Rejestr ryzyka Identyfikacja ryzyka Analiza ryzyka Odpowiedź na
Transkrypt
Rejestr ryzyka Identyfikacja ryzyka Analiza ryzyka Odpowiedź na
Załącznik do polityki zarządzania ryzykiem w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie Rejestr ryzyka (3) Data sporządzenia: (4) (7) (8) Opis reakcji (6) - działanie - tolerowanie - przeniesienie - wycofanie się (5) Reakcja na ryzyko Akceptowalny poziom istotności ryzyka (2) Istotność ryzyka (5 x 6) (1) 1. 2. … Zidentyfikowane ryzyko – nazwa i krótki opis ryzyka Skutek ryzyka (pkt 1-3) - S Cel /Zadanie Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka (pkt 1-3) - P Lp. Odpowiedź na ryzyko Analiza ryzyka Właściciel ryzyka (osoba odpowiedzialna) Identyfikacja ryzyka (8) (9) Podpisy członków komisji: LEGENDA: Liczba porządkowa. Cel/Zadanie – rozumiany jako cel działalności jednostki. Nazwa i opis ryzyka – niepożądane zjawisko, które może wpłynąć na realizację celu / zadania jednostki oraz informacja, na czym polega zidentyfikowane ryzyko. Właściciel ryzyka – osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka ( P ) – wartości przyznane w skali 1 do 3, zgodnie z opisem zawartym w „polityce zarządzania ryzykiem”. Skutki wystąpienia ryzyka ( S ) – wartości przyznane w skali 1 do 3, zgodnie z opisem zawartym w „polityce zarządzania ryzykiem”. Istotność ryzyka – iloczyn prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia ryzyka ( P x S ). Akceptowalny poziom ryzyka – taki poziom ryzyka, który można uznać za możliwy do przyjęcia. Reakcja na ryzyko – reakcja kierownika komórki organizacyjnej Urzędu lub kierownika jednostki na zidentyfikowane ryzyko. Istnieją następujące metody reakcji na ryzyko: - działanie, - tolerowanie , - przeciwdziałanie, - wycofanie się . 10. Opis reakcji - działania już podjęte lub jakie zamierza się podjąć w stosunku do zidentyfikowanego ryzyka, np. procedury postępowania (zarządzenia i instrukcje), nadzór funkcjonalny itd. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Załącznik do polityki zarządzania ryzykiem w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie Rejestr ryzyka Brak inicjatywy ze strony wykwalifikowane go personelu w pozyskiwaniu mieszkańców (6) (7) (8) niski (8) Działanie (9) Aktywna promocja Domu i dobra współpraca z ośrodkami pomocy społecznej Tolerowanie Brak realnego wpływu Działanie Dbanie o wysoką jakość świadczonych usług co pozwoli na bycie konkurencyjnym. Promowanie świadczonych usług Opis reakcji (5) - działanie - tolerowanie - przeniesienie - wycofanie się (3) (4) Brak decyzji Dyrektor kierujących z Pracownik Ośrodków socjalny Pomocy Społecznej Duża ilość zgonów w krótkim czasie Reakcja na ryzyko (2) Zapewnienie pełnej liczby mieszkańców zgodnie ze statutem DPS Akceptowalny poziom istotności ryzyka (1) 1. Istotność ryzyka (5 x 6) Zidentyfikowane ryzyko – nazwa i krótki opis ryzyka Skutek ryzyka (pkt 1-3) - S Cel /Zadanie Właściciel ryzyka (osoba odpowiedzialna) Lp. Zapewnienie pełnej liczby mieszkańców zgodnie ze statutem DPS Zapewnienie pełnej liczby mieszkańców zgodnie ze statutem DPS Odpowiedź na ryzyko Analiza ryzyka Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka (pkt 1-3) - P Identyfikacja ryzyka Zapewnienie pełnej liczby mieszkańców zgodnie ze statutem DPS Działanie Wzrost kosztu utrzymania w DPS 2. Nieosiągnięcie planowanych dochodów Domu 3 Finansowanie mieszkańcowi Domu nieposiadającego własnego dochodu, wydatków na niezbędne przedmioty osobistego użytku Zapewnienie całodobowej opieki mieszkańcom DPS Przekroczenie wydatków w danym paragrafie Dyrektor Glówny Księgowy Działanie Terminowe rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych. Kontrolowanie dokumentów finansowych, sporządzanie sprawozdań finansowych. Duża absencja pracownikówbrak zastępstwa Działanie Zapewnienie miejsca zamieszkania mieszkańcom DPS Zdarzenie losowe – pożar, katastrofa budowlana itp. Dyrektor Kadry Kierownicy Działów Dyrektor Dostosowanie struktury organizacyjnej do potrzeb jednostki, ustalenie systemu zastępstw. Ubezpieczenie mienia Przeglądy budynku, bieżące remonty, szkolenia BHP i P Poż pracowników. 3. 4. Dyrektor Glówny Księgowy niski Działanie wykraczających poza standardowe. Bieżąca analiza kosztów utrzymania w sąsiednich domach, zapobieganie drastycznemu wzrostowi kosztów pobytu. Dobra współpraca z ośrodkami pomocy społecznej w celu zapewnienia kompletu mieszkańców, których liczba ma wpływ na pozyskane dochody, rozsądne obniżenie wydatków, wnioskowanie o zwiększenie środków finansowych przez Powiat. Przeniesienie Działanie 5. 6. 7 Organizacja właściwych warunków mieszkaniowych pensjonariuszy Brak materiałów do bieżących prac remontowych Działanie - Właściwe planowanie środków finansowych . - Szukanie sponsorów na dostarczenie materiałów lub bezpłatne wykonani robót. Utrzymanie standardu higienicznego obiektu. Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom i pracownikom Organizacja właściwych warunków pielęgnacyjnych mieszkańca Zapewnienie całodobowego wyżywienia mieszkańcom Domu Niewłaściwe użytkowanie środków chemicznych Działanie - Właściwa organizacja pracy, nadzór kierowniczy. - Właściwie opracowane instrukcje i procedury. Zapewnienie opieki medycznej mieszkańcom DPS Zapewnienie opieki medycznej mieszkańcom DPS Ograniczenia personalne w dziale. Dyrektor Kadry Kierownicy Działów Działanie Jak najszybsze zatrudnienie dodatkowego pracownika. Niedostarczenie produktów przez dostawcę lub dostarczenie produktów o niewłaściwej jakości Długi czas oczekiwania na wizyty w poradniach specjalistycznych Absencja chorobowa wśród personelu medycznego Szef kuchni, Intendent, Magazynier Działanie Właściwa współpraca z dostawcami oraz niewielkie zapasy w magazynie umożliwiające zastąpienie planowanego posiłku innym. Działanie Poszukiwanie placówki gdzie czas oczekiwania będzie najkrótszy. Zapewnienie odpowiedniej obsady pielęgniarskiej np. poprzez skorzystanie z usług w/w personelu spoza jednostki. Zapewnienie potrzeb Brak zdolności wspomagających mieszkańca do dysponowania własnymi środkami finansowymi z powodu stanu fizycznego, psychicznego lub choroby Zapewnienie potrzeb Niechęć wspomagających mieszkańców do uczestnictwa w zajęciach terapii zajęciowej i innych . Zapewnienie potrzeb Brak wspomagających zainteresowania kontaktami z mieszkańcem przez jego rodzinę Działanie Pomoc w dokonywaniu zakupów przez pracowników DPS. Działanie Edukowanie, zachęcanie w najbardziej skuteczny sposób do udziału w tych zajęciach – przedstawianie korzyści z tych zajęć. Działanie Zapewnienie potrzeb Problem z bytowych samodzielnym funkcjonowaniem mieszkańca - ze względu na niesprawność fizyczną Brak zaangażowania w pracę Wypalenie zawodowe pracowników Działanie Rozmowy z rodziną na temat potrzeby więzi z bliskimi. Umożliwianie kontaktu telefonicznego z rodziną, pomoc w korespondencji oraz udostępnienie pokoju gościnnego odwiedzającym. Pomoc personelu przy wszystkich czynnościach życiowych Brak planowania finansowego LEGENDA: Liczba porządkowa. Cel/Zadanie – rozumiany jako cel działalności jednostki. Nazwa i opis ryzyka – niepożądane zjawisko, które może wpłynąć na realizację celu / zadania jednostki oraz informacja, na czym polega zidentyfikowane ryzyko. Właściciel ryzyka – osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka ( P ) – wartości przyznane w skali 1 do 3, zgodnie z opisem zawartym w „polityce zarządzania ryzykiem”. Skutki wystąpienia ryzyka ( S ) – wartości przyznane w skali 1 do 3, zgodnie z opisem zawartym w „polityce zarządzania ryzykiem”. Istotność ryzyka – iloczyn prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia ryzyka ( P x S ). Akceptowalny poziom ryzyka – taki poziom ryzyka, który można uznać za możliwy do przyjęcia. Reakcja na ryzyko – reakcja kierownika komórki organizacyjnej Urzędu lub kierownika jednostki na zidentyfikowane ryzyko. Istnieją następujące metody reakcji na ryzyko: - działanie, - tolerowanie , - przeciwdziałanie, - wycofanie się . 20. Opis reakcji - działania już podjęte lub jakie zamierza się podjąć w stosunku do zidentyfikowanego ryzyka, np. procedury postępowania (zarządzenia i instrukcje), nadzór funkcjonalny itd. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 2. 3. 4. 5. 6. Rejestr ryzyka Identyfikacja ryzyka Analiza ryzyka Odpowiedź na ryzyko Zapewnienie pełnej liczby mieszkańców zgodnie ze statutem DPS Zapewnienie pełnej liczby mieszkańców zgodnie ze statutem DPS Zapewnienie pełnej liczby mieszkańców zgodnie ze statutem DPS (7) (8) Opis reakcji (6) - działanie - tolerowanie - przeniesienie - wycofanie się (5) Reakcja na ryzyko (3) (4) Brak decyzji Dyrektor kierujących z Pracownik Ośrodków socjalny Pomocy Społecznej Duża ilość zgonów w krótkim czasie Akceptowalny poziom istotności ryzyka (2) Zapewnienie pełnej liczby mieszkańców zgodnie ze statutem DPS Istotność ryzyka (5 x 6) (1) 1. Skutek ryzyka (pkt 1-3) - S Zidentyfikowane ryzyko – nazwa i krótki opis ryzyka Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka (pkt 1-3) - P Cel /Zadanie Właściciel ryzyka (osoba odpowiedzialna) Lp. (8) Działanie (9) Aktywna promocja Domu i dobra współpraca z ośrodkami pomocy społecznej Tolerowanie Brak realnego wpływu Brak inicjatywy ze strony wykwalifikowane go personelu w pozyskiwaniu mieszkańców Działanie Wzrost kosztu utrzymania w DPS Działanie Dbanie o wysoką jakość świadczonych usług co pozwoli na bycie konkurencyjnym. Promowanie świadczonych usług wykraczających poza standardowe. Bieżąca analiza kosztów utrzymania w sąsiednich domach, zapobieganie drastycznemu wzrostowi kosztów pobytu. 2. Zapewnienie pełnej liczby mieszkańców zgodnie ze statutem DPS Nieosiągnięcie planowanych dochodów Domu Dyrektor Glówny Księgowy Działanie Dobra współpraca z ośrodkami pomocy społecznej w celu zapewnienia kompletu mieszkańców, których liczba ma wpływ na pozyskane dochody, rozsądne obniżenie wydatków, wnioskowanie o zwiększenie środków finansowych przez Powiat. 3 Finansowanie mieszkańcowi Domu nieposiadającego własnego dochodu, wydatków na niezbędne przedmioty osobistego użytku Zapewnienie całodobowej opieki mieszkańcom DPS Przekroczenie wydatków w danym paragrafie Dyrektor Glówny Księgowy Działanie Terminowe rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych. Kontrolowanie dokumentów finansowych, sporządzanie sprawozdań finansowych. Duża absencja pracownikówbrak zastępstwa Działanie Zapewnienie miejsca zamieszkania mieszkańcom DPS Organizacja właściwych warunków mieszkaniowych pensjonariuszy Zdarzenie losowe – pożar, katastrofa budowlana itp. Dyrektor Kadry Kierownicy Działów Dyrektor Dostosowanie struktury organizacyjnej do potrzeb jednostki, ustalenie systemu zastępstw. Ubezpieczenie mienia Przeglądy budynku, bieżące remonty, szkolenia BHP i P Poż pracowników. - Właściwe planowanie środków finansowych . - Szukanie sponsorów na dostarczenie materiałów lub bezpłatne wykonani robót. 3. 4. Brak materiałów do bieżących prac remontowych Przeniesienie Działanie Działanie Utrzymanie standardu higienicznego obiektu. Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom i pracownikom 5. 6. 7 Organizacja właściwych warunków pielęgnacyjnych mieszkańca Zapewnienie całodobowego wyżywienia mieszkańcom Domu Zapewnienie opieki medycznej mieszkańcom DPS Zapewnienie opieki medycznej mieszkańcom DPS Niewłaściwe użytkowanie środków chemicznych Niewłaściwe, niezgodne z przepisami zarządzanie obiektem Ograniczenia personalne w dziale. Niedostarczenie produktów przez dostawcę lub dostarczenie produktów o niewłaściwej jakości Długi czas oczekiwania na wizyty w poradniach specjalistycznych Absencja chorobowa wśród personelu medycznego Zapewnienie potrzeb Brak zdolności wspomagających mieszkańca do dysponowania Działanie - Właściwa organizacja pracy, nadzór kierowniczy. - Właściwie opracowane instrukcje i procedury. Wykonywanie niezbędnych przeglądów, Dyrektor Działanie Dyrektor Kadry Kierownicy Działów Działanie Jak najszybsze zatrudnienie dodatkowego pracownika. Szef kuchni, Intendent, Magazynier Działanie Właściwa współpraca z dostawcami oraz niewielkie zapasy w magazynie umożliwiające zastąpienie planowanego posiłku innym. Działanie Poszukiwanie placówki gdzie czas oczekiwania będzie najkrótszy. Działanie Zapewnienie odpowiedniej obsady pielęgniarskiej np. poprzez skorzystanie z usług w/w personelu spoza jednostki. Pomoc w dokonywaniu zakupów przez pracowników DPS. własnymi środkami finansowymi z powodu stanu fizycznego, psychicznego lub choroby Zapewnienie potrzeb Niechęć wspomagających mieszkańców do uczestnictwa w zajęciach terapii zajęciowej i innych . Zapewnienie potrzeb Brak wspomagających zainteresowania kontaktami z mieszkańcem przez jego rodzinę Zapewnienie potrzeb Problem z bytowych samodzielnym funkcjonowaniem mieszkańca - ze względu na niesprawność fizyczną 7. 8. 9. Działanie Edukowanie, zachęcanie w najbardziej skuteczny sposób do udziału w tych zajęciach – przedstawianie korzyści z tych zajęć. Działanie Rozmowy z rodziną na temat potrzeby więzi z bliskimi. Umożliwianie kontaktu telefonicznego z rodziną, pomoc w korespondencji oraz udostępnienie pokoju gościnnego odwiedzającym. Pomoc personelu przy wszystkich czynnościach życiowych Działanie