Zalecenia wdrożeniowe FINN 8 SQL

LTC Sp. z o.o. – Siedziba
98-300 Wieluń, ul. Narutowicza 2
NIP 8270007803 REGON 005267185
KRS 0000196558 Kapitał zakł. 2 000 000 PLN
Sąd Rej. Łódź-Śródmieście XX Wydział KRS
Adres kontaktowy – Oddział w Łodzi
93-490 Łódź, ul. Pabianicka 159/161
tel. (42) 206 66 00, (42) 684 98 91
fax (42) 684 98 92
[email protected], http://www.finn.pl
Zalecenia wdrożeniowe FINN 8 SQL
sprawozdania o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki
samorządu terytorialnego Rb-WSa
Data dokumentu
9.03.2016
1
Wersja
v.1
Autor
Adam Kmiecik
Opis
Utworzenie struktury dokumentu
Adresaci zaleceń
Użytkownicy systemu obiegu dokumentów w Urzędzie odpowiedzialni za sprawozdawczość. Pracownicy jednostek
organizacyjnych tworzący sprawozdania o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki samorządu
terytorialnego Rb-WSa.
2
Przedmiot usprawnień
Ujednolicenie procesu tworzenia i obsługi sprawozdań finansowych w ramach komunikacji A2A (administracja do
administracji).
3
3.1
Korzyści po wdrożeniu usprawnienia
Uruchomienie komunikacji elektronicznej na płaszczyźnie A2A
1.
Przesyłanie sprawozdań Rb-WSa oraz innych dokumentów w wersji elektronicznej z wykorzystaniem
elektronicznej skrzynki podawczej urzędu oraz jednostki organizacyjnej. Dodatkowo po wdrożeniu
zalecenia uruchomiona zostanie komunikacja elektroniczna z dowolną instytucją publiczną na ePUAP lub
PeUP.
W przypadku tworzenia sprawozdania Rb-WSa należy:
1. Uruchomić polecenie: Kancelaria, sekretariat → Wysyłanie dokumentów elektronicznych. Opcja
wysyłania pism dostępna jest również w poleceniu: Obieg dokumentów, procesy → Spis spraw wg
JRWA i komórek (wydziałów) → Wyślij elektronicznie. Polecenie to można wykorzystać jeżeli
jednostka prowadzi w pełni sprawy rejestrowane w systemie obiegu dokumentów.
2.
2.
3.
Kontrahent (odbiorca pisma, adresat): należy pobrać kontrahenta zarejestrowanego w systemie
obiegu dokumentów jednostki. Dla kontrahenta Urzędu powinna zostać przypisana skrzynka PeUP
oraz wszystkie adresy skrytek ePUAP.
3. Sprawozdania należy tworzyć na podstawie wzorca pisma zarejestrowanego w CRWDE: Pismo
ogólne (http://crd.gov.pl/wzor/2013/12/12/1410). Do wygenerowanego formularza XML należy
załączyć sprawozdanie w postaci pliku PDF, który zostanie wygenerowany na podstawie pliku
tworzonego arkusza kalkulacyjnego.
4. Przesyłane sprawozdanie powinno zostać podpisane elektronicznie przez kierownika jednostki oraz
głównego księgowego/skarbnika. Dokument musi zostać podpisany podpisem elektronicznym
kwalifikowanym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
W systemie obiegu dokumentów jednostki organizacyjnej Urzędu, tworzone są pisma elektroniczne KW. W
poleceniu: Obieg dokumentów, procesy->Wykaz dokumentów wg komórek (wydziałów) w jednostce
organizacyjnej istnieje wykaz wszystkich tworzonych pism.
W poleceniu: Kancelaria, sekretariat → RKW-Rejestr korespondencji wychodzącej rejestrowane są
wszystkie wysłane pisma. Jeżeli w folderze załączników pozycji znajdują się pozycje wskazana na
poniższym ekranie przesyłka została pomyślnie dostarczona do Urzędu.
1.
2.
3.
Weryfikacja.xml – plik zawierający weryfikację podpisów elektronicznych złożonych pod dokumentem
wysyłanym do Urzędu.
2. Przekazano.txt – plik informujący o poprawnie przekazanej i wysłanej przesyłce. Alternatywnie w
systemie w pozycji RKW możne zostać zarejestrowany plik o nazwie: nie_przekazano.txt. Plik taki
oznacza, iż przesyłka nie została doręczona do Urzędu z powodów błędów zarejestrowanych w pliku.
3. Upo.xml – informacja o przekazaniu pisma do adresata, Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia
pisma.
4. upo_odbiorca.xml – poświadczenie potwierdzone przez moduł HSM Urzędu, poświadczenie
zawierające identyfikator dokumentu, którego dotyczy poświadczenie.
Kontrola i terminowość przesyłania dokumentów.
1. Na podstawie przesyłanych wniosków przez PeUP istnieje możliwość zdefiniowania w Urzędzie ścieżki
przepływu informacji i określenia procesu automatycznej dekretacji. Pismo może zostać automatycznie
przekazane do pracownika właściwego wydziału.
2. Dostęp do sprawozdań od razu po przesłaniu wniosku bez konieczności osobistego dostarczania pism
przez pracowników jednostek organizacyjnych.
Elektroniczne akta spraw (w przypadku wdrożonego systemu EZD).
1. Na podstawie § 19 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych przesyłki są rejestrowane wraz z metadanymi identyfikowanymi przez
system. Dodatkowo dołączane są do repozytorium aplikacji naturalne dokumenty elektroniczne oraz
urzędowe poświadczenie odbioru UPO.
2. Prowadzący sprawę sprawdza czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka: dotyczy
nowej sprawy (polecenie: Dodaj nową sprawę) lub sprawy już wszczętej (polecenie: Przyłącz do istniejącej
sprawy).
3. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie
jest wymagane w sprawie kolejne pismo prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy
sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie
do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.
4. Jeżeli Urząd pracuje w systemie tradycyjnym wówczas wszystkie dane powinny zostać wydrukowane.
Drukowane jest pismo XML wraz z UPO (na UPO nanosimy czytelny podpis osoby sporządzającej wydruk
oraz datę wykonania wydruku) oraz nanosi i wypełnia się pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub
załącznika do niej należy wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo
bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce,
2
nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. Dla pism podpisanych podpisem
elektronicznym należy, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu, nanieść informację o ważności podpisu
elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład „podpis
elektroniczny zweryfikowany w dniu ….[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości
weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
3.2
Brak konieczności ręcznej rejestracji pism przez pracowników kancelarii w Urzędzie.
1.
2.
3.3
Oszczędność czasu i redukcja kosztów.
1.
4
Pisma rejestrowane są automatycznie w centralnym rejestrze korespondencji przychodzącej Urzędu wraz
z rejestracją metadanych oraz załącznikami dołączonymi do pliku XML.
Weryfikacja podpisów elektronicznych złożonych pod przesłanym dokumentem.
Automatyczne weryfikacja podpisów elektronicznych złożonych pod sprawozdaniem.
Wymagania techniczne
1.
2.
Wdrożony system obiegu dokumentów FINN.
Posiadanie modułów funkcjonalnych: Administrator systemu → Aktualnie posiadana licencja:
‒
3.
Komunikacja pomiędzy urzędami
‒ Synchronizacja kartoteki kontrahentów
Posiadanie skrzynek kontaktowych na PeUP oraz/lub skrytek na ePUAP jednostek/urzędu skonfigurowanych
z systemem obiegu dokumentów.
Lista dotychczasowych zaleceń
Data dokumentu
Opis
29.01.2016
Usprawnienie procesu obsługi i publikacji danych w Biuletynie Informacji Publicznej w zakresie
petycji.
9.03.2016
Zalecenia w zakresie przesyłania sprawozdań finansowych Rb-WSa
3