zarzproj02 - karolinamazur.pl

Zarządzanie projektami
Wykład 2 – Zarządzanie projektem
Plan wykładu
• Definicja zarzadzania projektami
• Typy podejść do zarządzania projektami
• Cykl życia projektu/Cykl zarządzania projektem
• Grupy procesów w zarządzaniu projektami
• Obszary wiedzy w zarządzaniu projektami wg PMBOK
Czym jest zarządzanie projektami
K. Mazur, prof. UZ
3
Definicja formalna
(Project Management Institute)
• Zarządzanie projektami: „Stosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi
i technik prognozowania działań pozwalających zrealizować założenia
projektu”
K. Mazur, prof. UZ
4
Definicja według R. K. Wysockiego (s. 72)
„Zarządzanie projektami to uporządkowane i zdroworozsądkowe
podejście, które wykorzystuje odpowiednie zaangażowanie klienta
w celu dostarczenia oczekiwanych przez niego rezultatów,
odpowiadające oczekiwanej dodatkowej wartości biznesowej”
K. Mazur, prof. UZ
5
Cykl Zarządzania Projektem
(Project Management Life Cycle)
• Pięć następujących po sobie grup procesów:
1.
2.
3.
4.
5.
Definiowanie zakresu
Planowanie
Wykonanie
Monitorowanie i kontrola
Zamykanie projektu
• Które realizuje się po to, aby osiągnąć główny cel projektu
• Wszystkie grupy procesów muszą pojawić się przynajmniej jeden raz
K. Mazur, prof. UZ
6
Typy podejść do zarządzania
projektami
K. Mazur, prof. UZ
7
Rodzaje zarządzania projektami
Rozwiązanie
Niejasny
Cel
Jasny
Jasne
Niejasne
MPx
xPM
Emertxe Project
Management
Extreme Project
Management
TPM
APM
Traditional Project Agile Project
Management
Management
K. Mazur, prof. UZ
8
Tradycyjne zarządzanie projektami
• Niewielka złożoność
• Brak tolerancji dla zmiany i niewielkie ryzyko
• Dobrze poznana infrastruktura technologiczna
• Doświadczone i kompetentne zespoły projektowe
• Projekty oparte na planowaniu
• Liniowy lub stopniowy model cyklu zarządzania projektami
K. Mazur, prof. UZ
9
Metody zwinnego zarządzania projektami
• Istotne problemy i nieznane rozwiązania
• Okazja biznesowa, której dotąd nie udało się wykorzystać
• Kluczowe znaczenie dla organizacji
• Zaangażowanie klienta
• Realizowane przez małe, powiązane ze sobą zespoły
• Model iteracyjny i adaptacyjny
K. Mazur, prof. UZ
10
Metody ekstremalnego zarządzania
projektami
• Projekty badawczo-rozwojowe
• Duże ryzyko
• Ekstremalny model PMLC
K. Mazur, prof. UZ
11
Modele cyklu zarządzania projektem emertxe
• Nowa technologia o nieznanym zastosowaniu/rozwiązanie, które nie
ma swojego problemu
K. Mazur, prof. UZ
12
Modele Cyklu Zarządzania
Projektem PMLC
Modele PMLC a rodzaje zarządzania projektami
• TPM – model liniowy i model stopniowy
• APM – model iteracyjny i model adaptacyjny
• xPM – model ekstremalny
• MPx – model ekstremalny
Model liniowy
Zakres
Plan
Rozpoczęcie
Monitorowanie
i kontrola
K. Mazur, prof. UZ
Zamknięcie
projektu
15
Model stopniowy
Zakres
Plan
Rozpoczęcie
stopnia
Monitorowanie
i kontrola
Zamknięcie
stopnia
Zamknięcie
projektu
Następny
stopień
N
T
K. Mazur, prof. UZ
16
Model iteracyjny
Zakres
Iteracja
planowania
Iteracja
rozpoczęcia
Iteracja
monitorowania
i kontroli
Iteracja
zamknięcia
Zamknięcie
projektu
Następna
iteracja
N
T
K. Mazur, prof. UZ
17
Model adaptacyjny
Zakres
Cykl
planowania
Cykl
rozpoczęcia
Cykl
monitorowania
i kontroli
Cykl
zamknięcia
Zamknięcie
projektu
Następny
cykl
N
T
K. Mazur, prof. UZ
18
Model ekstremalny
Zakres
Faza
planowania
Faza
rozpoczęcia
Faza
monitorowania
i kontroli
Faza
zamknięcia
Zamknięcie
projektu
Następna
faza
N
T
K. Mazur, prof. UZ
19
Grupy procesów w ramach
zarządzania projektami
K. Mazur, prof. UZ
20
Podstawowe grupy procesów zarządzania
projektami?
1.
2.
3.
4.
5.
Procesy wyznaczania zakresu projektu
Procesy planowania
Procesy rozpoczynania/wykonania
Procesy monitorowania i kontroli
Procesy zamykania projektu
K. Mazur, prof. UZ
21
Procesy wyznaczania zakresu projektu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Rekrutacja menedżera projektu
Rozpoznanie rzeczywistych potrzeb klienta
Tworzenie dokumentacji potrzeb klienta
Negocjowanie z klientem sposobu zaspokojenia potrzeb
Tworzenie jednostronicowego opisu projektu
Pozyskiwanie akceptacji najwyższego kierownictwa w celu
sporządzenia planu
K. Mazur, prof. UZ
22
Wymagania projektu:
• Według International Institute of Business Analysis (IIBA):
• „Wymaganiem jest:
1) Warunek lub funkcjonalność potrzebna interesariuszowi do
rozwiązania jakiegoś problemu lub osiągnięcia jakiegoś celu.
2) Warunek lub funkcjonalność, które muszą być spełnione lub w które
musi być wyposażone rozwiązanie lub element rozwiązania, aby
zostały spełnione wymogi umowy, normy, specyfikacji lub innego
formalnie obowiązującego dokumentu.
• Udokumentowana postać warunku lub funkcjonalności w rozumieniu
punktu (1) LUB (2)”.
K. Mazur, prof. UZ
23
Inaczej…
• Wymagania określają oczekiwane rezultaty oparte na wspólnych
elementach:
• Potrzebie wygenerowania wartości biznesowej
• Złożoność i niepewność
• Wymagania: oczekiwany stan (zestaw) docelowy – konieczny i wystarczający
K. Mazur, prof. UZ
24
Procesy planowania
1. Definiowanie niezbędnych działań
2. Szacowanie czasu potrzebnego do ukończenia wszystkich prac
3. Szacowanie zasobów potrzebnych do ukończenia wszystkich prac
4. Szacowanie całkowitego kosztu realizacji projektu
5. Wyznaczanie kolejności podejmowanych działań
6. Formułowanie wstępnego harmonogramu
7. Analiza i korygowanie harmonogramu
8. Formułowanie planu zarządzania ryzykiem
9. Tworzenie dokumentacji planu projektu
10. Pozyskiwanie akceptacji kierownictwa
K. Mazur, prof. UZ
25
Procesy rozpoczynania/wykonania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Rekrutacja zespołu projektowego
Sporządzanie dokumentu opisu projektu
Wyznaczanie zasad funkcjonowania zespołu
Opracowanie procesu zarządzania zmianami zakresu projektu
Zarządzanie komunikacją wewnątrz zespołu projektowego
Finalizacja prac nad harmonogramem realizacji projektu
Wyznaczanie pakietów roboczych
K. Mazur, prof. UZ
26
Procesy monitorowania i kontroli
1. Tworzenie systemów monitorowania postępów i systemu
raportowania
2. Monitorowanie postępów prac nad projektem
3. Monitorowanie ryzyka
4. Raportowanie stanu realizacji projektu
5. Przetwarzanie wniosków o zmianę zakresu projektu
6. Identyfikowanie i rozwiązywanie problemów
K. Mazur, prof. UZ
27
Procesy zamykania projektu
1. Pozyskiwanie potwierdzenia od klienta, że wymagania projektu
zostały spełnione
2. Planowanie i wdrażanie rezultatów
3. Opracowywanie końcowego sprawozdania z realizacji projektu
4. Prowadzenie audytu powdrożeniowego
K. Mazur, prof. UZ
28
Podstawowe obszary wiedzy
w zarządzaniu projektami
K. Mazur, prof. UZ
29
Obszary wiedzy według PMBOK
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Zarządzanie integracją projektu
Zarządzanie zakresem
Zarządzanie czasem
Zarządzanie kosztami
Zarządzanie jakością
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Zarządzanie komunikacją
Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie zaopatrzeniem
K. Mazur, prof. UZ
30
Zarządzanie integracją projektu
• Łączenie w jedną całość wszystkich rezultatów realizacji procesów
tworzących poszczególne grupy
• Zaczyna się na etapie tworzenia dokumentu opisu projektu
• Jest kontynuowane w planie realizacji i kończy się na zamknięciu
projektu
K. Mazur, prof. UZ
31
Zarządzanie zakresem
• Identyfikacja i dokumentowanie wymagań klienta
• Na tej podstawie dokonywane są:
• Wybór najlepszego PLMC
• Opracowanie WBS
• Uwaga!!! Zakres bywa zmienny
K. Mazur, prof. UZ
32
Zarządzanie czasem
• Działania dotyczące planowania czasu (tworzenie harmonogramu,
szacowanie całkowitego nakładu czasu pracy)
• Działania dotyczące kontroli czasu (w ramach monitorowania i
kontroli)
K. Mazur, prof. UZ
33
Zarządzanie kosztami
• Działania dotyczące planowania kosztów
(opracowanie budżetu)
• Działania dotyczące kontroli kosztów (w ramach
monitorowania i kontroli)
K. Mazur, prof. UZ
34
Zarządzanie jakością
1. Proces planowania jakości (określenie wymogów)
2. Proces gwarantowania jakości
3. Proces kontroli jakości
K. Mazur, prof. UZ
35
Zarządzanie zasobami ludzkimi
1. Rekrutacja pracowników
2. Motywacja pracowników
3. Ocena pracowników
K. Mazur, prof. UZ
36
Zarządzanie komunikacją
• Kim są interesariusze projektu?
• Co powinni wiedzieć na temat projektu?
•
•
•
•
•
•
Jakiego wkładu oczekuje ode mnie zespół projektowy?
Jak mogę poinformować o moich potrzebach?
Kiedy projekt zostanie ukończony?
Jaki wpływ będzie miał na mnie projekt?
Czy zostanę zastąpiony kimś innym?
W jaki sposób nauczę się korzystać z rezultatów realizacji projektu?
• W jaki sposób należy zaspokoić ich potrzeby?
K. Mazur, prof. UZ
37
Zarządzanie ryzykiem
Podstawowe pytania:
1. Jakie rodzaje ryzyka mogą wystąpić w projekcie?
2. Jakie jest prawdopodobieństwo straty wynikającej z ryzyka?
3. Jaka jest wysokość straty w jednostkach pieniężnych?
4. Jakie straty są przewidywane w przypadku najgorszego scenariusza?
5. Jakie są inne metody realizacji projektu?
6. Jak możemy ograniczyć lub wyeliminować potencjalne straty?
7. Czy inne metody realizacji projektu wiążą się z innym poziomem
ryzyka?
K. Mazur, prof. UZ
38
Zarządzanie ryzykiem
Plan zarządzania ryzykiem:
1. Identyfikacja ryzyka
2. Ocena ryzyka (statyczna lub dynamiczna)
3. Ograniczenie ryzyka
4. Monitorowanie ryzyka
K. Mazur, prof. UZ
39
Przykład macierzy ryzyka
Prawdopodobieństwo
N
S
W
N
Zignorować
Zignorować
Rozważyć
S
Zignorować
Rozważyć
Podjąć działanie
Rozważyć
Podjąć działanie Podjąć działanie
Strata
W
K. Mazur, prof. UZ
40
Zarządzanie zaopatrzeniem
1.
2.
3.
4.
5.
Poszukiwanie dostawców
Ocena dostawców
Wybór dostawców
Zakontraktowanie dostawcy
Zarządzanie relacjami z dostawcą
K. Mazur, prof. UZ
41
Literatura
• R.K. Wysocki (2013), Efektywne zarządzanie projektami, Wiley & Sons
(rozdziały 2 i 3)
K. Mazur, prof. UZ
42