29 października 2008 r.

Najczęściej popełniane błędy
we wnioskach o płatność
POKL
29 października 2008 r.
1_WNIOSEK ZA OKRES: od.................. do................
9 okres za jaki składany jest wniosek MUSI BYĆ zgodny z przyjętym
w umowie o dofinansowanie harmonogramem płatności.
9 data „od” w pierwszym wniosku o płatność MUSI być zgodna
z datą rozpoczęcia realizacji projektu, wskazaną we wniosku
o dofinansowanie.
9 data „do” we wniosku o płatność końcową musi pokrywać się z datą
zakończenia realizacji projektu, płatności dokonane po tej dacie muszą
dotyczyć okresu realizacji projektu.
9 okresy kolejnych wniosków o płatność NIE MOGĄ się „zazębiać”.
9 wnioski o płatność należy składać w terminach określonych w umowie.
9 wniosek należy składać na aktualnym formularzu.
2_PROJEKT punkt (6) Nr umowy/decyzji: .........................
9 należy posługiwać się numeracją z umowy, a jeżeli jest podpisany
aneks to numerem aneksu.
29 października 2008 r.
4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU
Lp.
Zadania/cele
założone
we wniosku
o dofinansowanie
Wydatki określone we
wniosku o
dofinansowanie
projektu (PLN)
Wydatki
poniesione
w okresie
Rozliczeniowym
(PLN)
Wydatki kwalifikowalne
od początku realizacji
projektu (bez wydatków
w obecnym okresie
rozliczeniowym) (PLN)
% realizacji
1
2
3
4
5=(3+4)/2
1.1.
Zadanie 1 (nazwa)
1.1.1
… w tym wydatki
personelu
1.2
Zadanie 2 (nazwa)
1.2.1
... w tym wydatki
personelu
2
wydatki pośrednie
3.
wydatki ogółem:
3,1.
w tym VAT
3.2.
w tym crossfinancing
3.3.
w tym wkład
niepieniężny
29 października 2008 r.
9
9
9
9
Aby uniknąć błędów w tej części wniosku
należy zwrócić uwagę na:
aktualizowanie wydatków w kolumnie nr 2
zgodnie z wprowadzanymi zmianami
w budżecie,
w kolumnie nr 4 należy uwzględnić kwoty
rozliczone w poprzednich wnioskach,
obliczenia % realizacji w sposób
przedstawiony w tabeli (5=(3+4)/2),
zaokrąglać liczby należy do dwóch miejsc po
przecinku.
28 października 2008 r.
5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU
Zadania założone we
wniosku
o dofinansowanie
Stan realizacji
1
2
zadanie 1 (nazwa) ...
zadanie 2 (nazwa)...
…
Należy zwrócić uwagę na to, aby informacje zawarte
w opisie stanu realizacji projektu były zgodne
z harmonogramem oraz by odzwierciedlały wydatki
ujęte we wniosku o płatność. Należy również
ujmować działania, do których Beneficjent został
zobowiązany umową oraz aneksami.
29 października 2008 r.
8_ŹRÓDŁA SFINANSOWANIA WYDATKÓW
Lp.
w okresie
rozliczeniowym (PLN)
Źródło
od początku
realizacji projektu (PLN)
Krajowe środki publiczne:
(kwota z bieżącego
wniosku)
(suma poprzednich
wniosków )
2
- budżet państwa
j.w.
j.w.
3
- budżet jednostek samorządu terytorialnego
4
- inne krajowe środki publiczne
4.1
- Fundusz Pracy
4.2
- Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych
5
Pozostałe źródła:
5.1
- prywatne
1
suma:
9 w wierszach nr 1 i 2 należy wpisać takie same kwoty, jeżeli projekt jest
w 100% finansowany z dotacji,
9 w ostatniej kolumnie należy uwzględnić wydatki rozliczone w poprzednich
wnioskach o płatność – „od początku realizacji projektu”, bez bieżącego
wniosku.
29 października 2008 r.
9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO**
wkład własny (PLN)
Kwota
dofinansowania
(PLN)
Budżet
państwa
Budżet
jednostki
samorządu
terytorialnego
Inne
krajowe
środki
publiczne
Wkład
prywatny
Ogółem
(PLN)
1.
Całkowita wartość projektu
2.
Środki przekazane dotychczas
beneficjentowi w formie zaliczki*
3.
Kwota dotychczas rozliczonych
środków
4.
Kwota rozliczana niniejszym
wnioskiem
5.
Procent rozliczenia
(3+4)/2
(3+4)/1
(3+4)/1
(3+4)/1
(3+4)/1
(3+4)/1
6.
Kwota pozostająca do rozliczenia
w kolejnym wniosku
2-(3+4)
1-(3+4)
1-(3+4)
1-(3+4)
1-(3+4)
1-(3+4)
* w tym wysokość ostatniej transzy
** tabela wypełniana w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki
29 października 2008 r.
c.d. pkt. 9_
Wysokość odsetek narosłych na rachunku projektu w
okresie rozliczeniowym
…. (PLN)
należy zwrócić uwagę na poprawne wyliczenie procentu
rozliczenia (wg. wzoru zawartego w tabeli),
9 zgodnie z zasadami rachunkowości, kwoty należy
zaokrąglać do dwóch miejsc po przecinku,
9 jeżeli w projekcie nie występuje wkład własny – nie
uzupełniamy środkowej części tabeli (część zaznaczona
kolorem różowym).
9 w ostatniej części należy podać wysokość odsetek
bankowych, które narosły w okresie rozliczeniowym, jeżeli
Beneficjent posiada konto bezodsetkowe, należy wpisać
0,00 (co do zasady zwrot odsetek powinien być
dokonywany na koniec okresu rozliczeniowego).
9
29 października 2008 r.
10_HARMONOGRAM
ROZLICZENIOWE
Okres rozliczeniowy
PŁATNOŚCI
NA
Planowane wydatki (PLN)
KOLEJNE
OKRESY
Planowana kwota
wnioskowana (PLN)
od … do ...
od … do ...
od … do ...
od … do ...
Planując wydatki należy wziąć pod uwagę środki
dotychczas rozliczone, kwota wnioskowana musi być
zgodna z harmonogramem płatności zatwierdzonym
przez WUP.
29 października 2008 r.
Punkt 11_ PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU
oraz
Punkt 12_ INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW:
Najczęściej pojawiającym się błędem w/w
punktach wniosku o płatność, to brak ich
uzupełnienia. Beneficjent jest zobowiązany
wpisać informację zarówno na temat
planowanego przebiegu realizacji projektu jak
i problemów występujących w projekcie, jeżeli
nie występują problemy, to również należy
o tym poinformować.
29 października 2008 r.
INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku
ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem
zadanie 1: (nazwa)
1
2
Zadanie 1 ogółem w PLN:
zadanie 2: (nazwa)
3
Zadanie 2 ogółem
w PLN:
Koszty bezpośrednie ogółem w
PLN:
9
źródło finansowania
8
w tym VAT
7
kwota wydatków
kwalifikowalnych
6
kwota dokumentu
netto
5
kwota dokumentu
brutto
4
cross-financing (T/N)
3
nazwa towaru lub
usługi
2
data zapłaty
1
data wystawienia
dokumentu
numer księgowy lub
ewidencyjny
nr dokumentu
Lp.
10
11
Koszty pośrednie*
4
…
…
…
Koszty pośrednie ogółem w PLN:
OGÓŁEM KOSZTY w PLN:
Opracował:
Zatwierdził:
* w przypadku gdy koszty pośrednie rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków
¾ Kwalifkowalność wydatków jest
sprawdzana zarówno na etapie oceny
wniosku o dofinansowanie, weryfikacji
wniosku o płatność, jak i na etapie
kontroli.
¾ Wydatki muszą być ujęte w budżecie
projektu, muszą być zgodne z zadaniem,
muszą spełniać wymogi efektywnego
zarządzania finansami.
29 października 2008 r.
Najważniejsze punkty, o których należy pamiętać przy
sporządzaniu załącznika nr 1 oraz przygotowywaniu
wyciągów bankowych, raportów kasowych i innych
potwierdzeń zapłaty:
1. Data zapłaty w zestawieniu MUSI BYĆ zgodna z datą zapłaty
widniejącą na wyciągu bankowym, przy czym NIE JEST TO
DATA REFUNDACJI z konta projektowego. W zestawieniu
należy ujmować wydatki obejmujące okres, za który składany
jest wniosek.
2. Kwoty w zestawieniu muszą odpowiadać kwotom na wyciągu
bankowym.
3. W tytule przelewu należy podawać pełny nr dokumentu, datę
jego wystawienia oraz treść dokumentu.
4. Jeżeli wydatki były ponoszone z innych kont bankowych niż
projektowe, również wyciągi z tych kont należy załączyć do
wniosku o płatność.
29 października 2008 r.
Załącznik nr 1 c.d.:
5.
6.
7.
8.
9.
Potwierdzeniem zapłaty bezgotówkowej za dokument jest wyciąg
bankowy, a nie potwierdzenie przelewu.
Skopiowane wyciągi bankowe muszą być potwierdzone za
zgodność z oryginałem.
Zapłatę gotówkową należy dokumentować raportami kasowymi.
Wydatki należy „rozbijać” zachowując nazewnictwo z budżetu
projektu, przykładowo jeżeli na fakturze są dwie lub więcej
pozycje, a każda odpowiada innej kategorii w budżecie projektu,
to należy tę fakturę „rozbić” według budżetu projektu.
W kolumnie 5 załącznika nr 1 należy formatować tekst w taki
sposób aby widniała pełna nazwa towaru lub usługi.
29 października 2008 r.
Załącznik nr 1 c.d.:
10. Przy wypełnianiu kolumn 7, 8, 9 należy zwrócić uwagę na
wysokość kwot brutto, netto, na poprawność obliczenia kwoty
kwalifikowalnej oraz podatku VAT. Przy czym podatek VAT
powinien być obliczony od kwoty kwalifikowalnej.
11. Koszty związane z wynagrodzeniami personelu:
9 należy ujmować w rozbiciu na dwie pozycje w przypadku
umów o pracę i umów cywilnoprawnych z pełnym ZUS-em:
1
LP/05/08
lub
Nr
rachunku
do um.
cywilnopr
awnej
Z2
31.05.2008
31.05.2008,
15.06.2008,
20.06.2008
Wynagrodzenie
brutto kierownika
projektu za m-c maj
2008 r.
(wynagrodzenie netto,
zaliczka na podatek
dochodowy od osób
fizycznych, składki
pracownika)
N
50.258,33
50.258,33
3500,00
0
BP
2
DRA 01
05.2008
n/d
31.05.2008
15.06.2008
Pochodne
pracodawcy od
wynagrodzenia
kierownika projektu
za m-c maj 2008 r.
N
12.358.26
12.358.26
630,35
0
BP
29 października 2008 r.
Załącznik nr 1 c.d.:
wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy nastąpi przejście na następny okres
rozliczeniowy, wtedy wynagrodzenie należy „rozbić” na trzy pozycje we
wniosku obejmującym jeden okres rozliczeniowy wykazane powinno być
wynagrodzenie netto:
9
1
LP/15/05/2008
lub nr
rachunku do
umowy
cywilnoprawn
ej
Z2
31.05.2008
31.05.2008
Wynagrodzenie
netto kierownika
projektu za m-c
maj 2008 r.
N 50.258,33
50.258,33
2548,34
0
BP
natomiast podatek, pochodne pracodawcy oraz składki pracownika
wykazane będzie w kolejnym wniosku o płatność:
1
LP/15/05/2
008 lub nr
rachunku
do umowy
cywilnopra
wnej
Z2
31.05.2008
20.06.2008
Zaliczka na podatek
dochodowy od osób
fizycznych od
wynagrodzenia
kierownika projektu za mc maj 2008 r.
N
50.258,33
50.258,33
200,00
0
BP
2
DRA 01
05.2008
n/d
31.05.2008
15.06.2008
Pochodne pracodawcy i
pracownika od
wynagrodzenia
kierownika projektu za mc maj 2008 r.
N
12.358.26
12.358.26
1.382,01
0
BP
29 października 2008 r.
Załącznik nr 1 c.d.:
9 w przypadku umów cywilnoprawnych ze składką zdrowotną, wykazujemy jedną
pozycją – nr rachunku z jedną kwotą zawierającą kwotę zaliczki na podatek
dochodowy od osób fizycznych, kwotę składki zdrowotnej oraz wynagrodzenie
netto, natomiast w okresie przejściowym wykazujemy taki wydatek trzema
pozycjami, analogicznie do dokumentowania umów cywilnoprawnych z pełnym
ZUS-em,
9 w przypadku umowy cywilnoprawnej bez składki zdrowotnej wykazujemy jedną
pozycją (obejmuje wynagrodzenie netto oraz zaliczkę na podatek dochodowy
od osób fizycznych), w okresie przejściowym wydatek „rozbijamy” na dwie
pozycje – w pierwszym wniosku podajemy wynagrodzenie netto pracownika,
w kolejnym wniosku kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
dokumentem rozliczanym we wszystkich przypadkach będzie rachunek do
umowy.
12. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, są przeksięgowywane na koniec okresu
rozliczeniowego (miesiąc lub kwartał). Wynagrodzenia ujęte w kosztach
pośrednich należy rozumieć jako część wynagrodzenia otrzymywanego za
pracę w danej firmie/instytucji a nie jako dodatkowe wynagrodzenie danej
osoby.
29 października 2008 r.
Załącznik nr 2 (część sprawozdawcza) – formularz
załącznika oraz instrukcje jego wypełniania dostępne
są w zasadach sprawozdawczości. Informacja
zawarta w załączniku sprawdzana jest pod kątem
poprawności danych dotyczących uczestników
projektu. Przy uzupełnianiu tego załącznika należy
zwrócić uwagę na liczbę beneficjentów, podział wg
płci, zatrudnienia, wykształcenia, wieku, itp.
W załączniku ujmowane są dane zarówno od
początku realizacji projektu (Mp) oraz za okres
sprawozdawczy (Mr).
29 października 2008 r.
Dziękujemy za uwagę
Wydział Rozwoju Kształcenia i Kompetencji
www.wup-rzeszow.pl
ul. Lisa-Kuli 20
35-025 Rzeszów
29 października 2008 r.