Procedura - BIP Starostwo Powiatowe w Wałbrzychu

PROCEDURA
PRZEGLĄDU I MONITORINGU
KODEKSU ETYCZNEGO
PRACOWNIKÓW
STAROSTWA POWIATOWEGO
W WAŁBRZYCHU
(w ramach Akcji Przejrzysta Polska)
Zatwierdzam do stosowania :
STAROSTA WAŁBRZYSKI
Bogusław Dyszkiewicz
Wałbrzych, dnia 12.06.2006 roku
1
PROCEDURA
PRZEGLĄDU WEWNĘTRZNEGO I STAŁEGO MONITORINGU
KODEKSU ETYCZNEGO PRZEZ PRACOWNIKÓW STAROSTWA
POWIATOWEGO W WAŁBRZYCHU
1. Cele wewnętrznego przeglądu i monitoringu:
Głównym celem przeglądu wewnętrznego i stałego monitoringu jest zbadanie
jakości realizacji zadań w kontekście zapisów przyjętego Kodeksu Etycznego
stanowiącego zbiór wartości i zasad, które pracownicy przyjęli i zobowiązali się nimi
kierować w swojej codziennej pracy.
Cel ten będzie realizowany poprzez:
1) badanie ankietowe przeprowadzone wśród pracowników Starostwa, dwa razy
w roku (czerwiec, grudzień);
2) analizę tych ankiet;
3) uruchomienie działań korygujących lub zapobiegawczych w ciągu całego roku;
4) określenie stopnia respektowania przez pracowników zapisów Kodeksu
Etycznego - norm i zasad zachowań;
2. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników Starostwa w zakresie zachowań w
stosunku do współpracowników w miejscu pracy i poza nim oraz w zakresie
utożsamienia się z wizerunkiem Starostwa w miejscu pracy
jak i w miejscach
publicznych.
3. Formy pracy.
Ocena stopnia osiągniętych celów będzie prowadzona w oparciu o - ankietę
skierowaną do pracowników Starostwa – załącznik.
4. Forma raportu z przeglądu i stałego monitoringu.
Raport z przeglądu wewnętrznego oraz przeprowadzonego monitoringu
Kodeksu Etycznego będzie przygotowany przez Wydział Organizacyjny i Spraw
Obywatelskich dwa razy do roku w miesiącach: czerwiec i grudzień.
2
Raport zawierający analizę dokumentów wymienionych w pkt. 3 określający stopień
realizacji zapisów Kodeksu Etycznego przekazuje się do wiadomości:
- wszystkich pracowników;
- publicznej na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa;
- Zarządowi Powiatu jako materiał źródłowy, do przeglądu zarządzenie w ramach
obowiązującego w Starostwie Systemu Zarządzania Jakością.
5. Stały monitoring realizacji Kodeksu Etycznego oraz uzyskane tą drogą wyniki do
przeglądu Wewnętrznego będą służyć do:
- oceny skuteczności tego dokumentu;
- doskonalenia jego zapisów.
3
ANKIETA
Celem niniejszej ankiety jest monitoring i udoskonalenie istniejącego
Kodeksu Etycznego Pracowników Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu
Ankieta przeprowadzana jest w ramach Akcji Przejrzysta Polska
Odpowiadając zakreśl właściwą odpowiedź lub wpisz swoje uwagi w wolnym polu.
1. Czy uważa Pan/Pani, że zapisy Kodeksu Etycznego są właściwe?:
TAK
NIE
2. Czy uważa Pan/Pani, że wprowadzenie Kodeksu Etycznego było dobrym
rozwiązaniem i przyczyniło się do poprawy jakości naszej pracy:
TAK
NIE
Dlaczego:_________________________________________________________
_________________________________________________________________
3. Czy kieruje się Pan/Pani zapisami Kodeksu Etycznego w swojej pracy?:
TAK
NIE
4. Czy zapisy Kodeksu Etycznego są pomocne w realizacji przez Pana/Panią
zadań?
TAK
NIE
5. Jak dotychczas ocenia Pan/Pani funkcjonowanie Kodeksu Etycznego:
DOBRZE
ŹLE
6. Czy uważa Pan/Pani, że wprowadzenie Kodeksu Etycznego było dobrą
inicjatywą:
TAK
NIE
7. Czy uważa Pan/Pani, że Kodeks Etyczny jest dobrym sposobem na
promowanie otwartości i uczciwości naszej pracy:
TAK
NIE
8. Czy uważa Pan/Pani, że potrzebne są zmiany w Kodeksie Etycznym:
TAK
NIE
4
9. Jakie zmiany należałby wprowadzić, aby Kodeks był jeszcze lepszym
odzwierciedleniem postaw i standardów zachowania nas samych, napisz:
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
imię i nazwisko……………………………………….
Wydział ………………………………………………
Dziękujemy, za wypełnienie ankiety!
5
PROCEDURA PRZEGLĄDU ZEWNĘTRZNEGO I STAŁEGO MONITORINGU
KODEKSU ETYCZNEGO PRACOWNIKÓW STAROSTWA POWIATOWEGO W
WAŁBRZYCHU PRZEZ SPOŁECZNOŚĆ LOKALNĄ•
1. Celem przeglądu zewnętrznego i stałego monitoringu Kodeksu Etycznego jest
ocena zachowania i postępowania urzędników Starostwa w realizacji zadań
merytorycznych, z uwzględnieniem przyjętych zasad i norm postępowania
zapisanych Kodeksie Etycznym.
Cele pośrednie to:
Określenie jakości usług świadczonych przez urzędników, w tym:
- ocena stopnia kompetencji i fachowości,
- ocena stopnia uprzejmości, zainteresowania się Klientem
- wykorzystania uwag Klientów zewnętrznych w doskonaleniu
pracy pracowników Starostwa.
2. Formy pracy
Ocena stopnia osiągniętych celów będzie prowadzona w oparciu o
ankietę
„Ocena pracy starostwa Powiatowego w Wałbrzychu – badanie satysfakcji Klienta”
skierowaną do Klientów Starostwa – załącznik;
Badanie ankietowe przeprowadza się dwa razy do roku w okresie od 15 maja do
15 czerwca i 15 listopada do 15 grudnia.
W ramach obowiązującego systemu zarządzania jakością zebrane ankiety
przekazywane są przez Radę ds. Jakości Pełnomocnikowi ds. Jakości, który jest
zobowiązany jest do przeprowadzenia wstępnej analizy ankiet i sporządzenia
raportu. Następnie zwołuje posiedzenie Rady ds. Jakości, która po zapoznaniu się
ze wstępną analizą ankiet dokonuje właściwej analizy tychże ankiet oraz
sporządza raport właściwy. Raport ten przekazuje Pełnomocnik ds. Jakości,
najwyższemu kierownictwu- Zarządowi Powiatu.
•
Społeczność lokalna rozumiana jako: mieszkańcy powiatu, przedstawiciele firm, organizacji
pozarządowych, grup nieformalnych itp.
6
Rada ds. Jakości zobowiązana jest także do rozpatrzenia ankiet pod kątem ich
przydatności. Jeżeli ankieta nie odgrywa swojej roli Rada ds. Jakości zobowiązana
jest do sporządzenia nowej ankiety i przekazania jej do Wydziału Organizacyjnego
i Spraw Obywatelskich.
3. Forma raportu z przeglądu i stałego monitoring.
Raport z właściwej analizy ankiet, sporządzany przez rade ds. jakości jest
wykorzystywany do sporządzenia raportu z przeglądu zewnętrznego oraz
przeprowadzonego
monitoringu
Kodeksu
Etycznego.
Raport
z
przeglądu
zewnętrznego i monitorowania Kodeksu będzie przygotowany przez Wydział
Organizacyjny i Spraw Obywatelskich dwa razy do roku w miesiącach: czerwiec i
grudzień.
Raport zawierający analizę dokumentów wymienionych w pkt. 2 określający
stopień realizacji zapisów Kodeksu Etycznego przekazuje się do:
wiadomości wszystkich pracowników;
wiadomości publicznej na stronie internetowej Biuletynu Informacji
Publicznej Starostwa;
Zarządowi Powiatu jako materiał źródłowy, do przeglądu zarządzenia w
ramach obowiązującego w Starostwie Systemu Zarządzania Jakością.
4. Stały monitoring realizacji Kodeksu Etycznego oraz uzyskane tą drogą wyniki do
przeglądu wewnętrznego będą służyć do:
oceny skuteczności tego dokumentu;
doskonalenia jego zapisów.
7
ANKIETA
-Ocena pracy Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu – badanie satysfakcji
Klienta
Chcielibyśmy dostosować jakość usług świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Wałbrzychu do
Państwa Potrzeb i oczekiwań
dlatego też prosimy o wypełnienie poniższej ankiety i zgłoszenie
ewentualnych uwag dotyczących jakości usług świadczonych przez Starostwo jak również obsługi
Państwa przez Pracowników naszego Starostwa.
1. Proszę o podanie nazwy wydziału / komórki organizacyjnej
2. Rodzaj załatwianej sprawy
3. Czy zostaliście Państwo poinformowani przez urzędnika o uwarunkowaniach realizacji
Państwa sprawy (szybkość załatwienia sprawy, opłaty, wymagane dokumenty itp.)
tak
nie
4. Jak długo trwała realizacja sprawy – od złożenia wniosku, podania, pisma do
otrzymania dokumentu finalnego ?
1 dzień
7 dni
14 dni
30 dni
60 dni
inne (ile?): dni …………………….
5. Czy usługa została zrealizowana zgodnie z Państwa oczekiwaniami?
tak
nie
W przypadku odpowiedzi negatywnej prosimy o podanie przyczyny
8
6. Jak oceniacie Państwo sposób wykonywania swoich obowiązków przez naszych
pracowników?
- kompetencje i fachowości obsługujących Państwa urzędników:
bardzo dobra
dobra
dostateczna
niedostateczna
- uprzejmość , zainteresowanie Państwa problemem, pomoc przy wypełnianiu
dokumentów, pisaniu podań itp.
bardzo dobra
dobra
dostateczna
niedostateczna
7. Prosimy o dokonanie oceny dostępności informacji o załatwianych sprawach
- dostępność informacji w Starostwie
bardzo dobra
dobra
dostateczna
niedostateczna
- dostępność informacji na telefon
bardzo dobra
dobra
dostateczna
niedostateczna
8. Jaka jest Państwa ogólna ocena pracy naszego Starostwa?
bardzo dobra dobra
dostateczna
niedostateczna
9. Inne uwagi na temat pracy starostwa lub pracowników Starostwa
9