4. Zasady potwierdzania spełnienia wymagań przez podmiot

4. Zasady potwierdzania spełnienia wymagań przez podmiot szkolący.
4.1. Schemat postępowania przy realizacji potwierdzania jw.
4.1.1
Wniosek podmiotu ubiegającego się o wydanie potwierdzenia
4.1.2
Rejestracja wniosku (IMBiGS – Centrum)
Podpisanie umowy dot. przeprowadzenia oceny oraz wniesienie opłaty
(IMBiGS – Podmiot)
4.1.3
4.1.7
4.1.6
Uzupełnienie wniosku
(Podmiot)
Ocena merytoryczna wniosku
ubiegającego się o wydanie
potwierdzenia (IMBiGS – Centrum)
4.1.4
Wniosek wymagający
uzupełnienia (Podmiot)
Wniosek kompletny i
poprawny
merytorycznie
4.1.5
Audyt podmiotu
(IMBiGS – Centrum)
4.1.8
4.1.9
Ocena negatywna
audytu
4.1.11
4.1.16
Rezygnacja
podmiotu
z dalszego
postępowania
4.1.19
4.1.10
Ocena pozytywna
audytu
Decyzja dotycząca wydania
„Potwierdzenia”(Dyrektor Centrum)
4.1.12
Decyzja negatywna
4.1.13
Decyzja pozytywna
4.1.17
Odwołanie do
Dyrektora IMBiGS
4.1.14
Podpisanie umowy o
współpracy
(IMBiGS – Podmiot)
4.1.1
8
Decyzja
Dyrektora Instytutu
4.1.15
Wprowadzenie podmiotu do internetowej bazy danych
(IMBiGS – Centrum)
Wydanie
„Potwierdzenia…”
Wyjaśnienia do schematu potwierdzania spełnienia wymagań
4.1.1. Wniosek podmiotu ubiegającego się o wydanie Potwierdzenia
W cele uzyskania „Potwierdzenia…” Instytutu, umożliwiającego świadczenie usług
szkoleniowych, podmiot składa wniosek dokumentujący faktyczne i formalne spełnianie
przesłanek, o których mowa w §25 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 20 września
2001r. (Dz. U. Nr 118, poz. 1263)- wzór wniosku stanowi załącznik nr 1.
Wniosek winien zawierać określenie zakresu przedmiotowego przewidywanych szkoleń oraz
komplet dokumentów i informacji potwierdzających posiadanie:
1.) odpowiednio przygotowanej kadry wykładowców i instruktorów,
2.) warunków lokalowych umożliwiających właściwe prowadzenie wykładów i ćwiczeń,
3.) wyposażenia dydaktycznego,
4.) odpowiedniego zaplecza socjalnego,
5.) parku maszynowego wraz z placem manewrowym.
Dla zapewnienia wymaganego poziomu szkolenia:
ad.1 - wykładowcy zajęć teoretycznych winni legitymować się wyższym wykształceniem
technicznym, doświadczeniem zawodowym przy eksploatacji maszyn określonych
specjalności, przygotowaniem do realizacji zadań dydaktycznych,
- instruktorzy do realizacji zajęć praktycznych winni posiadać wykształcenie średnie
oraz przygotowanie pedagogiczne dla instruktorów praktycznej nauki zawodu jak
również uprawnienia operatora najwyższej klasy przewidzianej dla danego rodzaju
maszyn i/lub montażysty rusztowań budowlano-montażowych metalowych.
Wykaz imienny ocenianej kadry nauczającej (wykładowców i instruktorów), zawarty jest we
wniosku zgłoszeniowym podmiotu ubiegającego się o uzyskanie „Potwierdzenia...”.
Kwalifikacje wykładowców i instruktorów należy potwierdzić kopiami dokumentów,
potwierdzonymi za zgodność z oryginałem.
ad.2 i 3 – sale do realizacji zajęć dydaktycznych winny być wyposażone w pomoce dydaktyczne do określonych specjalności oraz wyposażenie techniczne do prezentacji
multimedialnych, ponadto powinny posiadać pomoce dydaktycznych dla każdej
specjalności i przedmiotu, np.: zespoły maszyn, ich przekroje, modele, plansze,
przezrocza, filmy, prezentacje multimedialne, literaturę techniczną, w tym instrukcje
obsługi i użytkowania (DTR) maszyn i inne,
- cenną pomoc dydaktyczną, może stanowić trenażer, który umożliwiałby symulację
pracy maszyną, jak również symulację reakcji maszyny w konkretnych sytuacjach
zagrożenia,
ad. 4 - zarówno sale wykładowe jak i place manewrowe winny posiadać stosowne zaplecze
socjalne i sanitarne,
ad. 5 - maszyn do zajęć praktycznych winny odpowiadać charakterystyce prowadzonych
szkoleń i zabezpieczać przestrzeganie zasad bhp podczas realizacji zajęć dydaktycznych.
W przypadku specjalności „montażysta rusztowań budowlano-montażowych metalowych”- zestawów co najmniej dwóch różnych rodzajów rusztowań spośród rusztowań:
rurowo-złączkowych, ramowych, modułowych oraz ściany do montażu rusztowań z
możliwością wykonywania kotwień, o wymiarach nie mniejszych niż: długość 10m,
wysokość 8m.
Prawo do dysponowania lokalami, placem manewrowym, maszynami i innymi urządzeniami
technicznymi, należy udokumentować aktami lub umowami cywilnoprawnymi (np.: aktem
własności, umową: najmu, dzierżawy, lub deklaracją).
Procedura „Potwierdzania” jest wykonywana jednorazowo dla miejsca szkolenia.
Rozszerzenie zakresu szkolenia wymaga uzyskania kolejnego „Potwierdzania”.
W celu uzyskania „Potwierdzenia” rozszerzającego posiadany zakres szkolenia należy złożyć
wniosek uzupełniający.
Omówione wyżej zasady obowiązują również w przypadku ubiegania się o „Potwierdzenie”
dla bazy zamiejscowej.
Każdorazowa zmiana danych zawartych we wniosku o uzyskanie „Potwierdzenia” wymaga
bezzwłocznego zawiadomienia Centrum.
W przypadku podzlecenia realizacji części szkolenia innemu podmiotowi, wówczas podmiot
ten podlega pełnej procedurze „potwierdzania” dla zakresu określonego zleceniem. Podmiot
zlecający odpowiada za cały zakres szkolenia.
4.1.2. Rejestracja wniosku
Każdy wniosek, jak również jego uzupełnienia i inne pisma, w tym wniosek dotyczący bazy
zamiejscowej, jest rejestrowany w Centrum.
Zgodnie z instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, wnioskowi
nadawany jest numer identyfikacyjny.
4.1.3. Podpisanie umowy dot. przeprowadzenia oceny oraz wniesienie opłaty
Podmiot otrzymuje za pośrednictwem poczty umowę dotyczącą finansowania kosztów oceny.
Koszt umowny ustalony jest zgodnie z cennikiem jak w pkt. 3.2. Przesłanie podpisanej
umowy, następnie dokonanie na podstawie wystawionej przez Instytut faktury wpłaty kwoty
określonej w umowie, będzie warunkiem kontynuowania procedury.
Podmiot może przysłać podpisaną umowę wraz z wnioskiem, korzystając z zamieszczonego
na stronie internetowej Instytutu wzoru umowy - załącznik nr 2.
W przypadku ubiegania się podmiotu o dokonanie zmiany zakresu szkolenia w ramach
posiadanego „potwierdzenia...”, jeżeli ocena ta wymaga audytu, tzn.: gdy przedmiotem oceny
jest baza do realizacji zajęć praktycznych, lub teoretycznych i z powodów określonych w
punkcie 6.1.7 oraz 6.1.10, wówczas warunkiem przystąpienia do oceny jest dokonanie
odpowiedniej opłaty wynikającej z umowy (zał. nr 2), na podstawie faktury wystawionej
przez Instytut.
4.1.4. Ocena merytoryczna wniosku
Wyznaczony przez Dyrektora Centrum specjalista ocenia kompletność wniosku oraz
przedstawione w załączonych dokumentach (potwierdzonych kopiach) i informacjach
warunki do realizacji deklarowanego szkolenia.
W przypadku oceny negatywnej – wyznaczony specjalista przedstawia informację
Dyrektorowi Centrum oraz przygotowuje pismo do wnioskodawcy, w którym informuje
o ocenie jak również o koniecznych zmianach i uzupełnieniach, dla ponownego rozpatrzenia
wniosku.
W przypadku oceny pozytywnej – wyznaczony specjalista przedstawia informację
Dyrektorowi Centrum.
4.1.5. Wniosek kompletny i poprawny merytorycznie
W przypadku pozytywnej oceny wniosku, Dyrektor Centrum wyznacza specjalistę do
przeprowadzenia wizytacji bazy przedstawionej we wniosku oraz wyposażenia pod względem
jej przydatności do deklarowanego szkolenia.
Termin audytu uzgadniany jest z wnioskującym telefonicznie: 22 853 81 14, następnie
potwierdzany korespondencyjnie, faksem : 22 853 81 14 lub e-mail: [email protected].
4.1.6. Wniosek wymagający uzupełnienia
W przypadku oceny negatywnej, specjalista oceniający kompletność wniosku przygotowuje
pismo informujące kierownika jednostki ocenianej o zakresie niezbędnych do
przeprowadzenia zmian i uzupełnień, które powinny być zrealizowane w terminie jednego
miesiąca od dnia otrzymania pisma.
4.1.7. Uzupełnienie wniosku
Podmiot przygotowuje brakujące informacje oraz dokumenty i przesyła na adres Centrum.
4.1.8. Audyt podmiotu
Audytor, w obecności przedstawiciela ocenianego podmiotu – upoważnionego do
podpisywania protokołu, ocenia zgodność posiadanych warunków do szkolenia
z deklarowanymi, zwracając również uwagę na ich faktyczną przydatność do szkolenia oraz
zapisując zastany stan w formie protokołu ( w 2. egz.).
Po przeprowadzonej ocenie audytor sporządza protokół w dwóch egzemplarzach - jeden
egzemplarz otrzymuje wizytowany podmiot. W przypadku odmowy podpisania protokołu audytor sporządza adnotację o tej odmowie.
Po powrocie audytor dokonuje analizy audytu i przedkłada Dyrektorowi Centrum protokół
końcowy (wzór protokołu stanowi zał. nr 3).
4.1.9. Ocena negatywna audytu
Kierownik podmiotu otrzymuje egzemplarz protokołu końcowego z audytu wraz z
informacjami o zakresie niezbędnych zmian i uzupełnień, warunkujących ponowne
rozpatrywanie wniosku. Zalecenia wykazane w protokole muszą zostać wykonane w terminie
nieprzekraczającym trzech miesięcy. Przekroczenie tego terminu skutkuje zamknięciem
realizacji procedury. Po spełnieniu zaleceń oraz dokonaniu wpłaty zgodnie z §4 umowy
(wzór umowy stanowi załącznik nr 2), na podstawie faktury wystawionej przez Instytut,
przeprowadzany jest ponowny audyt.
4.1.10. Ocena pozytywna audytu
Kierownik wizytowanego podmiotu otrzymuje egzemplarz protokołu końcowego z audytu
wraz z informacją o pozytywnym wyniku oceny oraz o dalszej procedurze finalizującej
proces „Potwierdzania”.
4.1.11. Decyzja dotycząca wydania „Potwierdzenia”
Na podstawie opinii przedstawiciela Centrum przeprowadzającego audyt – ocenę warunków
podmiotu pod kątem ich przydatności do realizacji szkolenia, Dyrektor Centrum podejmuje
decyzję o udzieleniu bądź nie udzieleniu ocenianemu podmiotowi „Potwierdzenia”,
upoważniającego do prowadzenia szkolenia w deklarowanym zakresie oraz we wskazanych
do oceny bazach do realizacji zajęć teoretycznych oraz praktycznych.
4.1.12. Decyzja negatywna
Decyzję negatywną podejmuje Dyrektor Centrum na podstawie negatywnego wyniku audytu
bazy podmiotu. O negatywnej decyzji kierownik podmiotu zostaje poinformowany na piśmie
z merytorycznym uzasadnieniem odmowy wydania „Potwierdzenia” oraz informacją o
środkach i procedurze odwoławczej.
4.1.13. Decyzja pozytywna
W przypadku pozytywnej oceny warunków posiadanych przez wnioskujący Podmiot,
Dyrektor Centrum podejmuje decyzję o udzieleniu ocenianemu Podmiotowi „Potwierdzenia”
we wnioskowanym zakresie. O podjętej decyzji informowany jest kierownik omawianej
jednostki jak również ustalany jest termin spotkania w siedzibie Instytutu w celu podpisania
umowy o współpracy, wręczenia „Potwierdzenia…” oraz omówienia zasad współpracy.
4.1.14 Podpisanie umowy o współpracy
Na podstawie podjętej decyzji, o której mowa w pkt. 4.1.13. podpisywana jest pomiędzy
Instytutem i Podmiotem dwustronna umowa o współpracy – wzór umowy stanowi załącznik
nr 5 do Procedury.
4.1.15 Wydanie „Potwierdzenia…”
Po podpisaniu umowy o współpracy, o której mowa w pkt. 4.1.14, Dyrektor Centrum wręcza
przedstawicielowi Podmiotu dokument „Potwierdzenie…”, przygotowany zgodnie z wzorem
stanowiącym załącznik nr 4 do Procedury oraz omawia warunki współpracy, zwracając przy
tym uwagę na fakt, że udzielone „Potwierdzenie…” nie może być cedowane w części lub w
całości na inne podmioty oraz, że wszelkie zmiany podmiotowości formalno-prawnej
Podmiotu wymagają nowego „Potwierdzenia…”.
„Potwierdzenie …” określa zakres szkolenia oraz bazę, w której może być ono realizowane.
Jednocześnie przedstawiciel Podmiotu otrzymuje – zgodnie z zakresem „Potwierdzenia…”:
programy szkolenia, formularz wniosku zgłoszenia kursu, którego wzór stanowi zał. nr 8 do
Procedury oraz formularz wniosku o przeprowadzenie sprawdzianu, który jest również
wnioskiem o przyjęcie na szkolenie – wzór stanowi zał. nr 6 do Procedury.
4.1.16. Rezygnacja podmiotu z dalszego postępowania na dowolnym etapie
W przypadku rezygnacji podmiotu z dalszego postępowania na dowolnym etapie jest ono
zamykane decyzją, a fakt ten zostaje odnotowany w rejestrze wniosków.
Rezygnującemu podmiotowi nie przysługuje zwrot kosztów poniesionych z tytułu ubiegania
się o „Potwierdzenie”.
4.1.17. Odwołanie do Dyrektora Instytutu
W przypadku decyzji Dyrektora Centrum, niezgodnej z oczekiwaniami wnioskodawcy, ma on
prawo odwołać się do Dyrektora Instytutu. Odwołanie musi być sformułowane na piśmie oraz
musi zawierać uzasadnienie merytoryczne i prawne. Musi ono być przesłane do Dyrektora
Instytutu w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od otrzymania decyzji negatywnej.
Odwołanie będzie rozpatrzone w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia jego wpłynięcia.
W przypadku wymagającym dłuższego czasu rozpatrywania odwołania -termin ten będzie
przekazywany , wraz z uzasadnieniem jego wydłużenia, do wiadomości podmiotowi
odwołującemu się.
4.1.18 Decyzja Dyrektora Instytutu
Dyrektor Instytutu podejmuje Decyzję w trybie określonym w pkt. 4.1.17.
Decyzja Dyrektora Instytutu jest decyzją ostateczną.
O treści podjętej przez Dyrektora Instytutu Decyzji, Podmiot informowany jest na piśmie.
4.1.19 Wprowadzenie podmiotu do internetowej bazy danych
Informacje o podmiotach, które uzyskały „Potwierdzenie” wprowadzane są niezwłocznie do
bazy danych Centrum Koordynacji Szkolenia Operatorów Maszyn oraz do internetowej bazy
na stronę Instytutu http://www.imbigs.pl oraz http://www.cksom.imbigs.pl.