Instrukcja wypełniania wniosku o płatność

V
MINISTERSTWO INFRASTRUKTURY I ROZWOJU
DEPARTAMENT KONKURENCYJNOŚCI I INNOWACYJNOŚCI
Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta
o płatność w ramach Priorytetu IX
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
(obowiązuje dla wniosków o płatność składanych za I kwartał 2014 r.
i za następne kwartały)
Aktualizacja: kwiecień 2014 r.
Niniejsza Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Priorytetu IX
PO IG obowiązuje dla wydatków ponoszonych w ramach Planów Działań realizowanych
od 2014 r.
Ogólne zasady składania wniosków o płatność
1. Wnioski o płatność IZ, IP, POT przedkładane są do IZ w celu weryfikacji,
zatwierdzenia i poświadczenia wydatków oraz przekazania do certyfikacji
2. Wnioski o płatność IW przedkładane są IP w celu weryfikacji, zatwierdzenia
i poświadczenia wydatków oraz przekazania do certyfikacji
POT pełniący funkcję Instytucji Wdrażającej (IW), ze względu na umowę na wdrażanie
działania 6.4 PO IG zawartą z Instytucją Zarządzającą (IZ) PO IG w systemie wdrażania
PT PO IG jest rozliczany na zasadach obowiązujących IP i składa wnioski o płatność
bezpośrednio do IZ.
IZ w uzasadnionych przypadkach może uzupełnić lub wprowadzić zmianę zapisów
niniejszego dokumentu. W takim przypadku o dokonanej zmianie IZ informuje pisemnie
wszystkie IP a IP informują wszystkie IW. Wszelkie zmiany dokonane
w tym trybie zostaną uwzględnione w Instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność
w ramach Priorytetu IX PO IG przy jej najbliższej aktualizacji.
Dla Planów Działań realizowanych od 2014 r. zostaje wprowadzony nowy system rozliczania
wniosków o płatność na podstawie zestawień wydatków w zakresie wszystkich działań
pomocy technicznej PO IG. Wnioski o płatność w nowym systemie składają wszystkie
Instytucje, będące beneficjentami PT PO IG. System ten polega na przekazywaniu wniosków
o płatność bez dokumentów księgowych oraz innych załączników.
IZ/IP dokonują wstępnej weryfikacji wniosku na miejscu. Ocena merytoryczna wniosku,
w tym weryfikacja kwalifikowalności wydatków ujętych we wniosku, odbywa się poprzez
sprawdzenie dokumentów księgowych na próbie w siedzibie instytucji składającej wniosek
lub siedzibie instytucji zatwierdzającej wniosek o płatność.
W przypadku wniosku o płatność zawierającego do 10 pozycji w tabeli 11, weryfikowane
są wszystkie dokumenty księgowe. Jeśli liczba pozycji przekracza 10, IZ/IP dokonują wyboru
dokumentów (w sposób losowy) do weryfikacji, zgodnie z następującą metodologią:
• 20% dokumentów księgowych, dla których wartość wydatków kwalifikowalnych
w ramach PT PO IG nie przekracza 5 000 PLN, jeżeli we wniosku nie ma wydatków
przekraczających wartość 5 000 zł próbę zwiększamy do 30% ;
• 30% dokumentów księgowych, dla których wartość wydatków kwalifikowalnych
w ramach PT PO IG przekracza 5 000 PLN.
W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikowalności poszczególnych pozycji
we wniosku o płatność, dokumenty księgowe odnoszące się do przedmiotowego wydatku
zawsze podlegają weryfikacji i nie uwzględnia się ich przy doborze próby.
2
Liczbę dokumentów wybranych do weryfikacji należy zawsze zaokrąglić w górę.
W przypadku, gdy liczba błędów w badanej dokumentacji w stosunku do liczby
zweryfikowanych pozycji przekracza 15% i jest mniejsza bądź równa 50%, IZ/IP dokonują
dodatkowo weryfikacji 20% pozostałych dokumentów księgowych wykazanych we wniosku
o płatność.
W sytuacji stwierdzenia, iż liczba błędów w badanej dokumentacji w stosunku do liczby
zweryfikowanych pozycji przekracza 50%, IZ/IP weryfikują wszystkie pozostałe dokumenty
na miejscu lub w siedzibie IZ/IP.
Jeżeli podczas weryfikacji na miejscu beneficjent nie przedłoży dokumentów w terminie
określonym przez IZ/IP, wówczas zobowiązany jest przekazać do IZ/IP kopie wszystkich
dokumentów wskazanych przez Instytucję Weryfikującą (w przypadku, gdy po weryfikacji
na miejscu konieczna będzie korekta przekazanego wniosku, ocena dokumentacji odbywa się
w siedzibie IZ/IP).
Weryfikacja dokumentów księgowych odbywa się w siedzibie beneficjenta PT PO IG tylko
raz. Weryfikacja kolejnych wersji wniosku i dokumentacji odnoszącej się do tych wersji
odbywa się w siedzibie IZ/IP.
Wniosek beneficjenta o płatność przedkładany może być w celu:
1) przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza –
beneficjent wypełnia: dane beneficjenta, informację o osobach wyznaczonych
do kontaktu, a także osi priorytetowej, działaniu, poddziałaniu, nazwie projektu, numerze
projektu, numerze umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie – poz. 1-7, a także
część sprawozdawczą wniosku o płatność, tj. poz. 13-21);
2) wnioskowania o refundację części lub całości wydatków sfinansowanych ze środków
beneficjenta (beneficjent wypełnia poz. 1-21);
3) otrzymania zaliczki stanowiącej część lub całość dofinansowania przyznanego w ramach
umowy o dofinansowanie (beneficjent wypełnia poz. 1-8, 10, 13, 14, 17, 20, 21 oraz 15
i 16 w przypadku wnioskowania o drugą i o kolejną transzę
4) rozliczenia wydatków poniesionych ze środków budżetowych;
5) rozliczenia środków przekazanych w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych
(beneficjent wypełnia poz. 1-21).
W przypadku wniosku o płatność zaliczkową należy pamiętać o:

podaniu rachunku bankowego, na który ma być przekazana wnioskowana zaliczka,

właściwym określeniu rodzaju płatności (zaliczkowa),

wpisaniu wnioskowanej kwoty zaliczki określonej dla danej transzy w umowie
o dofinansowanie (w przypadku wnioskowania o drugą i kolejną transzę do kwoty
wnioskowanej nie należy dodawać kwoty niewykorzystanej z poprzedniej transzy).
Wniosek rozliczający poniesione przez beneficjenta wydatki nie może być jednocześnie:
•
wnioskiem o płatność zaliczkową,
•
wnioskiem o refundację.
3
Rozliczenie wydatków dokonywane jest na podstawie wniosku beneficjenta o płatność
złożonego przez IP lub IW, sporządzonego w aktualnej wersji Generatora Wniosków
o Płatność udostępnionej na stronie internetowej www.poig.gov.pl.
Wniosek beneficjenta o płatność powinien uwzględniać wydatki poniesione przez
upoważnioną Instytucję. Dokument musi być złożony w wersji papierowej:
w 2 egzemplarzach oraz na nośniku elektronicznym (obligatoryjnie). Wersja elektroniczna
musi być tożsama z wersją papierową. Tożsamość obu wersji wniosku o płatność potwierdza
suma kontrolna.
Wniosek należy czytelnie podpisać z podaniem miejscowości i daty oraz opatrzyć imienną
pieczątką. Wniosek podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania beneficjenta
i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych. W przypadku zmiany osoby
upoważnionej beneficjent zobowiązany jest załączyć aktualne upoważnienie.
Wydatki wykazane we wniosku muszą być wydatkami:
a) niezbędnymi do prawidłowej realizacji Projektu,
b) wskazanymi w Harmonogramie rzeczowo-finansowym,
c) faktycznie poniesionymi w okresie kwalifikowalności wydatków,
d) zweryfikowanymi i zatwierdzonymi,
e) prawidłowo udokumentowanymi.
Wydatki wykazane we wniosku muszą być wydatkami związanymi z realizowanym
projektem (tylko wydatki kwalifikowane).
W przypadku nieponiesienia przez beneficjenta wydatków w okresie sprawozdawczym,
w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu, beneficjent musi złożyć
wniosek, w którym pkt. 8-12 pozostają niewypełnione – wniosek stanowi wówczas narzędzie
umożliwiające monitorowanie postępu rzeczowego – finansowego realizacji projektu
i pozyskanie danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z realizacji Priorytetu.
W przypadku, gdy wniosek zawiera tylko część sprawozdawczą należy w zakładce
nr 3 „Projekt” zaznaczyć pole „Sprawozdanie”.
Kary umowne naliczone wykonawcom realizującym zadania finansowane ze środków PO IG
mogą zostać rozliczone w następujący sposób:
a) jako potrącone z płatności na rzecz wykonawcy, przed uregulowaniem zobowiązań
fakturowych przez beneficjenta
b) jako zwrócone przez wykonawcę beneficjentowi, po uregulowaniu zobowiązań
fakturowych przez beneficjenta.
Jeżeli kara umowna należna beneficjentowi jest potrącana z płatności dokonywanych na rzecz
wykonawcy wydatek kwalifikowany w projekcie stanowi kwota faktycznie wypłacona
wykonawcy, tj. pomniejszona o karę umowną.
W sytuacji, gdy kara umowna jest wpłacana przez wykonawcę na rachunek beneficjenta,
kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem nie jest pomniejszana o kwotę kary.
Kara zwrócona przez wykonawcę jest wykazywana jako dochód (incydentalny) projektu
w pkt. 12 wniosku o płatność.
W pkt. 23b instytucja weryfikująca wniosek pomniejsza Kwotę wydatków kwalifikowalnych
objętych wnioskiem (PLN) (po autoryzacji) PLN o dochód wykazany w pkt. 12 wniosku.
4
Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez beneficjenta. Pola te wypełnia pracownik
instytucji dokonującej weryfikacji złożonego wniosku.
INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA POSZCZEGÓLNYCH POZYCJI WNIOSKU
Kiedy beneficjent powinien złożyć wniosek o płatność decydując się na system kwartalny.
I kwartał
II kwartał
III kwartał
IV kwartał
Czy beneficjent wykazał poniesione
koszty i odpowiadające im wydatki
(wydatki poniesione najpóźniej przed
terminem złożenia wniosku?
Czy beneficjent
musi złożyć
kwartalny wniosek
o płatność?
Czy beneficjent musi
złożyć półroczny
wniosek o płatność?
TAK
TAK
NIE DOTYCZY
NIE
NIE
NIE DOTYCZY
TAK
TAK
TAK
NIE
NIE
TAK
TAK
TAK
NIE DOTYCZY
NIE
NIE
NIE DOTYCZY
TAK
TAK
TAK
NIE
NIE
TAK
Uwaga!
Wydatki RIF za IV kwartał muszą być ujęte we wniosku o płatność końcową IW.
1.W polu „Wniosek za okres do” (format: rrrr - mm – dd) należy wpisać datę ostatniego
dnia danego miesiąca/kwartału lub inną datę wynikającą ze wskazania przez IZ.
Okres, za jaki sporządza się wniosek o płatność, powinien odpowiadać okresowi, w jakim
zostały zapłacone zobowiązania wynikające z faktur dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej, poświadczających poniesienie wydatków. We wniosku za dany okres, należy
wykazywać wszystkie wydatki poniesione przez beneficjenta w tym okresie.
Wnioski o płatność składane są za pełne miesiące, nie częściej niż raz na miesiąc i nie
rzadziej niż raz na kwartał. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą IP/IZ, wnioski
o płatność mogą być składane za niepełne miesiące
W sytuacji, gdy składany jest wniosek z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą, datą
końcową jest koniec półrocza kalendarzowego
W przypadku wniosku o płatność końcową w polu „Wniosek za okres do” należy wpisać
datę zakończenia realizacji projektu określoną w umowie/porozumieniu/decyzji
o dofinansowanie
5
Przykład:
1) W przypadku wniosku o płatność pośrednią datą końcową jest:
- data zakończenia miesiąca (np. 2010.01.31, 2010.02.28, 2010.04.30 2010.05.31, 2010.07.31, 2010.08.31,
2010.10.31, 2010.11.30) jeśli wniosek jest składany w okresach miesięcznych. Termin złożenia wniosku
o płatność upływa 30 dni po dniu zakończeniu miesiąca,
- data zakończenia kwartału kalendarzowego (np. 2010.03.31, 2010.09.30) jeśli wniosek jest składany
w okresach kwartalnych. Termin złożenia wniosku o płatność upływa 30 dni po dniu zakończeniu kwartału,
- data zakończenia półrocza kalendarzowego (np. 2010.06.30) jeśli we wniosku nie wykazano poniesienia
kosztów w I kwartale i odpowiadających im wydatków. Termin złożenia wniosku o płatność upływa 30 dni
po dniu zakończeniu półrocza.
2) W przypadku wniosku o płatność końcową datą końcową jest:
- data zakończenia realizacji projektu - faktura/rachunek/inny dokument księgowy na podstawie,
której/którego powstało zobowiązanie musi być wystawiony i zapłacony przed terminem złożenia wniosku
o płatność końcową. Termin złożenia wniosku o płatność końcową upływa 40 dni po dniu zakończenia
realizacji projektu.
2.
W
pierwszym
wierszu
należy
podać
dane
beneficjenta
zgodne
z umową/porozumieniem/decyzją o dofinansowanie projektu. Nazwa beneficjenta musi być
zgodna z nazwą występującą w zarejestrowanej w KSI umowie/porozumieniu/decyzji
o dofinansowanie projektu. Następnie należy wskazać osoby do kontaktu, właściwe
do udzielenia informacji w zakresie odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku
podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić
odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego.
W miejscu przeznaczonym na wpisanie numeru rachunku bankowego oraz polu „Prowadzony
w:” IP wpisuje „nie dotyczy”. W przypadku wniosku składanego przez IW w celu
otrzymania refundacji lub zaliczki, należy wpisać numer rachunku bankowego lub
numery rachunków bankowych, zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie
projektu.
3.
Należy podać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest
projekt, czyli 9. Pomoc techniczna.
4.
Należy podać numer i nazwę działania, w ramach którego realizowany jest projekt,
czyli:
9.1 Wsparcie zarządzania
•
•
•
•
lub
9.2 Wyposażenie instytucji
lub
9.3 Informacja i promocja
lub
9.4 Ewaluacja
4a. W miejscu dotyczącym Poddziałania beneficjent zostawia puste miejsce.
5. Należy podać nazwę/tytuł
o dofinansowanie projektu.
określony
projektu
6
w umowie/porozumieniu/decyzji
6. Należy
podać
numer
projektu/wniosku
o
dofinansowanie
określony
w umowie/porozumieniu/decyzji o dofinansowanie projektu (numer musi być zgodny
z numerem dokumentu zarejestrowanego w KSI (SIMIK 2007-2013)).
7. Należy podać numer umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie projektu (numer musi
być zgodny z numerem dokumentu zarejestrowanego w KSI (SIMIK 2007-2013)).
W przypadku jeżeli umowy/porozumienia/decyzje o dofinansowanie projektu były
aneksowane beneficjent w tym polu musi wpisać numer ostatniego aneksu/ostatniej decyzji
obowiązującego/obowiązującej w dniu składania wniosku.
Uwaga!
W przypadku, gdy wniosek pełni tylko funkcję sprawozdawczą, należy zaznaczyć pole
„Sprawozdanie”.
8. Należy „rozwinąć zakładkę” i wybrać rodzaj płatności:
płatność zaliczkowa – wnioskuje IW;
płatność pośrednia – służy rozliczeniu poniesionych wydatków w danym okresie;
płatność końcowa – beneficjent zaznacza zawsze przy ostatnim wniosku o płatność
dotyczącym danego projektu.
8a. Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków objętych wnioskiem
o płatność.
Co do zasady Punkt 8a wniosku o płatność = Punkt 9 wniosku o płatność (również
w przypadku kar umownych).
W odniesieniu do wniosku o płatność zaliczkową pkt 8a nie jest wypełniany.
9. Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowanych objętych
wnioskiem.
Kwota ta jest równa sumie wartości wykazanych w tabeli z pkt. 11, w kolumnie 8.
Kwota wydatków kwalifikowanych może zostać pomniejszona w wyniku weryfikacji
wniosku o płatność przez pracownika instytucji weryfikującej wniosek:
• o wydatki uznane za niekwalifikowane,
• o korekty finansowe,
• dochód
7
Przykład jak prawidłowo należy wypełnić wniosek o płatność jeśli występuje kara umowna
Założenia:
200 zł – kwota faktur wykazanych we wniosku, odnoszących się do wydatków kwalifikowanych (do tych faktur kara
umowna nie odnosi się)
100 zł – kwota faktury wykazanej we wniosku, której dotyczy kara umowna
20 zł - kara umowna
I wariant – Beneficjent wykazuje fakturę, której dotyczy kara umowna w tym samym wniosku o płatność
i wypłaca wykonawcy kwotę z faktury pomniejszoną o karę umowną.
Punkt 8a wniosku „Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem” to 280 zł
Punkt 9 wniosku „Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem” to 280 zł
Punkt 11 wniosku kolumna 8 (wydatki kwalifikowalne) to 200 + (100-20) = 280 zł
- Pozostałe dokumenty księgowe wykazane we wniosku na kwotę 200 zł
- Faktura wystawiona w styczniu na 100 zł
- Zgodnie z postanowieniami umowy z wykonawcą beneficjent potrąca sobie karę umowną. Beneficjent płaci wykonawcy kwotę
80 zł)
Punkt 12 wniosku „Dochód” to 0 zł
II wariant – Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność fakturę, której dotyczy kara umowna (kara umowna
nie została jeszcze wpłacona przez wykonawcę na rachunek beneficjenta)
Punkt 8a wniosku „Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem” to 300 zł
Punkt 9 wniosku „Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem” to 300 zł
Punkt 11 wniosku kolumna 8 (wydatki kwalifikowalne) to 200 + 100 = 300 zł
- Pozostałe dokumenty księgowe wykazane we wniosku na kwotę 200 zł
- Faktura wystawiona i zapłacona w styczniu na 100 zł
Punkt 12 wniosku „Dochód” to 0 zł
III wariant – Beneficjent składa wniosek o płatność, w którym wykazuje karę umowną dotyczącą dokumentu
księgowego z poprzedniego wniosku o płatność (kara umowna została wpłacona przez wykonawcę na rachunek
beneficjenta)
Punkt 8a wniosku „Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem” to 200 zł
Punkt 9 wniosku „Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem” to 200 zł
Punkt 11 wniosku kolumna 8 (wydatki kwalifikowalne) to 200 zł
- Dokumenty księgowe wykazane we wniosku na kwotę 200 zł
Punkt 12 wniosku „Dochód” to 20 zł. O tę kwotę Instytucja weryfikująca wniosek o płatność pomniejszy punkt 23b
Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN) (po autoryzacji)
W przypadku, gdy IZ/IP stwierdzi wystąpienie we wniosku lub zestawieniu wydatków IP/IW
błędów formalnych i/lub rachunkowych i/lub merytorycznych, IZ/IP jako instytucja
dokonująca weryfikacji dokumentów przedkładanych przez IP/IW, może dokonać korekty
wydatków. Dokonanie korekty potwierdzane jest wypełnieniem zestawienia (jak niżej).
O dokonaniu korekty IZ/IP niezwłocznie informuje IP/IW.
8
Wzór zestawienia do wypełniania przy korekcie wydatków IP/IW dokonywanych przez IZ/IP
…………………………………………….
nazwa Instytucji Zarządzającej/Pośredniczącej
KOREKTA
do wniosku o płatność nr ……
L.p.
nazwa
IP/IW
poz. z
wniosku o
płatność
poz. z
zestawieni
a
nieprawidłowa
kwota/data/nume
r/nazwa towaru
lub usługi
prawidłowa
kwota/data/numer/n
azwa towaru lub
usługi
w tym
VAT
kwota EFRR w
wydatkach
kwalifikowanych
uzasadnienie *
RAZEM:
Miejscowość:
Pieczęć i podpis:
Data:
* należy wyjaśnić dlaczego wydatek został uznany za niekwalifikowany, np. (1) wydatek nie dotyczy okresu za jaki składany jest wniosek
beneficjenta o płatność, (2) wydatek nie ujęty w Planie Działań, (3) wydatek niekwalifikowany w ramach Pomocy technicznej PO IG
10. Kwota wnioskowana:
a) dla wniosków przedkładanych przez IZ/IP/IW, które mają zabezpieczone środki
w swoim budżecie - należy wpisać „0,00”.
b) dla wniosków przedkładanych przez IW, który ma środki zabezpieczone w budżecie
IZ/IP:
- stanowi kwotę wnioskowanej refundacji wydatków poniesionych ze środków
IW, w przypadku gdy IW wnioskuje tylko o refundację wydatków,
- stanowi kwotę zaliczki, jeśli IW wnioskuje o jej wypłatę,
- stanowi „0,00” w przypadku, gdy IW poświadcza i rozlicza wydatki poniesione
z przekazanych wcześniej transz zaliczek.
INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku
11. Tabela: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.
W tabeli powinny być wykazane wydatki związane z projektem (tylko wydatki
kwalifikowane).
W zestawieniu należy wpisać dane z dokumentów księgowych - faktur lub dokumentów
o równoważnej wartości dowodowej dotyczące całości kwoty brutto/netto na jakie opiewają
wyszczególnione dokumenty.
Dokumenty o równoważnej wartości dowodowej to m. in.:
•
•
Rachunki,
Noty księgowe,
9
•
•
Listy płac,
Polecenia wyjazdu służbowego wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione
wydatki.
Dokumentów o równoważnej wartości dowodowej nie stanowią m. in.:
• Dokumenty KP, KW stanowiące dowody rozliczenia gotówkowego wyjazdu
służbowego,
• Wewnętrzne polecenie księgowania,
• Faktura proforma.
Faktura proforma wraz z potwierdzeniem przekazania środków nie stanowi dowodu
poniesienia wydatku kwalifikowanego, gdyż istotą faktury proforma jest funkcja
informacyjna, faktura proforma nie dokumentuje dokonania żadnej czynności. Powinna ona
być dołączona do wniosku razem z fakturą ostateczną.
Do wydatków kwalifikowanych nie zalicza się zobowiązań zaciągniętych i wydatków
poniesionych przed dniem rozpoczęcia realizacji projektu.
Wydatki umieszczone w tabeli pkt_11 wniosku muszą odnosić się do konkretnej kategorii
kosztów z Harmonogramu Rzeczowo-Finansowego Realizacji Projektu do Planu Działań
Pomocy Technicznej, będącego załącznikiem do Porozumienia/umowy o dofinansowanie
projektu.
W dokumentacji wniosku o płatność muszą znajdować się potwierdzenia zapłaty odnoszące
się do faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej ujętych we wniosku tylko
w części dotyczącej danego Projektu.
Przykład:
Jeśli po zrealizowaniu procedury przetargowej i podpisaniu umowy zakupu sprzętu komputerowego, Ministerstwu
wystawiono fakturę na kwotę 122 000,00 PLN, ale tylko 50% wartości zakupionego sprzętu będzie zapłacone ze
środków pomocy technicznej PO IG, beneficjent przedstawia we wniosku o płatność kwotę 122 000 PLN (podawana
jest ona w punkcie 11 w pozycji kwota brutto), kwota netto to 100 000 PLN, kwota wydatków kwalifikowanych
równa się 61 000 PLN, a VAT w kwocie wydatków kwalifikowanych wynosi 11 000 PLN.
W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki należy podać:
1. numer dokumentu - należy wpisać numer faktury/dokumentu księgowego o równoważnej
wartości dowodowej potwierdzającego wydatkowanie środków (nie więcej niż 240 znaków);
2. numer księgowy lub ewidencyjny - należy podać numer dokumentu nadany przez osobę
prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe;
3. data wystawienia dokumentu - należy wpisać w kolejności rok – miesiąc – dzień (format
rrrr-mm-dd);
4. data zapłaty - należy podać datę dokonania zapłaty w kolejności rok – miesiąc - dzień
((format rrrr-mm-dd);wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego – dowodu
płatności. Jeżeli występuje więcej dat zapłaty należy kolejno wpisać wszystkie w danym
wierszu (np. w przypadku wynagrodzeń muszą to być daty uregulowania zobowiązań
publiczno-prawnych oraz data przelewu na rachunek pracownika/wykonawcy);
5. nazwa towaru lub usługi - należy wpisać nazwę towaru lub usługi wykazaną
w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym (nie więcej niż 600
znaków). Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki
kwalifikowane i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest
podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury. Nazwa towaru lub
10
usługi powinna być opisana w sposób szczegółowy i jednoznaczny zapewniający wstępną
weryfikację wydatków;
6. kwota dokumentu brutto - należy wpisać kwotę brutto faktury lub innego dokumentu
księgowego;
7. kwota dokumentu netto - należy wpisać kwotę netto faktury lub innego dokumentu
księgowego (różnica pomiędzy wartościami w ust. 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku
VAT);
8. kwota wydatków kwalifikowanych - należy wpisać kwotę poniesionych wydatków
w ramach danego projektu, stanowiącą całą lub część kwoty wykazanej w kolumnie 6;
9. w tym VAT - należy wpisać kwotę podatku VAT, jeżeli jest on kosztem kwalifikowanym,
stanowiącą część wydatku ujętego w kolumnie 8;
W przypadku wystąpienia różnych stawek w ramach jednego dokumentu księgowego –
pozycje z dokumentu należy pogrupować według stawek VAT i wpisać każdą z grup
w odrębnym wierszu, z tym, że dane wprowadzone w pozycji Nr dokumentu, Nr księgowy
lub ewidencyjny, Data wystawienia dokumentu oraz Data/daty zapłaty będą zawierały
te same informacje we wszystkich wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego.
Natomiast w kolumnie Kwota dokumentu brutto, Kwota dokumentu netto, Kwota wydatków
kwalifikowalnych, należy wpisać tylko kwotę dotyczącą danej stawki VAT aby w sumie
kwoty w wierszach dotycząc różnych stawek VAT zsumowały się na kwoty brutto i netto
z dokumentu księgowego i kwotę wydatków kwalifikowanych;
10. EFRR kwoty wydatków kwalifikowalnych – należy wpisać kwotę stanowiącą nie więcej
niż 85% kwoty wydatków kwalifikowanych, zgodnie z dekretem na dokumencie księgowym;
11. kategoria wydatków - należy rozwinąć zestawienie z kategoriami wydatków dla
poszczególnych działań i wybrać odpowiednią kategorię.
11
6
8
9
kategoria
wydatków
EFRR kwoty
wydatków
kwalifikowalnych
1
2
3
4
5
1
Fa
VAT
2/2010
15/fa
2010-0105
2010-01-12
Opłata za wynajem
pomieszczeń biurowych
za miesiąc styczeń 2010
r. (umowa nr 15/2000 z
dnia 10 lutego 2000r.)
60 000,00
46 800,00
30 000,00
6 600,00
25 500,00
Remont/wynaje
m powierzchni
biurowych
2
Fa
VAT
1/2010
17/fa
2010-0110
2010-01-20
Wykonanie ekspertyzy
„Analiza kryteriów
wyboru projektów”
,zgodnie z umową nr z
dnia….
48 678,00
39 900,00
16 226,00
2 926,00
13 792,10
Ekspertyzy
3
Fa
VAT
15/201
0
20/fa
2010-0120
2010-01-30
Opłata za szkolenie
p.A.Kowalskiej w dniu
20.01.2010, temat:
„Audyt wewnętrzny”
2 000,00
2 000,00
2 000,00
0,00
1 700,00
Szkolenia/kursy
/studia
pracowników
IŻ, IP, IW
4
Fa
VAT
17/201
0
22/fa
2010-0120
2010-01-25
Zakup usługi
cateringowej na
posiedzenie…… w dniu
20 stycznia 2010 r.
3 000,00
2 803,72
750,00
49,07
637,50
Organizacja
Komitetu
Monitorującego
5
Fa
VAT
26/01/
2010
30/fa
2010-0322
2010-04-02
Zakup sprzętu
komputerowego na
potrzeby IP (zgodnie z
umową…. z dnia…)
37 643,10
30 855,00
25 095,00
1 500,00
21 330,75
Sprzęt
Komputerowy,
telekomunikacy
jny
i multimedialny
6
LP-1
LP-1
2010-0131
2010-0131, 201002-15,
2010-02-20
wynagrodzenie za m-c
styczeń 2010
50 000,00
50 000,00
50 000,00
0,00
45 500,00
Zatrudnienie
124 071,00
11 075,07
suma
ogółem
w PLN
7
w tym VAT
kwota wydatków
kwalifikowanych
kwota dokumentu
netto
kwota dokumentu
brutto
nazwa towaru lub
usługi
data zapłaty
data wystawienia
dokumentu
numer księgowy lub
ewidencyjny
nr dokumentu
Lp
Przykład jak wypełnić tabelę_11
10
108 460,35
Szarego pola pod tabelą nie wypełnia się jeżeli weryfikacji wniosku dokonuje się na
podstawie zestawień wydatków.
W przypadku, gdy IZ/IP dokonuje weryfikacji wniosku o płatność na podstawie dokumentów
księgowych w swojej siedzibie po pozytywnej ocenie wniosku osoba sprawdzająca wniosek
potwierdza imieniem i nazwiskiem liczbę załączonych kopii dokumentów oraz dowodów
zapłaty.
W przypadku korekty wydatków kwalifikowanych poniesionych w danym okresie
rozliczeniowym, we wniosku o płatność wykazujemy kwoty ze znakiem minus wówczas, gdy
korekta odnosi się do wydatku spełniającego łącznie poniższe warunki:

został poniesiony w okresie rozliczeniowym, za który składany jest wniosek
o płatność,

został przedstawiony w przedmiotowym wniosku o płatność.
Wykazanie kwot ze znakiem minus we wniosku o płatność dopuszczalne jest także
w przypadku korekt wynikających z faktur korygujących (niezależnie od tego, czy faktury
korygujące odnoszą się do wydatku poniesionego w okresie rozliczeniowym, za który
składany jest wniosek o płatność, czy do wydatku poniesionego w okresach poprzednich).
12
11
Kwot ze znakiem minus nie wykazujemy we wnioskach o płatność w odniesieniu do korekt
finansowych, które powodują konieczność wszczęcia procedury odzyskiwania środków
od beneficjenta. Pomniejszenia wydatków kwalifikowanych dokonujemy poprzez
odpowiednie zapisy w Rejestrze obciążeń na projekcie w KSI (SIMIK 07 – 13).
12.Uzyskany dochód – jeśli beneficjent nie generował dochodu wpisuje w kolumnie rodzaj
dochodu „nie dotyczy” a w kolumnie kwota „0,00”. Jeśli dochód nie został zrealizowany
zawsze należy wpisać „0,00”
Kara umowna z tytułu nieprawidłowej realizacji umowy zawartej z wykonawcą zwracana
przez wykonawcę na rachunek beneficjenta, po złożeniu przez niego wniosku o płatność,
w którym została ujęta faktura odnosząca się do tej kary, jest wykazywana w kolejnym
wniosku o płatność jako dochód (incydentalny) projektu w pkt. 12 wniosku – kara pomniejsza
kwotę wydatków kwalifikowanych (pomniejszenie następuje na etapie oceny przez instytucję
weryfikującą wniosek)
PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU (część sprawozdawcza)
13.
Część wniosku o płatność dotycząca postępu rzeczowo-finansowego projektu pełni
funkcję sprawozdania z postępów realizacji Planu Działań PT PO IG. Wniosek łączy
informacje na temat wydatków poniesionych w ramach Planu Działań (PD) z opisem rodzaju
działań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Ta część wniosku zawiera
informacje dotyczące: postępu rzeczowo-finansowego realizacji PD, problemów i trudności
we wdrażaniu PD (oraz podjętych środków zaradczych), prognozy realizacji PD w kolejnym
okresie sprawozdawczym, w tym płatności na kolejne okresy rozliczeniowe. W części
sprawozdawczej wniosku o płatność należy uwzględnić informacje, które bezpośrednio
odnoszą się do wydatków w nim przedstawionych w ramach postępu finansowego.
W kolumnie 2 tabeli w pkt. 13 beneficjent powinien zamieścić krótki opis prezentujący stan
realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu, zgodnych z umową/porozumieniem/decyzją
o dofinansowanie projektu. W przypadku zadań, które nie zostały rozliczone w danym okresie
sprawozdawczym, informacje ich dotyczące zostaną szczegółowo przedstawione w kolejnym
wniosku o płatność, w których nastąpi ich rozliczenie, zaś w bieżącym wniosku beneficjent
przedstawia informację, iż realizowane zadanie jest w toku. Jeśli zadanie rozliczane jest
etapami, na bieżąco należy przedstawić informacje dotyczące postępu finansowego
i rzeczowego w odniesieniu do zapłaconych faktur. W celu rzetelnego monitorowania PD
wskazane jest, by w obydwu przypadkach beneficjent dodatkowo zawarł informację
o planowanym terminie rozliczenia kosztów związanych z realizacją całego zadania oraz
zadania, którego rozliczenie opóźnia się.
W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o planowanych wydatkach
ogółem i wydatkach kwalifikowanych, jakie zgodnie z aktualnym harmonogramem
rzeczowo-finansowym (umową/decyzją) powinny być poniesione w ramach poszczególnych
zadań/etapów. W kolumnach 5 i 6 należy wpisać wydatki ogółem oraz wydatki
kwalifikowane poniesione od początku realizacji projektu. W kolumnach 7 i 8 należy wpisać
wydatki z bieżącego wniosku o płatność w części ogółem oraz części wydatków
kwalifikowanych. Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny
6 do wartości z kolumny 4. Wiersz „Razem” przedstawia zbiorczą informację o stanie
realizacji wszystkich zadań/etapów projektu.
13
Jeżeli kara umowna potrącana jest z płatności dokonywanych na rzecz wykonawcy, wydatek
kwalifikowany w projekcie stanowi kwota faktycznie wypłacona wykonawcy.
Jeśli kara umowna jest zwracana na rachunek beneficjenta przez wykonawcę, do czasu zwrotu
kary przez wykonawcę, kwota wydatków kwalifikowanych nie jest pomniejszona o wysokość
kary.
Przykład jak wypełnić Tabele 13 dla Działania 9.1
Zadania/cele
założone
w umowie/decyzji
o dofinansowanie
Stan realizacji
1
2
1. Zatrudnienie
Opisana sytuacja
musi być zgodna
z ewentualnymi
zmianami, tj.
przesunięciami
środków w ramach
danej kategorii
pomiędzy
kwartałami
i załączonym
zmienionym
harmonogramie
rzeczowofinansowym (jeśli
to nie wymaga
akceptacji IZ)
Wydatki przypisane
zadaniom/celom określonym w
harmonogramie rzeczowofinansowym stanowiącym
załącznik do umowy/decyzji o
dofinansowanie
ogółem
kwalifikowane
3
4
Wydatki od początku realizacji
projektu
Wydatki objęte bieżącym
wnioskiem
ogółem
5
kwalifikowane
6
ogółem
7
kwalifikowane
8
Planowana
kwota
wydatków
IP/IW
z aktualnego
harmonogramu
rzeczowofinansowego
Planowana
kwota
wydatków
IP/IW
z aktualnego
harmonogramu
rzeczowofinansowego
Wydatki od
początku
realizacji z
uwzględnieniem
kar umownych
z wszystkich
wniosków
o płatność
Wydatki od
początku
realizacji
pomniejszone
o kary
umowne,
korekty
wydatków
dokonanych
przez IZ lub IP
z wszystkich
wniosków
o płatność
Wydatki
z
uwzględnienie
m kar
umownych
bieżącego
wniosku
IP/IW
Wydatki
pomniejszone
o kary
umowne,
bieżącego
wniosku
IP/IW
Suma IP/IW
z aktualnego
harmonogramu
rzeczowofinansowego
Suma IP/IW
z aktualnego
harmonogramu
rzeczowofinansowego
Suma wydatków
z powyższych
pozycji. Kwota
nie może
przekroczyć
wartości całego
projektu.
Suma
wydatków
z powyższych
pozycji.
Kwota nie
może
przekroczyć
wartości
całego
projektu.
Suma
wydatków
bieżącego
wniosku IP/IW
Suma
wydatków
bieżącego
wniosku IP/IW
2. Umowy
cywilnoprawne
….
Razem
W przypadku wniosku o płatność zaliczkową informacje o wydatkach wykazane w tabeli 13,
kolumnie 3-6 powinny być tożsame z kwotami przedstawionymi we wniosku poprzedzającym
wniosek o płatność zaliczkową.
14.
Beneficjent powinien opisać w sposób wyczerpujący zadania/etapy/działania, jakie
planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku
o płatność.
15.
Należy wpisać wskaźniki zawarte w PD. Tabela dotyczy katalogu wskaźników
realizacji projektu, do których osiągnięcia zobowiązał się beneficjent na podstawie umowy
o dofinansowanie.
Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt),
jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu.
Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniana dla każdego wniosku
o płatność zawierającego część sprawozdawczą. W przypadku pierwszego wniosku z częścią
14
% realizacji
9
=(6/4)*100
sprawozdawczą wartości w kolumnach 5 i 6 są takie same, podobnie w przypadku działań,
w których występuje jedynie wniosek o płatność końcową.
Wartość bazowa wskaźnika dla każdego projektu wynosi „0”.
Wartość docelowa oznacza wartość, jaką beneficjent zobowiązał się osiągnąć w wyniku
wdrożenia projektu na podstawie PD oraz umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie
projektu. Osiągnięta wartość wskaźnika określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty
w okresie sprawozdawczym lub od początku realizacji projektu.
Stopień realizacji wskaźnika obliczany jest na podstawie formuły zawartej w kolumnie
7 tabeli dla wskaźników produktu.
Beneficjent wpisuje sumę dla wszystkich wskaźników Instytucji. Wskaźniki te muszą się
zgadzać z wskaźnikami zapisanymi w PD (stan aktualny na dzień składania wniosku
z uwzględnieniem zmian).
Przykład jak wypełnić punkt 15 WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU
Kol. 1 - należy wpisać nazwę wskaźnika zgodną z Planem Działań.
Kol. 2 - należy wpisać jednostkę miary (np. sztukę).
Kol. 3 – należy wpisać „0”.
Kol. 4 – należy wpisać wartości docelowe wykazane w Planie Działań z uwzględnieniem zmian.
Kol. 5 – należy wpisać wartość wskaźnika osiągniętą w okresie za jaki składany jest wniosek
o płatność
Kol. 6 – należy wpisać wartość wskaźnika osiągniętą od początku realizacji projektu. Trzeba
pamiętać, aby wpisać tu sumę wszystkich wskaźników od początku realizacji projektu (czyli
sumę z wszystkich wniosków o płatność dotychczas złożonych).
Kol. 7 – należy wpisać procent realizacji wskaźnika (6/7)*100.
16. Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach
napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach
planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie, wraz z podaniem powodów
odstąpienia przez beneficjenta od realizacji określonych zadań bądź wskazaniem przyczyn
zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. Należy wskazać sposób
oraz przewidywany czas rozwiązania napotkanych problemów. W przypadku zmiany
harmonogramu rzeczowo-finansowego beneficjent razem z wnioskiem o płatność powinien
załączyć aktualny harmonogram. W przypadku wniosku o płatność końcową, należy umieścić
dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn
ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników.
17.
Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowanych, jakie
beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech
kwartałach. Planowana kwota nie może przewyższyć całkowitej wartości realizowanego
projektu.
Dane przedstawione w poz. 17 powinny umożliwić sporządzenie prognoz dla całego
Priorytetu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne jest, aby informacje
przedstawione przez beneficjenta obejmowały kwartały kalendarzowe. W sytuacji, gdy
beneficjent składa wniosek obejmujący wydatki poniesione wyłącznie w styczniu danego
roku, pierwszy wypełniany przez beneficjenta wiersz powinien zawierać dane dla drugiego
15
kwartału danego roku (kwiecień-czerwiec), a nie dla trzech kolejnych miesięcy (luty –
kwiecień).
W przypadku zaliczkowego wniosku o płatność beneficjent zaczyna wypełniać poz. 17
od kolejnego kwartału kalendarzowego.
W przypadku końcowego wniosku o płatność beneficjent wypełnia poz. 17 wpisując
w czterech kolejnych kwartałach „0,00”
18.
Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest
zgodny z zasadami polityk wspólnotowych, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał
się w umowie/porozumieniu/decyzji o dofinansowanie projektu. W przypadku
nieprzestrzegania polityk wspólnotowych (tj. wyboru pola Nie) należy opisać w kilku
zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze.
W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad
polityk wspólnotowych.
19.
Należy zamieścić opis działań podjętych przez beneficjenta w celu informowania
o udziale w Programie, a w szczególności o fakcie współfinansowania projektu ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Opis powinien dotyczyć okresu od dnia
złożenia poprzedniego wniosku beneficjenta zawierającego informacje w tym zakresie lub
w przypadku, gdy jest przedstawiany po raz pierwszy – od początku realizacji projektu.
20.
Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem,
podając adres i charakter miejsca (np. Ministerstwo, departament finansowy, gdzie znajdują
się oryginalne dokumenty oraz departament merytoryczny odpowiadający za realizacje
projektu).
21. Nie należy zaznaczać żadnej opcji z możliwych, jeśli dotyczy.
16
Wniosek o płatność
część wypełniana przez instytucję weryfikującą
22. Należy podać daty wpływu, zatwierdzenia wniosku oraz w przypadku wniosku
rozliczającego otrzymaną zaliczkę datę wypłaty środków na rzecz beneficjenta, która będzie
tożsama z datą zatwierdzenia wniosku o płatność.
W przypadku wniosku zaliczkowego lub wniosku o refundację datę wypłaty uzupełnia się
w systemie KSI (SIMIK 07-13) po dokonaniu przelewu środków na rzecz beneficjenta. W
tej samej zakładce należy ponadto uzupełnić numer kolejny wniosku o płatność dla danego
projektu (część numeru generowana jest automatycznie) oraz NIP beneficjenta.
23. a) Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem – jest to kwota
zadeklarowana przez beneficjenta w pkt. 8a.
b) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN) (po autoryzacji) – jest
to kwota poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem,
wykazana w pkt 9, która może zostać pomniejszona przez instytucje weryfikującą wniosek
o wydatki uznane za niekwalifikowalne korekty finansowe jak również o dochód wykazany
w pkt. 12 wniosku (bez odsetek narosłych od środków zaliczki od złożenia poprzedniego
wniosku o płatność).
Uwagi:
•
Kwota wykazana w pkt 23b nie może być pomniejszona o kwoty odzyskane lub
wycofane (kwoty te wykazywane są w rejestrze obciążeń na projekcie w KSI (SIMIK
07-13)). Odpowiednie pomniejszenie wydatków kwalifikowalnych powinno nastąpić
w momencie sporządzania Poświadczenia i Deklaracji wydatków.
•
Punkt jest niewypełniany w przypadku wniosku o płatność zaliczkową.
24. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem w części odpowiadającej
pomocy publicznej – z uwagi na fakt, iż projekty pomocy technicznej nie są objęte pomocą
publiczną należy wpisać 0,00 PLN.
25. Wydatki kwalifikowane, w odniesieniu do których oblicza się wkład funduszy UE na
poziomie programu operacyjnego – podstawa certyfikacji. Należy wpisać kwotę wykazaną
w pkt. 23b.
Punkt jest niewypełniany w przypadku wniosku o płatność zaliczkową.
26. Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji) PLN. Należy
wpisać kwotę z pkt. 23b.
27. Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu UE. Jest to część kwoty
wykazanej w pkt. 26, która zgodnie z postanowieniami umowy/porozumienia/decyzji
o dofinansowanie projektu podlegać będzie docelowo zadeklarowaniu do KE jako środki
UE. Kwota powinna być zgodna z ewidencją księgową beneficjenta.
28. Płatność pośrednia/końcowa. Dotyczy płatności, które podlegają rozliczeniu lub są
przekazywane beneficjentowi w formie refundacji. Pole uzupełniane jest automatycznie
z pola 26 Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji) PLN.
Płatność może zostać pomniejszona przez pracownika Instytucji Weryfikującej wniosek
o kwoty wykazane w polach:
 28a - odsetki narosłe na rachunku od środków zaliczki od momentu złożenia
poprzedniego wniosku o płatność,
 28b - kwoty do odzyskania – wyłącznie w przypadku, gdy ich zwrot następuje
poprzez potrącenie z kolejnej płatności (art. 207 ust. 2 uofp),
17
 28c - odsetki, o których mowa w art. 189 ust. 3 uofp w przypadku, gdy ich egzekucja
następuje poprzez pomniejszenie kwoty do wypłaty (art. 207 ust. 3 uofp).
29. Płatność zaliczkowa. Należy wpisać kwotę transzy zaliczki wykazaną w pkt. 10
wniosku o płatność, wpisujemy wartość kolejnej transzy zaliczki, pomniejszoną
ewentualnie o:
 29a - odsetki narosłe na rachunku od środków zaliczki od złożenia poprzedniego
wniosku o płatność,,
 29b - kwoty do odzyskania – wyłącznie w przypadku, gdy ich zwrot następuje
poprzez potrącenie z kolejnej płatności (art. 207 ust. 2 uofp)
 29c - odsetki, o których mowa w art. 189 ust. 3 uofp w przypadku, gdy ich egzekucja
następuje poprzez pomniejszenie kwoty do wypłaty (art. 207 ust. 3 uofp)
30. Nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczki. Należy wykazać kwotę stanowiącą
różnicę pomiędzy kwotą przekazanych beneficjentowi środków w formie zaliczki
ewentualnie (powiększonych o odsetki narosłe od środków zaliczki) a sumą kwot
wykazanych w pkt. 26 we wszystkich (włącznie z bieżącym) wnioskach o płatność
rozliczających otrzymaną zaliczkę (z wyłączeniem wniosków odnoszących się
do refundacji).
31. Ogółem kwota do wypłaty. Kwota będąca sumą kwot z pkt. 28 i 29. W poz. 31 powinna
być wpisana kwota 0,00 w przypadku, gdy:
- beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa, finansująca projekt ze środków
zabezpieczonych w budżecie danej jednostki,
- wniosek dotyczy rozliczenia wydatków.
32. Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki. W kolumnie Kwota wydatków ogółem
należy wskazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w pkt. 23a wniosku
beneficjenta o płatność. W kolumnie Kwota wydatków kwalifikowalnych należy wykazać
źródła sfinansowania wydatków wykazanych w pkt. 26.
Jako środki wspólnotowe należy wykazać część wydatków kwalifikowalnych, która zgodnie
z postanowieniami umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie projektu podlegać
będzie docelowo zadeklarowaniu do KE jako środki UE.
W wierszu budżet państwa
współfinansowanie krajowe.
należy
wykazać
część
wydatków
stanowiących
W wierszu 8 „Suma ogółem” kwota wydatków ogółem musi być równa kwocie z pkt. 23a,
natomiast kwota wydatków kwalifikowalnych musi być równa kwocie z pkt. 23b,
tj. wydatkom kwalifikowalnym po autoryzacji.
33. W pkt. 33 Rozliczenie środków przekazanych w formie zaliczki należy wykazać:
1) w wierszu 1 – środki, jakie przekazano dotychczas beneficjentowi w formie
zaliczki;
2) w wierszu 2 – kwotę dotychczas rozliczonych środków (dane narastająco
od początku realizacji projektu), przy czym w wierszu tym uwzględnia się kwotę
rozliczaną danym wnioskiem;
3) w wierszu 3 – procent rozliczenia, zgodnie z podaną formułą.
18
W przypadku drugiego i kolejnego wniosku o płatność zaliczkową :
a) w wierszu 1 - należy wpisać kwotę dotychczas przekazanych (wypłaconych) zaliczek, bez
uwzględnienia kwoty z wniosku,
b) w wierszu 2 - należy wpisać kwotę tożsamą z kwotą z pkt 33 wiersza 2 z ostatniego
zatwierdzonego wniosku rozliczającego przekazane zaliczki.
Kontrole na zakończenie realizacji projektu
Zatwierdzenie wniosku o płatność końcową następuje po dokonaniu przez IZ/IP kontroli
na zakończenie realizacji projektu zgodnie z pkt 6.6 Wytycznych w zakresie procesu kontroli
w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym. Kontrola
na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu na poziomie Instytucji
Zarządzającej kompletności i zgodności z przepisami dokumentacji związanej z realizacją
projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym
uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków.
W przypadku projektów realizowanych przez IP/IW kontrola na zakończenie realizacji
projektu polega na sprawdzeniu przez IZ/IP kompletności posiadanych dokumentów
związanych z realizacją projektu tj. umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu wraz
z załącznikami (Plan Działań), aneksów do umowy/porozumienia z załącznikami, wniosków
o płatność wraz z załącznikami, harmonogramów rzeczowo-finansowych oraz stwierdzeniu,
które dokumenty powinny być w posiadaniu beneficjenta (np. dokumentacja przetargowa).
W przypadku projektów realizowanych przez IZ POIG kontrola na zakończenie realizacji
projektu polega na sprawdzeniu przez IZ kompletności posiadanych dokumentów związanych
z realizacją projektu oraz dokumentów będących w posiadaniu innych komórek
organizacyjnych MIiR.
Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej
Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) należy opisać wskazując
następujące informacje (dodatkowy opis do dokumentu lub dekret na odwrotnej stronie
dokumentu):
•
nazwę (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie;
•
datę zawarcia i numer umowy o dofinansowanie;
•
opis związku wydatku z umową o dofinansowanie, ze wskazaniem odpowiedniej
kategorii z Harmonogramu Rzeczowo-Finansowego Realizacji projektu do Planu
Działań pomocy technicznej PO IG, do której odnosi się wydatek dokumentowany
fakturą;
•
informację o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR – tj. Projekt jest
współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
•
dekretację oraz nr księgowy dokumentu;
•
informację o poprawności formalnej i merytorycznej;
•
adnotację o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu).
W przypadku zakupów i usług w ramach działania 9.2, których wartość wydatków
kwalifikowanych obliczana jest na podstawie współczynnika zaangażowania etatowego
zgodnie z Instrukcją Wykonawczą Pomocy Technicznej na opisie dokumentu księgowego
wymagane jest wpisanie wielkości współczynnika zaangażowania etatowego, według którego
została wyliczona wysokość wydatków kwalifikowanych poniesionych na finansowanie usług
i zakupów w ramach PO IG – kalkulacja musi być uzasadniona i przedstawiona w sposób nie
budzący żadnych wątpliwości.
19
Uwaga!
Źródłem finansowania wszystkich zobowiązań (dotyczy wydatków kwalifikowanych)
powinny być środki zabezpieczone przez dysponentów w paragrafach z końcówkami 8 i 9,
czyli środki na finansowanie i współfinansowanie projektów realizowanych w ramach PO IG.
Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia
dokonania płatności za fakturę.
Dla faktur/innych dokumentów księgowych wystawionych w walutach obcych, kwota w PLN
powinna zostać obliczona przy zastosowaniu kursu ustalonego przez bank w dniu dokonania
zapłaty tzn. iż należy stosować zasadę refundowania wydatków fatycznie poniesionych,
według kursu z dnia, w którym beneficjent opłacił fakturę.
Przykład jak opisać dokument księgowy
Warszawa, …………………
Załącznik do faktury/rachunku nr:…………………….
OPIS DOKUMENTU
Wydatek zrealizowany w ramach Planu Działań Pomocy Technicznej PO IG
nr.: …………………..tytuł: ……………………………………………………………………..
Wydatek został obliczony w oparciu o współczynnik zaangażowania etatowego wynoszący……. ∗
KWOTA: ………….……….
Środki budżetowe: (wpisać kod klasyfikacji) …….
-Wkład EFRR 85% wydatków:
kwota: ………………………
Środki budżetowe: (wpisać kod klasyfikacji) ……..
-Współfinansowanie 15% wydatków:
kwota: ……………………….
Wydatek poniesiony zgodnie z umową o dofinansowanie nr……..…..…. z dnia …………………
Opis dokumenty (rodzaj wydatku): ………………………………………………..
Kategoria wydatku (zgodnie z Planem Działań):…………………………………………….
Wydatek zgodny z projektem
Usługa/dostawa zrealizowana
Sprawdzono pod względem formalnym i merytorycznym:
Sporządził:
……………………….…
(podpis)
∗
Zatwierdził:
……………………………….
(podpis i pieczątka)
jeśli dotyczy Działania 9.2
20
Kopie dokumentów księgowych potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną
osobę muszą zawierać w/w informacje. Informacje te mogą być umieszczone na drugiej
stronie dokumentu księgowego. Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka
wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w różnych programach operacyjnych.
Dowód zapłaty
Do przedstawionych faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej
należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności tj. dowody
płatności gotówkowej lub bezgotówkowej. Dowodami zapłaty potwierdzającymi dokonanie
płatności bezgotówkowej są wyciągi z rachunku bankowego lub przelewy bankowe. Jako
dowody zapłaty gotówkowej będą uznawane: raporty kasowe, KW (kasa wypłaci), rozliczenie
zaliczki pobranej, polecenie wyjazdu służbowego.
Uwaga!
Wniosek o płatność musi spełniać następujące wymogi:
- dokument powinien być trwale spięty;
- każda strona wniosku o płatność musi być opatrzona sumą kontrolną.
W dokumentacji wniosku o płatność muszą znajdować się w wersji papierowej kopie faktur
lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty
(zgodne z poz. 11 wniosku) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę
upoważnioną. Załącznikami w wersji elektronicznej (skany) do wniosku mogą być: umowy,
aneksy do umów z wykonawcami, protokoły odbioru, opisy stanowisk, listy obecności
na szkoleniach. W przypadku Działania 9.1 realizowanego przez IP/IW do wniosku należy
również załączyć informacje o rzeczywistym zaangażowaniu etatowym, opisy stanowisk
(jeśli nastąpiły zmiany dotyczące zakresu merytorycznego wykonywanych przez pracownika
zadań) i inne wymagane dokumenty zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczej Pomoc
Techniczna PO IG 2007 – 2013.
IZ/IP dokonują sprawdzenia poprawności przygotowanych dokumentów księgowych oraz
innych załączników do wniosku podczas jego weryfikacji w siedzibie IP/IW lub w siedzibie
IZ/IP.
Dokumenty dotyczące danego wniosku o płatność powinny być uporządkowane
i przedkładane do weryfikacji w kolejności zgodnej z numerami odpowiadającymi ich
pozycji w tabeli_11 wniosku beneficjenta o płatność. W przypadku dokumentów
przedstawiających wydatki IP/IW na dokumencie księgowym (fakturze/rachunku/innym
dokumencie o tej samej wartości dowodowej), w prawym górnym rogu dokumentu, należy
wpisać (ręcznie w kółku) kolejny nr dokumentu nadany w tabeli_11 wniosku.
Należy pamiętać, że staranne dokumentowanie wydatków kwalifikowanych stwarza warunki
do sprawnego i terminowego rozliczenia projektu
Wnioski nie spełniające warunków poprawności formalnej nie będą sprawdzane i będą
odsyłane do beneficjenta bez szczegółowego wskazywania zastrzeżeń IZ/IP.
21