Zarządzanie zasobami ludzkimi - Biblioteka Otwartej Edukacji

Transkrypt

MINISTERSTWO EDUKACJI
i NAUKI
Halina Zwolska
Zarządzanie zasobami ludzkimi
341[02].Z3.02
Poradnik dla ucznia
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2005
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
Recenzenci:
mgr Małgorzata Sienna,
mgr Renata Zmysłowska
Opracowanie redakcyjne:
mgr inż. Katarzyna Maćkowska
Konsultacja:
mgr Andrzej Zych
Korekta:
mgr Joanna Fundowicz
Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[02].Z3.02.
Zarządzanie zasobami ludzkimi zawartego w programie nauczania dla zawodu technik
ekonomista.
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2005
1
SPIS TREŚCI
1. Wprowadzenie
2. Wymagania wstępne
3. Cele kształcenia
4. Materiał nauczania
4.1. Istota i cele polityki personalnej przedsiębiorstwa
4.1.1. Materiał nauczania
4.1.2. Pytania sprawdzające
4.1.3. Ćwiczenia
4.1.4. Sprawdzian postępów
4.2. Proces planowania zatrudnienia
4.2.3. Ćwiczenia
4.3. Rekrutacja i selekcja kandydatów do pracy
4.3.3. Ćwiczenia
4.4. Analiza stanu, struktury i płynności zatrudnienia
4.4.3. Ćwiczenia
4.5. Stosunki międzyludzkie w grupie
4.5.3. Ćwiczenia
4.6. Sporządzanie pism w sprawach osobowych
4.6.3. Ćwiczenia
4.7. Prowadzenie dokumentacji kadrowej
4.7.3. Ćwiczenia
4.8. Doradztwo kadrowe
4.8.3. Ćwiczenia
5. Sprawdzian osiągnięć
6. Literatura
2
3
4
5
6
6
6
8
8
9
10
10
12
12
13
14
14
15
16
18
19
19
21
21
22
23
23
23
24
24
25
25
28
28
29
30
30
32
32
36
37
37
38
38
39
40
44
1. WPROWADZENIE
Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy z zakresu zarządzania zasobami
ludzkimi, a w szczególności planowania zatrudnienia, analizy struktury zatrudnienia,
rekrutacji pracowników, zarządzania działem personalnym, sporządzania dokumentacji
kadrowej oraz prowadzenia dokumentacji kadrowej w przedsiębiorstwie.
W poradniku zamieszczono:
− wykaz umiejętności, jakie powinieneś mieć już ukształtowane, aby bez problemów
korzystać z poradnika,
− wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz podczas pracy z tym poradnikiem,
− materiał nauczania, czyli wiadomości teoretyczne niezbędne do opanowania treści
jednostki modułowej,
− zestawy pytań, które pomogą Ci sprawdzić, czy już opanowałeś podane treści,
− ćwiczenia, które mają na celu wykształcenie Twoich umiejętności praktycznych,
− sprawdzian postępów, czyli przykładowy zestaw zadań i pytań, który umożliwi Ci
sprawdzenie poziomu wiedzy po wykonaniu ćwiczeń. Pozytywny wynik sprawdzianu
potwierdzi, że dobrze pracowałeś podczas lekcji i że nabrałeś wiedzy i umiejętności
z zakresu tej jednostki modułowej,
− sprawdzian osiągnięć, który posłuży nauczycielowi do przeprowadzenia sprawdzianu
poziomu przyswojonych przez Ciebie wiadomości i ukształtowanych umiejętności,
− wykaz literatury, z jakiej możesz korzystać podczas nauki.
W materiale nauczania zostały omówione zagadnienia dotyczące treści z obszaru
zarządzania zasobami ludzkimi, w tym: polityka personalna przedsiębiorstwa, metody
rekrutacji pracowników, analiza płynności zatrudnienia, stosunki międzyludzkie,
dokumentacja kadrowa.
Z rozdziałem Pytania sprawdzające możesz zapoznać się:
− przed przystąpieniem do rozdziału Materiał nauczania – poznając przy tej okazji
wymagania wynikające z potrzeb zawodu, a po przyswojeniu wskazanych treści,
odpowiadając na te pytania sprawdzisz stan swojej gotowości do wykonywania ćwiczeń,
− po zapoznaniu się z rozdziałem Materiał nauczania, aby sprawdzić stan swojej wiedzy,
która będzie Ci potrzebna do wykonywania ćwiczeń.
Kolejnym etapem poznawania zagadnień z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi
będzie wykonywanie ćwiczeń, których celem jest uzupełnienie i utrwalenie wiadomości.
Po wykonaniu ćwiczeń sprawdź poziom swoich postępów, rozwiązując sprawdzian
postępów, zamieszczony po ćwiczeniach. W tym celu:
− przeczytaj pytania i odpowiedz na nie,
− podaj odpowiedź wstawiając X w odpowiednie miejsce,
− zaznacz TAK, jeśli Twoja odpowiedź na pytanie jest twierdząca,
− wpisz NIE, jeśli Twoja odpowiedź na pytanie jest niepoprawna.
Odpowiedzi NIE wskazują na luki w Twojej wiedzy, informują Cię również, jakich
zagadnień jeszcze dobrze nie opanowałeś. Oznacza to także powrót do treści, które nie są
dostatecznie opanowane.
Poznanie przez Ciebie wiadomości z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi będzie
stanowiło dla nauczyciela podstawę przeprowadzenia sprawdzianu poziomu przyswojonych
wiadomości i ukształtowanych umiejętności. W tym celu nauczyciel posłuży się Zestawem
zadań testowych zawierającym:
− instrukcję, w której omówiono tok postępowania podczas przeprowadzania sprawdzianu,
− kartę odpowiedzi do testu, w której udzielisz odpowiedzi na zadane pytania.
3
2. WYMAGANIA WSTĘPNE
Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej Zarządzanie zasobami
ludzkimi, powinieneś umieć:
−
posługiwać się podstawowymi pojęciami ogólnoekonomicznymi oraz z zakresu prawa
pracy,
−
poszukiwać informacji w różnych źródłach,
−
selekcjonować, porządkować i przechowywać informacje,
−
korzystać z podstawowych źródeł prawa,
−
obsługiwać komputer na poziomie podstawowym,
−
współpracować w grupie,
−
uczestniczyć w dyskusji, prezentacji,
−
interpretować wyniki obliczeń działań matematycznych,
−
oceniać własne możliwości sprostania wymaganiom wybranego zawodu,
−
wykazywać się znajomością podstawowych zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
4
3. CELE KSZTAŁCENIA
−
−
−
−
−
−
−
−
W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:
zaplanować zatrudnienie,
określić metody doboru pracowników,
zastosować obowiązujące normy zatrudnienia,
dokonać analizy struktury i płynności zatrudnienia,
scharakteryzować więzi międzyludzkie w grupach formalnych i nieformalnych,
zredagować pisma w sprawach osobowych,
sporządzić dokumentację kadrową,
wykorzystać technologię informacyjną do sporządzania dokumentacji kadrowej.
5
4. MATERIAŁ NAUCZANIA
4.1. Istota i cele polityki personalnej przedsiębiorstwa
1.
Pod pojęciem „polityka personalna” należy rozumieć tę sferę zarządzania, która polega
na świadomym formułowaniu zasad kształtowania potencjału społecznego organizacji.
Na potencjał społeczny organizacji składają się kwalifikacje, motywacje i mentalność
pracujących
w niej ludzi.
2. Polityka personalna polega na wyznaczaniu celów związanych z kształtowaniem
potencjału społecznego firmy oraz na zmierzaniu do ich realizacji w stopniu
maksymalnie możliwym w istniejących uwarunkowaniach zewnętrznych i
wewnętrznych.
3. Polityka personalna jest to system celów, zasad, metod i instrumentów oraz zespolonych
z nimi działań, nakierowanych na kształtowanie zespołów pracowniczych, sprzyjających
sprawnemu funkcjonowaniu organizacji, przy jednoczesnym spełnianiu indywidualnych
potrzeb pracowników.
Istota polityki personalnej
Polityka personalna przedsiębiorstwa polega na sformułowaniu własnej filozofii
zarządzania zasobami ludzkimi, określeniu długofalowej wizji pożądanego stanu oraz
związanego z tym systemu działań taktycznych, który powinien zapewnić optymalne
wykorzystanie zasobów ludzkich, gwarantujące realizację celów istotnych dla
przedsiębiorstwa w danym okresie.
Kwalifikacje zawodowe pracowników – to umiejętności i wiadomości pozwalające na
sprawne wykonywanie zadań zawodowych, a także cechy umysłu i charakteru oraz stan
zdrowia pracowników. To także takie cechy, jak: komunikatywność, sumienność, uczciwość,
zdecydowanie, spostrzegawczość, dobra pamięć oraz wygląd zewnętrzny.
1)
2)
3)
1)
2)
3)
–
–
–
–
Cele polityki personalnej
pozyskanie odpowiednich pracowników,
utrzymanie pracowników w organizacji i właściwe ich wykorzystanie,
rozwój kwalifikacji pracowników wraz z rozwojem całej organizacji.
Zasady polityki personalnej:
narzucone z zewnątrz, tj. przepisy kodeksu pracy, normy prawa międzynarodowego,
podstawę tych zasad stanowi Konstytucja;
zasady będące rezultatem rozwoju zarządzania kadrami:
– ludzie są najważniejsi, a efektywne kierowanie nimi jest podstawą sukcesu firmy,
– warunkiem sukcesu firmy jest powiązanie celów motywowania z celami i strategią
działania,
– osiągnięcie integracji wysiłków pracowników na rzecz realizacji celów firmy jest
możliwe wtedy, kiedy pracownicy mają szansę realizacji własnych celów;
zasady, przejawiające się w codziennych kontaktach pracowników z kadrami
kierowniczymi, zawierają pewne przesłanki psychologiczne:
respektowanie osobowości pracownika,
wzajemne zaufanie i pomoc,
prawo do pomyłek,
radość z wykonywanej pracy,
6
– uznanie dla wysiłku i współuczestniczenie w rezultatach pracy,
– współodpowiedzialność,
– popieranie rozwoju.
Polityka personalna opiera się na:
1) gruntownej analizie potencjału, jakim przedsiębiorstwo dysponuje,
2) analizie wyzwań, przed jakimi przedsiębiorstwo stanie w bliższej i dalszej przyszłości,
3) wypracowanych i systematycznie stosowanych narzędziach zarządzania personelem,
takich jak: analiza stanowisk pracy, ujednolicone formy rekrutacji i selekcji, oceny
pracownicze itp.
Polityka personalna obejmuje poniższe dziedziny działań w przedsiębiorstwie:
1) planowanie zasobów ludzkich (przyszłych potrzeb kadrowych) – obejmuje ocenę
potencjału, jakim przedsiębiorstwo dysponuje oraz prognozę potrzeb w najbliższej
przyszłości,
2) rekrutację (nabór) – poszukiwanie kandydatów na brakujące bądź tworzone stanowiska,
3) selekcję (dobór) – przemyślany dobór osób, które najlepiej mogą wykonywać prace na
określonym stanowisku,
4) wprowadzenie do pracy – poinformowanie nowo zatrudnionych osób o zakresie
obowiązków, a jeśli zajdzie potrzeba – przeszkolenie do wykonywania swych zadań,
5) szkolenia i rozwój – definiowanie potrzeb szkoleniowych oraz przeprowadzanie szkoleń,
6) ocenę pracy – przyczynia się do wypracowania przejrzystych reguł wynagradzania, do
tworzenia możliwości awansu dla pracowników,
7) awansowanie pracowników,
8) odejście pracownika – jeśli planowanie zasobów zostało wykonane w długoterminowej
perspektywie i z uwzględnieniem możliwości odejścia pracownika, plan zasobów
dostarczy odpowiedzi, jak poradzić sobie z brakiem pracownika na danym stanowisku.
Cele polityki personalnej:
1) umożliwienie kierownictwu osiągnięcia wyznaczonych celów przez zaangażowanie
personelu,
2) wykorzystanie w pełni możliwości i umiejętności wszystkich zatrudnionych osób,
3) inicjowanie zaangażowania pracowników w pracę poprzez kontrolę jakości działań,
4) spajanie i integrowanie zasad polityki dotyczącej zasobów ludzkich z planami rozwoju
przedsiębiorstwa oraz wpajanie odpowiedniej kultury,
5) opracowanie spójnego zestawu zasad polityki personalnej i zatrudnienia,
6) stworzenie warunków pracy umożliwiających rozwój, nowatorstwo, pracę zespołową oraz
jakość,
7) podtrzymywanie gotowości do elastycznego działania w ramach tzw. „organizacji zdolnej
do adaptacji” oraz dążenie do jej doskonałości.
Podmioty polityki personalnej (występujące w każdej organizacji) i ich kompetencje:
1. Naczelne kierownictwo:
– sprawuje nadzór nad kształtowaniem i realizacją polityki personalnej,
– zleca opracowanie kompleksowego systemu polityki personalnej,
– ustala kompetencje i zadania dla kierowników niższych szczebli w zakresie
zarządzania kadrami,
– podejmuje decyzje co do wielkości zatrudnienia, środków na wynagrodzenia,
systemów programów szkoleniowych.
2. Kierownik komórki spraw osobowych:
– ustala wymagania, zakres odpowiedzialności dla podwładnych,
7
– planuje zapotrzebowanie zatrudnienia,
– adaptuje i przystosowuje nowych pracowników do pracy,
– odpowiada za pełne wykorzystanie kwalifikacji swoich pracowników,
– formułuje wnioski o awans, podwyżkę,
– odpowiada za stosunki międzyludzkie.
3. Związki zawodowe:
– bronią praw i interesów pracowników w zakresie płacy i pracy,
– kontrolują przestrzeganie przepisów prawa pracy.
4. Służba personalna:
– wyspecjalizowana część administracji przedsiębiorstwa przygotowana
do
organizowania, koordynowania i realizacji różnych przedsięwzięć kadrowych we
współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi.
Strategia personalna
Strategia personalna określa, jacy ludzie będą potrzebni w przyszłości oraz co należy
zrobić, aby ich zdobyć, jakie inwestycje w kapitał ludzki dadzą przewagę konkurencyjną.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Plany strategiczne formułowane są w następujących obszarach polityki personalnej:
Planowanie zasobów ludzkich.
Rekrutacja pracowników.
Rozwój pracowników (polityka szkoleń, ścieżki kariery, itp.).
System wynagrodzeń i system motywacyjny.
Zarządzanie działem personalnym.
Współpraca z organizacjami pracowniczymi.
1.
2.
3.
4.
5.
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.
Na czym polega istota polityki personalnej przedsiębiorstwa?
Jakie dziedziny działań w przedsiębiorstwie obejmuje polityka personalna?
Jakie są cele polityki personalnej?
Co rozumiesz przez pojęcie strategia personalna?
W jakich obszarach polityki personalnej formułowane są plany strategiczne?
4.1.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Scharakteryzuj politykę personalną przedsiębiorstwa.
1)
2)
3)
4)
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:
wyszukać w literaturze informacje na temat polityki personalnej,
zdefiniować pojęcie polityka personalna,
przedstawić podstawowe cele polityki personalnej,
przedyskutować w grupie zasady polityki personalnej.
−
Wyposażenie stanowiska pracy:
literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.
8
Ćwiczenie 2
Wyszukaj na dowolnej stronie internetowej przykłady strategii personalnej trzech
różnych przedsiębiorstw i dokonaj ich krótkich charakterystyk w formie opisowej.
1)
2)
3)
4)
−
–
–
wyszukać na dowolnej stronie internetowej przykłady strategii personalnych trzech
wybranych przedsiębiorstw,
przedstawić charakterystyczne cechy wybranej strategii personalnej,
dokonać charakterystyk strategii personalnej w formie opisowej,
zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.
literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia,
stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,
materiały biurowe.
Tak
Czy potrafisz:
1)
2)
3)
4)
podać definicję polityki personalnej?
wymienić cele polityki personalnej przedsiębiorstwa?
podać definicję strategii personalnej?
wymienić, jakie dziedziny działań w przedsiębiorstwie
obejmuje polityka personalna?
5) wskazać, w jakich obszarach polityki personalnej
są formułowane plany strategiczne?
6) podać definicję pojęcia strategia personalna?
9
Nie
4.2. Proces planowania zatrudnienia
Planowanie zatrudnienia jest procesem, który składa się z czterech etapów:
1. planowanie dla zaspokojenia przyszłych potrzeb, tak by zapewnić rozwój
przedsiębiorstwa i realizację jego strategii,
2. planowanie dla zapewnienia równowagi w przyszłości. Zjawisko fluktuacji kadr
powoduje, że z różnych przyczyn, pracownicy odchodzą z przedsiębiorstwa, a na ich
miejsce mogą być zatrudniani nowi,
3. planowanie rekrutacji, selekcji oraz redukcji. Na tym etapie planowania zatrudnienia
należy określić skąd pozyskamy pracowników, jakimi metodami, jakie zostaną
zastosowane procedury selekcji, kogo zwolnić, jeśli zajdzie taka potrzeba itp., mając na
uwadze podaż zewnętrzną (rynek pracy) oraz wewnętrzną (pracownicy
przedsiębiorstwa),
4. planowanie szkoleń zgodnie z aktualną sytuacją w zakresie popytu na pracowników
i podaży potencjalnych kandydatów do pracy w przedsiębiorstwie.
Realizacja powyższych etapów pozwala zaplanować odpowiednich ludzi, w
odpowiednim czasie na odpowiednich stanowiskach w przedsiębiorstwie. Planowanie
zatrudnienia wymaga jednoczesnych działań w zakresie określenia przyszłego popytu
(potrzeby przedsiębiorstwa w zakresie pozyskania nowych pracowników) i podaży
(dostępność pracowników na rynku pracy i wewnątrz przedsiębiorstwa).
Planowanie zatrudnienia wiąże się z ustalaniem zapotrzebowania na pracowników oraz
analizą możliwości zaspokajania tego zapotrzebowania. Ma ono dwa aspekty:
– ilościowy: dotyczy liczby pracowników niezbędnych do realizacji działań organizacji
oraz czasu pracy, jaki będzie miał do dyspozycji pracodawca,
– jakościowy: ustalenie kwalifikacji pracowników.
–
–
–
–

Cele planowania zatrudnienia:
identyfikacja przyszłych potrzeb kadrowych, czyli określenie ilu pracowników i o jakich
kwalifikacjach przedsiębiorstwo będzie potrzebowało do realizacji założonych planów,
dostosowanie wielkości i struktury zatrudnienia do przyszłych potrzeb kadrowych,
przygotowanie działań, które powinny zapewnić eliminację różnic między stanem
pożądanym a istniejącym,
lepsze wykorzystanie posiadanego potencjału pracy.
Funkcje planowania zatrudnienia:
redukcja kosztów personalnych i społecznych poprzez optymalizację zatrudnienia
i eliminację niedoboru lub nadmiaru pracowników,
optymalizacja poziomu wiedzy, umiejętności poprzez identyfikację potrzeb i lepsze
wykorzystanie istniejącego potencjału,
określenie kompetencji ludzi niezbędnych do efektywnego funkcjonowania organizacji
teraz i w przyszłości,
zachowanie stabilności i ciągłości zatrudnienia – równoważenie popytu i podaży na
pracowników o określonych kwalifikacjach, przeciwdziałanie masowym przyjęciom,
grupowym zwolnieniom i znacznej fluktuacji,
właściwa alokacja kadr pomiędzy komórki organizacyjne,
opracowywanie i stosowanie odpowiednich kryteriów oceny efektywności polityki
kadrowej i narzędzi pomiaru.
Korzyści z planowania zasobów ludzkich:
10
1.
2.
3.
4.
Redukcja kosztów personalnych.
Unikanie nadmiaru i niedoboru pracowników.
Optymalizacja kwalifikacji pracowników.
Zwiększenie elastyczności przedsiębiorstwa – lepsze przystosowanie się do zmian.
Przy planowaniu zatrudnienia w przedsiębiorstwie należy uwzględnić:
1) warunki zewnętrzne: przewidywany popyt i podaż siły roboczej, rozwój szkolnictwa
i oświaty, dostępność informacji na temat rynku pracy, ustawodawstwo, demografię siły
roboczej,
2) warunki wewnętrzne: ogólny stan przedsiębiorstwa, pozycję przedsiębiorstwa na rynku,
strategię działania przedsiębiorstwa, obecny stan personelu i jego płynność.
1.
2.
3.
4.
1)
2)
3)
4)
1.
2.
y
y
y
y
Planowanie zatrudnienia w przedsiębiorstwie obejmuje cztery podstawowe obszary:
Planowanie dla zaspokojenia przyszłych potrzeb (ilu ludzi i o jakich kwalifikacjach
będzie potrzebnych, aby organizacja funkcjonowała).
Planowanie dla zaspokojenia równowagi w przyszłości (ilu będzie przypuszczalnie nadal
pracować w przedsiębiorstwie).
Planowanie rekrutacji i doboru lub redukcji.
Planowanie i doskonalenie kadr w celu posiadania doświadczonego i kompetentnego
personelu.
Proces planowania personelu składa się z następujących etapów:
zbieranie i analizowanie danych, przewidywanie trendów w celu opracowania prognozy
podaży i popytu personelu,
ustalenie celów i priorytetów zarządzania potencjałem społecznym na podstawie celów
strategicznych organizacji,
tworzenie i wdrażanie planów i programów działania w zakresie obsady, oceny,
wynagrodzenia i rozwoju personelu,
kontrola i ocena realizacji planów i programów.
Sposoby planowania zasobów pracy:
Prognozowanie – próba oceny przyszłych potrzeb organizacji. Polega na przewidzeniu
przyszłych potrzeb kadrowych, niezbędnych do utrzymania wzrostu i wykorzystania
przewidywanych możliwości przedsiębiorstwa. Podlega mu:
– liczba, rodzaj, kwalifikacje ludzi w przyszłości,
– zakres obowiązków do spełnienia,
– rodzaj wiedzy i umiejętności potrzebnych pracowników.
Przegląd zasobów ludzkich – ocena istniejących zasobów organizacji. Dostarcza dwóch
rodzajów informacji:
– czy pracownicy organizacji mają odpowiednie kwalifikacje,
– czy pracują efektywnie.
Podczas ustalania zapotrzebowania na pracowników należy określić strukturę
zatrudnienia, czyli:
liczbę pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, na których
wykonywane są czynności związane z realizacją procesu technologicznego lub
świadczeniem usług o charakterze materialnym,
liczbę pracowników na stanowiskach, na których wykonywane są prace pomocnicze
i obsługa w zakresie niezbędnym do sprawnego przebiegu procesów produkcyjnych,
pracowników zatrudnionych na pokrewnych stanowiskach robotniczych, na których
wykonywane są czynności mające charakter obsługi,
pracowników na stanowiskach nierobotniczych, czyli zajmujących stanowiska
kierownicze, stanowiska specjalistów wymagające specjalistycznego przygotowania na
11
poziomie wyższym lub średnim, jak również stanowiska wykonawcze obejmujące
czynności pomocnicze, biurowe i gospodarcze.
Opracowanie planów zatrudnienia wiąże się z umiejętnością stosowania różnych technik
planowania, czy też przewidywania potrzeb.
Techniki planowania:
1. Wykorzystywanie opinii osób uczestniczących w tym procesie.
Polega to na wykorzystaniu opinii zainteresowanych kierowników o możliwościach
i potrzebach w zakresie przyjęć, zwolnień, awansów podległych pracowników.
2. Analiza trendów.
Jej istotą jest przeanalizowanie zmian w zakresie zatrudnienia w okresie kilku
poprzednich lat i zidentyfikowanie tych trendów, które będą kontynuowane
w przyszłości. W tego typu analizie można wykorzystać techniki statystyczne (metody
korelacji).
3. Technika symulacji.
Pomaga w ustaleniu, jaki model zasobów kadrowych będzie najbardziej odpowiedni
w planowanym okresie.
Rodzaje podstawowych planów kadrowych:
y plan zatrudnienia, który określa liczbę zatrudnionych, stanowiska, jakie wymagają lub
będą wymagać obsady, kwalifikacje zatrudnianych pracowników, źródła rekrutacji,
metody doboru, zwolnienia pracownicze – zakres, czas, warunki,
y plan doskonalenia kadr, który określa kto lub jakie grupy pracownicze powinny odbyć
określony rodzaj szkolenia, rodzaje szkoleń, ich formy, metody i techniki szkoleniowe,
czas trwania, terminy szkoleń, wybór dostawców, koszty szkoleń, przewidywane wyniki,
y plan zastępstw określający zastępstwa na stanowisku pracy w razie odejścia, zwolnienia,
przesunięcia lub czasowej nieobecności zatrudnionego,
y plan rozwoju pracowników, który określa etapy kariery i jej warunki, dotyczy głównie
przyszłej kadry kierowniczej i kluczowych specjalistów,
y plan działań motywacyjnych obejmujący składniki materialne i niematerialne, służące
oddziaływaniu na postawy i zachowania pracowników, racjonalizację wynagrodzeń
i nagród, stworzenie bodźców do doskonalenia osobistego i zawodowego pracowników.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Na czym polega proces planowania zatrudnienia?
Jakie są cele planowania zatrudnienia?
Jakie znasz funkcje planowania zatrudnienia?
Jakie obszary obejmuje proces planowania zatrudnienia?
Z jakich etapów składa się proces planowania personelu?
Jakie są sposoby planowania zasobów pracy?
Na czym polega technika planowania?
Jakie znasz rodzaje podstawowych planów kadrowych?
Jakie są grupy stanowisk pracy, które należy brać pod uwagę przy ustalaniu
zapotrzebowania na pracowników?
4.2.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Uporządkuj etapy procesu planowania personelu według ich kolejności, oznacz ich
kolejność cyfrą.
12
Etapy w dowolnej kolejności
Uporządkowane etapy procesu planowania
ustalenie celów i priorytetów zarządzania potencjałem
społecznym na podstawie celów strategicznych
organizacji
tworzenie i wdrażanie planów i programów działania
w zakresie obsady, oceny, wynagrodzenia i rozwoju
personelu
kontrola i ocena realizacji planów i programów
zbieranie i analizowanie danych, przewidywanie trendów
w celu opracowania prognozy podaży i popytu personelu
1) wyszukać w literaturze informacje na temat planowania zatrudnienia,
2) uporządkować, wg kolejności etapy procesu planowania personelu,
3) zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy.
−
−
materiały biurowe.
Ćwiczenie 2
Określ grupy stanowisk pracy, jakie należy brać Twoim zdaniem pod uwagę przy
ustalaniu zapotrzebowania na pracowników.
1) wyszukać w literaturze informacje na temat planowania zatrudnienia,
2) wypisać grupy pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy,
−
−
materiały biurowe.
Tak
Czy potrafisz:
1)
objaśnić proces planowania zatrudnienia?
2) wymienić cele planowania zatrudnienia?
3) opisać funkcje planowania zatrudnienia?
4) wymienić obszary, jakie obejmuje proces planowania?
5) wymienić, z jakich etapów składa się proces planowania personelu?
6) wymienić sposoby planowania zasobów pracy?
7) scharakteryzować techniki planowania?
8) wymienić rodzaje podstawowych planów kadrowych?
9) określić grupy stanowisk pracy, które należy brać pod uwagę
przy ustalaniu zapotrzebowania na pracowników?
13
Nie
4.3. Rekrutacja i selekcja kandydatów do pracy
Rekrutacja to proces polegający na zainteresowaniu pewnej grupy kandydatów wolnym
stanowiskiem, a selekcja jest techniką wyboru nowego członka organizacji spośród
dostępnych kandydatów.
Można wyodrębnić dwa źródła pokrywania potrzeb kadrowych przedsiębiorstwa,
a mianowicie:
y wewnętrzne – pracownicy już zatrudnieni.
Rekrutacja wewnętrzna jest mniej kosztowna oraz mniej pracochłonna i pewniejsza niż
na zewnętrznym rynku pracy. Pracownicy już zatrudnieni są sprawdzeni, znana jest ich
wiedza, umiejętności i doświadczenie, a także siły i słabości.
y zewnętrzne – w ramach rekrutacji zewnętrznej można mówić o rekrutacji szerokiej oraz
segmentowej:
– rekrutacja szeroka polega na kierowaniu ofert zatrudnienia na tzw. szeroki rynek pracy.
Stosowane procedury są standardowe i mało skomplikowane, firmie zależy głównie na
tym, aby jej wiadomość dotarła do maksymalnej liczby potencjalnych kandydatów na
pracowników. Taka forma rekrutacji jest wskazana przy poszukiwaniu kandydatów na
szeregowe stanowiska pracy, na przykład stanowiska bezpośrednio produkcyjne.
– rekrutacja segmentowa jest kierowana do określonego segmentu rynku pracy, tj. pewnej
grupy potencjalnych kandydatów, posiadających określone kwalifikacje. Procedury
stosowane w tym przypadku są bardziej rozbudowane. Oferta pracy musi trafić do
takich kanałów informacyjnych, o których wiemy, że korzystają z nich interesujące nas
segmenty rynku pracy: pismo specjalistyczne, określone programy radiowe, organizacje
profesjonalne i naukowe, szkoły wyższe, centra zatrudnienia.
Selekcja jest nazywana końcowym etapem procesu rekrutacji. Jest to proces zbierania
informacji o kandydatach na uczestników organizacji i wyboru najbardziej odpowiedniego
spośród nich na dane stanowisko pracy.
Etapy selekcji kandydatów:
1. Przyjmowanie ofert kandydatów do pracy.
2. Rozmowa wstępna i analiza curriculum vitae (CV).
3. Selekcja właściwa (pozytywna lub negatywna).
4. Klasyfikacja wstępna (przydział stanowiska pracy).
5. Okres próbny – ocena procesu adaptacji do firmy.
6. Ostateczna decyzji o zatrudnieniu lub odrzuceniu kandydata.
Metody selekcji:
1. Analiza dokumentacji aplikacyjnej: CV, listy motywacyjne, świadectwa pracy oraz
dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje.
2. Testy psychologiczne, czyli narzędzia służące do diagnozy potencjału kandydata w
zakresie miękkich cech i umiejętności np.: komunikatywność, asertywność, odporność na
stres, funkcjonowanie interpersonalne, kontaktowość, umiejętność wywierania wpływu,
kreatywność, preferowane role organizacyjne, umiejętność współpracy zespołowej.
3. Testy i ćwiczenia dotyczące kompetencji zawodowych, czyli narzędzia służące do
badania kwalifikacji zawodowych kandydatów np. testy wiedzy z danego obszaru, case
study - rozwiązanie konkretnego problemu w firmie, ćwiczenia dotyczące konkretnej
umiejętności.
14
4. Gry i ćwiczenia grupowe, czyli narzędzia służące do potwierdzenia wyników uzyskanych
za pomocą testów, pozwalają obserwować zachowanie kandydata w zespole. (w oparciu
o assesment center).
5. Wywiady pogłębione prowadzone z udziałem ekspertów ds. zarządzania, psychologów
oraz ekspertów dziedzinowych (finanse, księgowość, marketing, zarządzanie kadrami,
logistyka, handel itp.).
6. Analiza i sprawdzenie referencji. Za każdym razem staramy się dotrzeć do poprzednich
pracodawców naszego kandydata, w ten sposób zbierając i analizując opinie o nim.
Czytając CV należy zwrócić uwagę na:
⇒ luki i pominięcia (czasowe i logiczne),
⇒ zmiany ścieżki kariery,
⇒ częstość zmian pracy,
⇒ niespójność wykształcenie - praca,
⇒ historia zarobków,
⇒ powody odejścia z poprzedniej pracy,
⇒ przebieg kariery (poziom odpowiedzialności).
Rozmowa kwalifikacyjna jest spotkaniem potencjalnego pracownika z przyszłym
pracodawcą podejmowanym w celu zebrania informacji o pracowniku, pozwalających na
podjęcie decyzji o ewentualnym zatrudnieniu.
Przygotowanie do wywiadu – przykładowe pytania:
⇒ Jakiego kandydata poszukujemy na dane stanowisko?
⇒ Czy wiemy, jakie wymagania powinien spełniać kandydat?
⇒ Czego oczekujemy od kandydata?
⇒ Jakie powinien posiadać kwalifikacje?
⇒ Co możemy mu zaoferować w zamian za jego usługi?
Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej – etapy:
• informacja dla kandydata o miejscu i czasie spotkania oraz osobie rozmówcy,
• przygotowanie miejsca spotkania, grafiku spotkań,
• przegląd materiałów związanych z ofertą pracy (zakres obowiązków, wymagania),
• przegląd dokumentów dostarczonych przez kandydata,
• przygotowanie pytań oraz sposobu notowania odpowiedzi (formularz, kwestionariusz),
• aranżacja przestrzeni (brak barier, ustawienie krzeseł, właściwe oświetlenie).
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Co to jest rekrutacja i selekcja?
Jakie znasz źródła pokrywania potrzeb kadrowych przedsiębiorstwa?
Na czym polega proces selekcji kandydatów do pracy, jakie są jego etapy?
Jakie znasz metody selekcji?
Na jakie elementy (aspekty) należy zwrócić uwagę, zapoznając się z CV kandydata do
pracy?
Jak rozumiesz pojęcie rozmowa kwalifikacyjna?
Jakie znasz zasady przygotowania i przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej?
Jakie znasz etapy selekcji kandydatów?
Jakie elementy składają się na kwalifikacje zawodowe pracowników?
15
4.3.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Uzupełnij poniższy schemat, wpisując w puste pola słowa składające się na definicję
pojęcia kwalifikacje zawodowe.
Kwalifikacje
zawodowe
=
+
+
+
+
1) wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania,
2) uzupełnić schemat,
–
–
materiały biurowe.
Ćwiczenie 2
Pracodawca, współpracujący z Twoim przedsiębiorstwem zwrócił się o pomoc w
znalezieniu odpowiedniej osoby na stanowisko głównego ekonomisty. Ma to być osoba
z wykształceniem wyższym, znająca bardzo dobrze język angielski. Mile widziane
doświadczenie w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Twoim zadaniem będzie wypisanie
wszystkich możliwych źródeł rekrutacji, które powinieneś wziąć pod uwagę.
1)
2)
3)
4)
wykorzystać wiedzę nabytą podczas zapoznawania się z materiałem nauczania,
wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o źródłach rekrutacji,
wybrać źródła rekrutacji i uzasadnić wybór,
zaprezentować rezultaty swojej pracy.
−
−
materiały biurowe.
Ćwiczenie 3
Zaproponuj przykłady pytań, które ułatwią sprawdzenie podczas rozmowy
kwalifikacyjnej, czy dany kandydat posiada podaną poniżej cechę. Propozycje pytań wpisz do
tabeli.
Cecha
Propozycje pytań sprawdzających
Umiejętność pracy w grupie
Łatwość nawiązywania kontaktów
Dobra organizacja pracy
Łatwość prowadzenia rozmów przez telefon
16
3)
4)
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sposobie przeprowadzania
rozmowy kwalifikacyjnej,
zaproponować pytania odpowiadające danej cesze kandydata i wpisać je do tabeli,
−
−
materiały biurowe.
1)
2)
Ćwiczenie 4
Napisz krótką scenkę przedstawiającą rozmowę kwalifikacyjną, uwzględniając poniższe
założenia:
– poszukiwany pracownik – sprzedawca w sklepie RTV,
– rozmówcy – właściciel sklepu jako kandydat do pracy,
– wymagania pracodawcy w stosunku do kandydata na to stanowisko:

znajomość technik sprzedaży,

wiedza o produktach oferowanych klientom,

znajomość w zakresie dokumentowania sprzedaży,

umiejętność obsługi kasy fiskalnej i przyjmowania zapłaty kartą płatniczą,

łatwość nawiązywania kontaktów,

kultura osobista.
3)
4)
5)
wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sposobie przeprowadzania
rozmowy kwalifikacyjnej,
opracować scenariusz rozmowy, występując w roli właściciela,
zaprezentować rezultaty pracy na forum grupy,
uwzględnić uwagi grupy.
−
−
materiały biurowe.
1)
2)
Ćwiczenie 5
Na podstawie przedstawionego poniżej opisu stanowiska pracy i profilu idealnego
kandydata, przygotuj treść ogłoszenia prasowego dotyczącego oferty pracy dla tego
stanowiska.
OPIS STANOWISKA – Specjalista ds. transportu.
ULOKOWANIE W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ – Dział Transportu w pionie
Dyrektora Handlowego.
CEL STANOWISKA – Administrowanie systemem planowania i kontroli środków transportu
dla pełnego wykonania zleconych zadań transportowych; optymalne wykorzystanie taboru.
17
PODSTAWOWE ZADANIA:
– wystawianie dziennych zleceń wyjazdów dla kierowców w oparciu o program
komputerowy nadzorujący stany magazynowe oraz pozwalający na koordynację
przewozów,
– rozliczanie kart drogowych, w tym paliwa i godzin pracy kierowców,
– zgłaszanie rezerw w wykorzystaniu taboru, w tym pustych przelotów,
– planowanie napraw okresowych i doraźnych taboru.
ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI/UPRAWNIENIA:
– koordynacja pracy kierowców i samochodów,
– utrzymywanie współczynnika gotowości taboru na poziomie powyżej 0,9,
– dotrzymywanie terminów przeglądów i remontów okresowych,
– dysponowanie premią w wysokości 10% płacy zasadniczej w odniesieniu do kierowców
za nie przekroczenie limitów zużycia paliwa.
3)
4)
wyszukać w literaturze przedmiotu informacje o sposobie przygotowania ogłoszenia
prasowego dotyczącego oferty pracy,
zredagować treść ogłoszenia,
−
−
materiały biurowe.
1)
2)
Tak
Czy potrafisz:
1) zdefiniować pojęcie rekrutacja, selekcja i rozmowa
kwalifikacyjna?
2) wymienić źródła pokrywania
potrzeb kadrowych przedsiębiorstwa?
3) opisać, na czym polega proces selekcji kandydatów
do pracy, jakie są jego etapy?
4) wymienić metody selekcji?
5) określić, na jakie elementy należy zwrócić uwagę,
zapoznając się z CV kandydata do pracy?
6) omówić zasady przygotowania
i przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej?
7) wymienić elementy składające się na kwalifikacje
zawodowe pracowników?
8) wymienić etapy selekcji pracowników?
18
Nie
4.4. Analiza stanu, struktury i płynności zatrudnienia
Analiza stanu zatrudnienia ma na celu zbadanie:
1) wielkości zatrudnienia, które bada się porównując stan zatrudnienia okresu badanego ze
stanem zatrudnienia okresu ubiegłego,
2) kwalifikacji pracowników, które bada się, biorąc za podstawę wykształcenie
zatrudnionych pracowników w poszczególnych grupach i podgrupach,
3) stabilizacji i płynności załogi, którą bada się, biorąc pod uwagę staż pracy i wskaźnik
przyjęć i zwolnień.
Struktura zatrudnienia jest to układ grup osób (uwzględniający cechy demograficzne,
zawody, kwalifikacje, rodzaje wykonywanej pracy, formy wynagrodzenia) tworzących
zbiorowość wszystkich zatrudnionych. O strukturze zatrudnienia stanowią proporcje między
wielkościami poszczególnych grup pracowników w ogólnej liczbie zatrudnionych. Strukturę
zatrudniania wyraża się najczęściej udziałem procentowym poszczególnych grup w całości
zatrudnienia.
Płynność kadr, zwana również fluktuacją załogi, wyraża się w odchodzeniu z zakładu
pracy jednych pracowników, a przyjmowaniu innych.
Płynność kadr może być spowodowana przyczynami obiektywnymi, do których można
zaliczyć:
– odejście pracowników na emeryturę lub rentę,
– powołanie do służby wojskowej,
– zmianę miejsca zamieszkania,
– zwolnienie grupy pracowników w wyniku przerostu zatrudnienia,
– zwolnienia z pracy, związane ze zmianami organizacyjnymi, produkcyjnymi i
technologicznymi,
– zmniejszenie się działalności gospodarczej przedsiębiorstwa,
– likwidację niektórych odcinków lub stanowisk pracy, ze względu na konieczność
dostosowania się do wymagań gospodarki rynkowej.
Płynność kadr, wynikająca z inicjatywy pracownika, wyraża się najczęściej w:
– porzuceniu pracy bez wypowiedzenia,
– odejściu pracownika za uprzednim wypowiedzeniem przez niego stosunku pracy.
Do najczęściej występujących przyczyn tego rodzaju fluktuacji załogi należą:
1) niewłaściwe stosunki międzyludzkie w przedsiębiorstwie, wyrażające się brakiem
życzliwości i powstawaniem częstych konfliktów w pracy,
2) błędna polityka kadrowa, polegająca m.in. na niesprawiedliwym awansowaniu
pracowników, nie stwarzaniu perspektyw awansu, braku możliwości podnoszenia
kwalifikacji, kształcenia i dokształcania,
3) ciężkie warunki pracy oraz nienależyta troska o właściwy stan bezpieczeństwa i higieny
pracy,
4) zmiana miejsca zamieszkania pracownika,
5) możliwość uzyskania przez pracownika lepszych warunków pracy i wynagrodzenia
w innym zakładzie pracy,
6) podjęcie przez pracownika samodzielnej działalności gospodarczej.
Ocenę poziomu płynności kadr w przedsiębiorstwie można przeprowadzić za pomocą
wskaźnika przyjęć, wskaźnika zwolnień i wskaźnika wymiany kadry.
Ogólny stan zatrudnienia jest to liczba pracowników ujętych w ewidencji personalnej
przedsiębiorstwa w określonym dniu.
19
Wskaźnik przyjęć określa udział pracowników nowo przyjętych do w ogólnym stanie
zatrudnienia. Oblicza się go według wzoru:
Pp
Wp =
x 100%,
Z
gdzie:
– wskaźnik przyjęć,
Wp
Pp
– liczba przyjętych pracowników,
Z
– średni stan zatrudnienia.
Przykład
W przedsiębiorstwie handlowym średni stan zatrudnienia w 2004 r. wynosił 1200 osób.
Obliczono go poprzez podzielenie sumy dwunastu stanów zatrudnienia na koniec
poszczególnych miesięcy przez liczbę 12.
Należy obliczyć wskaźnik przyjęć przy założeniu, że w 2004 przyjęto do pracy 144
osoby.
Rozwiązanie
144
= 0,12, czyli 12%
Wp =
1200
Interpretacja wyniku
Pracownicy nowo przyjęci stanowią 0,12, czyli 12% wszystkich pracowników.
Wskaźnik zwolnień określa udział pracowników zwolnionych z pracy w ogólnej liczbie
zatrudnionych. Oblicza się go według wzoru:
WZP =
Pz
x 100%,
Z
gdzie:
WZP – wskaźnik zwolnień,
– liczba zwolnionych pracowników,
Pz
Z
– średni stan zatrudnienia.
Przykład
Średni stan zatrudnienia w przedsiębiorstwie produkcyjnym w 2004 r. wynosił 250 osób.
Należy obliczyć wskaźnik zwolnień, jeżeli wiadomo, że w 2004 r. zwolniono 30 osób.
Rozwiązanie
Wzp = 30 = 0,12, czyli 12%
250
Pracownicy zwolnieni stanowią 0,12, czyli 12% wszystkich pracowników.
Wskaźnik wymiany (fluktuacji) kadry przyjmuje wartości wskaźnika przyjęć lub
wskaźnika zwolnień, w zależności od wartości tych dwóch wskaźników.
20
Przykład
Należy ustalić wskaźnik wymiany, wiedząc, że w 2004 r. w przedsiębiorstwie średni stan
zatrudnienia wynosił 850 osób, zatrudnionych zostało 80 osób, a zwolnionych 120.
Rozwiązanie
Wp =
Wzp =
80
= 0,09, czyli 9%
850
120
= 0,14, czyli 14%
850
Ponieważ Wp < Wzp ,to wskaźnik wymiany wynosi 0,09 co stanowi 9%.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Jakie są cele analizy stanu zatrudnienia?
Na czym polega płynność kadr?
Jakie znasz przyczyny płynności kadr?
Co wyrażają wskaźniki: przyjęć, zwolnień i wymiany kadry?
Jaki jest wzór na obliczenie wskaźników: przyjęć, zwolnień i wymiany kadry?
Jakim zjawiskiem – korzystnym czy niekorzystnym – jest płynność kadr?
4.4.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Oblicz wskaźnik przyjęć i zwolnień przy założeniu, że w przedsiębiorstwie usługowym
średni stan zatrudnienia w 2004 r. wynosił 1500 osób. Do pracy w 2004 roku przyjęto 122
osoby, a zwolniono 135 osób.
1) wykorzystać wiadomości nabyte podczas omawiania materiału nauczania,
2) obliczyć wskaźniki przyjęć i zwolnień,
3) dokonać analizy uzyskanych wyników.
−
−
materiały biurowe,
−
kalkulator.
Ćwiczenie 2
Wykorzystując wyniki uzyskane jako rezultat ćwiczenia 2, ustal współczynnik wymiany
kadry.
21
1) ustalić wskaźnik wymiany kadry,
2) dokonać analizy i interpretacji uzyskanych wyników.
−
−
kalkulator.
Ćwiczenie 3
Określ, w którym roku wymiana pracowników była większa, jeżeli wskaźnik fluktuacji
w przedsiębiorstwie „X” w 2004 roku wyniósł 0,11, a w 2003 0,12.
1) wykorzystać wiadomości nabyte podczas analizy materiału nauczania,
2) udzielić odpowiedzi na pytanie.
−
−
−
materiały biurowe,
kalkulator.
Tak
Czy potrafisz:
1) określić cele analizy stanu zatrudnienia?
2)
zdefiniować pojęcie płynności kadr?
3)
wymienić przyczyny płynności kadr?
4)
objaśnić, co wyrażają wskaźniki: przyjęć, zwolnień i wymiany kadry?
5)
podać wzór na obliczenie wskaźników:
przyjęć, zwolnień i wymiany kadry?
6)
ocenić zjawisko płynności kadry?
22
Nie
4.5. Stosunki międzyludzkie w grupie
Stosunki międzyludzkie to wzajemna współpraca i kontakty zachodzące pomiędzy
osobami zatrudnionymi w zakładzie pracy. Rozróżniamy formalne i nieformalne stosunki
międzyludzkie.
Stosunki formalne wynikają z przepisów prawnych. To wszelka zależność służbowa,
wynikająca z hierarchii i zwierzchności, struktury organizacyjnej oraz regulaminów pracy,
premiowania, zakresów obowiązków oraz form odpowiedzialności materialnej.
Stosunki nieformalne to wszelkie więzi osobiste: koleżeństwa, lubienia się lub
nielubienia. Więzi nieformalne zaspokajają potrzebę przynależności, ale konflikty w ich
ramach mają skutki negatywne dla firmy.
Czynniki wpływające na kształtowanie stosunków międzyludzkich:
1. Bodźce ekonomiczne: wydajność pracy zależy od samopoczucia człowieka związanego
z jego stosunkiem do kolegów i przełożonych, a także od rozwiązywania jego osobistych
problemów w zakładzie pracy i poza nim.
2. Organizacja pracy: sprawna organizacja sprawia, że praca wydaje się łatwiejsza, a tym
samym pracownik jest bardziej wydajny. To sprzyja harmonijnej współpracy w grupie
i dobrym kontaktom z przełożonym. Niewłaściwa organizacja powoduje, że praca jest
uciążliwa, a pracownicy mało efektywni, co w konsekwencji prowadzi do
niezadowolenia i konfliktów.
3. Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych, a także obowiązujących w danym
zakładzie wewnętrznych regulaminów, statutów i instrukcji, co wyzwala wśród załogi
poczucie wewnętrznego porządku, a także integracji z własnym zakładem pracy.
4. Autorytet przełożonych: pracownicy chętnie współpracują z kierownikiem, który
sprawiedliwie ocenia, jest konsekwentny w swoim działaniu, podejmuje słuszne decyzje.
Te cechy wzbudzają wśród podwładnych szacunek i zaufanie.
5. Cechy osobiste pracowników: mają istotny wpływ na jakość stosunków międzyludzkich.
Grupa, w której pracują ludzie odpowiedzialni, koleżeńscy, uczynni, chętnie dzielący się
wiadomościami i umiejętnościami osiąga bardzo dobre wyniki pracy.
Znaczenie
prawidłowych
stosunków
międzyludzkich
dla
pracowników
i przedsiębiorstwa jest następujące:
– zadowolenie z pracy,
– integracja z przedsiębiorstwem,
– zwiększenie wydajności pracy,
– wyzwalanie inicjatywy i kreatywności,
– tworzenie przyjaznej atmosfery pracy,
– podniesienie efektywności działalności przedsiębiorstwa.
1.
2.
3.
4.
Co to są stosunki międzyludzkie i jakie znasz ich rodzaje?
Czym różnią się stosunki formalne od stosunków nieformalnych?
Jakie czynniki wpływają na kształtowanie stosunków międzyludzkich?
Jakie znaczenie mają prawidłowe stosunki międzyludzkie dla pracowników i dla całego
przedsiębiorstwa?
23
4.5.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Wykorzystując wiadomości oraz opierając się na własnych obserwacjach, podaj
przykłady stosunków formalnych i nieformalnych w pracy i w szkole.
1) wyszukać w literaturze informacje na temat stosunków międzyludzkich,
2) podać przykłady stosunków formalnych i nieformalnych w pracy i w szkole.
−
literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.
Ćwiczenie 2
Twoim zadaniem będzie dokonanie klasyfikacji stosunków formalnych i nieformalnych
w podanej poniżej tabeli, poprzez wstawienie znaku „x” we właściwej kolumnie tabeli.
Stosunki wynikające z:
Stosunki formalne
Stosunki nieformalne
cech charakteru pracowników
regulaminów wynagradzania
zainteresowań pracowników
zakresów obowiązków
struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa
1)
2)
3)
4)
wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o stosunkach międzyludzkich,
wstawić znak „x” we właściwej kolumnie tabeli,
−
−
materiały biurowe.
Tak
Czy potrafisz:
1) zdefiniować pojęcie stosunków międzyludzkich
i wymienić ich rodzaje?
2) odróżnić stosunki formalne i nieformalne?
3) wymienić czynniki wpływające na kształtowanie
stosunków międzyludzkich?
4) określić, jakie znaczenie mają prawidłowe stosunki
międzyludzkie dla pracowników i dla całego przedsiębiorstwa?
24
Nie
4.6. Sporządzanie pism w sprawach osobowych
Pisma związane z przyjmowaniem pracownika do pracy
Umowa o pracę
Przed przystąpieniem do pracy pracownik podpisuje umowę o pracę. Umowa o pracę
powinna być zawarta na piśmie. Zgodnie z kodeksem pracy stosuje się najczęściej dwie
odmiany umowy o pracę:
1) umowę zawartą na czas nieokreślony (bezterminowa), w której strony nie ustalają
żadnego okresu jej trwania – generalnie będzie ona trwała tak długo, aż któraś ze stron
jej nie rozwiąże,
2) umowę zawartą na czas określony – na przykład umowa zawarta na 3 miesiące, która po
upływie tego okresu przestaje obowiązywać lub umowa „na zastępstwo” zawierana na
okres nieobecności zastępowanego pracownika.
Każda z wymienionych wyżej umów może być poprzedzona umową na okres próbny,
który nie może być dłuższy niż 3 miesiące. Umowa na okres próbny pozwala przedsiębiorcy
poznać poziom kwalifikacji zawodowych pracownika, natomiast pracownikowi pozwala na
dokładne poznanie warunków pracy.
Jakie elementy powinna zawierać umowa o pracę?
Podstawą rozpoczęcia pracy (niezależnie od jej rodzaju) jest podpisanie którejś z
powyższych umów, która określałaby wzajemne relacje obu stron. Podpisując umowę
o pracę, należy zwrócić uwagę na jej formę i treść. Umowa o pracę musi posiadać określoną
formę prawną, czyli powinna być:
−
sporządzona na piśmie w dwóch identycznych egzemplarzach – jeden dla pracownika,
drugi pozostaje dla firmy i zostaje włączony do akt osobowych pracownika,
−
powinna określać czytelnie strony umowy,
−
określona pod względem czasu jej trwania (czy jest na czas określony czy na czas
nieokreślony),
−
według kodeksu pracy podpisana przez dwie osoby: pracownika oraz osobę upoważnioną
przez pracodawcę,
−
określona według rodzaju pracy, chodzi o podanie stanowiska, na którym będzie
pracował pracownik po zawarciu umowy i „wejściu jej w życie”, również podanie funkcji
lub zawodu,
−
określona według miejsca wykonywania pracy,
−
określona terminem rozpoczęcia pracy, a w przypadku umów na czas określony również
i terminem jej zakończenia. Jeżeli nie ma podanego dnia rozpoczęcia pracy, to za taki
przyjmuje się dzień podpisania umowy o pracę,
−
określona wymiarem godzin pracy (czy też wysokością etatu),
−
określona wynagrodzeniem poprzez podanie jego wysokości oraz dodatków i premii.
Pisma związane z okresem zatrudnienia pracownika
Urlopy
Pracownik ma prawo wynikające z kodeksu pracy do corocznego, nieprzerwanego,
płatnego urlopu wypoczynkowego. Urlopu wypoczynkowego zawsze udziela pracodawca.
Urlopy udzielane są w terminie ustalonym przez pracodawcę po porozumieniu
z pracownikiem, nie później niż na 7 dni przed terminem rozpoczęcia urlopu.
25
Na wniosek pracownika, urlop może zostać podzielony na części. Co najmniej jedna
część urlopu powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Urlop jest udzielany zgodnie z opracowanym wcześniej planem urlopów. Urlop
niewykorzystany w danym roku kalendarzowym, pracownik ma obowiązek wykorzystać do
końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. W razie braku wniosku
pracownika o udzielenie urlopu, pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop na polecenie
bezpośredniego przełożonego, z takim wyliczeniem, aby ostatni dzień przysługującego urlopu
pracownik wykorzystał najpóźniej w ostatnim dniu pierwszego kwartału następnego roku
kalendarzowego.
Karta urlopowa informuje, w jakim okresie i w jakim wymiarze oraz jakiego urlopu
udzielono pracownikowi. Karty są sporządzane na specjalnych formularzach.
Wzór wniosku o urlop
…………………………………….
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Wniosek o urlop
Nazwisko i imię
Proszę o
w okresie od
dni urlopu
do
podpis pracownika
podpis kierownika jednostki organizacyjnej
Zmiana umowy o pracę
Stosunek pracy i jego kształt nadany przez umowę o pracę z założenia powinien mieć
charakter trwały. Jednakże nie oznacza to, że w trakcie zatrudnienia nie może dojść do
zmiany wcześniejszych ustaleń. Przy zachowaniu określonych przepisami procedur, umowa
o pracę może być wielokrotnie modyfikowana. Zmiany umowy mogą mieć charakter trwały,
dokonany w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego, bądź też charakter
czasowy (czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy).
Pismo, zmieniające dotychczasowe warunki pracy, powinno zawierać:
−
wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy,
−
uzasadnienie wypowiedzenia,
−
propozycję nowych warunków,
−
pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy w terminie 7 dni od jego
otrzymania.
Przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia
zmieniającego warunki pracy lub płacy. Następstwem wypowiedzenia zmieniającego może
być rozwiązanie stosunku pracy. Dlatego o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o
pracę zawartej na czas nieokreślony, pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą
pracownika organizację związkową. Pracodawca konsultuje treść wypowiedzenia ze
związkami w przypadku, gdy pracownik jest członkiem związku lub zwrócił się do
organizacji związkowej o reprezentowanie i obronę swoich praw. Pracodawca nie jest jednak
związany stanowiskiem związku zawodowego. Okres wypowiedzenia w takim przypadku jest
26
identyczny, jak przy definitywnym wypowiedzeniu umowy o pracę, co oznacza, że
pracodawca jednostronnie nie może go skrócić.
Awansowanie pracownika
Awansowanie pracownika polega na przyznaniu wyższego stanowiska. Zmiana ta wiąże
się z powierzeniem pracownikowi bardziej odpowiedzialnej pracy, o rozszerzonym zakresie
obowiązków.
Przeszeregowanie pracownika odbywa się w ramach stanowiska poprzez przyznanie
wyższej kategorii zaszeregowania albo stawki wynagrodzenia zasadniczego bądź dodatku
funkcyjnego.
Przeszeregowanie pracownika może nastąpić z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek
bezpośredniego przełożonego.
Pismo w sprawie awansowania i przeszeregowania powinno zawierać:
−
dane pracownika,
−
podanie terminu awansu i przeszeregowania,
−
uzasadnienie wnioskującego,
−
opinię dyrektora,
−
wyszczególnienie elementów płacowych, które otrzyma pracownik po awansie,
−
wysokość elementów płacowych (miesięcznie lub stawka godzinowa),
−
informację, że pozostałe warunki umowy o pracę nie ulegają zmianie.
Wzór wniosku o przeszeregowanie, awansowanie
WNIOSEK
z dnia
o przeszeregowanie, awansowanie
tytuł, imię, nazwisko
stanowisko
jednostka zatrudniająca
wynagrodzenie:
Proponuję z dniem
– stanowisko
– wynagrodzenie:
- zasadnicze wg kat.
- dodatek funkcyjny wg kat.
zł
zł
- zasadnicze wg kat.
- dodatek funkcyjny wg kat.
zł
zł
Uzasadnienie
/podpis wnioskującego/
Opinia Kierownika
/ podpis/
Informacja Działu Kadr:
– staż pracy:
- ostatnie przeszeregowanie
/podpis/
Źródło: opracowanie własne
27
Pisma związane z rozwiązaniem stosunku pracy
Wypowiedzenie umowy o pracę
Wypowiedzenie warunków umowy o pracę powinno zawierać:
−
warunki umowy, które podlegają wypowiedzeniu, nowe warunki pracy lub płacy,
−
długość okresu wypowiedzenia, który wynika z przepisów kodeksu pracy,
−
przyczynę wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy,
−
termin złożenia oświadczenia o przyjęciu lub odmowie przyjęcia nowych warunków,
−
pouczenie o skutkach odmowy przyjęcia nowych warunków,
−
pouczenie o możliwości i terminie odwołania się do sądu pracy ze wskazaniem
właściwego sądu,
−
pouczenie o możliwości złożenia wniosku o wszczęcie postępowania pojednawczego
przed komisją pojednawczą z podaniem siedziby tej komisji.
W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych nowych warunków
pracy lub płacy, umowa o pracę ulega rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia.
Świadectwo pracy
Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca zobowiązany jest wydać
pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Dokument ten
stwierdza okoliczności dotyczące zakończonego zatrudnienia, które mają znaczenie przy
ustalaniu prawa do świadczeń albo ich wymiaru w przyszłym stosunku pracy, jak również
świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
Świadectwo pracy jest dokumentem o charakterze ściśle informacyjnym i nie może
zawierać oceny pracownika przez pracodawcę. Nie wyłącza to możliwości zwrócenia się
przez pracownika do pracodawcy z prośbą o wydanie referencji. Prośba ta nie obliguje jednak
pracodawcy. Referencje nie mogą oczywiście naruszać dóbr osobistych pracownika.
1. Jakie znasz grupy pism sporządzanych przez pracownika działu kadr w sprawach
osobowych?
2. Jakie elementy powinna zawierać umowa o pracę?
3. Jak znasz pisma związane z okresem zatrudnienia pracownika?
4. Jakie elementy powinno zawierać pismo w sprawie wypowiedzenia warunków pracy?
5. Jakie informacje zobowiązany jest podać pracodawca w świadectwie pracy?
4.6.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Wyszukaj na stronie internetowej (pozycja 10 Literatury) rozporządzenie Ministra Pracy
i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika. Wykorzystując treść tego rozporządzenia napisz, z
jakich elementów składa się umowa o pracę.
2) wyszukać na stronie internetowej, podanej w danych do ćwiczenia, treść rozporządzenia
MPiPS,
28
3) wynotować elementy, z jakich składa się umowa o pracę,
4) wydrukować opracowane materiały.
−
−
stanowisko komputerowe wyposażone w oprogramowanie niezbędne w pracy biurowej
i dostęp do Internetu.
Ćwiczenie 2
Napisz – posługując się edytorem tekstu – podanie o 2 dni urlopu wypoczynkowego.
1)
2)
3)
4)
wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sporządzaniu pism w sprawach
osobowych,
wypisać komputerowo treść podania o urlop,
wydrukować pismo.
− literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia,
− stanowisko komputerowe wyposażone w oprogramowanie niezbędne w pracy biurowej,
− wzory pism w sprawach osobowych.
Tak
Czy potrafisz:
1) wymienić grupy pism sporządzanych przez pracownika
działu kadr w sprawach osobowych?
2) wymienić elementy, z jakich składa się umowa o pracę?
3) wymienić pisma związane z okresem zatrudnienia pracownika?
4) wskazać, jakie elementy powinno zawierać pismo w sprawie
wypowiedzenia warunków pracy?
5) wymienić informacje, jakie zobowiązany jest podać pracodawca
w świadectwie pracy?
29
Nie
4.7. Prowadzenie dokumentacji kadrowej
Dokumentacja kadrowa to dokumentacja związana z poszczególnymi czynnościami
wynikającymi z zatrudnienia i jego fazami, a więc z przyjęciem pracownika do pracy,
z zatrudnieniem i zwolnieniem z pracy.
Podstawa prawna
Artykuł 2981 kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zakres prowadzonej dokumentacji oraz sposób
prowadzenia akt osobowych został określony w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dla każdego pracownika oddzielnie:

akt osobowych zawierających odpowiednio:
– część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
– część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem
zatrudnienia,
– część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Rodzaje dokumentacji kadrowej
1. Dokumentacja związana z przyjmowaniem pracownika do pracy:
– wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii,
– świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy
zatrudnienia,
– dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania
oferowanej pracy,
– świadectwa ukończenia szkoły,
– orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym
stanowisku,
– inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
2. Dokumentacja występująca w czasie trwania stosunku pracy:
– dokumenty dotyczące podniesienia kwalifikacji,
– zmiany umowy o pracę,
– przeniesienia na inne stanowisko, awansowania,
– pisma w sprawie urlopów okolicznościowych, przyznania nagród, udzielania pochwał
i kar itp.
– zaświadczenia wydawane na życzenie pracownika, stwierdzające fakt zatrudnienia, jego
stanowisko i inne dane.
3. Dokumentacja związana z rozwiązaniem stosunku pracy:
– wypowiedzenie umowy o pracę,
– świadectwo pracy,
– opinia o pracy, opierająca się na dokumentach znajdujących się w aktach osobowych
pracownika oraz okresowych ocenach kwalifikacyjnych.
4. Akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:
– część A, zawierająca zgromadzone dokumenty w związku z ubieganiem się
o zatrudnienie,
– część B, zawierająca dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego
przebiegu,
30
–
5.
–
–
–
–
część C, zawierająca dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.
Dokumentacja w sprawach ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych:
dokumentacja podejrzeń o choroby zawodowe,
dokumentacja chorób zawodowych,
dokumentacja wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
dokumenty dotyczące świadczeń związanych z tymi wypadkami i chorobami.
Zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej
1. Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika
Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących
egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt
osobowych.
Pracodawca, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, uzyskuje jego pisemne
potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy.
Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika,
wystawia mu legitymację służbową, przepustkę lub inny dokument upoważniający
pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza
zakładem.
2. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy
Pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego pracownika oddzielnie teczkę akt
osobowych. Ma ona ścisły układ ramowy i składa się z trzech części: A, B, C.
1) w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w
tym:
a) podanie,
b) CV,
c) list motywacyjny,
d) kwestionariusz osobowy,
e) kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje,
f) zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,
g) opinie z poprzednich miejsc pracy,
2) w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu
zatrudnienia pracownika, w tym:
a) umowa o pracę, a także zakres czynności, jeżeli pracodawca określił w tej formie
zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy oraz
zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa
i higieny pracy,
c) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo
wyliczenia się,
d) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
e) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub
zmiany tych warunków w innym trybie,
f) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz
wymierzeniem kary porządkowej,
g) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu
bezpłatnego,
31
h) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi
i kontrolnymi,
3) w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
c) umowa o zakazie konkurencji,
d) orzeczenie lekarskie wydane, w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi
po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty, znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych, powinny być
ułożone w sposób chronologiczny oraz ponumerowane, przy czym każda z części winna
zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej elementów składowych.
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych odpisy lub kopie składanych przez
pracownika dokumentów, a oryginałów może żądać tylko do wglądu albo sporządzenia z nich
kopii.
3.
Obowiązkiem pracodawcy jest także prowadzenie dla każdego pracownika
odrębnie:
1) karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dniach,
w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz
w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie
pięciodniowym tygodniu pracy,
2) imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych
z pracą,
3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony
indywidualnej, a także ekwiwalentu pieniężnego za zużywanie własnej odzieży
i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Akta osobowe, prowadzone karty imienne oraz inne dodatkowe ewidencje z tym
związane przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich
wytworzenia. Ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle świadectwo pracy, toteż
termin 50-letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego, po dacie
rozwiązania stosunku pracy.
1. Co to jest dokumentacja kadrowa?
2. Jakie przepisy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy i jaki obowiązek nakładają na pracodawcę?
3. Jakie znasz rodzaje dokumentacji kadrowej?
4. Omów zasady dokumentowania podjęcia pracy przez pracownika.
5. Jakie są zasady prowadzenia akt osobowych?
6. Jakie karty osobowe odrębnie pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego
pracownika?
7. Przez jaki okres przechowuje się akta osobowe pracownika?
4.7.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Wypełnij kwestionariusz osobowy, którego wzór udostępni Ci nauczyciel. Do wykonania
ćwiczenia posłużą Ci dane przedstawione poniżej.
32

Dane pracownika:
imię i nazwisko: Karmina Malina,
stan cywilny: mężatka,
imiona rodziców: Anna, Zdzisław,
nazwisko rodowe matki: Mąkosa,
data urodzenia: 1 stycznia 1978 r.,
miejsce urodzenia: Radom,
obywatelstwo: polskie,
narodowość: polska,
PESEL: 78010123456,
NIP: 796-421-55-03,
miejsce zamieszkania: ul. Leśna 24 m. 8, 26-600 Radom,
adres do korespondencji: ul. Leśna 24 m. 8, 26-600 Radom,
telefon: 336 55 48, 603 894 541,
wykształcenie: Zespół Szkół Ekonomicznych w Radomiu,
zawód: technik ekonomista,
osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku: Robert Malina, zamieszkały: ul. Leśna
24 m. 8, 26-600 Radom, telefon: 608 591 541,
data wypełniania dokumentu,
dowód osobisty nr RDD 144435, wydany przez Prezydenta Miasta Radomia,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia:
od 1998 – do chwili obecnej asystentka w dziale administracyjnym przedsiębiorstwa
Wawer Company,
obowiązki: przyjmowanie korespondencji, prowadzenie terminarza spotkań, dbanie
o prawidłowy obieg dokumentów, organizowanie spotkań, komputerowe przepisywanie
tekstów, obsługa klientów,
umiejętności obsługi komputera MS Office (Word, Excel, Access), Internet, obsługa
urządzeń biurowych, umiejętność prowadzenia książki przychodów i rozchodów,
znajomość języka angielskiego w stopniu średnio zaawansowanym,
cechy: terminowość, operatywność, miła aparycja.
Dane przedsiębiorstwa:
„Pelikan” sp. z o.o. z siedzibą w Grójcu, ul. Słoneczna 24,
REGON 012141891,
NIP 796-008-66-55.
Dane dotyczące stanowiska, o które kandydat się ubiega:
stanowisko: pracownik handlowy w Dziale Sprzedaży,
wymiar czasu pracy: pełny etat,
dzień rozpoczęcia pracy: pierwszy dzień następnego miesiąca,
proponowane wynagrodzenie(brutto): 2.800 zł,
premia regulaminowa: 10% wynagrodzenia zasadniczego,
umowa zawarta na czas nieokreślony,
miejsce wykonywania pracy: siedziba przedsiębiorstwa „Pelikan” sp. z o.o.
Dane dotyczące rozwiązania umowy o pracę z Karminą Maliną:

stosunek pracy zostanie rozwiązany na mocy porozumienia stron między pracownikiem
a zakładem pracy z ostatnim dniem następnego miesiąca,

pracownik nie korzystał z urlopu bezpłatnego,

pracownik w roku bieżącym wykorzystał 11 dni urlopu wypoczynkowego,
33

pracownik nie korzystał z urlopu wychowawczego,
wynagrodzenie nie było zajmowane przez komornika.
2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sposobie sporządzania
dokumentacji kadrowej,
3) wypełnić kwestionariusz osobowy zgodnie z podanymi danymi do wykonania ćwiczenia.
−
−
−
−
materiały biurowe,
zestaw przepisów prawnych,
formularze wzorów dokumentów.
Ćwiczenie 2
Wykorzystując powyższe dane kandydata do pracy z ćwiczenia 1, wypełnij formularz
„Wniosek w sprawie zatrudnienia pracownika”, który udostępni Ci nauczyciel.
3) wypełnić „Wniosek w sprawie zatrudnienia pracownika”.
−
−
−
−
materiały biurowe,
Ćwiczenie 3
Wykorzystując dane kandydata do pracy z ćwiczenia 1, wypełnij formularz „Umowy o
pracę”, który udostępni Ci nauczyciel.
3) wypełnić „Umowę o pracę”.
−
−
−
−
materiały biurowe,
34
Ćwiczenie 4
Wykorzystując powyższe dane kandydata do pracy z ćwiczenia 1, wypełnij formularz
„Świadectwo pracy”, który udostępni Ci nauczyciel.
2) wyszukać w materiałach dydaktycznych informacji o sposobie sporządzania
3) wypełnić „Świadectwo pracy”.
−
−
−
−
materiały biurowe,
Ćwiczenie 5
Wykorzystując dane kandydata do pracy z ćwiczenia 1 oraz podane poniżej informacje,
wypełnij formularz „Zaświadczenie”, który udostępni Ci nauczyciel.

znak: KW/126/2005,

miejscowość: Radom,

data: dzień wykonania ćwiczenia,

cel wydania zaświadczenia: przedłożenie w banku,

osoba wystawiająca zaświadczenie: uczeń wykonujący ćwiczenie.
3) wypełnić „Zaświadczenie”.
−
−
−
−
materiały biurowe,
Ćwiczenie 6
Wykorzystując rezultaty ćwiczeń: 1, 2, 3, 4, 5, załóż teczkę z aktami osobowymi
pracownika i pogrupuj dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych zgodnie
z obowiązującymi zasadami.
1)
2)
3)
4)
wyszukać w materiałach dydaktycznych informacje o sposobie prowadzenia
założyć teczkę z aktami osobowymi pracownika,
pogrupować dokumenty w odpowiednich częściach akt osobowych.
35
−
−
−
−
−
teczka akt osobowych,
materiały biurowe,
Tak
Czy potrafisz:
1) zdefiniować pojęcie dokumentacja kadrowa?
2) wskazać przepisy określające obowiązek prowadzenia
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
i określić, jaki obowiązek nakładają na pracodawcę?
3) wymienić rodzaje dokumentacji kadrowej?
4) objaśnić co rozumiesz pod pojęciem grup i rodzajów dokumentacji
kadrowej?
5) omówić zasady dokumentowania podjęcia pracy przez pracownika?
6) scharakteryzować zasady prowadzenia akt osobowych?
7) wymienić, jakie karty osobowe odrębnie dla każdego?
8) pracownika zobowiązany jest prowadzić pracodawca?
9) odpowiedzieć, przez jaki okres przechowuje się akta
osobowe pracownika?
36
Nie
4.8. Doradztwo kadrowe
Doradztwo kadrowe obejmuje działania w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi oraz
tworzenia procedur personalnych, tj.:
analizy zatrudnienia i tworzenia strategii personalnej firmy
Celem tego działania jest opracowanie programu działań zapewniających organizacji
stabilny rozwój zasobów ludzkich z punktu widzenia strategii firmy i zmian otoczenia.
Formułując diagnozę sytuacji kadrowej należy przeanalizować:
1) strukturę organizacyjną,
2) procesy zatrudnienia (wielkość zatrudnienia, ruch kadrowy, czas pracy itp.),
3) sposób funkcjonowania służb personalnych,
4) system wynagrodzeń i system motywowania,
5) otoczenie społeczno-gospodarcze firmy,
6) rolę organizacji pracowniczych w zarządzaniu organizacją.
Diagnozę sytuacji kadrowej opracowuje się w kategoriach słabych i silnych stron procesu
kadrowego oraz szans i zagrożeń związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi (analiza
SWOT).
Przeprowadzona analiza SWOT jest podstawą do opracowania strategii personalnej
firmy. Tworząc strategię personalną przedsiębiorstwa należy skoncentrować się na silnych
stronach procesu kadrowego, dążyć do minimalizacji słabości oraz starać się zaplanować
działania ograniczające wpływ możliwych zewnętrznych zagrożeń dla zasobów ludzkich
organizacji.

restrukturyzację zatrudnienia
Restrukturyzacja zatrudnienia jest dla każdej organizacji sytuacją kryzysu. Zmianie
ulegają nie tylko relacje między zwalnianymi pracownikami a pracodawcą, ale także relacje w
ramach struktury organizacyjnej, relacje współdziałania pomiędzy grupami zawodowymi
(pracownikami) oraz indywidualne postawy wobec pracy. Działania w tym zakresie powinny
obejmować:
1) działania wspierające restrukturyzację zatrudnienia,
2) projektowanie osłon socjalnych dla zwalnianych pracowników,
3) szkolenia i organizację akcji informacyjnych dla zwalnianych pracowników,
4) realizację polityki organizacji w zakresie zewnętrznego i wewnętrznego public
relations.

tworzenie i analizy systemu motywacyjnego i systemu wynagrodzeń
Zgodnie z filozofią zarządzania zasobami ludzkimi, płace i inne świadczenia na rzecz
pracowników stanowią inwestycję, która przyniesie korzyści w postaci wzrostu efektywności
i zaangażowania w pracę. Wydatki płacowe w ujęciu ekonomicznym stanowią konieczny
koszt przedsiębiorstwa. Każda organizacja powinna dążyć do wypracowania racjonalnej
relacji pomiędzy kosztami systemu motywowania pracowników a efektami motywacyjnymi.
Działania doradcze w tym zakresie obejmują:
1) analizę i ocenę obowiązującego w organizacji systemu motywacyjnego, w tym
systemu wynagrodzeń,
2) tworzenie systemu wynagrodzeń lub jego elementów składowych,
3) wdrożenie systemu motywacyjnego.

37
tworzenie i wdrażanie procedury ocen okresowych pracowników
Oceny okresowe pracowników są procedurą, która wywiera kompleksowy wpływ na
politykę personalną i system zarządzania organizacji. Mimo, że mają przede wszystkim
motywacyjny charakter, oddziaływują na takie sfery zarządzania jak: planowanie
zatrudnienia, politykę szkoleń i rozwoju, planowanie awansów i przeniesień, politykę
wynagrodzeń. Działania doradcze w tym zakresie mogą obejmować:
1) opracowanie metody i procedury ocen okresowych,
2) wdrażanie procedury ocen okresowych.

1. Jakie działania obejmuje doradztwo kadrowe?
2. Na czym polegają działania doradztwa kadrowego w zakresie:
a) analizy zatrudnienia i tworzenia strategii personalnej firmy?
b) restrukturyzacji zatrudnienia?
c) tworzenia i analizy systemu motywacyjnego i systemu wynagrodzeń?
d) tworzenia i wdrażania procedury ocen okresowych pracowników?
4.8.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Dokonaj charakterystyki dwóch wybranych działań w zakresie doradztwa kadrowego.
2) opisać dwa działania w zakresie doradztwa kadrowego,
3) zaprezentować wyniki swojej pracy na forum grupy.
−
−
materiały biurowe.
Ćwiczenie 2
Wyszukaj na dowolnej stronie internetowej przykłady działalności trzech różnych
przedsiębiorstw w zakresie doradztwa kadrowego i dokonaj w formie opisowej krótkich
charakterystyk ich działalności.
1) wyszukać na dowolnej stronie internetowej informacje o trzech różnych
przedsiębiorstwach prowadzących działalność w zakresie doradztwa kadrowego,
2) dokonać w formie opisowej, charakterystyk ich działalności,
38
−
−
−
stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,
materiały biurowe.
Tak
Czy potrafisz:
1) wymienić zakres, jaki obejmuje doradztwo kadrowe?
2) scharakteryzować działania doradztwa kadrowego w zakresie:
a) analizy zatrudnienia i tworzenia strategii personalnej firmy?
b) restrukturyzacji zatrudnienia?
c) tworzenia i analizy systemu motywacyjnego i systemu wynagrodzeń?
d) tworzenia i wdrażania procedury ocen okresowych pracowników?
39
Nie
5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ
INSTRUKCJA DLA UCZNIA
1.
2.
3.
4.
Przeczytaj uważnie instrukcję zanim zaczniesz rozwiązywać zadania.
Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
Test składa się z 16 zadań. Na rozwiązanie wszystkich zadań masz 45 minut. Odpowiedzi
udzielaj tylko na załączonej karcie odpowiedzi.
5. W zadaniach 1–7 uzupełnij zdania. Zadania 8–16 zawierają cztery odpowiedzi, z których
tylko jedna jest poprawna.
6. Wybraną odpowiedź zakreśl kółkiem. Jeśli uznasz, że się pomyliłeś i wybrałeś
nieprawidłową odpowiedź, to przekreśl ją znakiem X i otocz kółkiem prawidłową
odpowiedź.
7. Nie masz obowiązku rozwiązywania zadań w kolejności podanej w teście. Możesz zacząć
od dowolnego, które jest dla Ciebie najłatwiejsze.
8. Przed wykonaniem każdego zadania przeczytaj bardzo uważnie polecenie.
Powodzenia!
Zestaw zadań testowych
Uzupełnij zdania w zadaniach 1–7.
1) Polityka personalna polega na …………….
kształtowaniem potencjału społecznego firmy.
……………….. związanych z
2) Część A teczki akt osobowych zawiera dokumenty związane z ................ .....................
.............. ............... .
3) Plan
zatrudnienia
.............................. .
określa
liczbę,
rodzaje
i
strukturę
..........................
4) Rekrutacja to proces polegający na zainteresowaniu pewnej grupy kandydatów …………
……………, a ............. jest techniką wyboru nowego członka organizacji spośród
dostępnych kandydatów.
5) Wskaźnik przyjęć oblicza się jako stosunek liczby nowo przyjętych pracowników
w danym okresie do ogólnego stanu zatrudnienia. Oblicza się go według wzoru:
............................. .
6) CV to skrót od łacińskiego curriculum vitae, czyli „.........................
..............................”.
7) Pracodawca sporządza .......... ....... ............ co najmniej w dwóch jednobrzmiących
egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt
osobowych.
8) Do zasad polityki personalnej zalicza się:
a) najważniejsze wartości organizacji,
b) badanie klimatu organizacji,
c) kierowanie przez uzgadnianie celów,
d) wiedzę merytoryczną pracownika.
40
9. Analiza ustalania zapotrzebowania na pracowników obejmuje:
a) plany organizacyjne i plany sprzedaży,
b) plany potrzeb szkoleniowych,
c) analizę dokumentacji organizacji,
d) analizę raportów sprzedaży.
10. W części C teczki akt osobowych znajdują się:
a) kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
b) wypełniony kwestionariusz osobowy,
c) dokumenty potwierdzające kwalifikacje,
d) wyniki badań okresowych.
11. Do metod selekcji kandydatów do pracy zalicza się:
a) metodę badania kompetencji,
b) wymagania stanowiska pracy,
c) porównywanie pracowników parami,
d) analizę dokumentów aplikacyjnych kandydata.
12. Zaletą wewnętrznej rekrutacji pracowników jest:
a) większy wybór pracowników,
b) obustronna znajomość pracodawcy i pracownika,
c) nowa jakość,
d) wygoda dla pracodawcy.
13. Ogólne zasady zawierania umów o pracę określa:
a) Kodeks cwilny,
b) Kodeks spółek handlowych,
c) Kodeks pracy,
d) Kodeks postępowania administracyjnego.
14. List CV powinien zawierać:
a) zwrot grzecznościowy kierowany do konkretnej osoby,
b) kwalifikacje zawodowe,
c) krótkie przedstawienie pobudek, z jakich kandydat ubiega się o to stanowisko,
d) Post Scriptum, w którym można napisać o ewentualnych zastrzeżeniach dotyczących
np. pracy w jednym pomieszczeniu z osobami palącymi itp.
15. Akta osobowe, prowadzone karty imienne oraz inne dodatkowe ewidencje z tym związane
przechowuje się przez:
a) 50 lat,
41
b) 20 lat,
c) 5 lat,
d) 15 lat.
16. Cechą obecnego etapu rozwoju zarządzania zasobami ludzkimi jest:
a) unikanie nadmiernych kosztów wynikających z kosztownej rekrutacji personelu,
b) kształtowanie zasobów ludzkich zgodnie z kulturą i strategią firmy,
c) eksperymentowanie i szukanie nowatorskich rozwiązań,
d) uznanie pracowników za najcenniejszy zasób organizacji.
42
KARTA ODPOWIEDZI
Imię i nazwisko ................................................................................................
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Podaj i zakreśl poprawną odpowiedź
Nr
zadania
Punkty
Odpowiedź
1
2
3
4
5
6
7
8
a
b
c
d
9
a
b
c
d
10
a
b
c
d
11
a
b
c
d
12
a
b
c
d
13
a
b
c
d
14
a
b
c
d
15
a
b
c
d
16
a
b
c
d
Razem:
43
6. LITERATURA
1. Armstrong M.: Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategia i działanie. Wydawnictwo
Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1996
2. Komosa A.: Szkolny słownik ekonomiczny, Ekonomik s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz,
Warszawa 2000
3. Komosa A.: Funkcjonowanie przedsiębiorstwa w warunkach gospodarki rynkowej, cz. 2,
Ekonomik s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa 2004
4. Komosa A.: Praca biurowa, cz. 2, Ekonomik s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa
2005
5. Kostera M.: Zarządzanie personelem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
1994
6. Lundy O., Cowling A.: Strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi, Dom Wydawniczy
ABC, Kraków 2000
7. McKenna E., Beech N.: Zarządzanie zasobami ludzkimi, Wydawnictwo FELBERG SJA,
Warszawa 1999
8. Pocztowski A.: Zarządzanie zasobami ludzkimi. Zarys problematyki i metod. Oficyna
Wydawnicza ANTYKWEA s.c., Kraków 1998
9. Guzera K., Mierzejewska–Majcherek J.: Ekonomika przedsiębiorstw, cz. 1, Centrum
Doradztwa i Informacji Difin, Warszawa 2006
Strona internetowa: www.abc.com.pl
44