MANUAL stażysty - Akademia Morska w Szczecinie

Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Instrukcja „krok po kroku” dla osób wyjeżdzających na staż zagraniczny
w ramach projektu „MARINE POWER - podniesienie jakości kształcenia na kierunku
mechatronika Akademii Morskiej w Szczecinie”
I. Przed wyjazdem na staż zagraniczny
1.
Należy sprawdzić ważność paszportu lub dowodu osobistego (w przypadku wyjazdu do kraju UE ze strefy Schengen).
Paszport powinien być ważny przez co najmniej 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia stażu.
2.
Należy sprawdzić, czy w przypadku wyjazdu do danego kraju wymagana jest wiza i jakie są procedury wizowe, tj. przede
wszystkim ile czasu upływa od złożenia wniosku do uzyskania wizy.
3.
Należy sprawdzić, czy w przypadku wyjazdu do danego kraju wymagane są dodatkowe pozwolenia (np. pozwolenie na
pobyt) lub dodatkowe dokumenty (np. formularz A1 z ZUS w przypadku krajów spoza UE).
4.
Należy skontaktować się z ośrodkiem naukowo-badawczym, w którym odbywać się będzie staż i ustalić:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Dokładną nazwę ośrodka naukowo badawczego, NIP1 oraz osobę upoważnioną do reprezentowania placówki2.
Termin przyjazdu i wyjazdu (należy ustalić dokładne daty co jest niezbędne m.in. do rezerwacji biletów i noclegów).
Program stażu (program musi zawierać zadania do wykonania rozpisane na każdy tydzień).
Personalia opiekuna stażysty.
Wymagania finansowe ośrodka za dostęp stażysty do laboratoriów, pomieszczeń, zajęć, bibliotek itp.
Personalia osoby, z którą w sprawie umowy będzie kontaktowała się asystentka kierownika projektu.
Wszystkie ww. informacje należy przekazać asystentce kierownika projektu3 minimum 3 miesiące przed planowanym stażem.
5.
Ponadto należy ustalić szacunkowy koszt:
a)
b)
Transportu ze wskazaniem przewoźnika.
Noclegu ze wskazaniem miejsca.
Ww. informacje należy przekazać asystentce kierownika projektu³ minimum 2 miesiące przed planowanym stażem.
6.
Przygotowanie umowy z ośrodkiem naukowo-badawczym oraz uczestnikiem projektu
a)
b)
Asystentka kierownika projektu na podstawie ww. informacji przygotowuje umowę z ośrodkiem i wysyła ją do podpisu.
Asystentka kierownika projektu przygotowuje umowę ze stażystą.
Obie umowy powinny być zawarte minimum 1 miesiąc przed planowanym wyjazdem na staż.
Jeśli do danego kraju wymagana jest wiza, to należy ją uzyskać przed zawarciem umowy.
7.
Po zawarciu ww. umów uczestnik może rezerwować nocleg oraz bilety u wybranego przewoźnika pod warunkiem, że:
a)
b)
Przy stażu 1 miesięcznym łączny koszt noclegów i transportu w obie strony nie przekracza 12.880 zł (tj. 336,00 zł x 30 noclegów
+ 2 800,00 zł koszt transportu).
Przy stażu 2 miesięcznym łączny koszt noclegów i transportu w obie strony nie przekracza 22.960 zł (tj. 336,00 zł x 60 noclegów
+ 2 800,00 zł koszt transportu).
Przekroczenie ww. stawek jest dopuszczalne w wyjątkowych przypadkach tylko za zgodą kierownika projektu. Wybór konkretnego
przewoźnika oraz miejsca zakwaterowania musi zostać zaakceptowany przez kierownika projektu. Rezerwacja biletów oraz noclegów
powinna zostać dokonana najpóźniej 14 dni przed planowanym wyjazdem na staż.
8.
Pobranie zaliczki. W tym celu należy:
a)
b)
1
2
3
Wypisać druk delegacji i uzyskać podpis kierownika projektu oraz przełożonego.
Zwrócić się do działu CTTM z wnioskiem o wypłacenie zaliczki w złotówkach przelewem na konto
(CTTM pomaga przy jego wypełnieniu).
Jeśli dotyczy.
Chodzi o osobę uprawnioną do podpisania umowy z AM.
Asystent kierownika projektu: Małgorzata Grab, pok. 251 przy ul. Wały Chrobrego 1-2, tel. wew. 411, E: [email protected]
str. 1
str. 2
9.
Sprawy ubezpieczeniowe:
a)
b)
c)
d)
Należy uzyskać z NFZ europejską kartę ubezpieczenia zdrowotnego EKUZ (karta wydawana jest bezpłatnie w oddziale NFZ „od
ręki” i obowiązuje wyłącznie w krajach UE i EFTA).
Zaleca się wykupienie dodatkowego ubezpieczenia zdrowotnego honorowanego w kraju, w którym odbywany będzie staż
(szczególnie w przypadku krajów spoza UE i EFTA, gdzie nie obowiązuje karta EKUZ).
Zaleca się wykupienie ubezpieczenia NNW, OC oraz z tytułu podróży.
Koszt ubezpieczeń nie jest refundowany w ramach projektu.
II. W trakcie stażu
1.
Należy wypełniać dzienniczek stażu, który jest wymagany w celu rozliczenia wyjazdu 4.
2.
Należy gromadzić informacje do prezentacji wymaganej po przyjeździe ze stażu.
3.
Należy podejmować działania oraz nawiązywać kontakty, które w przyszłości mogą zaowocować:
a)
b)
c)
Wspólnymi projektami międzynarodowymi AM oraz wybranego ośrodka badawczego (np. w ramach Programów Ramowych UE);
Wymianą studencką w przypadku uniwersytetów (np. w ramach programu ERASMUS lub Study Abroad);
Współpracą z zagranicznymi firmami (np. wspólne projekty, 3-miesięczne staże studentów AM w firmach w ramach programu
ERASMUS lub staże/praktyki uczelnianie).
III. Po przyjeździe ze stażu
1.
Rozliczenie finansowe wyjazdu.
a)
b)
c)
2.
Należy dostarczyć do CTTM faktury5 za noclegi oraz faktury od przewoźników wraz z biletami.
Należy dostarczyć do CTTM uzupełniony druk delegacji.
Delegację należy rozliczyć w okresie 14 dni od powrotu.
Należy zgłosić się do biura projektu w okresie 7 dni od dnia powrotu i przekazać dzienniczek stażu w wersji elektronicznej
i papierowej wraz z podpisem opiekuna stażysty.
Brak wypełnionego i podpisanego dzienniczka stażu skutkować będzie nierozliczeniem delegacji i uznaniem kosztów za
niekwalifikowane.
3.
4
5
Wymagania odnośnie prezentacji, którą stażysta musi obowiązkowo przeprowadzić po przyjeździe ze stażu:
a)
b)
c)
d)
W ciągu 2 tygodni od przyjazdu należy ustalić termin prezentacji z kierownikiem projektu.
Prezentacja będzie dostępna dla pracowników AM (zwłaszcza dydaktyków WM) oraz samorządu studenckiego.
Czas trwania prezentacji powinien wynieść około 45 minut.
Stażysta powinien w trakcie prezentacji:
e)
 podsumować staż,
 podzielić się zdobytą wiedzą i spostrzeżeniami (zwłaszcza z dydaktykami WM),
 przedstawić listę propozycji, które można by wdrożyć na WM (zwłaszcza w obszarze dydaktyki, ale nie tylko),
 przedstawić zdobyte kontakty oraz możliwości ich wykorzystania (np. wymiana studencka, wspólne projekty itp.).
Prezentacja będzie nagrywana na potrzeby dokumentacji projektu.
Dzienniczek należy wypełniać w formie elektronicznej na wzorze przekazanym z biura projektu.
Faktura musi być wystawiona na uczelnię. Dane do faktury:
Akademia Morska w Szczecinie
ul. Wały Chrobrego 1-2
70-500 Szczecin
NIP: PL8510006388
str. 3