Time Master – zyskaj władzę nad czasem

Transkrypt

Time Master – zyskaj władzę nad
czasem
© Copyright by Michał Ksiądzyna 2010
Niniejsza publikacja może być kopiowana oraz dowolnie rozprowadzana tylko i
wyłącznie w formie dostarczonej przez Autora. Zabronione są jakiekolwiek zmiany w
zawartości publikacji bez pisemnej zgody Autora.
© Copyright by Michał Ksiądzyna 2010 • www.topmenedzer.pl • Strona 1
Wstęp:
Gratuluję Ci ściągnięcia tego e-booka. Sam fakt, że to zrobiłeś oznacza, że chcesz zwiększyć swoją
efektywność i lepiej zarządzać swoim czasem. Zarządzanie czasem oznacza robienie więcej w
krótszym czasie, lepsze jakościowo spędzanie czasu oraz czerpanie większej satysfakcji z tego co
robisz.
Osobiście uważam, że każdy powinien stale doskonalić się w zarządzaniu sobą w czasie. Dlatego
chciałbym podzielić się ze wszystkimi tymi, którzy chcą z mojej wiedzy skorzystać, metodami
i technikami zyskiwania kontroli nad czasem, które wprowadziłem i udoskonaliłem.
E-book jest krótki – szanuję Twój czas. Wyrzuciłem z niego wszystko, co mogłoby być zbędne i nie
przyczyniałoby się do zwiększenia Twojej efektywności wykorzystania czasu.
W pierwszej części znajdziesz informacje o starych, sprawdzonych metodach na opanowanie zadań
i formułowanie celów. Jeśli posiadłeś już dawno te podstawy, możesz pominąć ten rozdział i przejść
dalej lub dla przypomnienia szybko go przejrzeć, może znajdziesz coś ciekawego dla siebie.
W drugiej części krótko scharakteryzowałem podstawowe pułapki związane z zarządzaniem czasem.
Pracoholizm, perfekcjonizm, stres, słabe zdrowie, rozpraszacze i nieumiejętne stawianie sobie celów
to zabójcy produktywności. Te sprawy mogą być dla Ciebie oczywiste, więc potraktuj ten rozdział jak
listę kontrolną. Sprawdź, czy przypadkiem nie wpadłeś w którąś z pułapek.
Ostatni rozdział to prawdziwy cel napisania tego e-booka. Tu zawarłem te metody, który przyczyniły
się do największego wzrostu mojej efektywności i z powodzeniem mogą przyczynić się do zwiększenia
Twojej. Wszystkie są sprawdzone i skuteczne. Aby z nich skorzystać, powinieneś jednak znać
podstawy i pozbyć się ograniczeń – dopiero wtedy będą naprawdę działać.
Życzę miłej lektury
Michał Ksiądzyna
Kilka słów o autorze
Przygodę z biznesem rozpocząłem od założenia firmy szkoleniowej.
Następnie założyłem i rozwinąłem dobrze prosperującą Agencję
Reklamową.
Obecnie rozwijam 3 większe biznesy, w tym jeden razem z Aniołem
Biznesu. Moj blog www.topmenedzer.pl odwiedza 20 000 osób
miesięcznie. Specjalizuję się w marketingu w internecie oraz
zarządzaniu. W wolnych chwilach organizuję konferencje i doradzam
w zakresie marketingu.
Spis treści
Wstęp:...............................................................................................................................................2
Kilka słów o autorze...........................................................................................................................2
Spis treści...........................................................................................................................................3
Rozdział 1 - podstawy...............................................................................4
Cele (SMART).....................................................................................................................................4
Lista zadań i priorytety......................................................................................................................5
Macierz Eisenhauera.........................................................................................................................6
Jeszcze kilka słów do Macierzy Eisenhauera......................................................................................7
Kalendarz...........................................................................................................................................7
Ergonomia miejsca pracy...................................................................................................................8
Mierzenie czasu.................................................................................................................................8
Rozdział 2 - Pułapki..................................................................................9
Pracoholizm.......................................................................................................................................9
Perfekcjonizm..................................................................................................................................10
Rozpraszacze....................................................................................................................................10
Stres.................................................................................................................................................11
Rutyna.............................................................................................................................................11
Zdrowie............................................................................................................................................12
Cele – nieumiejętne stawianie celów..............................................................................................12
Rozdział 3 – Techniki Time Mastera.......................................................14
Czy zauważyłeś u swojej nogi przykutą łańcuchem, wielką, żelazną kulę?.......................................14
Stan flow..........................................................................................................................................15
Momentum.....................................................................................................................................15
Ile jest wart Twój czas?....................................................................................................................17
Outsourcing.....................................................................................................................................18
60 minut – tyle wystarczy................................................................................................................19
Bądź jak miecz samurajski, który przecina ale się nie łamie.............................................................20
Kaizen..............................................................................................................................................20
Lista kontrolna.................................................................................................................................22
Rozdział 1 - podstawy
Cele (SMART)
Sam proces ustalania celów jest wysoko motywującym do działania zajęciem. Nie ma nic gorszego niż
zmierzanie w nieznanym kierunku – kiedy wiemy czego chcemy, reszta jest tylko kwestią wykonania
planu. Trzeba jednak wiedzieć jak stawiać cele. Źle postawiony cel jest wart tyle samo co brak celu.
Ponieważ dawno już została wymyślona prosta metoda stawiania celów przez George'a T. Dorana , nie
mam zamiaru wymyślać koła na nowo. Ta metoda to SMART.
Każdy cel, aby miał sens powinien być:
S – prosty (simple) – czyli prosty w przekazie i łatwy do zrozumienia
M –mierzalny (measurable) – aby można było mierzyć stopień jego realizacji
A – osiągalny (achievable) – możliwy do osiągnięcia, realistyczny
R – istotny (relevant) – osiągnięcie celu musi być dla nas ważne
T – określony w czasie (timely defined) – wiemy kiedy zaczyna się i kiedy kończy jego realizacja
Przykłady celów które są i nie są SMART:
Zarobię dużo pieniędzy – nie SMART
Zarobię milion złotych przed trzydziestką – SMART
Popracuję sobie dzisiaj – nie SMART
Dziś będę pracował przez 8 godzin – SMART
Jutro zajmę się mailami, które nazbierały mi się na skrzynce – nie SMART
Jutro odpowiem na 100 e-maili, które nazbierały mi się na skrzynce – SMART
Jestem pewien, że łapiesz i doskonale potrafisz odróżnić cel, który jest SMART od takiego, który nie
jest. Pamiętaj tylko, aby faktycznie stosować te zasady przy formułowaniu celów.
Ostatnia zasada – cele muszą być zapisane. Cel niezapisany często nam umyka, często się
zniekształca, często nagina. Natomiast zapisany na papierze ma tę magiczną moc wyrycia się w naszej
świadomości i podświadomości, co skutkuje jego realizacją. Jeśli faktycznie chcesz osiągnąć cel –
zapisz go. Jeśli nie chcesz osiągnąć celu – zapomnij o nim.
Teraz sporządź listę swoich celów.
Lista zadań i priorytety
Każdego dnia przed rozpoczęciem pracy warto zrobić sobie listę zadań do wykonania. Kiedy wiemy,
co jest do zrobienia oszczędzamy masę czasu i łatwo wybieramy te zadania, które mają sens.
Niektórzy lubią określać swoje zadania wieczorem, według mnie jednak ze względu na efekt
motywujący tworzenia listy lepiej robić to rankiem – sam sprawdź i znajdź najlepszy dla Ciebie
sposób.
Zadania powinny być małe (maksymalnie na godzinę realizacji) – jeśli masz coś większego do
zrobienia, rozbij to na mniejsze zadania. Wysłanie 100 maili do klientów z okazji świąt możesz rozbić
na dwa kawałki po 50. Po co to robić? Opisuję w dalszej części tego e-booka.
Niektórzy zapisują swoje zadania na papierze. W moim przypadku to się w ogóle nie sprawdza.
Kalendarz się do tego nie nadaje, noszenie ze sobą sterty papierów też nie. Ponieważ pracuję głównie
przy użyciu komputera, zainstalowałem program do zarządzania listą zadań. Świetne, darmowe
narzędzie, które sprawdza się wyśmienicie do zarządzania listą zadań: To-Do DeskList
Program można pobrać i używać zupełnie za darmo z: http://www.dextronet.com/to-do-desklist.php
Kiedy masz już listę zadań, przydziel poszczególnym pozycjom priorytet – zwykły lub ważny.
Nie polecam używania niskiego priorytetu. Jeśli coś ma niski priorytet, po co w ogóle się tym
zajmować?
Znasz zasadę Pareto? 80% efektów uzyskujesz wykonując 20% swoich zadań. Skup się na tych
ważnych zadaniach, zostaw nieważne i jeśli wystarczy czasu zrób te zwykłe.
Zwykłe zadania to takie, które musisz wykonać, ale nie posuwają Cię za bardzo w realizacji Twoich
celów. Ważne zadania to takie, od których bardzo dużo zależy. Na każde 10 zadań wybierz 2-3
priorytetowe. Przykładaj szczególną wagę do ich wykonania, nie odkładaj ich na później i pamiętaj,
że to od ich realizacji zależy to, czy pracujesz efektywnie, czy nie.
Macierz Eisenhauera
Zgodnie z tą metodą sprawy dzielimy na cztery kategorie według 2 kryteriów:
Ważne i pilne – np. kryzysy
Ważne i niepilne – np. strategia
Nieważne i pilne – np. telefony od znajomych
Nieważne i niepilne – złodzieje czasu
Pilne
Ważne Sytuacje kryzysowe
Sprawy zaległe
Bardzo ważne zadania do
wykonania na teraz
Nie ważne Rozmowy „o pogodzie”
Telefony od znajomych w godzinach
pracy
Niektóre spotkania
Niepilne
Planowanie
Zapobieganie
Myślenie strategiczne
Budowanie relacji
Szukanie możliwości
Złodzieje czasu
Kiedy swoje zadania podzielimy już na odpowiednie kategorie, wystarczy zacząć działać zgodnie
z następującymi wytycznymi:
Pilne
Ważne Zrób teraz lub deleguj
kompetentnej osobie.
Nie ważne Najlepiej deleguj, jeśli nie możesz
delegować, wykonaj po zadaniach
ważnych.
Niepilne
Ustal datę, kiedy zajmiesz się tym
zadaniem – tego dnia, staje się ono
pilne.
Zapomnij, zakop, nie wykonuj, rób po
pracy jeśli chcesz
Banalnie proste, a ile porządku i jasności wprowadza w nasze zadania.
Jeszcze kilka słów do Macierzy Eisenhauera
Oprócz podziału na ważne-nieważne i pile-niepilne wprowadzam jeszcze jeden podział zadań –
na takie, które pozostawione samym sobie narastają i stają się bardziej problematyczne i takie, które
z czasem same się rozwiązują. Tych pierwszych jest więcej, ale rozwiązywanie tych drugich to
zwyczajnie zmarnowany czas. Zastanów się krótko nad swoimi zadaniami – czy nie należą
przypadkiem do tej drugiej grupy. Zbyt często spotykam się z przypadkami przejmowania się
i rozwiązywania problemów, które nie wystąpiły, albo problemów, które same się rozwiążą.
Dla większości z Was może wydawać się to dziwne, ale pozwólcie, że podam Wam dwa przykłady.
Wszelkie niewiadome zaliczają się do problemów, których nie ma. Wiele razy zdarzyło mi się podczas
burzy mózgów odnośnie strategii na najbliższe pół roku, że były pewne niewiadome, które albo trzeba
było sprawdzić poprzez badania, albo, jak to się mówi „wyjdą w praniu”. Zauważyłem dziwną
tendencję niektórych osób do rozwodzenia się „co będzie jeśli…” – często jest to efekt strachu przed
niewiadomą. Jeśli coś ma wyjść w praniu, to wyjdzie i wtedy trzeba będzie odpowiednio zareagować
na ten fakt. Rozwiązuj tylko te problemy, które faktycznie występują.
Wszelkie przypadki, kiedy czas działa na naszą korzyść – jeśli wszystko zmierza w dobrym kierunku,
po co majstrować przy całej sprawie? Przestępca, który został skazany w swoim kraju i uciekł, nie
wraca przed terminem przedawnienia. Ty byś wrócił? Zawsze bądź gotowy, ale nie działaj w
przypadkach, które nie wymagają Twojego działania.
Proste i łatwe do zastosowania.
Kalendarz
Nieodłączny przyjaciel każdego zajętego człowieka. Jeśli często spotykasz się z innymi ludźmi, jeśli
prowadzisz biznes to spotkania są pewnie większością Twojej pracy, musisz nad nimi zapanować.
Kiedyś nie miałem kalendarza i zapamiętywałem, kiedy z kim mam się zobaczyć. Byłem nawet dumny
z tego, że inni muszą zapisywać, a ja wszystko pamiętam. Kiedy liczba spotkań w ciągu dnia rosła,
stawało się to coraz trudniejsze. Nie było problemem zapamiętanie kiedy, z kim i gdzie się widzę.
Problemem było to, że czasami wprowadzane były zmiany przez drugą stronę – zamiast na Rynku,
spotkajmy się w Galerii, zamiast o 10:00 o 10:30 itd. W pewnym momencie sytuacja stała się na tyle
problematyczna, że niektóre spotkania całkiem wypadały mi z głowy (zwłaszcza te na sporo dni
wprzód), w innych przypadkach pojawiałem się nie w tym miejscu i czasie co trzeba. Stan ten
oczywiście nie mógł trwać długo – szybko kupiłem kalendarz i od tego czasu się z nim nie rozstaję
(oczywiście co roku kupuję nowy).
Gdybym miał go od początku, byłbym gotowy na nagły wzrost intensywności spotkań w ciągu dnia,
oszczędziłbym sobie i kilku innym osobom czasu i frustracji. Nie dopuść do wystąpienia tego
problemu – kup kalendarz i używaj go.
Ergonomia miejsca pracy
Ten temat jest już tak oczywisty, że aż dziw, że muszę go poruszać, ale większość z nas pracuje w małoergonomicznym środowisku.
Chcesz przykładu? Jakiej myszki używasz? Zwykłej za 20zł? A może superkształtnej i ergonomicznej?
Polecam zainstalować sobie prosty programik do zliczania ilości kliknięć i odległości jakie pokonuje
nasz kursor http://whatpulse.org/downloads/
W ciągu dnia zbiera się tego trochę. Jeśli więcej jeździsz, a mniej klikasz, pewnie lepsza będzie dla
Ciebie myszka o wygodnym kształcie, na której dłoń może odpoczywać. Ja dużo klikam, więc
zakupiłem myszkę zaprojektowaną dla profesjonalnych graczy i od tego czasu pracuję szybciej,
wygodniej i nie denerwuje mnie powolność zwykłej myszki.
Oczywiste sprawy, to: biurko, krzesło, klawiatura i inne narzędzia pracy, porządek.
Równie ważne jest posiadanie w zasięgu: wody, kosza na śmieci, długopisu, czystych kartek i innych
rzeczy, z których bardzo często korzystasz.
Mierzenie czasu
Jeśli nie wiesz ile czasu przeznaczasz na różne czynności w ciągu dnia, skąd będziesz wiedział, co
trzeba poprawić? Musisz wiedzieć co robisz i jak dużo czasu Ci to zajmuje, aby na tej podstawie
podejmować skuteczne działania poprawiające Twoje zarządzanie czasem.
Zapisywanie na kartce kiedy zaczynasz i kończysz każdą czynność jest pracochłonne i nieefektywne.
Nie polecam takiego rozwiązania; są lepsze.
Polecam program, który stworzył i rozwija mój znajomy - Kamil Rudnicki. Prostą aplikację instalujemy
na komputerze i programik zbiera dla nas informacje o tym, jakich programów używaliśmy, jakie
strony przeglądaliśmy i jak długo to trwało. Program jest nieinwazyjny i można go w każdej chwili
wyłączyć (np. po skończonej pracy).
Licencja dla jednego użytkownika jest zupełnie darmowa. Zarejestrować się można na
www.timecamp.pl
Dzięki temu programowi wiem dokładnie ile czasu zabrało mi napisanie tego e-booka, co mnie
rozpraszało w trakcie pracy i gdzie jest pole do poprawy.
System mierników jest kluczowy w każdym systemie – w Twoim systemie pracy i poprawy
efektywności także.
Rozdział 2 - Pułapki
Pracoholizm
Więcej czasu w pracy = więcej wyników? Tak, ale przez krótki czas.
Zwiększając czas pracy, zwiększasz też efekty. To prosta zależność. Problem w tym, że dziewiąta
i dziesiąta godzina pracy, a tym bardziej czternasta czy szesnasta nie jest już tak efektywna jak
pierwsze trzy.
Kolejny problem to fakt, że potrzebujesz odpoczynku i czasu na sprawy prywatne. Niewyspany,
sfrustrowany i nieszczęśliwy możesz pracować nawet po 20 godzin, a i tak wiele nie osiągniesz. Jeśli
trzeba – pracuj więcej, ale pamiętaj, że jeśli pracujesz więcej, musisz też więcej odpoczywać. Jeśli bez
przerwy dajesz z siebie 100%, Twoje 100% stale maleje, każdego dnia dajesz z siebie wszystko, ale
osiągasz coraz mniej. Jeśli pracujesz mądrze – Twoje efekty każdego dnia rosną.
Znam ludzi, którzy pracowali jak szaleni, a potem lądowali w szpitalu z powodu wycieńczenia
i narastających problemów zdrowotnych. W Japonii dochodzi nawet do Karoshi – śmierci z powodu
przepracowania. Nie wybieraj dla siebie takiego losu – musisz mieć zdrową równowagę w życiu.
Kluczem do sukcesu nie jest pracowanie więcej, tylko mądrzej.
Perfekcjonizm
Ma sens, kiedy pracujesz nad ekstremalnie ważnym zadaniem i masz opanowane wszystkie elementy.
Kiedy robisz coś po raz pierwszy – zabijesz projekt swoim perfekcjonizmem.
Jestem perfekcjonistą. Chcę, żeby wszystko co robię było doskonałe lub niemalże doskonałe. Jestem
też realistą – kiedy zaczynam nowy biznes, nie ma szans, abym wiedział wszystko o warunkach, w
których przyjdzie mi działać, o potrzebach klientów, sposobach sprzedaży, najlepszych narzędziach
marketingu i wielu innych sprawach. Mam więc trzy opcje do wyboru:
1. Porzucić projekt.
2. Chcieć zrealizować projekt doskonale od samego początku, dopieszczając go i stale
wprowadzając nowe elementy, stale przesuwać datę startu i stracić ogromną ilość czasu
i pieniędzy, a i tak nie wiadomo czy się uda.
3. Zacząć z tym co mam i stale rozwijać oraz udoskonalać swój projekt.
Przeszedłem przez wszystkie 3 wersje wydarzeń – obecnie stosuję tylko i wyłącznie trzecie podejście.
Jest jedynym sensownym i wartym uwagi, poza tym daje wyśmienite efekty.
Rozpraszacze
Rozpraszacze to wszelkiego rodzaju drobne przyjemności i łatwe zadania, które zabierają Twój cenny
czas, ale nie dają wiele w zamian. Te drobne czynności, jak sprawdzanie poczty po 20 razy dziennie,
wchodzenie na ulubiony portal, czy granie w gry w tak zwanej „wolnej chwili”, razem mogą stanowić
nawet większość czasu, w którym wydaje Ci się, że pracujesz.
Są przy tym bardzo mało warte jako działania „prywatne”, czyli polepszające Twoje poczucie szczęścia.
Jeśli odpoczywasz – rób to porządnie i nie w godzinach pracy. Sporo czasu zwyczajnie marnujemy na
coś, co nie jest w ogóle warte naszej uwagi.
Jak sobie poradzić z rozpraszaczami?
Przede wszystkim utrudnij sobie dostęp do nich. Blokada ulubionej strony nie jest zbyt mądrym
rozwiązaniem, ale wyrzucenie linka do niej z podręcznej listy jest dobrym krokiem.
Na początek określ, co Cię rozprasza. Następnie wyszukaj wszystkie rozwiązania ułatwiające Ci dostęp
do tych rozpraszaczy i przypominające o nich. Wielkie logo ulubionego portalu rozrywkowego na
pulpicie nie ułatwi Ci skupiania się na pracy. Wyeliminuj rozwiązania ułatwiające dostęp do
wszystkiego, co może obniżać Twoją efektywność.
Nie jestem zwolennikiem skrajnych rozwiązań – zamiast blokowania, utrudniaj dostęp.
To samo podejście możesz odwrócić i w strategicznych miejscach umieścić komunikaty
przypominające o zadaniach do wykonania (dlatego właśnie stosuję To-Do DeskList – świetnie
przypomina o zadaniach).
Stres
Czy praca jest źródłem stresu? Bardzo rzadko. Ludzie pracujący w call-center często mają telefony od
sfrustrowanych klientów, więc ich praca może być stresująca. Czasami coś zawalimy – to także bywa
stresujące. Ale większość prac nie jest stresujących. Wręcz przeciwnie – są przyjemne i dają
satysfakcję, pod warunkiem, że wykonujesz swoją pracę dobrze i nie przemęczasz się.
Kiedy pracujesz nieefektywnie (dużo nakładów, mało efektów), kiedy pracujesz zbyt dużo, kiedy masz
dużo rutynowych zadań, kiedy zawalasz terminy – wtedy praca jest źródłem stresu. Nie dopuść do
takich sytuacji. W podstawowych technikach zawarłem sporo metod, których stosowanie znacznie
ogranicza ilość stresu w pracy.
Jest jeszcze coś – stresująca nie jest ilość pracy, tylko nękanie siebie myślą o tym ile jeszcze zostało
do zrobienia.
Posłuchaj autentycznej rozmowy dwóch pracownic, które padły ofiarą tego efektu:
http://www.youtube.com/watch?v=6ioYx02K0Fo
Być może w ich przypadku paznokcie były ważnym elementem ergonomii pracy ;) ale zadbanie o nie
powinno odbyć się mimo wszystko poza godzinami pracy.
Ważniejsze jest to, że człowiek przytłoczony perspektywą dużej ilości pracy instynktownie popada w
marazm i zajmuje się czymś zupełnie nieefektywnym, zamiast podzielić zadanie na małe części i robić
tyle ile się da. Lepiej zrobić 60% i dokończyć następnego dnia, niż nie zrobić nic.
Jeśli już padniesz ofiarą stresu, szybko zareaguj. Przestań na chwilę pracować, zmień środowisko
(czasami zmiana pomieszczenia na bardziej dotlenione pomaga), zjedz kilka kostek czekolady
(hormony szczęścia), napij się wody, na chwilę oderwij się myślami od teraźniejszości, zaczerpnij
świeżego powietrza i wracaj do pracy z nowymi siłami.
Jeśli sprawa jest poważniejsza – poszukaj pomocy specjalisty.
Rutyna
Rutyna także jest źródłem stresu. Czasami masz dużą liczbę małych zadań do wykonania. Może być ich
sto, może być tysiąc, może być kilka tysięcy. Jeśli spróbujesz na raz wykonać kilka tysięcy identycznych
lub bardzo podobnych czynności, zatrzesz się szybko (pewnie gdzieś w okolicach setki-dwóch). Możesz
się forsować, aby dobić do tysiąca, ale po tym będziesz wyglądał i pracował jak przebita dętka
rowerowa. Zamiast tego podziel duże zadania na małe kawałki, a drobne zadania scal w paczki. W ten
sposób ujednolicasz swoją „jednostkę pracy” – na początek niech to będzie np. tyle pracy ile zdołasz
wykonać w 60 minut.
Byłeś kiedyś na siłowni? Jak odbywają się tam ćwiczenia? Każdy przychodzi, zajmuje jeden przyrząd
do ćwiczeń i nie rusza się stamtąd, wykonując cały czas te same ćwiczenia? Oczywiście, że nie - to
byłoby bez sensu. Zamiast tego robi się kilka serii na jednym przyrządzie i zmienia przyrząd, wykonuje
inne ćwiczenia. W ten sposób każde ćwiczenie można wykonywać ze sporym obciążeniem i mieć
zadowalające przyrosty masy mięśniowej.
Dlaczego więc miałbyś chcieć, aby Twój umysł pracował cały dzień na jednym przyrządzie? To
nieefektywne, stresujące, męczące i niezbyt mądre. Jeśli masz dużo powtarzalnych zadań do
wykonania – wprowadź trochę urozmaicenia, przemieszaj paczki lub zadania. Rób na przemian pracę
typowo rzemieślniczą i pracę kreatywną. Efekty same się pojawią.
Zdrowie
Anthony Robins, światowej sławy guru motywacji i osiągania sukcesu większość swoich porad,
systemów i szkoleń opiera o zdrowie, odżywanie i sport. Jest takie stare, polskie przysłowie:
„W zdrowym ciele zdrowy duch”
Czy widziałeś kiedyś ciężko chorą osobę, która pracowałaby z radością i energią? Nie? Zgadnij
dlaczego. Nadwaga, brak ruchu i tlenu, jedzenie słabej jakości i ogólne zaniedbanie zdrowia to
ogromne obciążenie dla Twojego organizmu. A jeśli Twój organizm musi stale pokonywać problemy
zdrowotne, jak chcesz, aby pomógł Ci pokonać bariery stawiane przed Tobą w życiu zawodowym?
Dlatego zadbaj o swoje zdrowie – niech to będzie część Twojego zarządzania czasem. Poświęć
codziennie chociaż kilkanaście minut na spacer, zapisz się na siłownię albo fitness, odwiedź saunę lub
łaźnię.
Zadbaj o to, co ląduje na Twoim stole – jedz zdrowe jedzenie, najlepiej dużo warzyw i owoców.
Ogranicz słodycze i cukier, albo zastąp bardziej naturalnymi odpowiednikami (ciasta owocowe są
zdrowsze, tak samo miód).
Wszyscy naokoło mówią o tym bez przerwy, a mimo to Polska jest krajem niezdrowych ludzi. To się
zmienia, co mnie cieszy. Jeszcze 2-3 lata temu wyjście do parku z kijkami do Nordic Walking narażało
na dziwne spojrzenia, teksty w stylu „na narty w góry” i generalny brak akceptacji. Dziś widuję
w parku ludzi, którzy bez skrępowania maszerują z kijami i wyprzedzają innych przechodniów.
Dołącz do ludzi dbających o zdrowie
Cele – nieumiejętne stawianie celów
Potrafisz pewnie stawiać cele w oparciu o zasadę SMART. Skąd jednak masz wiedzieć, czy Twój cel jest
osiągalny? Może stawiasz zbyt łatwe do osiągnięcia cele? A może zbyt trudne? Stawianie celów to nie
sztuka, to efekt doświadczenia i refleksji.
Poniżej przedstawiam Ci prosty system, który spowoduje, że każdy kolejny Twój cel będzie lepiej
postawiony (możliwe, że będziesz musiał zwiększyć przybliżenie, aby odczytać napisy).
Rozdział 3 – Techniki Time Mastera
Czy zauważyłeś u swojej nogi przykutą łańcuchem, wielką, żelazną kulę?
Kiedyś był to sposób na więźniów, którzy z takim obciążeniem nie mogli nawet myśleć o ucieczce. Ja
także miałem swoją kulę u nogi. Pozbyłem się jej w banalnie prosty sposób.
Kupiłem nowy materac do łóżka
Wiem, jak idiotycznie to brzmi, ale ten drobny fakt spowodował ogromny wzrost w mojej
produktywności. Krótko powiem dlaczego tak się stało i przejdę do przekazania metody, w której kryje
się ogromny potencjał, aby znacząco zwiększyć Twoją produktywność.
W czym był problem?
Mówiąc krótko, stary materac nie należał do najwygodniejszych. Coś, gdzieś zwyczajnie przestało
działać – po ośmiogodzinnym śnie byłem w gorszym stanie niż kiedy się kładłem spać. Bolały mnie
plecy, byłem permanentnie zmęczony i niewyspany. Po pobudce przez 2-3 godziny dochodziłem do
siebie i brałem się w końcu do pracy. Efektywność miałem słabą – stąd moje permanentne
poszukiwanie metod na zwiększenie produktywności i lepsze zarządzanie czasem – musiałem
dwunastogodzinną pracę wykonać w 4-6 godzin, a do tego w stanie zmęczenia i obolałych pleców.
Jakoś dawałem radę, ale każda metoda skutkowała jedynie kilkuprocentowym wzrostem
efektywności. Najlepsze z technik skutkowały, ale ze względu na zły stan ogólny szybko przechodziłem
ze stanu wysokiej energii w stan apatii. Nie dało się inaczej, kiedy organizm domagał się odpoczynku.
I w końcu kupiłem ten nowy materac. Odczułem wzrost produktywności o kilkaset procent!
Zwyczajnie zacząłem robić wszystko szybciej, sprawniej, lepiej! I to bez większego wysiłku. Skończyły
się zaległe zadania, trudne do dotrzymania terminy, permanentne zmęczenie, problemy z
umówieniem się na spotkanie z klientem o 7 rano i wiele innych problemów. Nie namawiam Cię do
zmiany materaca – dla Ciebie może być to bez znaczenia, pokażę jednak metodę, dzięki której
odkryjesz to, co Ciebie ogranicza i przytłacza Twój potencjał.
Ograniczenia
Podstawowy błąd, który popełniłem polegał na tym, że zamiast zlokalizować i szybko wyeliminować
to, co mnie najbardziej ograniczało, szukałem metod na poprawę efektywności.
Owszem, moja efektywność się poprawiała – tyle, że moim celem było 8 godzin porządnej pracy w
ciągu dnia, zamiast 12 albo 16 godzin słabej efektywności, a tym bardziej 8 godzin wypruwania sobie
żył. Sytuacja naprawdę wydawała się beznadziejna.
I nagle została usunięta przeszkoda. Cały tłamszony dotąd potencjał mógł ujrzeć światło dzienne. Bez
stresu, bez zmęczenia, bez pamiętania o wszystkich technikach – tak zwyczajnie i po prostu. Zadania,
które sobie przydzielam wykonuję teraz na luzie, z przyjemnością i całkiem niezłą szybkością. Nie
przestałem rozwijać technik poprawiania efektywności – TERAZ DOPIERO ZACZĘŁY PRZYNOSIĆ
NIESAMOWITE EFEKTY!
Dlaczego nie widziałem źródła problemu?
Po pierwsze dlatego, że zmiany zachodzące powoli, potrafią przemknąć się niepostrzeżenie do status
quo. A co dostanie się do status quo taktowane jest jako naturalne i na co dzień tego nie dostrzegamy.
Po drugie dlatego, że szukałem nie tam gdzie trzeba – skupiałem bardzo mocno swoją uwagę na
zwiększeniu efektywności, nie przejmując się tym, że coś może ją mocno ograniczać. Zwykłe
pokierowanie myśli w inną stronę odrobinę szybciej, zaoszczędziłoby mi sporo wysiłku.
Twoje ograniczenia
Teraz Ty zastanów się, jakie są Twoje największe ograniczenia? Co Cię trzyma przy ziemi i nie pozwala
działać efektywnie? Zrób listę swoich ograniczeń.
To może być cokolwiek, co nie pozwala Ci realizować Twojego potencjału:
- niewygodny materac
- wiecznie niezadowolony i krytykujący kolega
- niezbyt wydajny i wiecznie psujący się komputer
- denerwująca sąsiadka
- głupi szef
- zepsuta lodówka
- za małe biurko
- nieergonomiczna klawiatura
- budzący wszystkich w okolicy budzik Twojego sąsiada
- notoryczne objadanie się na noc
i wiele, wiele innych.
Następnie jedna po drugiej, eliminuj przyczyny. Tylko w ten sposób możesz uwolnić swój ukryty
potencjał.
Stan flow
Stan flow, zwany też stanem przypływu to ten cudowny stan, kiedy wszystko wychodzi Ci perfekcyjnie,
nie męczysz się, jesteś super-wydajny i aż promieniujesz energią. Ten błogosławiony stan można
osiągnąć na wiele różnych sposobów. Zapewne są sprawy, które powodują u Ciebie przypływ energii.
Często takimi sprawami są:
- ustalanie celów
- kontakt z energiczną osobą
- osiągnięcie sukcesu
- pokonanie bariery
Musisz sam odkryć, kiedy wchodzisz w stan flow. Każdy z nas jest inny i ma swoje enerdżajzery.
Sprawy wywołujące u Ciebie stan flow mają to do siebie, że mijają. Nie możesz wiecznie ustalać
celów, nie zawsze osiągasz sukces. Jednak stan flow może być wywoływany także na życzenie.
Dlatego, kiedy już osiągniesz stan flow, zapamiętaj dobrze to UCZUCIE. Wyryj sobie w pamięci myśli,
które teraz przemierzają Twój umysł. Zrób coś charakterystycznego – np. puść sobie wyjątkową
muzykę, załóż jakiś element garderoby przeznaczony tylko dla stanu flow, wykonaj jakąś unikalną
czynność. To, co robisz nazywa się kotwiczeniem. Łączysz swój stan emocjonalny (bo tym jest stan
flow) z jakąś czynnością, bądź elementem. Ważne, żeby było to coś wyjątkowego, żebyś mógł
wywoływać ten stan, kiedy Tobie jest to na rękę.
Dzięki kotwiczeniu, osiągnięcie stanu flow będzie za każdym razem łatwiejsze. Kiedy będziesz chciał
osiągnąć ten stan - „odpal” swoją kotwicę, pomoże Ci to.
Momentum
Momentum to bardzo szybkie tempo. Kiedy jesteś w stanie flow, szybko zyskujesz rozpęd
(momentum). To dopiero jest stan. To tak jakbyś cały czas był w stanie flow. W stanie flow możesz
wykonać dzienną pracę w dwie godziny. Kiedy zyskujesz momentum, możesz zrealizować roczny
projekt w trzy miesiące. To dopiero jest przewaga nad konkurencją. Momentum zyskujesz, kiedy
wszystko idzie bardzo szybko do przodu – bariery pokonujesz bez wysiłku, projekt idzie w zawrotnym
tempie i na nic nie czekasz – działasz.
Brian Tracy twierdzi, że ludzie, którzy w życiu osiągnęli sukces działali w stanie flow i wypracowali
momentum. Ty też możesz.
Ile jest wart Twój czas?
Określ, kiedy tak naprawdę zarabiasz pieniądze. Czas produktywny jest wtedy, kiedy to, co robisz
przekłada się bezpośrednio na Twoje zarobki. Czas, kiedy się uczysz, kiedy rozmawiasz z kolegami,
kiedy sprzątasz swoje biurko, kiedy czytasz maile nie jest czasem produktywnym. Te czynności mogą
być ważne, ale nie przekładają się bezpośrednio na generowanie zarobków.
Produktywne są:
- tworzenie produktów
- promocja produktów
- zarządzanie projektami
- tworzenie efektu skali i zdobywanie pozycji na rynku
Te działania oznaczają więcej pieniędzy – bezpośrednio.
Prezesi dużych, notowanych na giełdzie firm produktywnie spędzają 20-40 minut dziennie. Reszta to
otoczka (maile, spotkania, motywujące mowy, odbieranie nagród itd.)
Tak więc, ile wart jest Twój czas? Wystarczy, że wypełnisz prosty formularz:
Zarobki z ostatnich 3 miesięcy:
Zarobki z ostatnich 3 miesięcy podzielić przez 3 (czyli miesięcznie):
Ile dni w tygodniu pracujesz:
Ile godzin dziennie pracujesz:
Ile godzin dziennie pracujesz produktywnie:
Wypełnijmy ten formularz dla zwykłej osoby:
Zarobki z ostatnich 3 miesięcy: 12 000zł netto
Zarobki z ostatnich 3 miesięcy podzielone przez 3: 4 000zł netto
Ile dni w tygodniu pracujesz: 6
Ile godzin dziennie pracujesz: 8
Ile godzin dziennie pracujesz produktywnie: 1
3 miesiące to 12,5 tygodnia. A więc przy 6 dniach pracy w tygodniu daje nam to 75 dni pracy. Minus
święta i wakacje wychodzi 70 dni pracy. Zakładając, że pracujesz 1 godzinę dziennie produktywnie
i zarobiłeś w ciągu 3 miesięcy 12 000zł, wychodzi, że zarabiasz (12 000/70=):
171zł. 43gr./godzinę
Całkiem nieźle, prawda? Świadomość, że przez pozostałe 7 godzin każdego dnia nie zarabiasz
pieniędzy może być demotywująca, ale bez tego nie możemy ruszyć dalej. Pomyśl, że alokując dwie
godziny, zamiast jednej na zadania produktywne, możesz zarabiać dwa razy tyle, czyli dla
wspomnianego przypadku wychodzi 8000zł netto miesięcznie. Całkiem przyjemna sumka jak na
początek.
Nie możesz jednak zamienić czasu nieproduktywnego na produktywny od tak. Ktoś musi zająć się tą
całą otoczką.
Outsourcing
Kto powiedział, że wszystko musisz robić sam? Są zadania, które wymagają 100% uwagi
i zaangażowania – takie wykonuj sam. Mimo tego, jest cała masa zadań, które nadają się do
outsourcingu.
Jesteś zmęczony telefonami od klientów? Niech ktoś je odbiera za Ciebie!
Masz już dość promowania swojej firmy własnymi siłami? Zleć to!
Nie chcesz marnować czasu na proste zadania, które może wykonać każdy? Zatrudnij kogoś!
Nie chcesz uczyć się wszystkiego od zera? Wynajmij eksperta w temacie!
W outsourcingu jest jeden problem, który musisz rozwiązać – przejrzystość zasad i oczekiwań.
Większość osób, które outsourcują i większość osób, które wykonują dla nich pracę narzeka na
nieprzejrzyste zasady i problemy z komunikacją.
Jeśli coś outsourcujesz, bądź pewien, że wiesz co outsourcujesz, jak mierzycie stopień realizacji
zadania, na kiedy zadanie ma być wykonanie, co się stanie jeśli nie będzie w terminie, kto jest za co
odpowiedzialny. Osoba, którą wynajmujesz musi otrzymać wszystkie informacje odnośnie oczekiwań
i wyzwań jakie przed nią stawiasz – tylko wtedy będzie mogła należycie wypełnić swoje obowiązki.
Outsourcuj przede wszystkim osobom, które mocno się specjalizują w tym, co robią. Lepszy jeden
specjalista niż trzech licealistów. Będą kosztować tyle samo, tylko z licealistami się nieźle namęczysz, a
specjalista zrobi swoje szybko i dokładnie, zainkasuje pieniądze i ruszy do następnego zlecenia.
Wszyscy zadowoleni.
Naucz zarządzania czasem swoich współpracowników. Jeśli podoba Ci się to, co czytasz, podeślij im
adres do ściągnięcia tego e-booka, wymagaj przestrzegania terminów, punktualności i efektywności.
Wtedy ich zarobki rosną, a Ty możesz skupić się na tym, co Tobie przynosi najwięcej zysków. Pamiętaj
zawsze o swoim koszcie (przede wszystkim czasu i energii) jaki wkładasz we współpracę z kimś. Jeśli
ktoś jest trochę droższy, ale współpraca idzie gładko – zdecydowanie wybierz tę osobę.
60 minut – tyle wystarczy
Twoim celem nie jest pracowanie dłużej, tylko robienie więcej w czasie, który masz. Doba ma 24h,
tydzień 7 dni, rok 365. Jeśli zrobisz coś szybko, często wyprzedzisz konkurencję i zgarniesz śmietankę.
Wyścigu nie wygrywa zawodnik, który najdłużej biegnie, tylko ten, który biegnie najszybciej.
Dlatego mam dla Ciebie technikę, która znacząco zwiększy Twoją produktywność – produktywny
sprint.
Zapisz sobie swoje jedno lub dwa najważniejsze zadania na ten dzień i wykonaj je w jednym sprincie.
Wydziel sobie 60 minut swojego czasu, kiedy:
- wyłączysz telefon
- zamkniesz wszystkie okna i programy (jeśli pracujesz przed komputerem), które nie są związane
z realizacją tego konkretnego zadania
- nie zamienisz z nikim ani słowa, chyba, że będzie to koniecznie do wykonania zadania
- będziesz w 100% skupiony na swoim zadaniu
Teraz wprowadź się w stan flow, poczuj wzbierającą w Tobie energię i zabierz się za swoje zadanie.
Przez 60 minut – pracuj, pracuj, pracuj. Nie rób NIC innego – żadnych wycieczek do toalety,
spoglądania za okno, odbierania telefonów, rozmów z kolegami. PRACA!
Na początku może to być trudne – pęcherz nie będzie dawał Ci spokoju, będziesz chciał sprawdzić
pocztę, ktoś będzie chciał zając Twój czas. Z czasem, kiedy zobaczysz jakie efekty daje taki styl pracy,
będzie Ci dużo łatwiej.
Kiedy 60 minut będzie dla Ciebie pestką – spróbuj 120 minut. Zaspokój najpierw wszystkie swoje
podstawowe potrzeby, przygotuj się i pracuj! Potraktuj to jak wyścig na olimpiadzie – tam masz
dotrzeć do mety w jak najkrótszym czasie i pobić rekord świata, tu – zrobić jak najwięcej w dwie
godziny. Jeśli nie lubisz dużych skoków, zwiększaj czas stopniowo – z 60 na 70 minut, z 70 na 80 minut
i tak dalej.
Jeśli będziesz robił to dobrze, w ciągu tych 120 minut wykonasz tyle pracy, co standardowy pracownik
w ciągu dnia. Oczywiście zostają jeszcze inne, koniecznie do wykonania czynności, ale zadania, które
nie są kluczowe możesz wykonywać na spokojnie, powolutku, albo je wydelegować i cieszyć się
wolnym czasem.
Bądź jak miecz samurajski, który przecina ale się nie łamie
Japończycy wielką wagę przykładali do sztuki wykuwania mieczy. Przez stulecia ich broń nie miała
sobie równych na świecie. Czym wyróżniał się miecz samurajski? Na pewno starannością wykonania,
ale sekret tkwił w całym procesie.
Miecze europejskie były w tym czasie średniej jakości – jeśli miecz miał być ostry, trzeba było użyć
twardego metalu. Niestety, wraz z twardością, rosła też kruchość i szansa na to, że miecz się
zwyczajnie złamie. Innym wyjściem było zastosowanie metalu miękkiego, który nie łamał się, ale
wykonany z niego miecz nie był zbyt ostry, poza tym w starciu z tarczą bądź zbroją mógł się zwyczajnie
wygiąć.
Miecz samurajski to zupełnie co innego - składał się z dwóch warstw metalu, nakładanych na siebie.
W środku znajdowała się warstwa miękka, która zapewniała elastyczność i odporność na złamania. Na
zewnątrz miecz był bardzo twardy, co w efekcie dawało doskonałe ostrze. Proces hartowania i fakt
zastosowania 2 metali nadawał każdej Katanie charakterystyczny, wygięty kształt. Żaden miecz nie
mógł równać się z Kataną i po dziś dzień miecze samurajskie są przedmiotem bardzo pożądanym przez
kolekcjonerów.
Nie opowiadam tego, aby dać Ci podstawy japońskiego kowalstwa. Kiedy zarządzamy czasem,
planujemy swój dzień, tydzień, miesiąc czy nawet rok, musimy być elastyczni – gotowi na zmieniające
się warunki i nadarzające się okazje. Dlatego każdy plan ulega zmianie w miarę tego, jak jest
realizowany. Ważne jest to, aby osiągnąć cel, a nie zrealizować założony plan. Zbyt sztywne trzymanie
się planu zrobi z Ciebie ostry, ale łatwo łamiący się miecz.
Z kolei zbyt duża elastyczność powoduje, że nie pokonasz poważniejszych barier. Rozbijesz się o
przeszkody jak dryfujący statek rozbija się o skały.
Dlatego bądź jak samurajski miecz – twardy na zewnątrz i miękki wewnątrz. Zostawiaj sobie zawsze
zapasowy czas, zmieniaj plany, jeśli są złe, mimo tego miej twarde podstawy – jak 60 lub 120 minut
produktywnego czasu każdego dnia oraz swoje cele. W ten sposób osiągniesz bardzo dużą
efektywność i będziesz ceniony jak najwyższej jakości miecz samurajski.
Kaizen
Czy wiesz ile czasu musi upłynąć, aby decyzje podejmowane dziś miały dający się zauważyć efekt w
Twoim życiu? 6 miesięcy. Całe pół roku musi upłynąć, aby znacząca zmiana odniosła efekt.
Wiele osób i firm wprowadza zmiany nieumiejętnie – na hurra. W tym miesiącu jestem na diecie, nic
nie jem, w następnym efekt jo-jo. Wiele firm zbankrutowało z powodu nieumiejętnego wprowadzania
zmian.
Zmiany powinno się wprowadzać zgodnie z zasadami filozofii Kaizen (z jap. dobra zmiana). Kaizen to
ciągłe doskonalenie – bez końca. Przy czym droga do doskonałości składa się z małych kroczków, które
każdego dnia przybliżają nas do lepszego.
Zgodnie z Kaizen lepiej jest zwiększać swoją efektywność o 1% dziennie niż próbować od razu
osiągnąć wzrost o 1000%. Wydawałoby się, że 1000% jest lepsze niż 1%, ale wprowadź i UTRZYMAJ
na stałe te 1000% - to jest dopiero problem. Zamiast się forsować, lepiej wprowadzać zmiany małymi
kroczkami.
Zgadnij ile to zajmie? Czy ulepszając swoją efektywność o 1% każdego dnia, trzeba czekać 1000 dni?
W żadnym wypadku. Słyszałeś o procencie składanym?
Jeśli pierwszego dnia Twoja produktywność wynosi 100%, to zgodnie ze wzrostem o 1% dziennie,
jutro będzie 101%, a pojutrze 102,01%, za dwa dni 103,03% itd.
1000% osiągniesz już po 233 dniach.
To dużo lepsze niż wprowadzenie 1000% na jeden dzień i uczucie frustracji, kiedy następnego dnia już
nie masz siły ani ochoty, aby się forsować.
Oczywiście nie jest to takie proste – wzrost o każdy następny 1% jest coraz trudniejszy, dlatego z
czasem przyrosty procentowe będą malały, ale jeśli wciąż się rozwijasz i każdego dnia ulepszasz o
chociaż 0,1%, idziesz do przodu i stajesz się coraz lepszy. Ważne, aby wprowadzona zmiana miała
trwały efekt.
Jeśli coś zmieniasz, musisz wiedzieć, czy posuwasz się do przodu. Dlatego wprowadź mierniki. Mierz
swoją efektywność. Ma to zastosowanie w przypadku każdej zmiany, nie tylko związanej z
zarządzaniem swoim czasem. Jeśli dziś jesteś w stanie pracować 60 minut produktywnie w stanie
flow, to zacznij mierzyć, ile dziennie pracujesz w ten sposób. Jeśli 100 powtarzalnych zadań
wykonujesz w trzy godziny, sprawdź za miesiąc ile Ci to zajmuje. Wprowadź mierniki i bądź
konsekwentny – tylko w ten sposób będziesz wiedział, czy to co robisz ma sens.
Nie wprowadzaj zbyt wielu zmian na raz. Jeśli nie opanowałeś jeszcze technik podstawowych – zacznij
od nich. Jeśli bierzesz się za zaawansowane, nie wprowadzaj więcej niż jedna na raz. Pracuj spokojnie
i z pełną kontrolą nad sytuacją, a efekty przyjdą szybciej niż się spodziewasz.
Jeśli chcesz się podzielić swoim zdaniem na temat e-booka, dorzucić swoje trzy grosze lub
podziękować autorowi za udostępnienie go za darmo, zapraszam do komentowania na
www.topmenedzer.pl/2010/04/time-master/
Lista kontrolna
Po przeczytaniu tego e-booka znasz następujące sposoby zarządzania czasem:
−
ustalanie celów zgodnych z zasadami SMART
−
zapisywanie listy zadań i przydzielanie priorytetów
−
macierz Eisenhauera
−
kalendarz
−
ergonomia miejsca pracy
−
mierzenie czasu
Masz świadomość istnienia pułapek:
−
pracoholizmu
−
perfekcjonizmu
−
rozpraszaczy
−
stresu
−
problemów ze zdrowiem
−
nieumiejętnego stawiania celów
Potrafisz znacząco zwiększać swoją produktywność, dzięki:
−
pozbyciu się ograniczeń
−
wprowadzaniu się w stan flow i zyskiwaniu momentum
−
świadomości wartości swojego czasu
−
outsourcingowi
−
produktywnym sprintom
−
elastyczności przy zachowaniu stałych elementów
−
wprowadzania zmian zgodnych z filozofią Kaizen

Time Master – zyskaj władzę nad czasem

Transkrypt

Podobne dokumenty

crossdresser Zobacz w grafice Google Rejestracja hasła: 04.08

ubieralny «o urządzeniu będącym częścią ubrania

Hipertekst w lp z wykorzystaniem obiektu Tekst HTML

mordor Mordor mordor 1. - Nowe Wyrazy

dobra przyszłość! Z A W O D Y P R Z Y S Z Ł O Ś C I

Zespół Poradni Psychologiczno

121913 Markslojd RHODOS

lowrider rzadziej low-rider, low rider loṷrajder «samochód z