Koordynator projektu: Kaja Latko Redakcja tekstów: Kaja Latko
Transkrypt
Koordynator projektu: Kaja Latko Redakcja tekstów: Kaja Latko
Koordynator projektu: Kaja Latko Redakcja tekstów: Kaja Latko Michał Wójcicki Szymon Krasuski Jarosław Jaworski Wojciech Karcz Dominika Foretek Jan Krzysztoforski Łukasz Drożdż Korekta i edycja tekstów: Michał Wójcicki Kaja Latko Grafika: Przemysław Giza Jakub Rostkowski Skład: Łukasz Drożdż Podziękowania dla: Autorów IKNiOS 2007/2008 Wydawca: SSPW "Urodziłeś/łaś się po to, by wieść nadzwyczajne życie, robić nadzwyczajne rzeczy i pomóc nadzwyczajnej liczbie ludzi." Mike Litman 1 Spis Treści Stopka redakcyjna Spis Treści Wstęp I. Jak założyć Koło? Podstawy prawne istnienia Koła Naukowego Od czego zacząć? II. Dobre praktyki w Kole Walne zgromadzenie Integracja Pomieszczenie Następcy i ciągłość władzy Kontakty z WRS Współpraca między Kołami Koło może być częścią Rady Wydziału Archiwizacja dokumentów Rekrutacja Kandydowanie do Parlamentu Alumni III. Zarządzanie Myślenie na papierze Misja i cele długoterminowe O wyznaczaniu celów Zarządzanie Kołem w czasie Analiza SWOT Podstawy myślenia projektowego Przywództwo Motywacja Skuteczne delegowanie do zadań Zasady udzielania konstruktywnej krytyki Twórcze rozwiązywanie problemów IV. Narzędzia Podstawy dobrej prezentacji Forum Aplikacje Google Ankiety internetowe V. Promocja Sposoby na promocję Wizerunek Koła Promocja w mediach studenckich PW Tablica informacyjna Plakat 2 1 2 3 5 6 7 12 13 14 17 18 19 20 21 22 23 27 29 30 31 32 33 35 38 41 44 46 49 52 55 72 73 75 76 77 79 80 81 85 86 87 Promocja w liceach VI. Finanse Źródła Finansowania Jak wnioskować o dofinansowanie? eWniosek2 (eW2) VII. Projekty Szkolenia Organizacja konferencji Cykle wykładów Wnioski patentowe Organizacja imprez Zaliczanie prac przejściowych i dyplomowych projektami w Kole Konkursy Wyjazdy na konferencje Dodatkowe przedmioty Cykliczne projekty naukowe VIII. Rozwój Koła we współpracy z instytucjami wspomagającymi rozwój nauki Zespół Rzeczników Patentowych przy Politechnice Warszawskiej s.c. Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Venture Capital Kontakty z instytucjami naukowymi Podsumowanie IX. Rada Kół Naukowych Czym jest Rada Kół Naukowych PW i jak działa? W czym Rada Kół Naukowych może się okazać pomocna dla naszego Koła? Projekty RKN PW X. Struktury Uczelni Struktury PW Struktury SSPW Jednostki Współpracujące Administracja Centralna XI. Jak pisać? Zaproszenie Upoważnienie Porozumienie XII. Papierkologia 88 90 91 108 127 130 131 133 139 141 143 144 145 146 147 148 150 151 152 154 155 156 157 158 159 160 164 165 167 172 173 176 177 178 179 181 PO CO POWSTAŁ TEN PORADNIK ? Skoro czytasz ten tekst, to zapewne posiadasz już motywację aby chociaż zajrzeć do tego poradnika. Coś dla siebie znajdą w nim zarówno działacze Kół Naukowych rozpoczynający swoją aktywność, jak i Ci chcący ją usystematyzować i dowiedzieć się czegoś więcej. Poradnik może się okazać również przydatny jako pomoc "dydaktyczna" podczas przekazywania doświadczenia i wiedzy młodszym stażem członkom Koła, przez tych bardziej wprawionych w bojach. Głównym celem powstania tego poradnika było zebranie w jednym miejscu informacji potrzebnych do zakładania, rozwijania i prowadzenia Koła Naukowego. WSTĘP Pomimo natłoku zajęć na Uczelni, dodatkowej pracy, czy też godzin spędzanych na imprezowaniu, wielu studentów Politechniki Warszawskiej należy do Kół Naukowych. Przynależność do tych grup to naprawdę wartościowe doświadczenie, wiążące się z wieloma korzyściami. Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na możliwość pracy z fascynującymi ludźmi, podzielającymi nasze zainteresowania oraz poglądy na życie. Poprzez działalność w organizacjach możemy rozwijać swój krąg znajomych o osoby ze starszych lat studiów, a nawet innych wydziałów. Miło jest idąc po kampusie spotykać znajomych co krok. Koła Naukowe pozwalają też na realizację ciekawych, nowatorskich projektów (np. budowa satelitów oraz robotów, badania enzymów itp. - wszystkiego na co nasza wyobraźnia będzie sobie w stanie pozwolić), które pomagają nam się rozwijać i stanowią ciekawy wpis do CV, co ostatnio stało się dosyć istotne. Dzięki nim możemy brać udział w pokazach promujących 3 naukę, wyjazdach i konferencjach - innymi słowy już jako studenci zacząć budować swój dorobek naukowy. Będąc aktywnym działaczem przestajemy być anonimowi, co ma ogromne znaczenie podczas kontaktów z wykładowcami lub dziekanem, a nawet przy okazji spotkań z potencjalnym pracodawcą. Chcąc aktywnie włączyć się w życie Uczelni, mamy do wyboru trzy drogi: Samorząd Studentów, Organizacje Studenckie lub Koła Naukowe - o tych ostatnich traktuje ten poradnik. Koła Naukowe, jak sama nazwa wskazuje, powstają, abyśmy mogli realizować za ich pomocą nasze ambicje naukowe. Będąc reprezentantem Koła, znacznie łatwiej uzyskać środki na prowadzenie badań, wykonanie projektu, czy też pracy na konkurs naukowy. Przekrój aktywności Kół na Politechnice jest równie duży, a nawet większy niż profil jej działalności. Zaangażowanie w życie Uczelni przyniesie Ci sporo ciężkiej i męczącej pracy, ale również o niebo więcej radości, satysfakcji oraz dobrej zabawy! 4 I. JAK ZAŁOŻYĆ KOŁO? 5 Podstawy prawne istnienia Koła Naukowego Podstawy prawne są nam potrzebne, aby wiedzieć jakie miejsce zajmujemy w większej strukturze jaką jest Uczelnia. Pozwalają nam one uprawomocnić działalność Koła oraz decyzje podejmowane w nim i względem niego. Podstawą prawną działania Kół Naukowych jest art. 204 ustawy z dnia 27 lipca 2005 - "Prawo o szkolnictwie wyższym". Zapisano w niej, że: "studenci mają prawo zrzeszania się w uczelnianych organizacjach studenckich, w szczególności w kołach naukowych..." Co z tego wynika? Zgodnie z tym artykułem Koła Naukowe, które zrzeszają wyłącznie studentów lub studentów i nauczycieli akademickich mają prawo do występowania z wnioskami do władz uczelni lub organów samorządu studenckiego. Uczelnia natomiast ma prawo przyznawać środki finansowe Kołom Naukowym, z wydatkowania których muszę się one sprawozdawać i rozliczać. Szczegółowe zasady funkcjonowania Kół Naukowych na Politechnice Warszawskiej określa Zarządzenie nr 33 Rektora PW [Patrz: Papierkologia]. Precyzuje ona sposób oraz warunki koniecznie do rejestrowania Koła oraz jego obowiązki względem Uczelni. Odwołania do tego zarządzenia będą wielokrotnie pojawiać się w tym rozdziale. 6 OD CZEGO ZACZĄĆ ? Działania formalne Kiedy mamy pomysł na założenie Koła, określiliśmy czym ma się ono zajmować, oraz zgromadziliśmy ludzi chętnych podjęcia się tego przedsięwzięcia potrzebujemy wykonać 3 kroki formalne w celu jego rejestracji. Krok 1 - Znalezienie opiekuna. Posiadanie opiekuna przez Koło jest warunkiem koniecznym stawianym przez zarządzenie 33. Opiekun może wspierać Koło w następujący sposób: udzielać poparcia na forum wydziału i uczelni dla działań Koła ułatwiać kontakty między członkami i sympatykami Koła, a pracownikami Wydziału pomagać w ustalaniu programu działalności Koła pomagać w formułowaniu i zatwierdzaniu tematów prac badawczych, podejmowanych przez Koło udzielać pomocy organizacyjnej i dydaktycznej członkom Koła uczestniczyć w walnych zebraniach z głosem doradczym Opiekun naszego Koła powinien być osobą, która zaangażuje się w pracę Koła pozostawiając nam jednocześnie konieczną swobodę w działaniu. Warto zapytać wśród młodych doktorów czy podjęliby się pełnienia takiej funkcji, ponieważ często mają ku temu więcej chęci i zaangażowania. Możemy brać również pod uwagę starszych pracowników wydziału. Jeśli jest to osoba otwarta na inicjatywę ze strony studentów, będzie dobrym opiekunem, a ze względu na długi staż pracy łatwiej będzie jej załatwić niektóre formalności. 7 Koło może mieć więcej niż jednego opiekuna. Jeśli znaleźliśmy opiekuna dla naszego Koła powinniśmy poinformować władze wydziału i instytutu, że chcemy założyć Koło Naukowe. Krok 2 - Stworzenie regulaminu Koła. Regulamin jest instrumentem, który określa podstawy prawne funkcjonowania Koła. Regulamin powinien zawierać: nazwę organizacji cele organizacji i sposoby ich realizacji sposób nabywania i utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków organy organizacji, tryb dokonywania ich wyboru, odwołania i uzupełniania składu [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Walne zgromadzenie] kompetencje członków, a także warunki ważności uchwał sposób reprezentowania organizacji zasady dokonywania zmian regulaminu sposób rozwiązania organizacji W kolejnych latach swojej działalności możemy zauważyć, że potrzebujemy dodatkowych instrumentów, więc nasz regulamin będzie się rozbudowywał. Każdy regulamin musi zostać zatwierdzony przez Walne Zgromadzenie Koła oraz prawników PW. Akt ten powinien pozostawać w zgodzie z przepisami prawa i Statutem Politechniki Warszawskiej. Jasne i zrozumiałe postanowienia regulaminu pozwalają na uniknięcie ewentualnych konfliktów oraz ułatwiają sprawne zarządzanie. Przykładowy regulamin znajdziecie w rozdziale "Papierkologia". (Regulamin 8 nazywa się czasem Statutem, jednak poprawną nazwą wynikającą z treści Zarządzenia 33 jest Regulamin). Krok 3 - Wpis do Rejestru Kół i Organizacji PW. W myśl "Ustawy o szkolnictwie wyższym" uczelniane organizacje studenckie, w tym Koła Naukowe, podlegają rejestracji. Organem rejestrującym i prowadzącym rejestr jest Rektor. Wszystkie potrzebne dokumenty do rejestracji należy dostarczyć do Biura Rektora [patrz: Struktury PW -> Biuro Rektora], gdzie zostają sprawdzone i przedłożone Rektorowi. Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać wniosek o wpis do rejestru, zostały wskazane w § 3 ust. 1 i 2 Zarządzenia 33. Zgodnie z wymienionym ustępem, wniosek powinien zawierać: nazwę naszej organizacji lub Koła Naukowego cel działania jednostkę organizacyjną Uczelni, przy której Koło będzie działać Wniosek podpisują osoby upoważnione przez założycieli do działania w ich imieniu albo członkowie zarządu. Do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty: listę założycieli, zawierającą ich imiona i nazwiska, adresy zameldowania oraz własnoręczne podpisy regulamin listę członków zarządu oraz ewentualnie wykaz osób upoważnionych przez założycieli do działania w imieniu Organizacji do czasu jej zarejestrowania, zawierający ich adresy zameldowania zgodę pracownika Uczelni mającego pełnić funkcję opiekuna naukowego (dotyczy tylko Kół Naukowych) 9 zgodę kierownika jednostki organizacyjnej Uczelni (dziekan, dyrektor instytutu), przy której działać ma nasze Koło Naukowe Po skompletowaniu całej tej dokumentacji powinna ona trafić do Biura Rektora. Stamtąd zostanie przekazana prawnikom Politechniki Warszawskiej do weryfikacji. Jeśli wszystko będzie w porządku nasza jednostka zostanie zarejestrowana i będzie miała wszelkie prawa i obowiązki, jakie przysługują Kołom na naszej Uczelni. [Patrz: RKN -> Prawa i Obowiązki Koła]. Działania nieformalne Tworzenie Koła Naukowego może być projektem rozpisanym na wiele miesięcy pracy. Stopień złożoności tego przedsięwzięcia zależy od tego, jaką będziemy mieli wizję Koła np. liczbę członków, rozmach i zakres projektów (naukowe, dydaktyczne, promocyjne) itp. Aby Koło istniało dłużej niż okres studiowania "ojców założycieli" [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Następcy i ciągłość władzy] oraz było w stanie podejmować coraz ambitniejsze projekty koniecznie jest podjęcie działań na płaszczyznach innych niż naukowe. Należą do nich aspekty promocyjne, rekrutacyjne, integracyjne, zarządcze. Dlatego z działaniami formalnymi w czasie tworzenia Koła warto od razu prowadzić równolegle prace nad takimi elementami jak: 10 Promocja i wizerunek Koła: [patrz: Promocja] nazwa Koła strona internetowa i domena system identyfikacji wizualnej gablota na wydziałowym korytarzu Zarządcze: założenie forum internetowego lub innego środka wymiany informacji i kontaktów między członkami Koła [patrz: Narzędzia] określenie zasad rekrutacji oraz praw i obowiązków członków Koła (konieczne, bo tylko zaangażowani ludzie będą się przyczyniali do rozwoju Koła, a jasno określone zasady sprzyjają zaangażowaniu) wykorzystanie sprawdzonych narzędzi i podejmowania decyzji [patrz: Zarządzanie] planowania Integracyjne [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Integracja] inicjatywy sprzyjające wzajemnemu poznaniu się członków Koła wymiana kontaktów takich jak numery telefonów, numery GG itp. Znaczenie powyższych działań może być niejasne dla osób, które dopiero zaczynają swoja przygodę z zakładaniem Koła. Dlatego zawsze opłaca się nawiązać kontakty z osobami, które działają w Kołach od dawna i są nam w stanie opowiedzieć o wszystkim na zasadzie "studium przypadku". Korzystanie z pozytywnych i sprawdzonych wzorców może nam naprawdę zaoszczędzić wiele wysiłku i czasu. 11 II. DOBRE PRAKTYKI W KOLE 12 W tym rozdziale znajdują się omówienia zagadnień i problemów, z którymi każde Koło spotyka się na co dzień. Obok omówień tematu znajdują się przykładowe rozwiązania i rzeczy, na które warto zwrócić uwagę. Koło Naukowe jako organizacja może utrzymywać pewne standardy działania. W świecie biznesu określone są one normami ISO. Norma taka reguluje pewne powtarzalne wzorce i procedury działania organizacji. Aby sprostać oczekiwaniom współczesnego świata i być postrzeganym jako profesjonaliści, z którymi warto współpracować, my też powinniśmy utrzymywać takie standardy. W tym rozdziale znajdziemy kilka wartościowych procedur i norm działalności. WALNE ZGROMADZENIE Walne zgromadzenie jest najważniejszym organem w Kole. Skład walnego zgromadzenia, sposób jego zwoływania, oraz zakres praw jakimi dysponuje określa regulamin każdego Koła [patrz: Papierkologia -> Przykładowy regulamin]. Walne zgromadzenie może (ale nie musi) pełnić następujące funkcje: wybierać i odwoływać zarząd Koła tworzyć lub zmieniać regulamin Koła decydować o kwestiach spornych w Kole podejmować decyzję o przyjęciu nowych członków Przy organizowaniu walnego zgromadzenia, należy pamiętać o tym, aby: Poinformować zainteresowane osoby dużo wcześniej (zwyczajowo 2 tygodnie przed, z prośbą o potwierdzenie udziału) 13 powołać komisję skrutacyjną sporządzić protokół spotkania, a także listę obecności (wpisują się na nią wszystkie osoby na sali, a osoby z prawem głosu powinny to dodatkowo zaznaczyć) wszystkie nasze ustalenia muszą być spisane w formie uchwał (jeśli takowe przewiduje regulamin) oraz podpisane przez komisję skrutacyjną INTEGRACJA Często zdarza się, że nie znamy się wzajemnie w obrębie Koła. Nie mamy pojęcia, kto jak ma na imię, jakie są jego szczególne zainteresowania, mocne i słabe strony. Nie wiemy czego możemy oczekiwać po danej osobie. Taka sytuacja występuje regularnie np. po okresie naboru. Nowi członkowie często czują się zagubieni lub zawstydzeni, co może skutkować np. brakiem śmiałości przed publicznym wykazywaniem inicjatywy na forum Koła. Z tych powodów opłaca się włożyć trochę wysiłku w integrację Koła. Jej cele są następujące: umacnianie więzi nieformalnych pomiędzy członkami Koła zwiększanie wzajemnego zaufania i sympatii polepszenie komunikacji interpersonalnej zwiększenie grupowej skuteczności w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów 14 Ludzie, którzy się znają i mają dobre kontakty, realizują postawione przed nimi zadania sprawniej i z większym zaangażowaniem. Gdy identyfikujemy się z daną grupą jesteśmy zdolni do znacznie większych poświęceń na jej rzecz. Jeśli więc Koło cierpi na brak zaangażowania ze strony swoich członków być może jednym z rozwiązań jest sprawienie, aby identyfikowali się oni bardziej z Kołem do którego należą. Jest wiele prostych sposobów służących integracji: wspólny wyjazd, wyjście na imprezę lub organizacja "domówki" w małym gronie. Dobrze sprawdzają się grille Kołowe oraz nocne maratony filmowe. Przydatne są również gry zapoznawcze, którym zazwyczaj towarzyszy dużo śmiechu. Mogą one sprawić, że z łatwością nauczymy się swoich imion, co nie zawsze jest takie oczywiste w przypadku wspólnego wyjścia na imprezę. W codziennej pracy waszego Koła warto zadbać, aby spotkania członków Koła nie ograniczały się tylko do formalnej części. Po spotkaniu można wyjść na wspólne piwo lub kebab. Poniżej znajdują się przykładowe gry integracyjne, które można użyć do złamania pierwszych barier i wprowadzenia miłej zabawowej atmosfery: Gra 1. Animator bierze jakiś przedmiot i mówi ,,Mam na imię... np.: Monika, a to tutaj to krokodyl" i podaje go następnej osobie. Osoba, do której się zwrócił, bierze od niego ten przedmiot i mówi ,,Nazywam się... np.: Tomek, to jest krokodyl, dostałem go od Moniki. Następne osoby, biorąc przedmiot muszą powtórzyć imiona wszystkich poprzednich osób. Jeżeli graczy jest zbyt wielu, możemy wymienić imiona tylko pięciu lub dziesięciu graczy przed nami. Gra 2. Rzucamy w kręgu jakimś przedmiotem (piłka, kostka) i mówimy swoje imię i imię odbiorcy np. ,,Kasia do Ani", ,,Ania do Basi". Można się umówić, że to czym rzucamy, to ,,granat", 15 "bomba", "bakcyl" i dlatego należy go podawać jak najszybciej, i niezmiernie uważnie tak by go nie upuścić na podłogę i nikogo nie uderzyć. Gdy jednak upadnie, można głośno krzyczeć ,,Bum", lub wykonać padnij. Gra 3. Animator przedstawia się i rzuca (po ziemi) do jakiejś osoby siedzącej w kręgu kłębek wełny, trzymając jednak jego koniec. Osoba ta przedstawia się i rzuca kłębek do kogoś innego, trzymając jednocześnie nitkę przy sobie. Między osobami powstaje ,,pajęcza sieć". Ostatnia osoba zaczyna zwijanie kłębka i mówi imiona kolejnych osób. Gra 4. Uczestnicy siedzą w kręgu. Prowadzący chodzi wewnątrz w takt skandowanego przez grupę jego imienia: ,,to Darek, to Darek, to Darek... W tym czasie wskazuje następną osobę, która podchodzi do niego, kładzie mu ręce na ramiona i idą dalej. W tym czasie wszyscy wypowiadają imię ,,nowego wagonika" skandując tak, jak poprzednio. Kolejno zapraszane osoby wchodzą do środka i tak powstaje pociąg. Gra 5. Wszyscy uczestnicy stoją w kole, na dany znak zamykają oczy, wyciągają przed siebie ręce i idą powoli do przodu, aż poczują, że mogą dosięgnąć osoby z naprzeciwka. Kiedy wszyscy są już w środku starają się poszukać jakiejś wolnej dłoni. Kiedy uczestnik ma już obie dłonie zajęte może otworzyć oczy. W ten sposób powstaje kłębowisko ciasno połączonych rąk i ciał. Teraz trzeba się z tego wyplątać, nie rozłączając dłoni. Jeśli się to uda, znowu powstaje Koło, (czasem dwa lub więcej). Jest to świetna zabawa dla wszystkich, jednak liczba uczestników nie może być zbyt duża. Sprzyja integracji gdyż trzeba się z innymi komunikować i pomagać im w ,,trudnych sytuacjach". 16 Gra 6. Dzielimy graczy na dość liczne grupy (ok. 10 osób), ich zadaniem jest ustawić się w jednym rzędzie według różnych właściwości: wzrostu, wielkości butów, daty urodzenia, imion (alfabetycznie) itp. Trzeba to jednak zrobić nic nie mówiąc. POMIESZCZENIE Nie trzeba nikogo przekonywać, że dobrze jest posiadać pomieszczenie, w którym moglibyśmy się spotykać, pracować nad wspólnymi projektami oraz trzymać wszystkie drobiazgi. Tu mogą odbywać się eksperymenty naukowe, spotkania, szkolenia itd. Pomieszczenie to również świetny sposób na integrację. Spełnia ono swoją rolę nie tylko podczas oficjalnych spotkań Koła. Członkowie koła przychodzą tu na co dzień tworząc pewną społeczność. Na każdym wydziale znajdują się pomieszczenia, za które odpowiada dziekan, jak również te, których przydziały są autonomiczną decyzją instytutów. Aby je otrzymać trzeba więc wystąpić z oficjalną prośbą do właściwego adresata. Zanim jednak do tego przystąpimy przydaje się nieoficjalne zbadanie, jakie są szanse na powodzenie naszego planu. Zdobycie pomieszczenia jest łatwiejsze, gdy nasze Koło ma silną pozycję na wydziale. Jeśli więc nie mamy 100% gwarancji sukcesu, dobrze jest wykazać się naszą działalnością w oczach władz, w czym na pewno pomoże odpowiednio wcześnie rozpoczęta promocja Koła [patrz: Promocja]. Niestety rezultat naszych starań nie zawsze musi być kolorowy albo dzielimy pomieszczenie z innymi Kołami bądź doktorantami, albo w ogóle nie ma dla nas miejsca na macierzystym wydziale. Może zdarzyć się, że mimo obecności zagraconych i nie wykorzystywanych przez nikogo pomieszczeń nikt nie będzie chciał ich nam udostępnić, ponieważ instytuty traktują je jako potencjalny kapitał do zagospodarowania w przyszłości. "Najlepszą metodą przewidywania przyszłości jest jej tworzenie." Peter Drucker 17 Wtedy najlepszym sposobem jest udanie się do Centrum Ruchu Studenckiego [CRS] i porozmawianie o udostępnieniu miejsca na spotkania w CRSie. Będziemy dzięki temu mieli dostęp do wszystkiego, co jest związane z biurem. Na dodatek nasi starsi koledzy z innych organizacji, których będziemy często widywać, chętnie podzielą się swoimi doświadczeniami. Jeśli nasze starania zostaną uwieńczone sukcesem, będziemy potrzebowali trochę sprzętu biurowego. Z doświadczenia wynika, że można je uzyskać od instytutu (np. sprzęt skreślany ze stanu), lub zasobów własnych członków Koła. Sprzęty możemy również otrzymać składając wniosek o tzw. dosprzętowienie [Patrz: Finanse --> Jak wnioskować? --> Dosprzętowienie], natomiast materiały nietrwałe takie jak papier, nożyczki zdobędziemy z pieniędzy na tzw. działalność bieżącą [patrz: Finanse --> Skąd? --> Działalność bieżąca]. NASTĘPCY I CIĄGŁOŚĆ WŁADZY Sprawnie działający zarząd, pełen doświadczonych i aktywnych osób, jest na wagę złota. Taka grupa zapaleńców pozwala zmotywować innych do pracy, jest źródłem innowacyjnych pomysłów, a ich projekty są bardzo dobrze realizowane - Koło się rozwija. Jednak zarząd kończy kiedyś swoją działalność. Taka sytuacja może być problematyczna dla ciągłości działalności Koła. Aby temu zapobiec, musimy od początku patrzeć na Koło nie tylko z własnej perspektywy ("Co Ja mogę dać Kołu na dzień dzisiejszy?"), ale także z perspektywy bardziej odległej przyszłości naszej organizacji ("W którym kierunku ma zmierzać Koło, kiedy zakończę moją działalność w nim?"). Dlatego od początku kadencji powinniśmy poszukiwać następców. Osoby takie zwykle wykazują dużą aktywność i potencjał rozwojowy. Pozwala to na kontynuację działalności Koła, by po okresie rozwoju nie 18 nastąpiła stagnacja lub nawet spadek aktywności jednostki. Najlepiej będzie, gdy nowych członków będziemy wdrażali stopniowo w sposób funkcjonowania a także sprawy administracyjne i finansowe Koła. Nie powinniśmy się bać powierzać im części własnych obowiązków, przekazywać odpowiedzialności za coraz trudniejsze projekty [patrz: Zarządzanie -> Skuteczne delegowanie do zadań]. Poprzez tego typu działania, bardzo szybko zauważymy wyróżniające się osoby - wizjonerów, którzy mają mnóstwo pomysłów na usprawnienie pracy Koła, czy świetnych menadżerów, których umiejętności ułatwiają im sprawną koordynację projektów. Szczególnie takie osoby należy wdrażać w różne aspekty pracy zarządu. Zarząd powinni tworzyć ludzie z chęcią do działania [patrz: Zarządzanie -> Przywództwo]. Warty by część stanowiły osoby z doświadczeniem, które podzielą się nim z mniej doświadczonymi członkami zarządu. Pozwoli to na lepsze przygotowanie się młodszych stażem członków do przejęcia steru. Obecność w zarządzie to dla nich zarówno wyróżnienie jak i pewne zobowiązanie, co dodatkowo motywuje do rozwoju wiedzy i umiejętności. Byli członkowie zarządu stanowią źródło wiedzy, z którego warto korzystać. [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Alumni] Warto delegować cześć członków do pracy "na zewnątrz", szczególnie do RKN-u lub WRS-u, wtedy mogą uzyskane pomysły i doświadczenie wykorzystać w działalności w Kole. KONTAKTY Z WRS Podstawowym ośrodkiem aktywności studentów na Uczelni jest Samorząd Studentów, tworzą go wszyscy studenci Politechniki Warszawskiej. Szczególne znaczenie mają Wydziałowe Rady Samorządu (WRS), które koordynują działalność studentów na poziomie wydziałów. Współpraca między naszym Kołem Naukowym a WRS może przynieść obopólne korzyści, w tym wzmocnić pozycję Koła Naukowego i WRS na wydziale oraz stworzyć możliwość realizacji wspólnych, dużych projektów. "Jeśli chcesz gdzieś dojść, najlepiej znajdź kogoś, kto już tam doszedł." Robert Kiyosaki 19 Warto organizować wspólne projekty z WRS-em, bo pozwala to na zwiększenie ich skali oraz dotarcie do większego grona studentów. Dzięki WRS-owi nasz projekt nie jest odbierany wyłącznie jako projekt naukowy. Warto informować się wzajemnie o planowanych projektach, zapraszać przedstawicieli WRS na zebrania Koła oraz chodzić na zebrania WRS-u. Dzięki temu możemy wymieniać doświadczenia. Przy promowaniu naszych projektów możemy korzystać z kanałów komunikacji WRS-u (strona www, lista mailingowa, tablice ogłoszeniowe). Będzie nam się lepiej współpracowało, jeśli pomyślimy również o integracji członków Koła Naukowego i członków WRS - ognisko lub impreza pozwolą nam na luzie spotkać się po godzinach i poznać się bliżej. Wtedy więzi wykroczą ponad "relacje służbowe". Jest wiele możliwości wspólnych projektów: dni otwarte, wykłady fakultatywne, konferencje, wyjazdy dydaktyczne, imprezy integracyjne, juwenalia, targi i pikniki edukacyjne, pokazy... Wspólnymi siłami i budżetem można zdziałać znacznie więcej niż osobno. Wspólne doświadczenia pozwalają zrealizować projekt sprawniej, szybciej i z większym rozmachem. Poza tym w grupie siła, większe projekty i wspólnie wykonane są lepiej postrzegane przez władze uczelni i wydziału. WSPÓŁPRACA MIĘDZY KOŁAMI Na Politechnice Warszawskiej istnieje ponad 80 Kół Naukowych. Czasami projekt naszego Koła wykracza poza ramy dziedziny, którą się zajmujemy. Wtedy można poszukać pomocy wśród pozostałych Kół, które mogłyby nam w pewnej części projektu pomóc, bo znają się na tym znacznie lepiej od nas. 20 We współpracy między Kołami liczy się jeszcze jeden aspekt wszystkie Koła natrafiają na te same problemy np. natury organizacyjnej związanej z procedurami finansowymi, czy z ciągłością władzy. Rozmowy na ten temat mogą podsuwać rozwiązania problemów, z którymi inni spotkali się już wcześniej i znaleźli ich rozwiązanie. KOŁO MOŻE BYĆ CZĘŚCIĄ RADY WYDZIAŁU Rada jest najwyższą jednostką uchwałodawczą na wydziale. Statut Politechniki Warszawskiej (§61, Pkt 1, Ust 6) mówi że studenci powinni stanowić minimum 19% Rady Wydziału: "...przedstawiciele studentów wydziału, wybrani z ich grona, w liczbie nie mniejszej niż 19%, w tym przewodniczący wydziałowej rady samorządu studentów..." Obsadzenie tych miejsc najczęściej leży w gestii Wydziałowej Rady Samorządu (WRS), chociaż zdarza się, że Dziekan wyraża życzenie co do obsadzenia tych miejsc i zaprasza np. Koła Naukowe. Przedstawiciele Kół Naukowych nominalnie nie są członkami Rady Wydziału. Gdy członkostwo zależy od dziekana lub decyzji Rady, to te dwie władze: kolegialna i osobowa mogą wykorzystać punkt statutu : ,,Dziekan może zapraszać na posiedzenia rady wydziału inne osoby z własnej inicjatywy lub na wniosek rady wydziału". Dzięki poparciu waszego opiekuna naukowego lub rozmowie z dziekanem możecie dostać jako Koło prawo głosu, a wtedy zaczynacie się liczyć na wydziale, ponieważ dysponujecie głosem - czasem tym przeważającym szalę. Ewentualnie możemy rozmawiać z WRS-em, by jednym z reprezentujących studentów był członek Koła Naukowego. 21 Uczestniczenie w posiedzeniach Rady Wydziału pozwala również na otrzymywanie informacji z pierwszej ręki na temat podejmowanych inicjatyw i decyzji oraz na zaprezentowanie się Koła przed władzami wydziału. Bycie członkiem Rady to również prestiż. Akceptacja Rady Wydziału potrzebna jest też do przeprowadzenia takich projektów Kół Naukowych jak np. organizacja cyklu wykładów sygnowanego jako przedmiot dodatkowy na studiach. Wszelkie formalne informacje na temat Rady znajdziecie w Statucie Politechniki Warszawskiej: Rozdział 5, §57-§62. http://www.pw.edu.pl/Uczelnia/Przepisy-i-zarzadzenia /Przepisy-ogolne ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW Dokumenty konieczne do archiwizacji faktury rachunki gwarancje Przechowanie kopii wszystkich faktur na sprzęt zakupiony za pieniądze Funduszu Kulturalno-Wychowawczego [patrz: Finanse] przez okres 5-ciu lat jest obowiązkowe! W skrajnym przypadku, gdyby oryginały zaginęły, a zostałaby przeprowadzona kontrola, nie otrzymalibyśmy środków na następne zakupy. Kopie faktur ułatwiają również naszą wewnętrzną kontrolę wydatków. Do tego celu konieczne jest przechowywanie paragonów i rachunków. Dzięki temu każdy zarząd będzie miał możliwość wglądu do wydatków poczynionych przez poprzedników. 22 Pamiętajmy też, aby zbierać karty gwarancyjne zakupionego przez nas sprzętu. Będą one stanowić informację o przeglądach sprzętu (jeśli sprzęt tych przeglądów wymaga) i naprawach, które były wykonywane. Dokumenty warte archiwizacji dokumentacje projektów karty członkowskie itp. dyplomy, nagrody, wyróżnienia Dokumentacja projektów tworzy zaplecze merytoryczne, z którego można korzystać przy realizacji późniejszych projektów. Przejrzenie dokumentacji może zaoszczędzić wiele czasu osobom, które nigdy nie podejmowały podobnych projektów (i nie wiedzą jak się do nich zabrać), jak również tym, którzy zapomnieli już pewne szczegóły. Doświadczenie pokazuje, że takie sytuacje zdarzają się często i wtedy zarchiwizowane dokumenty bardzo się przydają. Wyróżnienia i nagrody takie jak: dyplom, statuetka, tabliczka itp. są chlubą Koła. Dobrze, kiedy nie giną, lecz pozostają w archiwum. Dyplomy można naturalnie oprawić i powiesić w pomieszczeniu Koła lub w tablicy informacyjnej na korytarzu. Ma to znaczenie dla promocji, motywacji i integracji Koła. [patrz: Promocja; Zarządzanie -> Motywacja; Zbiór dobrych praktyk -> Integracja] REKRUTACJA Rekrutacja nowych członków jest nieodzownym elementem życia Koła. Możemy to robić na dwa sposoby: 1. Nabór Ciągły. Do naszego Koła można zapisać się w każdej chwili. Jest to forma wygodna dla osób które chcą do nas dołączyć, ale wprowadza trochę zamieszania w dokumentacji. Doświadczenia pokazują, że w przypadku ciągłego naboru trudniej jest się zintegrować 23 z nowymi członkami Koła. Kiedy nowi ludzie dołączają do nas pojedynczo w różnych terminach trudniej jest im poświęcić wystarczająco dużo uwagi aby dobrze wprowadzić ich w bieżące sprawy. 2. Ustalone terminy rekrutacji. Koło ustala na zebraniu ile razy i jak często będzie prowadzić nabór. Po ustaleniu tego możemy umieścić terminarz rekrutacji na stronie Koła. Wtedy osoby chcące do nas dołączyć będą wiedziały kiedy mogą to zrobić. Terminarz naboru daje dodatkowe możliwości których nie daje nabór ciągły: Określony czas rekrutacji pozwala nam na poświęcenie większej ilości czasu kandydatom. Można w tym czasie troszkę zwolnić w pracach nad projektami i skupić się na wdrażaniu ich w struktury Koła. Alternatyw jest kilka, możemy stosować wiele naraz: zorganizować kilka spotkań z kandydatami do Koła gdzie będą mogli uzyskać odpowiedzi na pytania, które ich nurtują [Patrz: Dobre praktyki w Kole --> Rekrutacja --> Spotkanie rekrutacyjne] okres próbny - wtedy będziemy mogli zweryfikować potencjał i zapał kandydatów. Podczas okresu próbnego część z nich zapewne się wykruszy i zostaną Ci, którym najbardziej zależy na pracy w Kole. Spotkanie rekrutacyjne Co zrobić, aby zachęcić do wstąpienia w szeregi naszego Koła? Jak poprowadzić spotkanie rekrutacyjne? 1. Podstawowe informacje. Zazwyczaj zakładamy, że ludzie, którzy przyszli na spotkanie w sprawie wstąpienia do Koła wiedzą czym się zajmujemy. Jest to założenie dość słuszne, ale warto przybliżyć pewne rzeczy na spotkaniu: 24 Obszar działania Koła. Poinformujmy potencjalnych członków na jaki rodzaj projektów kładziemy największy nacisk np. czy są to projekty czysto naukowe, czy konferencje. Projekty. Warto powiedzieć o projektach wykonanych i tych nad którymi trwają prace, oraz planowanych na przyszłość. Możliwe, że konkretny projekt trafi w preferencje słuchaczy i będzie bodźcem do dołączenia do nas. Pomoc merytoryczna. Powinniśmy zaznaczyć, że mamy wsparcie merytoryczne - kto jest opiekunem Koła, jak współpracujemy z władzami wydziału i instytutu, przy którym działamy oraz czy mamy kontakt z doktorantami. Solidne wsparcie merytoryczne budzi większe zaufanie daje pewność, że Koło może zaoferować rozwój na wysokim poziomie. Przyszli członkowie zyskają świadomość, że w razie problemów jest ktoś, kto będzie mógł udzielić im rady. 2. Nie przestraszyć!!!. Jeśli będziemy mówić o realizacji projektów wyłącznie trudnych zniechęcimy słuchaczy do pracy w naszym Kole. Dobrym rozwiązaniem jest danie nowym członkom możliwości zgłoszenia własnych projektów. Podejmą się wtedy ich realizacji z większym zaangażowaniem, co ma duże znaczenie z punktu widzenia integracji z Kołem. Aby rozwiać niepewność słuchaczy możemy powołać się na własne doświadczenia np. problemy jakie mieliśmy przy realizacji naszych pierwszych projektów. Powinniśmy uświadomić nowych członków, że nikt z nas nie zaczynał od bardzo skomplikowanych zadań i do wszystkiego dochodziliśmy stopniowo. 3. Prawa i obowiązki. Zadbajmy, aby do Koła nie trafiali ludzie, którzy chcieliby czerpać tylko i wyłącznie profity z członkostwa, nie wnosząc nic w zamian. Powołując się na statut można przedstawić prawa i obowiązki, jakie mają członkowie Koła oraz jakie są konsekwencje ich nie przestrzegania. [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Prawa i obowiązki] 25 4. Motywacja. Spotkanie rekrutacyjne musi zawierać również elementy motywujące przyszłych członków do pracy. Sposobem na osiągniecie tego celu są przykłady mierzalnych korzyści z działalności w Kole. Mogą to być np. zdobywanie kontaktów z potencjalnymi pracodawcami podczas konferencji, targów, wystaw. Duże znaczenie mają też przywileje i możliwości, jakie zyskujecie na uczelni: prace przejściowe na podstawie własnych pomysłów, a nie listy tematów przydzielanych odgórnie [patrz: Projekty -> Zaliczanie prac dyplomowych pracą w Kole] uruchamianie dodatkowych przedmiotów dla członków Koła [Projekty dla Kół -> Dodatkowe przedmioty] aktywne członkostwo pomaga z wykładowcami i władzami wydziału w kontaktach aktywni członkowie Koła mogą liczyć na dogodniejsze warunki w akademikach (pokoje 2-osobowe i 1-osobowe) pierwszeństwo udziału w wyjazdach, gdzie nie może pojechać cały skład Koła, dla najaktywniejszych członków Dobrze gdybyśmy wspomnieli co nowi prężni członkowie mogą zaoferować Kołu. Świadomość tego, że ma się wkład w funkcjonowanie jednostki jest niesamowitą motywacją do pracy. Pamiętajmy o nowych członkach Koła poza zebraniami np. spotykając się na wydziale, czy też na mieście, zatrzymajmy się, żeby z nimi porozmawiać. Jeśli poczują, że są częścią społeczności Koła będą chętniej w nim pracować. [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Integracja] 26 DLACZEGO WARTO CHODZIĆ NA KOMISJĘ ? Na posiedzeniach Komisji programowych [patrz: Struktury SSPW] zapadają najważniejsze decyzje dotyczące działalności SSPW w danej dziedzinie. Toczą się na nich dyskusje, z których możemy wiele wynieść na temat działalności samorządowej, która pośrednio wpływa na działalność Kół. Jest to sposób na poszerzanie naszych znajomości i ugruntowanie opinii jednostki udzielającej się szeroko na forum samorządowym. Posiedzenia Komisji są otwarte, więc każdy z nas może przyjść i dołączyć własne zdanie do dyskusji. Informacje o Komisjach i terminach posiedzeń znajdziecie na stronie www.samorzad.pw.edu.pl KANDYDOWANIE DO PARLAMENTU Jako Koło (lub we współpracy z innymi jednostkami na PW) możemy stworzyć listę ogólnouczelnianą na wybory samorządowe. Odbywają się one w listopadzie. Wszelkie informacje o terminach i regulaminach możemy znaleźć na stronie: www.samorzad.pw.edu.pl/wybory. Dzięki kandydowaniu do parlamentu możemy mieć swoich delegatów w komisjach programowych (wymaga to odrębnego zgłoszenia do przewodniczących komisji już po zakończonych wyborach) oraz przedstawicieli dbających o nasze interesy w najwyższej władzy samorządowej na naszej uczelni parlamencie. Prawo zgłaszania list ogólnouczelnianych mają: 27 stowarzyszenia studenckie (wpisane stowarzyszeń działających na PW) do ewidencji organizacje studenckie (zarejestrowane na PW) koła naukowe (zarejestrowane na PW) grupy złożone z powyższych organizacji Na liście ogólnouczelnianej może znajdować się maksymalnie 8 kandydatów, gdyż tyle miejsc w Parlamencie jest przeznaczonych dla osób wybranych w wyborach bezpośrednich do Parlamentu. Na liście znaleźć się może każdy student PW poza: studentem ukaranym prawomocnym wyrokiem Komisji Dyscyplinarnej ds. studentów, zawieszającym w prawach studenta Członkiem Komisji Wyborczej Uczelnianym Komisarzem Wyborczym (UKW) pełnomocnikiem UKW członkiem Komisji Regulaminowej Zgłaszający listę ogólnouczelnianą maja prawo zgłosić po jednym mężu zaufania do każdej Wydziałowej Komisji Wyborczej. Listy ogólnouczelniane zgłaszane są bezpośrednio do UKW (Uczelniana Komisja Wyborcza - Samorząd Studentów - pok. 165 Gmach Główny PW) [patrz: Struktury SSPW]. Zgłoszenia dokonuje upoważniony przedstawiciel jednostki zgłaszającej na formularzu zgłoszenia listy ogólnouczelnianej. 28 Terminy: zgłaszania list ogólnouczelnianych do rejestracji losowanie numerów ogólnouczelnianych dla zarejestrowanych list zakończenia kampanii wyborczej wyborów ostatecznego usunięcia plakatów wyborczych ...ustalane są odgórnie przez Uczelnianego Wyborczego przed rozpoczęciem całej procedury. Komisarza ALUMNI Warto utrzymywać kontakty z byłymi członkami Koła. Zbawienne może okazać się czerpanie z ich kilkuletniego doświadczenia w działalności. Mogą opowiedzieć o Samorządzie, hierarchii, z kim i jak rozmawiać. Powiedzą, kto jest ważny, a kto nie, jaki jest układ sił na Wydziale - słowem wszystko. Po studiach rozchodzą się po różnych ośrodkach, firmach. Dostarczyć nam mogą bardzo cennej wiedzy o praktykach, stażach, ułatwić odbycie wycieczki do interesującego nas zakładu. Ponadto sami zakładają firmy i zapraszają praktykantów, dają zlecenia projektów, czasem sponsorują. Słowem - cenne źródło wiedzy i możliwości. 29 III. ZARZĄDZANIE 30 Funkcjonowanie Koła Naukowego jest związane nie tylko z nauką. Rekrutowanie nowych członków Koła, zarządzanie finansami, pozyskiwanie środków, plany, projekty i wiele innych czynności - to prawdziwa przygoda z zarządzaniem, z czego być może na początku nie zdajemy sobie sprawy. Sprawne funkcjonowanie Koła zależne jest od sposobów i naszych umiejętności organizacji pracy. Jeśli ma ono sprawnie działać musimy wypracować metody działania: planowania, podejmowania decyzji itp. Nauka tych umiejętności to długoterminowy zysk, ponieważ nie zdobędziemy ich w toku normalnych studiów na Politechnice Warszawskiej. Teksty przedstawione w tym rozdziale nie wyczerpują żadnego z poruszonych tematów. Powstały, aby zainspirować Was do poszukiwania usystematyzowanych i skutecznych metod wspomagających szeroko rozumianą pracę Koła. Zapoznanie się z nimi na pewno nikomu nie zaszkodzi - choćby dlatego, że są one przeniesione z prawdziwego świata pracy. MYŚLENIE NA PAPIERZE Planując przedsięwzięcia Koła bardzo często postępujemy intuicyjnie. Np. organizując wykład z udziałem znanego naukowca: wiemy, że musimy zarezerwować salę, wydrukować plakaty, powiesić je. Często ignorujemy potrzebę stworzenia podstawowego planu działania poprzedzającego takie wydarzenie. Takie podejście pokutuje potem w przypadku organizacji bardziej złożonego projektu np. konferencji. Wtedy intuicyjne działanie może doprowadzić nas do katastrofy - np. "przygotowania na ostatnią chwilę" lub przeoczenia kilku ważnych szczegółów. Zgubne w skutkach może się również okazać podejmowanie decyzji bez spisania argumentów przemawiających za różnymi opcjami do wyboru. Wyobraź sobie sytuację: grupa 5-ciu członków Koła rozważa podjęcie realizacji pewnego ambitnego projektu. Widzą wiele szans i zagrożeń. Mają dużo uwag, pomysłów, wymieniają się dziesiątkami róznych argumentów. Jak myślisz, czy uda im się podjąć słuszną decyzję, opracować plan 31 działania, jeśli z kilkudziesięciu różnych spostrzeżeń są w stanie powtórzyć co najwyżej 2 - na dodatek te, które padły z ich ust? Czy będą w stanie dać się przekonać do zmiany zdania, jeśli pamietają tylko swoje argumenty? Zdecydowanie lepiej jest spisać wszelkie przemyślenia, jakie grupa wytworzyła i posegregować je. Spisanie pomysłów, argumentów, planów, bieżących rzeczy do zrobienia ułatwia pracę. Dosłownie "więcej wtedy widać" (szczególnie, gdy stosujemy narzędzia graficzne) np. problemy, zależności między wydarzeniami i ich następstwa. Łatwiej dzięki temu jest wyciągać logiczne wnioski, a na ich podstawie podjąć konkretne działania. ZRÓB TO TERAZ Nawet najlepiej przygotowany plan czy analiza problemów będą bezużyteczne, jeśli nie zaczniemy działać (np. nie zrobimy tego, co narzuca nam danego dnia harmonogram). Odkładanie zaplanowanych czynności na później lub nie podejmowanie działania w ogóle, to zmora dużej części studentów i ludzi w ogólności. Trenerzy rozwoju osobistego mówią jednak, że rozwiązanie tego problemu jest bardzo proste. Ilustrują to słowami: "Dlaczego coś nie zostało zrobione? Bo tak na prawdę nie postanowiliśmy, że ma być zrobione!". MISJA I CELE DŁUGOTERMINOWE Misja jest powodem istnienia organizacji, wyróżniającym ją od wszystkich innych. Misję można opisać w kategoriach np. wyborów, obszaru działania i ludzi. Misję organizacji przekłada się na zadania, które chce wykonać organizacja, by zrealizować cel. (definicja na podstawie Wikipedii). 32 Jaka jest misja Koła Naukowego? Popularyzacja nauki wśród młodzieży (zainteresowanie daną dziedziną wśród licealistów i nie tylko) Dawanie możliwości zastosowania wiedzy teoretycznej w praktyce (wprowadzanie pomysłów w życie) Nawiązywanie kontaktów z Firmami i Instytucjami (lepszy start dla członków Koła po studiach) Integracja środowiska studenckiego zainteresowanego daną dziedziną Promowanie Członków Koła Cele Koła Naukowego: Pomoc Członkom Koła w poszerzaniu praktycznej wiedzy (realizacja ambitnych projektów) Współpraca z innymi Kołami Naukowymi (przenikanie się dziedzin w których działają współpracujące Koła) Zainteresowanie innych studentów dziedziną, którą zajmuje się Koło. O WYZNACZANIU CELÓW Umiejętność wyznaczania celów (Kołu i samemu sobie) to wbrew pozorom umiejętność, którą opanowało niewielu ludzi. W weryfikacji celów bardzo użyteczna jest zasada SMART. Dzięki niej łatwiej o jasność kolejnych kroków koniecznych do realizacji celu. "Cel bez planu jest tylko życzeniem." - Larry Elder 33 SMART jest akronimem od słów: Specific - konkretny, jasno określony Measurable - mierzalny Agreed - uzgodniony Realistic - realistyczny, osiągalny Time-bound - określony w czasie Najpierw zły przykład: "Koło zwiększy ilość swoich członków" Nie jest to cel zgodny z koncepcją S.M.A.R.T. Jest zrozumiały, lecz niejednoznaczny. Nie da się w sposób wymierny stwierdzić, czy i w jakim stopniu został osiągnięty. Choć jest osiągalny, to każde nawet minimalne - zwiększenie ilości członków Koła będzie oznaczało zrealizowanie celu. Może to jednak tylko parodiować nasze rzeczywiste oczekiwania (jakim sukcesem jest 1 nowy członek Koła, skoro liczyliśmy na 10?). Tak sformułowany cel nie jest też określony w czasie, w związku z czym posiada nieskończenie długą perspektywę, w której może być zrealizowany. Zatem nigdy nie będzie można powiedzieć, że nie został zrealizowany, ponieważ zawsze będzie jeszcze na to czas. Tym sposobem można odwlekać jego realizację w nieskończoność. Teraz poprawny przykład: "Do końca roku Koło zrekrutuje 10 nowych członków" Taki cel jest konkretny,określony ilościowo, realistyczny, wiadomo, do kiedy ma zostać osiągnięty, a jego mierzalność objawi się w prosty sposób - jeśli Koło zwiększy swój stan o 10 nowych członków to cel został osiągnięty. W tak sformułowanym celu brak niejednoznaczności ze złego przykładu. 34 ZARZĄDZANIE KOŁEM W CZASIE Narzędzia 1. Wykres Gantta. Metoda ta polega na rysowaniu wykresów przedstawiających graficznie określony okres czasu. Taki wykres jest pomocny, kiedy planujemy działania, w których ma brać udział wiele osób. Dzięki ich rozrysowaniu widzimy następstwo planowanych zadań, a także działania, które dzieją się w czasie równolegle. W konsekwencji możemy kontrolować realizację całego przedsięwzięcia. Dzięki stosowaniu tej metody, możliwe jest przejrzyste przedstawienie planowanych zadań i ograniczenie do minimum czasu, w którym nic nie robimy. Na metodę Gantta składa sie pięć etapów: rozłożenie całego projektu na etapy i cele okresowe ustalenie czasu potrzebnego i poszczególnych działań na realizacje projektu ustalenie kolejności poszczególnych działań oraz dat ich rozpoczęcia i zakończenia określenie możliwych poszczególnych zadań poślizgów w wykonaniu graficzne przedstawienie wszystkich czynności na planie Istnieje wiele programów, za pomocą których można tworzyć wykresy Gantta np. Gantt Project - program darmowy. Rysowanie wykresów Gantta jest również proste z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych. Bardzo użyteczne w tym zakresie są narzędzia Google Docs, dzięki którym taki arkusz można łatwo publikować w sieci bądź udostępniać innym użytkownikom do edycji. "Musisz mieć długoterminowe cele, które uchronią Cię od frustracji krótkoterminowymi porażkami." Charles C. Noble 35 2. Matryca Eisenhowera. Opiera sie ona na dwóch skalach: o ważności - to kryterium, które ma bezpośredni związek z realizacją najważniejszych celów o pilności - to kryterium związane z czasem. Matryca Eisenhowera składa sie z czterech ćwiartek. Właściwe wyznaczanie priorytetów polega na uświadomieniu sobie, co stoi najwyżej w hierarchii ważności i przywiązywaniu do tego największej wagi, zamiast reagować tylko i wyłącznie na rzeczy pilne: Ćwiartka I - pilne i ważne - tzw. "Zarządzanie Kryzysami". Im więcej czasu spędzamy w tej ćwiartce tym gorzej - jak długo można zajmować się bezstresowo sprawami niecierpiącymi zwłoki? Ćwiartka II - ważne, ale niepilne. To tej ćwiartce powinniśmy poświęcać najwięcej czasu! Dzięki temu można uniknąć sytuacji robienia ważnych rzeczy w ostatniej chwili. Umieszczenie zadań do wykonania w tej ćwiartce zakłada, że ułożyliśmy sobie plan działania, z którego regularnie i systematycznie się wywiązujemy. Niestety jest to newralgiczna ćwiartka większości studentów! Ćwiartka III - pilne, ale nieważne. Często wykonując czynności z tej ćwiartki, odnosimy wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednak nieistotnego dla nas, a dla kogoś innego. Ważne pytanie, które należy sobie wtedy zadać - "czy nie powinienem się podzielić tym zadaniem z kimś innym?" 36 Ćwiartka IV - niepilne i nieważne - czyli pożeracze czasu. 3. Metoda ABC. Analiza ABC ma swoje podstawy w zasadzie Pareto tj. 20% czasu poświęconego najważniejszym sprawom da 80% efektów. Metoda opiera się na przypisywaniu zadaniom ocen w skali ważności, gdzie: Litera A oznacza zadania najważniejsze. W ogólności zajmują one 15% liczby wszystkich zadań. Jednak, kiedy wykonamy te 15%, będziemy mieli osiągnięte aż 65% rezultatów. Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy. Z punktu widzenia efektywności naszej pracy te zadania mogą być śmiało delegowane innym osobom. Litera C to zadania najmniej ważne, lecz zajmujące aż 65% czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Daja nam niestety tylko 15% całości efektów. Takie zadania zdecydowanie powinniśmy delegować innym osobom. Analiza ABC jest pożyteczna. Dzięki niej możemy przystąpić do wykonania zadań o największej wartości dla realizacji celu, czyli wykorzystamy czas maksymalnie efektywnie. Uświadamiamy sobie również w jaki sposób rozłożyć pracę między inne osoby, czyli co komu można oddelegować. Reguły i prawdy 1. Reguła 60:40. Reguła 60:40 mówi, że nie należy planować 100% naszego czasu, ponieważ najprawdopodobniej tylko 60% poświęcimy wykonaniu zadania. Pozostałe 40% to czynności spontaniczne i niespodziewane. Każdy z nas zna to dobrze planujemy, że poświęcimy 5h na naukę ... okazuję się potem, że przez 1h graliśmy dla relaksu na komputerze, a przez kolejną godzinę rozmawialiśmy przez telefon z przyjaciółką z problemem sercowym, której nie sposób było odmówić pomocy. Jakie wynikają z tego wnioski? Zawsze, gdy coś planujemy warto "Nie mierz bycia zajętym. Nie mierz działania. Mierz dokonania. Znaczenie ma nie tyle, co ludzie robią, ale co faktycznie zostaje zrobione." Larry Winget 37 założyć czas na "poślizgi" spowodowane przez różne zdarzenia niespodziewane. 2. Reguła Parkinsona. Reguła Parkinsona mówi o tym, że dana czynność trwa zwykle tyle, ile założymy, że potrwa - jeśli czas trwania tej czynności zależy tylko od nas. W naszej studenckiej rzeczywistości najczęściej sprawdza się ona w wypadku zadań, na które zaplanowaliśmy za dużo czasu. Np. założyliśmy, że spotkanie Koła potrwa godzinę. Mimo że wszystkie tematy zostały omówione w 40 min. to trwa ono do końca. Dlaczego? Mamy tendencje do przedłużania działania, tak abyśmy postrzegali siebie jako świetnych organizatorów w planowaniu czasu. Inny przejaw Reguły Parkinsona to studenckie "odkładanie na później" - jeśli sprawozdanie z ćwiczenia ma być oddane w ciągu tygodnia zazwyczaj przygotowujemy je terminowo. Natomiast kiedy termin nie jest określony, jesteśmy w stanie przyjąć sobie kilkutygodniowy plan pisania sprawozdania, który z pewnością wykonamy ostatniego dnia. ANALIZA SWOT SWOT jest akronimem od angielskich słów: Strengths - silne strony Weaknesses - słabe strony Opportunities - szanse Threats - zagrożenia Do czego można wykorzystać SWOT? Analiza SWOT jest jedną z analitycznych technik porządkowania informacji. Stosuje się ją jako narzędzie planowania strategicznego, do analizowana wewnętrznego i zewnętrznego środowiska organizacji i nie tylko. Technika SWOT wykorzystywana jest 38 w biznesie, ale nie jest ona obca wielu WRS-om, czy organizacjom działającym na Politechnice Warszawskiej. Może być używana do przygotowywania planów lub ich korekty, rozwiązywania problemów, i podejmowania decyzji lub ogólnego uświadamiania członkom Koła potrzeby zmian. Graficznie często przedstawia się SWOT w formacie matrycy 2x2. SWOT krok po kroku: Określ cel analizy - czy ma ona dotyczyć problemów w rozwoju Koła? Może omawiacie nowy sposób rekrutacji do Koła? A może chcecie omówić sens podjęcia realizacji projektu wody w proszku? ;) Należy pamiętać o tym, że jasność wyrażona przez pytania "co robimy?" i "po co to robimy?" jest bardzo istotna! Określ liczbę uczestników - współtwórców analizy. Praca w grupie zapewnia szersze spojrzenie na problem niż praca samodzielna. Należy jednak pamiętać o tym, że za duża liczba uczestników może utrudniać pracę. "Brak czasu jest tak naprawdę brakiem priorytetów." - Tim Ferriss 39 Weź kartkę / flipchart / otwórz worda lub excela. Popularną metodą jest zapisywanie faktów w matrycy 2x2. Sporządź listę mocnych stron - jakie są mocne strony pomysłu lub organizacji? Np. Wiedza, doświadczenie Kołowiczów, innowacyjność, medialność projektu. Sporządź listę słabych stron - np. koszt projektu, konieczność zastosowania tańszych materiałów Sporządź listę szans - np. wypromowanie Koła, zdobycie nowych funduszy od władz wydziału, zdobycie pomieszczenia, wpis do CV Sporządź listę zagrożeń - np. projekt może się nie powieść, opiekun może wycofać swoje poparcie, stracimy sponsora, nie wygramy w głosowaniu na Puli Co z tego wynika? Przede wszystkim - jasny obraz sytuacji. Wiemy jakie mogą być profity, a także jakie mogą być problemy związane z celem, który chcemy zrealizować. I najistotniejsze: znając wszystkie fakty możemy podjąć próbę zamiany słabych stron w mocne, podjęcia działań minimalizujących prawdopodobieństwo i skutki zagrożeń. Możemy lepiej wykorzystać nasze mocne strony, aby skorzystać z szans. 40 PODSTAWY MYŚLENIA PROJEKTOWEGO Oto przykład myślenie projektowego na przykładzie metodyki PRINCE 2. Jej podstawowe zasady to: projekt jest skończonym zbiorem aktywności, mającym swój początek i koniec projekt musi być zarządzany tak, aby skończył się sukcesem; właściwe zaangażowanie zainteresowanych stron, wszyscy muszą mieć pełną jasność co do tego: po co dany projekt jest realizowany co zamierzamy osiągnąć jak zamierzamy to osiągnąć w jakim stopniu strony ponoszą odpowiedzialność za powodzenie projektu Każdy projekt można rozbić na 8 podstawowych procesów: Przygotowanie założeń projektu Planowanie Konstruowanie projektu Strategiczne decyzje projektu Sterowanie etapem Zarządzanie wytwarzaniem produktów Zarządzanie zakresem etapu Zamykanie projektu 41 Przygotowując założenia projektu powinniśmy: Określić zespół zarządzający projektem i jego funkcje oraz powiązania Napisać dokument Podstawowe założenia projektu Określić formuły organizacyjne projektu Zastanowić się nad ryzykiem Nakreślić wstępny plan konstruowania projektu. Na dokument ,,Podstawowe założenia projektu" składa się: Cel dokumentu Przesłanki projektu Cele projektu Zakres projektu i jego styk z innymi podmiotami Najważniejsze produkty projektu Ograniczenia Założenia, przy jakich projekt ma być realizowany Ogólne korzyści z jego wykonania i ich uzasadnienie Wstępna ocena ryzyka Oczekiwania co do jakości Kryteria akceptacji Ogólny plan projektu 42 Ocenianie stanu realizacji i składanie sprawozdań Wymagania finansowe i budżetowe Czas realizacji Wszystkie inne informacje powodzenia projektu dodatkowe istotne dla Na ,,Strategiczne decyzje projektu" składają się następujące podprocesy: Decyzja o rozpoczęciu konstruowania projektu Decyzja o realizacji projektu Decyzja o wprowadzeniu w życie planu kolejnego etapu lub planu awaryjnego Doraźne decyzje strategiczne Zatwierdzenie zamknięcia projektu Każdy projekt powinien mieć klarowną i dostępną dla wszystkich użytkowników dokumentację. W metodyce PRINCE 2 składają się na nią: Teczka projektu (organizacja projektu, plany, uzasadnienie, rejestr ryzyka, dokumenty dotyczące sterowania, lista produktów, sprawozdanie z nabytych doświadczeń) Teczki etapu (organizacja, plany, korespondencja, lista produktów) dziennik etapu, Teczka jakości (charakterystyka produktów, oceny jakości, zagdnienia realizacyjne = problemy, rejestr problemów realizacji, rejestr jakości ) Teczka merytoryczna (elementy konfiguracji, rejestr konfiguracji, lokalizacja elementów, poprawki specyfikacji). "Żadne zadanie nie jest szczególnie trudne, jeśli podzielisz je na mniejsze podzadania." Henry Ford 43 Przy małych projektach nadawanie im rozbudowanej struktury i analizowanie nie jest niezbędne, choć może znacznie ułatwić pracę. Wiadomo wtedy czego od kogo można wymagać oraz jakie mają być efekty końcowe, i które etapy wpływają na inne. Jeśli zabieracie się za duży projekt, to zastosowanie metodyki zarządzania projektem jest prawie niezbędne. Umożliwia ogarnięcie całości projektu przez koordynatora i łatwiejszy przepływ informacji. PRZYWÓDZTWO Jak by wyglądało twoje życie, gdybyś w ogóle nie odczuwał strachu? Każda grupa ludzi mających wyznaczony cel do osiągnięcia potrzebuje lidera - innymi słowy przywódcy. Liderem może zostać osoba, której przychodzi z łatwością łamanie ograniczeń swoich i otoczenia. Potrafi zarządzać pracą ludzi i w odpowiedni sposób ich motywować. Nie da się nauczyć bycia liderem - to trzeba mieć w sercu. Istnieją cechy, po których można rozpoznać dobrego lidera. Tutaj za artykułem w portalu www.lideruj.pl omówione zostanie 10 najważniejszych. Cechy te stanowią przyczynę, a nie efekt pozycji lidera: Mówią prawdę i nic ponadto. Dzisiaj w działalności większość z nas mówi rzeczy dobre i miłe dla innych. Autentyczni liderzy są inni. Oni zawsze mówią prawdę. Oni nigdy nie zdradzą siebie, swoich przekonań, używając słów, opisujących nie to, co jest rzeczywistością dla nich i kogoś innego. Taki pogląd nie daje jednak nikomu prawa, czy obowiązku do mówienia czegoś, co rani innych ludzi. Mówienie prawdy, to po prostu bycie uczciwym, prawdziwym i czystym w słowach i czynach. 44 Ich postawa pochodzi prosto z serca. W jakiejkolwiek organizacji, czynnik ludzki jest decydujący. Każdy projekt robiony jest przez i dla ludzi. Najlepsi liderzy dbają i interesują się innymi ludźmi, spędzając swój czas odkrywając ludzi wokół siebie. Można ich przyrównać do słońca, które daje wszystko, co ma roślinom i w zamian za to, rośliny zawsze rosną w kierunku słońca. Posiadają silne poczucie moralności, a co za tym idzie silny charakter. Silny charakter to prawdziwa moc, którą ludzie wyczuwają na odległość. Prawdziwi liderzy bardzo mocno pracują nad swoim charakterem. Prowadzą odbywane przez siebie rozmowy drogą ściśle powiązaną z ich etyką i moralnością. Oni są słowni i dobrzy. I to, co robią, jest słowne i dobre, więc ludzi ufają im, szanują ich i słuchają ich. Są odważni. Robienie czegoś wbrew tłumowi, wbrew innym, wymaga dużo odwagi. Bycie marzycielem i wizjonerem, wymaga dużo odwagi. Robienie tego, co uważasz za prawidłowe i dobre, nawet, jeśli nie jest to w danej chwili ani przyjemne, ani łatwe, wymaga dużo odwagi. Żyjemy na świecie, w którym tak wielu ludzi kroczy po linii najmniejszego oporu. Autentyczne przywództwo to droga mało uczęszczana, trudna, ale właściwa. Budują drużyny. Jedną z najważniejszy potrzeb, której zaspokojenia ludzie poszukują w swojej pracy, jest chęć stania się członkiem drużyny, jednym ze swoich. Pogłębiają sami siebie. Zadaniem lidera jest schodzenie głębiej i dalej, niż pozostali. Autentyczni liderzy znają siebie bardzo gruntownie i dokładnie. Znają swoje słabości i wystrzegają się ich. Koncentrują się na tym, w czym są dobrzy i spędzają mnóstwo czasu na ulepszaniu swych zalet i zwalczaniu strachu. Marzą. Einstein powiedział, że wyobraźnia, jest ważniejsza od wiedzy. Wyobraźnia jest źródłem, w którym rodzą się wielkie i wspaniałe rzeczy. Autentyczni liderzy marzą o niemożliwym. Oni widzą to, co wszyscy inni uważają za ułudę. Spędzają wiele czasu, skoncentrowani na wyimaginowanych projektach, 45 prowadzących do lepszych produktów i lepszych usług. Jak często TY zamykasz oczy i marzysz? Dbają o siebie. Dbanie o swoją fizyczną formę, jest oznaką respektowania samego siebie. Nie możesz dokonywać wielkich rzeczy, nie czując się dobrze. Autentyczni liderzy odżywiają się w prawidłowy sposób, dużo ćwiczą i dbają o wszystkie ,,świątynie" swojego ciała. Spędzają dużo czasu na łonie natury, piją dużo czystej wody i robią wszystko to, co jest konieczne do utrzymania się w najwyższej z dostępnych form. Przekładają perfekcję na rzecz doskonałości. Żadne ludzkie istnienie nie było, nie jest i nie będzie doskonałe. Autentyczni liderzy sprowadzają wszystko, co robią, do poziomu perfekcji. Stale podnoszą standardy własnych możliwości. Nie szukają doskonałości i są na tyle mądrzy, żeby dostrzec różnicę. Jakie byłoby nasze życie, gdybyśmy zawsze i wszędzie robili wszystko na medal, starając się za każdym razem zrobić coś lepiej, niż zrobiliśmy to wcześniej? Dziedziczą. Żyć w sercach i pamięci ludzi, to żyć wiecznie. Sukces jest czymś wspaniałym, ale szacunek jest lepszy. Zostałeś stworzony po to, żeby zostawić swój własny znak w otaczającym Cię świecie i ludziach. Ponosząc w tym porażkę, nie zgadzając się z tym lub nie chcąc tego robić, zdradzasz samego siebie. Autentyczni liderzy robią wszystko, żeby świat po nich był lepszym miejscem do życia. MOTYWACJA Od czasu do czasu zdarza się, że nam lub osobom biorącym udział w naszym projekcie, zaczyna brakować motywacji. Co zrobić by zwiększyć motywację? Jest kilka odpowiedzi na to pytanie: 46 1. Deklaracja innym tego, co mamy zrobić. Czyniąc to angażujemy własne ja. Nie podjęcie działania, bądź nie wykonanie zadeklarowanego zadania może wywołać w nas dysonans - nieprzyjemne napięcie - wynikający z niezgodności tego co zapowiedzieliśmy, że zrobimy (działanie) z tym co robimy (brak działania). Zaistniałe napięcie motywuje nas do jego usunięcia. Najkorzystniejsze dla nas jest podjęcie działania. Jeżeli tego nie zrobimy może ucierpieć nasza samoocena oraz nie będziemy w stanie usunąć dysonansu, gdyż mamy świadków naszego niepowodzenia. 2. Analiza celów. Podstawowa czynność. Jeśli wiemy co jest dla nas naprawdę ważne i na czym nam zależy, łatwiej jest się za to zabrać. Jeżeli dane zadanie jest dla nas bardzo istotne może to wzbudzić w nas motywację wewnętrzną, czyli tendencję do podejmowania i kontynuowania działania ze względu na samą treść tej aktywności. Oznacza to, że samo działanie będzie dla nasz ważne i nagradzające, a zewnętrzna nagroda będąca konsekwencją tego działania odegra mniejszą rolę. 3. Zaplanowanie nagrody za wykonanie celu. Łatwo jest zaplanować sobie przyjemną nagrodę za wykonanie zadania. Motywuje to również do pracy, ponieważ kieruje nasze myśli na oczekiwaną nagrodę, a nie na trudy podejmowanego działania. Pozytywne myśli i uczucia względem nagrody mogą zostać przeniesione na myśli i uczucia względem działania. Początkowo nieprzyjemne działanie może stać się dla nas czymś pozytywnym. 4. Wizualizacja celu - twórcze wykorzystanie wyobraźni. Dobrze jest wyobrazić sobie to, co ma zostać zrobione, to co chcemy osiągnąć. Dzięki wizualizacji możemy przekształcić abstrakcyjny cel w żywy, realny obraz. Sprawia to, że może wytworzyć się rzeczywiste pobudzenie fizjologiczne - niezbędy motor do podjęcia działania. "Umiejętność określa to, co jesteś w stanie zrobić. Motywacja determinuje to, co robisz. Podejście determinuje, jak dobrze to robisz." Lou Holtz 47 5. Analiza negatywnych konsekwencji niezrealizowania celu. Negatywne konsekwencje są swego rodzaju stratą, a ludzie nie lubią tracić. Świadomość tego, że niepodejmując danego działania narażamy się na pewną stratę może zachęcić nas do podjęcia tego działania i uniknięcia owej straty. 6. Analiza pozytywnych konsekwencji zrealizowania celu. Świadomość tego, jakie korzyści możemy mieć z podjęcia działania, a zarazem co stracimy (nie doświadczymy tych pozytywnych konsekwencji) może mieć wpływ motywujący. 7. Gwarancja 5 minut - najtrudniejszy jest pierwszy krok, trzeba po prostu zacząć. Pierwsze 5 minut jest najważniejsze, jeśli już coś zaczniemy robić łatwiej jest to kontynuować. Jeśli rozpoczęcie działania będziemy ciągle odkładać na później (o kolejne 5 minut itd) to prawdopodobnie nie wykonamy go w ogóle. 8. Rozpoczęcie zadania od czegoś prostego. Jeżeli zaczniemy od czegoś prostego, bardzo prawdopodobne, że na początku naszego działania osiągniemy sukces, a to zachęci nas do dalszej pracy. Jeśli zaczniemy od czegoś trudnego możemy ponieść porażkę, która zniechęci do kolejnych działań. 9. Metoda szwajcarskiego sera Duże zadanie do wykonania, to duży kawałek sera bez dziur. Z tego zadania można wyodrębnić mniejsze zadania, które są proste, mechaniczne i zajmują nie więcej niż 5-10 minut. W wolnych chwilach można zacząć od wykonywania właśnie tych zadań (zawsze można znaleźć kilka wolnych minut w ciągu dnia, po co je tracić?) Pracując tą metodą w końcu okaże się, że duże zadanie duży kawałek sera stanie się serem szwajcarskim, który ma więcej dziur niż sera. Dziury te, to już wykonane małe zadania. 48 10. Podniesienie znajomości przedmiotu. Łatwiej zabrać się do robienia czegoś, o czym dużo wiemy, zadanie nie wydaje się to wtedy takie trudne. Dla kompletnego laika w danej dziedzinie może jawić się jako niewykonalne, co zniechęci go do działania. Znajomość przedmiotu umożliwia lepszą organizację działania, pozwala na wydzielenie z dużego zadania mniejszych (patrz: punkt 9.), które można szybko wykonać, dzięki czemu efektywniej wykorzystujemy czas i nasze umiejętności. Wszystko to uprawdopodabnia sukces, a chętniej zabieramy się za to, co kończy się pozytywnie. SKUTECZNE DELEGOWANIE DO ZADAŃ Delegowania zadań, czyli przekazanie ich wykonania komuś innemu niż my sami, to czynność, którą wykonują nie tylko zarządy Koła, ale również każdy z nas w codziennym życiu. Umiejętność ta nie jest wcale oczywista do opanowania skutecznego delegowania uczymy się w praktyce, warto jednak znać pewne aspekty teoretyczne, aby nasza nauka nie opierała się tylko na długotrwałej metodzie "prób i błędów". Oto kilka pytań "kluczy", na które warto sobie odpowiedzieć przed oddelegowaniem komuś zadania: Co dokładnie ma być zrobione? Jakie jest zadanie? Jakie mogą być odstępstwa? Jakiego efektu oczekujemy? Delegując zadanie trzeba wyraźnie określić czego oczekujemy od danej osoby, aby nie skazywać jej na domysły, lub ciągłe dopytywanie się nas o szczegóły. Wyobraź sobie tak sformułowane polecenie: "zrób plakat promujący spotkanie naszego koła". Informacja zawarta w takim komunikacie jest mniej niż uboga. Zazwyczaj niezbędne jest określenie czy plakat "Motywacja jest tym, co pozwala Ci zacząć. Nawyk jest tym, co pozwala Ci wytrwać." Jim Ryun 49 ma być czarno-biały, czy kolorowy, w jakim ma być rozmiarze, i o czym ma traktować tekst i grafika itd. Kto najlepiej wykona to zadanie? Kto posiada predyspozycje lub umiejętności konieczne do wykonania zadania? Kontynuując przykład z plakatem - nie powierzymy wykonania plakatu osobie, która nie ma doświadczenia w pracy z programami graficznymi albo nie ma uzdolnień artystycznych. Poza tym, niektóre osoby mają mniejsze lub większe doświadczenie w tym temacie. Może się okazać, że jedna osoba od razu będzie wiedziała jak zabrać się do jego realizacji, w innym wypadku będzie potrzebowała pomocy i nadzoru. Warto się zastanowić ile pomocy dana osoba będzie od nas potrzebowała. Jaki jest sens wykonania tego zadania? Co się stanie jak nie będzie wykonane? To również bardzo ważny aspekt delegowania z punktu widzenia motywacji. Zazwyczaj nie lubimy robić rzeczy, których sensu nie rozumiemy. Jeśli nie widzimy sensu poświęcanie czasu na wykonanie zadania, to postrzegamy je jako frustrujące marnotrawstwo czasu. W "plakatowym" przykładzie sensem wykonania plakatu jest wypromowanie konkretnego wydarzenia / działalności Koła. Skrajny przypadek demotywujący to przygotowanie plakatu, który nigdzie nie zawiśnie. Co jest potrzebne do wykonania tego zadania? Np. Czy osoba, która wykona plakat posiada komputer z odpowiednim oprogramowaniem? Czy dostarczono jej wszelkie potrzebne teksty, loga sponsorów, logo koła itp.? 50 Kiedy zadanie powinno być ukończone? Kiedy zacząć? Kiedy skończyć? Jak często i w jaki sposób kontrolować postępy prac? Bardzo istotny punkt, którego określenie może zapobiec "rozmyciu się" wykonania zadania. Znajomość terminu pozwala (i wymusza) danej osobie na znalezienie czasu na wykonanie zadania, zamiast odkładania go na bliżej nieokreślone "później", co często kończy się przygotowaniem na ostatnią chwilę... lub brakiem przygotowania w ogóle. [patrz: Zarządzanie -> "Zrób to teraz"] Asertywne wydawanie poleceń 4 cechy skutecznie wydanego polecenia: Zastosowany przez nadawcę komunikat typu "ja": "Proszę Cię, abyś ...", a nie"Należałoby zrobić..." Zwrot bezpośrednio do adresata: "Grzegorzu, proszę Cię abyś..." Czego dotyczy wydane przez nas polecenie: "Grzegorzu proszę Cię, abyś przygotował wniosek o dosprzętowienie." Na kiedy ma zostać wykonane: "Grzegorzu proszę Cię, abyś przygotował wniosek o dosprzętowienie na jutrzejsze zebranie." 51 Należy pamiętać także o asertywnym aspekcie wyrażania próśb i oczekiwań: Przygotowanie "zaplecza" - co się stanie jeśli Andrzej mi odmówi? Uzasadnieniu prośby - "wniosek jest potrzebny na jutro, bo musimy go przedyskutować w grupie i złożyć do końca tygodnia" Spytaniu o decyzję i dopytaniu w przypadku niejasnej odpowiedzi - "rozumiem, że masz mało czasu, więc powiedz mi konkretnie czy zdążysz przygotować ten wniosek?" ZASADY UDZIELANIA KONSTRUKTYWNEJ KRYTYKI W trakcie naszej aktywności w Kole (jak i w codziennym życiu) bardzo często zdarzają się sytuacje, kiedy trzeba odnieść się w sposób krytyczny do pewnych zachowań i działań innej osoby np. niewywiązania się z powierzonego zadania. Krytykowanie jest niewdzięcznym zajęciem. Często nie chcemy urazić drugiej osoby, albo przesadzamy w drugą stronę rozpoczynając prawdziwą bitwę na słowa. Skrajny przypadek tak wyrażonej krytyki może wyglądać następująco: "Znowu nie przygotowałeś wniosku! Jesteś nieodpowiedzialny! Nic nie zrobisz na czas! Po co w ogóle jesteś w kole?" Domyślasz się za pewne jaki będzie efekt tak sformułowanej krytyki. Osoba krytykowana najczęściej zaprzecza broniąc swojego stanowiska. Taka forma krytyki powoduje obniżenie poczucie wartości krytykowanego, gromadzenie ukrytej złości lub agresji. 52 Nawet jeśli błąd zostanie naprawiony, w pamięci obu osób pozostanie wspomnienie niemiłej rozmowy, co potem może rzutować przez długi czas na relacje między nimi. Jak ustrzec się przed sytuacjami, które mogą skończyć się wzajemną niechęcią, a w konsekwencji rozbijaniem i demotywowaniem grupy, co przełoży się na jej sprawność i efektywność? Jest na to kilka sposobów: 1. Technika UFO+2K, czyli: Uczucia + Fakty + Oczekiwania + Konkret + Kontrakt. Komunikat sformułowany wg. tej zasady składa się z przynajmniej 3 części: wyrażenia uczuć, stwierdzenia faktu i wyrażenia oczekiwań. Dla przykładu: "Jestem niezadowolony (uczucie), że nie przygotowałaś preliminarza (fakt) na dziś. Chciałbym, abyś zrobiła to na jutro". (oczekiwania) Czy możemy się umówić, że przygotujesz ten preliminarz na jutro do godziny 15? (konkret + kontrakt)." Dlaczego tak sformułowany od przedstawionego na wstępie? komunikat jest lepszy Nasze uczucia są wyrażone w formie komunikatu typu "Ja" ("jestem niezadowolony"). Dzięki temu nie naruszamy terytorium psychologicznego drugiej osoby, ponieważ poruszamy się wciąż w obrębie własnego. Komunikat typu "Ty" ("rozczarowujesz ludzi") to wtargnięcie na cudze terytorium. Reakcja obronna gwarantowana. Wyrażamy wyraźnie fakt - powód naszego niezadowolenia, które odnosi się tylko i wyłącznie do poczynań danej osoby, ale nie ocenia jej jako całości. Krzywdzące uogólnienia typu "nigdy nie można na tobie polegać" to najprostszy sposób na konflikt i nerwową atmosferę. Dlatego należy unikać uogólnień! Krytykujemy zachowanie, a nie osobę! Jasno sprecyzowane, konkretne oczekiwania pozwalają osobie na naprawienie swojej pomyłki. Kontrakt to ponowne zawarcie umowy między stronami, przez co rozwiązanie problemu jest jasne dla obu stron [Patrz także: Zarządzanie -> Skuteczne delegowanie do zadań] 53 2. Technika "Kanapki". Polega na wpleceniu krytycznej opinii pomiędzy 2 sformułowania o charakterze pozytywnym. Łagodzimy wtedy krytyczny charakter naszej wypowiedzi, co jest łatwiejsze "do strawienia" zarówno przez nadawcę jak i odbiorcę krytyki. Np. "Cieszę się, że ostatnio dużo pracowałeś na rzecz koła. W zeszłym tygodniu nie przygotowałeś jednak na czas wniosku o dosprzętowienie. Mam nadzieję, że zrobisz to na jutro, bo wszystkie przygotowywane przez Ciebie wnioski są bardzo przejrzyste i dobrze uzasadnione". W powyższym przykładzie widać również elementy reguły UFO. "Kanapka" dobrze spisuje się, gdy mimo błędów drugiej osoby chcemy zmotywować ją przez docenienie jej zasług. Umiejętność krytykowania, dawania konstruktywnej informacji zwrotnej, doceniania i chwalenia są cechą liderów. Istotne jest również, że wszystkich tych umiejętności można się nauczyć! Idea konstruktywnej krytyki łączy się z umiejętnością wypowiadania uwag o charakterze korygującym i nakierowanym na sprecyzowany cel. Idealna konstruktywna krytyka powinna sugerować, co i jak należy zmienić w pracy, a także wskazywać, co już teraz jest wykonane dobrze. To jeden ze sposobów wydobywania ze współpracowników tego co najlepsze. 54 TWÓRCZE ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW PRZESTRZEŃ PROBLEMU Etap 1. Dostrzeżenie problemu A. Stymulowanie ciekawości. "Burza pytań" (brain-questioning). Cel: Generowanie pytań i wątpliwości na wybrany temat. Technika: Na dużej kartce papieru piszemy hasło odzwierciedlające wybrany temat. Niżej zapisujemy wszystkie pytania, jakie jesteśmy w stanie zadać samym sobie na ten temat. Unikamy pytań banalnych. Zasady: Nie oceniaj - każde pytanie dopuszczalne. Ilość rodzi jakość - jak najwięcej pytań. Współdziałaj - rozwijaj i ulepszaj pytania wcześniej postawione. Fazy: I. Generowanie pytań II. Krytyczne opracowanie i ocena: pogrupowanie pytań w kategorie treściowe analiza przydatności do wykrycia nowego problemu lub celu sformułowanie explicite problemów, których podjęcie sugerują postawione i opracowane pytania 55 Test zdań niedokończonych. Cel: Dotarcie do ukrytych obszarów wiedzy. Technika: Konstruujemy listę zdań niedokończonych, typu: "Ciekaw jestem, czy rzeczywiście...", "Jak to możliwe, że do tej pory...". Następnie wypełniamy ją sami bądź dajemy do wypełnienia innej osobie (grupie osób). Można zrobić zastrzeżenie, aby w czasie wypełniania koncentrować się jedynie na jednym, interesującym nas temacie. Można również wielokrotnie uzupełniać tylko jedno zdanie. B. "Kruszenie". Kruszenie obiektu (odwrotna burza mózgów). Cel: Wykrycie wszystkich możliwych i pożądanych kierunków ulepszenia jakiegoś obiektu, szczególnie zaś wykrycie jego wad ukrytych. Technika: Swobodne i nieskrępowane krytykowanie obiektu. Fazy: I. Totalna krytyka; II. Faza logiczno-analityczna: analizowanie i kategoryzowanie zgłoszonych wad wg czterech kategorii: wady trywialne - łatwe do usunięcia natychmiast i bez konieczności twórczego myślenia; wady nietrywialne choć oczywiste, możliwe do usunięcia pod warunkiem posiadania odpowiednich środków finansowych lub organizacyjnych wady ukryte, z których nie zdawaliśmy sobie sprawy i których usunięcie wymaga twórczości, wynalazczości, produktywnego myślenia 56 wady urojone, często "pozornie dowcipne", nie mające znaczenia ani dla użytkowników obiektu, ani dla nas jako osób szukających możliwości ulepszenia przedmiotu Kruszenie idei. Cel: Znalezienie słabych punktów jakiejś idei dla jej obalenia bądź utwierdzenia. Technika: Krytyka twierdzenia wyrażonego w formie afirmatywnej. Fazy: I. Ustalenie obszaru poszukiwań (dziedziny, tematu); II. Wyróżnienie jednego bądź kilku twierdzeń, które my sami lub większość osób uważamy za słuszne; III. Totalna krytyka idei; IV. Ocena i kategoryzacja zgłoszonych zastrzeżeń z nastawieniem na zastrzeżenia nietrywialne; V. Sformułowanie nowego problemu; Wykorzystanie analogii. Analogiczny problem. Cel: Znalezienie w swojej dziedzinie nowych problemów analogicznych do problemów z innych dziedzin. Technika: Znajdujemy jakiś problem z innej dziedziny, zupełnie odmiennej niż nasza i przekładamy jego treść na problem z dziedziny nas interesującej. Fazy: I. Sformułowanie problemu wyjściowego z innej dziedziny; II. Wyabstrahowanie z opisu problemu wyjściowego najważniejszych informacji i sformułowanie ich w postaci krótkiego, syntetycznego hasła (lub haseł). III. Wybranie jednego hasła i szukanie w swojej dziedzinie problemu analogicznego (odpowiedź na pytanie: "Czy w mojej dziedzinie istnieje problem...?"), uwzględniając metaforyczny charakter wytworzonych haseł. Analogiczne rozwiązanie. Cel: Znalezienie takiego problemu w swojej dziedzinie, który w innej został z powodzeniem rozwiązany. 57 Technika: Od rozwiązania w innej dziedzinie dochodzimy do problemu w swojej. Fazy: I. Wybranie twórczego pomysłu lub wartościowego rozwiązania w innej dziedzinie; II. Analiza pomysłu pod kątem jego wartości; III. Wykrycie analogicznego problemu we własnej dziedzinie. Techniki kombinatoryczne. "Indeks rzeczowy". Cel: Otrzymanie nowych, zaskakujących zestawień elementów ze swojej dziedziny. Technika: Systematyczne zestawianie przypadkowych haseł związanych z pewną dziedziną wiedzy i analiza tych zestawień pod kątem możliwości postawienia nowego problemu bądź grupy problemów. Zasady: odroczone wartościowanie aktywna eksploatacja wylosowanego zestawienia właściwe tempo i dozowanie czasu Morfologia pola problemowego. Cel: Ulepszenie produktu. Technika: Analiza morfologiczna. Fazy: I. Wyróżnienie najważniejszych aspektów obszaru badawczego; II. Znalezienie wszystkich możliwych stanów rzeczy związanych z danym aspektem; III. Etap kombinatoryczny: zestawienie z sobą po kolei wszystkich wartości poszczególnych wymiarów; IV. Weryfikacja modelu; odrzucenie zestawień zdecydowanie absurdalnych lub nie spełniających ważnych dla nas kryteriów. 58 Wykorzystanie paradoksu. Identyczny paradoks. Cel: Sformułowanie nowego problemu na podstawie wykrytego paradoksu. Technika: Szukanie paradoksu we własnej dziedzinie analogicznego do paradoksu wykrytego w innej dziedzinie (zazwyczaj przez kogoś innego). Fazy: I. Wybranie paradoksu (z literatury, przysłów, obserwacji w innej dziedzinie); II. Sformułowanie myśli paradoksu w formie antynomicznego hasła; III. Wykrycie podobnej sytuacji w swojej dziedzinie, którą można by oddać tym samym hasłem; IV. Sformułowanie problemu na podstawie wykrytego paradoksu. Tworzenie antynomii. Cel: Wykrycie paradoksu w swojej dziedzinie. Technika: Tworzenie antynomii. Fazy: I. Wybranie dowolnego słowa i przyporządkowanie mu przeciwieństwa; II. Tworzenie paradoksalnych zlepków obu członów (antynomii); III. Wybór najbardziej sprzecznej antynomii. IV. Szukanie identycznego paradoksu w interesującej nas dziedzinie. Podsumowując. Jak rozpoznać wykryty problem? Jeśli w wyniku naszych działań stwierdzimy, że mamy przed sobą cel, a nie dysponujemy gotowymi sposobami osiągnięcia go - możemy uznać, że wykryliśmy nowy problem. Towarzyszy temu zazwyczaj szczególny stan psychiczny, zwany "odczuciem trudności" Etap II. Zrozumienie problemu Kontrolna lista pytań. Cel: Lepsze zrozumienie problemu. Technika: Systematyczne udzielanie sobie samemu odpowiedzi na ustaloną serię pytań. Odpowiedzi należy zapisywać. 59 Lista przykładowych pytań: 1. Jakie jest hasło mojego problemu? (Jedno krótkie zdanie w formie pytającej lub rozkazującej.) 2. Dlaczego sprawa w ogóle stanowi problem? 3. Dlaczego sprawa stanowi problem dla mnie? 4. Czego już próbowano? 5. Czego oczekuję? (Co chciałbym uzyskać?) Techniki z wykorzystaniem analogii i metafor.. Założenia: Dwuczłonowy schemat postępowania: 1) tworzymy dużą ilość analogii i metafor na temat problemu; 2) porządkujemy je wg wybranej zasady Wewnętrzna struktura analogii: człon porównywany (temat) i człon porównujący (nośnik). Tematem jest problem wymagający głębszego zrozumienia, zaś nośnikami liczne i różnorodne określenia metaforyczne, analogiczne lub przynajmniej zawierające porównanie Temat powinien być sformułowany w postaci jednego wyrazu bądź wyrażenia, funkcjonującego jako podstawowe pojęcie w obszarze problemu Koło. Technika: Tworzenie koła analogii (metafor) na temat pojęcia kluczowego wybranego problemu. Fazy: I. Wybranie pojęcia kluczowego; II. Tworzenie analogii (metafor); III. Umieszczanie utworzonych wyrażeń na okręgu wokół pojęcia 60 kluczowego w taki sposób, aby wyrażenia o treści przeciwstawnej leżały po przeciwnych stronach; zaś wyrażenia zbliżone treściowo obok siebie. Diagram kołowy. Cel: Graficzne uporządkowanie naszych intuicyjnych sądów co do natury obiektu centralnego dla naszego problemu. Technika: Tworzenie metafor i przyporządkowanie im stopnia trafności. Fazy: I. Wybranie pojęcia kluczowego i tworzenie metafor; II. Na krańcach siedmiostopniowej skali umieszczamy dwie wybrane metafory, zaś pomiędzy nimi ustawiamy "obiekt badany" oceniając, która metafora bardziej trafnie oddaje jego charakter. Jeśli są trafne w równym stopniu, umiejscawiamy obiekt na środku i dajemy każdej 4 punkty. Jeśli któraś przeważy, otrzymuje ocenę 5,6 lub 7; zaś druga z metafor otrzymuje ilość punktów równą 8-n, gdzie n oznacza ocenę metafory konkurencyjnej. III. Wyniki porównań umieszczamy w tabeli i sumujemy w wierszach poziomych w celu otrzymania wskaźnika trafności każdej metafory. IV. Wskaźnik ten dzielimy przez maksymalną liczbę wszystkich punktów i mnożymy przez 100%. V. Rysujemy diagram kołowy wykorzystując wyniki z punktu IV. Techniki z zaangażowaniem własnego ciała. Identyfikacja osobista. Cel: "Odczucie" problemu. Technika: Próba utożsamienia się z obiektem i zanalizowania swoich doznań w tej sytuacji. Psychodrama. Cel: Głębsze zrozumienie problemu. Technika: Odgrywanie scenek ilustrujących sam problem bądź jego metaforę. 61 Etap III. Formułowanie i przeformułowanie problemu. Określenie "warunków brzegowych". Konieczne i zbędne. Cel: Określenie koniecznych i zbędnych warunków, jakie powinno spełniać rozwiązanie (jest to podział subiektywny). Technika: Wypisanie wszystkich warunków, jakie chcielibyśmy, żeby spełniało rozwiązanie, a następnie podzielenie ich na dwie kategorie: "Konieczne" i "Zbędne". Teraz i w przyszłości. Cel: Selekcja pomysłów na nadające się do zastosowania od razu i przyszłościowe. Technika: Zapisywanie warunków nad osią z zaznaczonymi momentami czasowymi (prawdziwymi bądź hipotetycznymi) od teraźniejszości do przyszłości. Idealny wynik końcowy. Cel: Sformułowanie zbioru koniecznych i wystarczających warunków brzegowych. Technika: Obmyślenie i opisanie stanu rzeczy, który bez reszty i całkowicie likwiduje nasz problem, po czym sformułowanie problemu w postaci zawierającej określone warunki brzegowe. Wykrywanie milczących założeń. Analiza semantyczna. Cel: Wykrycie milczących założeń na temat problemu. Technika: Analiza znaczenia wszystkich słów użytych w pierwotnym sformułowaniu problemu poprzez zadawanie odpowiednich pytań. Metafora generatywna. (przedmiot, sytuacja lub zjawisko stanowiące wyraźne, choć milcząco przyjęte, odniesienie do problemu w jego obecnym sformułowaniu). Cel: Wykrycie i uświadomienie sobie istnienia metafory generatywnej w sformułowaniu problemu. Technika: Analiza sformułowania problemu pod kątem istnienia w nim metafory generatywnej. 62 Problem otwarty czy zamknięty?. Cel: Określenie natury problemu i ewentualna zmiana sformułowania na bardziej otwarte. Technika: Analiza sformułowania problemu pod kątem stopnia otwartości (problemy zamknięte: "A czy B?", "Który z..." itp.; problemy otwarte: "W jaki sposób...", "Wymyślić..." itp.) Co by było, gdyby problem był nierozwiązywalny?. Cel: Wydobycie głęboko ukrytych milczących założeń. Technika: Rozważenie wszystkich ważnych konsekwencji nierozwiązywalności problemu. Redefinicja problemu. Figura i tło. Cel: Powtórne określenie problemu z uwzględnieniem kontekstu. Technika: Odwrócenie sytuacji; potraktowanie ważnych dotąd elementów problemu jako drugorzędnych, a skupienie uwagi na kontekście lub mało ważnych informacjach dodatkowych. Zawsze pytanie: "Po co?" w odniesieniu do sformułowanych warunków. Problem jako subproblem. Cel: Wykrycie szerszego problemu i ewentualna redefinicja naszego problemu. Technika: Potraktowanie podjętego problemu jako subproblemu, czyli części szerszej struktury (o ile jest to możliwe) oraz zastanowienie się, czy rozwiązanie problemu szerszego zlikwiduje nasz problem i czy nie jest ono łatwiejsze do znalezienia. Jeśli tak, należy redefiniować problem. Czystka. Cel: Uwolnienie uwagi i "schwytanie" gotowych pomysłów powstałych niezależnie od momentu stosowanej procedury. Technika: Zapisanie wszystkich pomysłów, jakie zrodzą się przed przystąpieniem do fazy rozwiązań. 63 PRZESTRZEŃ ROZWIĄZAŃ Etap I. Budowanie problemu pomocniczego A. Analogie: Analogia trafna - człon porównujący jest prostszy i bardziej zrozumiały od członu porównywanego. Wykorzystuje się ją zwłaszcza dla lepszego zrozumienia problemu poprzez trafne porównanie do czegoś znanego i mało skomplikowanego. Analogia nośna - człon porównujący jest bogaty w rozmaite treści, wieloznaczny lub zaskakujący, natomiast człon porównywany - bardziej znany i zwyczajny. Jej celem jest oddalenie się od problemu za pomocą zaskakującego, choć trafnego porównania. Realistyczna analogia bogata w treść. Technika: Znalezienie w odległej dziedzinie problemu realistycznego i złożonego, zawierającego wiele podobnych aspektów. Odwołuje się do wiedzy potocznej lub naukowej. Realistyczna analogia wizualna. Technika: Znalezienie problemu analogicznego łatwego do wyobrażenia, związanego z doświadczeniem własnym lub potocznym. Odwołuje się do konkretnych, wyobrażalnych sytuacji. Analogia absurdalna. Technika: wymyślenie problemu fantastycznego o cechach analogicznych do rzeczywistego. 64 Metafory: Tytuł książki. Technika: Wymyślenie tytułu utworu (wiersza, książki) na temat naszego problemu. Może być wprowadzeniem do zastosowania analogii absurdalnej. Identyfikacja osobista. Technika: Wejście w rolę przedmiotu, zjawiska bądź osoby będącej centrum problemu. Abstrakty: Piramida. Technika: Stopniowe pozbywanie się szczegółów problemu, aby sformułować problem w postaci wysoce ogólnej. Przykłady. Technika: Po zastosowaniu "piramidy" szukamy konkretnych przykładów problemu w różnych dziedzinach. Paradoksy. Technika: Skupiamy się na najważniejszych stronach problemu i odrzucamy całą resztę, formułując problem w postaci paradoksu. "Czyste" relacje. Technika: Wyodrębniamy podstawową relację stanowiącą istotę naszego problemu, formułując pozostałe elementy hasła w postaci abstrakcyjnej, a następnie stosujemy "Przykłady". Stosujemy wówczas, gdy istotą problemu jest jakaś relacja. "Czyste" funkcje. Technika: Podobna do relacji, stosujemy wtedy, gdy istotą problemu jest funkcjonalność jakiegoś przedmiotu. Można jako wprowadzenie wykorzystać analizę funkcjonalną. Techniki mieszane: Inny język. Technika: Przedstawienie problemu poprzez wyrażenie go w innej formie; np. rysunkowej, przestrzennej, z wykorzystaniem różnego rodzaju materiałów itp. 65 Ukryty problem. Technika: Grupa rozwiązuje problem zastępczy, nie znając problemu wyjściowego. Podsumowanie: Przebieg procesu tworzenia problemu zastępczego jest dowolny, z wykorzystaniem dowolnej ilości technik. Warunkiem jest otrzymanie w rezultacie zadania zastępczego (bądź kilku zadań), które spełnia kryteria: jest wystarczająco odległe od zadania wyjściowego oraz jest w stosunku do niego wystarczająco trafne. Ważne są też kryteria poboczne: atrakcyjność modelu dla rozwiązującego problem, dysponowanie wiedzą na temat dziedziny zastępczej, czas przeznaczony na budowanie modelu nie może być zbyt długi. Etap II. Rozwiązywanie problemu pomocniczego Na tym etapie należy zastosować wszelkie dostępne środki, które pozwolą skutecznie rozwiązać problem zastępczy. Można zastosować strategię bezpośrednią, posłużyć się gotową wiedzą lub zastosować którąś ze znanych prostych technik twórczego rozwiązywania problemów. Rozwiązanie to nie musi spełniać kryteriów twórczości, ważne, aby było trafne. Dobrze jest znaleźć pewną pulę różnych rozwiązań. A. Zadanie domowe Technika: Zebranie wszelkich dostępnych informacji na temat zastępczego problemu. Można zrobić to w grupie bądź samemu poszukać źródeł informacji. Wiedza ta nie musi być naukowa, może nawet być błędna, istotne będzie wewnętrzne przekonanie o trafności zgromadzonej wiedzy. 66 B. Eksperyment myślowy Technika: Poszukujemy wiedzy na temat rozwiązań problemu, przeprowadzając w myślach "eksperyment", czyli zadając pytania: "Co by było, gdyby... (problem został rozwiązany w określony sposób"). C. Identyfikacja osobista Technika: Jak przy zrozumieniu problemu, z tą różnicą, że w wyobraźni próbujemy aktywnie wpływać na niezadowalający stan rzeczy. Wersja: Granie roli Technika: Próba wczucia się w rolę osoby uwikłanej w jakiś sposób w problem, odpowiedzialnej za jego rozwiązanie. D. Personifikacja 1. Homunculus Technika: Wyobrażenie sobie istoty zaangażowanej w problem bezpośrednio, mogącej mieć na niego wpływ. 2. Małe ludziki Technika: Analogiczna do "homunculusa", ale z zastosowaniem bardzo dużej liczby małych stworzonek. 3. Samorozwiązujący się problem Technika: Próba znalezienia odpowiedzi na pytanie "W jaki sposób problem mógłby sam dla siebie znaleźć rozwiązanie?" E. Nierzeczywistość 1. Świat baśni Technika: bezpośrednie przeniesienie rozwiązań ze znanych bajek, baśni, mitów, motywów biblijnych; bądź zastosowanie identyfikacji osobistej z bohaterem baśni. 2. Świat fantazji Technika: samodzielne wymyślanie niezwykłych, odbiegających od rzeczywistości rozwiązań. Ważne jest, aby w rozwiązaniu był zawarty sposób osiągnięcia rezultatu. 67 Podsumowanie Efektem tej fazy powinno być opracowanie skutecznego sposobu (bądź kilku sposobów) rozwiązania zadania modelowego. Może ono być nierealistyczne, ale musi być jasne co do swej istoty, musi też całkowicie likwidować trudność związaną z istnieniem problemu. Etap III. Powrót do problemu zasadniczego A. Jastrząb Technika: Jeden z uczestników grupy pełni rolę "jastrzębia", który spośród pomysłów tworzonych przy problemie zastępczym ma za zadanie wyłapać te, które nasuwają ciekawe rozwiązania w zakresie problemu właściwego. Zazwyczaj rolę tę pełni ekspert. B. Odwzorowanie Technika: dokładne przełożenie elementów rozwiązania zastępczego na problem rzeczywisty poprzez zastosowanie analogii. C. Superpozycje Technika: nałożenie zakresu dwóch pojęć (obiektów) i znalezienie skojarzeń wspólnych dla obu dziedzin, które nasuną konkretne rozwiązania. D. Gra słów Technika: Kojarzenie słów będących składowymi "martwych metafor" poprzez: - wykorzystanie dwuznaczności - wykorzystnie rymu lub rytmu - rozbicie sztywnego związku frazeologicznego - powrót do pierwotnego znaczenia słowa - nagromadzenie słów o tym samym pochodzeniu, lecz różnym znaczeniu - wykorzystanie dwuznaczności wynikającej z użycia jakiegoś wyrażenia gwarowego lub slangowego - wiwisekcja słowa 68 E. Konkretyzacja Technika: wytworzenie konkretnych odpowiedników pewnej abstrakcyjnej relacji, odnoszącej się do rozwiązania modelowego (wcześniej stosujemy "czyste relacje"). F. "Niech mnie wyrzucą!" Technika: Sprowokowanie najbardziej rozwiązania, wykorzystującego materiał zastępczego, bez zwracania uwagi na realia. absurdalnego z problemu Podsumowanie Pomysły wytworzone w trakcie procedury TroP powinny być przedstawione ekspertom w danej dziedzinie i poddane krytyce. Wartościowa krytyka nie powinna odrzucać nawet mało realistycznych pomysłów, ale zanalizować je pod kątem skojarzeń, jakie mogą nasunąć, lub też pozostawić do dalszego przyjrzenia się im. Można też łączyć różne rozwiązania powstałe w trakcie procesu. Oceniać można pomysły w odniesieniu do sformułowanych na początku założeń i warunków brzegowych. Istotna jest też ich ocena pod względem spełniania kryteriów dzieła twórczego: nowości, oryginalności i trafności. Ważne też, aby właściwie ocenić przydatność pomysłu i środki, jakie będą potrzebne do jego zastosowania. Warunki dla myślenia twórczego zespołu i jednostki (Źródło: E. Nęcka "TroP - twórcze rozwiązywanie problemów") 1. ZASADA RÓŻNORODNOŚCI Na każdym etapie myślenia nad problemem należy dbać o wytwarzanie jak największej ilości różnorodnych pomysłów, nie troszcząc się z góry o to, czy każdy z nich okaże się przydatny. ("Ilość rodzi jakość"). 69 2. ZASADA ODROCZONEGO WARTOŚCIOWANIA Ocena pomysłu nie może zachodzić natychmiast, musi być odroczona. Najpierw gromadzimy wszystkie pomysły, a dopiero potem wybieramy pomysły najlepsze i poddajemy je ocenie. W fazie "rzucania pomysłów" wystrzegamy się stwierdzeń typu: - to nie jest dobre; - to nie ma prawa działać; - to głupie; - to bez sensu. 3. ZASADA RACJONALNEJ IRRACJONALNOŚCI Polega na swobodnym korzystaniu z intuicji, przeczuć, paradoksów i nonsensów, kierowaniu się własnymi uczuciami i preferencjami w momencie wytwarzania pomysłów. Za to w chwili oceniania przydatności rozwiązań kierujemy się rozumem. 4. ZASADA KOMPETENTNEJ NIEKOMPETENCJI Oznacza, że każdy człowiek może skutecznie rozwiązywać problemy, na których się nie zna, jeśli tylko zostanie zapewniona kontrola ze strony rzeczywistego specjalisty. 5. ZASADA ZABAWY Zadanie, które stało się nudne, prawie nigdy nie da dobrych rezultatów. Jeśli rozwiązywanie problemu nas nudzi, trzeba wymyślić sposób na jego urozmaicenie. 70 6. ZASADA AKTUALNOŚCI W twórczym rozwiązywaniu problemu liczy się to, co tu i teraz. Powinniśmy chwilowo zapomnieć o istnieniu świata zewnętrznego, z jego ograniczeniami i koniecznościami. 71 IV. NARZĘDZIA 72 PODSTAWY DOBREJ PREZENTACJI Prezentacja multimedialna (wykonywana zazwyczaj w programie Power Point) to narzędzie, które na stałe zadomowiło się w życiu studenta. Z punktu widzenia działacza Kół Naukowych istotnym polem zastosowania Power Pointa są np. prezentacje podczas posiedzeń Puli na Projekty Naukowe [patrz: Finanse -> Pula na projekty naukowe], konferencje, seminaria, szkolenia itp. Po co tak naprawdę robimy prezentacje multimedialne? Ciekawostka - statystycznie każdy z nas jest w stanie zapamiętać: 20% informacji które słyszy 30% informacji, które widzi 40% informacji, które widzi i słyszy równocześnie W ostatnim punkcie przejawia się prawdziwy sens przygotowania prezentacji multimedialnej. Jej celem jest 2x krotne zwiększenie ilości informacji, którą zapamięta publiczność. To bezpośrednio przekłada się na wpływ jaki chcemy na niej wywrzeć np. przekonanie delagatów Kół Naukowych do poparcia naszego projektu na głosowaniu. Prezentacja nie gwarantuje jednak sukcesu - źle przygotowana może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego np. publiczność zamiast nas słuchać, będzie skupiała się na rozpracowywaniu zawartości slajdu. Jedyne, co zapamięta z prezentacji to koszmarnie nieczytelne slajdy. Trudno wtedy mówić o skutecznym wpływie i przekonywaniu. Poza tym tworząc dobrze przygotowaną prezentację staramy się uzyskać przeniesienie, które odbędzie się w umysłach naszej publiczności - "ta prezentacja jest bardzo profesjonalna, więc i ich projekt musi być dobry". Profesjonalizm techniczny prezentacji to jednak szczegóły, z których nie zawsze zdajemy sobie sprawę. 73 Najczęściej popełniane błędy w PPT Slajdy wypełnione tekstem niczym strona książki Za dużo wypunktowań, za długie wypunktowania Niekonsekwentnie stosowane kroje czcionek i ich rozmiary Używanie mało-kontrastowych lub gryzących się barw oraz zbyt wyrazistych obrazów jako tło slajdów Używanie tandetnych efektów animacji bądź przesada w częstości wykorzystania efektów animacji Niekonsekwentny układ slajdu - różne marginesy, wcięcia itp. na kolejnych slajdach Nieczytelne, niejasne grafiki, obrazy, tabele, schematy, diagramy itp. Prezentacja dobra technicznie Przygotowując dobrą prezentację należy pamiętać o elegancji. "Lepiej odjąć jeden dodatek, niż umieścić jeden za dużo". Dobrą prezentację cechuje prostota, umiar i konsekwencja. Cechy te wyrażają się między innymi poprzez: Używanie krótkich wypunktowań (nie więcej niż 2 linijki na wypunktowanie) Używanie jednego kroju czcionki w całej prezentacji 74 Używanie maksymalnie 3 rozmiarów czcionki w całej prezentacji (np. nagłówek - 36pt, wypunktowanie I - 22pt, wypunktowanie II - 20pt) Konsekwentne stosowanie rozmiarów marginesów wynikających z szablonu prezentacji (zarówno poziomych jak i pionowych) Oszczędne i konsekwentne stosowanie efektów animacji (przeważnie z grupy: "umiarkowane") Rozważne stosowanie grafik (co za dużo to nie zdrowo) Błędy merytoryczne Prezentacja to jednak nie tylko sam Power Point. Należy pamiętać, że jej najważniejszym elementem jest... osoba prezentera. To od niej zależy "co i jak" zostanie przedstawione publiczności. Wiele osób o tym zapomina popełniając podstawowe błędy takie jak: Przerzucenie środka ciężkości wystąpienia na część multimedialną np. odwrócenie się przodem do ekranu (tyłem do publiczności) i czytanie ze slajdów. Niejasny przekaz prezentacji - publiczność nie wie, co właściwie było jej celem Niedopasowanie treści prezentacji (zarówno mówionej, jak i tej na slajdach) do poziomu wiedzy i zrozumienia publiczności FORUM Dobrym sposobem na wymianę informacji w Kole Naukowym jest założenie internetowego forum. Dzięki temu dyskusje z zebrania można przenieść do Internetu. Aktywność forum zależy od jego użytkowników. Doświadczenie pokazuje, że każde forum z czasem wchodzi w fazę zmniejszonej aktywności. Mimo to 75 warto je posiadać ponieważ np. jest dobrym źródłem namiarów kontaktowych do członków Koła lub może sprzyjać integracji nowych członków poprzez prosty fakt umieszczenia zdjęcia w profilach użytkownika. GRUPA DYSKUSYJNA Kolejnym narzędziem internetowym wartym uwagi jest grupa dyskusyjna. Można ją założyć np. na stronie www.groups.google.com w bardzo prosty i szybki sposób. Zasada działania grup jest podobna do forum. Całkiem możliwe, że gdzieś w Internecie znajduje się już grupa dyskusyjna o podobnej tematyce. LISTA MAILINGOWA Lista mailingowa jest chyba najlepszym sposobem na informowanie członków naszego koła o terminach zebrań, czy innych ważnych sprawach. Każdy użytkownik listy otrzymuje informacje na swoją skrzynkę mailową. Mamy wtedy pewność, że wiadomość dotarła do adresata. APLIKACJE GOOGLE Od niedawna interesującą usługę oferuje Google: aplikacje dla firm i organizacji. W ich zakres wchodzą m.in. dobrze znane konta mailowe, kalendarz, dokumenty, galerie zdjęć i spersonalizowana strona startowa. Kiedy wykupimy domenę dla naszego Koła (np. www.betonowykajak.pl) możemy bez żadnych dodatkowych inwestycji finansowych w sprzęt i inne usługi założyć konta mailowe oparte o silnik Gmail w wykupionej przez nas domenie. Takie konto jest na pewno dobrym pomysłem z punktu widzenia kreowania 76 wizerunku [patrz: Promocja]. Możliwości jakie dają aplikacje Google jest dużo więcej np. udostępnianie kalendarzy, możliwość wspólnej pracy nad dokumentami i publikacji ich w sieci. W połączeniu ze spersonalizowaną stroną startową Koła (na której można umieścić te elementy) dostajemy nowe narzędzia do sprawnej komunikacji i zarządzania. Uwaga!!! Rejestrując się w "Aplikacjach Google" musimy udowodnić, że jesteśmy posiadaczami wykupionej wcześniej domeny. Do tego celu (a później również przy konfiguracji usługi) wykorzystuje się tzw. rekordy CNAME, które edytuje się w panelu konfiguracji naszej domeny. Jednak nie wszyscy dostawcy domen umożliwiają takie operacje (np. nazwa.pl). Zanim więc wykupimy domenę u dostawcy należy sprawdzić, czy umożliwia on edycję rekordów CNAME. ANKIETY INTERNETOWE Doodle.ch - ustalanie terminów spotkań Doodle.ch jest bardzo ciekawym narzędziem pozwalającym na zaplanowanie spotkania. Dzięki niemu możemy ustalić wspólnie termin, który odpowiada największej liczbie osób i co ważne możemy to zrobić zdalnie. Odbywa się to w formie ankiety. Osoba organizująca spotkanie tworzy ankietę uwzględniając w niej możliwe daty i godziny spotkania. Następnie może wysłać link do ankiety zainteresowanym. Każda osoba może zaznaczyć terminy, które jej odpowiadają. Podsumowując wyniki ankiety można w prosty sposób stwierdzić, który termin jest najkorzystniejszy i poinformować o tym osoby, które powinny się na spotkaniu zjawić. Arkusze kalkulacyjne Google Tworząc arkusz kalkulacyjny Google można go udostępnić innym jako formularz (ankietę) do wypełniania. Dane wprowadzone przez poszczególnych użytkowników do formularza są 77 automatycznie przenoszone do kolumn / wierszy arkusza kalkulacyjnego. W ten sposób można szybko i sprawnie zbierać informacje od zainteresowanych osób np. przeprowadzić ankietę, "jakiego rozmiaru koszulki kto potrzebuje". 78 V. PROMOCJA 79 PO CO PROMOCJA? Jeżeli udało nam się założyć Koło Naukowe i przebrnęliśmy przez całą biurokrację, to czas pomyśleć o promocji. Promocja naszego Koła ma przede wszystkim uczynić naszą organizację rozpoznawalną na wydziale i Uczelni, a potem na forum ogólnopolskim, a nawet międzynarodowym. Dzięki temu zwykli studenci zapoznają się z nasza działalnością, co może zachęcić ich do wstąpienia do Koła. Promocja spowoduje również wzrost zainteresowania władz wydziału naszą działalnością. Ułatwia to otrzymanie dofinansowania z ich strony. Sponsorzy wolą inwestować swoje pieniądze w organizacje, które są znane szerokiej grupie odbiorców. SPOSOBY NA PROMOCJĘ Sposobów na promocję jest wiele. Wśród nich najbardziej popularne to: ciekawe projekty strona internetowa media PW gabloty, tablice informacyjne, banery plakaty, ulotki targi, pikniki listy mailingowe organizacja szkoleń, wyjazdów, konferencji, imprez 80 gadżety (np. koszulka) poczta pantoflowa (marketing szeptany) udział w imprezach masowych WIZERUNEK KOŁA Nazwa Koła Oto kilka wskazówek, którymi powinniśmy się kierować przy wyborze nazwy dla Koła: powinna być charakterystyczna (odróżniająca się od innych Kół) ilustrująca to, czym dane Koło się zajmuje (np. każdy, kto zobaczy baner z pełną nazwą Koła nie miał wątpliwości, że zajmuje się ono tematyką lotnictwa) dobrze, gdy posiada łatwy do wymówienia, wpadający w ucho skrót (np. SKAP, KoCIO) System Identyfikacji Wizualnej Koło Naukowe to również marka. Jej budowanie jest procesem długim, ale opłacalnym. Rozpoznawalna marka Koła pomaga w pozyskaniu nowych członków czy pieniędzy na działalność. Również z powodów prestiżowych każdy z nas woli działać w Kole, które jest powszechnie dobrze kojarzone. Jednym z istotnych narzędzi, które mogą wspomóc budowanie marki jest tzw. identyfikacja wizualna. System Identyfikacji Wizualnej to zespół cech charakterystycznych odpowiedzialnych za wzrokowe kojarzenie marki. Są to m.in.: 81 cechy graficzne: logo i jego kolorystyka cechy typograficzne: kroje czcionki i układ tekstu szablony dokumentów W przypadku Kół Naukowych cechy te mogą przejawiać się w szablonach materiałów takich jak: strona internetowa, forum wizytówki dokumenty plakaty, banery prezentacje podpisy w e-mailach koperty kubki, smycze itp. koszulki, bluzy Stworzenie systemu identyfikacji wizualnej to standaryzacja wszystkich wyżej wymienionych elementów. W praktyce oznacza to, że np. w prezentacji używamy takich samych schematów barw i czcionek jak na wizytówce i stronie internetowej - a barwy te są spójne ze znajdującymi się w logo Koła. Reguły systemu identyfikacji wizualnej powinny być przestrzegane bardzo konsekwentnie. Często dokładnie spisuje się je w tzw. "księdze", która potrafi określać nawet takie szczegóły jak np. minimalny odstęp od loga. Podsumowując - skutkiem takich zabiegów jest lepsze utrwalenie marki Koła w świadomości ludzi - studentów, kadry uczelnianej itd. 82 O stworzeniu systemu identyfikacji wizualnej warto pomyśleć już na samym początku tworzenia Koła Naukowego, aby zapewnić Kołu bardziej medialny start. Logo Podstawowym elementem identyfikacji wizualnej jest logo - czyli charakterystyczny symbol graficzny. Tworzy się je zazwyczaj w oparciu o nazwę Koła i treść jaką ta nazwa wyraża. Specyficznym rodzajem loga jest tzw. logotyp - czyli, znak stworzony z nazwy Koła z wykorzystaniem charakterystycznej czcionki i nałożonych na nią graficznych zabiegów (większość KN posiada właśnie logotypy). Kilka wskazówek odnośnie projektowania logo: logo powinno być prostą, łatwą do zapamiętania formą graficzną (mało szczegółów) dobrze jest, gdy logo nawiązuje w jakiś sposób do naszej działalności logo nie powinno być duże - jeśli takie jest, należy opracować wersję "okrojoną", którą można stosować w dokumentach, gdzie jest mało miejsca powinno dobrze wyglądać w wersji czarno-białej (lub powinniśmy je stworzyć w wersji cz-b) Strona internetowa Jeżeli jakakolwiek firma, czy organizacja w dzisiejszych czasach nie posiada swojej strony w internecie, to oznacza, że nie istnieje. To samo stwierdzenie dotyczy Kół Naukowych. Bez nawet najprostszej strony WWW praktycznie nikt się o nas nie dowie. Ważne jest, aby strona była cały czas aktualna. Dość nieciekawie wygląda najnowszy news na głównej stronie pochodzący np. z 2004 roku. Co powinna zawierać strona internetowa koła? 83 podstawowe dane koła: adres, tel. kontaktowy, e-mail, imię nazwisko opiekuna lista członków, skład zarządu (wraz ze zdjęciami) opisy projektów ilustrowane zdjęciami relacje z wyjazdów, konferencji, targów, pikników naukowych dział dokumenty, w którym można znaleźć np. statut informacje jak zostać członkiem koła historia działalności Jeżeli w naszym gronie mamy osobę zajmującą się tworzeniem stron internetowych, to nie będziemy mieli z nią najmniejszego problemu. W przypadku braku takiej osoby, w internecie można znaleźć mnóstwo serwisów, które oferują darmowy serwer oraz proste narzędzia do tworzenia strony np. CMS (Content Management System - System Zarządzania Treścią). Jest to bardzo proste narządzie za pomocą którego można stworzyć nawet bardzo skomplikowane serwisy. Jeżeli nie uda nam się znaleźć odpowiedniego serwera lub zawiera on denerwujące reklamy albo ma ograniczony transfer, to można próbować uzyskać zgodę na skorzystanie z silnika serwisu polibuda.info. Wystarczy skontaktować się z osobami z portalu (www.polibuda.info) Domena W sieci Politechniki można otrzymać nazwę domenową z różnych źródeł: Wydział (Kolegium), Instytut oraz Centralny Ośrodek Informatyki (COI). 84 Możemy też wykupić łatwy do zapamiętania adres "nazwa_koła.pl", korzystając z jednego z serwisów sprzedających nazwy domen np. home.pl. Obecnie można już zarejestrować nową domenę nawet za kilkanaście złotych. Z punktu widzenia wizerunku dobrze posiadać adres mailowy w domenie Koła. Możliwość tworzenia kont pocztowych zależy od dostawcy usług, u którego wykupiliśmy domenę. Interesującym rozwiązaniem tego problemu (dającym również wiele nowych możliwości) są Aplikacje Google dla organizacji, czyli np. konta Gmail z domeną koła. [patrz: Narzędzia -> Aplikacje Google] PROMOCJA W MEDIACH STUDENCKICH PW Na Politechnice Warszawskiej istnieją cztery media: gazeta I.PEWU, telewizja internetowa TVPW, Radioaktywne oraz portal polibuda.info. Za pomocą tych czterech kanałów informacyjnych można dotrzeć do każdego studenta PW i nie tylko. Jest to najlepszy sposób na promocję na uczelni. Jeżeli realizujemy jakiś ciekawy projekt, organizujemy konferencję, zrobiliśmy innowacyjne urządzenie, to dajmy znać o tym mediom studenckim PW. Wystarczy krótką informację o naszym projekcie dodać jako artykuł do portalu polibuda.info lub skontaktować się indywidualnie z poszczególnymi mediami. Telewizja Internetowa Politechniki Warszawskiej TVPW www.tvpw.pl [email protected] Miesięcznik Kulturalny Warszawskiej I.PEWU www.ipewu.pw.edu.pl [email protected] Studentów Politechniki 85 Portal Internetowy polibuda.info www.polibuda.info [email protected] Radio Aktywne www.radioaktywne.pl [email protected] JAK KORZYSTAĆ Z POLIBUDY.INFO? Ciekawym projektem czy organizowaną konferencją warto pochwalić się na portalu polibuda.info. Oprócz wysłania informacji do newsroomu mediów, możemy zamieścić gotowy artykuł. Najpierw musimy zarejestrować się jako użytkownik na portalu. Po logowaniu posiadamy w naszym profilu opcję "Dodaj artykuł". Klikamy w przycisk i piszemy swój materiał. Następnie zatwierdzamy ostatecznie artykuł i zostaje on zamieszczony na portalu. W razie problemów można skorzystać z Pomocy lub FAQ. TABLICA INFORMACYJNA Jednym z najprostszych sposobów na promocję jest założenie swojej gablotki informacyjnej. Wbrew pozorom dużo ludzi czyta lub ogląda takie tablice czekając na zajęcia lub podczas przerwy. Ważne, aby w gablotce nie było pełno tekstu (np. statutu koła, który nie jest ciekawą lekturą), tylko dużo zdjęć czy posterów. Plusem jest dobrze widoczny adres strony internetowej i czytelne ogłoszenia o spotkaniach koła, wykładach itp. O zgodę na powieszenie tablicy (w zależności od lokalizacji) trzeba zwrócić się do dziekana lub dyrektora instytutu, względnie pracowników administracyjnych. Tutaj nikt nie powinien robić nam 86 problemów. Czasem zachodzi konieczność uzgodnienia położenia tablicy z dyrektorem administracyjnym budynku. Nie zaszkodzi też spytać o dofinansowanie gabloty - możliwe, że uzyskamy taką pomoc. PLAKAT Plakat jest popularną formą dotarcia do dużego grona odbiorców z informacją, którą chcemy przekazać. Powinien przyciągać uwagę, co wcale nie jest proste, ponieważ zawsze wisi dużo różnej maści plakatów. W związku z tym polem manewru są miejsca, w których je przylepiamy. Kiedy widzisz tablicę zaklejoną od góry do dołu powstaje pytanie czy dorzucenie jeszcze jednego wpłynie w jakikolwiek sposób na powodzenie promocji? Może lepiej będzie umieścić tylko jeden, ale za to w strategicznym punkcie np. koło windy, albo w palarni? Wieszając plakaty często idziemy na łatwiznę zostawiając grubą warstwę nieaktualnych ogłoszeń - to duży błąd, ponieważ nieestetyczne otoczenie plakatu zmniejsza prawdopodobieństwo, że ktoś zwróci na niego uwagę. Dobrym zwyczajem jest zdejmowanie plakatów, kiedy wydarzenie przechodzi do przeszłości. Oprócz atrakcyjnej strony wizualnej, ważna jest też czytelność plakatu. Nie możemy zamieszczać na nim zbyt wielu informacji. Wystarczą tylko krótkie chwytliwe zdania, niezbędne informacje jak miejsce, data i czas oraz odnośnik do strony internetowej, na której znajduje się więcej szczegółów. Uwagi na temat przygotowania plakatu: Należy odpowiedzieć sobie na pytanie - jaką dokładnie informację chcemy przekazać? Które hasło będzie najważniejsze? Chodzi o pojedyńcze wydarzenie, czy o wydarzenie z serii? Np. jeśli plakat reklamuje cykl wykładów opłaca się przygotować szablon z wyszczególnioną nazwą cyklu. Oszczędzamy później na czasie, cykl jest również wtedy bardziej rozpoznawalny. 87 Koszt druku plakatu zależy od jego formatu, liczby kolorów, rodzaju papieru oraz ilości. Warto popytać się znajomych lub ludzi z samorządu, gdzie można tanio drukować. Wydrukowanie plakatów może zająć parę dni, dlatego warto o to jak najwcześniej zadbać. Jeżeli chodzi o proste ogłoszenia, to można skorzystać np. z ksera w dziekanacie. Jeżeli chcemy powiesić plakat u nas na wydziale, to powinniśmy zadbać o pieczątkę WRS-u, ponieważ w innym wypadku może zostać zerwany. PROMOCJA W LICEACH Dobrym sposobem na promocję Koła oraz zainteresowanie tą dziedziną szerszej grupy poza studentami jest organizowanie pokazów w liceach. Niektóre Koła Naukowe w ten sposób starają się nakłonić licealistów do zdawania na ich wydział i w przyszłości do działalności w Kole. Organizacja takiej prezentacji nie jest trudna. Najłatwiej skontaktować się z naszą byłą szkołą. Na pewno nauczyciele bardzo chętnie przyjmą swoich wybitnych absolwentów, aby zaprezentowali coś ciekawego swoim młodszym kolegom. Ważne jest, aby nasz pokaz był interesujący. Nie należy przesadzać z ilością naukowego komentarza. Raczej warto się skupić na pokazywaniu np. atrakcyjnych projektów, które można dotknąć. Wtedy jest szansa na wzbudzenie wśród młodzieży zainteresowania daną dziedziną i przyczynienia się do większej liczby kandydatów na nasz wydział. Warto też w takich sprawach skontaktować się z naszym prodziekanem ds. studenckich. Może udzielić nam niezbędnej pomocy oraz przekazać materiały promocyjne wydziału, rozdawane potem wraz z materiałami promocyjnymi Koła. 88 Warto pomyśleć o wciągnięciu licealistów do projektów, które realizuje nasze koło. Młodzież może rozwijać swoje pasje i uczyć się od najlepszych, a w zamian wychowujecie sobie swoich następców, którzy będą kontynuować Wasze dzieło. Promocja w liceach, czy w innych szkołach może dać Wam nieocenione doświadczenie dydaktyczne, które może przydać się w przyszłości np. przy prowadzeniu zajęć na Uniwersytecie Dzieci. 89 VI. Finanse 90 Wstęp Koła Naukowe działające na Politechnice Warszawskiej mają bardzo dobre warunku rozwoju. Dzięki wsparciu merytorycznemu pracowników naukowych i dydaktycznych oraz finansom, które Uczelnia przeznacza na ich działalność, możliwe jest realizowanie nawet najbardziej ambitnych i innowacyjnych projektów. Pieniądze Uczelni i Samorządu Studentów to tzw. środki publiczne. W związku z tym z ich pozyskiwaniem i wydatkowaniem wiążą się określone procedury. Jednym z ich celów jest sprawienie, aby były one wydawane w sposób racjonalny i przemyślany. Należy pamiętać o tym, że Uczelnia nie jest jedynym potencjalnym źródłem pieniędzy na naszą działalność. Zanim zaczniemy szukać pieniędzy na Uczelni powinniśmy się zorientować w sytuacji na rynku i poszukać sponsora. Dają oni często większy prestiż i możliwość korzystania z zaplecza merytorycznego, marketingowego i finansowego firmy. Oczywiście taka forma dofinansowania wchodzi w grę tylko przy projektach medialnych lub o zastosowaniu w przemyśle lub marketingu. W celu lepszego zrozumienia problem dofinansowań został przedstawiony od 2 stron: Projekt - Jakie źródła? Źródła - Do czego możemy je użyć? ŹRÓDŁA FINANSOWANIA Projekt - Jakie Źródła? 91 92 93 94 95 96 97 Źródła - Do czego możemy je użyć? Komisje Programowe Środki Komisji Programowych [patrz: Struktury SSPW] są wydatkowane za zgodą odpowiednich przewodniczących komisji realizujących postawione przed nimi cele. Środki te są wykorzystywane według następujących przedsięwzięć priorytetowych: 98 Komisja Dydaktyczna: wyjazdy naukowe dla szerszej grupy studentów PW udział studentów PW w konferencjach i seminariach naukowych wyjazdy na targi mające znaczenie w rozwoju naukowym studentów PW działalność bieżącą Kół Naukowych PW szkolenia wewnętrzne uczelnianych organizacji studenckich, w tym Kół Naukowych Komisja Finansowo - Gospodarcza: zakup środków trwałych udział w konferencjach Rzeczypospolitej Polskiej Parlamentu Studentów inne, nie mające merytorycznego związku z pozostałymi pulami, przedsięwzięcia Samorządu Studentów PW Komisja Kultury: projekty realizowane przez Komisję Kultury Samorządu Studentów PW, takie jak: Juwenalia Warszawskie, cykliczne koncerty w Klubach PW, akademickie przeglądy artystyczne i kulturowe, koncerty muzyki poważnej ,,Student w Teatrze" - akcja dofinansowania wyjść do teatrów dla studentów PW organizacja wystaw, koncertów, różnego rodzaju przedsięwzięć o charakterze artystycznym lub integracyjno rozrywkowym 99 imprezy wydziałowe karnawałowe. - otrzęsiny, połowinki, bale Komisja będzie dofinansowywała tylko najciekawsze przedsięwzięcia o wysokim poziomie organizacyjnym - dobrze zaplanowane, przygotowane z dbałością o wymogi bezpieczeństwa, dobrze udokumentowane Komisja Sportu i Turystyki: aktywne wyjazdy w okresie przerw w zajęciach dydaktycznych wyjazdy ekstremalne wyjazdy integracyjne ,,zerówkowe" oraz pierwszego roku akcja ,,Student na Basenie" akcja ,,Student na Lodowisku" inne amatorskie akcje sportowe Komisja Zagraniczna: międzynarodowe krótkoterminowe wymiany studenckie udział w konferencjach i seminariach członków organizacji studenckich o międzynarodowym charakterze działania rozwój kontaktów z innymi uczelniami zagranicznymi 100 Dziekan... Każdy dziekan w ramach środków wydziałowych dysponuje pulą pieniędzy, którą może rozdysponować wg. swojego uznania. Praktyki na wydziałach są różne. Jedni dziekani przydzielają konkretną kwotę każdej organizacji (WRS-owi i Kołu) istniejącemu na wydziale i kwota ta jest do dowolnego rozdysponowania, natomiast inni wymagają preliminarzy na początku każdego roku i w sprawie każdego wydatku trzeba się do nich udać z podaniem. Do dziekana możemy wnioskować o właściwie o dofinansowanie projektu każdego rodzaju. Z najbardziej oczywistych mamy: wyjazdy na konferencje organizacja szkoleń/konferencji oraz seminariów imprezy i wyjazdy integracyjne oraz wydarzenia okazyjne (np. urodziny Koła) materiały promocyjne dla Koła materiały naukowo - dydaktyczne, np. druk posterów ...i wiele wiele innych....wszystko zależy od dobrej woli dziekana i posiadanych przez niego środków. Pula na Promocję Jest to pula pieniędzy przeznaczona na promocję uczelni, o środki z której mogą wnioskować studenci i doktoranci. Dysponuje nią prorektor ds. studenckich. Może nam ona posłużyć jako źródło pieniędzy na: wyjazdy na duże konferencje, które pozwolą nam na nawiązanie ważnych kontaktów i zaprezentowanie naszego Koła, a przez to i Uczelni, szerokiej rzeszy odbiorców 101 organizację konferencji, targów i innych imprez promujących Politechnikę Warszawską na arenie ogólnopolskiej i międzynarodowej wykonanie materiałów promocyjnych naszej jednostki (np. koszulki, gadżety, plakaty itp.) Projekty, na które bierzemy dofinansowanie z tej puli, muszą być medialne. Na materiałach promocyjnych powinien pojawić się napis "Politechnika Warszawska" lub logo Politechniki Warszawskiej (warunek konieczny!). Jednak by użyć loga potrzebujemy zgody na jego użycie udzielonej przez prorektora ds. studenckich. Wymaga to odrębnego podania. Sponsorzy Na samym początku projektu powinniśmy zakładać, że jego głównymi źródłami dofinansowania powinni być sponsorzy lub organizacje zewnętrzne o działaniu międzynarodowym lub ogólnopolskim. Ważne jest by nie zakładać, że Samorząd Studentów da nam pieniądze na wszystko, a Uczelnia też chętnie to zrobi. Musimy pamiętać, że środki finansowe Uczelni to pieniądze publiczne i należy je wydatkować w taki sposób, by nie musieć siebie posądzać o marnotrawstwo. Ciebie też na pewno denerwują politycy "marnujący" pieniądze z Polskiego budżetu. Nie zachowuj się jak oni... [patrz: Finanse -> Sponsoring; Finanse -> Inne źródła finansowania] Urząd Marszałkowski Kolejną możliwością, z której Koła zaczynają korzystać, są dofinansowania z urzędu marszałkowskiego [http://mazovia.pl/]. 102 W dziale organizacje pozarządowe możemy znaleźć "Ogłoszenia o otwartych konkursach ofert", są to najczęściej konkursy z zakresu upowszechniania nauki w formie konferencji i stypendiów dla młodych naukowców. Gdy organizujemy konferencję, warto upewnić się czy jej cele nie są zbieżne z celami któregoś z konkursów, możemy wtedy łatwo uzyskać dodatkowe dofinansowanie. O planach startu w konkursie warto poinformować Przewodniczącego RKN bądź Przewodniczącego KD, którzy pomogą w otrzymaniu poparcia i dodatkowego wsparcia finansowego od Prorektora ds. studenckich, a tym samym zwiększą nasze szanse w wygraniu konkursu. Ponadto na stronach urzędu marszałkowskiego możemy uzyskać informacje o wartościowych szkoleniach, głównie z zakresu pozyskiwania i wykorzystywania środków z Unii Europejskiej. Unia Europejska [patrz: Finanse -> Inne źródła finansowania] Pula na Projekty Naukowe Od strony formalnej Pula na Projekty Naukowe to część Funduszu Kulturalno-Wychowawczego. Jest przeznaczona na inicjatywy naukowo-dydaktyczne realizowane przez Koła Naukowe. Czasem cała kwota wspierana jest przez dofinansowania sponsorów i pozwala na zrealizowanie z puli większej ilości projektów. Dokładne zasady składania wniosków, rozliczeń oraz oceny projektów reguluje załącznik nr 2 do budżetu Funduszu Kulturalno-Wychowawczego oraz załącznik nr.1 do Regulaminu RKN. Posiedzenia do roku. Ich związanych na początku oceniające projekty odbywają się 3 lub 4 razy terminarz oraz daty wypełniania formalności z nimi podaje do wiadomości publicznej zarząd RKN roku kalendarzowego. Informacja ta jest również 103 dostępna na stronie RKN (www.rkn.pw.edu.pl), w biurze SSPW (GG, s.165) oraz w terminarzu RKN. Zwyczajowo dwa posiedzenia puli odbywają się w semestrze letnim i jedno lub dwa w zimowym. Maksymalna kwota dofinansowania z Puli to 5 tys. zł na jeden projekt. Oto jak wygląda procedura dofinansowania projektu: od pomysłu do rozliczenia Etap 1. Zgłoszenie projektu na Pulę poprzez e-wniosek. Do zgłoszenia projektów wykorzystywany jest elektroniczny system eWniosek2 [patrz: Finanse -> e-wniosek 2]. Wypełniając wniosek należy pamiętać o zaznaczeniu, że jest to Pula na Projekty Naukowe. Powinien zawierać również wstępny kosztorys projektu oraz opis merytorycznych zagadnień, którymi zajmuje się projekt. Warto napisać więcej niż 2 zdania o planowanych efektach projektu, ponieważ wniosek trafia również w formie PDF (bez danych osobowych) do wszystkich przedstawicieli Kół Naukowych (poprzez listę mailingową Kół) oraz do przedstawicieli Technoportu. [patrz: Technoport] (mogą wyłowić interesujące projekty) Etap 2. Weryfikacja poprawności wniosku. Po złożeniu wniosku i zatwierdzeniu go przez dysponenta Koła wniosek zostaje sprawdzany pod kątem poprawności merytorycznej i finansowej przez członka zarządu RKN odpowiedzialnego za Pulę na Projekty Naukowe. Ta procedura ma na celu odsianie wniosków z nieprawidłowo wypełnioną częścią finansową lub z błędnymi danymi. Weryfikowana jest również merytoryczna część opisu (czy nie jest kryptoreklamą). Wnioski, które nie podlegają pod Pulę na Projekty Naukowe są odrzucane. Etap 3. Głosowanie na najlepsze projekty. Jeśli wniosek został dopuszczony, nasz projekt czeka jeszcze ostatnie starcie. Jest to 104 konkurs, w którym delegaci Kół do RKN oceniają zgłoszone pomysły na specjalnym posiedzeniu oceniającym projekty. Pierwsza część posiedzenia to prezentacja każdego projektu przed delegatami i innymi uczestnikami np. przedstawicielami Technoportu. Nasz stopień przygotowania w przeważającym stopniu zadecyduje, jaką liczbę punktów otrzymamy [patrz: Narzędzia -> Podstawy dobrej prezentacji]. Oto co warto zawrzeć w prezentacji: opis zagadnienia: Jakiej dziedziny dotyczy nasz projekt? Jakie zagadnienia zostaną poruszone w projekcie? Gdzie znajdzie on zastosowanie? opis projektu: podstawowe parametry, pobieżna zasada działania, zastosowane innowacje cel projektu: Co chcemy uzyskać przez realizacje projektu? Jakie będą mierzalne efekty pracy? wcześniejsze osiągnięcia Koła: konferencje publikacje, nagrody, finansowanie: Skąd będziemy jeszcze finansować nasz projekt? wsparcie naukowe: Kto pomoże nam w realizacji projektu doświadczeni członkowie, doktorzy, profesorzy? korzyści: Co zyska Politechnika Warszawska? Co zyska Koło Naukowe? Następnie odbywa się tajne głosowanie, w których upoważnieni delegaci oceniają projekt w 4 kategoriach: wartość naukowo-dydaktyczna: Czy projekt powoduje rozszerzenie wiedzy uczestników go realizujących? Czy wprowadzi w obieg informacje wcześniej nie publikowane? Czy realizacja projektu jest rozszerzeniem zajęć z uczelni? Czy efekt pracy może posłużyć jako pomoc na zajęciach, laboratoriach lub jako materiał do ćwiczeń? 105 innowacyjność: czy istnieją w projekcie rozwiązania inżynierskie, mogące poszerzyć obecny stan techniki lub nowatorskie metody badań? przełożenie na przemysł: jakie są możliwości współpracy z firmami lub zakładami przemysłowymi, czyli wdrożenia Projektu do produkcji lub usług i wprowadzenia do sprzedaży? medialność: czy jest możliwość prezentowania rezultatów Projektu na konferencjach, targach, w poważnych czasopismach, podczas konkursów lub na imprezach popularno-naukowych? Poszczególne kategorie są oceniane w skali 1-5, gdzie 5 jest najwyższą oceną. Suma końcowa jest sumą głosów oddanych przez delegatów w 4 kategoriach na dany projekt. Na podstawie sum końcowych tworzony jest ranking projektów. Jeżeli znaleźliśmy się w czołówce mamy duże szanse na dofinansowanie. Otrzymują je projekty licząc od góry rankingu, aż do wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na daną edycję puli. Zarząd Rady opiniuje nasz wniosek i trafia on do Przewodniczącego Komisji Dydaktycznej, który podejmuje ostateczną decyzję o przyznaniu dofinansowania. Zwykle przewodniczący KD rozdziela dofinansowanie wg. rankingu z posiedzenia Puli, ale nie ma obowiązku tego robić. W określonych warunkach może zadecydować o nieprzyznaniu dofinansowania na konkretny projekt. Etap 4. Część formalno - finansowa projektu. Po otrzymaniu decyzji o kwocie dofinansowania wchodzimy już w normalną procedurę dla jakichkolwiek dofinansowań z SSPW [patrz - Finanse - Źródła finansowania - Jak wnioskować - Komisja Programowa od kroku nr 6]. Okres rozliczeniowy od przyznania dofinansowania do rozliczenia trwa 3 miesiące. W tym czasie możemy szaleć 106 i wydawać je na wszystko, co jest nam potrzebne. Przed upłynięciem tego czasu należy złożyć rozliczenie. Etap 5. Część merytoryczna projektu. Od momentu otrzymania dofinansowania mamy 5 miesięcy (czyli 2 miesiące więcej niż na rozliczenie) na wykonanie projektu. Po tym okresie czasu jesteśmy zobowiązani złożyć sprawozdanie merytoryczne i finansowe z naszego projektu, a następnie zaprezentować jego wyniki podczas Seminarium Projektów Naukowych. Sprawozdanie takie powinno zawierać: Temat projektu, wnioskowaną kwotę oraz wykorzystaną kwotę dofinansowania dofinansowania Nazwę Koła Naukowego realizującego projekt Dane koordynatora projektu oraz osoby odpowiedzialnej za rozliczenie finansowe (imię i nazwisko, wydział, rok studiów, nr albumu, nr PESEL i nr dowodu osobistego, adres poczty elektronicznej, telefon oraz adres zamieszkania) a także dane osób biorących udział w realizacji projektu (imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, nr albumu, telefon) Dodatkowo jego część obejmująca naukowo-dydaktycznych powinna zawierać: realizację celów wskazanie, co zostało zrealizowane w odniesieniu do opisu projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie ustalenie, czy cel naukowo-dydaktyczny został zrealizowany oraz wskazanie efektu zrealizowanego projektu w przypadku prezentowania wyników badań podczas konferencji, sympozjum, warsztatów lub wykładu załączona kopia publikacji, posteru lub prezentacji multimedialnej 107 A część finansowa szczegółowe sprawozdanie finansowe całkowitych wydatków budżetu projektu z uwzględnieniem: wydatków związanych z realizacją projektu poniesionych w ramach dofinansowania przyznanego z puli na Projekty Naukowe dat zakupu, celu zakupów, rodzaju zakupionych przedmiotów, a także wykorzystania tych przedmiotów (łącznie z przewidywanym ich wykorzystaniem po zakończeniu projektu) Podpis koordynatora projektu oraz podpis prezesa Koła Naukowego JAK WNIOSKOWAĆ O DOFINANSOWANIE? Komisje Programowe Uczelnia jest finansowana z budżetu państwa i wpływów zewnętrznych. Z tej sumy część (ok. 2 mln zł) jest wydzielana na działalność Samorządu Studentów. To tzw. Fundusz Kulturalno-Wychowawczy. Raz w roku 7 komisji programowych dzieli pomiędzy siebie ten budżet w oparciu o prowadzone i planowane projekty. Chcąc uzyskać dofinansowanie z dowolnej komisji programowej SSPW [Struktura PW a struktura SSPW] powinniśmy przejść przez procedurę zdobywania dofinansowania. Pieniądze te przysługują tylko studentom Politechniki Warszawskiej. Przejdziemy teraz przez nią na papierze w kilku krokach: KROK 1. Po przyznaniu budżetu przewodniczący komisji planują swoje wydatki. Zadanie ułatwiają im tzw. preliminarze. Szefowie 108 poszczególnych komisji rozsyłają na początku roku budżetowego (który trwa od stycznia do grudnia) wszystkim Kołom i Organizacjom prośbę o zgłoszenie planowanych na nadchodzący rok przedsięwzięć, które miałyby być dofinansowane ze środków danej Komisji. W preliminarzu powinniśmy zawrzeć: wszystkie projekty realizowane w ramach tematycznych działań danej komisji przybliżone daty projektów orientacyjną liczbę uczestników orientacyjny koszt Po zebraniu wszystkich preliminarzy przewodniczący może rozplanować przydzielony mu budżet. Pomaga mu to w pracy, bo jego budżet jest ograniczony, a chce go spożytkować jak najlepiej. Jeśli nie zgłosiliśmy naszego projektu do preliminarza naszej jednostki, to jeszcze nie katastrofa. Należy wtedy skontaktować się z przewodniczącym Komisji i zapytać, czy zgadza się na finansowanie tego projektu - innymi słowy czy ma jeszcze na to pieniądze. KROK 2. Przed wykonaniem każdego projektu należy przyjść na dyżur [http://samorzad.pw.edu.pl/sklady-lista.php?id_jednostki=27] przewodniczącego komisji lub napisać do niego maila. W trakcie tej rozmowy potrzebujemy uzyskać informację, o tym czy nasz projekt podchodzi po działalność komisji oraz o jakiej wysokości dofinansowanie możemy wnioskować. Na stronie internetowej samorządu (www.samorzad.pw.edu.pl), w zakładce o komisjach znajdziemy informacje o ich działalności oraz uchwały dotyczące wysokości dofinansowań oraz minimalnej ilości osób mogącej brać udział w projekcie. Ważne!!! Taka rozmowa powinna odbyć się przynajmniej dwa tygodnie przed rozpoczęciem projektu, w innym wypadku przewodniczący komisji ma prawo odrzucić nasz wniosek nawet go nie oglądając. 109 KROK 3. Po zdobyciu informacji z kroku 2-ego możemy przejść do wypełnienia elektronicznego wniosku o dofinansowanie w systemie ew2 [patrz: Finanse -> ew2]. Deklarując zaliczkobiorcę musimy pamiętać, że jedna osoba może: pobrać jednorazowo tylko 4 tys. zł każda osoba może mieć pobraną jednocześnie tylko jedną zaliczkę KROK 4. Po wypełnieniu i zaakceptowaniu przez nas wniosku, wędruje on do konta dysponenta. Osoba, która jest dysponentem w naszej jednostce powinna przeczytać i skontrolować nasz wniosek. Jeśli ma jakieś wątpliwości lub zastrzeżenia to może go odrzucić. Wtedy powinniśmy nanieść poprawki i złożyć wniosek po raz drugi. Natomiast jeśli jest on prawidłowo wypełniony i projekt ma poparcie dysponenta, to powinien on go zaakceptować. Ważne!!! Dysponent nie może nanosić zmian na wniosek, może dodać do niego tylko komentarz. KROK 5. Zaakceptowany przez dysponenta wniosek wędruje na konto przewodniczącego komisji programowej. Przewodniczący ma za zadanie skontrolować poprawność wypełnienia wniosku oraz zatwierdzić, że popiera nasz projekt i zamierza udzielić nam dofinansowania. Tak samo jak dysponent, może on odrzucić nasz wniosek, dodając komentarz. Odrzucony wniosek wraca z powrotem na nasze konto i po naniesieniu poprawek musi przejść przez kroki 3-5. Jeśli nie chcemy składać wniosku ponownie, a zaśmieca on nam widok, to możemy przenieść go do archiwum. KROK 6. Po zaakceptowaniu przez przewodniczącego komisji programowej wniosek jest drukowany w biurze SSPW, które znajduje się w pokoju 165 w Gmachu Głównym. Powinniśmy się tam udać by podpisać nasz wniosek. Wymagany jest podpis wnioskodawcy i zaliczkobiorców. Biuro jest otwarte w pon-pt 110 w godz. 8.30 - 16.00. Ważne! Przy wyjazdach zagranicznych musimy wypełnić jeszcze żółty wniosek. Możemy pytać o niego przewodniczącego Komisji Zagranicznej! W przypadku braku akceptacji przewodniczącego komisji wniosek wraca wraz z komentarzem do wnioskodawcy. Może zostać przeniesiony do archiwum lub złożony ponownie, po naniesieniu poprawek. Procedura taka sama jak w kroku 5 dla dysponenta. KROK 7. Podpisany przez nas wniosek zostaje włożony przez pracowników biura do szufladki odpowiedniego przewodniczącego komisji programowej. Czeka on teraz na jego podpis. W zależności od trybu pracy przewodniczącego, oraz od tego czy się przypominamy, proces ten trwa od jednego do kilku dni. KROK 8. Podpisany przez nas i przewodniczącego komisji wniosek idzie do Biura Spraw Studenckich (BSS)- mapa na dole. Jeśli deklarowaliśmy chęć wzięcia zaliczki w naszym wniosku, to po dotarciu naszego wniosku do BSSu powinniśmy się tam wybrać. Musimy podpisać pismo, które upoważnia nas do wzięcia zaliczki i pisemnie zobowiązać się do rozliczenia jej w terminie uzgodnionym z pracownikiem BSS. Aby dojść do BSS kierujemy się na ulicę Noakowskiego 20/18 do budynku administracji centralnej. Idąc od strony Gmachu Głównego dochodzimy do bramy, w której jest bank. Mijamy ją i wchodzimy do następnej. Interesują nas pierwsze drzwi po lewej na podwórku. Musimy wejść na 2 piętro do pokoju nr 210. KROK 9. Od tego samego pracownika BSS dostajemy dokument upoważniający nas do wzięcia zaliczki. Powinniśmy udać się z nim do likwidatury, która znajduje się w tym samym budynku co BSS. Wychodzimy z budynku BSS i kierujemy się na drugą stronę podwórka, by wejść w bramę z bankiem. Na przeciwko drzwi do banku znajdują się drzwi z dużym napisem likwidatura. W likwidaturze kierujemy się na lewo do ostatniego możliwego okienka w sali. Przedstawiamy pracownikowi otrzymany w biurze BSS dokument i w zależności od wybranej przez nas we wniosku opcji: 111 likwidatura dokonuje przelewu na podane przez nas konto po mniej więcej dwóch dniach powinniśmy się zgłosić do banku naprzeciwko likwidatury z dowodem osobistym by odebrać zaliczkę w formie pieniężnej Zanim opuścimy likwidaturę pracownik da nam jeszcze do podpisania dokument, w którym deklarujemy się rozliczyć nasz projekt do konkretnej daty. Jeśli tego nie zrobimy, to BSS będzie nas ścigał telefonami. KROK 10. Posiadając już pieniądze możemy rozpocząć część naszego projektu wymagającą finansowania. Musimy jednak pamiętać, by na każdy wydatek mieć potwierdzenie w formie: faktury VAT bilety (np.kolejowe, autobusowe) potwierdzenie (np. przy ubezpieczeniu) Dane do faktury: (możemy je otrzymać w formie wizytówki w biurze SSPW oraz znajdują się na naszym koncie na ew2) POLITECHNIKA WARSZAWSKA SAMORZĄD STUDENTÓW Pl. Politechniki 1 00-661 Warszawa NIP: 525-000-58-34 REGON: 000001554 112 Ważne!!!! Gdy kwota dofinansowania zależna jest od ilości osób (np. osobodzień lub ilość przedmiotów musi się pokrywać z ilością osób), to przed rozpoczęciem projektu musimy wydrukować z systemu ew2 załącznik 5 lub pobrać go w biurze SSPW (GG, p.165). Na tym załączniku podpisują się wszyscy uczestnicy projektu, dołączają również swój numer indeksu oraz numer telefonu. Jest on podstawą do późniejszego rozliczenia. KROK 11. Za co możemy rozliczyć faktury: Komisja Kultury: bilety do teatru i kina catering na imprezy (bez alkoholu!!!) zakupy na spotkania wielkanocne, wigilijne itp. wynajem klubu wydruk zdjęć na wystawę druk materiałów promocyjnych na wydarzenia kulturalne nagrody w konkursach podczas imprez (musi być regulamin konkursu) Komisja Dydaktyczna: opłata konferencyjna opłata szkoleniowa materiały szkoleniowe transport zakupy do projektów naukowych noclegi ( do ograniczonej kwoty za osobo/dzień) 113 wyżywienie ( do ograniczonej kwoty za osobo dzień) wydruk materiałów dydaktycznych (np. poster) lub promujących dydaktykę (np. plakat o wykładzie) catering na wydarzeniach dydaktycznych Komisja Sportu i Turystyki: noclegi transport wyżywienie opłata za udział lub organizację atrakcji sportowych (np. paintball) materiały promujące sport Komisja Zagraniczna: za nocleg za jedzenie za transport Komisja Finansowo - Gospodarcza: Za wszystko co da się rozliczyć w SSPW i nie pasuje do innych komisji KROK 12. Po popełnieniu wszelkich wydatków i skompletowaniu dokumentów niezbędnych do rozliczenia, możemy wypełnić rozliczenie naszego projektu w systemie ew2[Finanse --> ew2]. Na naszym koncie w ew2 wypełniamy wszystkie rubryczki 114 rozliczenia zgodnie z podanymi tam indstrukcjami. Musimy pamiętać aby kwoty we wszystkich rubryczkach się zgadzały.: jeśli wydaliśmy mniej niż dostaliśmy dofinansowania, to w odpowiedniej kolumnie lub w komentarzu powinniśmy zaznaczyć jaką kwotę musimy zwrócić jeśli nasze wydatki przekroczyły dofinansowanie, bo zwiększyła nam się liczba osób w projekcie to powinniśmy przed wypełnieniem rozliczenia porozmawiać z przewodniczącym komisji, do której składaliśmy o dofinansowanie KROK 13. Zaakceptowane przez nas rozliczenie, tak jak w wypadku wniosku, idzie na konto dysponenta naszej jednostki. Musi on sprawdzić i ostatecznie zaakceptować nasze rozliczenie. KROK 14. Rozliczenie zaakceptowane przez dysponenta wędruje do przewodniczącego komisji. I, tak jak w wypadku wniosku, jest akceptowane lub odrzucane z komentarzem. KROK 15. Zaakceptowane przez przewodniczącego komisji rozliczenie jest drukowane w biurze SSPW. Teraz nasza rola, by pójść do biura się rozliczyć. Dobre rozliczenie składa się z dowodów na wydanie pieniędzy odpowiednio opisanych. Jak to zrobić: na odwrocie faktur należy zamieścić: kto był wnioskodawcą z jakiego koła był to wniosek za co jest faktura ( z krótkim opisem wykorzystania rzeczy) 115 data projektu Twój podpis Data składania faktur informację, że projekt był przeznaczony studentów PW i odbył się z ich udziałem dla bilety należy nakleić na kartkę A4 i zamieścić na niej informacje: kto był wnioskodawcą z jakiego koła był to wniosek za jaki przejazd jest to bilet(Warszawa-Gdańsk) data przejazdu Cena (indywidualna i sumaryczna za wszystkie bilety na kartce) Twój podpis Data składania faktur W wypadku biletów przyjęło się, że bilety na jednej trasie opisuje się przyklejając je do jednej kartki. Każda różnica w trasie i dacie to osobna kartka. Ważne!!!! Przed oddaniem faktur zrób ich ksero! [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Archiwizacja Dokumentów] KROK 16. Złożone rozliczenie czeka teraz na pisemną akceptację wraz z podpisem przewodniczącego komisji. 116 KROK 17. Po podpisaniu przez przewodniczącego komisji nasze rozliczenie wędruje do BSS, gdzie jest analizowane. Pełnomocnik Kwestora PW sprawdza, czy wydatki mogą zostać zaksięgowane i czy wszystkie są zgodne z tym, za co Politechnika może płacić. Jeśli pobieraliśmy zaliczkę i wydana kwota zgadza się z kwotą dofinansowania, to na tym etapie kończy się nasz udział w rozliczaniu projektu. W wypadku konieczności uiszczenia zwrotu zostaniemy poinformowani przez BSS kiedy mamy przyjść uiścić kwotę. Gdy zaliczka stanowiła tylko część dofinansowania, to pozostała kwota po rozliczeniu projektu zostanie przelana na wskazane przez nas konto lub wyznaczona do odebrania w banku (tak samo jak zaliczka). 117 Środki na Działalność Bieżącą Nasze Koło do swojej działalności potrzebuje artykułów biurowych. Abyśmy nie musieli kupować ich ze składek lub swoich własnych pieniędzy Komisja Finansowo-Gospodarcza (KFG) raz w roku przeznacza pewną pulę na tzw. działalność biura. Ubiegamy się o nią w następujący sposób: przewodniczący KFG wysyła na początku roku na listę mailingową Kół informacje o środkach na działalność bieżącą na dany rok oraz informuje w jaki sposób mamy się o nie ubiegać. Przesyła również odpowiedni formularz. wypełniamy formularz (szacujemy kwotę jaką wydamy przez cały rok na zakup papieru, tonera do drukarki itd.) i odsyłamy przewodniczącemu KFG w terminie przez niego podanym zostaje podana data posiedzenia Rady Kół Naukowych (RKN), podczas którego zaopiniowane będą dofinansowania na działalność bieżącą dla poszczególnych Kół przewodniczący KFG wysyła na listę mailingową "Koła" listę kół naukowych, które prawidłowo wypełniły wzór o dofinansowanie biura ostatnim praktycznie etapem jest posiedzenie RKN, podczas którego opiniowane są zaproponowane przez przewodniczącego KFG dofinansowania dla poszczególnych Kół 118 na końcu składamy e-wniosek o dofinansowanie na działalność bieżącą, na kwotę, która została nam przyznana; rozliczamy nasz zakup w sposób standardowy Uwaga: Warunkiem otrzymania dofinansowania na działalność bieżącą jest posiadanie przez Koło własnego pomieszczenia. Dosprzętowienie Jeśli potrzebujemy tzw. środków trwałych (np. komputera, biurka, krzeseł), raz w roku Komisja Finansowo-Gospodarcza przeznacza pewną kwotę na tzw. dosprzętowienie: przewodniczący KFG informuje o niej w mailu przesłanym na Listę Mailingową Kół aby koło naukowe mogło ubiegać się o pieniądze z tej puli, musi zostać ocenione pomieszczenie, w którym ma swoją siedzibę w tym celu należy umówić się z zespołem ds. Oceny Pomieszczeń (kontakt będzie podany w mailu lub udostępni go przewodniczący KFG) zespół ds. oceny pomieszczeń w tzw. arkuszu Oceny Wykorzystania Pomieszczenia (OWP) oceni i spisze, jakie rzeczy macie w swoim biurze. Służy to temu, aby KFG dofinansowywało niezbędne wyposażenia biur; zespół ds. oceny pomieszczeń przekazuje przewodniczącemu KFG arkusz OWP naszego koła; później przesyłamy przewodniczącemu KFG wniosek (wzór również zostaje przesłany w mailu) z wyszczególnionymi i wycenionymi przedmiotami, które chcielibyśmy kupić koniecznie z uzasadnieniem 119 w momencie, gdy przewodniczący KFG otrzyma OWP od wszystkich Kół rozdziela pulę przeznaczoną na dosprzętowienie na podstawie OWP i nadesłanych wniosków następnie przewodniczący KFG wysyła maila ze szczegółową informacją o wielkości przyznanego nam dofinansowania kolejnym etapem jest zakup sprzętu. Odbywa się on na dwa sposoby: poprzez zakup centralny oraz zakup własny; w zakupie centralnym bierzemy udział gdy chcemy kupić do naszego Koła sprzęt w postaci komputerów, drukarek itp. (standardowego wyposażenia biur). Zakup centralny jest przeprowadzany przez stworzoną do tego celu grupę KFG i ma na celu zmniejszenie kosztów poprzez hurtowy zakup sprzętu dla wszystkich organizacji zakup własny polega na złożeniu e-wniosku o dosprzętowienie na przyznaną nam kwotę (ewentualnie pomniejszoną o tą, którą wykorzystamy przy zakupie centralnym) i kupno sprzętu ważną rzeczą przy zakupie sprzętu trwałego jest wpis do rejestru. Zarówno przy zakupie centralnym jak i własnym musimy udać się do administracji budynku, w którym nasze koło ma biuro, aby wpisać zakupione przedmioty do rejestru; zakupu centralnego nie rozliczamy zakup własny standardowo rozliczamy przez e-wniosek. Ponadto oryginały faktur muszą zostać podpisane przez administrację budynku. Następnie podpisane faktury składamy do zatwierdzenia w Biurze Prorektora ds. Studenckich. Po zatwierdzeniu faktur zanosimy je do biura SSPW gdyż na ich podstawie zostanie dokonane rozliczenie. 120 Wypożyczanie Sprzętu z SSPW Oprócz kupna sprzętu można go tez wypożyczać. SSPW dysponuje: stand'ami czajnikami termosami statywami od flipczartów rzutnikiem aparatem fotograficznym laptopem laminarką Aby móc skorzystać z powyższych rzeczy lub wypożyczyć je na pewien okres czasu składamy podanie do szefa biura SSPW. W podaniu musi być zawarta: nazwa naszej jednostki cel wypożyczenia data wypożyczenia, w tym kiedy zamierzamy go zwrócić i kiedy zabrać osoba odpowiedzialna za wypożyczony sprzęt podpis członka zarządu jednostki Podanie składamy w biurze SSPW (GG, s. 165). Szef biura sprawdza, czy sprzęt jest wolny w wybranym przez nas okresie czasu. Jeśli tak, dostajemy zwykle zgodę i jesteśmy wpisywani do kalendarza. Teraz wystarczy się zgłosić po odbiór sprzętu. Najlepiej spytać wcześniej czy ktoś w tym czasie będzie w biurze, względnie czy może nam zostawić sprzęt w umówionym miejscu. 121 Pula na Promocję Prorektora ds. Studenckich Procedurę rozpoczynamy od złożenia wniosku do prorektora ds. studenckich. Powinien on zawierać: nazwę jednostki opis projektu uzasadnienie medialności i istotności projektu dla promocji Politechniki Warszawskiej datę wydarzenia przybliżone koszty (najlepiej elegancki kosztorys) i najważniejsze: dane kontaktowe do nas Wniosek zostawiamy w biurze prorektora [patrz: Struktura PW -> administracja centralna]. Teraz prorektor ma czas, by się zapoznać z naszą prośbą i podjąć odpowiednia decyzję. Po kilku dniach (jeśli pani sekretarka nie powiedziała nam inaczej) powinniśmy się udać do biura prorektora po informację o decyzji. Jeśli zostało nam przyznane dofinansowanie, to w zależności od rodzaju projektu, przyjmuje ono różne formy: stypendium lub zwykłego dofinansowania. Musimy pamiętać, że od kwoty przyznanego stypendium jest odprowadzana zaliczka na rzecz podatku dochodowego (otrzymamy na początku roku kalendarzowego PIT-11). Ze stypendium nie potrzebujemy się już rozliczać (pomijając Urząd Skarbowy). Decyzja o jego przyznaniu wędruje z biura prorektora do BSS [patrz: Finanse -> administracja centralna]. Jeśli dostajemy inne stypendium od uczelni, to bez dalszych formalności kwota wpłynie do nas taką samą drogą jak tamto stypendium. W innym wypadku na pozostawiony przez nas 122 w danych kontaktowych telefon zadzwoni pani z BSS, by zapytać się o numer konta bankowego. Gdy dostaliśmy zwykłe dofinansowanie, to powinniśmy się zgłosić do BSS po odbiór zaliczki. I tam dalej dopytać jaka jest droga rozliczenia. Dziekan / Dyrektor instytutu / Kierownik zakładu Tu również składamy podania. Jego zawartość powinna być taka sama, jak zawartość wniosku o dofinansowanie z puli na promocję [finanse -> jak wnioskować -> pula na promocję]. Z takim podaniem udajemy się biura dziekana. Zostawiamy je u pani sekretarki albo osobiście rozmawiamy z dziekanem (dobrze by przy tej opcji wyglądać schludnie). Gdy dostaniemy pozytywną odpowiedź na nasz wniosek musimy udać się do kwestury/ księgowości wydziału. Potrzebujemy uzyskać odpowiedź na pytania: czy wydział może z punktu widzenia księgowości pokryć koszty tego o co wnioskujemy? Czy też istnieją dla takiego wydatku przeciwwskazania? jaka jest dalsza droga uzyskiwania dofinansowania: zamówienie? Faktura przelewowa? Delegacja? A może jeszcze coś innego? Dalej postępujemy kwestury/księgowości. wg wskazówek pracownika Sponsoring Umiejętność zdobywania sponsorów dla naszych przedsięwzięć jest bardzo ważna. I jest to wiedza procentująca na przyszłość, bo uczymy się przez to negocjować i prezentować swoje dokonania oraz pomysły. Cała procedura obejmuje kilka kroków: 123 KROK 1. Najpierw powinniśmy się zastanowić jaki profil ma nasza impreza. Pozwoli to wybrać firmy potencjalnie zainteresowane. Każda firma posiada swoją politykę sponsoringu. Jedne wydają na kulturę, inne na sport, a jeszcze inne na rozwój nauki lub na cele charytatywne. Po takiej burzy mózgów powinniśmy wiedzieć jakich firm szukamy i czym taka firma mogłaby być zainteresowana w ramach profitów za wsparcie finansowe. Szukając potencjalnych chętnych warto się rozglądnąć, które firmy sponsorowały przedsięwzięcia podobne do naszego. KROK 2. Teraz tworzymy ofertę sponsorską. Powinna ona zawierać kilka istotnych elementów: kim jesteśmy na co chcemy pieniądze co możemy zaoferować firmie w zamian za jej wsparcie finansowe jakiej kwoty oczekujemy jak zainwestowanie w nasz projekt wpłynie na wizerunek firmy kontakt do osoby odpowiedzialnej u nas za kontakty ze sponsorami Nasza oferta powinna być napisana przejrzyście i przyciągać wzrok. Dobrze, gdy umieścimy w niej zdjęcia, które pozwolą potencjalnemu sponsorowi na stworzenie wyobrażenia o efekcie końcowym projektu. Jednak z obrazkami i grafiką nie należy przesadzać, lepiej o jeden element za mało, niż za dużo! Dobrze profity dla sponsora podzielić na przeznaczone dla sponsora głównego 124 oraz wspierającego. Drugi podział może dotyczyć na profity, które firma zyska przed eventem, w trakcie i po nim. KROK 3. Kolejnym krokiem jest stworzenie na nasz użytek bazy danych firm np. pliku arkusza kalkulacyjnego. Ułatwi nam to pracę. W kolejnych kolumnach wpisujemy: nazwę firmy branżę osobę kontaktową i jej stanowisko telefon e-mail stan kontaktu ( czy zadzwoniliśmy, kiedy mamy zadzwonić , napisać, co wysłać itp.) uwagi Na początku wypełniamy tyle, ile znamy i uzupełniamy dane na bieżąco. KROK 4. Teraz jest moment na zawiązywanie kontaktów. Niektórzy twierdzą, że ilość wykonanych telefonów przekłada się proporcjonalnie na ilość zdobytych pieniędzy i jest w tym ziarnko prawdy. Powinniśmy zadzwonić do każdej firmy. Jeśli mamy telefon na recepcję, to przedstawiamy się: "Dzień Dobry, nazywam się...... . Reprezentuję Koło Naukowe... . Zastanawiam się z kim w państwa firmie powinienem/powinnam porozmawiać na temat sponsorowania przez Państwa firmę naszego eventu?". W takiej sytuacji recepcjonista połączy nas z odpowiednią osobą lub da nam do niej bezpośredni kontakt, ew. dopyta o szczegóły i powie co robić dalej. 125 Gdy posiadamy bezpośredni kontakt do osoby odpowiedzialnej za sponsoring w danej firmie, to sytuacja wygląda podobnie. Przedstawiamy się jak wyżej i mówimy o jaki event nam chodzi. Najczęściej wtedy zostaniemy poproszeni o wysłanie oferty sponsorskiej i zostanie nam podany odpowiedni adres e-mail. KROK 5. Po wysłaniu oferty powinniśmy poczekać kilka dni na odpowiedź za pomocą e-maila, a jeśli jej nie dostaniemy to zadzwonić. Jeśli firma będzie zainteresowana czas najwyższy umówić się na spotkanie. Profesjonalnie będzie, jeśli to my zaproponujemy termin spotkania. Najczęściej będzie miało ono miejsce w siedzibie firmy. KROK 6. Kolejny etap to umowa sponsorska. W zależności czy robimy imprezę na skalę wydziałową, czy na skalę uczelnianą, muszą ją sygnować dziekan lun prorektor ds. studenckich. W drugim wypadku musi ona zostać najpierw zaakceptowana przez prawnika uczelnianego, który rezyduje w pokoju obok prorektora ds. studenckich. Można go zastać pon-pt w godz. 9-12. Z umową zaakceptowaną przez prawnika możemy udać się do prorektora po podpis. Drugą stroną sygnującą jest przedstawiciel firmy. Wzór umowy znajduje się w dziale Papierkologia. Powstał on na bazie podpisanych przez SSPW umów. KROK 7. Na koniec należy zadbać o realizację postanowień umowy, by nie zawieść sponsora. Poza tym jest to dokument prawny, więc nie dotrzymanie jego postanowień może być wniesione do sądu. Utrzymanie dobrych kontaktów ze sponsorem może owocować dłuższą współpracą. Stali sponsorzy to rzecz ważna dla organizacji. Ich marka promuje naszą, bo skoro taka firma nas doceniła to musimy być dobrzy - tak myślą inni potencjalni inwestorzy. 126 Formą zapłaty za proponowaną przez nas promocję nie zawsze muszą być pieniądze. Czasem sponsorzy mogą przekazać na naszą rzecz produkowane przez siebie rzeczy. A teraz kilka dobrych rad: Na spotkania należy przyjść ubranym w miarę elegancko, ale bez przesady. Raczej w stonowanych kolorach. Bez nadmiernej biżuterii. Jednym słowem z klasą. Powinniśmy się zachowywać pewnie i pokazać sponsorowi, że warto w nas inwestować. Bo jest to inwestycja obiecująca profity na przyszłość. Dobrze jest spróbować najpierw rozmowy z mniej znaczącą firmą, by nabrać wprawy. Gafę w rozmowie możemy popełnić tylko raz i stawia nas to na przegranej pozycji. e-Wniosek 2 eWniosek (obecnie korzystamy z jego nowszej wersji eWniosek 2) to system elektronicznego obiegu oraz akceptacji wniosków o dofinansowanie i rozliczeń, który jest dostępny z poziomu przeglądarki internetowej. Pozwala to na zwiększenie wydajności prac i szybkości rozliczania projektów. Możemy go znaleźć po adresem: https://ew2.samorzad.pw.edu.pl. Stworzenie konta na ew2 to obecnie jedyna droga do uzyskania dofinansowania z Funduszu Kulturalno - Wychowawczego (FKW) [patrz: Finanse -> Jak wnioskować o dofinansowanie? -> Komisje programowe]. Konto może założyć każdy student PW. Odpowiedni formularz wraz z informacjami jak go wypełnić można znaleźć na stronie ew2 (adres j.w.), po naciśnięciu przycisku ,,wniosek o nowe konto". Konto posiadać: 127 możesz zawsze, tak długo jak jesteś studentem PW powinieneś jeżeli jesteś osobą aktywną i w najbliższym czasie możliwe, że będziesz prowadził projekt korzystający z dofinansowania FKW musisz jeżeli jesteś dysponentem środków swojej jednostki, bądź już prowadzisz projekt, który ma korzystać z dofinansowania z FKW Ale po kolei: Podstawową rolą w ew2 jest wnioskodawca. Jest to osoba, która tworzy i składa wniosek o dofinansowanie. Jeśli działamy w wielu organizacjach, to powinniśmy mieć rolę wnioskodawcy dla każdej organizacji. O przyznanie kolejnych ról prosimy administratora ew2 drogą mailową. Dane do kontaktu znajdują się na dole strony startowej naszego konta. Zaraz nad nim jest dysponent. Jest to osoba, której rolą jest dysponowanie środkami danej jednostki. Każda jednostka musi posiadać co najmniej jednego dysponenta. Do jego zadań należy ocenienie czy złożony przez wnioskodawcę projekt jest złożony zgodnie z polityką finansową jednostki oraz czy jest wypełniony prawidłowo. Może zaakceptować wniosek lub go odrzucić, dodając komentarz o przyczynach. Brak dysponenta oznacza brak możliwości zaakceptowania wniosków i rozliczeń na etapie jednostki - co w praktyce jest jednoznaczne z niezłożeniem wniosku. Aby otrzymać rolę dysponenta w systemie ew2 należy przynieść przewodniczącemu KFG odpowiednie upoważnienie (dostępne na stronie samorządu samorzad.pw.edu.pl, w zakładce KFG) podpisane przez przewodniczącego jednostki. 128 Każda jednostka musi posiadać w systemie uzupełnione dane kontaktowe. W przypadku braku, bądź niepoprawnych danych, konto jednostki może zostać zablokowane do czasu ich uzupełnienia. Skutkuje to brakiem możliwości składania wniosków. O tym, że dane są nie uzupełnione jesteśmy informowani przez administratora systemu. Konto może również zostać zablokowane w wypadku niedopilnowania formalności określanych przez regulamin, związanych z rozliczeniami projektów. W tym przede wszystkim terminów. W takim wypadku konto jednostki jest blokowane do momentu zakończenia obiegu rozliczenia. [Finanse -> Jak wnioskować o dofinansowanie? -> Komisje Programowe] Gdy nasz wniosek przechodzi kolejne stadia obiegu, to system ew2 wysyła maile informujące o obecnym stadium naszego wniosku. Oprócz roli finansowej system ew2 jest źródłem informacji o jednostkach dla przewodniczących komisji oraz opiera na swoim silniku kilka innych projektów: system ewidencji Kół [patrz: Rada Kół Naukowych -> System ewidencji Kół] baza danych firm i organizacji 129 VII. Projekty 130 SZKOLENIA Aby praca w kole przebiegała sprawniej powinniśmy inwestować w umiejętności swoich ludzi. Warto tu rozróżnić umiejętności: twarde, czyli np. obsługa oprogramowań, umiejętność tworzenia rysunków technicznych itp. miękkie, rozumiane jako zdolności interpersonalne związane z komunikacją, prezentacją itp. Aby sprostać tym wyzwaniom możemy zorganizować szkolenie. A oto pytania, które powinniśmy sobie postawić i zadania jakie powinnyśmy wykonać, przy organizacji takiego szkolenia: 1. Zastanów się nad jego formą (zespół trenerów, szkolenie wewnętrzne). 2. Zdecyduj czy chcecie wyjechać i spędzić kilka dni razem (szkolenie wyjazdowe) lub lepszą forma będzie spotkanie się na miejscu (szkolenie stacjonarne). 3. Zdecyduj ile dni ma trwać szkolenie. 4. Ustal datę. 5. Przeanalizuj za pomocą ankiety potrzeby szkoleniowe oraz skonsultuj się z koordynatorami projektów w Twoim Kole jakich umiejętności miękkich brakuje im u ludzi. 6. Znajdź ludzi, którzy poprowadzą to szkolenie, jeśli nie korzystacie z usług zespołu STER lub temat szkolenia jest bardzo specyficzny. 7. Zorganizuj ośrodek, transport, wyżywienie (w przypadku szkolenia stacjonarnego wystarczy zorganizowanie Sali i małego co nieco). 131 8. Napisz harmonogram szkolenia oraz program merytoryczny (w konsultacji z trenerami, na podstawie ankiet i potrzeb szkoleniowych). 9. Stwórz listę ludzi i pobierz od nich opłatę szkoleniową. 10. Stwórz kosztorys i zdobądź dofinansowanie (sponsorzy, KD, wydział, środki własne koła, składka studencka). (właściwie punkty 9 i 10 powinny się odbywać równolegle, ponieważ koszty zależą od ilości uczestników, ale bez znania całkowitego kosztu nie znamy wysokości składki studenckiej). 11. W porozumieniu z trenerami zrób listę zakupów (coffee break, materiały szkoleniowe, materiały na gry integracyjne i wieczorne zabawy). 12. Zaplanuj gry integracyjne na wieczór i wszelakiego rodzaju imprezy z atrakcjami (inwencja twórcza wysoce wskazana). 13. Zrób zakupy i możecie wyjeżdżać Dzięki Centrum Ruchu Studenckiego jeden problem z organizacją szkoleń stacjonarnych mamy z głowy- czyli miejsce. [CRS] Kiedy uda nam się skoordynować wszystkie działania potrzebne do organizacji szkolenia, nie pozostaje nic innego jak obserwacja wyników naszej pracy oraz efektów szkolenia. Często można je zobaczyć w małym odstępie czasu, tak jest np. przy szkoleniach z technik prezentacji odbywających się przed Pulą na Projekty Naukowe. (Ster.org.pl) 132 ORGANIZACJA KONFERENCJI Podstawowe zagadnienia: 1. Określić podstawowe zagadnienia dotyczące kształtu konferencji 2. Podział na zespoły i ustalenie harmonogramu działań 3. Realizacja zadań w grupach 4. Końcowe przygotowania i konferencja 5. Podsumowanie Rozwinięcie: 1. Zakres (skala) konferencji Uczelniana Międzyuczelniana Ogólnopolska Międzynarodowa 2. Do kogo jest skierowana Studenci Licealiści Wykładowcy Zwykli ludzie 3. Forma konferencji Referaty studenckie 133 Referaty pracowników naukowych Sesja posterowa Przeglądy tematyczne (wymian doświadczeń) Panel dyskusyjny Warsztaty 4. Czas trwania Dzień Weekend (kilka dni) Tydzień 5. Liczba osób 20-30 50-70 100-150 300... 6. Miejsce Uczelnia (PW lub inne) Centra konferencyjne 134 Ośrodki naukowe (PAN, CBK...) 7. Czas wolny Przerwa na kawę Oglądanie posterów Bankiet i impreza integracyjno-zapoznawcza Zwiedzanie miasta Koncert 8. Zasoby ludzkie (współorganizacja) Nasze Koło Inne koła (+inne uczelnie) Sponsorzy (ręce do pracy) SSPW Organizacje naukowe Studenci, wolontariat 9. Zasoby finansowe Subkonto koła Wnioski do SSPW Sponsorzy Władze uczelni i wydziału współorganizatorzy Instytuty naukowe 135 Dofinansowanie z UE Urząd miasta Fundacje Opłata konferencyjna 10. Środki materialne Wynajem Materiały, które dali sponsorzy Co trzeba zakupić 11. Patronat Honorowy Medialny 12. Organizacja Zakwaterowanie Wyżywienie Transport Opieka rezydencka Wolny Czas 136 13. Promocja Strona www konferencji (rekrutacja, program, informacja) Strona koła, wydziału, uczelni, wrsu Tematyczne serwisy informacyjne Plakaty i banery Listy mailingowe Media (TVPW, Radioaktywne, Patroni Medialni) Współorganizatorzy Promocja w liceach Ogłoszenia na wykładach Informacje w ośrodkach naukowych Nietypowe formy reklamy (happening, rzeźby, rysunki, działania) +podobny schemat na innych uczelniach 14. Materiały konferencyjne Ulotki informacyjne Księga abstraktów Program/harmonogram Kupony na jedzenie i imprezy Materiały promocyjne gadżety, torby konf.) sponsorów (notesy, długopisy, Badże 15. Kosztorys i rozliczenia (na koniec konferencji) 16. Dyplomy, certyfikaty, podziękowania dla uczestników, referentów (także ustne, listowne) 137 Dla wykładowców Dla sponsorów 17. Podsumowanie Co wyszło Co nie wyszło Wnioski Plany na przyszłość 18. Inne Bezpieczeństwo Administracja Rejestracja Proponowane zespoły zadaniowe: ds. finansów ds. Promocji i Informacji ds. merytoryki, rejestracji i administracji ds. zadań specjalnych główny (w jego skład wchodzą szefowie pozostałych zespołów = rdzeń konferencji) 138 CYKLE WYKŁADÓW Spotkania z osobistościami nauki z danej dziedziny. Możliwości w tym zakresie jest wiele: pojedynczy wykład, cykl wykładów z ta samą osobą lub cykl wykładów z różnymi prowadzącymi mający wspólny temat. Przy organizacji istotne jest: dokładne omówienie terminu i potrzeb z prelegentem (wielkość sali, sprzęt multimedialny, godzina rozpoczęcia, czas trwania prelekcji, rodzaj audytorium) zarezerwowanie sali promocja wykładu (plakaty, maile do członków koła, informacja na stronie wydziału, stronie koła oraz na polibuda.info) [patrz: Promocja] Doświadczenie wskazuje, że za promocję wykład warto wziąć się wcześniej. Zajmuje to zwykle sporo czasu. W dobrym smaku jest, aby plakaty zawisły tydzień lub dwa tygodnie wcześniej (w przypadku dużych projektów). Rzeczy, na które warto zwrócić uwagę: nie tylko członkowie koła będą zainteresowani wykładem rozpropagowanie go po całej uczelni zrobi Koło bardziej medialnym oraz zachęci ludzi do przyłączenia się do koła warto w przekazywaniu informacji korzystać z list mailingowych oraz specjalistycznych portali: kola@samorząd.pw.edu.pl [email protected] listy wydziałowe 139 [email protected] www.oppi.pl polibuda.info (dział o wykładach specjalnych) www.rkn.pw.edu.pl (dział o wykładach, szkoleniach i konferencjach) Przy tworzeniu plakatów warto się zastanowić nad nazwą dla cyklu (wtedy zmienia się tylko temat wykładu i prelegent) oraz jednolitą grafiką [Promocja -> Wizerunek Koła -> SIW]. Gotowy wzór to również oszczędność czasu przy tworzeniu plakatów na kolejne edycje. Istnieje możliwość złożenia podania do dziekana o zaakceptowanie naszego cyklu wykładów jako przedmiotu dodatkowego (przy odpowiedniej obecności na wykładach studenci mogą mieć ten cykl wpisany do suplementu do dyplomu jako przedmiot dodatkowy). Decyzję taką podejmuje rada wydziału. [patrz: Projekty -> Projekty naukowe w przedmiot] Gdy rada się na to nie zgodzi możemy wystawić na podstawie statystyki obecności certyfikaty uczestnictwa. Mogą one być sygnowane podpisem prezesa Koła i np. dziekana lub prodziekana. 140 Miłym akcentem jest podziękowanie prelegentowi za współpracę (non-profit, bądź co bądź) w formie dyplomu. Dyplom taki mogą sygnować: organizator prezes koła wszyscy uczestniczy (robi na prowadzącym wykład) to piorunujące wrażenie Na niektórych wydziałach na zaproszenie osób z zewnątrz (prelegentów) na teren wydziału jest potrzebna zgoda Dziekana. Trzeba się zorientować czy obejmuje to również nasz wydział. WNIOSKI PATENTOWE Są one niezwykle rzadkim elementem CV każdego studenta, zaś ich posiadanie stanowi o zamiłowaniu do nauki oraz niezwykle cennym, innowacyjnym toku myślenia. Mogą być również źródłem przypływu gotówki. Jeżeli już zdarzy się, że to co wymyślimy w naszym projekcie może nieść ze sobą wartość wynalazczą, to jest to dla nas świetna wiadomość. Istnieje kilka możliwych ścieżek do obrania: Możemy nasz wynalazek opatentować samodzielnie (jeżeli dysponujemy odpowiednią gotówką na wynajęcie rzecznika patentowego). Znajdziemy u niego wszystkie konieczne informacje oraz niezbędne dokumenty. Gdy projekt realizowaliśmy z naszym opiekunem naukowym, bądź innym pracownikiem Politechniki, to istnieje możliwość, aby przyjemność złożenia wniosku patentowego nie obciążała naszego portfela, ze względu na to, że wniosek ten byłby wnioskiem pracowniczym. 141 W drugim przypadku procedura złożenia wniosku patentowego wygląda następująco: Po wyrażeniu zgody przez wszystkie z osób, dzięki którym ów pomysł patentowy powstał, idziemy do Zespołu Rzeczników Patentowych przy Politechnice Warszawskiej s.c., gdzie spotykamy się z rzecznikiem patentowym odpowiednim do dziedziny, z jakiej wywodzi się nasz pomysł (np. mechanika, chemia); Przedstawiamy mu nasz pomysł oraz rozmawiamy na temat powodzenia ewentualnej procedury patentowej; Otrzymujemy od niego dokumenty, które będą musieli podpisać wszyscy twórcy; Z tymi dokumentami udajemy się do kierownika naszego instytutu (bądź innej jednostki naukowej), który musi je podpisać. Następnie przynosimy je z powrotem do rzecznika patentowego. Od tej pory rozpoczynamy pisanie wniosku patentowego. Wtedy najlepiej jest wyposażyć się, za drobną opłatą, w poradnik dotyczący pisania wniosków patentowych, dostępny w Urzędzie Patentowym RP; Z naszą piśmienniczą twórczością wracamy do rzecznika patentowego, który przekształci nasz język na język urzędowy i wprowadzi niezbędne poprawki. Teraz już wszystko zależy od rzecznika, który przygotowuje nasz wniosek oraz zanosi go do Urzędu Patentowego RP. Po jakimś czasie, nasza jednostka naukowa otrzymuje zawiadomienie, że do Urzędu wpłynęły nasze wnioski patentowe. W tym momencie rozpoczyna się procedura patentowa, która zwyczajowo trwa od 3 do 5 lat. Jest to czas kiedy możemy podjąć szereg kolejnych działań zmierzających do promocji naszego 142 pomysłu, za którymi mogą już iść niemałe zyski finansowe, ale o tym można by napisać całą książkę. http://www.uprp.pl ORGANIZACJA IMPREZ Koło Naukowe to nie tylko działalność naukowa. Czasem organizujemy również imprezy - w celu promocji lub integracji [integracja]. W tym celu potrzebujemy: Miejsca - warto poszukać klubu, który w miarę wszyscy znają i gdzie rezerwacja nic nie kosztuje lub kosztuje niewiele. [struktura pw / inne jednostki / kluby politechniki] Pomysłu - dobrze nadać naszej imprezie pewien klimat związany z charakterem wydarzenia. Impreza jest ciekawsza gdy towarzyszą jej konkursy i zabawy np. karaoke. Można się postarać o sponsora, który zapewni darmowe napoje lub nietypowe jedzenie np. sushi i zasponsoruje nagrody. Goście - oprócz docelowej grupy naszej imprezy, czyli studentów i członków koła możemy imprezę wykorzystać do budowania kontaktów. Dlatego zaprośmy władze wydziału, uczelni, sponsora naszego ostatniego projektu, opiekuna koła itd. Nieformalne warunki sprzyjają załatwianiu wielu spraw. Informacja - równolegle z zaproszeniami dla VIPów powinniśmy poinformować studentów o planowanej imprezie np. przygotowując dobry plakat [Promacja] 143 ZASADY KORZYSTANIA Z AULI GŁÓWNEJ Jeśli chcemy zrobić imprezę ze sporym rozmachem, to możemy postarać się o wykorzystanie do tego celu Dużej lub Małej Auli Politechniki Warszawskiej. Na początku powinniśmy znaleźć odpowiedni termin. Naprawdę trzeba o tym pomyśleć ze sporym wyprzedzeniem, ponieważ aula jest oblegana (władze uczelni wynajmują ją komercyjnie). Wolne terminy możemy sprawdzić w administracji PW w Gmachu Głównym w pokoju 15a. Warto zawalczyć o poparcie Samorządu Studentów dla naszej inicjatywy. Mamy wtedy większą szansę na wynajem Auli po okazyjnej cenie. Podanie o wynajem znajdziemy w papierkologii. ZALICZANIE PRAC PRZEJŚCIOWYCH I DYPLOMOWYCH PRACĄ W KOLE Władze Uczelni dały wyraźny sygnał, że popierają tego typu inicjatywy. Nikogo nie trzeba przekonywać, że w prace związane z własnymi zainteresowaniami jesteśmy bardziej zaangażowani. Możemy w ten sposób połączyć przyjemne z pożytecznym - mamy kolejne zaliczenia, popychając równocześnie do przodu działalność naszego Koła i własny rozwój. Sytuacja działa też w drugą stronę wykonując obszerną pracę przejściową można jej część wydzielić w ramach działalności Koła - dzięki temu można ją np. "przemycić" do CV. Aby móc zgłosić własny temat musimy się tym zająć w miarę wcześnie. Na niektórych wydziałach wystarczy uzgodnienie z prowadzącym, w innych natomiast konieczna jest wizyta w dziekanacie, gdzie udzielą nam stosownych informacji. Należy pamiętać o tym, że prace zaliczeniowe/dyplomowe są pracami indywidualnymi - oznacza to, że w przypadku prac 144 realizowanych zespołowo konieczne jest przydzielenie każdej osobie konkretnego zakresu pracy do realizacji, z którego zostanie rozliczona przez komisję egzaminacyjną/promotora. Takie przypadki należy wcześniej uzgodnić w szczegółach z promotorem. KONKURSY Wbrew pozorom bardzo wielu studentów lubi startować we wszelkiego rodzaju konkursach. Pozwalają one na sprawdzenie swojej wiedzy i inwencji twórczej, oraz wygranie rzeczy, na które normalnie nie było by nas stać lub uważalibyśmy je za zbędny wydatek. Warto więc pomyśleć nad taką formą promocji naszego Koła. Najważniejszy przy organizacji konkursu jest pomysł - to klucz do sukcesu. Jeżeli wiemy jakie zadanie mają wykonać nasi uczestnicy, to musimy przygotować jasne zasady oraz konkursy. Z racji tego, że koła naukowe zwykle nie mają dużych funduszy, to można na nagrodę przeznaczyć np. koszulkę naszego koła lub inny gadżet. Przy większych konkursach możemy wnioskować do KK lub KD oraz do puli na Promocję (w zależności od tematyki konkursu) o dofinansowanie nagrody [Finanse / Źródła finansowania]. Jednak taki poważny konkurs wymaga regulaminu. Następnym krokiem jest poinformowanie studentów o naszym konkursie. [Promocja] Konkurs może być prostym sposobem na wymyślenie np. nazwy koła lub zaprojektowanie logo. Dzięki temu mamy kilka projektów, z których wybieramy najlepszy. Zwycięzca dostaje nagrodę oraz ma satysfakcję, że koło naukowe posiada logo jego autorstwa. Może być również element oferty sponsorskiej. My organizujemy konkurs, promując na uczelni sponsora i naszą z nim współpracę a więc nasze Koło. W zamian dostajemy od sponsora nagrody i w zależności od umowy może coś jeszcze. 145 WYJAZDY NA KONFERENCJE Każde koło ma jakieś osiągnięcia na polu naukowym. Czasami powstają z tego dość poważne publikacje ukazujące się w fachowej prasie. Warto pochwalić się swoimi sukcesami na konferencji dotyczącej podobnej tematyki. Na pewne zdobyte w ten sposób doświadczenie oraz wymiana poglądów z pozostałymi uczestnikami, zaprocentuje w przyszłości. Jeżeli znajdziemy już konferencję, która nas konkretnie interesuje, to możemy postarać się o dofinansowanie naszego wyjazdu od Dziekana lub z puli Komisji Dydaktycznej. Przy konferencjach mogących rozpromować Politechnikę, czyli tych największych i bardzo medialnych, możemy składać również do Puli na Promocję PW. Wyjeżdżając na konferencję powinniśmy się zorientować w kilku kwestiach: do kiedy upływa termin płatności, zgłaszania abstraktów i wykładów kto sfinansuje nasz wyjazd transport nocleg wyżywienie Warto pomyśleć o tym z wyprzedzeniem, ponieważ przy dużych konferencjach może nie być miejsc noclegowych w mieście, wolnych na tzw. last minute. 146 PROJEKTY NAUKOWE W PRZEDMIOT Projekty naukowe koła mogą mieć zastosowania dydaktyczne. Jeśli projekt jest innowacyjny i pokazuje nową dziedzinę wiedzy oraz pokrywa się z tokiem studiów na wydziale, to prosta droga by przekształcić go w przedmiot, np. laboratorium. Pomysł taki należy zgłosić do prodziekana ds. naukowych, mając opinię swojego opiekuna oraz pracowników naukowych wydziału zajmujących się tą działką. Takie działanie wpływa na poprawę jakości kształcenia na naszej uczelni i umożliwia rozwój kierunku z duchem czasu, bo kto inny jak nie My studenci ma to zrobić. DODATKOWE PRZEDMIOTY Będąc w Kole Naukowym możemy spróbować uruchomić dodatkowy przedmiot dla członków naszego Koła. Pozwala nam to na uczenie się tego co nas interesuje w ramach toku studiów i zdobywanie za to punktów ECTS. Jeśli taki przedmiot zostanie uruchomiony jest on wpisywany do suplementu do dyplomu. Aby taki przedmiot powstał musimy wiedzieć czego chcemy się nauczyć. Trzeba porozmawiać o tym w kole np. na zebraniu. Zobaczyć czy są chętne osoby, aby na taki przedmiot uczęszczać. Kolejny krok to znalezienie prowadzącego. Powinien spełniać dwie podstawowe cechy: znać się na przedmiocie który ma wykładać ( być może prowadził nam pokrewny przedmiot, możemy popytać starszych kolegów lub poszukać na innych wydziałach) powinien być otwarty na studenckie inicjatywy. Powinniśmy z nim porozmawiać. Teraz z jego pomocą piszemy program i regulamin przedmiotu. Dokumenty te wraz z podaniem o uruchomienie przedmiotu składamy do rady programowej kierunku. Warto wcześniej porozmawiać o tym z dziekanem 147 lub prodziekanem ds. studenckich. Mogą oni pomóc nam w forsowaniu naszego pomysłu oraz pokażą nam formalną drogę jaką powinniśmy przebyć. CYKLICZNE PROJEKTY NAUKOWE Każde Koło bierze udział w projektach naukowych lub popularyzujących naukę. Najczęściej odbywają się one cyklicznie - zwykle raz do roku. Na Politechnice zaliczamy do nich: Targi Kół Naukowych i Organizacji Studenckich KONIK [Rada Kół Naukowych --> Projekty RKN --> Targi KONIK] Ogólnopolska Konferencja Naukowych (KSKN) Studenckich Kół Piknik Naukowy (co roku w pierwszej połowie czerwca na podzamczu organizowany jest Piknik mający na celu promocję nauki wśród dzieci i młodzieży, gdzie każda jednostka naukowa może zaprezentować swoje osiągnięcia) Wioska Akademicka / Studenckie Miasteczko Naukowe (co roku podczas głównej imprezy Juwenaliowej jest organizowana Wioska, na której mogą się prezentować organizacje studenckie. Zaczyna się podczas parady i trwa do późnego popołudnia) Festiwal Nauki (w drugiej połowie września odbywa się festiwal popularyzujący naukę. Jako Koło możemy współpracować z zakładem na wydziale lub zorganizować coś sami, możliwość wejścia do laboratorium na ćwiczenia będzie mile widziana). http://festiwal.icm.edu.pl 148 Każda z tych imprez pozwala dzielić się naszą wiedzą i dokonaniami z ludźmi mniej lub bardziej wprawionymi w bojach w naszej dziedzinie. Jest to jeden z celów koła - popularyzacja nauki. Dzięki temu możecie rekrutować nowych członków. Kto wie jakie powołanie do nauki, nie odkryte, ma w sobie student idący na Juwenalia. 149 VIII. Rozwój Koła we współpracy z instytucjami wspomagającymi rozwój nauki 150 Wstęp Kiedy się nad tym dłużej zastanowić, podstawowe badania naukowe są jak sztuka renesansu: finansowane przez państwo oraz książęta. Nierozpoznany jeszcze da Vinci czy Michael Angelo musi wygrać patronat Medici lub Borgia. A naukowiec musi wygrać (zdobyć) grant rektorski albo Komitetu Badań Naukowych PAN. Badania z zastosowaniem przemysłowym mogą znaleźć fundatorów na otwartym rynku, ale większość wielkiej pracy nad fundamentalna nauką zależy, w pewnym sensie, od uprzejmości nieznajomych. Indywidualni naukowcy nie wstydzą się mówić o kwestiach społecznych i naukowych, ale kwestie sponsoringu badań naukowych skutecznie zamykają im usta. "Jeśli podniosę szum tym razem...", wydają się myśleć, "...to mogę zostać pominięty przy następnym rozdzielaniu środków finansowych". Albo chodzi tylko o niewystarczającą liczbę głosów, które upominałyby się o swoje racje. Wg badań Narodowej Rady Naukowej w USA naukowcy stanowią 1/1000 populacji. Oznacza to, że wcale nie jest nas tak mało na świecie. Jeśli się zjednoczymy, łatwiej będzie nam zyskać poparcie i wywalczyć większe dofinansowania badań naukowych oraz przystępne warunki ich przyznawania. W tym rozdziale możemy zobaczyć gdzie jeszcze możemy się zwrócić o wsparcie finansowe w chwili obecnej. Zapraszamy do lektury! ZESPÓŁ RZECZNIKÓW PATENTOWYCH PRZY POLITECHNICE WARSZAWSKIEJ S.C. Jest to spółka ściśle współpracująca z nasza uczelnią. Pracują w niej rzecznicy patentowi - będący jednocześnie specjalistami z różnych dziedzin nauki. To tam sporządza się dokumentację patentową naszych wynalazków. 151 WARSZAWSKI PARK TECHNOLOGICZNY Jednostka, która podejmuje liczne inicjatywy prostudenckie. Politechnika Warszawska podpisała z WPT porozumienie współpracy. W ramach tej współpracy przedstawiciele WPT zaczęli uczestniczyć w posiedzeniach oceniających projekty i dla najlepszych pomysłów aplikacyjnych mają propozycję stworzenia własnej firmy w ramach inkubatora. Organizowane są również szkolenia z zakresu finansowania i rozwoju przemysłu oraz technologii. www.inkubator-technoport.pl www.technoport.pl KOMITET BADAŃ NAUKOWYCH www.nauka.gov.pl kbn.icm.edu.pl/pub/kbn/index.html KRAJOWY PUNKT KONTAKTOWY PROGRAMÓW BADAWCZYCH UE 7. Program Ramowy w zakresie badań i rozwoju technologicznego (7PR) jest największym mechanizmem finansowania i kształtowania badań naukowych na poziomie europejskim. Jest to program siedmioletni (2007-2013) o budżecie wynoszącym prawie 54 miliardów euro, co przy obecnych kosztach stanowi wzrost o około 63% w porównaniu z 6PR. 7 PR jest podstawowym instrumentem realizacji celu strategicznego jaki wyznaczyła w marcu 2000 roku w Lizbonie Rada Europejska: 152 przekształcenie UE w najbardziej konkurencyjną i dynamiczną, opartą na wiedzy gospodarkę na świecie, zdolną do zapewnienia trwałego wzrostu gospodarczego, stworzenia liczniejszych i lepszych miejsc pracy oraz zagwarantowania większej spójności społecznej. Trójkąt wiedzy, który tworzą edukacja, badania i innowacje, jest niezbędny do osiągnięcia tego celu. Biorąc pod uwagę wyzwania stojące przed Europą, 7PR ma następujące cele: wspieranie współpracy ponadnarodowej we wszystkich obszarach badań i rozwoju technologicznego, zwiększenie dynamizmu, kreatywności i doskonałości europejskich badań naukowych w pionierskich dziedzinach nauki, wzmocnienie potencjału ludzkiego w zakresie badań i technologii poprzez zapewnienie lepszej edukacji i szkoleń, łatwiejszego dostępu do potencjału i infrastruktury badawczej, wzrost uznania dla zawodu naukowca oraz zachęcenie badaczy do mobilności i rozwijania kariery naukowej, zintensyfikowanie dialogu miedzy światem nauki i społeczeństwem w Europie celem zwiększenia społecznego zaufania do nauki, wspieranie szerokiego stosowania rezultatów i rozpowszechniania wiedzy uzyskanej w wyniku działalności badawczej, finansowanej ze środków publicznych. Niech ten poważny tekst was nas nie wystraszy od podjęcia działań w celu zdobycia funduszy z UE. Wszystkie informacje znajdziecie na stronie: www.kpk.gov.pl 153 INNE FUNDUSZE Z UE Na stronie http://www.aiptech.pl/ znajdziemy ogólne informacje o dofinansowaniach z UE, ale każdy przypadek jest wyjątkowy dlatego korzystajmy z konsultacji w punkcie informacyjnym przy Akademickim Inkubatorze Przedsiębiorczości : Politechnika Warszawska ul. Niepodległości 222, pok. 2 w godz: poniedziałek - 15:00 - 17:00 środa - 14:00 - 16:00 piątek - 10:00 - 12:00. lub skontaktować się telefonicznie: (022) 745 19 11 E-mail: [email protected], GG: 10700728 Skype: europejskie.fundusze VENTURE CAPITAL Tego typu fundusze przeznaczone są dla technologii w początkowej fazie rozwoju. Venture Capital wybierają przedsięwzięcia innowacyjne, które trafiają w niszę rynkową i mogą w krótkim czasie przynieść duży zysk. Spółki tego typu podejmują duże ryzyko. Jeżeli coś się nie uda, to nie trzeba im zwracać zainwestowanych pieniędzy, ale za to mają swoje udziały w firmie, które przynoszą im odpowiednie profity. Bardzo dokładnie analizują przedsięwzięcie, ponieważ podejmują ryzyko z wkładami nawet rzędu 4mln zł. Z naszego punktu widzenia spółka Venture Capital może zainwestować w wymyśloną przez nas technologię i pomóc ją 154 opatentować oraz rozwijać w ramach swoich środków finansowych i materialnych. Na tym etapie niezastąpione są doświadczenia z prezentacji projektów przed RKN, bo najczęściej Inwestorzy, podobnie jak Koła Naukowe, są z różnorodnych dziedzin i nie muszą się znać na tym co robimy. Często też mówi się, że jeżeli projektu nie da się zaprezentować w 5 minut, to jest on zbyt skomplikowany, aby w niego inwestować. Spółkom zależy, aby przedsięwzięcie odniosło sukces, dlatego zapewniają także wsparcie ekonomistów, prawników i specjalistów . Stowarzyszenie Aniołów Biznesu www.polban.pl FUNDACJA NA RZECZ NAUKI POLSKIEJ Jest to instytucja, która skupia się na wspieraniu naukowców, zespołów badawczych oraz inicjatyw inwestycyjnych służących nauce w Polsce. Podejmuje również działania na rzecz transferu osiągnięć naukowców do praktyki gospodarczej. Swoje cele wypełnia poprzez stypendia i nagrody indywidualne dla naukowców, dofinansowania na modernizację pomieszczeń naukowych (np. laboratoriów) oraz projektów wdrażania osiągnięć naukowych w przemyśle, a także funduszy na organizację szkoleń i konferencji oraz stypendia wyjazdowe. www.fnp.org.pl KONTAKTY Z INSTYTUACJAMI NAUKOWYMI W każdej dziedzinie nauki istnieją instytucje naukowe zajmujące się nią. Warto utrzymywać stały kontakt i współpracę z pracownikami takich instytucji. Mogą oni pomóc nam się rozwijać, dzielić się swoja wiedzą oraz tworzyć nowe projekty naukowe. Poza tym laboratoria na poziomie europejskim i międzynarodowe kontakty są dobrym punktem wyjścia dla poszerzania naszej działalności. "Jednym z najlepszych sposobów wykorzystania czasu jest zwiększanie stopnia kompetencji w najważniejszych dla siebie dziedzinach." Brian Tracy 155 PODSUMOWANIE To wszystko to tylko kilka możliwości ogólnych, są też fundusze, przedsiębiorstwa i instytucje zajmujące się tylko i wyłącznie jedną dziedziną. Dlatego każdy kto ma ciekawy pomysł niech szuka i nie zniechęcania się, bo możliwości jest wiele, a nie ma nic piękniejszego niż spełnianie własnych marzeń! 156 IX. Rada Kół Naukowych 157 OBOWIĄZKI KOŁA NAUKOWEGO Obowiązki naszego Koła reguluje Zarządzenie Rektora nr 33 z dnia 20 września 2003 roku oraz regulamin RKN. Zarządzenie nr 33 nakłada na Koło obowiązek: Prowadzenia działalności zgodnej z prawem i statutem PW. Składania sprawozdania z działalności (w tym finansowego) do 31 stycznia za rok ubiegły. Sprawozdanie składa się w Biurze Rektora w Gmachu Głównym PW oraz drugą kopię do naszego Dziekana. Informowania Biura Rektora o wszelkich zmianach w statucie (regulaminie) i zmianach zarządu (wraz z dołączonym protokołem z głosowania oraz kontaktami do wybranego zarządu). Kontakty do nowego Zarządu należy składać również do Dziekana. Obowiązki nakładane na Koło przez regulamin RKN, możemy znaleźć na stronie RKN (www.rkn.pw.edu.pl). Ponieważ w trakcie pisania tego poradnika regulamin był w trakcie uaktualniania, nie mogliśmy go tutaj zamieścić. CZYM JEST RADA KÓŁ NAUKOWYCH I JAK DZIAŁA? Rada jest organem doradczym Komisji Dydaktycznej SSPW, reprezentującym i zrzeszającym wszystkie Koła Naukowe Politechniki Warszawskiej. Do Rady należy każdy członek Koła Naukowego (razem jest nas ok. 1000 osób - ta liczba robi już wrażenie, niestety rzeczywista liczba udzielających się osób nie jest taka różowa). Mamy nadzieję, że dzięki czytelnikom tego poradnika będziemy mogli spojrzeć na ten tysiąc przez różowe okulary lub chociaż żółte. 158 Rada składa się z delegatów - po jednym z każdego Koła. Radzie przewodzi zarząd wybierany spośród delegatów. W skład zarządu wchodzą członkowie i przewodniczący RKN. Więcej informacji o strukturze Rady i uprawnieniach jej poszczególnych członków znajdziemy w regulaminie RKN (www.rkn.pw.edu.pl/download). Warto wiedzieć, że każdy członek Koła ma prawo przyjścia na posiedzenie i zabrania głosu w dyskusji. W związku z tym zachęcamy do liczniejszych reprezentacji Koła niż sam delegat - im nas więcej tym lepiej, bo w ilości siła! W CZYM RADA NAUKOWA MOŻE OKAZAĆ SIĘ POMOCNA? Reprezentuje Koła Naukowe przed władzami Politechniki, Samorządu Studentów i organizacjami zewnętrznymi, które zwracają się do niej w kwestiach związanych z Kołami Naukowymi. Zarząd Rady stara się również, aby sprawy Kół nigdzie nie były pomijane. Przekazuje Kołom bieżące informacje, np. na temat terminów i sposobów wnioskowania o dofinansowania, odbywających się szkoleń, warsztatów, konferencji, targów. Stara się wyszukiwać nowe źródła finansowe dla działalności Kół Naukowych Organizuje wspólną promocję Kół Naukowych Wspiera członków Kół Naukowych w ich działalności. Koordynuje projekty związane z działalnością Kół [projekty RKN PW] Pracuje nad ulepszaniem aktów prawnych dotyczących Kół, np: - regulamin RKN - regulamin Puli na Projekty Naukowe - statut i uchwały samorządu studentów - statut i uchwały senatu PW - zarządzenia rektora 159 Pracuje nad usprawnieniem działalności Kół Naukowych, m.in. organizując szkolenia. Integruje członków Kół Naukowych, by stworzyć platformę wymiany doświadczeń. PROJEKTY RKN PW Targi Kół Naukowych i Organizacji Studenckich "KONIK" Są to targi, na których Koła mają okazję zaprezentować swoją działalność. Głównymi celami "Konika" są: wzbudzenie zainteresowania kołami naukowymi zachęcenie do wstąpienia do Kół Naukowych pokazanie nauki w interesujący i przystępny sposób zainteresowanie firm działalnością kół naukowych Wszelkie informacje na temat organizacji i udziału w "Koniku" dostępne są w zakładce KONIK na stronie rkn (www.rkn.pw.edu.pl). Ogólnopolska Konferencja Studenckich Kół Naukowych (KSKN) Konferencja mająca na celu integrację Kół Naukowych z całej polski, reprezentujących różne dziedziny wiedzy. Koła prezentują się w ramach paneli tematycznych. W zależności od edycji w panelach mogą brać udział specjaliści oraz firmy z danej branży. Konferencja odbywa się co dwa lata na terenie uczelni warszawskich. www.kskn.pl 160 Studenckie Forum Naukowe Jest inicjatywą rozpoczętą w 2008 roku. Projekt ten współorganizują: Rada Kół Naukowych, Komisja Dydaktyczna oraz Centrum Studiów Zaawansowanych. Forum odbywa się cyklicznie, w nieregularnych odstępach. Na forum spotykają się: Koła Naukowe z danej dziedziny, specjaliści mający udzielić Kołom rady co do dalszej działalności oraz w niektórych edycjach firmy z branży. Forum zwykle rozpoczyna się wykładem jednego z zaproszonych specjalistów oraz firmy. Następnie Koła mają okazję do prezentacji swojej działalności i osiągnięć. Spotkanie kończy się dyskusją, w trakcie której członkowie Kół mogą zasięgnąć rady gości co do kierunku dalszego rozwoju oraz porozmawiać na temat możliwości realizacji bieżących projektów. Jeśli mamy pomysł na tematykę kolejnego forum, to powinniśmy się zgłosić do zarządu RKN. Uniwersytet Dzieci Uniwersytet Dzieci, jak sama nazwa wskazuje, jest projektem przeznaczonym dla najmłodszych. Dzieci, które interesują się otaczającym nas światem, mają okazję do poszerzenia swojej wiedzy. Mogą zapisać się na Uniwersytet, gdzie otrzymują swój własny indeks. Wykładowcy wyższych uczelni oraz studenci z Kół Naukowych przekazują najmłodszym wiedzę uniwersytecką w formie odpowiedniej do ich wieku. Zajęcia mają głównie na celu zainspirować oraz pobudzić uczestników do dalszego rozwoju. Zajęcia mają formę, wykładów, ćwiczeń i interaktywnych warsztatów - odpowiedników naszych laborek, gdzie mali podopieczni mają okazję samodzielnie wykonać różne eksperymenty, dobrze się przy tym bawiąc. W ramach tej inicjatywy każde Koło może zorganizować zajęcia ze swojej dziedziny. Z tym pomysłem należy zgłosić się do koordynatora uniwersytetu lub zarządu RKN. Więcej informacji na stronie: www.ud.edu.pl 161 Szkolenia RKN Ze względu na ciągły rozwój Kół wzrasta wsparcie ze strony Rady Kół Naukowych. W ramach tego rodzaju działalności RKN raz do roku organizuje szkolenie wyjazdowe oraz cykl szkoleń stacjonarnych w ciągu roku akademickiego. Grupą docelową szkolenia wyjazdowego są najbardziej zaangażowani działacze Kół Naukowych, nie koniecznie musi to być zarząd Koła. Szkolenie ma na celu integrację przedstawicieli Kół Naukowych oraz przekazanie wiedzy i umiejętności miękkich, przydatnych i inspirujących przy dalszej działalności w Kole. Podstawowa wiedza i umiejętności ze szkolenia wyjazdowego przestały być wystarczające, więc zarząd RKN zdecydował się zorganizować cykl szkoleń stacjonarnych poświęconych umiejętnościom twardym, tj. obsługa e-wniosku, zdobywanie funduszy unii europejskiej czy photoshop oraz umiejętnościom miękkim, tj. techniki prezentacji, komunikacja, negocjacje. System Ewidencji Kół (SEK) System jest formą serwisu dostępnego na stronie internetowej Rady Kół Naukowych oraz poprzez e-wniosek. SEK tworzony jest przez użytkowników, a dokładniej mówiąc, przez osoby wydelegowane z zarządu każdego koła. Osoba ta powinna na bieżąco uzupełniać dane o Kole w systemie. Możemy w nim znaleźć: ewidencję kół naukowych wyszukiwarkę ewidencję projektów kół naukowych, które zostały wykonane z użyciem ew2 listę członków kół naukowych z przypisanymi funkcjami 162 listę byłych członków kół dane kół naukowych np. kontakty Dlaczego w ogóle powstał taki system i czemu ma służyć? Na Politechnice Warszawskiej działa blisko 100 kół naukowych i organizacji studenckich. Podczas organizowania targów, szkoleń, spotkań czy podczas tworzenia Informatora Kół i Organizacji, zarówno Rada Kół Naukowych jak i Samorząd Studentów miały bardzo ciężkie zadanie, aby skontaktować się ze wszystkimi jednostkami. System ma ułatwić z nimi kontakt, ma dostarczać informacji o kołach i organizacjach, a także ma pomagać zarządom kół w utrzymywaniu porządku w dokumentach. Wszystkim będzie łatwiej gdy w poszukiwaniu informacji i kontaktów do osób, z którymi chcemy współpracować nie będziemy musieli "zmarnować" pół dnia naszego cennego czasu. SEK jest również źródłem reklamy. Gdy zgłaszają się do Rady Kół Naukowych organizacje lub firmy chcące współpracować z Kołami Naukowymi są odsyłane do tej bazy by stwierdzić jakie Koła ich interesują. Baza Firm i Organizacji Na serwerze e-wniosku znajduje się baza danych obejmująca informacje na temat firm i organizacji, z którymi współpracują lub współpracowali działacze na Politechnice Warszawskiej. Baza danych obejmuje informacje t.j.: nazwa firmy kontakt (www, adres, tel, itp.) branża z jakiej usługi korzystał odbiorca jaka była cena tej usługi opinię odbiorcy ew. kontakt do sprzedawcy Ma ona umożliwić korzystanie z usług firm, które się sprawdziły. Dzięki temu ułatwi nam pracę i spowoduje, że przy każdym projekcie nie trzeba będzie szukać od nowa usługodawców. Zostawi też wiedzę o naszych doświadczeniach następnym kadencjom działaczy. 163 X. Struktury Uczelni 164 STRUKTURY PW Na grafie znajduje się struktura naszej uczelni. Najwyższym organem kolegialnym Politechniki Warszawskiej jest Senat. W jego skład wchodzą: Rektor, jako przewodniczący prorektorzy, dziekani oraz dyrektorzy kolegiów, przedstawiciele nauczycieli akademickich posiadający tytuł naukowy profesora lub stopień naukowy doktora habilitowanego, wybrani z ich grona w liczbie wynikającej z różnicy między ogólną liczbą członków Senatu, a sumą liczby członków Senatu, o których mowa w pozostałych punktach, dwunastu przedstawicieli pozostałych nauczycieli akademickich, sześciu przedstawicieli pozostałych pracowników Uczelni wybranych z grona pracowników tej grupy, pracujących w jednostkach organizacyjnych zatrudniających nauczycieli akademickich oraz z grona pozostałych pracowników tej grupy, 165 trzynastu przedstawicieli studentów wybranych z ich grona (kolegium senatorów SSPW) jeden przedstawiciel doktorantów wybrany z ich grona (najczęściej przewodniczący Rady Doktorantów) Tak jak w ramach Samorządu Studentów PW działają Komisje Programowe zajmujące się określonymi działami, tak w ramach Senatu działają stałe Komisje Senackie. W ich skład wchodzą członkowie Senatu - przedstawiciele wydziałów oraz senatorzy studenccy, jak i również przedstawiciele organów Politechniki mający związek z daną dziedziną. Stałe Komisje Senatu: Komisja ds. Kształcenia ( 5 przedstawicieli SSPW) Komisja ds. Nauki ( 2 przedstawicieli SSPW) Komisja ds. Organizacji Uczelni ( 6 przedstawicieli SSPW) Komisja ds. Kadr ( 2 przedstawicieli SSPW) Komisja ds. Etyki Zawodowej ( 0 przedstawicieli SSPW) Komisja ds. Mieni i Finansów ( 6 przedstawicieli SSPW) Komisja ds. Współpracy z Zagranicą ( 2 przedstawicieli SSPW) Komisja ds. Historii i Tradycji ( 2 przedstawicieli SSPW) Obok senatu istnieje najwyższa władza wykonawcza, czyli tzw. "władze uczelni". W ich skład wchodzi Jego magnificencja Rektor i podlegający mu prorektorzy. Prorektorów jest czterech: ds. ogólnych, ds. nauki, ds. studiów, ds. studenckich. Ci, z którymi współpracujemy najczęściej to prorektor ds. studenckich oraz rektor. Prorektor urzęduje w pokoju: Gmach Główny Pl. Politechniki 1, pok. 112 00-661 Warszawa tel. miejski: (0-22) 628-14-25 tel. wew.: 7827 fax: 234-71-40 166 Natomiast rektor w: Gmach Główny, pok. 104 tel. wew.: (0-22) 234 + wew: 7220 tel. miejski: (0-22) 628-59-85 A biuro rektora wraz z sekretariatem znajduje się w pokoju 106. Uczelnia jest organizacją i jako taka potrzebuje ułożonej struktury administracyjnej, zwanej "Administracją Centralną" [Patrz --> Struktury Uczelni --> Administracja Centralna]. Zarząd główny nad administracją sprawuje Kanclerz Politechniki Warszawskiej. STRUKTURY SSPW Samorząd Studentów Politechniki Warszawskiej tworzą wszyscy studenci PW. Poprzez swoje organy reprezentuje on studentów na Uczelni i poza nią, wyraża opinie społeczności studentów PW oraz broni ich praw. Samorząd bierze również udział w podejmowaniu ważnych decyzji dotyczących Uczelni. Posiada swoich przedstawicieli w organach kolegialnych PW takich jak: Senat, Rady Wydziałów i innych. 167 Parlament Studentów jest najwyższym organem uchwałodawczym Samorządu Studentów i składa się z 59 osób. W skład Parlamentu wchodzi: po dwóch przedstawicieli każdej Wydziałowej Rady Samorządu oraz Rady Samorządu innej jednostki, po jednym przedstawicielu z każdej Rady Mieszkańców oraz ośmiu studentów wybranych z list ogólnouczelnianych. Parlament wybiera Przewodniczącego Samorządu Studentów oraz Przewodniczących Komisji Programowych. Osoby te są również przedstawicielami studentów w Senacie PW. Parlament dodatkowo wybiera pozostałych studentów, będących członkami Senatu oraz przedstawicieli do innych organów i gremiów. Parlament uchwala budżet Samorządu Studentów oraz obraduje na tematy poruszające najważniejsze sprawy dotyczące studentów PW. Wydziałowa Rada Samorządu jest wydziałowym organem Samorządu Studentów. WRS reprezentuje studentów na wydziale i poza nim oraz broni ich praw. Wybiera (zwyczajowo) przedstawicieli studentów do Rady Wydziału i uczestniczy w podejmowaniu decyzji dotyczącą wydziału. Wyraża opinię społeczności dotyczących prowadzonych zajęć, harmonogramu sesji egzaminacyjnych, rozkładu zajęć oraz zasad rejestracji na kolejne lata studiów. Istotną rolą WRS jest dbanie o rozwój: kultury, rozrywki, sportu i turystyki oraz studenckiego ruchu naukowego wśród studentów wydziału. Dlatego Wydziałowe Rady Samorządu organizują wiele ciekawych imprez, wyjazdów i innych przedsięwzięć, które zwykle cieszą się dużym zainteresowaniem. Komisje Programowe zajmują się szczegółowymi sprawami. W ich skład wchodzą przedstawiciele: Wydziałowych Rad Samorządu i Rad Samorządu innych jednostek, organizacji studenckich, Kół Naukowych, Rad Mieszkańców oraz Rady Kół Naukowych. Skład i liczba członków poszczególnych komisji jest różna. Komisjom przewodniczą osoby wybrane przez Parlament Studentów PW. Wyróżniamy: Komisję Socjalna zajmującą się wszystkimi sprawami dotyczącymi zasad przyznawania pomocy materialnej oraz podziałem środków funduszu pomocy materialnej dla studentów. Komisja opiniuje akty prawne wydawane przez Uczelnię, które dotyczą spraw socjalnych studentów. Dodatkowo ustala ogólnouczelniane zasady przyznawania 168 świadczeń pomocy materialnej oraz zajmuje się sprawami dotyczącymi opieki zdrowotnej dla studentów. Komisja Socjalna wybiera przedstawicieli studentów do Odwoławczej Komisji Stypendialnej. Komisję Dydaktyczna zajmującą się wszystkimi sprawami dotyczącymi funkcjonowania procesu dydaktycznego na PW. Opiniuje zmiany w przepisach dotyczące kształcenia. Komisja promuje naukę, wspiera aktywność naukową i dydaktyczną studentów oraz zajmuje się promocją działalności kół naukowych PW. Komisję Finansowo-Gospodarcza zajmującą się wszystkimi sprawami dotyczącymi przygotowania podziału środków budżetowych przyznanych na działalność studentów PW. Dodatkowo Komisja zajmuje się sprawami dotyczącymi: opiniowania aktów prawnych władz Uczelni związanych z jej działalnością finansową, ustalania zasad wykorzystania pomieszczeń przyznanych poszczególnym jednostkom Samorządu Studentów. Wszystkie sprawy dotyczące sprzętu Samorządu Studentów wchodzą również w zakres działania Komisji Finansowo-Gospodarczej. Komisję Zagraniczna zajmującą się wszystkimi sprawami dotyczącymi wspierania wymian studenckich i innych międzynarodowych inicjatyw oraz współpracą z jednostkami PW działającymi w tym zakresie. Komisja ma za zadanie informować studentów o wymianach zagranicznych, jak również udostępniać informacje o: stypendiach, stażach i edukacyjnych programach międzynarodowych. Dodatkowo opiniuje akty prawne wydawane przez władze Uczelni będące w zakresie działalności Komisji. Komisję Kultury zajmującą się wszystkimi sprawami dotyczącymi krzewienia i promocji kultury studenckiej. W zakres jej działalności wchodzi ponadto inspirowanie środowiska studenckiego w zakresie organizacji imprez kulturalnych oraz wszystkie sprawy tego dotyczące. Komisja wspiera jednostki organizujące życie kulturalne na PW oraz opiniuje działalność klubów studenckich Uczelni. Dodatkowo opiniuje akty prawne wydane przez PW dotyczące zakresu działania Komisji. 169 Komisję Sportu i Turystyki zajmującą się wszystkimi sprawami dotyczącymi wspierania aktywności sportowej, turystycznej i krajoznawczej studentów. Ponadto zadaniem Komisji jest ocena wykorzystania nieruchomości oraz sprzętu, służących celom sportowo-turystycznym, będących w dyspozycji Samorządu Studentów. Komisja Sportu i Turystyki wyraża opinie dotyczące poziomu i jakości zajęć wychowania fizycznego oraz opiniuje akty prawne władz Uczelni dotyczące zdrowia i rozwoju fizycznego studentów PW. Komisja Domów Studenckich zajmuje się wszystkimi sprawami dotyczącymi zamieszkania na terenie domów studenckich oraz sprawami związanymi z gospodarowaniem budynkami. Komisja ustala wysokość opłat za miejsca w domach studenckich. Ponadto zarządza bazą domów studenckich, kontroluje fundusz pomocy materialnej studentów w zakresie wydatków i przychodów domów studenckich, przygotowuje plany remontów i podziału środków na poszczególne remonty domów studenckich. Komisja Domów Studenckich opiniuje również akty prawne wydawane przez władze Uczelni dotyczące zakresu jej działania. Samorząd Studentów PW Plac Politechniki 1 Gmach Główny pok. 165 tel. 22 234 50 10 e-mail: [email protected] www.samorzad.pw.edu.pl Komisja Regulaminowa jest ciałem, które dba o przestrzeganie prawa przez działaczy samorządowych. Zakres jej obowiązków sprawił, że niektórzy pieszczotliwie nazywają ją inkwizycją. Członkowie KR przesłuchują Senatorów Studenckich w okresie końca kadencji i weryfikują sprawozdania z działalności Przewodniczących WRS-ów i RM-ów. Rażące nieprawidłowości w funkcjonowaniu struktur Samorządu mogą skończyć się postawieniem przez KR nieuczciwych działaczy przed 170 Komisją Dyscyplinarną. Przewodniczący KR prowadzi posiedzenia wyborcze i sprawozdawcze Parlamentu Studentów PW. W skład Komisji Regulaminowej Parlament Studentów PW powołuje pięć osób, które nie są członkami ani Wydziałowych Rad Samorządu Studentów, ani Rad Mieszkańców. W gremium tym zasiadają zazwyczaj "emerytowani" Senatorowie Studenccy, którzy kończą studia. Kolegium Senatorów liczy 13 studentów wybieranych przez Parlament Studentów PW ze swojego grona. Są to: Przewodniczący Samorządu Studentów, Przewodniczący Komisji Socjalnej, Przewodniczący Komisji Dydaktycznej, Przewodniczący Komisji Finansowo - Gospodarczej, Przewodniczący Komisji Zagranicznej, Przewodniczący Komisji Kultury, Przewodniczący Komisji Sportu i Turystyki, Przewodniczący Komisji Domów Studenckich, pięciu Wolnych Senatorów realizujących projekty niezwiązane z pracami komisji programowych. Senatorowie reprezentują nas przed najwyższymi organami Uczelni, organizują imprezy i starają się pomóc wszystkim, którzy znajdą się w potrzebie. Są zatem swoistymi adwokatami studentów. Biorą udział w posiedzeniach Senatu Politechniki Warszawskiej i pracach komisji senackich. Uczelniany Komisarz Wyborczy (UKW) jest osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie wyborów do Wydziałowych Rad Samorządu Studentów, Rad Mieszkańców oraz elektorów studenckich do wyboru dziekana. Oznacza to, że stoi na straży demokracji w SSPW. Ponadto do obowiązków UKW należy nadzór nad wszelkimi zmianami składów we wszystkich organach Samorządu. 171 JEDNOSTKI WSPÓŁPRACUJĄCE Kluby Politechniki Na co dzień Politechnika (a szczególnie samorząd) współpracuje z czterema klubami: Stodoła - dwie sale: na 1800 oraz 150 osób; raczej na duże imprezy. (www.stodola.pl) Remont - dwie sale: na 500 osób oraz mała na 100 osób, zupełnie wydzielona, idealna na małą, kameralną, zamkniętą imprezę. (www.klubremont.pl) Klub Mechanik - sala na 100 osób, To doskonale przygotowana "kuźnia" kulturalna, oraz codzienne miejsce spotkań studentów. (www.klubmechanik.pl) Amplitron, Gmach Elektroniki, ul. Nowowiejska 15/19, tel. 022 234-78-18, www.amp.pw.edu.pl. Jeśli znajdziemy pomysł na imprezę, to te kluby stoją przed nami otworem (sala, DJ, ochrona - za darmo lub po minimalnych kosztach). Każda z sal ma swój bar, więc można tam zrobić zamkniętą imprezę. Menedżerowie klubów to młode osoby, często absolwenci warszawskich uczelni lub wręcz nasi byli koledzy, którzy z pewnością rozwieją wszelkie nasze wątpliwości - można wynegocjować u nich rabaty i realizować wszelkie nietypowe pomysły na imprezy. Pomogą nam także w organizacji imprezy. Biuro Karier Biuro Karier jest instytucją, która pomaga we wszelki sposób w planowaniu kariery zawodowej. Znajdziemy tam przede wszystkim oferty pracy, informacje o kursach, szkoleniach, czy programach podnoszących kwalifikacje 172 w Polsce i za granicą. Dla koła naukowego jest to bardzo pomocna baza firm, organizacji, czy przedsiębiorstw, z którymi możemy podąć współpracę. Naprawdę warto skorzystać z Biura Karier. pl. Politechniki 1, pok. 148, 00-661 Warszawa Tel.: (022) 234 63 67 Fax: (022) 234 58 03 E-Mail: [email protected] www.bk.pw.edu.pl Centrum Ruchu Studenckiego Jako zarejestrowane koło w CRS możemy zarezerwować sobie salę na nasze spotkania. CRS dysponuje dwoma salami. Chęć wynajęcia sali należy zgłosić przynajmniej 2 tygodnie przed planowanym spotkaniem. Tutaj możemy skorzystać z ksera (niestety trzeba pamiętać o własnym papierze), laminarki (własna folia), faksu i telefonu. CRS znajduje się w budynku akademika Riwiera (Waryńskiego 12a). Aby tam trafić, najłatwiej dotrzeć do stacji metra Politechnika. Wówczas należy kierować się w kierunku najwyższego, niebieskiego budynku w okolicy. Kiedy jesteśmy już w akademiku, skręcamy w lewo, przechodzimy obok portierni, a dalej - prosto po schodkach. Zaraz naprzeciwko będzie recepcja CRS. Warto zapisać sobie również kontakt do recepcji: tel.: 22 234-98-88 fax.: 22 234-98-89. ADMINISTRACJA CENTRALNA Administracja Centralna naszej Uczelni składa się z wielu jednostek. Namiary na nie możecie znaleźć na stronie (www.pw.edu.pl) w dziale struktura uczelni. Na tej strukturze opiera swoje działanie machina urzędowa naszej uczelni. Gdy chcemy cokolwiek załatwić powinniśmy się zgłosić do odpowiedniego działu: Administracja Budynków Mieszkalnych Biuro ds. Nauki Gmach Biurowy 00-668 Warszawa, ul. Noakowskiego 18/20 e-mail:[email protected] tel/fax 625-51-08 badania.ca.pw.edu.p 173 Biuro ds. Promocji i Informacji Gmach Główny Pl. Politechniki 1, p. 108 00-661 Warszawa [email protected] Biuro Funduszy Strukturalnych Biuro Karier [Patrz: Struktury Uczelni --> Jednostki Współpracujące --> Biuro Karier] Biuro Organizacyjno-Prawne Biuro Rektora Biuro Spraw Osobowych i Szkolenia Zawodowego Biuro Spraw Studenckich www.pw.edu.pl/Uczelnia/Struktura-uczelni/Administracja-Cen tralna/Biuro-Spraw-Studenckich Dział Administracyjno - Gospodarczy Dział ds. Studiów Dział Ekonomiczny Dział Ewidencji Studentów Dział Inwentaryzacji Dział Nadzoru Inwestorskiego Dział Planowania Inwestycji i Remontów Dział Socjalny Dział Telekomunikacji 174 Dział Zamówień Publicznych Inspektorat Ochrony Przeciwpożarowej Kwestura Ośrodek szkoleniowy w Grybowie Ośrodek wypoczynkowy w Sarbinowie Morskim Ośrodek wypoczynkowy w Ubliku Ośrodek wypoczynkowy w Wildze Schronisko studenckie "Koliba" Straż Akademicka (jak się skontaktować i po co) Uczelniane Laboratorium Badań Środowiskowych Zakład Konserwacyjno-Remontowy Zakład Żywienia Zbiorowego Zespół ds. Systemu Zarządzania Jakością w Administracji 175 XI. Jak pisać? 176 UCHWAŁA Uchwała, jest podstawową formą podejmowania decyzji przez organy kolegialne (np. Wydziałowe Rady Samorządu, Walne Zgromadzenia Członków koła itp.). Jej treść musi być ustalona przez wszystkich członków danego organu i przegłosowana zgodnie z zasadami określonymi przez podstawowe dokumenty regulujące funkcjonowanie danej jednostki. Pamiętajmy o tym, że sposób prezentacji uchwały musi być taki, by nikt z uprawnionych do głosowania nie miał najmniejszych wątpliwości, co do tego, jaka jest treść dokumentu, nad którym głosuje. W nagłówku musi znajdować się numer uchwały. Uchwały numerujemy w taki sposób że dana uchwała ma numer kolejny z danego dnia. Jeśli 22 czerwca dane Koło podjęło dwie uchwały, to pierwsza będzie miała w nagłówku napisane: "Uchwała Koła Budowy Betonowego Kajaka nr 2 z dnia 22 czerwca 1923 roku". Zaraz pod nagłówkiem, uchwały powinno znaleźć się streszczenie treści uchwały: np. "Dotycząca wyrażenia opinii na temat wydawania zaświadczeń członkowskich". Potem w kolejnym akapicie piszecie treść uchwały. Uwaga! Wszystkie rzeczy nie objęte regulaminem Koła mogą regulować uchwały wewnętrzne jeśli taki zapis istnieje w regulaminie. ZAPROSZENIE Zaproszenie jest to zaproponowanie komuś wzięcia udziału w jakimś zdarzeniu towarzyskim, zrobienia czegoś, skorzystania z czegoś. Prośba taka może być sformułowana na piśmie lub wypowiedziana. Zaproszeniem jest też karta, na której wydrukowana lub zapisana ręcznie została prośba o przybycie na jakąś uroczystość lub upoważnienie do wzięcia udziału w ważnym wydarzeniu. Wygląd i treść zaproszenia uzależnione są od okoliczności. Ważne jest to, do kogo skierowana jest prośba o przybycie i jaki charakter posiada wydarzenie. Może to być zaproszenie na ślub, urodziny, imieniny, zabawę towarzyską , prywatkę lub bal. Ale może to być zaproszenie na uroczystość kulturalną, wystawę lub inne oficjalne spotkanie. Pomimo tego, że wygląd czy styl pisania zaproszenia różnią się w zależności od adresata, to ogólne zasady pisania są następujące: 177 Jako nagłówek należy umieścić słowo: Zaproszenie. Pod nim wpisuje się imię i nazwisko adresata Pod spodem, zaczynając od akapitu, należy umieścić informację kto i na jaką uroczystość zaprasza daną osobę. Należy podać czas, miejsce oraz określić jaki charakter ma uroczystość. Pod spodem nadawca powinien podpisać się czytelnie imieniem i nazwiskiem. Zwroty do adresata należy pisać z dużej litery ( Was, Wam, Ciebie, Cię) Zaproszenie zawsze pisze się poprawną polszczyzną, stosując zwroty perswazyjne (zapraszam serdecznie), język literacki. Należy dbać o poprawną ortografię i interpunkcję. Należy określić czy zaproszenie jest jednocześnie kartą wstępu na daną uroczystość. Szata graficzna zaproszenia jest również ważna. Musi być dostosowana do okoliczności. UPOWAŻNIENIE Upoważnienie to krótkie pismo, w którym jakaś osoba nadaje tymczasowo posiadane przez siebie prawo innej osobie, np. do poboru kluczy do sali, podpisywania sie pod dokumentami, reprezentowania jednostki w danej kwestii lub podczas głosowania. Najczęściej upoważnienie ma charakter jednorazowy. Niekiedy wystawia się tez upoważnienia stałe, co oczywiście jest na nich specjalnie zaznaczone. 178 Upoważnienie musi zawierać: Kto i komu nadaje upoważnienie Datę wystawienia Na jaki okres czasu jest upoważnienie Do czego upoważnia Podpis upoważniającego POROZUMIENIE Porozumienie to pismo, które stanowi dokument prawny. Najczęściej porozumienie jest zawierane między dwoma osobami lub instytucjami, z których jedna nie ma osobowości prawnej. Porozumienie jest sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po podpisaniu każda ze stron bierze dla siebie jeden egzemplarz. Formułując porozumienie dobrze jest skorzystać z pomocy prawnika lub doświadczonej osoby, a jeszcze lepiej posłużyć się ustalonymi, sprawdzonymi wzorcami. Niezależnie od rodzaju zawieranego porozumienia, warto pamiętać o kilku zasadach i koniecznych elementach treści. W treści każdego porozumienia, niezależnie od jego przedmiotu, są konieczne następujące elementy: data i miejsce zawarcia porozumienia opis stron podpisujących porozumienie wraz z ich identyfikacją dla osób indywidualnych: imię, nazwisko, ewentualnie data urodzenia, miejsce zamieszkania, nr dowodu osobistego, organ wydający dowód dla instytucji: siedziba, adres, osoby reprezentujące (imię, nazwisko, stanowisko w instytucji) - często tez dane dokładniejsze, np. numer wpisu w rejestrze sądowym, NIP. przedmiot porozumienia. 179 omówienie warunków obowiązujących obie strony - jak najbardziej precyzyjne, dokonane w kolejnych paragrafach. podanie aktu prawnego, przepisów mających zastosowanie w kwestiach nieuregulowanych porozumieniem. podanie instytucji rozstrzygającej ewentualne spory między stronami wynikłe z tytułu porozumienia. podanie liczby podpisanych egzemplarzy tekstu umowy. podpisy stron. 180 XII. Papierkologia 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200