Instrukcja obiegu dokumentów

Stowarzyszenie Naukowo-Techniczne
Inżynierów i Techników
Przemysłu Naftowego i Gazowniczego
Zarząd Główny
31 503 Kraków, ul. Lubicz 25
tel/fax /12 /421 32 47, /12/ 421 32 33: e-mail: sitpnig @sitpnig.pl
_____________________________________________________
Z A R Z Ą D Z E N I E NR 47/2009
SEKRETARZA GENERALNEGO
STOWARZYSZENIA NAUKOWO-TECHNICZNEGO
INŻYNIERÓW I TECHNIKÓW PRZEMYSŁU NAFTOWEGO I GAZOWNICZEGO
Z dnia 05 grudnia 2009r.
W sprawie wprowadzenia do użytkowania I N S T R U K C J I
w sprawie sporządzania dokumentów księgowych
potwierdzających dokonanie określonych operacji w ramach
prowadzonej działalności statutowej Oddziału SITPNiG, obiegu tych
dokumentów i wewnętrznej kontroli finansowo – księgowej.
§1
Z dniem 01.01.2010 roku wprowadzam do użytkowania I N S T R U K C J Ę
w sprawie sporządzania dokumentów księgowych potwierdzających dokonanie
określonych operacji w ramach prowadzonej działalności statutowej Oddziału
SITPNiG, obiegu tych dokumentów i wewnętrznej kontroli finansowo –
księgowej.
§2
Zobowiązuję prezesów Oddziałów SITPNiG do przekazania „Instrukcji” osobom
odpowiedzialnym w Oddziale za prowadzenie spraw finansowo-ksiegowych.
§3
Osoby odpowiedzialne w Oddziale za prowadzenie spraw finansowo-ksiegowych.
zobowiązuję do sporządzania dokumentacji zgodnie z Instrukcją.
Sekretarz Generalny
dr inż. Stanisław Szafran
INSTRUKCJA
w sprawie sporządzania dokumentów księgowych potwierdzających
dokonanie określonych operacji w ramach prowadzonej działalności
statutowej Oddziału SITPNiG, obiegu tych dokumentów i wewnętrznej
kontroli finansowo – księgowej
I
Aktualizacja 2010-01-01
2
SPIS TREŚCI
I. Część ogólna ………………………………………………………...………. 3
II. Część szczegółowa………………………………………………………… 7
Plany finansowe………………………………………………………... …… .7
Dokumenty finansowo-księgowe ……………………………………………. 8
Rodzaje dokumentów księgowych i cechy jakim muszą odpowiadać
8
Rodzaje dokumentów źródłowych …………………………………………… .8
Dowody kasowe………………………………………………………………… 8
Dowody bankowe………………………………………………………………. .8
Dowody operacyjno kasowe
9
Dowody źródłowe do sporządzania list płac
9
Prawidłowy dowód księgowo /podatkowy
9
Poprawianie błędów …………………………………………………………… 9
Wymogi formalne faktury VAT i obowiązek wystawiania faktury
10
Elementy obowiązkowe faktury VAT
10,
Obowiązek wystawiania faktury ……………………………………………… 11
Dokumentowanie obrotu kasowego………………………………………
12
Sporządzania listy płac ……………….………… ………………………
. 13
Wniosek o zaliczkę………………………………………………………………14
Delegacje służbowe…………………………………………………………… 15
Zasady dokumentowania wyciągów bankowych ……………..
.15
Konferencje, sympozja, seminaria, .narady............................................. 16
Wycieczki ……………………………..… ……… ………………………….. .16
Inne imprezy okolicznościowe……………………………………………… 17
Działalność szkoleniowa i rzeczoznawstwo……………………………….…17
Inwentaryzacja……………………………………………………………….. 18
ZATWIERDZAM
Sekretarz Generalny
SITPNIG
dr inż. Stanisław Szafran
3
CZĘŚĆ I
- OGÓLNA
§1
1/ Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów
księgowych odzwierciedlających operacje wynikające ze specyfiki stowarzyszenia oraz
z zakresu działalności statutowej w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji
majątkowej i finansowej Oddziału SITPNiG.
Instrukcja została opracowana na podstawie :
a) statutu SITPNiG wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego 18.05.2005r.,
b) przyjętych zasad rachunkowości dla Stowarzyszenia( tj. polityki rachunkowości)
zatwierdzonej Uchwałą Zarządu Głównego SITPNiG Nr 60 z dnia 15.12.2005r.)
c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2002 r.
nr 76,poz. 694z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla
niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nie prowadzących
działalności gospodarczej ( Dz. U. Nr 137,poz.1539 )
d) przepisów prawa podatkowego ,tj : ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.
o podatku dochodowym od osób prawnych ( Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz.654
z późn. zm.),
e) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
( Dz.U. z 2000r. Nr 14, poz 176 z póz. zm) , ustawy z dnia 11 marca 2004 r.
o podatku od towarów i usług ( Dz.U. Nr 54, poz.535 z późn. zm .),
f) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r w sprawie
wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług ( Dz.U.
Nr 97, poz.970 z późn. zm.) , itp.
§2
Sprawy nie objęte niniejszą Instrukcją zostaną uregulowane odrębnymi zarządzeniami
wewnętrznymi.
§3
Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o:
Stowarzyszeniu - to należy rozumieć Stowarzyszenie Naukowo Techniczne
Inżynierów i Techników Przemysłu Naftowego i Gazowniczego, zwane
w
skrócie SITPNiG, posiadające osobowość prawną i prowadzące działalność na terenie
RP.
1. Walnym Zjeździe Delegatów SITPNiG - to należy rozumieć najwyższą władzę
SITPNiG.
2. Oddziale – to należy rozumieć terenową jednostkę organizacyjną SITPNiG nie
posiadającą osobowości prawnej.
3. Zarządzie Głównym – to należy przez to rozumieć najwyższą władzę SITPNiG
w okresie między Walnymi Zjazdami Delegatów ( WZD ).
4. Walnym Zgromadzeniu Delegatów Oddziału (WZDO ) – to należy przez to
rozumieć najwyższą władzę Oddziału SITPNiG .
4
5. Zarząd Oddziału zwany w skrócie ZO – to należy przez to rozumieć
najwyższą władzę Oddziału w okresie między Walnymi Zgromadzeniami
Delegatów Oddziału (WZDO ).
6. Ośrodku Szkolenia i Rzeczoznawstwa SITPNiG zwanego w skrócie OSiR –
to należy przez to rozumieć agendę wyodrębnioną w SITPNiG do
prowadzenia działalności gospodarczej / szkoleniowej i rzeczoznawczej / .
7. Zakładzie Usługowym - zwanym w skrócie ZU to należy przez to rozumieć
jednostkę działalności gospodarczej działającą w Oddziale.
8. Działalności statutowej Oddziału SITPNiG – to należy przez to rozumieć
działalność jednostki nie mającej charakteru działalności gospodarczej
określanej przepisami prawa i statutu.
9. Konferencji naukowo – technicznej, to należy przez to rozumieć spotkanie
grupy naukowców, praktyków i osób zainteresowanych pewnym działem nauk
technicznych, w ramach którego są referowane wyniki badań naukowych lub
odbywa się seria krótkich wykładów monograficznych i dyskusji na określony
temat. Czas referatu jest zwykle ograniczony i nie przekracza 25 minut, po za –
kończeniu którego odbywa się również ograniczona w czasie, publiczna dyskusja
zwykle nad jej przebiegiem czuwa przewodniczący lub moderator, który
anonsuje kolejnych wykładowców, ustala kolejność zadawania pytań w czasie
dyskusji i upomina, gdy przekraczane są limity czasu, itp.
10. Sympozjum, to należy przez to rozumieć zebranie specjalistów, spotkanie
dyskusyjne na wybrany temat, w którym uczestnicy zarówno tworzą publiczność
jak i referują temat posiłkując się różnymi formami prezentacji multimedialnej.
11. Wykład ,to należy przez to rozumieć metodę nauczania , polegającą głównie
na ustnym przekazaniu słuchaczom odpowiednio uporządkowanych wiadomości z zakresu pewnej dziedziny nauki .
12. Kontroli formalno – rachunkowej, to należy przez to rozumieć weryfikację
dowodów, w wyniku której ustala się czy dowody zostały wystawione w sposób
technicznie prawidłowy oraz czy dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.
Kontrola polega w szczególności na sprawdzeniu czy :
*dowód posiada cechy dla dowodów księgowych ( art. 21.Ustawy o
rachunkowości),
* faktura została wystawiona zgodnie z zasadami zawartymi w rozp. Ministra
Finansów z 25 maja 2005 r. o VAT ( Dz. U. Nr 95, poz.798 z późn. zm. ),
*dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami imiennymi i podpisami
lub tylko czytelnymi podpisami osób działających w imieniu stron, czy osób
działających w imieniu podmiotu i posiadających stosowne upoważnienia,
*dowód jest wolny od błędów rachunkowych,
Kontroli formalno- rachunkowej dokonują osoby do tego upoważnione
zamieszczając na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie
kontroli. Zadaniem kontroli formalno –rachunkowej jest niedopuszczenie
do realizacji i księgowania dowodu posiadającego wady formalne
i merytoryczne.
5
14. Kontroli merytorycznej, to należy przez to rozumieć sprawdzenie czy :
* dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
* operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione,
* dokonana operacja gospodarcza była celowa tj. znajduje potwierdzenie
w założeniach zatwierdzonego budżetu,
* dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, tj. czy dane
dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane i czy zostały
wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,
* została zawarta umowa / zamówienie na operację, która jest dokumentowana
tym dowodem księgowym ,
* zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami /zamówieniami
lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie ,
* zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem .
Kontroli merytorycznej dowodów dokonują osoby do tego upoważnione.
Kontrolujący w dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na
odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli,
a w szczególności datę dokonania kontroli wraz ze wskazaniem jakiego
rodzaju działalności gospodarczej dotyczy operacja, opatrując je własnym
podpisem.
Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winny być
uwidocznione na załączonym do dowodu szczegółowym opisie
nieprawidłowości, który powinien zawierać datę i podpis sprawdzającego.
15. Dowód , to należy rozumieć taki dokument ,który stwierdza dokonanie
określonej operacji gospodarczej ,tj. :
* zewnętrzny obcy – otrzymany od kontrahentów ( np. faktura VAT, rachunek,
paragon, nota ,itp. ) .
* zewnętrzny własny – przekazywany w oryginale kontrahentom ,
* wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki ( np. lista płac, dowody
dokumentujące obrót kasowy wnioski o zaliczkę, zbiorcze rozliczenia ,itp.).
* oświadczenie
16. Pełnomocnictwo , to należy przez to rozumieć czynność prawną ,której
treścią jest oświadczenie woli mocodawcy upoważniające ściśle określoną
osobę lub osoby do dokonywania w jego imieniu czynności prawnych
określonych w pełnomocnictwie.
Na podstawie tego umocowania pełnomocnik jest upoważniony do
reprezentowania ( zastępstwa ) mocodawcy, w zakresie określonym
w pełnomocnictwie, w stosunkach prawnych z innymi osobami.
Pełnomocnictwo reguluje Kodeks Cywilny ( KC ) , art. .98 – 100.
W stosunku do pełnomocnictwa źródłem umocowania jest jednostronne
oświadczenie woli reprezentowanego zwanego mocodawcą,
a przedstawiciela określa się w tym stosunku prawnym pełnomocnikiem .
Dla wielu czynności prawnych, aby pełnomocnictwo było ważne wymagana
jest specjalna forma pisemna, czy też forma aktu notarialnego .
Wyróżnia się takie typy pełnomocnictw :
a) pełnomocnictwo ogólne – umocowanie do czynności zwykłego zarządu ,
czyli prowadzenia spraw związanych z np. prowadzeniem Oddziału
SITPNiG, tj. np. zawieranie umów /zamówień i oświadczeń woli
z podmiotami zewnętrznymi, itp.,
b) pełnomocnictwo rodzajowe – to takie, dzięki któremu pełnomocnik
będzie mógł w imieniu mocodawcy dokonywać czynności prawnych
określonego rodzaju
6
c). pełnomocnictwo szczególne – to takie ,które dotyczy indywidualnie
określonej czynności prawnej .
17. Upoważnienie , to należy przez to rozumieć dokument, uprawniający do
wykonywania pewnych czynności faktycznych, np. upoważnienie do
wystawiania faktur VAT lub upoważnienie do występowania w „imieniu”
SITPNiG przed organami administracji rządowej, do zaciągania
zobowiązań finansowych do kwoty zatwierdzonej przez Zarząd Oddziału
Upoważnienie powinno mieć formę pisemną, w którym upoważniający
upoważnia daną osobę do dokonywania czynności … określonych w
tym dokumencie .
18. Podatnik –zgodnie z polskim prawem jest nim osoba fizyczna, osoba
prawna lub jednostka organizacyjna mniemająca osobowości prawnej,
podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu.
19. Płatnik – Stowarzyszenie jest :
płatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych przedmiotowo
zwolnione na podstawie art.17 p.4
płatnikiem podatku od towarów i usług VAT
numerem NIP 676-00-76-124,
zarejestrowanym pod
płatnikiem ZUS tj. składek na ubezpieczenia społeczne
płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych
§4
Zgodnie z § 24 pkt.8 oraz §34 Statutu SITPNiG Oddział powoływany jest na
podstawie Uchwały Zarządu Głównego SITPNIG, która określa jego siedzibę oraz teren
i zakres działania.
Oddział działa zgodnie ze Statutem SITPNIG, regulaminami Oddziału oraz uchwałami
WZD, ZG i WZDO
§5
1 . Podstawą gospodarki finansowej Oddziału SITPNiG realizującego działalność
statutową jest budżet zatwierdzony na dany rok uchwałą Zarządu Głównego .
2. Za realizację budżetu w Zarządzie Oddziału odpowiada prezes i skarbnik Oddziału,
a nadzór nad realizacją budżetu SITPNiG sprawuje sekretarz generalny przy udziale
głównego księgowego.
3. Oddział SITPNiG jako wyodrębniona organizacyjnie jednostka terenowa nie
prowadzi samodzielnie ksiąg rachunkowych i nie sporządza sprawozdania
finansowego. Oddziały mogą prowadzić wyodrębnione księgi pomocnicze, które
przechowywane będą w ciągu roku obrotowego ( wraz z dokumentami księgowymi )
w siedzibie tych jednostek o ile zakres i sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych przez
jednostki terenowe określony został w dokumentacji opisującej przyjęte i stosowane
przez stowarzyszenie zasady ( politykę ) rachunkowości, o której mowa w przepisach
art.10 Ustawy o rachunkowości.
4.W oparciu o zatwierdzone założenia i plan rzeczowy każda jednostka SITPNiG( w tym
Oddział )opracowuje projekt budżetu we własnym zakresie i w wyznaczonych
terminach przekazuje do Biura Zarządu Głównego SITPNiG.
7
5.Realizacja budżetu przez Oddział, wymaga właściwego udokumentowania
dowodami, które są podstawą zapisów w księgach rachunkowych Zarządu Głównego
SITPNiG.
6 Pełna księgowość Oddziału w zakresie działalności statutowej opartej na
zatwierdzonym budżecie i działalności merytorycznej prowadzona jest przez Biuro
Zarządu Głównego SITPNIG, a w zakresie działalności szkoleniowej i rzeczoznawczej
w Ośrodku Szkolenia i Rzeczoznawstwa SITPNIG.
7.Dla potrzeb realizacji działalności statutowej, znajdującej odzwierciedlenie
w rzeczowo – finansowych dowodach Oddziały prowadzą wyodrębniony rachunek
bankowy oraz kasę odrębnie do:
- działalności statutowej ,
- działalności szkoleniowej i rzeczoznawstwa.
8. Dowody finansowo-księgowe dotyczące działalności Oddziału sporządza –
i przyjmuje skarbnik Oddziału lub osoba upoważniona przez prezesa Oddziału
do wykonywania tych czynności.
9. Dowody finansowo-księgowe przed zatwierdzeniem do realizacji ,tj. przed
dokonaniem polecenia przelewu, bądź wypłaty gotówkowej powinny być
sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym
Kontroli dowodu:
- pod względem merytorycznym dokonuje prezes Oddziału, przewodniczący
zarządu koła /klubu danego Oddziału lub osoba upoważniona przez Prezesa
Oddziału ( odpowiedzialna za wykonanie danej operacji )
- pod względem formalno-rachunkowym skarbnik Oddziału, skarbnik koła/klubu
lub osoba upoważniona przez prezesa Oddziału, przewodniczącego zarządu koła
/klubu do wykonywania tych czynności.
Do wypłaty zatwierdzają każdy dokument oddzielnie prezes Oddziału i skarbnik.
§6
Zgodnie z § 24 pkt 27 Statutu Zarząd Główny może członkom Zarządu Oddziału
udzielić pełnomocnictwa do wykonywania określonych czynności.
Pełnomocnictwo w imieniu Zarządu Głównego podpisują prezes lub jeden
z wiceprezesów i sekretarz generalny.
Pełnomocnictwo może mieć charakter ogólny lub szczególny.
Pełnomocnictwo ogólne upoważnia osoby do dokonywania w imieniu
Stowarzyszenia Naukowo –Technicznego Inżynierów i Techników Przemysłu
Naftowego i Gazowniczego wszelkich czynności prawnych, zawierania umów w obrocie
gospodarczym oraz składania oświadczeń i wniosków przed organami administracji
publicznej, urzędami, instytucjami, bankami, organizacjami społecznymi, osobami
prawnymi i fizycznymi oraz sądami wszystkich instancji w sprawach dotyczących
danego Oddziału SITPNiG i na terenie działalności tegoż Oddziału.
Zgodnie z zapisem Statutu w SITPNiG pełnomocnictwo do wykonywania w/w czynności
jest skuteczne tylko w przypadku dokonywania ich łącznie z drugą upoważnioną osobą.
Pełnomocnictwo szczególne może dotyczyć dokonania w imieniu SITPNiG określonej
czynności prawnej.
Upoważnienie .
dotyczy upełnomocnienia osób do wystawiania f a k t u r VAT dotyczących
działalności Oddziału.
8
CZĘŚĆ II - SZCZEGÓŁOWA
§1
I. Plany finansowe.
Oddziały opracowują plany finansowe na podstawie wytycznych i założeń finansowych
zatwierdzonych przez Zarząd Główny SITPNiG, regulaminu gospodarki majątkiem
i funduszami SITPNiG pkt. II oraz planów merytorycznych
Plan sporządza się odrębnie dla:
1/ działalności statutowej,
2/ działalności szkoleniowej i rzeczoznawstwa.
Prawidłowo sporządzone w Oddziałach plany finansowo-rzeczowe dotyczące:
- działalności statutowej i działalności gospodarczej przesyłane są w wyznaczonym
terminie do Biura Zarządu Głównego SITPNIG w Krakowie i stanowią podstawę do
sporządzenia budżetu SITPNIG. Budżet SITPNIG obejmuje : budżet centralny, budżety
Oddziałów, agend prowadzących działalność gospodarczą tj. szkoleniową
i rzeczoznawstwo, redakcji Wiadomości Naftowych i Gazowniczych oraz plany
finansowe Zakładów Usługowych .
§2
II. Dokumenty finansowo-księgowe.
A. Rodzaje dowodów księgowych i cechy jakim muszą odpowiadać
1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych SITPNiG są dowody księgowe,
stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zwane „ dowodami źródłowymi”.
2. Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy :
a) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów ,
b). zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
c.) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki .
3. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody
księgowe :
a). zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów
źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
b). korygujące poprzednie zapisy,
c). zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
źródłowego,
d). rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
4 klasyfikacyjnych.
4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych
obcych dowodów źródłowych, główny księgowy SITPNiG może zezwolić
na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów
zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może
to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy
opodatkowane podatkiem od towarów i usług.
B. Rodzaje dowodów źródłowych
1. Do dowodów kasowych należą :
a). kwit kasowy ( KP , KW ) – pokwitowanie wpłaty/ wypłaty w kasie ( druk
akcydensowy / wydruk komputerowy – (wzór zał. Nr D- 1 ),
b). raport kasowy – druk akcydensowy / wydruk komputerowy ( wzór zał.Nr.D-2)
c). wniosek o zaliczkę - druk akcydensowy (wzór zał. D-3) ,
9
d). rozliczenie zaliczki - druk akcydensowy , (wzór zał. D-4)
e). polecenie wyjazdu służbowego – druk akcydensowy , (wzór zał. D-5)
f). bankowy dowód wpłaty własny – wzór i symbol określony przez bank przy
wpłacie gotówki z kasy do banku ,
g). faktury VAT, rachunki oraz inne dokumenty dyspozycyjne ,
h). lista płac – druk akcydensowy /wydruk komputerowy ( wzór zał. Nr D-6)
i). rachunek za wykonaną pracę zleconą – formularz uniwersalny / druk własny
opracowany przez SITPNiG ( wzór zał. Nr D-7)
j). raport bankowy – druk akcydensowy lub druk własny ( wzór zał. Nr D-8 )
2. Do dowodów bankowych należą :
a). polecenie przelewu – wydruk komputerowy lub wzór określony przez bank,
wierzyciela ,
b). czek rozrachunkowy – wzór określony przez bank ,
c). bankowa nota memoriałowa uznaniowa/ obciążająca – wzór określony przez
bank ,
d). wyciąg bankowy z rachunków – wzór określony przez bank ,
e). bankowy dowód wpłaty obcy – wzór określony przez bank .
f). umowy lokat terminowych – wzór określony przez bank ,
g). wyciąg bankowy rachunku lokat terminowych .
3. Do dowodów operacyjno –kasowych należą :
a). faktura VAT – oryginał , formularz uniwersalny lub opracowany przez
wystawiającego ,
b). faktura korygująca VAT – oryginał, formularz uniwersalny lub opracowany
przez wystawiającego np. wydruk komputerowy ,
c). rachunek - oryginał, formularz uniwersalny ,
d). nota księgowa obciążająca/ uznaniowa – oryginał , druk akcydensowy , druk
komputerowy,
e). wezwanie do zapłaty ,
f). miesięczne rozliczenie prywatnych rozmów telefonicznych z aparatów
służbowych.
C. Dowodami źródłowymi do sporządzenia list płac w Oddziałach są :
a). umowa o dzieło lub umowa zlecenia,
b). rachunek za wykonaną pracę,
D. Prawidłowy dowód księgowy/ podatkowy
Dowód podlegający księgowaniu w księgach rachunkowych SITPNiG
zapewniający bezpieczeństwo podatkowe, to dowód prawidłowy pod
względem rachunkowym oraz podatkowym sprawdzony pod względem
merytorycznym i formalno – rachunkowym przez upoważnione to tego osoby .
1. Prawidłowy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej :
a). określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
b). określenie stron( nazwy, adresy ) dokonujących operacji gospodarczej,
c). opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także
w jednostkach naturalnych,
d). datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datątakże datę sporządzenia dowodu,
e). podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
składnik aktywów, materiał, towar lub wykonaną usługę .
2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie
ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się
10
bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych
zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską,
a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
3. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym
przebiegiem operacji gospodarczej, która dokumentuje, kompletne,
zawierające co najmniej dane określone w pkt.1,2 oraz wolne od błędów
rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych
wymazywania i przeróbek .
E. Poprawianie błędów
1 . Błędy w księgowych dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych
można korygować jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego
dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosowanym
uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
2. Błędy w księgowych dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez
skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych
wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie
podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych
liter lub cyfr.
F. Kontrola dowodów księgowych
1. Przed dokonaniem zapłaty i przed zaksięgowaniem każdy dowód księgowy
podlega kontroli pod względem księgowym tj. formalno – rachunkowym,
merytorycznym, podatkowym, tj stwierdzenie formalnej poprawności i ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności
tego dokumentu z wymogami prawa podatkowego ( np. ustalenie czy faktura
VAT jest poprawnie wystawiona i w określonym terminie i przeprowadzenie
kontroli prawidłowej kwalifikacji stosowanej dla celów statystyki ,od której
uzależniony jest podatek VAT decydujący o cenie/ kwocie do zapłaty ).
2. Dowody księgowe podlegają wewnętrznej kontroli finansowo księgowej
dokonywanej przez głównego księgowego SITPNiG ,która obejmuje
kontrolę :
a) wstępną operacji gospodarczej,
b) bieżącą operacji gospodarczej,
c) obiegu dokumentów księgowych, terminowości ich przekazywania
do Biura Zarządu Głównego,
d) prawidłowości wystawiania dokumentów w komórkach nieksięgowych
e) zgodności z zatwierdzonym budżetem i kalkulacją sporządzoną na
potrzeby realizacji planowanych zadań statutowych i wydatków
finansowych .
Wymogi formalne faktury VAT i obowiązek wystawienia faktury
A. Elementy obowiązkowe faktury VAT .
1. Faktura VAT stwierdzająca dokonanie sprzedaży/zakupu powinna zawierać
co najmniej ( Zał Nr D-9 ) :
• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone , sprzedawcy i nabywcy
oraz ich adresy, .
• numery identyfikacji podatkowej ( NIP ) albo numery tymczasowe sprzedawcy
i nabywcy dla transakcji wewnątrzwspólnotowej,
• dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę
wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „Faktura VAT „,
• nazwę towaru lub usługi,
• jednostkę miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych
11
usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku ( cenę
jednostkową netto ) ,
• wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku
( wartość sprzedaży netto ) ,
• stawki podatku ,
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług, z podziałem
na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku ,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług),
• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku
( wartość sprzedaży brutto ), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych
stawek podatkowych lub zwolnionych z podatku ,
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem wyrażoną cyframi
i słownie .
2. Szczegółowe zasady wystawiania faktur dokumentujących określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom ,
zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowy –
wania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania
zwolnienia od podatku od towarów i usług
Dz.U.Nr 95 z 2004r poz.798 z późn.. zm. )
B. Obowiązek wystawienia faktury
1. Obowiązek wystawienia faktury powstaje w przypadku :
• dokonania sprzedaży , towaru lub innego składnika majątku ,
• wykonania usług ,
• otrzymania części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem
usługi ,
• wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów ,
• dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat
o podobnym charakterze ,
• przekazania przez podatnika towarów należących do niego na cele inne niż
związane z prowadzoną przez niego działalnością, w szczególności :
- wszelkiego innego przekazania towarów bez wynagrodzenia – darowizny
jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku
należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub
w części , itp.
2. Nie ma obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym
działalności gospodarczej, Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są
obowiązani do wystawienia faktury .
3. Za każdą fakturę uważa się także :
a). bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do
świadczenia usług polegających na przewozie osób : kolejami, taborem
samochodowym, samolotami statkami itp., jeżeli zawierają następujące
dane :
• nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
• numer i datę wystawienia biletu,
• kwotę należności wraz z podatkiem ,
• kwotę podatku ;
b). dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych
zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane :
• określenie usługodawcy i usługobiorcy ,
• numer kolejny i datę ich wystawienia ,
• nazwę usługi,
12
•
kwotę, której dotyczy dokument .
c).dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają
następujące dane :
* nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy ,
* numer kolejny i datę wystawienia ,
* nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
* kwotę należności wraz z podatkiem,
* kwotę podatku .
4. Faktura jest dokumentem, o którym mowa :
- w art. 485 § 1 pkt.2 Kodeksu postępowania cywilnego ( k.p.c.), czyli
zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem ,
- w art.106 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług stwierdzającym dokonanie sprzedaży .
5.Terminy wystawiania faktur regulują przepisy ustawy o podatku od towarów
i usług oraz rozporządzenia Ministra Finansów .
Co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia wydania
towaru lub wykonania usługi, z następującym zastrzeżeniem : jeżeli przed
wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość
należności w szczególności : przedpłatę, zaliczkę, zadatek, fakturę wystawia
się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość
należności nabywcy .
6. Osoba zobowiązana do wystawiania faktur VAT ( w tym faktur korygujących )
wystawia je co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał
otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje jednostka wystawiająca . Ostatecznie
kopia faktury trafia do księgowości Biura ZG .
Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ Oryginał”
a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „ Kopia „
7. Faktura VAT korekta – musi zostać podpisana przez odbiorcę, aby
została uznana za koszt - z podaniem daty jej otrzymania
8. Faktura VAT DUPLIKAT – jest traktowana jako faktura równorzędna,
jednak musi spełniać podstawowy warunek tj. datę duplikatu.
§3
Oddziały prowadzą dokumentację odrębnie dla działalności statutowej
i działalności szkoleniowej. Dokumentacja sporządzana przez Oddział to:
a/ raporty kasowe,
b/ raporty bankowe,
c/ umowy zlecenia, umowy o dzieło / oryginały otrzymują zleceniobiorcy w Oddziale
pozostają kopie/,
d/ listy płac z tytułu wynagrodzeń bezosobowych,
e/ wszelkiego rodzaju rozliczenia szkoleń, konferencji, wycieczek, sympozjum,
podatków itp.
Dokumentowanie obrotu kasowego
1. Dokumentowanie obrotu kasowego
polega na wystawieniu następujących dowodów :
- w zakresie przychodu gotówki do kasy – asygnata „KP”- w 2.egz. w dniu
wypłaty z przeznaczeniem 1 egz. załącznik raportu, 2 egz. dla wpłacającego
- w zakresie rozchodu gotówki z kasy – asygnata „KW”- w 2 egz. przed wypłatą
z przeznaczeniem 1 egz. załącznik do raportu, 2-gi egz. dla otrzymującego
należność,
13
- wniosek o zaliczkę na zakupy związane z dział. statutową ,itp. sporządzany jest w 1 egz. przed pobraniem zaliczki , a z chwilą jej pobrania dokumentuje ona
rozchód gotówki z kasy i stanowi dowód źródłowy łącznie z raportem kasowym,
- rozliczenie zaliczki – dokument sporządza w 1 egz. osoba, która pobrała zaliczkę
do 6- go dnia od daty pobrania zaliczki sporządza jej rozliczenie dołączając
dowody źródłowe potwierdzające wydatkowanie pieniędzy,
- polecenie wyjazdu służbowego wystawia uprawniona do tego osoba przed
wyznaczonym dniem wyjazdu w 1 egz., a jego rozliczenie następuje następnego
dnia po podróży lecz nie później niż 7dnia po podróży , rozliczenie polecenia
wyjazdu służbowego stanowi dokument rozchodu gotówki z kasy ,
- dowód wpłaty gotówki na rachunek bankowy sporządza skarbnik przed datą
wpłaty w 2-ch egz. ; 1 egz. bank 2-gi egz. wpłacający , dowód ten dokumentuje
rozchód z kasy i stanowi zał. do raportu kasowego ,
- raport kasowy jest zbiorczym ujęciem operacji kasowych z uwzględnieniem
salda początkowego i wyprowadzeniem salda – stanu środków pieniężnych
w kasie na dany dzień lub na koniec okresu.
2. Podejmowanie gotówki z banku następuje na podstawie czeków
gotówkowych lub karty bankomatowej.
Na pobraną gotówkę wystawiana jest asygnata „KP ”w 1 egz.
Asygnaty KP i KW numerowane są kolejno w danym roku kalendarzowym ,
opieczętowane pieczątką Oddziału i podpisane przez skarbnika lub osobę
upełnomocnioną.
Gotówkę z kasy wypłaca się na podstawie źródłowych dokumentów np. faktura,
rachunek.
3. Wypłata gotówki z kasy może nastąpić wyłącznie na podstawie sprawdzonych
dowodów finansowo-księgowych pod względem merytorycznym, formalnorachunkowym i zatwierdzonych do wypłaty przez prezesa Oddziału i osobę
upełnomocnioną.
4. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie
wg dat wpływów i wydatków „do” kasy i „z” kasy.
5. Raport kasowy sporządza skarbnik Oddziału lub osoba upoważniona
przez prezesa Oddziału, w oparciu o zrealizowane dowody kasowe na
znormalizowanym druku w 2-ch egzemplarzach za okresy nie dłuższe
jak miesięczne, z czego: oryginał wraz z załącznikami przesłany jest do Biura
Zarządu Głównego SITPNiG/ OSIR , kopia zostaje zachowana w Oddziale.
6. Raport kasowy podpisuje osoba sporządzająca, skarbnik i prezes Oddziału.
7.
Prawidłowo sporządzony raport kasowy z załączonymi dowodami źródłowymi
dokładnie opisanymi /np. posiedzenie Zarządu Oddziału, odczyt, spotkanie
koleżeńskie, itp. z podaniem przeznaczenia zakupu, zatwierdzone przez osobę
upoważnioną zostaje przesłany do Biura Zarządu Głównego SITPNIG / OSiR
w terminie do każdego 10-go następnego miesiąca / jest to data wpływu,
a nie data wysyłki /.
Saldo kasy na koniec danego miesiąca, czy na koniec roku nie powinno
przekraczać kwoty 2,0 tys. PLN.
14
8. Do raportu kasowego za miesiąc grudzień należy obowiązkowo załączyć
protokół kontroli kasy, sporządzony przez powołaną komisję inwentaryzacyjną.
Nadwyżkę kasową należy wpłacić na konto bankowe Oddziału.
3. Zasady sporządzania list płac.
1/ W Oddziałach na wykonanie prac innych niż wynikających z umowy o pracę
zawierane są umowy cywilnoprawne. /zlecenia i o dzieło/
Umowy te sporządza według wzoru załączonego (zał D-11,D-12) skarbnik lub
osoba upoważniona przez prezesa, zostają podpisane przez zleceniodawcę
i zleceniobiorcę (pełnomocników. )
2/ Umowy o dzieło zawierane są na wykonanie określonego dzieła, w Oddziałach
będą to umowy zawierane na opracowanie i wygłoszenie referatów, odczytów,
wykładów itp.
3/ Wypłata należności z tytułów umów cywilnoprawnych może nastąpić
o ile spełnione są warunki :
a/ zawarta jest umowa zlecenia lub o dzieło,
b/ wystawiony jest rachunek przez wykonawcę za wykonanie pracy
zleconej w umowie,
c/ stwierdzenia przez prezesa Oddziału wykonania pracy zleconej.
d/ jeżeli jest więcej umów w miesiącu należy sporządzić listę płac dla każdego
tematu odrębnie.
4/ Oddziały zobowiązane są przekazać w/w podatek do biura Zarządu Głównego
SITPNIG / OSiR do dnia 20-go następnego miesiąca.
Biuro Zarządu Głównego SITPNIG/ OSIR przekazuje zbiorczą deklarację
P IT- 4R (roczną) i zaliczki na PDOF do Urzędu Skarbowego w Krakowie –
zgodnie z siedzibą płatnika obecnie Kraków - Śródmieście
5/ Umowy sporządzane są w 3-ch egz. z przeznaczeniem:
a/ oryginał – zleceniobiorca,
b/ 1-szą kopię należy przysłać do Biura Zarządu Głównego SITPNIG / OSiR,
z dokumentacją kasową,
c/ 2-gą kopię należy pozostawić w Oddziale.
6/ Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:
a/ okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie,
b/ nazwisko i imię zleceniodawcy,
c/ sumę wynagrodzeń brutto,
d/ sumę potraceń z podziałem na poszczególne tytuły,
e/ łączną sumę wynagrodzeń netto – do wypłaty.
7/ Listę płac sporządza osoba uprawniona przez prezesa Oddziału na podstawie
dokumentów wymienionych w punkcie 3, oraz innych dokumentów
stanowiących podstawę do sporządzenia listy płac.
Lista płac podpisywana jest przez:
- osobę sporządzającą ,
- osobę zatwierdzającą do wypłaty – prezesa Oddziału
8/ W zależności od rodzaju wypłaty (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło)
powinna być zachowana kolejność numeracji list płac.
15
9/ Oddziały prowadzą osobowe karty wynagrodzeń według załącznika D-13 (karta
wynagrodzeń)z tytułu wykonywanych umów zlecenia lub o dzieło, celem
sporządzenia rocznych informacji PIT z osiągniętych dochodów za dany rok
kalendarzowy i pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób
fizycznych.
Informację roczną o dochodach (PIT) z wyłączeniem tych dochodów , które
łącznie nie przekraczają kwoty określonej w ustawie PIT na dany rok art.13
punkt 2 i 5-9
otrzymują:
- zleceniobiorca ,
- Urząd Skarbowy zgodnie z miejscem zamieszkania zleceniobiorcy,
- a/a Oddział SITPNIG / Oddział OSIR.
4. Wniosek o zaliczkę.
Służy do uzasadnienia i udokumentowania wypłaty zaliczki na zakupy materiałów
towarów i usług.
Wniosek o zaliczkę sporządza wnioskodawca w 1 egz. na znormalizowanym druku.
Wniosek podpisuje zaliczkobiorca, zatwierdzają do wypłaty osoby upełnomocnione
Księgowość dokument dekretuje, księguje i archiwizuje.
Zaliczka winna być rozliczona w ciągu 7 dni od daty pobrania.
Do rozliczenia zaliczki należy załączyć oryginały rachunków, faktur itp.
Wszystkie zaliczki pobrane w roku kalendarzowym muszą zostać rozliczone na dzień
31 grudnia każdego roku i przekazane do Biura Zarządu Głównego SITPNiG
z raportem kasowym za miesiąc grudzień.
Wypłata zaliczki może nastąpić wyłącznie w formie gotówkowej w uzasadnionych
przypadkach dopuszcza się formę przekazu pocztowego, którego koszt obciąża koszty
Oddziału udzielającego zaliczki.
5. Delegacje służbowe.
Każda delegacja służbowa powinna być rozliczona na druku „Polecenie wyjazdu
służbowego”. Wyjazd na delegację zleca prezes lub wiceprezes Oddziału.
Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno nastąpić najpóźniej
w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki)
potwierdzające poszczególne wydatki.
W przypadku korzystania z samochodu służbowego do delegacji należy załączyć
ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez zlecającego wyjazd.
6. Zasady dokumentowania wyciągów bankowych .
1. Otrzymane z banku wyciągi z rachunku bankowego winny być sprawdzone przez
osoby do tego upoważnione z załączonymi do nich dokumentami.
O zaistniałych błędach niezwłocznie należy zawiadomić bank oraz wyjaśnić
nieprawidłowości.
2. Raport bankowy sporządza się na tym samym druku co raport kasowy, ręcznie
lub w dowolnym programie komputerowym, na podstawie wyciągów bankowych
dziennych lub wyciągu bankowego zbiorczego za okres jednego miesiąca
w sposób chronologiczny.
3. Należy zwracać uwagę na treść dowodów bankowych. Jeżeli istnieją wątpliwości
należy je wyjaśnić przed przekazaniem dokumentacji do Biura Zarządu Głównego.
16
4. Saldo końcowe w raporcie bankowym za dany miesiąc musi być zgodne z saldem
końcowym wykazanym na ostatnim wyciągu bankowym za dany miesiąc.
5. Raport bankowy podpisuje osoba sporządzająca, zatwierdza prezes Oddziału
i skarbnik .
6. Raport sporządzany jest w 2-ch egzemplarzach, z czego:
- oryginał wraz z załącznikami przesyłany jest do Biura Zarządu Głównego
SITPNIG / OSiR w terminie do 10-go dnia następnego miesiąca, którego raport
dotyczy / jest to data wpływu do BZG/,
- kopia pozostaje w dokumentach Oddziału.
Konta bankowe dla Oddziałów SITPNIG zakłada i rejestruje Biuro Zarządu Głównego,
na podstawie dokumentów przekazanych przez Oddziały SITPNiG. Dokumenty
dotyczące założenia konta podpisują prezes lub jeden z wiceprezesów i sekretarz
generalny.
III. Konferencje naukowo-techniczne, sympozja, seminaria, narady.
Na każdą z powyższych imprez organizator sporządza preliminarz zawierający
koszty i przychody oraz narzut na koszty bezpośrednie i wynik.
1. Koszty dotyczą :
- wszelkiego rodzaju wynagrodzeń / umowy zlecenia, umowy o dzieło
ewentualnie narzuty na w/w,/
- honoraria za referaty,
- materiały,
- delegacje,
- wyżywienie,
- hotel,
- wynajem sal,
- inne koszty związane z w/w zleceniem.
2. Wpływy mogą pochodzić z:
- wpłat z tytułu uczestnictwa / karty uczestnictwa/,
- wpłat sponsorów na podstawie zawartych umów darowizny,
- inne np. w czasie imprezy organizowanie wystaw, prezentacji, reklamy itp.
Otrzymane zaliczki, wpłaty na w/w imprezy należy zafakturować do 7 dni od daty
wpływu gotówki na konto bankowe.
Preliminarz po zatwierdzeniu przez prezesa Oddziału i skarbnika realizuje organizator
imprezy.
Ostateczne rozliczenie imprezy z załączonymi dowodami źródłowymi, zestawieniem
poniesionych kosztów i otrzymanych wpływów, oraz wykazanym wynikiem, należy
przesłać w 1 egzemplarzu do Biura Zarządu Głównego SITPNIG do 7 dni od daty
zakończenia imprezy.
W rozliczeniu należy podać informację, że wystawiono wszystkie faktury dotyczące
sprzedaży –podać numer od – do………
Termin przekazania wystawionych faktur VAT do Biura Zarządu Głównego ściśle
związany jest z terminem przekazania dokumentacji finansowej tj 10-go następnego
miesiąca.
17
IV. Wycieczki.
Zgodnie z § 10 p.13 Statutu - Stowarzyszenie realizuje swoje cele statutowe poprzez
organizowanie wycieczek szkoleniowo-technicznych i poznawczych krajowych
i zagranicznych. Limit środków przeznaczonych na wycieczki ujęty jest w planie
finansowym Oddziału na dany rok.
Na każdą wycieczkę krajową lub zagraniczną Oddział zobowiązany jest sporządzić
preliminarz kosztów i wpływów w ramach posiadanych środków pochodzących
głównie ze składek członkowskich , wpłat własnych uczestników wycieczki
( tj. osób stowarzyszonych w SITPNiG i nie stowarzyszonych, darowizn itp. oraz
z dopłat pochodzących z funduszy oddziału , itp.)
Koszty dotyczą:
- faktur wystawianych przez biura podróży / jeżeli organizacja wycieczki zlecona jest
do biura podróży/,
- koszty transportu,
- noclegów,
- ubezpieczeń,
- przewodnika,
- biletów wstępu do zwiedzanych obiektów.
Wpływy:
- odpłatność uczestników wycieczki / zmniejszające koszty imprezy/
- wpłaty sponsorów
W ramach posiadanych funduszy, dla osób stowarzyszonych w SITPNiG Oddział
może przeznaczyć środki na wsparcie finansowe i organizacyjne wycieczki - nie rodzi
to skutków podatkowych dla uczestników stowarzyszonych w SITPNiG
Wysokość wsparcia każdorazowo akceptuje odrębna Uchwała Zarządu Oddziału.
Z powyższego mogą korzystać tyko członkowie SITPNIG.
W wycieczkach mogą uczestniczyć osoby z poza Stowarzyszenia przy
odpłatności 100 %.
Wpłaty uczestników mogą być dokonywane kasy lub na konto bankowe Oddziału,
na podstawie imiennej listy, na podstawie której wystawiony jest zbiorczy dowód „KP”.
Wpłaty do kasy winny być odprowadzane na konto bankowe Oddziału.
Zapłaty faktur należy dokonać drogą bezgotówkową w formie przelewu bankowego.
W terminie 14-tu dni po zakończeniu wycieczki Oddział zobowiązany jest dokonać
rozliczenia. Rozliczenie należy sporządzić w 2 egz. i co najmniej w rozliczeniu należy
ująć:
- Uchwałę Zarządu Oddziału o przekazaniu środków na organizację wycieczki,
- program naukowo-techniczny i materiały konferencyjne, itp.
- kserokopię faktur VAT z biura turystycznego ,umowę/zamówienie na usługi ujęte
w preliminarzu wycieczki,
- zestawienie wpłat uczestników z podaniem nr „KP”, lub dowody wpłat z wyciągu
bankowego z podaniem numeru pozycji wyciągu,
- sprawozdanie z wyjazdu,
.
18
V. Inne imprezy okolicznościowe.
Oprócz w/w imprez Oddziały organizują imprezy okolicznościowe np. jubileusze,
gwarki, combry, spotkania z młodzieżą szkolną, konkursy itp.
Na każdą imprezę winny być sporządzane preliminarze zawierające koszty imprezy
i wpływy np. z tytułu udziału osób w imprezie, dofinansowania przez zakłady pracy itp./.
Preliminarz zatwierdza prezes Oddziału i skarbnik. Imprezę okolicznościową należy
rozliczyć w miesiącu, w którym została zorganizowana, nie później niż do końca
następnego miesiąca . Wszystkie dokumenty dotyczące rozliczenia należy załączyć do
raportu kasowego za dany miesiąc.
VI. Działalność szkoleniowa i rzeczoznawstwo.
Do każdego tematu szkoleniowego, czy pracy w zakresie rzeczoznawstwa sporządza
się kalkulację zawierającą koszty i przychody oraz narzut na koszty bezpośrednie i
wynik.
Koszty dotyczą :
- wszelkiego rodzaju wynagrodzeń/umowy zlecenia, umowy o dzieło wg.
załączonych wzorów wraz z rachunkami – załącznik D-11,D-12
- faktury podwykonawców,
- delegacje,
- inne koszty związane z w/w zleceniami.
Prace zakończone przez rzeczoznawców odbierane są przez Radę Techniczną
Rzeczoznawców i przedstawiane do przyjęcia zamawiającemu w terminie 14 dni od ich
zakończenia.
Ostateczne rozliczenie zadań z załączonymi dokumentami źródłowymi, zestawieniem
poniesionych kosztów i otrzymanych wpływów, oraz wykazanym wynikiem, należy
przesłać w 1 egz. do OSIR do 10-tego następnego miesiąca.
VII. Inwentaryzacja.
Przez inwentaryzację należy rozumieć ogół czynności zmierzających
do ustalenia rzeczywistego stanu majątku Oddziału SITPNIG.
Inwentaryzacji dokonuje się na podstawie Zarządzenia sekretarza generalnego
SITPNIG lub prezesa Oddziału.
Zespoły spisowe do przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje prezes
Oddziału.
1/ Do zakresu prac inwentaryzacyjnych należy:
- spis z natury składników majątkowych Oddziału/ spisu z natury należy dokonać
na typowych drukach „Arkusz spisu z natury” ( Zał Nr D-10 ) ,
- zbadanie, ustalenie i wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych
między stanem rzeczywistym, a ewidencyjnym oraz wskazania sposobu ich
rozliczenia,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych
za powierzone mienie,
- dokonanie oglądu inwentaryzowanych składników majątkowych dla oceny
ich gospodarczej przydatności,
- kontrola zabezpieczenia mienia,
- inwentaryzacja prac, szkoleń rozpoczętych – nie zakończonych prac
na 31 grudnia br.
19
2/ Metody inwentaryzacji :
a/ spis z natury ilości składników majątkowych, wycena tych ilości,
porównanie ich z danymi w księgowości,
w szczególności inwentaryzacją należy objąć:
- środki pieniężne w kasie Oddziału,
- składniki majątkowe objęte ewidencją ilościową,
- środki trwałe objęte ewidencją ilościową i ilościowo-wartościową.
b/ Inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald podlegają:
- środki zgromadzone na rachunkach bankowych /konta bieżące oraz lokaty/,
- należności, pożyczki i zobowiązania dotyczące pracowników (sporządza je
Biuro Zarządu Głównego / OSiR),
- własne składniki majątkowe poza jednostką, powierzone obcym
kontrahentom.
Wymagane jest uzyskanie od kontrahentów pisemnych potwierdzeń sald,
c/ Inwentaryzacja metodą weryfikacji4/ Terminy Inwentaryzacji:
a/ na koniec roku tj. 31.XII inwentaryzacji podlegają
- środki pieniężne w kasie,
- papiery wartościowe,
- stan konta bankowego,
- stan lokat,
- produkcja w toku / nie zakończone zlecenia/
b/ w ciągu ostatniego kwartału roku bieżącego:
- zapasy materiałów,
- zapasy towarów,
- środki trwałe / raz na 4 lata /
- wyposażenie,
- należności i zobowiązania.
Stan ustalony drogą spisu z natury porównuje się ze stanem wynikającym
z uzgodnienia ksiąg inwentarzowych i rachunkowych, nie później niż na dzień
bilansowy, z uwzględnieniem zmian, jakie miały miejsce pomiędzy dniem spisu,
a dniem wyprowadzenia stanu księgowego.
5/ Uzgodnienia sald z kontrahentami należy dokonać w ciągu ostatniego
kwartału roku obrotowego i pierwszej połowy miesiąca kolejnego
roku /uzgodnienia dokonuje księgowość Biura Zarządu Głównego/OSiR/
6/ Ujawnione różnice inwentaryzacyjne należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego
roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.
7/ Arkusze spisu z natury mają charakter dowodów źródłowych, podobnie
jak protokół kontroli kasy.
Arkusz spisu z natury należy wypełnić zgodnie z jego treścią, rzetelnie i czytelnie
Po wpisaniu ostatniej pozycji źródłowej na ostatnim arkuszu spisu z natury
umieścić należy klauzulę następującej treści:
„Spis rozpoczęto na str. …… i zakończono na str. …..
Ostatnia pozycja spisu nosi liczbę porządkową Nr……”
20
Poszczególne arkusze spisu z natury podpisują wszystkie osoby biorące udział
w inwentaryzacji czyli Komisja Inwentaryzacyjna.
Członkiem Komisji Inwentaryzacyjnej nie może być osoba odpowiedzialna za
inwentaryzowany majątek.
8/ Inwentaryzacja gotówki w kasie polega na porównaniu gotówki w kasie
ze stanem /saldem/ w ostatnim raporcie kasowym.
Ustalenia kontroli należy ująć w protokole Komisji Inwentaryzacyjnej.
Protokół musi zawierać co najmniej:
- skład osobowy Komisji dokonującej spisu,
- imię i nazwisko kasjera,
- datę kontroli,
- dane dotyczące ostatniego raportu kasowego, a w szczególności
jego numer i datę, numer ostatniego dokumentu przychodowego i jego
kwotę, numer ostatniego dokumentu rozchodowego i jego kwotę
oraz saldo końcowe raportu kasowego,
- wykaz gotówki w kasie - osobno poszczególne nominały monet i banknotów,
- wykaz książeczek czekowych, z podaniem numeru i serii ostatniego
wykorzystanego czeku w każdej z książeczek,
- wykaz innych wartości znajdujących się w kasie / np. weksle depozyty/,
- podpisy członków Komisji oraz kasjera.
Rozdzielnik:
Arkusze spisu z natury i protokół Komisji Inwentaryzacyjnej:
1/ oryginał do Biura Zarządu Głównego SITPNIG/OSiR,
2/ kopia pozostaje w dokumentacji Oddziału.
21
Załącznik Nr 1
do Instrukcji obiegu dokumentów
finansowo-księgowych
w Oddziałach SITPNiG/OSIR
Instrukcja naliczania składek ZUS na ubezpieczenia społeczne
i ubezpieczenie zdrowotne przy zawieraniu umów o dzieło i umów zleceń
1.Umowa o dzieło.
- pełnemu ubezpieczeniu tj. emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i zdrowotnemu
podlega własny pracownik, pracujący emeryt ,rencista.
- nie podlega ubezpieczeniom:
osoba nie pracująca,
emeryt , rencista nie zatrudniony na umowę o pracę ,
obcy pracownik.
2. Umowa zlecenia.
- wszystkim ubezpieczeniom podlega
- własny pracownik
ubezpieczeniu zdrowotnemu podlega
- pracujący emeryt, rencista
- wszystkim ubezpieczeniom z tyt. pierwszej umowy zawartej z jednym
zleceniodawcą, podlega
- emeryt, rencista nie pracujący
z tyt. drugiej umowy nie podlega ubezpieczeniom obowiązkowym lecz
dobrowolnym i zawsze podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu
wszystkim ubezpieczeniom z tyt. pierwszej umowy zawartej z jednym
zleceniodawcą , z tyt. drugiej umowy nie podlega ubezpieczeniom
- osoba niepracująca
ubezpieczeniu zdrowotnemu podlega:
- obcy pracownik - pracujący
żadnemu ubezpieczeniu nie podlega
osoba ucząca się do 26 lat
O zawarciu umów należy poinformować Biuro Zarządu Głównego/ OSiR
SITPNIG, w ciągu 2 dni od zawarcia umowy należy również przesłać wypełniony druk
ZUA do pełnego ubezpieczenia społecznego, ZZA do ubezpieczenia zdrowotnego.
3.Stawki ubezpieczeniowe
-
pracownik zleceniobiorca
9,76 %
1,50 %
2,45 %
9%
ubezpieczenie emerytalne
ubezpieczenie rentowe
ubezpieczenie chorobowe
ubezpieczenie zdrowotne
fundusz pracy
fundusz świadczeń gwarantowanych
ubezpieczenie wypadkowe
pracodawcazleceniodawca
9,76 %
4,50 %
2,45%
0,10 %
1,67 %
22
Przykład 1 :
rachunek umowa zlecenie -
obcy pracownik - pracujący
wynagrodzenie
brutto
500,00
koszty uzyskania przychodu 20%
100,00
podstawa netto do podatku
400,00
podatek 18 %
72,00
ub. zdrowotne 9%
/500,00 x 9%/
45,00
7,75 % /500 x 7,75%/
38,75
1,25 % / 500 x 1,25%/
6,25
podatek do urzędu skarbowego
/ 72 zł – 38,75zł/ zaokrąglić do pełnych złotych 33,00
kwota netto
do wypłaty
422,00
/ 500,00 – 45,00 – 33,00 /
Do Biura Zarządu Głównego / OSiR do rozliczenia
z US i ZUS należy przekazać:
- Podatek dochodowy osób fizycznych
33,00
- Składki ubezpieczenia zdrowotnego 9%
45,00
Razem
78,00
Przykład 2 :
rachunek umowa zlecenie -własny pracownik, osoba
emeryt, rencista
wynagrodzenie
brutto
- ubezp. emerytalne 9,76 %
- ubezp. rentowe
1,50 %
- ubezp. chorobowe 2,45 %
nie pracująca
500,00
48,80
7,50
12,25
ZUS razem
68,55
brutto minus składki zus
koszty uzyskania przychodu20%
podstawa netto do podatku
podatek 18 % zaokrąglamy do pełnych zł.
podstawa na ubezp. zdrowotne
ub. zdrowotne 9%
/431,45 x 9%/
431,45
86,29
345,00
62,00
431,45
38,83
7,75 % /500 x 7,75%/
1,25 % / 500 x 1,25%/
33,44
5,49
podatek do US
/ 62,00 – 33,44 zł/ zaokrąglić do pełnych złotych
do wypłaty
/ 500,00 – 68,55 - 38,83 – 29,00 /
Do Biura Zarządu Głównego / OSiR do rozliczenia
z US i ZUS należy przekazać
- podatek dochodowy osób fizycznych
- składki ubezpieczenia zdrowotnego 9%
- składki ZUS pracownik
- składki ZUS pracodawca
Razem
23
29,00
363,62
29,00
38,83
68,55
92,40
228,78
Przykład 3 :
rachunek umowa zlecenie umowa o dzieło
uczeń – student
wynagrodzenie brutto
koszty uzyskania przychodu 20%
podstawa netto do podatku
podatek 18 %
wynagrodzenie netto do wypłaty
/ 500,00 –72,00 /
Do rozliczenia z US do Biura Zarządu Głównego / OSiR
należy przekazać
- podatek dochodowy osób fizycznych
24
500,00
100,00
400,00
72,00
428,00
72,00