zarzproj02 - karolinamazur.pl
Transkrypt
zarzproj02 - karolinamazur.pl
Zarządzanie projektami Wykład 2 – Zarządzanie projektem Plan wykładu • Definicja zarzadzania projektami • Typy podejść do zarządzania projektami • Cykl życia projektu/Cykl zarządzania projektem • Grupy procesów w zarządzaniu projektami • Obszary wiedzy w zarządzaniu projektami wg PMBOK Czym jest zarządzanie projektami K. Mazur, prof. UZ 3 Definicja formalna (Project Management Institute) • Zarządzanie projektami: „Stosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik prognozowania działań pozwalających zrealizować założenia projektu” K. Mazur, prof. UZ 4 Definicja według R. K. Wysockiego (s. 72) „Zarządzanie projektami to uporządkowane i zdroworozsądkowe podejście, które wykorzystuje odpowiednie zaangażowanie klienta w celu dostarczenia oczekiwanych przez niego rezultatów, odpowiadające oczekiwanej dodatkowej wartości biznesowej” K. Mazur, prof. UZ 5 Cykl Zarządzania Projektem (Project Management Life Cycle) • Pięć następujących po sobie grup procesów: 1. 2. 3. 4. 5. Definiowanie zakresu Planowanie Wykonanie Monitorowanie i kontrola Zamykanie projektu • Które realizuje się po to, aby osiągnąć główny cel projektu • Wszystkie grupy procesów muszą pojawić się przynajmniej jeden raz K. Mazur, prof. UZ 6 Typy podejść do zarządzania projektami K. Mazur, prof. UZ 7 Rodzaje zarządzania projektami Rozwiązanie Niejasny Cel Jasny Jasne Niejasne MPx xPM Emertxe Project Management Extreme Project Management TPM APM Traditional Project Agile Project Management Management K. Mazur, prof. UZ 8 Tradycyjne zarządzanie projektami • Niewielka złożoność • Brak tolerancji dla zmiany i niewielkie ryzyko • Dobrze poznana infrastruktura technologiczna • Doświadczone i kompetentne zespoły projektowe • Projekty oparte na planowaniu • Liniowy lub stopniowy model cyklu zarządzania projektami K. Mazur, prof. UZ 9 Metody zwinnego zarządzania projektami • Istotne problemy i nieznane rozwiązania • Okazja biznesowa, której dotąd nie udało się wykorzystać • Kluczowe znaczenie dla organizacji • Zaangażowanie klienta • Realizowane przez małe, powiązane ze sobą zespoły • Model iteracyjny i adaptacyjny K. Mazur, prof. UZ 10 Metody ekstremalnego zarządzania projektami • Projekty badawczo-rozwojowe • Duże ryzyko • Ekstremalny model PMLC K. Mazur, prof. UZ 11 Modele cyklu zarządzania projektem emertxe • Nowa technologia o nieznanym zastosowaniu/rozwiązanie, które nie ma swojego problemu K. Mazur, prof. UZ 12 Modele Cyklu Zarządzania Projektem PMLC Modele PMLC a rodzaje zarządzania projektami • TPM – model liniowy i model stopniowy • APM – model iteracyjny i model adaptacyjny • xPM – model ekstremalny • MPx – model ekstremalny Model liniowy Zakres Plan Rozpoczęcie Monitorowanie i kontrola K. Mazur, prof. UZ Zamknięcie projektu 15 Model stopniowy Zakres Plan Rozpoczęcie stopnia Monitorowanie i kontrola Zamknięcie stopnia Zamknięcie projektu Następny stopień N T K. Mazur, prof. UZ 16 Model iteracyjny Zakres Iteracja planowania Iteracja rozpoczęcia Iteracja monitorowania i kontroli Iteracja zamknięcia Zamknięcie projektu Następna iteracja N T K. Mazur, prof. UZ 17 Model adaptacyjny Zakres Cykl planowania Cykl rozpoczęcia Cykl monitorowania i kontroli Cykl zamknięcia Zamknięcie projektu Następny cykl N T K. Mazur, prof. UZ 18 Model ekstremalny Zakres Faza planowania Faza rozpoczęcia Faza monitorowania i kontroli Faza zamknięcia Zamknięcie projektu Następna faza N T K. Mazur, prof. UZ 19 Grupy procesów w ramach zarządzania projektami K. Mazur, prof. UZ 20 Podstawowe grupy procesów zarządzania projektami? 1. 2. 3. 4. 5. Procesy wyznaczania zakresu projektu Procesy planowania Procesy rozpoczynania/wykonania Procesy monitorowania i kontroli Procesy zamykania projektu K. Mazur, prof. UZ 21 Procesy wyznaczania zakresu projektu 1. 2. 3. 4. 5. 6. Rekrutacja menedżera projektu Rozpoznanie rzeczywistych potrzeb klienta Tworzenie dokumentacji potrzeb klienta Negocjowanie z klientem sposobu zaspokojenia potrzeb Tworzenie jednostronicowego opisu projektu Pozyskiwanie akceptacji najwyższego kierownictwa w celu sporządzenia planu K. Mazur, prof. UZ 22 Wymagania projektu: • Według International Institute of Business Analysis (IIBA): • „Wymaganiem jest: 1) Warunek lub funkcjonalność potrzebna interesariuszowi do rozwiązania jakiegoś problemu lub osiągnięcia jakiegoś celu. 2) Warunek lub funkcjonalność, które muszą być spełnione lub w które musi być wyposażone rozwiązanie lub element rozwiązania, aby zostały spełnione wymogi umowy, normy, specyfikacji lub innego formalnie obowiązującego dokumentu. • Udokumentowana postać warunku lub funkcjonalności w rozumieniu punktu (1) LUB (2)”. K. Mazur, prof. UZ 23 Inaczej… • Wymagania określają oczekiwane rezultaty oparte na wspólnych elementach: • Potrzebie wygenerowania wartości biznesowej • Złożoność i niepewność • Wymagania: oczekiwany stan (zestaw) docelowy – konieczny i wystarczający K. Mazur, prof. UZ 24 Procesy planowania 1. Definiowanie niezbędnych działań 2. Szacowanie czasu potrzebnego do ukończenia wszystkich prac 3. Szacowanie zasobów potrzebnych do ukończenia wszystkich prac 4. Szacowanie całkowitego kosztu realizacji projektu 5. Wyznaczanie kolejności podejmowanych działań 6. Formułowanie wstępnego harmonogramu 7. Analiza i korygowanie harmonogramu 8. Formułowanie planu zarządzania ryzykiem 9. Tworzenie dokumentacji planu projektu 10. Pozyskiwanie akceptacji kierownictwa K. Mazur, prof. UZ 25 Procesy rozpoczynania/wykonania 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Rekrutacja zespołu projektowego Sporządzanie dokumentu opisu projektu Wyznaczanie zasad funkcjonowania zespołu Opracowanie procesu zarządzania zmianami zakresu projektu Zarządzanie komunikacją wewnątrz zespołu projektowego Finalizacja prac nad harmonogramem realizacji projektu Wyznaczanie pakietów roboczych K. Mazur, prof. UZ 26 Procesy monitorowania i kontroli 1. Tworzenie systemów monitorowania postępów i systemu raportowania 2. Monitorowanie postępów prac nad projektem 3. Monitorowanie ryzyka 4. Raportowanie stanu realizacji projektu 5. Przetwarzanie wniosków o zmianę zakresu projektu 6. Identyfikowanie i rozwiązywanie problemów K. Mazur, prof. UZ 27 Procesy zamykania projektu 1. Pozyskiwanie potwierdzenia od klienta, że wymagania projektu zostały spełnione 2. Planowanie i wdrażanie rezultatów 3. Opracowywanie końcowego sprawozdania z realizacji projektu 4. Prowadzenie audytu powdrożeniowego K. Mazur, prof. UZ 28 Podstawowe obszary wiedzy w zarządzaniu projektami K. Mazur, prof. UZ 29 Obszary wiedzy według PMBOK 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Zarządzanie integracją projektu Zarządzanie zakresem Zarządzanie czasem Zarządzanie kosztami Zarządzanie jakością Zarządzanie zasobami ludzkimi Zarządzanie komunikacją Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie zaopatrzeniem K. Mazur, prof. UZ 30 Zarządzanie integracją projektu • Łączenie w jedną całość wszystkich rezultatów realizacji procesów tworzących poszczególne grupy • Zaczyna się na etapie tworzenia dokumentu opisu projektu • Jest kontynuowane w planie realizacji i kończy się na zamknięciu projektu K. Mazur, prof. UZ 31 Zarządzanie zakresem • Identyfikacja i dokumentowanie wymagań klienta • Na tej podstawie dokonywane są: • Wybór najlepszego PLMC • Opracowanie WBS • Uwaga!!! Zakres bywa zmienny K. Mazur, prof. UZ 32 Zarządzanie czasem • Działania dotyczące planowania czasu (tworzenie harmonogramu, szacowanie całkowitego nakładu czasu pracy) • Działania dotyczące kontroli czasu (w ramach monitorowania i kontroli) K. Mazur, prof. UZ 33 Zarządzanie kosztami • Działania dotyczące planowania kosztów (opracowanie budżetu) • Działania dotyczące kontroli kosztów (w ramach monitorowania i kontroli) K. Mazur, prof. UZ 34 Zarządzanie jakością 1. Proces planowania jakości (określenie wymogów) 2. Proces gwarantowania jakości 3. Proces kontroli jakości K. Mazur, prof. UZ 35 Zarządzanie zasobami ludzkimi 1. Rekrutacja pracowników 2. Motywacja pracowników 3. Ocena pracowników K. Mazur, prof. UZ 36 Zarządzanie komunikacją • Kim są interesariusze projektu? • Co powinni wiedzieć na temat projektu? • • • • • • Jakiego wkładu oczekuje ode mnie zespół projektowy? Jak mogę poinformować o moich potrzebach? Kiedy projekt zostanie ukończony? Jaki wpływ będzie miał na mnie projekt? Czy zostanę zastąpiony kimś innym? W jaki sposób nauczę się korzystać z rezultatów realizacji projektu? • W jaki sposób należy zaspokoić ich potrzeby? K. Mazur, prof. UZ 37 Zarządzanie ryzykiem Podstawowe pytania: 1. Jakie rodzaje ryzyka mogą wystąpić w projekcie? 2. Jakie jest prawdopodobieństwo straty wynikającej z ryzyka? 3. Jaka jest wysokość straty w jednostkach pieniężnych? 4. Jakie straty są przewidywane w przypadku najgorszego scenariusza? 5. Jakie są inne metody realizacji projektu? 6. Jak możemy ograniczyć lub wyeliminować potencjalne straty? 7. Czy inne metody realizacji projektu wiążą się z innym poziomem ryzyka? K. Mazur, prof. UZ 38 Zarządzanie ryzykiem Plan zarządzania ryzykiem: 1. Identyfikacja ryzyka 2. Ocena ryzyka (statyczna lub dynamiczna) 3. Ograniczenie ryzyka 4. Monitorowanie ryzyka K. Mazur, prof. UZ 39 Przykład macierzy ryzyka Prawdopodobieństwo N S W N Zignorować Zignorować Rozważyć S Zignorować Rozważyć Podjąć działanie Rozważyć Podjąć działanie Podjąć działanie Strata W K. Mazur, prof. UZ 40 Zarządzanie zaopatrzeniem 1. 2. 3. 4. 5. Poszukiwanie dostawców Ocena dostawców Wybór dostawców Zakontraktowanie dostawcy Zarządzanie relacjami z dostawcą K. Mazur, prof. UZ 41 Literatura • R.K. Wysocki (2013), Efektywne zarządzanie projektami, Wiley & Sons (rozdziały 2 i 3) K. Mazur, prof. UZ 42