regulamin_grupy_sterujacej_ewaluacja

Załącznik do Uchwały
Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego
Regulamin funkcjonowania
Grupy Sterującej Ewaluacją Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego
§1
Cel powołania Grupy Sterującej Ewaluacją Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego
W celu zapewnienia sprawnej współpracy pomiędzy poszczególnymi podmiotami
zainteresowanymi uczestnictwem w realizacji procesu ewaluacyjnego oraz wsparcia
całego procesu ewaluacji, od którego zaleŜeć będzie jego efektywność oraz wysoka
jakość, powołana zostaje Grupa Sterująca Ewaluacją Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego (Grupa Sterująca Ewaluacją RPO
WK-P). Powołanie Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P przez Instytucję Zarządzającą
jest zgodne z Wytycznymi nr 6 zatwierdzonymi dnia 30 maja 2007 r. przez Ministra Rozwoju
Regionalnego w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata 2007-2013 i ma na celu
zachowanie zasady partnerstwa oraz koordynację procesu ewaluacji.
§2
Zadania Grupy Sterującej Ewaluacją Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego
Do głównych zadań Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P naleŜy:
1) Wsparcie dla Jednostki Ewaluacyjnej (wieloosobowego stanowiska w Biurze
Programowania i Ewaluacji, zwanego dalej Jednostką Ewaluacyjną) przy
formułowaniu zakresu ewaluacji.
Do kompetencji Jednostki Ewaluacyjnej w zakresie przygotowania ewaluacji
naleŜy opracowanie zakresu planowanego badania ewaluacyjnego, w tym:
sformułowanie tematu badania ewaluacyjnego, określenie głównych problemów
badawczych,
sformułowanie
pytań
i
kryteriów
ewaluacyjnych,
określenie
minimalnych wymagań odnośnie metodologii i zespołu badawczego, określenie ram
czasowych badania, określenie innych wymagań odnośnie wykonawcy (formy,
miejsca
i
terminu
prezentacji
wyników
badania),
określenie
formy
i zakresu treści raportu końcowego. Zakres planowanego badania ewaluacyjnego jest
konsultowany na forum Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P, której rolą jest
analiza dokumentu oraz wnoszenie ewentualnych uwag do przygotowanego zakresu.
2) Wsparcie dla Jednostki Ewaluacyjnej przy formułowaniu kryteriów wyboru
wykonawcy badania ewaluacyjnego (zwanego dalej „Wykonawcą”) oraz
kryteriów oceny ofert składanych przez oferentów.
Opracowanie
projektu
merytorycznych
kryteriów
wyboru
ewaluatora
zewnętrznego oraz projektu kryteriów oceny ofert składanych przez oferentów naleŜy
do kompetencji Jednostki Ewaluacyjnej. Ich konsultacje będą się odbywały na forum
Grupy Sterującej. Jednostka Ewaluacyjna przekazuje do Biura Zamówień Publicznych
i Udzielania Zezwoleń w tut. Urzędzie projekt opisu przedmiotu zamówienia, projekt
merytorycznych kryteriów wyboru wykonawcy oraz projekt kryteriów oceny ofert.
Biuro Zamówień Publicznych i Udzielania Zezwoleń opracowuje dokumentację
postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i prowadzi postępowanie
o udzielenie zamówienia publicznego.
3) Monitorowanie postępu prac Wykonawcy w ramach zleconego badania
ewaluacyjnego.
Rolą Jednostki Ewaluacyjnej jest monitorowanie prac ewaluatora poprzez stały
kontakt oraz spotkania robocze z ewaluatorem i sprawozdawanie postępu jego prac na
forum Grupy Sterującej RPO WK-P.
4) Wsparcie dla Jednostki Ewaluacyjnej w zakresie oceny wstępnych wersji
raportów końcowych lub raportów cząstkowych.
Za odbiór i ocenę wstępnych raportów ewaluacyjnych odpowiada Jednostka
Ewaluacyjna jako zamawiający. Raport ten jest poddawany konsultacjom na forum
Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P, a następnie w wyniku konsultacji oraz
swojej oceny Jednostka Ewaluacyjna formułuje uwagi do wstępnej wersji raportu.
2
5) Monitorowanie procesu wdraŜania rekomendacji sformułowanych w wyniku
przeprowadzonych ewaluacji.
Obowiązkiem
Jednostki
Ewaluacyjnej
jest
gromadzenie
informacji
dotyczących zakresu i sposobu wykorzystania rekomendacji sformułowanych przez
ewaluatora. Decyzje o wdraŜaniu poszczególnych rekomendacji są opiniowane,
a proces ich wdraŜania monitorowany na forum Grupy Sterującej Ewaluacją RPO
WK-P. Zgodnie z Wytycznymi nr 6 w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na
lata 2007-2013 ostateczną decyzję o zakresie i sposobie wykorzystania rekomendacji
podejmuje Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Rolą Grupy Sterującej
Ewaluacją RPO WK-P jest równieŜ wsparcie procesu wdraŜania rekomendacji przez
osoby reprezentujące instytucje, do których rekomendacje się odnoszą.
6) Opiniowanie Planów ewaluacji, w tym:
Planu ewaluacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 – 2013 oraz Okresowych planów ewaluacji
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego.
7) Monitorowanie procesu realizacji celów Planów ewaluacji.
Grupa Sterująca Ewaluacją RPO WK-P jest zobowiązana do zapoznania się z
zestawieniem sporządzanym przez Jednostkę Ewaluacyjną na temat „Stanu realizacji
Planu Ewaluacji” i na tej podstawie wyda opinie na temat realizacji celów Planów
Ewaluacji.
8) Pomoc w budowaniu potencjału ewaluacyjnego poprzez:
a) rozpowszechnianie wyników przeprowadzonych ewaluacji,
b) gromadzenie i szerzenie wiedzy w zakresie ewaluacji,
c) wsparcie metodologiczne w zakresie ewaluacji,
d) identyfikację potrzeb szkoleniowych w zakresie ewaluacji/monitoringu.
§3
Skład i sposób powoływania członków Grupy Sterującej Ewaluacją RPO
Województwa Kujawsko-Pomorskiego
Członkowie Grupy Sterującej Ewaluacją RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego
zostają wyłonieni na podstawie zaproszeń skierowanych przez Jednostkę Ewaluacyjną do
przedstawicieli instytucji zainteresowanych realizacją RPO. Na wniosek Jednostki
3
Ewaluacyjnej – Zarząd Województwa powoła do stałego składu Dyrektora Departamentu
Polityki Regionalnej (DPR) oraz Przewodniczącego Grupy Sterującej Ewaluacją. W
przypadku
nieobecności
Przewodniczącego,
jego
obowiązki
przejmuje
Zastępca
Przewodniczącego. Dodatkowo do stałego składu zostaną powołani przez Zarząd
Województwa:
1) Przedstawiciele Departamentu Polityki Regionalnej,
2) Przedstawiciele Departamentu WdraŜania RPO WK-P,
3) Przedstawiciele Komitetu Monitorującego,
4) eksperci ds. rozwoju regionalnego i przestrzennego;
5) eksperci ds. planowania strategicznego;
6) eksperci ds. rolnictwa;
7) eksperci ds. konkurencyjności i innowacyjności gospodarki;
8) eksperci ds. ochrony środowiska;
9) eksperci ds. rozwoju i modernizacji infrastruktury;
10) eksperci ds. informatyzacji;
11) eksperci ds. promocji;
12) eksperci ds. statystyki.
W celu poszerzenia moŜliwości działania, na wniosek członków Grupy Sterującej
Ewaluacją RPO WK-P i po akceptacji Przewodniczącego, skład Grupy Sterującej Ewaluacją
RPO WK-P moŜe ulec rozszerzeniu poprzez zmianę uchwały o powołaniu Grupy Sterującej
Ewaluacją RPO WK-P. Ponadto do dyskusji na forum Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WKP mogą być zapraszane inne osoby w zaleŜności od przedmiotu i zakresu prowadzonej
ewaluacji.
§4
Organizacja i sposób funkcjonowania Grupy Sterującej Ewaluacją
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa KujawskoPomorskiego
1.
Harmonogram prac Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P
1) Grupa Sterująca Ewaluacją RPO WK-P zbiera się co najmniej raz na pół roku.
2) W razie konieczności – wystąpienia problemów i trudnych sytuacji wymagających
natychmiastowej reakcji, spotkania mogą odbywać się z większą częstotliwością.
3) Grupa Sterująca Ewaluacją RPO WK-P zbiera się na wniosek Przewodniczącego
Grupy Sterującej.
4
4) Informacja o spotkaniu wraz z porządkiem obrad powinna zostać przekazana
członkom Grupy w formie pisemnej (dopuszcza się takŜe informację dostarczoną
poprzez e-mail lub fax) minimum 5 dni roboczych przed planowanym spotkaniem.
5) KaŜdy członek Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P moŜe zgłosić dodatkowy
punkt do porządku obrad najpóźniej na 2 dni robocze przed datą posiedzenia.
6) Dopuszcza się moŜliwość przekazywania informacji w trybie obiegowym (np. za
pomocą poczty elektronicznej) bez konieczności zwoływania posiedzenia Grupy
Sterującej Ewaluacją RPO WK-P.
7) Harmonogram prac całej Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P będzie uzaleŜniony
od przeprowadzanych badań ewaluacyjnych. Harmonogram planowanych badań
ewaluacyjnych zawarty został w Okresowym Planie Ewaluacji RPO Województwa
Kujawsko-Pomorskiego.
8) We wszystkich spotkaniach Grupy Sterującej Ewaluacją udział bierze Jednostka
Ewaluacyjna.
2. Zasady uczestnictwa w Grupie Sterującej Ewaluacją
1) Wszyscy członkowie zobligowani są do terminowego i rzetelnego wywiązywania się
z przyjętych ustaleń oraz do aktywnego udziału w pracach Grupy Sterującej
Ewaluacją RPO WK-P.
2) W przypadku niemoŜności sprawowania funkcji przez członka Grupy Sterującej
Ewaluacją RPO WK-P, moŜe on złoŜyć rezygnację lub zostanie odwołany z pełnionej
funkcji na wniosek Przewodniczącego.
3) Odwołanie członka Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P moŜe się odbyć równieŜ
w przypadku braku aktywności w pracach zespołu na wniosek Przewodniczącego.
4) Grupa Sterująca przedstawia Przewodniczącemu Grupy Sterującej Ewaluacją RPO
WK-P swoje rekomendacje dotyczące prowadzenia działań ewaluacyjnych.
3. Protokoły
1) Z kaŜdego posiedzenia Grupy Sterującej sporządzany jest protokół, którego projekt
rozsyłany jest wszystkim członkom w terminie 7 dni roboczych od dnia posiedzenia.
2) Członkowie Grupy Sterującej uczestniczący w posiedzeniu mogą zgłaszać uwagi do
treści projektu protokołu w terminie 4 dni roboczych od daty otrzymania protokołu.
Brak uwag oznacza przyjęcie protokołu.
5
3) W przypadku uwag Przewodniczący decyduje o wprowadzeniu ewentualnych
poprawek. Poprawiony projekt protokołu jest ponownie rozsyłany do członków Grupy
Sterującej. JeŜeli w terminie 4 dni roboczych od daty rozesłania do aktualnej wersji
projektu protokołu nie zostaną zgłoszone zastrzeŜenia do poprawek wniesionych do
protokołu, Przewodniczący Grupy Sterującej akceptuje protokół swoim podpisem.
4) Protokoły, które uzyskały akceptację Przewodniczącego są podawane do wiadomości
Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym.
4. Podejmowanie decyzji na forum Grupy Sterującej Ewaluacją
1) Quorum w obradach Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P jest zagwarantowane,
gdy w posiedzeniu uczestniczy Przewodniczący lub jego Zastępca oraz co najmniej
połowa członków uprawnionych do głosowania.
2) Grupa Sterująca Ewaluacją zajmuje stanowisko w sprawach w formie opinii.
3) Wypracowane opinie Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P są przekazywane do
Departamentów, których dotyczą.
4) Przy podejmowaniu decyzji Grupa Sterująca Ewaluacją RPO WK-P dąŜy do
osiągnięcia konsensusu pomiędzy jej wszystkimi stałymi członkami obecnymi na
spotkaniu.
5) W przypadku rozbieŜności stanowisk opinia formułowana jest po odbyciu głosowania
i przyjmowana zwykłą większością głosów członków obecnych i uprawnionych do
głosowania.
6) W przypadku równowagi głosów głos Przewodniczącego, a w przypadku jego
nieobecności - Zastępcy Przewodniczącego - jest głosem decydującym.
7) Osoby zaproszone dodatkowo na posiedzenie oraz współpracownicy członków Grupy
Sterującej Ewaluacją RPO WK-P nie biorą udziału w głosowaniach.
5.
Zadania Sekretariatu Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P
Zadania Sekretariatu Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P wypełnia Jednostka
Ewaluacyjna, którą dla RPO WK-P jest wieloosobowe stanowisko w Biurze Programowania i
Ewaluacji. Sekretariat Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P zapewni obsługę
administracyjną prac Grupy polegającą na:
1) ustalaniu miejsc i terminów spotkań;
6
2) stworzeniu listy mailingowej, umoŜliwiającej stałą komunikację między członkami
Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P;
3) ustalaniu agendy spotkań, wysyłanej do członków grupy pocztą elektroniczną nie
później niŜ 5 dni roboczych przed planowaną datą spotkania;
4) przygotowywaniu materiałów do dyskusji podczas posiedzenia Grupy Sterującej
Ewaluacją RPO WK-P;
5) zamieszczaniu na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego informacji
o pracach Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P;
6) sporządzaniu protokołów ze spotkań i rocznego raportu z pracy Grupy Sterującej
Ewaluacją RPO WK-P.
6. Ustalenia końcowe
1. Członkowie Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P nie otrzymują Ŝadnych
honorariów ani wynagrodzenia za udział w posiedzeniach.
2. Koszty prowadzenia bieŜących działań Grupy Sterującej Ewaluacją RPO WK-P będą
refundowane ze środków pomocy technicznej.
3. Przewiduje się przeprowadzenie co najmniej dwóch warsztatów związanych
z realizacją zamówienia na badanie ewaluacyjne w całym okresie programowania.
7