Nieosiągalna wcześniej efektywność pracy

ŚWIAT POLIGRAFII PROFESSIONAL 7-82015
WYDARZENIA
REPROGRAF O INFORMATYCE I ZARZĄDZANIU W NOWOCZESNEJ DRUKARNI
Nieosiągalna wcześniej
efektywność pracy
15 czerwca w Warszawie odbyła się organizowana przez Świat
Poligrafii Professional i Digital Business konferencja
Web-2-Print-4-Printers & MIS. Spotkanie zgromadziło około
115 osób zainteresowanych obszarem software i poligrafii w sieci,
a także zmian, jakie wywołuje zastosowanie kompleksowego
systemu zarządczego w drukarni. Co zaprezentował Reprograf?
PRELEKCJA FIRMY REPROGRAF
pt. „Nowoczesna Drukarnia –
zachodzących w drukarni – od pozyskania klienta po pakowanie
informatyka i zarządzanie” podzielona została na trzy części.
i wysyłkę – mówił Paweł Szpil.
Pierwszą z nich poprowadził Paweł Szpil, który w Reprografie
Prelegent nie tylko zwrócił uwagę na korzyści implementacji
zajmuje funkcję product managera. Przedstawił on zgromadzo-
systemu MIS, ale odniósł się także do charakterystyki rozwiązań
nym wyzwania i cele powiązane z obecnością nowoczesnych
EFI, jakie znajdują się w ofercie firmy Reprograf. – Wszystkie za-
rozwiązań IT w drukarni. – Narzędzia informatyczne obecne są
łożenia, o których wspominałem spełnia oprogramowanie firmy
w każdym z działów drukarni. To m.in. obecność oprogramowa-
EFI, której najstarszym produktem na rynku polskim w tym ob-
nia np. w księgowości czy przygotowalni. Zupełnie inną kwestią
szarze jest system MIS Monarch. To potężne narzędzie, w przy-
jest jednak integracja wszystkich tych narzędzi w jeden so-
padku którego rozliczamy się z jednej kartki – to system dedyko-
ftware, a to jest strategicznym założeniem, ponieważ przemysł
wany jednak dużym przedsiębiorstwom. Kolejnym narzędziem
poligraficzny wymaga od nas obecnie krótkiego uruchomienia
jest system EFI Radius, który dedykowany jest drukarniom
maszyn, kompleksowości obsługi, niskiej ceny i szybkiego dzia-
opakowaniowym i etykietowym – system ten działa w wielu dru-
łania. Szybkość dotyczy przy tym nie tylko obszaru produkcji,
karniach na rynku polskim. Portfolio EFI to również system Pace
ale i zwrotu z inwestycji. Software dla poligrafii musi być dla
przeznaczony dla drukarń małych i średnich, a także samodziel-
niej programowany, ponieważ dotyczy on bardzo specyficzne-
ne rozwiązania, które nie wymagają obecności pełnego systemu
go produktu i wymaga integracji z istniejącymi programami,
MIS, czyli np. Web-to-Print czy zarządzanie produkcji. EFI to
jak systemy księgowe czy magazynowe. Oprogramowanie musi
dzisiaj zbiór potężnych narzędzi mogących w znaczniej mierze
wspierać możliwości drukarni – wyjaśniał Szpil. – Na dzień
ułatwić zarządzanie drukarnią praktycznie w każdym obszarze,
dzisiejszy, mówiąc o systemie MIS mamy na myśli wszystkie
zwłaszcza w tych, które dosłownie za kilka miesięcy mogą być
podstawowe funkcje tego typu systemów, a także elementy do-
kluczowymi w osiągnięciu sukcesu – przekonywał Szpil.
datkowe, które nie wchodzą w podstawowy trzon oprogramowania, a stanowić mogą nowe źródła przychodów. To crossme-
/PLANOWANIE I IMPOZYCJA
dia marketing, druk zmiennych danych, Web-to-Print w wersji
W drugiej części prezentacji głos zabrał z kolei Maciej Firlej,
sklepów zamkniętych i otwartych, nowoczesne narzędzia CRM,
inżynier wdrożeniowy Reprograf, który zaprezentował system
produkcja, wysyłki czy systemy zarządzania kolorem. Imple-
Metrix, w odniesieniu do możliwych do uzyskania oszczędności
mentacja systemu to szybsze podejmowanie jeszcze bardziej
i zysków, które pozwalają zachować konkurencyjność sklepom
trafnych decyzji, oszczędności, optymalizacja procesów i kosz-
internetowym. – Drukarnie internetowe nie sprzedają produktów
tów, a także transparentność właściwie wszystkich procesów
poniżej kosztów, ale czerpią swoją konkurencyjność z założenia »
45
ŚWIAT POLIGRAFII PROFESSIONAL 7-82015
» łączenia użytków. Obniżenie kosztów produkcji i optymalizacja
Właściciel firmy rozważał wejście w rynek Web-to-Print, jed-
wykorzystania przestrzeni drukowej są więc kluczowe w przy-
nak nie był w stanie urzeczywistnić cen, jakie obserwował
padku obszaru Web-to-Print. Narzędziem pozwalającym na speł-
w internecie. Dokonaliśmy dokładnej analizy kosztów, a także
nienie tych dwóch założeń jest system Metrix. Nie jest to tylko
odpowiedzieliśmy na pytanie: Ile musimy wyprodukować, by
system do impozycji, ponieważ oprogramowanie dodatkowo
te koszty pokryć? To był pierwszy krok, któremu towarzyszyło
optymalizuje produkcję i tworzy pozbawione błędów montaże.
rozwijanie systemu MIS, by możliwa była faktyczna kontrola
To co istotne, to fakt, że wylicza on najbardziej efektywny spo-
nad kosztami.
sób produkcji dla setek produktów. System integruje się dodatkowo za pomocą plików XMF z wszystkimi dostępnymi na rynku
Inwestycja w MIS nie jest błahym wydatkiem dla małej i średniej
systemami Web-to-Print i MIS – wyjaśniał Maciej Firlej.
drukarni. Z naszych doświadczeń wynika, że około 90% instalacji
Prelegent nie tylko przedstawił dodatkowo workflow zastoso-
MIS realizowana jest z dotacjami. Jednak kontynuując, czy
wania systemu Metrix, ale posłużył się konkretnym przykładem
drukarnia była gotowa do wdrożenia?
pracy, by unaocznić różnice cenowe w wykonaniu zlecenia.
Początkowe wyobrażenia rozminęły się z rzeczywistością.
Studium przypadku zobrazowało, że koszty produkcji zlecenia
Taki system nie implementuje się sam, to kawał ciężkiej pracy,
realizowanego z wykorzystaniem Metrix spadły o blisko połowę
w którym uczestniczy nie tylko przedsiębiorstwo wdrażające, ale
w porównaniu z jego wykonaniem bez zastosowania narzędzia
i sama drukarnia, która musi wiedzieć, jaki efekt chce osiągnąć.
software. – Korzyścią wynikającą z zastosowania System Metrix
Ważnym elementem jest również przełamanie oporu części pra-
jest przede wszystkim redukcja kosztów materiałów. Kolejnym
cowników, którzy także muszą dostosować się do zachodzących
parametrem jest redukcja kosztu pracy począwszy od technolo-
w przedsiębiorstwie zmian. Istotną częścią procesu wdrożenia
gia przy impozycji po dział obsługi klienta – konkludował Firlej.
jest oddelegowanie przez drukarnię osoby, która w całości
skupi się na implementacji. Ta może się bowiem nie udać, jeśli
/WYPADKOWA DOŚWIADCZEŃ
odpowiedzialny za projekt przedstawiciel drukarni nie poświęci
Finalnie, końcową częścią prezentacji Reprograf był wywiad, któ-
całości swojej uwagi na procesie.
rego pytania zadawali Karolowi Burskiemu, menedżerowi druku
w drukarni Virpro, zarówno goście konferencji, jak i Paweł Szpil.
Czy wprowadzenie systemu nie odbija się negatywnie na załodze?
Drukarnia Vipro istnieje na rynku od 15 lat, a jedną z jej ostatnich
Czy nie traktują oni wdrożenia jako „przykręcenia śruby”?
inwestycji jest wdrożenie systemu do zarządzania przedsiębior-
Odbyliśmy wiele spotkań z załogą, podczas których rozmawiali-
stwem EFI Pace, dostarczonego przez Reprograf.
śmy na temat specyfiki i zalet systemu. Wdrożyliśmy także system premiowy uzależniony od wyników, więc na dzień dzisiejszy
Jaka była podstawa decyzji o zainwestowaniu w rozwiązanie
mogę powiedzieć, że system został nie tylko zaakceptowany, ale
do zarządzania drukarnią?
postrzegany jest już jako narzędzie wsparcia. Ważne jest jednak,
46
ŚWIAT POLIGRAFII PROFESSIONAL 7-82015
aby zrozumieć początkowe wątpliwości, a nawet frustrację zało-
Ten system, to narzędzie Digitalprint.pro. Skupiliśmy się na
gi, to dla niej przecież także ogromna zmiana.
sklepie internetowym, a wygospodarowany w ramach MIS czas
przeznaczamy na realizację akcji marketingowo-promocyjnych.
Jak wdrożenie zmieniło model biznesowy drukarni?
Obecnie kończymy także integrację naszego sklepu z systemem
System nie tylko usprawnił obsługę klientów, ale przede wszyst-
EFI, co pozwoli na właściwie bezosobową obsługę sklepu, tj.
kim pozwolił nam bacznie przeanalizować mocne i słabe strony
system automatycznie tworzył będzie zlecenia produkcyjne prac
drukarni. Okazało się, że z wielu rzeczy nie zdawaliśmy sobie
pozyskanych w internecie, co sprawi, że pierwszą osobą, która
sprawy. Zwieńczeniem wdrożenia jest dostępność szeregu
posiadała będzie kontakt ze zleceniem jest człowiek wkładający
analiz i raportów, które wpływają na nasze funkcjonowanie. Na-
płyty do naświetlarki. Automatyzujemy więc cały proces impozy-
rzędzia systemowe pozwalają na odpowiedź na pytanie: gdzie
cyjny i handlowej obsługi zleceń.
jesteśmy w realizacji planu na miesiąc czy kwartał? To pełen
dostęp do informacji pozwalający na wielopłaszczyznowy rozwój
Jak rozwijał się Państwa sklep?
firmy. Kadra zarządzająca może skupić się na nowych projek-
Zaczynaliśmy od dwóch gramatur papieru i realizacji raczej
tach, zamiast próbować odnajdywać się w rozwiązywaniu spraw
prostych akcydensów. Obecnie wykorzystujemy właściwie
bieżących.
wszystkie dostępne gramatury papieru, a nasze portfolio produktowe wzrosło niepomiernie w porównaniu do stanu począt-
Ile obecnie wykonujecie kalkulacji?
kowego.
Myślę, że średnio około 200 dziennie, przy czym za kalkulacje
odpowiedzialne są dwie osoby. Te kalkulacje to jednak często kil-
Rozumiem, że system jest „organizmem żywym”, więc zmienia się
kustronicowe zestawienia. Przed implementacją wiele czynności
na przestrzeni roku?
wykonywaliśmy ręcznie. Notatki powstawały na kartkach, w róż-
W roku zaplanowane są cztery duże upgrade’y systemu, ale
nych zeszytach czy tabelkach excelowych. Wdrożenie systemu
zmian software’owych jest nawet do kilkunastu w miesiącu.
pozwoliło nam na urzeczywistnienie nieosiągalnej wcześniej
Część aktualizacji jest przy tym wywoływana przekazanymi
efektywności pracy.
przez nas wnioskami – propozycjami zmian.
AUTOR PIOTR GŁOWACKI
A jak ma się sprawa z systemem Web-to-Print?
47
/