane w kolejce zadań na serwerze. Na wyniki trzeba cierpliwie poczekać
odświeżając ekran przyciskiem
. W trakcie oczekiwania na wyniki
przy wybranym rekordzie dostępny jest jedynie przycisk
umożliwiający podgląd
wysyłki.
a. Po zakończeniu wyboru osób obok przycisku
pojawiają się przyciski
i
 Przycisk
- w podglądzie wysyłki widoczne są teraz ilości znalezionych
przez system zaproszeń
 Przycisk
- możliwość usunięcia wyboru osób, jeżeli stosunek ilości
zaproszeń do wysłania i wysłanych jest niezadowalający – potwierdzenie
przyciskiem
 Przycisk
- generacja pliku zaproszeń, jeżeli stosunek ilości zaproszeń
do wysłania i wysłanych jest satysfakcjonujący –potwierdzenie przyciskiem
- operacja nieodwracalna!
Uwaga! Ze względu na spójność danych przycisk
dostępny jest tylko
w dniu, w którym dokonano wyboru osób. Następnego dnia nie można
kontynuować generacji wysyłki - można ją tylko usunąć - przycisk
Wysyłkę należy zacząć od początku ponownym wyborem osób.
.
b. Po zakończeniu generacji pliku obok przycisku
pojawia się przycisk
 Przycisk
- finalizacja/ zatwierdzenie generacji pliku umożliwiające
dokonanie wydruku - potwierdzenie przyciskiem
c. Po zakończeniu finalizacji obok przycisku
pojawia się przycisk
 Przycisk
- pobieranie pliku zip z danymi do wydruku zaproszeń
Uwaga! Zip zawiera plik PDF z wygenerowanymi zaproszeniami oraz plik
xls zawierający listę numerów zaproszeń wygenerowanych w danej wysyłce.
PRACE PRZYGOTOWUJĄCE I OPTYMALIZUJĄCE WYSYŁKĘ
Ideą wysyłki jest wskazanie w zaproszeniu jednego (możliwie) najbliższego świadczeniodawcy
dla adresatki listu. Jest to realizowane poprzez powiązanie list lekarzy POZ z wykonawcami
profilaktyki – osobno dla cytologii i mammografii. Jednemu świadczeniodawcy POZ można przy
tym przydzielić tylko jedno miejsce świadczenia usług świadczeniodawcy profilaktyki, natomiast
jednemu miejscu świadczenia usług można przydzielić wiele list POZ.
Uwaga! Dla ośrodków mobilnych – mammobusów nie ma przydziału list POZ,
lecz przy wysyłce brana jest pod uwagę cała populacja z gminy pobytu mammobusu. Podobnie dla
cytologii w POZ nie ma przydziału populacji, lecz przy wysyłce brana jest pod uwagę cała lista
położnej POZ danego świadczeniodawcy.
Prace przygotowujące i optymalizacyjne powinny być wykonane przed pierwszą i każdą
kolejną transzą wysyłki. Mają na celu weryfikację, na ile prawidłowe są wprowadzone
powiązania, tj. czy populacja została przydzielona świadczeniodawcom, którzy zdefiniowali
adresy i plany wysyłki oraz czy przydzielona im populacja jest wystarczająca w stosunku
do potrzeb.
I. Kontrola, którzy świadczeniodawcy wprowadzili do systemu adres do wysyłki
Uwaga! Wprowadzenie adresu do wysyłki jest podstawowym warunkiem, aby dany
świadczeniodawca był brany pod uwagę przy wysyłce i można było przydzielić mu
populację – wprowadzić powiązanie ze świadczeniodawcą POZ.
1. Menu CYTOLOGIA lub MAMMOGRAFIA, opcja WYSYŁKA ZAPROSZEŃ,
pozycja ADRESY DO WYSYŁKI
2. Ekran ‘Adresy do wysyłki zaproszeń – cytologia/ mammografia’
a. Wyszukanie konkretnego świadczeniodawcy/ świadczeniodawców za pomocą
dostępnych filtrów i możliwości sortowania (wiele informacji przy wyszukanych
świadczeniodawcach wyświetla się w ‘dymku’ po najechaniu kursorem myszy):
 Rok: 2015
 Status: ‘AKTYWNY’ oznacza, że adres został w tym roku uaktywniony
(‘nieaktywny’ oznacza, że świadczeniodawca nie aktywował adresu
w tym roku)
 Dane wprowadzone: ‘TAK’ oznacza wprowadzone adresy do wysyłki
(‘NIE’ oznacza niewprowadzone adresy)
 Populacja: ‘NIE’ oznacza brak powiązania ze świadczeniodawcą POZ
(‘TAK’ oznacza wprowadzone powiązanie ze świadczeniodawcą POZ)
3. Kontrola adresów jest wykonywana na wstępie, aby w następnym kroku można
było:
a. dodać populację świadczeniodawcom, którzy wprowadzili adresy do wysyłki
(mogą dostać zaproszenia),
b. zabrać populację świadczeniodawcom, którzy adresów nie wprowadzili (więc
i tak nie dostaną zaproszeń).
II. Kontrola, jakie ilości zaproszeń zostały skonfigurowane przez świadczeniodawców – ile
można wysłać w danym tygodniu, a po wygenerowaniu wysyłki – jakie ilości zostały
wysłane
Uwaga! Na podstawie tego ekranu można ustalić, czy świadczeniodawcy skonfigurowali
wystarczającą ilość zaproszeń, która była zaplanowana do wysyłki na dany tydzień.
Po wygenerowaniu wysyłki można również sprawdzić, któremu świadczeniodawcy wysłano
mniej zaproszeń niż zgłosił zapotrzebowania – sygnał do przepięcia populacji.
1. Menu CYTOLOGIA lub MAMMOGRAFIA, opcja WYSYŁKA ZAPROSZEŃ,
pozycja PLAN WYSYŁKI
2. Ekran ‘Tygodniowy plan wysyłki zaproszeń – cytologia/ mammografia’ – wybór
konkretnego tygodnia z listy rozwijalnej i wciśnięcie przycisku
:
a. Informacja o zgłoszonym zapotrzebowaniu na zaproszenia na wybrany tydzień –
zbiorczo i przez poszczególnych świadczeniodawców
b. Po wygenerowaniu wysyłki – informacja faktycznej liczbie zaproszeń wysłanych
w wybranym tygodniu – zbiorczo i na poszczególnych świadczeniodawców
c. Pogląd wprowadzonych adresów do wysyłki
III. Powiązanie świadczeniodawców POZ z profilaktyką lub modyfikacja uprzednio
wprowadzonych powiązań (oddzielnie dla cytologii i mammografii)
Uwaga! Możliwe jedynie w przypadku tych świadczeniodawców, którzy wprowadzili adres
do wysyłki
1. Menu CYTOLOGIA lub MAMMOGRAFIA, opcja WYSYŁKA ZAPROSZEŃ,
pozycja ŚWIADCZENIODAWCY: POZ –> CYTOLOGIA lub MAMMOGRAFIA
2. Ekran ‘Powiązania świadczeniodawców: POZ –> cytologia/ mammografia wyszukiwanie’ (zawiera dane wszystkich świadczeniodawców POZ, którzy
wystąpili już w powiązaniach, oraz tylko tych świadczeniodawców profilaktyki,
którzy zostali podpięci do POZ)
a. Wyszukanie konkretnego świadczeniodawcy/ świadczeniodawców za pomocą
dostępnych filtrów i możliwości sortowania (wiele informacji przy wyszukanych
świadczeniodawcach wyświetla się w ‘dymku’ po najechaniu kursorem myszy)
b. Wyświetlona lista rekordów pozwala na:
 kontrolę, który świadczeniodawca POZ nie ma wprowadzonego powiązania
(puste kolumny dot. świadczeniodawcy profilaktyki przy danym rekordzie),
 kontrolę, gdzie w powiązaniu nie wybrano miejsca świadczenia usług
profilaktycznych (jest ID świadczeniodawcy profilaktyki, natomiast brak ID
miejsca wykonywania świadczeń przy danym rekordzie),
 kontrolę, gdzie powiązanie należy zmienić (weryfikacja pod kątem odległości
między miejscami świadczenia usług przy danym rekordzie – dla ułatwienia
przy ID gminy wyświetla się w ‘dymku’ nazwa powiatu i gminy).
c. Przycisk
przy konkretnym rekordzie – wprowadzenie lub modyfikacja
przydziału populacji
 Ekran ‘Powiązania świadczeniodawców: POZ –> cytologia/ mammografia edycja’
 Dodanie do wprowadzonego powiązania miejsca świadczenia usług – wybór
z listy rozwijalnej
 Dodanie nowego świadczeniodawcy profilaktycznego ze słownika
świadczeniodawców za pomocą przycisku
 Modyfikacja wprowadzonego uprzednio powiązania poprzez usunięcie
dotychczasowego świadczeniodawcy profilaktycznego za pomocą przycisku
i dodanie nowego ze słownika świadczeniodawców za pomocą przycisku
 Zapisanie wprowadzonych danych za pomocą przycisku
d. Łącze ‘Dodaj’ – dodanie nowego świadczeniodawcy POZ
Uwaga! Korzystamy z tego łącza w przypadku, jeżeli pojawi się nowy
świadczeniodawca POZ lub dotychczas nie był powiązany (wyszukiwanie
nie daje żadnych wyników)
 Ekran ‘Powiązania świadczeniodawców: POZ –> cytologia/ mammografia definiowanie’
 Dodanie nowego świadczeniodawcy POZ i wprowadzenie powiązanie
powiązania poprzez wyszukanie zarówno świadczeniodawcy POZ
jak i profilaktyki w słowniku świadczeniodawców za pomocą przycisku
 Zapisanie wprowadzonych danych za pomocą przycisku
IV. Kontrola, czy populacja przydzielona świadczeniodawcom jest wystarczająca
Uwaga! Zmiana podpięcia populacji nie jest uwzględniana przez system od razu – aby była
uwzględniona konieczne jest uruchomienie odpowiednich programów. Standardowo są one
codziennie rano.
1. Menu RAPORTY, opcja GENERACJA RAPORTÓW
2. Ekran ‘Generacja raportów - wyszukiwanie raportów do generacji’
a. Wyszukanie za pomocą dostępnych filtrów raportu RapSIMPRProfC
lub RapSIMPRProfM (Objęcie populacji w rozbiciu na świadczeniodawców
profilaktyki raka szyjki macicy lub piersi)
b. Przycisk
przy konkretnym rekordzie
 Ekran ‘Generacja raportu’
 Uruchomienie generacji raportu za pomocą przycisku
3. Menu RAPORTY, opcja PODGLĄD RAPORTÓW
4. Ekran ‘Podgląd raportów - wyszukiwanie raportów do podglądu’
a. Wyszukanie za pomocą dostępnych filtrów wygenerowanego raportu
RapSIMPRProfC lub RapSIMPRProfM
b. Przycisk
przy konkretnym rekordzie
 Ekran ‘Podgląd raportu’
 Wybór formatu i widoku raportu
 Wyświetlenie raportu lub pobranie pliku raportu za pomocą przycisku
Uwaga! Raport przedstawia dane o wielkości populacji przydzielonej
do poszczególnych świadczeniodawców kwalifikującej się do programu oraz
wyłączonej z programu. Dodatkowo podana jest informacja o liczbie i % kobiet
możliwych do zaproszenia.
5. Ekran ‘Powiązania świadczeniodawców: POZ –> cytologia/ mammografia wyszukiwanie’, przycisk
przy konkretnym rekordzie – odpowiednia modyfikacja
wprowadzonych powiązań:
a. Dodanie populacji świadczeniodawcom, u których obecnie przypisana populacja
nie wystarczy do wysyłki zgłoszonej ilości zaproszeń widocznej na ekranie
‘Tygodniowy plan wysyłki zaproszeń – cytologia/ mammografia’ (zaproszenia
w ogóle nie zostaną wysłane lub wysłane w mniejszej ilości niż wynika
ze zgłoszonego na tym ekranie zapotrzebowania)
b. Zabranie populacji świadczeniodawcom, którzy nie wprowadzili planów wysyłki
– podgląd na ekranie ‘Adresy do wysyłki zaproszeń – cytologia/ mammografia’
(bez wprowadzenia harmonogramu zaproszenia i tak nie zostaną wysłane,
a ‘blokuje’ to osoby, które mogłyby dostać zaproszenia do innego
świadczeniodawcy)
c. Opis poszczególnych czynności związanych z modyfikacją powiązań w pkt. II