Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Sompolnie

Transkrypt

Regulamin
organizacyjny
Urzędu Miejskiego
w Sompolnie
Regulamin Organizacyjny UM w Sompolnie
Spis treści
Rozdział I
Postanowienia ogólne
Rozdział II
Zakres działania i zadania Urzędu
Rozdział III
Organizacja Urzędu
Rozdział IV
Zasady funkcjonowania Urzędu
Rozdział V
Zasady obsługi interesantów w Urzędzie
Rozdział VI
Organizacja stanowiska pracy
Rozdział VII
Zakres działania Kierownictwa Urzędu
Rozdział VIII
Podział zadań pomiędzy stanowiskami pracy
Rozdział IX
Zasady podpisywania pism
Rozdział X
Postanowienia końcowe
2
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Sompolnie, zwany dalej „Regulaminem”,
określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Sompolnie, zwanego dalej
„Urzędem”, zasady obsługi interesantów oraz zakres działania kierownictwa Urzędu oraz
poszczególnych referatów i stanowisk pracy w Urzędzie.
§2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
• Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Sompolno,
• Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Sompolnie,
• Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Sompolnie,
• Burmistrzu, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to
rozumieć Burmistrza Miasta Sompolno, Sekretarza Gminy, Sompolno, Skarbnika Gminy
Sompolno, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Sompolnie,
• Jednostkach organizacyjnych gminy – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne
gminy podległe Burmistrzowi, w tym samorządowe instytucje kultury
• Statucie – należy przez to rozumieć Statut Gminy Sompolno,
• Referacie – należy przez to rozumieć referat w strukturze organizacyjnej Urzędu Miejskiego
w Sompolnie,
• Kierowniku – należy przez to rozumieć kierownika referatu w Urzędzie,
• Samodzielnych stanowiskach – należy przez to rozumieć pracowników Urzędu Miejskiego,
wykonujących zadania związane z obsługą poszczególnych rodzajów działalności Urzędu w
ramach powierzonych im obowiązków służbowych.
§3
1.
2.
3.
Urząd jest jednostką budżetową gminy Sompolno
Siedzibą Urzędu jest miasto Sompolno.
Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników
§4
1.
2.
Urząd jest czynny w dniach roboczych od godz. 7.30 do godz. 15.30.
Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów i rejestruje zgony także w niedziele, święta i dni
powszednie wolne od pracy.
3
Rozdział II
ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU
§5
1.
2.
Burmistrz wykonuje zadania przy pomocy Urzędu.
Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania
spoczywających na Gminie:
•
zadań własnych,
•
zadań zleconych,
•
zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej
(zadań powierzonych) i samorządowej,
•
zadań publicznych powierzonych Gminie w drodze porozumienia międzygminnego
lub porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone
gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane
innym podmiotom na podstawie umów,
•
innych zadań wynikających z przepisów szczególnych,
•
innych zadań określonych statutem Gminy, uchwałami Rady i zarządzeniami
Burmistrza.
§6
1.
2.
Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich
zadań i kompetencji.
W szczególności do zadań Urzędu należy:
1)
przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania
decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz
podejmowania innych czynności prawnych przez organy gminy,
2)
wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych
wchodzących w zakres zadań gminy,
3)
zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz
załatwiania skarg i wniosków,
4)
przygotowywanie uchwalenia i wykonywania uchwały budżetowej Gminy, oraz
innych aktów organów Gminy,
5)
realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz
uchwał i zarządzeń organów Gminy,
6)
zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej
komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,
7)
prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w
siedzibie Urzędu,
8)
wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie
przepisami prawa, a w szczególności:
•
przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
•
prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
•
przechowywanie akt,
•
przekazywanie akt do archiwów,
9)
realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie
zobowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
4
3.
W zakresie powierzonych i przyjętych do realizacji zadań Urząd ściśle współpracuje z
pozostałymi jednostkami organizacyjnymi gminy.
Rozdział III
ORGANIZACJA URZĘDU
§7
1.
W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy:
1)
Burmistrz Miasta Sompolno – Kierownik Urzędu
2)
Sekretarz „SA”
3)
Skarbnik „SK
4)
Urząd Stanu Cywilnego – kierownik USC „USC”
5)
Referat Inwestycji, Gospodarki i Rozwoju Lokalnego „RI”, w skład którego
wchodzą :
a) stanowisko ds. zamówień publicznych „RIZ”
b) stanowisko ds. inwestycji „RII”
c) stanowisko ds. planowania przestrzennego dróg gminnych i budownictwa
„RIP”
d) stanowisko ds. pozyskiwania funduszy pozabudżetowych, kultury fizycznej
i promocji gminy „RIF”
e) stanowisko ds. gospodarki gruntami „RIG”
f) stanowisko ds. gospodarki komunalnej i ochrony środowiska „RIŚ”
g) stanowisko ds. gospodarki mieszkaniowej „RIM”
h) stanowisko ds. rolnictwa i działalności gospodarczej „RIR”
Pracownikowi zatrudnionemu na jednym ze stanowisk wchodzących w skład referatu powierza
się stanowisko kierownika referatu „RI”.
6)
7)
Pion Ochrony Informacji Niejawnych, który tworzą:
a)
Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych „PN”
b)
inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego „PNB”
c)
pracownik kancelarii dokumentów niejawnych „PND”
Samodzielne stanowiska pracy:
a)
stanowisko ds. kancelaryjnych i obsługi sekretariatu „SKA”
b)
stanowisko ds. obsługi Rady „SOR”
c)
stanowisko ds. administracyjno - organizacyjnych „SAO”
d)
stanowisko ds. kadr i bhp „SKB”
e)
stanowisko ds. ewidencji ludności „SEL”
f)
stanowisko ds. obronnych, wojskowych i zarządzania kryzysowego
„SWK”
g)
stanowisko ds. oświatowych ”SOO”
h)
stanowisko ds. kadr i płac jednostek oświatowych „SAP”
i)
stanowisko ds. księgowości gminnych jednostek oświatowych „SAK”
j)
stanowisko ds. obsługi księgowej oświaty „SAJ”
k)
stanowisko ds. kultury i obsługi OSP „SOS”
l)
stanowisko ds. obsługo kasy „SFK”
m) stanowisko ds. księgowości Urzędu Miejskiego „SFK”
n)
stanowisko ds. obsługi finansowo – księgowej „SFK”
o)
stanowisko ds. księgowości budżetowej „SFK”
5
p)
q)
r)
2.
3.
4.
5.
stanowisko ds. księgowych „SFK”
stanowisko ds. księgowości podatkowej i opłat lokalnych „KKL”
stanowisko ds. wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego i opłat
lokalnych „KPO”
s)
stanowisko ds. windykacji i wymiaru podatku od środków transportowych
„KWT”
t)
stanowisko ds. informatyki „BI”
u)
stanowiska obsługi.
Ponadto w Urzędzie Miejskim w Sompolnie działają: Pełnomocnik Burmistrza Miasta
ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania
Narkomanii oraz Urzędnik Wyborczy. W szczególnych przypadkach lub dla
realizacji doraźnych celów Burmistrz może powołać innych pełnomocników.
Obsługa prawna Urzędu wykonywana jest na podstawie umów cywilnoprawnych.
Obsługa archiwum zakładowego (symbol BA) przypisana jest pracownikowi do
stanowiska pracy w zakresie czynności.
Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr
1 do Regulaminu.
Rozdział IV
ZASADY FUNKCJIONOWANIA URZĘDU
§8
Urząd działa według następujących zasad:
•
praworządności,
•
służebności wobec społeczności lokalnej,
•
racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
•
jednoosobowego kierownictwa,
•
planowania pracy,
•
kontroli wewnętrznej,
•
podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, poszczególne referaty i stanowiska
pracy oraz wzajemnego współdziałania,
•
indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
§9
1.
2.
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na
podstawie i w granicach prawa i zobowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
Status prawny pracowników Urzędu określa ustawa o pracownikach samorządowych.
§10
Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny,
z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem gminnym, a
dokonywanie zamówień usług i inwestycji po wyborze najkorzystniejszej oferty przy
uwzględnieniu przepisów dotyczących zamówień publicznych.
6
§ 11
Jednoosobowe kierownictwo sprowadza się do jednolitości poleceniodawstwa i służbowego
podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej
odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.
§ 12
1.
2.
3.
4.
Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Sekretarza oraz Skarbnika, którzy ponoszą
odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
Sekretarz, Skarbnik oraz Kierownicy Referatów są bezpośrednimi przełożonymi
podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
Kierownicy referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną
realizację zadań referatu i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
Samodzielne stanowiska pracy odpowiadają samodzielnie za realizację swoich zadań i
ponoszą za to odpowiedzialność przed Skarbnikiem Gminy, Sekretarzem Gminy,
Burmistrzem.
§ 13
1.
2.
Referaty i samodzielne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa
i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
Referaty i samodzielne stanowiska pracy są zobowiązane do współdziałania ze sobą, w
szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
§ 14
1.
2.
3.
W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości
wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne referaty i pracowników Urzędu.
Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
Zgodnie z ustawą o finansach publicznych do obowiązków Burmistrza należy także
zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej,
której zasady – w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy – wprowadza Burmistrz w
formie zarządzenia.
Rozdział V
ZASADY OBSŁUGI INTERESANTÓW W URZĘDZIE
§ 15
1.
2.
Uprzejme, sprawne i kompetentne pod względem merytorycznym obsługiwanie obywateli
jest naczelną zasadą Urzędu.
Wszyscy pracownicy Urzędu w toku wykonywania swoich obowiązków służbowych
winni umożliwić obywatelom realizację ich uprawnień i egzekwować powinności w
sposób zgodny z prawem, wykazując należyta troskę o ochronę ich słusznego interesu, a
w szczególności:
7
1)
2)
3)
4)
udzielać interesantom informacji niezbędnych przy załatwianiu sprawy i wyjaśniać
treść przepisów właściwych ze względu na przedmiot sprawy,
załatwiać sprawy w terminach określonych w Kodeksie Postępowania
Administracyjnego, a sprawy podatkowe zgodnie z ustawą Ordynacja Podatkowa,
wyczerpująco informować interesantów o stanie wniesionych przez nich spraw na
każde żądanie pisemne lub ustne,
informować interesantów o przysługujących im środkach odwoławczych lub
możliwości zaskarżenia niekorzystnych rozstrzygnięć.
§ 16
1.
2.
3.
Obywatelom przysługuje prawo składania skarg i wniosków. Celem umożliwienia
obywatelom składania skarg i wniosków w sposób bezpośredni, Burmistrz przyjmuje
obywateli w wyznaczonych dniach i godzinach. Miejsce i czas przyjęć obywateli przez
Burmistrza podaje się do publicznej wiadomości w formie trwałego ogłoszenia w
siedzibie Urzędu oraz na stronach internetowych Urzędu.
Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków koordynuje sekretarz gminy.
Tryb postępowania w sprawach skarg i wniosków regulują odrębne przepisy.
Rozdział VI
ORGANIZACJA STANOWISKA PRACY
§ 17
1.
2.
3.
4.
5.
Przy załatwianiu spraw w Urzędzie stosuje się przepisy Kodeksu postępowania
administracyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Zasady i tryb wykonywania czynności biurowych i kancelaryjnych na stanowisku pracy
określają:
•
instrukcja kancelaryjna
•
jednolity rzeczowy wykaz akt
•
zarządzenia Burmistrza.
Obieg dokumentów finansowo – księgowych określają akty prawa powszechnie
obowiązujące oraz wydane na wniosek Skarbnika Gminy zarządzenie Burmistrza.
Pracownicy prowadzą teczkę organizacyjną stanowiska pracy, która powinna zawierać:
•
zakres działania stanowiska pracy,
•
wykaz przepisów obowiązujących na danym stanowisku,
•
wykazy teczek rzeczowych prowadzonych na danym stanowisku pracy (numery
teczek, ich tytuły oraz kategorie archiwalne, zgodnie z jednolitym rzeczowym
wykazem akt),
•
wykaz rejestrów i ewidencji prowadzonych na stanowisku pracy,
•
zbiór druków stosowanych na stanowisku pracy,
•
wykaz pieczęci (ich odciski) używanych na danym stanowisku lub powierzonych
pracownikowi do przechowania,
•
wykaz podstawowego wyposażenia techniczno – biurowego stanowiska pracy,
•
ewentualne upoważnienia Burmistrza Miasta do załatwiania określonych spraw lub
wydawania decyzji w jego imieniu.
Wszyscy pracownicy Urzędu zostają upoważnieni do otrzymywania faktur VAT na
zakupy dokonywane w ramach prowadzonych przez nich zadań.
8
6.
7.
Upoważnienie, o którym mowa w ust. 5 dotyczy także kierowców, którzy z polecenia
organów gminy wykonują czynności na rzecz Urzędu poza siedzibą Urzędu.
Pracownicy właściwi rzeczowo w zakresie wykonywanych zadań zostają upoważnieni do
wystawienia faktur VAT na czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów
i usług.
Rozdział VII
ZAKRES DZIAŁANIA KIEROWNICTWA URZĘDU
§ 18
1.
2.
Kierownictwo Urzędu stanowią: Burmistrz, Sekretarz, Skarbnik, Kierownik Urzędu Stanu
Cywilnego oraz Kierownicy Referatów.
Sekretarz, Skarbnik oraz Kierownicy Referatów odpowiadają przed Burmistrzem za
wykonywanie powierzonych im zadań, a szczególności za:
•
należytą organizację pracy,
•
nadzór nad właściwym wykonywaniem obowiązków przez podległych pracowników
oraz pełną realizację powierzonych zadań,
•
przestrzeganie zasad oszczędności i gospodarności,
•
zgodność opracowywanych rozstrzygnięć z przepisami prawa i interesem
publicznym.
§ 19
1.
2.
3.
Burmistrz pełni funkcję Kierownika Urzędu.
Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:
1) reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz,
2) prowadzenie bieżących spraw Gminy,
3) gospodarowanie mieniem komunalnym i środkami publicznymi zgodnie z zasadą
jawności i przejrzystości
4) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa,
5) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych
osób do podejmowania tych czynności,
6) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników
Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
7) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie
stanowi inaczej,
8) upoważnienie Sekretarza Gminy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w
jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu
administracji publicznej,
9) przedstawianie Radzie Miejskiej projektów Uchwał,
10) pełnienie funkcji szefa Obrony Cywilnej,
11) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa i
Regulamin oraz uchwały Rady.
Burmistrzowi podporządkowani są bezpośrednio:
1)
Sekretarz Gminy
2)
Skarbnik Gminy
3)
Kierownik Referatu Inwestycji, Gospodarki i Rozwoju Lokalnego
9
4.
1.
2.
4)
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
5)
Stanowisko ds. informatyki
6)
Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych.
Zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych Burmistrz ma prawo zatrudniać
doradców.
§ 20
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w
szczególności:
1) opracowywanie projektów zmian regulaminów wewnętrznych,
2) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
3) opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,
4) nadzór nad organizacją i dyscypliną pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw
związanych z doskonaleniem kadr,
5) koordynowanie działalności stanowisk pracy oraz rozstrzyganie sporów pomiędzy
poszczególnymi stanowiskami pracy, w szczególności dotyczących podziału zadań,
6) czuwanie nad terminowością wykonywania zadań Urzędu,
7) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio
mu podległych,
8) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
9) przeglądanie i dekretowanie korespondencji, prowadzenie rejestru skarg i wniosków
oraz rejestru Zarządzeń Burmistrza
10) prowadzenie książek kontroli oraz dokumentacji związanej z kontrolą wewnętrzną,
zewnętrzną oraz kontrolą podległych jednostek organizacyjnych,
11) koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w budynku Urzędu,
12) nadzór nad Biuletynem Informacji Publicznej,
13) nadzór nad prawidłowym zaopatrzeniem Urzędu w materiały biurowe i wyposażenie,
14) nadzór nad prawidłowym przygotowaniem materiałów na posiedzenia Rady
Miejskiej i jej komisji,
15) wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec Burmistrza nie zastrzeżonych
dla Przewodniczącego Rady Miejskiej i Rady Miejskiej,
16) nadzór nad przeprowadzeniem służby przygotowawczej pracowników,
17) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
Sekretarzowi podporządkowane są bezpośrednio:
1)
stanowisko ds. kancelaryjnych i obsługi sekretariatu;
2)
stanowisko ds. obsługi Rady;
3)
stanowisko ds. administracyjno- organizacyjnych;
4)
stanowisko ds. kadr i bhp;
5)
stanowisko ds. ewidencji ludności;
6)
stanowisko ds. oświatowych;
7)
stanowisko ds. obronnych, wojskowych i zarządzania kryzysowego;
8)
stanowisko ds. kultury i obsługi OSP,
9)
stanowisko ds. kadr i płac jednostek oświatowych,
10) stanowisko ds. księgowości gminnych jednostek oświatowych,
11) stanowisko ds. obsługi księgowej oświaty,
12) stanowiska obsługi.
10
§ 21
1.
2.
3.
Do zadań Skarbnika należy zapewnienie przestrzegania przepisów dotyczących
finansowania działalności gminy, a w szczególności:
1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie
rachunkowości, ustawy o finansach publicznych, ordynacji podatkowej i innych
przepisów związanych z gospodarką finansową,
2) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy,
3) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie
zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania
kontrasygnaty,
4) współdziałanie w opracowywaniu budżetu gminy, w tym przygotowanie projektów
uchwał w sprawie uchwalenia budżetu,
5) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących zmian w budżecie oraz projektów
zarządzeń w tym zakresie,
6) współudział w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej i finansowej,
7) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących zakładowego planu
kont, obiegu dokumentów księgowych, zasad prowadzenia i rozliczania
inwentaryzacji, gospodarki kasowej,
8) nadzór i kierowanie pracą stanowisk bezpośrednio podporządkowanych,
9) sprawowanie nadzoru i kontroli nad jednostkami organizacyjnymi Gminy w zakresie
gospodarki finansowej tych jednostek,
10) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań
wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.
Skarbnikowi podporządkowane są bezpośrednio:
1) stanowisko ds. obsługi kasy;
2) stanowisko ds. księgowości Urzędu Miejskiego;
3) stanowisko ds. obsługi finansowo – księgowej;
4) stanowisko ds. księgowości budżetu;
5) stanowisko ds. księgowych,
6) stanowisko ds. księgowości podatkowej i opłat lokalnych,
7) stanowisko ds. wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego i opłat lokalnych,
8) stanowisko ds. windykacji i wymiaru podatku od środków transportowych,
Skarbnik Gminy pełni jednocześnie funkcję Głównego Księgowego Urzędu Miejskiego w
Sompolnie.
§ 22
1.
2.
Kierownicy Referatów zarządzają wydzieloną sferą działalności Urzędu, kierują
podległymi zespołami pracowników oraz są odpowiedzialni za realizację zadań w interesie
i zgodnie z celami Gminy.
Do zadań kierowników referatów należy w szczególności:
1) prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań referatu oraz optymalna organizacja
pracy referatu,
2) poprawność merytoryczna i formalna zadań realizowanych w referacie, w tym pod
kątem zgodności z przepisami prawa materialnego i postępowania
administracyjnego, zapisami instrukcji kancelaryjnej i według jednolitego
rzeczowego wykazu akt,
3) podejmowanie inicjatyw w zakresie stanowienia aktów prawnych: uchwał oraz
zarządzeń Burmistrza - w sprawach należących do zadań referatu,
11
4)
5)
6)
7)
8)
9)
3.
4.
5.
6.
terminowości i rzetelności załatwiania spraw,
należyte przygotowanie dokumentów,
przestrzeganie przez podległych pracowników porządku i dyscypliny pracy,
staranność wypełniania obowiązków służbowych przez podległych pracowników,
warunki dla podnoszenia kwalifikacji przez podległych pracowników,
przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie danych
osobowych,
10) prawidłowość i terminowość wykonywania czynności związanych z wykonywaniem
ustawy o dostępie do informacji publicznej, w tym zamieszczania i aktualizacji
informacji w Biuletynie Informacji Publicznej,
11) terminowość i rzetelność opracowywanych sprawozdań z zakresu działania referatu.
Kierownicy referatów przygotowują propozycje szczegółowych zakresów czynności
odpowiedzialności i uprawnień dla podległych pracowników - zgodnie z wzorem
ustalonym przez Sekretarza - i odpowiada za ich bieżącą aktualizację.
Kierownicy referatów są zobowiązani do przedkładania propozycji rozwiązań
zmierzających do poprawy jakości świadczonych zadań publicznych przez jednostki
organizacyjne gminy oraz organizacji pracy w urzędzie.
Komórki organizacyjne urzędu ( referat, samodzielne stanowiska ) zobowiązane są do
wzajemnej współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi w ramach realizacji celów i
zadań na rzecz Gminy Sompolno
Kierownikowi Referatu Inwestycji, Gospodarki i Rozwoju Lokalnego podporządkowane
są bezpośrednio:
1)
stanowisko ds. zamówień publicznych;
2)
stanowisko ds. inwestycji;
3)
stanowisko ds. planowania przestrzennego dróg gminnych i budownictwa;
4)
stanowisko ds. pozyskiwania funduszy pozabudżetowych, kultury fizycznej i
promocji gminy;
5)
stanowisko ds. gospodarki gruntami;
6)
stanowisko ds. gospodarki komunalnej i ochrony środowiska;
7)
stanowisko ds. gospodarki mieszkaniowej;
8)
stanowisko ds. rolnictwa i działalności gospodarczej.
§ 23
Kierownik Urzędu stanu Cywilnego prowadzi sprawy wynikające z ustawy o aktach stanu
Cywilnego, ustawy Kodeks Rodzinny i Opiekuńczy, ustawy o obywatelstwie polskim oraz z
przepisów o zmianie imion i nazwisk oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw.
Rozdział VIII
PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY STANOWISKAMI PRACY
§ 24
Do wspólnych zadań poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy
przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby
organów Gminy, a w szczególności:
12
1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz
projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z
przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Burmistrzowi i jednostkom
pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do
przygotowania projektu uchwały budżetowej Gminy,
4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, opracowań, analiz i bieżących informacji o
realizacji zadań na potrzeby Burmistrza i Rady,
5) opracowywanie projektów uchwał i zarządzeń dotyczących spraw prowadzonych na
danym stanowisku,
6) przechowywanie akt oraz ich archiwizowanie,
7) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
8) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów,
9) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
10) przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, kodeksu pracy,
ustawy o opłacie skarbowej, o zamówieniach publicznych, o samorządzie gminnym, o
pracownikach samorządowych i aktów prawa miejscowego,
11) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji powierzonych zadań,
12) współdziałanie z innymi stanowiskami i referatami oraz właściwymi organami w celu
realizacji zadań,
13) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza, Sekretarza i
Skarbnika.
14) dbałość o powierzone mienie i użytkowy sprzęt komputerowy oraz używanie na
stanowisku pracy licencjonowanych programów komputerowych,
15) dokonywanie obowiązku sprawozdawczości statystycznej wynikającej z zakresu
prowadzonych spraw,
16) współdziałanie z organami samorządu mieszkańców i organizacjami społecznymi
działającymi na terenie Gminy.
17) sporządzanie półrocznych (do końca lipca) i rocznych (do końca lutego roku następnego)
informacji opisowych w zakresie zadań realizowanych przez stanowisko obejmujących
poziom zrealizowanych dochodów i poniesionych wydatków stanowiska.
18) terminowe i we właściwej wysokości wystawianie faktur VAT na należności Gminy z
umów cywilnoprawnych zarejestrowanych na danym stanowisku pracy.
19) bieżące informowanie stanowiska ds. księgowości podatkowej i opłat lokalnych o
wysokości wpływów z tytułu wydanych przez stanowisko decyzji, postanowień, umów i
innych dokumentów z których wynikają należności gminne.
20) bieżące przedkładanie informacji na stanowisko ds. windykacji i wymiaru oraz podatku
od środków transportowych o przypadkach udzielenia pomocy publicznej w formie:
- dotacji,
- zwolnień podatkowych,
- zbycia lub oddania do korzystania mienia będącego własnością gminy lub Skarbu
Państwa na preferencyjnych warunkach,
- umorzenia, odroczenia lub rozkładania na raty należnych od przedsiębiorcy świadczeń
pieniężnych.
13
§ 25
Do zadań Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych należy zapewnienie ochrony
informacji niejawnych na każdym stanowisku pracy w Urzędzie i przestrzeganie
obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.
§ 26
Do zadań na stanowisku ds. kancelaryjnych należy:
1. Zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi, Sekretarzowi oraz sprawy kancelaryjno –
techniczne, a w szczególności:
1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji (zadekretowanej przez
Sekretarza)na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
2) prowadzenie ewidencji korespondencji,
3) prowadzenie rejestru faktur wpływających do Urzędu,
4) obsługa centrali telefonicznej,
5) odbieranie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,
6) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez
Burmistrza i Sekretarza,
7) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych,
8) prenumerata czasopism i wydawnictw,
9) prowadzenie ewidencji wydanych poleceń wyjazdów służbowych,
10) gromadzenie i przechowywanie kluczy zapasowych do pomieszczeń Urzędu, ewidencja i
przydział kluczy,
11) rozliczanie rozmów telefonicznych,
12) obsługa kserokopiarki,
13) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi, wnioski i organizowanie ich
kontaktów z Burmistrzem, Sekretarzem, Skarbnikiem bądź kierowanie do właściwych
pracowników,
2. Zamieszczanie na tablicach ogłoszeń pism sądowych oraz innych podlegających podaniu
do publicznej wiadomości oraz innych informacji ( w tym informacji przygotowanych
przez inne stanowiska merytoryczne).
3. Rozliczanie kart drogowych samochodu służbowego używanego przez Burmistrza.
§ 27
Do zadań stanowiska ds. obsługi rady należy:
1. Zapewnienie obsługi administracyjnej Rady, jej komisji oraz spraw kancelaryjno –
technicznych, a w szczególności:
1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie stanowiskami pracy
materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na
posiedzenia i obrady tych organów,
2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę i jej komisje,
3) przekazywanie uchwał organom nadzoru, tj. wszystkich uchwał wojewodzie, a uchwał
dotyczących spraw finansowych Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
4) przekazywanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa
Wielkopolskiego,
5) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
6) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji,
zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji,
14
7) protokołowanie sesji, posiedzeń, spotkań i zebrań,
8) prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady i jej komisji,
9) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
10) organizowanie szkoleń radnych,
11) prowadzenie spraw osobowych radnych (w tym oświadczenia majątkowe),
12) współdziałanie przy opracowywaniu planów pracy Rady i jej komisji,
2.Współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy, udzielanie pomocy sołtysom w
wykonywaniu obowiązków, nadzorowanie działalności w zakresie spraw administracyjnych
wykonywanych przez sołtysów i rady sołeckie.
3.Obsługa techniczno – organizacyjna spotkań z sołtysami.
§ 28
Do zadań na stanowisku ds. administracyjno organizacyjnych należy:
1.Prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodów służbowych oraz rozliczanie kart
drogowych kierowców samochodów służbowych.
2.Prowadzenie dokumentacji dotyczącej ubezpieczenia mienia własnego w tym dochodzenie
odszkodowań.
3.Czuwanie nad estetyką budynku i lokali oraz prowadzenie spraw związanych z wizualizacją
urzędu.
4.Gospodarowanie lokalami biurowymi i ich wyposażeniem, prowadzenie remontów
pomieszczeń oraz konserwacji i napraw sprzętu i urządzeń.
5.Gospodarowanie składnikami majątku ruchomego Urzędu, prowadzenie ich ewidencji i
rozliczanie oraz cechowanie urządzeń i mebli biurowych oraz innych składników
majątkowych Gminy.
6.Gospodarowanie składnikami majątkowymi nie objętymi obowiązkiem cechowania w tym
prowadzenia ich ewidencji oraz rozliczanie.
7.Cechowanie mienia ruchomego oraz budowli gminnych i sprawowanie kontroli nad jego
zabezpieczeniem.
8.Sporządzanie i aktualizacja wywieszek inwentarzowych.
9.Prowadzenie ksiąg inwentarzowych.
10.Prowadzenie spraw z zakresu zaopatrzenia Urzędu w materiały, środki chemiczne i sprzęt
biurowy niezbędne dla jego prawidłowego funkcjonowania, a w szczególności:
1) zbieranie danych w zakresie potrzeb materiałowych oraz dokonywanie zakupów
2) sporządzanie i załatwianie reklamacji ilościowych i jakościowych,
3) prowadzenie dokumentacji w zakresie zaopatrzenia i eksploatacji sprzętu,
4) prowadzenie gospodarki magazynowej w zakresie materiałów biurowych i środków
chemicznych,
5) nadzór nad bieżącą konserwacją inwentarza ruchomego.
11.Bieżące informowanie przełożonego o poważniejszych awariach i innych przypadkach
uszkodzeń sprzętu biurowego oraz wnioskowanie w sprawach ich usunięcia.
12.Wnioskowanie w sprawach uzupełnienia wyposażenia pomieszczeń administracyjno –
biurowych oraz likwidacji zniszczonych składników majątkowych oraz ewentualnej
odsprzedaży innym jednostkom.
13.Prowadzenie zaopatrzenia w obowiązujące druki i formularze.
14.Planowanie i koordynowanie prac przeznaczonych do wykonania przez pracowników
publicznych zgodnie z zapotrzebowaniem składanym przez pracowników merytorycznych, z
uwzględnieniem zakresu prac i dostępności narzędzi oraz wyposażenia.
15.Kompleksowa obsługa administracyjno – organizacyjna imprez organizowanych
samodzielnie przez Gminę lub we współpracy z Miejsko – Gminnym Ośrodkiem Kultury w
15
Sompolnie.
16. Prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem i rozliczaniem mienia i usług domom
ludowym i świetlicom wiejskim w związku z realizacją powierzonych im zadań.
17. Prowadzeniu całokształty spraw związanych z korzystaniem mienia gminnego (sala sesyjna)
zgodnie z zarządzeniem Burmistrza.
§ 29
Do zadań na stanowisku ds. kadr i bhp należy:
1.Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy a w szczególności:
1) prowadzenie akt osobowych pracowników,
2) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
3) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu
prawa pracy,
4) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
5) ewidencja czasu pracy pracowników,
6) prowadzenie ewidencji pozostawania w Urzędzie poza godzinami pracy,
7) kompletowanie wniosków rentowych i emerytalnych,
8) prowadzenie rejestru umów o używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
9) organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
10) obsługa techniczno – organizacyjna narad pracowniczych,
2.Zapotrzebowanie i nabór pracowników.
3.Koordynowanie sprawozdawczości statystycznej.
4.Prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych.
5.Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania robót publicznych, prac
interwencyjnych i stażów absolwenckich.
6.Prowadzenie ewidencji osób wykonujących prace dodatkowe ( umowy zlecenia, o dzieło).
7.Sporządzanie miesięcznych deklaracji/informacji na PFRON.
8.W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
1) okresowa analiza stanu bhp,
2) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
4) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
5) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń, instrukcji dotyczących bhp,
6) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy
pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
7) udział w dochodzeniach powypadkowych,
8) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,
9) współdziałanie z innymi urzędami i organizacjami,
9. Prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej.
10.Prowadzenie spraw z zakresu ochrony zdrowia, a w szczególności:- opracowywanie
planów i programów ochrony zdrowia, - współpraca ze służbą zdrowia, - prowadzenie
profilaktyki i oświaty zdrowotnej ( w tym również dot. osób niepełnosprawnych).
11.Współdziałanie z Gminną Komisją Przeciwdziałania i Rozwiązywania Problemów
Alkoholowych w zakresie realizacji zadań gminy wynikających z ustawy o wychowaniu w
trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
12. Koordynacja spraw osób niepełnosprawnych.
13.Prowadzenie działalności socjalnej zgodnie z Regulaminem ZFŚS.
14.Prowadzenie spraw związanych z praktykami zawodowymi.
16
15.Prowadzenie spraw dotyczących członkostwa w stowarzyszeniach lub związkach gminnych.
16.Terminowe rozliczanie udzielonych dotacji na zadania z zakresu ustawy o wychowaniu w
trzeźwości i ustalanie kwoty dotacji podlegającej zwrotowi do budżetu oraz kontrola tych
dotacji.
§ 30
Do zadań na stanowisku ds. ewidencji ludności należy:
1.Przyjmowanie zgłoszeń o zameldowaniu i wymeldowaniu na pobyt stały i czasowy.
2.Prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie decyzji w sprawach
związanych z zameldowaniem bądź wymeldowaniem z miejsca pobytu stałego.
3.Wydawanie zaświadczeń o zameldowani i wymeldowaniu.
4.Udzielanie informacji adresowych i danych osobowych z poszanowaniem przepisów ustawy o
ochronie danych osobowych.
5.Rejestracja danych wynikających z akt stanu cywilnego, postanowień sądów, decyzji
administracyjnych, w szczególności:
1) o urodzeniach,
2) o zmianach stanu cywilnego,
3) o imionach i nazwiskach,
4) obywatelstwie i osobach przebywających za granicą,
5) dokumentach tożsamości,
6) o zgonach,
6.Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców oraz sporządzanie spisów wyborców.
7.Udostępnienia danych z rejestru i spisów wyborców.
8.Wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem wyborów i referendów.
9.przekazywanie danych o nadanie i sprostowanie numerów PESEL do Departamentu Ewidencji
Państwowych i Teleinformatyki w Warszawie.
10.Przekazywanie danych do Biura Informatyki Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w
Poznaniu w formie dokumentu elektronicznego (nośnik) – nadanych numerów PESEL.
11.Prowadzenie spraw przy współudziale stanowiska ds. planowania przestrzennego i dróg
gminnych w zakresie spraw związanych z podziałem terytorialnym, w tym ustalanie nazw
miejscowości, zmiany granic administracyjnych.
12.Weryfikacja danych dowodów osobistych.
13.Aktualizacja danych w ewidencji ludności.
§ 31
Do zadań stanowiska ds. oświaty należy:
1. Prowadzenie spraw związanych z zadaniami gminy jako organu prowadzącego oraz
wynikających z Karty Nauczyciela a w szczególności:
1) przyjmowanie i sprawdzanie arkuszy organizacyjnych wszystkich szkół z terenu gminy oraz
monitorowanie zgodności liczby godzin ponadwymiarowych z zatwierdzonymi arkuszami,
2) monitorowanie zatrudnienia nauczycieli, propozycje oddelegowania nauczycieli do
świadczenia pracy w innych szkołach na terenie gminy,
3) prowadzenie i organizowanie spraw awansu zawodowego nauczycieli,
4) organizowanie przeprowadzenia konkursów na dyrektorów placówek oświatowych,
5) wydawanie dla Kuratorium Oświaty opinii o pracy poszczególnych dyrektorów placówek
oświatowych z realizacji zadań wynikających z nadzoru organu prowadzącego szkoły,
6) prowadzenie spraw dotyczących spełniania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki przez
17
dzieci oraz prowadzenie postępowań egzekucyjnych w tym zakresie,
7) prowadzenie zgodnie z prawem oświatowym całokształtu zadań dotyczących likwidacji
placówek oświatowych,
8) prowadzenie dokumentacji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jednostek
oświatowych oraz organizowanie opieki zdrowotnej, w tym prowadzenie ewidencji emerytów
i rencistów placówek oświatowych,
9) prowadzanie spraw dokształcania nauczycieli,
10) prowadzenie dokumentacji związanej z zapewnieniem dowozu uczniów do i ze szkoły, w
tym również dowozu uczniów niepełnosprawnych,
11) prowadzenie spraw oświatowych finansowanych z dotacji,
12) prowadzenie Systemu Informacji Oświatowej jednostek oświatowych.
2. Prowadzenie spraw dofinansowania kosztów przygotowania zawodowego młodocianych.
3. Inspirowanie działań zmierzających do pozyskania środków zewnętrznych na zadania
oświatowe.
4.Terminowe rozliczanie udzielonych dotacji na zadania w zakresie dofinansowania kosztów
kształcenia młodocianych, programów rządowych np. (wyprawka szkolna, radosna szkoła
itp.).
§ 32
Do zadań stanowiska ds. księgowości gminnych jednostek oświatowych należy:
1.Prowadzenie rachunkowości jednostek oświatowych zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
2 Wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi.
3.Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
finansowym.
4.Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych.
5.Organizowanie obiegu dokumentów oraz przestrzeganie ustalonych zasad i wzorów
dokumentacji księgowej.
6.Dekretowanie i księgowanie dokumentów księgowych.
7.Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych jednostek oświatowych dotyczących
prowadzenia rachunkowości.
8.Opracowywania projektów planów finansowych jednostek oświatowych.
9.Prowadzenie sprawozdawczości, terminowe i prawidłowe sporządzanie sprawozdań
budżetowych i finansowych i ocena realizacji wykorzystania przydzielonych środków.
10.Rozliczanie inwentaryzacji oraz sporządzanie sprawozdań.
11.Rozliczanie środków na wydatki oświatowe pod kątem celowości i gospodarności w ich
ponoszeniu.
12.Ustalanie comiesięcznego zapotrzebowania środków na wydatki oświatowe.
13.Sporządzanie opisowych informacji o przebiegu wykonania planów finansowych.
14. Terminowe opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie
zdrowotne, na Fundusz Pracy, PFRON, podatek dochodowy.
§ 33
Do zadań stanowiska ds. obsługi księgowej oświaty należy:
1.Przygotowywanie rachunków i dokumentów zobowiązaniowych do przelewów oraz
sporządzanie przelewów na podstawie zatwierdzonych dokumentów.
2.Rozliczanie delegacji służbowych.
18
3.Rozliczanie kwitariuszy przychodowych za wyżywienie dzieci i pracowników,
a także kartotek żywnościowych.
4. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych podległych szkół.
5.Wycena inwentaryzacji.
6.Sprawdzanie dowodów stanowiących podstawę wypłat pod względem formalnym i
rachunkowym.
7.Rozliczanie raportów kasowych.
8.Rozliczanie dochodów jednostek oświatowych i ich windykacja.
9. Pomoc przy księgowaniu.
10.Sporządzanie polecenia księgowania w zakresie naliczonych wynagrodzeń.
11.Prowadzenie rejestru faktur wpływających na stanowisko.
§ 34
Do zadań stanowiska ds. kadr i płac jednostek oświatowych należy:
1. Terminowe i prawidłowe naliczanie płac pracowników oświatowych, w tym list płac,
list zasiłkowych, wynagrodzeń bezosobowych.
2.Wykonywanie obowiązków jednostek oświatowych płatnika podatku dochodowego
od osób fizycznych, w tym wystawianie PIT-ów - rozliczeń rocznych dla pracowników
oświaty i innych osób.
3.Wykonywanie obowiązków jednostek oświatowych jako płatników składek
ubezpieczeniowych, zdrowotnych, FP i PFRON, w tym składanie comiesięcznych
dokumentacji rozliczeniowych wraz z załącznikami oraz informacji RMU dla
ubezpieczonych.
4.Sporządzanie korekt deklaracji rozliczeniowych ZUS.
5.Prowadzenie dokumentacji płacowej kartotek wynagrodzeń i zasiłków.
6. wystawianie zaświadczeń o zarobkach pracowników.
7.Określanie zaangażowania wynagrodzeń i pochodnych, a także rozliczenia i zmian.
8.Sporządzanie sprawozdawczości statystycznej w zakresie zatrudnienia i płac.
9.Generowanie z programu płacowego plików do przelewu wynagrodzeń pracowników.
10.Sporządzanie angaży dla nauczycieli oraz dla pracowników niepedagogicznych
(pracownicy obsługi) placówek oświatowych.
11.Prowadzenie ewidencji pracowników zatrudnionych i zwolnionych.
12.Gromadzenie danych dotyczących zatrudnienia oraz wynagrodzenia nauczycieli w celu
prawidłowego naliczenia jednorazowego dodatku uzupełniającego (zgodnie ze stopniem
awansu zawodowego).
§ 35
Do zadań stanowiska ds. obronnych, wojskowych i zarządzania kryzysowego należy:
1. Prowadzenie zadań w zakresie spraw wojskowych:
1) sporządzanie rejestrów osób, które w danym roku kalendarzowym ukończyły 18 lat
życia na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji
wojskowej,
2) przygotowywanie i współdziałanie w przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej,
3) ustalanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych rekompensujących utracone wynagrodzenie
lub dochód w związku z odbywaniem ćwiczeń wojskowych.
2. Prowadzenie spraw w zakresie spraw obronnych:
19
1) opracowywanie i aktualizowanie planu akcji kurierskiej,
2) reklamowanie pracowników i radnych od obowiązku pełnienia czynnej służby
wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny,
3) wykonywanie i aktualizowanie planu operacyjnego funkcjonowania Gminy w warunkach
zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i czasie wojny,
4) przygotowanie planów oraz tworzenie warunków do funkcjonowania w systemie
kierowania bezpieczeństwem narodowym podczas podwyższenia gotowości obronnej
państwa,
5) przygotowanie planów i organizowanie szkolenia obronnego oraz planowanie i
przeprowadzanie kontroli w zakresie realizacji zadań obronnych,
6) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji w zakresie przygotowania Stanowiska
Kierownika dla organu wykonawczego gminy oraz Stałego Dyżuru,
7) prowadzenie spraw związanych z planowaniem i nakładaniem obowiązku świadczeń
osobistych i rzeczowych na rzecz obrony.
3.Prowadzenie spraw w ramach Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego w tym:
1) opracowywanie i aktualizowanie planu oraz prowadzenie dokumentacji Gminnego
Zespołu Zarządzania Kryzysowego,
2) realizacja zadań w zakresie zapobiegania nadzwyczajnym zagrożeniom życia i zdrowia
ludzi w ramach Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,
3) załatwianie spraw związanych z oczyszczaniem terenów z niewypałów, materiałów
wybuchowych i innych przedmiotów niebezpiecznych,
4) uczestnictwo w przeprowadzanych treningach systemu ostrzegania i alarmowania.
4.Prowadzenie spraw w zakresie obrony cywilnej a w szczególności:
1) opracowywanie i aktualizacja planów obrony cywilnej oraz opracowywanie sprawozdań,
2) przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu
wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,
3) organizowanie szkoleń i ćwiczeń z zakresu obrony cywilnej, oraz powszechnej
samoobrony ludności,
4) tworzenie terenowych formacji obrony cywilnej, zapewnienie ich przeszkolenia,
wyposażenie w sprzęt, umundurowanie,
5) przygotowanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek masowego zagrożenia
dla życia i zdrowia,
6) prowadzenie magazynu sprzętu obrony cywilnej
7) prowadzenie i aktualizowanie „Bazy danych Szefa OC Miasta i Gminy” w systemie
komputerowym.
5.Współdziałanie z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości.
§ 36
Do zadań stanowiska ds. kultury i OSP należy:
1. Z zakresu OSP:
1) prowadzenie rejestru ochotniczych straży pożarnych,
2) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem ochotniczym strażom pożarnym:
- środków alarmowania i łączności,
- pomieszczeń , wyposażenia, sprzętu, urządzeń przeciwpożarowych, odzieży specjalnej i
umundurowania,
- środków transportowych do akcji ratowniczych i ćwiczeń,
3) prowadzenie spraw związanych z działalnością komendanta gminnego straży pożarnych,
4) prowadzenie ewidencji sprzętu, urządzeń i wyposażenia technicznego OSP,
20
5) współdziałanie z innymi stanowiskami pracy w zakresie prawidłowej realizacji zadań z
zakresu ochrony ppoż.,
6) rozliczanie kart sprzętu pożarniczego i kart drogowych dla pojazdów pożarniczych,
7) potwierdzanie udziału OSP w akcjach ratowniczych na podstawie zgłoszonych do
Urzędu Miejskiego w Sompolnie meldunków.
2. W zakresie spraw związanych z kulturą i rekreacją:
1) całokształt spraw, działalności, tworzenia i likwidacji placówek upowszechniania
kultury oraz nadzór nad jednostkami upowszechniania kultury,
2) prowadzenie rejestru instytucji i placówek kulturalnych,
3) przyjmowanie zawiadomień w sprawie odbycia zgromadzeń publicznych,
4) wydawanie zezwoleń na zorganizowanie zbiórki publicznej przeprowadzanej na
obszarze gminy lub jej części,
5) prowadzenie ewidencji i nadzór nad obiektami zabytkowymi oraz rejestru zabytków,
6) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury,
7) przyjmowanie zawiadomień o ujawnieniu przedmiotu archeologicznego lub odkrycia
wykopalisk oraz niezwłoczne zawiadomienie konserwatora zabytków o tym fakcie.
3. Terminowe rozliczanie udzielonych dotacji na zadania z zakresu ustawy ochrony
przeciwpożarowej oraz na zadania z zakresu ustawy o prowadzeniu działalności kulturalnej
oraz ustawy o bibliotekach i ustalanie kwoty dotacji podlegającej zwrotowi do budżetu oraz
kontrola tych dotacji.
§ 37
Do zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy:
1. Prowadzenie spraw wynikających z Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, a w szczególności
przyjmowanie oświadczeń o:
1) wstąpieniu w związek małżeński,
2) braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz wydaniu zezwolenia
na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu,
3) stwierdzeniu legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności
lub niemożności zawarcia małżeństwa,
4) wyborze nazwiska jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa,
5) wstąpieniu w związek małżeński w wypadku grożącego niebezpieczeństwa,
6) powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarcie
małżeństwa,
7) uznaniu dziecka,
8) uznaniu dziecka w wypadku grożącego niebezpieczeństwa,
9) nadaniu dziecku nazwiska męża matki,
10) wskazywaniu kandydata na opiekuna prawnego.
2. Wykonywanie obowiązków należących w świetle ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego do
Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, a w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,
2) sporządzanie aktów urodzenia, aktów małżeństwa oraz aktów zgonu,
3) prostowanie, ustalanie treści, odtwarzanie i uzupełnianie aktów stanu cywilnego,
4) sporządzanie i wydawanie odpisów zupełnych, skróconych i wielojęzycznych
aktów stanu cywilnego,
5) wydawanie zaświadczeń o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o
ich braku oraz o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego,
21
6) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeństwa za
granicą,
7) wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za gracą do polskich ksiąg.
3. Wydawanie decyzji wynikających z przepisów prawa o aktach stanu cywilnego oraz
Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
4.Współpraca z placówkami konsularnymi w zakresie stanu cywilnego i kodeksu rodzinnego,
5. Prowadzenie archiwum ksiąg stanu cywilnego.
6. Przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy.
7.Prowadzenie całokształtu spraw z zakresu dowodów osobistych, a w szczególności:
1) przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych,
2) prowadzenie kartoteki oraz rejestru elektronicznego danych osobowych i przekazywanie
ich do centrum personalizacji dokumentów,
3) prowadzenie ewidencji dowodów osobistych nowo wydanych oraz skasowanych,
4) prowadzenie rejestru dowodów utraconych.
§ 38
Do zadań stanowiska ds. inwestycji należy:
1. Prowadzenie spraw dotyczących realizacji inwestycji i remontów, a w szczególności:
1) zlecanie opracowania dokumentacji technicznych z uwzględnieniem:
a)
b)
c)
d)
e)
przedmiarów robót,
kosztorysów inwestorskich,
warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
uzyskania opinii, uzgodnień i pozwoleń na budowę,
uzyskanie dzienników budowy,
2) kontrola prawidłowości wykonywanych robót poprzez:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
współpracę z kierownikami budowy i inspektorami nadzoru,
prowadzenie narad koordynacyjnych,
udział w odbiorach wykonywanych inwestycji,
opiniowanie rachunków dostawców lub wykonawców w zakresie zgodności z umową,
rozliczanie końcowe inwestycji,
uzyskanie decyzji na użytkowanie obiektów,
3) podejmowanie wszelkich czynności wynikających z przepisów ustawy o zamówieniach
publicznych, prawa budowlanego i przepisów wykonawczych do w/w ustaw, mających
na celu prawidłowe wykonanie inwestycji,
4) przekazywanie na stanowisko merytoryczne lub właściwej jednostce organizacyjnej
dokumentacji zakończonej inwestycji lub remontu w celu użytkowania obiektu,
2. Koordynowanie opracowania wieloletnich planów inwestycyjnych,
3. Prowadzenie spraw w zakresie udzielania i rozliczanie w odpowiednim terminie i we
właściwych kwotach dotacji udzielonych na remonty, renowacje i inwestycje, w
szczególności na zabytki oraz w ramach pomocy finansowej dla innych jednostek
samorządu terytorialnego.
4. Bieżące sporządzanie dokumentów księgowych będących podstawą do ujęcia w księgach
rachunkowych nowo pozyskanych inwestycji ich przebudowy lub modernizacji.
§ 39
Do zadań stanowiska ds. zamówień publicznych należy:
22
1.Prowadzenie postępowań z zakresu zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i
usługi, a w szczególności:
1) publikacja ogłoszeń o rozpoczęciu postępowań,
2) obsługa komisji przetargowej, w tym prowadzenie protokołów przetargowych,
3) prowadzenie protokołów postępowań lub dokumentacji podstawowych czynności,
4) przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, dokumentacji
przetargowych lub zaproszeń do składania ofert,
5) opracowanie ogłoszeń o wyniku postępowań,
6) przygotowanie umów na roboty budowlane, dostawy i usługi,
2. Prowadzenie rejestrów wszystkich zamówień publicznych i umów.
§ 40
Do zadań stanowiska ds. rolnictwa i działalności gospodarczej należy:
1. Prowadzenie całokształtu spraw z zakresu melioracji i łąkarstwa, a w szczególności:
1) sporządzanie ewidencji obiektów łąkarskich i urządzeń melioracyjnych,
2) zgłaszanie potrzeb w zakresie melioracji,
3) koordynowanie robót melioracyjnych konserwacyjnych, przeglądu urządzeń
melioracyjnych,
4) zagospodarowanie łąk i pastwisk,
5) współudział w organizowaniu spółek wodnych i dokonywanie niezbędnych czynności
w tym zakresie,
2. Koordynacja i nadzór nad produkcją zwierzęcą, w tym również organizowanie zwalczania
zaraźliwych chorób zwierzęcych,
3.Prowadzenie rejestru wydawanych zezwoleń na uprawę maku i konopi włóknistych,
4.Wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopi włóknistych oraz nadzór nad uprawami,
5. Przeprowadzanie spisów rolnych i innych badań statystycznych w dziedzinie rolnictwa,
6. Przekazywanie informacji rolnikom na temat pozyskiwania pomocy finansowej z funduszy
europejskich,
7.Przekazywanie informacji i komunikatów rolnikom na temat występowania chorób i
szkodników roślinnych.
8.Współpraca z innymi instytucjami w zakresie rolnictwa.
9.Prowadzenie całokształtu spraw w sytuacji wystąpienia klęsk żywiołowych.
10. Sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa.
11. Realizacja zadań wynikających ustawy o lasach.
12. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z kąpieliskami w tym między innymi
przygotowanie projektów stosownych uchwał oraz prowadzenie i aktualizacja ewidencji tych
kąpielisk.
13. Prowadzenie spraw dotyczących naruszenia stosunków wodnych na gruncie.
14.Prowadzenie spraw z zakresu zwrotu rolnikom części podatku akcyzowego zawartego w
cenie oleju napędowego.
15. Prowadzenie spraw związanych z rejestracją psów oraz wydawanie zezwoleń na
utrzymywanie psów uznanych za agresywne.
16. Prowadzenie ewidencji innych obiektów hotelarskich.
17. Realizacja wszystkich zadań związanych z prowadzeniem ewidencji działalności
gospodarczej, a w szczególności: przyjmowanie wniosków, dokonywanie wpisów i
zmian w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej,
18. Prowadzenie ewidencji placówek handlowych, gastronomicznych i usługowych,
19. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż
napojów alkoholowych.
23
20. Comiesięczne przedkładanie na stanowisko do spraw wymiaru łącznego zobowiązania
pieniężnego i opłat lokalnych informacji o dokonanych wpisach oraz wykreśleniach
działalności gospodarczej.
§ 41
Do zadań stanowiska ds. planowania przestrzennego i dróg gminnych należy:
1. W zakresie planowania przestrzennego:
1) przygotowanie materiałów do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania
przestrzennego Gminy,
2) przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów planów
zagospodarowania przestrzennego oraz nadzór nad właściwym i terminowym
sporządzeniem planów, nadzór nad uchwaleniem planu zagospodarowania przestrzennego
oraz realizacja działań wynikających z planu zagospodarowania przestrzennego,
3) dokonywanie okresowej oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym
wynikających z realizacji planu,
4) przechowywanie studium uwarunkowań i planów zagospodarowania przestrzennego
oraz wydawanie z nich odpisów i wyrysów,
5) wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu działek w planie zagospodarowania
przestrzennego,
6) wdawanie na wniosek inwestorów decyzji o warunkach zabudowy,
7) wdawanie decyzji o warunkach zabudowy celu publicznego,
8) prowadzenie rejestrów wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji i warunkach
zabudowy,
9) wydawanie zaświadczeń do celów notarialnych i wewnętrznych z w/w zakresu.
10) udzielanie informacji na stanowisko ds. gospodarki gruntami o sprzedaży nieruchomości
wynikających z informacji przekazanych przez kancelarie notarialne.
2. W zakresie drogownictwa gminnego należy prowadzenie spraw wynikających z przepisów
ustawy o drogach publicznych, a w szczególności:
1) zarządzanie drogami,
2) prowadzenie ewidencji dróg,
3) określanie szczególnego korzystania z dróg w tym wykorzystanie pasów drogowych na
cele niekomunikacyjne,
4) naliczanie opłat za zajęcie pasa drogi i umieszczenie urządzenia w tym pasie,
5) rozliczanie dokumentów dotyczących umieszczenia przez gminę urządzeń w pasie dróg
powiatowych i wojewódzkich,
6) koordynacja i obsługa współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych.
3.Nadawanie numerów ewidencyjnych budynkom mieszkalnym na terenie miasta i gminy.
4. Prowadzenie operatu nazw ulic i placów w mieście.
5. Prowadzenie spraw związanych z ustaleniem nazw ulic i obiektów fizjograficznych oraz
współpraca ze stanowiskiem ds. ewidencji ludności w zakresie ustalania nazw miejscowości i
zmiany granic administracyjnych.
6.Prowadzenie spraw związanych z wydaniem koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i
wydobywanie kopalin pospolitych oraz spraw związanych z brakiem koncesji na
wydobywanie takich kopalin.
7.Prowadzenie spraw wynikających z opłaty planistycznej.
24
§ 42
Do zadań stanowiska. gospodarki gruntami należy:
1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z zagospodarowaniem i zarządzaniem mieniem
komunalnym miasta i gminy Sompolno w tym:
1) zbywanie, oddawanie w użytkowanie, użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem,
użyczenie, oddawanie w trwały zarząd, zamiana i przekazywanie na cele szczególne,
2) ustalanie wartości mienia komunalnego,
3) przejmowanie nieruchomości,
4) ewidencja gruntów,
5) przeprowadzanie postępowania o umorzenie należności lub opłat w zakresie
przygotowywanych przez stanowisko umów i decyzji,
6) nabywanie gruntów od osób fizycznych i prawnych,
7) występowanie z wnioskami o zakładanie ksiąg wieczystych oraz dokonanie wpisów w
założonych księgach.
2. Komunalizacja mienia.
3.Wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów rolnych na cele nierolnicze.
4.Wydawanie opinii w sprawie nakładania obowiązku zdjęcia oraz wykorzystania na cele
poprawy wartości użytkowej gruntów próchniczej warstwy gleby z gruntów rolnych klas I, II,
IIIa, IIIb, III, IVa i IV oraz torfowisk, w przypadkach określonych w art. 14 ust.1 ustawy o
ochronie gruntów rolnych i leśnych.
5. Występowanie z wnioskiem do Urzędu Marszałkowskiego o przyznanie środków z budżetu
Województwa Wielkopolskiego dochodów związanych z wyłączeniem z produkcji gruntów
rolnych na ochronę, rekultywację i poprawę jakości gruntów rolnych.
6. Prowadzenie postępowań w celu ustalenia opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości –
opłaty adiacenckie.
7. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z podziałami i rozgraniczeniami nieruchomości.
8.Prowadzenie całokształtu spraw dotyczących kontroli bonifikat udzielonych nabywcom lokali
mieszkalnych sprzedawanych przez Gminę Sompolno.
§ 43
Do zadań stanowiska ds. pozyskiwania funduszy pozabudżetowych oraz kultury fizycznej i
promocji gminy należy:
1.Wyszukiwanie możliwości pozyskania środków z funduszy Unii Europejskiej na realizację
projektów mających na celu rozwój społeczno – gospodarczy gminy.
2. Przygotowywanie propozycji dotyczących zadań gminy kwalifikujących się do wsparcia w
ramach funduszy Unii Europejskiej.
3.Opracowywanie programów pod kątem pozyskania środków z zewnętrznych źródeł
finansowania.
4.Monitrowanie i ocena realizowanych projektów, finansowanych ze środków
pozabudżetowych.
5.Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją zadań na zajmowanym stanowisku, w tym
dotyczącej poniesionych wydatków związanych z realizacją projektów.
6.Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie pozyskania
pozabudżetowych źródeł finansowania.
7.Dokonywanie w terminie rozliczenia otrzymanych i wykorzystanych środków publicznych,
związanych z realizacją programów lub projektów finansowanych z udziałem środków
unijnych i zagranicznych.
25
8. Gromadzenie i udostępnianie organizacjom i mieszkańcom gminy informacji o programach
pomocowych krajowych i zagranicznych.
9. Upowszechnianie kultury fizycznej we wszystkich jej formach i środowiskach społecznych.
10.Sprawowanie nadzoru i kontroli nad działalnością statutową jednostek kultury fizycznej
powiązanych z budżetem Gminy.
11.Prowadzenie całokształtu spraw związanych z promocją gminy.
12.Terminowe rozliczanie udzielonych dotacji na zadania z zakresu sportu ustalanie kwoty
dotacji podlegającej zwrotowi do budżetu oraz kontrola tych dotacji.
§ 44
Do zadań stanowiska ds. gospodarki komunalnej i ochrony środowiska należy:
1. Prowadzenie spraw wynikających z zakresu ustawy prawo ochrony środowiska oraz ustawy o
udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie
środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko.
2.Prowadzenie działalności ochronnej przed bezdomnością zwierząt oraz prowadzenie
schronisk dla bezdomnych zwierząt,
3. Ochrona środowiska przed odpadami,
4. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach,
5.Prowadzenie całokształtu spraw oraz zapewnienie koordynacji wszystkich jednostek
miejskich w zakresie prawidłowego funkcjonowania urządzeń komunalnych szczególnie
w zakresie:
1) zaopatrzenia ludności w wodę,
2) odprowadzania ścieków,
3) wywozu nieczystości stałych i płynnych,
4) oczyszczania miasta,
5) utrzymania czystości i porządku w mieście,
6) oświetlenia ulicznego.
6.Dbanie o właściwe utrzymanie cmentarzy komunalnych, w tym organizowanie i
sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi.
7.Prowadzenie spraw związanych z ustaleniem opłat za usługi komunalne w zakresie
ustalonym w obowiązujących przepisach.
8.Prowadzenia spraw związanych z:
1) nakazywaniem w razie potrzeby wykonywania niezbędnych urządzeń
zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem,
2) zabranianiem wprowadzenia ścieków do wody w przypadku wprowadzenia przez
właściciela gruntu do wody ścieków nienależycie oczyszczonych,
3) likwidowanie „dzikich” wysypisk nieczystości.
9. Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew, naliczanie opłat oraz wymierzanie kar za
samowolne usuwanie drzew, krzewów i zniszczenie terenów zielonych.
10.Prowadzenie całokształtu spraw związanych z udziałem Gminy w spółkach.
11. Prowadzenie spraw dotyczących wysokości stawek opłaty targowej i rezerwacyjnej oraz
kontroli w tym zakresie.
§ 45
Do zadań stanowiska ds. gospodarki mieszkaniowej należy:
1.Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym
26
zasobie gminy i z ustawy o własności lokali, a w szczególności:
1) analizowanie potrzeb mieszkaniowych i podejmowanie działań zmierzające do ich
zaspokajania,
2) tworzenie gminnych zasobów mieszkaniowych,
3) sprawowanie nadzoru nad gospodarowaniem gminnymi zasobami mieszkaniowymi,
4) sporządzanie wykazów osób uprawnionych do najmu mieszkań komunalnych i udzielanie
skierowań zgodnie z zasadami uchwalonymi przez radę,
5) stwierdzanie uprawnień do najmu lokali po śmierci dotychczasowego najemcy,
6) tworzenie zasobu mieszkań socjalnych,
7) współdziałanie z zarządami budynków stanowiących współwłasność gminy,
2.Zapewnianie w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osobom zwalnianym z zakładów
karnych,
3.Rozstrzyganie sporów w sprawie użytkowania pomieszczeń:
1) rozstrzyganie spraw dotyczących zajmowania przez tę samą osobę lub małżonków
dwóch mieszkań,
2) prowadzenie spraw związanych z przekwaterowaniem osób z lokali mieszkalnych
stanowiących własność osób fizycznych do lokali zamiennych,
3) dokonywanie w trybie decyzji administracyjnych podziału lokali mieszkalnych oraz
pomieszczeń przynależnych,
4) wyrażenia zgody na:
a) podnajem całego lokalu mieszkalnego,
b) przebudowę lokalu mieszkalnego,
c) zmianę przeznaczenia lokalu mieszkalnego,
5) regulowanie uprawnień do lokalu mieszkalnego osób pozostałych w nim po śmierci
najemcy, a także zajmujących je bez tytułu prawnego,
6) przekwaterowanie do innego lokalu mieszkalnego osób z budynków przeznaczonych
do rozbiórki lub remontu,
7) prowadzenie spraw dotyczących cofania przydziału lokali mieszkalnych,
8) załatwienie spraw dotyczących zmiany lokali mieszkalnych.
4. Opracowanie projektu list przydziału mieszkań i ich realizowanie.
5. Prowadzenie spraw dotyczących ewidencji zasobów lokalowych.
6. Kompletowanie dokumentacji technicznej i eksploatacyjnej, przeprowadzanie odpowiednich
kontroli oraz przeglądów.
7.Koordynowanie prac remontowych przeprowadzanych w budynkach będących własnością
Gminy.
8.Współpraca w zarządami wspólnot mieszkaniowych, w tym również udział w zebraniach
wspólnot.
9.Prowadzenie całokształtu spraw związanych z rozliczaniem wspólnot mieszkaniowych.
10.Prowadzenie spraw związanych z ustalaniem cen i opłat za świadczone usługi komunalne o
charakterze użyteczności publicznej oraz korzystanie z obiektów i urządzeń użyteczności
publicznej stanowiących mienie samorządowe Miasta i Gminy Sompolno.
11.Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ustaleniem wysokości należności z tytułu
czynszy mieszkalnych wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów.
12.Bieżące informowanie kierownika MGOPS o przypadkach nieuiszczenia zapłaty w stosunku
do osób pobierających dodatki mieszkaniowe.
§ 46
Do zadań stanowiska ds. informatyki należy:
1. Utrzymanie ciągłości pracy systemu.
27
2. Wdrażanie nowych technologii informatycznych wymaganych przepisami prawa lub
usprawniającymi pracę urzędu.
3. Wdrażanie nowych procedur archiwizacji zasobów oraz kontrola ich przestrzegania.
4. Audyt oprogramowania na komputerach i inwentaryzacja atrybutów legalności.
5. Zarządzanie wgrywaniem niezbędnych poprawek do systemów operacyjnych oraz
używanych aplikacji.
6. Kontrola zainstalowanego na komputerach oprogramowania tzw. firm trzecich, przegląd
stanu posiadanych licencji i stanu faktycznego.
7. Ewidencja stosowanych systemów i programów.
8. Tworzenie i prowadzenie ewidencji baz danych.
9.Sprawna instalacja nowych wersji oprogramowania użytkowego oraz wdrożenie nowych
funkcjonalności.
10. Archiwizowanie oprogramowania.
11. Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych.
12. Konstruowanie polityki antywirusowej w oparciu o nowoczesny produkt antywirusowy.
13. Redagowanie stron internetowych.
14. Wprowadzanie danych do Biuletynu Informacji Publicznej.
15. Inwentaryzacja zasobów sprzętowych.
16. Konserwacja sprzętu i usuwanie awarii.
17. Szkolenie pracowników w zakresie użytkowania sprzętu informatycznego oraz
oprogramowania.
§ 47
Do zadań na stanowisku ds. obsługi kasy należy:
1. Bieżąca obsługa kasy Urzędu, w tym:
1) podejmowanie gotówki z rachunku bankowego na zlecenie skarbnika,
2) prowadzenie operacji kasowych i uzgadnianie obrotów kasy związanych z
przyjmowaniem wpłat gotówką i z dokonywaniem zwrotów podatnikom za pośrednictwem
kasy urzędu oraz terminowe wypłacanie gotówki z kasy na rachunek bieżący urzędu
3) dokonywanie wypłat wynikających z dokumentów zatwierdzonych do wypłaty,
4) bieżące odprowadzanie na rachunek rozliczeniowy w banku zainkasowanych wpłat,
5) bieżące ujmowanie operacji kasowych w raportach kasowych odrębnie dla każdego
rachunku bankowego,
6) bieżące przekazywanie raportów kasowych wraz z dokumentami źródłowymi będącymi
podstawą zapisów w raportach.
2. Bieżąca i zgodna z przepisami obsługa kasy fiskalnej, poprzez właściwe klasyfikowanie
operacji do ujęcia w obrocie kasy oraz bieżące sporządzanie wymaganych przepisami
raportów fiskalnych.
3. Sprawdzanie pod względem formalno - rachunkowym dowodów księgowych, z wyłączeniem
kasowych.
4. Przyjmowanie, przechowywanie i prowadzenie rejestru depozytów i innych wartości
pieniężnych, w tym wadiów i zabezpieczeń w postaci gwarancji bankowych i
ubezpieczeniowych, weksli, czeków potwierdzonych oraz sporządzania na ich podstawie
dokumentów wtórnych będących podstawą księgowania.
5. Prowadzenie ewidencji analitycznej ksiąg materiałowych.
6. prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania za wyjątkiem kwitariuszy przychodowych
i czeków gotówkowych.
28
7. Przygotowywanie dowodów do przelewów bankowych, a także dokonywanie przelewów w
ciężar właściwych rachunków bankowych Gminy na podstawie wcześniej zatwierdzonych
dokumentów, w tym także w systemie bankowości elektronicznej.
§ 48
Do zadań na stanowisku ds. księgowości budżetowej należy:
1. Prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych Gminy Sompolno
jako organu w porządku chronologicznym i systematycznym zgodnie z ustawą o
rachunkowości i przepisami wewnętrznymi.
2. Bieżące sporządzanie na podstawie ksiąg miesięcznych zestawień dzienników księgi
głównej oraz zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, a także wymaganych
wydruków na potrzeby sprawozdawczości i pozostałych rocznych zgodnie z ustawą o
rachunkowości.
3. Bieżące księgowanie rozrachunków z tytułu wynagrodzeń oraz zaangażowania w księgach
jednostki.
4. Bieżąca kontrola i kompleksowe rozliczanie sprawozdań budżetowych składanych przez
jednostki organizacyjne Gminy.
5. Rozliczanie sprawozdań od urzędów skarbowych i ich księgowanie w księgach Organu i
Urzędu jako jednostki budżetowej.
6. Sporządzanie w ustawowych terminach i zgodnie z ewidencją księgową sprawozdań
budżetowych wymaganych przepisami prawa, w tym: sprawozdań jednostkowych (na
podstawie ewidencji księgowej budżetu), dochodów nie objętych planami finansowymi
jednostek oraz dochodów rządowych, a także o należnościach i zobowiązaniach Gminy.
7. prowadzenie spraw Gminy jako płatnika podatku od towarów i usług i rozliczanie VAT – u
z Urzędem Skarbowym i odpowiedzialność zakresie podatku od towarów i usług.
8. Bieżąca i zgodna z prawem rejestracja dotacji otrzymanych przez Gminę według
dysponentów oraz terminowe ich rozliczenie oraz sporządzanie dyspozycji zwrotu
niewykorzystanych środków z dotacji na konta dysponentów w należnej wysokości i
terminie.
9. Sprawdzanie pod względem formalno – rachunkowym dowodów księgowych.
10. Dekretowanie dokumentów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych.
11. zapewnienie rozliczenia inwentaryzacji kont Organu zgodny z przepisami ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości, oraz wycenę aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku
finansowego i sporządzanie sprawozdań finansowych.
12. Naliczanie we właściwych terminach i kwotach wynagrodzeń ze stosunku pracy, umów
cywilnych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, naliczanie
list płac i wypłat, rozliczanie zwolnień lekarskich i wynikających z nich świadczeń i
wynagrodzeń dla pracowników, a także sporządzanie sprawozdań do Urzędu Statystycznego
w zakresie płac, oraz wydawanie zaświadczeń o zarobkach.
13. dokonywanie we właściwych terminach zgłoszeń do ubezpieczeń i wyrejestrowań oraz
prawidłowe obliczanie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz
Pracy, sporządzanie deklaracji rozliczeniowych do ZUS wraz z dyspozycją przelewu w celu
terminowej zapłaty.
14. prowadzenie rozliczeń podatkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych w zakresie
podatku dochodowego od osób fizycznych i odpowiedzialność w zakresie podatku
dochodowego od osób fizycznych.
15. Przygotowywanie i podawanie do publicznej wiadomości informacji kwartalnej o
wykonaniu budżetu.
29
§ 49
Do zadań na stanowisku ds. księgowości Urzędu Miejskiego w Sompolnie należy:
1. Ujmowanie w księgach rachunkowych podatkowych i niepodatkowe dochodów i wydatków
jednostki zrealizowanych na rachunkach bankowych w danym roku budżetowym, z
uwzględnieniem okresu przejściowego określonego w odrębnych przepisach.
2. Prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego
jako jednostki budżetowej, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i
systematycznym w oparciu o ustawę o rachunkowości i przepisy wewnętrzne.
3. Bieżące sporządzanie na podstawie ksiąg Urzędu Miejskiego miesięcznych zestawień
dzienników księgi głównej oraz zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, a także
wymaganych wydruków na potrzeby sprawozdawczości i pozostałych rocznych zgodnie z
ustawą o rachunkowości.
4. Bieżące uzgadnianie wpływów ze stanowiskiem księgowości podatkowej, oraz operacji
jednostki z księgowością organu.
5. Sporządzanie w ustawowych terminach i zgodnie z ewidencją księgową wymaganych
przepisami prawa sprawozdań z wykonywania procesów gromadzenia środków publicznych
i ich rozdysponowania Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej.
6. Sprawdzanie zakwalifikowania i klasyfikowanie wydatków Urzędu jako jednostki
budżetowej do ujęcia w wykazie wydatków strukturalnych oraz terminowe i zgodnie z
prawem sporządzanie sprawozdań z zakresu Wydatków Strukturalnych.
7. Sprawdzanie pod względem formalno – rachunkowym dowodów księgowych.
8. Dekretowanie dokumentów księgowych do ich ujęcia w księgach rachunkowych Urzędu.
9. Rozliczenia zgodnie z przepisami inwentaryzacji mienia objętego księgami Urzędu
Miejskiego jako jednostki oraz dokonywanie inwentaryzacji w drodze weryfikacji mienia
zgodnie z przepisami, a w sytuacjach wymaganych prawem także w drodze potwierdzenia
sald zgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, oraz wycenę
aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego i sporządzanie sprawozdań
finansowych.
10. Bieżące uzgadnianie ewidencji syntetycznej ze stanowiskiem prowadzącym ewidencją
analityczną i szczegółową materiałów i środków trwałych oraz naliczanie amortyzacji,
11. Bieżące prowadzenie ewidencji analitycznej wartości niematerialnych i prawnych (w tym
rozliczanie amortyzacji) oraz udziałów.
12. Gromadzenie dokumentacji istotnej z punktu widzenia ewidencji księgowej dla środków
trwałych będących własnością Gminy, w szczególności znajdujących się poza siedzibą
Urzędu, w układzie podmiotów i grup rodzajowych.
13. sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego.
14. Obsługa systemu bankowości elektronicznej.
§ 50
Do zadań na stanowisku ds. obsługi finansowo księgowej należy:
1. sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem formalno rachunkowym.
2. Przygotowywanie dowodów do przelewów bankowych i do pobrania gotówki, a także
dokonywanie przelewów w ciężar właściwych rachunków bankowych Gminy na podstawie
wcześniej zatwierdzonych dokumentów, w tym także w systemie bankowości
elektronicznej.
3. Uruchamianie środków na wydatki dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy oraz
ich rozliczanie.
30
4.
5.
6.
terminowe rozliczanie delegacji służbowych.
rozliczanie udzielonych zaliczek pracownikom.
bieżące monitorowanie zobowiązań z umów, bieżące regulowanie zobowiązań, oraz
kompletowanie dokumentów dot. Zaangażowania środków na wydatki.
7. sprawdzanie wyciągów bankowych i raportów kasowych, dekretowanie i księgowanie
operacji w księgach oraz grupowanie i bieżące przekazywanie załączników do wyciągów na
stanowisko księgowości podatkowej.
8. Terminowe i w należnej wysokości dokonywanie wpłat dysponentom wyższym z tytułu
zrealizowanych przez Gminę Sompolno dochodów należnych Skarbowi Państwa oraz
innym jednostkom samorządu terytorialnego.
9. Sprawdzanie rozliczenia przekazanych dotacji oraz ustalanie kwoty dotacji podlegającej
zwrotowi do budżetu Gminy Sompolno.
10. opłacenie w terminie oraz w wysokości wynikającej z właściwego obliczenia: składek na
ubezpieczenia społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne, składek na Fundusz Pracy,
wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, podatku VAT,
podatku dochodowego.
11. Rozliczanie zgodnie z prawem i w określonych terminach i w kwotach dotacji
otrzymywanych przez Wojewodę, Krajowe Biuro Wyborcze, Izbę Rolniczą i innych
Dysponentów, a także niezwłoczne ich uruchamianie dla jednostek organizacyjnych Gminy
Sompolno i terminowy zwrot niewykorzystanej kwoty do dysponenta.
12. Kontrola wykorzystania druków ścisłego zarachowania, w tym kompletności, rzetelności,
zgodności kwot zainkasowanych i odprowadzonych oraz prowadzenie księgi druków
ścisłego zarachowania kwitariuszy przychodowych i czeków gotówkowych.
§ 51
Do zadań na stanowisku ds. księgowych należy:
1. Pomoc w terminowym wykonywaniu zadań przez stanowiska w/w.
§ 52
Do zadań na stanowisku ds. księgowości podatkowej i opłat lokalnych należy:
1. Prowadzenie ewidencji podatków i innych należności cywilnych jako integralnej części
ewidencji księgowej urzędu, z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont urzędu jako
jednostki budżetowej i podziałek klasyfikacji budżetowej.
2. Bieżące sporządzanie na podstawie wyciągów bankowych dokumentów stanowiących
podstawę księgowania na stanowisku księgowości syntetycznej.
3. Dokonywanie zapisów w analitycznych księgach rachunkowych według zasad określonych
w ustawie o rachunkowości poprzez prawidłową ewidencji wpłat, zwrotów i zaliczeń
nadpłat z tytułu podatków i innych należności gminnych.
4. Dokonywanie rozliczeń podatników z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości, w kolejności
zgodnej z przepisami dokonywanie zaliczania i zadekretowania kwot wpłaconych, a także
zgodne z prawem wystawianie postanowień o zarachowaniu (przerachowaniu) wpłat i
decyzji stwierdzającej lub określającej nadpłatę oraz
terminowe przekazywanie zwrotu
należności podatkowej lub nadpłaty w sytuacji przewidzianej przepisami ordynacji
podatkowej.
5. Sprawdzanie przy księgowaniu dowodów wpłaty oraz wypłaty z punktu widzenia
prawidłowości zakwalifikowania wpłaty lub wypłaty. W przypadku niemożności zaliczenia
dokonanej wpłaty na właściwą należność księgowanie wpłaty jako wpływy do wyjaśnienia i
wyjaśnianie tytułów wpłaty.
31
6. Rozliczanie poboru opłaty parkingowej i rezerwacyjnej.
7. Sprawdzanie terminowości wpłat należności przez podatników, a także sprawdzanie
terminowości wpłat cywilnych, a w przypadku wystąpienia zaległości dochodzenie
należności poprzez bieżące wystawianie upomnień w stosunku do zaległości w podatkach i
opłatach i wezwań do zapłaty w odniesieniu do należności cywilnych.
8. Ustalanie należności ubocznych gminy we właściwej wysokości wynikającej z prawidłowego
obliczenia oraz pobieranie i dochodzenie należności Gminy w wysokości wynikającej z
prawidłowego obliczenia.
9. Kontrola sołtysów i inkasentów z poboru łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku od
nieruchomości, rolnego i leśnego oraz opłaty targowej, a także dochodzenie w przypadkach
określonych prawem należności od inkasentów oraz prawidłowe ustalanie wysokości
wynagrodzeń dla inkasentów.
10. Ustalenie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania
zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości podatkowych.
11. Ustalanie prawdopodobieństwa ściągalności należności oraz terminowe i zgodne z prawem
dokonywanie odpisów aktualizujących należności gminnych.
12. Rzetelne dokonywanie i rozliczanie inwentaryzacji w drodze weryfikacji należności
podatkowych i cywilnych figurujących w urządzeniach księgowych stanowiska, a w drodze
potwierdzenia sald należności od dłużników prowadzących księgi rachunkowe.
13. Przygotowywanie w terminie zapewniającym sporządzanie w ustawowych terminach i
zgodnie z ewidencją księgową sprawozdań budżetowych w zakresie dochodów i należności.
§ 53
Do zadań na stanowisku ds. wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego i opłat lokalnych
należy:
1. Prowadzenie postępowań podatkowych zgodnie z ordynacją podatkową oraz ustalanie we
właściwej wysokości należności gminy z tytułu podatków gminy z wyłączeniem podatku od
środków transportowych i opłaty targowej, w tym także ulg i zwolnień.
2. Udzielanie pisemnych informacji co do sposobu zastosowania prawa podatkowego w
indywidualnych sprawach oraz przesyłanie ich do dyrektora izby skarbowej.
3. Dokonywanie czynności sprawdzających zgodnie z art. 272 i nast. Ordynacji podatkowej; w
tym sprawdzanie terminowości, formalnej poprawności deklaracji i ustalanie stanu
faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi
dokumentami.
4. Prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów i odpisów
należności podatkowych i opłat z wyłączeniem podatku od środków transportowych.
5. Rozpatrywanie odwołań i skarg w sprawach prowadzonych przez stanowisko postępowań
podatkowych przed SKO i w kolejnych instancjach.
6. Wnioskowanie o rekompensatę Gminie skutków utraty dochodów w podatkach.
7. Sprawdzanie powszechności opodatkowanie i podstawy jego wymiaru, a także
egzekwowanie obowiązku składania informacji i deklaracji podatkowych przez podatników.
8. Przygotowywanie rocznych planów kontroli podatkowych podatników podatków od
nieruchomości, rolnego i leśnego oraz przeprowadzanie kontroli podatkowych.
9. Wystawianie w zakresie udzielonych ulg informacji określonych przepisami ustawy o
podatku dochodowym od osób fizycznych.
10. Terminowe i zgodne z prawem prowadzenie spraw dochodów gminy w podatkach i
opłatach pobieranych przez urzędy skarbowe.
11. Prowadzenie spraw z zakresu pomocy publicznej w zakresie stanowiska oraz sporządzanie
zestawień do sprawozdań z zakresu pomocy publicznej, a także ich przekazywanie
32
12.
13.
14.
15.
16.
pracownikowi ds. pomocy publicznej w terminie umożliwiającym sporządzenie
sprawozdań.
Wydawanie zaświadczeń na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie w zakresie
spraw prowadzonych przez stanowisko.
Wydawanie zaświadczeń do KRUS o okresach podlegania ubezpieczeniu społecznemu
rolników i wysokości składek.
Prowadzenie kontroli w zakresie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej rolników z
tytułu posiadania gospodarstwa rolnego „OC rolników” oraz ubezpieczenia budynków
wchodzących w skład gospodarstwa rolnego od ognia i innych zdarzeń losowych
„Ubezpieczenia budynków rolniczych” i ustalanie opłat za niespełnienie obowiązku
zawarcia umowy ubezpieczenia obowiązkowego.
Prowadzenie postępowań w zakresie umów przenoszących własność i sporządzanie
postanowień o potrąceniu w zakresie podatków i opłat.
Sporządzanie zgodnie z ewidencją i w terminie sprawozdań w zakresie prowadzonych
spraw, w szczególności należności oraz skutków obniżenia stawek podatkowych i
zastosowanych zwolnień.
§ 54
Do zadań na stanowisku ds. windykacji i wymiaru oraz podatków od środków transportowych
należy:
1. Prowadzenie postępowań podatkowych zgodnie z ordynacją podatkową oraz ustalanie we
właściwej wysokości należności gminy z tytułu podatku od środków transportowych, w tym
także w zakresie ulg i zwolnień.
2. Udzielanie pisemnych informacji co do sposobu zastosowania prawa podatkowego w
indywidualnych sprawach w zakresie podatku od środków transportowych.
3. dokonywanie czynności sprawdzających zgodnie z art. 272 i nast. Ordynacji Podatkowej w
podatku od środków transportowych;
4. Prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów i odpisów
należności w podatku od środków transportowych ustalanie skutków obniżenia górnych
stawek podatkowych i zwolnień oraz terminowe sporządzanie w tym zakresie wymaganych
przepisami prawa sprawozdań.
5. Pilnowanie wymagalności i sprawdzanie terminowości wpłat należności przez podatników i
należności cywilnych poprzez sprawdzanie terminowości wysłanych upomnień i wezwań
przez stanowisko do spraw księgowości podatkowej i podejmowanie czynności
zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych i przerwania biegu przedawnienia.
6. Opracowywanie projektów uchwał w zakresie podatku od środków transportowych, pomocy
publicznej oraz stosowanych ulg, umorzeń i rozłożeń na raty należności gminnych.
7. Przygotowywanie planu kontroli podatników podatków od środków transportowych i
przeprowadzanie kontroli podatkowych.
8. Prowadzenie postępowań w zakresie umów przenoszących własność i sporządzanie
postanowień o potrąceniu.
9. Sprawowanie kontroli powszechności opodatkowania i podstawy jego wymiaru.
10. Prowadzenie systematycznej kontroli terminowości zapłaty wszystkich gminnych
należności pieniężnych oraz niedopuszczanie do przedawnienia należności oraz ich
dochodzenie poprzez:
1) podejmowanie kompleksowych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania
egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości (z wyłączeniem upomnień w
podatkach),
33
2) inicjowanie postępowań sądowych i bieżące sporządzanie pozwów o zapłatę, a w sprawach
złożonych bieżące zgłaszanie sprawy radcy prawnemu w celu wytoczenia powództwa,
3) prowadzenie spraw z zakresu egzekucji administracyjnej (wystawianie tytułów
wykonawczych).
11. Podejmowanie czynności służących przerwaniu biegu terminu przedawnienia należności
gminnych,
12. Podejmowanie czynności zmierzających do korzystania ze środków zabezpieczenia
wykonania zobowiązania pieniężnego – hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego;
wnioskowania o ogłoszenie upadłości, ustalania spadkobierców podatnika.
13. Prowadzenie spraw z zakresu pomocy publicznej oraz terminowe i zgodne z przepisami
sporządzanie i przesyłanie sprawozdań z zakresu zaległości przedsiębiorców w podatkach i
opłatach oraz sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej i informacji o nieudzieleniu
takiej pomocy.
14. Wystawianie w zakresie spraw prowadzonych przez stanowisko informacji określonych
przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
15. Zgodne z przepisami umarzanie należności gminy, lub innej jednostki gminnej, odroczenie
jej spłaty lub rozłożenie spłaty na raty.
16. Wydawanie zaświadczeń na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie w zakresie
spraw prowadzonych przez stanowisko.
§ 55
1.W Urzędzie funkcjonuje Pion Ochrony Informacji Niejawnych (OIN), który tworzą:
•
•
•
•
Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego,
Administrator Systemu Teleinformatycznego,
Pracownik Kancelarii Materiałów Niejawnych,
2.Zadania Pionu Informacji Niejawnych określa się następująco:
1) Do zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, w szczególności należy:
a) kierowanie wyodrębnioną komórką wyspecjalizowana komórką organizacyjną ds. ochrony
informacji niejawnych, zwaną pionem ochrony,
b) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie bezpieczeństwa fizycznego
c) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których przetwarzane są informacje
niejawne,
d) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie
ryzyka,
e) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych
informacji, w szczególności okresowa ( co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji,
materiałów i obiegu dokumentów,
f) opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej,
planu ochrony informacji niejawnych, w jednostce organizacyjnej, w tym razie wprowadzenie
stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji,
g) nie rzadziej niż raz na 5 lat prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych, osób
zatrudnionych w Urzędzie, lub wykonujących czynności zlecone w Urzędzie, oraz wystawianie
zaświadczeń po przeprowadzonym szkoleniu,
h) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań
sprawdzających,
34
i)
prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce
organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do
informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa
lub je cofnięto,
j) przekazywanie ABW do ewidencji, o których mowa w art. 73 ust.1, danych, o których mowa w
art. 73 ust.2, osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, także osób, którym
odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec, których podjęto decyzję o
cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa, na podstawie wykazu, o którym mowa w pkt.8.
k) zawiadamianie Burmistrza w przypadku naruszenia w Urzędzie przepisów o ochronie informacji
niejawnych i podejmowanie niezwłocznych działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności
tego naruszenia oraz ograniczenie jego negatywnych skutków,
l) przygotowanie upoważnień uprawniających do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych
klauzulą „zastrzeżone”.
2) Do zadań Pracownika Kancelarii Materiałów Niejawnych, w szczególności należy:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
prowadzenie kancelarii materiałów niejawnych,
współpraca z pełnomocnikiem ds. OIN w zakresie ochrony informacji niejawnych,
3)przygotowanie, wysyłanie i odbieranie przesyłek niejawnych,
przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów niejawnych,
przekazywanie korespondencji niejawnej upoważnionym pracownikom Urzędu,
nadzór nad przechowywaniem materiałów „zastrzeżonych” przez upoważnionych pracowników
Urzędu,
g) egzekwowanie terminowego zwrotu wydanych dokumentów zawierających informacje niejawne,
h) przestrzeganie właściwego oznaczenia i rejestrowanie pism na stanowisku przechowywania
materiałów niejawnych,
i) archiwizacja dokumentów niejawnych.
3) Do zadań Administratora Systemu Teleinformatycznego, w szczególności należy:
a) weryfikacja i bieżąca kontrola zgodności funkcjonowania systemu teleinformatycznego ze
szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa,
b) uczestnictwo w opracowaniu szczególnych wymagań bezpieczeństwa i przestrzeganie
procedur bezpiecznej eksploatacji
c) nadzór i kontrola nad konfiguracją systemu, przemieszczaniem sprzętu oraz prowadzenie jego
ewidencji,
d) kontrola znajomości procedur bezpieczeństwa przez wszystkich użytkowników systemu
teleinformatycznego,
e) wykonuje niezbędne prace do efektywnego oraz bezpiecznego zarządzania Bezpieczną Stacją
Komputerową w Urzędzie,
f) zapewnienie fachowej pomocy użytkownikom w celu odpowiedniego stanu bezpieczeństwa
Stacji Komputerowej,
g) we współpracy z Inspektorem Bezpieczeństwa Teleinformatycznego prowadzi szkolenia w
zakresie bezpieczeństwa przetwarzania,
h) określa warunki oraz sposób przydzielania użytkownikom Bezpiecznej stacji komputerowej
kont oraz haseł zgodnie z zaleceniami ABW,
i) posiada listę użytkowników Bezpiecznej Stacji Komputerowej zaakceptowaną przez
Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych
j) zapewnia dostęp wyłącznie autoryzowanym użytkownikom Bezpiecznej Stacji Komputerowej
3) Do zadań Inspektora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego, w szczególności należy:
a) sprawdzanie zgodności stanu faktycznego ze Szczególnymi Wymaganiami
Bezpieczeństwa oraz przestrzeganie Procedur Bezpieczeństwa
35
b) odpowiedzialność za weryfikację i bieżącą kontrolę zgodności funkcjonowania systemu
teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa,
c) przestrzeganie procedur bezpiecznej eksploatacji,
d) służenie pomocą Administratorowi Systemu i użytkownikom w zakresie bezpieczeństwa
i przepisów dotyczących obiegu dokumentów wytwarzanych za pomocą stacji
komputerowej.
§ 56
Obsługa archiwum zakładowego przypisana jest w zakresie czynności pracownikowi ds.
gospodarki gruntami. Prowadzona jest w oparciu o instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy
wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Rozdział IX
Zasady podpisywania pism
§ 57
Burmistrz Miasta podpisuje:
1) Zarządzenia, regulaminy, pisma okólne,
2) Pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) Wystąpienia kierowane do Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej, Wojewody,
Marszałka Województwa oraz innych organów administracji rządowej i samorządowej,
4) Pisma i dokumenty kierowane do organów kontroli zewnętrznej,
5) Pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
6) Pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji
publicznej,
7) Pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające
osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec
pracowników Urzędu,
8) Pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
9) Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, do których
wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników,
10) Odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz odpowiedzi na postulaty
mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
11) Odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników Urzędu,
12) Inne pisma, których podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie.
§ 58
Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy podpisują pisma i dokumenty pozostające w zakresie ich
zadań oraz w sprawach powierzonych przez Burmistrza lub do których zostali przez Burmistrza
upoważnieni.
§ 59
36
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma i dokumenty pozostające w zakresie jego
zadań.
§ 60
1. Kierownicy referatów podpisują:
1) Pisma związane z zakresem działania referatów, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza
2) Decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania których zostali
upoważnieni przez Burmistrza.
2. Kierownicy referatów parafują na kopii dokumentu swoim podpisem i pieczątką pisma
przygotowane przez podległych pracowników, a przedkładane do podpisu Burmistrzowi.
§ 61
Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym również decyzji administracyjnych:
1) parafują je podpisem i pieczęcią, a także opatrują datą, umieszczonymi na końcu projektu
tekstu z lewej strony na kopii przeznaczonej do pozostawienia w aktach sprawy,
2) na pierwszej stronie dokumentu z lewej strony umieszczają adnotację: „ Sprawę
prowadzi: …………..” lub „ Sporządził: ……..” ( w zależności od rodzaju pisma ) z
podaniem imienia, nazwiska i nr telefonu.
ROZDZIAŁ X
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 62
1. Załączniki o numerach od 1 do 2 stanowią integralną część Regulaminu
2. Zobowiązuję pracowników Urzędu do przestrzegania i stosowania zapisów zawartych w
Regulaminie.
3.Niniejszy Regulamin wprowadzony zostaje w życie z dniem 1 stycznia 2012 roku
Zarządzeniem Burmistrza w tej sprawie.
37
Załącznik nr 1
Burmistrz
Sekretarz
St. ds. kancelaryjnych i obsługi
sekretariatu
SA
SKA
Kierownik Referatu Inwestycji,
Gospodarki i Rozwoju Lokalnego
RI
St. ds. zamówień publicznych
RIZ
1
1
St. ds. administracyjno organizacyjnych
SAO
St. ds. kadr i BHP
SKB
St. ds. oświaty
St. ds. obsługi finansowo księgowej
SFK
1
SOO
SAP
1
St. ds. Księgowości gminnych
jednostek oświatowych
SAK
St. ds. obsługi księgowej oświaty
SAJ
1
1
St. ds. obsługi
4
1
1
St. ds. gospodarki gruntami
RIG
St. ds. gospodarki komunalnej i
ochrony środowiska
RIŚ
St. ds. gospodarki mieszkaniowej
RIM 1
St. ds. rolnictwa i działalności
gospodarczej
RIR
St. ds. księgowości budżetowej
Pion Ochrony Informacji
Niejawnych
Pełnomocnik Ochrony Informacji
Niejawnych
PN
Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego
PNB
Pracownik kancelarii materiałów
niejawnych
PND
Stanowisko d/s Informatyki
BI
SFK
1
1
St. ds. księgowych
SFK
St. ds. księgowości podatkowej i
opłat lokalnych
KKL
St. ds. windykacji i wymiaru podatków od środków transportowych.
KWT
St. ds. wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego i opłat lokalnych
KPO
1
2
1
1
1
St. ds. kadr i płac jednostek oświatowych
St. ds. księgowości Urzędu Miejskiego
SFK
1
RIF
SOS
SWK
USC
RIP
St. ds. pozyskiwania funduszy
pozabudżetowych, kultury fizycznej i promocji gminy
1/4
St. ds. obronnych, wojskowych i
zarządzania kryzysowego
SFK
SEL
1
St. ds. kultury i OSP
St. ds. planowania przestrzennego,
dróg gminnych i budownictwa
Kierownik USC
3/4
St. ds. obsługi kasy
1
1
St. ds. ewidencji ludności
RII
1
SOR
SK
1
1
St. ds. inwestycji
St. ds. obsługi rady
Skarbnik
1
1
1
1
1
1
Obsługa archiwum zakładowego
BA
Załącznik nr 2
do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Sompolnie
KONTROLA WEWNĘTRZNA
§ 1.
Kontrola wewnętrzna polega na sprawdzeniu prawidłowości stosowania przez pracowników
Urzędu prawa materialnego oraz przepisów regulujących postępowanie administracyjne, a w
szczególności na sprawdzeniu:
•
prawidłowości załatwiania spraw i obsługi interesantów
•
legalności podejmowanych działań
•
gospodarności w zakresie powierzonego wyposażenia i majątku
•
rzetelności podejmowanych działań
•
celowości podjętych prac
•
terminowości załatwiania spraw
§ 2.
Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie
osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów
naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości. Kontrole
wewnętrzne przeprowadza się także w celu sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych
organów zewnętrznych, wniosków i uchwał, realizacji skarg i interwencji.
§ 3.
Kontrola wewnętrzna może mieć charakter kontroli:
•
kompleksowej – obejmującej całość lub obszerną część działalności poszczególnych
stanowisk pracy,
•
problemowej – obejmującej wybrane zagadnienie lub zagadnienia z zakresu
działalności kontrolowanego stanowiska pracy,
•
wstępnej – polegającej na badaniu zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich
dokonaniem, ma na celu zapobieganie niepożądanym działaniom,
•
bieżącej – polegającej na badaniu czynności w toku ich wykonywania w celu
stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi
zasadami,
•
sprawdzającej (następnej) – mającej miejsce po dokonaniu określonych czynności, w
szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały
uwzględnione w toku postępowania kontrolowanego stanowiska.
1.
2.
3.
1.
2.
§ 4.
Kontrole przeprowadza się w oparciu o plan kontroli bądź w sposób wyrywkowy oraz
doraźnie w miarę potrzeb.
Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie.
Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i
rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanego
stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów
określonych w § 1.
§ 5.
Kontroli dokonuje Burmistrz lub osoba działająca na podstawie upoważnienia
udzielonego przez Burmistrza
Kontroli w zakresie spraw finansowych dokonuje Skarbnik.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
1.
2.
Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują także: Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy
Referatów w stosunku do podległych im pracowników w zakresie prawidłowości
wykonywania przez tych pracowników przypisanych im czynności.
Kontrole w stosunku do jednostek organizacyjnych gminy dokonuj Burmistrz lub osoba
upoważniona przez Burmistrza.
§ 6.
O kontroli kompleksowej kontrolowany powinien być poinformowany co najmniej 3
dni przed terminem rozpoczęcia kontroli.
Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się w terminie 14 dni od daty jej
zakończenia, protokół pokontrolny.
Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, które otrzymują Burmistrz i osoba
zajmująca kontrolowane stanowisko pracy oraz Sekretarz.
Protokół pokontrolny powinien zawierać:
•
określenie kontrolowanego stanowiska,
•
imię i nazwisko kontrolującego ( kontrolujących ),
•
daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
•
określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
•
imię i nazwisko osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
•
przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wyniki kontroli
wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów
potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
•
datę i miejsce podpisania protokołu,
•
podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz pracownika zajmującego
kontrolowane stanowisko lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem
przyczyn odmowy,
•
wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych
nieprawidłowości.
§ 7.
W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osobę zajmującą kontrolowane
stanowisko, osoba ta jest obowiązana do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3
dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
Brak wyjaśnienia przyczyn odmowy podpisania protokołu pokontrolnego w terminie, o
którym mowa w pkt. 1 uzasadnia zastosowanie przez Burmistrza konsekwencji
służbowych wobec pracownika, do wypowiedzenia stosunku pracy włącznie.
§ 8.
Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę lub raport z kontroli.
Burmistrz może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli
niż kompleksowa.
§ 9.
Dokumentacja kontroli wewnętrznej i zewnętrznej winna być zarejestrowana na stanowisku
Sekretarza Gminy. Dokumentacja obejmuje protokoły z kontroli, wystąpienia pokontrolne
oraz korespondencję związaną z wykonywaniem zaleceń pokontrolnych.
§ 10.
Kontrola wewnętrzna w Urzędzie funkcjonuje niezależnie od kontroli zarządczej,
prowadzonej zgodnie z przepisami o finansach publicznych.

Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Sompolnie

Transkrypt

Podobne dokumenty

usługi księgowe – pobierz ofertę

cennik pełna księgowość - PRO-TAX

Oferta (wersja PDF)

RZĄDOWE CENTRUM LEGISLACJI w Warszawie poszukuje

Zastępca Burmistrza Imię i Nazwisko mgr inż. Grzegorz Jędruszak

Obsługa bankowo - księgowa: - otwarcie rachunku bankowego

czytaj więcej

Treść ogłoszenia

ewidencja anulowanych sprzedaży z kasy fiskalnej

Medyczna Szkoła Policealna Województwa Śląskiego Nr 1 w Racibor